Faktury wystawione

Przegląd

Moduł Faktury wystawione (faktury wystawione, dokumenty podatkowe, faktury zaliczkowe) służy do ewidencji i wystawiania wszystkich typów wychodzących dokumentów podatkowych. Umożliwia wystawienie faktury, wysłanie jej klientowi e-mailem lub za pośrednictwem skrzynki danych, ewidencję płatności oraz eksport dokumentów do oprogramowania księgowego. System jest zorganizowany w centra kosztów, które odpowiadają różnym grupom faktur lub typom dokumentów.

Kluczowe funkcje

• Wystawianie i edycja faktur, faktur zaliczkowych, not korygujących i dokumentów podatkowych do zaliczek
• Organizacja w centra kosztów (grupy faktur) z oddzielnymi ustawieniami i uprawnieniami użytkowników
• Automatyczne generowanie numeru dokumentu, symbolu zmiennego i terminu płatności
• Drukowanie faktur do PDF i pobieranie w formatach PDF, ISDOC lub ZIP
• Wysyłanie faktur e-mailem lub do skrzynki danych (ISDS)
• Ewidencja płatności i automatyczne dopasowywanie do wyciągów bankowych
• Eksport do systemów księgowych Pohoda XML, ISDOC, Money S3
• Faktury cykliczne z automatycznym wystawianiem i makrami tekstowymi
• Zarządzanie kaucjami (zatrzymaniami) na fakturach
• Odliczenie faktury zaliczkowej od dokumentu podatkowego
• Statystyki fakturowania z porównaniem okresów i wykresami
• Masowe księgowanie kategorii przychodów i wydatków (ewidencja podatkowa)

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Faktury wystawione

Ścieżka nawigacji do modułu Faktury wystawione: Menu główne → Faktury wystawione

Po wejściu do modułu wyświetlany jest przegląd dostępnych centrów kosztów (grup faktur). Kliknij nazwę centrum kosztów, aby wyświetlić faktury danego centrum. Zakładka Statystyki jest dostępna po prawej stronie centrów kosztów.

Ustawienia modułu Faktury wystawione

Konfiguracja modułu jest dostępna przez Ustawienia → Faktury wystawione. Dostęp do ustawień mają tylko administratorzy i użytkownicy z uprawnieniami administratora modułu. Ustawienia obejmują zarządzanie centrami kosztów i ich szczegółową konfigurację.

Centra kosztów (grupy faktur)

Centra kosztów w module Faktury wystawione oddzielają różne grupy faktur (na przykład według typu dokumentu lub działu). Każde centrum kosztów ma własne ustawienia numeracji, typ dokumentu, dane dostawcy i uprawnienia użytkowników. Nowe centrum kosztów można dodać za pomocą przycisku Dodaj centrum kosztów faktur w ustawieniach.

Ustawienia centrum kosztów zawierają następujące zakładki:

• Ustawienia ogólne: Nazwa centrum kosztów, typ dokumentu, status podatnika VAT, prefiks i format numeru dokumentu, domyślny termin płatności, symbol stały, prekontacja, klasyfikacja VAT, język wydruku i szablony wydruków
• Numery kont: Konta bankowe dostawcy wyświetlane na fakturze, waluta konta
• Dostawca - informacje: Nazwa firmy, NIP, numer VAT, adres dostawcy – te dane są drukowane na fakturze
• Wysyłanie e-mailem: Domyślny temat i treść wiadomości przy wysyłaniu faktur e-mailem
• Uprawnienia użytkowników: Przypisanie użytkowników do uprawnień odczytu, zapisu lub usuwania faktur w tym centrum kosztów
• Styl faktury: Logo i dostosowanie graficzne szablonu wydruku
• Ustawienia kaucji - zatrzymanie: Domyślne procenty i teksty warunków dla kaucji krótkoterminowych i długoterminowych

Typy dokumentów w module Faktury wystawione

Każde centrum kosztów ma przypisany jeden typ dokumentu. Typ dokumentu określa, jakie faktury są wystawiane w danym centrum kosztów i wpływa na funkcje dostępne w szczegółach faktury.

