Megkapott megrendelések (vevői megrendelések)

Áttekintés

A Megkapott megrendelések modul nyilvántartja azokat a megrendeléseket, amelyeket az Ön vevői – azok az ügyfelek, akik Öntől árut vagy szolgáltatást rendelnek – küldenek. A modul a megrendelés tételeinek rögzítésére, a szállítás nyomon követésére, valamint a kapcsolódó bizonylatok – például szállítólevél vagy kimenő számla – gyors létrehozására szolgál. A megrendelések a Megkapott megrendelések modulban csoportokba – a cég költséghelyei vagy telephelyei szerint – vannak rendezve, így minden felhasználó csak azokat a csoportokat látja, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik.

A Megkapott megrendelések modul legfontosabb funkciói

• A vevőktől érkezett megrendelések nyilvántartása, csoportokba (költséghelyekre) bontva
• Tételek hozzáadása kézzel, a termékkatalógusból, a raktárból vagy egy meglévő ajánlatból
• Az egyes tételek szállított mennyiségének és a megrendelés teljes szállítási állapotának nyomon követése
• Kapcsolódó bizonylatok – szállítólevél, kimenő számla, rendelés, kiadott megrendelés vagy ajánlatkérés – létrehozása közvetlenül a megrendelésből
• A megrendelés nyomtatása és e-mailben történő elküldése a vevőnek
• Opcionális nyilvános űrlap, amelyen keresztül a vevők bejelentkezés nélkül is leadhatnak megrendeléseket

Hozzáférés és beállítások

Ez a rész leírja, hol találja meg az alkalmazásban a Megkapott megrendelések modult, hogyan működnek a megrendeléscsoportok, és mit lehet beállítani a modul beállításaiban, beleértve az egyes felhasználók hozzáférési jogait. Itt található az az eljárás is, amellyel új megrendeléscsoportot hozhat létre, és beállíthatja a bizonylatok számozását és szövegeit.

Hogyan érheti el a Megkapott megrendelések modult

A Megkapott megrendelések modult az alkalmazás főmenüjéből nyithatja meg. Megnyitás után felül megjelenik a megrendeléscsoportok (költséghelyek) váltója – a csoport csempéjére kattintva megjelennek a hozzá tartozó megrendelések. Ha egyetlen csoporthoz sincs hozzáférése, a panel üresen marad, és megjelenik egy üzenet a hozzáférés hiányáról; ebben az esetben kérje meg az adminisztrátort, hogy adjon Önnek jogosultságot a Megkapott megrendelések modulhoz.

Megrendeléscsoportok (költséghelyek) a Megkapott megrendelések modulban

A Megkapott megrendelések modulban a megrendelések csoportokba vannak szervezve, amelyek jellemzően a cég költséghelyeinek vagy telephelyeinek felelnek meg. Minden csoportnak saját hozzáférési jogai, saját bizonylatszámozási beállításai, saját alapértelmezett szövegei vannak, és külön-külön bekapcsolható hozzá a nyilvános megrendelési űrlap. A csoportokat az adminisztrátor hozza létre és kezeli a Megkapott megrendelések modul beállításaiban.

A Megkapott megrendelések modul beállításai

A Megkapott megrendelések modul beállításai a Beállítások → Megkapott megrendelések útvonalon érhetők el. Csak az alkalmazás adminisztrátora vagy az a felhasználó módosíthatja, akinek a modul kezelői szerepkörét kiosztották. A beállítások a csoportok és hozzáférési jogaik kezeléséből, valamint a bizonylatok általános paramétereiből állnak.

Eljárás: Új megkapott megrendelés-csoport létrehozása

A Megkapott megrendelések modulban az adminisztrátor új csoportot (költséghelyet) hozhat létre a megrendelések elkülönített vezetésére.

