Caja (caja registradora, comprobantes de ingresos y gastos)
Resumen
El módulo Caja sirve para registrar los pagos en efectivo mediante comprobantes de caja de ingresos y gastos. La empresa puede tener varias cajas al mismo tiempo (por ejemplo, la caja principal y las cajas de cada sucursal o centro) y el acceso a cada una de ellas se configura por separado. El módulo calcula continuamente el saldo del libro de caja, permite aprobar y firmar los comprobantes, los vincula con facturas, extractos bancarios, pedidos y órdenes de viaje, y en las empresas con contabilidad por partida doble los contabiliza directamente en el diario contable.
Funciones clave
- Registro de comprobantes de caja de ingresos y gastos con cálculo automático del saldo
- Compatibilidad con varias cajas con acceso independiente para cada usuario
- Aprobación de comprobantes y firma electrónica de la recepción o el pago en efectivo
- Vínculos con el módulo CRM, facturas recibidas y emitidas, extractos bancarios, órdenes de viaje y pedidos
- Contabilización del comprobante en la contabilidad por partida doble y liquidación del IVA en caso de autoliquidación
- Clasificación de los comprobantes y sus partidas en categorías de ingreso/gasto para los registros fiscales, incluida la asignación masiva de categorías
- Consulta del saldo de caja en todas las monedas a cualquier fecha
- Archivos adjuntos con escaneos de los comprobantes y campos opcionales propios de las partidas
Acceso y configuración
Antes de empezar a trabajar en el módulo Caja, necesita tener creada al menos una caja y tener asignado un permiso para ella. Las siguientes secciones describen cómo acceder al módulo, cómo crear y configurar las cajas, y qué niveles de acceso distingue el módulo.
Cómo acceder al módulo Caja
Abra el módulo Caja haciendo clic en la opción Caja del menú principal de la aplicación. Encima de la lista de comprobantes aparece un panel con fichas: una ficha por cada caja a la que tiene acceso. Al hacer clic en una ficha, activa esa caja, que se resalta, y en la tabla situada debajo aparecen sus comprobantes. Si no tiene acceso a ninguna caja, el módulo se lo indicará en el lugar donde deberían aparecer los comprobantes; en ese caso, diríjase al administrador de permisos. Si el usuario conectado tiene el permiso correspondiente, arriba también aparecerá el enlace Ajustes, que lleva a la configuración del módulo.
Ajustes del módulo Caja
Los ajustes del módulo Caja están disponibles a través del enlace Ajustes en la pantalla principal del módulo (o a través del menú general de Ajustes de la aplicación, en la opción Caja). Los comprobantes siempre se crean en una caja concreta, por lo que el primer paso es crear la caja; solo después, en su propia pestaña, podrá configurar los parámetros, los derechos de acceso y los campos opcionales de dicha caja.
Creación y denominación de la caja
En los ajustes del módulo Caja, haga clic en el botón Crea una caja registradora e introduzca su Nombre. En una caja ya existente, el nombre se puede cambiar en cualquier momento con el botón Editar nombre situado en la cabecera de la tarjeta, en la pestaña de dicha caja. Solo después de crear la caja se habilita su propia pestaña con el resto de la configuración: los parámetros generales, los derechos de acceso y los campos opcionales.
Grupos de cajas
Las cajas se pueden agrupar en los ajustes del módulo Caja, por ejemplo por sucursales o centros. El grupo se crea o se renombra en el cuadro de diálogo Crear/editar grupo de cajas introduciendo el campo Nombre. Un grupo que ya no se necesite se puede eliminar con el botón Eliminar grupo; las propias cajas del grupo permanecerán intactas.
Parámetros generales de la caja
En la pestaña de la caja concreta, en los ajustes del módulo Caja, rellene los datos del proveedor que se imprimen en el comprobante de caja: Nombre del cliente, Calle y número, Localidad, Código postal, País, número de identificación de la empresa (puede localizarse automáticamente con el botón conectado al registro ARES), NIF y la casilla Contribuyente de IVA. Además, aquí configurará la Moneda predeterminada que se rellena previamente en los comprobantes nuevos y el Logo que se inserta en la versión impresa del comprobante. Cada campo se guarda por separado al salir de él o al modificarlo, por lo que no es necesario un botón Guardar independiente para toda la tarjeta.
