Eszköznyilvántartás
Modul áttekintés
Cél
Az Eszköznyilvántartás modul a vállalati eszközök átfogó kezelésére szolgál - a beszerzéstől, a munkavállalókhoz való hozzárendelésen, mozgáskövetésen, leltározáson, felülvizsgálatokon át a selejtezésig. Lehetővé teszi a tárgyi és immateriális befektetett eszközök, kis értékű eszközök, fogyóanyagok és általános anyagok nyilvántartását a helyszín, felelős személyek és aktuális állapot pontos követésével.
Főbb funkciók
- Eszköznyilvántartás részletes információkkal - nyilvántartási szám, leltári szám, sorozatszám, név, kategória, típus, mennyiség
- Eszközök hozzárendelése felhasználókhoz, irodákhoz, járművekhez vagy CRM cégekhez
- Eszközátadások opcionális jóváhagyási munkafolyamattal
- Selejtezés és felhasználás indokokkal - eladás, likvidálás, felhasználás, kopás, sérülés
- Leltározás leltárlistákkal QR-kód támogatással
- Eszközfelülvizsgálatok automatikus határidő-hosszabbítással és értesítésekkel
- QR-kódok címkenyomtatáshoz és mobil leolvasáshoz
- Átadási jegyzőkönyvek - egyszerű és összetett kölcsönzések
- XLSX importálás és automatikus HW információ importálás asztali alkalmazásból
- Egyéni mezők a nyilvántartás bővítéséhez specifikus adatokkal
Célközönség
- Eszközkezelők - teljes nyilvántartás vezetése, hozzáadás, szerkesztés, leltározás
- Hozzárendelt eszközökkel rendelkező munkavállalók - saját eszközeik megtekintése, anyagok felhasználásának lehetősége
- Könyvelők - átadások és selejtezések jóváhagyása, könyvelési adatok ellenőrzése
- Felettesek - beosztottak átadásainak jóváhagyása, csapat eszközeinek ellenőrzése
- Vállalatvezetés - eszközállapot, értékek, helyszínek áttekintése
Beállítások és konfiguráció
Modul beállítások
Beállítások elérési útja: Beállítások → Eszköznyilvántartás (fogaskerék ikon a modul jobb felső sarkában)
Általános beállítások
Az Általános beállítások részben megadhatja, mely modulfunkciókat fogja használni:
- Leltári szám használata - ha be van jelölve, a Leltári szám mező megjelenik a nyilvántartásban
- Leltári szám használata nyilvántartási számként - a leltári szám helyettesíti a szabványos nyilvántartási számot
- Sorozatszám használata - mező jelenik meg a gyártói sorozatszám megadásához
- Eszköztípus használata - lehetővé teszi az eszközkategória további meghatározását egyéni típussal
- Helyszín használata - Helyszín mező hozzáadása földrajzi elhelyezéshez
- Szoba használata - Szoba mező hozzáadása pontos lokalizáláshoz
- Eszközállapot használata - lehetővé teszi állapot megadását mint "Új", "Használt", "Sérült"
- Kép használata - lehetővé teszi eszközfotók feltöltését
- Átadási jegyzőkönyvek használata - összetett kölcsönzések aktiválása
- Egyszerű átadási jegyzőkönyvek használata - egyszerű jegyzőkönyv generálásának engedélyezése Word-ben
- Aktuális könyv szerinti egységár használata - értékcsökkenés követéséhez
- Nyilvántartási csoport használata - kategorizálás a könyveléshez
- Számla használata - könyvelési számla könyveléshez
- Különböző felülvizsgálatok száma - hány felülvizsgálati típust szeretne használni
Helyszíntípusok
Válassza ki, mely helyszíntípusokat fogja használni:
- Rábízott eszköz - eIntranet felhasználó - konkrét munkavállalóhoz rendelt eszköz
- Rábízott eszköz - egyéb személy - az eIntranet rendszeren kívüli személy
- Iroda - elhelyezés konkrét irodában
- Jármű - járműben lévő eszköz
- Nem hozzárendelt - raktárban lévő eszköz hozzárendelés nélkül
- CRM - cég - CRM ügyfélnek kölcsönzött eszköz
Eszköztípusok
Ebben a részben az alapkategóriákon kívül egyéni eszköztípusokat határozhat meg. Például:
- Számítógépek
- Bútorok
- Járművek
- Szerszámok
- Elektronika
Minden típushoz beállíthat e-mail értesítést mennyiség változásakor - hasznos kritikus tételek követéséhez.
