Járműfoglalás (jármű igénylése, járműfoglalási naptár)
Áttekintés
A Járműfoglalás modul (jármű igénylése, autófoglalás) a cégautók munkatársak közötti kölcsönzésének megtervezésére és jóváhagyására szolgál. A munkatárs a Járműfoglalás modulban kérést nyújt be egy adott jármű lefoglalására egy megadott időszakra, a jóváhagyó a kérést jóváhagyja vagy elutasítja, a modul pedig ügyel arra, hogy egy jármű ugyanabban az időpontban ne legyen többször lefoglalva. A járművek kihasználtságáról a modul a kérések listája, a havi naptár és az éves áttekintés formájában nyújt áttekintést.
Kulcsfontosságú funkciók
- Járműfoglalási kérések létrehozása, szerkesztése, másolása és törlése
- A jármű szabadságának automatikus ellenőrzése a kért időpontban
- Kérések jóváhagyása és elutasítása egyenként és tömegesen
- Rendszeresen ismétlődő kérések (naponta, hetente, havonta, évente)
- Havi naptár és éves áttekintés a járművek kihasználtságáról
- E-mailes értesítések a kérelmezőknek és a jóváhagyóknak is
- Hozzáférési jogok beállítása az egyes járművek szintjén
Hozzáférés és beállítások
Ez a fejezet leírja, hogyan juthat el a Járműfoglalás modulhoz, hogyan állítja be a modul adminisztrátora a modul működését (teljes napos vagy időalapú üzemmód, előtöltés, a járművek színe a naptárban), és milyen hozzáférési jogok léteznek a modulban – a kérések puszta olvasásától egészen a cég összes járművére vonatkozó foglalások jóváhagyásáig és törléséig.
Hogyan juthat el a Járműfoglalás modulhoz
A Járműfoglalás modult a főmenü Járműfoglalás pontjával nyithatja meg. Megnyitás után a Kérések fül jelenik meg a járműfoglalási kérések listájával, ahonnan a havi vagy éves naptári áttekintésre is átválthat.
A Járműfoglalás modul beállításai
A beállítások elérési útja: Beállítások → Járműfoglalás. A Beállítások oldal csak a rendszer teljes körű adminisztrátorai, illetve azok a felhasználók számára érhető el, akiknek kifejezetten ehhez a modulhoz rendelték hozzá az adminisztrátori szerepkört – másoknak egyáltalán nem nyílik meg. A Járműfoglalás modul beállításai négy fülre oszlanak: Felhasználói jogok, Általános paraméterek beállítása, Színkódolás és Jogok története.
Felhasználói jogok és a járművek kiválasztásának beállítása
Folyamat: a Járműfoglalás modul beállításainak Felhasználói jogok fülén minden felhasználóhoz hozzárendeli a jogosultsági szintet és a kiegészítő jogokat.
- A felhasználók táblázatában az adott felhasználónál a kapcsolóval válassza ki a jogosultsági szintet (Nincs hozzáférés, Foglalások olvasása és kiválasztott járművek lefoglalása, Bármely elérhető jármű lefoglalása, A kiválasztott járművek foglalásainak jóváhagyása és törlése, Engedélyezi és törli az összes járműfoglalást).
- Azoknál a szinteknél, amelyek konkrét járművekhez kötődnek, kattintson a Járműk kiválasztása gombra. A párbeszédablakban jelölje be azokat a járműveket, amelyekre a jog vonatkozik. A(z) Állítsa be a mezővel ugyanaz a járműválogatás egyetlen mentéssel más kiválasztott felhasználóknak is hozzárendelhető.
- A jelölőnégyzettel kapcsolja be a A már létrehozott foglalások szerkesztése kiegészítő jogot, ha a felhasználó más kéréseit is szerkesztheti.
- A Foglaljon valaki más nevében joghoz kattintson a Válasszon felhasználókat gombra, és a párbeszédablakban jelölje be a Bárki lehetőséget, vagy azokat a konkrét munkatársakat, akik nevében a felhasználó kérést hozhat létre.
