Kérdőívek – felmérések, szavazások

Áttekintés

A Kérdőívek modul (kérdőívek, felmérések, szavazások) a vállalat munkatársai és a külső válaszadók számára készülő kérdőívek létrehozására és a beérkezett válaszok kiértékelésére szolgál. Lehetővé teszi, hogy tetszőleges típusú kérdésekből állítson össze egy kérdőívet, azt kiválasztott személyeknek küldje ki vagy hivatkozás segítségével ossza meg, majd megtekintse a statisztikákat és letöltse az eredményeket. A modul jól használható a munkatársak elégedettségének felmérésére, a vállalati rendezvényekkel kapcsolatos visszajelzések gyűjtésére vagy egyszerű csapaton belüli szavazásra.

Legfontosabb funkciók

• Kérdőívek létrehozása hétféle kérdéstípussal, köztük szöveges válasszal, lehetőségek közüli választással, csillagos értékeléssel vagy képválasztással
• Kérdések feltételes megjelenítése egy korábbi kérdésre adott válasz alapján
• Kérdőív kiküldése kiválasztott felhasználóknak, az egész vállalatnak, vagy bárkinek egyedi link segítségével
• Automatikus e-mailes meghívó a kérdőív kitöltésére
• A válaszok statisztikáinak áttekintése grafikonokkal, valamint az eredmények exportálása Excelbe
• Meglévő kérdőív másolása a kérdésekkel együtt
• A törölt kérdőívek kosara visszaállítási lehetőséggel

Hozzáférés és beállítások

A Kérdőívek modul a főmenüből érhető el, beállításai pedig meghatározzák, hogy ki hozhat létre kérdőíveket, ki láthatja az eredményeket, és ki csak kitöltheti azokat. A hozzáférést három jogosultsági szint szabályozza, amelyeket vagy a felhasználók egész csoportjára, vagy egyedileg egy adott felhasználóra lehet beállítani.

Hogyan juthat el a Kérdőívek modulhoz

A Kérdőívek modulhoz vezető navigációs útvonal: Főmenü → Kérdőívek. Megnyitás után egy olyan képernyő jelenik meg, amelyen a Kérdőíveim, Felmérés eredményei és A felmérések adminisztrációja fülek közül lehet váltani - ezek láthatósága a bejelentkezett felhasználó jogosultságától függ.

A Kérdőívek modul beállításai

A Kérdőívek modul beállítása a Beállítások → Kérdőívek menüponton, a Felhasználói jogok fülön érhető el. Itt az adminisztrátor vagy a modul kezelője minden felhasználói csoportnál és az egyes felhasználóknál is beállíthatja a három hozzáférési szint egyikét: Nincs hozzáférés a kérdőívek adminisztrációjához, Az összes kérdőív eredményeinek megtekintése, vagy Új kérdőívek létrehozása és a kérdőívek eredményeinek megtekintése. Ha egy felhasználónál a szint egyszerre van beállítva a csoportján keresztül és személyesen is, a két érték közül a magasabb érvényesül. Ha senkinek sincs semmi beállítva, minden felhasználó csak a Kérdőíveim fület látja.

Az ugyanitt található Export fül a modul belső adatainak technikai exportját kínálja, amely inkább fejlesztők vagy adatmigráció számára készült, mint a kérdőívek eredményeivel való mindennapi munkához.

Magához a Kérdőívek modul beállításaihoz (csoportok és felhasználók jogainak beállítása, technikai export) csak az adminisztrátorok és az ehhez a modulhoz rendelt kezelői szereppel rendelkező felhasználók férnek hozzá - ez a fent leírt három hozzáférési szinttől független, önálló jogosultság.

Jogosultságok és hozzáférési jogok a Kérdőívek modulhoz

Hogy pontosan ki töltheti ki az adott kérdőívet, azt a létrehozásakor külön, az A felhasználók számára hozzáférhető mezőben lehet beállítani (A vállalat összes felhasználója / csak a kiválasztott, konkrét felhasználók / bárki egyedi linkkel) - ez nem függ össze a fent leírt három jogosultsági szinttel.