1. A Megkapott megrendelések modul beállításaiban nyissa meg a Felhasználói jogok fület.
2. Kattintson a Csoport létrehozása gombra, és a Név mezőben adja meg a csoport nevét.
3. Az új csoport fülén állítsa be az egyes felhasználók hozzáférési jogait.
4. Töltse ki a csoport általános paramétereit – a szállítót, a bizonylatok számozását, az alapértelmezett szövegeket, az áfakulcsot és az árak tizedesjegyeinek számát.
5. Opcionálisan engedélyezze és állítsa be a nyilvános megrendelési űrlapot.

Tipp: A Megkapott megrendelések modulban egy már létező csoportot a fülén található Név szerkesztése gombbal nevezhet át.

Beállítás: A szállító adatai és a bizonylatok megjelenése

A Megkapott megrendelések modul beállításaiban töltse ki a szállító azon adatait, amelyek a bizonylatokon nyomtatva jelennek meg, és a nyilvános megrendelési űrlapon is láthatók: Szállító neve, Utca, Város, Irányítószám, Ország, Cégjegyzékszám és Adószám. A Cégjegyzékszám mező melletti gomb az ARES nyilvántartás alapján automatikusan megkeresi a fennmaradó adatokat. Kitöltés nélkül ezek a mezők üresen maradnak a bizonylaton. Emellett feltölthető a Logó, amely a nyomtatott megrendelés fejlécében jelenik meg – logó nélkül a bizonylat kép nélkül kerül kinyomtatásra.

Beállítás: A megkapott megrendelések számozása

Az új megkapott megrendelés automatikusan generált számának formátumát a Megkapott megrendelések modulban a Előtag, Év (2 vagy 4 számjegy), Utótag, a sorszám Számjegyeinek száma és a Kezdés innen mezőkkel állíthatja be. Példa a végleges megrendelésszámra kitöltött előtag és év esetén: NV2019SCH0001. E mezők kitöltése nélkül az alapértelmezett vagy üres értékek kerülnek felhasználásra, és a megrendelésszám csak a sorszámból áll össze.

Beállítás: Alapértelmezett szövegek és tételértékek

A Megkapott megrendelések modul beállításaiban a csoporthoz előre kitölthető a tételek feletti alapértelmezett szöveg és a tételek alatti alapértelmezett szöveg – ezek minden új megrendelésnél automatikusan megjelennek, és az adott megrendelésnél felülírhatók. Itt állítható be továbbá a tizedesjegyek száma az áraknál és az alapértelmezett áfakulcs, amely az újonnan hozzáadott tételeknél előre kitöltésre kerül. A megjegyzés a termékeknél – betöltés innen és a termékek vámkódjai – betöltés innen beállítások határozzák meg, hogy egy termék megrendeléshez adásakor honnan kerüljön át a tétel megjegyzése és vámkódja; beállítás nélkül ezek az adatok nem töltődnek ki automatikusan.

Beállítás: Nyilvános megrendelési űrlap

Az Engedélyezés jelölőnégyzet bejelölésével a Megkapott megrendelések modul beállításaiban elérhetővé teszi azt a nyilvános hivatkozást, amelyen keresztül a vevők bejelentkezés nélkül is leadhatnak megrendeléseket – bekapcsolás nélkül az űrlap nem érhető el, és a hivatkozás hibát ad vissza. Ezután töltse ki a vevőnek megjelenő kapcsolattartási E-mail és Telefon mezőt; a megadott e-mail címre emellett minden új megrendelésről értesítés érkezik. A Raktárból beállítással válassza ki, mely raktárakból kínáljon árut megrendelésre az űrlap – raktár kiválasztása nélkül az űrlap semmilyen árut nem kínál. A Csak a raktáron lévő áru kínálása bejelölésével a kínálatot csak az aktuálisan raktáron elérhető tételekre korlátozza. A Szöveg a megrendelési űrlap felett és a Szöveg a megrendelési űrlap alatt mező kiegészítő információt jelenít meg a vevőnek közvetlenül az űrlapon.

