Munkavállaló belépése és kilépése
Áttekintés
A Munkavállaló belépése és kilépése modul az előre elkészített sablon alapján irányítja a belépési és kilépési folyamatot. Nem egyszerű kipipálható feladatlistáról van szó – az ellenőrzőlista egyes lépései valóban létrehoznak bejegyzéseket a kapcsolódó nyilvántartásokban (képzés, vizsgálatok, szerződések, vagyon, feladatok, űrlapok), és teljesítésük közvetlenül ezen nyilvántartások állapotából kerül beolvasásra. A modul így vezérlőközpontként működik, amely figyeli, hogy a munkavállaló belépése vagy kilépése a vállalati szabvány szerint zajlott-e, és figyelmeztet a közeledő és a lejárt határidőkre.
Az alkalmazás bal oldali menüjében a modul a menü szélessége miatt a rövidített Belépés és kilépés néven szerepel. Ugyanarról a modulról van szó, amelyet a dokumentáció és a weboldal Munkavállaló belépése és kilépése néven ír le.
A Munkavállaló belépése és kilépése modul legfontosabb funkciói
- Belépési vagy kilépési folyamat elindítása a beosztáshoz rendelt sablon alapján
- A kapcsolódó bejegyzések (képzés, vizsgálat, aláírandó szerződés, feladat) automatikus létrehozása a folyamat elindításakor
- A tételek teljesítésének automatikus beolvasása a kapcsolódó nyilvántartásokból, kézi kipipálás nélkül
- A Saját tételeim áttekintés azon feladatok listájával, amelyeket a bejelentkezett felhasználónak kell elintéznie
- A belépési lap vagy a kilépési lap nyomtatása a vissza nem szolgáltatott vagyontárgyak listájával és aláírásmezőkkel együtt
- A folyamatok automatikus elindítása a munkavállaló belépésének vagy kilépésének dátuma alapján
- Automatikus e-mailes emlékeztetők a tételek közeledő és lejárt határidőiről
Az ellenőrzőlista kilenc tételtípusa a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A Munkavállaló belépése és kilépése modul az ellenőrzőlista kilenc tételtípusát különbözteti meg. A típusos tételeknél az állapot automatikusan a kapcsolódó nyilvántartásból kerül beolvasásra, ezért azokat kézzel nem lehet teljesítettnek jelölni – kizárólag Nem releváns jelölést kaphatnak. Az egyetlen kivétel a kézi tétel, amelynél a teljesítés közvetlenül a párbeszédablakban erősíthető meg.
| Tétel típusa | Mi történik a folyamat elindításakor | Honnan kerül beolvasásra a teljesítés |
|---|---|---|
| Képzés | A munkavállalóhoz a sablon beállítása szerinti képzés kerül hozzárendelésre | A képzés hozzárendelésének állapota a Képzés modulban |
| Munkaorvosi vizsgálat | Megtörténik a vizsgálat ütemezése, beleértve a munkakategória és a kockázatok előkitöltését a beosztás alapján | Az elvégzés dátuma és a vélemény következtetése a Munkavédelem modulban |
| Védőeszközök | Semmi nem jön létre – a kiadáshoz méret és raktári változat szükséges, amelyet nem lehet automatikusan meghatározni | A beosztás normatívája szerint hiányzó védőeszközök; kilépésnél a vissza nem szolgáltatott darabok |
| Aláírandó szerződés | A sablonból létrejön a szerződés, és a mellékletei is átmásolásra kerülnek | A szerződés aláírásának állapota a Munkavállalók modulban |
| A vagyon átadása | Semmi nem jön létre | Kilépésnél: mi van a vagyonnyilvántartás szerint továbbra is a munkavállalóra nyilvántartva |
| Feladat | Létrejön egy feladat a sablon beállítása szerinti határidővel | A feladat befejezésének dátuma a Feladatok modulban |
| Elolvasandó dokumentum | A képzéssel azonos módon kerül hozzárendelésre – az elolvasandó szöveget és az IP-címmel történő megerősítést használja | A hozzárendelés állapota a Képzés modulban |
| Kitöltendő űrlap | Semmi nem jön létre – az üres űrlapsor elrontaná a kitöltöttségi statisztikát | Kitöltött űrlap megléte a folyamat elindításának dátuma után |
| Kézi tétel | Semmi nem jön létre | Közvetlenül a felelős felhasználó vagy az írási joggal rendelkező személy pipálja ki |
Megjegyzés: Ha valaki törli a kapcsolódó bejegyzést a másik nyilvántartásban, a Munkavállaló belépése és kilépése modulban a tétel automatikusan visszakerül a nem teljesítettek közé. Ha a szükséges modul (képzés, munkavédelem, vagyonnyilvántartás, feladatok, űrlapok) nincs bekapcsolva a cégnél, az adott tételtípus egyáltalán nem jelenik meg a kínálatban.
