Faktury sprzedaży
Przegląd
Moduł Faktury sprzedaży to kompleksowe narzędzie do wystawiania, ewidencjonowania i zarządzania wszelkimi rodzajami dokumentów księgowych i faktur, które Twoja firma wystawia nabywcom. System wspiera pełny cykl fakturowania – od utworzenia faktury, przez wysyłkę do klienta, aż po ewidencję płatności i powiązanie z rachunkami bankowymi.
Kluczowe funkcje
- Wystawianie standardowych dokumentów księgowych, faktur, faktur zaliczkowych i proforma
- Zarządzanie wieloma centrami fakturowania z niezależnymi ustawieniami i numeracją
- Automatyczne fakturowanie cykliczne dla płatności okresowych
- Druk faktur w formacie PDF z kodem QR do płatności
- Wysyłanie faktur e-mailem lub wiadomością systemową
- Eksport do systemów księgowych (Pohoda XML, ISDOC)
- Automatyczne parowanie płatności z wyciągów bankowych
- Ewidencja opłaconych i nieopłaconych faktur
- Powiązanie z CRM, zleceniami i magazynem
- Obsługa wielu walut i wersji językowych
Dla kogo przeznaczony jest moduł
Z modułu korzystają przede wszystkim pracownicy działów finansowych, księgowi, handlowcy oraz wszystkie osoby wystawiające faktury dla klientów. Dzięki elastycznym ustawieniom uprawnień dostępu możesz określić, kto może tylko przeglądać faktury, kto może je wystawiać, a kto jest uprawniony do ich usuwania.
Dostęp i ustawienia
Jak wejść do modułu
Ścieżka nawigacji: Menu główne → Faktury sprzedaży
Po otwarciu modułu wyświetli się lista centrów fakturowania (grup faktur), do których masz dostęp. Kliknięcie w poszczególne centra wyświetli faktury z danej grupy.
Ustawienia modułu
Ustawienia modułu są dostępne dla użytkowników z uprawnieniami administratora poprzez:
Ustawienia → Faktury sprzedaży
Centra fakturowania (grupy faktur)
Centra to niezależne grupy fakturowania, które pozwalają na wystawianie faktur z różnymi ustawieniami. Każde centrum posiada własne:
- Nazwę centrum (na przykład "Faktury bieżące", "Faktury zaliczkowe", "Proformy")
- Typ faktury (dokument księgowy, faktura, faktura zaliczkowa, proforma, dokument do zaliczki, faktura korygująca)
- Serię numeracji z własnym prefiksem i stylem numerowania
- Rachunki bankowe do wpłat
- Domyślne teksty nad i pod pozycjami
- Ustawienia VAT, walut i języków
- Uprawnienia użytkowników (kto może czytać, zapisywać, usuwać)
Aby wystawiać faktury, musisz mieć założone przynajmniej jedno aktywne centrum z odpowiednimi uprawnieniami.
Podstawowe ustawienia centrum
Podczas tworzenia lub edycji centrum możesz ustawić:
- Nazwa centrum: Nazwa opisowa dla Twojej orientacji
- Aktywne: Czy centrum jest aktywne i widoczne w module
- Typ faktury sprzedaży: Określa rodzaj wystawianych dokumentów
- Dokument księgowy, faktura
- Faktura zaliczkowa
- Proforma
- Dokument księgowy do zapłaconej zaliczki
- Faktura korygująca
- Prefiks numeru: Tekst przed numerem faktury (na przykład "2025")
- Numer konta: Rachunki bankowe do przyjmowania płatności (można podać kilka kont)
- Domyślny termin płatności: Liczba dni na opłacenie faktury
- Domyślny symbol stały, klasyfikacja VAT, dekretacja: Dla połączenia z systemami księgowymi
Uprawnienia użytkowników
Dla każdego centrum ustawiasz, którzy użytkownicy mają jakie uprawnienia:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| Wyświetlanie | Użytkownik widzi faktury, nie może ich edytować ani tworzyć nowych |
| Edycja | Użytkownik może tworzyć nowe faktury i edytować istniejące |
| Usuwanie | Użytkownik może usuwać faktury (przenosić do kosza) |
| Administracja | Pełny dostęp, w tym przeglądanie usuniętych faktur |
Interfejs użytkownika
Ekran główny
Po otwarciu modułu w górnej części widoczna jest karta z centrami fakturowania. Każde centrum jest reprezentowane jako zakładka z ikoną folderu i nazwą. Kliknięcie w centrum wyświetla faktury z danej grupy.
