CRM - Gestión de contactos

Descripción general

El módulo CRM (Customer Relationship Management, gestión de relaciones con clientes) sirve como registro central de empresas, sucursales y personas de contacto. Permite registrar toda la comunicación – reuniones, llamadas telefónicas, tareas y correos electrónicos – y realizar un seguimiento claro del historial de cada relación comercial. El módulo incluye envío masivo de correos electrónicos, calendario de tareas y estadísticas de actividad de los representantes comerciales.

Funciones principales

• Registro de empresas con campos personalizados configurables
• Registro de sucursales (establecimientos) de empresas
• Registro de personas de contacto asignadas a una empresa o sucursal
• Registros (notas) y tareas para empresas, sucursales y contactos
• Calendario de tareas CRM con plazos de vencimiento
• Envío masivo de correos electrónicos con asistente de 7 pasos
• Plantillas de correo electrónico para envíos recurrentes
• Obtención automática de datos empresariales desde ARES (Registro de empresas checo)
• Importación de empresas desde Excel o desde la base de datos nacional ARES (hasta 100 empresas a la vez)
• Estadísticas de actividad de empleados de los últimos 30 días
• Exportación a XLSX y REST API para integración con sistemas externos

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo CRM

Ruta de navegación al módulo CRM: haga clic en el elemento CRM en el menú principal de la aplicación. El módulo se abre en la pestaña Actual con una vista general de estadísticas y los registros más recientes.

Configuración del módulo CRM

Los ajustes de configuración y los derechos de acceso están disponibles a través de Configuración → CRM. Solo los administradores y los usuarios con permisos de administrador del módulo tienen acceso a la configuración. La configuración contiene tres pestañas:

• Derechos de usuario – asignación de niveles de acceso a usuarios individuales
• Configuración general / Columnas opcionales – configuración de listas de códigos, campos personalizados y dirección de correo electrónico de envío para el mailing
• RestAPI – habilitación y documentación de REST API para exportación/importación automática

Configuración general de CRM

En la pestaña Configuración general / Columnas opcionales en la configuración del módulo CRM, se pueden configurar las siguientes opciones:

• La edición de tareas CRM puede ser realizada por cualquiera – cuando está habilitado, cualquier usuario puede editar una tarea, no solo su autor
• La edición de un registro también cambia la fecha de creación – al cambiar el estado de un registro, la fecha también se actualiza
• Introducir Nombre en los registros – muestra un campo de nombre para el registro
• Introducir Autor en los registros – muestra un campo para seleccionar el autor del registro
• Introducir Etiquetas en los registros – permite asignar etiquetas a los registros
• Mostrar nota en la tabla de registros – muestra una columna con el texto de la nota directamente en la tabla

Configuración de listas de códigos personalizadas de CRM

En la configuración del módulo CRM, las listas de códigos (opciones disponibles) se pueden personalizar para:

• Tipo de empresa – p. ej., Cliente, Proveedor, Socio
• Estado de empresa – p. ej., Activa, Inactiva, Potencial
• Sector empresarial – sectores de actividad
• Ingresos anuales – categorías de facturación de la empresa
• Contactos – Cargo – puestos de trabajo de las personas de contacto
• Contactos – Tratamiento – formas de tratamiento (Sr., Sra., ...)
• Direcciones – Tipo – tipos de sucursal (sede, establecimiento, almacén, ...)
• Tipo de registro – categorías de registro CRM (llamada telefónica, reunión, correo electrónico, ...)
• Estados de registro – estados de registro/tarea (resuelto, esperando respuesta, ...)

Configuración de campos personalizados de CRM

En la configuración del módulo CRM, se pueden añadir campos personalizados para Empresas, Sucursales y Contactos. Ejemplo: para empresas, añada un campo Fecha de constitución o Gestor comercial. Cada tipo de registro (Empresas, Sucursales, Contactos) admite hasta 7 campos de texto personalizados. Los campos personalizados se muestran en formularios, tablas y filtros.

