Bérjegyzékek – bérelszámolás, fizetési kimutatás

Áttekintés

A Bérjegyzékek modul a munkavállalók bérjegyzékeinek nyilvántartására és biztonságos tárolására szolgál közvetlenül az alkalmazásban. A vezető vagy a bérszámfejtő minden hónapban feltölti a beszkennelt vagy generált bérjegyzék-dokumentumot egy adott munkavállalóhoz és időszakhoz, a munkavállaló pedig utána maga tölti le azt. A Bérjegyzékek modul kiváltja a bérjegyzékek e-mailben vagy papír alapon történő kiküldését, és egy helyen tartja őket, ahol minden munkavállaló csak a saját dokumentumaihoz fér hozzá, míg a jogosult felhasználók a kollégák bérjegyzékeit is láthatják. Mivel a bérjegyzékek év és hónap szerint vannak nyilvántartva, a Bérjegyzékek modulban könnyen megtalálhat egy régebbi dokumentumot is, amelyre a munkavállalónak például hitelkérelemhez van szüksége.

A Bérjegyzékek modul legfontosabb funkciói

• Bérjegyzék hozzáadása egy munkavállalóhoz egy adott évre és hónapra
• Bérjegyzékek tömeges hozzáadása több munkavállalóhoz egyszerre, ugyanarra az időszakra
• A mentett bérjegyzék letöltése a munkavállaló vagy egy jogosult felhasználó által
• Automatikus e-mail értesítés a munkavállalónak az új bérjegyzékről
• A lista szűrése év és hónap szerint
• Hozzáférési jogok beállítása egyénileg minden munkavállalóhoz, beleértve egy teljes oszlop egyszerre történő tömeges beállítását is
• A törölt rekordok lomtárba helyezése végleges törlés helyett
• Közvetlen hivatkozás a munkavállaló profiljára a táblázat sorából
• Az alkalmazás többi moduljával megegyező, közös fájlnyilvántartás

Hozzáférés és beállítások

Ez a rész leírja, hogyan érheti el a Bérjegyzékek modult, hogyan állítja be a modult az adminisztrátor, és milyen jogosultsági szinteket különböztet meg a modul. A Bérjegyzékek modul az alkalmazás főmenüjéből érhető el, és a beállításai határozzák meg, ki jogosult csak megtekinteni a bérjegyzékeket, ki jogosult hozzáadni azokat, és ki jogosult törölni – kézi szintbeállítás nélkül a munkavállalónak nincs semmilyen hozzáférése a modulhoz.

Hogyan érheti el a Bérjegyzékek modult

A Bérjegyzékek modult az alkalmazás főmenüjében a Bérjegyzékek elemre kattintva nyithatja meg. Megnyitás után megjelenik a „Bérjegyzékek" cím, alatta pedig a mentett bérjegyzékek listáját tartalmazó táblázat. Azoknál a felhasználóknál, akik jogosultak a modul beállításainak kezelésére, a cím mellett megjelenik a Beállítások hivatkozás is.

A Bérjegyzékek modul beállításai

A Bérjegyzékek modul beállításai a modul címe melletti Beállítások hivatkozáson keresztül érhetők el, és egyetlen fület tartalmaznak: Felhasználói jogok. Ebben a cég összes munkavállalójának táblázata található, vezetéknév és keresztnév szerint rendezve, öt oszloppal, amelyek a jogosultsági szinteknek felelnek meg: Nincs hozzáférés, Tekintse meg az Ön, Minden megtekintése, Minden megtekintése + hozzáadás és Törlés. Minden munkavállalónál egy kapcsolóval pontosan egy szintet választhat ki. Minden oszlop felett található egy Összes kiválasztása gomb, amellyel egyetlen kattintással beállíthatja az adott szintet a táblázat összes munkavállalójára egyszerre. A módosítás a kapcsolóra kattintás után azonnal mentésre kerül, külön Mentés gombra itt nincs szükség.

