Elektronikus kérelmek (Requests2)

Modul áttekintés

Az Elektronikus kérelmek modul egy rugalmas rendszer különböző típusú vállalati kérelmek létrehozására, jóváhagyására és kezelésére. Lehetővé teszi minden szervezet számára, hogy saját kérelemtípusokat állítson be konfigurálható jóváhagyási folyamatokkal az egyedi igényeknek megfelelően.

A modul célja

Az elektronikus kérelmek rendszere digitalizálja és automatizálja a különböző típusú vállalati kérelmek benyújtásának és jóváhagyásának folyamatát. Kiküszöböli a papíralapú adminisztrációt, felgyorsítja a jóváhagyási folyamatot, és biztosítja az összes változás és döntés átlátható nyomon követését.

Főbb funkciók

• Egyedi kérelemtípusok létrehozása a szervezet igényei szerint (beszerzési kérelmek, szabadság, fizetésmódosítás, utazási megbízások stb.)
• Konfigurálható jóváhagyási körök különböző jóváhagyókkal
• Egyedi űrlapmezők különböző adattípusokban (szöveg, szám, dátum, fájlok, felhasználó kiválasztása, cég kiválasztása)
• Dinamikus jóváhagyó kiválasztás a folyamat során
• Automatikus e-mail értesítések az összes folyamat résztvevőnek
• Teljes változástörténet és döntések minden kérelemhez
• Lehetőség a kérelem visszaküldésére további információkért
• Több kérelem tömeges jóváhagyása egyszerre
• Speciális szűrési és keresési lehetőségek a kérelmekhez
• Adatexportálás Excel formátumba

Célfelhasználói csoportok

• Kérelmezők - minden alkalmazott, akinek kérelmet kell benyújtania
• Űrlap kitöltők - az űrlap körök kitöltésére jogosult személyek
• Jóváhagyók - a kérelmek jóváhagyására vagy elutasítására jogosult személyek
• Vezetők - felettesek, akik áttekinthetik az összes kérelmet
• Adminisztrátorok - rendszeradminisztrátorok, akik konfigurálhatják a kérelemtípusokat

Koncepció és terminológia

Kérelemtípusok

Minden szervezet saját kérelemtípusokat hoz létre az igényeinek megfelelően. Minden kérelemtípusnak van meghatározott neve, leírása és jóváhagyási folyamata. Példák kérelemtípusokra:

• Beszerzési kérelem
• Szabadságkérelem
• Fizetésmódosítási kérelem
• Utazási megbízás
• Képzési kérelem
• Munkaidő-módosítási kérelem

Jóváhagyási körök

Minden kérelemtípus több körből áll, amelyeket balról jobbra sorrendben dolgoznak fel. Kétféle kör létezik:

Űrlap kör - olyan kör, ahol információkat adnak meg egy űrlapon. A kitöltő megadja a szükséges adatokat. A befejezés után a kérelem automatikusan a következő körbe lép.

Jóváhagyási kör - olyan kör, ahol egy kijelölt személy dönt a kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról. A jóváhagyó jóváhagyhatja, elutasíthatja vagy visszaküldheti a kérelmet további információkért.

Kérelem státuszok

A kérelem a következő státuszokban lehet:

• Kitöltésre vár - a kérelem létrejött és az űrlap kör kitöltésére vár
• Döntésre vár - a kérelem a jóváhagyó döntésére vár
• Jóváhagyva - a kérelem átment az összes jóváhagyási körön és jóváhagyták
• Elutasítva - a kérelmet az egyik jóváhagyó elutasította
• Visszaküldve kiegészítésre - a kérelmet visszaküldték az előző körbe további információkért
• Befejezve - az űrlap kör befejeződött és a kérelem továbblép

Jogosultságok és szerepkörök

Minden kérelemtípushoz különböző felhasználói csoportok definiálhatók különböző jogosultságokkal:

• Teljes áttekintéssel rendelkező felhasználók - korlátozás nélkül látják az adott típus összes kérelmét
• Jóváhagyók - jóváhagyhatják a kérelmeket, áttekintési hatókörük a konfiguráció szerint van beállítva
• Kérelemtípus kezelők - szerkeszthetik a kérelemtípus konfigurációját
• Adminisztrátorok - törölhetik a kérelmeket

A jóváhagyók számára beállítható a láthatósági hatókör:

• Összes - a jóváhagyók látják az adott típus összes kérelmét
• Jóváhagyásra hozzájuk rendelt - csak azokat a kérelmeket látják, amelyeket jelenleg jóvá kell hagyniuk
• Jóváhagyásra hozzájuk rendelt és általuk jóváhagyott - látják a jelenlegi kérelmeiket és a jóváhagyott kérelmek előzményeit

Felhasználói felület

Modul főképernyő

Az Elektronikus kérelmek modul megnyitása után megjelenik a főképernyő az alapvető elemekkel:

Felső panel a kérelemtípusokkal

Az oldal felső részén kártyák jelennek meg az egyes kérelemtípusokhoz, amelyekhez hozzáférése van. Minden kártya tartalmazza:

• Mappa ikon
• Kérelemtípus neve
• Jelvény az aktív kérelmek számával

Egy típuskártyára kattintva megjelenik az adott típus kérelmeinek listája. Az aktív típus ki van emelve és nyitott mappa ikonnal rendelkezik.

Kérelem előrehaladási séma

A felső panel alatt található egy összecsukható Kérelem részei - előrehaladási séma szakasz. Ez a szakasz vizuálisan jeleníti meg az összes jóváhagyási folyamat körét:

• Kék körök ceruza ikonnal jelzik az űrlap köröket
• Zöld körök pipa ikonnal jelzik a jóváhagyási köröket
• A körök közötti nyilak mutatják a kérelem előrehaladásának irányát
• Egy kör fölé helyezve az egeret megjelennek a részletei

A szakaszt a jobb felső sarokban lévő plusz vagy mínusz ikonra kattintva nyithatja meg vagy zárhatja be.

Kérelem szűrő

Az előrehaladási séma alatt található egy összecsukható Szűrő szakasz. Ez a szakasz lehetővé teszi a kérelmek szűrését a következő kritériumok alapján:

• Kérelmező - a kérelmet benyújtó személy kiválasztása
• Jóváhagyó - a kérelmet jóváhagyó személy kiválasztása
• Benyújtva - kérelem benyújtási dátuma (tól - ig)
• Jóváhagyva/Elutasítva - kérelem döntési dátuma (tól - ig)

A szűrő beállítása után kattintson a Keresés gombra. A szűrő törléséhez használja a Törlés gombot. Ha szűrő aktív, a szakasz címe pirosan jelenik meg.

Státusz gombok

A kérelem táblázat felett gombok csoportja található a státusz szerinti gyors szűréshez:

• Összes - státusztól függetlenül minden kérelmet megjelenít
• Kitöltésre/kiegészítésre vár - űrlap kitöltésre váró kérelmek
• Jóváhagyásra vár - jóváhagyó döntésére váró kérelmek
• Jóváhagyva - sikeresen jóváhagyott kérelmek
• Elutasítva - elutasított kérelmek

Minden gomb jelvényben mutatja az adott státuszú kérelmek számát. Az aktív szűrő zölden van kiemelve.

Kérelem táblázat

A képernyő fő része a kérelmek listáját tartalmazó táblázat. A táblázat a következő oszlopokat tartalmazza:

• ID - egyedi kérelemszám, kattintásra megnyílik a részletek
• Kérelmet benyújtotta - a kérelmet létrehozó személy neve
• Benyújtás dátuma - a kérelem létrehozásának dátuma és időpontja
• Státusz - a kérelem aktuális státusza
• Aktuális jóváhagyó - a személy, akinek jelenleg jóvá kell hagynia vagy ki kell töltenie a kérelmet
• Egyedi mezők - további oszlopok az első űrlap körből származó, táblázatban megjelenítésre kijelölt mezőknek felelnek meg
• Műveletek - a kérelemmel való munkához használható gombok

Táblázat keresés

A táblázat jobb felső sarkában található egy Keresés mező. Itt bármilyen szöveget megadhat a táblázatban való gyors kereséshez. A keresés az összes táblázatoszlopban működik.

