Űrlapok

Modul áttekintése

Az Űrlapok modul egy rugalmas eszköz egyedi űrlapok létrehozására, amelyek az Ön szervezetének igényeihez igazodnak. Lehetővé teszi az adminisztrátorok számára, hogy különböző mezőtípusokkal határozzák meg az űrlap struktúrát, és beállítsák, hogy ki töltheti ki és ki tekintheti meg azokat. A normál felhasználók ezután gyorsan kitöltik az adatokat az előre elkészített sablonok szerint.

A modul fő előnyei:

• Korlátlan számú egyedi űrlap létrehozása programozás nélkül
• 19 különböző mezőtípus, beleértve szövegeket, dátumokat, fájlokat, listákat vagy beágyazott táblázatokat
• Rugalmas hozzáférési jogok rendszer az űrlap és az egyes mezők szintjén
• Automatikus e-mail értesítések küldése a kitöltés után vagy a határidők közeledtekor
• Adatok exportálása Excel-be és a kitöltött űrlapok nyomtatása
• Változástörténet minden rekordhoz
• Lehetőség az űrlapok megosztására külső személyekkel nyilvános link használatával

A modul minden típusú szervezet számára készült, amelyeknek strukturált adatokat kell rögzíteniük. Általában felmérésekhez, ellenőrzőlistákhoz, értékelésekhez, jegyzőkönyvekhez, jelentésekhez vagy olyan speciális adatok rögzítéséhez használják, amelyeket a normál rendszermodulok nem fednek le.

Beállítások

Felhasználói hozzáférési jogok

A modulhoz való hozzáférés konfigurálása a Beállítások - Űrlapok részben történik az Alkalmazás felhasználói fülön. Minden felhasználóhoz meghatározhat egy globális hozzáférési szintet:

• Nincs hozzáférés - a felhasználó nem látja az Űrlapok modult
• Csak saját írás és olvasás - a felhasználó csak azokat az űrlapokat látja, amelyeket maga töltött ki
• Saját és kiválasztott személyek írása és olvasása - a felhasználó látja a saját űrlapjait és a kiválasztott kollégák űrlapjait
• Saját írás és összes olvasása - a felhasználó kitölthet új űrlapot és megtekintheti az összes kitöltött űrlapot
• Összes írása és olvasása - a felhasználó kitölthet és szerkeszthet minden űrlapot
• Összes írása, olvasása, törlése és visszaállítása - teljes adminisztrátori jogok, beleértve a rekordok törlését

A Saját és kiválasztott személyek írása és olvasása hozzáférési szinthez használja a Felhasználók kiválasztása olvasáshoz és Felhasználók kiválasztása íráshoz gombokat a konkrét személyek meghatározásához.

Új űrlap létrehozása

Hozzon létre új űrlapot a Beállítások - Űrlapok részben az Űrlapok fülön az Űrlap hozzáadása gomb megnyomásával. Adja meg az alapvető információkat:

• Űrlap neve - belső név a rendszerben való tájékozódáshoz
• Aktív - engedélyezze vagy tiltsa le az űrlapot a felhasználók számára
• Párbeszédablak szélessége - űrlap kiterjedése kitöltéskor (normál, széles vagy maximális)

Űrlapmező meghatározás

Az űrlap létrehozása után lépjen be a beállításaiba a ceruza ikonra kattintva az űrlapok listájában. A Mezők fülön határozza meg az egyes űrlapmezőket. Minden mezőhöz állítsa be:

• Mező neve - címke, amely a felhasználóknak jelenik meg kitöltéskor
• Mező típusa - választás 19 elérhető típusból (szöveg, szám, dátum, fájl és mások)
• Kötelező mező - ki kell-e tölteni mentés előtt
• Megjelenítés táblázatban - megjelenik-e az érték a fő áttekintő oszlopokban
• Funkció - lehetőség a numerikus értékek automatikus összegzésére az áttekintésben
• Ki töltheti ki - mező láthatóságának korlátozása csak kiválasztott felhasználókra

Az elérhető mezőtípusok közé tartoznak az egy- vagy többsoros szövegmezők, egész és tizedes számok, dátumok határidő-értesítési lehetőségekkel, jelölőnégyzetek, legördülő menük értéklistákkal, fájl- és fotófeltöltések, hivatkozások CRM-ből származó cégekhez vagy megrendelésekhez, felhasználó kiválasztás és még beágyazott táblázatok is más űrlapokból.

