Informes de trabajo (registro del tiempo trabajado, hojas de horas, reporte de trabajo)

Resumen

El módulo Informes de trabajo (registro del tiempo trabajado, hojas de horas, reporte de trabajo) sirve para registrar cuánto tiempo y en qué actividades han trabajado los empleados de la empresa. El trabajo registrado se puede vincular a un pedido, una tarea, una empresa del Directorio/CRM o un tique de HelpDesk, y utilizarse como base para la facturación a los clientes, para las nóminas y para compararlo con la asistencia. El módulo no tiene ningún proceso de aprobación: la única restricción para editar es el bloqueo de los informes a una fecha determinada, que realiza un usuario autorizado.

Funciones clave

• Registro de informes de trabajo individuales o masivos, para uno mismo o (según los derechos asignados) para compañeros
• Resumen mensual del tiempo trabajado como base para la exportación al software de contabilidad
• Resúmenes por pedidos y por empleados como base para la facturación y las nóminas
• Estadísticas de las horas trabajadas en gráficos de barras
• Resumen diario que compara las horas registradas con la asistencia
• Bloqueo de informes a una fecha, impresión y envío del informe por correo electrónico, campos personalizados opcionales

Acceso y configuración

Antes de empezar a registrar trabajo en el módulo Informes de trabajo, necesita tener acceso asignado, y la empresa debe tener el módulo configurado según sus necesidades, especialmente qué campos del formulario verá y cuántos días hacia atrás puede registrar un informe. Los siguientes apartados describen dónde encontrar el módulo, qué niveles de acceso existen y qué se puede ajustar en su configuración.

Cómo acceder al módulo Informes de trabajo

El módulo Informes de trabajo se abre desde el menú principal de la aplicación a través de la opción Informes de trabajo. Solo lo verá si en la configuración del módulo se le ha asignado como mínimo el acceso básico. A los usuarios con acceso básico (solo redactar y consultar su propio trabajo) se les mostrará únicamente la pestaña Informes de trabajo; el resto de pestañas con resúmenes solo estará disponible a partir de un nivel de acceso superior.

Permisos y derechos de acceso al módulo Informes de trabajo

El acceso al módulo Informes de trabajo se configura en la pestaña Derechos de los usuarios de la Configuración del módulo, mediante uno de los seis niveles siguientes para cada empleado:

Independientemente del nivel elegido, el usuario siempre ve su propio trabajo registrado. De forma independiente (sin relación con el nivel) se asigna en la configuración el derecho a bloquear informes a una fecha y la casilla "Obligación de registrar todo el tiempo de trabajo", que determina si las horas de ese empleado se comparan con la asistencia en el Resumen diario. Si la empresa utiliza una lista de pedidos gestionada por el administrador, los derechos configurados directamente en el pedido tienen prioridad sobre el nivel de acceso personal del usuario.

Configuración del módulo Informes de trabajo

La configuración del módulo Informes de trabajo se encuentra en el menú Ajustes → Informes de trabajo. Está dividida en cuatro pestañas: Derechos de los usuarios (descrita arriba), Configuración general, Campos opcionales y una pestaña para la conexión con sistemas externos. El acceso a la Configuración lo tiene el administrador de la empresa o el usuario al que se le haya asignado expresamente la administración del módulo; estos son también los únicos que no están sujetos a la restricción del número de días hacia atrás en los que se puede registrar un informe.

Configuración general: restricción de registro y notificaciones

En la configuración del módulo Informes de trabajo, en la pestaña Configuración general, se puede limitar hasta qué punto en el pasado puede un usuario normal registrar un informe (opción "Número máximo de dias que se puede registrar retroactivamente informes", valor por defecto "No limites"), y activar una notificación automática si un empleado lleva mucho tiempo sin registrar ningún informe (opción "Notificar si no se redacta un informe en"). La notificación se puede enviar siempre, o solo el día en que el empleado tiene un registro de asistencia, por correo electrónico, SMS o ambos canales; se puede excluir de la comprobación a determinados usuarios. Aquí también se asigna el derecho independiente para bloquear informes a una fecha y se configura qué tipos de registros de asistencia cuentan como tiempo trabajado para el Resumen diario (una selección vacía significa el conjunto por defecto: Horario de trabajo, Viaje de trabajo, Teletrabajo), y a partir de qué porcentaje de déficit se resalta una fila del Resumen diario en amarillo y en rojo.

