Reservas

Descripción general

El módulo Reservas sirve para reservar activos de la empresa, como salas de reuniones, vehículos, equipos técnicos u otros recursos compartidos. Cada elemento disponible para reserva (objeto) tiene su propia configuración de capacidad, restricciones de horario y derechos de acceso para usuarios individuales. El sistema impide la doble reserva del mismo objeto en períodos de tiempo superpuestos.

Funciones principales

• Gestión de reservas de activos de la empresa (salas, vehículos, equipos y otros objetos)
• Vista de calendario de reservas mediante FullCalendar (vista mensual y semanal)
• Fusión opcional de varios objetos en un único calendario de resumen
• Reservas recurrentes con selección de días de la semana y fecha de finalización de la recurrencia
• Control automático de solapamientos: no es posible crear dos reservas para el mismo objeto en el mismo horario
• Notificaciones por correo electrónico al crear o modificar una reserva
• Derechos de acceso granulares: quién puede ver, reservar y cancelar reservas de otros
• Nombres superiores (categorías) para agrupar varios objetos en grupos

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo Reservas

Ruta de navegación al módulo Reservas: Menú principal → Reservas

Al abrir el módulo, se muestran las pestañas con los objetos disponibles para reserva. Solo se ven las pestañas de los objetos a los que se le han asignado derechos de acceso. Si los objetos están divididos en grupos (nombres superiores), primero seleccione el grupo y luego el objeto concreto.

Configuración del módulo Reservas

La configuración del módulo Reservas está disponible en Configuración → Reservas. La configuración solo puede ser modificada por el administrador o por un usuario con permisos de administrador del módulo Reservas.

En la configuración se puede:

• Crear, editar y eliminar objetos para reserva
• Configurar un calendario de resumen fusionado de todos los objetos (calendario de intersección)
• Nombrar el calendario de intersección con un nombre personalizado
• Gestionar los derechos de acceso para cada objeto individualmente
• Configurar los destinatarios de notificaciones por correo electrónico para cada objeto

Procedimiento: Creación de un nuevo objeto de reserva

Un objeto de reserva (por ejemplo, una sala de reuniones o un vehículo) se crea en la configuración del módulo Reservas. Siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración → Reservas
2. Haga clic en el botón Añadir
3. Complete los campos obligatorios:
   • Nombre: Un nombre único para el objeto (p. ej., "Sala de reuniones A", "Ford Transit")
   • Capacidad: Número máximo de reservas simultáneas del objeto (normalmente 1)
   • Reserva desde (hora): La hora más temprana a partir de la cual se puede reservar el objeto (p. ej., 7)
   • Reserva hasta (hora): La hora más tardía hasta la cual se puede reservar el objeto (p. ej., 22)
4. Opcionalmente complete:
   • Nombre superior: Nombre de grupo para agrupar varios objetos (p. ej., "Flota de vehículos", "Salas de reuniones")
   • Descripción: Información adicional que se muestra a los usuarios al crear una reserva
   • Nota antes del nombre: Marque esta opción si desea mostrar la nota de la reserva antes del nombre del usuario en el calendario
   • Color de texto en el calendario combinado: Color del texto del evento en el calendario de intersección
   • Color de fondo en el calendario combinado: Color de fondo del evento en el calendario de intersección
5. Haga clic en Guardar

Consejo: El nombre superior sirve para la agrupación lógica de objetos. Si asigna el mismo nombre superior a varios objetos, se mostrarán en el módulo Reservas bajo una pestaña de grupo compartida.

Configuración de la duración mínima de reserva

En la vista general de configuración de objetos, se puede introducir la duración mínima de reserva para cada objeto directamente en la tabla. En la columna Duración mín. de reserva (horas), haga clic en el campo del objeto correspondiente, introduzca el número de horas y confirme el cambio. El valor se guarda automáticamente.

Calendario de intersección de todos los objetos

En la configuración del módulo Reservas se puede activar un calendario de resumen fusionado. Este calendario muestra las reservas de varios objetos a la vez en una sola vista, pero es de solo lectura: no se pueden añadir nuevas reservas desde él.

Procedimiento: En la configuración, marque la opción Generar el calendario introductorio como intersección de todos los calendarios (solo lectura). Luego complete el Nombre del calendario introductorio (p. ej., "Resumen de todas las reservas"). Para cada objeto que deba formar parte del calendario de intersección, marque la casilla en la tabla en la columna En el calendario de intersección introductorio.