Derechos de los usuarios de la caja
En la pestaña de la caja correspondiente, en la tarjeta Derechos de acceso, encontrará una tabla de usuarios. Para cada usuario, marque el nivel de acceso deseado a la caja (la descripción de cada nivel se encuentra más abajo, en la sección Permisos y derechos de acceso en el módulo Caja) y, en su caso, también la casilla Puedo aprobar. El cambio se guarda de inmediato al marcar la casilla, sin necesidad de ninguna confirmación adicional.
Campos opcionales de las partidas y series numéricas
En la tarjeta Campos opcionales de elementos puede indicar, para la caja correspondiente, hasta 10 campos propios para las partidas del comprobante; en cada uno elegirá el Nombre y el tipo (Sí/No, Número entero, Número decimal, fecha, selección de una lista con valores separados por punto y coma) y lo guardará con el botón Guardar. Si deja el nombre del campo en blanco, el campo no se utilizará; atención: modificar un campo ya utilizado borra o cambia de forma irreversible los datos ya introducidos. Además, en la pestaña de la caja configurará el formato de numeración de los comprobantes por separado para el Documento de ingresos y el Documento de gastos: prefijo, año (2 o 4 dígitos), sufijo, número de dígitos del número correlativo y el valor a partir del cual debe empezar la numeración. El campo Último número usado este año muestra y permite corregir manualmente el último número asignado en el año en curso. El resto de los interruptores de los ajustes generales de la caja (introducción del centro, estados propios del comprobante, campos Documento contable fechado y Número de documento contable, aprobación, archivos adjuntos, artículos, número de decimales en los importes) se describen en detalle en la sección Ajustes de cada caja del resumen que figura más abajo.
Permisos y derechos de acceso en el módulo Caja
El acceso a la caja se configura en el módulo Caja de forma independiente para cada caja, en su pestaña de ajustes. Se distinguen seis niveles:
| Nivel de acceso a la caja | Qué puede hacer el usuario |
|---|---|
| Sin acceso | No ve la caja en absoluto, la ficha no se le muestra |
| Ve sus documentos | Ve solo los comprobantes que él mismo creó |
| Ve los suyos propios y puede crear nuevos y modificar los suyos propios | Además puede crear comprobantes nuevos y modificar los propios |
| Acceso a ver todo, crear nuevas y modificar las propias | Ve los comprobantes de todos los usuarios de la caja, pero solo puede modificar los propios |
| Él ve, modifica, crea todo | Acceso completo a los comprobantes de todos los usuarios, excepto la eliminación |
| Acceso a ver, editar, crear y eliminar todo | Nivel más alto: además puede eliminar comprobantes y ver la papelera de eliminados |
El indicador independiente Puedo aprobar, que no depende del nivel anterior, determina qué usuarios se ofrecen en la selección del campo Tiene que aprobar en el comprobante y quién puede confirmar la aprobación del comprobante. Los ajustes del módulo Caja (series numéricas, parámetros generales, derechos de acceso, campos opcionales) solo puede modificarlos un usuario con permiso de administrador para toda la aplicación, o un usuario al que se le haya asignado el permiso de administrador específicamente para este módulo. La contabilización del comprobante en la contabilidad por partida doble y la liquidación del IVA solo puede realizarlas un usuario con acceso a la unidad contable correspondiente en el módulo Contabilidad. La columna y el campo Pedido se muestran en el módulo Caja solo a los usuarios que tienen activado el módulo Pedidos y, al menos, el derecho de visualización sobre él.
Interfaz de usuario
La pantalla principal del módulo Caja está dividida en el panel de cajas, el filtro plegable, el selector de tipo de comprobante y la propia tabla de comprobantes de la caja seleccionada. Las siguientes secciones describen cada una de las partes de esta interfaz.
Pantalla principal del módulo Caja
Al abrir el módulo Caja, arriba aparece el título Caja y el panel con las fichas de cada caja. Tras seleccionar una caja, aparece la tarjeta plegable Filtro y, debajo de ella, la tarjeta con el selector Todo / Ingresos / Gastos, que muestra solo los comprobantes del tipo elegido. A la derecha del selector se encuentran los botones para crear un nuevo comprobante, consultar el estado de la caja, contabilizar categorías de forma masiva (solo en registros fiscales) y mostrar la papelera de comprobantes eliminados. Debajo de este panel aparece la propia tabla de comprobantes de la caja activa.
