Kibocsátott megrendelések

Áttekintés

A modul két összekapcsolt, a menüben két külön modulként megjelenő ügymenetet foglal magába: Kibocsátott megrendelések (a cég terméket vagy szolgáltatást rendel a szállítótól, esetleg saját megrendeléseket tart nyilván a vevők számára) és Megkapott megrendelések (olyan megrendelés, amelyet az ügyfél küldött a cégnek). A két ügymenet kezelése szinte teljesen megegyezik – azonos a lista megjelenése, azonosak a létrehozási és szerkesztési párbeszédablakok, azonos a tételekkel való munka –, de néhány pontban eltérnek egymástól. A Kibocsátott megrendelések emellett jóváhagyási munkafolyamatot is kínál (jóváhagyásra küldés a felettesnek), míg a Megkapott megrendelések emellett nyilvános űrlapot biztosít az ügyfelektől bejelentkezés nélkül érkező megrendelések fogadásához. Az eltérések a szövegben mindig kifejezetten meg vannak jelölve.

A Kibocsátott és megkapott megrendelések modul legfontosabb funkciói

• A megrendelések nyilvántartása csoportokra (költséghelyekre/divíziókra) osztva, saját számozással és beállításokkal
• A megrendelés tételei hozzáadhatók a Termékek modulból, közvetlenül a raktárból, vagy szabad szövegként
• Az árak automatikus átszámítása ÁFA-val, kedvezményekkel, valamint az összes tétel árának tömeges módosításával
• Jóváhagyási munkafolyamat a kibocsátott megrendeléseknél (jóváhagyásra küldés, a felettes döntése)
• A megrendelés PDF-kimutatásba nyomtatása és e-mailben történő elküldése közvetlenül a részletes nézetből
• Kölcsönös összekapcsolás a kérésekkel, ajánlatokkal, rendelésekkel, szállítólevelekkel és számlákkal
• Nyilvános „Megrendelés” űrlap az ügyfelektől bejelentkezés nélkül érkező megrendelések fogadásához
• A tételek teljesítésének nyomon követése (hány darab lett kiszállítva) és a megrendelés érvényességének figyelése

Hozzáférés és beállítások

A Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések ügymenetéhez, valamint azok beállításaihoz való hozzáférést a felhasználóknak az egyes megrendeléscsoportokon belül kiosztott jogosultságok szabályozzák. Legalább egy létrehozott csoport nélkül a modulban nem lehet megrendeléseket létrehozni, sem megtekinteni.

Hogyan lehet eljutni a Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések modulba

A Kibocsátott megrendelések modulba vezető navigációs útvonal: Főmenü → Kibocsátott megrendelések. A Megkapott megrendelések modulba vezető navigációs útvonal: Főmenü → Megkapott megrendelések. Mindkét modul főképernyőjének tetején található a Beállítások hivatkozás, amely csak azoknak a felhasználóknak jelenik meg, akik jogosultak a modul konfigurálására.

A Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések modul beállításai

Mindkét ügymenet konfigurálása minden megrendeléscsoportnál külön, mindig a csoport saját beállítási lapján történik. Az elérési út a beállításokhoz: Kibocsátott megrendelések → Beállítások, illetve Megkapott megrendelések → Beállítások. Új csoportot csak a modulban adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználó hozhat létre.

Megrendeléscsoportok

A Csoport létrehozása gombbal új megrendeléscsoport jön létre (csak a Név mezőt kell megadni, jellemzően a költséghely vagy divízió szerint). A Név szerkesztése hivatkozással a meglévő csoport átnevezhető, a Csoport törlése lehetőséggel a csoport az összes hozzá tartozó megrendeléssel együtt a kukába kerül. A csoport lapján további beállítható elemek az egyes felhasználók hozzáférési jogai és az alább ismertetett általános paraméterek.

Általános paraméterek – cím és bizonylatok

Beállítás: a szállító vagy a vevő címe (attól függően, hogy kibocsátott vagy megkapott megrendelésről van-e szó), a cégazonosító, az adóazonosító szám és a logó, amelyek a megrendelés PDF-kimutatásán nyomtatódnak.

Beállítási lehetőség	Mit befolyásol
Név, Utca, Város, Irányítószám, Ország, cégazonosító, adóazonosító szám	A cím, amely a megrendelés PDF-kimutatásának fejlécében nyomtatódik
ARES gomb a cégazonosító mezőnél	A cégazonosító megadása után automatikusan lekéri a cég nevét, címét és adóazonosító számát az ARES nyilvántartásból
Logó a bizonylatokon	Feltölti a nyomtatott megrendeléseken megjelenő logó képét

Általános paraméterek – számozás és szövegek

Az új megrendelés száma automatikusan összeáll az adott csoport beállításai szerint; a szám egyes részeit a felhasználó a csoport beállításaiban választja meg.

Beállítási lehetőség	Mit befolyásol
Sorszám – előtag, év, utótag, számjegyek száma, kezdés ettől	Meghatározza az adott csoportban újonnan létrehozott megrendelések számának formátumát
Alapértelmezett szöveg a tételek felett / a tételek alatt	A szöveg, amellyel az új megrendelésnél a megfelelő mező előre kitöltődik; az adott megrendelésnél szerkeszthető
Alapértelmezett ÁFA-kulcs	Az ÁFA-kulcs, amellyel az újonnan hozzáadott megrendeléstétel előre kitöltődik
Tizedesjegyek száma az áraknál (csak Megkapott megrendeléseknél)	Hány tizedesjegy jelenik meg és kerül kiszámításra a tételek áránál
Belső megjegyzés mint a megrendelés szövege (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	A „Belső megjegyzés/leírás” mező feliratát „A megrendelés szövege” névre nevezi át

Általános paraméterek – funkciók és jóváhagyás

Ez a beállításcsoport az adott csoporton belül a Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések ügymenetének egyes funkcióit kapcsolja be vagy ki.