Typ dokumentu	Opis
Dokument podatkowy, faktura	Standardowa faktura wystawiona z VAT
Faktura zaliczkowa	Faktura żądająca zaliczki przed realizacją; umożliwia wystawienie dokumentu podatkowego do zaliczki
Nota korygująca	Korygujący dokument podatkowy zmniejszający pierwotną należność
Dokument podatkowy do zapłaconej zaliczki	Dokument wystawiany po otrzymaniu zaliczki
Proforma	Niezobowiązująca faktura informacyjna dla klienta
Faktura bez VAT	Dokument dla niepodatników VAT lub dla dostaw bez podatku

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Faktury wystawione

Prawa dostępu są ustawiane oddzielnie dla każdego centrum kosztów. Administrator przypisuje użytkowników do jednej z trzech grup uprawnień bezpośrednio w ustawieniach centrum kosztów.

Uprawnienie	Opis
Odczyt	Przeglądanie listy faktur i ich szczegółów bez możliwości tworzenia lub edycji
Zapis i odczyt	Tworzenie nowych faktur, edycja, drukowanie, wysyłanie e-mailem, ewidencja płatności i kopiowanie
Zapis, odczyt i usuwanie	Pełny dostęp z możliwością usuwania faktur i eksportu do XML/ISDOC; dostęp do przeglądu usuniętych rekordów

Interfejs użytkownika

Ekran główny modułu Faktury wystawione

W module Faktury wystawione po wejściu wyświetlany jest panel z zakładkami centrów kosztów. Każde centrum kosztów odpowiada jednej grupie faktur. Kliknięcie zakładki centrum kosztów przełącza wyświetlanie faktur dla danego centrum. Zakładka Statystyki pokazuje graficzne przeglądy fakturowania we wszystkich centrach kosztów.

Pod zakładkami centrów kosztów znajduje się rozwijany panel filtrów i główna tabela faktur z przyciskami do podstawowych operacji.

Filtry i wyszukiwanie na liście faktur

Moduł Faktury wystawione oferuje dwa sposoby wyszukiwania:

• Przyciski szybkiego filtrowania: Nad tabelą znajdują się przyciski Wszystkie, Zapłacone, Niezapłacone do szybkiego przełączania statusu. Obok nich znajduje się wybór roku do filtrowania według daty podatkowej.
• Filtr rozszerzony: Rozwijany panel (żółta ramka) zawiera pola Kwota wyższa niż, Kwota niższa niż, Klient, Data wystawienia (od–do), Data podatkowa (od–do), Zapłacone/Niezapłacone, Cykliczne, W tekście pozycji i VAT pozycji (dla podatników VAT). Dla ewidencji podatkowej dostępne są filtry Kategoria P/W i Kategoria P/W pozycji. Po ustawieniu filtrów kliknij Szukaj. Filtr usuniesz przyciskiem Anuluj.
• Pole wyszukiwania DataTables: Pole Szukaj po prawej nad tabelą umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe w wyświetlanych fakturach bez otwierania filtru rozszerzonego.

Wskazówka: Jeśli filtr jest aktywny (zawiera wartości inne niż domyślne), nazwa zakładki Filtr wyświetlana jest pogrubionym czerwonym tekstem.

Tabela faktur i sumy zbiorcze

Główna tabela w module Faktury wystawione zawiera kolumny: Numer dokumentu, Symbol zmienny, Nr zamówienia, Data wystawienia, Data podatkowa, Termin płatności, Klient, Razem bez VAT, Razem z VAT, Zapłacono, Pozostało do zapłaty oraz przyciski akcji. Kliknięcie strzałki obok wiersza faktury rozwija szczegóły z przeglądem pozycji faktury bezpośrednio w tabeli.