Általános paraméterek beállítása
A Járműfoglalás modul beállításainak Általános paraméterek beállítása füle a következő lehetőségeket tartalmazza:
- Járműfoglalás idő szerint: minden kérésnél bekapcsolja a pontos idő kiválasztását is, így egy járművet egy napon belül egymás után több ember is kölcsönvehet. Bekapcsolásával elrejti az Éves áttekintés fület. A lehetőség bekapcsolása nélkül a járműveket mindig teljes napokra foglalják le, és egy jármű adott napon csak egy jóváhagyott foglalással rendelkezhet.
- Töltse ki előre a dátumot az alkalmazásban: megválasztja, hogy az új kérésben a dátum automatikusan a mai napra, a holnapi napra töltődjön-e ki előre, vagy egyáltalán ne töltődjön ki, hogy a felhasználó a dátumot saját maga adja meg, és ne tévedjen.
- Az alkalmazásban az előtöltés ideje: csak az „idő szerinti" üzemmódban – kiválasztja azt az órát, amelyre a kérés kezdő és záró időpontja automatikusan előtöltődik.
- Minimális percszám foglalásonként: meghatározza azt a perclépést, amellyel az „idő szerinti" üzemmódban a kezdő és záró idő kiválasztásában az időpontokat felkínálja.
- A kérő által lemondás lehetősége: ha a foglalás már jóváhagyott, lehetővé teszi a kérelmezőnek, hogy a foglalások törlésére vonatkozó jog nélkül is visszavonja saját kérését. A lehetőség bekapcsolása nélkül a jóváhagyott foglalást csak az vonhatja vissza, aki jóváhagyhatja azt.
- Jóváhagyáskor/elutasításkor a jóváhagyó kitölt egy megjegyzést: a Jóváhagy vagy az Elutasít gombra kattintás után először egy párbeszédablak nyílik meg a megjegyzés megadásához, amelyet e-mailben elküldünk a kérelmezőnek. E lehetőség nélkül a kérés azonnal jóváhagyásra vagy elutasításra kerül.
A járművek színkódolása
A Járműfoglalás modul beállításainak Színkódolás fülén minden járműhöz beállíthatja a szöveg és a háttér színét, amellyel annak foglalásai megjelennek a havi naptárban, a Havi áttekintés fülön. Saját beállítás nélkül az alapértelmezett szín kerül alkalmazásra – fehér szöveg szürke háttéren. A színkódolás megkönnyíti a gyors tájékozódást a naptárban, amikor egyszerre több embert foglal több járművet.
Jogok története
A Járműfoglalás modul beállításainak Jogok története füle áttekintést ad az ehhez a modulhoz tartozó hozzáférési jogok korábbi módosításairól – ki, mikor és hogyan módosította valamelyik felhasználó jogait. A bejegyzések automatikusan, a háttérben mentődnek a történetbe a Felhasználói jogok fülön végzett minden jogváltoztatáskor, anélkül, hogy bármit külön be kellene kapcsolni.
Jogosultságok és hozzáférési jogok a Járműfoglalás modulhoz
A Járműfoglalás modulhoz tartozó hozzáférési jogokat a modul beállításainak Felhasználói jogok fülén rendelik hozzá az egyes felhasználókhoz. Az alapszintek a következők:
| Jogosultsági szint | Mit tesz lehetővé |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó egyáltalán nem látja a Járműfoglalás modult. |
| Foglalások olvasása és kiválasztott járművek lefoglalása | Kéréseket hozhat létre, de csak azokra a járművekre, amelyeket a modul adminisztrátora kifejezetten engedélyezett neki. |
| Bármely elérhető jármű lefoglalása | Kéréseket hozhat létre bármely, „lefoglalható"-ként megjelölt járműre, anélkül, hogy a járműveket egyenként ki kellene választani neki. |
| A kiválasztott járművek foglalásainak jóváhagyása és törlése | Ezenfelül jóváhagyhatja, elutasíthatja és törölheti a kéréseket, de csak azoknál a járműveknél, amelyeket az adminisztrátor kiválasztott neki; közben ő maga bármely elérhető járművet lefoglalhat. |
| Engedélyezi és törli az összes járműfoglalást | Jóváhagyhatja, elutasíthatja és törölheti a kéréseket a cég összes járművére; a Jóváhagyásra jelvény a cég egészében várakozó kérések számát mutatja neki. |
Kiegészítő jogok, a fenti szinttől függetlenül:
- A már létrehozott foglalások szerkesztése: külön jelölőnégyzettel kapcsolható be, és lehetővé teszi a Szerkesztés gombot a már létező kéréseknél; e nélkül a kéréseket csak létrehozni, illetve a fenti szint szerint törölni vagy jóváhagyni lehet.
