Kérdőívek - Felhasználói dokumentáció

Modul áttekintés

A Kérdőívek modul vállalati kérdőívek és felmérések létrehozására és kezelésére szolgál. Lehetővé teszi a munkavállalóktól vagy ügyfelektől származó visszajelzések hatékony gyűjtését és az összegyűjtött válaszok automatikus kiértékelését.

A modul főbb funkciói:

• Belső kérdőívek létrehozása munkavállalók számára
• Kérdőívek megosztása külső válaszadókkal egyedi linken keresztül
• Automatikus emlékeztetők a kérdőív kitöltéséhez
• Anonim és azonosított adatgyűjtés
• Feltételes kérdésmegjelenítés korábbi válaszok alapján
• Áttekinthető statisztikák és eredmények exportálása
• Kérdőívek vizuális testreszabása (logók, színek, képek)

Kinek szól a modul:

• Hagyományos felhasználók - a hozzájuk rendelt kérdőíveket töltik ki
• Kérdőív adminisztrátorok - kérdőívek létrehozása, kezelése és kiértékelése
• Vállalatvezetés - hozzáférés az összes kérdőív eredményeihez
• Külső válaszadók - ügyfelek és partnerek, akik linken keresztül töltik ki a kérdőíveket

Felhasználói felület

A Kérdőívek modul három fő részre oszlik, amelyek a képernyő tetején található füleken keresztül érhetők el:

Kérdőíveim

Az Önhöz kitöltésre rendelt kérdőívek listáját jeleníti meg. Ez a rész minden modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználó számára elérhető. A táblázat alapvető információkat mutat a kérdőívről, beleértve azt az időszakot, amikor a kérdőív kitölthető, és egy gombot a kitöltés megkezdéséhez.

Kérdőív eredmények

Hozzáférést biztosít vállalatának összes kérdőívének eredményeihez. Összesített válaszstatisztikákat jelenít meg és lehetővé teszi az egyes kitöltött kérdőívek megtekintését. Ez a rész a bővített moduli jogokkal rendelkező felhasználók számára érhető el.

Kérdőív kezelés

Új kérdőívek létrehozására, meglévők szerkesztésére és teljes kezelésükre szolgál. Minden eszközt tartalmaz a kérdőív konfigurálásához, kérdések létrehozásához és haladó funkciók beállításához. A hozzáférés a teljes kérdőív-kezelési jogokkal rendelkező felhasználókra korlátozódik.

Alapvető műveletek hagyományos felhasználók számára

Hozzárendelt kérdőívek megtekintése

A kitöltésre hozzárendelt kérdőívek a Kérdőíveim részben találhatók. A táblázat a következő információkat tartalmazza:

• Név - kérdőív neve
• Engedélyezve ettől - dátum és idő, amikortól a kérdőív kitölthető
• Engedélyezve eddig - dátum és idő, ameddig a kérdőívet be kell fejezni
• Engedélyezve kinek - megmutatja, hogy a kérdőív minden munkavállalónak, kiválasztott felhasználóknak vagy külső válaszadóknak szól-e
• Logó - kérdőív logó előnézete (ha be van állítva)
• Kérdések - a kérdőívben lévő kérdések összszáma
• Művelet - Kérdőív kitöltése gomb a kitöltés megkezdéséhez

Kérdőív kitöltése

A kérdőív kitöltése a következő lépésekben történik:

1. A Kérdőíveim táblázatban kattintson a Kérdőív kitöltése gombra a kitölteni kívánt kérdőív mellett
2. Ha van bevezető szöveg, olvassa el a kitöltés megkezdése előtt
3. Külső kérdőíveknél kötelező mezőkkel előfordulhat, hogy ki kell töltenie az E-mail címe mezőt
4. A kérdések egyenként jelennek meg. Olvassa el a kérdést és írja be válaszát a megfelelő mezőbe
5. A következő kérdéshez lépéshez kattintson a Tovább gombra
6. Ha a visszafelé navigálás engedélyezett, az Előző gomb segítségével visszatérhet az előző kérdéshez
7. Egyes kérdések megjelenhetnek vagy kihagyhatók a korábbi válaszaitól függően
8. Az utolsó kérdés megválaszolása után megjelenik a záró szöveg és válaszai automatikusan mentésre kerülnek
9. A kérdőív ezzel befejeződött és nem tölthető ki újra

Fontos figyelmeztetés: A kérdőív befejezése után nem szerkeszthető. Győződjön meg róla, hogy minden válasza helyes, mielőtt befejezi.