Hozzáférés és beállítások
Hogyan érhető el a Munkavállaló belépése és kilépése modul
A Munkavállaló belépése és kilépése modult a főmenüből a Munkavállalók → Belépés és kilépés útvonalon nyithatja meg. A modul három fülből áll: Saját tételeim, Belépések és kilépések és Sablonok (az utolsó fület csak a bejegyzések létrehozására és módosítására jogosult felhasználók látják). A törlési joggal rendelkező felhasználó ezen felül a Törölt gombot is látja, amely a modul közös kukáját nyitja meg.
A Munkavállaló belépése és kilépése modul beállításai
A Munkavállaló belépése és kilépése modul beállításait a Beállítások → Belépés és kilépés útvonalon találja. A beállítások két fülre oszlanak: Felhasználói jogosultságok és Általános beállítások. A beállításokhoz kizárólag a modul adminisztrátorai férnek hozzá.
Felhasználói jogosultságok a Munkavállaló belépése és kilépése modul beállításaiban
A Felhasználói jogosultságok fül két táblázatot jelenít meg: a beosztások mátrixát és az egyes felhasználók mátrixát. Minden beosztásnál vagy felhasználónál a megfelelő oszlopra kattintva választhatja ki a hat hozzáférési szint egyikét; az Összes kijelölése gomb az adott szintet tömegesen állítja be a teljes oszlopra. Az adott felhasználó tényleges hozzáférési szintje mindig a saját jogosultsága és a beosztásának jogosultsága közül a magasabb.
A Munkavállaló belépése és kilépése modul általános beállításai
Az Általános beállítások fül tartalmazza az Értesítés az érvényesség lejárta
előtt mezőt, ahová a figyelmeztetések napokban megadott, pontosvesszővel
elválasztott kaszkádját kell beírni (például 30;14;7;0) – az üres érték
kikapcsolja a figyelmeztetéseket. Ezt követi a Küldjék el az emlékeztetőket
a folyamat kezesének is kapcsoló és a Kilépési lap szövegmező,
amelynek szövege a kilépési lap végén kerül kinyomtatásra.
A folyamatok automatikus elindítása
A Munkavállaló belépése és kilépése modul beállításaiban található A folyamatok automatikus elindítása szakasz két kapcsolót tartalmaz: A munkába állás a munkába állás dátuma alapján történjen és Kilépési folyamat indítása a kilépés dátuma alapján. Az automatikus elindítás csak azokra a munkavállalókra vonatkozik, akiknek a belépési vagy kilépési dátuma későbbi, mint az opció bekapcsolásának napja – a régebbi bejegyzéseket nem pótoljuk. Az első bekapcsolás után megjelenik az az információ is, hogy mely dátumtól érvényes az automatikus elindítás.