- Foglaljon valaki más nevében: lehetővé teszi, hogy a Munkavállaló mezőben más felhasználót is kiválasszon (akár konkrétan kiválasztott munkatársakat, akár bárkit a cégnél), és helyette hozzon létre kérést.
- A kérelmező a saját jóváhagyott kérésénél: a jóváhagyási vagy törlési jog nélkül is törölheti a kérelmező a saját kérését, ha az már jóváhagyott, és ha ezt a Járműfoglalás modul A kérő által lemondás lehetősége beállítása engedélyezi.
Felhasználói felület
A Járműfoglalás modul felhasználói felületét három váltható fül alkotja – a Kérések a kérések listájával és szűrőjével, a Havi áttekintés a foglalási naptárral, valamint az Éves áttekintés a járművek napi kihasználtságának táblázatos áttekintésével. Az egyes füleket és kezelőelemeiket a következő szakaszok írják le.
A Járműfoglalás modul főképernyője
A Járműfoglalás modul megnyitása után felül három váltható fül jelenik meg: Kérések (alapértelmezett), Havi áttekintés és Éves áttekintés. Az Éves áttekintés fül csak akkor jelenik meg, ha a modul beállításaiban a Járműfoglalás idő szerinti üzemmódja ki van kapcsolva, tehát ha a járműveket teljes napokra foglalják le, nem konkrét órákra.
A Kérések fül a Járműfoglalás modulban
A Kérések fül a Járműfoglalás modulban táblázat formájában jeleníti meg az összes járműfoglalási kérés listáját, a következő oszlopokkal: ID, Jármű, Dátumtól, Dátum, Kérelmező, Utazás típusa, Hely, Jóváhagyott (állapot, valamint ki és mikor hagyta jóvá vagy utasította el) és Akciók.
Az Akciók oszlop minden kérésnél az állapotától és a bejelentkezett felhasználó jogosultságától függő gombokat tartalmaz: Jóváhagy, Szerkesztés, Elutasít, Törlés, Másolás, valamint egy jelölőnégyzetet a tömeges kijelöléshez. A táblázat felett található az összesítő „összes kijelölése" jelölőnégyzet és az Összes / Jóváhagyásra kapcsoló, a bejelentkezett felhasználó jóváhagyására váró kérések számát mutató számozott jelvénnyel. A táblázat felett jobbra található a Kérés hozzáadása gomb.
Szűrők és keresés a foglalási kérések között
A Kérések fülön a Járműfoglalás modulban a kérések szűrhetők, és gyorsan is kereshetők köztük.
- Szűrő: összecsukható panel (a jobb felső sarokban lévő +/- ikonokkal csukható össze vagy nyitható ki) a Kérelmező (felhasználó kiválasztása), Jármű (a lefoglalható járművek közül választható) és Dátum között (-tól – -ig) mezőkkel; a Keresés gombbal erősíthető meg, a Mégse gombbal törölhető. A szűrő címe pirosra és félkövérre vált, ha a szűrő aktívan be van állítva.
- Gyors keresés: a táblázat felett közvetlenül található Keresés mező az aktuálisan megjelenített kéréslistában keres.
