Kérések – beszerzési megkeresés, RFQ, ajánlatkérés a beszállítóknak
Áttekintés
A Kérések modul (beszerzési megkeresés, RFQ, ajánlatkérés a beszállítóknak) a cége által a beszállítóknak küldött kérések nyilvántartására szolgál. A kérésben felsorolja azokat a tételeket, amelyek érdeklik, és a bizonylatot közvetlenül az alkalmazásból kinyomtathatja vagy e-mailben elküldheti. A kérés létrehozható kézzel, másolható egy meglévő kérésből, átalakítható egy ajánlatból vagy egy megkapott megrendelésből, illetve automatikusan is létrejöhet egy beérkezett e-mailből. Egy lezárt kérésből egyenesen létrehozható a beszállítónak szóló kibocsátott megrendelés.
A Kérések modul legfontosabb funkciói
- A kérések nyilvántartása csoportokra (költséghelyekre) bontva, saját számozással
- A kérés tételei kézzel, a Termékek modulból vagy a raktárból, az adatok automatikus kiegészítésével
- A kérés nyomtatása és e-mailben történő elküldése az ügyfélnek vagy a beszállítónak közvetlenül a részletes nézetből
- A kérés átalakítása kibocsátott megrendeléssé
- A kérés létrejötte ajánlatból, megkapott megrendelésből, vagy automatikusan e-mailből
- Megjegyzések a módosítások történetének automatikus rögzítésével
Hozzáférés és beállítások
Először nyissa meg a Kérések modult a főmenüből, és ismerje meg, hogyan működik a kéréscsoportokra bontás. Ebben a részben megtalálja, hogyan juthat el a modulba, hogyan oszlanak meg a kérések csoportokra, mit lehet beállítani a Modul beállításai egyes füleinél (csoportok, nyomtatványadatok, számozás és alapértelmezett értékek), és milyen jogosultsági szinteket lehet hozzárendelni a felhasználókhoz az egyes kéréscsoportokban.
Hogyan juthat el a Kérések modulba
A Kérések modult a főmenü Kérések elemével nyithatja meg. A képernyő tetején megjelenik a kéréscsoportok sávja – csak azokat a csoportokat látja, amelyekhez legalább megtekintési joga van. Ha egyetlen csoporthoz sincs hozzáférése, a modul üzenetet jelenít meg arról, hogy nincs jogosultsága, és a képernyő többi része nem töltődik be.
Kéréscsoportok a Kérések modulban
A kérések a modulban csoportokra oszlanak, jellemzően a cég költséghelyei vagy osztályai szerint. A csoportok kattintható csempékként jelennek meg a modul címe alatt, az aktív csoport kiemelve látható. Minden csoportnak saját kérésszámozási formátuma, saját számlázási adatai vannak a nyomtatványhoz, és saját listája a hozzáféréssel rendelkező felhasználókról. A csoportokat a Kérések modul beállításaiban hozhatja létre és szerkesztheti.
A Kérések modul beállításai
A Kérések modul beállításait a főképernyőn a cím mellett található Beállítások hivatkozással nyithatja meg – a hivatkozás csak a modulhoz adminisztrátori hozzáféréssel rendelkező felhasználóknak jelenik meg (a cég globális adminisztrátorának, vagy annak a felhasználónak, akinek a modul kezelését kifejezetten hozzárendelték). A beállítások fülekre oszlanak, egy fül minden egyes kéréscsoporthoz, valamint egy kezdő fül magának a csoportok kezelésének.
Csoportok kezelése a Kérések modul beállításaiban
A beállítások kezdő, Felhasználói jogok / kéréscsoportok fülén a Csoport létrehozása gombbal hozhat létre új csoportot – csak a nevét kell kitöltenie. Minden meglévő csoportnál a Név szerkesztése gombbal módosíthatja a nevet, a Csoport törlése gombbal pedig megerősítés után törölheti azt, az összes hozzá tartozó beállítással együtt.
