Munka jelentések - munkaidő-elszámolás, időkimutatás, timesheet

Áttekintés

A Munka jelentések modul (munkaidő-elszámolás, időkimutatás, munkavégzés jelentése) arra szolgál, hogy rögzítse, mennyi időt és milyen tevékenységekre fordítottak a cég alkalmazottai. A rögzített munka összeköthető megrendeléssel, feladattal, a Címjegyzék/CRM egy cégével vagy egy HelpDesk-jegyével, és felhasználható az ügyfeleknek történő számlázás, a bérszámfejtés, valamint a jelenléttel való összehasonlítás alapjaként. A modulnak nincs jóváhagyási folyamata – a szerkesztés egyetlen korlátozása a jelentések adott dátumhoz történő zárolása, amelyet az erre jogosult felhasználó végez el.

Kulcsfontosságú funkciók

• Egyéni és tömeges munkajelentések rögzítése saját magunk, vagy (a kiosztott jogosultságok szerint) kollégák nevében
• Havi áttekintés az elvégzett munkaidőről, amely a könyvelőszoftverbe történő exportálás alapja
• Megrendelések és alkalmazottak szerinti áttekintések a számlázás és a bérszámfejtés alapjaként
• A ledolgozott órák statisztikái oszlopdiagramok formájában
• Napi áttekintés, amely összehasonlítja a jelentett órákat a jelenléttel
• Jelentések zárolása adott dátumhoz, a jelentés nyomtatása és e-mailben történő elküldése, valamint választható egyéni mezők

Hozzáférés és beállítások

Mielőtt elkezdene munkát rögzíteni a Munka jelentések modulban, hozzáférést kell kapnia, és a cégnek be kell állítania a modult az igényei szerint – különösen azt, hogy mely űrlapmezőket látja, és hány napra visszamenőleg rögzíthet jelentést. A következő fejezetek leírják, hol találja a modult, milyen hozzáférési szintek léteznek, és mit lehet módosítani a beállításaiban.

Hogyan jusson el a Munka jelentések modulhoz

A Munka jelentések modult az alkalmazás főmenüjéből, a Munka jelentések menüpont segítségével nyithatja meg. Csak akkor látja, ha a modul beállításaiban legalább alapszintű hozzáférést kapott. A csak saját munkájuk írására és olvasására jogosult felhasználóknak (alapszintű hozzáférés) kizárólag a Munka jelentések fül jelenik meg; a többi, áttekintéseket tartalmazó fül csak magasabb hozzáférési szinttől érhető el.

Jogosultságok és hozzáférési jogok a Munka jelentések modulhoz

A Munka jelentések modulhoz való hozzáférés a Modul beállításai menü Felhasználói jogok fülén állítható be, minden alkalmazott esetében hat szint egyikeként:

A választott szinttől függetlenül a felhasználó mindig látja a saját maga által rögzített munkát. Külön (a szinttől függetlenül) osztható ki a jelentések adott dátumhoz történő zárolásának joga, valamint „A teljes munkaidő bejelentésének kötelezettsége" jelölőnégyzet, amely meghatározza, hogy az adott alkalmazott óráit a Napi áttekintés összehasonlítja-e a jelenléttel. Ha a cég adminisztrátor által kezelt megrendeléslistát használ, a megrendelésnél közvetlenül beállított jogosultságok elsőbbséget élveznek a felhasználó személyes hozzáférési szintjével szemben.

A Munka jelentések modul beállításai

A Munka jelentések modul beállításait a Beállítások → Munka jelentések menüben találja. Négy fülre oszlik: Felhasználói jogok (fentebb ismertetve), Általános beállítások, Választható mezők, valamint egy fül a külső rendszerekhez való kapcsolódáshoz. A Beállításokhoz a cég adminisztrátora, vagy az a felhasználó fér hozzá, akinek a modul kezelése kifejezetten hozzá lett rendelve; egyedül ők nem esnek a visszamenőleges napok számának korlátozása alá sem, amikor jelentést rögzítenek.