- Összes / Jóváhagyásra kapcsoló: a listát csak a bejelentkezett felhasználó jóváhagyására váró kérésekre szűkíti.
A Havi áttekintés fül a Járműfoglalás modulban
A Havi áttekintés fül a Járműfoglalás modulban naptárat jelenít meg az összes járműfoglalással, a Hónap/Hét nézet közötti váltással, előre és hátra nyilakkal, valamint a Ma gombbal.
A naptár felett találhatók az Összes kiválasztása és Összes kijelölés törlése gombok, valamint egy sor színes címke, egy-egy minden olyan járműhöz, amelyet a bejelentkezett felhasználó lefoglalhat (a „rendszám – jármű neve" formában), saját jelölőnégyzettel – a bejelölésével vagy a jelölés törlésével az adott jármű foglalásai megjelennek vagy elrejtődnek a naptárban. A naptártól jobbra található a Színkódolás információs panel az utazástípusok (Üzleti, Privát) és színeik jelmagyarázatával.
Új kérés a Havi áttekintés fülön a naptárban közvetlenül húzással vagy egy időszak kiválasztásával is létrehozható.
Az Éves áttekintés fül a Járműfoglalás modulban
Az Éves áttekintés fül a Járműfoglalás modulban csak akkor jelenik meg, ha a Járműfoglalás idő szerinti üzemmódja ki van kapcsolva (a járműveket tehát teljes napokra foglalják le).
Tartalmazza az Év kiválasztást (aktuális év, egy évvel előre és négy évvel visszamenőleg), a Jármű kiválasztást (Összes vagy egy konkrét engedélyezett jármű), a Nevek közvetlenül a naptárban jelölőnégyzetet (átvált a nap száma buboréksúgóban egérrel ráállva megjelenő nevekkel történő megjelenítés, és a kérelmezők nevének közvetlenül a cellában történő megjelenítése között) és a Megjelenítés gombot. A kezelőelemek alatti táblázat sorai az egyes hónapoknak, oszlopai az 1-től 31-ig terjedő napoknak felelnek meg; a cella az utazás típusa szerint van színezve, ha az adott napra a kiválasztott jármű vagy az összes jármű valamelyikének jóváhagyott foglalása van.
Alapvető műveletek
A Járműfoglalás modulban itt találja a lépésről lépésre útmutatókat egy új járműfoglalási kérés létrehozásához, a jármű szabadságának ellenőrzéséhez, egy meglévő kérés szerkesztéséhez és másolásához, valamint egy konkrét foglalási kérés jóváhagyásához, elutasításához vagy törléséhez.
Folyamat: új járműfoglalási kérés létrehozása
A Járműfoglalás modulban a jármű kölcsönzésére vonatkozó kérést a Kérések fülön vagy közvetlenül a naptárban, a Havi áttekintés fülön hozhatja létre.
- A Kérések fülön kattintson a Kérés hozzáadása gombra. Ehelyett a havi naptárban húzással vagy egy időszak kiválasztásával is elkezdheti, mobiltelefonon elég rákoppintani egy adott napra.
- A Foglalás kérése párbeszédablakban töltse ki a kötelező mezőket – a mezők részletes leírása a következő, A járműfoglalási kérés űrlapjának mezői szakaszban található.
- A dátum, az idő, a jármű vagy az ismétlés minden módosítása után a rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a jármű szabad-e a megadott időpontban; ütközés esetén piros figyelmeztetést jelenít meg, és a Mentés gombot átmenetileg letiltja.
- Kattintson a Mentés gombra. Ha a kérés a kapcsolódó Munkarend tervezőmodulból jött létre, a gomb neve Mentés & jóváhagyás, és a kérés azonnal, automatikusan jóváhagyásra kerül.
Megjegyzés: az új kérés mentése után minden olyan felhasználó e-mailt kap, akinek a Járműfoglalás modulban joga van jóváhagyni az adott kérést.