Táblázat feletti gombok

• Excel - látható rekordok exportálása Excel fájlba
• Nyomtatás - aktuális táblázat nézet nyomtatása
• Kérelem hozzáadása - új kérelem létrehozása, a gomb csak akkor aktív, ha jogosultsága van az első kör kitöltésére
• Kiválasztottak jóváhagyása - bejelölt kérelmek tömeges jóváhagyása (csak akkor jelenik meg, ha a funkció engedélyezve van)

Kérelem részletei

A táblázatban a kérelem azonosítójára kattintva megnyílik a kérelem részletei. A részletek a következő szakaszokat tartalmazzák:

Alapinformációk

A részletek felső részében a kérelem alapvető információi jelennek meg:

• Benyújtotta - a kérelmet létrehozó személy neve
• Dátum - a kérelem benyújtásának dátuma és időpontja
• Kérelem ID - egyedi azonosító
• Körök száma - a jóváhagyási folyamat köreinek teljes száma
• Státusz - a kérelem aktuális státusza

Az alapinformációk alatt megjelennek az első űrlap körből származó, táblázatban megjelenítésre kijelölt mezők.

Kérelem előzmények

Az Előzmények szakasz tartalmazza a kérelmen végrehajtott összes művelet teljes nyomon követését. Minden művelethez:

• Rögzítette - a műveletet végrehajtó személy neve
• Dátum - a művelet dátuma és időpontja
• Változás, megjegyzés - a végrehajtott művelet leírása (létrehozás, kitöltés, jóváhagyás, elutasítás, visszaküldés)

Kérelem körök

Az előzmények alatt a meghatározott sorrendben következnek az egyes kérelem körök. Minden kör külön kártyán jelenik meg a következő információkkal:

Kártya fejléce:

• Kör száma
• Kör típusa (űrlap vagy jóváhagyási)
• Kör neve
• Opcionális kör megjegyzés
• Aktuális kör státusza

Kártya tartalma:

• Információ arról, ki töltötte ki vagy döntött a körben
• Kitöltés vagy döntés dátuma
• Az összes űrlapmező kitöltött értékei
• Opcionális megjegyzések visszaküldéshez vagy elutasításhoz
• Jóváhagyási körök esetén: a jóváhagyásra jogosult személyek listája
• Művelet gombok a kör típusának és státuszának megfelelően

Az aktuális kör automatikusan kibontva jelenik meg, a többi kör összecsukva. Kattintson a kártya fejlécében lévő plusz vagy mínusz ikonra egy kör kibontásához vagy összecsukásához.

Részletek navigáció

A részletek jobb felső sarkában:

• Vissza - visszatérés a főképernyőre a kérelmek listájával
• Nyomtatás - kérelem részleteinek nyomtatása

Alapműveletek

Új kérelem létrehozása

Új kérelem létrehozásához kövesse ezeket a lépéseket:

1. A modul főképernyőjén válassza ki a kérelemtípust a megfelelő kártyára kattintva a felső panelen.
2. Kattintson a zöld Kérelem hozzáadása gombra a jobb felső sarokban a táblázat felett.
3. Megnyílik egy modális ablak az első kör űrlapjával.
4. Töltse ki az összes kötelező űrlapmezőt. A kötelező mezők csillaggal vannak jelölve.
5. Ha a kör lehetővé teszi további jóváhagyók vagy kitöltők kiválasztását, válassza ki a megfelelő személyt a listából.
6. Kattintson a zöld Mentés gombra.
7. A kérelem létrejön és automatikusan a következő körbe lép.
8. Ha be van állítva, a rendszer e-mail értesítést küld a személynek, akinek a következő kört kell feldolgoznia.

