Formularios
Descripción General del Módulo
El módulo de Formularios es una herramienta flexible para crear formularios personalizados adaptados a las necesidades de su organización. Permite a los administradores definir estructuras de formularios con varios tipos de campos y configurar quién puede completarlos y verlos. Los usuarios regulares luego completan rápidamente los datos según las plantillas preparadas previamente.
Principales ventajas del módulo:
- Crear formularios personalizados ilimitados sin programación
- 19 tipos de campos diferentes incluyendo textos, fechas, archivos, listas o tablas anidadas
- Sistema flexible de derechos de acceso a nivel de formulario y de campo individual
- Envío automático de notificaciones por correo electrónico al completar o al acercarse las fechas límite
- Exportar datos a Excel e imprimir formularios completados
- Historial de cambios para cada registro
- Capacidad de compartir formularios con personas externas usando un enlace público
El módulo está diseñado para todo tipo de organizaciones que necesitan registrar datos estructurados. Se utiliza típicamente para encuestas, listas de verificación, evaluaciones, protocolos, informes o registro de datos específicos no cubiertos por los módulos estándar del sistema.
Configuración
Derechos de Acceso de Usuario
El acceso al módulo se configura en la sección Configuración - Formularios en la pestaña Usuarios de la Aplicación. Para cada usuario, puede definir un nivel de acceso global:
- Sin acceso - el usuario no ve el módulo de Formularios
- Escribir y leer solo propios - el usuario ve solo los formularios que completó él mismo
- Escribir y leer propios y personas seleccionadas - el usuario ve sus formularios y los formularios de colegas seleccionados
- Escribir propios y leer todos - el usuario puede completar un nuevo formulario y ver todos los formularios completados
- Escribir y leer todos - el usuario puede completar y editar todos los formularios
- Escribir, leer, eliminar y restaurar todos - derechos completos de administrador incluyendo la eliminación de registros
Para el nivel de acceso Escribir y leer propios y personas seleccionadas, use los botones Seleccionar usuarios para lectura y Seleccionar usuarios para escritura para especificar individuos particulares.
Crear un Nuevo Formulario
Cree un nuevo formulario en la sección Configuración - Formularios en la pestaña Formularios haciendo clic en el botón Añadir formulario. Ingrese información básica:
- Nombre del formulario - nombre interno para orientación en el sistema
- Activo - habilitar o deshabilitar el formulario para los usuarios
- Ancho de ventana de diálogo - extensión del formulario al completar (normal, ancho o máximo)
Definición de Campos del Formulario
Después de crear el formulario, vaya a su configuración haciendo clic en el icono de lápiz en la lista de formularios. En la pestaña Campos, defina los campos individuales del formulario. Para cada campo, configure:
- Nombre del campo - etiqueta mostrada a los usuarios al completar
- Tipo de campo - selección de 19 tipos disponibles (texto, número, fecha, archivo y otros)
- Campo requerido - si debe completarse antes de guardar
- Mostrar en tabla - si el valor se muestra en las columnas de resumen principales
- Función - opción para suma automática de valores numéricos en el resumen
- Quién puede completar - restricción de visibilidad del campo solo a usuarios seleccionados
Los tipos de campo disponibles incluyen campos de texto de una o varias líneas, números enteros y decimales, fechas con opciones de notificación de fecha límite, casillas de verificación, cuadros de selección con listas de valores, cargas de archivos y fotos, enlaces a empresas del CRM o pedidos, selección de usuarios e incluso tablas anidadas de otros formularios.
Derechos Específicos para Formulario
En la pestaña Derechos, puede anular los derechos de acceso globales para un formulario específico. Establezca el nivel de acceso individualmente para usuarios seleccionados o grupos completos. Estos derechos específicos tienen prioridad sobre la configuración global.
En la sección Quién puede ver formularios por posiciones, especifique que un usuario puede ver formularios completados por personas con ciertas posiciones independientemente de otros derechos.
