Wiki - Vállalati tudásbázis

Modul áttekintése

A Wiki modul egy központi tudásbázis vállalati dokumentumok, eljárások, útmutatók és módszertanok tárolására és kezelésére. Lehetővé teszi strukturált információs könyvtár létrehozását, amelyet minden felhasználó megoszthat a beállított hozzáférési jogok szerint.

A modul célja: A Wiki a vállalati tudás egy helyen történő megőrzésére szolgál, ahol minden jogosult munkavállaló könnyen megtalálhatja a szükséges információkat, legyen szó munkafolyamatokról, módszertanokról, műszaki útmutatókról vagy szervezeti szabályokról.

Kulcsfontosságú funkciók

• Hierarchikus mappastruktúra - Többszintű mappák a dokumentumok logikus rendszerezéséhez
• Dokumentumverziózás - Minden módosítás új verziót hoz létre, a változások története megmarad
• Teljes szöveges keresés - Gyors keresés tartalom, szerző, azonosító vagy címkék szerint
• Címkék és kulcsszavak - Dokumentumok kategorizálása könnyebb kereséshez
• Hozzáférési jogok - Részletes jogosultság-beállítás mappánként és felhasználónként
• Dokumentummelléklet - Fájlok feltöltésének lehetősége közvetlenül a dokumentumokhoz
• Közvetlen hivatkozások - Dokumentumok megosztása hivatkozásokkal bejelentkezett és nyilvános felhasználók számára
• Rich text szerkesztő - Szövegformázás, képek, táblázatok, listák
• Dokumentumazonosítók - Egyedi azonosítók rendszere könnyű hivatkozáshoz
• Egyéni rendezés - Mappák és dokumentumok sorrendjének manuális meghatározásának lehetősége

Célcsoport

A modul minden olyan munkavállaló számára készült, akiknek hozzáférésre van szükségük a vállalati tudáshoz, vagy maguk hoznak létre és kezelnek dokumentációt. A rendszergazdák beállíthatják a struktúrát és a hozzáférési jogokat, míg a normál felhasználók a modult információk keresésére és új dokumentumok létrehozására használják.

Beállítások és konfiguráció

Modul beállítások (csak rendszergazdák számára)

A Wiki modul globális beállításaihoz csak rendszergazdai jogokkal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá. A beállításokat a Wiki cím melletti fogaskerék ikonra kattintva nyithatja meg.

Útvonal: Wiki → Beállítások (fogaskerék ikon)

A beállításokban:

• Főmappákat hozhat létre (a hierarchia első szintje)
• Szerkesztheti a meglévő mappák nevét és struktúráját
• Beállíthatja az egyes mappákra vonatkozó hozzáférési jogokat
• Bekapcsolhatja az opcionális funkciókat (dokumentumazonosítók, nyilvános hivatkozások, egyéni rendezés)
• Több különálló wiki példányt konfigurálhat (ha külön kell választania a különböző tudásterületeket)

Struktúra és mappák

A Wiki többszintű mappahierarchiát használ, amely lehetővé teszi a dokumentumok logikus rendszerezését témák, osztályok vagy folyamatok szerint.

Főmappák vs. almappák

• Főmappák - Csak a rendszergazda hozhatja létre őket a modul beállításaiban. Ezek alkotják a legmagasabb szintű szervezést (pl. HR, IT, Marketing, Termelés).
• Almappák - Az almappák létrehozására jogosult felhasználók hozhatják létre (20. szintű jogosultság). Lehetővé teszik a tartalom további tagolását a főmappákon belül.

Fontos: A bal oldali fában mappa kiválasztása után a jobb oldalon megjelennek annak dokumentumai. A mappa nevére kattintva megnyitja annak tartalmát, a fastruktúra nyilakkal kibonthatja vagy összecsukhatja a mappát.

Mappák egyéni rendezése

Alapértelmezés szerint a mappák ABC sorrendben rendeződnek. A rendszergazda a globális beállításokban bekapcsolhatja a Mappák egyéni rendezése funkciót, amely lehetővé teszi a mappák megjelenítési sorrendjének manuális meghatározását numerikus sorrend (OrderNumberFolder) segítségével.

Mappabeállítások másolása

Új mappa létrehozásakor egy meglévő mappa beállításait használhatja sablonként. Ez hasznos, ha ugyanazokat a hozzáférési jogokat szeretné beállítani több mappához.

