CRM - Kapcsolatkezelés

Áttekintés

A CRM (Customer Relationship Management, ügyfélkapcsolat-kezelés) modul a cégek, telephelyek és kapcsolattartó személyek központi nyilvántartására szolgál. Lehetővé teszi az összes kommunikáció rögzítését – megbeszélések, telefonhívások, feladatok és e-mailek – valamint az egyes üzleti kapcsolatok történetének áttekinthető nyomon követését. A modul részét képezi a tömeges e-mail küldés, a feladatnaptár és az értékesítési munkatársak tevékenységi statisztikái.

Főbb funkciók

• Cégnyilvántartás testreszabható egyéni mezőkkel
• Telephelyek (üzletek) nyilvántartása a cégekhez
• Kapcsolattartó személyek nyilvántartása céghez vagy telephelyhez rendelve
• Bejegyzések (jegyzetek) és feladatok cégekhez, telephelyekhez és kapcsolattartókhoz
• CRM feladatnaptár határidőkkel
• Tömeges e-mail küldés 7 lépéses varázslóval
• E-mail sablonok ismétlődő kiküldésekhez
• Automatikus céges adatlekérés az ARES-ből (Cseh cégnyilvántartás)
• Cégek importálása Excelből vagy az országos ARES adatbázisból (egyszerre legfeljebb 100 cég)
• Munkatársak tevékenységi statisztikái az elmúlt 30 napra
• Export XLSX formátumba és REST API külső rendszerekkel való integrációhoz

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a CRM modul

Navigációs útvonal a CRM modulhoz: kattintson a CRM elemre az alkalmazás főmenüjében. A modul az Aktuális fülön nyílik meg a statisztikák és a legfrissebb bejegyzések áttekintésével.

A CRM modul beállításai

A konfigurációs beállítások és hozzáférési jogok a Beállítások → CRM menüponton keresztül érhetők el. A beállításokhoz csak rendszergazdák és moduladminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók férhetnek hozzá. A beállítások három fülre oszlanak:

• Felhasználói jogok – hozzáférési szintek kiosztása az egyes felhasználóknak
• Általános beállítások / Opcionális oszlopok – kódlisták, egyéni mezők és a levelezési küldő e-mail cím konfigurálása
• RestAPI – REST API engedélyezése és dokumentációja az automatikus export/import számára

CRM általános beállítások konfigurálása

Az Általános beállítások / Opcionális oszlopok fülön a CRM modul beállításaiban a következő opciók konfigurálhatók:

• CRM feladat szerkesztését bárki végezheti – ha engedélyezve van, bármely felhasználó szerkeszthet egy feladatot, nem csak a szerzője
• Bejegyzés szerkesztése a létrehozás dátumát is módosítja – a bejegyzés állapotának változásakor a dátum is frissül
• Bejegyzéseknél Név megadása – megjeleníti a név mezőt a bejegyzésnél
• Bejegyzéseknél Készítő megadása – megjeleníti a bejegyzés szerzőjének kiválasztó mezőjét
• Bejegyzéseknél Címkék megadása – lehetővé teszi címkék hozzárendelését a bejegyzésekhez
• Jegyzet megjelenítése a bejegyzések táblázatában – közvetlenül a táblázatban megjeleníti a jegyzet szövegét tartalmazó oszlopot

CRM egyéni kódlisták konfigurálása

A CRM modul beállításaiban testreszabhatók a kódlisták (elérhető variánsok) a következőkhöz:

• Cégtípus – pl. Ügyfél, Beszállító, Partner
• Cég állapota – pl. Aktív, Inaktív, Potenciális
• Iparág – üzleti szektorok
• Éves bevétel – a cég forgalmi kategóriái
• Kapcsolattartók – Pozíció – a kapcsolattartó személyek munkakörei
• Kapcsolattartók – Megszólítás – megszólítási formák (Úr, Hölgy, ...)
• Címek – Típus – telephely típusok (székhely, üzlet, raktár, ...)
• Bejegyzés típusa – CRM bejegyzés kategóriák (telefonhívás, megbeszélés, e-mail, ...)
• Bejegyzés állapotai – bejegyzés/feladat állapotok (megoldva, válaszra vár, ...)

