Űrlapok - egyéni nyilvántartások, kérdőívek, technikai nyomtatványok

Áttekintés

Az Űrlapok modul egyéni űrlaptípusok létrehozására szolgál, tetszőlegesen meghatározott mezőkkel, valamint a kitöltött bejegyzések nyilvántartására bennük. Használja mindenütt, ahol olyan adatokat kell rögzítenie, amelyekhez az alkalmazásban nincs önálló modul - például műszaki ellenőrzések, ellenőrző listák, megrendelésekhez tartozó specifikációk vagy ügyfeleknek szóló kérdőívek esetén. Minden űrlaptípusnak saját mezőkészlete, saját hozzáférési jogai vannak, és opcionálisan automatikusan e-mailben elküldheti a kitöltött tartalmat.

Legfontosabb funkciók

• Tetszőleges számú űrlaptípus létrehozása saját mezőkkel (szöveg, szám, dátum, kiválasztás listából, fájl, kapcsolat a CRM-ből vagy megrendeléshez, beágyazott űrlap és további lehetőségek)
• Az űrlap kitöltött bejegyzéseinek rögzítése, szerkesztése, másolása és törlése
• Több kiválasztott bejegyzés tömeges szerkesztése egyszerre, valamint bejegyzések tömeges importálása XLSX fájlból
• A kitöltött űrlap automatikus e-mailes elküldése kiválasztott felhasználóknak
• Az űrlap kötelező rendszeres kitöltésének figyelése, és figyelmeztetés azoknak a felhasználóknak, akik nem töltötték ki
• Az űrlap bejelentkezés nélküli kitöltése nyilvános hivatkozáson keresztül, például ügyfelek számára
• Minden kitöltött bejegyzés változástörténete

Hozzáférés és beállítások

Az Űrlapok modult az alkalmazás főmenüjében találja, a beállításait - az űrlaptípusok, azok mezőinek, jogainak és küldésének kezelését - pedig csak egy külön beállítási képernyőn, a bejegyzésekkel való szokásos munkától elválasztva. A következő alfejezetek leírják a modulba vezető utat, a beállítások egyes részeit és a hozzáférési jogok áttekintését.

Hogyan jut el az Űrlapok modulba

Navigációs útvonal az Űrlapok modulba: Főmenü → Űrlapok. Az Űrlapok modul főképernyőjén megjelenik a „mappák" vízszintes sávja - egy csempepanel minden olyan űrlaptípushoz, amelyhez a bejelentkezett felhasználónak bármilyen hozzáférése van. A csempére kattintva kiválasztja az űrlaptípust (megnyitott mappa ikonnal kiemelve), és a sáv alatt megjelennek a kitöltött bejegyzései. Ha egyetlen űrlaptípushoz sincs hozzáférése, a sáv helyett a hiányzó hozzáférésről szóló üzenet jelenik meg.

Az Űrlapok modul beállítása

Az Űrlapok modul beállításainak útvonala: Beállítások → Űrlapok. A „Beállítások" hivatkozás a modulban csak azoknak a felhasználóknak jelenik meg, akik jogosultak a beállítások kezelésére. Az Űrlapok modul beállítása több, az alábbi alfejezetekben leírt részre oszlik: a felhasználók általános jogai, az űrlaptípusok és mezőik kezelése, a kötelező kitöltés, az e-mailes küldés, valamint a megjelenítés és megosztás beállításai.

Beállítások - Alkalmazás felhasználói (általános jogok)

Az Űrlapok modul beállításaiban, az „Alkalmazás felhasználói" fülön állítható be minden felhasználó általános jogosultsága a teljes modulhoz - a Jogosultságok fejezetben leírt hat szint egyike. Ez a jog alapértelmezett szintként érvényes, amíg egy adott űrlaptípusnál nincs magasabb jog beállítva. Az „Írhatja és olvashatja saját és kijelölt munkavállalók adatait" általános jog esetén továbbá a „Felhasználó kiválasztása olvasáshoz" és „Felhasználó kiválasztása íráshoz" gombok határozzák meg, kinek a bejegyzéseit láthatja, illetve szerkesztheti a felhasználó.

