Munkarend (műszaktervezés, csapatbeosztás, munkaidő-beosztás)
Áttekintés
A Munkarend modul a munkavállalók napi szintű munkabeosztásának tervezésére szolgál. A vezető vagy a tervező minden munkavállalóhoz és naphoz rövid megjegyzést ír be (például a műszak típusát, otthoni munkavégzést vagy más információt), és a cellát színnel is megkülönböztetheti. A munkavállalók csapatokba vannak sorolva, amelyekhez minden felhasználónak saját hozzáférési szintje van – a saját beosztás puszta megtekintésétől egészen a teljes csapat tervezéséig. A modul össze van kapcsolva a Járműfoglalás modullal, így egy adott naphoz és munkavállalóhoz azonnal létrehozható járműigénylés.
Fő funkciók
- Áttekinthető beosztási táblázat napok és munkavállalók szerint, csapatokra bontva
- Szöveges megjegyzés rögzítése és a cella színnel való megjelölése egy adott naphoz és munkavállalóhoz
- Munkavállalók hozzáadása és eltávolítása a beosztásból, illetve automatikus felvételük
- A beosztásra mutató hivatkozás elküldése e-mailben a kiválasztott munkavállalóknak
- A beosztás nyomtatása a kiválasztott időszakra
- Járműfoglalás közvetlenül a beosztás cellájából (kapcsolat a Járműfoglalás modullal)
Hozzáférés és beállítások
Ez a rész leírja, hogyan juthat el a Munkarend modulhoz, hogyan hozza létre és konfigurálja a modul adminisztrátora az egyes csapatokat, és milyen hozzáférési szinteket különböztet meg a modul az egyes felhasználóknál egy adott csapat beosztásához.
Hogyan juthat el a Munkarend modulhoz
A Munkarend modulhoz vezető navigációs út: Főmenü → Munkarend. Ha jogosultsága van a modul beállításainak kezelésére, a Munkarend cím mellett megjelenik a Beállítások hivatkozás is, amellyel eljuthat a csapatok és hozzáférési jogaik kezeléséhez.
A Munkarend modul beállításai
A Munkarend modul beállításai csak a modul adminisztrátorai (vagy a rendszer általános adminisztrátora) számára érhetők el a modul főképernyőjén található Beállítások hivatkozáson keresztül. A konfiguráció a csapatok listáját tartalmazó fülre és minden egyes csapathoz külön fülre oszlik, ahol beállítható a csapat viselkedése és a felhasználók hozzáférési jogai.
Csapat létrehozása és szerkesztése
Folyamat: Új csapat létrehozása a Munkarend modulban.
- A modul beállításaiban a Felhasználói jogok / Csapatok fülön kattintson a Csapat létrehozása gombra.
- Adja meg a csapat Név mezőjét.
- Kattintson a Mentés gombra.
Az újonnan létrehozott csapathoz kezdetben egyetlen hozzáféréssel rendelkező felhasználó sincs rendelve – amíg a modul adminisztrátora be nem állítja a jogokat, a csapat minden felhasználónál Nincs hozzáférés szintre van állítva. A meglévő csapat nevét a Név szerkesztése gombbal módosíthatja az adott fül Általános beállítások kártyáján, a csapatot egészében a Csapat törlése gombbal szüntetheti meg a törlésre vonatkozó kérdés megerősítése után – a törlés végleges.
A csapat általános beállításai (színek, járműfoglalás, több mező egy naphoz)
Az adott csapat fülén belül az Általános beállítások kártyán az egyes beállítások a módosítás után azonnal, automatikusan mentődnek, külön Mentés gomb nélkül.