Felhasználói jogosultságok a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A Munkavállaló belépése és kilépése modulhoz való hozzáférést hat jogosultsági szint szabályozza. A szintet a modul beállításaiban lehet megadni, és a folyamatok, a sablonok, valamint azok tételeinek olvasására, módosítására és törlésére egyaránt vonatkozik.
| Jogosultsági szint | Mit tesz lehetővé |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A modul egyáltalán nem jelenik meg a felhasználó számára |
| Csak a sajátját | Csak azokat a folyamatokat látja, amelyekben ő maga a belépő vagy a kilépő munkavállaló |
| Saját és beosztottjainak | Ezen felül látja a beosztottjai folyamatait is |
| Minden megtekintése | Látja a cég összes folyamatát, de nem hozhat létre és nem módosíthat azokat |
| Létrehozás és módosítás | Elindíthatja és módosíthatja a folyamatokat, létrehozhatja és módosíthatja a sablonokat és azok tételeit |
| Törlés és kukába helyezés | Ezen felül törölheti a folyamatokat, a sablonokat és azok tételeit, valamint megtekintheti a modul kukáját |
Megjegyzés: A megfelelő szinttel nem rendelkező felhasználó is megnyithatja egy adott folyamat részleteit, ha annak valamely tételénél felelős személyként szerepel – ellenkező esetben a Saját tételeim fülről nyíló hivatkozáson keresztül elégtelen hozzáférésről szóló üzenetre jutna.
Felhasználói felület
A Munkavállaló belépése és kilépése modul főképernyője
A Munkavállaló belépése és kilépése modul főképernyője a táblázat felett három átkapcsolható fülből áll: Saját tételeim, Belépések és kilépések és Sablonok. Az aktív fül mindig kiemelten jelenik meg. A Saját tételeim fül az alapértelmezett, mivel a modult leggyakrabban az nyitja meg, akinek elintéznivalója van, nem pedig az, aki a folyamatokat kezeli.
A Saját tételeim fül
A Munkavállaló belépése és kilépése modul Saját tételeim füle azon feladatok táblázatát jeleníti meg, amelyek a bejelentkezett felhasználóra várnak az összes futó folyamatban. Az alapértelmezett nézet csak a nem teljesített tételeket mutatja – az A teljesített tételek megjelenítése is kapcsolóval a már elintézettek is megjeleníthetők. A táblázat a Határidő, Munkavállaló, Típus, Tétel és Állapot oszlopokat tartalmazza.
A Belépések és kilépések fül
A Munkavállaló belépése és kilépése modul Belépések és kilépések füle mindazon elindított folyamatok áttekintését tartalmazza, amelyekhez a bejelentkezett felhasználónak jogosultsága van. A Folyamat elindítása gomb új belépés vagy kilépés létrehozására szolgáló párbeszédablakot nyit meg. A táblázat az ID, a Munkavállaló, a Típus, a Belépés / kilépés dátuma, az Eljárás (a teljesített tételek száma az összesből), A határidő után (a határidőn túli tételek száma) és A folyamat felelőse oszlopokat jeleníti meg.
A Sablonok fül
A Munkavállaló belépése és kilépése modul Sablonok füle csak a bejegyzések létrehozására és módosítására jogosult felhasználók számára érhető el – ez a modul adminisztrációja, nem pedig a szokásos napi munka. A Bejegyzés hozzáadása gomb új sablont hoz létre. A táblázat az ID, a Név, a Típus, a Beosztás, a Tételek száma és az Állapot (aktív / inaktív) oszlopokat jeleníti meg.
A folyamat részletei a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A folyamat részleteit a Belépések és kilépések fülön lévő sorra kattintva nyithatja meg. A fejléc a munkavállaló nevét, a folyamat típusát és az állapotcímkét jeleníti meg. Az Alapadatok kártya összefoglalja a munkavállalót, a belépés / kilépés dátumát, a felelőst, a felhasznált sablont és az elintézettség előrehaladását. Alatta található az ellenőrzőlista egyes tételeinek táblázata a Tétel, a Felelős felhasználó, a Határidő, az Állapot és a Műveletek oszlopokkal – a Műveletek oszlopban a típusos tételeknél közvetlen hivatkozás jelenik meg a kapcsolódó nyilvántartásra (például a Képzés vagy a Munkavédelem modulra).