Kérdőív kezelés (adminisztrátorok számára)

Új kérdőív létrehozása

Új kérdőív létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Lépjen a Kérdőív kezelés részhez
2. Kattintson a zöld Új kérdőív létrehozása gombra
3. Töltse ki az űrlapot a kérdőív beállításaival az alábbi utasítások szerint
4. Az összes szükséges információ kitöltése után kattintson a Mentés gombra

Alapvető kérdőív beállítások

Név és vizuális stílus

Név: Adjon meg egy leíró kérdőív nevet. Ez a mező kötelező és a név megjelenik a válaszadóknak kitöltéskor.

Címszöveg mérete: Válassza ki a cím betűméretét 12 és 48 pixel között. Az alapértelmezett érték a legtöbb használatra megfelelő.

Címszöveg színe: Válassza ki a színt, amelyben a kérdőív címe megjelenik. Az alapértelmezett szín világoskék (#08c).

Cím háttérkép: Feltölthet egy képet, amely a cím háttereként jelenik meg. Ajánlott méret: 660 × 105 pixel. Ez a mező opcionális.

Időszak és hozzáférés

Kérdőív aktív ettől - eddig: Állítsa be azt az időszakot, amely alatt a kérdőív kitölthető lesz. Az alapértelmezett beállítás 14 nap az aktuális dátumtól. A záró dátum után a kérdőív nem tölthető ki.

Hozzáférhető felhasználóknak: Válassza ki, hogy ki töltheti ki a kérdőívet:

• Minden eIntranet felhasználó a vállalatából - a kérdőív minden munkavállaló számára látható lesz a vállalatában
• Kiválasztott eIntranet felhasználók a vállalatából - e lehetőség kiválasztása után megjelenik a munkavállalók listája, ahol kiválaszthatja, hogy pontosan ki töltheti ki a kérdőívet
• Egyedi link - a rendszer létrehoz egy speciális linket, amelyet megoszthat külső válaszadókkal (például ügyfelekkel vagy üzleti partnerekkel). Ez a lehetőség a szervezeten kívüli kérdőívekhez alkalmas

Kitöltés megkövetelése

Ez a beállítás csak belső kérdőívekhez érhető el (munkavállalók számára).

Kitöltés megkövetelése: Ennek a jelölőnégyzetnek a bejelölése aktiválja a válaszadók automatikus értesítését a kitöltetlen kérdőívről.

Aktiválás után a következő mezők jelennek meg:

• Mikor küldje el a kérdőív információt: Állítsa be a dátumot és időt, amikor az első e-mail a kérdőív linkjével és kitöltési kéréssel kiküldésre kerül a válaszadóknak
• Már elküldve: Jelző, hogy az információs e-mail már elküldésre került-e. A rendszer automatikusan frissíti ezt a mezőt
• Kitöltési határidő: Állítsa be a dátumot és időt, ameddig a kérdőívet be kell fejezni. Ha a válaszadó nem fejezi be a kérdőívet eddig az időpontig, automatikus e-mail emlékeztetőt kap

A rendszer automatikusan nyomon követi, hogy ki töltötte ki a kérdőívet, és csak azoknak küld emlékeztetőket, akik még nem tették meg.

Vizuális és tartalmi beállítások

Anonim: Ennek a jelölőnégyzetnek a bejelölése anonim kérdőívet hoz létre. A rendszer nem menti el, hogy ki töltötte ki pontosan a kérdőívet. Ez a beállítás érzékeny kérdőívekhez alkalmas, ahol biztosítani szeretné a válaszadók anonimitását.

Logó: Töltsön fel egy logóképet, amely a kérdőív jobb felső sarkában jelenik meg. Ajánlott méret: 300 × 150 pixel. A logó segít vizuálisan azonosítani a kérdőív célját.

Bevezető szöveg: Adja meg a szöveget, amely a válaszadóknak az első kérdés előtt jelenik meg. Használja a kérdőív céljának, a várható kitöltési időnek vagy más fontos információknak a magyarázatára. Ez a mező opcionális.