Dodatkowo wyświetlana jest zakładka Statystyki, która zapewnia przegląd wystawionych faktur, płatności i należności.
Filtry i wyszukiwanie
Nad tabelą faktur znajduje się rozwijany filtr, który pozwala szybko znaleźć żądane faktury według różnych kryteriów:
- Kwota wyższa niż / niższa niż: Filtrowanie według wartości faktury
- Nabywca: Wybór konkretnej firmy
- Data wystawienia: Okres od - do
- Data sprzedaży (Data dokonania zdanitelného plnění): Okres od - do
- Opłacone / Nieopłacone: Status płatności faktury
- Cykliczne: Faktury z ustawionym automatycznym powtarzaniem
- W tekście pozycji: Wyszukiwanie według tekstu w pozycjach
- VAT pozycji: Filtrowanie według stawki VAT
Szybki przełącznik okresu
Pod filtrem znajdują się przyciski szybkiego dostępu:
- Wszystkie / Opłacone / Nieopłacone: Szybki filtr według statusu płatności
- Rok: Rozwijane menu wyboru roku według daty sprzedaży
Tabela faktur
Główna tabela wyświetla listę faktur z następującymi kolumnami:
- Numer dokumentu: Unikalny numer faktury
- Symbol zmienny: Do identyfikacji płatności
- Numer zamówienia: Numer zamówienia od klienta
- Data wystawienia: Kiedy faktura została wystawiona
- Data sprzedaży: Data dokonania sprzedaży/usługi
- Termin płatności: Do kiedy faktura powinna zostać opłacona
- Nabywca: Nazwa klienta
- Suma netto: Podstawa opodatkowania
- VAT: Kwota podatku od towarów i usług
- Suma brutto: Ostateczna kwota do zapłaty
- Zapłacono: Kwota dotychczas opłacona
- Waluta: Waluta faktury
- Status: Opłacona / Nieopłacona
Kliknięcie w wiersz faktury otwiera jej szczegóły z kompletnymi informacjami.
Podstawowe operacje
Tworzenie nowej faktury
- Wybierz centrum fakturowania, klikając w zakładkę z jego nazwą
- Kliknij przycisk Dodaj w prawej górnej części ekranu
- Otworzy się okno dialogowe tworzenia faktury
- Wypełnij nagłówek faktury:
- Data wystawienia: Automatycznie wypełniona dzisiejszą datą
- Data sprzedaży: Data dokonania zdanitelného plnění
- Termin płatności: Automatycznie wyliczony według ustawień centrum
- Numer dokumentu: Automatycznie wygenerowany zgodnie z serią numeracji
- Symbol zmienny: Pochodny od numeru dokumentu
- Symbol stały, Klasyfikacja VAT, Dekretacja: Dla systemów księgowych
- Sposób płatności: Przelew bankowy, gotówka, karta
- Numer konta: Wybór spośród kont zdefiniowanych w centrum
- Waluta: CZK, EUR, USD i inne
- Wprowadź nabywcę:
- Wybierz z CRM: Pobranie danych z modułu CRM
- Wybierz z wcześniej utworzonych faktur: Szybki wybór z poprzednich faktur
- Wprowadź nowego: Ręczne wypełnienie danych nabywcy
- Przy wyborze z CRM lub pobraniu danych według NIP, automatycznie wypełnią się:
- Nazwa firmy
- NIP (IČ i DIČ)
- Adres (ulica, miasto, kod pocztowy, państwo)
- E-mail i telefon
- Jeśli nabywca nie jest płatnikiem VAT, zaznacz Niepłatnik VAT
- Wprowadź pozycje faktury:
- Kliknij Dodaj pozycję
- Kod pozycji: Oznaczenie wewnętrzne
- Nazwa pozycji: Opis usługi lub produktu
- Ilość: Liczba jednostek
- Jednostka miary: szt., godz., m, m2, kg itd.
- Cena jednostkowa netto: Cena za jednostkę
- Stawka VAT: 0%, 12%, 21%
- Rabat: Procent lub kwota rabatu
- Notatka: Dodatkowe informacje do pozycji
- Pozycje możesz również pobrać z magazynu, wybierając pozycję magazynową
- Aby połączyć ze zleceniem, wybierz Numer zlecenia (jeśli używasz modułu Zlecenia)
- Wypełnij opcjonalne pola Tekst nad pozycjami i Tekst pod pozycjami
- Sprawdź wyliczone kwoty całkowite w prawej części okna
- Kliknij Zapisz
Edycja faktury
- W tabeli faktur kliknij w fakturę, którą chcesz edytować
- Otworzą się szczegóły faktury
- Kliknij przycisk Edytuj w prawej górnej części
- Wprowadź żądane zmiany w oknie dialogowym
- Zapisz, klikając Zapisz
Uwaga: Faktury można edytować tylko do momentu ich wysłania do nabywcy lub zaksięgowania. Po wysłaniu zaleca się wprowadzanie zmian za pomocą faktur korygujących.