Űrlapmező típusok:

• Egysoros szöveg - rövid szövegbevitel egyszerű szöveghez
• Többsoros szöveg - hosszabb szöveg formázási lehetőségekkel (félkövér, felsorolás, hivatkozások)
• Szám - numerikus érték
• Dátum - dátum kiválasztása naptárból
• Dátum tól-ig - időszak kiválasztása két naptárból
• Idő tól-ig - időtartomány kiválasztása a nap folyamán (5 perces intervallumok)
• Jelölőnégyzet - igen vagy nem jelölőnégyzet
• Lista - egyetlen opció kiválasztása előre beállított értékekből
• Fájl - melléklet feltöltése, legfeljebb 20 fájl, maximális fájlméret 60 MB
• eIntranet felhasználó - felhasználó kiválasztása az alkalmazottak listájából
• Cég a CRM modulból - cég kiválasztása a CRM adatbázisból

Űrlap kitöltése a következő körben

Ha a kérelem űrlap körben van és jogosult a kitöltésére, kövesse ezeket a lépéseket:

1. Nyissa meg a kérelem részleteit az azonosítójára kattintva a táblázatban vagy az e-mailben lévő hivatkozás használatával.
2. Keresse meg az aktuális körét. Automatikusan kibontva és kiemelve jelenik meg.
3. Kattintson a zöld Űrlap kitöltése/befejezése gombra.
4. Megnyílik egy modális ablak a kör űrlapjával.
5. Töltse ki az összes kötelező mezőt.
6. Ha kiválaszthatja a következő jóváhagyókat, válassza ki a megfelelő személyt.
7. Kattintson a Mentés gombra.
8. A kérelem mentésre kerül és a következő körbe lép.

Kérelem jóváhagyása

Ha jóváhagyó és van jóváhagyandó kérelme, kövesse ezeket a lépéseket:

1. Nyissa meg a kérelem részleteit. Használhatja az e-mail értesítésben lévő hivatkozást vagy keresse meg a kérelmet a listában.
2. Tekintse át a kitöltött adatokat az összes körben.
3. Az aktuális jóváhagyási körben kattintson a zöld Jóváhagyás gombra.
4. Megnyílik egy modális ablak a jóváhagyás megerősítéséhez.
5. Hozzáadhat opcionális jóváhagyási megjegyzést.
6. Ha kiválaszthatja a következő jóváhagyókat a következő körben, válassza ki a megfelelő személyt.
7. Erősítse meg a jóváhagyást.
8. A kérelem a következő körbe lép, vagy jóváhagyottként jelölődik, ha ez az utolsó kör.
9. A rendszer e-mail értesítéseket küld a beállításoknak megfelelően.

Kérelem elutasítása

Ha el kell utasítania egy kérelmet, kövesse ezeket a lépéseket:

1. Nyissa meg a kérelem részleteit.
2. Az aktuális jóváhagyási körben kattintson a piros Elutasítás gombra.
3. Megnyílik egy modális ablak az elutasítás okának megadásához.
4. Adja meg a kötelező megjegyzést, amely elmagyarázza az elutasítás okát.
5. Erősítse meg az elutasítást.
6. A kérelem elutasítottként jelölődik és a jóváhagyási folyamat véget ér.
7. A kérelmező e-mail értesítést kap az Ön megjegyzésével.

Kérelem visszaküldése kiegészítésre

Ha a kérelem hiányos vagy helytelen információkat tartalmaz, visszaküldheti kiegészítésre:

1. Nyissa meg a kérelem részleteit.
2. Az aktuális jóváhagyási körben kattintson a narancssárga Visszaküldés kiegészítésre gombra.
3. Megnyílik egy modális ablak a visszaküldési kör kiválasztásához.
4. Válassza ki a kört, amelyet ki kell egészíteni.
5. Adja meg a kötelező megjegyzést, amely elmagyarázza, mit kell hozzáadni vagy javítani.
6. Erősítse meg a visszaküldést.
7. A kérelem visszatér a kiválasztott körbe visszaküldve kiegészítésre státusszal.
8. Az adott körért felelős személy e-mail értesítést kap az Ön megjegyzésével.
9. Az információk kiegészítése után a kérelem ismét végigmegy az összes körön a visszaküldési ponttól kezdve.

