Kiállított számlák

Áttekintés

A Kiállított számlák modul (kiállított számlák, adóbizonylatok, előlegszámlák) az összes kimenő adóbizonylat nyilvántartására és kiállítására szolgál. Lehetővé teszi számla kiállítását, e-mailben vagy adatdobozon keresztül történő elküldését az ügyfélnek, fizetések nyilvántartását és bizonylatok exportálását könyvelőszoftverbe. A rendszer költséghelyekre van szervezve, amelyek a számlák különböző csoportjainak vagy bizonylattípusoknak felelnek meg.

Főbb funkciók

• Számlák, előlegszámlák, jóváírások és előleg-adóbizonylatok kiállítása és szerkesztése
• Szervezés költséghelyekbe (számlcsoportok) eltérő beállításokkal és felhasználói jogosultságokkal
• Bizonylatszám, változó szimbólum és fizetési határidő automatikus generálása
• Számla nyomtatása PDF-be és letöltés PDF, ISDOC vagy ZIP formátumban
• Számla küldése e-mailben vagy adatdobozba (ISDS)
• Fizetések nyilvántartása és automatikus párosítás bankkivonatokkal
• Exportálás Pohoda XML, ISDOC, Money S3 könyvelési rendszerekbe
• Ismétlődő számlák automatikus kiállítással és szövegmakrókkal
• Visszatartások (óvadékok) kezelése számlákon
• Előlegszámla levonása az adóbizonylatból
• Számlázási statisztikák időszak-összehasonlítással és diagramokkal
• Bevételi és kiadási kategóriák tömeges könyvelése (adónyilvántartás)

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a Kiállított számlák modul

Navigációs útvonal a Kiállított számlák modulhoz: Főmenü → Kiállított számlák

A modulba való belépés után megjelenik az elérhető költséghelyek (számlcsoportok) áttekintése. Kattintson egy költséghely nevére az adott költséghely számláinak megjelenítéséhez. A Statisztikák fül a költséghelyektől jobbra érhető el.

A Kiállított számlák modul beállításai

A modul konfigurálása a Beállítások → Kiállított számlák menüponton keresztül érhető el. Csak az adminisztrátorok és a modul adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá a beállításokhoz. A beállítások a költséghelyek kezelését és részletes konfigurálását tartalmazzák.

Költséghelyek (számlcsoportok)

A Kiállított számlák modul költséghelyei a számlák különböző csoportjait választják el (például bizonylattípus vagy részleg szerint). Minden költséghelynek saját számozási beállításai, bizonylattípusa, szállítói adatai és felhasználói jogosultságai vannak. Új költséghely a beállításokban a Számla költséghely hozzáadása gombbal adható hozzá.

A költséghely beállításai a következő füleket tartalmazzák:

• Általános beállítások: Költséghely neve, bizonylattípus, ÁFA-alany státusz, előtag és bizonylatszám formátum, alapértelmezett fizetési határidő, konstans szimbólum, előkontírozás, ÁFA-besorolás, nyomtatási nyelv és nyomtatási sablonok
• Számlaszámok: A számlán megjelenő szállítói bankszámlák, számla pénzneme
• Szállító - információ: Cégnév, cégjegyzékszám, adószám, szállítói cím – ezek az adatok kerülnek a számlára
• E-mail küldés: Alapértelmezett tárgy és szövegtörzs a számla e-mailben történő küldésekor
• Felhasználói jogosultságok: Felhasználók hozzárendelése olvasási, írási vagy törlési jogosultságokhoz az adott költséghely számláihoz
• Számla stílusa: Logó és grafikai testreszabás a nyomtatási elrendezésben
• Visszatartási beállítások - óvadék: Alapértelmezett százalékok és feltételszövegek rövid távú és hosszú távú visszatartásokhoz

Bizonylattípusok a Kiállított számlák modulban

Minden költséghelyhez egy bizonylattípus van hozzárendelve. A bizonylattípus határozza meg, hogy milyen típusú számlák kerülnek kiállításra az adott költséghelyen, és befolyásolja a számla részleteiben elérhető funkciókat.

