Rezervácie

Prehľad

Modul Rezervácie slúži na rezerváciu firemného majetku, ako sú zasadacie miestnosti, vozidlá, technika alebo iné zdieľané prostriedky. Každá položka na rezerváciu (objekt) má vlastné nastavenie kapacity, časových obmedzení a prístupových práv pre jednotlivých používateľov. Systém zabraňuje dvojitej rezervácii toho istého objektu na prekrývajúci sa časový úsek.

Kľúčové funkcie

• Evidencia rezervácií firemného majetku (miestnosti, vozidlá, technika a iné objekty)
• Kalendárové zobrazenie rezervácií pomocou FullCalendar (mesačný a týždenný pohľad)
• Voliteľné zlúčenie viacerých objektov do jedného prehľadového kalendára
• Opakujúce sa rezervácie s výberom dní v týždni a dátumu ukončenia opakovania
• Automatická kontrola prekryvov – nie je možné vytvoriť dve rezervácie na rovnaký objekt v rovnakom čase
• E-mailové notifikácie pri vytvorení alebo úprave rezervácie
• Granulárne prístupové práva: kto smie vidieť, rezervovať a rušiť rezervácie ostatných
• Nadradené názvy (kategórie) na zoskupenie viacerých objektov do skupín

Prístup a nastavenie

Ako sa dostať do modulu Rezervácie

Navigačná cesta do modulu Rezervácie: Hlavné menu → Rezervácie

Po otvorení modulu sa zobrazia záložky s dostupnými objektmi na rezerváciu. Záložky vidíte iba pre objekty, ku ktorým máte priradené prístupové práva. Ak sú objekty rozdelené do skupín (nadradených názvov), najprv vyberte skupinu a potom konkrétny objekt.

Nastavenie modulu Rezervácie

Konfigurácia modulu Rezervácie je dostupná cez Nastavenia → Rezervácie. Nastavenia smie meniť iba správca (administrátor) alebo používateľ s oprávnením správcu modulu Rezervácie.

V nastavení je možné:

• Vytvárať, upravovať a mazať objekty na rezerváciu
• Nastaviť zlúčený prehľadový kalendár zo všetkých objektov (prienikový kalendár)
• Pomenovať prienikový kalendár vlastným názvom
• Spravovať prístupové práva pre každý objekt samostatne
• Nastaviť príjemcov e-mailových notifikácií pre každý objekt

Postup: Vytvorenie nového objektu na rezerváciu

Objekt na rezerváciu (napríklad zasadacia miestnosť alebo vozidlo) sa vytvára v nastavení modulu Rezervácie. Postupujte nasledovne:

1. Prejdite do Nastavenia → Rezervácie
2. Kliknite na tlačidlo Pridať
3. Vyplňte povinné polia:
   • Názov: Jednoznačný názov objektu (napr. „Zasadacia miestnosť A", „Ford Transit")
   • Kapacita: Maximálny počet súbežných rezervácií objektu (zvyčajne 1)
   • Rezervácia od (hod.): Najskoršia hodina, od ktorej je možné objekt rezervovať (napr. 7)
   • Rezervácia do (hod.): Najneskoršia hodina, do ktorej je možné objekt rezervovať (napr. 22)
4. Voliteľne vyplňte:
   • Nadradený názov: Názov skupiny na zoskupenie viacerých objektov (napr. „Vozový park", „Zasadacie miestnosti")
   • Popis: Doplňujúce informácie zobrazované používateľom pri vytváraní rezervácie
   • Poznámka pred menom: Zaškrtnite, ak chcete v kalendári zobrazovať poznámku rezervácie pred menom používateľa
   • Farba textu v kalendári všetkých: Farba textu udalosti v prienikovom kalendári
   • Farba pozadia v kalendári všetkých: Farba pozadia udalosti v prienikovom kalendári
5. Kliknite na Uložiť

Tip: Nadradený názov slúži na logické zoskupenie objektov. Ak zadáte rovnaký nadradený názov viacerým objektom, budú v module Rezervácie zobrazené pod spoločnou záložkou skupiny.

Nastavenie minimálnej doby rezervácie

V prehľade nastavení objektov je možné pre každý objekt priamo v tabuľke zadať minimálnu dobu rezervácie. V stĺpci Min. doba rezervácie (hodín) kliknite na pole pri danom objekte, zadajte počet hodín a potvrďte zmenu. Hodnota sa uloží automaticky.

Prienikový kalendár všetkých objektov

V nastavení modulu Rezervácie je možné zapnúť zlúčený prehľadový kalendár. Tento kalendár zobrazuje rezervácie viacerých objektov naraz v jednom pohľade, ale slúži iba na čítanie – nie je z neho možné pridávať nové rezervácie.