Permisos y derechos de acceso al módulo Reservas

Los derechos de acceso en el módulo Reservas se configuran individualmente para cada objeto de reserva. El administrador asigna los derechos mediante el botón Seleccionar usuarios en la columna correspondiente de la tabla de configuración.

Permiso	Descripción
Puede ver reservas	El usuario puede ver las reservas existentes del objeto, pero no puede añadir nuevas. Se puede configurar para todos o para usuarios específicos.
Puede reservar	El usuario puede crear nuevas reservas para el objeto. Puede editar y cancelar solo sus propias reservas. Se puede configurar para todos o para usuarios específicos.
Puede cancelar reservas de cualquiera	El usuario puede editar y eliminar reservas de otros usuarios. Adecuado para administradores o personal de recepción. Se puede configurar para todos o para usuarios específicos.

Nota: Los usuarios solo ven en el módulo Reservas las pestañas de los objetos a los que tienen asignado al menos uno de los permisos mencionados anteriormente.

Configuración de notificaciones por correo electrónico para un objeto

Para cada objeto se puede configurar qué usuarios recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se cree o modifique una reserva. Siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración → Reservas
2. En la fila del objeto deseado, haga clic en el botón Seleccionar usuarios en la columna Enviar información de reserva por correo electrónico
3. Seleccione los usuarios que deben recibir notificaciones
4. Para la selección masiva, utilice los botones Seleccionar todo o Deseleccionar todo
5. Haga clic en Guardar

Los usuarios seleccionados recibirán un correo electrónico cada vez que se cree o modifique una reserva del objeto en cuestión. El correo electrónico contiene información sobre la persona que creó la reserva, el nombre del objeto, la fecha y hora desde/hasta y las notas eventuales.

Interfaz de usuario

Pantalla principal del módulo Reservas

La pantalla principal del módulo Reservas consta de dos partes. En la parte superior se encuentran las pestañas (panel superior) con los nombres de los objetos de reserva disponibles. Si los objetos están agrupados mediante nombres superiores, primero se muestran las pestañas de los grupos y, tras seleccionar un grupo, se muestran las pestañas de los objetos individuales de dicho grupo.

En la parte inferior, tras seleccionar un objeto concreto (o el calendario de intersección), se muestra un calendario o una tabla con la lista de reservas. La vista predeterminada es la vista de calendario.

Cambio de vista: calendario y lista

En el módulo Reservas se puede alternar entre dos vistas:

• Calendario: Vista interactiva de FullCalendar con vista mensual o semanal. Permite hacer clic directamente en un día o seleccionar un intervalo de tiempo para crear una reserva.
• Lista: Vista tabular de todas las reservas con opciones de ordenación, filtrado y exportación a formato Excel o impresión.

Vista de calendario FullCalendar

La vista de calendario en el módulo Reservas utiliza el componente FullCalendar y ofrece las siguientes opciones:

• Vista mensual: Resumen de todo el mes con las reservas mostradas como bloques de colores
• Vista semanal: Vista detallada por horas con los horarios exactos de las reservas
• Navegación por períodos: Botones de flechas izquierda/derecha para navegar entre períodos, botón Hoy para volver a la fecha actual
• Tooltip con detalle: Al pasar el ratón sobre una reserva se muestran los detalles (nota, fecha y hora, nombre del objeto, nombre del usuario)

Vista tabular de reservas

La tabla de la lista de reservas en el módulo Reservas muestra todos los registros con búsqueda rápida y opciones de ordenación. Funciones disponibles:

• Búsqueda: Campo de texto para filtrar registros por cualquier campo
• Ordenación: Al hacer clic en el encabezado de una columna, los registros se ordenan de forma ascendente o descendente
• Exportar a Excel: El botón Excel exporta los registros actualmente mostrados a un archivo XLSX
• Imprimir: El botón Imprimir abre una versión imprimible de la tabla
• Registros por página: Se puede configurar a 10, 25, 50, 100 o todos los registros

Operaciones básicas

Procedimiento: Creación de una nueva reserva

Una nueva reserva en el módulo Reservas se puede crear desde la vista de calendario seleccionando directamente una fecha o un intervalo de tiempo. Para crear una reserva, debe tener permiso de reserva para el objeto en cuestión.