A Bérjegyzékek modul beállításaihoz csak az alkalmazás adminisztrátora, vagy az a felhasználó fér hozzá, akire ez a modul kezelésre lett bízva. Amíg az adminisztrátor nem rendel szintet a munkavállalóhoz, a modul számára az alapértelmezett Nincs hozzáférés állapotban marad, és funkcionálisan nem nyílik meg számára, még akkor sem, ha látja azt a menüben. A Bérjegyzékek modul beállításai semmilyen további lehetőséget nem tartalmaznak – nem talál benne számsorozatokat, e-mail sablonokat, sem alapértelmezett időszakot, az egyetlen kezelt érték éppen az egyes munkavállalók jogosultsági szintje. Megjegyzés: A szint módosítása a beállítások táblázatában azonnal, a kapcsolóra kattintás után megjelenik, az oldalt nem szükséges frissíteni vagy újratölteni.

Felhasználói jogok és jogosultságok a Bérjegyzékek modulban

A Bérjegyzékek modulnak egyetlen, öt szintből álló jogosultsága van, amelyet a modul Beállításaiban egyénileg állítanak be minden munkavállalóhoz.

A jogosultsági szintet a Bérjegyzékek modulban minden munkavállalóhoz külön-külön rendelik hozzá, ezért gyakori, hogy az egyik kolléga csak a saját bérjegyzékeit látja, míg a bérszámfejtő Minden megtekintése + hozzáadás szinttel rendelkezik, és látja is, hozzá is adja az egész cég bérjegyzékeit.

Áttekintés: mit tesznek lehetővé az egyes szintek a Bérjegyzékek modulban

A következő táblázat összefoglalja, hogy pontosan mit engedélyeznek az egyes jogosultsági szintek a Bérjegyzékek modulban, hogy első pillantásra egyértelmű legyen a köztük lévő különbség.

Felhasználói felület

Ez a rész leírja a Bérjegyzékek modul főképernyőjének elrendezését, a táblázat feletti gombokat és szűrőket, valamint azokat az állapotokat, amelyekben egy bérjegyzék-rekord lehet. Tájékozódási segítségként szolgál azon felhasználó számára, aki először nyitja meg a modult, és keresi, hol találja meg egy adott bérjegyzéket, vagy hogyan szűkítse a listát időszak szerint.

A Bérjegyzékek modul főképernyője

A Bérjegyzékek modul főképernyője a táblázat felett szűrőt és gombokat jelenít meg, alattuk pedig a mentett bérjegyzékek táblázatát. A táblázat oszlopai: ID (a rekord sorszáma), Alkalmazott (a név egyben hivatkozás is a munkavállaló profiljára a Munkavállalók modulban), Év/hónap (az időszak év/hónap formátumban, például 2026/09) és Bérjegyzékek (minden csatolt fájl neve kattintható hivatkozásként, letöltés szimbólummal; ugyanahhoz a rekordhoz több fájl is csatolható). Az utolsó, fejléc nélküli oszlopban a sorhoz tartozó műveleti ikonok találhatók, a törlés kukaikon csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználóknak jelenik meg. A táblázat felett találhatók a szokásos gombok az Excelbe exportáláshoz, a nyomtatáshoz és a megjelenített oszlopok kiválasztásához, valamint egy azonnal aktív keresőmező, amelybe a képernyő betöltése után rögtön lehet írni. Az oszlopválasztó gombbal a Bérjegyzékek modulban be- vagy kikapcsolhatja a táblázat egyes oszlopainak megjelenítését aszerint, hogy éppen mely adatokra van szüksége.

Gombok a táblázat felett a Bérjegyzékek modulban

A Bérjegyzékek modul főképernyőjének táblázata felett, a szűrők mellett három gomb található. Elérhetőségük a hozzárendelt jogosultsági szinttől függ – a megfelelő joggal nem rendelkező felhasználó számára a gombok inaktívak (szürkék) maradnak.