Configuración de la dirección de correo electrónico de envío para mailing

El envío automático de correos electrónicos (envío directo desde la aplicación) está disponible solo para suscriptores de la versión Extra. Configuración: Configuración → CRM → Configuración general, sección Dirección de correo electrónico desde la que se envía el mailing CRM. Después de guardar la dirección, se envía un correo electrónico de verificación. La dirección se activa después de hacer clic en el enlace del correo electrónico de verificación.

Consejo: Sin una dirección de correo electrónico verificada, el mailing aún se puede utilizar: el sistema filtra las direcciones de correo electrónico que puede copiar en su propio cliente de correo (recomendamos el campo CCO/BCC).

Permisos y derechos de acceso al módulo CRM

Nivel de permiso	Descripción
Sin acceso	El usuario no puede ver el módulo CRM
Puede leer todo	Ver todas las empresas, contactos y registros sin posibilidad de edición
Puede leer propios, escribir en propios	Leer todos los registros, editar solo empresas donde el usuario figura como Nuestro representante
Puede leer todo, escribir todo	Acceso completo de lectura y escritura a todas las empresas y contactos
Eliminar / restaurar / importar empresas desde XLSX	Incluye todos los derechos inferiores más eliminar empresas, restaurar eliminadas e importar desde Excel
Exportar a XLSX	Posibilidad de exportar la lista de empresas y contactos a un archivo Excel
Editar registros	Posibilidad de editar registros existentes (notas/tareas)
Eliminar registros	Posibilidad de eliminar registros

Interfaz de usuario del módulo CRM

Pestañas del menú principal de CRM

En la parte superior del módulo CRM, hay un panel de pestañas para cambiar entre secciones:

• Actual – panel de control con estadísticas y resúmenes de tareas
• Empresas – lista de empresas registradas con filtros y opciones de gestión
• Contactos – lista resumida de todas las personas de contacto de empresas y sucursales
• Registros – lista resumida de todos los registros/notas de todas las empresas
• Calendario – vista de calendario de tareas CRM con plazos
• Mailing – asistente de envío masivo de correos electrónicos
• Mailing – Plantillas – gestión de plantillas de campañas de correo electrónico

Pestaña Actual – Vista general del estado de CRM

La pestaña Actual en el módulo CRM muestra:

• Gráfico de estadísticas de número de registros de los últimos 30 días – vista general de la actividad total o propia; se puede alternar con los botones Todos / Solo míos y filtrar por tipo de registro
• Registros próximos – tareas no resueltas más cercanas ordenadas por plazo
• Últimos registros – últimos 20 registros creados o modificados
• Vencidos sin resolver – registros-tareas cuyo plazo ha vencido y aún están abiertos
• Gráfico de actividad de empleados de los últimos 30 días – comparación de la actividad de usuarios individuales

Consejo: En cada tabla de la pestaña Actual, puede alternar entre la vista Todos (registros de todos los usuarios) y Solo míos (solo registros del usuario conectado).

Gestión de empresas en el módulo CRM

Pestaña Empresas – Vista general y filtros

La pestaña Empresas en el módulo CRM muestra una tabla de todas las empresas registradas. Sobre la tabla hay un panel de filtros desplegable con las siguientes opciones:

• Nombre de empresa – búsqueda de texto por nombre
• Último registro – filtrar empresas cuyo último registro es más antiguo que un número especificado de días (7, 31, 93, 186, 365, 730)
• Tipo – selección de tipos de empresa configurados (se pueden seleccionar varios valores)
• Sector – filtro por sector de actividad
• Estado – filtro por estado de empresa
• Empleados – filtro por categoría de tamaño de empresa
• Descripción contiene – búsqueda de texto completo en el campo Descripción
• Ingresos anuales – filtro por categoría de facturación
• Ciudad – filtro por sede de la empresa
• País – filtro por país
• Campos personalizados – si se configuran campos personalizados para empresas, sus filtros también se muestran

Consejo: Los filtros activos se resaltan en negrita roja en el encabezado del panel. Para borrar todos los filtros, haga clic en el botón Cancelar.