Nad tabelą wyświetlane są sumy zbiorcze dla aktualnie filtrowanych faktur we wszystkich używanych walutach: razem bez VAT, razem z VAT, zapłacono i niezapłacono. Wiersze zapłaconych faktur są podświetlone na zielono, faktury przeterminowane na czerwono.

Tabela obsługuje eksport do Excela i drukowanie za pomocą przycisków na górze (Excel, Drukuj). Wybór kolumn umożliwia przycisk Widoczność kolumn.

Podstawowe operacje

Procedura: Wystawienie nowej faktury

W module Faktury wystawione nową fakturę wystawia się w następujący sposób. Najpierw wybierz centrum kosztów (zakładka na górze), w którym chcesz wystawić fakturę. Następnie postępuj w następujący sposób:

1. Kliknij przycisk Dodaj (nazwa przycisku zawiera typ dokumentu centrum kosztów, na przykład Dodaj - Dokument podatkowy, faktura)
2. W oknie dialogowym wypełnij zakładkę Nagłówek:
   • Data wystawienia: Data wystawienia dokumentu (domyślnie dzisiejsza data)
   • Data podatkowa: Data dokonania czynności podlegającej opodatkowaniu
   • Termin płatności: Automatycznie obliczony z daty wystawienia i domyślnego terminu centrum kosztów; można ręcznie zmienić
   • Numer dokumentu: Automatycznie generowany według ustawionego prefiksu i formatu; można ręcznie zmienić
   • Symbol zmienny: Automatycznie wyprowadzony z numeru dokumentu; można edytować (max. 10 znaków)
   • Symbol stały: Wartość domyślna z ustawień centrum kosztów
   • Klasyfikacja VAT (tylko podatnicy VAT): Oznaczenie dla oprogramowania księgowego
   • Prekontacja: Kod prekontacji do księgowości
   • Sposób płatności: Przelew, gotówka, karta itp.
   • Numer konta: Wybór konta bankowego z ustawień centrum kosztów
   • Waluta: CZK lub waluta obca
   • Kategoria P/W (dla ewidencji podatkowej): Kategoria przychodu
3. Wypełnij sekcję Klient: Wybierz źródło klienta:
   • Wybierz z CRM: Wyszukuje kontakt w module CRM i automatycznie wypełnia dane adresowe
   • Wybierz z wcześniej utworzonych faktur: Używa klienta z istniejącej faktury
   • Wprowadź nowego w ramach faktur: Ręczne wprowadzenie nowego klienta bezpośrednio w formularzu
4. W zakładce Pozycje dodaj wiersze faktury: wypełnij opis pozycji, ilość, cenę i stawkę VAT. Przyciskiem Dodaj pozycję dodasz nowy wiersz.
5. Opcjonalnie wypełnij Tekst nad pozycjami i Tekst pod pozycjami (wyświetlane na wydruku faktury)
6. Kliknij Zapisz

Wskazówka: Fakturę można również utworzyć z dokumentu wydania z magazynu – w takim przypadku klient i pozycje są automatycznie wypełniane z dokumentu wydania.

Procedura: Edycja faktury wystawionej

W szczegółach faktury w module Faktury wystawione kliknij przycisk Edytuj. Otworzy się ten sam formularz, co przy tworzeniu faktury. Wprowadź wymagane zmiany i kliknij Zapisz.

Uwaga: Edycja jest dostępna tylko z uprawnieniem do zapisu. Usunięcie faktury wymaga uprawnienia do usuwania.

Procedura: Kopiowanie faktury wystawionej

W szczegółach faktury kliknij przycisk Kopiuj. System otworzy formularz nowej faktury z danymi wypełnionymi z kopiowanej faktury. Numer dokumentu, symbol zmienny i data są automatycznie ustawiane na bieżące wartości. Sprawdź ustawienie numeru konta – jeśli pierwotny numer konta nie znajduje się już w ustawieniach centrum kosztów, wyświetlone zostanie ostrzeżenie. Kliknij Zapisz.

