Ofertas comerciales - Presupuestos, Cotizaciones

Resumen

El módulo Ofertas comerciales (oferta de precio, cálculo, lista de oferta) sirve para preparar y registrar las ofertas comerciales que su empresa envía a los clientes. Las ofertas se dividen en grupos según centros de coste o divisiones, y cada una contiene artículos o, en su caso, un presupuesto detallado con recargo. La oferta terminada se imprime en PDF o se envía directamente por correo electrónico desde el propio módulo, y si el cliente hace clic en el enlace del correo, puede aceptarla electrónicamente y firmarla sin necesidad de iniciar sesión. La oferta aceptada se convierte después, con un solo botón, en un pedido recibido o en una solicitud de oferta, de modo que el módulo enlaza con otras agendas de la empresa. El módulo incluye también un registro independiente, Ofertas recibidas, para las ofertas que, a la inversa, envían a la empresa sus proveedores.

Funciones clave

• Registro de las ofertas emitidas a los clientes, divididas en grupos (centros de coste)
• Composición de los artículos de la oferta manualmente, desde el catálogo de productos o directamente desde el almacén
• Presupuesto detallado de la oferta con grupos de artículos y un recargo porcentual (beneficio)
• Impresión de la oferta en PDF y envío al cliente por correo electrónico directamente desde el módulo
• Aceptación electrónica de la oferta por el cliente con firma a través de un enlace público en el correo electrónico
• Conversión de la oferta aceptada en un pedido recibido o en una solicitud de oferta
• Creación automática de nuevas ofertas a partir de solicitudes recibidas por correo electrónico
• Registro independiente de las ofertas recibidas de los proveedores (Ofertas recibidas)

Acceso y configuración

El módulo Ofertas comerciales está disponible para los usuarios a quienes el administrador ha asignado permiso al menos a un grupo (centro de coste) de ofertas. El acceso al registro secundario Ofertas recibidas se rige por un permiso independiente, válido para toda la empresa y no ligado a los grupos. Antes de empezar a crear ofertas, se recomienda revisar la configuración del grupo, ya que los datos de facturación, la numeración y los textos predeterminados se reflejan en cada oferta recién creada.

Cómo acceder al módulo Ofertas comerciales

Ruta de navegación hasta el módulo Ofertas comerciales: Menú principal → Ofertas comerciales. Al abrir el módulo, seleccione en la franja superior de mosaicos el grupo (centro de coste) de ofertas con el que desea trabajar; mientras no seleccione un grupo, el resto de la pantalla permanecerá oculto. Si no tiene acceso a ningún grupo, aparecerá un mensaje sobre la falta de permiso y deberá solicitar al administrador que se lo asigne. El registro secundario Ofertas recibidas está disponible en la aplicación como una función independiente con su propio permiso, no ligada a la selección del grupo de las ofertas principales.

Configuración del módulo Ofertas comerciales

La configuración del módulo Ofertas comerciales (configuración del grupo) se realiza por separado para cada grupo (centro de coste), en su propia pestaña dentro del apartado Ajustes. Solo puede modificarla un usuario con el rol de administrador del módulo Ofertas comerciales o el administrador general del sistema. Un grupo nuevo se crea con el botón Crear grupo tras indicar su nombre; un grupo existente se puede renombrar con el botón Modificar nombre, copiar a uno nuevo con el botón Copiar a nuevo o eliminar con el botón Eliminar grupo, previa confirmación.

Datos de facturación y cuentas bancarias en la oferta

La configuración del módulo Ofertas comerciales permite rellenar los datos de facturación del proveedor: Nombre, Calle, Ciudad, Código postal, País, NIF y Número IVA, pudiendo cargar el NIF directamente desde el registro ARES con un botón. Estos datos se imprimen en el encabezado de cada oferta impresa; si no se rellenan, no aparecerán en la oferta. Además, se puede cargar el Logotipo en los documentos, que aparecerá en el encabezado del documento, e indicar hasta tres cuentas bancarias (número de cuenta, moneda de la cuenta, nombre del banco, IBAN y SWIFT). Al generar la oferta, el sistema selecciona automáticamente la cuenta cuya moneda coincide con la moneda de la oferta; en caso contrario, utiliza la primera cuenta indicada.