Beállítási lehetőség	Mit befolyásol
Állapot a megrendeléseknél (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	Bekapcsolja az „Állapot” mezőt és oszlopot (Aktív/Kiszállítva/Kifizetve/Elutasítva), valamint az állapot szerinti szűrést
Rendelések használata (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	Bekapcsolja a rendelés kiválasztását és megjelenítését a Rendelések modulból a megrendelésnél
A megrendelés teljes ára a pénznem mellett (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	A megrendelést egyetlen végösszeg módra kapcsolja tételes bontás nélkül
Jóváhagyási munkafolyamat (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	Bekapcsolja a „Jóváhagyásra küldés” és a „Jóváhagyás/Elutasítás” gombokat, valamint a megrendelés jóváhagyási állapotát
Jóváhagyás után e-mail küldése a CRM-kapcsolattartónak (csak Kibocsátott megrendeléseknél)	A megrendelés jóváhagyása után automatikusan e-mailt küld a megrendeléshez rendelt CRM-kapcsolattartónak is
Megjegyzés a termékeknél – betöltés innen	Meghatározza, honnan töltődik elő a tétel megjegyzése a termék megrendeléshez adásakor
Termékek vámkódjai – betöltés innen	Meghatározza, honnan töltődik elő a tétel vámkódja

Nyilvános megrendelés (csak Megkapott megrendeléseknél)

A Megkapott megrendelések csoport beállításaiban bekapcsolható a nyilvános „Megrendelés” webes űrlap, amelyen keresztül az ügyfelek bejelentkezés nélkül adhatnak le megrendelést. Ha a beállítás be van kapcsolva, közvetlenül a beállításokban megjelenik az űrlap nyilvános címére mutató hivatkozás, amely átadható az ügyfeleknek.

Beállítási lehetőség	Mit befolyásol
Engedélyezés	Bejelentkezés nélkül elérhetővé teszi a „Megrendelés” űrlap nyilvános címét; bekapcsolás nélkül a cím jogosulatlan hozzáférés hibát ad vissza
E-mail	A cím, amelyre az új nyilvános megrendelésről szóló értesítés érkezik
Telefon	Az ügyfeleknek az űrlapon megjelenő kapcsolattartó telefonszám
Raktárból	Azoknak a raktáraknak a kiválasztása, amelyekből az űrlap a megrendelhető árukat kínálja
Csak raktáron lévő árut kínáljon	A kínálatot csak a pozitív raktárkészlettel rendelkező tételekre korlátozza
Szöveg a megrendelőűrlap felett / alatt	Kiegészítő tájékoztató szöveg, amely az ügyfeleknek a megrendelés táblázata felett, illetve alatt jelenik meg

Jogosultságok és hozzáférési jogok a Kibocsátott és Megkapott megrendelések modulhoz

A megrendelésekhez való hozzáférést minden megrendeléscsoportnál külön, és a Kibocsátott megrendeléseknél, valamint a Megkapott megrendeléseknél is külön szabályozzák. A jogosultsági szintet a csoport beállításaiban minden felhasználónak egyénileg, öt érték közül választva osztják ki.

Hozzáférési szint (Kibocsátott megrendelések)	Mit tesz lehetővé
Nincs hozzáférés	A felhasználó egyáltalán nem látja a csoportot, a csoportváltóban sem jelenik meg számára
Látja a megrendeléseket	Megnyithatja a csoportot, és a megrendeléseket csak megtekintheti, bármiféle létrehozás vagy módosítás lehetősége nélkül
Látja, létrehozhat újakat és módosíthatja a sajátjait	Emellett létrehozhat új megrendeléseket, módosíthatja azokat, tételeket adhat hozzá és törölhet, árakat módosíthat, megjegyzéseket fűzhet hozzájuk, nyomtathat és e-mailben küldhet, valamint jóváhagyásra küldheti a megrendeléseket
Lát, módosít, mindent létrehoz, jóváhagyja a hozzá rendelteket	Emellett törölheti a megrendeléseket, valamint jóváhagyhatja, elutasíthatja vagy javításra visszaküldheti azokat a megrendeléseket, amelyeknél kifejezetten őt választották jóváhagyónak
Lát, módosít, létrehoz, töröl és mindent jóváhagy	A legmagasabb szint – emellett bármely függőben lévő megrendelést jóváhagyhat, függetlenül attól, kihez lett rendelve

Hozzáférési szint (Megkapott megrendelések)	Mit tesz lehetővé
Nincs hozzáférés	A felhasználó egyáltalán nem látja a csoportot
Látja a megrendeléseket	A megrendelések megtekintése módosítási lehetőség nélkül
Látja, létrehozhat újakat és módosíthatja a sajátjait	Létrehozhat új megrendeléseket, és módosíthatja a sajátjait
Lát, módosíthat és mindent létrehozhat	A más felhasználók által létrehozott megrendeléseket is módosíthatja
Lát, módosít, létrehoz és mindent törölhet	A legmagasabb szint, emellett törölheti a megrendeléseket

Ezeket a jogokat csak adminisztrátor oszthatja ki és módosíthatja – vagy a cég teljes körű adminisztrátora, vagy az a felhasználó, akinek kifejezetten kiosztották az adott modul adminisztrációját. Ugyanez a személyi kör hozhat létre, törölhet és nevezhet át megrendeléscsoportokat, és módosíthatja azok általános beállításait. A kibocsátott megrendeléseknél a „jóváhagyó” nem rögzített szerep, hanem az a konkrét személy, akit a megrendelést létrehozó felhasználó választ ki az adott megrendelés jóváhagyásra küldésekor – csak azok a felhasználók ajánlhatók fel, akik elegendő jogosultsággal rendelkeznek az adott csoportban. Aki a legmagasabb jogosultsági szinttel rendelkezik, az minden függőben lévő megrendelést lát, és dönthet róluk, függetlenül attól, hogy jóváhagyóként választották-e ki.