Procedura: Usuwanie faktury wystawionej

W szczegółach faktury w module Faktury wystawione kliknij przycisk Usuń. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym. Usunięta faktura zostanie przeniesiona do archiwum usuniętych rekordów, dostępnego za pomocą przycisku Usunięte (wymaga uprawnienia do usuwania).

Uwaga: Jeśli faktura zawiera powiązania z pozycjami listów przewozowych, usunięcie faktury spowoduje usunięcie tych powiązań, a pozycje w listach przewozowych zostaną oznaczone jako niezafakturowane.

Szczegóły faktury wystawionej

Szczegóły faktury w module Faktury wystawione wyświetlają pełne informacje o dokumencie, podzielone na sekcje:

• Nagłówek: Data wystawienia, data podatkowa, termin płatności, numer dokumentu, symbol zmienny, symbol stały, klasyfikacja VAT, prekontacja, sposób płatności, numer konta, waluta, kategoria
• Klient: Nazwa firmy, NIP, numer VAT, adres, e-mail; klient ustawiony na płatność gotówką jest podświetlony na czerwono
• Powiązania: Zamówienie (powiązanie z modułem Zamówienia), numer zamówienia klienta
• Tekst i pozycje: Tekst nad pozycjami, przegląd pozycji z ilością, ceną i VAT, tekst pod pozycjami
• Sumy: Ceny całkowite bez VAT, podstawa VAT według stawek, razem z VAT, zapłacono, pozostało do zapłaty
• Notatki i załączniki: Notatki wewnętrzne i dołączone pliki
• Kaucje: Przegląd zatrzymań powiązanych z fakturą (jeśli funkcja jest włączona)
• Odliczenia zaliczki: Dopasowane faktury zaliczkowe lub dokumenty podatkowe do zaliczek
• Płatności: Historia zarejestrowanych płatności faktury
• Cykliczność: Ustawienia automatycznego cyklicznego wystawiania

W nagłówku szczegółów dostępne są przyciski akcji: Edytuj, Kopiuj, Usuń, Zapłacono, Drukuj, Pobierz PDF, E-mail, Wiadomość danych oraz opcjonalnie Wystaw dokument podatkowy (dla faktur zaliczkowych).

Procedura: Rejestrowanie płatności faktury wystawionej

Procedura: Ręczne wprowadzenie płatności faktury wystawionej odbywa się w następujący sposób:

1. Otwórz szczegóły faktury w module Faktury wystawione
2. Kliknij przycisk Zapłacono
3. Wypełnij Datę płatności i Kwotę
4. Kliknij Zapisz

Uwaga: Jeśli moduł Wyciągi bankowe jest aktywny i faktura jest płacona przelewem, zaleca się dopasowywanie z modułu Wyciągi bankowe, a nie ręcznie tutaj. Ręcznej ewidencji płatności używaj tylko w wyjątkowych przypadkach (na przykład przy płatności gotówkowej).

Procedura: Drukowanie faktury wystawionej

W szczegółach faktury w module Faktury wystawione kliknij przycisk Drukuj. W oknie dialogowym ustaw:

• Szablon wydruku: Podstawowy (zawsze), opcjonalnie + EAN, + Notatki, + Obrazy
• Wersja językowa: Wybór języka szablonu wydruku (jeśli wybór języka jest włączony w ustawieniach centrum kosztów)

Kliknij Drukuj. Faktura otworzy się w nowym oknie przeglądarki jako PDF gotowy do druku.

Procedura: Pobranie faktury wystawionej jako plik

W szczegółach faktury w module Faktury wystawione kliknij przycisk Pobierz PDF. W oknie dialogowym ustaw szablon wydruku i wersję językową, następnie kliknij jeden z formatów:

• .PDF: Pobranie faktury w formacie PDF
• .ISDOC: Pobranie faktury w elektronicznym formacie ISDOC (dla systemów księgowych)
• .ZIP: Pobranie pakietu zawierającego PDF i ISDOC

Procedura: Wysyłanie faktury wystawionej e-mailem

Procedura wysyłania faktury wystawionej e-mailem:

1. Otwórz szczegóły faktury w module Faktury wystawione
2. Kliknij przycisk E-mail
3. Wypełnij lub zweryfikuj adres E-mail odbiorcy (wypełniony automatycznie z danych klienta); kilka adresów oddziel przecinkiem bez spacji
4. Opcjonalnie zaznacz dodatkowe adresy e-mail klienta z CRM (jeśli są dostępne)
5. Wybierz Szablon wydruku: Podstawowy + opcjonalnie Notatki, Obrazy, EAN, Załączniki do e-maila
6. Jeśli zaznaczysz Załączniki do e-maila, wyświetlona zostanie lista załączników faktury – zaznacz te, które chcesz dołączyć
7. Ustaw Wersję językową faktury (jeśli opcja jest włączona w ustawieniach centrum kosztów)
8. Edytuj Temat i Treść e-maila (wartości domyślne są ustawione w ustawieniach centrum kosztów)
9. Opcjonalnie prześlij dodatkowe załączniki przez strefę przeciągnij i upuść (max. 5 plików, max. 5 MB każdy)
10. Kliknij Wyślij

Uwaga: E-mail jest również wysyłany do Ciebie jako ukryta kopia na Twój zalogowany adres e-mail. E-mail jest wysyłany z adresu robot@eintranet.net z Twoim adresem zwrotnym.

Funkcje zaawansowane

Procedura: Wysyłanie faktury wystawionej do skrzynki danych (ISDS)

Aby wysłać fakturę wystawioną za pośrednictwem skrzynki danych, moduł Skrzynki danych (ISDScz) musi być aktywny. Postępuj następująco:

1. Otwórz szczegóły faktury w module Faktury wystawione
2. Kliknij przycisk Wiadomość danych
3. Opcjonalnie ustaw szablon wydruku i wersję językową
4. Kliknij Wygeneruj i wyślij do wiadomości danych

Faktura zostanie wygenerowana jako PDF i umieszczona w module Skrzynki danych (ISDScz) jako załącznik wiadomości. Wysyłanie wiadomości ze skrzynki danych jest następnie finalizowane w module ISDScz.

Eksport faktur wystawionych do XML lub ISDOC

Eksport faktur wystawionych do formatów dla oprogramowania księgowego odbywa się w następujący sposób:

1. W module Faktury wystawione (w przeglądzie faktur danego centrum kosztów) kliknij przycisk Eksport/Import
2. Wybierz Eksport do XML/ISDOC
3. Ustaw Oprogramowanie księgowe/Format: PohodaXML, ISDOC lub Money S3
4. Dla formatu PohodaXML wprowadź ID centrum kosztów w Pohoda
5. Ustaw zakres faktur za pomocą pola Faktury z datą podatkową między (od–do)
6. Kliknij Eksportuj

Eksport wymaga uprawnienia do usuwania (najwyższy poziom dostępu). Plik otworzy się w nowym oknie do pobrania.

Procedura: Faktury cykliczne wystawione

Moduł Faktury wystawione umożliwia ustawienie automatycznego cyklicznego wystawiania faktur. Ta funkcja jest przydatna dla regularnych płatności (na przykład miesięczne opłaty serwisowe). Procedura:

1. Otwórz szczegóły faktury, która ma być cykliczna
2. W sekcji Cykliczność (lub klikając odpowiedni przycisk) kliknij ikonę ustawień cykliczności
3. Ustaw Powtarzaj: Tak lub Nie
4. Wybierz częstotliwość: Powtarzaj co:
   • Tydzień – w wybrany dzień tygodnia
   • Miesiąc – pierwszy dzień miesiąca (wybrany dzień tygodnia)
   • Miesiąc – określony dzień miesiąca (na przykład 10. dzień każdego miesiąca)
   • W wybranych miesiącach roku – kombinacja miesiąca i dnia
5. Opcjonalnie wprowadź adres e-mail do automatycznego wysłania po wystawieniu
6. Kliknij Zapisz