| Beállítás | Mire van hatással |
|---|---|
| Színek használata | Elérhetővé teszi a főképernyőn az előre definiált színek panelét, valamint a beosztás celláinak húzással történő színezésének lehetőségét. Bekapcsolás nélkül a színpanel nem jelenik meg. |
| Előre definiált színek (Név, Szín, Szöveg beillesztése is) | Legfeljebb 8 színes címkét határoz meg, amelyek a cellákba húzhatók. A „Szöveg beillesztése is" beállítás húzáskor a szövegmezőbe a szín feliratát is beilleszti. |
| Járműfoglalás lehetősége | Az egyes napok celláiban elérhetővé teszi a Járműfoglalás modulhoz kapcsolt járműfoglalás gombot. Bekapcsolás nélkül a gomb nem jelenik meg, csak a már meglévő, jóváhagyott foglalások. |
| Több mező egy naphoz | Lehetővé teszi, hogy egy munkavállalónál egy napra több szöveges megjegyzést is megadjon egymás alatt, és a plusz ikonnal továbbiakat adjon hozzá. Bekapcsolás nélkül egy munkavállalónál egy napnak csak egy szövegmezője van. |
| Egy naphoz tartozó mezők alapértelmezett száma | Meghatározza, hány megjegyzésmező jön létre eleve egy új naphoz. Csak akkor érvényesül, ha a Több mező egy naphoz beállítás be van kapcsolva. |
A felhasználók hozzáférési jogai a csapathoz
A Munkarend modul beállításaiban, az adott csapat fülén található felhasználói táblázatban a modul adminisztrátora minden munkavállalónak beállítja a négy hozzáférési szint egyikét az adott csapathoz (lásd a Jogosultságok és hozzáférési jogok szakaszt), valamint opcionálisan a Munkavállaló automatikus hozzáadása a beosztáshoz jelölőnégyzetet, amely meghatározza, kit vesz fel a rendszer automatikusan az adott csapat üres beosztásába. A beállítás soronként vagy az érintett oszlop feletti Összes kiválasztása gombbal tömegesen is elvégezhető.
Jogosultságok és hozzáférési jogok a Munkarend modulban
A modul beállításaihoz (csapatok létrehozása és törlése, konfigurálásuk és a jogok kiosztása) csak a modul adminisztrátorai vagy a rendszer általános adminisztrátora fér hozzá – más felhasználók egyáltalán nem jutnak be a beállításokba. Az egyes csapatokhoz való hozzáférés minden felhasználónál és minden csapatnál külön, négy szinten állítható be, amelyek közül egy adott felhasználó-csapat párosra mindig csak egy van kiválasztva:
| Hozzáférési szint | Mit tesz lehetővé |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó egyáltalán nem látja a csapatot, még a modul főképernyőjén lévő csempéjét sem. |
| Saját beosztás megtekintése | Látja a csapatot, de a beosztás táblázatában csak a saját sora jelenik meg; semmit nem szerkeszthet. |
| Összes beosztás megtekintése | Látja a csapat összes munkavállalójának beosztását, de semmit nem szerkeszthet – nem jelenik meg számára sem szerkesztőmező, sem gomb. |
| Beosztások tervezése | Teljes hozzáférés: beírja és szerkeszti az összes cella szövegét és színét, munkavállalókat ad hozzá és távolít el a beosztásból, e-mailben elküldi a hivatkozást, nyomtat, további megjegyzésmezőket ad hozzá egy naphoz, és kezeli az egyes napok járműfoglalásait. |
Felhasználói felület
A Munkarend modult egyetlen főképernyőről kezelheti, amelyet a csapatváltó, a megjelenített időszak szűrője, a cellák megjelölésére szolgáló színpanel és maga a beosztási táblázat alkot. A képernyő egyes elemeit a következő alfejezetek írják le.
A Munkarend modul főképernyője
A Munkarend modul főképernyőjének tetején a Munkarend cím látható, alatta pedig egy csempéket tartalmazó panel – egy csempe minden olyan csapathoz, amelyhez a bejelentkezett felhasználónak legalább valamilyen hozzáférése van. A csempére kattintva a csapat kiválasztásra és kiemelésre kerül, a panel alatt megjelenik a beosztása. Ha a felhasználónak egyetlen csapathoz sincs hozzáférése, megjelenik egy üzenet, hogy nincs hozzáférése egyetlen munkarendhez sem, és hogy a hozzáférést az adminisztrátortól kell kérnie.
Szűrők és keresés a Munkarend modulban
A csapat kiválasztása után a beosztási táblázat felett megjelennek az adott időszakra vonatkozó vezérlőelemek:
- Tervezés dátuma: a „-tól" és „-ig" dátum megadására szolgáló két mező, amely meghatározza a megjelenített időszakot. A tartomány legfeljebb 50 napra korlátozott.
- Szabadnapokkal együtt: jelölőnégyzet, amely szabályozza, hogy az oszlopokban a hétvégék és az ünnepnapok is megjelenjenek-e, vagy csak a munkanapok.