Bizonylattípus	Leírás
Adóbizonylat, számla	Standard kiállított számla ÁFA-val
Előlegszámla	Előlegfizetést kérő számla a teljesítés előtt; lehetővé teszi adóbizonylat kiállítását az előleghez
Jóváírás	Helyesbítő adóbizonylat, amely csökkenti az eredeti követelést
Adóbizonylat befizetett előleghez	Előleg beérkezése után kiállított bizonylat
Proforma	Nem kötelező érvényű számla az ügyfél tájékoztatására
Számla ÁFA nélkül	Bizonylat nem ÁFA-alanyok számára vagy adómentes teljesítéshez

Jogosultságok és hozzáférési jogok a Kiállított számlák modulhoz

A hozzáférési jogok minden költséghelyhez külön vannak beállítva. Az adminisztrátor közvetlenül a költséghely beállításaiban rendeli hozzá a felhasználókat a három jogosultsági csoport egyikéhez.

Jogosultság	Leírás
Olvasás	A számlalista és a részletek megtekintése létrehozási vagy szerkesztési lehetőség nélkül
Írás és olvasás	Új számlák létrehozása, szerkesztés, nyomtatás, e-mailben küldés, fizetések nyilvántartása és másolás
Írás, olvasás és törlés	Teljes hozzáférés a számlák törlésével és XML/ISDOC exportálással; hozzáférés a törölt rekordok áttekintéséhez

Felhasználói felület

A Kiállított számlák modul főképernyője

A Kiállított számlák modulban a belépés után megjelenik a költséghely füleket tartalmazó panel. Minden költséghely egy számlcsoportnak felel meg. Egy költséghely fülre kattintva átválthat az adott költséghely számláinak megjelenítésére. A Statisztikák fül az összes költséghely számlázásának grafikus áttekintését jeleníti meg.

A költséghely fülek alatt egy lenyitható szűrőpanel és a fő számlatábla található az alapvető műveletek gombjaival.

Szűrők és keresés a számlalistában

A Kiállított számlák modul kétféle keresési módot kínál:

• Gyorsszűrő gombok: A tábla felett találhatók az Összes, Fizetett, Fizetetlen gombok a gyors állapotváltáshoz. Mellettük egy évválasztó található az adódátum szerinti szűréshez.
• Bővített szűrő: Egy lenyitható panel (sárga keret) tartalmazza az Összeg nagyobb mint, Összeg kisebb mint, Ügyfél, Kiállítás dátuma (tól–ig), Adódátum (tól–ig), Fizetett/Fizetetlen, Ismétlődő, Tételszövegben és Tétel ÁFA (ÁFA-alanyok számára) mezőket. Adónyilvántartáshoz a Bevétel/Kiadás kategória és a Tétel Bevétel/Kiadás kategória szűrők állnak rendelkezésre. A szűrők beállítása után kattintson a Keresés gombra. A szűrőt a Mégse gombbal törölheti.
• DataTables keresőmező: A tábla felett jobbra található Keresés mező lehetővé teszi a teljes szöveges keresést a megjelenített számlákban a bővített szűrő megnyitása nélkül.

Tipp: Ha a szűrő aktív (az alapértelmezettől eltérő értékeket tartalmaz), a Szűrő fül neve piros félkövér betűkkel jelenik meg.

Számlatábla és összesítő összegek

A Kiállított számlák modul fő táblája a következő oszlopokat tartalmazza: Bizonylatszám, Változó szimbólum, Megrendelés szám, Kiállítás dátuma, Adódátum, Fizetési határidő, Ügyfél, Összesen ÁFA nélkül, Összesen ÁFA-val, Fizetve, Fizetendő maradvány és műveletgombok. A számlasor melletti nyílra kattintva kibontható a részlet a számlatételek áttekintésével közvetlenül a táblában.