Felhasználói felület

A Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések modul főképernyőinek elrendezése szinte teljesen megegyezik: felül a csoportváltó, alatta az összecsukható szűrő, a táblázat felett a kezelőelemek sora, majd maga a megrendelések táblázata a műveletoszlopokkal.

A Kibocsátott megrendelések modul főképernyője

Felül az oldal címe, és adott esetben a Beállítások hivatkozás található. Alatta a megrendeléscsoportok (költséghelyek/divíziók) címkéinek sávja – a címkére kattintva átvált a megjelenített csoport; ha a felhasználónak egyetlen csoportban sincs hozzáférése, a tartalom helyett a jogosultság hiányáról szóló üzenet jelenik meg. A táblázat feletti sorban található az év kiválasztása (a cég alapításától a jelenlegi évig terjedő évek listája, vagy a „Minden” lehetőség), a „Minden”/„Csak érvényes (dátum szerint)” kapcsoló (elrejti azokat a megrendeléseket, amelyek teljesen teljesültek, és egyúttal lejárt az érvényességük), a „Minden”/„Csak a sajátjaim” kapcsoló (csak a bejelentkezett felhasználó által létrehozott megrendelések), a Megrendelés létrehozása gomb és a Törölt gomb. A táblázat oszlopai: Rendelési szám (pipa ikonnal a teljesen teljesített, felkiáltójellel az érvényességi határidőn túli megrendeléseknél), Cím, Szerződés neve (csak a rendelések használatának bekapcsolásakor), Cég, Állapot (csak az állapot bekapcsolásakor), Jóváhagyási állapot (csak a jóváhagyás bekapcsolásakor), Létrehozva, Létrehozta, Érvényes a következő időpontig, ÁFA-val vagy anélküli ár a beállítás szerint, Pénznem és Műveletek (nagyító, ceruza, másolás és kuka ikon, az utóbbi kettő csak megfelelő jogosultsággal).

A Megkapott megrendelések modul főképernyője

Az elrendezés megegyezik a Kibocsátott megrendelésekével. A szűrő emellett tartalmazza a Szállítási dátum -tól–ig mezőt és a Létrehozta mezőt (azon felhasználók közül lehet választani, akik az adott csoportban már hoztak létre megrendelést). A táblázat feletti kapcsoló neve „Minden”/„Csak aktív”, és jobb oldalt megjelenik az Éves statisztikák gomb. A táblázat oszlopai: Rendelési szám, Cím, Ügyfél rendelési száma, Szerződés neve, Cég, Létrehozva, Létrehozta, A feladás dátuma, Szállítási dátum, Ár ÁFA nélkül és Műveletek. A táblázat felett emellett megjelenik egy sor az aktuálisan megjelenített tételek „Összesen ÁFA nélkül” összegével, pénznemenként.

Szűrés és keresés a kibocsátott és megkapott megrendelések között

Az összecsukható szűrőpanel alapállapotban össze van csukva, és színnel kiemelődik, ha aktív. Tartalmazza „A címben” mezőt a megrendelés címe szerinti szövegkereséshez, a Leadási dátum -tól–ig mezőt, a cég kiválasztását a CRM modulból, valamint a kibocsátott megrendeléseknél emellett az Állapot mezőt (csak akkor, ha a csoport beállításaiban be van kapcsolva). A szűrőt a Keresés gomb indítja el, a Mégse gomb törli. A szűrőn kívül a táblázat felett közvetlenül elérhető „Keresés” mező is használható az aktuálisan megjelenített rekordok közötti gyors kereséshez. Mindkét táblázatban lehetőség van az oszlopok fejlécre kattintva történő rendezésére, lapozásra, valamint a megjelenített adatok Excelbe exportálására és kinyomtatására közvetlenül a táblázat feletti gombokkal.

Alapműveletek

A következő eljárások a modul mindkét ügymenetére érvényesek, tehát a Kibocsátott megrendelésekre és a Megkapott megrendelésekre is – új megrendelés létrehozása, tételek hozzáadása, másolás, módosítás és törlés, állapotok nyomon követése, valamint a jóváhagyási munkafolyamat. Az olyan eltérések, mint hogy a jóváhagyási munkafolyamat csak a kibocsátott megrendeléseknél érhető el, mindig kifejezetten fel vannak tüntetve az adott eljárásnál.

Eljárás: Új kibocsátott vagy megkapott megrendelés létrehozása

1. A Kibocsátott megrendelések, illetve a Megkapott megrendelések modulban kattintson a Megrendelés létrehozása gombra.
2. A „Kibocsátott megrendelés létrehozása” (vagy „Megkapott megrendelés létrehozása”) párbeszédablakban töltse ki a szükséges mezőket – lásd az alábbi táblázatot.
3. Kattintson a Mentés gombra. A megrendelés létrejön, megkapja a sorszámát az adott csoporthoz beállított számozás szerint, és megnyílik a részletes nézete.
4. A részletes nézetben adja hozzá a megrendelés tételeit a Hozzáadás termékekből gombbal, a raktárból való hozzáadás gombbal, vagy a Szabad tétel sorának hozzáadása gombbal.
5. A mennyiséget, a darabárat, a kedvezményt, az ÁFA-kulcsot és a kiszállított mennyiséget a tételek táblázatában közvetlenül a sorban lehet módosítani – a módosítás a mező elhagyása után azonnal mentésre kerül.

Tipp: Az Összes tétel törlése gombbal a teljes megrendelés gyorsan kiüríthető, az Árak módosítása gombbal pedig egy lépésben ugyanaz a százalékos kedvezmény állítható be az összes tételre.