Postup: V nastavení zaškrtnite voľbu Vygenerovať úvodný kalendár ako prienik všetkých kalendárov (iba na čítanie). Potom vyplňte Názov úvodného kalendára (napr. „Prehľad všetkých rezervácií"). Pre každý objekt, ktorý má byť súčasťou prienikového kalendára, zaškrtnite v tabuľke v stĺpci V úvodnom prienikovom kalendári.

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Rezervácie

Prístupové práva v module Rezervácie sú nastavované individuálne pre každý objekt na rezerváciu. Správca priraďuje práva cez tlačidlo Vybrať používateľov v príslušnom stĺpci tabuľky nastavení.

Oprávnenie	Popis
Smie vidieť rezervácie	Používateľ vidí existujúce rezervácie objektu, ale nemôže pridávať nové. Je možné nastaviť pre všetkých alebo konkrétnych používateľov.
Smie rezervovať	Používateľ môže vytvárať nové rezervácie objektu. Môže upravovať a rušiť iba vlastné rezervácie. Je možné nastaviť pre všetkých alebo konkrétnych používateľov.
Smie rušiť rezervácie komukoľvek	Používateľ môže upravovať a mazať rezervácie ostatných používateľov. Vhodné pre správcov alebo recepciu. Je možné nastaviť pre všetkých alebo konkrétnych používateľov.

Poznámka: Používatelia vidia v module Rezervácie iba tie záložky objektov, ku ktorým majú priradené aspoň jedno z vyššie uvedených oprávnení.

Nastavenie e-mailových notifikácií pre objekt

Pre každý objekt je možné nastaviť, ktorí používatelia budú dostávať e-mailové upozornenia pri vytvorení alebo úprave rezervácie. Postupujte nasledovne:

1. Prejdite do Nastavenia → Rezervácie
2. V riadku požadovaného objektu kliknite na tlačidlo Vybrať používateľov v stĺpci Informáciu o rezervácii zaslať e-mailom
3. Označte používateľov, ktorí majú dostávať notifikácie
4. Na hromadný výber použite tlačidlá Vybrať všetko alebo Zrušiť všetko
5. Kliknite na Uložiť

Vybraní používatelia dostanú e-mail pri každom novom vytvorení aj úprave rezervácie daného objektu. E-mail obsahuje informácie o osobe, ktorá rezerváciu vytvorila, názov objektu, dátum a čas od/do a prípadnú poznámku.

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka modulu Rezervácie

Hlavná obrazovka modulu Rezervácie sa skladá z dvoch častí. V hornej časti sú záložky (horný panel) s názvami dostupných objektov na rezerváciu. Ak sú objekty zoskupené do skupín pomocou nadradených názvov, najprv sa zobrazia záložky skupín a po výbere skupiny sa zobrazia záložky jednotlivých objektov v danej skupine.

V dolnej časti sa po výbere konkrétneho objektu (alebo prienikového kalendára) zobrazí kalendár alebo tabuľka so zoznamom rezervácií. Predvolené zobrazenie je kalendárové.

Prepínanie zobrazenia: kalendár a zoznam

V module Rezervácie je možné prepínať medzi dvoma zobrazeniami:

• Kalendár: Interaktívne FullCalendar zobrazenie s mesačným alebo týždenným pohľadom. Umožňuje priamo kliknúť na deň alebo označiť časový úsek na vytvorenie rezervácie.
• Zoznam: Tabuľkové zobrazenie všetkých rezervácií s možnosťou triedenia, filtrovania a exportu do formátu Excel alebo tlače.

Kalendárové zobrazenie FullCalendar

Kalendárové zobrazenie v module Rezervácie používa komponent FullCalendar a ponúka tieto možnosti:

• Mesačný pohľad: Prehľad celého mesiaca so zobrazenými rezerváciami ako farebné bloky
• Týždenný pohľad: Podrobné zobrazenie po hodinách s presnými časmi rezervácií
• Prepínanie období: Tlačidlá šípok vľavo/vpravo na pohyb po období, tlačidlo Dnes na návrat na aktuálny dátum
• Tooltip s detailom: Prejdením myšou nad rezerváciou sa zobrazí detail (poznámka, dátum a čas, názov objektu, meno používateľa)

Tabuľkové zobrazenie rezervácií

Tabuľka so zoznamom rezervácií v module Rezervácie zobrazuje všetky záznamy s možnosťou rýchleho prehľadávania a triedenia. Dostupné funkcie:

• Vyhľadávanie: Textové pole na filtrovanie záznamov podľa ľubovoľného poľa
• Triedenie: Kliknutím na hlavičku stĺpca zotriedite záznamy vzostupne alebo zostupne
• Export do Excelu: Tlačidlo Excel exportuje aktuálne zobrazené záznamy do súboru XLSX
• Tlač: Tlačidlo Tlač otvorí tlačovú verziu tabuľky
• Počet záznamov na stránku: Je možné nastaviť 10, 25, 50, 100 alebo všetky záznamy

Základné operácie

Postup: Vytvorenie novej rezervácie

Novú rezerváciu v module Rezervácie je možné vytvoriť z kalendárového zobrazenia priamym výberom dátumu alebo časového úseku. Na vytvorenie rezervácie musíte mať oprávnenie na rezerváciu daného objektu.