Jóváhagyott kérelem módosítása

Ha a kérelemtípus lehetővé teszi a már jóváhagyott kérelmek módosítását, újra szerkesztheti:

1. Nyissa meg a jóváhagyott kérelem részleteit.
2. Kattintson a piros Kérelem módosítása (újbóli benyújtás) gombra.
3. Megnyílik az első kör űrlapja előre kitöltött értékekkel.
4. Szerkessze a szükséges adatokat.
5. Mentse a változtatásokat.
6. A kérelem ismét végigmegy a teljes jóváhagyási folyamaton az elejétől.

Kérelmek keresése

A kérelmek gyors kereséséhez több lehetőség áll rendelkezésére:

Gyors keresés:

1. A táblázat jobb felső sarkában keresse meg a Keresés mezőt.
2. Adja meg a keresett szöveget (lehet név, szám, dátum vagy bármilyen más adat a táblázatból).
3. A táblázat automatikusan szűr és csak a megfelelő rekordokat mutatja.

Szűrés kritériumok alapján:

1. Nyissa meg a Szűrő szakaszt a plusz ikonra kattintva.
2. Állítsa be a kívánt kritériumokat (kérelmező, jóváhagyó, időszak).
3. Kattintson a Keresés gombra.
4. A táblázat csak a beállított szűrőnek megfelelő kérelmeket mutatja.
5. A szűrő törléséhez kattintson a Törlés gombra.

Szűrés státusz alapján:

1. A táblázat felett kattintson az egyik státusz gombra.
2. A táblázat csak az adott státuszú kérelmeket mutatja.
3. Az összes kérelem megjelenítéséhez kattintson az Összes gombra.

Speciális funkciók

Exportálás Excel formátumba

A kérelmek listáját Excel fájlba exportálhatja további feldolgozásra:

1. Opcionálisan állítsa be a szűrőt vagy keresést az igényeinek megfelelően.
2. A táblázat felett kattintson az Excel gombra.
3. A rendszer XLSX fájlt generál, amely tartalmazza az összes látható rekordot.
4. A fájl automatikusan letöltődik a számítógépére.
5. Az exportálás tartalmazza a táblázatban megjelenített összes oszlopot.

Tömeges jóváhagyás

Ha a tömeges jóváhagyás engedélyezve van a kérelemtípushoz, egyszerre több kérelmet is jóváhagyhat:

1. A táblázatban jelölje be a jóváhagyni kívánt kérelmek jelölőnégyzeteit.
2. A táblázat alatt megjelenik a Kiválasztottak jóváhagyása gomb.
3. Kattintson erre a gombra.
4. A rendszer tömegesen jóváhagyja az összes kiválasztott kérelmet.
5. Minden kérelem a következő körbe lép vagy jóváhagyottként jelölődik.
6. A megfelelő e-mail értesítések elküldésre kerülnek.

Megjegyzés: A tömeges jóváhagyás csak akkor érhető el, ha jogosultsága van az adott kérelmek jóváhagyására és ha ez a funkció engedélyezve van az adott kérelemtípushoz.

Következő jóváhagyó kiválasztása

Egyes köröknél kitöltéskor vagy jóváhagyáskor meghatározhatja, ki dolgozza fel a következő kört:

Egyetlen jóváhagyó kiválasztása:

• A következő felhasználó kiválasztása szakaszban megjelenik a lehetséges jóváhagyók listája.
• Válasszon ki egy személyt a választógomb segítségével.
• A listában szereplő első személy előre ki van választva.
• A kiválasztás kötelező, kiválasztás nélkül nem lehet folytatni.

Több jóváhagyó kiválasztása:

• A következő felhasználó kiválasztása szakaszban megjelenik a lehetséges jóváhagyók listája.
• Jelöljön be egy vagy több felhasználót a jelölőnégyzetek segítségével.
• Ha nem választ ki senkit, a kérelem automatikusan az összes jogosult jóváhagyóhoz kerül.