Beállítások - űrlaptípus létrehozása

Eljárás: Új űrlaptípus létrehozása az Űrlapok modul beállításaiban.

1. Az Űrlapok modul beállításaiban, az „Űrlapok" fülön kattintson az „Űrlap hozzáadása" gombra.
2. Töltse ki az űrlaptípus „Név" mezőjét, és jelölje be az „Aktív" jelölőnégyzetet, ha az űrlapot azonnal fel kell kínálni a felhasználóknak.
3. Mentse el. Ezután állítsa be az adott űrlaptípus jogosultságait, és határozza meg a mezőit - mezők meghatározása nélkül az űrlaptípus ugyan létrehozható, de semmit sem lehet beírni bele.

Az „Űrlapok" fülön az űrlaptípusok táblázata megjeleníti az azonosítót, a nevet, a meghatározott mezők számát, és hogy az űrlap aktív-e. A sor ceruza ikonja megnyitja az űrlaptípus és jogosultságainak szerkesztését.

Beállítások - az űrlap mezőinek meghatározása

Az űrlaptípus beállításaiban, a „Formanyomtatvány meződefiníciók" részben határozza meg, milyen adatokat fog tartalmazni az adott űrlaptípus. 51 sor/mező áll rendelkezésre; az első 11 mindig látható, a többi a „Következő sorok" gombbal jeleníthető meg. Minden mezőnél meg kell adni:

• Mező neve: a mező felirat szövege (üres mezőnév esetén a párbeszédablak nem jelenít meg feliratot)
• Típus: a mező típusa - a típusok áttekintése az Űrlapmezők típusai fejezetben található
• Kitöltheti/Látja: ki láthatja és töltheti ki a mezőt, az alapértelmezett a „Bárki"
• Kötelező: hogy a mező kitöltéskor kötelező-e
• Megjelenítés az alaptáblázatban: hogy az oszlop mindig megjelenjen-e a kitöltött űrlapok áttekintő táblázatában
• Szélesség a listázásban (px): az oszlop maximális szélessége az áttekintésben, a hosszabb tartalom tördelődik; az üres mező korlátozás nélkülit jelent
• Funkciók: a számmezőknél az „Összesen" választása összeadja az oszlop értékeit az áttekintő táblázat láblécében

Figyelmeztetés: egy már használt űrlaptípus mezőinek módosítása adatvesztést okozhat a már kitöltött bejegyzésekben - az alkalmazás erre a meghatározás mentésekor figyelmeztet.

Beállítások - kötelező kitöltés és figyelmeztetés

Az Űrlapok modulban egy űrlaptípus beállításaiban kikényszeríthető annak rendszeres kitöltése:

• Azokon a napokon kell kitölteni / meghatározott dátumkor (day.month) / meghatározott dátumkor (nap): mikor kell az űrlapot kötelezően kitölteni - a hét meghatározott napjain, egy évente ismétlődő meghatározott dátumkor, vagy egy havonta ismétlődő meghatározott napon, beleértve a „Beleértve a munkaszüneti napokat" lehetőséget is
• Ellenőrizze kitöltést a megadott napokon [óra]: hány órakor kell ellenőrizni, hogy az űrlapot az adott napon kitöltötték-e
• Azok a felhasználók, akiknek ki kell tölteniük az űrlapot.: „A következők mindegyike" vagy „Legalább N az alábbiak közül"
• A felhasználóknak kell kitölteniük / A felhasználói szerepkörök kötelező kitöltése: kire vonatkozik a kitöltési kötelezettség
• Ha nem tölt ki, küldjön e‑mailt a felhasználónak / SMS és Továbbá küldje el az összefoglalót a nem kitöltött felhasználóknak: kinek küldjön figyelmeztetést, ha az űrlapot az adott napon nem töltötték ki

E beállítás nélkül az űrlap kitöltése semmilyen módon nincs kikényszerítve, sem ellenőrizve.

