Papíralapú Posta
Modul Áttekintése
A Papíralapú Posta modul a szervezetében érkező és kimenő papíralapú levelezés nyomon követésére szolgál. Lehetővé teszi az összes küldemény átfogó áttekintését, feldolgozásuk nyomon követését, borítékcímkék nyomtatását és feladóívek előkészítését a cseh postához.
A modul főbb funkciói:
- Beérkező levelek nyomon követése ügyintézők hozzárendelésével
- Kimenő levelek nyomon követése címkenyomtatási lehetőséggel
- Automatikus iktatószám-generálás szám/év formátumban
- Integráció a Data Box modullal (lehetőség adatüzenet papíralapú posta bejegyzéssé való konvertálására)
- Integráció a CRM modullal címválasztáshoz
- Fájlok és szkennelt dokumentumok csatolása
- E-mail értesítések az ügyintézők számára
- Feladóívek nyomtatása a cseh postához
- Borítékcímkék nyomtatása
Modul Elérése
A Papíralapú Posta modult az eIntranet rendszer főmenüjében találja. A modul megnyitásakor két fő fület lát:
- Beérkezett Levelek - beérkező küldemények nyomon követése
- Kiküldött Levelek - kimenő küldemények nyomon követése
A fülek között a képernyő felső részén található megfelelő gombra kattintva válthat.
Felhasználói Jogosultságok
A modullal való munkához megfelelő jogosultságokra van szüksége:
- 0 - Nincs Hozzáférés: A modul nem érhető el
- 1 - Olvasás: Csak megtekintheti a bejegyzéseket
- 2 - Írás: Új bejegyzéseket hozhat létre
- 3 - Szerkesztés: Módosíthatja a meglévő bejegyzéseket
- 4 - Törlés: Törölheti a bejegyzéseket
Beérkezett Levelek
Új Beérkező Levél Bejegyzés Hozzáadása
Új beérkező levél rögzítéséhez járjon el a következőképpen:
- A Beérkezett Levelek fülön kattintson a Bejegyzés/Levél Hozzáadása gombra
- Megnyílik egy űrlap a beérkezett küldeményről szóló információk megadásához
- Töltse ki a következő mezőket:
- Érkezés Dátuma: A küldemény érkezésének napja (automatikusan előre kitöltve a mai dátummal)
- Követési Szám: A postától kapott küldeményszám (ha van)
- Küldemény Típusa: Válassza ki a küldemény típusát (rendes, ajánlott, értéklevél, csomag stb.) - a mező akkor jelenik meg, ha a beállításokban aktiválva van
- Belföldi/Nemzetközi: Válassza ki, hogy Csehország területén belüli vagy külföldről érkező küldeményről van-e szó - a mező akkor jelenik meg, ha a beállításokban aktiválva van
- Átvevő: Válassza ki azt az alkalmazottat, aki átvette a küldeményt (automatikusan előre kiválasztva a bejelentkezett felhasználó)
- Fiók/Iroda: Válassza ki vagy adjon meg új fiókot, amely átvette a küldeményt
Feladó Megadása
A feladót kétféleképpen adhatja meg:
- Választás az Előzményekből: A Feladó mezőben válasszon a korábban használt címek közül vagy adjon meg új címet
- A mező lehetővé teszi mind a meglévő címek közül való választást, mind az új cím közvetlen megadását
- Az előzmények automatikusan feltöltődnek a korábbi bejegyzésekből
- Választás a CRM Modulból: Ha rendelkezik aktív CRM modullal, kiválaszthatja a feladót a CRM adatbázisból
- Válasszon ki egy céget, fiókot vagy kapcsolattartót
- A cím automatikusan kitöltődik, beleértve az utcát, várost és irányítószámot
- Három szint érhető el: Cég, Cég Fiók, Kapcsolattartó Személy
Ügyintézők Hozzárendelése
Minden beérkezett küldeményhez hozzá kell rendelni egy ügyintézőt:
- Ügyintéző/Ügyintézni Fogja: A fő ügyintéző, akinek fel kell dolgoznia a küldeményt (kötelező mező)
- További Ügyintézők: További felhasználókat adhat hozzá, akik részt vesznek a feldolgozásban
Ha az E-mail Küldése az Ügyintézőknek engedélyezve van a cég beállításaiban, a fő ügyintéző és az összes további ügyintéző automatikusan e-mail értesítést kap a küldemény hozzárendeléséről.