Hozzáférési jogok

A mappákra vonatkozó jogosultsági rendszer lehetővé teszi annak pontos szabályozását, hogy ki olvashatja, szerkesztheti vagy törölheti a dokumentumokat. A jogok mappánként állíthatók be, és hozzárendelhetők egyes felhasználókhoz vagy teljes pozíciókhoz (csoportokhoz).

Hozzáférési jogosultság szintjei

• Olvasás (5. szint) - A felhasználó csak megtekintheti a mappában lévő dokumentumokat. Nem hozhat létre új dokumentumokat, és nem szerkeszthet meglévőket.
• Olvasás és írás (10. szint) - A felhasználó megtekintheti a dokumentumokat és újakat hozhat létre. Szerkesztheti saját dokumentumait.
• Olvasás, írás, törlés (15. szint) - Teljes kontroll a dokumentumok felett. A felhasználó törölhet bármely dokumentumot a mappában.
• Almappák létrehozása (20. szint) - Legmagasabb jogosultság. A felhasználó új almappákat hozhat létre a mappában, és teljes kontrollt gyakorol a tartalom felett.

Jogok beállítása felhasználói csoportokhoz

A jogokat teljes csoportokhoz (pozíciókhoz) is hozzárendelheti az egyes felhasználók helyett. Ez hatékonyabb nagyobb számú felhasználó kezelésekor. Például beállíthatja, hogy a "Osztályvezető" pozícióban lévő összes felhasználónak joga van olvasni és írni a HR dokumentumok mappába.

Globális jogok minden felhasználó számára

Minden mappához bekapcsolhatja a globális jogokat a következő kapcsolókkal:

• Olvasás - mindenki (read_all) - A rendszer minden felhasználója megtekintheti a mappát
• Írás - mindenki (write_all) - Minden felhasználó létrehozhat és szerkeszthet dokumentumokat
• Törlés - mindenki (delete_all) - Minden felhasználó törölhet dokumentumokat
• Almappák - mindenki (subfolders_all) - Minden felhasználó létrehozhat almappákat

Tipp: Nyilvános dokumentumokhoz, amelyeket az egész vállalatnak látnia kell (pl. Szervezeti szabályzat, Biztonsági előírások), kapcsolja be az "Olvasás - mindenki" jogot.

Dokumentumazonosítók

A dokumentumazonosító rendszer lehetővé teszi, hogy minden dokumentumhoz egyedi azonosítót rendeljen, amely megjelenik a dokumentum fejlécében, és megkönnyíti a rá való hivatkozást a rendszer más részein.

Dokumentumazonosítók bekapcsolása

A dokumentumazonosítók mappánként kapcsolhatók be. A mappa beállításaiban jelölje be a ShowWikiDocsID opciót. Bekapcsolás után a mappában lévő minden dokumentumnál megjelenik az azonosítója [mappa száma-dokumentum száma] formátumban.

Azonosító formátum meghatározása

• Előtag (WikiDocsID_Pre) - A dokumentum azonosítója előtt megjelenő szöveg (pl. "DOC", "PROC", "METOD")
• Példa: Ha a "PROC" előtagot állítja be, az azonosító így fog kinézni: [PROC 5-42]

Azonosító stílusozása

Az azonosító megjelenését a következő beállításokkal szabhatja testre:

• Félkövér betű (FontBold) - Az azonosító félkövéren jelenik meg
• Betűméret (FontSize) - Az alapméret többszöröse (pl. 1.2 = 20%-kal nagyobb)
• Betűszín (FontColor) - Hexadecimális színkód (pl. #FF0000 piros színhez)

Azonosító használata kereséshez

Amikor a dokumentumazonosítók aktívak, a keresési panelen megjelenik egy új Dokumentum azonosító mező. Ennek segítségével gyorsan megtalálhat egy konkrét dokumentumot annak neve nélkül.

Közvetlen hivatkozások generálása

A közvetlen hivatkozások lehetővé teszik a dokumentumok megosztását más felhasználókkal URL cím segítségével. Két típusú hivatkozás létezik:

Hivatkozás bejelentkezett felhasználók számára

Ezt a hivatkozást csak a rendszerbe bejelentkezett felhasználók használhatják. A hivatkozás mindig aktív, ha a rendszergazda a globális beállításokban engedélyezte a közvetlen hivatkozások generálását.