Speciális jogok az űrlaphoz

A Jogok fülön felülbírálhatja a globális hozzáférési jogokat egy adott űrlaphoz. Állítsa be a hozzáférési szintet egyénileg kiválasztott felhasználókhoz vagy teljes csoportokhoz. Ezek a speciális jogok elsőbbséget élveznek a globális beállításokkal szemben.

A Ki tekintheti meg az űrlapokat pozíciók szerint részben megadhatja, hogy egy felhasználó megtekintheti bizonyos pozíciókat betöltő személyek által kitöltött űrlapokat, függetlenül más jogoktól.

Automatikus értesítések

Az Értesítések fülön konfigurálja az automatikus e-mail küldést:

• Kitöltött küldése e-mailben - válassza ki azokat a felhasználókat, akik értesítést kapnak minden űrlap kitöltésekor
• Kitöltött küldése a létrehozónak - kapjon-e a létrehozó másolatot az e-mailről
• Mentés és küldés - hozzáad egy gombot az űrlaphoz a késleltetett e-mail küldéshez az automatikus küldés helyett

Felhasználói felület

Modul főképernyő

Az Űrlapok modul megnyitása után az oldal tetején megjelennek az elérhető űrlaptípusok mappákként. Kattintson egy mappára egy űrlaptípus kiválasztásához, és alatta megjelenik egy táblázat az adott típus összes kitöltött rekordjával.

A táblázat az űrlap beállításai szerint tartalmaz oszlopokat - általában rekord azonosító, kitöltés dátuma, szerző és kiválasztott mezők az űrlapból. Az utolsó oszlop ikonokat tartalmaz műveletekhez, mint például részletek megtekintése, szerkesztés, másolás, nyomtatás vagy törlés.

Rekordok szűrése

A táblázat felett van egy szűrő a megjelenített rekordok szűkítéséhez. Szűrhet év, bejegyzés dátuma és az űrlapot kitöltő személy szerint. Nyissa meg vagy zárja be a szűrőt a plusz vagy mínusz ikonra kattintva a Szűrő szakasz fejlécében.

Használja a gyors keresést a megjelenített rekordokban a Keresés mező segítségével a jobb felső sarokban a táblázat felett. A rendszer valós időben keres az összes táblázatoszlopban gépelés közben.

Műveleti gombok

A jobb felső sarokban a táblázat felett vannak a fő műveletek gombjai:

• Új bevitel - párbeszédablakot nyit új rekord kitöltéséhez
• Tömeges szerkesztés - lehetővé teszi kiválasztott mezők szerkesztését több rekordban egyszerre
• Importálás XLSX-ből - adatok feltöltése Excel fájlból
• Törölt - megjeleníti a kukát a törölt rekordokkal a lehetséges visszaállításhoz

Az Összes űrlapmező megjelenítése táblázatban jelölőnégyzet hozzáadja az összes űrlapmezőt az áttekintéshez, függetlenül az egyes mezők Megjelenítés táblázatban beállításától.

Alapműveletek

Új űrlap kitöltése

Hozzon létre új rekordot az Új bevitel gomb megnyomásával. Megnyílik egy párbeszédablak egy üres űrlappal. Töltse ki a mezőket az utasítások szerint:

1. Töltse ki a szövegmezőket billentyűzetről való gépelésssel
2. Dátummezőkhöz használja a naptárat a mezőre kattintva
3. Jelölje be vagy törölje a jelölőnégyzeteket kattintással
4. Legördülő menükhöz válasszon értéket a legördülő listából
5. Töltsön fel fájlokat a kijelölt területre húzva vagy kattintással és fájl kiválasztásával
6. Beágyazott táblázatokhoz adjon hozzá sorokat a További sor hozzáadása gombbal

A csillaggal jelölt mezők kötelezőek és ki kell tölteni mentés előtt. A rendszer automatikusan piros színnel emeli ki a kitöltetlen kötelező mezőket mentési kísérletkor.