Feldolgozás Állapota
Minden bejegyzéshez állapot van rendelve:
- Új: A küldemény regisztrálva lett, de még nem kezdték el feldolgozni
- Folyamatban: A küldemény jelenleg feldolgozás alatt áll
- Megoldva: A küldemény teljesen feldolgozásra került
Az állapotot megváltoztathatja a bejegyzés szerkesztésekor vagy közvetlenül a táblázat áttekintésében az aktuális állapotra kattintva.
Tartalom és Leírás
A Tartalom/Leírás mezőben írjon rövid leírást a küldemény tartalmáról vagy kézbesítésének okáról. Ez az információ később segít a küldemény gyors azonosításában.
Mellékletek és Szkennelt Dokumentumok
Szkennelt dokumentumokat vagy más fájlokat csatolhat a bejegyzéshez:
- A Mellékletek/Szkennelt Dokumentumok szakaszban használja a húzd és ejtsd funkciót a fájlok feltöltéséhez
- Akár 60 fájlt tölthet fel, mindegyik fájl legfeljebb 100 MB lehet
- Minden általános formátum támogatott (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS stb.)
- A feltöltött fájlokat bármikor eltávolíthatja a fájl melletti keresztre kattintva
Bejegyzés Mentése
Miután kitöltötte az összes információt, kattintson a Mentés gombra. A rendszer automatikusan:
- Iktatószámot generál szám/év formátumban (például 15/2025)
- Elmenti a bejegyzést az adatbázisba
- E-mail értesítéseket küld az ügyintézőknek (ha a funkció aktív)
- Megjeleníti a bejegyzést a táblázat áttekintésében
Kiküldött Levelek
Új Kimenő Levél Bejegyzés Hozzáadása
Új kimenő levél rögzítéséhez járjon el a következőképpen:
- A Kiküldött Levelek fülön kattintson a Bejegyzés/Levél Hozzáadása gombra
- Megnyílik egy űrlap a kiküldött küldeményről szóló információk megadásához
- Töltse ki a következő mezőket:
- Feladás Dátuma: A küldemény feladásának napja (automatikusan előre kitöltve a mai dátummal)
- Követési Szám: A postától kapott küldeményszám
- Kézbesítés Állapota: A küldemény aktuális kézbesítési állapota - a mező akkor jelenik meg, ha a beállításokban aktiválva van
- Küldemény Típusa: Válassza ki a küldemény típusát - a mező akkor jelenik meg, ha a beállításokban aktiválva van
- Belföldi/Nemzetközi: Küldemény típusa - a mező akkor jelenik meg, ha a beállításokban aktiválva van
- Feladó: Válassza ki azt az alkalmazottat, aki elküldte a küldeményt (automatikusan előre kiválasztva a bejelentkezett felhasználó)
- Fiók/Iroda: Válassza ki vagy adja meg a fiókot, ahonnan a küldeményt elküldték
Címzett Megadása
A címzettet ugyanúgy adhatja meg, mint a beérkezett leveleknél, kétféleképpen:
- Választás az Előzményekből: Válasszon a korábban használt címek közül vagy adjon meg újat
- Választás a CRM Modulból: Válasszon ki egy céget, fiókot vagy kapcsolattartót a CRM adatbázisból
FONTOS TIPP a Címkenyomtatáshoz
Ha borítékcímkéket szeretne nyomtatni, a címet a következő formátumban adja meg vesszőkkel elválasztva:
Cég Neve, Utca és Házszám, Város, Irányítószám
Példa a helyes formátumra:
ABC Kft., Fő utca 123, Prága 1, 110 00
Ez a formátum lehetővé teszi a rendszer számára, hogy a címkék nyomtatásakor helyesen ossza fel a címet külön sorokra.