Notificaciones Automáticas
En la pestaña Notificaciones, configure el envío automático de correos electrónicos:
- Enviar completados a correo electrónico - seleccione usuarios que recibirán notificación al completar cada formulario
- Enviar completados al creador - si el autor del formulario debe recibir una copia del correo electrónico
- Guardar y enviar - añade un botón al formulario para envío de correo electrónico retrasado en lugar de envío automático
Interfaz de Usuario
Pantalla Principal del Módulo
Después de abrir el módulo de Formularios, se muestra un resumen de los tipos de formularios disponibles en la parte superior de la página como carpetas. Haga clic en una carpeta para seleccionar un tipo de formulario y debajo se mostrará una tabla con todos los registros completados de ese tipo.
La tabla contiene columnas según la configuración del formulario - típicamente ID del registro, fecha de completado, autor y campos seleccionados del formulario. La última columna contiene iconos para acciones como ver detalle, editar, copiar, imprimir o eliminar.
Filtrado de Registros
Encima de la tabla hay un filtro para reducir los registros mostrados. Puede filtrar por año, fecha de entrada y persona que completó el formulario. Abra o cierre el filtro haciendo clic en el icono de más o menos en el encabezado de la sección Filtro.
Use la búsqueda rápida en los registros mostrados usando el campo Buscar en la parte superior derecha encima de la tabla. El sistema busca en todas las columnas de la tabla en tiempo real mientras escribe.
Botones de Acción
En la parte superior derecha encima de la tabla están los botones para las acciones principales:
- Ingresar nuevo - abre el diálogo para completar un nuevo registro
- Edición masiva - permite editar campos seleccionados en múltiples registros a la vez
- Importar desde XLSX - carga datos desde un archivo de Excel
- Eliminados - muestra la papelera con registros eliminados para posible restauración
La casilla de verificación Mostrar todos los campos del formulario en la tabla añade todos los campos del formulario al resumen independientemente de la configuración Mostrar en tabla para campos individuales.
Operaciones Básicas
Completar un Nuevo Formulario
Cree un nuevo registro haciendo clic en el botón Ingresar nuevo. Se abre una ventana de diálogo con un formulario vacío. Complete los campos según las instrucciones:
- Complete los campos de texto escribiendo desde el teclado
- Para los campos de fecha, use el calendario haciendo clic en el campo
- Marque o desmarque las casillas de verificación haciendo clic
- Para los cuadros de selección, elija un valor de la lista desplegable
- Cargue archivos arrastrándolos al área designada o haciendo clic y seleccionando un archivo
- Para tablas anidadas, añada filas con el botón Añadir otra fila
Los campos marcados con un asterisco son obligatorios y deben completarse antes de guardar. El sistema resalta automáticamente los campos obligatorios no completados en rojo al intentar guardar.
Guarde el formulario con el botón Guardar o Guardar y enviar dependiendo de la configuración. Después de guardar, el diálogo se cierra y el nuevo registro aparece en la tabla de resumen.
Ver Detalle del Registro
Vea el detalle de un formulario completado haciendo clic en el ID del registro en la tabla o en el icono del ojo en la última columna. Se abre una página con un resumen completo de todos los datos completados.
En la parte superior del detalle están los botones para editar, imprimir y posiblemente eliminar el registro según sus derechos de acceso. El botón Atrás lo devuelve a la tabla de resumen.
Debajo de los datos completados encontrará una sección Historial con registros de todos los cambios del formulario incluyendo fecha, autor del cambio y descripción de las ediciones realizadas.
Editar Formulario Existente
Edite un registro haciendo clic en el icono de lápiz en la tabla o en el botón Editar en el detalle del registro. Se abre la misma ventana de diálogo que al completar, pero con valores precompletados.
Edite los campos necesarios y guarde con el botón Guardar. El sistema registra automáticamente los cambios realizados en el historial del registro. Solo puede editar registros para los que tiene permiso según sus derechos de acceso y la configuración del formulario.