1. Abra el módulo Reservas
2. Haga clic en la pestaña del objeto deseado (p. ej., "Sala de reuniones A")
3. En la vista de calendario, haga clic en el día deseado o arrastre para seleccionar un intervalo de tiempo (en escritorio)
4. En un dispositivo móvil, toque un día concreto para abrir el formulario
5. En la ventana de diálogo, verifique o modifique:
   • Desde (fecha): Fecha de inicio de la reserva
   • Hasta (fecha): Fecha de fin de la reserva (para reservas de varios días)
   • Hora desde: Hora de inicio de la reserva (selección en intervalos de 5 minutos)
   • Hora hasta: Hora de fin de la reserva (selección en intervalos de 5 minutos)
   • Nota: Descripción opcional o motivo de la reserva
6. Haga clic en Guardar

Consejo: El sistema verifica automáticamente la superposición con reservas existentes. Si el horario solicitado ya está ocupado, se muestra un aviso y la reserva no podrá guardarse.

Nota: En la ventana de diálogo se muestra información sobre el objeto: capacidad, restricciones de horario de la reserva y una posible descripción. Esta información sirve como guía al introducir el horario.

Procedimiento: Edición de una reserva existente

Una reserva en el módulo Reservas puede ser editada por el usuario que la creó o por un usuario con permiso para cancelar reservas de cualquiera.

1. Busque la reserva en la vista de calendario (haga clic en el bloque de color) o en la vista tabular (haga clic en el icono del lápiz)
2. En la ventana de diálogo, modifique los datos deseados: fecha, hora o nota
3. Haga clic en Guardar

Tras guardar la modificación, se envían automáticamente notificaciones por correo electrónico a los usuarios configurados como destinatarios de avisos para el objeto en cuestión.

Procedimiento: Cancelación (eliminación) de una reserva

Una reserva en el módulo Reservas puede ser cancelada por el usuario que la creó o por un usuario con permiso para cancelar reservas de cualquiera.

1. En la vista de calendario, pase el ratón sobre la reserva: aparecerán los iconos de acciones
2. Haga clic en el icono Eliminar (cruz roja)
3. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo haciendo clic en Sí

Alternativamente, se puede eliminar una reserva en la vista tabular haciendo clic en el icono de eliminación en la fila correspondiente.

Búsqueda y filtrado de reservas

En la vista tabular del módulo Reservas se pueden buscar reservas mediante:

• Búsqueda de texto: El campo de búsqueda filtra los registros por nombre de usuario, nota o fecha
• Ordenación por columnas: Al hacer clic en el encabezado de una columna se ordenan los registros
• Número de registros mostrados: Seleccionando el número de registros por página se pueden mostrar más o menos resultados a la vez

En la vista de calendario se pueden recorrer diferentes períodos mediante los botones de navegación. El cambio entre la vista mensual y semanal permite ver las reservas con diferentes niveles de detalle.

Funciones avanzadas

Procedimiento: Creación de una reserva recurrente

El módulo Reservas permite crear una serie de reservas recurrentes en los días de la semana seleccionados. La recurrencia solo se puede configurar al crear una nueva reserva, no al editar una existente.

1. Abra el formulario para crear una nueva reserva (haciendo clic en un día del calendario)
2. Complete la fecha y hora de la primera reserva de la serie
3. En la sección Repetir cada, marque los días de la semana en los que la reserva debe repetirse (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado, domingo)
4. En el campo Repetir hasta, introduzca la fecha en la que la serie de repeticiones debe finalizar
5. Haga clic en Guardar

Nota: El sistema crea automáticamente registros de reserva individuales para cada día de la semana seleccionado en el rango desde la fecha de la primera reserva hasta la fecha de finalización especificada. La duración máxima de la recurrencia está limitada a 4 años en el futuro.

Procedimiento: Cancelación de una serie completa de reservas recurrentes

Si desea cancelar una serie completa de reservas recurrentes en el módulo Reservas, esto se puede realizar de una vez.

1. Busque cualquier reserva de la serie en cuestión en el calendario
2. Pase el ratón sobre la reserva: aparecerán los iconos de acciones
3. Haga clic en el icono Eliminar serie (círculo con cruz)
4. Confirme la eliminación de toda la serie en la ventana de diálogo

Consejo: El icono de eliminar serie (círculo con cruz) solo se muestra en las reservas que forman parte de una serie recurrente. Para eliminar solo una reserva de la serie, utilice el icono de eliminación estándar (cruz roja).