Filtros y búsqueda en el módulo Caja
En el módulo Caja, los comprobantes se filtran mediante la tarjeta plegable Filtro, que se confirma con el botón Buscar y se restablece con el botón Cancelar. Además del filtro, encima de la tabla hay un campo independiente Buscar para una búsqueda de texto completo rápida en todo el contenido del comprobante. El filtro ofrece estos campos:
- Fecha de creación: rango desde–hasta
- Creado por: usuario que creó el comprobante
- Empresa desde el módulo CRM: empresa vinculada al comprobante
- Estado: solo se muestra si en los ajustes de la caja está activado el seguimiento de estados propios del comprobante
- Pedido: disponible solo si la empresa tiene activado el módulo Pedidos y el usuario tiene derecho sobre él
- Enlaces: selección Factura emitida / Factura recibida / Estado de cuenta / Sin enlace
- Categoría P/V y Categoría de Artículo P/V: solo en el modo de registros fiscales
- campos opcionales de las partidas, si están configurados en dicha caja
Columnas de la tabla de comprobantes de caja
La tabla de comprobantes del módulo Caja muestra estas columnas: Número (con el símbolo de un libro en los comprobantes contabilizados), Tipo, Importe, Moneda, Fecha, Saldo (saldo corriente del libro de caja), Propósito, Pagado/Recibido, Aprobado por, Beneficiario/Cajero, Centro (si está activado), Estado (si está activado), Pedido (si el módulo está activado), Enlaces (vínculos a la factura o al extracto bancario asociados) y Acciones. En la columna Acciones encontrará los iconos de vista previa, impresión, modificación (solo si tiene derecho), copia (a partir de cierto nivel de derecho) y eliminación (solo con el nivel de derecho más alto para dicha caja). El detalle del comprobante también se abre haciendo clic en su número o en su tipo.
Operaciones básicas
Este capítulo describe el trabajo habitual con los comprobantes de caja en el módulo Caja: su creación, modificación, copia, impresión y eliminación. Todos los procedimientos parten de la ficha de la caja elegida en la pantalla principal del módulo.
Procedimiento: creación de un comprobante de caja
- En la pantalla principal del módulo Caja, seleccione la caja en la que desea crear el comprobante.
- Haga clic en el botón Gastos o Ingresos según el tipo de comprobante.
- Rellene los campos obligatorios: Número de comprobante de efectivo (rellenado previamente según la serie numérica configurada), Fecha del comprobante de efectivo, Cantidad total (moneda y expresión en palabras), Finalidad del pago y, si está activado en la caja, también Estado y Tiene que aprobar.
- Opcionalmente, rellene Recibido de / Pagado a, Destinatario, Centro, los enlaces a la factura, a la orden de viaje o al pedido, los archivos adjuntos y las partidas del comprobante.
- Haga clic en Guardar. El comprobante aparecerá en la lista de comprobantes de la caja.
Campos del cuadro de diálogo para crear, modificar y copiar un comprobante
El cuadro de diálogo del comprobante de caja en el módulo Caja utiliza los mismos campos al crear, modificar y copiar el comprobante; solo se diferencia en lo que es obligatorio rellenar de inmediato y lo que se puede completar más tarde. Las dos tablas siguientes resumen primero los campos obligatorios del formulario y después los campos opcionales junto con los enlaces a otros comprobantes y módulos.