Numeración de las ofertas y textos predeterminados

En la configuración del grupo del módulo Ofertas comerciales se determina el formato de numeración automática de las nuevas ofertas: prefijo, año, sufijo, número de dígitos y número inicial. Sin una configuración propia se utiliza el formato de número predeterminado del sistema. Además, se puede rellenar de antemano el Texto encima de los elementos y el Texto debajo de los elementos, que aparecerá en cada oferta recién creada (y que después se puede modificar manualmente), así como el Tipo de IVA predeterminado, que el módulo propondrá para los artículos recién añadidos. Las opciones Nota de los productos: cargar desde y Códigos aduaneros de los productos: cargar desde determinan de dónde se toma automáticamente el texto para el campo Nota, o para el campo Código aduanero, al añadir un producto a la oferta.

Archivos PDF adjuntos a la oferta

La configuración del módulo Ofertas comerciales permite indicar un archivo PDF propio, por ejemplo las condiciones comerciales, que se adjuntará automáticamente antes o después de la oferta generada al imprimirla o enviarla por correo electrónico. Sin esta configuración solo se genera la propia oferta, sin ningún archivo adjunto.

Descarga automática de solicitudes por correo electrónico

Al activar la opción Recibir solicitudes de oferta por correo electrónico en la configuración del grupo del módulo Ofertas comerciales, se activa la descarga automática periódica de los mensajes nuevos de un buzón de correo determinado. Para cada mensaje relevante se crea automáticamente una nueva oferta: el asunto del correo pasa a ser el nombre de la oferta, el cuerpo del correo se convierte en una nota interna, los archivos adjuntos del correo se convierten en los archivos adjuntos de la oferta y el propio mensaje se guarda también como archivo adjunto interno; el mensaje procesado se traslada después de la bandeja de correo a la papelera. En la configuración se indica además el Asunto y el Contenido del correo de la respuesta automática a una solicitud recibida por correo electrónico, que recibirá el solicitante tras crearse la oferta, y se seleccionan los usuarios que deben recibir un aviso por correo electrónico ante cada nueva solicitud. El campo Dirección de correo que redirige es solo una nota informativa sobre qué dirección propia ha redirigido en su buzón hacia la dirección del módulo; no influye en la propia descarga.

Aceptación de la oferta por el cliente en línea

La opción El cliente puede aceptar en línea, en la configuración del grupo del módulo Ofertas comerciales, añade al correo con la oferta enviada un botón para la aceptación electrónica. Gracias a él, el cliente puede firmar la oferta sin iniciar sesión, a través de un enlace público en el correo. Si esta opción no está activada, el correo no incluye el botón y el estado de confirmación no se muestra en la oferta.

Selección de artículos desde el almacén

La opción Al seleccionar un artículo del almacén, elegir primero el tipo de ficha de almacén y después el grupo de fichas, en la configuración del módulo Ofertas comerciales, añade al formulario de adición de artículos desde el almacén dos filtros adicionales que facilitan la búsqueda en un almacén grande. Sin activar esta opción, en el módulo Almacén se busca directamente solo por el código o el nombre del artículo de almacén.

Permisos y derechos de acceso al módulo Ofertas comerciales

El módulo Ofertas comerciales utiliza dos sistemas de permisos independientes: uno para las Ofertas (emitidas), dividido por cada grupo (centro de coste), y otro para las Ofertas recibidas, válido de manera uniforme para toda la empresa. La configuración de los permisos solo puede modificarla el administrador general del sistema o un usuario con el rol de administrador del módulo Ofertas comerciales.