Formátum: https://vase-domena.cz?modul=wiki&idWikiFolder=5&WikiDocsID=42

Hivatkozás bárkinek (nyilvános hozzáférés)

Ezt a hivatkozást bárki megnyithatja, bejelentkezés nélkül is. A nyilvános hivatkozások mappánként kapcsolhatók be a PublicLink opcióval.

Figyelmeztetés: Óvatosan ossza meg a nyilvános hivatkozásokat. Bárki, aki rendelkezik a hivatkozással, megtekintheti a dokumentumot bármilyen hitelesítés nélkül.

Formátum: https://vase-domena.cz/WikiDocs/idFirmy/idWiki/idSlozky/idDokumentu/hash

Felhasználói felület

Főképernyő

A Wiki modul megnyitásakor három fő rész jelenik meg:

Keresési panel (felül)

A keresési funkciókkal rendelkező panel a következő mezőket tartalmazza:

• Tartalmazza - Teljes szöveges keresés a dokumentumok neveiben, tartalmában és címkéiben
• Dokumentum azonosító - Konkrét dokumentum kiválasztása azonosító szerint (csak akkor jelenik meg, ha az azonosítók aktívak)
• Kidolgozta - Szűrés a dokumentum szerzője szerint (csak akkor jelenik meg, ha a Kidolgozta oszlop be van kapcsolva)
• Keresés itt - A keresés hatókörének kiválasztása (Minden / Jelenleg megnyitott mappa és almappák)

Bal oldali panel - Mappák fastruktúrája

A bal oldali panelen láthatja a mappák hierarchiáját fa formájában. A mappákat a nyílra kattintva bonthatja ki, vagy a mappa nevére kattintva választhatja ki. A mappa kiválasztása után a jobb oldalon megjelennek annak dokumentumai.

Tipp: Ha sok mappája van, a fastruktúrát összecsukhatja vagy kibonthatja a nyilakra kattintva. A rendszer megjegyzi a beállításait.

Jobb oldali panel - Dokumentumok megjelenítése

A képernyő jobb oldali része a kiválasztott mappa dokumentumait jeleníti meg. Minden dokumentum tartalmazza:

• Név - A dokumentum címe (kattintással kibonthatja vagy összecsukhatja a tartalmat)
• Azonosító - A dokumentum egyedi azonosítója (ha aktív)
• Címkék - Kulcsszavak a kategorizáláshoz
• Tartalom - A dokumentum formázott szövege
• Mellékletek - A dokumentumhoz csatolt fájlok listája
• Lábléc - Szerző, létrehozás dátuma, verziószám, akció ikonok

Navigáció

Mappa kiválasztása

A mappát a bal oldali fában a nevére kattintva választhatja ki. Kiválasztás után automatikusan betöltődnek a mappa dokumentumai.

Mappafa összecsukása és kibontása

A mappa neve melletti nyílra kattintva kibonthatja vagy összecsukhatja a fastruktúrát. Ez hasznos nagy hierarchiákban való navigáláskor.

Vissza gombok

A képernyő felső részén használhatja a vissza gombot a breadcrumb navigációban az előző szintre való visszatéréshez.

Alapvető műveletek

Mappa létrehozása

Főmappák (csak rendszergazda)

1. Kattintson a Wiki cím melletti fogaskerék ikonra
2. A beállításokban kattintson a Mappa hozzáadása gombra
3. Töltse ki a mappa nevét
4. Állítsa be a szintet (főmappákhoz 1. szint)
5. Konfigurálja a hozzáférési jogokat (válasszon felhasználókat vagy pozíciókat)
6. Opcionálisan kapcsolja be:
   • Dokumentumok egyéni rendezése (CustomOrderDocs)
   • Dokumentumazonosítók megjelenítése (ShowWikiDocsID)
   • Nyilvános hivatkozások (PublicLink)
7. Mentse el a módosításokat a Mentés gombbal

Almappák (jogosult felhasználók)

1. Válassza ki a bal oldali panelen azt a mappát, ahol almappát szeretne létrehozni
2. A jobb oldalon kattintson a Mappa létrehozása gombra
3. Folytassa ugyanúgy, mint a főmappáknál
4. A szint automatikusan beállításra kerül a szülőmappa szerint

Megjegyzés: A Mappa létrehozása gomb csak a 20-as vagy magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználók számára jelenik meg.