A járműfoglalási kérés űrlapjának mezői
A Foglalás kérése párbeszédablak a Járműfoglalás modulban a következő mezőket tartalmazza:
| Mező | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Munkavállaló | Igen | Kinek a számára foglalják le a járművet; automatikusan a bejelentkezett felhasználóra töltődik ki előre. Csak olyan munkatársra módosítható, akit a felhasználónak joga van képviselni (lásd a Foglaljon valaki más nevében jogot). |
| Jármű | Igen | Melyik járművet foglalják le; csak azokat a járműveket kínálja fel, amelyeket a kiválasztott munkavállaló lefoglalhat, és amelyek a Járműnyilvántartás modulban „lefoglalható"-ként vannak megjelölve. |
| Tól (dátum) | Igen | A foglalás kezdő dátuma, egy kis naptárban választható ki. |
| ig (dátum) | Igen | A foglalás záró dátuma; meg kell egyeznie a Tól mezővel, vagy annál későbbinek kell lennie. |
| Kezdő időpont / Záró időpont | Igen, csak az „idő szerinti" üzemmódban | A foglalás pontos kezdő és záró időpontja, a Minimális percszám foglalásonként beállítás szerinti előre meghatározott időpontok közül választható; a záró időpontnak a kezdő időpont után kell lennie. |
| Utazás típusa | Igen | Üzleti vagy Privát. |
| Hely | Nem | Szabad szöveg – hová mennek, vagy hol használják a járművet. |
Ha a kiválasztott munkavállalónak nincs lefoglalható járműve, a jármű kiválasztása helyett figyelmeztetés jelenik meg, és az űrlapot nem lehet elküldeni.
A foglalási kérés ismétlése
Csak egy új kérés létrehozásakor a Járműfoglalás modulban (egy meglévő szerkesztésekor nem) állítható be a rendszeres ismétlés.
- A(z) Ismételje meg minden mezőben válasszon a Nap, Hét, Hónap vagy Év közül.
- A kiválasztott típus szerint adja meg a részleteket: hétnél a hét napjait és a Minden héten/Páratlan hét/Páros hét lehetőséget; hónapnál vagy a hónap napjának rögzített számát, vagy a hónapon belüli hét napjának sorrendjét; évnél az év napját és hónapját.
- Töltse ki a(z) Ismétlés egészen mezőt – azt a dátumot, ameddig az ismétlődő kéréseket generálni kell. A mező az ismétlés típusának kiválasztása után automatikusan egy évvel előre eső dátumra töltődik ki előre, az érték módosítható.
Az ismétlés tartományába eső minden érvényes időpontra a rendszer azonnal elvégzi a jármű szabadságának ugyanazt az ellenőrzését, mint az egyszeri kérésnél. Biztonsági okokból legfeljebb 365 ismétlés kerül generálásra.
A jármű szabadságának ellenőrzése
A Járműfoglalás modul a kérés párbeszédablakában a dátum, az idő, a jármű vagy az ismétlés paramétereinek minden módosításakor automatikusan, bármi megerősítése nélkül ellenőrzi, hogy a jármű szabad-e a megadott időpontban.
Ha a jármű foglalt a megadott időpontban, az űrlap alatt megjelenik egy figyelmeztetés a következő formában: „[jármű neve] [rendszám]: a felhasználó már lefoglalta a megadott időpontban ([név]) (-tól – -ig: hely)", és a Mentés gomb átmenetileg letiltva marad, amíg az ütközést meg nem oldja – az időpont módosításával vagy másik jármű kiválasztásával. Foglaltnak csak a Jóváhagyott állapotú kérések számítanak.
Egy meglévő foglalási kérés szerkesztése
A Járműfoglalás modulban egy már létrehozott kérés szerkeszthető, ha a bejelentkezett felhasználónak megvan A már létrehozott foglalások szerkesztése joga.
- A kérésnél kattintson a Szerkesztés gombra.
- Módosítsa a szükséges mezőket – a már létező kérésnél az Ismétlés szakasz nem elérhető.
- Kattintson a Mentés gombra. A rendszer ismét automatikusan ellenőrzi a jármű szabadságát.