Tartalom, Leírás és Mellékletek
Akárcsak a beérkezett leveleknél, megadhatja a küldemény tartalmát/leírását és fájlokat csatolhat:
- Írja le a küldemény tartalmát vagy az elküldés okát
- Töltse fel az elküldött dokumentumok másolatait vagy más kapcsolódó fájlokat
Bejegyzések Szűrése
A modul fejlett szűrési lehetőségeket kínál mind a beérkezett, mind a kiküldött levelekhez.
Szűrők a Beérkezett Levelekhez
A Szűrő kártyára kattintva a következő kritériumokat használhatja:
- Küldemény Típusa: Szűrés küldeménytípus szerint (ha a funkció aktív)
- Belföldi/Nemzetközi: Szűrés levél típusa szerint (ha a funkció aktív)
- Iktatószám: Keresés egy konkrét bejegyzésre iktatószám alapján
- Átvevő: Szűrés a küldeményt átvevő személy szerint (több személy kiválasztásának lehetősége)
- Érkezés Dátuma: Időtartomány-tól-ig
- Tartalom/Leírás: Teljes szöveges keresés a küldemény leírásában
- Állapot: Szűrés feldolgozási állapot szerint (Új, Folyamatban, Megoldva) - több állapot kiválasztásának lehetősége
- Fiók/Iroda: Szűrés fiók szerint (több fiók kiválasztásának lehetősége)
- Ügyintéző: Szűrés hozzárendelt ügyintéző szerint (több felhasználó kiválasztásának lehetősége)
- Feladó: Keresés a feladó címében
Szűrők a Kiküldött Levelekhez
A kiküldött levelekhez a következő szűrők érhetők el:
- Küldemény Típusa: Szűrés küldeménytípus szerint (ha a funkció aktív)
- Belföldi/Nemzetközi: Szűrés levél típusa szerint (ha a funkció aktív)
- Iktatószám: Keresés egy konkrét bejegyzésre
- Feladó: Szűrés a küldeményt feladó személy szerint (több személy kiválasztásának lehetősége)
- Feladás Dátuma: Időtartomány-tól-ig
- Tartalom/Leírás: Teljes szöveges keresés
- Fiók/Iroda: Szűrés fiók szerint (több fiók kiválasztásának lehetősége)
- Címzett: Keresés a címzett címében
Szűrőkkel Való Munka
- Nyissa meg a szűrő kártyát a fejlécre kattintva
- Állítsa be a kívánt kritériumokat
- Kattintson a Keresés gombra
- Az összes szűrő törléséhez kattintson a Szűrő Törlése gombra
Ha bármilyen szűrő aktív, a Szűrő szakasz neve félkövéren és pirossal jelenik meg.
Szűrés Év Szerint
A táblázat tetején kiválaszthatja azt az évet, amelyre vonatkozóan meg szeretné jeleníteni a bejegyzéseket:
- A választás a nyilvántartás legrégebbi bejegyzésétől a jelenig terjedő éveket jeleníti meg
- Az aktuális év automatikusan ki van választva
- Az összes bejegyzés megjelenítéséhez évtől függetlenül válassza az Összes opciót
Táblázat Áttekintése
Megjelenített Oszlopok - Beérkezett Levelek
A beérkezett levelek táblázata a következő oszlopokat tartalmazza:
- Iktatószám: Iktatószám szám/év formátumban
- Érkezés Dátuma: A küldemény kézbesítésének dátuma
- Küldemény Típusa: Küldemény típusa (ha a funkció aktív)
- Belf./Nemz.: Levél típusa (ha a funkció aktív)
- Követési Szám: Szám a postától
- Fiók/Iroda: Átvétel helye
- Átvevő: A küldeményt átvevő személy
- Feladó: Feladó címe
- Tartalom/Leírás: A küldemény rövid leírása
- Ügyintéző: Hozzárendelt ügyintéző
- Állapot: Aktuális feldolgozási állapot