Mentse az űrlapot a Mentés vagy Mentés és küldés gombbal a konfigurációtól függően. Mentés után a párbeszédablak bezárul és az új rekord megjelenik az áttekintő táblázatban.

Rekord részleteinek megtekintése

Tekintse meg egy kitöltött űrlap részleteit a táblázatban lévő rekord azonosítóra vagy az utolsó oszlopban lévő szem ikonra kattintva. Megnyílik egy oldal az összes kitöltött adat teljes áttekintésével.

A részlet tetején vannak gombok a szerkesztéshez, nyomtatáshoz és esetleg a rekord törléséhez a hozzáférési jogai szerint. A Vissza gomb visszaviszi az áttekintő táblázathoz.

A kitöltött adatok alatt talál egy Történet részt az űrlap összes változásának rekordjaival, beleértve a dátumot, a változás szerzőjét és az elvégzett szerkesztések leírását.

Meglévő űrlap szerkesztése

Szerkesszen egy rekordot a táblázatban lévő ceruza ikonra vagy a rekord részletében lévő Szerkesztés gombra kattintva. Ugyanaz a párbeszédablak nyílik meg, mint a kitöltéskor, de előre kitöltött értékekkel.

Szerkessze a szükséges mezőket és mentse a Mentés gombbal. A rendszer automatikusan rögzíti az elvégzett változásokat a rekord történetében. Csak azokat a rekordokat szerkesztheti, amelyekhez van engedélye a hozzáférési jogai és az űrlap beállításai szerint.

Rekord másolása

Hasonló rekord gyors létrehozása a másolás funkcióval történik. A rekord részletében vagy táblázatban kattintson a két papír ikonra. Megnyílik egy űrlap az eredeti rekordból előre kitöltött értékekkel, kivéve az automatikusan generált mezőket, mint például a sorszámokat.

Szerkessze a szükséges adatokat és mentse új rekordként. Az eredeti rekord változatlan marad.

Rekord törlése

Töröljön egy rekordot a táblázatban lévő kereszt ikonra vagy a rekord részletében lévő Törlés gombra kattintva. A rendszer megerősítő párbeszédablakot jelenít meg, amely megkérdezi, hogy valóban törölni akarja-e a rekordot.

A törölt rekordok a kukába kerülnek. Tekintse meg őket a táblázat feletti Törölt gomb megnyomásával. A kukában véglegesen eltávolíthat egy rekordot vagy visszaállíthatja a vissza nyíl ikonra kattintva.

Űrlap nyomtatása

Nyomtasson ki egy kitöltött űrlapot a táblázatban lévő nyomtató ikonra vagy a részletben lévő Nyomtatás gombra kattintva. Megnyílik egy új böngészőablak az űrlap nyomtatási verziójával, amely papírkimenetre optimalizált.

Használja a böngésző nyomtatási funkcióját vagy mentse az oldalt PDF-ként egy virtuális PDF nyomtató használatával.

Speciális funkciók

Rekordok tömeges szerkesztése

Végezzen módosításokat több rekordon egyszerre a tömeges szerkesztés használatával. Először a táblázatban jelölje be a jelölőnégyzeteket azoknál a rekordoknál, amelyeket szerkeszteni szeretne. Használhatja az Összes kijelölése gombot az összes megjelenített rekord kiválasztásához.

Kattintson a Tömeges szerkesztés gombra a táblázat felett. A párbeszédablakban válassza ki a módosítani kívánt mezőt és adjon meg egy új értéket. Az összes kiválasztott rekord frissül a megadott értékre.