CRM egyéni mezők konfigurálása

A CRM modul beállításaiban egyéni mezők adhatók hozzá Cégekhez, Telephelyekhez és Kapcsolattartókhoz. Példa: cégekhez adjon hozzá egy Alapítás dátuma vagy Kereskedelmi menedzser mezőt. Minden bejegyzéstípus (Cégek, Telephelyek, Kapcsolattartók) legfeljebb 7 egyéni szöveges mezőt támogat. Az egyéni mezők megjelennek az űrlapokon, táblázatokban és szűrőkben.

Küldő e-mail cím beállítása a levelezéshez

Az automatikus e-mail küldés (közvetlen küldés az alkalmazásból) csak az Extra verzió előfizetői számára érhető el. Beállítás: Beállítások → CRM → Általános beállítások, E-mail cím, amelyről a CRM levelezés küldésre kerül szekció. A cím mentése után ellenőrző e-mail kerül kiküldésre. A cím az ellenőrző e-mailben található linkre kattintás után válik aktívvá.

Tipp: Ellenőrzött e-mail cím nélkül is használható a levelezés – a rendszer kiszűri az e-mail címeket, amelyeket a saját e-mail kliensbe másolhat (ajánljuk a BCC mezőt).

CRM modul jogosultságok és hozzáférési jogok

Jogosultsági szint	Leírás
Nincs hozzáférés	A felhasználó nem látja a CRM modult
Mindent olvashat	Összes cég, kapcsolattartó és bejegyzés megtekintése szerkesztési lehetőség nélkül
Sajátot olvashatja, sajáthoz írhat	Összes bejegyzés olvasása, szerkesztés csak azoknál a cégeknél, ahol a felhasználó Képviselőnkként van megjelölve
Mindent olvashat, mindent írhat	Teljes olvasási és írási hozzáférés az összes céghez és kapcsolattartóhoz
Törlés / visszaállítás / cégek importálása XLSX-ből	Tartalmazza az összes alacsonyabb jogot, valamint cégek törlését, törölt cégek visszaállítását és importálást Excelből
Export XLSX-be	Cégek és kapcsolattartók listájának exportálása Excel fájlba
Bejegyzések szerkesztése	Meglévő bejegyzések (jegyzetek/feladatok) szerkesztésének lehetősége
Bejegyzések törlése	Bejegyzések törlésének lehetősége

A CRM modul felhasználói felülete

CRM főmenü fülei

A CRM modul felső részén fülpanel található a szekciók közötti váltáshoz:

• Aktuális – áttekintő irányítópult statisztikákkal és feladatösszesítőkkel
• Cégek – nyilvántartott cégek listája szűrőkkel és kezelési lehetőségekkel
• Kapcsolattartók – az összes kapcsolattartó személy összesítő listája a cégekből és telephelyekből
• Bejegyzések – az összes bejegyzés/jegyzet összesítő listája az összes cégből
• Naptár – CRM feladatok naptárnézete határidőkkel
• Levelezés – tömeges e-mail küldési varázsló
• Levelezés – Sablonok – e-mail kampány sablonok kezelése

Aktuális fül – CRM állapot áttekintés

Az Aktuális fül a CRM modulban a következőket jeleníti meg:

• Bejegyzésszám statisztikai diagram az elmúlt 30 napra – összesített vagy saját tevékenység áttekintése; az Összes / Csak sajátjaim gombokkal váltható és bejegyzéstípus szerint szűrhető
• Közelgő bejegyzések – legközelebbi megoldatlan feladatok határidő szerint rendezve
• Legutóbbi bejegyzések – utolsó 20 létrehozott vagy módosított bejegyzés
• Lejárt határidejű megoldatlanok – bejegyzés-feladatok, amelyeknek lejárt a határidejük és még nyitottak
• Munkatársak tevékenységi diagramja az elmúlt 30 napra – egyéni felhasználói tevékenység összehasonlítása

Tipp: Az Aktuális fülön minden táblázatnál válthat az Összes (minden felhasználó bejegyzései) és a Csak sajátjaim (csak a bejelentkezett felhasználó bejegyzései) nézet között.