Procedimiento: Añadir una nueva empresa al CRM

En el módulo CRM en la pestaña Empresas, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Añadir empresa en la esquina superior derecha de la tabla
2. Rellene los datos básicos de la empresa:
   • NIF/CIF – número de identificación de la empresa; para empresas checas, puede hacer clic en Cargar por número de identificación para obtener los datos automáticamente de ARES
   • NIF IVA – número de identificación fiscal
   • Nombre – campo obligatorio; nombre de la empresa
3. Complete los datos adicionales:
   • Tipo de empresa – seleccione de los tipos configurados (cliente, proveedor, ...)
   • Estado – estado actual de la relación comercial
   • Sector, Empleados, Ingresos anuales
   • Sitio web, Correo electrónico, Teléfono
   • Calle, Ciudad, Código postal, País
   • Nuestro representante – asignación de un representante comercial responsable
   • Descripción – texto libre con información adicional
   • Campos personalizados – si están definidos en la configuración
4. Haga clic en Guardar

Nota: Al introducir un número de identificación, el sistema comprueba automáticamente si ya existe una empresa con ese número en el CRM y alerta sobre duplicados.

Procedimiento: Editar una empresa en CRM

En el módulo CRM, una empresa se puede editar directamente desde la vista de detalle o desde la lista de empresas. Todos los datos básicos en el detalle de la empresa se pueden editar en línea haciendo clic en el icono de lápiz junto al valor. Siga estos pasos:

1. En la pestaña Empresas, haga clic en el nombre de la empresa para abrir la vista de detalle
2. En la pestaña Datos básicos del detalle, haga clic en el icono Editar (lápiz) junto a cualquier campo
3. Realice el cambio y confírmelo

Alternativamente, una empresa se puede editar a través del formulario de diálogo haciendo clic en el icono de edición en la tabla de empresas.

Procedimiento: Eliminar una empresa en CRM

En el módulo CRM, eliminar empresas requiere permisos a nivel de eliminación/restauración de registros.

1. Abra el detalle de la empresa haciendo clic en su nombre en la pestaña Empresas
2. Haga clic en el botón Eliminar esta empresa en el encabezado del detalle
3. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo

Consejo: Las empresas eliminadas se pueden restaurar mediante el botón Eliminadas en la tabla de empresas (requiere permiso de eliminación/restauración).

Detalle de empresa – Pestañas y contenido

El detalle de la empresa en el módulo CRM muestra cuatro pestañas:

• Datos básicos – identificación de la empresa, dirección, datos de contacto, datos de facturación (cuentas bancarias, plazos de pago, condiciones de pago, moneda), descripción, campos personalizados
• Sucursales – lista de sucursales (establecimientos) de la empresa
• Contactos – personas de contacto de la empresa; se puede alternar entre vistas incluyendo y excluyendo contactos de sucursales
• Registros – lista de registros/notas CRM para la empresa con filtro y visualización del último registro

Desde el detalle de la empresa hay botones directos disponibles para navegar a módulos vinculados: Proyectos, Informes de trabajo, Tareas, HelpDesk (si están activados).

Gestión de sucursales en el módulo CRM

Procedimiento: Añadir una sucursal a una empresa en CRM

Las sucursales (establecimientos, almacenes, lugares de trabajo remotos) se añaden directamente desde el detalle de la empresa en el módulo CRM.

1. Abra el detalle de la empresa en el módulo CRM
2. Vaya a la pestaña Sucursales
3. Haga clic en el botón Añadir sucursal
4. Rellene el formulario de sucursal:
   • Tipo de dirección – obligatorio; seleccione el tipo de sucursal (sede, almacén, establecimiento, ...)
   • Correo electrónico, Teléfono, Sitio web
   • Calle, Ciudad, Código postal
   • País – obligatorio; selección de la lista
   • Nuestro representante – obligatorio; representante comercial responsable
   • Descripción y campos personalizados según la configuración
5. Haga clic en Guardar

Procedimiento: Editar una sucursal en CRM

En el módulo CRM, una sucursal se puede editar directamente en el formulario de diálogo o mediante edición en línea en la tabla de sucursales.