Felhasználói felület

A Kérdőívek modul megnyitáskor három fület jelenít meg - Kérdőíveim, Felmérés eredményei és A felmérések adminisztrációja. Minden fül más kérdőív-táblázattal dolgozik, és a rendeltetésének megfelelően más műveleteket kínál. Az egyes fülek láthatóságát a bejelentkezett felhasználó jogosultsága szabályozza - minél magasabb a szint, annál több fül jelenik meg a Kérdőívek modulban.

A Kérdőíveim fül

A Kérdőívek modul Kérdőíveim fülét mindenki látja, akinek hozzáférése van a modulhoz. A táblázat a Név, Engedélyezett, Engedélyezett egészen, Engedélyezett kinek, Logó, Kérdések és Műveletek oszlopokat jeleníti meg, kizárólag azoknál a kérdőíveknél, amelyek jelenleg érvényesek (az Engedélyezett és az Engedélyezett egészen dátumok között), és amelyeket a bejelentkezett felhasználó kitölthet. A ki nem töltött kérdőívnél a műveletek között a Kérdőív megnyitása ikon látható, a már kitöltöttnél az Ön már kitöltötte pipa a Mutasd meg a válaszaimat szem ikonnal együtt, amelyre kattintva megjelenik a kitöltés dátuma és a feltett kérdések áttekintése a válaszokkal együtt.

A Felmérés eredményei fül

A Kérdőívek modul Felmérés eredményei füle az Az összes kérdőív eredményeinek megtekintése jogosultsági szinttől kezdve látható. A táblázat oszlopai: ID, Név, Kérdések, Kitöltött felmérések, Utoljára befejezett és Műveletek. Azoknál a kérdőíveknél, amelyeket már legalább egyszer kitöltöttek, a műveletek között megjelenik a Statisztikák megjelenítése, az Egyéni kitöltött felmérések, az Az eredmények letöltése Excelben és a Válaszok törlése ikon. Ha a kérdőívet még senki nem töltötte ki, az ikonok helyett csak egy tájékoztató szöveg jelenik meg arról, hogy kitöltés után lehet majd megtekinteni a válaszok statisztikáit, illetve törölni a válaszokat.

A felmérések adminisztrációja fül

A Kérdőívek modul A felmérések adminisztrációja füle az Új kérdőívek létrehozása és a kérdőívek eredményeinek megtekintése jogosultsági szinttől kezdve látható. A táblázat felett az Új szavazás létrehozása és a Törölt gombok találhatók (belépés a törölt kérdőívek kosarába). A táblázat oszlopai: ID, Név, Engedélyezett, Engedélyezett egészen, Engedélyezett kinek, Logó, Kérdések (a darabszám alatt a Kérdések szerkesztése gombbal) és Műveletek. A műveletek között a Kérdőív megnyitása, a szerkesztés (ceruza ikon), a Másolás és a Törlés ikon található.

Az Engedélyezett kinek oszlop a kérdőív beállításától függően a következő szöveget jeleníti meg: „A vállalat összes eIntranet-felhasználója számára", „A kiválasztott felhasználóknak" vagy a rákattintható „Egyedi link" a kérdőív teljes címével. A Logó oszlop megjeleníti a feltöltött logó előnézetét, ha be van állítva. A Kérdések oszlop jelvényben, számként mutatja a kérdések számát, és automatikusan a kérdőívben ténylegesen szereplő kérdések száma alapján számítódik.

A kérdőívek állapotai a Kérdőívek modulban

A törölt kérdőív 100 napig marad a Törölt kosárban, és onnan visszaállítható. Egy egyes kérdés törlése ezzel szemben végleges és visszavonhatatlan - a kérdés nem kerül a kosárba.

Alapműveletek

A Kérdőívek modul alapműveletei közé tartozik a hozzárendelt kérdőív kitöltése egy hétköznapi felhasználó által, valamint a kérdőív létrehozása, szerkesztése, másolása vagy törlése egy, a kérdőívek adminisztrációjára jogosult felhasználó által. A kérdőív kérdéseit a kérdőív alapadataitól külön, a Kérdések szerkesztése képernyőn kezelik.