Dokumentum létrehozása

1. Válassza ki a bal oldali panelen azt a mappát, ahol dokumentumot szeretne létrehozni
2. Kattintson a + Új dokumentum gombra a jobb felső sarokban
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Név - Kötelező mező, a dokumentum neve
   • Kidolgozta - Opcionális, a dokumentum szerzőjének kiválasztása (csak akkor jelenik meg, ha a Kidolgozta oszlop be van kapcsolva)
   • Címkék - Kulcsszavak a kereséshez (minimum 2 karakter, megadhat újakat vagy kiválaszthat meglévőket)
   • Tartalom - Formázott szöveg a TinyMCE rich text szerkesztővel (használhat félkövér betűt, listákat, képeket, táblázatokat, hivatkozásokat stb.)
   • Mellékletek - Fájlok feltöltése a Dropzone területre húzással vagy rákattintással
4. Kattintson a Mentés gombra

Mellékletek feltöltése

A dokumentumhoz kétféleképpen csatolhat fájlokat:

• Húzással - Húzza a fájlokat az egérrel a "Dropzone" jelöléssel ellátott területre
• Kattintással - Kattintson a Dropzone területre és válassza ki a fájlokat a lemezről
• OnlyOffice - Az Új fájl gomb lehetővé teszi dokumentum létrehozását közvetlenül az OnlyOffice szerkesztőben

Korlátok:

• Legfeljebb 60 fájl egyszerre
• Egy fájl maximális mérete: 100 MB

Dokumentum szerkesztése

1. A dokumentumlistában keresse meg a szerkeszteni kívánt dokumentumot
2. A dokumentum láblécében kattintson a ceruza ikonra (csak akkor jelenik meg, ha rendelkezik jogosultsággal)
3. Szerkessze az űrlapot ugyanúgy, mint a létrehozáskor
4. Kattintson a Mentés gombra

Fontos: A dokumentum szerkesztése új verziót hoz létre. Az eredeti verzió megmarad az előzményekben, és bármikor visszatérhet hozzá.

Ki szerkesztheti a dokumentumot

• A dokumentum szerzője (a felhasználó, aki létrehozta a dokumentumot)
• A mappához 10-es vagy magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználók

Verziók megtekintése

Minden dokumentum megőrzi az összes verzió előzményeit. Így nyomon követheti, hogyan fejlődött a dokumentum az idő múlásával.

1. A dokumentum láblécében keresse meg a "verzió X" szöveget (ahol X a verziószám)
2. Kattintson erre a szövegre
3. Megnyílik egy párbeszédablak a dokumentum összes verziójának listájával
4. Minden verzióhoz láthatja:
   • A verzió nevét
   • A verzió tartalmát
   • A verzió címkéit
   • A verzió mellékleteit
   • A szerzőt és a létrehozás dátumát

Tipp: A verziótörténet hasznos, ha meg kell tudnia, hogyan nézett ki a dokumentum a múltban, vagy helyre kell állítania egy régebbi szöveget.

Törlés

Dokumentum törlése

1. A dokumentum láblécében kattintson a kereszt ikonra
2. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban
3. A dokumentum a törölt rekordok mappájába kerül

Ki törölheti a dokumentumot:

• A dokumentum szerzője (a felhasználó, aki létrehozta a dokumentumot)
• A mappához 15-ös vagy magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználók

Mappa törlése

1. Válassza ki a mappát a bal oldali panelen
2. A jobb oldalon kattintson a Mappa törlése gombra
3. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban

Figyelmeztetés: A törölt mappa nem állítható vissza. Törlés előtt győződjön meg róla, hogy biztos benne.

Ki törölheti a mappát: Csak a mappához 20-as vagy magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználók.

Törölt dokumentumokhoz való hozzáférés

1. Válassza ki a mappát a bal oldali panelen
2. A jobb oldalon kattintson a Törölt gombra
3. Megjelenik a törölt dokumentumok listája
4. A törölt dokumentumokat visszaállíthatja (ha rendelkezik jogosultsággal)

Keresés

Keresési kritériumok

Tartalmazza

A teljes szöveges keresés átvizsgálja a dokumentumok nevét, tartalmát, címkéit és metaadatait. Megadhat egy vagy több szóközzel elválasztott kulcsszót.