Beállítások - e-mailes küldés

Az Űrlapok modul űrlaptípusának beállításaiban határozza meg, hogy kitöltés után kinek küldjön e-mailt az űrlap tartalmával:

• Az űrlap kitöltése után küldje el e-mailben: azon felhasználók kiválasztása, akiknek mentés után automatikusan e-mailt küld a kitöltött tartalommal
• Kitöltés után küldés a létrehozónak: hogy az e-mail másolatát megkapja-e az is, aki az űrlapot kitöltötte
• Extra Mentés és Beküldés gomb megjelenítése az űrlap kitöltésekor: bekapcsolás nélkül az űrlap minden mentéskor automatikusan e-mailben elküldésre kerül; bekapcsolás után csak koncepcióként lehet menteni a „Mentés" gombbal, a küldést pedig később a „Mentés és küldés" gombbal lehet elvégezni - például egy műszak alatt kitöltés alatt álló űrlaphoz alkalmas

Beállítások - megjelenítés és megosztás

• Szélesség: az űrlap párbeszédablakának szélessége a képernyőn - három lehetőség (max. 500 px / 800 px / 1140 px), az alapértelmezett a legkeskenyebb változat
• A beviteli elemek egyéni elrendezése: bekapcsolás után húzással átrendezhetők, nagyíthatók, kicsinyíthetők vagy kiegészíthetők a feliratok, a beviteli mezők és az információs dobozok az űrlap párbeszédablakában; a „Teszt" gombbal ellenőrizheti a megjelenést az űrlap nyilvános hivatkozásán, a „Nézet visszaállítása" gombbal az egyéni elrendezés törlődik, és visszaáll az alapértelmezett, egymás alatti elrendezés
• Lehetővé teszi, hogy bejelentkezés nélkül töltse ki az űrlapot: bekapcsolja az űrlap bejelentkezés nélküli kitöltésére szolgáló nyilvános címet, amelyet például az ügyfeleknek lehet elküldeni; a „Válasz megjelenítése mentés után" mező határozza meg a vendégnek mentés után megjelenő szöveget

Jogosultságok és hozzáférési jogok az Űrlapok modulhoz

Az egyes űrlaptípusokhoz való hozzáférést egy hatfokozatú jogosultsági skála szabályozza, amely beállítható általánosan az egész Űrlapok modulra (a felhasználónál a beállításokban), és külön-külön is minden egyes űrlaptípushoz - felhasználó és munkaköri pozíció szerint is. Mindig a legmagasabb ilyen beállítás érvényes.

Jogosultsági szint	Mit tesz lehetővé
Nincs hozzáférése	A felhasználó az adott űrlaptípust egyáltalán nem látja az áttekintésben
Csak saját adataid írása és olvasása	Új bejegyzéseket hozhat létre, és csak azokat a bejegyzéseket látja/szerkesztheti, amelyeket ő maga töltött ki. Ha hozzá van rendelve az „olvasási joggal rendelkező" pozíció, az adott pozíción lévő felhasználók által rögzített bejegyzéseket is látja
Írhatja és olvashatja saját és kijelölt munkavállalók adatait	A teljes modulra vonatkozó általános jogosultságként továbbá olvashatja a konkrétan kijelölt felhasználók bejegyzéseit, és szerkesztheti az íráshoz kijelölt felhasználók bejegyzéseit
Saját adataid írása és az összes olvasása	Látja az adott űrlaptípus összes bejegyzését, szerkeszteni csak azokat szerkesztheti, amelyeket ő maga hozott létre
Minden adat írása és olvasása	Az adott űrlaptípus bármely bejegyzését látja és szerkesztheti
Mindent írhat, olvashat, törölhet és visszaállíthat	Mint az előző, és továbbá törölheti a bejegyzéseket, valamint visszaállíthatja azokat a kukából

A teljes bejegyzéshez fűződő jogokon kívül az űrlap minden egyes mezőjénél külön korlátozható, hogy ki láthatja és töltheti ki - a „Kitöltheti/Látja" lehetőség a mező meghatározásában, az alapértelmezett a „Bárki". A jogosultságok beállítását, az űrlaptípusok létrehozását, mezőik meghatározását, a megosztást és a megjelenést csak az Űrlapok modul kezelésére jogosult felhasználó végezheti. A bejelentkezés nélküli nyilvános megosztott hivatkozáson keresztül kitöltött űrlap mindig csak új bejegyzés létrehozására jogosult - soha nem tud felülírni egyetlen létező bejegyzést sem, sem idegent, sem sajátot.