Menet: A hozzárendelt kérdőív kitöltése

A kérdőív kitöltése a Kérdőívek modulban egy külön oldalon zajlik, amelyet a válaszadó a Kérdőíveim táblázatból vagy az e-mailes meghívóban lévő hivatkozásból ér el.

1. A Kérdőíveim fülön keresse meg azt a kérdőívet, amelyet még nem töltött ki.
2. Kattintson a Kérdőív megnyitása ikonra - a kérdőív egy külön oldalon, új ablakban nyílik meg.
3. Ha a kérdőívnek van kitöltött Bevezető szövege, az jelenik meg első képernyőként.
4. Válaszoljon sorban az egyes kérdésekre. A Következő gomb inaktív marad, amíg nem ad meg érvényes választ (szöveges kérdésnél a mezőt ki kell tölteni, választásnál be kell jelölni egy lehetőséget, a Saját válasz opciónál pedig meg kell adni a saját szöveget).
5. Ha a kérdőívben engedélyezve van a visszalépés lehetősége, a második kérdéstől kezdve megjelenik az Előző gomb is - ez visszaviszi Önt az előző kérdéshez anélkül, hogy elmentené az éppen megkezdett választ.
6. Egyes kérdések csak akkor jelennek meg, ha egy korábbi kérdésre a beállított megjelenítési feltételnek megfelelően válaszolt - ellenkező esetben automatikusan kimaradnak.
7. Az utolsó kérdés megválaszolása után megjelenik a kitöltött Szöveg a végén, illetve a „Köszönjük a kitöltést." üzenet. Ezzel a kitöltés véget ért.

Tipp: Amikor visszatér a Kérdőíveim fülre, a kitöltött kérdőívnél megjelenik az Ön már kitöltötte pipa és a Mutasd meg a válaszaimat szem ikon, amelyre kattintva megtekintheti a kitöltés dátumát és az összes saját válaszának áttekintését.

Menet: Új kérdőív létrehozása

A Kérdőívek modulban új kérdőívet az Új kérdőívek létrehozása és a kérdőívek eredményeinek megtekintése jogosultsággal rendelkező felhasználó hozhat létre, A felmérések adminisztrációja fülön.

1. A felmérések adminisztrációja fülön kattintson az Új szavazás létrehozása gombra.
2. Töltse ki a kötelező Név és A cím szövegének mérete mezőt, opcionálisan A cím szövegének színét és A szavazás címének háttérképe mezőt (ajánlott méret 660×105 px).
3. Állítsa be az érvényességi időszakot: Szavazás aktív ettől és eddig (beavatkozás nélkül a mai dátum és a 14 nap múlva esedékes dátum töltődik ki előre).
4. Válassza ki, kik számára Hozzáférhető a kérdőív: A vállalat összes felhasználója számára, A kiválasztott felhasználóknak (jelölje be a konkrét neveket, vagy használja a Minden felhasználó megjelölése / Minden felhasználó jelölésének visszavonása lehetőséget), vagy Egyedi link a vállalaton kívüli emberek, például ügyfelek számára.
5. Opcionálisan kapcsolja be a Teljesítés megkövetelése beállítást, és adja meg, mikor kell kiküldeni az e-mailes meghívót (Mikor kell elküldeni a felmérés adatait), valamint a meghívóban feltüntetett határidőt (Mikor kell kitölteni).
6. Opcionálisan jelölje be a Névtelen beállítást (nem kerül rögzítésre, ki töltötte ki a kérdőívet), töltse fel a Logót (ajánlott méret 300×150 px), töltse ki a Bevezető szöveget és a Szöveg a végén mezőt, válassza ki A Következő gomb színét, és engedélyezze a Lehetőség a szavazásban való visszalépésre beállítást.
7. Kattintson a Mentés gombra - a kérdőív kérdések nélkül jön létre, és a párbeszédablak bezárul.
8. A listában az újonnan létrehozott kérdőívnél kattintson a kérdésszám alatt található Kérdések szerkesztése gombra, és adja hozzá a kérdéseket.