Cégek kezelése a CRM modulban

Cégek fül – Áttekintés és szűrők

A Cégek fül a CRM modulban az összes nyilvántartott cég táblázatát jeleníti meg. A táblázat felett egy lenyitható szűrőpanel található a következő lehetőségekkel:

• Cégnév – szöveges keresés név szerint
• Utolsó bejegyzés – cégek szűrése, amelyeknél az utolsó bejegyzés régebbi, mint a megadott napok száma (7, 31, 93, 186, 365, 730)
• Típus – kiválasztás a beállított cégtípusokból (több érték is kiválasztható)
• Iparág – szűrés üzleti szektor szerint
• Állapot – szűrés cégállapot szerint
• Alkalmazottak – szűrés cégméret kategória szerint
• Leírás tartalmazza – teljes szöveges keresés a Leírás mezőben
• Éves bevétel – szűrés forgalmi kategória szerint
• Város – szűrés a cég székhelye szerint
• Ország – szűrés ország szerint
• Egyéni mezők – ha egyéni mezők vannak beállítva a cégekhez, azok szűrői is megjelennek

Tipp: Az aktív szűrők félkövér pirossal vannak kiemelve a panel fejlécében. Az összes szűrő törléséhez kattintson a Mégse gombra.

Eljárás: Új cég hozzáadása a CRM-hez

A CRM modulban a Cégek fülön kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Cég hozzáadása gombra a táblázat jobb felső sarkában
2. Töltse ki az alapvető cégadatokat:
   • Cégjegyzékszám – a cég azonosító száma; cseh cégek esetén kattintson a Betöltés cégjegyzékszám alapján gombra az ARES-ből történő automatikus lekéréshez
   • Adószám – adóazonosító szám
   • Név – kötelező mező; cégnév
3. Töltse ki a kiegészítő adatokat:
   • Cégtípus – válasszon a beállított típusokból (ügyfél, beszállító, ...)
   • Állapot – aktuális üzleti kapcsolat állapota
   • Iparág, Alkalmazottak, Éves bevétel
   • Weboldal, E-mail, Telefon
   • Utca, Város, Irányítószám, Ország
   • Képviselőnk – felelős értékesítési képviselő hozzárendelése
   • Leírás – szabad szöveges kiegészítő információk
   • Egyéni mezők – ha a beállításokban meghatározottak
4. Kattintson a Mentés gombra

Megjegyzés: Cégjegyzékszám megadásakor a rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy létezik-e már ilyen számú cég a CRM-ben, és figyelmeztet a duplikációra.

Eljárás: Cég szerkesztése a CRM-ben

A CRM modulban a cég közvetlenül a részletes nézetből vagy a cégjegyzékből szerkeszthető. A cég részletes nézetében minden alapvető adat soron belül szerkeszthető a ceruza ikonra kattintva az érték mellett. Kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Cégek fülön kattintson a cég nevére a részletes nézet megnyitásához
2. Az Alapadatok fülön kattintson a Szerkesztés (ceruza) ikonra bármely mező mellett
3. Végezze el a módosítást és erősítse meg

Alternatívaként a cég szerkeszthető a párbeszédablak űrlapon keresztül, a cégtáblázat szerkesztés ikonjára kattintva.

Eljárás: Cég törlése a CRM-ben

A CRM modulban a cégek törlése törlési/visszaállítási szintű jogosultságot igényel.

1. Nyissa meg a cég részletes nézetét a nevére kattintva a Cégek fülön
2. Kattintson a Cég törlése gombra a részletes nézet fejlécében
3. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban

Tipp: A törölt cégek visszaállíthatók a Törölt gombbal a cégtáblázatban (törlési/visszaállítási jogosultság szükséges).

Cég részletei – Fülek és tartalom

A cég részletes nézete a CRM modulban négy fület jelenít meg:

• Alapadatok – cég azonosítása, cím, kapcsolattartási adatok, számlázási adatok (bankszámlák, fizetési határidők, fizetési feltételek, pénznem), leírás, egyéni mezők
• Telephelyek – az adott cég telephelyeinek (üzleteinek) listája
• Kapcsolattartók – a cég kapcsolattartó személyei; váltható a telephelyekből származó kapcsolattartókat tartalmazó és nem tartalmazó nézet között
• Bejegyzések – CRM bejegyzések/jegyzetek listája az adott céghez szűrővel és az utolsó bejegyzés megjelenítésével

A cég részletes nézetéből közvetlen gombok állnak rendelkezésre a kapcsolt modulokhoz való navigáláshoz: Projektek, Munkakimutatások, Feladatok, HelpDesk (ha aktiválva vannak).