A „Kibocsátott megrendelés létrehozása” és a „Megkapott megrendelés létrehozása” párbeszédablak mezői

Mező	Melyik ügymenetre vonatkozik	Leírás
Megrendelés száma	mindkét ügymenet	Automatikusan hozzárendelt sorszám, nem szerkeszthető
Cím	mindkét ügymenet	A megrendelés saját elnevezése (a gyakorlatban ajánlott kitölteni, bár az űrlap technikailag nem ellenőrzi)
Ügyfél rendelési száma	csak Megkapott megrendelések	Az a szám, amellyel maga az ügyfél tartja nyilván a megrendelést
Megrendelés	csak Kibocsátott megrendelések, csak ha be van kapcsolva a „Rendelések használata”	Meglévő rendelés kiválasztása a Rendelések modulból
Cég	mindkét ügymenet	A vevő vagy a szállító kiválasztása a CRM modulból; a kiválasztás után a cég pénzneme automatikusan betöltődik
Kapcsolattartó	mindkét ügymenet	A kiválasztott cég konkrét kapcsolattartója a CRM-ből, csak az adott cég kapcsolattartóit ajánlja fel
A szállítási cím eltérő	mindkét ügymenet	Jelölőnégyzet, amely megnyit egy rejtett blokkot a szállítási címmel (Telephely, Cím, Utca, Város, Irányítószám, Ország); a telephely CRM-ből történő kiválasztása után a mezők előre kitöltődnek
Pénznem / A megrendelés teljes ára	mindkét ügymenet; a teljes ár csak Kibocsátott megrendeléseknél, ebben az üzemmódban	A pénznem, amelyben a megrendelés vezetve van, vagy közvetlenül a teljes összeg ÁFA-val, tételes bontás nélkül
Állapot	csak Kibocsátott megrendelések, csak ha be van kapcsolva	Alapértelmezett érték Aktív, az állapotok listájából választva módosítható
A kiadás dátuma	mindkét ügymenet	A megrendelés létrehozásának dátuma, előre kitöltve a mai nappal
A feladás dátuma	csak Megkapott megrendelések	Mikor küldték el a megrendelést az ügyfélnek vagy a szállítónak
Érvényes a következő időpontig / Szállítási dátum	mindkét ügymenet	Meddig érvényes a megrendelés, illetve mikor kell teljesíteni
Belső megjegyzés/leírás (A megrendelés szövege)	mindkét ügymenet	Szabad szöveg; Kibocsátott megrendeléseknél formázott szerkesztővel
Mellékletek	mindkét ügymenet	Nyilvános mellékletek, amelyek a nyomtatott kimutatáshoz és az e-mailhez is csatolódnak; egyszerre legfeljebb 60 fájl
Belső mellékletek	mindkét ügymenet	Csak belsőleg látható mellékletek, amelyek nem csatolódnak a nyomtatott kimutatáshoz; legfeljebb 60 fájl

Kibocsátott és megkapott megrendelés másolása

A Másolás ikon a kibocsátott és a megkapott megrendelések listájának sorában ugyanazt a párbeszédablakot nyitja meg, mint az új megrendelés létrehozása, az eredeti megrendelés adataival előre kitöltve – a szám kivételével, amely újonnan generálódik. Mentés után az eredeti megrendelés összes tétele is átmásolódik (kód, megnevezés, mennyiség, ár, ÁFA-kulcs), a mellékletek azonban nem másolódnak át.

Kibocsátott és megkapott megrendelés módosítása és törlése

A listában lévő sor ceruza ikonjával, vagy a részletes nézet Módosítás gombjával ugyanaz a párbeszédablak nyílik meg, mint létrehozáskor, a megrendelés aktuális értékeivel előre kitöltve. A kuka ikonnal (csak megfelelő törlési jogosultsággal) a rekord a „Töröl? Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?” kérdés megerősítése után a kukába kerül. A törölt kibocsátott és megkapott megrendelések a fő táblázat feletti Törölt gombon keresztül érhetők el.

Eljárás: A kibocsátott megrendelés jóváhagyási munkafolyamata

A jóváhagyási munkafolyamat csak a Kibocsátott megrendelések modulban érhető el, és csak akkor, ha az adott csoport beállításaiban be van kapcsolva.

1. Az új megrendelések létrehozására jogosult felhasználó a kibocsátott megrendelés részletes nézetében az Jóváhagyásra küldés gombra kattint (a gomb csak akkor jelenik meg, ha a megrendelést még nem küldték el, vagy javításra visszaküldték).
2. Az „Megrendelés jóváhagyásra küldése” párbeszédablakban kiválasztja a Jóváhagyót, és opcionálisan megjegyzést ír a jóváhagyó számára – lásd az alábbi táblázatot.
3. A Jóváhagyásra küldés gombra kattintás után a megrendelés „Jóváhagyásra vár” állapotba kerül, és a kiválasztott jóváhagyó e-mailt kap a megrendelés összefoglalójával és a részletes nézetére mutató hivatkozással.
4. A jóváhagyó (vagy a legmagasabb jogosultsági szinttel rendelkező felhasználó) megnyitja a megrendelés részletes nézetét, és a Jóváhagyás/Elutasítás gombra kattint.
5. A „Megrendelés jóváhagyása” párbeszédablakban látja az összefoglalót (szám, ügyfél, teljes ár, ki és mikor hozta létre a megrendelést), és kiválasztja a Döntést – Jóváhagyás, Elutasítás vagy Visszaküldés javításra –, opcionálisan kiegészíti Megjegyzéssel, majd megerősíti.
6. A megrendelés a megfelelő jóváhagyási állapotba kerül, az előzményekbe bejegyzés kerül (dátum, felhasználó, művelet, jóváhagyó, megjegyzés), és a megrendelést létrehozó felhasználó e-mailt kap a döntés eredményéről. Ha emellett a csoport beállításaiban be van kapcsolva a „Jóváhagyás után e-mail küldése a CRM-kapcsolattartónak”, és a megrendelést jóváhagyták, az e-mail automatikusan elmegy a megrendelésnél megadott CRM-kapcsolattartónak is.
7. A javításra visszaküldött megrendelést a létrehozója ismét módosíthatja, és újra jóváhagyásra küldheti.