Calendario de intersección (resumen) de todos los objetos

Si el calendario de intersección está activado en la configuración del módulo Reservas, aparece en el módulo como la primera pestaña (con un icono de grupo) bajo el nombre configurado. Esta vista muestra las reservas de todos los objetos simultáneamente en un solo calendario: cada objeto se distingue por su color.

El calendario de intersección es de solo lectura. Desde esta vista no se pueden añadir nuevas reservas. Sirve para obtener una visión rápida de la disponibilidad de todos los objetos a la vez.

Verificación de solapamiento de reservas

El módulo Reservas verifica automáticamente si el horario solicitado entra en conflicto con una reserva existente. La verificación se realiza de forma continua al cambiar la fecha o la hora en la ventana de diálogo: el sistema muestra un aviso antes de que haga clic en Guardar.

Si el objeto ya está reservado para el horario solicitado, se muestra el mensaje de error: "El objeto ya está reservado para el horario indicado; no fue posible realizar la reserva."

Visualización de detalles de la reserva (tooltip)

En la vista de calendario del módulo Reservas se pueden ver los detalles de cualquier reserva pasando el ratón sobre el bloque de color de la reserva. El tooltip muestra:

• Nota (motivo de la reserva)
• Fecha y hora desde - hasta
• Nombre del objeto
• Nombre del usuario que creó la reserva

Integración con otros módulos

• Empleados: Al realizar una reserva, se muestra el nombre del usuario conectado como creador de la reserva. Los derechos de acceso se asignan a usuarios específicos de la lista de empleados.
• Correo electrónico: El módulo envía notificaciones automáticas por correo electrónico a los usuarios seleccionados cuando se crea o modifica una reserva. La notificación contiene una tabla con los detalles de la reserva.

Solución de problemas

Preguntas frecuentes sobre el módulo Reservas

Pregunta: No veo ninguna pestaña de objetos en el módulo Reservas.

Solución: Las pestañas de objetos solo se muestran a los usuarios a los que se les han asignado derechos de acceso (derecho a ver, reservar o cancelar reservas). Solicite al administrador del sistema que asigne los derechos a los objetos necesarios en Configuración → Reservas.

Pregunta: Al guardar una reserva se muestra un mensaje de error sobre un horario ocupado.

Solución: En el horario solicitado ya existe otra reserva del objeto en cuestión. Elija otro horario o consulte el calendario para ver cuándo está disponible el objeto. El sistema muestra avisos de solapamiento de forma continua al introducir la fecha y la hora.

Pregunta: No puedo editar ni eliminar la reserva de otro usuario.

Solución: La edición y eliminación de reservas de otros usuarios solo pueden realizarla los usuarios con el permiso Puede cancelar reservas de cualquiera. Este permiso lo configura el administrador en Configuración → Reservas para cada objeto por separado.

Pregunta: La pestaña del calendario de intersección no se muestra.

Solución: El calendario de intersección debe estar activado en la configuración. Vaya a Configuración → Reservas y marque la opción Generar el calendario introductorio como intersección de todos los calendarios. Además, asegúrese de que al menos un objeto tiene marcada la opción En el calendario de intersección introductorio.

Pregunta: No puedo configurar la recurrencia en una reserva existente.

Solución: La configuración de recurrencia solo está disponible al crear una nueva reserva. Si necesita una serie recurrente, elimine la reserva existente y cree una nueva con la configuración de recurrencia.

Consejos para trabajar eficientemente con el módulo Reservas

• Consejo: Para crear rápidamente una reserva en un día concreto, haga clic directamente en el día en el calendario mensual: el formulario se rellenará previamente con la fecha seleccionada.
• Consejo: En la vista semanal del calendario, puede seleccionar un intervalo de tiempo exacto arrastrando el ratón: el formulario se rellenará previamente con la hora exacta de inicio y fin.
• Consejo: Los colores de los objetos en el calendario de intersección se configuran en Configuración → Reservas mediante el selector de colores en la configuración del objeto.
• Consejo: Para reuniones semanales regulares, utilice la función de recurrencia: con un solo guardado puede crear reservas para todo un semestre o año.
• Consejo: Al pasar el ratón sobre una reserva en el calendario se muestra un resumen rápido sin necesidad de abrir el formulario.
• Consejo: Utilice nombres superiores (grupos de objetos) si la empresa gestiona muchos objetos: puede dividirlos de forma más clara en, por ejemplo, "Flota de vehículos" y "Salas de reuniones".