1. Abra el detalle de la empresa, vaya a la pestaña Sucursales
2. Haga clic en el icono Editar junto a la sucursal correspondiente
3. Realice los cambios y haga clic en Guardar

Gestión de contactos en el módulo CRM

Pestaña Contactos – Vista general resumida

La pestaña Contactos en el módulo CRM muestra una lista resumida de todas las personas de contacto de todas las empresas y sucursales. Es útil para encontrar rápidamente quién llama, enviar felicitaciones o para el envío masivo de correos a directores. Filtros disponibles: Empresa, Nombre, Apellido, Cargo, Correo electrónico, Teléfono/Móvil, Descripción contiene.

Procedimiento: Añadir un contacto a una empresa en CRM

Los contactos se pueden añadir desde la pestaña Contactos o directamente desde el detalle de la empresa en el módulo CRM.

1. Haga clic en el botón Añadir contacto (en la pestaña Contactos o en el detalle de la empresa)
2. Seleccione la Empresa (solo al añadir desde la pestaña Contactos)
3. Opcionalmente seleccione la Sucursal a la que se refiere el contacto
4. Rellene los datos de la persona de contacto:
   • Cargo – puesto de trabajo
   • Tratamiento – forma de tratamiento
   • Nombre y Apellido
   • Correo electrónico, Teléfono, Móvil
   • Descripción y campos personalizados según la configuración
5. Haga clic en Guardar

Registros y tareas en el módulo CRM

Qué son los registros en CRM

Los registros en el módulo CRM (también notas o actividades) sirven para documentar toda la comunicación y actividades de empresas, sucursales y personas de contacto. Cada registro contiene un tipo (llamada telefónica, reunión, correo electrónico, ...), texto de nota, estado y archivos adjuntos. Los registros con un estado distinto a Resuelto se convierten automáticamente en tareas que se pueden asignar a un usuario específico con un plazo de vencimiento.

Pestaña Registros – Vista general resumida

La pestaña Registros en el módulo CRM muestra todos los registros de todas las empresas, sucursales y contactos. Es útil para una visión general de los registros sin procesar o para filtrar el trabajo de usuarios individuales. Filtros disponibles: Creado por, Tipo de registro, Fecha de creación (desde–hasta), Archivo contiene (búsqueda de texto completo en adjuntos), Estado, Nota contiene.

Procedimiento: Añadir un registro (nota/tarea) en CRM

Los registros se pueden añadir a una empresa, sucursal o contacto específico en el módulo CRM.

1. Abra el detalle de la empresa/sucursal/contacto y haga clic en el icono + junto a la pestaña Registros, o haga clic en el botón Añadir registro/tarea a seleccionados para entrada masiva
2. Seleccione el Tipo de registro – categoría de actividad (llamada telefónica, reunión, correo electrónico, ...)
3. Rellene los campos opcionales según la configuración: Nombre, Autor, Etiquetas
4. Escriba una Nota – texto del registro
5. Adjunte cualquier Archivo adjunto arrastrando o seleccionando archivos (máx. 60 archivos)
6. Seleccione el Estado del registro:
   • Estado Resuelto – el registro se cierra
   • Otro estado – el registro se convierte en tarea, aparecen los campos Asignado a y Vencimiento
7. Si el estado es distinto a resuelto, especifique Asignado a (usuario responsable) y Vencimiento (plazo)
8. Haga clic en Guardar

Consejo: El usuario asignado es notificado automáticamente por correo electrónico sobre la creación de la tarea. Un día antes del vencimiento, se envía automáticamente un recordatorio por correo electrónico (se puede desactivar con la casilla Enviar recordatorio). Un registro se puede eliminar dentro de 1 hora desde su creación.

Añadir un registro masivo a varias empresas a la vez en CRM

En el módulo CRM en la pestaña Empresas, se puede añadir un registro a varias empresas a la vez.

1. En la tabla de empresas, marque las empresas usando las casillas de verificación en la última columna (o haga clic en Seleccionar todo en el encabezado de la columna)
2. Haga clic en el botón Añadir registro/tarea a seleccionados
3. Rellene el formulario de registro de la manera estándar
4. Haga clic en Guardar – el registro se escribirá en todas las empresas seleccionadas

Calendario CRM

Pestaña Calendario en el módulo CRM

La pestaña Calendario en el módulo CRM muestra registros introducidos como tareas (no resueltas) en una vista de calendario. Se utiliza como fecha el plazo Vencimiento. El calendario se puede mostrar en modo mensual o semanal.