Adatok importálása Excelből

Töltse fel tömeges rekordokat Excel fájlból való importálással. Kattintson az Importálás XLSX-ből gombra. A párbeszédablakban töltsön fel egy előkészített Excel fájlt, ahol az első sor tartalmazza a mezőneveket, amelyek pontosan megegyeznek az űrlap definíciójában lévő nevekkel, és a következő sorok tartalmazzák az adatokat.

A rendszer feldolgozza a fájlt és létrehozza a rekordokat minden sorhoz. Az importálás befejezése után megjelenik egy összefoglaló a sikeresen importált rekordok számával.

Egyedi űrlapterv

Alapértelmezés szerint az űrlapmezők függőlegesen jelennek meg két oszlopban. Az űrlap beállításaiban a Terv fülön egyedi mezőelrendezést hozhat létre rácsban drag and drop használatával.

Ez a funkció lehetővé teszi kompaktabb űrlapok létrehozását átláthatóbb elrendezéssel, amely megfelel a nyomtatott űrlapoknak vagy szervezete sajátosságainak.

Űrlap megosztása külső személyekkel

Elérhetővé tehet egy űrlapot rendszerfiókkal nem rendelkező személyek számára nyilvános link használatával. Az űrlap beállításaiban a Megosztás fülön talál egy URL címet, amelyet e-mailben küldhet vagy honlapokon tehet közzé.

Bárki, aki rendelkezik ezzel a linkkel, kitöltheti az űrlapot bejelentkezés nélkül. Az adatok ugyanúgy kerülnek mentésre a rendszerbe, mint a bejelentkezett felhasználók által kitöltött űrlapok. Az így kitöltött űrlapoknál Nyilvános űrlap szerepel szerzőként.

Beágyazott táblázatok az űrlapokban

A Táblázat - másik űrlap mezőtípus lehetővé teszi beágyazott táblázat beillesztését ismétlődő rekordokkal egy űrlapba. Általában számla tételekhez, ellenőrzőlista elemekhez vagy kapcsolódó adatok felsorolásához használják.

Űrlap kitöltésekor adjon hozzá sorokat a beágyazott táblázathoz a További sor hozzáadása gombbal. Minden sor a beágyazott űrlap definíciója szerinti mezőket tartalmaz. Eltávolíthatja a sorokat a Sor eltávolítása gombbal.

Automatikus határidő értesítések

A Dátum határidő-figyeléssel mezőtípushoz beállíthat automatikus értesítés küldést egy közelgő dátum előtt. Az űrlap kitöltésekor egy ilyen mezőhöz megadja a dátumot, az előzetes értesítés napjainak számát és azokat a felhasználókat, akiket értesíteni kell.

A rendszer automatikusan e-mail értesítést küld a megadott napokkal a megadott dátum előtt a kiválasztott személyeknek. Ez a funkció hasznos ellenőrzések, dokumentumok lejáratának vagy tervezett események rögzítéséhez.

Munkafolyamatok

1. forgatókönyv: Berendezés karbantartási ellenőrzőlista

Egy vállalatnak rögzítenie kell a gyártógépek rendszeres ellenőrzéseit. Az adminisztrátor létrehoz egy Gép ellenőrzőlista űrlapot a következő mezőkkel:

• Gép száma - választás listából
• Ellenőrzés dátuma - dátum
• Technikus - felhasználó kiválasztás
• Ellenőrzési pontok - beágyazott táblázat Ellenőrzés neve (szöveg), Eredmény (jelölőnégyzet OK/NEM OK), Megjegyzés (többsoros szöveg) mezőkkel
• Következő ellenőrzés - dátum határidő-figyeléssel
• Fotódokumentáció - fotó feltöltés
• Felelős személy aláírása - kötelező mező felhasználó kiválasztással

A technikusok minden hónapban kitöltik az űrlapot minden géphez. A beágyazott táblázatnak köszönhetően gyorsan kipipálhatják az egyes ellenőrzési pontokat. A rendszer e-mailben emlékezteti őket a következő tervezett ellenőrzésre egy héttel előre. A fotódokumentáció archiválásra kerül és bármikor elérhető. A karbantartási vezető hozzáfér az összes rekordhoz és nyomon követheti minden gép ellenőrzési történetét.