A foglalási kérés másolása
A másolás a Járműfoglalás modulban megkönnyíti egy hasonló kérés létrehozását, anélkül, hogy minden mezőt újra ki kellene töltenie.
- A kérésnél kattintson a Másolás gombra.
- Ugyanaz a párbeszédablak nyílik meg, mint egy új kérés létrehozásakor, a másolt kérés adataival előre kitöltve, de új, még jóvá nem hagyott kérésként.
- Módosítsa, ami szükséges, majd kattintson a Mentés gombra – önálló új kérés jön létre.
A foglalási kérés jóváhagyása vagy elutasítása
A Vár állapotú kéréseket a Járműfoglalás modulban csak az adott jármű jóváhagyására jogosult felhasználó hagyhatja jóvá vagy utasíthatja el.
- A kérésnél kattintson a Jóváhagy vagy a Elutasít gombra.
- Ha a modul beállításaiban be van kapcsolva a Jóváhagyáskor/elutasításkor a jóváhagyó kitölt egy megjegyzést lehetőség, megnyílik a Megjegyzés a jármű foglalásának jóváhagyásakor (illetve elutasításakor) párbeszédablak egy nem kötelező Jegyzet szövegmezővel. E lehetőség nélkül az állapot azonnal mentésre kerül.
A kérelmező e-mailt kap a jóváhagyásról vagy elutasításról, beleértve a jóváhagyó megjegyzését is, ha ki lett töltve.
A foglalási kérés törlése
A Járműfoglalás modulban a kérést az a felhasználó törölheti, aki jóváhagyhatja azt, továbbá maga a kérelmező a saját már jóváhagyott kérésénél, ha ezt A kérő által lemondás lehetősége beállítás engedélyezi.
- A kérésnél kattintson a Törlés gombra.
- Erősítse meg a „Biztosan törli ezt a kérést? (A pályázót e-mailben értesítjük)." kérdést a(z) Igen gombbal.
A megerősítés után a kérés véglegesen törlődik, és a kérelmező e-mailt kap a foglalás visszavonásáról.
A járműfoglalási kérés állapotai
A járműfoglalási kérés a Járműfoglalás modulban a következő állapotokon megy keresztül:
| Állapot | Mit jelent | Hogyan kerül bele |
|---|---|---|
| Vár | A kérés benyújtásra került, és a jóváhagyó döntésére vár. | Alapértelmezett állapot új kérés létrehozásakor vagy másolat készítésekor. |
| Jóváhagyott | A jármű foglalása megerősítésre került. | A Jóváhagy gombra kattintással egy kérésnél, vagy tömegesen a Jóváhagy (N) gombbal. |
| Elutasította | A kérés elutasításra került, a jármű nem kerül lefoglalásra. | Az Elutasít gombra kattintással egy kérésnél, vagy tömegesen az Elutasít (N) gombbal. |
| (törölve) | A kérés visszavonásra kerül, és megszűnik létezni a rendszerben. | A Törlés gombbal egy kérésnél, vagy tömegesen a Törlés (N) gombbal. |
A kérés a Vár állapotból egyirányúan kerül a Jóváhagyott vagy az Elutasította állapotba. Az éves áttekintésben és a szabadság automatikus ellenőrzésekor is csak a Jóváhagyott állapotú kérésekkel foglalt a jármű.
Haladó funkciók
A Járműfoglalás modul az egyes kérésekkel végzett alapvető munka mellett lehetővé teszi több kérés egyidejű tömeges jóváhagyását, elutasítását és törlését, a kéréslista nyomtatását és exportálását, automatikus e-mailes értesítéseket a kérelmezőknek és a jóváhagyóknak, valamint a foglalások színkódolását a havi és éves naptári áttekintésben.
Kérések tömeges jóváhagyása, elutasítása és törlése
Folyamat: a Járműfoglalás modulban a Kérések fülön egyszerre több kérés is feldolgozható.