Copiar Registro
La creación rápida de un registro similar se realiza usando la función de copia. En el detalle del registro o tabla, haga clic en el icono de dos papeles. Se abre un formulario con valores precompletados del registro original excepto por campos generados automáticamente como números de secuencia.
Edite los datos necesarios y guarde como un nuevo registro. El registro original permanece sin cambios.
Eliminar Registro
Elimine un registro haciendo clic en el icono de cruz en la tabla o en el botón Eliminar en el detalle del registro. El sistema muestra un diálogo de confirmación preguntando si realmente desea eliminar el registro.
Los registros eliminados se mueven a la papelera. Véalos haciendo clic en el botón Eliminados encima de la tabla. En la papelera puede eliminar permanentemente un registro o restaurarlo haciendo clic en el icono de flecha atrás.
Imprimir Formulario
Imprima un formulario completado haciendo clic en el icono de impresora en la tabla o en el botón Imprimir en el detalle. Se abre una nueva ventana del navegador con una versión de impresión del formulario optimizada para salida en papel.
Use la función de impresión de su navegador o guarde la página como PDF usando una impresora PDF virtual.
Funciones Avanzadas
Edición Masiva de Registros
Realice cambios en múltiples registros a la vez usando la edición masiva. Primero, en la tabla marque las casillas de verificación de los registros que desea editar. Puede usar el botón Seleccionar todo para seleccionar todos los registros mostrados.
Haga clic en el botón Edición masiva encima de la tabla. En la ventana de diálogo, seleccione el campo que desea cambiar e ingrese un nuevo valor. Todos los registros seleccionados se actualizarán al valor especificado.
Importar Datos desde Excel
Cargue registros masivamente importando desde un archivo XLSX. Haga clic en el botón Importar desde XLSX. En el diálogo, cargue un archivo de Excel preparado donde la primera fila contiene nombres de campos que coinciden exactamente con los nombres en la definición del formulario y las filas subsiguientes contienen datos.
El sistema procesa el archivo y crea registros para cada fila. Después de completar la importación, se muestra un resumen con el número de registros importados exitosamente.
Diseño de Formulario Personalizado
Por defecto, los campos del formulario se muestran verticalmente en dos columnas. En la configuración del formulario en la pestaña Diseño, puede crear un diseño de campo personalizado en una cuadrícula usando arrastrar y soltar.
Esta función permite crear formularios más compactos con un diseño más claro correspondiente a formularios impresos o las especificidades de su organización.
Compartir Formulario con Personas Externas
Puede hacer un formulario accesible a personas sin una cuenta del sistema usando un enlace público. En la configuración del formulario en la pestaña Compartir encontrará una dirección URL que puede enviar por correo electrónico o publicar en sitios web.
Cualquiera con este enlace puede completar el formulario sin iniciar sesión. Los datos se guardan en el sistema igual que los formularios completados por usuarios con sesión iniciada. Para los formularios completados de esta manera, se indica Formulario público como autor.
Tablas Anidadas en Formularios
El tipo de campo Tabla - otro formulario permite insertar una tabla anidada con registros repetidos en un formulario. Se utiliza típicamente para artículos de facturas, elementos de listas de verificación o enumeración de datos relacionados.
Al completar un formulario, añada filas a la tabla anidada con el botón Añadir otra fila. Cada fila contiene campos según la definición del formulario anidado. Puede eliminar filas con el botón Eliminar fila.
Notificaciones Automáticas de Fecha Límite
Para el tipo de campo Fecha con monitoreo de fecha límite, puede configurar el envío automático de notificaciones antes de una fecha que se aproxima. Al completar el formulario, para tal campo ingresa la fecha, el número de días para notificación anticipada y los usuarios que deben ser notificados.