2. forgatókönyv: Munkavállalói elégedettség felmérés

A HR osztály névtelen felmérést szeretne végezni a munkavállalók körében. Létrehoznak egy Elégedettség felmérés űrlapot megosztott nyilvános linkkel és a következő mezőkkel:

• Osztály - legördülő menü osztályok listájával
• Évek a cégnél - legördülő menü tartományokkal
• Munkahelyi elégedettség - legördülő menü 1-től 5-ig
• Elégedettség a vezetéssel - legördülő menü 1-től 5-ig
• Elégedettség a juttatásokkal - legördülő menü 1-től 5-ig
• Mit értékel a legjobban - többsoros szöveg
• Mit változtatna meg - többsoros szöveg

A HR e-mailben elküldi a nyilvános linket minden munkavállalónak. A munkavállalók bejelentkezés nélkül töltik ki az űrlapot, így az anonimitás megmarad. A felmérés lezárása után a HR exportálja az adatokat Excelbe statisztikai feldolgozásra. A numerikus értékeknek köszönhetően a rendszer automatikusan kiszámíthatja az átlagos elégedettségi pontszámokat.

3. forgatókönyv: Jelenléti ív céges képzésen

A képzési koordinátornak rögzítenie kell a képzéseken való részvételt és biztosítania kell az aláírt jelenléti íveket. Létrehoznak egy Jelenléti ív űrlapot a következő mezőkkel:

• Képzés neve - szöveg
• Megtartás dátuma - dátum
• Oktató - felhasználó kiválasztás
• Résztvevők - beágyazott táblázat Név (szöveg), Osztály (szöveg), Aláírás (aláírás fotó feltöltése) mezőkkel
• Oktató értékelés - legördülő menü 1-től 5-ig
• Megjegyzések - többsoros szöveg
• Tanúsítvány - PDF tanúsítvány feltöltés

Képzés előtt a koordinátor létrehoz egy rekordot előre kitöltött névvel és dátummal. Képzés alatt fokozatosan hozzáadja a résztvevőket a beágyazott táblázat használatával. Minden résztvevő aláír egy tableten, és a digitális aláírása fotóként feltöltésre kerül. Befejezés után feltöltésre kerül a PDF tanúsítvány. Mindezek a dokumentumok központilag archiválásra kerülnek és bármikor elérhetők egy esetleges audit számára.

Hibaelhárítás

Nem látok egy űrlapot a listában

Ha nem lát egy bizonyos űrlaptípust a felső mappa áttekintésben, ellenőrizze a következőket:

• Van-e hozzáférési joga az Űrlapok modulhoz? Lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral.
• Az űrlap aktív? Az adminisztrátor ideiglenesen letiltotta az űrlapot.
• Van-e speciális joga ehhez az űrlaphoz? Még ha van is globális joga, az adminisztrátor korlátozhatta a hozzáférést ehhez a konkrét űrlaphoz.

Nem tudom szerkeszteni a kitöltött űrlapot

Ha nem látja a ceruza ikont egy rekordnál a szerkesztéshez, vagy a Szerkesztés gomb inaktív, valószínűleg nincs engedélye ennek a rekordnak a szerkesztésére. Jogai korlátozva lehetnek a következőkre:

• Csak saját rekordok - csak azokat az űrlapokat szerkesztheti, amelyeket maga töltött ki
• Kiválasztott személyek rekordjai - csak bizonyos kollégák űrlapjait szerkesztheti
• Nincs szerkesztési jog - csak megtekintheti, de nem szerkesztheti

Lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral a jogok bővítéséhez, ha több rekordot kell szerkesztenie.

Nem látok minden űrlapmezőt

Néhány űrlapmező rejtett lehet a következő okok miatt:

• Az adminisztrátor korlátozta a mező láthatóságát csak kiválasztott felhasználókra
• Az Ön pozíciója vagy csoportja nem rendelkezik hozzáféréssel ahhoz a mezőhöz
• A mező rejtettként van beállítva az aktuális űrlap konfigurációban

Ha több mezőt kell látnia, konzultáljon a rendszer adminisztrátorával.