A sablon részletei a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A sablon részleteit a Sablonok fülön lévő sorra kattintva nyithatja meg. Az
Alapadatok kártya a hozzárendelt beosztásokat és a sablonhoz fűzött
megjegyzést jeleníti meg. A Sablonelemek kártya az egyes tételek
táblázatát tartalmazza a Tétel, a Felelős személy, a Határidő (napokban megadott
eltolásként megjelenítve, például +7 nap vagy -14 nap), az
Automatikus létrehozás és a Műveletek oszlopokkal, amely utóbbi a szerkesztés és a törlés
ikonjait tartalmazza.
Alapműveletek
Eljárás: Belépési vagy kilépési folyamat elindítása
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a folyamatot a Belépések és kilépések fülön található Folyamat elindítása gombbal indíthatja el.
- Válassza ki a Munkavállaló mezőt – a folyamat elindítása után ez már nem módosítható
- Válassza ki a Típus értékét: Belépés vagy Kilépés – a folyamat elindítása után ez már nem módosítható
- Válassza ki a Sablont, amely alapján az ellenőrzőlista tételei létrejönnek; a Sablon nélkül lehetőség választásakor üres folyamat jön létre, és a tételeket kézzel kell kitöltenie
- Töltse ki a Belépés / kilépés dátuma mezőt
- Ellenőrizze A folyamat felelőse mezőt – az az Ön nevével van előkitöltve; ha a Válasszon értéken hagyja, a folyamat a sablonban beállított alapértelmezett felelőst veszi át
- Igény szerint töltse ki a Megjegyzés mezőt
- Kattintson a Mentés gombra
Megjegyzés: Egy munkavállalónak a Munkavállaló belépése és kilépése modulban egyidejűleg csak egy futó belépési és egy futó kilépési folyamata lehet. Az azonos típusú második folyamat elindítására tett kísérletet a rendszer elutasítja.
Eljárás: Az elindított folyamat módosítása
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban az elindított folyamatot a részleteinél található Bejegyzés szerkesztése gombbal módosíthatja.
- Nyissa meg a folyamat részleteit a Belépések és kilépések fülről
- Kattintson a Bejegyzés szerkesztése gombra
- A Munkavállaló és a Típus zárolva van, és nem módosítható – a folyamat tételei már létrehozhattak bejegyzéseket más nyilvántartásokban egy konkrét személyre
- Módosítsa a Belépés / kilépés dátuma, A folyamat felelőse vagy a Megjegyzés mezőt
- Kattintson a Mentés gombra
Eljárás: Az ellenőrzőlista tételének teljesítése
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban az ellenőrzőlista tételét a folyamat részleteinél a tétel sorában található pipa ikonra kattintva teljesítheti. A párbeszédablakot a tétel felelős személye vagy bárki megnyithatja, aki jogosult a bejegyzések létrehozására és módosítására.
- Kattintson az ellenőrzőlista tételénél található pipa ikonra
- A kézi tételnél töltse ki a Teljesítés dátuma és igény szerint a Megjegyzés mezőt, majd kattintson a Teljesítve gombra
- A többi (típusos) tételnél az állapot a kapcsolódó nyilvántartásból kerül beolvasásra, és kézzel nem állítható be – csak a Nem releváns gomb áll rendelkezésre
- Ha a tétel már elintézett, és vissza szeretné állítani, használja a Vissza a nem teljesítettek közé gombot
Tipp: A Nem releváns jelölés az egyetlen kézi módosítás, amelyet a kapcsolódó nyilvántartásból történő automatikus állapotszámítás nem ír felül – olyan tételekhez érdemes használni, amelyek az adott munkavállalót nem érintik.
Eljárás: A folyamat lezárása
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a folyamatot a részleteinél található Folyamat lezárása gombbal zárhatja le.
- Nyissa meg a folyamat részleteit
- Kattintson a Folyamat lezárása gombra
- Erősítse meg a Tényleg lezárja a folyamatot? A még nem teljesített tételek továbbra is láthatók maradnak. kérdést az Igen gombra kattintva
A folyamat nem teljesített kötelező tételekkel is lezárható – lezárás után azok a részleteknél nem teljesítettként továbbra is láthatók maradnak, a folyamat tételei azonban már nem módosíthatók.
Eljárás: Sablon létrehozása
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban új sablont a Sablonok fülön található Bejegyzés hozzáadása gombbal hozhat létre.