Configuración general: pedidos y empresas del CRM

En la configuración del módulo Informes de trabajo, en la pestaña Configuración general, también activa si en el informe se solicitan los campos Orden, Empresa del CRM y Sucursal del CRM. Por defecto, los empleados introducen ellos mismos los nombres de los pedidos (se puede crear un nombre nuevo directamente al rellenar el informe); marcando "Solo el administrador introduce los nombres de los pedidos en la tabla a continuación" pasa a una lista gestionada por el administrador. Los pedidos nuevos se añaden con el botón Añadir pedido; en cada uno se configura el nombre, si está activo (un pedido inactivo deja de ofrecerse al registrar un nuevo informe) y quién puede leerlo ("Ver trabajos relacionados con este pedido") y quién puede registrar trabajo en él ("Registrar trabajos relacionados con este pedido") – se puede seleccionar personas concretas o "Todos (incluso si se agregan en el futuro)". Estos derechos del pedido tienen prioridad sobre el nivel de acceso personal del usuario. Con la opción "Cargar los nombres de los pedidos desde el módulo de pedidos" la lista de pedidos se obtiene directamente del módulo Contratos (se puede limitar solo a pedidos activos o a pedidos con una prioridad determinada). Al marcar "Habilitar los informes de trabajo para las tareas" se habilita el registro de trabajo directamente desde el módulo Tareas, incluido un temporizador de trabajo opcional en la aplicación móvil.

Configuración general: impresión, tarifas y campos del formulario

En la pestaña Configuración general del módulo Informes de trabajo también activa los distintos campos del formulario para registrar el informe: descripción de la actividad, transporte, otros gastos (con un número configurable de decimales), nota y archivos adjuntos (como máximo 60 archivos, cada uno de hasta 100 MB). La opción "Permitir que el informe se imprima en un formulario" añade a la tabla una columna con el número de informe y habilita la impresión y el envío del informe por correo electrónico como PDF; aquí también se puede subir un logotipo propio para el formulario impreso (imagen PNG, idealmente de 250×300 px). La opción "Selección de la Tarifa al crear informe" activa el campo Tarifa en el informe y una tabla de hasta diez tarifas, cada una con un multiplicador para recalcular las horas del empleado (se utiliza en el Resumen por empleados como base para las nóminas y las bonificaciones) y una tarifa por hora para el formulario impreso. La opción "Permitir subir informes en bloque durante 1 día" habilita el botón para registrar de forma masiva el trabajo de varias personas a la vez. Aquí también hay un campo para un texto informativo o de advertencia propio, que se muestra en la parte superior del cuadro de diálogo de registro del informe.

Campos opcionales en el informe de trabajo

El módulo Informes de trabajo permite, en la configuración de la pestaña Campos opcionales, añadir hasta diez campos propios al formulario de registro del informe. Para cada campo se configura el nombre, el tipo (sí/no, número entero, número decimal, fecha, selección de una lista, tabla de actividades, texto de una línea o selección de usuario), si es "Requerimiento obligatorio", si debe mostrarse "Incluir en la tabla principal" de informes y en el filtro ("Incluir en el filtro de busqueda"), y dónde debe colocarse en el cuadro de diálogo (al principio, junto al pedido, junto a la tarea, junto a la hora o al final). Opcionalmente también se puede configurar una notificación automática por correo electrónico si el campo alcanza un determinado valor controlado. El tipo "Tabla de actividades" tiene su propia subtabla de códigos, nombres, unidad (pieza/hora) y precio por unidad, a partir de la cual se calcula automáticamente al introducir los datos el tiempo o el importe del campo Otros gastos.