Záró szöveg: Adja meg a szöveget, amely a kérdőív befejezése után jelenik meg. Az alapértelmezett szöveg: "Köszönjük a kitöltést". Megváltoztathatja, például köszönetnyilvánításra további utasításokkal.

Tovább gomb színe: Válassza ki a Tovább gomb színét, amelyet a válaszadók a kérdések közötti navigáláshoz használnak. Az alapértelmezett szín kék (#337ab7).

Visszalépés engedélyezése a kérdőívben: Ennek a jelölőnégyzetnek a bejelölése lehetővé teszi a válaszadóknak, hogy az Előző gomb segítségével visszatérjenek a korábbi kérdésekhez. Ha nincs bejelölve, a válaszadók csak előre haladhatnak.

Kérdések szerkesztése

A kérdőív létrehozása után hozzá kell adni a kérdéseket. Kattintson a Kérdések gombra a megfelelő kérdőív mellett a kérdőív-kezelési táblázatban.

Kérdés hozzáadása

1. A kérdésszerkesztőben kattintson az Új kérdés hozzáadása gombra
2. Adja meg a kérdés szövegét
3. Válassza ki a kérdéstípust (szövegmező, választás, értékelés stb.)
4. Állítsa be a kérdéstípusra jellemző további paramétereket
5. Opcionálisan állítsa be a kérdésszám színét a vizuális megkülönböztetéshez
6. Mentse a kérdést a Mentés gombbal

Kérdéstípusok

A rendszer különböző kérdéstípusokat támogat, amelyek különböző típusú adatok gyűjtését teszik lehetővé:

• Szövegmező rövid válaszokhoz
• Többsoros szövegmező hosszabb válaszokhoz
• Egyszeri választás
• Többszörös választás
• Értékelési skálák
• Dátum és idő

Feltételes kérdésmegjelenítés

Beállíthatja, hogy bizonyos kérdések csak akkor jelenjenek meg, ha meghatározott feltételek teljesülnek. Például, ha a válaszadó a 3. kérdésre "Igen"-nel válaszol, a 4. kérdés megjelenik, különben kihagyásra kerül.

A feltételeket az egyes kérdések szerkesztésekor állíthatja be. Ez a funkció lehetővé teszi a válaszadó válaszaihoz igazodó dinamikus kérdőívek létrehozását.

Kérdések sorrendjének módosítása

A kérdéseket húzással vagy sorrend módosító gombokkal rendezheti át. A kérdések sorrendje megegyezik azzal a sorrenddel, amelyben megjelennek a válaszadók számára.

Meglévő kérdőívek kezelése

A Kérdőív kezelés részben láthatja a vállalat összes kérdőívét tartalmazó táblázatot. Minden kérdőívhez a következő műveletek érhetők el:

Kérdőív szerkesztése

A Szerkesztés gombra kattintva megnyílik egy űrlap az alapvető kérdőív-beállítások szerkesztéséhez. Módosíthatja a nevet, az időszakot, a vizuális stílust és a fent leírt egyéb paramétereket.

Figyelmeztetés: A már terjesztett kérdőív szerkesztése befolyásolhatja az adatok konzisztenciáját. Javasoljuk, hogy csak olyan kérdőíveket szerkesszen, amelyeket még nem töltöttek ki.

Kérdőív másolása

A másolás funkció lehetővé teszi egy meglévő kérdőív duplikált verziójának létrehozását, beleértve az összes kérdést és beállítást. Eljárás:

1. Kattintson a Másolás gombra a duplikálni kívánt kérdőív mellett
2. A rendszer létrehoz egy új kérdőívet "Másolat - [eredeti név]" néven
3. Módosítsa a nevet és egyéb beállításokat szükség szerint
4. Tekintse át és opcionálisan módosítsa a kérdéseket

Ez a funkció hasznos, ha rendszeresen végez hasonló kérdőíveket és nem szeretné őket az elejéről létrehozni.

Kérdőív törlése

Kérdőív törléséhez kattintson a Törlés gombra. A kérdőív nem kerül véglegesen eltávolításra, hanem a kukába kerül. A törölt kérdőíveket megtekintheti a táblázat tetején található piros Törölt gombra kattintva.