A táblázat feletti panelen ezenkívül megtalálható a Munkavállaló hozzáadása és a Küldés e-mailben gomb (mindkettő csak a Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkező felhasználók számára), valamint a Nyomtatás hivatkozás, amely a böngésző új lapján megnyitja a beosztás nyomtatási változatát.
Színpanel a Munkarend modulban
A színpanel a Munkarend modulban csak akkor jelenik meg, ha a kiválasztott csapatnál be van kapcsolva a Színek használata beállítás. Tartalmaz egy Törlés csempét (fehér, üres szín), valamint egy csempét a csapat beállításaiban megadott minden egyes elnevezett, előre definiált színhez. A csempék egérrel áthúzhatók a beosztási táblázat bármelyik cellájába, ezáltal beállítható a cella háttérszíne, illetve az adott szín beállításától függően a szövege is. A panel csak a Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkező felhasználók számára látható.
Beosztási táblázat
A Munkarend modul beosztási táblázatának első oszlopa a Munkavállaló, amely a nevet tartalmazza (hivatkozással a részletes adatokra), a Beosztások tervezése szinttel rendelkező felhasználóknál pedig egy ikonnal is a munkavállaló beosztásból való eltávolításához. A további oszlopok a kiválasztott időszak egyes napjait jelenítik meg. Sora van minden olyan munkavállalónak, akinek az adott időszakban van bejegyzése a beosztásban, vagy be van állítva az automatikus hozzáadásra. A nap cellája tartalmaz egy szövegmezőt a megjegyzéssel (csak a Beosztások tervezése joggal szerkeszthető), esetleg színes hátteret, esetleg egy jóváhagyott járműfoglalás címkéjét, illetve esetleg egy gombot a járműfoglaláshoz. A táblázat első oszlopa rögzített, és vízszintesen, illetve függőlegesen is görgethető, ha több a munkavállaló vagy a nap.
Alapvető műveletek
A következő folyamatok a Munkarend modullal végzett mindennapi munkát írják le – a csapat és az időszak kiválasztását, a megjegyzések cellákba írását, azok színnel való megjelölését, valamint a munkavállalók hozzáadását vagy eltávolítását az adott csapat beosztásából.
Folyamat: Csapat kiválasztása és az időszak beállítása a Munkarend modulban
- A Munkarend modul főképernyőjén kattintson a kívánt csapat csempéjére.
- A Tervezés dátuma mezőben állítsa be a „-tól" és „-ig" dátumot. 50 napnál hosszabb tartomány esetén a rendszer automatikusan lerövidíti a „-ig" dátumot.
- Opcionálisan jelölje be a Szabadnapokkal együtt beállítást, ha a hétvégéket és az ünnepnapokat is látni szeretné.
Folyamat: Megjegyzés beírása a beosztás cellájába
Az egyes napokhoz és munkavállalókhoz tartozó megjegyzést a Munkarend modulban a Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkező felhasználó írja be.
- Kattintson a munkavállaló és a nap cellájában lévő szövegmezőbe.
- Írja be a szöveget, majd kattintson a mezőn kívülre – a megjegyzés automatikusan elmentődik.
Folyamat: A beosztás cellájának színnel való megjelölése
A cella színezése a Munkarend modulban csak a Beosztások tervezése hozzáférési szinttel érhető el, és csak akkor, ha a csapatnál be van kapcsolva a Színek használata beállítás.
- Egérrel húzzon egy színes csempét a táblázat feletti színpanelről a célcellába.
- A cella kiszíneződik; ha a színnél be van kapcsolva a Szöveg beillesztése is beállítás, a szövegmezőbe a szín neve is bekerül.
- A Törlés csempe áthúzásával a cella színe visszaáll fehérre.
Folyamat: Munkavállaló hozzáadása a beosztáshoz
- A Munkarend modul főképernyőjén kattintson a Munkavállaló hozzáadása gombra.
- A Munkavállaló(k) mezőben (kötelező, több személy is kiválasztható) válasszon ki egy vagy több munkavállalót – a rendszer csak azokat ajánlja fel, akiknek van legalább valamilyen hozzáférésük a csapathoz, és az aktuálisan kiválasztott időszakban még nincsenek bejegyezve a beosztásba.
- Kattintson a Mentés gombra. Minden kiválasztott munkavállalóhoz a teljes kiválasztott időszakra üres cellák jönnek létre.
Folyamat: Munkavállaló eltávolítása a beosztásból
- A munkavállaló nevénél a beosztási táblázatban kattintson az Eltávolítás ikonra.