Jogosultságok és hozzáférési jogok a Megkapott megrendelések modulhoz

A Megkapott megrendelések modulhoz való hozzáférés minden megrendeléscsoportnál külön, öt szinten állítható be:

Jogosultság	Leírás
Nincs hozzáférés	A felhasználó sem a csoportot, sem annak megrendeléseit nem látja.
Látja a megrendeléseket	Megtekintheti az adott csoport megrendeléseinek listáját és részleteit, de semmit nem szerkeszthet.
Látja, és létrehozhat újakat, illetve szerkesztheti a sajátjait	Emellett új megrendeléseket hoz létre, szerkeszti a csoporton belüli megrendeléseket és azok tételeit, megjegyzéseket ad hozzá, árakat módosít, és kapcsolódó bizonylatokat hoz létre a kapcsolt modulokban.
Látja, és mindent szerkeszthet és létrehozhat	Ugyanazok a lehetőségek, mint az előző szinten, de a teljes csoporton belül.
Látja, szerkeszti, létrehozza, és mindent törölhet	Egyedüli szintként emellett törölheti az egyes tételeket és a teljes megrendeléseket is, valamint megtekintheti az adott csoport törölt megrendeléseinek kukáját.

A Megkapott megrendelések modul beállításait (csoportok, hozzáférési jogok, általános paraméterek, nyilvános űrlap) csak az alkalmazás adminisztrátora vagy a modul kezelői szerepkörével rendelkező felhasználó módosíthatja.

Felhasználói felület

Ez a rész leírja a Megkapott megrendelések modul főképernyőjének elrendezését, az elérhető szűrőket és a keresést, valamint azokat az állapotokat, amelyekben egy megrendelés lehet. Bemutatja továbbá, milyen oszlopokat tartalmaz a megrendelések táblázata, és mit jelentenek az egyes sorok grafikus jelölései.

A Megkapott megrendelések modul főképernyője

A Megkapott megrendelések modul főképernyőjén felül megjelenik a megrendeléscsoportok váltója – az egyes költséghelyek csempéi. Alatta egy összecsukható szűrő található (a fejlécben lévő + vagy - jelre kattintva nyitható és zárható), valamint egy adatkártya: Év kiválasztása (a cég regisztrációjának évétől a jelenlegi évig, illetve a Minden lehetőség), a Minden / Csak aktív váltó, a Megrendelés létrehozása gomb, a Statisztikák évek szerint gomb és a Törölt gomb a kuka megjelenítéséhez. A táblázat felett összesítő sor látható – Összesen ÁFA nélkül – az összes megjelenített megrendelésre, pénznemenkénti bontásban.

A Megkapott megrendelések modul megrendelés-táblázata a következő oszlopokat tartalmazza: Megrendelés száma, Név, Ügyfél rendelési száma, Rendelés neve, Cég, Létrehozva, Létrehozta, A feladás dátuma, Szállítási dátum, Ár ÁFA nélkül és Műveletek. A teljesített megrendeléseknél a szám mögött zöld pipa jelenik meg, a szállítási határidőn túli megrendeléseknél piros felkiáltójel. A Műveletek oszlopban a jogosultságától függően ikonok találhatók a megtekintéshez, szerkesztéshez, másoláshoz és törléshez.

Szűrők és keresés a Megkapott megrendelések modulban

• A címben: szöveges keresés a megrendelés nevében
• Leadási dátum (-tól -ig): a listát a megrendelés kiállítási dátuma szerint szűkíti
• Szállítási dátum (-tól -ig): a listát a tervezett szállítási dátum szerint szűkíti
• Létrehozta: a megrendelést létrehozó felhasználó kiválasztása
• Cég: a vevő cég kiválasztása a CRM modulból

A szűrőt a Keresés gombbal indíthatja el, az összes megadott értéket a Mégse gombbal törölheti. A szűrőn kívüli gyors kereséshez a megrendelések táblázata feletti Keresés mező szolgál.