Menet: Kérdés hozzáadása és szerkesztése

A kérdőív kérdéseit a Kérdőívek modulban egy külön, Kérdések szerkesztése képernyőn kezelik, amelyet A felmérések adminisztrációja táblázatból érhet el.

1. A Kérdések szerkesztése képernyőn kattintson az Újabb kérdés hozzáadása gombra, vagy egy meglévő kérdésnél a ceruza ikonra.
2. Adja meg a Kérdés szövegét, és opcionálisan A kérdés számának színét (alapértelmezett #08c).
3. Válassza ki a Választípust - a típustól függően a megfelelő mezőcsoport jelenik meg.
4. A saját lehetőségekkel rendelkező típusoknál töltse ki az egyes lehetőségeket a szövegmezőkben (legfeljebb 64 karakter lehetőségenként); az Egy másik opció hozzáadása gombbal újabb sort adhat hozzá.
5. A Válasszon ki egy képet a megadott típusnál töltse fel a képeket a kijelölt területre húzással (legfeljebb 60 fájl).
6. Opcionálisan állítsa be a kérdés Megjelenítés feltétele beállítást.
7. Kattintson a Mentés gombra.

Válaszlehetőség-típusok a kérdőív kérdéseinél

A Kérdőívek modul a kérdés létrehozásakor hétféle válaszlehetőség-típust kínál, amellyel a válaszadó reagálhat a kérdésre.

A kérdés megjelenítési feltétele

A Kérdőívek modul megjelenítési feltétele lehetővé teszi, hogy egy kérdés csak akkor jelenjen meg, ha a válaszadó egy korábbi kérdésre a megadott szabály szerint válaszolt. A kérdés szerkesztésekor válasszon ki egy korábbi kérdést, és hozzá az „igen" vagy „nem" feltételt egy konkrét válasszal - az aktuális kérdés csak akkor jelenik meg, ha a válaszadó a kiválasztott korábbi kérdésre a megadott feltételnek (nem) megfelelően válaszolt, egyébként automatikusan kimarad.

Példa: A 3. számú kérdés („Elégedett az ebédekkel?") csak azoknak a válaszadóknak jelenik meg, akik a 2. számú kérdésnél („Jár ebédelni a céges étkezdébe?") az „Igen" választ jelölték be.

A Kérdőívek modulban feltétel forrásaként csak a szöveges válasz, az egy vagy több lehetőség kiválasztása, a képválasztás és a saját válasszal kiegészített választás típusú kérdéseket lehet kiválasztani - a csillagos értékelés és a lehetőségek sorba rendezése típusú kérdések feltétel forrásaként nem kínálhatók fel.

Kérdések sorrendje

A Kérdőívek modulban a kérdőív kérdéseinek listájában a sorszám mellett fel- és lefele mutató nyilak találhatók - kattintásra a kérdés azonnal helyet cserél a szomszédjával, és a lista frissül. A kérdések sorrendje minden átrendezés vagy kérdés törlése után automatikusan újraszámozódik, hogy folyamatosan, kihagyás nélkül kövesse egymást.

A szavazás másolása

A másolás a Kérdőívek modulban az eredetivel megegyező kérdésekkel és beállításokkal rendelkező új kérdőívet hoz létre. A felmérések adminisztrációja fülön kattintson a kiválasztott kérdőívnél a Másolás ikonra - ugyanaz az űrlap nyílik meg, mint szerkesztéskor, az eredeti alapján előre kitöltve. Mentés után egy teljesen új kérdőív jön létre, amely ugyanazokkal a kérdésekkel és beállításokkal rendelkezik, de saját egyedi linkkel.

