Reservas

Descripción general del módulo

El módulo Reservas representa un sistema sencillo y claro para gestionar las reservas de los activos de la empresa. Permite registrar y gestionar reservas de salas, equipos, vehículos y otros recursos corporativos. El sistema proporciona una vista de calendario intuitiva con la posibilidad de configurar detalladamente los derechos de acceso y las notificaciones automáticas.

Funciones clave

• Creación y gestión de objetos de reserva (salas, vehículos, equipos)
• Vista de calendario y de lista de las reservas
• Tres niveles de permisos de usuario (visualización, reserva, gestión)
• Detección de conflictos de reserva en tiempo real
• Reservas recurrentes con opción de configurar los días de la semana
• Calendario de intersección para visualizar varios objetos simultáneamente
• Clasificación jerárquica de objetos en categorías
• Notificaciones por correo electrónico sobre reservas nuevas y modificadas
• Exportación de datos a Excel y PDF
• Distinción por colores de los objetos en el calendario

Grupo objetivo

El módulo está destinado a:

• Usuarios comunes que necesiten reservar recursos de la empresa
• Gestores de objetos con autoridad para administrar reservas y cancelar reservas ajenas
• Administradores del sistema para la configuración de objetos de reserva y permisos

Ajustes y configuración

Configuración de objetos de reserva

Los administradores pueden crear y configurar objetos de reserva a través del menú Configuración en la parte superior de la pantalla de reservas. Cada objeto puede configurarse detalladamente según los requisitos específicos de la organización.

Parámetros básicos del objeto

Nombre del objeto - Nombre descriptivo que se muestra en el calendario y las listas (por ejemplo, "Sala de juntas A", "Coche de empresa Skoda Octavia", "Proyector").

Nombre superior - Categoría opcional para la clasificación jerárquica de los objetos. Los objetos con el mismo nombre superior se agrupan bajo una categoría en el panel superior (por ejemplo, "Salas de juntas", "Vehículos de empresa", "Equipamiento técnico"). Los objetos sin nombre superior se mostrarán en la categoría "Sin clasificar".

Capacidad - Determina cuántas reservas simultáneas son posibles para el objeto dado. El valor predeterminado es 1 (el objeto solo puede ser reservado por una persona a la vez). Un valor superior permite múltiples reservas simultáneas, lo cual es adecuado, por ejemplo, para aparcamientos o equipos compartidos.

Tiempo mínimo de reserva - Determina el tiempo de reserva más corto posible en horas. Sirve para asegurar que las reservas se creen en bloques de tiempo razonables.

Reserva desde (h) y Reserva hasta (h) - El rango de tiempo en el que es posible reservar el objeto. Por ejemplo, para una sala de juntas puede establecer el rango de 7:00 a 20:00 para que solo esté disponible durante el horario laboral.

Descripción/Nota - Texto informativo que se muestra a los usuarios al crear una reserva. Aquí puede incluir instrucciones para el uso del objeto, parámetros técnicos u otra información importante.

Distinción por colores

Color del texto en el calendario y Color de fondo en el calendario - Configuración de colores para la visualización de las reservas en el calendario. Cada objeto puede tener su propia combinación de colores para una fácil identificación visual. Los colores se introducen en formato hexadecimal (por ejemplo, #FF5733 para el naranja).

Mostrar nota antes/después del nombre de usuario - Determina el orden de visualización de la información en el calendario. Puede elegir si la nota de la reserva debe aparecer antes del nombre del usuario o después de este.

Calendario de intersección

Incluir en el calendario de intersección - La activación de esta opción significa que las reservas de este objeto se mostrarán en el calendario de intersección "Todo", que permite monitorizar todos los objetos incluidos simultáneamente en una vista clara.

Permisos de usuario

El sistema ofrece tres niveles de permisos que pueden configurarse para cada objeto de reserva de forma independiente. Para cada nivel, puede elegir "Todos los usuarios" o seleccionar usuarios específicos de la lista.

Derecho de visualización

Los usuarios con derecho de visualización pueden ver las reservas de un objeto determinado en el calendario y en las listas, pero no pueden crear sus propias reservas ni editar las existentes. Este permiso es adecuado para fines informativos, por ejemplo, cuando los empleados necesitan ver cuándo una sala está ocupada pero no pueden reservarla por sí mismos.