Adatok a kérések nyomtatványaihoz
Minden kéréscsoportnál beállíthatja azokat az adatokat, amelyek bekerülnek a kinyomtatott vagy e-mailben elküldött kérésbe: a vevő nevét, utcáját, városát, irányítószámát, országát, cégjegyzékszámát (IČ) és adószámát (DIČ) (a cégjegyzékszámnál használhatja az adatok ARES nyilvántartásból történő automatikus betöltésének gombját), a bizonylatokon szereplő logót, valamint legfeljebb három bankszámlát különböző pénznemekben (számlaszám, a számla pénzneme, a bank neve, IBAN, SWIFT). A kinyomtatott kérésbe automatikusan az a bankszámla kerül be, amelynek pénzneme megegyezik a kérés pénznemével. Kitöltés nélkül a megfelelő adatok egyszerűen nem kerülnek be a bizonylatba.
A kérések számozása és alapértelmezett értékei
A kérések automatikus számozásának formátumát előtaggal, évvel (két vagy négy számjeggyel), utótaggal, a sorszám számjegyeinek számával és a kezdő értékkel állíthatja be – például az „NV" előtag, az év és az utótag kombinációja NV2019SCH0001 formátumú számot ad. Emellett a csoportnál beállítható az az alapértelmezett szöveg, amely előre kitöltődik az új kérés tételei felett és alatt (az adott kérésnél később módosítható), az újonnan hozzáadott tételek alapértelmezett ÁFA-kulcsa, valamint az, hogy a Termékekből hozzáadott tételnél honnan kerüljön át a megjegyzés és a vámkód (a termék belső megjegyzéséből, vagy annak valamelyik opcionális mezőjéből). Beállítás nélkül ezek a mezők üresen maradnak az új tétel létrehozásakor.
Jogosultságok és hozzáférési jogok a Kérések modulban
A kérésekhez való hozzáférést minden kéréscsoportnál és minden felhasználónál külön-külön, öt szinten osztják ki. A modul nem tesz különbséget felettes és beosztott között – a jogokat minden felhasználónak egyénileg, az adott csoport füléhez a Modul beállításaiban rendelik hozzá.
| Hozzáférési szint | Mit tehet a felhasználó |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | Egyáltalán nem látja a kéréscsoportot, még a főképernyő csoportsávjában sem |
| Látja a kéréseket | Megtekintheti az adott csoport kéréseit, semmit nem hozhat létre és nem szerkeszthet |
| Látja, és létrehozhat újakat, és szerkesztheti a sajátjait | Új kéréseket hozhat létre, szerkesztheti a csoport kéréseit, kezelheti azok tételeit, megjegyzéseket adhat hozzá, nyomtathat és küldhet e-mailben, belső mellékleteket tölthet fel |
| Látja, szerkesztheti és létrehozhatja mindet | Ugyanazok a lehetőségek, mint az előző szinten |
| Lát, szerkeszt, létrehoz, és mindent törölhet | Emellett törölheti az egyes kéréseket, és megtekintheti a Törölt listát |
Felhasználói felület
A Kérések modul a csoport kiválasztása után megjeleníti a főképernyőt a kérések listájával, a szűrővel és az aktív rekordok kapcsolójával. Ez a rész bemutatja a Kérések modul főképernyőjének elrendezését, a kérések listában történő szűrésének és keresésének lehetőségeit, valamint azokat az állapotokat, amelyeken egy kérés a létezése során végigmegy – az érvényestől a lejárton át egészen a megrendeléssé alakított vagy törölt állapotig.
A Kérések modul főképernyője
A kéréscsoport kiválasztása után megjelenik az összecsukható Szűrő panel (alapértelmezés szerint összecsukva), a táblázat feletti sáv az év kiválasztásával, a Minden / Csak aktív kapcsolóval, a Kérés létrehozása gombbal és a Törölt gombbal, alatta pedig a kérések táblázata a Kérés száma, Név, Rendelés neve, Cég, Nettó ár (ÁFA nélkül), Létrehozva, Létrehozta, Érvényes eddig és Műveletek oszlopokkal. A táblázat támogatja a rendezést, a keresést, az Excelbe exportálást és a nyomtatást közvetlenül a táblázat fejlécéből. A Műveletek oszlop minden sorban tartalmaz egy ikont a részletes nézet megnyitásához, egy ceruzát a szerkesztéshez, egy Másolás gombot és egy X-et a rekord törléséhez – az utóbbi három a hozzárendelt jogosultságtól függően.