1. Otvorte modul Rezervácie
2. Kliknite na záložku požadovaného objektu (napr. „Zasadacia miestnosť A")
3. V kalendárovom zobrazení kliknite na požadovaný deň alebo ťahaním označte časový rozsah (na stolnom počítači)
4. Na mobilnom zariadení kliknite na konkrétny deň na otvorenie formulára
5. V dialógovom okne skontrolujte alebo upravte:
   • Od (dátum): Dátum začiatku rezervácie
   • Do (dátum): Dátum konca rezervácie (pre viacdenné rezervácie)
   • Čas od: Čas začiatku rezervácie (výber po 5 minútach)
   • Čas do: Čas konca rezervácie (výber po 5 minútach)
   • Poznámka: Voliteľný popis alebo dôvod rezervácie
6. Kliknite na Uložiť

Tip: Systém automaticky kontroluje prekryv s existujúcimi rezerváciami. Ak je zadaný termín už obsadený, zobrazí sa upozornenie a rezerváciu nebude možné uložiť.

Poznámka: V dialógovom okne sú zobrazené informácie o objekte: kapacita, časové obmedzenie rezervácie a prípadný popis. Tieto informácie slúžia ako vodítko pri zadávaní termínu.

Postup: Úprava existujúcej rezervácie

Úpravu rezervácie v module Rezervácie môže vykonať používateľ, ktorý rezerváciu vytvoril, alebo používateľ s oprávnením rušiť rezervácie komukoľvek.

1. Vyhľadajte rezerváciu v kalendárovom zobrazení (kliknite na farebný blok) alebo v tabuľkovom zobrazení (kliknite na ikonu ceruzky)
2. V dialógovom okne upravte požadované údaje: dátum, čas alebo poznámku
3. Kliknite na Uložiť

Po uložení úpravy sú automaticky odosielané e-mailové notifikácie používateľom nastaveným ako príjemcovia upozornení pre daný objekt.

Postup: Zrušenie (zmazanie) rezervácie

Zrušenie rezervácie v module Rezervácie môže vykonať používateľ, ktorý rezerváciu vytvoril, alebo používateľ s oprávnením rušiť rezervácie komukoľvek.

1. V kalendárovom zobrazení najaďte myšou na rezerváciu – zobrazia sa ikony akcií
2. Kliknite na ikonu Zmazať (červený krížik)
3. Potvrďte zmazanie v dialógovom okne kliknutím na Áno

Alternatívne je možné rezerváciu zmazať v tabuľkovom zobrazení kliknutím na ikonu zmazania v príslušnom riadku.

Vyhľadávanie a filtrácia rezervácií

V tabuľkovom zobrazení modulu Rezervácie je možné vyhľadávať rezervácie pomocou:

• Textové vyhľadávanie: Pole na vyhľadávanie filtruje záznamy podľa mena používateľa, poznámky alebo dátumu
• Triedenie podľa stĺpcov: Kliknutím na hlavičku stĺpca zotriedite záznamy
• Počet zobrazených záznamov: Výberom počtu záznamov na stránku zobrazíte viac alebo menej výsledkov naraz

V kalendárovom zobrazení je možné prechádzať rôzne obdobia pomocou navigačných tlačidiel. Prepínanie medzi mesačným a týždenným pohľadom umožňuje prezeranie rezervácií na rôznej úrovni detailu.

Pokročilé funkcie

Postup: Vytvorenie opakujúcej sa rezervácie

Modul Rezervácie umožňuje vytvoriť sériu opakujúcich sa rezervácií na vybrané dni v týždni. Opakovanie je možné nastaviť iba pri vytváraní novej rezervácie, nie pri úprave existujúcej.

1. Otvorte formulár na vytvorenie novej rezervácie (kliknutím na deň v kalendári)
2. Vyplňte dátum a čas prvej rezervácie v sérii
3. V sekcii Opakovať každý zaškrtnite dni v týždni, v ktoré sa má rezervácia opakovať (pondelok, utorok, streda, štvrtok, piatok, sobota, nedeľa)
4. V poli Opakovať do zadajte dátum, ku ktorému má séria opakovania skončiť
5. Kliknite na Uložiť

Poznámka: Systém automaticky vytvorí samostatné záznamy rezervácií pre každý vybraný deň v týždni v rozsahu od dátumu prvej rezervácie do zadaného dátumu ukončenia. Maximálna dĺžka opakovania je obmedzená na 4 roky do budúcnosti.