Permiso sobre el grupo de ofertas	Descripción
Sin acceso	El usuario no ve en absoluto ese grupo (centro de coste) de ofertas.
Ve las ofertas	Puede solo consultar las ofertas del grupo, sin posibilidad de modificarlas.
Ve y puede crear nuevas y modificar las propias	Puede crear ofertas, modificar artículos, presupuestos y notas, imprimir y enviar ofertas por correo electrónico, y eliminar artículos individuales o grupos del presupuesto.
Ve y puede modificar y crear todo	El mismo alcance de modificación que el nivel anterior, aplicado a todas las ofertas del grupo.
Ve, modifica, crea y puede eliminar todo	Además, puede trasladar toda la oferta a la papelera (eliminarla).

Para el registro secundario Ofertas recibidas rige un permiso independiente, válido para toda la empresa, no ligado a los grupos de ofertas:

Permiso sobre las Ofertas recibidas	Descripción
Sin acceso	El usuario no tiene acceso al registro Ofertas recibidas.
Visualización	Puede solo consultar las ofertas recibidas.
Escritura	Puede crear y modificar las ofertas recibidas.
Eliminación	Además, puede eliminar las ofertas recibidas (trasladarlas a la papelera).

La página pública para la aceptación electrónica de la oferta por el cliente no requiere iniciar sesión ni ninguno de los permisos mencionados; el acceso a ella está protegido únicamente por un enlace único y difícil de adivinar, enviado en el correo electrónico con la oferta.

Interfaz de usuario

La pantalla del módulo Ofertas comerciales varía según si trabaja con la lista principal de ofertas emitidas o con el registro secundario Ofertas recibidas. Ambas listas comparten controles similares (filtro, una tabla con columnas y acciones en cada fila), pero se rigen por permisos distintos.

Pantalla principal del módulo Ofertas comerciales

En la parte superior de la pantalla del módulo Ofertas comerciales hay una franja horizontal de mosaicos con los nombres de los distintos grupos de ofertas (centros de coste o divisiones); al hacer clic en un mosaico se cambia entre ellos, y el grupo activo aparece resaltado. Tras seleccionar un grupo se muestra un filtro plegable, una fila con controles adicionales y la propia tabla de ofertas. La tabla tiene las columnas Número de oferta, Nombre, Nombre del contrato, Empresa (CRM), Precio sin IVA, Creado, Creado por, Válido hasta y Acciones. En la columna Acciones hay iconos para ver el detalle (ojo), modificar (lápiz), copiar (copia de hojas), enviar o imprimir por correo electrónico (sobre) y eliminar (papelera); la disponibilidad de cada icono depende de su permiso sobre el grupo correspondiente.

Filtros y búsqueda en el módulo Ofertas comerciales

El filtro plegable del módulo Ofertas comerciales se abre y se cierra con los iconos más/menos de la esquina derecha del encabezado, e incluye los campos En el título, Fecha de creación (intervalo desde–hasta con calendario), Creado por (lista desplegable de nombres) y Empresa: selección de una empresa cliente concreta del módulo CRM. El filtro configurado se confirma con el botón Buscar, y el botón Cancelar lo restablece. Encima de la tabla hay además una lista desplegable Año, con la que se limitan las ofertas al año de creación seleccionado o se elige Todo, y un selector Todo / Solo Activo, que oculta las ofertas cuya validez ya ha finalizado.

Estados y marcas de la oferta en la lista del módulo Ofertas comerciales

En la tabla de la lista principal del módulo Ofertas comerciales, el estado de la oferta se reconoce por el resaltado de color y los iconos, sin necesidad de abrir el detalle.