Derecho de reserva

Los usuarios con derecho de reserva pueden:

• Crear nuevas reservas del objeto
• Editar sus propias reservas
• Cancelar sus propias reservas
• Ver las reservas de otros usuarios

Este es el permiso estándar para usuarios comunes que necesitan reservar el objeto para su propio uso.

Derecho de cancelación de reservas ajenas

Los usuarios con derecho de cancelación de reservas ajenas tienen la gestión total sobre el objeto y pueden:

• Editar cualquier reserva independientemente de quién la haya creado
• Cancelar cualquier reserva
• Eliminar series completas de reservas recurrentes
• Gestionar el objeto como administradores

Este permiso está destinado a los administradores del objeto o directivos que necesiten coordinar el uso de dicho recurso.

Notificación por correo electrónico

Para cada objeto de reserva, puede configurar una lista de usuarios que serán informados automáticamente por correo electrónico sobre cada reserva nueva o modificada. Esta función es útil para gestores de objetos, asistentes o directivos que necesiten tener una visión general del uso de un recurso determinado.

El correo electrónico de notificación contiene:

• Información sobre el tipo de evento (se ha creado una nueva reserva o se ha modificado una existente)
• Nombre del objeto
• Nombre del usuario que creó la reserva
• Fecha y hora desde-hasta
• Nota de la reserva

Calendario de intersección (Todo)

El calendario de intersección es una vista especial que permite monitorizar las reservas de varios objetos simultáneamente en un solo calendario. Esta función es útil para obtener una visión general del uso de todos los recursos de reserva.

Configuración del calendario de intersección en la configuración del sistema:

Activación del calendario de intersección - Al activar esta opción, aparecerá un botón en el panel superior para visualizar el calendario de intersección.

Nombre del calendario de intersección - Puede elegir un nombre personalizado para esta vista (el predeterminado es "Todo" o "All-in-One").

Selección de objetos - En cada objeto de reserva puede marcar la opción "Incluir en el calendario de intersección". Solo los objetos con esta opción marcada se mostrarán en el calendario de intersección.

Distinción por colores - Cada objeto conservará su propio color de configuración, de modo que en el calendario de intersección podrá distinguir fácilmente qué reserva pertenece a qué objeto.

El calendario de intersección es de solo lectura; no puede crear reservas directamente en él. Si necesita crear una reserva, debe cambiar al objeto específico.

Interfaz de usuario

Pantalla principal

La pantalla principal del módulo Reservas consta de un panel de navegación superior y un área para la visualización del calendario o la lista de reservas.

Panel de navegación superior

El panel superior sirve para seleccionar el objeto o la categoría que desea visualizar. El panel se adapta según si los objetos están organizados en categorías mediante el nombre superior.

Sin categorías - Si los objetos no tienen nombre superior, el panel muestra directamente todos los objetos disponibles como botones. Al hacer clic en un objeto, se muestra su calendario con las reservas.

Con categorías - Si los objetos están organizados en categorías, el panel tiene dos niveles:

• El primer nivel muestra las categorías (nombres superiores) como botones
• Al hacer clic en una categoría, se muestra el segundo nivel con los objetos de esa categoría
• Si existen objetos sin categoría, se mostrará el botón "Sin clasificar"
• Una flecha visual indica que se encuentra en el segundo nivel de navegación

Calendario de intersección - Si está activado, aparecerá un botón con un icono de grupo y el nombre del calendario de intersección (por ejemplo, "Todo"). Haga clic para ver todos los objetos incluidos en un solo calendario.

Cambio de vista

El sistema ofrece dos tipos de vistas de reserva, entre las que puede alternar mediante los botones en la parte superior:

Vista de calendario - Visualización de las reservas en un calendario con la posibilidad de alternar entre vista mensual y semanal.

Vista de lista - Resumen en tabla de todas las reservas con funciones avanzadas de búsqueda, ordenación y exportación.

Vista de calendario

La vista de calendario utiliza la biblioteca FullCalendar y proporciona un resumen visual intuitivo de las reservas.

Vistas del calendario

Mes - Muestra el mes completo en un solo resumen. Las reservas se muestran como bloques de colores con la hora y el nombre del usuario. Esta vista es adecuada para la planificación a largo plazo y para obtener una visión general.