- Műveletek: Gombok a szerkesztéshez, törléshez, mellékletekhez
Megjelenített Oszlopok - Kiküldött Levelek
A kiküldött levelek táblázata ezeket az oszlopokat tartalmazza:
- Iktatószám: Iktatószám szám/év formátumban
- Feladás Dátuma: A küldemény feladásának dátuma
- Küldemény Típusa: Küldemény típusa (ha a funkció aktív)
- Belf./Nemz.: Levél típusa (ha a funkció aktív)
- Kézbesítés Állapota: Kézbesítési állapot (ha a funkció aktív)
- Követési Szám: Szám a postától
- Fiók/Iroda: Feladás helye
- Feladó: A küldeményt feladó személy
- Címzett: Címzett címe
- Tartalom/Leírás: A küldemény rövid leírása
- Műveletek: Gombok a szerkesztéshez, törléshez, mellékletekhez
Táblázattal Való Munka
A táblázat szabványos funkciókat kínál az adatokkal való munkához:
- Rendezés: Kattintson egy oszlop fejlécére növekvő vagy csökkenő rendezéshez
- Keresés: Használja a jobb felső sarokban található keresőmezőt gyors teljes szöveges kereséshez
- Bejegyzések Száma: A bal felső sarokban módosíthatja az oldalanként megjelenített bejegyzések számát (10, 25, 50, 100 vagy összes)
- Exportálás: Az Excel, Nyomtatás, Oszlopok Mutatása/Elrejtése gombok lehetővé teszik az exportálást és a megjelenítés testreszabását
- Lapozás: Használja az alul található gombokat az oldalak közötti navigáláshoz
Gyors Szerkesztés a Táblázatban
Néhány értéket közvetlenül a táblázatban módosíthat a szerkesztési űrlap megnyitása nélkül:
- A beérkezett levelek állapotára kattintva módosíthatja a feldolgozási állapotot
- Néhány más mezőre kattintva helyben szerkesztheti az értéket
Borítékcímkék Nyomtatása
A kiküldött levelekhez címcímkéket nyomtathat A4 formátumban (70 x 42,3 mm).
Címkenyomtatás Menete
- A Kiküldött Levelek fülön kattintson a Borítékcímkék Nyomtatása gombra
- Megnyílik egy űrlap a címkék elrendezésével (3 oszlop x 7 sor = 21 címke oldalanként)
- Minden címkemezőhöz válasszon egy címet a legördülő listából
- Csak azok a címek jelennek meg, amelyek a helyes formátumban, vesszőkkel lettek megadva
- Formátum: Név, Utca, Város, Irányítószám
- Opcionálisan jelölje be az Utolsó Iktatószámmal Együtt Nyomtatás opciót
- Ez az opció hozzáadja a címkén az arra a címre küldött küldemény utolsó iktatószámát
- Kattintson a Nyomtatáshoz Létrehozás gombra
- Egy új ablak nyílik meg nyomtatásra kész dokumentummal
- A nyomtatási párbeszédpanelen állítsa be:
- Ajánlott böngésző: Google Chrome
- Margók: nincs vagy minimális
- Méretarány: 100 százalék
- Helyezzen be egy A4 címkés lapot (70 x 42,3 mm) a nyomtatóba és nyomtasson
Tippek a Címkenyomtatáshoz
- A tényleges nyomtatás előtt próbáljon ki nyomtatást közönséges papírra a helyes elhelyezkedés ellenőrzéséhez
- Egyes nyomtatók finomhangolást igényelhetnek a margóknál
- Ajánlott címkék: Office címkék A4 70 x 42,3 mm fehér
- Nem kell minden mezőt kitöltenie - csak azokat töltse ki, amelyeket nyomtatni szeretne
Feladóív a Cseh Postához
A modul lehetővé teszi feladóív elkészítését küldemények tömeges feladásához a cseh postán.