• Todos – muestra tareas de todos los usuarios
• Solo creados por mí – muestra solo tareas creadas por el usuario conectado
• Solo asignados a mí – muestra solo tareas asignadas al usuario conectado

Al hacer clic en un evento del calendario se abre el detalle del registro. Al hacer clic en un espacio vacío de un día determinado, se abre directamente el formulario para añadir un nuevo registro como tarea con el plazo prellenado.

Funciones avanzadas del módulo CRM

Actualización de datos empresariales desde ARES

Para empresas checas con número de identificación cumplimentado, los datos empresariales se pueden actualizar automáticamente desde el registro ARES (Registro Administrativo de Sujetos Económicos). Esta función está disponible en el detalle de la empresa en el módulo CRM.

1. Abra el detalle de la empresa en el módulo CRM
2. En la pestaña Datos básicos, junto al campo de número de identificación, haga clic en el botón Actualizar desde ARES por número de identificación
3. El sistema muestra un diálogo comparando los datos existentes y los nuevos (NIF IVA, Nombre, Calle, Ciudad, Código postal)
4. Haga clic en Guardar para confirmar la actualización

Importación de empresas desde Excel al CRM

La importación de empresas desde Excel al módulo CRM permite la carga masiva de hasta 100 empresas a la vez. Requiere permiso de eliminación/restauración/importación de empresas.

1. En la pestaña Empresas, haga clic en el botón Importar
2. Descargue el archivo Excel de ejemplo desde el enlace mostrado
3. Rellene los datos en la plantilla descargada (en EXACTAMENTE el mismo formato)
4. Haga clic en Archivo de importación y seleccione su archivo XLSX
5. Haga clic en Importar

Importación de empresas desde la base de datos nacional ARES (solo CZ)

Para usuarios checos, está disponible la importación de empresas directamente desde la base de datos nacional ARES (actualizada mensualmente). La importación es accesible a través de Empresas → Importar en el módulo CRM.

1. Configure los filtros para la selección de empresas: Distrito, Fecha de constitución, Forma jurídica (S.L., S.A., ...), Número de empleados, Sector de actividad
2. Verifique el número de empresas coincidentes (máximo 100 para importación)
3. Seleccione Tipo de empresa tras importación y Estado de empresa tras importación
4. Haga clic en Importar

Nota: Los registros de ARES no contienen contactos (números de teléfono, correos electrónicos) – solo nombres de empresas y direcciones de registros públicos.

Gestión de cuentas bancarias de empresa en CRM

En el detalle de la empresa en el módulo CRM, se pueden gestionar los datos bancarios para facturación.

1. Abra el detalle de la empresa, pestaña Datos básicos, sección Datos de facturación
2. Haga clic en el botón Añadir para una nueva cuenta bancaria
3. Rellene: Número de cuenta, Código de banco, IBAN, Swift, Nombre del banco, Moneda
4. Haga clic en Guardar

Las cuentas bancarias de la empresa se ofrecen automáticamente al emitir facturas, pedidos recibidos y albaranes de entrega.

Envío masivo de correos electrónicos en CRM

Descripción general del asistente de mailing de CRM

El módulo CRM contiene un asistente de envío masivo de correos electrónicos dividido en pasos. El mailing se puede iniciar a través de la pestaña Mailing en la navegación superior del módulo CRM. El proceso incluye la selección del grupo objetivo, el filtrado de direcciones, el envío de correos electrónicos y el registro del envío en los contactos.

Procedimiento: Paso 1 – Selección de fuentes de direcciones para mailing CRM

En el módulo CRM en la pestaña Mailing, en el paso 1 seleccione de dónde se deben cargar las direcciones de correo electrónico:

• Empresas – correos electrónicos de los registros de empresas
• Sucursales – correos electrónicos de sucursales registradas
• Contactos – correos electrónicos de personas de contacto

Se puede seleccionar una combinación de las tres fuentes. Luego haga clic en Siguiente.