Általános beállítások: rögzítés korlátozása és figyelmeztetések

A Munka jelentések modul beállításainak Általános beállítások fülén korlátozható, hogy egy hétköznapi felhasználó mennyire mehet vissza a múltba jelentés rögzítésekor (a „Maximum visszamenőleg kitölthető napok száma" beállítás, alapértelmezetten „Korlátozások nélkül"), és bekapcsolható az automatikus figyelmeztetés, ha egy alkalmazott hosszabb ideig nem töltött ki jelentést (a „Figyelmeztetés, ha nem töltött ki semmit vissza" beállítás). A figyelmeztetés küldhető mindig, vagy csak azon a napon, amikor az alkalmazottnak van jelenléti bejegyzése, e-mailben, SMS-ben vagy mindkét csatornán; a kiválasztott felhasználók kizárhatók az ellenőrzésből. Itt osztható ki a jelentések adott dátumhoz történő zárolásának önálló joga is, és itt állítható be, mely jelenléti bejegyzéstípusok számítanak ledolgozott időnek a Napi áttekintés szempontjából (üres kiválasztás esetén az alapértelmezett készlet: Munkaidő, Kiküldetés, HomeOffice), valamint hogy hány százalékos hiánytól legyen a Napi áttekintés sora sárgával és pirossal kiemelve.

Általános beállítások: megrendelések és CRM-cégek

A Munka jelentések modul beállításainak Általános beállítások fülén emellett bekapcsolható, hogy a jelentésben megadható-e Megrendelés, CRM-cég és CRM-fiók. A megrendelések nevét alapértelmezetten az alkalmazottak maguk adják meg (új név a jelentés kitöltése közben rögtön létrehozható); a „Csak a rendszergazda adja meg a megrendelések nevét az alábbi táblázatban" bejelölésével átvált egy adminisztrátor által kezelt listára. Új megrendelések a Megrendelés hozzáadása gombbal adhatók hozzá; mindegyiknél beállítható a név, hogy aktív-e (az inaktív megrendelés a továbbiakban nem ajánlható fel új jelentés rögzítésekor), valamint hogy ki olvashatja („Munkák megtekintése ezen a megrendelésen") és ki rögzíthet rá munkát („Munkák rögzítése ebbe a megrendelésbe") – kiválaszthatók konkrét személyek, vagy a „Mindenki (még akkor is, ha a jövőben hozzáadják)" opció. Ezek a megrendelésen beállított jogosultságok elsőbbséget élveznek a felhasználó személyes hozzáférési szintjével szemben. A „Megrendelésnevek lekérése a Megrendelések modulból" opcióval a megrendelések kínálata közvetlenül a Megrendelések modulból származik (korlátozható csak aktív megrendelésekre vagy meghatározott prioritású megrendelésekre). A „Munkajelentés engedélyezése tevékenységekhez" bejelölésével elérhetővé válik a jelentés közvetlenül a Feladatok modulból történő rögzítése, beleértve a mobilalkalmazásban lévő választható munkaidőmérőt is.

Általános beállítások: nyomtatás, tarifák és űrlapmezők

A Munka jelentések modul Általános beállítások fülén emellett egyesével bekapcsolhatók a jelentés rögzítésére szolgáló űrlap mezői – a tevékenység leírása, a szállítás, a további költségek (beállítható tizedesjegyek számával), a jegyzet és a mellékletek (legfeljebb 60 fájl, egyenként legfeljebb 100 MB). A „A jelentés űrlapon való nyomtatásának engedélyezése" opció a táblázathoz hozzáad egy oszlopot a jelentés számával, és elérhetővé teszi a jelentés nyomtatását és PDF-ként e-mailben történő elküldését; ide tölthető fel a nyomtatott űrlaphoz tartozó saját logó is (PNG kép, ideálisan 250×300 px). Az „Árak/díjak kiválasztása adatbevitelkor" opció bekapcsolja a Tarifa mezőt a jelentésben, valamint egy legfeljebb tíz tarifából álló táblázatot, mindegyiknél az alkalmazott óráinak átszámítására szolgáló szorzóval (az „Áttekintés az alkalmazottak által" fülön a bérek és bónuszok alapjaként használatos), és egy órára vonatkozó díjjal a nyomtatott űrlaphoz. Az „Egy napos tömeges bejelentés engedélyezése" opció elérhetővé teszi azt a gombot, amellyel egyszerre, tömegesen rögzíthető több ember munkája egy napra. Itt található a jelentés rögzítésének párbeszédablaka tetején megjelenő saját tájékoztató vagy figyelmeztető szöveg mezője is.