Egyéni mezők
Az egyéni mezők lehetővé teszik a nyilvántartás bővítését a vállalat specifikus adataival. Legfeljebb 10 egyéni mezőt hozhat létre különböző típusokból:
Egyéni mezőtípusok:
- Igen/Nem (jelölőnégyzet) - jelölőnégyzet mező logikai értékekhez
- Egész szám - tizedesjegyek nélküli egész számokhoz
- Tizedes szám - pontos numerikus értékekhez
- Dátum - dátum kiválasztás naptár segítségével
- Lista - kiválasztás (selectbox) - előre beállított értékek pontosvesszővel elválasztva
- Szöveg - 1 sor - rövid szövegbevitel
Egyéni mező beállításai:
- Adja meg a Mezőnevet - címkeként jelenik meg
- Válassza ki a mező Típusát a listából
- Lista típusnál adja meg a Pontosvesszővel elválasztott értékeket (pl. "Új;Használt;Sérült")
- Jelölje be a Kötelező opciót, ha eszköz létrehozásakor ki kell tölteni
- Jelölje be a Megjelenítés táblázatban opciót az oszlop megjelenítéséhez a fő áttekintésben
Átadások és jóváhagyások
Jóváhagyási munkafolyamat átadásokhoz:
- Átadás jóváhagyási folyamat használata - ha be van jelölve, az átadások jóváhagyást igényelnek
- Munkavállaló távozása - info e-mail küldése felhasználóknak - válassza ki azokat a vezetőket, akik értesítést kapnak, ha hozzárendelt eszközökkel rendelkező munkavállaló távozik
Jóváhagyási munkafolyamat selejtezéshez:
- Selejtezés jóváhagyási folyamat használata - selejtezés jóváhagyást igényel
- Részleges selejtezés engedélyezése - lehetőség csak az eszközök egy részének selejtezésére (pl. 5 darab 10-ből)
- Selejtezési okok - válassza ki az elérhető okokat: Eladás, Fizikai likvidálás, Ajándékozás, Osztályok közötti átadás, Felhasználás, Egyéb, Kopás, Sérülés
Felülvizsgálatok
Ha vállalata rendszeres eszközfelülvizsgálatokat végez (elektromos készülékek, tűzoltó készülékek, elsősegély készletek), állítsa be a felülvizsgálati típusokat:
- Az Általános beállításokban állítsa be a Különböző felülvizsgálatok számát (pl. 2)
- A Felülvizsgálatok részben kattintson a Felülvizsgálat típus hozzáadása gombra
- Adja meg a Nevet (pl. "Elektromos felülvizsgálat")
- Állítsa be az Intervallumot hónapokban (pl. 12 éves felülvizsgálathoz)
- Jelölje be az Aktív opciót
- Opcionálisan állítsa be az Automatikus feladat létrehozása X nappal a felülvizsgálat előtt opciót
HW Info
Számítógépek és laptopok automatikus leltározásához:
- HWInfo-ból importálás engedélyezése - aktiválja a funkciót
- Eszköztípusba importálás - válassza ki, melyik típusba importálódjanak a PC/NB-k
- Engedélyezett IP címek - biztonsági korlátozás, mely IP-címekről engedélyezett az importálás
- Telepítő letöltése - telepítőcsomag generálása számítógépekre történő telepítéshez
Felhasználói jogok