Marca	Qué significa
Fila resaltada en color verde claro	La oferta está en estado Con éxito: a partir de ella se ha generado al menos un pedido recibido.
Marca de verificación verde junto al número de oferta	Tiene el mismo significado que el resaltado verde de la fila; se muestra justo al lado del número de la oferta.
Icono de sobre relleno en verde en Acciones	La oferta ya se ha enviado al menos una vez al cliente por correo electrónico.
Confirmación de la oferta por el cliente: «-»	El cliente todavía no se ha pronunciado sobre la oferta (se muestra solo si la aceptación en línea está activada).
Confirmación de la oferta por el cliente: «Aceptada» (en verde)	El cliente ha aceptado y firmado electrónicamente la oferta a través del enlace público del correo electrónico.

Ofertas recibidas: lista secundaria

El registro secundario Ofertas recibidas del módulo Ofertas comerciales muestra una lista independiente con las columnas ID, Número, Nombre, Proveedor, Creado, Archivos y Acciones. Encima de la tabla está el botón Registro de una oferta recibida, disponible solo para los usuarios con permiso de escritura. En las filas encontrará iconos para ver el detalle, modificar y eliminar según su permiso. A diferencia de las Ofertas principales, esta lista no está ligada a los grupos (centros de coste); se rige por el permiso independiente, válido para toda la empresa, descrito en el capítulo Permisos y derechos de acceso al módulo Ofertas comerciales.

Operaciones básicas

Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario con las ofertas emitidas en el módulo Ofertas comerciales: su creación, modificación, copia y eliminación. Todos los procedimientos son válidos para las ofertas dentro del grupo (centro de coste) al que tiene asignado el permiso correspondiente. La disponibilidad de cada botón se rige por el nivel de su permiso, descrito en el capítulo Permisos y derechos de acceso al módulo Ofertas comerciales.

Procedimiento: Creación de una nueva oferta en el módulo Ofertas comerciales

1. En la lista principal del módulo Ofertas comerciales, haga clic en el botón Crear oferta (disponible para los usuarios con permiso para crear ofertas en el grupo correspondiente).
2. Rellene el Nombre y, si procede, seleccione el Contrato desde el módulo de pedidos, la Empresa y la Persona de contacto desde el módulo CRM, la Divisa, la fecha Válido hasta y la Nota/descripción interna.
   • Firma: el cliente al que se destina la oferta; se elige de la lista de empresas del CRM
   • Persona de contacto: la persona concreta de la empresa seleccionada; se propone según la empresa elegida
   • Divisa: tras seleccionar la empresa, se rellena previamente según la divisa configurada para la empresa en el CRM
3. Opcionalmente, adjunte ya los archivos: Archivos adjuntos (que también pueden enviarse al cliente, por ejemplo como adjuntos del correo) o Archivos adjuntos internos (solo para uso interno). En ambos tipos el límite es de 60 archivos como máximo y 100 MB por archivo.
4. Haga clic en Guardar.
5. Se abre el detalle de la oferta recién creada, con un número asignado automáticamente según la serie numérica configurada para el grupo correspondiente.

Procedimiento: Modificación de una oferta en el módulo Ofertas comerciales

En el módulo Ofertas comerciales, el formulario de modificación de la oferta se abre haciendo clic en el icono del lápiz en la fila de la lista, o con el botón Modificar directamente en el detalle de la oferta. El formulario se rellena previamente con los valores guardados anteriormente; tras realizar los cambios, se guarda con el botón Guardar, igual que al crear una oferta nueva.

Procedimiento: Copia de una oferta en el módulo Ofertas comerciales

El icono de copia de hojas en la fila de la lista principal del módulo Ofertas comerciales abre el formulario de creación de una nueva oferta. Tras guardar, en la nueva oferta se copian automáticamente todos los artículos y todo el presupuesto (los grupos y sus artículos) de la oferta original, de modo que no es necesario introducirlos de nuevo.

Procedimiento: Eliminación de una oferta en el módulo Ofertas comerciales

1. En la lista, haga clic en el icono de la papelera en la fila de la oferta, o en el detalle de la oferta, en el botón Borrar.
2. Confirme la pregunta «¿De verdad quiere borrar esta entrada?» con el botón Sí, o cancélela con el botón No.