Telephelyek kezelése a CRM modulban

Eljárás: Telephely hozzáadása egy céghez a CRM-ben

Telephelyek (üzletek, raktárak, külső munkahelyek) közvetlenül a cég részletes nézetéből adhatók hozzá a CRM modulban.

1. Nyissa meg a cég részletes nézetét a CRM modulban
2. Lépjen a Telephelyek fülre
3. Kattintson a Telephely hozzáadása gombra
4. Töltse ki a telephely űrlapot:
   • Cím típusa – kötelező; válassza ki a telephely típusát (székhely, raktár, üzlet, ...)
   • E-mail, Telefon, Weboldal
   • Utca, Város, Irányítószám
   • Ország – kötelező; kiválasztás a listából
   • Képviselőnk – kötelező; felelős értékesítési képviselő
   • Leírás és egyéni mezők a konfiguráció szerint
5. Kattintson a Mentés gombra

Eljárás: Telephely szerkesztése a CRM-ben

A CRM modulban a telephely közvetlenül a párbeszédablak űrlapon vagy a telephelyek táblázatában soron belüli szerkesztéssel módosítható.

1. Nyissa meg a cég részletes nézetét, lépjen a Telephelyek fülre
2. Kattintson a Szerkesztés ikonra a megfelelő telephely mellett
3. Végezze el a módosításokat és kattintson a Mentés gombra

Kapcsolattartók kezelése a CRM modulban

Kapcsolattartók fül – Összesítő áttekintés

A Kapcsolattartók fül a CRM modulban az összes cégből és telephelyből származó kapcsolattartó személy összesítő listáját jeleníti meg. Hasznos a hívó személy gyors megtalálásához, ünnepi üdvözletek küldéséhez vagy ügyvezetők tömeges e-mail megkeresésénél. Elérhető szűrők: Cég, Keresztnév, Vezetéknév, Pozíció, E-mail, Telefon/Mobil, Leírás tartalmazza.

Eljárás: Kapcsolattartó hozzáadása egy céghez a CRM-ben

Kapcsolattartók hozzáadhatók a Kapcsolattartók fülről vagy közvetlenül a cég részletes nézetéből a CRM modulban.

1. Kattintson a Kapcsolattartó hozzáadása gombra (a Kapcsolattartók fülön vagy a cég részletes nézetében)
2. Válassza ki a Céget (csak a Kapcsolattartók fülről történő hozzáadáskor)
3. Opcionálisan válassza ki a Telephelyet, amelyhez a kapcsolattartó tartozik
4. Töltse ki a kapcsolattartó személy adatait:
   • Pozíció – munkakör
   • Megszólítás – megszólítási forma
   • Keresztnév és Vezetéknév
   • E-mail, Telefon, Mobil
   • Leírás és egyéni mezők a konfiguráció szerint
5. Kattintson a Mentés gombra

Bejegyzések és feladatok a CRM modulban

Mik azok a bejegyzések a CRM-ben

A CRM modulban a bejegyzések (más néven jegyzetek vagy tevékenységek) az összes kommunikáció és tevékenység dokumentálására szolgálnak cégek, telephelyek és kapcsolattartó személyek esetében. Minden bejegyzés tartalmaz egy típust (telefonhívás, megbeszélés, e-mail, ...), jegyzetszöveget, állapotot és mellékleteket. A Megoldva állapottól eltérő állapotú bejegyzések automatikusan feladatokká válnak, amelyek egy adott felhasználóhoz rendelhetők határidővel.

Bejegyzések fül – Összesítő áttekintés

A Bejegyzések fül a CRM modulban az összes cég, telephely és kapcsolattartó összes bejegyzését megjeleníti. Hasznos a feldolgozatlan bejegyzések átfogó áttekintéséhez vagy az egyes felhasználók munkájának szűréséhez. Elérhető szűrők: Létrehozta, Bejegyzés típusa, Létrehozás dátuma (tól–ig), Fájl tartalmazza (teljes szöveges keresés mellékletekben), Állapot, Jegyzet tartalmazza.

