Jóváhagyás

Áttekintés

A Jóváhagyás modul a vállalati dokumentum-jóváhagyási folyamatok kezelésére szolgál. Lehetővé teszi jóváhagyási kérelmek létrehozását, jóváhagyási láncok beállítását és a jóváhagyási folyamat nyomon követését. A rendszer legfeljebb kétkörös jóváhagyási folyamatot támogat, minden körhöz beállítható a szükséges jóváhagyók száma.

Kulcsfontosságú funkciók

• Jóváhagyási kérelmek létrehozása mellékletekkel és egyedi mezőkkel
• Egy- vagy kétkörös jóváhagyás támogatása
• A szükséges aláírások számának rugalmas beállítása
• A kérelmek automatikus lezárása a határidő lejárta után
• E-mail értesítés a jóváhagyók számára
• A jóváhagyáshoz fűzött megjegyzések és észrevételek nyilvántartása
• Adatexportálás Excel és PDF formátumba
• Különböző típusú jóváhagyási folyamatok kezelése

Célcsoport

A modul minden olyan munkavállaló számára készült, akinek szüksége van:

• Dokumentum, szerződés, számla vagy egyéb alátámasztó anyag jóváhagyásának kérésére
• Kérelmek jóváhagyására vagy elutasítására saját hatáskörben
• Saját kérelmei jóváhagyási folyamatának nyomon követésére
• A jóváhagyási folyamatok beállításainak kezelésére (adminisztrátorok)

Hozzáférés és beállítások

Hogyan érhető el a modul

Navigációs útvonal: Főmenü → Jóváhagyás

A modul megnyitása után láthatja azon dokumentumtípusok listáját, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik. Egy konkrét típusra kattintva megjelenik az adott típusú kérelmek listája.

Modul beállításai

A beállítások elérhetők a: Beállítások → Jóváhagyás menüpontban

A beállításokban a következőket teheti:

• Új jóváhagyandó dokumentumtípusok létrehozása
• Jóváhagyási láncok meghatározása minden típushoz
• Felhasználói jogosultságok beállítása az egyes típusokhoz
• Egyedi mezők konfigurálása speciális dokumentumtípusokhoz
• Jóváhagyók kijelölése az első és második körhöz
• A jóváhagyáshoz vagy elutasításhoz szükséges aláírások számának meghatározása

Felhasználói jogok

Jogosultság	Leírás
Megtekintés	Jóváhagyási kérelmek megtekintése módosítási lehetőség nélkül
Írás	Új kérelmek létrehozása és dokumentumok jóváhagyása
Törlés	Kérelmek eltávolítása, beleértve a törölt rekordok megtekintését is
Modul adminisztráció	Dokumentumtípusok kezelése és jóváhagyási láncok beállítása

Jóváhagyandó dokumentumtípusok

Mik azok a dokumentumtípusok

A dokumentumtípusok lehetővé teszik a jóváhagyási folyamatok felosztását tartalom, osztály vagy cél szerint. Például külön típusokat hozhat létre a következőkhöz:

• Szerződések
• Egy bizonyos összeg feletti számlák
• Ügyfélajánlatok
• Belső irányelvek
• Beruházási igények

Dokumentumtípusok paraméterei

Minden dokumentumtípus a következő beállításokkal rendelkezik:

• Név és leírás: A típus megnevezése a könnyű tájékozódás érdekében
• Körök száma: Egykörös vagy kétkörös jóváhagyás
• Aláírások száma az 1. körben: Hány jóváhagyónak kell jóváhagynia vagy elutasítania a dokumentumot
• 1. kör jóváhagyói: Az első körben jóváhagyásra jogosult felhasználók listája
• Aláírások száma a 2. körben: A második körhöz szükséges aláírások száma (0 = csak egykörös)
• 2. kör jóváhagyói: A második körben jóváhagyásra jogosult felhasználók listája
• Egyedi mezők: Legfeljebb 5 választható, az adott típusra jellemző mező (szöveg, dátum, választás)
• Alapértelmezett értékek: Előre beállított értékek a kérelem létrehozásakor

Felhasználói felület

Főképernyő

A modul megnyitása után a következőket látja:

• Dokumentumtípusok panel: Az összes olyan típus vízszintes listája, amelyhez hozzáféréssel rendelkezik
• Állapotszűrők: Gombok a kérelmek állapot szerinti szűréséhez
• Kérelmek táblázata: A kiválasztott típusú összes kérelem listája
• Akciógombok: Dokumentum hozzáadása, Törölt rekordok