El sistema envía automáticamente una notificación por correo electrónico el número especificado de días antes de la fecha indicada a las personas seleccionadas. Esta función es útil para registrar inspecciones, vencimientos de documentos o eventos planificados.
Flujos de Trabajo
Escenario 1: Lista de Verificación de Mantenimiento de Equipos
Una empresa necesita registrar inspecciones regulares de máquinas de producción. El administrador crea un formulario Lista de Verificación de Máquinas con los siguientes campos:
- Número de máquina - selección de lista
- Fecha de inspección - fecha
- Técnico - selección de usuario
- Puntos de control - tabla anidada con campos Nombre de inspección (texto), Resultado (casilla OK/NO OK), Nota (texto multilínea)
- Próxima inspección en - fecha con monitoreo de fecha límite
- Documentación fotográfica - carga de foto
- Firma de persona responsable - campo requerido con selección de usuario
Los técnicos completan el formulario para cada máquina cada mes. Gracias a la tabla anidada, pueden verificar rápidamente los puntos de control individuales. El sistema les recuerda la próxima inspección programada por correo electrónico con una semana de anticipación. La documentación fotográfica se archiva y está disponible en cualquier momento. El gerente de mantenimiento tiene acceso a todos los registros y puede rastrear el historial de inspecciones de cada máquina.
Escenario 2: Encuesta de Satisfacción de Empleados
El departamento de RRHH desea realizar una encuesta anónima entre los empleados. Crean un formulario Encuesta de Satisfacción con un enlace público compartido y campos:
- Departamento - cuadro de selección con lista de departamentos
- Años en la empresa - cuadro de selección con rangos
- Satisfacción laboral - cuadro de selección 1 a 5
- Satisfacción con la gestión - cuadro de selección 1 a 5
- Satisfacción con beneficios - cuadro de selección 1 a 5
- Lo que más aprecia - texto multilínea
- Lo que cambiaría - texto multilínea
RRHH envía el enlace público a todos los empleados por correo electrónico. Los empleados completan el formulario sin iniciar sesión, por lo que se mantiene el anonimato. Después de cerrar la encuesta, RRHH exporta los datos a Excel para procesamiento estadístico. Gracias a los valores numéricos, el sistema puede calcular automáticamente las puntuaciones promedio de satisfacción.
Escenario 3: Registro de Asistencia en Capacitación de la Empresa
El coordinador de capacitación necesita registrar la asistencia a sesiones de capacitación y asegurar hojas de asistencia firmadas. Crean un formulario Hoja de Asistencia con campos:
- Nombre de capacitación - texto
- Fecha de realización - fecha
- Instructor - selección de usuario
- Participantes - tabla anidada con campos Nombre (texto), Departamento (texto), Firma (carga de foto de firma)
- Calificación del instructor - cuadro de selección 1 a 5
- Notas - texto multilínea
- Certificado - carga de certificado PDF
Antes de la capacitación, el coordinador crea un registro con nombre y fecha precompletados. Durante la capacitación, añaden gradualmente a los participantes usando la tabla anidada. Cada participante firma en una tableta y su firma digital se carga como foto. Después de completar, se carga el certificado PDF. Todos estos documentos se archivan centralmente y están disponibles en cualquier momento para una posible auditoría.
Solución de Problemas
No Veo un Formulario en la Lista
Si no ve un cierto tipo de formulario en el resumen de carpetas superior, verifique lo siguiente:
- ¿Tiene derechos de acceso al módulo de Formularios? Contacte al administrador.
- ¿Está el formulario activo? El administrador puede haber deshabilitado temporalmente el formulario.
- ¿Tiene derechos específicos para ese formulario? Incluso si tiene derechos globales, el administrador puede haber restringido el acceso a este formulario en particular.