Eljárás: Bejegyzés (jegyzet/feladat) hozzáadása a CRM-ben

Bejegyzések hozzáadhatók egy adott céghez, telephelyhez vagy kapcsolattartóhoz a CRM modulban.

1. Nyissa meg a cég/telephely/kapcsolattartó részletes nézetét és kattintson a + ikonra a Bejegyzések fül mellett, vagy kattintson a Bejegyzés/feladat hozzáadása a kijelöltekhez gombra tömeges bevitelhez
2. Válassza ki a Bejegyzés típusát – tevékenységi kategória (telefonhívás, megbeszélés, e-mail, ...)
3. Töltse ki az opcionális mezőket a beállítások szerint: Név, Készítő, Címkék
4. Írjon Jegyzetet – bejegyzés szövege
5. Csatoljon esetleges Mellékleteket húzással vagy fájlok kiválasztásával (max. 60 fájl)
6. Válassza ki a bejegyzés Állapotát:
   • Megoldva állapot – a bejegyzés lezárt
   • Egyéb állapot – a bejegyzés feladattá válik, megjelenik a Felelős és a Határidő mező
7. Ha az állapot nem megoldva, adja meg a Felelős (felelős felhasználó) és a Határidő (teljesítési határidő) mezőket
8. Kattintson a Mentés gombra

Tipp: A kijelölt felhasználó automatikusan e-mailben értesítést kap a feladat létrehozásáról. A határidő előtt egy nappal automatikus e-mail emlékeztető kerül kiküldésre (kikapcsolható az Emlékeztető küldése jelölőnégyzettel). A bejegyzés a létrehozástól számított 1 órán belül törölhető.

Bejegyzés tömeges hozzáadása egyszerre több céghez a CRM-ben

A CRM modulban a Cégek fülön bejegyzés adható hozzá egyszerre több céghez.

1. A cégtáblázatban jelölje ki a cégeket az utolsó oszlopban lévő jelölőnégyzetekkel (vagy kattintson az Összes kijelölése gombra az oszlopfejlécben)
2. Kattintson a Bejegyzés/feladat hozzáadása a kijelöltekhez gombra
3. Töltse ki a bejegyzés űrlapot a szokásos módon
4. Kattintson a Mentés gombra – a bejegyzés az összes kijelölt céghez rögzítésre kerül

CRM naptár

Naptár fül a CRM modulban

A Naptár fül a CRM modulban a feladatként (megoldatlan) bevitt bejegyzéseket jeleníti meg naptárnézetben. Dátumként a Határidő kerül felhasználásra. A naptár havi vagy heti nézetben jeleníthető meg.

• Összes – az összes felhasználó feladatait megjeleníti
• Csak általam létrehozottak – csak a bejelentkezett felhasználó által létrehozott feladatokat jeleníti meg
• Csak nekem kiosztottak – csak a bejelentkezett felhasználóhoz rendelt feladatokat jeleníti meg

Egy eseményre kattintva a naptárban megnyílik a bejegyzés részletes nézete. Egy adott nap üres területére kattintva közvetlenül megnyílik az új bejegyzés feladatként történő hozzáadásának űrlapja előre kitöltött határidővel.

A CRM modul haladó funkciói

Cégadatok frissítése az ARES-ből

Kitöltött cégjegyzékszámmal rendelkező cseh cégek esetén a cégadatok automatikusan frissíthetők az ARES nyilvántartásból (Gazdasági Alanyok Adminisztratív Nyilvántartása). Ez a funkció a cég részletes nézetében érhető el a CRM modulban.

1. Nyissa meg a cég részletes nézetét a CRM modulban
2. Az Alapadatok fülön a Cégjegyzékszám mező mellett kattintson a Frissítés az ARES-ből cégjegyzékszám alapján gombra
3. A rendszer megjeleníti a meglévő és az új adatok összehasonlítását tartalmazó párbeszédablakot (Adószám, Név, Utca, Város, Irányítószám)
4. Kattintson a Mentés gombra a frissítés megerősítéséhez

Cégek importálása Excelből a CRM-be

A cégek Excelből történő importálása a CRM modulba lehetővé teszi egyszerre legfeljebb 100 cég tömeges feltöltését. Törlési/visszaállítási/importálási jogosultság szükséges hozzá.