A megrendelés állapotai a Megkapott megrendelések modulban

Állapot	Mit jelent
Aktív	Legalább egy tétel esetében még nem szállították le a teljes megrendelt mennyiséget. Ez a megrendelés létrehozásakor alapértelmezett állapot.
Határidőn túl (piros felkiáltójel a megrendelés száma mellett)	A megrendelés még aktív, és a szállítási dátum már lejárt. Automatikusan bekövetkezik, semmilyen műveletre nincs szükség.
Befejezve/leszállítva (zöld pipa a megrendelés száma mellett)	Minden tételnél a szállított mennyiség egyenlő vagy nagyobb, mint a megrendelt mennyiség. Ez a Szállítva db mező kézi kitöltésével vagy a Minden szállítva gombbal következik be.

A Befejezve/leszállítva állapot elérése után a megkapott megrendelés részletes nézetében a kapcsolódó bizonylatok létrehozására szolgáló gombok inaktívvá válnak – ezzel megakadályozható, hogy ugyanabból a megrendelésből ismételten bizonylatok jöjjenek létre.

Alapműveletek

Ez a rész a Megkapott megrendelések modul leggyakoribb műveleteit írja le – új megrendelés létrehozását, szerkesztését, másolását és törlését. Ezeket az eljárásokat használja majd leggyakrabban a modulban a vevőktől érkező megrendelésekkel végzett napi munka során.

Eljárás: Új megkapott megrendelés létrehozása

A Megkapott megrendelések modulban az alábbi módon hozhat létre új megrendelést egy vevőtől.

1. A főképernyőn válassza ki azt a csoportot (költséghelyet), amelyhez a megrendelés tartozik.
2. Kattintson a Megrendelés létrehozása gombra.
3. A párbeszédablakban töltse ki a Nevet, az Ügyfél rendelési számát, opcionálisan válasszon Rendelést a Rendelések modulból, Céget a CRM modulból és Kapcsolattartót a CRM-ből. A megrendelés sorszámát a rendszer maga javasolja.
4. Opcionálisan jelölje be a A szállítási cím eltér jelölőnégyzetet, és adja meg a szállítási címet – kiválasztható a cég egy telephelye is a CRM-ből, ekkor a cím automatikusan kitöltődik.
5. Válassza ki a Pénznemet (a cég CRM-ből történő kiválasztásakor automatikusan kitöltődik), a Kiadás dátumát, a Feladás dátumát és a Szállítási dátumot.
6. Töltse ki a Belső megjegyzést, illetve töltse fel a Mellékleteket és a Belső mellékleteket.
7. Kattintson a Mentés gombra – megnyílik az újonnan létrehozott megrendelés részletes nézete, ahol megadhatja a tételeket.

Legalább a megrendelések létrehozására vonatkozó jogosultság nélkül a megkapott megrendelés nem menthető el.

Útmutató: Meglévő megkapott megrendelés szerkesztése

A Megkapott megrendelések modulban egy már létrehozott megrendelést az alábbi módon szerkeszthet.

1. A megrendelés részletes nézetében kattintson a Szerkesztés gombra.
2. Módosítsa a szükséges mezőket – ezek megegyeznek az új megrendelés létrehozásakor használtakkal.
3. Mentse el a módosításokat. A mellékletek szerkesztéskor újraszámolódnak a párbeszédablakban aktuálisan feltöltött fájlok alapján.

A megkapott megrendelés másolása

A Megkapott megrendelések modul lehetővé teszi, hogy gyorsan hozzon létre új megrendelést egy már meglévő alapján.

1. A megrendelések listájában kattintson a kiválasztott sor Másolás ikonjára.
2. Megnyílik ugyanaz a párbeszédablak, mint az új megrendelés létrehozásakor, az eredeti megrendelés adataival előre kitöltve – a szám újonnan generálódik.
3. Mentés után az eredeti megrendelés összes tétele is átmásolódik (kód, név, mennyiség, ár, megjegyzés, egység, áfakulcs, vámkód); a mellékletek nem másolódnak át.

Tétel vagy a teljes megkapott megrendelés törlése

A Megkapott megrendelések modulban törölhetők egyes tételek és teljes megrendelések is, mindig megerősítő kérdéssel.