Excel import sikertelen

Adatok XLSX fájlból való importálásakor hiba léphet fel a következő okok miatt:

• Az Excel első sorában lévő oszlopnevek nem egyeznek pontosan az űrlap definíciójában lévő mezőnevekkel
• A cellákban lévő adatok nem a megfelelő formátumban vannak az adott mezőtípushoz
• Értékek hiányoznak a kötelező mezőkből
• A fájl nem XLSX formátumban van vagy sérült

Ellenőrizze a fájlban lévő adatokat és győződjön meg róla, hogy megfelel az űrlap struktúrájának. Ha a problémák továbbra is fennállnak, lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral.

E-mail értesítés nem érkezett meg

Ha nem kapott várható e-mail értesítést űrlap kitöltésekor vagy határidő közeledtekor:

• Ellenőrizze a spam mappát
• Ellenőrizze, hogy a megfelelő e-mail cím szerepel-e a profiljában
• Győződjön meg róla, hogy az űrlap beállításaiban szerepel értesítés címzettjeként
• Közelgő határidők esetén ellenőrizze, hogy a dátum helyesen van-e megadva és az értesítés még nem lett elküldve

Ha a probléma továbbra is fennáll, lépjen kapcsolatba a technikai támogatással.

GYIK - Gyakran ismételt kérdések

Létrehozhatok egyedi űrlapot adminisztrátori segítség nélkül?

Nem, új űrlaptípusok létrehozása és mezőik meghatározása adminisztrátori jogokat igényel. A normál felhasználók csak a már létrehozott űrlapokat tölthetik ki. Ha új űrlaptípusra van szüksége, lépjen kapcsolatba az adminisztrátorral annak létrehozására vonatkozó kéréssel.

Meddig őrzik meg a kitöltött űrlapokat?

A kitöltött űrlapokat határozatlan ideig megőrzik, amíg egy adminisztrátor vagy jogosult személy kifejezetten nem törli őket. A törölt rekordok a kukába kerülnek, ahonnan visszaállíthatók vagy véglegesen eltávolíthatók.

Exportálhatok adatokat az űrlapokból?

Igen, exportálhat adatokat az áttekintő táblázatból az Excel gomb használatával a táblázat felett. Az exportálás tartalmazza az összes megjelenített oszlopot és a jelenleg beállított szűrőknek megfelelő rekordokat. A fájl XLSX formátumban töltődik le.

Látják mások a folyamatban lévő űrlapjaimat?

Nem, az űrlap csak a Mentés gombbal való mentés után jelenik meg más felhasználóknak. Ha bezárja a párbeszédablakot mentés nélkül, nem kerül mentésre adat, és senki sem fogja látni az űrlapot. A folyamatban lévő űrlapok nem menthetők piszkozatként.

Megváltoztathatom egy már kitöltött űrlapot?

Igen, ha van engedélye a rekord szerkesztésére. Minden változás rögzítésre kerül az űrlap történetében, beleértve a változás dátumát, a változást végrehajtó személyt és a megváltoztatott mezők leírását. A változástörténet minden rekord részletének része.

Rövidítések és kifejezések

• Űrlap - típus vagy sablon, amely meghatározza a mezők struktúráját az adatok rögzítéséhez
• Rekord - egy űrlap konkrét kitöltött példánya adatokkal
• Mező - egyedi űrlapelem érték beírásához (szöveg, dátum, szám stb.)
• Beágyazott táblázat - táblázat típusú mező, amely lehetővé teszi több sor alárendelt rekord beillesztését
• Kuka - hely a törölt rekordok számára a végleges eltávolítás előtt
• Globális jogok - általános felhasználói hozzáférési jogok, amelyek minden űrlapra érvényesek
• Speciális jogok - hozzáférési jogok, amelyek egyénileg vannak meghatározva egy adott űrlaphoz
• Nyilvános link - URL cím, amely lehetővé teszi az űrlap kitöltését a rendszerbe való bejelentkezés nélkül