Procedimiento: Paso 2 – Filtrado de destinatarios para mailing CRM

En el paso 2 del asistente de mailing en el módulo CRM, configure los filtros para la selección de destinatarios:

• Para Empresas: Tipo, Estado, Sector, Empleados, Ingresos anuales, Último registro, Descripción contiene, Ciudad, campos personalizados
• Para Sucursales: las sucursales se seleccionan automáticamente; si se establece un filtro de empresas, solo se muestran las sucursales de esas empresas
• Para Contactos: Nombre, Apellido, Cargo, Correo electrónico, Teléfono/Móvil, Descripción contiene; si se establece un filtro de empresas, los contactos se limitan a esas empresas

Haga clic en Siguiente.

Procedimiento: Paso 3 – Selección de direcciones específicas para mailing CRM

En el paso 3, se muestra una tabla de direcciones de correo electrónico encontradas con información sobre el último correo enviado. Marque las direcciones a las que desea enviar el correo. Use los botones Seleccionar todo y Deseleccionar todo para gestionar rápidamente toda la selección. Haga clic en Siguiente.

Procedimiento: Paso 4 – Redacción y envío de correo electrónico en el asistente de mailing CRM

En el paso 4 del asistente de mailing del módulo CRM, se distinguen dos escenarios:

Escenario A – con dirección de envío verificada (versión Extra):

1. Confirme el consentimiento de envío marcando la casilla
2. Opcionalmente cargue una Plantilla de la lista de plantillas guardadas
3. Rellene el Asunto del correo
4. Escriba el Cuerpo del correo – se pueden usar palabras de sustitución para personalización (p. ej., %kontakty-Oslovení% %kontakty-Příjmení%)
5. Adjunte archivos si es necesario
6. Haga clic en Enviar

Escenario B – sin dirección de envío verificada:

1. Copie las direcciones de correo electrónico mostradas en su cliente de correo (recomendamos el campo CCO/BCC)
2. Haga clic en Siguiente para pasar al registro del envío

Procedimiento: Paso 5 – Registro del envío de correo electrónico en CRM

En el paso 5 del asistente de mailing del módulo CRM, la información sobre el envío del correo electrónico se puede guardar para todos los contactos contactados como un registro CRM:

1. Seleccione el Tipo de registro (correo electrónico, campaña, ...)
2. Escriba una Nota – descripción del contenido del correo enviado (si la nota no se rellena, el registro no se guardará)
3. Adjunte archivos según sea necesario
4. Haga clic en Guardar registro / siguiente

Procedimiento: Paso 6 – Creación de tarea de seguimiento para personas contactadas en CRM

En el paso 6 del asistente de mailing del módulo CRM, se puede crear una tarea de seguimiento para las personas contactadas (p. ej., contacto de seguimiento en 14 días):

1. Seleccione el Tipo de registro
2. Escriba una Nota – descripción de la tarea
3. Seleccione el Estado – estado de la nueva tarea
4. Seleccione Asignado a – usuario responsable
5. Establezca el Vencimiento – plazo de la tarea
6. Haga clic en Guardar tarea

Gestión de plantillas de correo electrónico en CRM

Las plantillas de correo electrónico en el módulo CRM permiten guardar correos electrónicos de uso frecuente para su carga rápida en el asistente de mailing. Las plantillas están disponibles a través de la pestaña Mailing – Plantillas.

1. En la pestaña Mailing – Plantillas, haga clic en Añadir
2. Rellene el nombre de la plantilla, el cuerpo del correo electrónico y adjunte archivos
3. La plantilla se puede probar enviándola a una dirección de prueba especificada
4. Haga clic en Guardar

Integración del módulo CRM con otros módulos

CRM y facturación – Facturas emitidas, Facturas recibidas

El módulo CRM está vinculado a los módulos Facturas emitidas y Facturas recibidas. En el detalle de la empresa en CRM se muestran los datos de facturación (días de vencimiento individuales, condiciones de pago, moneda predeterminada). Las cuentas bancarias registradas para una empresa en CRM se ofrecen automáticamente al emitir una factura para esa empresa.