Példa: Ha beírja a "biztonság munka" kifejezést, a rendszer megtalálja az összes olyan dokumentumot, amely tartalmazza a "biztonság" VAGY "munka" szavakat.

Keresés ékezetekkel/ékezetek nélkül: A modul beállításaiban bekapcsolható az ékezetre érzékeny keresés. Alapértelmezés szerint a rendszer az ékezetektől függetlenül keres.

Tipp: A rendszer HTML entitásokban is keres, így megtalálja a speciális karaktereket és formázást is.

Dokumentum azonosító

Ha a dokumentumazonosítók aktívak, kiválaszthat egy konkrét dokumentumot a listából. Ez a mező csak akkor jelenik meg, ha vannak aktív dokumentumazonosítókkal rendelkező mappák.

1. A Dokumentum azonosító mezőben válasszon ki egy dokumentumot a listából
2. A rendszer automatikusan megkeresi és megjeleníti a dokumentumot

Kidolgozta

Szűrés a dokumentum szerzője szerint. Ez a mező csak akkor jelenik meg, ha a beállításokban be van kapcsolva a Kidolgozta oszlop.

1. A Kidolgozta mezőben válasszon ki egy felhasználót a listából
2. Csak a kiválasztott felhasználó által létrehozott dokumentumok jelennek meg

Keresés itt

Meghatározza a keresés hatókörét:

• Minden - Átvizsgálja a teljes wiki adatbázist
• Jelenleg megnyitott mappa és almappák - Korlátozza a keresést a kiválasztott mappára és annak alfájára

Keresés indítása

A keresést háromféleképpen indíthatja el:

• A Keresés gombra kattintással (nagyító ikon)
• Az Enter billentyű lenyomásával a Tartalmazza mezőben
• A Dokumentum azonosító vagy Kidolgozta mezőkben lévő szűrő megváltoztatásával (automatikus keresés)

Keresés törlése

Kattintson a Keresés gomb melletti piros X gombra. A rendszer törli az összes keresési kritériumot, és visszatér az utoljára kiválasztott mappa megjelenítéséhez.

Keresési eredmények

A keresés elindítása után megjelennek a megadott kritériumoknak megfelelő dokumentumok. Minden eredménynél láthatja:

• A dokumentum nevét
• Zöld címke a mappa nevével - Mutatja, melyik mappából származik a dokumentum
• A mappa teljes elérési útja - Megjeleníti a mappák hierarchiáját (pl. IT → Útmutatók → Windows)
• A dokumentum tartalma - Kibonthatja és elolvashatja a teljes dokumentumot

Tipp: A zöld címke a mappa nevével kattintható. Rákattintva közvetlenül a mappába lép, ahol a dokumentum található.

Speciális funkciók

Egyéni rendezés

Mappák rendezése

1. A rendszergazda a wiki beállításaiban bekapcsolja a Mappák egyéni rendezése funkciót
2. Minden mappa beállításaiban meghatározza a sorrend számát (OrderNumberFolder)
3. A mappák a bal oldali fában ezen sorrend szerint jelennek meg

Szabványos viselkedés: Ha az egyéni rendezés nincs bekapcsolva, a mappák ABC sorrendben rendeződnek.

Dokumentumok rendezése

1. A rendszergazda a mappánál bekapcsolja a CustomOrderDocs funkciót
2. Minden dokumentumnál a láblécben megjelenik az "Egyéni sorrend" mező akció ikonokkal
3. A mínusz ikonra kattintva csökkenti a dokumentum sorrendjét (feljebb tolja)
4. A plusz ikonra kattintva növeli a dokumentum sorrendjét (lejjebb tolja)
5. Vagy közvetlenül módosítsa a sorrend számát (OrderNumberDocs)

Tipp: Az egyéni rendezés hasznos, ha a fontos dokumentumokat mindig a lista tetején szeretné tartani, a létrehozás dátumától vagy névtől függetlenül.

Tartalom tömörítése és kibontása

A gyorsabb navigáció érdekében összecsukhatja vagy kibonthatja az összes dokumentum tartalmát egyszerre.