Választható mezők a munkajelentésben

A Munka jelentések modul a Választható mezők beállítási fülön lehetővé teszi legfeljebb tíz egyéni mező hozzáadását a jelentés rögzítésére szolgáló űrlaphoz. Minden mezőnél beállítható a név, a típus (igen/nem, egész szám, tizedes szám, dátum, listából választás, tevékenységtáblázat, egysoros szöveg vagy felhasználó kiválasztása), hogy kötelező-e, hogy megjelenjen-e a jelentések fő táblázatában és a szűrőben, valamint hogy hova kerüljön a párbeszédablakban (az elejére, a megrendeléshez, a feladathoz, az időhöz vagy a végére). Választhatóan beállítható automatikus e-mail figyelmeztetés is, ha a mező egy adott, megfigyelt értéket vesz fel. A „Tevékenységtáblázat" típusnak saját altáblázata van kódokkal, nevekkel, mértékegységgel (darab/óra) és egységárral, amelyből bevitelkor automatikusan kiszámítja az időt vagy az összeget a További költségek mezőbe.

Kapcsolódás külső rendszerekhez

A Munka jelentések modul beállításai között található egy fül az adatok szokásos felhasználói felületen kívüli, automatikus átvitelére is, amely a könyvelő vagy más céges szoftverhez való kapcsolódásra szolgál. Ennek a kapcsolatnak a beállítása és használata jellemzően az informatikai osztály vagy az adott szoftver szállítójának feladata, és technikai részletei nem képezik részét ennek, a hétköznapi felhasználóknak szóló kézikönyvnek.

Felhasználói felület

A Munka jelentések modul felhasználói felületét hat fül, a fő táblázat feletti szűrőpanel, valamint maga a rögzített jelentéseket tartalmazó táblázat alkotja. Hogy mely fülek és oszlopok láthatók, az az Ön hozzáférési szintjétől és a cégében érvényes modulbeállításoktól függ. A következő fejezetek leírják a főképernyő elrendezését, a szűrési lehetőségeket, valamint az egyes sorokhoz elérhető műveleteket.

A Munka jelentések modul főképernyője

A Munka jelentések modul tetején hat, egymás mellett csempeként megjelenő fül található, az aktív fül kiemelve: Munka jelentések, Havi áttekintés, Áttekintés megrendelések szerint, Áttekintés az alkalmazottak által, Statisztikák és Napi áttekintés. A 2–6. fülek csak az alapszintűnél magasabb hozzáféréssel rendelkező felhasználóknak jelennek meg – a „Csak saját munkád írása és olvasása" joggal rendelkező felhasználók csak az első fület látják.

Szűrők és keresés a munkajelentésekben

A Munka jelentések fülön a táblázat felett található a Szűrő panel. A beállításoktól és jogosultságoktól függően tartalmazza az alkalmazott kiválasztását (csak akkor, ha a felhasználó hozzáfér mások munkájához, a kínálat tartalmazza a „Minden" opciót és azoknak a nevét, akiknek a munkáját olvashatja), a megrendelést (egyet, vagy ha ez engedélyezett, akár többet is egyszerre, beleértve a „Megrendelés nélkül" opciót), a CRM-céget és -fiókot, valamint a „Megjelenítés a szűrőben" jelöléssel ellátott választható mezőket. Mindig rendelkezésre áll három legördülő lista: Év, Hónap és Nap, mindegyik „Minden" opcióval is, valamint a „Munkajelentések megtekintése" gomb. Az áttekintő fülöknek (Havi áttekintés, Áttekintés megrendelések szerint, Áttekintés az alkalmazottak által, Napi áttekintés) hasonló, Év és Hónap szerinti szűrőjük van, a Statisztikák fül pedig egy dátumtól–dátumig tartó időszak szerint szűr.