Az „Megrendelés jóváhagyásra küldése” párbeszédablak mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Jóváhagyó	igen	Az a felhasználó, akinek a megrendelést jóváhagyásra kell küldeni; csak azokat a felhasználókat ajánlja fel, akik elegendő jogosultsággal rendelkeznek az adott csoportban, a létrehozó kivételével
Megjegyzés a jóváhagyó számára	nem	Kiegészítő információ a jóváhagyáshoz

Ha az adott csoportban nem található másik, elegendő jóváhagyási jogosultsággal rendelkező felhasználó, a „Nem található jóváhagyó. Ellenőrizze a jogosultságok beállítását a megrendelések konfigurációjában.” üzenet jelenik meg – a megoldás, hogy megkéri a modul adminisztrátorát, hogy adjon jóváhagyási jogosultságot legalább még egy felhasználónak a csoportban.

Az „Megrendelés jóváhagyása” párbeszédablak mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Döntés	igen	Választás a Megrendelés jóváhagyása / Megrendelés elutasítása / Visszaküldés javításra lehetőségek közül
Megjegyzés	nem	A döntés indoklása, a jóváhagyó megjegyzése

Ha a jóváhagyó nem jelöl ki egyetlen lehetőséget sem a Döntés mezőben, mégis megpróbálja elküldeni a „Megrendelés jóváhagyása” párbeszédablakot, megjelenik a „Válasszon döntést” üzenet, és a jóváhagyás nem menthető el, amíg nem választ döntést.

A kibocsátott megrendelés állapotai és a jóváhagyási állapot

A kibocsátott megrendelésnek két egymástól független állapotoszlopa van: az Állapot mező (a csoport beállításaiban az „Állapot a megrendeléseknél” opcióval kapcsolható be) és a Jóváhagyási állapot mező (csak bekapcsolt jóváhagyási munkafolyamat esetén jelenik meg).

Állapot	Mit jelent	Hogyan kerül ebbe az állapotba a rekord
Aktív	Az újonnan létrehozott vagy folyamatban lévő megrendelés szokásos állapota	Alapértelmezett állapot létrehozáskor, vagy kézi átállítás szerkesztéskor
Kiszállítva	Az áru vagy a teljesítés megtörtént	Kézi átállítás a megrendelés szerkesztésekor
Kifizetve	A megrendelés kifizetésre került	Kézi átállítás a megrendelés szerkesztésekor
Elutasítva	A megrendelést elutasították vagy visszavonták	Kézi átállítás a megrendelés szerkesztésekor

A Kiszállítva, Kifizetve és Elutasítva állapotok „lezártként” viselkednek – ezek a megrendelések eltűnnek a listából, ha be van kapcsolva a „Csak érvényes (dátum szerint)” kapcsoló.

Jóváhagyási állapot	Mit jelent	Hogyan kerül ebbe az állapotba a rekord
Nincs jóváhagyásra küldve	A megrendelést még nem küldték el jóváhagyásra	Az új megrendelés alapértelmezett állapota
Jóváhagyásra vár	A megrendelés a jóváhagyó döntésére vár	A „Jóváhagyásra küldés” gombra kattintva és a jóváhagyó kiválasztásával
Jóváhagyva	A megrendelést jóváhagyták	A jóváhagyó a „Megrendelés jóváhagyása” lehetőséget választja
Elutasítva	A megrendelést elutasították	A jóváhagyó a „Megrendelés elutasítása” lehetőséget választja
Visszaküldve javításra	A megrendelés visszakerül a létrehozóhoz kiegészítésre vagy javításra	A jóváhagyó a „Visszaküldés javításra” lehetőséget választja

A „Nincs jóváhagyásra küldve” és a „Visszaküldve javításra” állapotból a megrendelés újra elküldhető jóváhagyásra; a „Jóváhagyva” és az „Elutasítva” állapotból a részletes nézet már nem kínálja fel a „Jóváhagyásra küldés” gombot.

Tételek teljesítettsége és a megrendelés lejárt érvényessége

A kibocsátott és a megkapott megrendelés minden tételénél nyomon követhető a „Kiszállítva db” darabszám a rendelt mennyiséghez képest. Ha minden tételnél a kiszállított mennyiség egyenlő vagy nagyobb a rendelt mennyiségnél, a megrendelés sora zöld háttérszínnel jelenik meg a táblázatban, és a listában a megrendelés száma mellett pipa jelenik meg. Megkapott megrendeléseknél a kiszállított mennyiség tételenkénti kézi kitöltése helyett használható a Minden kiszállítva gomb, amely egy lépésben minden tételnél a kiszállított mennyiséget a rendelt mennyiséggel egyenlővé állítja be. Ha a megrendelés nincs teljesen teljesítve, és az „Érvényes a következő időpontig” dátum a múltban van, a listában a megrendelés száma mellett figyelmeztető ikon jelenik meg (Kibocsátott megrendeléseknél a „Lejárt az érvényességi dátum” buborékkal).

Speciális funkciók

Az alapvető létrehozáson, módosításon és jóváhagyáson kívül a Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések modul kínálja még a tételek közvetlenül raktárból történő hozzáadását, a nyomtatást és a tömeges e-mailben történő elküldést, a megrendelések kérésekből és ajánlatokból történő létrehozását, valamint a nyilvános, bejelentkezés nélküli megrendelőűrlapot.

Eljárás: Tételek hozzáadása a megrendeléshez raktárból vagy a Termékek modulból

A kibocsátott és a megkapott megrendelés részletes nézetében háromféleképpen lehet tételeket hozzáadni: a Hozzáadás termékekből gombbal (konkrét termék kiválasztása a Termékek modulból), a raktári tétel hozzáadására szolgáló gombbal (kiválasztás közvetlenül a raktárkészletből, az elérhető mennyiség ellenőrzésével), valamint a Szabad tétel sorának hozzáadása gombbal a kézi kitöltéshez.