Másolat további felhasználóknak:

• Egyes köröknél megjelenhet a lehetőség másolat küldésére egy adott felhasználónak.
• Ez a felhasználó értesítést kap, de nem kell aktívan feldolgoznia a kérelmet.
• A beállításoknak megfelelően a másolat küldése kötelező vagy opcionális lehet.

Jóváhagyási folyamat vizualizáció

A kérelem előrehaladási séma vizuális áttekintést nyújt a teljes jóváhagyási folyamatról:

• Kék dobozok ceruza ikonnal az űrlap köröket jelölik, ahol adatokat adnak meg.
• Zöld dobozok pipa ikonnal a jóváhagyási köröket jelölik, ahol döntések születnek.
• Nyilak a dobozok között szemléltetik a kérelem előrehaladását balról jobbra.
• Minden doboz tartalmazza a kör nevét.
• A doboz fölé helyezve az egeret megjelenik egy eszköztipp a kör részletes információival.

Ez a séma segít gyorsan megérteni, milyen lépéseken megy át a kérelem és jelenleg hol tart.

E-mail értesítések

A rendszer automatikusan küld e-mail értesítéseket a következő helyzetekben:

Következő körbe továbbítás után:

• A kört kitöltendő vagy jóváhagyandó személy értesítést kap.
• Az e-mail tartalmazza a kérelem azonosítóját közvetlen hivatkozással a részletekhez.
• Megjelenik a kérelemtípus és az aktuális kör neve.

Jóváhagyás után:

• A beállításoknak megfelelően értesítés küldhető a kérelmezőnek.
• A beállításoknak megfelelően a jóváhagyóknak is küldhető.
• Az e-mail tartalmazza a jóváhagyási információkat és a jóváhagyó opcionális megjegyzését.

Elutasítás után:

• A kérelmező értesítést kap.
• Az e-mail tartalmazza a kötelező megjegyzést, amely elmagyarázza az elutasítás okát.
• A beállításoknak megfelelően a jóváhagyóknak is küldhető.

Visszaküldés kiegészítésre után:

• A kört kiegészítendő személy értesítést kap.
• Az e-mail tartalmazza a megjegyzést, amely elmagyarázza, mit kell hozzáadni vagy javítani.

E-mail értesítés tartalma:

• Kérelem azonosító kattintható hivatkozással a részletekhez
• Kérelemtípus
• Kérelmező neve
• Aktuális jóváhagyási kör
• Döntéshozó neve és megjegyzései

Teljes kérelem előzmények

Minden kérelemnek teljes nyomon követése van az összes végrehajtott műveletről:

• Kérelem létrehozása - ki és mikor hozta létre a kérelmet
• Űrlap kör befejezése - ki és mikor töltötte ki az egyes köröket
• Jóváhagyás - ki és mikor hagyta jóvá a kérelmet, beleértve a megjegyzéseket
• Elutasítás - ki és mikor utasította el a kérelmet, beleértve az okot
• Visszaküldés kiegészítésre - ki és mikor küldte vissza a kérelmet, beleértve az okot
• Adatváltozások - a kérelmen végrehajtott összes módosítás

Az előzmények a kérelem részleteiben az Előzmények szakaszban jelennek meg időrendi sorrendben a legújabb műveletektől kezdve.

Integráció más modulokkal

Kapcsolat az eIntranet modulokkal

Az Elektronikus kérelmek modul integrálva van a következő eIntranet rendszer modulokkal:

Felhasználók modul:

• Jóváhagyók és kitöltők kiválasztása az alkalmazottak listájából
• Kérelem jogosultságok felhasználói fiókokhoz kötve
• Nevek és elérhetőségek automatikus kitöltése

Felhasználói csoportok és pozíciók modul:

• Jóváhagyás munkakörök és szerepkörök szerint
• Automatikus jóváhagyó hozzárendelés a szervezeti struktúra alapján

CRM modul:

• Cég kiválasztása a CRM adatbázisból az űrlapmezőkbe
• Kérelem összekapcsolása adott üzleti partnerekkel
• Cégadatok automatikus kitöltése

Fájlok modul:

• Mellékletek feltöltése a kérelmekhez
• Kérelemhez kapcsolódó dokumentumok tárolása
• Csatolt fájlok verziókezelése

E-mail rendszer:

• Automatikus értesítések küldése az összes folyamat résztvevőnek
• Közvetlen kérelem hivatkozások az e-mailekben
• Konfigurálható e-mail sablonok

Rendszer adatfolyamok

A kérelem a következőképpen halad át a rendszeren:

1. Kérelem létrehozása - a kérelmező új kérelmet hoz létre a kiválasztott típusból
2. Első kör kitöltése - az első kör űrlapja kitöltésre kerül
3. Automatikus előrehaladás - a rendszer automatikusan továbbítja a kérelmet a második körbe
4. Értesítés - a második körért felelős személy e-mailt kap
5. Kör feldolgozása - az összes meghatározott kör sorrendben feldolgozásra kerül
6. Jóváhagyás vagy elutasítás - az utolsó jóváhagyási körben megszületik a végső döntés
7. Folyamat befejezése - a kérelem megkapja a végső jóváhagyva vagy elutasítva státuszt

A folyamat során a kérelem visszaküldhető bármelyik korábbi körbe további információkért. A befejezés után a kérelem ismét végigmegy az összes körön a visszaküldési ponttól kezdve.

Rendszer függőségek

Az Elektronikus kérelmek modul megfelelő működéséhez a következő követelményeknek kell teljesülniük:

• E-mail szerver - be kell állítani az értesítések küldéséhez
• Felhasználói e-mail címek - az összes folyamat résztvevőnek ki kell töltenie az e-mail címét
• Kérelemtípus konfiguráció - az adminisztrátornak létre kell hoznia legalább egy kérelemtípust konfigurált körökkel
• CRM modul - ha az űrlap cégkiválasztó mezőt tartalmaz, a CRM modulnak aktívnak kell lennie
• Felhasználói jogosultságok - a felhasználóknak megfelelő jogosultságokat kell hozzárendelni a kérelmekkel való munkához

Gyakran ismételt kérdések és hibaelhárítás

Nem tudok új kérelmet létrehozni

Ha a Kérelem hozzáadása gomb inaktív (szürke), ellenőrizze a következőket:

• Van-e jogosultsága az adott kérelemtípus első körének kitöltésére?
• Aktív-e a kérelemtípus?
• Megfelelően vannak-e konfigurálva a kérelemtípus körei?
• Lépjen kapcsolatba a rendszeradminisztrátorral a jogosultságok ellenőrzéséhez.

Nem látok egyetlen kérelmet sem a listában

Ha a kérelem táblázat üres, ellenőrizze:

• A megfelelő kérelemtípus van-e kiválasztva a felső panelen?
• Van-e aktív szűrő, amely korlátozza a megjelenítést?
• Van-e jogosultsága az adott típusú kérelmek megtekintésére?
• Léteznek-e egyáltalán kérelmek ebből a típusból?

Nem tudom jóváhagyni a kérelmet

Ha a Jóváhagyás gomb inaktív, ellenőrizze:

• Jogosult-e jóváhagyni ebben a körben?
• Megfelelő státuszban van-e a kérelem (döntésre vár)?
• Az aktuális kör jóváhagyási vagy űrlap típusú?
• Esetleg Ön a kérelem kérelmezője (a beállításoknak megfelelően előfordulhat, hogy nem hagyhatja jóvá saját kérelmeit)?

Nem kapok e-mail értesítéseket

Ha nem kap e-maileket a kérelmekről, ellenőrizze:

• Helyesen van-e kitöltve az e-mail címe a rendszerben?
• A spam vagy levélszemét mappában van-e az e-mail?
• Engedélyezve van-e az e-mail értesítések küldése az adott kérelemtípushoz?
• Lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral az e-mail szerver beállításainak ellenőrzéséhez.