Semana - Muestra el detalle de una semana con división por horas. Las reservas se muestran como bloques temporales en una línea de tiempo, lo que permite ver exactamente cuándo está ocupado el objeto. Esta vista es adecuada para la planificación y coordinación detallada.

Navegación en el calendario

Anterior - El botón con la flecha hacia la izquierda mueve la vista al mes o semana anterior, según la vista actual.

Hoy - El botón mueve el calendario a la fecha actual.

Siguiente - El botón con la flecha hacia la derecha mueve la vista al mes o semana siguiente.

Información sobre la reserva

Cada reserva en el calendario muestra:

• Hora desde-hasta en formato HH:MM-HH:MM
• Nombre del usuario que creó la reserva
• Nota de la reserva (si se completó)
• Iconos de acción (si tiene permisos de edición)

Tooltip (ayuda) - Al pasar el ratón sobre la reserva, se muestra un tooltip con información detallada sobre la misma. No es necesario hacer clic en la reserva.

Iconos de acción

Si tiene permisos para editar la reserva, aparecerán los siguientes iconos a la derecha del texto de la reserva:

Icono de lápiz - Haga clic para abrir el formulario de edición de la reserva.

Icono de papelera - Haga clic para eliminar esta reserva específica. El sistema solicitará confirmación.

Icono de círculo con una cruz - Solo aparece en reservas recurrentes. Haga clic para eliminar la serie completa de reservas recurrentes que se crearon conjuntamente.

Creación de una reserva desde el calendario

Puede crear una nueva reserva de dos maneras según el tipo de dispositivo:

En el ordenador - Haga clic y arrastre sobre el rango de tiempo que desea reservar. Al soltar el ratón, se abrirá el formulario para crear la reserva con el tiempo precompletado.

En un dispositivo móvil - Haga clic en la fecha u hora en la que desea crear la reserva. Se abrirá el formulario con el inicio de la reserva precompletado.

Vista de lista

La vista de lista ofrece un resumen en tabla de todas las reservas con funciones avanzadas para trabajar con los datos.

Columnas de la tabla

Desde (fecha) - Fecha y hora de inicio de la reserva en formato DD.MM.YYYY HH:MM.

Hasta (fecha) - Fecha y hora de finalización de la reserva en formato DD.MM.YYYY HH:MM.

Objeto - Nombre del objeto reservado.

Creado por - Nombre completo del usuario que creó la reserva.

Nota - Nota de la reserva (si se completó).

Acciones - Botones para editar y eliminar la reserva (si tiene permisos).

Funciones de la tabla

Búsqueda de texto completo - El campo de búsqueda en la esquina superior derecha permite introducir cualquier texto y la tabla se filtrará instantáneamente según todas las columnas. Puede buscar por nombre de usuario, nombre del objeto, fecha o nota.

Ordenación - Al hacer clic en el nombre de la columna, puede ordenar los registros de forma ascendente o descendente. Una flecha junto al nombre de la columna indica la dirección de la ordenación.

Paginación - En la parte superior izquierda puede seleccionar el número de registros mostrados por página (10, 25, 50, 100 o todos). En la parte inferior hay botones para navegar entre las páginas.

Exportación a Excel - El botón Excel en la parte superior de la tabla exportará los registros mostrados actualmente (tras aplicar filtros y búsquedas) a un archivo Excel que puede descargar.

Imprimir - El botón Imprimir prepara la tabla para su impresión con un formato optimizado.

Configuración persistente - El sistema recuerda la configuración de su tabla (ordenación, número de registros por página, filtro) incluso después de cerrar sesión. Al iniciar sesión la próxima vez, la tabla se mostrará con la misma configuración.

Operaciones básicas

Creación de una reserva

Crear una nueva reserva es un proceso sencillo que puede realizar desde la vista de calendario.

Paso 1: Selección del objeto

En el panel de navegación superior, haga clic en el objeto que desea reservar. Asegúrese de que está viendo el calendario de dicho objeto.

Paso 2: Selección del tiempo

En el ordenador - En el calendario, haga clic en el inicio del tiempo deseado y arrastre el ratón hasta el final. También puede simplemente hacer clic en una fecha u hora específica.

En un dispositivo móvil - Haga clic en la fecha u hora en la que desea iniciar la reserva.