Uwaga: W polach tekstowych faktury (tekst nad pozycjami, tekst pod pozycjami, teksty pozycji) można używać makr, które przy drukowaniu automatycznie zastępowane są bieżącymi wartościami:

• {IssueDate}, {IssueMonth}, {IssueDay}, {IssueYear} – data wystawienia
• {DueDate}, {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear} – termin płatności
• {TaxDate}, {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear} – data podatkowa
• {DocNumber} – numer dokumentu, {VarSym} – symbol zmienny

Przykład: Tekst nad pozycjami Serwis za {IssueMonth}/{IssueYear} zostanie wyświetlony przy drukowaniu jako Serwis za 3/2025.

Kaucje (zatrzymania) na fakturach wystawionych

Kaucje (zatrzymania) pozwalają wyodrębnić część zafakturowanej kwoty, która zostanie zwolniona do zapłaty dopiero po spełnieniu uzgodnionego warunku (na przykład po przekazaniu prac lub podpisaniu protokołu). Funkcję kaucji należy najpierw aktywować w ustawieniach centrum kosztów.

Procedura: Dodanie kaucji do faktury wystawionej

1. Otwórz szczegóły faktury w module Faktury wystawione
2. W sekcji Kaucje kliknij przycisk dodania kaucji
3. Wybierz Typ kaucji: Krótkoterminowa lub Długoterminowa (wartości domyślne są wypełnione z ustawień centrum kosztów)
4. Wprowadź Procent: Procent od łącznej kwoty faktury z VAT (kwota jest obliczana automatycznie)
5. Wprowadź Warunek zwolnienia: Tekst opisujący, kiedy kaucja zostanie zwolniona
6. Opcjonalnie wprowadź Datę zwolnienia i Notatkę
7. Kliknij Zapisz

Przegląd kaucji na fakturach wystawionych

Przegląd wszystkich kaucji w danym centrum kosztów można wyświetlić, klikając przycisk Przegląd kaucji w nagłówku listy faktur. Przegląd umożliwia filtrowanie według statusu: Wszystkie, Oczekujące, Zwolnione, Zapłacone kaucje. Kaucję można z listy zwolnić lub oznaczyć jako zapłaconą.

Procedura: Odliczenie faktury zaliczkowej od faktury wystawionej

Dla faktur w centrum kosztów z typem dokumentu Dokument podatkowy, faktura można odliczyć wcześniej wystawione faktury zaliczkowe lub dokumenty podatkowe do zaliczek. Procedura:

1. Otwórz szczegóły faktury (typ: Dokument podatkowy, faktura)
2. W sekcji odliczenia zaliczki kliknij odpowiedni przycisk (Odlicz fakturę zaliczkową lub Odlicz dokument podatkowy do zaliczki)
3. Z listy wybierz fakturę zaliczkową lub dokument podatkowy dla tego samego klienta (identyfikacja po NIP), który jeszcze nie został dopasowany
4. Kliknij Zapisz

Uwaga: Lista wyświetla tylko niedopasowane dokumenty ze wszystkich centrów kosztów dla tego samego klienta (po NIP) i w tej samej walucie.

Procedura: Wystawienie dokumentu podatkowego do faktury zaliczkowej

Po zapłaceniu faktury zaliczkowej można z jej szczegółów wystawić dokument podatkowy do zaliczki. Procedura:

1. Otwórz szczegóły faktury zaliczkowej (typ: Faktura zaliczkowa)
2. Kliknij przycisk Wystaw dokument podatkowy
3. Wybierz Centrum kosztów z typem dokumentu Dokument podatkowy lub Dokument podatkowy do zapłaconej zaliczki
4. Sprawdź i wprowadź Zapłaconą kwotę zaliczki
5. Formularz jest wypełniony danymi z faktury zaliczkowej; uzupełnij lub zmodyfikuj pozycje
6. Kliknij Zapisz

Import płatności z API bankowego

Moduł Faktury wystawione umożliwia importowanie płatności bezpośrednio z API bankowego (na przykład bank FIO). Procedura:

1. W przeglądzie faktur centrum kosztów kliknij Eksport/Import → Import z API bankowego - [nazwa banku]
2. System pobierze nowe transakcje bankowe z konta bankowego (od ostatniego sprawdzenia)
3. Automatycznie uruchomione zostanie dopasowywanie pobranych płatności do faktur wystawionych według symbolu zmiennego
4. Wynik dopasowania wyświetlany jest w oknie dialogowym

Ostrzeżenie: Sprawdzanie API bankowego można wykonywać najwyżej raz na minutę, w przeciwnym razie bank może tymczasowo zablokować dostęp. Do automatycznego ciągłego dopasowywania zalecamy korzystanie z pełnowartościowego modułu Wyciągi bankowe.

Statystyki faktur wystawionych

Statystyki modułu Faktury wystawione można wyświetlić, klikając zakładkę Statystyki (obok zakładek centrów kosztów). Statystyki pokazują:

• Wykresy fakturowania w czasie z możliwością porównania dwóch okresów
• Przegląd fakturowania według klientów
• Filtrowanie według centrów kosztów, klienta, grupy produktów i zakresu czasowego
• Opcjonalny okres porównawczy (na przykład bieżący rok vs. poprzedni rok)

Masowe księgowanie kategorii P/W (ewidencja podatkowa)

Dla centrów kosztów z aktywną ewidencją podatkową (podwójne/pojedyncze księgowanie) dostępna jest funkcja masowego przypisywania kategorii przychodów i wydatków do faktur. Procedura:

1. W nagłówku przeglądu faktur kliknij przycisk Ewidencja podatkowa
2. Wybierz Masowe księgowanie – Kategoria P/W – całych faktur lub – pozycji
3. Wybierz Kategorię z rejestru
4. Opcjonalnie zaznacz Nadpisz już ustawione kategorie
5. Wybierz Zakres wyboru: Wszystkie faktury, Według klienta lub Wybierz konkretne faktury z listy
6. Kliknij Zapisz

Wskazówka: Aby łatwo znaleźć faktury bez przypisanej kategorii, użyj przycisku Faktury bez ustawionej kategorii w menu Ewidencja podatkowa – automatycznie ustawi filtr i wyświetli te faktury.

Integracja z innymi modułami

• CRM (Zarządzanie kontaktami): Przy wystawianiu faktury klienta można wyszukać bezpośrednio z CRM. Faktura jest automatycznie powiązana z rekordem firmy w CRM. Dla klienta ustawionego na płatność gotówką nazwa firmy w szczegółach faktury jest podświetlona na czerwono.
• Wyciągi bankowe: Wyciągi bankowe automatycznie dopasowują otrzymane płatności do faktur wystawionych według symbolu zmiennego. Status płatności faktury jest aktualizowany automatycznie. Ręczna ewidencja płatności z modułu Faktury wystawione jest zalecana tylko w wyjątkowych przypadkach, jeśli moduł Wyciągi bankowe jest aktywny.
• Skrzynki danych (ISDScz): Fakturę wystawioną można wysłać jako załącznik wiadomości danych za pośrednictwem modułu ISDScz. Wiadomość jest przygotowywana w module Faktury wystawione i finalizowana w module Skrzynki danych.
• Zamówienia: Fakturę wystawioną można powiązać z zamówieniem. W szczegółach faktury wyświetlany jest link do odpowiedniego zamówienia.
• Magazyn: Fakturę wystawioną można utworzyć bezpośrednio z dokumentu wydania z magazynu. Powiązanie z dokumentem wydania jest rejestrowane, a pozycje dokumentu wydania są po zafakturowaniu oznaczane jako zafakturowane.
• Listy przewozowe: Pozycje listów przewozowych mogą być fakturowane. Przy usuwaniu faktury powiązanie z listem przewozowym jest usuwane, a pozycje wracają do statusu niezafakturowane.
• Księgowość: Dla centrów kosztów ze skonfigurowanym powiązaniem księgowym dostępne jest księgowanie faktury wystawionej, masowe przypisywanie kategorii przychodów i wydatków (ewidencja podatkowa) oraz przegląd zaksięgowanych dokumentów.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania dotyczące modułu Faktury wystawione

Pytanie: Nie mogę wystawić faktury – przycisk Dodaj jest niedostępny (szary).