Jogbeállítások elérési útja: Beállítások → Felhasználók → Felhasználó kiválasztása → Jogok → Eszköznyilvántartás
Alapvető hozzáférési szintek:
- Nincs hozzáférés - a felhasználó egyáltalán nem látja a modult
- Látja a rábízott eszközöket - csak az ehhez a felhasználóhoz rendelt eszközök jelennek meg, nincs szerkesztés
- Látja a rábízott eszközöket és felhasználhatja a sajátját (fogyó- és általános anyagok) - felhasználhatja saját fogyó- és általános anyagait
- Látja a rábízott eszközöket és felhasználhatja/átadhatja a sajátját (bármely eszköztípus) - saját eszközök teljes kezelése beleértve az átadásokat
- Mindent lát és felhasználhatja/átadhatja a saját rábízott eszközeit (bármely típus) - látja a teljes leltárt, csak saját eszközöket szerkeszt
- Mindent lát és felhasználhat (bármely eszköztípus) - mindent lát, bármilyen eszközt felhasználhat
- Mindent szerkeszthet/hozzáadhat + leltárlisták - modul adminisztrátor, leltárlistákat hozhat létre
- Szerkeszthet/hozzáadhat/törölhet/visszaállíthat (beleértve leltár- és felülvizsgálati listákat) - teljes adminisztrátor törlési jogokkal
További jogok (jelölőnégyzetek):
- Látja a beosztottak átadási kérelmeit - megjeleníti a beosztott munkavállalók átadásait
- Látja az összes átadási kérelmet - áttekintés a vállalat összes átadásáról
- Munkavállaló távozás megerősítése e-mailben - értesítést kap munkavállaló távozásakor
- Látja az összes selejtezési kérelmet - áttekintés az összes selejtezésről
- Látja az átadási kérelmeket (könyvelő) - könyvelő jóváhagyja az átadásokat
- Átadási kérelmek (ügyvezető) - ügyvezető mint végső jóváhagyó
- Info e-mail fogadása befejezett mozgásokról (átadások/selejtezések) - értesítés befejezett műveletekről
Felhasználói felület
Főképernyő
Az Eszköznyilvántartás modul megnyitása után a főképernyőt látja ezekkel a fülekkel:
- Eszközök - fő táblázat az összes eszközzel
- Eszközátadások - áttekintés a felhasználók/helyszínek közötti átadásokról (ha a munkafolyamat engedélyezve van)
- Selejtezések/Felhasználások - selejtezett eszközök listája
- Selejtezések/Felhasználások - Jóváhagyás - jóváhagyásra váró kérelmek (ha a munkafolyamat engedélyezve van)
- Leltárlisták - leltárlisták listája
- Felülvizsgálati lapok - elvégzett felülvizsgálatok áttekintése
- Átadási jegyzőkönyvek (Kölcsönzések) - összetett kölcsönzések (ha engedélyezve van)
- HWInfo importok - importok asztali alkalmazásból (ha engedélyezve van)
Navigáció
Kattintson egy fülre a nézet váltásához. Az aktív fül zölddel van kiemelve. Az Eszközátadások és Selejtezések/Felhasználások - Jóváhagyás füleknél piros jelvény látható a függőben lévő elemek számával.