Kérelmek állapotai

A kérelmek a következő állapotokban lehetnek:

Egykörös jóváhagyás

• Jóváhagyásra vár: A kérelem még nincs teljesen jóváhagyva vagy elutasítva
• Jóváhagyva: A szükséges számú jóváhagyó jóváhagyta a kérelmet
• Elutasítva: A szükséges számú jóváhagyó elutasította a kérelmet, vagy lejárt a határidő

Kétkörös jóváhagyás

• Jóváhagyásra vár az 1. körben: A kérelem az első körös jóváhagyásra vár
• Jóváhagyva az 1. körben: Az első kör befejeződött, várakozás a második körre
• Elutasítva az 1. körben: A kérelmet már az első körben elutasították
• Jóváhagyásra vár a 2. körben: A kérelem átment az első körön, és a másodikra vár
• Jóváhagyva a 2. körben: A kérelem mindkét körben sikeresen jóváhagyásra került
• Elutasítva a 2. körben: A kérelmet a második körben elutasították

Szűrők és keresés

A kérelmek táblázatában a következőket használhatja:

• Állapotszűrő: Mind, Várakozó (1. kör), Várakozó (2. kör), Jóváhagyott, Elutasított gombok
• Szöveges keresés: Keresés a névben, leírásban és egyéb mezőkben
• Oszlopok rendezése: Az oszlopfejlécre kattintva
• Speciális szűrők: SearchBuilder gomb komplex lekérdezésekhez

Oszlopok a táblázatban

• ID: A kérelem egyedi azonosítója
• Név: A kérelem megnevezése
• Leírás: A kérelem céljának részletesebb leírása
• Állapot: A jóváhagyás aktuális állapota
• Létrehozta: A kérelmet benyújtó személy neve
• Létrehozva: A kérelem létrehozásának dátuma és időpontja
• Határidő: Az időpont, ameddig a kérelmet jóvá kell hagyni
• Aláírta/Elutasította: Azon felhasználók listája, akik már döntést hoztak
• Mellékletek: A kérelemhez csatolt fájlok
• Egyedi mezők: Az adott dokumentumtípusra jellemző mezők
• Műveletek: Gombok a részletek megtekintéséhez és a törléshez

Alapműveletek

Új jóváhagyási kérelem létrehozása

1. Válassza ki a dokumentumtípust a képernyő felső részén található megfelelő fülre kattintva
2. Kattintson a Dokumentum hozzáadása gombra
3. Töltse ki az űrlapot:
   • Név: A kérelem rövid, de kifejező neve (kötelező)
   • Leírás: Részletesebb információk a kérelemről
   • Határidő: Az időpont, ameddig a dokumentumot jóvá kell hagyni (alapértelmezett +14 nap)
   • Automatikus lezárás: Jelölje be, ha a kérelmet a határidő lejárta után automatikusan el kell utasítani
   • Egyetértek/nem értek egyet jóváhagyás/elutasítás után is: Lehetővé teszi vélemények hozzáadását a lezárás után is
   • Mellékletek: Húzza a fájlokat a területre, vagy kattintson a kiválasztáshoz (max. 60 fájl)
   • Egyedi mezők: Töltse ki az adott dokumentumtípusra jellemző mezőket
   • Információ küldése e-mailben a jóváhagyóknak: Jelölje be az e-mail automatikus elküldéséhez minden jóváhagyónak a döntés után
4. Kattintson a Mentés gombra
5. A rendszer automatikusan e-mail értesítést küld az összes 1. körös jóváhagyónak

Kérelem jóváhagyása

1. Nyissa meg a kérelem részleteit a névre vagy a szem ikonra kattintva
2. Ellenőrizze a kérelem adatait, beleértve a mellékleteket is
3. A jóváhagyási kör szekcióban (1. vagy 2.) kattintson a Jóváhagyás gombra
4. Opcionálisan adjon hozzá megjegyzést a döntéséhez
5. Erősítse meg a Jóváhagyás gombra kattintva
6. A rendszer rögzíti a jóváhagyás dátumát, időpontját és szerzőjét

Kérelem elutasítása

1. Nyissa meg a kérelem részleteit
2. A megfelelő körben kattintson az Elutasítás gombra
3. Javasoljuk, hogy töltsön ki egy megjegyzést az elutasítás okával
4. Erősítse meg az Elutasítás gombra kattintva
5. Ha elérik a szükséges számú elutasítást, a kérelem automatikusan lezárul