Felhasználói felület

Az Űrlapok modul felhasználói felülete az űrlaptípusok sávjából, a keresési és szűrési panelből, valamint a kiválasztott űrlaptípus kitöltött bejegyzéseinek áttekintő táblázatából áll. A képernyő elrendezését és az elérhető szűrőket a következő alfejezetek írják le.

Az Űrlapok modul főképernyője

Az űrlaptípus kiválasztása után az Űrlapok modul főképernyőjén megjelenik az összecsukható „Szűrő" panel, alatta pedig a kitöltött bejegyzések táblázatával rendelkező panel. A táblázat felett található az „év" választás (a cég regisztrációjától a következő évig terjedő évek és az „Összes" lehetőség), a „Mutassa meg az összes mezőt a táblázatban" jelölőnégyzet (az összes meghatározott űrlaposzloppal kibővíti a táblázatot, ellenkező esetben csak azok jelennek meg, amelyeknél a meghatározásban be van kapcsolva a „Megjelenítés az alaptáblázatban"), valamint az „Új hozzáadása", „Tömeges szerkesztés", „Importálás XLSX-ből" és „Törölt" gombok. A táblázat tartalmaz egy azonosító oszlopot, opcionálisan „Rögzítés dátuma" és „Szerző" oszlopot, valamint az űrlapmezők értékeit tartalmazó oszlopokat; a láblécben egy „Összesen" sor található, amely összegzi azoknak az oszlopoknak az értékeit, amelyeknél be van állítva az „Összesen" funkció. Az elkülönített küldéssel rendelkező, még el nem küldött űrlap bejegyzésénél az azonosító mellett piros „nem elküldve" címke jelenik meg.

Szűrők és keresés az Űrlapok modulban

• Szűrő: összecsukható panel a „Rögzítés dátuma: -tól - -ig" (naptári időintervallum) és a „Szerző:" (csak azok a felhasználók, akik már kitöltöttek valamilyen bejegyzést) mezőkkel, valamint a „Keresés" és „Mégse" gombokkal. Aktív szűrő esetén a „Szűrő" felirat pirosan kiemelve jelenik meg.
• Szöveges keresés: a kitöltött űrlapok táblázata feletti „Keresés" mező a megjelenített oszlopokban keres, és gyorsabb, mint a szűrőpanel megnyitása.
• év: a megjelenített bejegyzéseket a kiválasztott évre korlátozza, vagy az „Összes" lehetőség az összes év bejegyzését megjeleníti.

Alapvető műveletek

Az Űrlapok modulban a kitöltött bejegyzésekkel végzett alapvető munka magában foglalja azok rögzítését, szerkesztését, részletes megtekintését és új bejegyzésbe másolását. Mindezek a műveletek közvetlenül a kiválasztott űrlaptípus áttekintő táblázatából elérhetők.

Eljárás: Új űrlap rögzítése

Az Űrlapok modulban a következőképpen hozhat létre új kitöltött bejegyzést.

1. Az Űrlapok modul főképernyőjén válassza ki az űrlaptípus csempéjét.
2. Kattintson az „Új hozzáadása" gombra.
3. Töltse ki a megjelenő mezőket - kiválasztásukat és típusukat az adott űrlaptípus meghatározása határozza meg. A csillaggal jelölt mezők kötelezők.
4. Kattintson a „Mentés" gombra, vagy a „Mentés és küldés" gombra, ha ez a gomb az űrlaptípusnál engedélyezve van - elmenti a bejegyzést, és azonnal e-mailben elküldi a kitöltött űrlapot.

Sikeres mentés után a párbeszédablak bezáródik; ha az űrlaptípushoz egyéni válasz van beállítva mentés után, ez az üzenet jelenik meg.

Meglévő űrlap szerkesztése

Az Űrlapok modulban a kitöltött bejegyzést a táblázat megfelelő sorában lévő „Szerkesztés" ceruza ikonra kattintva szerkesztheti (csak az adott bejegyzéshez fűződő írási joggal érhető el). Szerkessze a mezőket, és kattintson a „Mentés" gombra. A bejegyzés előzményeibe automatikusan bekerül a változások áttekintése, beleértve a szerkesztést végző felhasználó nevét és a dátumot.