A munkajelentések táblázata és a rekordokhoz tartozó műveletek

A Munka jelentések fülön található táblázat oszlopai a modul bekapcsolt beállításaitól függően változnak: Dátum, a jelentés száma (csak bekapcsolt nyomtatás esetén), CRM-cég és -fiók, projekt (ha a Feladatok és a Projektek is be van kapcsolva), megrendelés, ki végezte el a munkát, tarifa, idő, leírás, szállítás, további költségek, mellékletek, feladat, jegyzetek, valamint a táblázatban való megjelenítésre kijelölt saját választható mezők. Az utolsó sor összesítő, bekapcsolt tarifák esetén külön-külön minden tarifára. Minden sornál megtalálhatók a műveletek ikonjai: nagyító/szem a részletek megtekintéséhez, ceruza a szerkesztéshez (csak ha a jelentés nincs zárolva, és Önnek van erre jogosultsága), másolás ikon (bárki számára elérhető, akinek van írási joga) és kuka a törléshez (csak zárolás nélkül és törlési joggal). A zárolt jelentéseknél szerkesztés helyett egy lakat ikon jelenik meg a „A jelentés ezen a napon lezárva van." figyelmeztetéssel.

Alapvető műveletek

Ez a fejezet a Munka jelentések modul mindennapi teendőit írja le – hogyan rögzítsen egy vagy több jelentést egyszerre, hogyan szerkesszen, másoljon, töröljön egy meglévő jelentést, vagy hogyan tekintse meg annak részleteit. Az egyes műveletek elérhetősége egy adott jelentésnél attól függ, hogy a jelentés nincs-e zárolva az adott dátumhoz, és rendelkezik-e Ön a megfelelő jogosultsággal.

Eljárás: Munkajelentés rögzítése

1. A Munka jelentések modulban kattintson a Munka rögzítése gombra.
2. A párbeszédablakban válassza ki (a beállítások és a kiosztott jogosultságok szerint) az alkalmazottat, a dátumot, a megrendelést, az időt, esetleg a tarifát, a leírást, a szállítást, a további költségeket, a jegyzetet, a mellékleteket és a választható mezőket.
3. Erősítse meg a Mentés gombbal. Egyes képernyőkön elérhető a Mentés & Munka jelentések, Mentés & Feladatok – Részletek vagy Mentés & Projektek – Részletek változat is, amely mentés után rögtön a megfelelő oldalra vált.

Kötelező kitölteni az alkalmazottat és a dátumot; ha valamelyik választható mezőnél be van jelölve a „Kötelező" opció, azt is ki kell tölteni. Az Idő mezőt tizedes órákban kell megadni (segítség: 0,1 óra = 6 perc, 0,25 óra = 15 perc). Mentés után a jelentés előzményeibe bekerül egy bejegyzés a létrehozásról, és ha a megrendeléshez be van állítva egy tájékoztatást kérő vezető, automatikusan e-mailt kap az újonnan rögzített munkáról; adott esetben elmegy a választható mezőhöz beállított e-mail is, ha a kitöltött érték megegyezik a megfigyelt értékkel.

Útmutató: Munkajelentések tömeges rögzítése

A Munka jelentések modul lehetővé teszi több jelentés egyidejű rögzítését egyetlen napra, ha ez a lehetőség be van kapcsolva a modul beállításaiban.

1. Kattintson a Tömeges munka rögzítése gombra.
2. Megnyílik egy párbeszédablak öt üres sorral egy napra; a „Következő sor" gombbal további sorok adhatók hozzá.
3. Csak azokat a sorokat töltse ki, amelyekre szüksége van – az üres sorok mentéskor nem kerülnek elmentésre.
4. Kattintson a Mentés gombra.

Mentés után megjelenik egy összesítés arról, hány sor sikerült („X / Y mentve"), a nem mentett soroknál pedig az ok is – például hogy a dátum zárolva van, túllépte a visszamenőleges napok korlátját, vagy a jelentés kívül esik az Ön jogosultságán. A Cég, a Fiók és a Megrendelés mező tömeges rögzítésnél csak egyszer, az egész köteghez töltendő ki.