• Egy adott tételt a sorában található kuka ikonnal törölhet.
• Az Összes törlése gombbal egyszerre törölheti a megrendelés összes tételét.
• A teljes megrendelést a részletes nézetben található Törlés gombbal, vagy a listában található kuka ikonnal törölheti.

Tipp: A Törlés gomb a megkapott megrendelés részletes nézetében mindenkinek megjelenik, aki látja a megrendelést, de ténylegesen csak az adott csoportban a legmagasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó törölheti azt – e jogosultság nélkül a kattintás után semmi nem történik.

Munka a megkapott megrendelés tételeivel

Ez a rész leírja, hogyan adhat hozzá egyes áru- vagy szolgáltatástételeket a megkapott megrendeléshez, hogyan szerkesztheti azokat tömegesen, és hogyan jelölheti a szállításukat. A tételek kézzel, a termékkatalógusból, a raktárból vagy egy meglévő ajánlat átvételével adhatók a megrendeléshez.

Tételek hozzáadása a megkapott megrendeléshez

A megkapott megrendelés részletes nézetében, a Megrendelés tételei szakaszban megadhatja a tételek feletti szöveget és a tételek alatti szöveget – az alapértelmezett szövegek automatikusan átveszik a csoport beállításait, és az adott megrendelésnél felülírhatók. A tétel megkapott megrendeléshez való hozzáadásának egyes módjait a következő alfejezetek írják le.

Szabad tétel hozzáadása a megkapott megrendeléshez

A Szabad tétel sorának hozzáadása gombbal a megkapott megrendelés részletes nézetében üres sort szúr be, amelyet kézzel tölt ki – kód, név, mennyiség, egység, ár és egyéb adatok. Ez a módszer olyan árukhoz vagy szolgáltatásokhoz alkalmas, amelyek nincsenek nyilvántartva sem a termékkatalógusban, sem a raktárban, például egyszeri tételekhez vagy fuvarozáshoz.

Termékből tétel hozzáadása a megkapott megrendeléshez

Ha be van kapcsolva a Termékek modul, a Hozzáadás termékekből gomb a megkapott megrendelés részletes nézetében megnyit egy párbeszédablakot, amelyben kiválaszthat egy terméket vagy összeállítást, és megadja a Mennyiséget; az ár automatikusan a termék eladási árából töltődik ki. Ha a megrendelés egy rendeléshez van kapcsolva, és be van kapcsolva a Rendelések modul, megjelenik továbbá a Hozzáadás a Rendeléshez is gomb, amellyel a tétel ott is létrejön.

Raktári tétel hozzáadása a megkapott megrendeléshez

Ha be van kapcsolva a Raktár modul, a megkapott megrendeléshez raktári tételek is hozzáadhatók. A párbeszédablakban kiválasztja a tételt (kód szerinti javaslatokkal), és megadja a Mennyiséget – megjelenik az aktuális raktárkészlet. A sorozatszám szerint nyilvántartott tételeknél emellett bejelöli a konkrét sorozatszámokat.

Ajánlatból tételek hozzáadása a megkapott megrendeléshez

A Tételek hozzáadása ajánlatból gombbal a megkapott megrendelés részletes nézetében kiválaszthatja az utolsó 120 ajánlat egyikét az Ajánlatok modulból. Megjelennek az ajánlat tételei jelölőnégyzetekkel (az Összes kiválasztása lehetőséggel is), és a kiválasztott tételeket a A megkapott megrendeléshez gombbal adhatja hozzá az aktuális megrendeléshez.

Tételek szerkesztése a megkapott megrendelés táblázatában

A megkapott megrendelés minden tételénél közvetlenül a táblázatban szerkeszthető a Kód, a Tétel (név), a Súly/egys. (egységsúly), a Mennyiség, az Egység, az Ár/egys., a Kedvezmény %-ban, az áfakulcs %-ban és a Szállítva db. A teljes súly, az ár ÁFA nélkül, az ÁFA és az ár ÁFA-val minden módosításnál automatikusan újraszámolódik. A nyíl gombbal jelenítheti meg vagy rejtheti el a tétel kiegészítő adatait – a Vámkódot, a Megjegyzést és a termék előnézeti képét.