A kérések szűrése és keresése
A Kérések modulban a lista szűkítésére a táblázat feletti Szűrő panel szolgál; ha be van állítva valamilyen érték, a panel címe piros, félkövér kiemelést kap, hogy látható legyen, hogy a lista nem teljes.
- A címben: keresés a kérés nevében
- Leadási dátum: intervallum (-tól -ig) a kérés létrehozásának dátuma szerint
- Létrehozta: annak a felhasználónak a kiválasztása, aki a kérést létrehozta (csak azokat kínálja fel, akik az adott csoportban hoztak már létre kérést)
- Cég: cég kiválasztása a CRM modulból
A keresést a Keresés gombbal indíthatja el, a beállított értékeket a Mégse gombbal törölheti. A táblázat feletti Csak aktív kapcsoló emellett elrejti azokat a kéréseket, amelyeknek már lejárt az Érvényes eddig dátuma.
A kérés állapotai és jelentésük
A kérésnek a Kérések modulban nincs egyetlen központi állapotjelzője, mint például egy feladatnak vagy egy megrendelésnek – az aktuális helyzetét az alább felsorolt jelzők kombinációja alapján ismerheti fel.
| Állapot | Hogyan jelenik meg | Hogyan jön létre |
|---|---|---|
| Érvényes | A Csak aktív kapcsoló tartalmazza | Automatikusan, amíg le nem jár az Érvényes eddig dátum |
| Lejárt / érvényességen túli | Teljesen látható és szerkeszthető marad, csak a Csak aktív szűrő nem tartalmazza | Automatikusan, az Érvényes eddig dátum lejártával |
| Megrendeléssé alakítva | A részletes nézetben megjelenik az Átalakítva megrendeléssé mező egy hivatkozással | Kibocsátott megrendelés létrehozásával a kérésből |
| Ajánlatból / megkapott megrendelésből / e-mailből jött létre | A részletes nézetben hivatkozás található a forrásbizonylatra; az e-mailből létrejött kéréseknél a név [Email] előtagot kap | Ajánlatból vagy megkapott megrendelésből történő létrehozással, illetve e-mail automatikus letöltésével |
| Törölve (a Törölt listában) | Eltűnik a normál listából, csak a Törölt listán keresztül érhető el | A rekord törlésének megerősítésével |
A kérés részletes nézetének megjelenítése
A kérés részletes nézetét a listában a kérés számára vagy nevére kattintva nyithatja meg, illetve a sor nagyító-/szem-ikonjára kattintva. Felül található a gombsor a Nyomtatás és e-mail lehetőséggel, és – ha be van kapcsolva a Megrendelések modul – a Kibocsátott megrendelés létrehozása gombbal. Az Alapadatok szakaszban megtalálja a Cég, a Kapcsolattartó és a Rendelés mezőket átkattintható hivatkozásként a CRM és a Rendelések modulokba, továbbá a pénznemet, az érvényességet és a belső megjegyzést. Ha a kérés megkapott megrendelésből vagy ajánlatból jött létre, megjelenik a hivatkozás a forrásbizonylatra; ha már átalakították kibocsátott megrendeléssé, megjelenik a létrejött megrendelésre mutató hivatkozás az Átalakítva megrendeléssé mezőben. Az alapadatok alatt következik a Kérés tételei, a Megjegyzések és a kapcsolódó bizonylatok áttekintésének szakasza.
Kapcsolódó bizonylatok a kérés részletes nézetében
A kérés részletes nézetében a Kérések modulban a kapcsolódó bizonylatok áttekintése is megjelenik, ha a kérés hozzá van rendelve egy Rendelések modulbeli rendeléshez. A rendelés és az ahhoz kapcsolódó megrendelések és ajánlatok alapján a modul megkeresi és megjeleníti a kibocsátott számlákat, a kapott számlákat, a szállítóleveleket és a banki kifizetéseket, ha van hozzájuk kapcsolat. Az áttekintés ugyanazt a megjelenítési blokkot használja, mint a rendelés vagy a megrendelés részletes nézetében, így a kérés részletes nézetében is ugyanúgy viselkedik.