Feladóív Létrehozásának Menete
- A Kiküldött Levelek fülön kattintson a Feladóív a Cseh Postához gombra
- Az első lépésben töltse ki a fejlécinformációkat (első használatkor):
- Feladó: Az Ön szervezetének neve
- Küldi: A feladó neve vagy osztálya
- Ügyféllap Száma: Az Ön száma a cseh postánál (ha van)
- Ár Fizetése: Válassza ki a fizetési módot (készpénz, átutalás, fizetőgép, hitel, bélyegek)
- Megjegyzésbe: Válassza ki, mi jelenjen meg a megjegyzésben (iktatószám + küldeménytípus, csak iktatószám, csak küldeménytípus vagy semmi)
- Ez az információ automatikusan elmentődik a feladóív első létrehozásakor és a következő generálásnál előre kitöltődik
- Válasszon ki legfeljebb 10 küldeményt a feladáshoz:
- Csak 14 napnál fiatalabb feladási dátumú küldemények jelennek meg
- Ha aktív szűrők vannak, csak a szűrőnek megfelelő küldemények jelennek meg
- Minden küldeményhez megadhatja:
- Címzett: Válasszon a listából (megjeleníti a feladás dátumát, címet és feladót)
- Utánvét: Utánvét összege (ha van)
- Biztosított Érték: Küldemény értéke (értéklevelekhez)
- További Szolgáltatások: Egyéb cseh posta szolgáltatások (pl. kézbesítési visszaigazolás)
- Kattintson a Generálás gombra
- Egy új ablak nyílik meg nyomtatásra kész feladóívvel
- Nyomtassa ki a feladóívet és vigye a kiválasztott küldeményekkel a postára
Tippek a Feladóívhez
- Egy feladóívre maximum 10 küldeményt tehet
- Ha több küldeményt kell feladnia, készítsen több feladóívet
- Használjon szűrőket a gyorsabb küldeményválasztáshoz (pl. küldeménytípus vagy feladási dátum szerint)
- A fejlécinformációt csak egyszer kell kitölteni, a későbbi használatra elmentődik
Integráció a Data Box Modullal
Ha rendelkezik aktív Data Box modullal (ISDS.cz), egy beérkezett adatüzenetet papíralapú posta bejegyzéssé konvertálhat.
Adatüzenet Konvertálása Papíralapú Postává
- A Data Box modulban nyissa meg a beérkezett üzenetet
- Kattintson a Átvitel Papíralapú Postába gombra vagy linkre
- A rendszer automatikusan létrehoz egy új beérkezett levél bejegyzést és előre kitölti:
- Az érkezés dátumát az üzenet kézbesítési dátuma szerint
- A feladót az adatüzenet feladója szerint
- A tartalom/leírást az üzenet tárgya szerint
- Az ügyintézőt a konfigurációban megadott alapértelmezett beállítás szerint
- Adja hozzá az egyéb szükséges információkat (fiók, állapot stb.)
- Mentse el a bejegyzést
ISDS Integráció Beállításai
Az adminisztrátor aktiválhatja és konfigurálhatja az integrációt a modul beállításaiban:
- ISDS-ből Átvétel Engedélyezése: Engedélyezi/letiltja az adatüzenetek konvertálásának lehetőségét
- Alapértelmezett Ügyintéző az ISDS-ből: Annak a felhasználónak a beállítása, aki automatikusan hozzá lesz rendelve a konvertált üzenetek ügyintézőjévé
Bejegyzések Megjegyzései
Mind a beérkezett, mind a kiküldött levelek bejegyzéseihez megjegyzéseket adhat.
Megjegyzés Hozzáadása
- Nyissa meg a bejegyzés részleteit a szerkesztés gombra kattintva
- Az űrlap alján találja a Megjegyzések szakaszt
- Írja be a megjegyzés szövegét
- Kattintson a Megjegyzés Hozzáadása gombra
Minden megjegyzés tartalmazza:
- A megjegyzést író felhasználó nevét
- Az írás dátumát és idejét
- A megjegyzés szövegét
A megjegyzések a küldemény feldolgozási folyamatának kronológiai nyilvántartásához szolgálnak.
Modul Konfigurációja
A megfelelő jogosultságokkal rendelkező adminisztrátorok konfigurálhatják a modul működését. A beállításokat a modul jobb felső sarkában található Beállítások linkre kattintva találja.