Conexión con sistemas externos

En la configuración del módulo Informes de trabajo también hay una pestaña para la transferencia automática de datos fuera de la interfaz de usuario habitual, destinada a la conexión con el software de contabilidad u otro software de la empresa. La configuración y el uso de esta conexión suelen ser competencia del departamento de TI o del proveedor de dicho software, y sus detalles técnicos no forman parte de este manual para usuarios habituales.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario del módulo Informes de trabajo consta de seis pestañas, un panel de filtro sobre la tabla principal y la propia tabla con los informes registrados. Las pestañas y columnas que ve dependen de su nivel de acceso y de la configuración del módulo en su empresa. Los siguientes apartados describen la disposición de la pantalla principal, las opciones de filtrado y las acciones disponibles para cada fila.

Pantalla principal del módulo Informes de trabajo

El módulo Informes de trabajo tiene en la parte superior seis pestañas mostradas una junto a otra en forma de mosaicos, la pestaña activa aparece resaltada: Informes de trabajo, Resumen mensual, Resumen por pedidos, Resumen por empleados, Estadísticas y Resumen diario. Las pestañas de la 2 a la 6 solo se muestran a los usuarios con un acceso superior al básico; los usuarios con el derecho "Acceso a redactar y consultar tus informes" ven únicamente la primera pestaña.

Filtros y búsqueda en los informes de trabajo

En la pestaña Informes de trabajo, sobre la tabla, hay un panel de Filtro. Según la configuración y los derechos, contiene la selección de empleado (solo si el usuario tiene acceso al trabajo de otros, la lista incluye "Todos" y los nombres de las personas cuyo trabajo puede consultar), el pedido (uno, o si está permitido, varios a la vez, incluida la opción "Sin contrato"), la empresa y la sucursal del CRM, y los campos opcionales marcados como "Incluir en el filtro de busqueda". Siempre están disponibles tres listas desplegables Año, Mes y Día, cada una con la opción "Todos", y el botón "Mostrar informes de trabajo". Las pestañas de resúmenes (Resumen mensual, Resumen por pedidos, Resumen por empleados, Resumen diario) tienen un filtro similar por Año y Mes; la pestaña Estadísticas filtra por un rango de fechas desde–hasta.

Tabla de informes de trabajo y acciones de cada registro

Las columnas de la tabla en la pestaña Informes de trabajo cambian según la configuración activada del módulo: Fecha, Número de informe (solo con la impresión activada), empresa y sucursal del CRM, Proyecto (si están activadas tanto Tareas como Proyectos), Orden, quién realizó el trabajo (Completado por), Tarifa, Horas trabajadas, Descripción, Transporte, Otros gastos, Archivos adjuntos, Tarea, Notas y los campos opcionales propios marcados para mostrarse en la tabla. La última fila es la de totales, y con las tarifas activadas se calcula por separado para cada tarifa. En cada fila encontrará iconos de acciones: una lupa/ojo para ver el detalle, un lápiz para modificar (solo cuando el informe no está bloqueado y tiene derecho sobre él), un icono para copiar (disponible para cualquiera con derecho a redactar) y una papelera para eliminar (solo sin bloqueo y con derecho a eliminar). En los informes bloqueados, en lugar de la modificación se muestra un icono de candado con el aviso "El informe está bloqueado a partir de esta fecha."

Operaciones básicas

Este capítulo describe las tareas diarias habituales en el módulo Informes de trabajo: cómo registrar uno o varios informes a la vez, cómo modificar, copiar, eliminar un informe existente o ver su detalle. La disponibilidad de cada acción para un informe concreto depende de si el informe no está bloqueado a esa fecha y de si tiene el derecho correspondiente sobre él.

Procedimiento: Creación de un informe de trabajo

1. En el módulo Informes de trabajo, haga clic en el botón Registrar informe.
2. En el cuadro de diálogo, seleccione (según la configuración y los derechos asignados) el empleado, la fecha, el pedido, las horas, y opcionalmente la tarifa, la descripción, el transporte, otros gastos, la nota, los archivos adjuntos y los campos opcionales.
3. Confirme con el botón Guardar. En algunas pantallas también está disponible la variante Guardar & Informes de trabajo, Guardar & Tareas – Detalle o Guardar & Proyectos – Detalle, que tras guardar cambia directamente a la página correspondiente.