Globális tömörítés

1. A jobb oldali panelen a dokumentumlista felett kattintson a tömörítés ikonra (két négyzet befelé)
2. Minden dokumentum összecsukódik, csak a fejléceik jelennek meg
3. A dokumentum nevére kattintva kibonthat egy-egy dokumentumot

Globális kibontás

1. Kattintson a kibontás ikonra (két négyzet kifelé)
2. Minden dokumentum kibontásra kerül, és megjelenik a tartalmuk

Tipp: A tömörítés hasznos sok dokumentumot tartalmazó mappákban, ahol név alapján gyorsan szeretne megtalálni egy konkrét dokumentumot.

Közvetlen hivatkozások

A közvetlen hivatkozások lehetővé teszik a dokumentumok megosztását más felhasználókkal URL cím segítségével, amelyet elküldhet e-mailben vagy azonnali üzenetküldésen keresztül.

1. A dokumentum láblécében kattintson a külső hivatkozás ikonra (négyzet nyíllal)
2. Megnyílik egy párbeszédablak a generált hivatkozásokkal
3. Válassza ki a hivatkozás típusát:
   • Hivatkozás bejelentkezett felhasználók számára - Bejelentkezést igényel a rendszerbe
   • Hivatkozás bárkinek - Nyilvános hozzáférés bejelentkezés nélkül (csak akkor jelenik meg, ha a mappánál be van kapcsolva a PublicLink)
4. Kattintson a Másolás gombra
5. A hivatkozás a vágólapra kerül, és beillesztheti e-mailbe vagy más alkalmazásba

Biztonsági figyelmeztetés: Csak megbízható személyekkel ossza meg a nyilvános hivatkozásokat. Bárki, aki rendelkezik a hivatkozással, megtekintheti a dokumentumot bármilyen hitelesítés nélkül.

Dokumentum nyomtatása

1. A dokumentum láblécében kattintson a nyomtató ikonra
2. Megnyílik a nyomtatási előnézet csak a kiválasztott dokumentum tartalmával
3. A vezérlőelemek (akció ikonok) automatikusan elrejtésre kerülnek
4. Nyomtassa ki a dokumentumot a böngésző szabványos nyomtatási párbeszédablakával

Tipp: A nyomtatást a dokumentum PDF-ként való mentésére is használhatja a böngésző "Nyomtatás PDF-be" funkciójával.

OnlyOffice integráció

Az OnlyOffice integráció lehetővé teszi dokumentumok (Word, Excel, PowerPoint) létrehozását és szerkesztését közvetlenül a böngészőben, anélkül, hogy le kellene töltenie és újra fel kellene töltenie a fájlokat.

Új dokumentum létrehozása

1. Dokumentum létrehozásakor vagy szerkesztésekor keresse meg a Mellékletek részt
2. Kattintson az Új fájl gombra
3. Válassza ki a dokumentum típusát (Word dokumentum, Excel táblázat, PowerPoint bemutató)
4. Az OnlyOffice szerkesztő új ablakban nyílik meg
5. Hozza létre a dokumentum tartalmát
6. Zárja be a szerkesztőt - a dokumentum automatikusan mentésre kerül a mellékletek közé

Meglévő melléklet szerkesztése

1. A mellékletnél kattintson a szerkesztés gombra (ha a fájl szerkeszthető az OnlyOffice-ban)
2. Az OnlyOffice szerkesztő megnyílik a fájl tartalmával
3. Végezze el a módosításokat
4. Zárja be a szerkesztőt - a módosítások automatikusan mentésre kerülnek

Integrációk

Összekapcsolt modulok

Feladatok és projektek

A Feladatok és Projektek modulban a feladat leírásában hivatkozhat wiki dokumentumokra. Csak másolja ki a dokumentumra mutató közvetlen hivatkozást, és illessze be a feladat szövegébe.

Fájlok

A wiki dokumentumok összes melléklete a Fájlok modul központi tárhelyén kerül tárolásra. Ez azt jelenti, hogy:

• A mellékletek ugyanazt az infrastruktúrát osztják meg, mint a rendszer többi fájlja
• A mellékletek titkosítottak és biztonságosan tároltak
• A mellékletre más modulokból is hivatkozhat

Solr - Teljes szöveges keresés

A dokumentumok mellékletei automatikusan indexálásra kerülnek a Solr rendszerben, amely szöveget nyer ki a dokumentumokból (PDF, Word, Excel stb.), és lehetővé teszi a teljes szöveges keresést a mellékletek tartalmában is.