Kopiowanie faktury
Aby utworzyć nową fakturę na podstawie istniejącej:
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk Kopiuj
- Otworzy się formularz z wstępnie wypełnionymi danymi
- Automatycznie wygeneruje się nowy numer faktury i aktualna data
- Edytuj potrzebne dane i zapisz
Drukowanie faktury do PDF
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk Drukuj
- Wybierz szablon wydruku:
- Podstawowy: Standardowy format faktury
- + EAN: Wyświetla kody EAN pozycji z magazynu
- + Notatki: Zawiera notatki do pozycji
- + Obrazy: Dodaje zdjęcia produktów
- Wybierz wersję językową (jeśli włączona w centrum)
- Kliknij Drukuj
- Plik PDF otworzy się w nowym oknie, skąd można go pobrać lub wydrukować
Faktura zawiera kod QR do płatności, co ułatwia klientom dokonanie wpłaty poprzez zeskanowanie go w aplikacji mobilnej banku.
Wysyłanie faktury e-mailem
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk E-mail
- Sprawdź lub edytuj adres e-mail odbiorcy
- Jeśli nabywca jest w CRM, możesz wybrać dodatkowe adresy e-mail z listy kontaktów
- Wybierz wariant wydruku (podstawowy, z notatkami, z obrazami)
- Możesz zaznaczyć + Załączniki do e-maila i wybrać pliki dołączone do faktury
- Wybierz wersję językową faktury
- Sprawdź lub edytuj temat i treść wiadomości
- Ewentualnie dodaj kolejne załączniki metodą drag & drop
- Kliknij Wyślij
E-mail jest wysyłany z adresu robot@eintranet.net z Twoim adresem jako adresem zwrotnym. Ukryta kopia zostanie automatycznie wysłana również do Ciebie w celach ewidencyjnych.
Ewidencja płatności faktury
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk Opłacono
- W oknie dialogowym wprowadź:
- Kwota: Wpłacona kwota (może to być płatność częściowa)
- Data płatności: Kiedy płatność została otrzymana
- Notatka: Na przykład numer transakcji bankowej
- Kliknij Zapisz
System automatycznie obliczy, czy faktura jest w pełni opłacona i zaktualizuje jej status. Przy pełnej wpłacie faktura zostanie przeniesiona do kategorii opłaconych.
Usuwanie faktury
- Otwórz szczegóły faktury
- Kliknij przycisk Usuń
- Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym, klikając Tak
Usunięta faktura trafia do kosza, skąd administrator może ją przywrócić lub trwale usunąć. Aby wyświetlić usunięte faktury, kliknij przycisk Usunięte w menu głównym modułu.
Funkcje zaawansowane
Faktury zaliczkowe i dokumenty księgowe do zaliczki
System wspiera wystawianie faktur zaliczkowych oraz następczych dokumentów księgowych do zapłaconej zaliczki zgodnie z przepisami:
Wystawienie faktury zaliczkowej
- Utwórz centrum fakturowania typu Faktura zaliczkowa
- Wystaw fakturę w standardowy sposób
- Faktura zaliczkowa zawiera VAT zgodnie z wybranym trybem
- Po opłaceniu zaliczki zarejestruj płatność przyciskiem Opłacono
Wystawienie dokumentu księgowego do zapłaconej zaliczki
- Otwórz szczegóły faktury zaliczkowej, która została opłacona
- Kliknij przycisk Wystaw dokument księgowy
- Wybierz centrum typu Dokument księgowy do zapłaconej zaliczki
- System automatycznie wypełni dane z faktury zaliczkowej
- Dostosuj kwotę zapłaconej zaliczki, jeśli została opłacona częściowo
- Zapisz dokument
Odliczenie zaliczki od faktury końcowej
- Wystaw zwykłą fakturę za dostarczone towary lub usługi
- W szczegółach faktury przejdź do sekcji pozycji
- Kliknij ikonę Dodaj odliczenie zaliczki
- Wybierz fakturę zaliczkową, którą chcesz odliczyć
- System automatycznie doda ujemną pozycję z kwotą zaliczki
- Ostateczna kwota do zapłaty zostanie pomniejszona o zapłaconą zaliczkę
Faktury korygujące i storna
Do poprawy błędnie wystawionych faktur lub zwrotu towaru używaj faktur korygujących:
- Utwórz centrum fakturowania typu Faktura korygująca
- Wystaw korektę z odniesieniem do pierwotnej faktury
- Wprowadź pozycje z wartościami ujemnymi lub dodatnimi (zależnie od ustawień centrum)
- W polu Tekst nad pozycjami podaj odniesienie do pierwotnej faktury
Kod QR do płatności
Wszystkie wydrukowane faktury automatycznie zawierają kod QR do płatności zgodnie ze standardem SPAYD. Kod QR zawiera:
- Numer konta odbiorcy
- Kwotę do zapłaty
- Symbol zmienny
- Walutę płatności
- Wiadomość dla odbiorcy
Klient może zeskanować kod QR aplikacją mobilną banku, a dane do przelewu zostaną automatycznie uzupełone.