Paso 3: Completar el formulario

Se abrirá una ventana de diálogo con el formulario para crear la reserva. El formulario contiene:

Panel informativo del objeto - En la parte superior verá información sobre el objeto:

• Nombre del objeto
• Capacidad (cuántas reservas simultáneas son posibles)
• Rango de tiempo permitido para las reservas
• Nota/descripción del objeto con instrucciones de uso

Campos del formulario:

Objeto - Visualización del nombre del objeto y su capacidad (solo para información, no se puede cambiar).

Creado por - Su nombre se rellena automáticamente (no se puede cambiar).

Desde (fecha) - Fecha de inicio de la reserva. Haga clic para abrir el calendario de selección de fecha. Si seleccionó el tiempo en el calendario, el campo estará precompletado.

Hasta (fecha) - Fecha de finalización de la reserva. Funciona igual que el campo "Desde (fecha)".

Hora desde - Hora de inicio de la reserva en horas y minutos. Seleccione de la lista desplegable con intervalos de 5 minutos (00:00, 00:05, 00:10, etc.).

Hora hasta - Hora de finalización de la reserva. Seleccione de la lista desplegable. La hora de finalización debe ser posterior a la de inicio.

Nota - Campo opcional para una nota sobre la reserva. Puede indicar el propósito de la reserva, información importante o instrucciones para otros usuarios. La nota aparecerá en el calendario y en las notificaciones por correo electrónico.

Repetir cada - Casillas de verificación para los días de la semana (lunes a domingo). Si desea crear una reserva recurrente, marque los días en los que debe repetirse la reserva. Por ejemplo, al marcar lunes, miércoles y viernes, creará una reserva que se repetirá siempre esos días.

Repetir hasta - Fecha hasta la cual debe repetirse la reserva. Haga clic para abrir el calendario y seleccione la fecha final. El sistema creará reservas independientes para cada día seleccionado hasta esa fecha.

Paso 4: Control de conflictos

El sistema comprueba automáticamente si ya existe otra reserva en el tiempo indicado. La comprobación se realiza:

• Inmediatamente al abrir el formulario con el tiempo precompletado
• Con cada cambio de fecha u hora

Si se detecta un conflicto, aparecerá una advertencia roja: "No es posible crear la reserva para este horario (está en conflicto con otra reserva)."

En tal caso, ajuste el tiempo de la reserva para que no colisione con una reserva existente. Si el objeto tiene una capacidad superior a 1, el sistema comprueba que no se supere el número máximo de reservas simultáneas.

Paso 5: Guardar

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior del formulario. Si todo es correcto:

• La reserva se creará en la base de datos
• Aparecerá un mensaje de confirmación
• El calendario se actualizará y mostrará la nueva reserva
• Se enviará una notificación por correo electrónico a los usuarios configurados

Si configuró la repetición, el sistema creará registros independientes para cada día seleccionado hasta la fecha final. Cada reserva de la serie es independiente, pero están vinculadas por un identificador común para permitir la eliminación masiva.

Edición de una reserva

Puede editar una reserva existente si tiene el permiso correspondiente.

Abrir la reserva para edición

Desde el calendario - Haga clic directamente en la reserva en el calendario. Se abrirá el formulario con los datos precompletados.

Desde el icono de lápiz - Si tiene permisos de edición, pase el ratón sobre la reserva y haga clic en el icono del lápiz que aparece a la derecha.

Desde la lista - En la vista de lista, haga clic en el botón de edición en la columna Acciones.

Permisos de edición

El permiso para editar una reserva depende de su rol y de la propiedad de la reserva:

Reserva propia con derecho de reserva - Si usted creó la reserva y tiene derecho de reserva, puede editarla y eliminarla libremente.

Reserva ajena con derecho de reserva - Si otra persona creó la reserva y usted solo tiene derecho de reserva (no derecho de cancelación de reservas ajenas), solo podrá ver la reserva. Todos los campos del formulario estarán bloqueados y no podrán editarse.

Reserva ajena con derecho de cancelación de reservas ajenas - Si tiene derecho de cancelación de reservas ajenas, puede editar cualquier reserva independientemente de quién la haya creado.

Solo derecho de visualización - Si solo tiene derecho de visualización, puede abrir la reserva, pero todos los campos estarán bloqueados y el botón Guardar estará inactivo.