Munkajelentés szerkesztése

A Munka jelentések modulban egy meglévő jelentést a táblázat megfelelő sorában lévő ceruza ikonra kattintva szerkeszthet. Az ikon csak akkor érhető el, ha a jelentés nincs zárolva az adott dátumhoz, és Önnek van szerkesztési joga az adott jelentéshez. Ugyanaz a párbeszédablak nyílik meg, mint rögzítéskor, a mentett adatokkal előre kitöltve – módosítsa a szükséges mezőket, és mentse a Mentés gombbal. Mentés után a jelentés előzményeibe bekerül, hogy pontosan mi változott (a régi és az új érték minden módosított mezőnél, beleértve a választható mezőket is), és ha a megrendeléshez be van állítva egy tájékoztatást kérő vezető, ismét kap egy összefoglaló e-mailt.

Munkajelentés másolása

A Munka jelentések modulban egy meglévő jelentést gyorsan lemásolhat a sorban lévő másolás ikonra kattintva – ezt a műveletet bárki elvégezheti, akinek van jelentésrögzítési joga. Megnyílik egy párbeszédablak, amely a forrásjelentéssel megegyező értékekkel van előre kitöltve, de új, önálló rekordként. A szükséges adatok (jellemzően a dátum) módosítása és mentés után egy, az eredetitől független, új jelentés jön létre.

Munkajelentés törlése

A Munka jelentések modulban a sorban lévő kuka ikonra kattintva törölhet egy jelentést; ez a művelet csak az adott dátumhoz való zárolás nélkül és csak a legmagasabb hozzáférési szinttel rendelkező felhasználóknak érhető el (amely magában foglalja az XML exportálást is). A „Töröl? / Valóban törölni szeretné ezt az rekordot?" kérdés megerősítése után a jelentés eltűnik a szokásos listából és az áttekintésekből, és csak a táblázat feletti Törölt gombra kattintva kereshető vissza.

Munkajelentés részleteinek megtekintése

A Munka jelentések modulban a sorban lévő szem/nagyító ikonra kattintva megnyithatja a jelentés részleteit az összes kitöltött mezővel, a kapcsolódó megrendelésre, feladatra vagy jegyre mutató hivatkozással, valamint a jegyzetek és az elvégzett módosítások előzményeivel. A részletekből, ha a beállításokban be van kapcsolva az űrlapra nyomtatás, átválthat a jelentés nyomtatására vagy PDF-ként e-mailben történő elküldésére.

Haladó funkciók

A szokásos rögzítésen és szerkesztésen kívül a Munka jelentések modul kínálja a jelentés űrlapra nyomtatását, a jelentés PDF-ként e-mailben történő elküldését, a ledolgozott órák XML-be exportálását a könyvelőszoftver számára, a jelentések adott dátumhoz történő zárolását, valamint a tarifákkal és díjakkal való munkát. Ezek a funkciók csak a megfelelő modulbeállítás és a kiosztott jogosultság mellett érhetők el.

Munkajelentés nyomtatása

Ha a Munka jelentések modul beállításaiban be van kapcsolva a „A jelentés űrlapon való nyomtatásának engedélyezése" opció, a jelentés részleteinél megtalálja a Nyomtatás gombot. Ez új ablakban megnyitja a jelentés nyomtatható formáját (választhatóan a cég logójával is), és rögtön elindítja a böngésző nyomtatási párbeszédablakát. A nyomtatáson és a táblázatban is megjelenő jelentésszám automatikusan generálódik a dátumból és a rekord sorszámából, azt Ön nem adja meg.

Munkajelentés elküldése e-mailben

A jelentés részleteinél, ha be van kapcsolva az űrlapra nyomtatás, kattintson az Email - PDF gombra – megnyílik a „A munkadokumentum elküldése e-mailben" párbeszédablak. Adja meg az e-mail címet (több cím pontosvesszővel választható el), vagy jelölje be a CRM-cégéhez kapcsolt, felkínált kapcsolattartó e-mail címeket, töltse ki a tárgyat (előre kitöltve a jelentés számával), a szöveget és esetleg egyéb mellékleteket (legfeljebb 5 fájl, egyenként legfeljebb 5 MB). A Küldés gombbal elküldi az e-mailt a generált PDF jelentéssel; a feladó rejtett másolatot kap, és az esetleges válaszok az ő címére érkeznek. Sikeres küldés után megjelenik a „Az e-mailt elküldtük a következő címre: N Cím(ek)" megerősítés.