Törölt kérdőív visszaállítása

A törölt kérdőívek nézetben minden kérdőívet visszaállíthat a Visszaállítás gombra kattintva. A kérdőív visszakerül a normál kérdőívlistára és újra használhatóvá válik.

Kérdőív eredmények

Eredmények megtekintése

A kérdőív eredményekhez a Kérdőív eredmények részben férhet hozzá. Megjelenik az összes kérdőív listája a részletes eredmények megtekintésének lehetőségével.

Egy adott kérdőívre kattintva a következőket láthatja:

• Válaszstatisztikák - összesített eredmények minden kérdéshez, diagramok és a leggyakoribb válaszok áttekintése
• Kitöltött kérdőívek listája - az összes válaszadó táblázata, aki kitöltötte a kérdőívet, beleértve a kitöltés dátumát és időpontját
• Egyéni válasz részletek - lehetőség egy adott válaszadó összes válaszának megtekintésére a táblázatban lévő bejegyzésére kattintva

Anonim kérdőíveknél a válaszadó azonosítása nem jelenik meg.

Adatexportálás

A kérdőív eredményei exportálhatók táblázatkezelőbe további elemzés céljából.

Exportálás Excelbe

1. A kérdőív eredmények részleteiben kattintson az Exportálás Excelbe gombra
2. A rendszer létrehoz egy fájlt, amely tartalmazza az összes választ
3. A fájl automatikusan letöltődik a számítógépére

Exportált adatok formátuma

Az exportált fájl tartalmazza:

• Oszlopok az egyes kérdésekhez
• Sorok az egyes válaszadókhoz
• Kitöltési dátum és idő információk
• Azonosított kérdőíveknél a válaszadó neve
• Anonim kérdőíveknél csak a kitöltés sorszáma

Haladó funkciók

Külső kérdőívek (ügyfeleknek)

A külső kérdőívek lehetővé teszik visszajelzések gyűjtését a szervezeten kívüli személyektől, például ügyfelektől, beszállítóktól vagy partnerektől.

Kérdőív létrehozása egyedi linkkel

1. Kérdőív létrehozásakor válassza az Egyedi link lehetőséget a Hozzáférhető felhasználóknak részben
2. A kérdőív mentése után a rendszer létrehoz egy speciális URL-címet
3. Másolja ki ezt a címet és ossza meg a cél válaszadókkal
4. A válaszadóknak nem kell bejelentkezniük a rendszerbe és közvetlenül ezen a linken keresztül töltik ki a kérdőívet

Válaszadó e-mail címének megkövetelése

Külső kérdőíveknél beállíthatja a válaszadó e-mail címének kötelező megadását. Ez lehetővé teszi:

• Válaszadók azonosítását (még egyébként anonim kérdőíveknél is)
• Válaszadók kapcsolatba lépését szükség esetén
• Ugyanattól a személytől származó többszöri beküldés megakadályozását

Link megosztása

A létrehozott link a következő módokon osztható meg:

• E-mail kampányban küldés
• Weboldalakon elhelyezés
• Hírlevélben megosztás
• Közösségi hálózatokon közzététel
• SMS-ben küldés

Biztonsági tipp: A link nyilvános és bárki, aki rendelkezik vele, kitöltheti a kérdőívet. Ne ossza meg nyilvánosan, ha korlátozni szeretné a válaszadók körét.

Kitöltés megkövetelése

A kitöltés megkövetelése funkció biztosítja, hogy munkavállalói értesítést kapjanak a kérdőívről és kitöltésre kerüljenek felszólításra.

Automatikus értesítések beállítása

1. Kérdőív létrehozásakor vagy szerkesztésekor jelölje be a Kitöltés megkövetelése jelölőnégyzetet
2. Állítsa be az első értesítés dátumát és idejét a Mikor küldje el a kérdőív információt mezőben
3. Állítsa be a határidőt a Kitöltési határidő mezőben
4. Mentse a kérdőívet

E-mail ütemezés

A rendszer automatikusan végrehajtja a következő műveleteket:

1. A beállított időpontban e-mailt küld az összes kiválasztott válaszadónak a kérdőív linkjével és kitöltési kéréssel
2. Folyamatosan nyomon követi, hogy ki töltötte ki a kérdőívet
3. A kitöltési határidő után emlékeztetőt küld azoknak, akik még nem töltötték ki a kérdőívet

Kitöltés követése

A kérdőív eredmények részleteiben áttekintést láthat arról, hogy mely válaszadók töltötték már ki a kérdőívet és melyek nem. Ez lehetővé teszi a válaszarány követését és opcionálisan személyes emlékeztetővel való kapcsolatfelvételt egyénekkel.