Realización de cambios

En el formulario abierto puede cambiar:

• Fecha y hora de inicio de la reserva
• Fecha y hora de finalización de la reserva
• Nota de la reserva

No puede cambiar:

• El objeto (debe crear una nueva reserva para un objeto diferente)
• El usuario que creó la reserva
• La configuración de repetición (solo está disponible al crear una nueva reserva)

El sistema comprueba automáticamente los conflictos del mismo modo que al crear una nueva reserva. Si ajusta el tiempo de modo que colisione con otra reserva, aparecerá una advertencia y no se guardarán los cambios.

Al hacer clic en el botón Guardar, los cambios se guardarán y se enviará una notificación por correo electrónico con el asunto "Reserva modificada [Nombre del objeto]".

Cancelación de una reserva

Puede cancelar (eliminar) una reserva de varias maneras según sus permisos.

Eliminación desde el calendario

Pase el ratón sobre la reserva en el calendario. Si tiene permisos de eliminación, aparecerá el icono de la papelera a la derecha. Haga clic en el icono de la papelera. El sistema mostrará un diálogo de confirmación con la pregunta "¿Realmente desea eliminar este registro?" Haga clic en Sí para confirmar o en No para cancelar.

Eliminación desde la lista

En la vista de lista, haga clic en el botón Eliminar en la columna Acciones de la reserva correspondiente. La confirmación se realizará igual que desde el calendario.

Permisos de eliminación

Reserva propia - Si usted creó la reserva, puede eliminarla independientemente de sus permisos (basta con el derecho de reserva).

Reserva ajena - Si otra persona creó la reserva, solo podrá eliminarla si tiene derecho de cancelación de reservas ajenas.

Qué sucede después de la eliminación

La reserva no se elimina físicamente de la base de datos, sino que se marca como eliminada. Ya no se mostrará en el calendario ni en las listas. Por defecto, no se envía una notificación por correo electrónico sobre la eliminación.

Funciones avanzadas

Reservas recurrentes

Las reservas recurrentes permiten crear una serie de reservas con una sola entrada, lo cual es útil para eventos regulares como reuniones semanales, formación periódica o el uso regular de un recurso.

Creación de una reserva recurrente

Al crear una nueva reserva, complete los campos estándar (fecha, hora, nota) y luego:

Paso 1 - En la sección Repetir cada, marque los días de la semana en los que debe repetirse la reserva. Puede elegir cualquier combinación de días:

• Por ejemplo, marcar solo el lunes creará una reserva que se repite todos los lunes
• Marcar lunes, miércoles y viernes creará una reserva tres veces por semana
• Marcar todos los días creará una reserva diaria

Paso 2 - En el campo Repetir hasta, seleccione la fecha hasta la cual debe repetirse la reserva. El sistema creará reservas desde la primera fecha seleccionada hasta esta fecha final.

Paso 3 - Haga clic en Guardar. El sistema creará registros independientes para cada día seleccionado hasta la fecha final.

Cómo funciona la repetición

Cada reserva de la serie es un registro independiente en la base de datos con su propio identificador único. Esto significa que:

• Puede editar o eliminar reservas individuales de la serie de forma independiente
• El cambio en una reserva no afectará a las demás de la serie
• Las reservas están vinculadas por un identificador común en el campo "repeat" para permitir la eliminación masiva

Si ya ha creado la reserva y luego la edita, no podrá configurar la repetición; la repetición solo está disponible al crear una nueva reserva.

Ejemplo de uso

Desea reservar una sala de juntas para una reunión de equipo regular todos los martes de 10:00 a 11:00 durante 3 meses:

• Cree una nueva reserva para el primer martes
• Establezca el horario de 10:00 a 11:00
• En la sección "Repetir cada", marque solo el martes
• En el campo "Repetir hasta", seleccione la fecha dentro de 3 meses
• Guarde - el sistema creará aproximadamente 12-13 reservas (el número de martes en 3 meses)

Eliminación de una serie de reservas recurrentes

Si necesita cancelar una serie completa de reservas recurrentes a la vez, puede utilizar la función de eliminación masiva.

Identificación de la serie

Reconocerá las reservas que pertenecen a la misma serie (creadas conjuntamente con la función de repetición) por el icono de un círculo con una cruz que aparece junto al icono de la papelera.