Az űrlap részleteinek megtekintése

A „Részletek megtekintése" szem ikonra, vagy a táblázatban az azonosítóra vagy a dátumra kattintva megnyithatja a kitöltött bejegyzés részleteit az Űrlapok modulban. Megjelenik a „Kitöltött adatok" kártya az összes kitöltött mezővel, valamint az „Előzmények" kártya a bejegyzés összes szerkesztésének listájával (dátum, ki végezte, megjegyzés a változásról). A részletekből a bejegyzés a „Szerkesztés" gombbal szerkeszthető, a „Nyomtatás" gombbal kinyomtatható, vagy a „Törlés" gombbal törölhető (csak az adott űrlaptípushoz tartozó legmagasabb jogosultsággal). A „Fájl" és „Fájl - Fényképezés" típusú mezőknél a részletekben szerkesztési lehetőség nélkül letölthető gombok, illetve fényképelőnézet jelenik meg a beviteli mező helyett.

Űrlap másolása új bejegyzésbe

Az Űrlapok modulban a kitöltött bejegyzés gyorsan felhasználható sablonként egy új bejegyzéshez. A táblázatban vagy a bejegyzés részleteiben kattintson a „Másolat" / „Másolás újba" ikonra. Megnyílik az új űrlap rögzítésére szolgáló párbeszédablak, előre kitöltve az eredeti bejegyzés értékeivel - a gyártási/sorozatszámot generáló mezőknél új szám generálódik, az eredeti nem kerül átmásolásra. A „Mentés" gombra kattintva egy teljesen új, önálló, az eredetitől független bejegyzés jön létre. A funkció az adott űrlaptípusba való íráshoz szükséges általános jogosultságot igényli.

Speciális funkciók

Az egyes bejegyzések szokásos rögzítésén kívül az Űrlapok modul tömeges műveleteket is kínál több bejegyzés egyszerre történő kezelésére, nyomtatást és Excelbe exportálást, az űrlap bejelentkezés nélküli nyilvános hivatkozással történő megosztását, valamint a bejegyzések kukába törlését. Ezeket a funkciókat a következő alfejezetek írják le.

Kiválasztott űrlapok tömeges szerkesztése

Az Űrlapok modulban egy lépésben lehet ugyanazt a mezőt egyszerre több kitöltött bejegyzésnél szerkeszteni.

1. A táblázatban jelölje be a szerkeszteni kívánt bejegyzések jelölőnégyzetét, vagy használja az „Összes kiválasztása" gombot.
2. Kattintson a „Tömeges szerkesztés" gombra.
3. Minden olyan mezőnél, amelyet tömegesen módosítani szeretne, jelölje be a „- ezt a mezőt tömegesen szerkesztem" jelölőnégyzetet, és adja meg az új értéket. A be nem jelölt mezők a kiválasztott bejegyzéseknél változatlanul maradnak.
4. Kattintson a „Mentés" gombra.

A módosítás minden olyan kiválasztott bejegyzésnél megtörténik, amelyhez a bejelentkezett felhasználónak írási joga van; a többi csendben kimarad. Ha a táblázatban egyetlen bejegyzés sem volt bejelölve, megjelenik a „Nem választott ki egyetlen szerkesztendő űrlapot sem." üzenet.

Űrlapok importálása XLSX fájlból

Az Űrlapok modul lehetővé teszi a kitöltött űrlap bejegyzéseinek tömeges, egyszerre történő létrehozását XLSX fájlból.

1. Kattintson az „Importálás XLSX-ből" gombra.
2. Az „XLSX-fájl adatokkal" mezőben válassza ki az XLSX formátumú fájlt.
3. Az „Adat párosítása" táblázatban minden Excel-oszlopnál (A-tól M-ig) válassza ki, hogy tartalma melyik űrlapmezőbe kerüljön importálásra, vagy hagyja a „--Ne importál--" lehetőséget.
4. Kattintson a „Mentés" gombra.