Küldemények Típusai
Engedélyezheti/letilthatja a Küldemény Típusa mezőt és egyéni típuslistát határozhat meg:
- Küldemények Típusainak Használata: Engedélyezi/letiltja a Küldemény Típusa mező megjelenítését
- Küldemények Típusainak Listája: Egyéni értékek meghatározása (pl. Rendes, Ajánlott, Értéklevél, Csomag, Ajánlott Csomag stb.)
Belföldi/Nemzetközi
Engedélyezheti/letilthatja a levél típusának megkülönböztető mezőjét:
- Belföldi/Nemzetközi Használata: Engedélyezi/letiltja ennek a mezőnek a megjelenítését
Kiküldött Levelek Kézbesítési Állapota
A kiküldött levelekhez aktiválhatja a kézbesítési állapot nyomon követését:
- Kézbesítési Állapot Használata: Engedélyezi/letiltja a Kézbesítési Állapot mezőt a kiküldött levelekhez
- Állapot Konfiguráció: Egyéni állapotok meghatározása szöveggel és színnel
- Állapot szövege (pl. Elküldve, Úton, Kézbesítve, Visszaküldve)
- Szöveg színe (hexadecimális érték, pl. 000000 fekete)
- Háttér színe (hexadecimális érték, pl. ffff00 sárga)
E-mail Értesítések
Beállítások arra vonatkozóan, hogy küldjenek-e e-mail értesítéseket a beérkezett levelek ügyintézőinek:
- E-mail Küldése az Ügyintézőknek: Engedélyezi/letiltja az automatikus e-mail értesítést küldemény hozzárendelésekor
Integráció az ISDS-sel
- ISDS-ből Átvétel Engedélyezése: Engedélyezi/letiltja az adatüzenetek papíralapú postává konvertálásának lehetőségét
- Alapértelmezett Ügyintéző az ISDS-ből: Válassza ki azt a felhasználót, aki automatikusan be lesz állítva ügyintézőként
Cseh Posta Feladóív - Fejlécinformációk
Beállíthat alapértelmezett értékeket a cseh posta feladóívéhez:
- Feladó
- Küldi
- Ügyféllap Száma
- Ár Fizetése
Gyakori Munkafolyamatok
Küldemény Átvétele és Feldolgozásra Hozzárendelése
- A recepciós munkatárs átvesz egy küldeményt és megnyitja a Papíralapú Posta modult
- A Beérkezett Levelek fülön rákattint a Bejegyzés/Levél Hozzáadása gombra
- Kitölti az alapinformációkat (az érkezés dátuma előre kitöltött)
- Megadja a feladót (vagy az előzményekből, vagy a CRM-ből)
- Leírja a küldemény tartalmát
- Hozzárendeli a felelős ügyintézőt
- Ha a küldemény be van szkennelve, csatolja a PDF fájlt
- Elmenti a bejegyzést
- Az ügyintéző e-mail értesítést kap (ha a funkció aktív)
Beérkezett Küldemény Feldolgozása
- Az ügyintéző e-mail értesítést kap vagy megnyitja a Papíralapú Posta modult
- Használja az Ügyintéző szűrőt és kiválasztja a saját nevét, hogy lássa a hozzárendelt küldeményeit
- Rákattint a bejegyzésre a szerkesztéshez
- Megváltoztatja az állapotot Folyamatban értékre
- A feldolgozás alatt megjegyzéseket adhat hozzá a folyamatról
- Befejezés után megváltoztatja az állapotot Megoldva értékre
Tömeges Levélfeladás
- Az asszisztens előkészíti a küldeményeket feladásra
- Minden küldeményhez létrehoz egy bejegyzést a Kiküldött Levelek fülön
- A címzett megadásakor vesszőkkel tagolt formátumot használ: Cég, Utca, Város, Irányítószám
- Kitölti a küldemény típusát és az egyéb szükséges információkat
- Minden bejegyzés létrehozása után rákattint a Borítékcímkék Nyomtatása gombra
- Kiválasztja a címeket a címkenyomtatáshoz és nyomtat
- Felragasztja a címkéket a borítékokra
- Rákattint a Feladóív a Cseh Postához gombra