- Az egyes kérések jelölőnégyzetével (vagy a táblázat fejlécében lévő összesítő „összes kijelölése" jelölőnégyzettel) válasszon ki egy vagy több kérést. Csak a Vár állapotú kérések jelölhetők be, amelyeknél a felhasználónak joga van azokat jóváhagyni.
- A táblázat felett megjelennek a Jóváhagy (N), Elutasít (N) és Törlés (N) gombok, a kiválasztott kérések számával.
- Kattintás után erősítse meg a kérdést (például „Biztos vagy benne, hogy kiválasztott jelentkezéseket szeretnél jóváhagyni? Jelölt kérések: N").
A végrehajtás után összesítő üzenet jelenik meg az eredményről – hány kérést sikerült feldolgozni, illetve hány esetben nem sikerült, jellemzően azért, mert a felhasználónak nincs joga jóváhagyni azokat. Minden sikeresen feldolgozott kérés ugyanazt az e-mailt váltja ki a kérelmezőnek, mint az egyedi jóváhagyás, elutasítás vagy törlés esetén; a jóváhagyó megjegyzése tömeges műveletnél nem tölthető ki.
A kéréslista nyomtatása és exportálása
A Kérések fülön a Járműfoglalás modulban a kéréstáblázat a táblázat feletti szokásos kezelőelemekkel rendezhető, lapozható, XLSX formátumba exportálható, vagy közvetlenül a böngészőből kinyomtatható. Az exportálás és a nyomtatás is az aktuálisan megjelenített és szűrt kéréslistára vonatkozik, ezért exportálás előtt érdemes beállítani a szűrőt vagy a gyors keresést a kívánt kérésekre.
E-mailes értesítések a Járműfoglalás modulban
A Járműfoglalás modul a következő helyzetekben küld automatikusan e-mailt:
- A kérelmezőnek a kérése jóváhagyásakor, elutasításakor és törlésekor is – az e-mail tartalmazza a kérés összefoglalóját (jármű, időpont, utazás típusa, hely), valamint adott esetben a jóváhagyó megjegyzését, ha az ki lett töltve.
- Minden jogosult jóváhagyónak új kérés létrehozásakor – az e-mail összefoglalja a kérést, beleértve a kérelmező nevét is, és közvetlenül tartalmazza a jóváhagyásra és elutasításra szolgáló gombokat, így a jóváhagyó közvetlenül az e-mailből, az alkalmazásba történő bejelentkezés nélkül is dönthet kattintással.
A „Jóváhagyásra" jelvény és a naptárak színkódolása
A Kérések fülön a kéréstáblázat felett a Járműfoglalás modulban az Összes / Jóváhagyásra kapcsoló számozott jelvényt jelenít meg a bejelentkezett felhasználó jóváhagyására váró kérések számával; a jelvény automatikusan újraszámolódik.
A Havi és az Éves áttekintés is automatikusan színezi a foglalásokat az utazás típusa szerint (Üzleti, Privát) a Járműfoglalás modulban, a havi áttekintésben pedig ezenfelül a modul beállításainak Színkódolás fülén az adott járműhöz rendelt szín szerint is.
Integráció más modulokkal
A Járműfoglalás modul a következő modulokkal van összekapcsolva:
- Járműnyilvántartás: a Járműfoglalás modul a Járműnyilvántartás modulból veszi át a járművek listáját, nevüket, rendszámukat, belső jelölésüket, a „lefoglalható" jelzőt, valamint a naptárhoz tartozó színeket. A kérés párbeszédablakában a jármű kiválasztásakor ezenfelül megjelenik egy kiegészítő információs panel a kiválasztott jármű műszaki paramétereivel (például hasznos teherbírás, raktér méretei, ülőhelyek száma) – ezek az adatok a Járműnyilvántartás modulból származnak.
- Munkarend: a foglalási kérés a Munkarend tervezőmodulból előre kitöltött adatokkal (munkavállaló, időpont, hely) is létrehozható. Az így létrehozott kérés mentés után azonnal automatikusan jóváhagyásra kerül, a gomb neve ebben az esetben a szokásos Mentés helyett Mentés & jóváhagyás.