A tábla felett összesítő összegek jelennek meg az aktuálisan szűrt számlákhoz az összes használt pénznemben: összesen ÁFA nélkül, összesen ÁFA-val, fizetve és fizetetlen. A fizetett számlák sorai zölden, a lejárt számlák pirosan vannak kiemelve.

A tábla támogatja az Excel exportot és a nyomtatást a felső gombokon keresztül (Excel, Nyomtatás). Az oszlopválasztás az Oszlop láthatóság gombbal érhető el.

Alapvető műveletek

Eljárás: Új kiállított számla létrehozása

A Kiállított számlák modulban az alábbiak szerint állíthat ki új számlát. Először válassza ki a költséghelyet (fül felül), amelyben a számlát ki szeretné állítani. Ezután járjon el az alábbiak szerint:

1. Kattintson a Hozzáadás gombra (a gomb neve tartalmazza a költséghely bizonylattípusát, például Hozzáadás - Adóbizonylat, számla)
2. A párbeszédablakban töltse ki a Fejléc fület:
   • Kiállítás dátuma: A bizonylat kiállításának dátuma (alapértelmezés a mai dátum)
   • Adódátum: Az adóköteles teljesítés dátuma
   • Fizetési határidő: Automatikusan számítva a kiállítás dátumából és a költséghely alapértelmezett fizetési határidejéből; kézzel módosítható
   • Bizonylatszám: Automatikusan generálva a beállított előtag és formátum szerint; kézzel módosítható
   • Változó szimbólum: Automatikusan levezetve a bizonylatszámból; szerkeszthető (max. 10 karakter)
   • Konstans szimbólum: Alapértelmezett érték a költséghely beállításaiból
   • ÁFA-besorolás (csak ÁFA-alanyok): Megjelölés a könyvelőszoftverhez
   • Előkontírozás: Előkontírozási kód a könyveléshez
   • Fizetési mód: Átutalás, készpénz, kártya stb.
   • Számlaszám: Bankszámla kiválasztása a költséghely beállításaiból
   • Pénznem: CZK vagy külföldi pénznem
   • Bevétel/Kiadás kategória (adónyilvántartáshoz): Bevételi kategória
3. Töltse ki az Ügyfél szakaszt: Válassza ki az ügyfél forrását:
   • Kiválasztás a CRM-ből: Kapcsolatot keres a CRM modulban és előre kitölti a cím adatokat
   • Kiválasztás korábban létrehozott számlákból: Egy meglévő számla ügyfelét használja
   • Új ügyfél megadása a számlákon belül: Új ügyfél kézi bevitele közvetlenül az űrlapon
4. A Tételek fülön adjon hozzá számlasorokat: töltse ki a tétel leírását, mennyiségét, árát és ÁFA-kulcsát. A Tétel hozzáadása gombbal adhat hozzá új sort.
5. Opcionálisan töltse ki a Szöveg a tételek felett és a Szöveg a tételek alatt mezőket (a nyomtatott számlaelrendezésen jelennek meg)
6. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: Számla raktári kiadási jegyzékből is létrehozható – ebben az esetben az ügyfél és a tételek automatikusan kitöltődnek a kiadási jegyzékből.

Eljárás: Kiállított számla szerkesztése

A Kiállított számlák modul számla részleteiben kattintson a Szerkesztés gombra. Ugyanaz az űrlap nyílik meg, mint a számla létrehozásakor. Végezze el a szükséges módosításokat és kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés: A szerkesztés csak írási jogosultsággal lehetséges. A számla törléséhez törlési jogosultság szükséges.

Eljárás: Kiállított számla másolása

A számla részleteiben kattintson a Másolás gombra. A rendszer megnyit egy új számla űrlapot a másolt számla adataival előre kitöltve. A bizonylatszám, a változó szimbólum és a dátum automatikusan az aktuális értékekre állítódik. Ellenőrizze a számlaszám beállítását – ha az eredeti számlaszám már nem szerepel a költséghely beállításaiban, figyelmeztetés jelenik meg. Kattintson a Mentés gombra.