No Puedo Editar un Formulario Completado
Si no ve el icono de lápiz para editar en un registro o el botón Editar está inactivo, probablemente no tiene permiso para editar este registro. Sus derechos pueden estar limitados a:
- Solo registros propios - solo puede editar formularios que completó usted mismo
- Registros de personas seleccionadas - solo puede editar formularios de ciertos colegas
- Sin derechos de edición - solo puede ver pero no editar
Contacte al administrador para expandir sus derechos si necesita editar más registros.
No Veo Todos los Campos del Formulario
Algunos campos del formulario pueden estar ocultos por las siguientes razones:
- El administrador restringió la visibilidad del campo solo a usuarios seleccionados
- Su posición o grupo no tiene acceso a ese campo
- El campo está configurado como oculto en la configuración actual del formulario
Si necesita ver más campos, consulte con el administrador del sistema.
Falló la Importación de Excel
Al importar datos desde un archivo XLSX, puede ocurrir un error por estas razones:
- Los nombres de columna en la primera fila de Excel no coinciden exactamente con los nombres de campo en la definición del formulario
- Los datos en las celdas no están en el formato correcto para el tipo de campo dado
- Faltan valores en campos requeridos
- El archivo no está en formato XLSX o está corrupto
Verifique los datos en el archivo y asegúrese de que coincidan con la estructura del formulario. Si los problemas persisten, contacte al administrador.
No Llegó la Notificación por Correo Electrónico
Si no recibió una notificación por correo electrónico esperada al completar el formulario o al acercarse la fecha límite:
- Verifique la carpeta de spam
- Verifique que tiene la dirección de correo electrónico correcta en su perfil
- Asegúrese de que está listado en la configuración del formulario como destinatario de notificaciones
- Para fechas límite que se aproximan, verifique que la fecha esté ingresada correctamente y que la notificación no se haya enviado ya
Si el problema persiste, contacte al soporte técnico.
Preguntas Frecuentes - FAQ
¿Puedo Crear un Formulario Personalizado sin Ayuda del Administrador?
No, crear nuevos tipos de formularios y definir sus campos requiere derechos de administrador. Los usuarios regulares solo pueden completar formularios ya creados. Si necesita un nuevo tipo de formulario, contacte al administrador con una solicitud para su creación.
¿Cuánto Tiempo se Retienen los Formularios Completados?
Los formularios completados se retienen indefinidamente hasta su eliminación explícita por un administrador o persona autorizada. Los registros eliminados se mueven a la papelera, desde donde pueden ser restaurados o eliminados permanentemente.
¿Puedo Exportar Datos de los Formularios?
Sí, puede exportar datos de la tabla de resumen usando el botón Excel encima de la tabla. La exportación contiene todas las columnas y registros mostrados que coinciden con los filtros actualmente establecidos. El archivo se descarga en formato XLSX.
¿Otros Ven Mis Formularios en Progreso?
No, el formulario se muestra a otros usuarios solo después de guardar con el botón Guardar. Si cierra el diálogo sin guardar, no se guardan datos y nadie verá el formulario. Los formularios en progreso no pueden guardarse como borradores.
¿Puedo Cambiar un Formulario Ya Completado?
Sí, si tiene permiso para editar ese registro. Todos los cambios se registran en el historial del formulario incluyendo información sobre la fecha del cambio, persona que realizó el cambio y descripción de los campos cambiados. El historial de cambios es parte del detalle de cada registro.
Atajos y Términos
- Formulario - tipo o plantilla que define la estructura de campos para el registro de datos
- Registro - instancia específica completada de un formulario con datos
- Campo - elemento individual del formulario para ingresar un valor (texto, fecha, número, etc.)
- Tabla anidada - campo de tipo tabla que permite la inserción de múltiples filas de registros subordinados
- Papelera - lugar para registros eliminados antes de su eliminación permanente
- Derechos globales - derechos de acceso general del usuario válidos para todos los formularios
- Derechos específicos - derechos de acceso definidos individualmente para un formulario específico
- Enlace público - dirección URL que permite completar formularios sin iniciar sesión en el sistema