• Hozzáad – megnyitja a párbeszédablakot egy bérjegyzék egy munkavállalóhoz történő beviteléhez. A Minden megtekintése + hozzáadás szinttől kezdve aktív.
• Tömeges hozzáadás – megnyitja a párbeszédablakot bérjegyzékek több munkavállalóhoz, egy időszakra történő egyidejű beviteléhez. A Minden megtekintése + hozzáadás szinttől kezdve aktív.
• Törölt – megnyitja a törölt rekordok listáját, az úgynevezett lomtárat. Ez a képernyő az alkalmazás több moduljában közös, nemcsak a Bérjegyzékekben. Csak a Törlés szinttel rendelkező felhasználók számára aktív.

Szűrők a Bérjegyzékek modulban

• Év: legördülő lista az aktuális év +1-től az aktuális év −5-ig; a kiválasztással a táblázat azonnal újraszűrődik
• Hónap: legördülő lista a „- Összes -" opcióval és tizenkét hónappal (januártól decemberig); a kiválasztással a táblázat azonnal újraszűrődik

A Bérjegyzékek modul mindkét szűrője egyszerre kombinálható, így megjelenítheti például csak egy adott év márciusi bérjegyzékeit. A Hónap szűrőben a „- Összes -" opció a kiválasztott év összes hónapjának bérjegyzékeit egyszerre jeleníti meg.

A bérjegyzék-rekord állapotai

A bérjegyzéknek a Bérjegyzékek modulban csak két állapota van, és köztük nincs átmeneti állapot. Más állapotokat, például folyamatban vagy jóváhagyásra vár, a Bérjegyzékek modul nem ismer – a bérjegyzék vagy létezik és aktív, vagy törölve van, és a lomtárba került.

Alapműveletek

A Bérjegyzékek modul ezen része a szokásos napi teendőket írja le: egy bérjegyzék hozzáadása egy adott munkavállalóhoz, bérjegyzékek tömeges hozzáadása több munkavállalóhoz egyszerre, ugyanarra az időszakra, egy mentett bérjegyzék letöltése és egy rekord törlése. Minden eljárásnál fel vannak tüntetve a párbeszédablakban kitöltendő mezők és azok korlátozásai is.

Mezők a Bérjegyzék hozzáadása párbeszédablakban

A Bérjegyzékek modul Hozzáadás párbeszédablaka az egyedi és a tömeges hozzáadásnál csak az Alkalmazott mezőben tér el – tömeges hozzáadásnál ezt az egyes munkavállalók kártyái váltják fel, egy kártya a cég minden aktív munkavállalójához. A többi mező mindkét párbeszédablaknál megegyezik.

Eljárás: Bérjegyzék hozzáadása egy munkavállalóhoz

1. A Bérjegyzékek modul főképernyőjén kattintson a Hozzáad gombra.
2. Válassza ki az Év és a Hónap mezőt, amelyhez a bérjegyzék tartozik.
3. A Alkalmazott mezőben válassza ki a munkavállalót a kereshető listából.
4. Ha a kiválasztott munkavállalóhoz és időszakhoz már létezik bérjegyzék, megjelenik egy figyelmeztetés, hogy egy újabb hozzáadásával duplikátumot hoz létre; ez nem akadályozza a mentést.
5. Húzza be, vagy válassza ki a bérjegyzék egy vagy több fájlját (legfeljebb 60 fájlt egyszerre).
6. Opcionálisan jelölje be a E-mail értesítés küldése egy linkkel mezőt – a munkavállaló ekkor e-mailt kap az új bérjegyzékről.
7. Kattintson a Mentés gombra. A párbeszédablak bezáródik, és a főképernyő listája frissül.

Tipp: Az Év és a Hónap mező a Bérjegyzék hozzáadása párbeszédablakban mindig előre beállított értékkel rendelkezik, így a Bérjegyzékek modulban nem lehet üresen hagyni őket.

Példa: Egy új munkavállaló a hónap közepén lépett be, és az első bérjegyzéke nem volt része az egész cégre kiterjedő tömeges feldolgozásnak. A bérszámfejtő ezért a Bérjegyzékek modulban megnyitja a Hozzáad párbeszédablakot, kiválasztja a nevét, a helyes Évet és Hónapot, majd feltölti csak az egyetlen fájlját.