Alapvető műveletek
A Kérések modul négy alapvető eljárással teszi lehetővé a kérések rekordjaival való munkát, amelyeket a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó a leggyakrabban használ. Ez a rész bemutatja, hogyan hozhat létre új kérést a Kérések modulban, hogyan szerkesztheti a meglévő kérést, hogyan másolhatja le gyorsan hasonló esetre, és hogyan törölheti a kukába azt a kérést, amelyre már nincs szüksége.
Eljárás: Új kérés létrehozása
Új kérést a Kérések modulban egy konkrét kéréscsoportban hozhat létre.
- A főképernyőn a csempék közül válassza ki a kéréscsoportot, és kattintson a Kérés létrehozása gombra.
- Töltse ki a mezőket:
- Név: a kérés rövid neve
- Rendelés: opcionális rendelés kiválasztása a Rendelések modulból
- Cég: opcionális cég kiválasztása a CRM modulból
- Kapcsolattartó: a kiválasztott cég konkrét kapcsolattartója a CRM-ből
- Pénznem: a cég kiválasztása után automatikusan kitöltődik annak beállítása szerint
- Érvényes eddig: az érvényesség dátuma, alapértelmezés szerint 14 nappal előre beállítva
- Belső megjegyzés/leírás: szabad szöveg
- Igény szerint töltsön fel Mellékleteket (ezek a vevőnek szóló nyomtatásban is láthatók) és Belső mellékleteket (csak belső használatra) – mezőnként legfeljebb 60 fájlt és fájlonként legfeljebb 100 MB méretet.
- Kattintson a Mentés gombra.
A kérés létrejön, automatikusan megkapja a sorszámát az adott csoporthoz beállított formátum szerint, és megnyílik a részletes nézete. Egyik mező sincs az űrlap által kötelezővé téve.
Eljárás: A kérés szerkesztése
A meglévő kérést a Kérések modulban a részletes nézetéből vagy közvetlenül a listából szerkesztheti.
- A kérés részletes nézetében vagy a táblázat sorában kattintson a ceruzára / Szerkesztés gombra.
- Szerkessze ugyanazokat a mezőket, mint a kérés létrehozásakor.
- Kattintson a Mentés gombra.
A mentés felülírja a korábban feltöltött mellékleteket is – ha a párbeszédablakban mellékletet távolított el vagy adott hozzá, a régi kapcsolat helyébe az új lép.
Eljárás: A kérés másolása
A másolás a Kérések modulban felgyorsítja a hasonló kérés létrehozását, mivel előre kitölti az űrlapot a meglévő rekord alapján.
- A kérések listájában kattintson a megfelelő sor Másolás ikonjára.
- Megnyílik az eredeti kérésből előre kitöltött űrlap. Ha az eredeti kérés megkapott megrendelésből vagy ajánlatból jött létre, jelölje be a Kapcsolat a másolt megkapott megrendeléssel vagy a Kapcsolat a másolt ajánlattal opciót, ha azt szeretné, hogy a másolat is ugyanahhoz a forrásbizonylathoz maradjon kapcsolva.
- Kattintson a Mentés gombra.
Az új kérésbe automatikusan bemásolódik az eredeti kérés összes tétele, a mellékletek nem másolódnak.
Eljárás: A kérés törlése
A kérés törléséhez a Kérések modulban a csoporton belüli legmagasabb jogosultsági szint szükséges.
- A kérés részletes nézetében vagy a listában kattintson a Rekord törlése X-re.
- Erősítse meg a Töröl? – Valóban törölni szeretné ezt az rekordot? párbeszédablakban.
A törölt kérés eltűnik a normál listából, és a modul főképernyőjéről elérhető Törölt listában találja meg.
Munka a kérés tételeivel
A Kérések modul minden kérésnél saját tételtáblázatot vezet azokról a tételekről, amelyeket a kérésben igényel. Ez a rész elmagyarázza, hogyan adhat hozzá tételt kézzel, a Termékek modulból vagy a raktárból történő kiválasztással a Kérések modulban, hogyan szerkesztheti a tétel egyes értékeit közvetlenül a táblázatban, és hogyan állíthat be kedvezményt tömegesen a tételeknek, vagy távolíthatja el őket a kérésből.