Eksport do systemów księgowych
Moduł umożliwia eksport faktur do programów księgowych w formatach XML:
Eksport do Pohoda XML
- W module Faktury sprzedaży kliknij przycisk Eksport/Import
- Wybierz Eksport do XML/ISDOC
- Wybierz format PohodaXML
- Podaj ID centrum w Pohoda (jeśli używasz centrów)
- Wybierz okres według daty sprzedaży (DUZP)
- Kliknij Eksportuj
- Pobierze się plik XML, który należy zaimportować do programu Pohoda
Eksport do ISDOC
- Otwórz eksport w ten sam sposób jak dla Pohody
- Wybierz format ISDOC
- Ustaw okres eksportu
- Eksportuj plik
ISDOC to standardowy format faktur elektronicznych w Czechach, wspierany przez większość systemów księgowych (Money S3, ABRA, Helios i inne).
Automatyczne fakturowanie cykliczne
Dla regularnych płatności miesięcznych lub tygodniowych możesz ustawić automatyczne powtarzanie:
- Utwórz wzorcową fakturę z pożądanymi pozycjami i tekstami
- W szczegółach faktury kliknij ikonę Powtarzanie (lub w menu trzy kropki)
- Ustaw parametry powtarzania:
- Powtarzać: Tak
- Powtarzać co:
- Tydzień - wybierz dzień tygodnia
- Miesiąc - pierwszy dzień miesiąca (poniedziałek, wtorek...)
- Miesiąc - konkretny dzień (na przykład 10. dzień miesiąca)
- W wybranych miesiącach roku
- Wystawić dokument w dniu: Który dzień tygodnia lub miesiąca
- Po utworzeniu automatycznie wyślij e-mailem: Podaj e-mail do automatycznej wysyłki
- Zapisz ustawienia
Makra dla faktur automatycznych
W tekstach faktur cyklicznych możesz używać makr, które zostaną automatycznie zastąpione aktualnymi wartościami:
- Data wystawienia:
- {IssueDate} - pełna data wystawienia
- {IssueMonth} - miesiąc wystawienia (numer)
- {IssueDay} - dzień wystawienia
- {IssueYear} - rok wystawienia
- Termin płatności:
- {DueDate} - pełna data płatności
- {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear}
- Data sprzedaży:
- {TaxDate} - pełna data sprzedaży
- {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear}
- Identyfikacja:
- {DocNumber} - numer dokumentu
- {VarSym} - symbol zmienny
Przykład użycia: W polu "Tekst nad pozycjami" wpiszesz "Serwis za {IssueMonth}/{IssueYear}", a podczas wydruku tekst zmieni się na "Serwis za 2/2025".
Odwrotne obciążenie (PDP)
Dla faktur w trybie odwrotnego obciążenia (na przykład przy sprzedaży usług budowlanych lub złomu):
- Podczas tworzenia faktury zaznacz Odwrotne obciążenie
- Wybierz kod świadczenia PDP zgodnie z rodzajem transakcji
- VAT nie zostanie naliczony, ale na fakturze pojawi się informacja, że podatek rozlicza nabywca
- Na wydruku pojawi się odpowiedni tekst o trybie odwrotnego obciążenia
Załączniki do faktury
Do faktury możesz dołączyć dwa rodzaje załączników:
- Załączniki wewnętrzne: Widoczne tylko dla pracowników firmy, nie są wysyłane do klienta
- Załączniki: Zwykłe załączniki, które można wysłać do klienta razem z fakturą
Dodawanie załącznika
- Otwórz szczegóły faktury
- W sekcji Załączniki kliknij ikonę plusa
- Wybierz pliki do wgrania
- Pliki zostaną wgrane i wyświetlone na liście
Podczas wysyłania faktury e-mailem możesz wybrać, które załączniki mają zostać wysłane razem z fakturą PDF.