Campos obligatorios del comprobante de caja
| Campo | Qué se introduce en él |
|---|---|
| Número de comprobante de efectivo | Número del comprobante, rellenado previamente según la serie numérica configurada |
| Fecha del comprobante de efectivo | Fecha de emisión del comprobante |
| Cantidad total | Importe total del comprobante y la moneda; en los tipos del IVA se calcula automáticamente, en caso contrario a partir de la suma de las partidas |
| En palabras | Importe expresado en palabras, se completa automáticamente |
| Finalidad del pago | Texto o selección entre finalidades usadas anteriormente |
| Estado | Selección entre los estados configurados; obligatorio solo si está activado en la caja |
| Tiene que aprobar | Usuario que debe aprobar el comprobante; se ofrecen solo los usuarios con el indicador Puedo aprobar; obligatorio solo si está activado |
Campos opcionales y enlaces del comprobante de caja
| Campo | Qué se introduce en él |
|---|---|
| Cantidad con IVA 1/2/3 | Importe con IVA incluido, desglosado según el tipo del IVA; se muestra solo a los contribuyentes de IVA |
| Recibido de / Pagado a | Empresa desde el módulo CRM |
| Destinatario | Nombre de la persona que recibe o entrega el efectivo |
| Centro | Selección del centro, también se puede indicar un valor propio |
| Categoría P/V | Categoría de ingreso/gasto, o la opción Elegir en cada partida por separado; solo en registros fiscales |
| Archivos adjuntos | Carga de archivos, por ejemplo escaneos del comprobante, como máximo 60 archivos |
| Documento contable fechado / Número de documento contable | Fecha y número del documento contable relacionado |
| Factura recibida / Factura emitida | Enlace a una factura recibida o emitida concreta |
| Orden de viaje | Enlace a una orden de viaje |
| Pedido | Enlace a un pedido; solo con el módulo Pedidos |
| Artículos | Líneas individuales del comprobante (Texto, Importe, tipo del IVA, Categoría P/V, campos opcionales); se añaden con el botón Agregar una línea, como máximo 30 líneas |
Procedimiento: modificación de un comprobante de caja
En el módulo Caja, el comprobante se modifica haciendo clic en el icono Modificar (lápiz) en el detalle del comprobante o en la fila de la lista; esto solo está disponible para los usuarios con permiso suficiente o para el creador del comprobante en cuestión. En el formulario abierto, modifique los campos necesarios y guárdelos con el botón Guardar. Un comprobante que ya haya sido contabilizado no se puede modificar hasta que en el módulo Contabilidad se genere la anulación del asiento contable correspondiente.
Procedimiento: copia de un comprobante de caja
En la lista de comprobantes del módulo Caja, haga clic en el icono Copiar junto al comprobante que desea usar como modelo. Se abrirá el mismo formulario que al modificar, pero sin el número, las fechas ni los archivos adjuntos del comprobante original. Al rellenarlo y guardarlo se creará un comprobante completamente nuevo e independiente.
Impresión del comprobante de caja
La versión impresa del comprobante de caja se genera con el botón Imprimir, disponible tanto en el detalle del comprobante como directamente en la fila de la lista. Se abrirá la versión impresa del comprobante en una ventana nueva y la impresión se iniciará automáticamente. En la versión impresa se aplicarán los datos del proveedor y el logotipo configurados en los parámetros generales de dicha caja.
Procedimiento: eliminación de un comprobante de caja
- En el detalle o en la lista de comprobantes del módulo Caja, haga clic en el icono de eliminación.
- Confirme la pregunta «¿Suprimir? ¿De verdad quiere borrar esta entrada?».
Un comprobante que ha sido contabilizado no se puede eliminar hasta que en el módulo Contabilidad se genere la anulación del asiento contable correspondiente. Los comprobantes eliminados se pueden localizar posteriormente en la papelera de comprobantes eliminados.
Aprobación y firma de comprobantes
Además de guardarse, el comprobante de caja del módulo Caja puede pasar por la firma de la recepción o el pago en efectivo y por la aprobación de la persona responsable; ambas funciones se activan en los ajustes de la caja correspondiente y tienen su propia insignia de estado en el detalle del comprobante.
Firma de la recepción o el pago en efectivo
En el detalle del comprobante de caja, haga clic en el botón Firme del campo Destinatario - firma. La fecha y hora actuales se registrarán como firma, y con ello el comprobante quedará marcado como firmado. Esta acción la puede realizar cualquier persona con acceso al detalle del comprobante en cuestión.
Procedimiento: aprobación de un comprobante de caja
Si en los ajustes de la caja está activada la aprobación, el usuario con permiso para aprobar hace clic, en el detalle del comprobante, en el botón Acepto + firmar del campo Aprobado - Firma. Se registrará la aprobación y también el nombre del usuario que aprueba. Puede hacer clic bien el usuario seleccionado en el comprobante como Tiene que aprobar, bien cualquier persona con el indicador Puedo aprobar en dicha caja.