La eliminación de una oferta está disponible solo para los usuarios con el nivel de permiso más alto (Ve, modifica, crea y puede eliminar todo) sobre el grupo correspondiente. Las ofertas eliminadas se muestran con el botón Eliminados, encima de la tabla principal.

Artículos y presupuesto de la oferta

Una oferta en el módulo Ofertas comerciales puede contener una lista sencilla de artículos en la pestaña Datos básicos y, además, un Presupuesto más detallado en su propia pestaña, con grupos de artículos y recargo. Ambas partes se pueden rellenar manualmente, desde el catálogo de productos o desde el almacén.

Trabajo con los artículos de la oferta (pestaña Datos básicos)

1. En los campos Texto encima de los elementos y Texto debajo de los elementos puede añadir un texto complementario que también aparecerá en la oferta impresa.
2. Un artículo se añade de tres maneras: con el botón Añadir línea de artículo libre (una línea vacía para rellenar manualmente), con el botón Añadir de productos (selección de un producto o conjunto del módulo Productos; el precio, el peso y la nota se rellenan automáticamente), o seleccionándolo desde el almacén (módulo Almacén).
3. En cada artículo se modifican el Código, el Nombre, la Cantidad, la Unidad, el Precio por unidad, el Descuento en %, el tipo de IVA, el Código aduanero y la Nota; los valores se guardan inmediatamente al salir del campo, y los precios sin/con IVA se recalculan automáticamente.
4. Con el botón Aplicar a todos, en el primer artículo, se aplica el tipo de IVA configurado a todos los artículos de la oferta a la vez.
5. El botón Modificar precios permite, con una sola introducción del porcentaje de descuento, sobrescribir el descuento de todos los artículos de la oferta.
6. El botón Borrar todos los artículos elimina de una vez todo el contenido de la tabla de artículos.

Nota: si el módulo Almacén está activado y un artículo no tiene una ficha de almacén vinculada, junto a él aparecerá el aviso «almacén-NO», con la posibilidad de crear la ficha directamente con el icono de más.

Trabajo con el presupuesto de la oferta (pestaña Presupuestos)

1. En la parte superior de la pestaña Presupuestos se rellenan el Nombre y la Nota del presupuesto, y se muestran el Total del presupuesto y la suma +beneficio; ambos se pueden recalcular manualmente con un icono.
2. Con el botón Añadir grupo se crea un nuevo grupo del presupuesto: se indican el Nombre, el Orden y el Beneficio % (el recargo con el que se incrementa el precio de los artículos del grupo).
3. Al grupo se añaden artículos con los botones Añadir línea libre - Artículo, Añadir línea libre - Producto, Añadir de productos (del módulo Productos; en el caso de un conjunto, todos sus componentes se desglosan automáticamente como líneas subordinadas) o seleccionándolos desde el almacén (módulo Almacén).
4. En cada artículo se modifican la Cantidad y el Precio/ud. directamente en la tabla (se guarda de inmediato); las líneas se desplazan con las flechas arriba/abajo, se copian con el icono de copia, se eliminan con el icono de la papelera, y la nota se muestra u oculta con el icono del lápiz junto al campo de la nota.
5. Con los iconos del ojo se muestran u ocultan de forma masiva todas las notas, o bien todos los artículos subordinados de los productos del grupo.
6. El grupo se modifica con el icono del lápiz, o se elimina con la cruz, previa confirmación.

Si se añade al presupuesto un producto que es un conjunto, el módulo Ofertas comerciales inserta automáticamente debajo de él todos sus componentes como líneas subordinadas, con la cantidad calculada. Si cambia la cantidad o el precio de una línea subordinada, el precio de la línea superior (el conjunto) se recalcula automáticamente como la suma de los precios de los componentes.