A „Termék hozzáadása” párbeszédablak mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Termék/összeállítás	igen	Konkrét termék a Termékek modulból, listából kiválasztva; az ár automatikusan kitöltődik a termék eladási vagy beszerzési ára szerint
Mennyiség	nem, alapértelmezett 1	A darabok száma

A „Raktári tétel hozzáadása” párbeszédablak mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Tétel	igen	Kód alapján kereshető raktári tétel; konkrét kód kiválasztása nélkül a „Nem választott ki tételt a raktárból.” üzenet jelenik meg
Mennyiség	nem, alapértelmezett 1	A darabok száma; megadása után a raktáron lévő darabszám is megjelenik
Sorozatszámok	nem, csak ha a tétel sorozatszám szerint van nyilvántartva	Konkrét darabok kiválasztása sorozatszám alapján

Tipp: A tételek táblázata alatti Árak módosítása gombbal egy lépésben ugyanaz a százalékos kedvezmény állítható be a megrendelés összes tételére – a párbeszédablakban csak egy mezőt kell megadni, a Kedvezmény %-ban mezőt, alapértelmezett értéke 0.

Eljárás: A kibocsátott vagy megkapott megrendelés nyomtatása és e-mailben történő elküldése

1. A kibocsátott vagy megkapott megrendelés részletes nézetében kattintson a Nyomtatás & E-mail gombra.
2. A „Megrendelés generálása” párbeszédablakban válassza ki a kimutatás opcionális részeit és a további adatokat – lásd az alábbi táblázatot.
3. A Nyomtatás gomb új ablakban megnyitja a megrendelés PDF formátumú előnézetét, e-mail küldése nélkül. A Nyomtatás & E-mail gomb emellett e-mailt küld a kimutatással mellékletként a kiválasztott címzetteknek, és rejtetten magának a küldőnek is.
4. Az utoljára elküldött e-mail szövege elmentődik a megrendeléshez, és a párbeszédablak következő megnyitásakor előre kitöltve kerül felajánlásra. Az elküldés megjegyzésként rögzítődik a megrendelésnél.

A „Megrendelés generálása” párbeszédablak mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Nyomtatott kimutatás – opciók	nem	Jelölőnégyzetek: Nem ÁFA-alany (csak Kibocsátott megrendeléseknél, ÁFA megjelenítése nélküli kimutatás), Alap (mindig szerepel), + Megjegyzések, + Képek, + E-mail mellékletek (bejelöléskor megjelenik a megrendelés mellékleteinek listája kiválasztásra)
Nyelvi verzió	nem	A generált dokumentum nyelve
Küldés ide	nem, csak ha e-mail kerül elküldésre	E-mail cím vagy több cím pontosvesszővel elválasztva, szóközök nélkül; bejelölhetők a CRM-ben a cég lapján szereplő címek, vagy kézzel is beírhatók
Tárgy	nem, előre kitöltve	Az e-mail tárgya
Szöveg	nem, előre kitöltve az utolsó küldés szövegével	Az e-mail szövege

Kibocsátott megrendelés létrehozása kérésből

A Kérések modulban a kérés részletes nézetéből egy gombbal kibocsátott megrendelés hozható létre, amely megnyitja a „Megrendelés létrehozása kérésből” párbeszédablakot. Kiválasztásra kerül a kibocsátott megrendelések csoportja, kiegészítésre vagy módosításra kerülnek az alapadatok (cím, megrendelés, cég, kapcsolattartó, pénznem, dátumok, megjegyzés, mellékletek), majd mentés után a kérés összes tétele 1:1 arányban átmásolódik az új kibocsátott megrendelésbe. Az új megrendelés megjegyzéseibe bekerül a forrás kérésre mutató hivatkozás, amely ezután a kérés részletes nézetében „Kérésből létrehozva” formában jelenik meg.

Kibocsátott megrendelés létrehozása megkapott megrendelésből

1. A megkapott megrendelés részletes nézetében kattintson a Kibocsátott megr. létrehozása gombra.
2. A párbeszédablakban válassza ki a kibocsátott megrendelések csoportját, egészítse ki vagy módosítsa az alapadatokat, majd a megkapott megrendelés minden tételénél a „Megr.-be” jelölőnégyzettel válassza ki, hogy átkerüljön-e, és módosítsa a darabszámot a „Db a megr.-be” mezőben (az alapértelmezett érték a teljes hátralévő mennyiség).
3. Mentés után csak a kiválasztott tételekkel új kibocsátott megrendelés jön létre; a két megrendelés kölcsönösen összekapcsolódik egy, a másikra mutató hivatkozást tartalmazó megjegyzéssel.

Megkapott megrendelés létrehozása ajánlatból

A kéréshez hasonlóan – az Ajánlatok modulban az ajánlat részletes nézetéből megnyitható a „Megkapott megrendelés létrehozása ajánlatból” párbeszédablak, amely 1:1 arányban átmásolja az ajánlat összes tételét az új megkapott megrendelésbe, az egyes tételek kiválasztásának lehetősége nélkül. Az új megkapott megrendelés megőrzi a forrás ajánlatra mutató hivatkozást, amely az ajánlat részletes nézetében jelenik meg.

Tételek hozzáadása ajánlatból meglévő megkapott megrendeléshez

A megkapott megrendelés részletes nézetében a Tételek hozzáadása ajánlatból gomb megnyit egy párbeszédablakot, ahol először egy konkrét ajánlatot kell kiválasztani (az utolsó 120 ajánlat kerül felajánlásra), majd betöltés után megjelennek annak tételei az egyes sorok bejelölésének lehetőségével és a „Mindet kiválaszt” gombbal. A A megkapott megrendelésbe gombbal a kiválasztott tételek hozzáadódnak a meglévő megrendeléshez.