Tétel hozzáadása a kéréshez
A kérés tételeit a Kérések modulban közvetlenül a kérés részletes nézetében, a Kérés tételei szakaszban kezelheti. A tételt háromféleképpen adhatja hozzá attól függően, honnan származnak az áru vagy a szolgáltatás adatai – kézzel, a Termékek modulból, vagy közvetlenül a raktárból.
Kézi (szabad) tétel
A Kérések modulban kattintson a tételtáblázat lábléce alatt a Szabad tétel sorának hozzáadása gombra. Beszúródik egy üres sor, amelybe kézzel töltheti ki a kódot, a nevet, a mennyiséget, az egységárat és a további adatokat közvetlenül a tételtáblázatban.
Tétel a Termékek modulból
Ha a Kérések modulban be van kapcsolva a Termékek modul, kattintson a tételtáblázat lábléce alatt a Hozzáadás termékekből gombra, és válassza ki a konkrét terméket és a mennyiséget. A kód, a név, az ár, a súly, a leírás és a vámkód automatikusan kitöltődik a kéréscsoport beállítása szerint; ha a terméknek van fő rajza vagy képe, az automatikusan mellékletként is csatolódik a kéréshez.
Tétel a raktárból
Ha a Kérések modulban be van kapcsolva a Készletkezelés modul, a tételtáblázat lábléce alatt a beállított raktárak szerint generálódó gombbal adhat hozzá tételt. Kiválasztja a raktári tételt – a kód eközben magától felajánlja a javaslatokat – és a mennyiséget; megjelenik a raktáron elérhető mennyiség. Az ár, a súly és a leírás a raktári kártyáról vagy a termékről töltődik ki.
A hozzáadott tétel értékeinek szerkesztése
A Kérések modulban a hozzáadott tételnél közvetlenül a táblázatban szerkesztheti a kódot, a nevet, a mennyiséget, az egységet, az egységárat, a kedvezményt százalékban, az ÁFA-kulcsot, a vámkódot és a megjegyzést. Minden módosítás azonnal elmentődik a mező elhagyása után, és az összegek – ÁFA nélkül összesen, ÁFA és ÁFA-val összesen – ekkor újraszámolódnak a tételre és a teljes kérésre is.
A Tételek feletti szöveg és az elemek alatti szöveg
A kérés a Kérések modulban két szövegmezőt is tartalmaz, amelyek a tételtáblázat felett és alatt kerülnek nyomtatásra. Új kérés létrehozásakor ezekbe automatikusan bekerül az adott kéréscsoporthoz a Modul beállításaiban megadott alapértelmezett szöveg, amelyet aztán az adott kérésnél tovább szerkeszthet. Beállított alapértelmezett szöveg nélkül a mezők üresen maradnak a létrehozáskor.
Árak tömeges módosítása és tételek törlése
A kérés részletes nézetében, a Kérés tételei szakaszban kattintson az Árak módosítása gombra, és adjon meg egy kedvezményszázalékot – ez egyszerre, tömegesen beállítódik a kérés összes tételére. Ha 100%-nál nagyobb kedvezményt ad meg, a rendszer azt magától 100%-ra korlátozza. Az egyes tételt a sor X-ével törölheti, megerősítés után, az összes tételt egyszerre pedig az Összes tétel törlése gombbal, szintén megerősítés után.
Speciális funkciók
A Kérések modul az alapvető nyilvántartáson kívül a kérés teljes életciklusához kapcsolódó funkciókat is kínál: megjegyzések a történet automatikus rögzítésével, a bizonylat nyomtatása és e-mailben történő elküldése, a kérés létrejötte ajánlatból vagy megkapott megrendelésből, a kész kérés átalakítása kibocsátott megrendeléssé, valamint a kérés automatikus létrehozása a beérkező e-mailből. Az egyes eljárásokat az alábbi alfejezetekben találja.
Megjegyzés hozzáadása a kéréshez
A kérés részletes nézetében, a Megjegyzések szakaszban kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra, írja be a szöveget, és mentse el. A megjegyzés megjelenik a táblázatban a dátummal, a szerzővel és az esetleges mellékletekkel. A modul a megjegyzésekbe automatikusan beírja a rendszer változásait is – tétel hozzáadását vagy törlését, ár módosítását, e-mailben történő elküldést és hasonlókat –, így a kérés története egy helyen marad.