Árak tömeges szerkesztése a megkapott megrendelésben

A Megkapott megrendelések modulban egyetlen művelettel egyszerre módosíthatja a kedvezményt a megrendelés összes tételénél.

1. A megrendelés részletes nézetében kattintson az Árak szerkesztése gombra.
2. Adja meg az egységes kedvezményt százalékban.
3. Erősítse meg a Szerkesztés gombbal – a kedvezmény egyszerre íródik felül a megrendelés összes tételénél.

A megkapott megrendelés tételei szállításának jelölése

A megkapott megrendelés egyes tételeinél kézzel kitöltheti a Szállítva db mezőt. A Minden szállítva gombbal egyszerre minden tételnél a szállított mennyiséget a megrendelt mennyiséggel egyenlőre állítja. A megrendelés akkor tekinthető teljesen leszállítottnak, ha minden tételnél a szállított mennyiség egyenlő vagy nagyobb, mint a megrendelt mennyiség – a listában ekkor zöld pipa jelenik meg a megrendelés száma mellett.

Speciális funkciók

Ez a rész leírja a megkapott megrendelés nyomtatását és e-mailben történő elküldését, az évek szerinti statisztikákat, a megjegyzéseket, a kapcsolódó bizonylatok más modulokban történő létrehozását, valamint a vevők számára szolgáló nyilvános megrendelési űrlapot. Ezeket a funkciókat elsősorban a vevővel folytatott kommunikáció és a megrendelés további feldolgozása során használja.

A megkapott megrendelés nyomtatása és e-mailben történő elküldése

A Megkapott megrendelések modul lehetővé teszi, hogy a megrendelést bizonylatba nyomtassa, és azonnal e-mailben elküldje a vevőnek.

1. A megrendelés részletes nézetében kattintson a Nyomtatás & Email gombra.
2. Válassza ki, mit tartalmazzon a bizonylat: Alapadatok (mindig), + Megjegyzések, + Képek, + E-mail mellékletek – bejelölés után megjelenik a meglévő mellékletek listája kiválasztásra.
3. Válassza ki a bizonylat nyelvi verzióját.
4. Adja meg a címzett e-mail címét (pontosvesszővel elválasztva több cím is megadható), vagy jelölje be a cég CRM-ben tárolt e-mail címeit.
5. Ellenőrizze vagy módosítsa az e-mail Tárgyát és Szövegét.
6. Kattintson a Nyomtatás gombra, ha csak létre szeretné hozni és meg szeretné nyitni a bizonylatot, vagy a Nyomtatás & Email gombra, amivel a bizonylatot egyúttal e-mailben is elküldi.

Az elküldés a megrendelésnél megjegyzésként rögzül, és az e-mail utolsó szövege a következő felhasználásra elmentődik.

Megkapott megrendelések statisztikái évek szerint

A Megkapott megrendelések modul főképernyőjén a Statisztikák évek szerint gomb megjeleníti a megrendelések áttekintését évekre bontva – a megrendelések mennyiségének évek közötti gyors összehasonlítására szolgál, anélkül hogy az egyes részleteket át kellene nézni.

Megjegyzés hozzáadása a megkapott megrendeléshez

A megkapott megrendelés részletes nézetében, a Megjegyzések fülön kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra, írja be a szöveget, és mentse el – a megjegyzés a listában dátummal és a szerző nevével jelenik meg. A Megkapott megrendelések modul emellett a megrendelés legtöbb módosítását (tétel hozzáadása vagy törlése, szállítás tömeges jelölése, tétel értékének módosítása, kedvezmény tömeges szerkesztése) automatikusan megjegyzésként rögzíti az előzményekben, így a Megjegyzések fülön egyszerű áttekintést kap az összes módosításról.