Exportálás: XML a könyvelőszoftver számára

A Munka jelentések modul lehetővé teszi a kiválasztott hónapban ledolgozott órák elmentését egy fájlba, amely a könyvelőszoftverbe importálható. Az exportálást csak a modulhoz legmagasabb hozzáférési szinttel rendelkező felhasználó látja és használja (amely magában foglalja a törlést és az exportálást is).

1. A Munka jelentések modulban nyissa meg a Havi áttekintés fület.
2. Válassza ki az Évet és a Hónapot, majd kattintson az Áttekintés megjelenítése gombra.
3. A táblázat alatt kattintson a Az e havi munkaidő-nyilvántartások mentése XML formátumban a könyvelőszoftverbe történő exportáláshoz/importáláshoz gombra.
4. A fájl rögtön letöltődik az Ön számítógépére.

A fájl tartalmazza az összes jelentést a kiválasztott időszakra és azoknak a megrendeléseknek a körére, amelyeket Ön megtekinthet.

Kimeneti formátum: XML

Célrendszer: a cég könyvelőszoftvere (a ledolgozott időre vonatkozó adatok importálása/exportálása)

Jelentések zárolása és feloldása adott dátumhoz

A Munka jelentések modulban nincs egyedi jelentések jóváhagyási folyamata (nincs olyan állapot, mint „jóváhagyásra vár" vagy „jóváhagyva") – a szerkesztés egyetlen korlátozása az adott dátumhoz történő zárolás, amelyet a zárolási joggal rendelkező felhasználó végez el.

1. A Munka jelentések modulban kattintson a Jelentések zárolása gombra (csak a kiosztott joggal rendelkező felhasználók látják).
2. A párbeszédablakban jelölje be azokat az alkalmazottakat, akiket a zárolás érint, vagy a „Minden" jelölőnégyzetet.
3. Adja meg azt a dátumot, ameddig (bezárólag) a jelentéseket zárolni kell.
4. Kattintson a A kijelölt felhasználók zárolása gombra. A zárolás visszavonásához a kiválasztott alkalmazottaknál a A kiválasztottak feloldása gombot használja.

A zárolás óta az adott alkalmazottnál nem hozható létre, nem szerkeszthető és nem törölhető olyan jelentés, amelynek dátuma a zárolt időszakra vagy korábbra esik; a szerkesztő párbeszédablakban megjelenik a „A jelentés ezen a napon lezárva van." figyelmeztetés, és a mentés nem lehetséges. A feloldás után az előzményekben megmarad a bejegyzés arról, hogy ki és mikor oldotta fel a jelentéseket. A párbeszédablak része az „Aktuális zárolások" táblázat is, amely felsorolja, ki melyik dátumhoz van zárolva.

Tarifák és díjak a munkajelentésekben

Ha a Munka jelentések modul beállításaiban be van kapcsolva az „Árak/díjak kiválasztása adatbevitelkor" opció, minden jelentésnél egy, az adminisztrátor által elkészített, legfeljebb tíz tarifából álló táblázatból választhat tarifát. Minden tarifának saját szorzója van az alkalmazott ledolgozott óráinak átszámítására – ez az „Áttekintés az alkalmazottak által" fülön, az átszámítás utáni sorban érvényesül, és jellemzően a bérbónuszok vagy a túlórák alapjául szolgál. A tarifának emellett van egy órára vonatkozó díja is, amely beleszámít a jelentés nyomtatott űrlapján szereplő árba. Ilyenkor a jelentések táblázata és az összesítő sor is külön-külön, minden tarifára számolódik.