Gombok és műveletek
Az Eszközök fül felső panelje:
- Eszköz hozzáadása - párbeszédablak megnyitása új eszközrekord beviteléhez
- Munka a kijelöltekkel - legördülő menü a megjelölt elemek műveleteivel:
- Eszköz átadása - több elem tömeges átadása egyszerre
- Kijelöltek törlése - több elem törlése (csak adminisztrátor)
- Összes kijelölése - az összes látható elem megjelölése
- Kijelölés megszüntetése - az összes elem jelölésének megszüntetése
- Leltározás - a megjelölt eszközök hozzáadása az aktív leltárlistához (a gomb csak akkor jelenik meg, ha van aktív lista)
- XLSX-ből importálás - eszközök tömeges importálása Excel fájlból
- QR-kódok nyomtatása - QR-címkék generálása a kiválasztott eszközökhöz
- Törölt - lomtár megjelenítése törölt elemekkel (14 nap a visszaállításra)
Gombok az eszköztáblázatban:
- Excel - látható adatok exportálása XLSX fájlba (csak Chrome)
- Nyomtatás - aktuális nézet nyomtatása
- Oszlop láthatóság - megjelenített oszlopok kiválasztása
- Keresés készítő - haladó eszköz összetett szűrők létrehozásához
Művelet ikonok a táblázat soraiban:
- Szem - eszköz részleteinek megjelenítése
- Kereszt - rekord törlése (csak adminisztrátor)
- Jelölőnégyzet - megjelölés tömeges műveletekhez
Szűrőpanel
Kattintson a Szűrő gombra a haladó szűrőket tartalmazó panel kinyitásához/bezárásához. Az aktív szűrőt piros fejlécszín jelzi.
Elérhető szűrők:
- Eszközkategória - egy vagy több kategória kiválasztása (Tárgyi befektetett, Immateriális befektetett, Kis értékű, Fogyó, Általános)
- Helyszíntípus - szűrés az eszköz helye szerint
- Nyilvántartási szám - keresés pontos vagy részleges szám alapján
- Beszállító - beszállító kiválasztása a meglévőkből
- Osztály - szűrés osztály szerint (több is kiválasztható)
- Név - szöveges keresés az eszköz nevében
- Helyszín - földrajzi helyszín (ha használja)
- Eszközállapot - szűrés állapot szerint (ha használja)
Alapműveletek
Eszközrekord létrehozása
- Kattintson az Eszköz hozzáadása gombra a modul tetején
- Megnyílik egy űrlapot tartalmazó párbeszédablak
- Töltse ki a csillaggal jelölt kötelező mezőket:
Alapinformációk:
- Nyilvántartási szám - automatikusan előre kitöltve szám/év formátumban, módosítható
- Leltári szám - ha a beállításokban engedélyezve van, adjon meg egyedi számot
- Sorozatszám - gyártói sorozatszám (ha engedélyezve van)
- Név - válasszon a meglévőkből vagy adjon meg újat (automatikus kiegészítéssel)
- Kép - húzza ide vagy kattintson eszközfotók feltöltéséhez (ha engedélyezve van)
Osztályozás:
- Eszközkategória - válasszon a legördülő menüből:
- Tárgyi befektetett eszközök
- Immateriális befektetett eszközök
- Kis értékű eszközök
- Fogyóanyagok
- Általános anyagok
- Eszköztípus - kategória meghatározása egyéni típussal (ha engedélyezve van és ha létrehozott típusokat a beállításokban)
Mennyiség:
- Mennyiség (Egység) - mértékegységek száma (alapértelmezett érték 1)