Integracja z innymi modułami
Powiązanie z modułem CRM
Moduł Faktury sprzedaży jest ściśle powiązany z modułem CRM:
- Pobieranie nabywców: Przy tworzeniu faktury możesz wybrać firmę z CRM, a wszystkie dane zostaną uzupełnione automatycznie
- Adresy e-mail: Przy wysyłaniu faktury oferowane są wszystkie kontaktowe adresy e-mail z CRM
- Ostrzeżenia o dyscyplinie płatniczej: Jeśli nabywca ma w CRM ustawiony zły typ płatnika, pojawi się ostrzeżenie
- Historia faktur: W CRM widzisz listę wszystkich faktur wystawionych danemu nabywcy
Powiązanie z modułem Zlecenia
Jeśli korzystasz z modułu Zlecenia (Umowy):
- Przy tworzeniu faktury możesz wybrać zlecenie, do którego faktura przynależy
- W szczegółach zlecenia widzisz listę wszystkich wystawionych faktur
- Możesz śledzić fakturowanie poszczególnych projektów
Powiązanie z magazynem
Podczas tworzenia pozycji faktury możesz:
- Wybierać pozycje bezpośrednio z magazynu
- System automatycznie uzupełni kod, nazwę, jednostkę i cenę
- Przy zapisie faktury ilość zostanie automatycznie odjęta ze stanu magazynowego (jeśli funkcja jest włączona)
- W szczegółach faktury widzisz ikonę magazynu przy pozycjach pobranych z magazynu
Automatyczne parowanie z wyciągami bankowymi
Moduł Faktury sprzedaży współpracuje z modułem Wyciągi bankowe:
- Importuj wyciąg z banku (ręcznie lub automatycznie przez API)
- System automatycznie sparuje płatności przychodzące z fakturami według symbolu zmiennego
- Dla sparowanych faktur płatność zostanie automatycznie zarejestrowana
- Faktury zostaną oznaczone jako opłacone i przeniesione do odpowiedniej kategorii
Import płatności z banku
- W module Faktury sprzedaży kliknij Eksport/Import
- Wybierz Bank API Import i wybierz swoje konto bankowe
- System pobierze transakcje z banku
- Automatycznie sparuje płatności z fakturami według symbolu zmiennego
- Wyświetli listę sparowanych i niesparowanych płatności
Wysyłka wiadomością systemową (ISDS)
Jeśli masz aktywny moduł Skrzynki Podawcze:
- W szczegółach faktury kliknij przycisk Wiadomość systemowa
- System sprawdzi, czy nabywca posiada skrzynkę podawczą
- Wybierz wariant wydruku faktury
- Faktura zostanie wysłana jako załącznik do wiadomości systemowej
Statystyki i raporty
Wyświetlanie statystyk
- W górnej części modułu kliknij zakładkę Statystyki
- Wyświetlą się graficzne zestawienia:
- Całkowity obrót w poszczególnych miesiącach
- Stosunek faktur opłaconych do nieopłaconych
- Najwięksi nabywcy według obrotu
- Rozwój przychodów w czasie
Sumy według walut
Pod filtrem w głównej tabeli wyświetla się podsumowanie przefiltrowanych faktur:
- Łączna kwota netto
- Łączna kwota VAT
- Łączna kwota brutto
- Sumy podzielone według walut (CZK, EUR, USD...)
Rozwiązywanie problemów
Często zadawane pytania
Pytanie: Nie mogę wystawić faktury, przycisk Dodaj jest nieaktywny
Odpowiedź: Nie masz wystarczających uprawnień do wystawiania faktur w danym centrum. Skontaktuj się z administratorem systemu, aby nadał Ci uprawnienia do edycji faktur.
Pytanie: Jak poprawić błędnie wystawioną fakturę?
Odpowiedź: Jeśli faktura nie została jeszcze wysłana do nabywcy, możesz ją edytować przyciskiem Edytuj. Jeśli została już wysłana, należy wystawić fakturę korygującą. Nie usuwaj pierwotnej faktury, jedynie ją skoryguj.