Eljárás: Bérjegyzékek tömeges hozzáadása több munkavállalóhoz

A tömeges hozzáadás a Bérjegyzékek modulban lehetővé teszi, hogy egyszerre töltsön fel bérjegyzékeket több munkavállalóhoz, ugyanarra az időszakra, így megtakarítva a Hozzáad párbeszédablak minden egyes munkavállalóhoz történő ismételt megnyitását.

1. A főképernyőn kattintson a Tömeges hozzáadás gombra.
2. Válassza ki az Év és a Hónap mezőt, amely a hozzáadott bérjegyzékek mindegyikére érvényes.
3. Megjelenik egy tájékoztató üzenet: „Azokhoz a munkavállalókhoz, akikhez nem csatolnak mellékletet, a rekordot nem hozza létre."
4. Minden aktív munkavállalóhoz külön kártya jelenik meg, a fejlécben a névvel és saját fájlhúzási mezővel.
5. Minden munkavállalóhoz, akihez bérjegyzéket szeretne hozzáadni, húzza be a megfelelő fájlt vagy több fájlt a mezőjébe. Azokat a munkavállalókat, akikhez nem tölt fel fájlt, a rendszer kihagyja, és számukra nem jön létre rekord.
6. Opcionálisan jelölje be a E-mail értesítés küldése egy linkkel mezőt – e-mailt kap minden munkavállaló, akinek ebben a lépésben rekordja jött létre.
7. Kattintson a Mentés gombra.

Tipp: A tömeges hozzáadás a Bérjegyzékek modulban különösen a hónap elején hasznos, amikor az egész cég bérjegyzékeit egyszerre dolgozzák fel – ezzel megtakarítja az Év és a Hónap ismételt kitöltését minden egyes munkavállalónál külön-külön.

Példa: A bérszámfejtő egy külső bérszámfejtő irodától kap egy fájlt az előző hónap összes bérjegyzékével. A Bérjegyzékek modulban megnyitja a Tömeges hozzáadás párbeszédablakot, kiválasztja az aktuális Évet és Hónapot, majd sorban behúzza a megfelelő oldalt vagy fájlt minden olyan munkavállalóhoz, akihez a bérjegyzék tartozik. Azokat a munkavállalókat, akik az adott hónapban nem dolgoztak, egyszerűen kihagyja.

Bérjegyzék letöltése

A Bérjegyzékek modulban keresse meg a főképernyő táblázatában a megfelelő munkavállalóhoz és időszakhoz tartozó sort. A Bérjegyzékek oszlopban kattintson a fájl nevére – a fájl letöltődik a számítógépére. Ugyanahhoz a rekordhoz több fájl is csatolható, mindegyiknek saját, letöltés szimbólummal ellátott, kattintható hivatkozása van.

Bérjegyzék-rekord törlése

1. A kiválasztott sornál a Bérjegyzékek modulban kattintson a kukaikonra. Az ikon csak a törlési joggal rendelkező felhasználók számára érhető el.
2. Erősítse meg a „Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?" kérdést az Igen gombbal, vagy vonja vissza a Nem gombbal.
3. A rekord eltűnik a fő listából, és átkerül a törölt rekordok közé, amelyek a Törölt gombon keresztül érhetők el.

Megjegyzés: Magát a törlést a háttérben csak az a felhasználó hajtja végre, aki egyben az alkalmazás adminisztrátora is, vagy akire a Bérjegyzékek modul kezelésre lett bízva. A Törlés jogosultsági szinttel rendelkező felhasználónak a kukaikon mindig megjelenik, de e kiegészítő szerepkör nélkül a törlési kérés nem hajtódik végre. A Törölt gomb az alkalmazás többi moduljával közös lomtár-képernyőt nyitja meg, így a törölt bérjegyzékeket ugyanott találja, mint a rendszer más részeinek törölt rekordjait.