- Egységtípus - mértékegység a legördülő menüből: db, kg, t, cm, m, cm2, m2, m3, ml, L, hl, készlet, gyűjtemény, sorozat, kit, raklap, csomag, óra
Felülvizsgálatok (ha aktiválva van):
- Felülvizsgálat típus [0] - válasszon felülvizsgálat típust (pl. "Elektromos felülvizsgálat")
- Következő felülvizsgálat dátuma [0] - automatikusan számítva a beállított intervallum alapján, módosítható
- Több felülvizsgálat típus használata esetén töltse ki a Felülvizsgálat típus [1], [2] stb. mezőket is
Pénzügyi adatok:
- Beszerzési egységár - ár mértékegységenként CZK-ban
- Beszerzési mód - válasszon: Vásárlás, Ingyenes átadás, Ajándékozás, Osztályok közötti átadás, Saját gyártás
- Beszállító - válasszon a meglévőkből vagy adjon meg újat
- Számla száma - kapott számlákhoz kapcsoláshoz
- Aktuális könyv szerinti egységár - értékcsökkenés követéséhez (ha engedélyezve van)
Dátumok:
- Beszerzés dátuma - mikor vásárolták az eszközt (alapértelmezett mai dátum)
- Nyilvántartásba vétel dátuma - mikor vették nyilvántartásba (alapértelmezett mai dátum)
- Garancia eddig - automatikusan +2 év a beszerzés dátumától, módosítható
- Lejárat - automatikusan +6 hónap a beszerzés dátumától, módosítható (fogyóanyagoknál)
- Kattintson a Mentés gombra
- A rendszer létrehozza a rekordot és automatikusan hozzáadja a "Új rekord létrehozva" megjegyzést
Rekord szerkesztése
Kétféleképpen szerkeszthet eszközöket:
1. módszer - Inline szerkesztés a részletekben:
- Az eszköztáblázatban kattintson a nyilvántartási számra, névre vagy a szem ikonra
- Megnyílik az eszköz részleteinek áttekintése
- Minden elem mellett talál egy ceruza ikont (ha van szerkesztési joga)
- Kattintson a ceruza ikonra a módosítani kívánt elem mellett
- Megnyílik egy kis párbeszédablak szerkesztési mezővel
- Módosítsa az értéket és kattintson a Mentés gombra
- A változás azonnal érvénybe lép és automatikusan rögzítésre kerül a megjegyzésekben "Változás: [mezőnév] [régi érték]-ről [új érték]-re" szöveggel
2. módszer - Tömeges szerkesztés importálással:
- Exportálja az eszközöket Excelbe az Excel gombbal
- Módosítsa az adatokat a fájlban
- Importálja vissza az XLSX-ből importálás funkcióval
Rekord törlése
- Az eszköztáblázatban keresse meg a törölni kívánt elemet
- Kattintson a kereszt ikonra a sor végén (piros szín)
- Megjelenik a megerősítő párbeszédablak "Törlés? Biztosan törölni szeretné ezt a rekordot?"
- Kattintson az Igen gombra
- Az eszköz a lomtárba kerül
- 14 napig marad a lomtárban
- 14 nap után automatikusan véglegesen törlődik
Haladó funkciók
Adatexportálás
Export Excelbe:
- Opcionálisan állítson be szűrőket az exportált adatok korlátozásához
- Kattintson az Excel gombra a felső eszköztáron (a Nyomtatás gomb mellett)
- A fájl automatikusan letöltődik a Letöltések mappába
- A fájlnév formátuma "DataTables.xlsx"
- Az export az aktuális nézetben látható összes oszlopot tartalmazza
Adatimportálás XLSX-ből
Az importálás lehetővé teszi eszközök tömeges hozzáadását Excel fájlból.