Eljárás: Kiállított számla törlése

A Kiállított számlák modul számla részleteiben kattintson a Törlés gombra. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban. A törölt számla a törölt rekordok archívumába kerül, amely a Töröltek gombbal érhető el (törlési jogosultság szükséges).

Megjegyzés: Ha a számla szállítólevél-tételekhez kapcsolódik, a számla törlésével ezek a kapcsolatok megszűnnek, és a szállítólevél tételei nem számlázottként lesznek megjelölve.

Kiállított számla részletei

A Kiállított számlák modulban a számla részletei a bizonylat teljes információját jelenítik meg, szakaszokra bontva:

• Fejléc: Kiállítás dátuma, adódátum, fizetési határidő, bizonylatszám, változó szimbólum, konstans szimbólum, ÁFA-besorolás, előkontírozás, fizetési mód, számlaszám, pénznem, kategória
• Ügyfél: Cégnév, cégjegyzékszám, adószám, cím, e-mail; a készpénzfizetésre beállított ügyfél pirosan van kiemelve
• Kapcsolatok: Megrendelés (kapcsolat a Megrendelések modulhoz), ügyfél megrendelésszáma
• Szöveg és tételek: Szöveg a tételek felett, tételek áttekintése mennyiséggel, árral és ÁFA-val, szöveg a tételek alatt
• Összegek: Összárak ÁFA nélkül, ÁFA-alap kulcsok szerint, összesen ÁFA-val, fizetve, fizetendő maradvány
• Jegyzetek és mellékletek: Belső jegyzetek és csatolt fájlok
• Visszatartások: A számlához kapcsolódó óvadékok áttekintése (ha a funkció engedélyezve van)
• Előleg-levonások: Párosított előlegszámlák vagy előleg-adóbizonylatok
• Fizetések: A számla nyilvántartott fizetéseinek előzményei
• Ismétlődés: Automatikus ismétlődő kiállítás beállításai

A részletek fejlécében műveletgombok érhetők el: Szerkesztés, Másolás, Törlés, Fizetve, Nyomtatás, PDF letöltés, E-mail, Adatüzenet és opcionálisan Adóbizonylat kiállítása (előlegszámláknál).

Eljárás: Kiállított számla fizetésének nyilvántartása

Eljárás: A kiállított számla fizetésének kézi bevitele az alábbiak szerint történik:

1. Nyissa meg a számla részleteit a Kiállított számlák modulban
2. Kattintson a Fizetve gombra
3. Töltse ki a Fizetés dátuma és az Összeg mezőket
4. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: Ha a Bankkivonatok modul aktív és a számla átutalással van fizetve, ajánlott a párosítást a Bankkivonatok modulból végezni, nem pedig kézzel itt. A kézi fizetés-nyilvántartást csak kivételes esetekben használja (például készpénzfizetésnél).

Eljárás: Kiállított számla nyomtatása

A Kiállított számlák modul számla részleteiben kattintson a Nyomtatás gombra. A párbeszédablakban állítsa be:

• Nyomtatási elrendezés: Alap (mindig), opcionálisan + EAN, + Jegyzetek, + Képek
• Nyelvi verzió: A nyomtatási elrendezés nyelvének kiválasztása (ha a nyelvválasztás engedélyezve van a költséghely beállításaiban)

Kattintson a Nyomtatás gombra. A számla egy új böngészőablakban nyílik meg nyomtatásra alkalmas PDF-ként.

Eljárás: Kiállított számla letöltése fájlként

A Kiállított számlák modul számla részleteiben kattintson a PDF letöltés gombra. A párbeszédablakban állítsa be a nyomtatási elrendezést és a nyelvi verziót, majd kattintson az egyik formátumra:

• .PDF: A számla letöltése PDF formátumban
• .ISDOC: A számla letöltése ISDOC elektronikus formátumban (könyvelési rendszerekhez)
• .ZIP: PDF-et és ISDOC-ot egyaránt tartalmazó csomag letöltése

Eljárás: Kiállított számla küldése e-mailben

Kiállított számla e-mailben történő küldésének eljárása:

1. Nyissa meg a számla részleteit a Kiállított számlák modulban
2. Kattintson az E-mail gombra
3. Töltse ki vagy ellenőrizze a címzett E-mail címét (az ügyfélből előre kitöltve); több címet vesszővel, szóköz nélkül válasszon el
4. Opcionálisan jelöljön be további ügyfél e-mail címeket a CRM-ből (ha elérhetők)
5. Válassza ki a Nyomtatási elrendezést: Alap + opcionálisan Jegyzetek, Képek, EAN, Mellékletek az e-mailhez
6. Ha bejelöli a Mellékletek az e-mailhez opciót, megjelenik a számlamellékletek listája – jelölje be azokat, amelyeket csatolni szeretne
7. Állítsa be a számla Nyelvi verzióját (ha az opció engedélyezve van a költséghely beállításaiban)
8. Szerkessze az e-mail Tárgyát és Szövegét (az alapértelmezett értékek a költséghely beállításaiban vannak megadva)
9. Opcionálisan töltsön fel további mellékleteket a húzd és ejtsd zónán keresztül (max. 5 fájl, egyenként max. 5 MB)
10. Kattintson a Küldés gombra

Megjegyzés: Az e-mail rejtett másolatként az Ön bejelentkezett e-mail címére is elküldésre kerül. Az e-mail a robot@eintranet.net címről kerül kiküldésre az Ön válaszcímével.

Speciális funkciók

Eljárás: Kiállított számla küldése adatdobozba (ISDS)

A kiállított számla adatdobozon keresztüli küldéséhez az Adatdobozok (ISDScz) modulnak aktívnak kell lennie. Járjon el az alábbiak szerint:

1. Nyissa meg a számla részleteit a Kiállított számlák modulban
2. Kattintson az Adatüzenet gombra
3. Opcionálisan állítsa be a nyomtatási elrendezést és a nyelvi verziót
4. Kattintson a Generálás és küldés adatüzenetekbe gombra

A számla PDF-ként generálódik és üzenetmellékletként bekerül az Adatdobozok (ISDScz) modulba. Az üzenet küldése az adatdobozból ezután az ISDScz modulban fejeződik be.

Kiállított számlák exportálása XML-be vagy ISDOC-ba

A kiállított számlák könyvelőszoftver-formátumokba történő exportálása az alábbiak szerint történik:

1. A Kiállított számlák modulban (az adott költséghely számla áttekintésében) kattintson az Export/Import gombra
2. Válassza az Export XML/ISDOC-ba lehetőséget
3. Állítsa be a Könyvelő SW/Formátum opciót: PohodaXML, ISDOC vagy Money S3
4. PohodaXML formátum esetén adja meg a Költséghely-azonosító a Pohodában értéket
5. Állítsa be a számla tartományt a Számlák adódátummal között mezővel (tól–ig)
6. Kattintson az Exportálás gombra

Az exportáláshoz törlési jogosultság szükséges (legmagasabb hozzáférési szint). A fájl egy új ablakban nyílik meg letöltésre.

Eljárás: Ismétlődő kiállított számlák

A Kiállított számlák modul lehetővé teszi az automatikus ismétlődő számlakiállítás beállítását. Ez a funkció rendszeres fizetésekhez hasznos (például havi szolgáltatási díjak). Eljárás:

1. Nyissa meg az ismétlendő számla részleteit
2. Az Ismétlődés szakaszban (vagy a megfelelő gombra kattintva) kattintson az ismétlődési beállítások ikonjára
3. Állítsa be az Ismétlés opciót: Igen vagy Nem
4. Válassza ki a gyakoriságot: Ismétlés minden:
   • Hét – a kiválasztott hétköznapon
   • Hónap – a hónap első napján (kiválasztott hétköznap)
   • Hónap – megadott nap a hónapban (például minden hónap 10. napja)
   • Kiválasztott hónapokban az évben – hónap és nap kombinációja
5. Opcionálisan adjon meg egy e-mail címet az automatikus küldéshez a kiállítás után
6. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: A számla szövegmezőiben (szöveg a tételek felett, szöveg a tételek alatt, tételszövegek) makrók használhatók, amelyek nyomtatáskor automatikusan az aktuális értékekre cserélődnek:

• {IssueDate}, {IssueMonth}, {IssueDay}, {IssueYear} – kiállítás dátuma
• {DueDate}, {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear} – fizetési határidő
• {TaxDate}, {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear} – adódátum
• {DocNumber} – bizonylatszám, {VarSym} – változó szimbólum

Példa: A tételek feletti szöveg Szolgáltatás: {IssueMonth}/{IssueYear} nyomtatáskor így jelenik meg: Szolgáltatás: 3/2025.

Visszatartások (óvadékok) a kiállított számlákon

A visszatartások (óvadékok) lehetővé teszik a számlázott összeg egy részének elkülönítését, amely csak egy szerződéses feltétel teljesítése után válik esedékessé (például a munka átadása vagy jegyzőkönyv aláírása után). A visszatartási funkciót először a költséghely beállításaiban kell aktiválni.

Eljárás: Visszatartás hozzáadása kiállított számlához

1. Nyissa meg a számla részleteit a Kiállított számlák modulban
2. A Visszatartások szakaszban kattintson a visszatartás hozzáadása gombra
3. Válassza ki a Visszatartás típusát: Rövid távú vagy Hosszú távú (az alapértelmezett értékek a költséghely beállításaiból vannak előre kitöltve)
4. Adja meg a Százalékot: A teljes számlaösszeg százaléka ÁFA-val (az összeg automatikusan kiszámítódik)
5. Adja meg a Felszabadítási feltételt: Szöveg, amely leírja, mikor kerül felszabadításra a visszatartás
6. Opcionálisan adja meg a Felszabadítás dátumát és a Megjegyzést
7. Kattintson a Mentés gombra

Visszatartások áttekintése a kiállított számláknál

Egy adott költséghely összes visszatartásának áttekintése a számla lista fejlécében a Visszatartások áttekintése gombra kattintva jeleníthető meg. Az áttekintés lehetővé teszi a szűrést állapot szerint: Összes, Függőben lévő, Felszabadított, Fizetett visszatartások. A visszatartás a listából felszabadítható vagy fizetettként jelölhető.

Eljárás: Előlegszámla levonása a kiállított számlából

Az Adóbizonylat, számla bizonylattípusú költséghelyen lévő számláknál levonhatók a korábban kiállított előlegszámlák vagy előleg-adóbizonylatok. Eljárás:

1. Nyissa meg a számla részleteit (típus: Adóbizonylat, számla)
2. Az előleg-levonás szakaszban kattintson a megfelelő gombra (Előlegszámla levonása vagy Előleg-adóbizonylat levonása)
3. A listából válassza ki az előlegszámlát vagy adóbizonylatot ugyanahhoz az ügyfélhez (azonosítás cégjegyzékszám alapján), amely még nem lett párosítva
4. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: A lista csak az összes költséghelyről származó, nem párosított bizonylatokat jeleníti meg ugyanahhoz az ügyfélhez (cégjegyzékszám szerint) és ugyanabban a pénznemben.

Eljárás: Adóbizonylat kiállítása előlegszámlához

Az előlegszámla kifizetése után az előlegszámla részleteiből adóbizonylat állítható ki az előleghez. Eljárás:

1. Nyissa meg az előlegszámla részleteit (típus: Előlegszámla)
2. Kattintson az Adóbizonylat kiállítása gombra
3. Válassza ki a Költséghelyet Adóbizonylat vagy Adóbizonylat befizetett előleghez bizonylattípussal
4. Ellenőrizze és adja meg a Befizetett előleg összegét
5. Az űrlap az előlegszámla adataival van előre kitöltve; egészítse ki vagy módosítsa a tételeket
6. Kattintson a Mentés gombra

Fizetések importálása bank API-ból

A Kiállított számlák modul lehetővé teszi fizetések importálását közvetlenül bank API-ból (például FIO bank). Eljárás:

1. A költséghely számla áttekintésében kattintson az Export/Import → Bank API Import - [bank neve] lehetőségre
2. A rendszer letölti az új banki tranzakciókat a bankszámláról (az utolsó ellenőrzés óta)
3. Elindul a letöltött fizetések automatikus párosítása a kiállított számlákkal a változó szimbólum alapján
4. A párosítási eredmény egy párbeszédablakban jelenik meg

Figyelmeztetés: A bank API ellenőrzés legfeljebb percenként egyszer hajtható végre, ellenkező esetben a bank ideiglenesen blokkolhatja a hozzáférést. Az automatikus folyamatos párosításhoz a teljes értékű Bankkivonatok modul használatát ajánljuk.

Kiállított számlák statisztikái

A Kiállított számlák modul statisztikái a Statisztikák fülre kattintva jeleníthetők meg (a költséghely fülek mellett). A statisztikák a következőket mutatják:

• Számlázási diagramok időben, két időszak összehasonlításának lehetőségével
• Számlázási áttekintés ügyfelek szerint
• Szűrés költséghelyek, ügyfél, termékcsop és időtartomány szerint
• Opcionális összehasonlítási időszak (például aktuális év vs. előző év)

Bevétel/Kiadás kategóriák tömeges könyvelése (adónyilvántartás)

Az aktív adónyilvántartással (kettős/egyszeres könyvelés) rendelkező költséghelyeknél elérhető a bevételi és kiadási kategóriák tömeges hozzárendelése a számlákhoz. Eljárás:

1. A számla áttekintés fejlécében kattintson az Adónyilvántartás gombra
2. Válassza a Tömeges könyvelés – Bevétel/Kiadás kategória – teljes számlák vagy – tételek lehetőséget
3. Válassza ki a Kategóriát a kódlistából
4. Opcionálisan jelölje be a Már beállított kategóriák felülírása opciót
5. Válassza ki a Kiválasztási tartományt: Összes számla, Ügyfél szerint, vagy Konkrét számlák kiválasztása a listából
6. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: A hozzárendelt kategória nélküli számlák egyszerű megtalálásához használja a Számlák beállított kategória nélkül gombot az Adónyilvántartás menüben – automatikusan beállítja a szűrőt és megjeleníti ezeket a számlákat.

Integráció más modulokkal

• CRM (Kapcsolatkezelés): Számla kiállításakor az ügyfél közvetlenül a CRM-ből kereshető. A számla automatikusan összekapcsolódik a CRM-beli cégbejegyzéssel. A készpénzfizetésre beállított ügyfél cégneve a számla részleteiben pirosan van kiemelve.
• Bankkivonatok: A bankkivonatok automatikusan párosítják a beérkezett fizetéseket a kiállított számlákkal a változó szimbólum alapján. A számla fizetési állapota automatikusan frissül. A Kiállított számlák modulból történő kézi fizetés-nyilvántartás csak kivételes esetekben ajánlott, ha a Bankkivonatok modul aktív.
• Adatdobozok (ISDScz): A kiállított számla adatüzenet mellékleteként küldhető az ISDScz modulon keresztül. Az üzenet a Kiállított számlák modulban készül elő és az Adatdobozok modulban fejeződik be.
• Megrendelések: A kiállított számla megrendeléshez kapcsolható. A számla részleteiben megjelenik a megfelelő megrendelésre mutató hivatkozás.
• Raktár: A kiállított számla közvetlenül raktári kiadási jegyzékből hozható létre. A kiadási jegyzékhez való kapcsolat nyilvántartva van, és a kiadási jegyzék tételei a számlázás után számlázottként lesznek megjelölve.
• Szállítólevelek: A szállítólevél tételei számlázhatók. A számla törlésekor a szállítólevélhez fűződő kapcsolat megszűnik és a tételek nem számlázott állapotba kerülnek vissza.
• Könyvelés: A konfigurált könyvelési kapcsolattal rendelkező költséghelyeknél elérhető a kiállított számla könyvelése, a bevételi és kiadási kategóriák tömeges hozzárendelése (adónyilvántartás) és a könyvelt bizonylatok áttekintése.