- Töltse ki a sablon Név mezőjét
- Válassza ki a Típus értékét: Belépés vagy Kilépés
- Igény szerint válasszon ki egy vagy több Beosztást – ha egyet sem választ ki, a sablon minden pozícióra érvényes
- Válassza ki az alapértelmezett értéket A folyamat felelőse mezőben
- Igény szerint töltse ki a megjegyzést, és jelölje be az Aktív jelölőnégyzetet
- Kattintson a Mentés gombra
Eljárás: Tétel hozzáadása a sablonhoz
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a sablon tételét a sablon részleteinél a Sablonelemek kártyán található Bejegyzés hozzáadása gombbal adhatja hozzá.
- Válassza ki a tétel Típusát – csak azok a típusok jelennek meg, amelyek kapcsolódó modulja be van kapcsolva a cégnél
- Töltse ki a tétel Név mezőjét
- A Képzés, az Elolvasandó dokumentum, a Munkaorvosi vizsgálat, az Aláírandó szerződés és a Kitöltendő űrlap típusnál válassza ki a konkrét célt (például egy adott képzést vagy szerződéssablont)
- Állítsa be a Felelős személyt, és szükség esetén a választott módnak megfelelő kiegészítő mezőt
- Töltse ki a Határidő mezőt a belépés / kilépés dátumától számított napok számaként; a negatív érték az esemény ELŐTTI napokat jelenti
- Jelölje be a Kötelező mező jelölőnégyzetet, ha a teljesítést meg kívánja követelni
- Jelölje be az Automatikus létrehozás jelölőnégyzetet, ha a folyamat elindításakor azonnal létre kell jönnie a bejegyzésnek a kapcsolódó nyilvántartásban
- Kattintson a Mentés gombra
A felelős személy meghatározása a sablon tételénél
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a sablon tételénél a felelős személy ötféle módon határozható meg: Konkrét felhasználó, Beosztás (annak bármely betöltője elintézheti), a belépő munkavállaló Felügyelője, maga az Új munkavállaló, vagy A folyamat felelőse. Példa: a Munkaorvosi vizsgálat tételnél a felelős személy általában a HR-munkatárs mint Konkrét felhasználó, míg a Kitöltendő űrlap tételnél jellemzően maga az Új munkavállaló a felelős.
Megjegyzés: Ha a felelős személyt nem sikerül megtalálni (a munkavállalónak nincs beállított felügyelője, vagy az adott beosztásban senki sem aktív), a tételt a folyamat felelőse veszi át.
Bejegyzések törlése és a Munkavállaló belépése és kilépése modul kukája
A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a folyamat, a sablon és azok egyes tételei kizárólag törlési joggal törölhetők. A törlést mindig a Valóban törölni szeretné ezt a bejegyzést? kérdés erősíti meg. A modul kukája az egész modulra közös, nem az egyes fülekre, és négy szakaszra oszlik: Munkavállaló belépése és kilépése (törölt folyamatok), Folyamatok tételei, Sablonok és Sablonelemek. A modul főképernyőjén a Törölt gombbal nyithatja meg.
Haladó funkciók
Nyomtatás a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A Munkavállaló belépése és kilépése modul három nyomtatási kimenetet kínál PDF formátumban.
Belépési lap / kilépési lap
A belépési vagy a kilépési lapot a folyamat részleteinél található Nyomtatás gombbal nyomtathatja ki. A dokumentum annak igazolására szolgál, hogy a belépés vagy a kilépés egyes lépései megtörténtek, ezért aláírásmezőt tartalmaz a munkavállaló és a felelős számára is. A kilépési folyamatnál ezen felül tartalmazza a vissza nem szolgáltatott vagyontárgyak listáját nyilvántartási számokkal – ez a fő oka annak, hogy a HR-munkatárs kinyomtatja és magával viszi az átadási megbeszélésre.
Vizsgálati kérelem
A vizsgálati kérelmet közvetlenül a folyamat részleteinél lévő Munkaorvosi vizsgálat típusú tételből, az adott tételnél található gombbal nyomtathatja ki. Ez egy kész dokumentum a foglalkozás-egészségügyi szolgáltató számára.