Estados del comprobante de caja
El comprobante de caja en el módulo Caja lleva simultáneamente varios estados independientes: contable, fiscal, de firma y de aprobación, además de, en su caso, un estado propio de la empresa. Encontrará un resumen en la siguiente tabla.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| No contabilizado | El comprobante se puede modificar y eliminar; es el estado predeterminado de un comprobante nuevo |
| Contabilizado | El comprobante ya está registrado en el diario contable y ya no se puede modificar ni eliminar; una eventual corrección debe realizarse mediante la anulación del asiento contable en el módulo Contabilidad |
| IVA no liquidado / IVA liquidado | En un comprobante de gastos en modo de autoliquidación del IVA, indica si ya se ha realizado la liquidación del impuesto |
| No firmado / Firmado (destinatario) | Si el destinatario o el pagador ha confirmado la recepción o el pago del efectivo |
| Pendiente de aprobación / Aprobado | Si el comprobante ha sido aceptado por el aprobador designado |
| Estado propio | Estado libre del comprobante, definido por la empresa (por ejemplo, para corregir, corregido, para enviar); solo si está permitido en los ajustes de la caja |
Funciones avanzadas
Además del trabajo habitual con los comprobantes individuales, el módulo Caja ofrece también una consulta del saldo de caja a cualquier fecha, la asignación masiva de categorías en los registros fiscales, la papelera de comprobantes eliminados y las notas del comprobante.
Consulta del estado de la caja a una fecha
En la pantalla principal del módulo Caja, haga clic en el botón Estado de la caja registradora a fecha. En el cuadro de diálogo, rellene el campo En la fecha y haga clic en Recalcular. Se mostrarán los saldos de la caja en todas las monedas a la fecha indicada, calculados a partir de todos los comprobantes de la caja, independientemente del filtro y del orden actuales de la tabla.
Contabilización masiva de la categoría P/V (registros fiscales)
Las empresas que llevan registros fiscales pueden asignar de forma masiva, en el módulo Caja, la categoría de ingreso/gasto a varios comprobantes o a sus partidas a la vez. El menú se abre con el botón Registros fiscales situado encima de la tabla de comprobantes; el menú solo está disponible en el modo de registros fiscales.
Contabilización masiva de comprobantes completos
- En el menú Registros fiscales, seleccione Contabilización masiva - Categorías P/V - Comprobantes completos.
- Seleccione si se trata de comprobantes de ingresos o de gastos, y elija la categoría.
- Opcionalmente, marque Sobrescribir las categorías ya establecidas.
- Elija el ámbito: todos los comprobantes que coincidan con el filtro actual, según el cliente seleccionado, o comprobantes concretos elegidos manualmente en la lista.
- Guarde: la categoría se asignará a los comprobantes seleccionados y también a sus partidas.
Contabilización masiva de partidas
El procedimiento en el módulo Caja es similar al de la contabilización masiva de comprobantes completos, solo que en el menú Registros fiscales seleccionará Contabilización masiva - Categorías P/V - Partidas. Además, el ámbito se puede elegir también según el texto de la partida mediante la opción «Si el elemento de la factura contiene».
Visualización de comprobantes eliminados (papelera)
Los comprobantes de caja eliminados se muestran con el botón Eliminados encima de la tabla de comprobantes en el módulo Caja. La papelera está disponible solo para los usuarios con el nivel de acceso más alto en dicha caja (Acceso a ver, editar, crear y eliminar todo).
Añadir una nota al comprobante
En el detalle del comprobante de caja, haga clic en el botón Añadir una nota, escriba el texto en el campo Nota y guarde. La nota aparecerá en la tabla de notas del comprobante con la fecha y el nombre de su autor, gracias a lo cual queda localizable en el comprobante el historial de comunicación relativo a dicho pago.
Archivos adjuntos del comprobante de caja
Si en los ajustes de la caja está activada la visualización de archivos adjuntos, al comprobante de caja del módulo Caja se le pueden cargar documentos escaneados u otros archivos: como máximo 60 archivos por comprobante. Puede añadir y eliminar un archivo adjunto el usuario que tenga permiso para modificar dicho comprobante.