Az importálás minden sorra vonatkozik az elsőtől az utolsóig, amelynek az A oszlopában érték szerepel; minden sor egy új, önálló űrlapbejegyzést hoz létre. Ajánlott az importálást először egy kisebb tesztfájlon kipróbálni. Ha a kiválasztott fájlnak nincs .xlsx kiterjesztése, a „A fájlnak XLSX típusúnak kell lennie!" üzenet jelenik meg.

Űrlap nyomtatása

Az Űrlapok modulban a kitöltött bejegyzést a táblázat sorában vagy a bejegyzés részleteiben található „Nyomtatás" nyomtató ikonra kattintva nyomtathatja ki. Megnyílik a nyomtatási oldal az összes kitöltött mezővel, és automatikusan elindul a böngésző nyomtatási párbeszédablaka; ez a „Nyomtatás" gombbal újra előhívható.

Táblázat exportálása Excelbe

A kitöltött űrlapok áttekintő táblázata felett szabványos eszköztár áll rendelkezésre az „Excel" gombbal, amely a jelenleg megjelenített bejegyzéseket XLSX fájlba exportálja, valamint a „Nyomtatás" gombbal a teljes táblázat kinyomtatásához. A panel gombjával az is kiválasztható, mely oszlopok jelenjenek meg az exportban és a nyomtatásban.

Űrlap kitöltése bejelentkezés nélkül (nyilvános hivatkozás)

Az Űrlapok modul lehetővé teszi egy konkrét űrlaptípus nyilvános hivatkozásként való megosztását, amelyet az alkalmazásba be nem jelentkezett emberek is kitölthetnek - jellemzően ügyfelek.

1. Az adott űrlaptípus beállításaiban kapcsolja be a „Lehetővé teszi, hogy bejelentkezés nélkül töltse ki az űrlapot" lehetőséget, és mentse el.
2. A rendszer generál egy nyilvános űrlapcímet, amely például elküldhető az ügyfeleknek.
3. A hivatkozással bárki kitöltheti és elmentheti az űrlapot bejelentkezés nélkül - mindig csak új bejegyzést hozhat létre, soha nem tud felülírni egy létező idegen bejegyzést.
4. Mentés után a vendégnek a „Válasz megjelenítése mentés után" mezőben beállított szöveg jelenik meg.

Ha a kitöltő nem tölti ki a kötelező mezőt, megjelenik a „Kérjük, töltse ki az összes kötelező mezőt." üzenet. Ha a mentés sikertelen, megjelenik a „Nem sikerült elmenteni az űrlapot, kérjük, próbálja meg újra." üzenet, és a mentést meg kell ismételni.

Űrlap törlése és visszaállítása a kukából

Az Űrlapok modulban a kitöltött bejegyzést csak az adott űrlaptípushoz tartozó legmagasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó törölheti („Mindent írhat, olvashat, törölhet és visszaállíthat"). Kattintson az „x" / „Törlés" ikonra a táblázatban lévő bejegyzésnél vagy annak részleteinél, és erősítse meg a „Töröl? Biztosan törli ezt a bejegyzést?" kérdést az „Igen" gombbal. A bejegyzés eltűnik a szokásos áttekintésből, és átkerül a „Törölt" (kuka) területre, ahonnan visszaállítható. A „Törölt" gomb a táblázat feletti panelen csak az ezzel a legmagasabb jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el.

Űrlapmezők típusai

Az űrlap meghatározásában kiválasztott mezőtípustól függően a beviteli párbeszédablakban a megfelelő beviteli mező jelenik meg. Ez az áttekintés az Űrlapok modulra és minden benne létrehozott űrlaptípusra érvényes.