CRM y Proyectos

Desde el detalle de la empresa en el módulo CRM, puede navegar directamente al módulo Proyectos y ver o crear proyectos vinculados a la empresa. Los botones de Proyectos y creación de proyectos están disponibles en el encabezado del detalle de la empresa (si el módulo Proyectos está activo).

CRM y Tareas, Informes de trabajo, HelpDesk

Desde el detalle de la empresa en el módulo CRM, puede navegar a los módulos Tareas, Informes de trabajo y HelpDesk con filtrado automático de registros por la empresa correspondiente. La disponibilidad de los botones depende de los módulos activados en su instalación.

CRM y REST API

El módulo CRM soporta REST API para la exportación e importación automática de datos desde sistemas externos. La REST API se puede activar en Configuración → CRM → RestAPI. Operaciones disponibles: GET (lectura), POST (creación), PUT (actualización), DELETE (eliminación) para las entidades CRM_Companies, CRM_Addresses y CRM_Contacts.

Resolución de problemas del módulo CRM

Preguntas frecuentes sobre el módulo CRM

Pregunta: El botón Añadir empresa está inactivo (gris).

Respuesta: Para añadir una empresa en el módulo CRM, necesita permisos al menos a nivel de Puede leer todo, escribir todo. Contacte con su administrador de intranet para obtener los derechos de acceso necesarios.

Pregunta: No puedo eliminar una empresa – falta el botón Eliminar.

Respuesta: Eliminar empresas en el módulo CRM requiere permisos a nivel de Eliminar/restaurar/importar empresas. Este permiso lo asigna el administrador en Configuración → CRM.

Pregunta: No veo el botón Exportar a Excel.

Respuesta: La exportación de empresas y contactos a XLSX es un permiso independiente (Exportar empresas/contactos a XLSX). Solicite a su administrador que lo asigne en la configuración del módulo CRM.

Pregunta: El mailing no envía correos electrónicos automáticamente, solo muestra una lista de direcciones.

Respuesta: El envío automático de correos electrónicos directamente desde CRM está disponible solo para suscriptores de la versión Extra con dirección de envío verificada. En otros casos, copie las direcciones mostradas en su cliente de correo (recomendamos el campo CCO/BCC) y envíe el correo usted mismo.

Pregunta: Al importar empresas desde Excel aparece un error.

Respuesta: Asegúrese de que está utilizando exactamente la plantilla Excel original descargada del enlace en la página de importación del módulo CRM. Se pueden importar un máximo de 100 empresas a la vez. Verifique que tiene permiso de eliminación/restauración/importación de empresas.

Pregunta: En un registro (tarea) no funciona el botón Eliminar.

Respuesta: Los registros en el módulo CRM se pueden eliminar dentro de 1 hora desde su creación. Después de una hora, la eliminación solo es posible para usuarios con el permiso Eliminar registros.

Consejos para trabajar eficazmente con el módulo CRM

• Consejo: Utilice el filtro Último registro en la pestaña Empresas para identificar empresas con las que no se ha comunicado durante mucho tiempo (p. ej., más de 3 meses).
• Consejo: Al introducir un registro como tarea, simplemente elija un estado distinto a Resuelto – el sistema muestra automáticamente los campos de asignación y plazo.
• Consejo: En el calendario CRM, haga clic en un día vacío para añadir rápidamente una tarea con el plazo prellenado.
• Consejo: Para la personalización de correos masivos, utilice palabras de sustitución en el formato %kontakty-Oslovení% y %kontakty-Příjmení% – el sistema las reemplaza con valores de la ficha de contacto al enviar.
• Consejo: Añadir un registro masivo a varias empresas a la vez – seleccione empresas en la tabla y haga clic en Añadir registro/tarea a seleccionados.
• Consejo: Para empresas checas, utilice la obtención automática de datos desde ARES al añadir una nueva empresa – haga clic en Cargar por número de identificación en el diálogo de añadir empresa.
• Consejo: Los campos personalizados para empresas, sucursales y contactos se configuran en Configuración → CRM → Configuración general – le permiten registrar información específica necesaria para su sector.