- Kiválasztja a küldeményeket, kitölti az esetleges utánvéteket és további szolgáltatásokat
- Generálja és kinyomtatja a feladóívet
- A feladóívvel elveszi a küldeményeket a postára
- Feladás után hozzáadja a követési számokat a bejegyzésekhez
Adatüzenet Konvertálása Papíralapú Postává
- A Data Box modulban kap egy új üzenetet
- Megnyitja az üzenet részleteit
- Rákattint az Átvitel Papíralapú Postába gombra
- A rendszer létrehoz egy új bejegyzést előre kitöltött információkkal
- Ellenőrzi és esetleg módosítja az információkat
- Hozzárendeli a helyes ügyintézőt (ha az alapértelmezett nem megfelelő)
- Elmenti a bejegyzést
Gyakran Ismételt Kérdések
Nem Tudok Új Bejegyzést Hozzáadni
Lehetséges Okok és Megoldások:
- Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e írási jogosultsággal (legalább 2. szint)
- Ha a Bejegyzés/Levél Hozzáadása gomb inaktív, forduljon az adminisztrátorhoz a jogosultságok megadásáért
Nem Látom a Küldemény Típusa vagy Belföldi/Nemzetközi Mezőt
Megoldás:
- Ezek a mezők opcionálisak és csak akkor jelennek meg, ha a modul beállításaiban aktiválva vannak
- Kérje meg az adminisztrátort, hogy aktiválja ezeket a mezőket a beállításokban
Az Ügyintéző Nem Kapott E-mail Értesítést
Lehetséges Okok és Megoldások:
- Ellenőrizze, hogy az ügyintéző profiljában helyesen van-e kitöltve az e-mail cím
- Ellenőrizze, hogy az adminisztrátor engedélyezte-e az ügyintézőknek való e-mail küldést a modul beállításaiban
- Ellenőrizze a spam/levélszemét mappát
A Címkék Nincsenek Megfelelően Igazítva Nyomtatáskor
Megoldás:
- Használjon Google Chrome böngészőt a nyomtatáshoz
- A nyomtatási beállításokban válassza a Margók: nincs opciót
- Győződjön meg róla, hogy a méretarány 100 százalékra van állítva
- Próbáljon ki először egy teszt nyomtatást közönséges papírra
- Egyes nyomtatók finomhangolást igényelhetnek - konzultáljon az IT osztállyal
Nem Látok Néhány Küldeményt a Feladóívben
Lehetséges Okok és Megoldások:
- Csak 14 napnál fiatalabb feladási dátumú küldemények jelennek meg
- Ha aktív szűrők vannak, csak az ezeknek a szűrőknek megfelelő küldemények jelennek meg
- Próbálja meg törölni a szűrőket vagy módosítani a küldemény feladási dátumát
Nem Tudok Címet Választani a Címkenyomtatáshoz
Megoldás:
- A címkenyomtatáshoz a címet a helyes formátumban kell megadni vesszőkkel: Cég, Utca, Város, Irányítószám
- Szerkessze a bejegyzést és adja meg a címet a megkövetelt formátumban
- Mentés után a cím elérhető lesz a címkenyomtatáshoz
Nem Tudom Megváltoztatni a Küldemény Állapotát
Lehetséges Okok és Megoldások:
- Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e szerkesztési jogosultsággal (legalább 3. szint)
- Egyes változtatások a szerkesztési űrlap megnyitását igénylik
Nem Látok Bejegyzéseket a Korábbi Évekből
Megoldás:
- A táblázat tetején található egy év szerinti szűrő
- Változtassa meg a kiválasztott évet vagy válassza az Összes opciót az összes bejegyzés megjelenítéséhez
Tippek és Trükkök
Hatékony Munka a Szűrőkkel
- Kombináljon több szűrőt egyszerre pontosabb eredményekért
- Használja az Ügyintéző szűrőt a hozzárendelt küldemények gyors áttekintéséhez
- A dátum szűrő hasznos a havi zárásokhoz
- Használjon teljes szöveges keresést a tartalom/leírásban egy konkrét küldemény gyors megtalálásához