Nyilvános „Megrendelés” űrlap bejelentkezés nélküli ügyfelek számára

Az űrlap csak a Megkapott megrendelések modulnál érhető el, és csak akkor, ha az adott csoport beállításaiban be van kapcsolva a „Megrendelések fogadása bejelentkezés nélkül elérhető címről” opció. A külső ügyfél eljárása:

1. Megnyitja a nyilvános űrlapra mutató hivatkozást, és a csoport beállításai szerint statikusan kitöltött adatokat lát a szállítóról (név, cím, cégazonosító, adóazonosító szám, e-mail, telefon).
2. Kitölti a vevő adatait – a cégazonosító megadása után a rendszer automatikusan megpróbálja megkeresni a céget, először a belső CRM-ben, majd az ARES nyilvántartásban, és kitölti a fennmaradó mezőket.
3. A Áru hozzáadása gombbal megnyit egy párbeszédablakot a kínált áruk táblázatával (csak az engedélyezett raktárakból, esetleg csak a raktáron elérhető tételekkel, a csoport beállításai szerint) – minden tételnél megadja a mennyiséget, és a Hozzáad gombra kattint.
4. A kiválasztott tételek megjelennek a megrendelés táblázatában, a mennyiség módosításának vagy a tétel eltávolításának lehetőségével.
5. Kitölti az opcionális megjegyzést, és a Megrendelés gombra kattint. Megjelenik a köszönő üzenet a hozzárendelt megrendelésszámmal, és a csoportnál „Megrendelések fogadása” néven beállított e-mail címre értesítés érkezik a megrendelt tételek listájával.

A nyilvános „Megrendelés” űrlap mezői

Mező	Kötelező	Leírás
Cégazonosító	nem	A vevő azonosító száma; kitöltése után a rendszer megpróbálja megkeresni a céget, és kitölti a fennmaradó adatokat
Adóazonosító szám	nem	Adóazonosító szám
Név/Cég	igen	A vevő neve vagy megnevezése
E-mail, Telefon	igen	A vevő elérhetőségei
Utca, Város, Irányítószám, Ország	igen	Számlázási cím
Az Ön megrendelésszáma	nem	A vevőnél nyilvántartott belső megrendelésszám
Kézbesítés másik címre	nem	Jelölőnégyzet, amely elérhetővé teszi a szállítási cím mezőit (Név/Cég, Utca, Város, Irányítószám, Ország); bejelölés után ezek a mezők kötelezővé válnak
Megjegyzés a megrendeléshez	nem	Szabad szöveg

Ha az ügyfél tétel hozzáadása nélkül küldi el az űrlapot, megjelenik a „A megrendelésben nincs áru.” üzenet, és a megrendelés nem jön létre – legalább egy tételt hozzá kell adni az „Áru hozzáadása” gombbal.

A megrendeléslista exportálása és nyomtatása Excelbe

A kibocsátott és a megkapott megrendelések táblázata felett gombok találhatók az aktuálisan megjelenített rekordok Excelbe (XLSX formátumba) történő exportálásához és a lista nyomtatásához. Az exportálás figyelembe veszi a beállított szűrőt, az évválasztást és a kiválasztott megjelenítési kapcsolót (Minden/Csak érvényes, Minden/Csak a sajátjaim) is, így a fájlba csak azok a rekordok kerülnek, amelyek az exportálás pillanatában ténylegesen láthatók a táblázatban.

Integráció más modulokkal

A kibocsátott és a megkapott megrendelések szorosan összekapcsolódnak a CRM, a Rendelések, a Termékek és más ügymenetek moduljaival, amelyek között cégekre, tételekre és kapcsolódó bizonylatokra vonatkozó adatokat adnak át egymásnak.