- Megerősítő kérdés nélkül törlődik ennél a munkavállalónál a megjelenített teljes dátumtartományra vonatkozóan a beosztás minden bejegyzése az aktuális csapatnál.
További mező hozzáadása egy naphoz
Ha a csapatnál a Munkarend modul beállításaiban be van kapcsolva a Több mező egy naphoz beállítás, egy munkavállalónál és napnál további megjegyzésmező is hozzáadható: kattintson a nap cellájában a További bejegyzés hozzáadása ikonra – a cellába egy újabb üres szövegmező kerül az adott naphoz tartozó megjegyzéshez.
Speciális funkciók
A megjegyzések és színek szokásos rögzítésén kívül a Munkarend modul lehetővé teszi a beosztásra mutató hivatkozás e-mailben történő szétküldését, az aktuális beosztás nyomtatását, a hiányzó bejegyzések automatikus pótlását, valamint a járműfoglalást közvetlenül az egyes napokhoz és munkavállalókhoz.
A beosztásra mutató hivatkozás elküldése e-mailben
A beosztásra mutató hivatkozást a Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkező felhasználó küldi szét a Munkarend modul főképernyőjéről.
- Kattintson a Küldés e-mailben gombra.
- A Hivatkozás küldése ablakban a Munkavállaló(k) mezőben (kötelező) válasszon ki egy vagy több munkavállalót az aktuális csapatból.
- Kattintson a Küldés gombra.
A kiválasztott munkavállalók azonnal kapnak egy e-mailt az aktuálisan kiválasztott beosztásra és időszakra mutató hivatkozással (a „-tól" dátum, a „-ig" dátum és egy kattintható hivatkozás). Ha a párbeszédablakban egyetlen munkavállalót sem választ ki, az űrlap elküldésre kerül, de e-mail senkinek nem érkezik.
A beosztás nyomtatása
A beosztás nyomtatási változata a Munkarend modulban a főképernyőn található Nyomtatás hivatkozásra kattintva nyílik meg. A böngésző új lapján megnyílik az aktuális csapat és a kiválasztott időszak nyomtatási változata szerkesztőelemek nélkül, és automatikusan megnyílik a böngésző nyomtatási párbeszédablaka. Az előnézetben lévő Nyomtatás gomb megismétli ezt a műveletet.
A beosztás automatikus kiegészítése
A Munkarend modul néhány dolgot magától, a felhasználó beavatkozása nélkül is pótol:
- Amikor a főképernyő vagy a nyomtatási riport megjelenik, és valamelyik megjelenített naphoz vagy munkavállalóhoz még nem létezik beosztási bejegyzés, a rendszer a háttérben csendben létrehozza azt üresen.
- Ha a kiválasztott időszakra a kiválasztott csapatnál még nem létezik bejegyzés, a rendszer automatikusan üres sorokat hoz létre minden olyan munkavállalóhoz, akinél ennél a csapatnál be van jelölve a Munkavállaló automatikus hozzáadása a beosztáshoz beállítás. A többi munkavállalót kézzel kell hozzáadni.
- Ha a Tervezés dátuma tartomány megadása 50 napnál hosszabb, a rendszer automatikusan a „-tól" dátumtól számított 7 napra rövidíti a „-ig" dátumot.
Tipp: Ha azt szeretné, hogy a beosztásba minden hónapban automatikusan bekerüljenek az új munkavállalók, állítsa be nekik a csapat beállításaiban a Munkavállaló automatikus hozzáadása a beosztáshoz beállítást – így megtakaríthatja a Munkavállaló hozzáadása gombbal történő kézi hozzáadást.
Járműfoglalás az egyes napokhoz
Ha a csapatnál a Munkarend modul beállításaiban be van kapcsolva a Járműfoglalás lehetősége beállítás, a rendszerben engedélyezve van a Járműfoglalás modul, és a felhasználó Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkezik, a jóváhagyott foglalás nélküli nap cellájában megjelenik a Jármű foglalása gomb.
- A nap cellájában kattintson a Jármű foglalása gombra.
- Megnyílik a Járműfoglalás modul járműfoglalási kérelme az előre kitöltött igénylővel (az adott munkavállaló) és dátummal (az adott nap).
- Amint a kérelmet a Járműfoglalás modulban jóváhagyják, az megjelenik a beosztás megfelelő cellájában a jármű jelölésével és márkájával ellátott címkeként.