Eliminar toda la serie

Pase el ratón sobre cualquier reserva de la serie en el calendario. Haga clic en el icono del círculo con la cruz (no en el icono de la papelera). El sistema mostrará el diálogo de confirmación "¿Realmente desea eliminar este registro?" - atención, este diálogo no distingue si está eliminando una sola reserva o la serie completa, así que asegúrese de hacer clic en el icono correcto.

Tras confirmar haciendo clic en Sí, se eliminarán todas las reservas que fueron creadas conjuntamente en una serie. Las reservas con otra fecha u hora que no formen parte de la serie se conservarán.

Aviso importante

La función de eliminación masiva elimina las reservas sin previo aviso sobre el número de registros afectados. Antes de usarla, asegúrese de que desea eliminar toda la serie. Si solo necesita eliminar algunas reservas de la serie, utilice el icono estándar de la papelera en las reservas individuales.

Exportación de datos

El sistema ofrece la posibilidad de exportar datos para su posterior procesamiento o archivo.

Exportación a Excel

En la vista de lista, haga clic en el botón Excel en la parte superior de la tabla. El sistema exportará los registros mostrados actualmente a un archivo Excel (.xlsx) que se descargará automáticamente en su ordenador.

La exportación respeta la configuración actual de la tabla:

• Si utilizó la búsqueda, solo se exportarán los registros encontrados
• Si utilizó la ordenación, los registros se exportarán en ese orden
• Se exportan todas las columnas de la tabla, incluidos los datos ocultos

Puede abrir el archivo exportado en Microsoft Excel, LibreOffice Calc u otro procesador de hojas de cálculo para realizar análisis adicionales, crear informes o archivar.

Imprimir lista

Haga clic en el botón Imprimir en la parte superior de la tabla. Se abrirá una nueva ventana con una versión optimizada de la tabla para impresión:

• La tabla está formateada para papel A4
• Se han eliminado los elementos innecesarios de la interfaz de usuario
• Se mantiene la estructura y el contenido de los datos

En la nueva ventana, haga clic en el botón Imprimir o utilice el atajo de teclado Ctrl+P (Cmd+P en Mac) para abrir el diálogo de impresión. Puede imprimir en una impresora o guardar como PDF.

Calendario de intersección

El calendario de intersección es una función avanzada que permite visualizar las reservas de varios objetos simultáneamente en un solo calendario.

Activación del calendario de intersección

El calendario de intersección debe ser activado por un administrador en la configuración del sistema. Si está activo, aparecerá un botón con el icono de grupo y el nombre del calendario (por ejemplo, Todo o All-in-One) en el panel de navegación superior.

Visualización del calendario de intersección

Haga clic en el botón del calendario de intersección en el panel superior. El calendario cambiará al modo de visualización de múltiples objetos:

Distinción por colores - Cada reserva conservará el color de su objeto según la configuración. Gracias a esto, podrá distinguir fácilmente qué reserva pertenece a qué objeto.

Leyenda - Debajo del panel superior aparecerá la identificación por colores de los objetos que están incluidos en el calendario de intersección.

Todas las funciones del calendario - El calendario de intersección admite las mismas funciones que la vista estándar:

• Cambio entre vista mensual y semanal
• Navegación entre meses/semanas
• Tooltip con detalles de la reserva al pasar el ratón
• Clic en la reserva para ver el detalle

Limitaciones del calendario de intersección

Solo lectura - En el calendario de intersección no puede crear reservas directamente. Si necesita crear una reserva, debe cambiar a un objeto específico haciendo clic en su botón en el panel superior.

Filtrado por categoría - Si los objetos están organizados en categorías mediante el nombre superior, el calendario de intersección solo mostrará los objetos de la categoría seleccionada actualmente. Para ver todos los objetos, regrese al primer nivel de navegación.

Uso del calendario de intersección

El calendario de intersección es útil en las siguientes situaciones:

• Coordinación de múltiples recursos - Ve la ocupación de todas las salas o vehículos a la vez
• Búsqueda de tiempo libre - Encuentra fácilmente un momento en el que varios recursos estén libres simultáneamente
• Visión general total - Obtiene una idea del uso total de los recursos de reserva
• Planificación de eventos - Puede planificar eventos que requieran la coordinación de varios recursos

Consejos y solución de problemas

Problemas comunes y soluciones

Problema: No puedo crear una reserva, aparece una advertencia roja de conflicto

Solución: El sistema ha detectado que ya existe otra reserva en el horario indicado. Compruebe el calendario y elija otro horario. Si el objeto tiene una capacidad superior a 1, es posible que se haya superado el número máximo de reservas simultáneas; intente otro horario o use otro objeto.