Eljárás: A kérés nyomtatása és e-mailben történő elküldése
A kérést a Kérések modulban közvetlenül a részletes nézetből nyomtathatja ki vagy küldheti el az ügyfélnek vagy a beszállítónak.
- A kérés részletes nézetében kattintson a Nyomtatás és e‑mail gombra.
- Válassza ki, mit tartalmazzon a nyomtatvány – az alapnyomtatás mindig szerepel benne, opcionálisan adja hozzá a + Megjegyzések, + Képek, + E-mail mellékletek lehetőséget (bejelölés után kiválaszthatja a küldendő konkrét feltöltött mellékleteket).
- Válassza ki a nyomtatvány nyelvi verzióját.
- Töltse ki a Küldés címre mezőt (több címet pontosvesszővel válasszon el, vagy jelölje be a CRM-ben az ügyfélcégnél nyilvántartott e-mail címeket), a Tárgyat (alapértelmezés szerint „Kibocsátott kérés [szám]") és az üzenet Szövegét.
A Nyomtatás gomb csak legenerálja és megnyitja a PDF-et, e-mail küldése nélkül. A Nyomtatás és e‑mail gomb emellett elküldi az üzenetet a kiválasztott mellékletekkel a megadott címekre, és rejtett másolatot küld a bejelentkezett felhasználó címére; az elküldés bekerül a kérés megjegyzéseibe. Az érvénytelen e-mail címet a rendszer küldéskor csendben kihagyja, erről nem figyelmezteti a felhasználót – ezért érdemes előre ellenőrizni a megadott címek formátumát.
A kérés nyomtatott dokumentumának (PDF) tartalma
A Kérések modulból kinyomtatott kérés tartalmazza a feladó számlázási adatait és az adott csoporthoz a Modul beállításaiban megadott logót, a kérés pénznemének megfelelő bankszámla adatait, a kérés alapadatait (szám, név, cég, kapcsolattartó, dátum és érvényesség), a tételek feletti szöveget, a tételtáblázatot kóddal, névvel, mennyiséggel, árral, kedvezménnyel és ÁFA-kulccsal, valamint az elemek alatti szöveget. Ha nyomtatáskor bejelöli a + Megjegyzések vagy a + Képek opciót, a dokumentumhoz a kérés megjegyzései, illetve a tételek képei is hozzáadódnak.
Kérés létrehozása ajánlatból
Új kérést a Kérések modulban egy meglévő, az Ajánlatok modulban lévő ajánlatból is létrehozhat.
- Az ajánlat részletes nézetében válassza a kérés létrehozását.
- A párbeszédablakban válassza ki a Kéréscsoportot (kötelező mező), és egészítse ki vagy módosítsa a nevet, a rendelést, a céget, a kapcsolattartót, a pénznemet, a kiadás dátumát, az érvényességet, a belső megjegyzést és a mellékleteket.
- Az ajánlat tételtáblázatában törölje a bejelölést azoknál, amelyeket nem kell átvenni a kérésbe – alapértelmezés szerint mindegyik be van jelölve.
- Kattintson a Létrehozás gombra.
Létrejön egy új kérés a kiválasztott tételekkel, és mindkét bizonylat megjegyzéseibe bekerül a kölcsönös hivatkozás. Kiválasztott kéréscsoport nélkül megjelenik a „Nincs létrehozva/kiválasztva kéréscsoport!" üzenet, és az űrlap nem engedélyezi a küldést.
Kérés létrehozása megkapott megrendelésből
A kérést a Kérések modulban egy meglévő, a Megkapott megrendelések modulban lévő megkapott megrendelésből is létrehozhatja, az ajánlathoz hasonló eljárással. Emellett minden egyes tételnél módosíthatja a kérésbe átveendő darabszámot a Db a rendelésbe mezőben. Azok a tételek, amelyeknél a teljes megrendelt mennyiséget már átvitték kérésekbe, a táblázatban zölddel vannak kiemelve.