Megjegyzés hozzáadása a kérelemhez

1. Nyissa meg a kérelem részleteit
2. A Megjegyzések szekcióban kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra
3. Írja be a megjegyzés szövegét
4. Kattintson a Mentés gombra
5. A megjegyzés megjelenik a táblázatban a dátummal és a szerzővel együtt

Kérelem részleteinek megtekintése

A kérelem részletei a következőket tartalmazzák:

• Alapadatok: Név, állapot, beküldő, dátum, jóváhagyási határidő, típus
• Leírás: A kérelem részletes leírása
• Egyedi mezők: Az adott típusra jellemző mezők értékei
• Mellékletek: A csatolt fájlok listája letöltési lehetőséggel
• Megjegyzések: A kérelemhez fűzött hozzászólások előzményei
• 1. jóváhagyási kör: Jóváhagyók listája, ki hagyta már jóvá/utasította el, döntési gombok
• 2. jóváhagyási kör: Az 1. kör jóváhagyása után jelenik meg (ha aktív)

Speciális funkciók

Kétkörös jóváhagyás

Kétkörös jóváhagyás esetén a folyamat a következőképpen zajlik:

1. A kérelem létrejön, és elküldésre kerül az 1. kör jóváhagyóinak
2. Az 1. körben szükséges számú jóváhagyás elérése után automatikusan értesítést kapnak a 2. kör jóváhagyói
3. A 2. kör jóváhagyói jóváhagyhatják vagy elutasíthatják a kérelmet
4. A 2. körben szükséges számú döntés elérése után a kérelem lezárul
5. A beküldő e-mailben kap tájékoztatást a végeredményről

Kérelmek automatikus lezárása

Ha a kérelem létrehozásakor be van jelölve az Automatikus lezárás:

• A rendszer naponta ellenőrzi egy automatikus feladat segítségével azokat a kérelmeket, amelyeknek lejárt a határideje
• Ha a kérelem a határidőig nem kerül jóváhagyásra, automatikusan elutasításra kerül
• A beküldő és a jóváhagyók e-mailt kapnak az automatikus elutasításról
• A megjegyzésekben rögzítésre kerül: "Automatikusan elutasítva - a határidő lejárt"

Véleménynyilvánítás lehetősége a lezárás után is

Az Egyetértek/nem értek egyet jóváhagyás/elutasítás után is opció bejelölésével:

• A jóváhagyók akkor is hozzáadhatják véleményüket, miután a kérelem már jóváhagyásra vagy elutasításra került
• Ez a funkció az összes érintett véleményének feltérképezésére szolgál
• A véleménynyilvánítás csak a "Határidő" mezőben megadott dátumig lehetséges
• Az utólagos vélemények már nem befolyásolják a kérelem végső állapotát

E-mail értesítések

A rendszer automatikusan küld e-maileket a következő esetekben:

• Új kérelem: Az 1. kör jóváhagyóinak a kérelem létrehozásakor
• 1. kör jóváhagyása: A 2. kör jóváhagyóinak (ha létezik)
• Végső jóváhagyás: A beküldőnek és opcionálisan minden jóváhagyónak
• Elutasítás: A beküldőnek és opcionálisan minden jóváhagyónak
• Automatikus elutasítás: A beküldőnek és a jóváhagyóknak a határidő lejárta után

Az e-mail tartalma:

• Dokumentumtípus
• A kérelem neve és leírása
• A beküldő neve
• Mellékletek listája
• Link a kérelem részleteihez a rendszerben
• Gombok a gyors jóváhagyáshoz/elutasításhoz közvetlenül az e-mailből

Gyors jóváhagyás e-mailből

A jóváhagyók közvetlenül az értesítő e-mailből is dönthetnek:

1. Keresse meg az e-mailben a Jóváhagyás vagy Elutasítás gombokat
2. Kattintson a megfelelő gombra
3. Megnyílik egy oldal a megerősítéssel és a megjegyzés hozzáadásának lehetőségével
4. A döntés azonnal rögzítésre kerül a rendszerben

Adatexportálás

A táblázat adatait a következő gombokkal exportálhatja:

• Excel: Exportálás XLSX formátumba az aktuálisan megjelenített rekordokkal
• Print: A táblázat nyomtatása vagy mentése PDF-be a böngészőn keresztül
• ColVis: Oszlopok kiválasztása a megjelenítéshez és exportáláshoz