Contabilización y liquidación del IVA
Las empresas con contabilidad por partida doble pueden contabilizar directamente el comprobante de caja del módulo Caja en el diario contable del módulo Contabilidad y, en los comprobantes de gastos en modo de autoliquidación del IVA, también liquidar el impuesto. Ambas acciones están disponibles solo desde el detalle del comprobante y solo para los usuarios con acceso a la unidad contable correspondiente.
Contabilización del comprobante de caja en el diario contable
En el detalle del comprobante de caja, haga clic en el botón Contabilizar (icono de un libro), si se muestra; solo se muestra si en la empresa está activada la contabilidad por partida doble y el usuario conectado tiene permiso para contabilizar. Tras la contabilización, el comprobante se marcará como contabilizado y a partir de entonces ya no se podrá modificar ni eliminar en el módulo Caja.
Liquidación del IVA en la autoliquidación
En los comprobantes de caja de gastos en modo de autoliquidación del IVA, en el detalle del comprobante se muestra el botón Calcular el IVA (icono de una balanza). Tras hacer clic y realizar la liquidación, en el comprobante se mostrará la insignia «IVA liquidado». El botón lo puede usar el mismo grupo de usuarios que en la contabilización del comprobante.
Modificación y eliminación de un comprobante contabilizado
En cuanto un comprobante de caja queda contabilizado, el módulo Caja bloquea su posterior modificación y eliminación. Un intento de guardar una modificación mostrará el mensaje «El comprobante de caja ya ha sido contabilizado en el diario contable (registro n.º X). Conforme al artículo 16 de la Ley n.º 563/1991 Sb., de Contabilidad, no se puede modificar un comprobante contabilizado. Para corregirlo, cree una anulación del asiento contable en el módulo Contabilidad.». Un intento de eliminar dicho comprobante mostrará el mensaje «El documento está contabilizado; primero debe crear una anulación del asiento contable.». En ambos casos, la solución consiste en crear en el módulo Contabilidad la anulación del asiento contable original y solo después corregir o eliminar el comprobante en Caja.
Integración con otros módulos
En la práctica, el comprobante de caja del módulo Caja rara vez se utiliza de forma aislada: normalmente documenta un pago relacionado con otro comprobante o con una empresa registrada en la aplicación. El siguiente resumen recoge con qué módulos se conecta Caja y qué datos intercambia con ellos.
- CRM: el comprobante de caja se vincula a una empresa concreta del CRM a través del campo Recibido de / Pagado a; se puede filtrar según el campo Empresa desde el módulo CRM
- Extractos bancarios: el comprobante de caja se puede emparejar con una transacción bancaria; el emparejamiento se muestra en el detalle del comprobante, en la sección Enlaces, así como en la opción de filtro Enlaces → Estado de cuenta
- Facturas recibidas y emitidas: el comprobante de caja puede representar el pago de una factura recibida o emitida concreta; el enlace se configura en el cuadro de diálogo del comprobante y se refleja tanto en el filtro Enlaces como en la columna Enlaces de la lista
- Órdenes de viaje: el comprobante de caja se puede vincular a una orden de viaje, según la versión de este módulo que tenga activada la empresa
- Pedidos: el comprobante de caja se puede asignar a un pedido concreto; se muestra como columna y como filtro, disponible solo para los usuarios con acceso al módulo Pedidos
- Contabilidad (partida doble): el comprobante de caja se puede contabilizar directamente en el diario contable y, en los comprobantes de gastos en modo de autoliquidación, liquidar el IVA; la corrección de un comprobante contabilizado pasa por la anulación en este módulo
- Registros fiscales: los comprobantes de caja y sus partidas se pueden clasificar en categorías de ingreso/gasto, incluida la asignación masiva de categorías a comprobantes completos o solo a partidas
- ARES: en los ajustes de la caja se puede localizar automáticamente, a partir del número de identificación de la empresa, el nombre, la dirección y el NIF del proveedor para la versión impresa del comprobante
- Archivos y anexos: al comprobante de caja se le pueden adjuntar documentos escaneados, que después se pueden consultar e incluso eliminar si el usuario tiene permiso para modificar el comprobante
Resolución de problemas
Este capítulo resume los mensajes de error que puede encontrar en el trabajo habitual con comprobantes de caja en el módulo Caja, su explicación y el procedimiento de corrección recomendado. Además, incluye preguntas frecuentes de los usuarios y algunos consejos prácticos para simplificar el trabajo con los comprobantes de caja.