AI Chat

Ha használja az AI Chat modult, az AI asszisztens válaszait közvetlenül elmentheti a wikibe új dokumentumként. Ez hasznos az AI által generált hasznos információk megőrzéséhez.

Adatfolyamatok

Dokumentum mentése

1. A felhasználó kitölti az űrlapot és a Mentés gombra kattint
2. A rendszer elmenti a rekordot a WikiDocs táblába
3. A mellékletek a Files táblába kerülnek mentésre
4. A dokumentum és a mellékletek közötti kapcsolat létrejön a WikiDocs_has_Files táblában
5. A mellékletek indexálásra kerülnek a Solr-ban teljes szöveges kereséshez

Verziózás

1. A dokumentum szerkesztésekor a rendszer új rekordot hoz létre a WikiDocs táblában
2. Az új rekord ugyanazzal a WikiDocs_ID-val rendelkezik, mint az eredeti, de magasabb verziószámmal
3. Az eredeti verzió megmarad az adatbázisban
4. A dokumentum megjelenítésekor mindig a legújabb verzió jelenik meg (max(version))

Hozzáférési jogok

1. A jogok a WikiFolder táblában vannak definiálva
2. A mappa megjelenítésekor a rendszer ellenőrzi a felhasználó jogosultságait
3. Ha a felhasználónak nincs joga olvasni a mappát, a mappa nem jelenik meg a bal oldali fában
4. Ha a felhasználónak nincs joga írni, nem jelenik meg az Új dokumentum gomb

Tippek és trükkök

1. Használjon konzisztens címkéket - Egyezzen meg a csapatban a szabványos címkékről (pl. "útmutató", "eljárás", "biztonság", "módszertan"). Ez megkönnyíti a keresést a dokumentumok között, és segít a wiki rendszerezetten tartásában.
2. Strukturálja logikusan a mappákat - A mappák hierarchiájának meg kell felelnie a vállalati struktúrának vagy folyamatoknak. Pl. első szint osztályok szerint (IT, HR, Marketing), második szint témák szerint (IT → Útmutatók, IT → Biztonság).
3. Használjon dokumentumazonosítókat a fontos eljárásokhoz - Azoknál a dokumentumoknál, amelyekre gyakran hivatkoznak (biztonsági eljárások, módszertanok, űrlapok), kapcsolja be a dokumentumazonosítókat. Más felhasználók könnyedén mondhatják, hogy "járj el a METOD 5-42 szerint".
4. A verziózás a barátod - Ne féljen szerkeszteni a dokumentumokat. A verziótörténet megmarad, így mindig visszatérhet az előző verzióhoz, ha elrontott valamit.
5. Óvatosan ossza meg a nyilvános hivatkozásokat - A nyilvános hivatkozást bárki megnyithatja az interneten. Csak olyan dokumentumokhoz használja, amelyeket tényleg külső személyekkel kell megosztania. Belső megosztáshoz használja a bejelentkezett felhasználóknak szóló hivatkozást.
6. Használjon mellékleteket a fájlok központosításához - Ahelyett, hogy különböző helyeken tárolná a fájlokat (e-mail, megosztott lemez, felhő), töltsön fel minden kapcsolódó fájlt a wiki dokumentum mellékleteiként. Egy helyen lesznek, és mindenki könnyen megtalálja őket.
7. Rendszeresen ellenőrizze a Törölt mappát - Ha rendelkezik törlési jogosultsággal, időnként ellenőrizze a Törölt mappát. A véletlenül törölt dokumentáció még visszaállítható.
8. Használja a tartalom tömörítését - Több tucat dokumentumot tartalmazó mappákban használja a globális tömörítést (tömörítés ikon). Csak a dokumentumok nevei jelennek meg, és gyorsan megtalálhatja a keresett dokumentumot.
9. Állítsa be a dokumentumok rendezését - A jobb panelen lévő rendezés ikon lehetővé teszi a dátum, név és egyéni sorrend közötti váltást. Találja meg az Önnek megfelelő rendezési módot.
10. Írjon érthető dokumentumneveket - A "Dokumentum 1" helyett használjon leíró nevet, mint például "Eljárás a raktár lezárásához műszak végén". Ez megkönnyíti a keresést és a tájékozódást a wikiben.