Egyedi mezők dokumentumtípusokhoz

Minden dokumentumtípushoz legfeljebb 5 egyedi mezőt határozhat meg:

1. Nyissa meg a Beállítások → Jóváhagyás menüpontot
2. Kattintson a módosítani kívánt típus nevére
3. Válassza a Választható mezők fület
4. Minden mezőhöz állítsa be:
   • Név: A mező címkéje
   • Típus: Szöveg, Dátum vagy Hosszú szöveg
5. Mentse a változtatásokat
6. A mezők automatikusan megjelennek az űrlapon és a kérelmek táblázatában is

Jóváhagyók kezelése

A jóváhagyókat a dokumentumtípus konfigurációjában állíthatja be:

1. Nyissa meg a Beállítások → Jóváhagyás menüpontot
2. Kattintson a dokumentumtípus nevére
3. A Jóváhagyók fülön adjon hozzá felhasználókat:
   • Az 1. körhöz: Válasszon felhasználókat a legördülő listából
   • A 2. körhöz: Hasonlóképpen válassza ki a második kör jóváhagyóit
4. Állítsa be a szükséges aláírások számát minden körhöz
5. Mentse a változtatásokat

Integráció más modulokkal

Bejövő papíralapú posta

Ha olyan fizikai dokumentum érkezik, amely jóváhagyást igényel:

1. Regisztrálja a dokumentumot a Bejövő papíralapú posta modulban
2. A bejövő posta részleteinél kattintson az Átadás a jóváhagyás modulnak gombra
3. Válassza ki a jóváhagyási folyamat típusát
4. Töltse ki a kért adatokat
5. A rendszer létrehozza a kérelmet, és összekapcsolja az eredeti postai rekorddal
6. Mindkét modul megjegyzéseiben megjelennek a kölcsönös hivatkozások

Fájlok

A kérelmek összes mellékletét a Fájlok modul kezeli:

• A fájlok titkosított formában kerülnek tárolásra
• A fájlokhoz csak a jogosult felhasználók férhetnek hozzá
• A verziótörténet megőrződik a kérelem módosításakor
• A fájlokat közvetlenül a kérelem részleteiből töltheti le

Felhasználók és jogosultságok

A jóváhagyási jogok a következő szinteken kerülnek szabályozásra:

• Globális moduljogok: Alapvető olvasási/írási/törlési hozzáférés
• Dokumentumtípus-jogok: Specifikus jogosultságok az egyes típusokhoz
• Jóváhagyói szerepkör: Meghatározása annak, hogy ki melyik körben hagyhat jóvá

Hibaelhárítás

Gyakran Ismételt Kérdések

Kérdés: Nem tudom jóváhagyni a kérelmet, a Jóváhagyás gomb inaktív.

Megoldás: A gomb a következő okok miatt lehet inaktív:

• Ön nem szerepel az adott kör jóváhagyóinak listáján
• Már jóváhagyta vagy elutasította a kérelmet
• A kérelem már jóvá van hagyva/elutasítva, és nincs engedélyezve a vélemények utólagos hozzáadása
• Lejárt a jóváhagyási határidő, és nincs joga a határidő után véleményt nyilvánítani

Kérdés: Honnan tudom, hány aláírás hiányzik még a jóváhagyáshoz?

Megoldás: A kérelem részleteinél a jóváhagyási kör szekcióban ez szerepel: "A jóváhagyáshoz/elutasításhoz X aláírás szükséges". Ez alatt láthatja a táblázatokat azon felhasználókkal, akik már jóváhagyták vagy elutasították. A szükséges szám és a jelenlegi jóváhagyások/elutasítások száma közötti különbség a hiányzó szavazatok száma.

Kérdés: Létrehoztam egy kérelmet, de a jóváhagyók nem kaptak e-mailt.

Megoldás: Ellenőrizze:

• Hogy a jóváhagyókhoz a helyes e-mail címek vannak-e beállítva a Felhasználók modulban
• Hogy az e-mail nem a SPAM mappába került-e
• Hogy a dokumentumtípus beállításaiban ki vannak-e jelölve az 1. kör jóváhagyói
• Vegye fel a kapcsolatot az adminisztrátorral az e-mail szerver ellenőrzése érdekében

Kérdés: Módosíthatom a kérelmet a létrehozása után?