Es obligatorio rellenar el empleado y la fecha; si en algún campo opcional está marcado "Requerimiento obligatorio", este también debe estar rellenado. El campo Horas trabajadas se introduce en horas decimales (ayuda: 0,1 h = 6 minutos, 0,25 h = 15 minutos). Tras guardar, se registra en el historial del informe una nota sobre su creación, y si el pedido tiene configurado un responsable que desea ser informado, se le envía automáticamente un correo electrónico sobre el nuevo trabajo registrado; eventualmente también se envía el correo configurado en el campo opcional, si el valor introducido coincide con el valor controlado.

Guía: Registro masivo de informes de trabajo

El módulo Informes de trabajo permite registrar varios informes a la vez para un mismo día, si esta opción está activada en la configuración del módulo.

1. Haga clic en el botón Registrar informes en bloque.
2. Se abrirá un cuadro de diálogo con cinco filas vacías para un día; con el botón "Línea siguiente" se pueden añadir más.
3. Rellene solo las filas que necesite: las filas vacías no se guardan.
4. Haga clic en Guardar.

Tras guardar se muestra un resumen de cuántas filas se procesaron ("Guardado X / Y"), y para las filas no guardadas también el motivo, por ejemplo que la fecha está bloqueada, se ha superado el límite de días hacia atrás o el informe está fuera de sus permisos. Los campos Empresa, Sucursal y Orden se rellenan, en el registro masivo, una sola vez para todo el lote.

Modificación de un informe de trabajo

En el módulo Informes de trabajo, modifica un informe existente haciendo clic en el icono de lápiz de la fila correspondiente en la tabla. El icono está disponible solo si el informe no está bloqueado a esa fecha y usted tiene derecho de modificación sobre él. Se abre el mismo cuadro de diálogo que al registrar, precargado con los datos guardados; modifique los campos necesarios y guarde con el botón Guardar. Tras guardar, se registra en el historial del informe exactamente qué cambió (los valores antiguos y nuevos de cada campo modificado, incluidos los opcionales), y si el pedido tiene configurado un responsable que desea ser informado, se le vuelve a enviar un correo electrónico con el resumen.

Copia de un informe de trabajo

En el módulo Informes de trabajo se puede copiar rápidamente un informe existente haciendo clic en el icono de copiar de la fila; esta acción está disponible para cualquiera con derecho a redactar informes. Se abre un cuadro de diálogo precargado con los mismos valores que el informe de origen, pero como un registro nuevo e independiente. Tras modificar los datos necesarios (normalmente la fecha) y guardar, se crea un nuevo informe independiente del original.

Eliminación de un informe de trabajo

En el módulo Informes de trabajo, elimina un informe haciendo clic en el icono de la papelera de la fila; esta acción solo está disponible sin bloqueo a esa fecha y solo para los usuarios con el nivel de acceso más alto (el que incluye también la exportación a XML). Tras confirmar la pregunta "¿Suprimir? / ¿De verdad quiere borrar esta entrada?", el informe desaparece de la lista habitual y de los resúmenes, y solo se puede encontrar haciendo clic en el botón Eliminados encima de la tabla.

Visualización del detalle de un informe de trabajo

Al hacer clic en el icono de ojo/lupa de la fila en el módulo Informes de trabajo, se abre el detalle del informe con todos los campos rellenados, un enlace al pedido, la tarea o el tique vinculados, y el historial de notas y cambios realizados. Desde el detalle, si en la configuración está activada la impresión en formulario, se puede pasar a imprimir el informe o a enviarlo por correo electrónico como PDF.

Funciones avanzadas

Además del registro y la modificación habituales, el módulo Informes de trabajo ofrece también la impresión del informe en un formulario, el envío del informe por correo electrónico como PDF, la exportación de las horas trabajadas a XML para el software de contabilidad, el bloqueo de informes a una fecha y el trabajo con tarifas o precios. Estas funciones solo están disponibles con la configuración correspondiente del módulo y el permiso asignado.

Impresión del informe de trabajo

Si en la configuración del módulo Informes de trabajo está activada la opción "Permitir que el informe se imprima en un formulario", encontrará en el detalle del informe el botón Imprimir. Este abre la versión imprimible del informe (opcionalmente también con el logotipo de la empresa) en una nueva ventana y lanza directamente el cuadro de diálogo de impresión del navegador. El número de informe que se muestra tanto en la impresión como en la tabla se genera automáticamente a partir de la fecha y el número de orden del registro; usted no lo introduce.