1. A Cégek fülön kattintson az Importálás gombra
2. Töltse le a minta Excel fájlt a megjelenített linkről
3. Töltse ki az adatokat a letöltött sablonban (PONTOSAN ugyanabban a formátumban)
4. Kattintson az Import fájl gombra és válassza ki az XLSX fájlt
5. Kattintson az Importálás gombra

Cégek importálása az országos ARES adatbázisból (csak CZ)

Cseh felhasználók számára elérhető a cégek közvetlen importálása az országos ARES adatbázisból (havonta frissítve). Az importálás a Cégek → Importálás menüponton keresztül érhető el a CRM modulban.

1. Állítsa be a szűrőket a cégek kiválasztásához: Kerület, Alapítás dátuma, Jogi forma (Kft., Zrt., ...), Alkalmazottak száma, Üzleti szektor
2. Ellenőrizze az egyező cégek számát (importáláshoz legfeljebb 100)
3. Válassza ki a Cégtípus importálás után és a Cég állapota importálás után értékeket
4. Kattintson az Importálás gombra

Megjegyzés: Az ARES bejegyzések nem tartalmaznak kapcsolattartási adatokat (telefonszámok, e-mailek) – csak cégneveket és címeket a nyilvános nyilvántartásokból.

Cég bankszámláinak kezelése a CRM-ben

A cég részletes nézetében a CRM modulban kezelhetők a számlázáshoz szükséges banki adatok.

1. Nyissa meg a cég részletes nézetét, Alapadatok fül, Számlázási adatok szekció
2. Kattintson a Hozzáadás gombra új bankszámlához
3. Töltse ki: Számlaszám, Bankkód, IBAN, Swift, Bank neve, Pénznem
4. Kattintson a Mentés gombra

A cég bankszámlái automatikusan felkínálásra kerülnek kimenő számlák, beérkezett megrendelések és szállítólevelek kiállításakor.

Tömeges e-mail küldés a CRM-ben

CRM levelezési varázsló áttekintése

A CRM modul tartalmaz egy lépésekre osztott tömeges e-mail küldési varázslót. A levelezés a CRM modul felső navigációjának Levelezés fülén indítható el. A folyamat magában foglalja a célcsoport kiválasztását, a címek szűrését, az e-mailek küldését és a kiküldés rögzítését a kapcsolattartóknál.

Eljárás: 1. lépés – Címforrások kiválasztása a CRM levelezéshez

A CRM modulban a Levelezés fülön az 1. lépésben válassza ki, honnan töltődjenek be az e-mail címek:

• Cégek – e-mailek a cégbejegyzésekből
• Telephelyek – e-mailek a nyilvántartott telephelyekből
• Kapcsolattartók – kapcsolattartó személyek e-mail címei

Mindhárom forrás kombinációja kiválasztható. Ezután kattintson a Következő gombra.

Eljárás: 2. lépés – Címzettek szűrése a CRM levelezéshez

A CRM modul levelezési varázslójának 2. lépésében állítsa be a címzettek kiválasztásának szűrőit:

• Cégek esetén: Típus, Állapot, Iparág, Alkalmazottak, Éves bevétel, Utolsó bejegyzés, Leírás tartalmazza, Város, egyéni mezők
• Telephelyek esetén: a telephelyek automatikusan kiválasztásra kerülnek; ha cégszűrő van beállítva, csak azoknak a cégeknek a telephelyei jelennek meg
• Kapcsolattartók esetén: Keresztnév, Vezetéknév, Pozíció, E-mail, Telefon/Mobil, Leírás tartalmazza; ha cégszűrő van beállítva, a kapcsolattartók azokra a cégekre korlátozódnak

Kattintson a Következő gombra.

Eljárás: 3. lépés – Konkrét címek kiválasztása a CRM levelezéshez

A 3. lépésben megjelenik a talált e-mail címek táblázata az utolsó küldött e-mail információival. Jelölje ki azokat a címeket, amelyekre e-mailt kíván küldeni. Az Összes kijelölése és Összes kijelölés törlése gombokkal gyorsan kezelheti a teljes kiválasztást. Kattintson a Következő gombra.