Hibaelhárítás
Ez a fejezet összefoglalja azokat a hibaüzeneteket, amelyekkel a Járműfoglalás modulban a foglalási kérés létrehozása vagy feldolgozása során találkozhat, a modul felhasználóinak gyakori kérdéseit, valamint tippeket, hogyan könnyítheti meg és gyorsíthatja meg a járműfoglalásokkal végzett munkát.
Hibaüzenetek a Járműfoglalás modulban
| Üzenet | Mikor fordul elő | Mi a teendő |
|---|---|---|
| A kiválasztott felhasználó nem foglalhat járművet. | A kérés űrlapján olyan munkavállalót választ, akihez nincs hozzárendelve lefoglalható jármű. | Válasszon másik munkavállalót, vagy kérje meg a Járműfoglalás modul adminisztrátorát, hogy a beállításokban rendeljen hozzá járművet. |
| A dátum hibásan írta be | A Tól dátum vagy idő későbbi, mint az Ig, vagy a dátum, illetve idő valamelyik kötelező mezője üresen maradt. | Javítsa ki a megadott dátumot és időt. |
| [jármű neve] [rendszám]: a felhasználó már lefoglalta a megadott időpontban ([név]) (-tól – -ig: hely) | Az automatikus ellenőrzés megállapítja, hogy a kiválasztott jármű a választott időpontban (vagy valamelyik ismétlés időpontjában) már foglalt egy másik, el nem utasított kérés miatt. | Válasszon másik időpontot vagy másik járművet; a Mentés gomb az ütközés megoldásáig letiltva marad. |
| A jármű nincs kiválasztva. | Az űrlapot kiválasztott jármű nélkül küldi el. | Válasszon járművet. |
| Válasszon legalább egy kérést | A tömeges művelet gombjára kattint anélkül, hogy bármelyik kérést bejelölte volna. | Jelöljön be legalább egy kérést. |
| Nincs hozzáférési joga | A tömeges műveletet a Járműfoglalás modulhoz szükséges jogosultság nélkül hívja meg. | Forduljon a modul adminisztrátorához. |
Gyakori kérdések a Járműfoglalás modulról
Kérdés: Miért nem látok egyetlen járművet sem a kiválasztásban a kérés létrehozásakor a Járműfoglalás modulban?
Megoldás: A kiválasztott munkavállalóhoz nincs hozzárendelve lefoglalható jármű. Kérje meg a modul adminisztrátorát, hogy a modul beállításaiban, a Felhasználói jogok fülön rendeljen hozzá járművet.
Kérdés: Miért nem sikerül elmentenem a járműfoglalási kérést?
Megoldás: A jármű a választott időpontban már foglalt egy másik jóváhagyott kérés miatt, vagy a megadott dátum, illetve idő érvénytelen (az Ig korábbi, mint a Tól). Válasszon másik időpontot vagy másik járművet.
Kérdés: Hogyan tudom meg, hány kérés vár a jóváhagyásomra?
Megoldás: A Kérések fülön kapcsolja a kapcsolót Jóváhagyásra állásba – a mellette lévő számozott jelvény mutatja a várakozó kérések aktuális számát.
Tippek a Járműfoglalás modul hatékony használatához
- Tipp: a rendszeres utakat (például a heti áruelszállítást) egyszer adja meg az Ismételje meg minden mező segítségével a kérés létrehozásakor – így megspórolhatja az egyes kérések külön-külön történő létrehozását.
- Tipp: egy korábban már létrehozotthoz hasonló kérést gyorsabban hozhat létre a meglévő kérésnél lévő Másolás gombbal, mint a teljes űrlap újbóli kitöltésével.
- Tipp: az Éves áttekintés fülön jelölje be a Nevek közvetlenül a naptárban mezőt, ha közvetlenül a táblázatban szeretné látni a kérelmezők nevét, anélkül, hogy az egyes napokra kellene állnia az egérrel.