Mezőtípus (ahogy a meghatározásban szerepel)	Mit ad meg / lát a felhasználó
Igen/Nem (jelölőnégyzet)	Jelölőnégyzet
Egész szám	Számmező
Tizedes szám	Szövegmező tizedes számhoz (vessző és pont is)
Dátum	Dátummező naptárral
Határidő figyelésének dátuma	Dátummező naptárral; az űrlaptípus beállításaiban ennél a mezőnél emellett megadható, hány nappal előre és kit kell figyelmeztetni
Határidő figyelésének dátuma - kit kell figyelmeztetni és mikor, minden bejegyzésnél külön megadható	Dátummező, alatta „Előzetes értesítés: [szám] nap" és „Felhasználó figyelmeztetése" (több felhasználó kiválasztása) közvetlenül minden bejegyzésnél
Vállalat - név a CRM modulból	Legördülő lista a CRM modul - Kapcsolatok kezelése cégeivel
Lista - kiválasztás (legördülő lista)	Legördülő lista előre meghatározott, pontosvesszővel elválasztott lehetőségekkel
Fájl	Egy vagy több fájl feltöltése húzással, legfeljebb 60 fájl egyszerre
Fájl - Fényképezés	Egy fénykép feltöltése előnézettel
Táblázat - másik űrlap	Másik típusú beágyazott űrlap; az „Adjon hozzá még egy sort" gombbal további sorok adhatók hozzá, a „Sor eltávolítása" gombbal pedig eltávolíthatók
Szöveg - 1 sor	Egysoros szövegmező
Szöveg - több sor	Többsoros szövegmező
EIntranet felhasználó – csak a bejelentkezett felhasználó alárendeltjei	Legördülő lista, amely csak a bejelentkezett felhasználó alárendeltjeit tartalmazza a szervezeti hierarchia szerint
Gyártási/sorozatszámok - generált sorozatok	Szövegmező, amely automatikusan generált számmal van előre kitöltve, kézzel is szerkeszthető
Megállapodás (megállapodások modulból)	Legördülő lista a Megállapodások modul megállapodásaival

A mezőtípustól függő kiegészítő beállítások (az űrlap mezőjének meghatározásában állíthatók be): a „Lista - kiválasztás" típusnál a lehetséges értékeket pontosvesszővel elválasztva kell megadni; a „Táblázat - másik űrlap" típusnál kiválasztható, melyik másik létező űrlaptípust kell beágyazni; az „EIntranet felhasználó" típusnál bekapcsolható a „Küldés a felhasználó e-mail-címére" lehetőség, hogy a kiválasztott felhasználó e-mailt kapjon a kitöltött űrlappal; a „Megállapodás" típusnál kiválasztható, hogyan jelenjen meg a megállapodás neve a listában (csak név / név [Vállalat - dátum] / Vállalat - név [dátum]). A „Gyártási/sorozatszámok" típusnál beállítható a „Prefix" (a szám elején lévő rögzített szöveg), a „Prefix2" az évhez, valamint a sorszám számjegyeinek száma; a rendszer minden új bejegyzésnél megkeresi az adott évben utoljára hozzárendelt számot, és eggyel megnöveli.

A kitöltött űrlap állapotai

Az Űrlapok modulnak nincs többállapotú jóváhagyási folyamata (koncepció → jóváhagyásra vár → jóváhagyva) - a bejegyzésnél csak az e-mailes elküldést és a kukába törlést követi nyomon a rendszer.

Állapot	Mit jelent
„nem elküldve" (piros címke az azonosítónál)	Az elkülönített küldéssel rendelkező típusú űrlap koncepcióként lett elmentve a „Mentés" gombbal, de a kitöltött tartalmat még nem küldte el e-mailben a meghatározott címzetteknek. A „Mentés és küldés" gombra kattintva küldhető el.
Elküldve (címke nélkül)	A kitöltött űrlap e-mailben el lett küldve a meghatározott címzetteknek, esetleg a kitöltőnek is - automatikusan mentéskor, ha az űrlaptípusnak nincs elkülönített küldése, vagy a „Mentés és küldés" gombra kattintva
Törölt bejegyzés (a „Törölt" területen)	A bejegyzés eltűnt a szokásos áttekintésből, de megmarad tárolva, és visszaállítható; törölni és visszaállítani is csak az adott űrlaptípushoz tartozó legmagasabb jogosultsággal rendelkező felhasználó jogosult