Mensajes de error frecuentes en el módulo Caja
| Mensaje | Cuándo aparece y qué hacer |
|---|---|
| «El comprobante de caja ya ha sido contabilizado en el diario contable…» | Intento de guardar una modificación de un comprobante ya contabilizado; cree primero la anulación del asiento contable en el módulo Contabilidad |
| «El documento está contabilizado; primero debe crear una anulación del asiento contable.» | Intento de eliminar un comprobante contabilizado; la solución es la misma que la anterior |
| «No tienes permiso» | Intento de contabilización masiva de la categoría P/V sin el derecho suficiente sobre dicha caja; diríjase al administrador de permisos |
| «Seleccione ingresos o gastos» | En la contabilización masiva no se seleccionó el tipo de comprobante; complete la opción |
| «Seleccione una categoría» | En la contabilización masiva no se seleccionó una categoría; complete la opción |
| «Categoría inválida» | La categoría seleccionada no pertenece a la unidad contable de dicha caja; elija una categoría válida |
| «Puede cargar un máximo de 60 archivos.» | Intento de cargar más de 60 archivos adjuntos al comprobante; reduzca el número de archivos cargados |
| Resaltado del campo por el navegador | El formulario se envió con un campo obligatorio vacío (número de comprobante, fecha, importe, en palabras, finalidad del pago, y en su caso estado y tiene que aprobar); rellene el campo resaltado |
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre el módulo Caja
Pregunta: ¿Por qué no se puede modificar ni eliminar un comprobante de caja?
Solución: El comprobante probablemente ya está contabilizado. Conforme a la Ley de Contabilidad, un comprobante contabilizado no se puede modificar; realice la corrección mediante la anulación del asiento contable en el módulo Contabilidad y solo después modifique o elimine el comprobante en Caja.
Pregunta: ¿Cuántos archivos adjuntos se pueden cargar en un comprobante de caja?
Solución: Como máximo 60 archivos por comprobante, y solo si en los ajustes de dicha caja está activada la visualización de archivos adjuntos.
Pregunta: ¿Qué significa la columna Enlaces en la lista de comprobantes?
Solución: Indica que el comprobante de caja está emparejado con una transacción bancaria, una factura recibida o una factura emitida. Los comprobantes también se pueden filtrar según el enlace.
Pregunta: ¿Por qué no se me muestra el campo Pedido en el comprobante?
Solución: El campo y la columna Pedido se muestran en el módulo Caja solo a los usuarios que tienen activado el módulo Pedidos y al menos el derecho de visualización sobre él.
Pregunta: ¿Quién ve los comprobantes de caja eliminados?
Solución: La papelera de comprobantes eliminados está disponible solo para los usuarios con el nivel de acceso más alto a dicha caja: Acceso a ver, editar, crear y eliminar todo.
Consejos para trabajar de forma eficiente con el módulo Caja
- Consejo: para averiguar rápidamente cuánto efectivo hay en la caja en un día determinado, utilice el botón Estado de la caja registradora a fecha en lugar de sumar los comprobantes manualmente.
- Consejo: un comprobante que se repite con frecuencia (por ejemplo, un anticipo periódico) se crea más rápido copiando un comprobante existente que rellenando todo el formulario de nuevo.
- Consejo: en los registros fiscales ahorrará tiempo con la contabilización masiva de la categoría P/V en varios comprobantes a la vez, en lugar de configurar manualmente la categoría en cada comprobante por separado.
- Nota: en la aplicación móvil se puede fotografiar el recibo y el sistema, mediante inteligencia artificial, reconoce automáticamente el proveedor, el número de comprobante, la fecha, el importe, el IVA y la forma de pago, y los ofrece para rellenar el comprobante de caja.
- Aviso: los campos En palabras y, en los tipos del IVA, también Cantidad total se calculan automáticamente; si el importe no coincide, compruebe primero los tipos del IVA introducidos o las partidas del comprobante.