Speciális funkciók

A Bérjegyzékek modul az alapvető hozzáadás és letöltés mellett egy kiegészítő funkciót is kínál: a munkavállaló automatikus e-mail értesítését az új bérjegyzékről. Ez a rész elmagyarázza, mikor küldi el az e-mailt, mit tartalmaz, és tömeges hozzáadás esetén pontosan kinek érkezik meg.

Automatikus e-mail értesítés az új bérjegyzékről

A Bérjegyzékek modulnak nincs sem éjszakai, sem más módon ütemezett feladata. Az egyetlen automatikus tevékenység az e-mail értesítés: ha bérjegyzék hozzáadásakor (egyedi vagy tömeges hozzáadásnál egyaránt) bejelöli a E-mail értesítés küldése egy linkkel mezőt, a rendszer a mentés után azonnal e-mailt küld az érintett munkavállalónak „Új bérjegyzék – hónap/év" formátumú tárggyal, valamint azzal az információval, hogy bérjegyzéket töltöttek fel számára az alkalmazásba, és hol találja azt a Bérjegyzékek modulban.

Tömeges hozzáadásnál az e-mail külön-külön minden olyan munkavállalónak elküldésre kerül, akinek az adott lépésben új rekordja jött létre – annak a munkavállalónak, akihez nem töltött fel fájlt, nem küldünk e-mailt, mivel számára rekord sem jött létre. A jelölőnégyzet csak az aktuális mentést jegyzi meg, ezért minden újabb bérjegyzék hozzáadásakor újra mérlegelni kell a választást, és szükség esetén ismét be kell jelölni.

Integráció más modulokkal

A Bérjegyzékek modul nem önálló sziget – a munkavállaló kiválasztásakor és a neve táblázatban való megjelenítésekor is együttműködik a Munkavállalók modullal, a csatolt fájlokat pedig ugyanabba a közös fájlnyilvántartásba menti, amelyet az alkalmazás többi modulja is használ. Ez a rész leírja, milyen adatok áramlanak közöttük, és milyen irányban.

A Munkavállalók modul és a bérjegyzékek

A Bérjegyzékek modul a munkavállalók listáját a Munkavállalók modulból veszi – az Alkalmazott mezőben egyedi hozzáadásnál, illetve a kártyákon tömeges hozzáadásnál is csak a cég aktív munkavállalói kínálhatók fel, vezetéknév és keresztnév szerint rendezve. A munkavállaló neve, amely a rekordnál a Bérjegyzékek modul főtáblázatában megjelenik, egyben hivatkozás is, amely megnyitja a profilját a Munkavállalók modulban. Ennek köszönhetően egy vitatott rekordnál könnyen ellenőrizheti, konkrétan melyik munkavállalóról van szó, illetve közvetlenül a Munkavállalók modulban megkeresheti további adatait.

Közös fájlnyilvántartás a Bérjegyzékek modulban

A bérjegyzékek csatolt fájljai a Bérjegyzékek modulban ugyanabba a közös fájlnyilvántartásba kerülnek mentésre, amely az alkalmazás más moduljaiban is a fájlok csatolására és letöltésére szolgál. Ez nem egy önálló modullal való összekapcsolást jelent, hanem közös technikai infrastruktúrát – ennek köszönhetően a fájlok feltöltése és letöltése a Bérjegyzékek modulban ugyanúgy működik, ahogyan azt a többi modulból megszokta, így nem kell semmi újat tanulnia.

Hibaelhárítás

Ez a rész összefoglalja a Bérjegyzékek modul felhasználóinak leggyakoribb kérdéseit, azokat az üzeneteket és figyelmeztetéseket, amelyekkel a modulban találkozhat, valamint néhány tippet a modullal való hatékonyabb munkához. Ha egy gomb a Bérjegyzékek modulban nem reagál, vagy egy rekord nem a várt módon jön létre, kezdje itt.