Hibaelhárítás

Gyakori kérdések a Kiállított számlák modulról

Kérdés: Nem tudok számlát kiállítani – a Hozzáadás gomb nem elérhető (szürke).

Megoldás: A Hozzáadás gomb csak az Írás és olvasás vagy Írás, olvasás és törlés jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el az adott költséghelyen. Ha a gomb szürke, nincs elegendő hozzáférési joga. Forduljon a rendszergazdához és kérje a megfelelő jogosultság kiosztását az adott költséghelyhez.

Kérdés: Hogyan változtatom meg egy kiállított számla bizonylatszámát?

Megoldás: Nyissa meg a számla részleteit, kattintson a Szerkesztés gombra, és adja meg a kívánt számot a Bizonylatszám mezőben. Ne felejtse el ellenőrizni a Változó szimbólum mezőt is, amely automatikusan a bizonylatszámból van levezetve. Mentse a módosításokat.

Kérdés: A számla fizetettként van megjelölve, de a fizetés nem érkezett meg. Hogyan javítom az állapotot?

Megoldás: Nyissa meg a számla részleteit és a Fizetések szakaszban keresse meg a hibás fizetést. Kattintson a fizetés törlése ikonra a bejegyzés eltávolításához. A rendszer automatikusan újraszámítja a számla állapotát fizetetlenre.

Kérdés: Hogyan jelenítem meg csak a lejárt számlákat?

Megoldás: A Kiállított számlák modulban használja a szűrőt: állítsa a Fizetett/Fizetetlen értéket Fizetetlen-re, majd rendezze a Fizetési határidő oszlopot növekvő sorrendbe a táblában. A lejárt számlák továbbá piros sorszínnel vannak kiemelve.

Kérdés: Miért nem kínál fel CRM rekordokat az új számla űrlap az ügyfél kiválasztásakor?

Megoldás: A CRM modulnak aktívnak kell lennie és hozzáférési jogosultsággal kell rendelkeznie hozzá. Ha a CRM modul nem aktív, a Kiválasztás a CRM-ből opció nem jelenik meg a legördülőben. Alternatívaként használja a Kiválasztás korábban létrehozott számlákból vagy az Új ügyfél megadása a számlákon belül opciót.

Kérdés: A Pohoda XML exportálás nem működik – hozzáférési hiba jelenik meg.

Megoldás: Az XML/ISDOC exportáláshoz törlési jogosultság szükséges (legmagasabb hozzáférési szint) az adott költséghelyen. Ellenőrizze hozzáférési jogait a költséghely beállításaiban, vagy kérje meg az adminisztrátort magasabb jogosultsági szint kiosztására.

Tippek a hatékony munkához a Kiállított számlák modullal

• Tipp: Rendszeresen ismétlődő számlákhoz (pl. havi előfizetés) állítsa be az automatikus ismétlődést és használja a {IssueMonth} és {IssueYear} makrókat a számla szövegében a dinamikus időszak-beillesztéshez.
• Tipp: A számlaállapotok gyors áttekintéséhez használja a színes kiemelést – zöld sorok a fizetett számlák, piros sorok a lejártak.
• Tipp: Ha ismételten állít ki számlát ugyanannak az ügyfélnek, használja a Másolás funkciót – időt takarít meg az ügyfél adatainak és tételeknek a kézi szerkesztésénél.
• Tipp: Használja az Év szűrőt a tábla felett a könyvelési évek közötti gyors váltáshoz az adódátum-tartomány kézi szerkesztése helyett.
• Tipp: Adónyilvántartáshoz használja a Bevétel/Kiadás kategóriák tömeges könyvelését – állítson be kategóriákat egy ügyfél összes számlájához egyszerre az Ügyfél szerint opció kiválasztásával.
• Tipp: A tábla feletti összesítő összegek minden szűrőváltozásnál dinamikusan újraszámítódnak és az aktuálisan megjelenített számlákat tükrözik.