Munka Szervezése Fiókokkal
- Használjon következetes fiókneveket - a rendszer megjegyzi őket és felajánlja az előzményekben
- A különböző típusú irodákhoz használhat előtag jelölést (pl. Prága - Központ, BRNO - Raktár)
Mellékletek Kezelése
- Dokumentumok szkennelése előtt egyesítse őket egy PDF fájlba - ez megkönnyíti a munkát
- Használjon leíró fájlneveket feltöltés előtt
- Nagy mennyiségű dokumentum esetén fontolja meg az ésszerű fájlméretet (PDF tömörítés)
Megjegyzések Használata
- Rögzítse a fontos feldolgozási lépéseket a megjegyzésekben
- A megjegyzések hasznosak, amikor egy küldeményt másik ügyintézőhöz ad át
- Írja be a megjegyzésekbe a feladóval/címzettel való telefonos vagy e-mail kapcsolatfelvételt
Adatok Exportálása
- Használja az Excel gombot táblázatkezelőbe való exportáláshoz
- Export előtt állítson be kívánt szűrőket - csak a megjelenített bejegyzések kerülnek exportálásra
- Lista nyomtatásához használja a Nyomtatás gombot - megnyílik a táblázat nyomtatható verziója
Integráció a CRM-mel
- Ha gyakran kommunikál ugyanazokkal a cégekkel, adja meg őket a CRM-en keresztül - időt takarít meg az ismételt beírással
- A CRM-ben egy cégnek több fiókja is lehet eltárolt különböző címekkel
- A CRM kapcsolatok már tartalmazzák a teljes címeket beleértve az irányítószámokat is
Biztonság és Hozzáférési Jogok
Hozzáférési Jogok Szintjei
Az adminisztrátor különböző hozzáférési szinteket állíthat be az egyéni felhasználók számára:
- 1. Szint - Olvasás: A felhasználó minden bejegyzést lát, de nem hozhat létre és nem szerkeszthet. Alkalmas vezetőknek vagy controlling részlegnek.
- 2. Szint - Írás: A felhasználó új bejegyzéseket hozhat létre. Alkalmas recepciónak vagy titkárságnak.
- 3. Szint - Szerkesztés: A felhasználó módosíthatja a meglévő bejegyzéseket. Alkalmas osztályvezetőknek.
- 4. Szint - Törlés: A felhasználó törölheti a bejegyzéseket. Csak adminisztrátoroknak vagy vezető beosztásúaknak alkalmas.
Törölt Bejegyzések
A bejegyzések soha nem kerülnek véglegesen eltávolításra az adatbázisból, csak töröltre vannak megjelölve:
- A törlési jogosultsággal rendelkező felhasználó megtekintheti a törölt bejegyzéseket a Törölt gombra kattintva
- A törölt bejegyzések visszaállíthatók
- A törölt bejegyzések áttekintésében látja, hogy ki és mikor törölte a bejegyzést
Kapcsolódó Dokumentáció
A Papíralapú Posta modullal való hatékony munkához javasoljuk, hogy ismerkedjen meg a következő modulokkal:
- Data Box (ISDS.cz): Elektronikus kommunikációhoz a hatóságokkal és üzenetek papíralapú postává konvertálásához
- CRM: Cégek, fiókok és kapcsolatok adatbázisának kezeléséhez, amelyeket feladókként/címzettekként használhat
- Tasks: A levélfeldolgozással kapcsolatos feladatok fejlett kezeléséhez
- Documents: Minden dokumentum beleértve a levelezést is kezeléséhez és archiválásához
Támogatás és Segítség
Ha kérdései vannak a Papíralapú Posta modul használatával kapcsolatban vagy problémákba ütközik:
- Tanulmányozza ezt a dokumentációt és a Gyakran Ismételt Kérdések szakaszt
- Forduljon a rendszeradminisztrátorhoz
- Használja az eIntranet helpdesk rendszert a probléma rögzítéséhez
- Technikai problémák esetén forduljon az eIntranet.net támogatáshoz