Szerkeszteni szeretnék egy már kitöltött kérelmet

Ha szerkesztenie kell egy kitöltött kérelmet:

• Ha még nincs jóváhagyva, kérheti a jóváhagyót, hogy küldje vissza kiegészítésre.
• Ha már jóváhagyták és a kérelemtípus lehetővé teszi, használja a Kérelem módosítása gombot.
• Ha a kérelemtípus nem engedélyezi a változtatásokat jóváhagyás után, lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral.

Nem tudom, milyen státuszban van a kérelem

A kérelem aktuális státuszának megállapításához:

• Nyissa meg a kérelem részleteit az azonosítójára kattintva.
• A részletek felső részében megjelenik az aktuális státusz.
• A nyitott kör az, amelyet jelenleg feldolgoznak.
• Az előzményekben időrendi sorrendben látja az összes végrehajtott műveletet.

Törölnöm kell egy kérelmet

Kérelem törlése csak adminisztrátorok számára engedélyezett:

• Normál felhasználók nem törölhetnek kérelmeket.
• Törlés helyett használja a kérelem elutasítását megadott indoklással.
• Ha a kérelmet valóban törölni kell, lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral.

Tippek a hatékony munkához

Függő kérelmek gyors feldolgozása

• Használja a Jóváhagyásra vár státusz gombot, hogy csak az Ön beavatkozását igénylő kérelmeket jelenítse meg.
• A kérelemtípus kártyáján lévő jelvény mutatja az aktív kérelmeinek számát.
• Dolgozza fel a kérelmeket folyamatosan, ne halassza az utolsó pillanatra.
• Használja a tömeges jóváhagyást több hasonló kérelem gyors feldolgozásához.

Megfelelő űrlap kitöltés

• Ellenőrizze az összes kitöltött mezőt a benyújtás előtt.
• Töltse ki az adatokat a lehető legpontosabban, időt takarít meg a jóváhagyás során.
• Formázással rendelkező szöveges mezőknél használjon félkövér betűt a fontos információk kiemelésére.
• Csatoljon releváns mellékleteket a kérelme alátámasztására.

Hatékony jóváhagyás

• Döntés előtt tekintse át az összes kitöltött kört.
• Használjon megjegyzéseket a döntése magyarázatához.
• Ha az információ hiányos, küldje vissza a kérelmet kiegészítésre az elutasítás helyett.
• Visszaküldéskor egyértelműen írja le, mit kell hozzáadni vagy javítani.

Kérelmek áttekintése

• Rendszeresen ellenőrizze a Jóváhagyásra vár szakaszt.
• Használja a dátum szűrést régebbi kérelmek ellenőrzéséhez.
• Használja az Excel exportot jelentések és elemzések készítéséhez.
• A kérelem előzményei teljes áttekintést nyújtanak a teljes folyamatról.

Biztonság és adatvédelem

Adatvédelem

• Az összes kérelem a biztonságos eIntranet rendszer adatbázisában van tárolva.
• A kérelmekhez való hozzáférés felhasználói jogosultságokon keresztül van szabályozva.
• Minden művelet rögzítésre kerül az előzményekben a szerző azonosításával.
• A csatolt fájlok biztonságos szerveren vannak tárolva.

Hozzáférési jogok

• Minden felhasználó csak azokat a kérelmeket látja, amelyekhez jogosultsága van.
• A jóváhagyók csak a releváns kérelmeket látják a láthatósági beállításoknak megfelelően.
• Az adminisztrátorok rendszerkezelési célból hozzáférnek az összes kérelemhez.
• Kérelmeket csak jogosult adminisztrátorok törölhetnek.

Audit nyomvonal

• A rendszer rögzít minden kérelmen végrehajtott műveletet.
• Az előzmények megváltoztathatatlanok és utólag nem módosíthatók.
• Minden rekord tartalmazza a dátumot, időpontot és a műveletet végrehajtó személy nevét.
• Az előzmények esetleges ellenőrzésekhez és auditokhoz szolgálnak.

---

Utolsó frissítés dátuma: 2025-11-11