Kérdőív és kérdés törlése

A törlés a Kérdőívek modulban eltérően működik a teljes kérdőívre és az egyes kérdésre. A kérdőív törlése (Törlés ikon, megerősítő kérdés: „Töröl? - Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?") csak elrejti a kérdőívet, és a Törölt kosárba helyezi, ahol 100 napig marad, és onnan vissza is állítható. Az egyes kérdés törlése (a kérdésnél lévő Törlés ikon, ugyanaz a megerősítő kérdés) ezzel szemben végleges és visszavonhatatlan - a kérdés nem kerül a kosárba.

A kérdőívek eredményeinek megtekintése

A kitöltött kérdőívek eredményeit a Kérdőívek modulban a Felmérés eredményei fülön, illetve közvetlenül A felmérések adminisztrációja fül ikonjairól is megtekintheti. Ehhez a részhez az Az összes kérdőív eredményeinek megtekintése vagy annál magasabb jogosultság szükséges.

A válaszok statisztikáinak megtekintése

A Statisztikák megjelenítése ikon a Kérdőívek modulban az egyes kérdésekre bontott áttekintést nyitja meg. Szöveges válaszoknál az összes válasz felsorolása jelenik meg, lehetőségek közüli választásnál oszlopos áttekintés az egyes lehetőségek darabszámával és százalékával, valamint egy grafikon, képválasztásnál hasonló áttekintés a képek előnézetével, csillagos értékelésnél a csillagok átlagos száma, sorba rendezésnél pedig a lehetőségek fontosság szerinti sorrendje, a legfontosabbal kezdve. A saját válaszos kérdéseknél a grafikon alatt emellett megjelenik az összes megadott saját szöveg is.

Egyéni kitöltött felmérések

Az Egyéni kitöltött felmérések ikon a Kérdőívek modulban megnyitja az összes kitöltés táblázatát a dátummal, a kitöltő nevével (ha a kérdőív nem névtelen) és az első válasszal. A sornál található szem ikonnal megtekintheti az adott kitöltés összes válaszát tartalmazó részleteket.

Export: A kérdőív eredményei Excelben

A Kérdőívek modul eredményeinek exportja letölt egy munkafüzetet az összes válasszal - a sorok az egyes válaszadók, az oszlopok az egyes kérdések.

1. A Felmérés eredményei fülön (vagy A felmérések adminisztrációja fülön) keresse meg a kérdőívet, amelynek eredményeit le szeretné tölteni.
2. Kattintson az Az eredmények letöltése Excelben ikonra.
3. A munkafüzet letöltődik az Ön számítógépére.

A Mindenki vagy A kiválasztott felhasználóknak típusú kérdőívek esetén a munkafüzetbe emellett bekerülnek azok a felhasználók is sorokban, akik számára hozzáférhetővé vált a kérdőív, de még nem töltötték ki, az „Elküldve, még nem fejeződött be." megjegyzéssel.

Kimeneti formátum: Excel (munkafüzet)

A kérdőív válaszainak törlése

A Válaszok törlése ikon a Kérdőívek modulban a „Töröl? - Valóban törölni szeretné az összes választ ebben a szavazáson?" kérdés megerősítése után véglegesen törli az összes eddig összegyűjtött választ. Maga a kérdőív és a kérdései megmaradnak, és a kérdőívet továbbra is ki lehet tölteni.

A kérdőív meghívóinak automatikus kiküldése

A Kérdőívek modul felhasználói beavatkozás nélkül gondoskodik a kitöltésre felkérő e-mailes meghívó kiküldéséről, valamint a kérdések sorrendjének és számának minden szerkesztés utáni automatikus újraszámításáról. Ezek a folyamatok a háttérben zajlanak, a felhasználónak nem kell őket elindítania vagy megerősítenie.

E-mailes meghívó a kérdőív kitöltésére

Ha a kérdőívnél be van kapcsolva a Teljesítés megkövetelése és ki van töltve a Mikor kell elküldeni a felmérés adatait mező, a Kérdőívek modul a megadott időpontban (az ellenőrzés rendszeresen, kb. 10 perces tűréssel zajlik) e-mailben kiküldi a meghívót mindenkinek, akinek a kérdőív szól, a kérdőívre mutató hivatkozással és a Mikor kell kitölteni mezőben megadott határidővel. Kiküldés után a meghívó az adott kérdőívnél belsőleg megjelölődik elküldöttként, hogy ne lehessen újra elküldeni.