Problema: No puedo editar una reserva ajena

Solución: Si no tiene derecho de cancelación de reservas ajenas, solo puede editar sus propias reservas. Contacte con el gestor del objeto o el administrador si necesita cambiar una reserva ajena. Alternativamente, puede pedir al usuario que creó la reserva que la modifique.

Problema: No veo algunos objetos en el panel superior

Solución: Solo ve los objetos a los que tiene acceso (derecho de visualización, reserva o cancelación de reservas ajenas). Si necesita acceso a otros objetos, contacte con el administrador del sistema, quien puede asignarle los permisos correspondientes.

Problema: El botón del calendario de intersección no aparece

Solución: El calendario de intersección debe ser activado por un administrador en la configuración del sistema. Contacte con el administrador si necesita esta función. Además, debe existir al menos un objeto con la opción "Incluir en el calendario de intersección" activada.

Problema: No recibo notificaciones por correo electrónico sobre nuevas reservas

Solución: Las notificaciones por correo electrónico se envían solo a los usuarios configurados en los ajustes del objeto en la sección "Notificación por correo electrónico". Si desea recibir notificaciones, contacte con el administrador del objeto o del sistema para que le añada a la lista de destinatarios.

Problema: La reserva recurrente no se creó para todos los días

Solución: Compruebe si estableció correctamente la fecha final en el campo "Repetir hasta". La fecha debe ser futura y posterior a la primera reserva. El sistema también limita la repetición a un máximo de 4 años (126144000 segundos) por razones de seguridad. Si el problema es otro, compruebe si en algunos días hay conflicto con una reserva existente; en ese caso, ese día se omitirá.

Problema: He eliminado una reserva por error

Solución: Las reservas eliminadas no se borran físicamente de la base de datos, sino que se marcan como eliminadas. Contacte con el administrador del sistema, quien puede restaurar la reserva en la base de datos. Para el futuro, recomendamos leer cuidadosamente los diálogos de confirmación antes de eliminar.

Consejos para un uso eficiente

Use las notas - Completar las notas de las reservas ayuda a otros usuarios a entender el propósito de la reserva y a evitar malentendidos. Indique, por ejemplo, "Reunión con cliente XY" o "Preparación del informe anual".

Reserve con antelación - Reserve los recursos con suficiente antelación para evitar conflictos. Esto se aplica especialmente a objetos muy utilizados como salas de juntas o vehículos de empresa.

Compruebe el calendario antes de reservar - Antes de crear una reserva, mire el calendario para ver si el objeto ya está ocupado. También puede usar la vista semanal para un resumen más detallado de los tiempos libres.

Aproveche la repetición - Para eventos regulares, use la función de repetición en lugar de crear manualmente cada reserva individual. Ahorrará tiempo y evitará errores.

Cancele reservas innecesarias - Si sabe que no va a utilizar la reserva, cancélela a tiempo. Esto permitirá que otros usuarios aprovechen el recurso.

Use el calendario de intersección - Para coordinar varios recursos o buscar tiempo libre para varios participantes, use el calendario de intersección. Obtendrá un resumen rápido de la disponibilidad de todos los objetos incluidos.

Exporte datos para informes - Si necesita crear un resumen del uso de los recursos, aproveche la exportación a Excel. Puede procesar los datos posteriormente y crear gráficos o estadísticas.

Documentación relacionada

Puede encontrar más información en las siguientes secciones de la documentación de eIntranet:

• Calendario - El módulo Reservas está conectado con el módulo Calendario. Las reservas pueden mostrarse automáticamente en el calendario personal de los usuarios.
• Permisos de usuario - Información detallada sobre el sistema de derechos y roles de usuario en eIntranet.
• Notificaciones y correos electrónicos - Ajustes y configuración de las notificaciones por correo electrónico en el sistema.
• Exportación e impresión - Información general sobre la exportación de datos e impresión en eIntranet.
• Aplicación móvil - Cómo usar las reservas en la aplicación móvil de eIntranet.