Eszközátadás
Egyéni átadás:
- Nyissa meg az eszköz részleteit a nyilvántartási számra vagy névre kattintva
- A részletek tetején kattintson az Eszköz átadása gombra
- Megnyílik az "Eszközátadás" párbeszédablak
- Válasszon Átadás típust:
- Személy váltása (Rábízott eszköz - eIntranet felhasználó) - átadás másik munkavállalónak
- Személy váltása (Rábízott eszköz - egyéb személy) - átadás külső személynek
- Hely váltása (Iroda) - áthelyezés másik irodába
- Hely váltása (Jármű) - áthelyezés másik járműbe
- Osztály váltása - átadás osztályok között
- Munkavállaló távozása - speciális típus tömeges átadáshoz távozáskor
Felhasználás/Selejtezés
Egyedi eszköz selejtezése:
- Nyissa meg az eszköz részleteit
- A részletek alján kattintson a Felhasználás/Selejtezés gombra
- Megnyílik az "Eszköz selejtezése/felhasználása" párbeszédablak
- Válasszon Selejtezési okot:
- Eladás - az eszköz eladásra került
- Fizikai likvidálás - az eszköz likvidálásra került
- Ajándékozás - másik szervezetnek ajándékozva
- Felhasználás - normál üzemben felhasználva (fogyóanyagok)
- Kopás - elkopott eszköz
- Sérülés - sérült eszköz
QR-kódok
QR-címkék generálása:
- Az Eszköznyilvántartás modulban kattintson a QR-kódok nyomtatása gombra
- Megnyílik a "QR sablon" párbeszédablak
- Válassza ki, mely eszközöket szeretné nyomtatni
- Kattintson a Generálás gombra
- Új ablak nyílik meg PDF fájllal
- A PDF 70×42,3 mm címkékhez tartalmazza a QR-kódokat A4 formátumban
Leltárlisták
Leltárlista létrehozása:
- Lépjen a Leltárlisták fülre
- Kattintson az Új létrehozása gombra
- Adja meg a leltárlista Nevét (pl. "Iroda leltár 2025")
- Kattintson a Mentés gombra
- A lista létrejön és automatikusan Aktív állapotú lesz
- Egyszerre csak egy lista lehet aktív
Eszközfelülvizsgálatok
Felülvizsgálat beállítása (adminisztrátor végzi a Beállításokban):
- Nyissa meg a Beállítások → Eszköznyilvántartás menüt
- Az Általános beállítások részben állítsa be a Különböző felülvizsgálatok számát
- Lépjen a Felülvizsgálatok fülre
- Kattintson a Felülvizsgálat típus hozzáadása gombra
Átadási jegyzőkönyvek (Kölcsönzések)
Egyszerű átadási jegyzőkönyv:
- Nyissa meg az eszköz részleteit
- Alul kattintson az Átadási jegyzőkönyv előkészítése - egyszerű Word-ben gombra
- A rendszer Word dokumentumot (.docx) generál
HWInfo importálás
Beállítás (adminisztrátor végzi):
- Nyissa meg a Beállítások → Eszköznyilvántartás menüt
- Lépjen a HW Info fülre
- Jelölje be a HWInfo-ból importálás engedélyezése opciót
- Az Eszköztípusba importálás mezőben válassza ki a típust, ahová a PC/NB-k importálódnak
- Az Engedélyezett IP címek mezőben adja meg az engedélyezett IP címeket
- Kattintson a Telepítőcsomag generálása gombra
Integráció
Kapcsolódó modulok
CRM:
- Eszközöket helyezhet el CRM cégeknél
- Eszköz szerkesztésekor válassza az Elhelyezés - típus → CRM - cég opciót
- Válasszon céget a CRM-ből
- Az eszköz megjelenik a CRM cég részleteiben a "Kölcsönzött eszközök" fülön
Felhasználók:
- A felhasználóhoz rendelt összes eszköz látható a felhasználó részleteiben
- Munkavállaló távozásakor használja a "Munkavállaló távozása" funkciót a tömeges eszközátadáshoz
Feladatok:
- Ha beállítja az automatikus feladatlétrehozást felülvizsgálatokhoz, a feladatok X nappal a felülvizsgálat előtt jönnek létre
- A feladat a felülvizsgálatokért felelős személyhez kerül hozzárendelésre
Függőségek
Mit kell beállítani a modul használata előtt:
Osztályok:
- Ha osztályok szerint szeretné követni az eszközöket, először hozzon létre osztályokat
- Útvonal: Beállítások → Cég → Osztályok
Felhasználók:
- Az eszközök felhasználókhoz rendeléséhez a felhasználókat létre kell hozni
- Útvonal: Beállítások → Felhasználók
CRM cégek:
- Ha CRM cégeknél szeretne eszközöket elhelyezni, a CRM modulnak aktívnak kell lennie és a cégeknek létrehozva
- Útvonal: CRM → Cégek
Utolsó frissítés: 2025. január 10.