Impresión y envío de la oferta al cliente

La oferta terminada, en el módulo Ofertas comerciales, se imprime en PDF o se envía directamente al cliente por correo electrónico, tanto desde el detalle de la oferta como desde la lista, sin necesidad de realizar ambas acciones por separado. El módulo propone por sí mismo las direcciones de correo a partir de los contactos guardados en la empresa en el CRM, y recuerda de la oferta enviada que ya se remitió al cliente.

Procedimiento: Impresión y envío de la oferta por correo electrónico

1. En el detalle de la oferta, haga clic en el botón Imprimir y correo electrónico, o en la lista principal, en el icono del sobre de la fila correspondiente.
2. En la ventana de diálogo Generación de la oferta, elija el informe de impresión (No contribuyente de IVA, Notas, Imágenes, Archivos adjuntos al correo) y la versión de idioma entre los 7 idiomas admitidos.
3. Indique el correo del destinatario (varias direcciones se separan con punto y coma sin espacios), o marque las direcciones ya propuestas (el solicitante, los contactos de la empresa del cliente del CRM), y complete el Asunto y el Texto del mensaje.
4. Haga clic en Correo electrónico (solo envío), Imprimir (solo abre o descarga el PDF) o Imprimir y correo electrónico (ambas cosas a la vez).

Una copia del correo enviado le llega siempre también a usted como remitente, el PDF generado se guarda como archivo adjunto de la oferta y en las notas de la oferta se registra el envío.

Aceptación de la oferta por el cliente en línea

Si en la configuración del grupo del módulo Ofertas comerciales está activada la opción El cliente puede aceptar en línea, el correo con la oferta incluye además el botón «Acepto la oferta y firmo electrónicamente». Al hacer clic, se abre para el cliente, sin iniciar sesión, una página pública con los datos básicos de la oferta y un enlace al PDF. El cliente rellena su nombre, firma con el ratón o con el dedo en el campo de firma y lo envía con el botón «Acepto la oferta». El módulo Ofertas comerciales registra entonces la fecha y la hora, la dirección IP, el nombre y la imagen de la firma, y el remitente de la oferta recibe por correo electrónico la información de la confirmación. El estado de confirmación se muestra directamente en la oferta como «Aceptada».

Notas de la oferta

En la pestaña Notas del detalle de la oferta, se añade una nota con el botón Añadir nota, que abre un formulario sencillo con un campo de texto. El módulo Ofertas comerciales muestra las notas guardadas en orden cronológico, con el nombre del autor, la fecha y los posibles archivos adjuntos. Los archivos adjuntos también los guarda aquí la automatización del módulo; por ejemplo, al exportar el presupuesto a Excel o al enviar la oferta por correo electrónico, se crea automáticamente una nota con el archivo correspondiente, de modo que tiene todo el historial de la oferta reunido en un solo lugar.

Funciones avanzadas

Además del trabajo habitual con la oferta, el módulo Ofertas comerciales ofrece también herramientas adicionales para modificaciones masivas, un resumen del rendimiento y la exportación de datos para su posterior procesamiento. Estas funciones se encuentran directamente en el detalle de una oferta concreta o encima de la lista principal, y resultan especialmente útiles en ofertas más extensas con un gran número de artículos.

Modificación masiva de precios (descuento) en la oferta

El botón Modificar precios de la pestaña Datos básicos, en el detalle de la oferta del módulo Ofertas comerciales, abre una ventana de diálogo en la que, con una sola introducción del porcentaje de descuento, se sobrescribe el descuento de todos los artículos de la oferta a la vez, sin necesidad de modificarlos uno por uno.

Estadísticas por años en el módulo Ofertas comerciales

El botón Estadísticas por años, encima de la tabla principal del módulo Ofertas comerciales, muestra un resumen de las ofertas por año de creación, que ayuda a seguir la evolución de la actividad comercial a lo largo del tiempo. El resumen se calcula siempre para el grupo (centro de coste) seleccionado en ese momento, de modo que no se mezclan los resultados de los distintos grupos de ofertas.