• CRM – a megrendelés cégét és kapcsolattartóját a CRM modulból választják ki (Cégek, Kapcsolattartók, Telephelyek/Címek); a cég vagy a kapcsolattartó nevére kattintva megnyílik a részletes nézetük a CRM-ben. A „Szállítási cím” mező automatikusan előre kitölthető a kiválasztott cég telephelyéből.
• Rendelések – ha a csoport beállításaiban be van kapcsolva a „Rendelések használata”, a kibocsátott megrendelés összeköthető egy konkrét rendeléssel; a rendelés nevére kattintva megnyílik annak részletes nézete. A megkapott megrendelés részletes nézetéből a „Rendelés létrehozása” gombbal közvetlenül a megrendelés adataiból új rendelés hozható létre. Raktári tétel hozzáadása a megkapott megrendeléshez egyúttal sort hozhat létre az adott rendelés alkatrészlistájában is.
• Termékek – a megrendelés tételei konkrét termék kiválasztásával adhatók hozzá; a tétel kódjánál lévő ikonra kattintva megnyílik a termék részletes nézete. A tétel ára, súlya és megjegyzése a termék adatlapjáról vehető át.
• Raktár – a megrendelés tételei közvetlenül a raktárkészletből is hozzáadhatók, az elérhető mennyiség ellenőrzésével és a sorozatszámok nyilvántartásával; a megkapott megrendelések nyilvános űrlapjánál a kínált áru kizárólag a raktárból származik.
• Kérések – egy meglévő kérésből új kibocsátott megrendelés hozható létre (az összes tétel átkerül); a megkapott megrendelés részletes nézetéből viszont fordítva, új kérés hozható létre. A kérésből létrehozott kibocsátott megrendelés megőrzi a forrás kérésre mutató hivatkozást.
• Ajánlatok – egy ajánlatból új megkapott megrendelés hozható létre (az összes tétel átkerül), vagy egy meglévő megkapott megrendeléshez csak a kiválasztott tételek adhatók hozzá egy konkrét ajánlatból. Az ajánlatból létrehozott megkapott megrendelés megőrzi a forrás ajánlatra mutató hivatkozást.
• A Kibocsátott megrendelések és a Megkapott megrendelések egymás között – a megkapott megrendelésből kapcsolódó kibocsátott megrendelés hozható létre, kiválasztva, mely tételek kerüljenek át; a két megrendelés ezután kölcsönösen hivatkozik egymásra a részletes nézetükben.
• Szállítólevelek – a megkapott megrendelés részletes nézetéből szállítólevél hozható létre; a kapcsolódó szállítólevelek (azok is, amelyek máshonnan jöttek létre, de ugyanahhoz a megrendeléshez, rendeléshez vagy kéréshez/ajánlathoz kapcsolódnak) a részletes nézet „Kapcsolódó bizonylatok” blokkjában jelennek meg.
• Bejövő számlák – ha be van kapcsolva a Bejövő számlák modul, a kibocsátott megrendelés részletes nézetéből bejövő számla hozható létre; a kapcsolódó bejövő és kimenő számlák, valamint a banki tranzakciók a „Kapcsolódó bizonylatok” blokkban jelennek meg.
• HelpDesk – a kibocsátott megrendelés létrejöhet egy HelpDesk-jegy alapján; ha ez történt, a részletes nézetben megjelenik az adott jegyre mutató hivatkozás.
• Banki kivonatok – ha be van kapcsolva a Banki kivonatok modul, a „Kapcsolódó bizonylatok” blokkban azok a banki tranzakciók is megjelennek, amelyek párosítva vannak az adott megrendeléshez kapcsolódó számlákkal.
• Fájlok – a megrendelések és a megjegyzések nyilvános és belső mellékletei is a fájlok központi nyilvántartásába kerülnek mentésre, a megtekintéshez és a jogosultságok kezeléséhez használt közös eszközökkel.
• ARES – a csoport beállításaiban és a megkapott megrendelések nyilvános űrlapján is a cégazonosító mezőnél lévő gomb az ARES nyilvántartásból tölti le a cég adatait.

Hibaelhárítás

A kibocsátott vagy megkapott megrendelésekkel való munka során felbukkanó üzenetek többsége hiányzó kötelező adatot vagy művelet megerősítését jelzi. Az alábbi áttekintés összefoglalja a leggyakoribb kérdéseket és helyzeteket, amelyekkel a modul mindkét ügymenetében találkozhat.

Gyakori kérdések a kibocsátott és megkapott megrendelésekkel kapcsolatban

Kérdés: A megrendeléshez tartozó mellékletek feltöltésekor megjelenik a „Legfeljebb 60 fájlt tölthet fel.” üzenet. Mit tegyek?

Megoldás: Töltse fel a fájlokat kisebb csoportokban, a korlát egy feltöltésre vonatkozik, mind a megrendelés nyilvános, mind a belső mellékleteinél.

Kérdés: A „Megrendelés jóváhagyásra küldése” párbeszédablakban megjelenik a „Nem található jóváhagyó. Ellenőrizze a jogosultságok beállítását a megrendelések konfigurációjában.” üzenet. Mit jelent ez?

Megoldás: Az adott kibocsátott megrendeléscsoportban nincs másik, elegendő jóváhagyási jogosultsággal rendelkező felhasználó. Kérje meg a modul adminisztrátorát, hogy adjon jóváhagyási jogosultságot legalább még egy felhasználónak a csoportban.

Kérdés: Miért nem jelez hibát a megrendelés létrehozására szolgáló űrlap, ha nem töltöttem ki a Cím mezőt?

Megoldás: A Cím mezőt a rendszer jelenleg valóban nem ellenőrzi kötelezőként. Ennek ellenére ajánlott mindig kitölteni, mert a megrendelések listájában a gyors tájékozódáshoz használják.

Kérdés: A nyilvános „Megrendelés” űrlapon elküldés után megjelenik a „A megrendelésben nincs áru.” üzenet. Miért nem jött létre a megrendelés?

Megoldás: Az űrlapot nem lehet elküldeni legalább egy tétel nélkül. Lépjen vissza az „Áru hozzáadása” gombbal, és válassza ki a kívánt tételeket, csak ezután küldje el az űrlapot.

Kérdés: A megrendelés jóváhagyásakor vagy jóváhagyásra küldésekor kivételesen egy rövid angol nyelvű hibaüzenet jelenik meg. Mit tegyek?

Megoldás: Ez egy váratlan technikai hiba (például egy párbeszédablak megnyitásának kísérlete egy már nem létező vagy idegen megrendelés felett). Ilyen esetben ellenőrizze, hogy a megrendelés valóban létezik-e és az Öné-e, és ha a probléma továbbra is fennáll, forduljon a modul adminisztrátorához.

Tippek a kibocsátott és megkapott megrendelésekkel való hatékony munkához

• Használjon megrendeléscsoportokat költséghelyek vagy divíziók szerint – ez megkönnyíti a jogosultságok beállítását és a lista áttekinthetőségét.
• Mielőtt jóváhagyásra küldi a kibocsátott megrendelést, ellenőrizze a tételeket és a teljes árat – jóváhagyás után már csak a döntés nyilvántartásáról van szó, nem a tartalom módosításáról.
• Az ismétlődően megadott megrendeléseknél használja a Másolás ikont az összes tétel újbóli kézi kitöltése helyett.
• A megrendelés ügyfélnek vagy szállítónak történő gyors átadásához használja közvetlenül a „Nyomtatás & E-mail” gombot – az utolsó küldés szövege és címzettjei a párbeszédablak következő megnyitásakor előre kitöltve kerülnek felajánlásra.
• A „Csak érvényes (dátum szerint)”, illetve a „Csak aktív” kapcsoló áttekinthetővé tartja a megrendelések listáját azáltal, hogy elrejti a már teljesített és lejárt rekordokat.