Pytanie: Jak ustawić automatyczne wysyłanie przypomnień o płatności?
Odpowiedź: W ustawieniach centrum możesz aktywować automatyczną kontrolę faktur po terminie płatności i ustawić szablon przypomnienia. System będzie wtedy codziennie sprawdzał nieopłacone faktury i wysyłał przypomnienia na podane adresy e-mail.
Pytanie: Dlaczego faktura nie paruje się automatycznie z płatnością z banku?
Odpowiedź: Automatyczne parowanie działa na podstawie symbolu zmiennego. Sprawdź, czy płatność w banku zawiera poprawny symbol zmienny zgodny z numerem na fakturze. Jeśli nie, możesz sparować płatność ręcznie w module Wyciągi bankowe.
Pytanie: Jak wystawić fakturę w obcej walucie?
Odpowiedź: Podczas tworzenia faktury wybierz w polu Waluta żądaną walutę (EUR, USD itd.). Ceny wprowadzaj w tej walucie. Na wydrukowanej fakturze pojawią się kwoty w obcej walucie oraz przeliczenie na walutę krajową według kursu banku centralnego.
Pytanie: Czy mogę mieć kilka serii numeracji faktur?
Odpowiedź: Tak, każde centrum fakturowania ma własną serię numeracji. Utwórz więcej centrów i w każdym ustaw inny prefiks i numerację.
Pytanie: Jak wystawić fakturę zaliczkową, a potem dokument końcowy?
Odpowiedź:
- Utwórz centrum typu Faktura zaliczkowa i wystaw w nim zaliczkę
- Po opłaceniu zaliczki oznacz ją jako opłaconą
- W szczegółach faktury zaliczkowej kliknij Wystaw dokument księgowy
- Przy wystawianiu faktury końcowej dodaj odliczenie zaliczki jako pozycję ujemną
Pytanie: Kod QR na fakturze nie działa podczas skanowania
Odpowiedź: Sprawdź, czy na fakturze poprawnie wypełniono numer konta bankowego, symbol zmienny i kwotę. Kod QR jest generowany zgodnie ze standardem SPAYD, który wspierają banki. Jeśli problem nadal występuje, spróbuj wydrukować fakturę w wyższej jakości.
Wskazówki dla efektywnej pracy
- Używaj kopiowania: Jeśli wystawiasz podobne faktury, użyj funkcji Kopiuj zamiast tworzyć je od nowa
- Ustaw domyślne teksty: W ustawieniach centrum wprowadź standardowe teksty, które automatycznie uzupełnią się w nowych fakturach
- Korzystaj z CRM: Utrzymuj aktualne dane nabywców w CRM, zaoszczędzisz czas przy wystawianiu faktur
- Paruj płatności na bieżąco: Regularnie importuj wyciągi z banku i paruj płatności, aby mieć podgląd należności
- Ustaw cykliczność: Dla regularnych miesięcznych faktur korzystaj z automatycznego powtarzania
- Korzystaj z filtrów: Do szybkiego znalezienia faktury używaj filtrów według kwoty, daty lub nabywcy
- Eksportuj regularnie: Eksportuj faktury do systemu księgowego zawsze za zamknięty okres (miesiąc, kwartał)
- Sprawdzaj przed wysłaniem: Zawsze sprawdź podgląd PDF przed wysłaniem do klienta
- Rejestruj notatki: Korzystaj z pól notatek do zapisywania ważnych informacji o fakturze
- Śledź statystyki: Regularnie sprawdzaj statystyki, aby mieć podgląd na kondycję finansową firmy
Zalecane procedury robocze
Miesięczne zamknięcie faktur
- Na koniec miesiąca sprawdź wszystkie wystawione faktury
- Importuj wyciągi z banku i sparuj płatności
- Oznacz faktury, które pozostały nieopłacone
- Eksportuj faktury do systemu księgowego
- Wydrukuj lub eksportuj zestawienie dla księgowości
- Wyślij przypomnienia o płatności dla faktur po terminie
Kontrola przed wysłaniem faktury
- Sprawdź poprawność danych nabywcy (szczególnie NIP)
- Zweryfikuj datę wystawienia, datę sprzedaży i termin płatności
- Sprawdź pozycje, ilości i ceny
- Zweryfikuj poprawność wyliczenia VAT
- Sprawdź numer konta bankowego i symbol zmienny
- Obejrzyj podgląd PDF przed wysyłką
- Upewnij się, że adres e-mail odbiorcy jest poprawny