Kapcsolódó bizonylatok létrehozása a megkapott megrendelésből

Amíg a megkapott megrendelés nincs teljesen leszállítva, a részletes nézetében elérhetők a más modulban létrehozandó kapcsolódó bizonylat gombjai: Számla szállítólevél nélkül (kimenő számla szállítólevél nélkül), Szállítólevél létrehozása (szállítólevél), Rendelés létrehozása, Kiadott megrendelés létrehozása (kiadott megrendelés) és Ajánlatkérés létrehozása. A gombok csak akkor jelennek meg, ha a megfelelő modul be van kapcsolva a cégnél, és elérhetetlenné válnak, amint a megrendelés teljesen leszállításra kerül – ezzel megakadályozható, hogy ugyanabból a megrendelésből ismételten bizonylatok jöjjenek létre.

Megkapott megrendelés létrehozása ajánlatból

Az Ajánlatok modulban egy ajánlatból közvetlenül létrehozható egy új megkapott megrendelés az összes tételével. Válassza ki a Megrendeléscsoportot, egészítse ki vagy módosítsa a Nevet, az Ügyfél rendelési számát, a Rendelést, a Céget és a Kapcsolattartót (az ajánlatból előre kitöltve), a Pénznemet, a dátumokat és a megjegyzést, illetve a mellékleteket, majd erősítse meg a Létrehozás gombbal.

Nyilvános megrendelési űrlap a vevők számára

Ha a Megkapott megrendelések modul csoportbeállításaiban engedélyezve van a bejelentkezés nélküli megrendelésfogadás, elérhető egy nyilvános hivatkozás, amelyen keresztül a vevők közvetlenül, az alkalmazásba történő bejelentkezés nélkül adhatnak le megrendeléseket.

1. A vevő megnyitja a csoport beállításaiból származó hivatkozást, és látja a szállító adatait.
2. Megadja saját adatait: Cégjegyzékszám (megadása után a rendszer automatikusan megkeresi a céget a CRM-ben vagy az ARES nyilvántartásban, és kitölti a fennmaradó mezőket), Adószám, Név/Cég, E-mail, Telefon, Utca, Város, Irányítószám, Ország, opcionálisan saját megrendelési száma.
3. Opcionálisan bejelöli a Kézbesítés más címre jelölőnégyzetet, és megadja a szállítási címet.
4. A Áru hozzáadása gombbal megnyitja a raktári tételek kínálatát (csak az engedélyezett raktárakból, illetve csak a raktáron elérhető árut), a kiválasztott tételnél megadja a mennyiséget, és a Hozzáad gombra kattint.
5. Opcionálisan kiegészíti a megrendeléshez fűzött megjegyzést, és a Megrendelés gombra kattint.

Elküldés után a vevő megjelenít egy megerősítő szöveget a hozzárendelt megrendelésszámmal, és a csoportnál beállított kapcsolattartási e-mail címre értesítés érkezik az új megrendelésről.

A Megkapott megrendelések modul integrációja más modulokkal

• CRM: A megkapott megrendelés a CRM modulból származó céghez és kapcsolattartóhoz kapcsolódik; a szállítási cím átvehető a cég telephelyeiről, a nyomtatott kimutatás elküldéséhez az e-mail címek a cég mentett e-mail címeiből ajánlódnak fel, és a szállító cégjegyzékszám szerinti megkeresése a beállításokban a CRM-en keresztül az ARES nyilvántartást használja.
• Rendelések: A megkapott megrendelés hozzákapcsolható egy meglévő rendeléshez, vagy a Rendelés létrehozása gombbal belőle közvetlenül létrehozható egy új rendelés; a megrendelés részletes nézetében látható a kapcsolt rendelésre és a hozzá tartozó bizonylatokra mutató hivatkozás.
• Termékek: A megkapott megrendelés tételei közvetlenül a termékkatalógusból is hozzáadhatók – átveszi a nevet, a súlyt, a kódot, az eladási árat, és a beállítástól függően a megjegyzést vagy a vámkódot is; a kapcsolt tételnél megjelenik a Megtekintés a Termékek modulban hivatkozás.
• Ajánlatok: Egy ajánlatból közvetlenül létrehozható egy új megkapott megrendelés az összes tételével, vagy egy meglévő megrendeléshez hozzáadhatók csak a kiválasztott tételek egy adott ajánlatból; a megrendelés részletes nézetében látható, melyik ajánlatból jött létre.
• Raktár: A megkapott megrendelés tételei hozzáadhatók a raktárkészletből, kód szerinti javaslatokkal, az elérhető mennyiség megjelenítésével és sorozatszám-választással; a nyilvános megrendelési űrlap kizárólag a raktárból kínál árut.
• Kimenő számlák és Szállítólevelek: A megkapott megrendelésből a Számla szállítólevél nélkül gombbal kiállítható egy kimenő számla, a Szállítólevél létrehozása gombbal pedig egy szállítólevél; a részletes nézetben látható az összes szállítólevél listája, és az azokon keresztül megtalált kapcsolódó számlák.
• Kiadott megrendelések és Ajánlatkérések: A megkapott megrendelésből a Kiadott megrendelés létrehozása gombbal létrehozható a megfelelő kiadott megrendelés, például alvállalkozó számára, az Ajánlatkérés létrehozása gombbal pedig egy ajánlatkérés.