Conversión de la oferta en un pedido recibido o en una solicitud de oferta

Si en la aplicación están activados los módulos correspondientes, el detalle de la oferta en el módulo Ofertas comerciales ofrece los botones Crear pedido recibido y Crear solicitud de oferta, con los que se crea con un solo clic el documento derivado en otro módulo. El pedido creado se muestra después directamente en el detalle de la oferta, y la oferta se resalta en verde en la lista principal como Con éxito.

Exportación: Presupuesto de la oferta a Excel

Exportación del presupuesto de una oferta concreta a un archivo de hoja de cálculo desde el módulo Ofertas comerciales. Crea un resumen con todos los grupos del presupuesto y sus artículos (código, nombre del producto, número de unidades, precio por unidad y precio total), incluido el precio conjunto de toda la oferta.

1. En el detalle de la oferta, abra la pestaña Presupuestos.
2. Haga clic en el botón Exportar a Excel.
3. Indique el Nombre del archivo y haga clic en Guardar.
4. El archivo se descarga en su ordenador.

La exportación se registra automáticamente como una nota de la oferta con el archivo exportado adjunto, de modo que puede consultar el historial de presupuestos descargados directamente en la oferta correspondiente.

Formato de salida: XLSX

Ofertas recibidas (registro de los proveedores)

Ofertas recibidas es un registro secundario, gestionado de forma independiente dentro del módulo Ofertas comerciales, en el que se anotan las ofertas que, a la inversa, envían a su empresa sus proveedores. A diferencia de las ofertas principales emitidas, este registro no se rige por grupos (centros de coste), sino por un único permiso válido para toda la empresa.

Procedimiento: Registro de una oferta recibida

1. En el registro Ofertas recibidas, haga clic en el botón Registro de una oferta recibida.
2. Indique el Grupo (se selecciona automáticamente si solo existe uno), el Nombre (campo obligatorio, máximo 80 caracteres) y, si procede, el Número de documento, la Divisa, la Fecha de expedición, la Válido hasta y la Nota.
3. Rellene los datos del proveedor: Nombre (máximo 64 caracteres), NIF (se puede cargar directamente desde el registro ARES con un botón, máximo 12 caracteres), Número IVA (máximo 15 caracteres), Correo electrónico y Teléfono (máximo 45 caracteres).
4. Adjunte, si procede, los archivos del proveedor (máximo 60 archivos, hasta 100 MB por archivo).
5. Haga clic en Guardar; al guardar se le redirigirá al detalle del registro recién creado.

Consejo: los campos marcados con un asterisco en el formulario deben rellenarse; de lo contrario, el módulo Ofertas comerciales rechazará el guardado con el mensaje «Por favor, rellene todos los campos obligatorios».

Modificación y eliminación de una oferta recibida

Al modificar un registro existente en el registro Ofertas recibidas, solo se pueden añadir nuevos archivos; los archivos existentes se eliminan directamente en el detalle del registro. El Grupo de un registro existente ya no se puede cambiar después del primer guardado. La eliminación se realiza con el icono de la papelera en la fila de la lista, o con el botón Borrar en el detalle, tras confirmar la ventana de diálogo; esta acción está disponible solo para los usuarios con permiso de eliminación.