Gyakori problémák és megoldások

Nem látom az Új dokumentum gombot

Lehetséges okok és megoldások:

• Nincs joga a mappához - Legalább 10-es szintű jogosultságra van szüksége (Olvasás és írás). Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával, hogy ossza ki Önnek a jogokat.
• Nincs kiválasztott mappa - Győződjön meg róla, hogy kiválasztott egy mappát a bal oldali panelen. Mappa kiválasztása nélkül a gomb nem jelenik meg.
• A keresés aktív - Keresés során az Új dokumentum gomb nem jelenik meg. Törölje a keresést a piros X-re kattintva.

Nem tudok mappát létrehozni

Lehetséges okok és megoldások:

• Főmappát szeretne létrehozni - A főmappákat (első szint) csak a rendszergazda hozhatja létre a beállításokban. Ha nem rendszergazda, csak almappákat hozhat létre a meglévő mappákban.
• Nincs joga almappákhoz - Almappák létrehozásához 20-as szintű jogosultságra van szükség. Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.
• Nincs kiválasztott szülőmappa - Almappa létrehozásához először ki kell választania azt a mappát, amelyben az almappát létre szeretné hozni.

A keresés nem találja a dokumentumokat

Lehetséges okok és megoldások:

• Rossz területen keres - Ellenőrizze, hogy a megfelelő hatókört választotta-e ki a "Keresés itt" mezőben. Ha konkrét mappa van kiválasztva, váltson a "Minden" opcióra.
• A kulcsszó túl specifikus - Próbáljon más kulcsszót vagy címkét. Több szóközzel elválasztott szót is megadhat.
• Nincs joga a mappához - A rendszer csak azokból a mappákból jelenít meg dokumentumokat, amelyekhez hozzáférése van. Ha a dokumentum olyan mappában van, amelyhez nincs joga, nem jelenik meg az eredmények között.
• A keresés ékezetre érzékeny - Próbálja meg megadni a szót ékezetekkel és ékezetek nélkül is. A rendszergazda a beállításokban módosíthatja a keresés érzékenységét.

Nem tudom törölni a dokumentumot

Lehetséges okok és megoldások:

• Nem Ön a dokumentum szerzője - A dokumentumot csak a szerzője vagy a mappához 15-ös szintű jogosultsággal rendelkező felhasználó törölheti.
• Nincs joga a mappához - Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával, hogy ossza ki Önnek a 15-ös szintű jogosultságot (Olvasás, írás, törlés).

A mellékletek nem töltődnek fel

Lehetséges okok és megoldások:

• A fájl túl nagy - Egy fájl maximális mérete 100 MB. Próbálja meg tömöríteni vagy felosztani a fájlt.
• Túllépte a fájlok számát - Egyszerre legfeljebb 60 fájlt tölthet fel. Ossza fel a feltöltést több részre.
• Instabil kapcsolat - Ellenőrizze az internetkapcsolatát. Ha a kapcsolat lassú, próbáljon kevesebb fájlt feltölteni.
• Szerverhiba - Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával, ha a probléma továbbra is fennáll.

Nem tudom szerkeszteni a dokumentumot

Lehetséges okok és megoldások:

• Nem Ön a dokumentum szerzője - A dokumentumot csak a szerzője vagy a mappához 10-es vagy magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználó szerkesztheti.
• Nincs joga a mappához - Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával, hogy ossza ki Önnek a 10-es szintű jogosultságot (Olvasás és írás).

Nem jelenik meg a Kidolgozta oszlop vagy a Dokumentum azonosító

Lehetséges okok és megoldások:

• A funkció nincs bekapcsolva - A Kidolgozta oszlopot a rendszergazda kapcsolja be a modul globális beállításaiban. A dokumentumazonosítók mappánként kapcsolhatók be. Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.

Nem tudok nyilvános hivatkozást generálni

Lehetséges okok és megoldások:

• A nyilvános hivatkozások nem engedélyezettek - A mappánál be kell kapcsolni a PublicLink opciót. Lépjen kapcsolatba a mappa vagy a rendszer rendszergazdájával.
• A hivatkozások generálása tiltott - A rendszergazda a globális beállításokban letilthatja a közvetlen hivatkozások generálását. Lépjen kapcsolatba a rendszergazdával.

---

Utolsó frissítés dátuma: =date("j.n.Y")?>