Anonim kérdőívek

Mikor használjunk anonimitást

Anonim kérdőívek használatát javasoljuk a következő helyzetekben:

• Munkavállalói elégedettségi felmérések, ahol a válaszok érzékenyek lehetnek
• Felettesek vagy kollégák értékelése
• Vállalati kultúráról és munkakörnyezetről szóló kérdőívek
• Olyan témák, ahol aggodalmak lehetnek az őszinte válaszok negatív következményeitől
• Olyan helyzetek, ahol nyílt és őszinte visszajelzést szeretne ösztönözni

Hatás az eredményekre

Anonim kérdőíveknél vegye figyelembe:

• Nem fogja tudni azonosítani az egyes válaszadókat
• Nem tudja kapcsolatba lépni a válaszadóval további kérdésekkel
• Nem tudja ellenőrizni, hogy ki töltötte ki a kérdőívet és ki nem (belső kérdőíveknél ez nyomon van követve, de nem jelenik meg az eredményekben)
• Az eredmények tisztán statisztikai jellegűek, személyre szabási lehetőségek nélkül
• A válaszadók általában nyitottabbak és őszintébbek

Beállítások és konfiguráció (adminisztrátoroknak)

Hozzáférés a Kérdőívek modulhoz

A Kérdőívek modul az eIntranet rendszer főmenüjének része. Bejelentkezés után megtalálhatja az elérhető modulok listájában. A modul megjelenítése a rendszergazda által beállított hozzáférési jogaitól függ.

Modul jogrendszer

A rendszergazda különböző hozzáférési szinteket rendelhet az egyes felhasználókhoz a Kérdőívek modulban. A jogok a felhasználókezelő modulban, a hozzáférési engedélyek részben állíthatók be.

Felhasználói jogok

A Kérdőívek modul négy hozzáférési szintet használ, amelyek meghatározzák, hogy mit tehet a modulban:

Hozzáférési szintek

Nincs hozzáférés

A felhasználónak nincs hozzáférése a Kérdőívek modulhoz és a modul nem jelenik meg a rendszer menüjében. Ez a szint azoknak a felhasználóknak szól, akik egyáltalán nem dolgoznak kérdőívekkel.

Kérdőív kitöltése

Alapvető hozzáférési szint, amely lehetővé teszi:

• A Kérdőíveim rész megtekintése
• A felhasználóhoz rendelt kérdőívek kitöltése
• Az elérhető kérdőívek listájának megtekintése

Ez a szint azoknak a hagyományos munkavállalóknak szól, akiknek vállalati kérdőíveket kell kitölteniük.

Eredmények megtekintése

Bővített szint, amely tartalmazza az előző szint mindent és ezen felül:

• Hozzáférés a Kérdőív eredmények részhez
• Az összes kérdőív statisztikáinak megtekintése
• Az egyes kitöltött kérdőívek részleteinek megtekintése
• Eredmények exportálása Excelbe

Ez a szint vezetőknek és elemzőknek megfelelő, akiknek vissza kell értékelniük a visszajelzéseket.

Teljes kezelés

Legmagasabb szint, amely tartalmazza az előző szintek mindent és ezen felül:

• Hozzáférés a Kérdőív kezelés részhez
• Új kérdőívek létrehozása
• Meglévő kérdőívek szerkesztése
• Kérdések létrehozása és szerkesztése
• Kérdőívek másolása
• Kérdőívek törlése és visszaállítása
• Minden kérdőív paraméter beállítása, beleértve a haladó funkciókat
• Külső kérdőívek kezelése egyedi linkekkel

Ez a szint kérdőív adminisztrátoroknak, HR szakembereknek és más felhasználóknak szól, akik felelősek a kérdőívek előkészítéséért és lebonyolításáért.