Envío del informe de trabajo por correo electrónico

En el detalle del informe, si está activada la impresión en formulario, haga clic en el botón Correo electrónico - PDF; se abre el cuadro de diálogo "Enviar una declaración de trabajo por correo electrónico". Rellene la dirección de correo electrónico (varias direcciones se pueden separar con punto y coma), o marque los correos de contacto ofrecidos vinculados a la empresa del CRM, complete el asunto (precargado con el número de informe), el texto y, en su caso, otros anexos (como máximo 5 archivos, cada uno de hasta 5 MB). Con el botón Enviar se envía el correo electrónico con el PDF del informe generado; el remitente recibe una copia oculta y las posibles respuestas llegan a su dirección. Tras el envío correcto se muestra la confirmación "El correo electrónico ha sido enviado a N Dirección(es)."

Exportación: XML para software de contabilidad

El módulo Informes de trabajo permite guardar las horas trabajadas del mes seleccionado en un archivo para importarlo al software de contabilidad. La exportación solo la ve y la utiliza el usuario con el nivel de acceso más alto al módulo (el que incluye también permisos de borrado y de exportación).

1. En el módulo Informes de trabajo, abra la pestaña Resumen mensual.
2. Seleccione el Año y el Mes, y haga clic en Mostrar.
3. Debajo de la tabla, haga clic en el botón Guardar las hojas de horas de este mes en XML para exportarlas/importarlas al software de contabilidad.
4. El archivo se descarga directamente en su ordenador.

El archivo contiene todos los informes del período seleccionado y el conjunto de pedidos que usted tiene permiso para ver.

Formato de salida: XML

Sistema de destino: software de contabilidad de la empresa (importación/exportación de datos sobre el tiempo trabajado)

Bloqueo y desbloqueo de informes a una fecha

El módulo Informes de trabajo no tiene un proceso de aprobación para cada informe (ningún estado del tipo "pendiente de aprobación" o "aprobado"); la única restricción para la edición es el bloqueo a una fecha, que realiza un usuario con el derecho asignado para bloquear informes.

1. En el módulo Informes de trabajo, haga clic en el botón Bloquear informes (solo lo ven los usuarios con el derecho asignado).
2. En el cuadro de diálogo, marque los empleados a los que afecta el bloqueo, o la casilla "Todos".
3. Introduzca la fecha hasta la cual (inclusive) se deben bloquear los informes.
4. Haga clic en Bloquear los seleccionados. Para deshacer el bloqueo, use el botón Desbloquear los seleccionados en los empleados seleccionados.

Desde el bloqueo, para ese empleado no se pueden crear, modificar ni eliminar informes con una fecha dentro del período bloqueado o anterior; en el cuadro de diálogo de modificación se muestra el aviso "El informe está bloqueado a partir de esta fecha." y no es posible guardar. Al desbloquear, queda en el historial un registro de quién y cuándo desbloqueó los informes. El cuadro de diálogo incluye también una tabla "Bloqueos actuales" con la lista de quién está bloqueado y hasta qué fecha.

Tarifas y precios en los informes de trabajo

Si en la configuración del módulo Informes de trabajo está activada la opción "Selección de la Tarifa al crear informe", en cada informe selecciona una tarifa de una tabla de hasta diez tarifas preparada por el administrador. Cada tarifa tiene su propio multiplicador para recalcular las horas trabajadas del empleado; este se aplica en la pestaña Resumen por empleados, en la fila "Tras el recálculo según tarifas", y sirve normalmente como base para bonificaciones salariales o horas extra. Además, la tarifa tiene configurado un precio por hora, que se incluye en el precio del formulario impreso del informe. En ese caso, tanto la tabla de informes como la fila de totales se calculan por separado para cada tarifa.