Védőeszközök nyilvántartó lapja
A védőeszközök nyilvántartó lapját a folyamat részleteinél lévő Védőeszközök típusú tételből nyomtathatja ki. A dokumentum a munkavállalónak kiadott és általa visszaszolgáltatott védőeszközök nyilvántartására szolgál.
E három kimutatáson kívül a Munkavállaló belépése és kilépése modul valamennyi táblázatában rendelkezésre áll a szokásos Excel gomb a megjelenített adatok exportálásához – önálló XML-exporttal a modul nem rendelkezik.
Tömeges műveletek a Munkavállaló belépése és kilépése modulban
A Munkavállaló belépése és kilépése modul nem kínál tömeges műveleteket a folyamatokra és az ellenőrzőlista tételeire – minden folyamat elindítása, módosítása és lezárása egyenként történik, és minden tétel teljesítése vagy nem relevánsként való megjelölése külön-külön zajlik. Tömegesen kizárólag a hozzáférési jogosultságok szintjét lehet beállítani a beosztások vagy a felhasználók teljes oszlopára a modul beállításaiban található Összes kijelölése gombbal.
A folyamatok automatikus elindítása a belépés és a kilépés dátuma alapján
A Munkavállaló belépése és kilépése modul önállóan létre tudja hozni a belépési folyamatot a munkavállaló belépésének dátuma alapján, illetve a kilépési folyamatot a kilépésének dátuma alapján, amennyiben ez a funkció be van kapcsolva a modul általános beállításaiban. Az automatikusan létrehozott folyamathoz a sablon a munkavállaló beosztása alapján kerül kiválasztásra; ha a beosztáshoz nem kapcsolódik konkrét sablon, a minden pozícióra érvényes sablon kerül felhasználásra. Az automatikus elindítás csak azokra a munkavállalókra vonatkozik, akiknek a dátuma későbbi az opció bekapcsolásának napjánál – a régebbi bejegyzéseket nem pótoljuk, hogy az első bekapcsoláskor ne induljanak el egyszerre folyamatok valamennyi meglévő munkavállalónál.
Automatikus emlékeztetők a tételek határidejéről
A Munkavállaló belépése és kilépése modul naponta újraszámolja a futó folyamatokat, és e-mailes emlékeztetőket küld az ellenőrzőlista tételeinek közeledő és lejárt határidőiről. A figyelmeztetések kaszkádját a modul általános beállításaiban lehet megadni a határidő előtti, pontosvesszővel elválasztott napok számaként. Egy időpontban mindig csak egy, a legsürgetőbb elért emlékeztető kerül kiküldésre, hogy a küldés kiesése után ne érkezzen egyszerre több e-mail. Az emlékeztető a tétel felelős személyének és igény szerint a folyamat felelősének is megérkezik. A tétel határidejének elhalasztása nullázza a figyelmeztetések kaszkádját, így az új határidőre vonatkozó figyelmeztetés ismét elölről érkezik.
Integráció további modulokkal
A Munkavállaló belépése és kilépése modul több további modul felett orchestrátorként működik – a teljesítéshez nem hoz létre saját adattárat, hanem közvetlenül azokban olvassa, adott esetben létre is hozza a bejegyzéseket.
| Modul | Kapcsolat a Munkavállaló belépése és kilépése modullal |
|---|---|
| Képzés | A Képzés és az Elolvasandó dokumentum típusú tételek létrehozzák a képzés hozzárendelését, és beolvassák annak teljesítési állapotát |
| Munkavédelem | A Munkaorvosi vizsgálat és a Védőeszközök típusú tételek ütemezik a vizsgálatokat, kinyomtatják a kérelmeket és a nyilvántartó lapokat, valamint figyelik a védőeszközök normatíváját |
| Munkavállalók | Az Aláírandó szerződés típusú tétel sablonból hozza létre a szerződést, és beolvassa annak aláírási állapotát |
| Vagyonnyilvántartás | A vagyon átadása típusú tétel a kilépési folyamatnál megállapítja, mi van a nyilvántartás szerint továbbra is a munkavállalóra nyilvántartva |
| Feladatok | A Feladat típusú tétel határidővel rendelkező feladatot hoz létre, és beolvassa annak befejezési dátumát |
| Űrlapok | A Kitöltendő űrlap típusú tétel beolvassa, hogy létezik-e kitöltött űrlap a folyamat elindításának dátuma után |
Hibaelhárítás
Gyakori kérdések a Munkavállaló belépése és kilépése modullal kapcsolatban
Kérdés: Miért nem lehet az ellenőrzőlista tételét kézzel teljesítettként kipipálni?