Integráció más modulokkal

• Feladatok: Ha a Munka jelentések modul beállításaiban be van kapcsolva a feladatokra vonatkozó munkajelentés, a munka közvetlenül egy konkrét feladatra jelenthető, és a jelentésben, valamint a feladatban is megjelenik a kölcsönös hivatkozás. Választhatóan emellett engedélyezhető a munkaidőmérő (Start/Szünet/Vége) a mobilalkalmazásban. Ha egyszerre a Projektek is be van kapcsolva, a jelentések táblázata megjeleníti a projekt oszlopát is, a részleteire mutató hivatkozással.
• Megrendelések: A megrendelés neve a jelentésben közvetlenül a Megrendelések modulból is lekérhető, kézi bevitel helyett – a jelentés ekkor véglegesen a megrendeléshez kötődik, még annak átnevezése után is. Ha a megrendeléshez be van állítva egy tájékoztatást kérő vezető, e-mailben megkapja az adott megrendelésen rögzített vagy módosított minden jelentés áttekintését. A megrendelés részleteiből megtekinthető az azon elvégzett munka áttekintése.
• Jelenlét: A Munka jelentések modul Napi áttekintés füle a teljes munkaidő bejelentésére kötelezett alkalmazottaknál összehasonlítja a jelentett órákat a jelenlét szerinti ledolgozott idővel, és színesen jelzi az eltérést (hiány).
• Címjegyzék / CRM: A munkajelentés köthető a Címjegyzékben (CRM) vezetett konkrét céghez és fiókhoz; a jelentés e-mailben történő elküldésekor az adott céghez tárolt kapcsolattartói címek is felkínálásra kerülnek.
• HelpDesk: Egy HelpDesk-jegyből rögtön létrehozható munkajelentés előre beállított leírással és a hozzá kapcsolt céggel és fiókkal; a jegy részleteiből pedig látható az ahhoz kapcsolódóan elvégzett munka áttekintése.
• Reklamáció: A HelpDeskhez hasonlóan a jelentés köthető egy konkrét reklamációhoz, és annak részleteiből megtekinthető az elvégzett munka áttekintése.

Hibaelhárítás

A Munka jelentések modullal kapcsolatos legtöbb probléma a jelentések adott dátumhoz történő zárolásával, a visszamenőleges napok számának korlátozásával vagy a hiányzó hozzáférési jogokkal függ össze. A következő kérdések és tippek segítenek gyorsan felismerni és megoldani a helyzetet, illetve tudni, kihez forduljon a cégen belül.

Gyakori kérdések a Munka jelentések modulhoz

Kérdés: Miért nem tudok szerkeszteni vagy törölni egy régebbi munkajelentést?

Megoldás: A jelentés valószínűleg zárolva van az adott dátumhoz – a zárolt jelentésnél megjelenik egy lakat ikon és a „A jelentés ezen a napon lezárva van." üzenet. Forduljon ahhoz a felhasználóhoz, akinek a modul beállításaiban ki lett osztva a jelentések zárolásának joga, hogy oldja fel az adott időszakot.

Kérdés: Miért nem tudok rögzíteni egy néhány héttel korábbi dátumú jelentést?

Megoldás: A Munka jelentések modul beállításaiban korlátozva lehet, hány napra visszamenőleg rögzíthető jelentés. Megjelenik a „Megengedett, hogy legfeljebb ___ napot töltse ki visszamenőleg: N" üzenet – adjon meg újabb dátumot, vagy kérje meg a modul adminisztrátorát a beállítás módosítására.

Kérdés: Miért nem sikerült minden sor a tömeges bevitelnél?

Megoldás: Mentés után megjelenik egy „X / Y mentve" összesítés, a nem mentett soroknál pedig az ok – jellemzően zárolt dátum, túllépett visszamenőleges napkorlát, vagy az Ön jogosultságán kívül eső jelentés. A megjelenített ok alapján javítsa ki a sort, és mentse el újra.

Kérdés: Ki hagyja jóvá a rögzített jelentéseket a Munka jelentések modulban?

Megoldás: A Munka jelentések modulnak nincs jóváhagyása. Az egyetlen korlátozás, amely megakadályozza egy jelentés későbbi szerkesztését vagy törlését, annak adott dátumhoz történő zárolása.

Tippek a munkajelentésekkel való hatékony munkához

• Tipp: Ha gyorsan szeretne több sort rögzíteni ugyanarra a napra, használja a Tömeges munka rögzítése gombot – az üres sorokat mentéskor a rendszer automatikusan kihagyja.
• Tipp: A sorban lévő másolás ikon időt takarít meg, ha ismételten hasonló munkát jelent ugyanazon a megrendelésen.
• Tipp: Az Idő mezőt tizedes órákban adja meg – 0,1 óra 6 percnek felel meg, 0,25 óra 15 percnek felel meg.
• Megjegyzés: Az Ön saját rögzített munkája mindig megjelenik, függetlenül a modulhoz kiosztott hozzáférési szinttől.