Integración con otros módulos

• Tareas: Si en la configuración del módulo Informes de trabajo está activado el registro de trabajo para tareas, se puede registrar el trabajo directamente en una tarea concreta, y tanto en el informe como en la tarea se muestra un enlace recíproco. Opcionalmente se puede habilitar además un temporizador de trabajo (Inicio/Pausa/Fin) en la aplicación móvil. Si al mismo tiempo están activados los Proyectos, la tabla de informes también muestra una columna con el proyecto y un enlace a su detalle.
• Contratos: El nombre del pedido en el informe se puede obtener directamente del módulo Contratos en lugar de introducirlo manualmente; el informe queda entonces vinculado de forma fija al pedido incluso después de que este se renombre. Si el pedido tiene configurado un responsable que desea ser informado, este recibe por correo electrónico un resumen de cada informe registrado o modificado en ese pedido. Desde el detalle del pedido se puede consultar el resumen del trabajo realizado en él.
• Asistencia: La pestaña Resumen diario del módulo Informes de trabajo compara, en los empleados con la obligación de registrar todo el tiempo de trabajo, las horas registradas con el tiempo trabajado según la asistencia, y resalta en color la diferencia (déficit).
• Directorio / CRM: El informe de trabajo se puede vincular a una empresa y sucursal concretas registradas en el Directorio (CRM); al enviar el informe por correo electrónico también se ofrecen las direcciones de contacto guardadas en dicha empresa.
• HelpDesk: Desde un tique de HelpDesk se puede crear directamente un informe de trabajo con la descripción preconfigurada y la empresa y sucursal vinculadas; desde el detalle del tique se ve entonces el resumen del trabajo realizado para él.
• Reclamaciones: De forma similar a HelpDesk, el informe se puede vincular a una reclamación concreta y desde su detalle se puede ver el resumen del trabajo realizado.

Solución de problemas

La mayoría de los problemas en el módulo Informes de trabajo están relacionados con el bloqueo de informes a una fecha, con la limitación del número de días hacia atrás o con la falta de derechos de acceso. Las siguientes preguntas y consejos ayudarán a reconocer y resolver la situación rápidamente, o a saber a quién dirigirse en la empresa.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Informes de trabajo

Pregunta: ¿Por qué no puedo modificar ni eliminar un informe de trabajo antiguo?

Solución: Es probable que el informe esté bloqueado a esa fecha; en un informe bloqueado se muestra el icono de candado y el mensaje "El informe está bloqueado a partir de esta fecha." Póngase en contacto con el usuario al que se le haya asignado en la configuración del módulo el derecho a bloquear informes para que desbloquee ese período.

Pregunta: ¿Por qué no puedo registrar un informe con una fecha de hace varias semanas?

Solución: En la configuración del módulo Informes de trabajo puede estar limitado el número de días hacia atrás para los que se puede registrar un informe. Se muestra el mensaje "Tiene permitido rellenar como máximo hasta N días hacia atrás:"; introduzca una fecha más reciente o pida al administrador del módulo que ajuste la configuración.

Pregunta: ¿Por qué no se procesaron todas las filas en el registro masivo?

Solución: Tras guardar se muestra el resumen "Guardado X / Y" y, para las filas no guardadas, el motivo: normalmente una fecha bloqueada, el límite de días hacia atrás superado o un informe fuera de sus permisos. Corrija la fila según el motivo indicado y guarde de nuevo.

Pregunta: ¿Quién aprueba los informes registrados en el módulo Informes de trabajo?

Solución: El módulo Informes de trabajo no tiene ningún proceso de aprobación. La única restricción que impide modificar o eliminar un informe más adelante es su bloqueo a una fecha.

Consejos para trabajar de forma eficiente con los informes de trabajo

• Consejo: Para introducir rápidamente varias filas del mismo día, utilice el botón Registrar informes en bloque: las filas vacías se omiten automáticamente al guardar.
• Consejo: El icono de copiar de la fila le ahorra tiempo si registra repetidamente un trabajo similar en el mismo pedido.
• Consejo: Introduzca el campo Horas trabajadas en horas decimales: 0,1 h equivale a 6 minutos, 0,25 h equivale a 15 minutos.
• Nota: Su propio trabajo registrado siempre se le mostrará, independientemente del nivel de acceso que se le haya asignado al módulo.