Integración con otros módulos

• CRM (Gestión de contactos): la oferta se asigna a una empresa y a una persona de contacto concretas del módulo CRM; desde el detalle de la oferta hay un enlace de vuelta al detalle de la empresa y del contacto, y los correos propuestos para el envío se toman de los datos de contacto guardados en el CRM.
• Contratos: la oferta se puede vincular a un contrato existente; el detalle de la oferta muestra entonces también otros documentos relacionados con ese contrato: pedidos, solicitudes de oferta, albaranes, facturas y movimientos bancarios.
• Productos: tanto los artículos de la oferta como los del presupuesto se pueden añadir directamente desde el catálogo de productos, incluido el desglose automático de los conjuntos en sus componentes; desde el artículo hay un enlace al detalle del producto.
• Almacén: tanto los artículos de la oferta como los del presupuesto se pueden añadir desde las fichas de almacén, con control de la cantidad disponible; si falta un artículo en el almacén, se puede crear directamente una nueva ficha de almacén desde la oferta.
• Pedidos recibidos: desde la oferta se puede crear con un solo botón el pedido recibido derivado; el pedido creado se muestra en el detalle de la oferta y la oferta se resalta en la lista como exitosa.
• Solicitudes de oferta: desde la oferta se puede crear con un solo botón la solicitud de oferta derivada.

Solución de problemas

Este capítulo resume los mensajes de error más frecuentes con los que puede encontrarse en el módulo Ofertas comerciales y el procedimiento recomendado para resolverlos. La mayoría de los mensajes están relacionados con la falta de permiso o con un campo obligatorio no rellenado en el formulario.

Preguntas frecuentes y mensajes de error en el módulo Ofertas comerciales

Pregunta: ¿Por qué, al guardar una oferta recibida, aparece «No tiene permiso para realizar esta acción»?

Solución: Su cuenta no tiene permiso de escritura en el registro Ofertas recibidas. Solicite al administrador que se lo asigne.

Pregunta: ¿Por qué el módulo Ofertas comerciales rechaza guardar una oferta recibida con el mensaje «Por favor, rellene todos los campos obligatorios»?

Solución: En el formulario falta el campo obligatorio Nombre. Complételo y guarde de nuevo.

Pregunta: ¿Qué significa el mensaje «Registro no encontrado» al modificar una oferta recibida?

Solución: El registro se ha eliminado mientras tanto, o el enlace que lleva a él no es válido. Vuelva a la lista Ofertas recibidas e intente abrirlo de nuevo.

Pregunta: ¿Qué hacer si aparece «No se ha encontrado la configuración del módulo»?

Solución: En el sistema falta un grupo válido para Ofertas recibidas. Póngase en contacto con el administrador del sistema.

Pregunta: ¿Por qué, al añadir un artículo desde el almacén al presupuesto, el módulo Ofertas comerciales muestra «No se ha seleccionado ningún artículo»?

Solución: No ha seleccionado un artículo concreto de la lista de fichas de almacén propuesta. Selecciónelo de la lista y guarde de nuevo.

Pregunta: ¿Por qué no se pueden cargar todos los archivos adjuntos a la vez y el módulo muestra «Puede cargar un máximo de 60 archivos»?

Solución: El módulo Ofertas comerciales admite como máximo 60 archivos en un solo paso. Cargue los archivos adjuntos en lotes más pequeños.

Consejos para trabajar de forma eficiente con el módulo Ofertas comerciales

• Consejo: antes de empezar a crear ofertas, rellene los datos de facturación y las cuentas bancarias en la configuración del grupo; así se ahorrará tener que añadir manualmente los datos en cada oferta individual.
• Consejo: para los conjuntos, utilice el botón Añadir de productos; el módulo Ofertas comerciales desglosa por sí mismo el conjunto en sus componentes y calcula la cantidad, con lo que se evita introducir manualmente cada artículo.
• Consejo: fíjese en las filas resaltadas en verde y en la marca de verificación verde junto al número de oferta en la lista principal; señalan las ofertas que ya se han convertido en un pedido recibido.
• Consejo: active la opción El cliente puede aceptar en línea si desea tener registrados directamente en la oferta la aceptación y la firma electrónica del cliente, sin necesidad de una firma en papel.
• Consejo: la exportación del presupuesto a Excel se guarda también automáticamente como una nota de la oferta, de modo que puede consultar más adelante el historial de exportaciones directamente en la oferta correspondiente.