Integráció más modulokkal

• CRM - Kapcsolatok kezelése: a „Vállalat - név a CRM modulból" típusú mező lehetővé teszi az űrlapon egy cég kiválasztását a CRM címjegyzékből; a kitöltött űrlap részleteiben ezután az adott cég CRM-beli részleteire mutató hivatkozásként jelenik meg.
• Megállapodások: a „Megállapodás (megállapodások modulból)" típusú mező lehetővé teszi egy megállapodás kiválasztását a Megállapodások modulból; az űrlap részleteiben az adott megállapodás részleteire mutató hivatkozásként jelenik meg.
• Fájlok: a „Fájl" és „Fájl - Fényképezés" típusú mezőkbe feltöltött fájlok és fényképek az alkalmazás központi fájlkezelésébe kerülnek mentésre, ugyanúgy, mint más modulok mellékletei.
• Munkavállalók: az „EIntranet felhasználó" típusú mező a felhasználók listáját a szervezeti hierarchiából meríti, és csak a bejelentkezett felhasználó alárendeltjeit kínálja fel; az űrlaptípus beállításaiban a „Hierarchiából származó alárendelt munkavállalók pozíciói" gomb tömegesen előre kitölti az olvasási jogosultságot ugyanezen hierarchia szerint.

Hibaelhárítás

A következő kérdések összefoglalják a leggyakoribb üzeneteket és helyzeteket, amelyekkel a felhasználók az Űrlapok modulban találkoznak - a „nem elküldve" állapottól kezdve a nyilvános hivatkozáson keresztüli kitöltés hibáin át az importálás és a fájlfeltöltés korlátaiig. A kérdések után gyakorlati tippek is találhatók a gyorsabb munkához.

Gyakori kérdések

Kérdés: Mit jelent a piros „nem elküldve" címke egy bejegyzésnél az Űrlapok modulban?

Megoldás: Az űrlaptípusnál engedélyezve van az elkülönített küldés (a „Mentés és küldés" gomb), és a bejegyzés csak koncepcióként lett elmentve a „Mentés" gombbal. Nyissa meg a bejegyzést, és küldje el a „Mentés és küldés" gombbal.

Kérdés: Miért nem lehet a nyilvános hivatkozáson keresztül elmenteni a kitöltött űrlapot, és miért jelenik meg a „Kérjük, töltse ki az összes kötelező mezőt." üzenet?

Megoldás: Egy kötelező mező üresen maradt. Töltse ki a kiemelt mezőket, és mentse el az űrlapot újra.

Kérdés: Az Űrlapok modulban az XLSX-ből történő importálás azt jelzi, hogy a fájlnak XLSX típusúnak kell lennie. Mit tegyek?

Megoldás: Válasszon XLSX formátumban mentett fájlt, más formátumokat (például régebbi XLS-t vagy CSV-t) az importálás nem fogad el.

Kérdés: A „Tömeges szerkesztés" gombra kattintok, és a modul azt jelzi, hogy „Nem választott ki egyetlen szerkesztendő űrlapot sem." Miért?

Megoldás: A „Tömeges szerkesztés" gombra kattintás előtt a táblázatban be kell jelölni legalább egy bejegyzést, vagy használni kell az „Összes kiválasztása" gombot.

Kérdés: Miért nem lehet egyszerre feltölteni az összes fájlt a „Fájl" típusú mezőhöz?

Megoldás: Egy feltöltéssel legfeljebb 60 fájl illeszthető be. Ha megjelenik a „Legfeljebb 60 fájl feltölthető" üzenet, töltse fel a fennmaradó fájlokat egy következő csoportban.

Tippek a hatékony munkához

• Tipp: Egy konkrét bejegyzés gyors megtalálásához az Űrlapok modulban használja a táblázat feletti „Keresés" mezőt - gyorsabb, mint a Szűrő panel megnyitása és kitöltése.
• Tipp: Mielőtt az XLSX-ből történő importálást a teljes fájlon elindítja, próbálja ki először néhány soron, hogy könnyen javíthassa az esetleges rossz oszlopválasztást.
• Tipp: Ha ismételten hasonló értékekkel kell bejegyzést rögzítenie, használja a meglévő bejegyzésnél a „Másolat" ikont ahelyett, hogy elölről kezdve hozna létre új űrlapot.
• Tipp: A táblázatnál a „Mutassa meg az összes mezőt a táblázatban" jelölőnégyzet gyorsan megmutatja azokat az oszlopokat is, amelyek a mező meghatározásában nincsenek „Megjelenítés az alaptáblázatban" jelöléssel ellátva.