Eljárás: 4. lépés – E-mail összeállítása és küldése a CRM levelezési varázslóban

A CRM modul levelezési varázslójának 4. lépésében két forgatókönyv különböztethető meg:

A forgatókönyv – ellenőrzött küldő címmel (Extra verzió):

1. Erősítse meg a küldéshez való hozzájárulást a jelölőnégyzet bejelölésével
2. Opcionálisan töltsön be egy Sablont a mentett sablonok listájából
3. Töltse ki az E-mail tárgy mezőt
4. Írja meg az E-mail szövegét – személyre szabáshoz helyettesítő szavak használhatók (pl. %kontakty-Oslovení% %kontakty-Příjmení%)
5. Csatoljon mellékleteket igény szerint
6. Kattintson a Küldés gombra

B forgatókönyv – ellenőrzött küldő cím nélkül:

1. Másolja ki a megjelenített e-mail címeket a saját e-mail kliensbe (ajánljuk a BCC mezőt)
2. Kattintson a Következő gombra a bejegyzés rögzítéséhez

Eljárás: 5. lépés – E-mail kiküldés rögzítése a CRM-ben

A CRM modul levelezési varázslójának 5. lépésében az e-mail kiküldéséről szóló információ elmenthető az összes megkeresett kapcsolattartónál CRM bejegyzésként:

1. Válassza ki a Bejegyzés típusát (e-mail, kampány, ...)
2. Írjon Jegyzetet – a kiküldött e-mail tartalmának leírása (ha a jegyzet nincs kitöltve, a bejegyzés nem kerül mentésre)
3. Csatoljon mellékleteket igény szerint
4. Kattintson a Bejegyzés mentése / következő gombra

Eljárás: 6. lépés – Utánkövetési feladat létrehozása a megkeresett személyekhez a CRM-ben

A CRM modul levelezési varázslójának 6. lépésében utánkövetési feladat hozható létre a megkeresett személyekhez (pl. utánkövetési kapcsolatfelvétel 14 nap múlva):

1. Válassza ki a Bejegyzés típusát
2. Írjon Jegyzetet – feladat leírása
3. Válassza ki az Állapotot – az új feladat állapota
4. Válassza ki a Felelőst – felelős felhasználó
5. Állítsa be a Határidőt – feladat határideje
6. Kattintson a Feladat mentése gombra

E-mail sablonok kezelése a CRM-ben

Az e-mail sablonok a CRM modulban lehetővé teszik a gyakran használt e-mailek mentését a levelezési varázslóban történő gyors betöltéshez. A sablonok a Levelezés – Sablonok fülön érhetők el.

1. A Levelezés – Sablonok fülön kattintson a Hozzáadás gombra
2. Töltse ki a sablon nevét, az e-mail szövegét és csatoljon mellékleteket
3. A sablon tesztelhető egy megadott tesztcímre történő küldéssel
4. Kattintson a Mentés gombra

A CRM modul integrációja más modulokkal

CRM és számlázás – Kimenő számlák, Bejövő számlák

A CRM modul össze van kapcsolva a Kimenő számlák és Bejövő számlák modulokkal. A cég részletes nézetében a CRM-ben megjelennek a számlázási adatok (egyedi fizetési határidő napokban, fizetési feltételek, alapértelmezett pénznem). A CRM-ben egy cégnél rögzített bankszámlák automatikusan felkínálásra kerülnek az adott cég számára kiállított számla készítésekor.

CRM és Projektek

A cég részletes nézetéből a CRM modulban közvetlenül navigálhat a Projektek modulba, és megtekintheti vagy létrehozhatja az adott céghez kapcsolt projekteket. A Projektek gombok és projektlétrehozás a cég részletes nézetének fejlécében érhetők el (ha a Projektek modul aktív).

CRM és Feladatok, Munkakimutatások, HelpDesk

A cég részletes nézetéből a CRM modulban navigálhat a Feladatok, Munkakimutatások és HelpDesk modulokba, ahol a bejegyzések automatikusan az adott cég szerint szűrődnek. A gombok elérhetősége a telepítésben aktivált moduloktól függ.