Megoldás: A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a típusos tételek (képzés, vizsgálat, szerződés, vagyon, feladat, dokumentum, űrlap) állapota közvetlenül a kapcsolódó nyilvántartásból kerül beolvasásra. Végezze el a műveletet az adott modulban (például írja alá a szerződést vagy fejezze be a feladatot) – a tétel állapota ezt követően automatikusan frissül. Ha a tétel nem érinti a munkavállalót, használja a Nem releváns gombot.
Kérdés: Miért jelent meg a korábban teljesített tétel ismét a nem teljesítettek között?
Megoldás: A Munkavállaló belépése és kilépése modulban a típusos tétel teljesítése a kapcsolódó bejegyzés állapotából vezethető le. Ha ezt a bejegyzést a kapcsolódó nyilvántartásban törölték, a tétel automatikusan visszakerül a nem teljesítettek közé.
Kérdés: Miért nem lehet további belépési vagy kilépési folyamatot elindítani ugyanannál a munkavállalónál?
Megoldás: A Munkavállaló belépése és kilépése modul munkavállalónként egyidejűleg csak egy futó belépési és egy futó kilépési folyamatot engedélyez. Előbb fejezze be vagy zárja le az azonos típusú meglévő folyamatot.
Kérdés: Miért nem jött létre semmi a kapcsolódó modulban a Védőeszközök vagy A vagyon átadása tételnél?
Megoldás: Ezeknél a típusoknál ez szándékos – a védőeszközök kiadásához méret és raktári változat szükséges, a vagyon átadása pedig a konkrét daraboktól függ, ezért a Munkavállaló belépése és kilépése modul csak hivatkozást kínál az adott nyilvántartásra, ahol a műveletet kézzel fejezheti be.
Kérdés: Miért nem látom a Sablonok fület a Munkavállaló belépése és kilépése modulban?
Megoldás: A Sablonok fül a modul adminisztrációjára szolgál, ezért csak a bejegyzések létrehozására és módosítására jogosult felhasználók számára érhető el. Kérje a modul adminisztrátorától a jogosultság megemelését.
Kérdés: Miért hiányzik a sablon tételénél az a típus, amelyet be szeretnék állítani?
Megoldás: A Munkavállaló belépése és kilépése modul csak olyan tételtípusokat kínál, amelyek kapcsolódó modulja be van kapcsolva a cégnél. Ha a típus hiányzik, ellenőrizze az adminisztrátorral, hogy az adott modul (képzés, munkavédelem, vagyonnyilvántartás, feladatok, űrlapok) aktív-e.
Tippek a Munkavállaló belépése és kilépése modullal végzett hatékony munkához
- Tipp: Állítsa össze a sablonokat az egyes beosztások szerint – a modul ekkor a folyamat elindításakor és az automatikus létrehozáskor is önállóan választja ki a megfelelőt.
- Tipp: Azoknál a tételeknél, amelyeknek már a belépés előtt el kell készülniük (például a notebook előkészítése), állítson be a sablonban negatív határidő-eltolást, például -14 napot.
- Tipp: Rendszeresen kövesse a Saját tételeim fület – csak azt jeleníti meg, ami valóban az Ön elintézésére vár az összes futó folyamatban.
- Tipp: Zárja le a folyamatot akkor is, ha nem teljesített, nem kötelező tételek maradtak – ezek a részleteknél láthatók maradnak, és semmi sem akadályozza a folyamat formális lezárását.