Hibaelhárítás

Ez a rész válaszol a Megkapott megrendelések modullal kapcsolatos leggyakoribb kérdésekre, és tippeket ad a megrendelésekkel végzett hatékonyabb munkához. Segít gyorsan megtalálni a magyarázatot arra, hogy miért nem jelenik meg egy adott gomb, vagy miért nem a várt módon zajlott le egy művelet a modulban.

Gyakori kérdések a Megkapott megrendelések modulról

Kérdés: Miért nem tudok új megkapott megrendelést létrehozni?

Megoldás: A kiválasztott csoportban megrendelések létrehozásához legalább az új megrendelések létrehozására és szerkesztésére vonatkozó jogosultság szükséges. Enélkül a Megrendelés létrehozása gomb inaktív – kérje meg az adminisztrátort, hogy adjon jogosultságot az adott csoporthoz.

Kérdés: Miért nem történik semmi, ha a Törlés gombra kattintok?

Megoldás: A Törlés gomb a megkapott megrendelés részletes nézetében mindenkinek megjelenik, aki látja a megrendelést, de ténylegesen csak az adott megrendeléscsoportban a legmagasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó törölheti azt. E jogosultság nélkül a kattintás nem tesz semmit, és hibaüzenet sem jelenik meg.

Kérdés: Miért nem látom a szállítólevél vagy a számla létrehozására szolgáló gombokat?

Megoldás: A kapcsolódó bizonylatok gombjai a Megkapott megrendelések modulban csak akkor jelennek meg, ha a megfelelő modul (Szállítólevelek, Kimenő számlák, Rendelések, Kiadott megrendelések, Ajánlatkérések) be van kapcsolva a cégnél, és eltűnnek, amint a megrendelés teljesen leszállításra kerül.

Kérdés: Miért nem sikerül egyszerre feltöltenem az összes mellékletet?

Megoldás: A megkapott megrendeléshez egyszerre legfeljebb 60 fájl tölthető fel a mellékletekbe és a belső mellékletekbe is. Nagyobb számú fájl esetén töltse fel azokat kisebb adagokban.

Tippek a Megkapott megrendelések modullal végzett hatékony munkához

• Tipp: Állítsa be az elemek feletti és alatti alapértelmezett szövegeket a Megkapott megrendelések modul csoportbeállításaiban – így megtakarítja azok ismételt begépelését minden új megrendelésnél.
• Tipp: Ha egy megkapott megrendelést egy meglévő ajánlat alapján ad meg, használja a Tételek hozzáadása ajánlatból gombot, vagy hozza létre a megrendelést közvetlenül az ajánlat részletes nézetéből – így megtakarítja a tételek átírását.
• Tipp: Az Összesen ÁFA nélkül áttekintés a megrendelések táblázata felett gyors összesített képet ad a megjelenített megrendelések értékéről pénznemenként, anélkül hogy meg kellene nyitnia az egyes részleteket.