Rozwiązanie: Przycisk Dodaj jest dostępny tylko dla użytkowników z uprawnieniem Zapis i odczyt lub Zapis, odczyt i usuwanie w danym centrum kosztów. Jeśli przycisk jest szary, nie masz wystarczających praw dostępu. Skontaktuj się z administratorem systemu i poproś o przypisanie odpowiedniego uprawnienia dla danego centrum kosztów.

Pytanie: Jak zmienić numer dokumentu wystawionej faktury?

Rozwiązanie: Otwórz szczegóły faktury, kliknij Edytuj i wprowadź żądany numer w polu Numer dokumentu. Nie zapomnij sprawdzić również pola Symbol zmienny, który jest automatycznie wyprowadzany z numeru dokumentu. Zapisz zmiany.

Pytanie: Faktura jest oznaczona jako zapłacona, ale płatność nie została otrzymana. Jak poprawić status?

Rozwiązanie: Otwórz szczegóły faktury i w sekcji Płatności znajdź błędną płatność. Kliknij ikonę usunięcia płatności, aby usunąć rekord. System automatycznie przeliczy status faktury na niezapłaconą.

Pytanie: Jak wyświetlić tylko faktury przeterminowane?

Rozwiązanie: W module Faktury wystawione użyj filtru: ustaw Zapłacone/Niezapłacone na Niezapłacone i następnie posortuj kolumnę Termin płatności rosnąco w tabeli. Faktury przeterminowane są dodatkowo podświetlone czerwonym kolorem wiersza.

Pytanie: Dlaczego w formularzu nowej faktury nie są oferowane żadne rekordy CRM przy wyborze klienta?

Rozwiązanie: Moduł CRM musi być aktywny i musisz mieć do niego prawa dostępu. Jeśli moduł CRM nie jest aktywny, opcja Wybierz z CRM nie pojawi się w rozwijanym polu. Alternatywnie użyj opcji Wybierz z wcześniej utworzonych faktur lub Wprowadź nowego w ramach faktur.

Pytanie: Eksport do Pohoda XML nie działa – wyświetlany jest błąd dostępu.

Rozwiązanie: Eksport do XML/ISDOC wymaga uprawnienia do usuwania (najwyższy poziom dostępu) w danym centrum kosztów. Zweryfikuj swoje prawa dostępu w ustawieniach centrum kosztów lub poproś administratora o przypisanie wyższego poziomu uprawnień.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Faktury wystawione

• Wskazówka: Dla regularnie powtarzających się faktur (np. miesięczne abonamenty) ustaw automatyczną cykliczność i użyj makr {IssueMonth} i {IssueYear} w tekście faktury do dynamicznego wstawiania okresu.
• Wskazówka: Aby szybko sprawdzić status faktur, korzystaj z kolorowego podświetlenia – zielone wiersze to faktury zapłacone, czerwone to przeterminowane.
• Wskazówka: Jeśli wielokrotnie wystawiasz faktury dla tego samego klienta, użyj funkcji Kopiuj – zaoszczędzisz czas na ręcznej edycji danych klienta i pozycji.
• Wskazówka: Używaj filtru Rok nad tabelą do szybkiego przełączania między latami obrachunkowymi zamiast ręcznej edycji zakresu daty podatkowej.
• Wskazówka: Dla ewidencji podatkowej korzystaj z masowego księgowania kategorii P/W – ustaw kategorie dla wszystkich faktur od jednego klienta naraz, wybierając Według klienta.
• Wskazówka: Sumy zbiorcze nad tabelą są dynamicznie przeliczane przy każdej zmianie filtru i odzwierciedlają aktualnie wyświetlane faktury.