Megoldás: A kérelem a létrehozás után közvetlenül nem szerkeszthető. Azonban:

• Hozzáadhat egy megjegyzést a pontosítással vagy javítással
• Ha a kérelem állapota még "Jóváhagyásra vár", törölheti és létrehozhat egy újat
• A magasabb jogosultsággal rendelkező felhasználók törölhetik a kérelmet, és létrehozhatnak egy módosított verziót

Kérdés: Mi történik, ha lejárt a jóváhagyási határidő?

Megoldás: Ha a kérelem létrehozásakor be volt jelölve az "Automatikus lezárás" jelölőnégyzet:

• A kérelem automatikusan elutasításra kerül
• A beküldő és a jóváhagyók értesítő e-mailt kapnak
• A megjegyzésekben megjelenik az "Automatikusan elutasítva - a határidő lejárt" bejegyzés
• Ha a jelölőnégyzet nem volt bejelölve, a kérelem a határidő után is nyitva marad

Kérdés: Hogyan állíthatom be, hogy a jóváhagyó a jóváhagyás után is véleményt nyilváníthasson?

Megoldás: A kérelem létrehozásakor jelölje be az "Egyetértek/nem értek egyet jóváhagyás/elutasítás után is" opciót. Ezzel lehetővé teszi minden jóváhagyó számára, hogy hozzáadja véleményét azután is, hogy a kérelem már jóváhagyásra vagy elutasításra került - a vélemények a "Határidő" dátumáig adhatók hozzá.

Kérdés: Nem tudok új kérelmet létrehozni, a Hozzáadás gomb inaktív.

Megoldás: Írási jogosultsággal kell rendelkeznie az adott dokumentumtípushoz. Vegye fel a kapcsolatot az adminisztrátorral a jogok kiosztása érdekében.

Kérdés: Láthatom a törölt kérelmeket?

Megoldás: Igen, ha rendelkezik törlési jogosultsággal. Kattintson a Törölt gombra a képernyő felső részén. Megjelenik az összes törölt kérelem listája a visszaállítás lehetőségével.

Kérdés: Hogyan működik a kétkörös jóváhagyás?

Megoldás: A kétkörös jóváhagyás szakaszosan történik:

1. Először az 1. kör szükséges számú jóváhagyójának kell jóváhagynia a kérelmet
2. Az 1. körös jóváhagyás után a 2. kör jóváhagyói kapnak értesítést
3. Csak a 2. kör szükséges számú jóváhagyójának jóváhagyása után lesz a kérelem véglegesen jóváhagyva
4. Bármelyik körben történő elutasítás a folyamat lezárásához vezet

Tippek a hatékony munkához

• Készítsen kifejező kérelemneveket - ez segít Önnek és a jóváhagyóknak is a gyors tájékozódásban
• Csatoljon minden releváns mellékletet azonnal a kérelem létrehozásakor
• Használja a Leírás mezőt a kérelem kontextusának részletes magyarázatához
• Állítson be reális jóváhagyási határidőt, tartalékot hagyva a jóváhagyók esetleges távolléte esetére
• Használja a megjegyzéseket a jóváhagyókkal való kommunikációhoz e-mailek helyett
• Rendszeresen ellenőrizze a szűrő segítségével a jóváhagyására váró kérelmeket
• Hozzon létre külön dokumentumtípusokat a különböző folyamatokhoz - ez megkönnyíti a tájékozódást és a jelentéskészítést
• Használja az egyedi mezőket specifikus adatok rögzítésére (szerződésszám, összeg, osztály)
• Exportálja az adatokat Excelbe a jóváhagyási folyamatokról szóló jelentések készítéséhez
• Elutasításkor mindig írja meg az okot a megjegyzésbe - ez segít a beküldőnek az új kérelem létrehozásakor

Dokumentumtípusok adminisztrációja

A modul adminisztrátorai számára:

• Rendszeresen ellenőrizze, hogy az aktuális jóváhagyók vannak-e beállítva (szervezeti struktúra változásai)
• Hozzon létre dokumentumtípusokat egyértelmű nevekkel és leírásokkal
• Állítson be alapértelmezett értékeket a gyakran használt opciókhoz
• Használja a típus szintű jogosultságokat - ez korlátozza a felhasználók számára megjelenített elemek számát
• Dokumentálja a típus Leírás mezőjében, hogy a típus milyen célokra szolgál
• Az aláírások számának beállításakor mérlegelje a jóváhagyók elérhetőségét (szabadságok, betegségek)