Figyelem: A Mikor kell kitölteni mező a Kérdőívek modulban csak a meghívó szövegében feltüntetett határidőt határozza meg - ez nem olyan funkció, amely magától újabb figyelmeztetéseket küldene, ha a válaszadó a határidőig nem tölti ki a kérdőívet.

Problémamegoldás

Ez a rész összefoglalja a válaszadók és a kezelők gyakori üzeneteit és kérdéseit a Kérdőívek modullal kapcsolatban - a kérdőív kitöltése közbeni üzenetektől a képfeltöltési hibákon át a kérdőívek létrehozására, kiküldésére és kiértékelésére vonatkozó tippekig.

Gyakori kérdések és hibaüzenetek a Kérdőívek modulban

Kérdés: Miért jelenik meg a kérdőívre mutató hivatkozásnál a „Már kitöltötte ezt a felmérést." üzenet?

Megoldás: A kérdőívet korábban már befejezte, és a Kérdőívek modul nem teszi lehetővé az újbóli kitöltést (kivéve az Egyedi link típusú kérdőíveket, ahol a nem bejelentkezett válaszadóknál nem ellenőrzik az ismételt kitöltést).

Kérdés: Mit jelent a „Ez a kérdőív csak az eIntranet felhasználói számára van engedélyezve. Kérjük, először jelentkezzen be az eIntranetbe, majd kattintson újra a kérdőív hivatkozására..." üzenet?

Megoldás: A kérdőív A kiválasztott felhasználóknak típusú, és bejelentkezés nélkül nyitották meg. Jelentkezzen be az eIntranetbe, és nyissa meg újra a kérdőívre mutató hivatkozást.

Kérdés: Miért látom a „Ez a kérdőív az Ön számára nem lett engedélyezve." üzenetet?

Megoldás: A bejelentkezett felhasználó nincs az adott kérdőív kiválasztott válaszadói között, ezért nem töltheti ki.

Kérdés: Miért nem lehet további képet feltölteni a Válasszon ki egy képet a megadott típusú kérdéshez?

Megoldás: A Kérdőívek modul a „Legfeljebb 60 fájl feltölthető." üzenetet jelzi ki - egy kérdéshez legfeljebb 60 kép tölthető fel.

Kérdés: Miért inaktív a Következő gomb a kérdőív kitöltése közben?

Megoldás: A Következő gomb a Kérdőívek modulban szürke marad, amíg nem ad meg érvényes választ - szöveges kérdésnél a mezőt ki kell tölteni, választásnál be kell jelölni egy lehetőséget, a Saját válasz opciónál pedig meg kell adni a saját szöveget.

Tippek a Kérdőívek modullal való hatékony munkához

• Tipp: Először hozza létre és mentse a kérdőívet kérdések nélkül, a kérdéseket pedig utólag, fokozatosan adja hozzá a Kérdések szerkesztése gombon keresztül - ez megkönnyíti az egyes kérdések megfogalmazásának külön-külön történő ellenőrzését.
• Tipp: Ugyanazon kérdéssor gyors, ismételt felhasználásához inkább másolja le a kérdőívet a Másolás ikonnal, ahelyett hogy elölről hozná létre.
• Tipp: Mielőtt kiküldi a kérdőívet, próbálja ki saját maga a kitöltését a Kérdőív megnyitása ikonnal - így felfedezheti a hiányzó megjelenítési feltételeket vagy az elgépeléseket a kérdésekben.
• Tipp: Ha névtelen visszajelzésre van szüksége, a kérdőív létrehozásakor jelölje be a Névtelen mezőt - az eredményeknél ekkor nem kerül rögzítésre a kitöltő neve.
• Tipp: Mielőtt véglegesen törli a válaszokat a Válaszok törlése ikonnal, előbb töltse le őket az Az eredmények letöltése Excelben gombbal.