Üzenetek és figyelmeztetések a Bérjegyzékek modulban

A Bérjegyzékek modulban a szokásos munka során a következő szövegek jelenhetnek meg:

Más ellenőrzések, például az év vagy a hónap kitöltésének vizsgálata, a Bérjegyzékek modulban nem érvényesülnek – ezek a mezők mindig előre beállított értékkel rendelkeznek, így nem lehet őket üresen hagyni.

Gyakori kérdések a Bérjegyzékek modulhoz

Kérdés: Miért inaktívak (szürkék) a Bérjegyzékek modulban a Hozzáad és a Tömeges hozzáadás gombok?

Megoldás: Nincs elegendő jogosultsága. A Bérjegyzékek modul Minden megtekintése + hozzáadás vagy magasabb szintet igényel. A jogok hozzárendeléséért forduljon az alkalmazás adminisztrátorához.

Kérdés: Miért jelent meg duplikátum-figyelmeztetés a Hozzáadás párbeszédablakban a munkavállaló és az időszak kiválasztása után?

Megoldás: Ehhez a munkavállalóhoz és a kiválasztott időszakhoz már létezik bérjegyzék. A figyelmeztetés nem akadályozza a mentést – ha valóban egy második dokumentumról van szó, például egy javításról, folytassa a hozzáadást.

Kérdés: Miért nem jött létre rekord egyes munkavállalóknál a tömeges hozzáadásnál a Bérjegyzékek modulban?

Megoldás: A mezőjükbe nem lett fájl beillesztve. A Bérjegyzékek modul csak azoknak a munkavállalóknak hoz létre rekordot, akikhez a Tömeges hozzáadás párbeszédablakban ténylegesen csatoltak fájlt.

Kérdés: Miért nem lehet a Bérjegyzékek modulban egyszerre több fájlt feltölteni?

Megoldás: Egy feltöltési mezőbe legfeljebb 60 fájlt lehet beilleszteni. Ha ennél többet próbál, megjelenik a „Legfeljebb 60 fájl feltölthető." figyelmeztetés – töltse fel a fájlokat kisebb csoportokban.

Kérdés: A listában csak a saját bérjegyzékeimet látom, de szeretném a kollégáim bérjegyzékeit is látni – lehetséges ez?

Megoldás: A hozzárendelt jogosultsági szinttől függ. A Tekintse meg az Ön szint csak a saját rekordokat mutatja, a Minden megtekintése és magasabb szintek a cég összes munkavállalójának bérjegyzékeit mutatják. A szintet az adminisztrátor állítja be a Bérjegyzékek modul Beállításaiban.

Kérdés: Törlés szintem van, de a kukaikonra kattintás nem csinál semmit – miért?

Megoldás: A Törlés szint mindenkinek megjeleníti a kukaikont és a Törölt gombot, akihez hozzá van rendelve, de magát a törlést a háttérben csak az a felhasználó hajtja végre, aki egyben az alkalmazás adminisztrátora is, vagy akire a Bérjegyzékek modul kezelésre lett bízva. E kiegészítő szerepkör nélkül a törlési kérés nem megy át – forduljon az adminisztrátorhoz.

Tippek a Bérjegyzékek modullal való hatékony munkához

• Tipp: Egy adott hónap bérjegyzékének gyors megtalálásához használja az Év és a Hónap szűrőt a Bérjegyzékek modul táblázata felett – a két szűrő kombinálható.
• Tipp: Tömeges hozzáadásnál nyugodtan töltsön fel több fájlt egy kártyára, ha a munkavállaló az adott időszakra több dokumentumot is kap, például bérjegyzéket és jutalékkimutatást is.
• Tipp: Az E-mail értesítés küldése egy linkkel mező bejelölésével megkíméli a munkavállalót attól, hogy ellenőrizze, nem került-e fel új bérjegyzék a Bérjegyzékek modulba.
• Tipp: A Bérjegyzékek modul beállításaiban használja az Összes kiválasztása gombot, ha egyszerre az egész cégre szeretne egy jogosultsági szintet beállítani, és az egyedi kivételeket csak utána módosítsa.