Kibocsátott megrendelés létrehozása a kérésből
A Kérések modulban egy lezárt kérésből egyenesen létrehozhat a beszállítónak szóló kibocsátott megrendelést. A kérés részletes nézetében kattintson a Kibocsátott megrendelés létrehozása gombra (csak akkor érhető el, ha be van kapcsolva a Megrendelések modul) – megnyílik a párbeszédablak a kérés alapján történő kibocsátott megrendelés létrehozásához. A létrejött megrendelést a kérés részletes nézete ezután az Átalakítva megrendeléssé mezőben jeleníti meg; egy kéréshez több megrendelés is kapcsolódhat.
A kérés automatikus létrehozása e-mailből
A Kérések modul automatikusan is képes új kérést létrehozni egy adott kéréscsoporthoz rendelt projekt e-mail-címre érkező bejövő e-mailből. Az e-mail tárgya a kérés neve lesz „[Email]" előtaggal, az e-mail törzse belső megjegyzésként mentődik el, és az eredeti üzenet, valamint annak összes melléklete csatolódik a kéréshez. A rendszer automatikusan visszaigazoló választ küld a feladónak, a csoport kiválasztott felhasználói pedig értesítést kapnak az új kérésről.
Integráció más modulokkal
- CRM: a kérés cégét és kapcsolattartóját a CRM modulból választja ki; a kérés részletes nézetéből közvetlenül átkattinthat a cég és a kapcsolattartó részletes nézetébe is. A kérés e-mailben történő elküldésekor bejelölheti az adott cégnél a CRM-ben nyilvántartott e-mail címeket.
- Rendelések: a kérés hozzárendelhető egy konkrét rendeléshez, és a részletes nézetéből átkattinthat a rendelés részletes nézetébe. A rendelés alapján a kérés részletes nézetében egyúttal megkeresi és megjeleníti a kapcsolódó bizonylatokat is – a kibocsátott számlákat, a kapott számlákat, a szállítóleveleket és a banki kifizetéseket, ha van hozzájuk kapcsolat.
- Termékek: a kérés tételei konkrét termék kiválasztásával is hozzáadhatók; az ár, a súly, a leírás, a vámkód és adott esetben a kép vagy a rajz automatikusan kitöltődik a csoport beállítása szerint. Az ilyen tételnél a részletes nézetben megjelenik a termékre visszamutató hivatkozás.
- Készletkezelés: ha a modul be van kapcsolva, a kérés tételei közvetlenül a raktárból is hozzáadhatók; a tételnél ekkor megjelenik, melyik raktárból származik. Ha a Készletkezelés be van kapcsolva, de a tétel nincs raktárhoz kapcsolva, figyelmeztetés jelenik meg nála.
- Ajánlatok: új kérés létrejöhet egy meglévő ajánlat kiválasztott tételeinek átvitelével; mindkét bizonylat megjegyzéseibe bekerül a kölcsönös hivatkozás.
- Megkapott megrendelések: a kérés hasonló módon egy meglévő megkapott megrendelésből is létrehozható, az átvitt mennyiség tételenkénti módosításának lehetőségével.
- Kibocsátott megrendelések: a kész kérésből egyenesen létrehozható a kibocsátott megrendelés; a kérés részletes nézete ezután megjeleníti a létrejött megrendelésre mutató hivatkozást.
- Fájlok: a kérés mellékletei, mind a nyilvánosak, mind a belsők, a közös fájlkezelést használják, beleértve a fájl közvetlenül az online szerkesztőn keresztül történő létrehozásának lehetőségét is.
- Törölt (kuka): a törölt kérések a közös Törölt listába kerülnek, ahonnan megfelelő jogosultsággal megkereshetők.
Hibaelhárítás
A Kérések modul időnként kérdéseket vet fel a hozzáférési jogokkal, az e-mailből automatikusan létrejött kérésekkel vagy a bizonylatok ügyfeleknek történő e-mailes elküldésével kapcsolatban. Ebben a részben megtalálja a válaszokat a Kérések modullal kapcsolatos gyakori kérdésekre, valamint gyakorlati tippeket a kérések listájával és tételeivel való hatékonyabb munkához.