A jóváhagyott foglalás lemondása közvetlenül a Munkarend modulból is elvégezhető: kattintson a cellában lévő foglalási címke ikonjára, és erősítse meg a törlési kérdést. A foglalás lemondásra kerül, és az eredeti igénylő e-mailt kap erről; ezt az értesítést a Járműfoglalás modul biztosítja.
Integráció más modulokkal
- Járműfoglalás: ha a csapatnál a Munkarend modulban be van kapcsolva a Járműfoglalás lehetősége beállítás, közvetlenül a nap cellájából létrehozható egy járműfoglalási kérelem az előre kitöltött igénylővel és dátummal. A jóváhagyott foglalás visszakerül a beosztás cellájába a jármű jelölésével ellátott címkeként, a foglalás Munkarend modulból történő lemondása e-mailt küld az igénylőnek. Magát a kérelem jóváhagyási folyamatát és az adott jármű foglalhatóságát a Járműfoglalás modul kezeli.
- Munkavállalók: a Munkarend modul a cég aktív munkavállalóinak listájával dolgozik – innen veszi a neveket a munkavállalók kiválasztó listáihoz (a Munkavállaló hozzáadása és a Küldés e-mailben párbeszédablakban), valamint a beosztási táblázatban való megjelenítéshez; magát a munkavállaló adatait a modul nem módosítja.
Problémamegoldás
Ez a rész összefoglalja a felhasználók leggyakoribb kérdéseit a Munkarend modullal kapcsolatban, elmagyarázza a gyakori helyzetek okait (hiányzó hozzáférés, inaktív foglalás gomb), és néhány tippet is ad a beosztással való hatékonyabb munkához.
Gyakori kérdések
Kérdés: Miért nem látok egyetlen csapatot sem, sem beosztási táblázatot a Munkarend modul főképernyőjén?
Megoldás: Megjelenik egy üzenet, hogy nincs hozzáférése egyetlen munkarendhez sem. Ez azt jelenti, hogy egyetlen csapatnál sincs beállítva legalább a Saját beosztás megtekintése hozzáférési szint. Kérje meg a Munkarend modul adminisztrátorát, hogy adjon hozzáférést az adott csapathoz.
Kérdés: Miért nem történt semmi a Munkavállaló hozzáadása vagy a Küldés e-mailben gombra kattintás után?
Megoldás: Valószínűleg nem választott ki egyetlen munkavállalót sem a párbeszédablak Munkavállaló(k) mezőjében. Ebben az esetben az űrlap elküldésre kerül, de egyetlen munkavállaló sem kerül be a beosztásba, és e-mailt sem kap senki. Nyissa meg újra a párbeszédablakot, és válassza ki a munkavállalót.
Kérdés: Miért nem tudok semmit szerkeszteni a beosztásban, pedig látom a csapatot?
Megoldás: Valószínűleg az Összes beosztás megtekintése vagy a Saját beosztás megtekintése hozzáférési szinttel rendelkezik, amely csak a megtekintést teszi lehetővé. A megjegyzések, színek és munkavállalók szerkesztéséhez a Beosztások tervezése szint szükséges – ezt a Munkarend modul adminisztrátora tudja megadni.
Kérdés: Miért nem jelenik meg egyes napoknál a Jármű foglalása gomb?
Megoldás: A gomb csak akkor jelenik meg, ha a csapatnál be van kapcsolva a Járműfoglalás lehetősége beállítás, a rendszerben engedélyezve van a Járműfoglalás modul, a felhasználó Beosztások tervezése hozzáférési szinttel rendelkezik, és az adott napra még nincs jóváhagyott foglalás. Ellenőrizze a csapat beállításait, vagy forduljon a modul adminisztrátorához.
Tippek a Munkarend modullal való hatékony munkához
- Tipp: A Szabadnapokkal együtt beállítás bejelölésével gyorsan ellenőrizheti, hogy a hétvége vagy az ünnepnap is le van-e fedve.
- Tipp: A színpanel színes csempéit húzza egérrel közvetlenül a cellába – így megspórolja az ismétlődő megjegyzések begépelését.
- Tipp: Mielőtt e-mailben elküldi a hivatkozást, ellenőrizze, hogy a megfelelő csapat és időszak van-e kiválasztva – az e-mailben lévő hivatkozás pontosan az aktuálisan kiválasztott dátumtartományra vezet.