Tippek és bevált gyakorlatok

Hogyan készítsünk hatékony kérdőíveket

• Határozzon meg világos célt - kérdőív létrehozása előtt tisztázza, milyen információkat szeretne szerezni és hogyan fogja felhasználni
• Legyen tömör - a hosszú kérdőíveknek alacsonyabb a kitöltési aránya. Korlátozza a kérdések számát a cél eléréséhez szükséges minimumra
• Használjon világos megfogalmazást - a kérdéseknek érthetőnek és egyértelműnek kell lenniük. Kerülje a szakszavakat magyarázat nélkül
• Logikus sorrend - rendezze a kérdéseket az általánostól a specifikusig és csoportosítsa a kapcsolódó témákat
• Tesztelje elküldés előtt - próbálja ki a kérdőívet saját maga vagy kis kollégacsoporton, hogy azonosítsa az esetleges félreérthetőségeket
• Vizuális vonzerő - használjon logókat, színeket és bevezető szöveget professzionális benyomás keltésére

Milyen kérdéstípusokat használjunk

• Zárt kérdések lehetőségekkel - strukturált adatok gyűjtésére és egyszerű kiértékelésre (pl. "Mennyire elégedett a... Nagyon elégedett / Elégedett / Semleges / Elégedetlen")
• Értékelési skálák - vélemény vagy elégedettség intenzitásának mérésére (pl. értékelés 1-5, 1-10)
• Szöveges válaszok - nyílt megjegyzésekhez és részletes visszajelzéshez, de használja takarékosan
• Többszörös választás - amikor több válasz is lehet helyes egyszerre
• Feltételes kérdések - részletes információk megszerzéséhez csak ott, ahol releváns

Mikor használjunk anonimitást

Használjon anonim kérdőíveket, ha:

• A témák érzékenyek vagy személyesek
• Őszinte visszajelzést szeretne a következményektől való félelem nélkül
• Feletteseket vagy vállalatvezetést értékelnek
• Vállalati kultúráról és emberi kapcsolatokról kérdeznek
• Munkavállalói elégedettségi felméréseket végeznek

Ne használjon anonimitást, ha:

• További kérdésekkel kell kapcsolatba lépnie a válaszadókkal
• Személyre szabott követő intézkedéseket tervez
• Nyomon szeretné követni, hogy ki töltötte ki a kérdőívet és ki nem
• Válaszokat kell összekapcsolnia más munkavállalói adatokkal

Hogyan motiváljunk kitöltésre

• Magyarázza el a célt - a bevezető szövegben közölje világosan, miért végzi a kérdőívet és hogyan használják fel az eredményeket
• Garantáljon cselekvést - biztosítsa a válaszadókat, hogy visszajelzésük konkrét változásokhoz vezet
• Kommunikálja az eredményeket - kiértékelés után ossza meg a fő megállapításokat és tervezett lépéseket
• Időbecslés - adja meg a hozzávetőleges kitöltési időt (pl. "A kitöltés körülbelül 5 percet vesz igénybe")
• Megfelelő időzítés - munkaidőben küldje el a kérdőíveket és kerülje a válaszadók túlterhelését túl sok kérdőívvel
• Határidő - világosan meghatározott kitöltési határidő automatikus emlékeztetőkkel
• Vezetői támogatás - kérje meg a vezetőket, hogy támogassák a kérdőív kitöltését

Bevált gyakorlatok külső kérdőívekhez

• Professzionális megjelenés - használja a vállalati logót és színeket a hitelesség erősítésére
• Mobilbarát - ellenőrizze, hogy a kérdőív jól néz ki mobileszközökön
• Egyértelmű azonosítás - a bevezető szövegben adja meg, ki végzi a kérdőívet és milyen célból
• Adatvédelem - tájékoztassa a válaszadókat, hogyan kezeli válaszaikat és személyes adataikat
• Köszönet - a záró szövegben fejezze ki őszinte köszönetét a kitöltésre fordított időért
• Válaszarány figyelése - rendszeresen ellenőrizze a kitöltött kérdőívek számát és módosítsa a kommunikációt, ha alacsony a válaszarány
• Kerülje a spamet - ne ossza meg a linket nyilvános fórumokon vagy olyan helyeken, ahol visszaélhetnek vele
• Tesztelés - tömeges terjesztés előtt tesztelje a teljes kitöltési folyamatot egy külső felhasználó szemszögéből

---

Utolsó frissítés dátuma: 2025. november 10.