CRM és REST API

A CRM modul támogatja a REST API-t az adatok automatikus exportálásához és importálásához külső rendszerekből. A REST API a Beállítások → CRM → RestAPI menüpontban aktiválható. Elérhető műveletek: GET (olvasás), POST (létrehozás), PUT (frissítés), DELETE (törlés) a CRM_Companies, CRM_Addresses és CRM_Contacts entitásokhoz.

Hibaelhárítás a CRM modulban

Gyakran ismételt kérdések a CRM modulról

Kérdés: A Cég hozzáadása gomb inaktív (szürkén jelenik meg).

Válasz: Cég hozzáadásához a CRM modulban legalább Mindent olvashat, mindent írhat szintű jogosultság szükséges. Forduljon az intranet rendszergazdájához a szükséges hozzáférési jogok kiosztásáért.

Kérdés: Nem tudok céget törölni – a Törlés gomb hiányzik.

Válasz: A cégek törlése a CRM modulban Törlés/visszaállítás/cégek importálása szintű jogosultságot igényel. Ezt a jogosultságot a rendszergazda a Beállítások → CRM menüpontban osztja ki.

Kérdés: Nem látom az Export Excelbe gombot.

Válasz: A cégek és kapcsolattartók XLSX-be exportálása külön jogosultság (Cégek/kapcsolattartók exportálása XLSX-be). Kérje meg a rendszergazdát az engedélyezésére a CRM modul beállításaiban.

Kérdés: A levelezés nem küld automatikusan e-maileket, csak a címek listáját jeleníti meg.

Válasz: Az automatikus e-mail küldés közvetlenül a CRM-ből csak az Extra verzió előfizetői számára érhető el ellenőrzött küldő címmel. Egyéb esetekben másolja ki a megjelenített címeket az e-mail kliensbe (ajánljuk a BCC mezőt) és küldje el az e-mailt saját maga.

Kérdés: Cégek Excelből történő importálásakor hiba jelenik meg.

Válasz: Győződjön meg róla, hogy pontosan a CRM modul importálási oldalán található linkről letöltött eredeti Excel sablont használja. Egyszerre legfeljebb 100 cég importálható. Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e a cégek törlési/visszaállítási/importálási jogosultságával.

Kérdés: A bejegyzésnél (feladatnál) nem működik a Törlés gomb.

Válasz: A CRM modulban a bejegyzések a létrehozásuktól számított 1 órán belül törölhetők. Egy óra elteltével a törlés csak a Bejegyzések törlése jogosultsággal rendelkező felhasználók számára lehetséges.

Tippek a CRM modul hatékony használatához

• Tipp: Használja az Utolsó bejegyzés szűrőt a Cégek fülön azon cégek azonosításához, amelyekkel régóta nem kommunikált (pl. 3 hónapnál régebbi).
• Tipp: Bejegyzés feladatként történő rögzítésekor egyszerűen válasszon a Megoldva állapottól eltérő állapotot – a rendszer automatikusan megjeleníti a hozzárendelés és határidő mezőket.
• Tipp: A CRM naptárban kattintson egy üres napra egy feladat gyors hozzáadásához előre kitöltött határidővel.
• Tipp: A tömeges e-mail személyre szabásához használjon helyettesítő szavakat %kontakty-Oslovení% és %kontakty-Příjmení% formátumban – a rendszer küldéskor a kapcsolattartó kártya értékeivel helyettesíti őket.
• Tipp: Bejegyzés tömeges hozzáadása egyszerre több céghez – jelölje ki a cégeket a táblázatban és kattintson a Bejegyzés/feladat hozzáadása a kijelöltekhez gombra.
• Tipp: Cseh cégek esetén használja az ARES-ből történő automatikus adatlekérést új cég hozzáadásakor – kattintson a Betöltés cégjegyzékszám alapján gombra a cég hozzáadása párbeszédablakban.
• Tipp: A cégek, telephelyek és kapcsolattartók egyéni mezői a Beállítások → CRM → Általános beállítások menüpontban konfigurálhatók – lehetővé teszik az iparágához szükséges specifikus információk rögzítését.