Hibaüzenetek a Kérések modulban
A Kérések modul ezeket az üzeneteket jeleníti meg a felhasználónak, ha a megadott adat vagy a művelet nincs rendben.
| Üzenet | Mikor jelentkezik | Mit tegyen a felhasználó |
|---|---|---|
| „Nincs létrehozva/kiválasztva kéréscsoport!" | A kérés ajánlatból történő létrehozásakor, ha nincs kiválasztva kéréscsoport | Válassza ki a kéréscsoportot a Kéréscsoport mezőben |
| „Legfeljebb 60 fájl feltölthető." | Ha 60-nál több fájlt próbál feltölteni egy melléklet mezőbe | Töltsön fel kevesebb fájlt, a többit töltse fel utólag |
| „Töröl? – Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?" | A kérés, a tétel vagy a csoport minden törlése előtt | Erősítse meg Igennel, vagy utasítsa el Nemmel |
| A kedvezmény automatikusan 100%-ra korlátozódik | Ha egy tételnél 100%-nál nagyobb kedvezményt ad meg | Nincs teendő, a rendszer magától kijavítja az értéket |
| Az űrlap nem engedélyezi a küldést | A Kérés létrehozása ajánlatból párbeszédablakban kiválasztott kéréscsoport nélkül | Válassza ki a kéréscsoportot az űrlap elküldése előtt |
| A címzett nem kapta meg a kérést e-mailben, hibaüzenet nélkül | A kérés elküldésekor a megadott e-mail cím formátuma érvénytelen volt | Ellenőrizze a cím formátumát a Küldés címre mezőben, és küldje el újra |
| Az űrlap vagy a párbeszédablak egyáltalán nem nyílik meg, vagy a művelet nem hajtódik végre | A felhasználónak nincs elegendő jogosultsága az adott csoportban az adott művelethez | Kérje meg a Kérések modul adminisztrátorát a szükséges jogosultság hozzárendelésére |
Gyakori kérdések a Kérések modulhoz
Kérdés: Miért nem látok egyetlen csoportot sem, sem a Kérés létrehozása gombot a Kérések modulban?
Megoldás: Nincs hozzárendelt jogosultsága egyetlen kéréscsoporthoz sem, vagy a jogosultsága csak megtekintési szintű. Kérje meg a Kérések modul adminisztrátorát, hogy rendelje hozzá a szükséges hozzáférési szintet a Modul beállításaiban.
Kérdés: Mit jelent a „[Email]" előtag a kérés nevében?
Megoldás: A kérés automatikusan jött létre egy e-mailből, amely az adott kéréscsoporthoz rendelt projekt e-mail-címre érkezett – az e-mail tárgya lett a kérés neve, az üzenet törzse pedig a belső megjegyzés.
Kérdés: Miért állítja az ügyfél, hogy nem kapta meg a kérést e-mailben?
Megoldás: Az érvénytelen e-mail címet a rendszer küldéskor figyelmeztetés nélkül, csendben kihagyja. Ellenőrizze a megadott cím formátumát a Küldés címre mezőben, és küldje el újra a kérést.
Kérdés: Hogyan törölhetem az egész kéréscsoportot, ne csak egy kérést?
Megoldás: A teljes csoport törlése csak a Kérések modul beállításaiban, a Csoport törlése gombbal végezhető el, szemben az egyes kérés törlésével, amely közvetlenül a részletes nézetből vagy a listából érhető el.
Tippek a Kérések modullal való hatékony munkához
- Tipp: Az ismétlődően hasonló kérésekhez használja a listában a Másolás ikont a kézi, nulláról történő létrehozás helyett – az összes tétel is átmásolódik.
- Tipp: Hagyja bekapcsolva a Csak aktív kapcsolót, hogy a lejárt érvényességi dátumú kérések ne zavarják a listát.
- Tipp: Ha kézi bevitel helyett a Termékekből vagy a raktárból ad hozzá tételeket, időt takarít meg – a kód, az ár, a súly és a leírás is automatikusan kitöltődik, és csökken az elgépelés kockázata.
- Megjegyzés: A kérés mezői nincsenek kötelezővé téve az űrlapon (kivéve a kéréscsoportot ajánlatból történő létrehozáskor) – mindazonáltal javasoljuk, hogy mindig töltse ki legalább a Nevet és a Céget, hogy a kérés a listában és a Szűrőben is könnyen megtalálható legyen.