Postup: Zrušenie celej série opakujúcich sa rezervácií

Ak chcete zrušiť celú sériu opakujúcich sa rezervácií v module Rezervácie, je to možné vykonať naraz.

1. Vyhľadajte ľubovoľnú rezerváciu z danej série v kalendári
2. Najaďte myšou na rezerváciu – zobrazia sa ikony akcií
3. Kliknite na ikonu Zmazať sériu (kruh s krížikom)
4. Potvrďte zmazanie celej série v dialógovom okne

Tip: Ikona na zmazanie série (kruh s krížikom) sa zobrazí iba pri rezerváciách, ktoré sú súčasťou opakujúcej sa série. Na zmazanie iba jednej rezervácie zo série použite štandardnú ikonu zmazania (červený krížik).

Prienikový (prehľadový) kalendár všetkých objektov

Ak je v nastavení modulu Rezervácie zapnutý prienikový kalendár, zobrazí sa v module ako prvá záložka (s ikonou skupiny) pod nastaveným názvom. Tento pohľad zobrazuje rezervácie všetkých objektov súčasne v jednom kalendári – každý objekt je odlíšený farbou.

Prienikový kalendár slúži iba na čítanie. Z tohto pohľadu nie je možné pridávať nové rezervácie. Slúži na rýchly prehľad obsadenosti všetkých objektov naraz.

Kontrola prekryvov rezervácií

Modul Rezervácie automaticky kontroluje, či požadovaný termín nekoliduje s existujúcou rezerváciou. Kontrola prebieha priebežne pri zmene dátumu alebo času v dialógovom okne – systém zobrazí upozornenie ešte pred kliknutím na Uložiť.

Ak je objekt v požadovanom termíne už obsadený, zobrazí sa chybová správa „Pre daný termín je už objekt zarezervovaný, rezerváciu nebolo možné vykonať."

Zobrazenie detailu rezervácie (tooltip)

V kalendárovom zobrazení modulu Rezervácie je možné zobraziť detail ľubovoľnej rezervácie prejdením myšou cez farebný blok rezervácie. Tooltip zobrazuje:

• Poznámku (dôvod rezervácie)
• Dátum a čas od – do
• Názov objektu
• Meno používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril

Integrácia s ďalšími modulmi

• Zamestnanci: Pri rezervácii sa zobrazuje meno prihláseného používateľa ako tvorcu rezervácie. Prístupové práva sú priraďované konkrétnym používateľom zo zoznamu zamestnancov.
• E-mail: Modul odosiela automatické e-mailové notifikácie vybraným používateľom pri vytvorení alebo úprave rezervácie. Notifikácia obsahuje tabuľku s detailmi rezervácie.

Riešenie problémov

Časté otázky k modulu Rezervácie

Otázka: Nevidím žiadne záložky s objektmi v module Rezervácie.

Riešenie: Záložky objektov sa zobrazujú iba používateľom, ktorí majú priradené prístupové práva (právo vidieť, rezervovať alebo rušiť rezervácie). Požiadajte správcu systému o priradenie práv k požadovaným objektom v Nastavenia → Rezervácie.

Otázka: Pri ukladaní rezervácie sa zobrazí chybová správa o obsadenom termíne.

Riešenie: V požadovanom termíne už existuje iná rezervácia daného objektu. Zvoľte iný termín alebo sa pozrite do kalendára, kedy je objekt voľný. Systém zobrazuje upozornenia o prekryve priebežne pri zadávaní dátumu a času.

Otázka: Nemôžem upraviť ani zmazať rezerváciu iného používateľa.

Riešenie: Úpravu a mazanie rezervácií ostatných používateľov smú vykonávať iba používatelia s oprávnením Smie rušiť rezervácie komukoľvek. Toto oprávnenie nastavuje správca v Nastavenia → Rezervácie pre každý objekt zvlášť.

Otázka: Záložka prienikového kalendára sa nezobrazuje.

Riešenie: Prienikový kalendár musí byť zapnutý v nastavení. Prejdite do Nastavenia → Rezervácie a zaškrtnite voľbu Vygenerovať úvodný kalendár ako prienik všetkých kalendárov. Ďalej sa uistite, že aspoň pri jednom objekte je zaškrtnuté V úvodnom prienikovom kalendári.

Otázka: Nie je možné nastaviť opakovanie pri existujúcej rezervácii.

Riešenie: Nastavenie opakovania je dostupné iba pri vytváraní novej rezervácie. Ak potrebujete opakujúcu sa sériu, zmažte existujúcu rezerváciu a vytvorte novú s nastavením opakovania.

Tipy na efektívnu prácu s modulom Rezervácie

• Tip: Na rýchle vytvorenie rezervácie na konkrétny deň kliknite priamo na deň v mesačnom kalendári – formulár sa predvyplní zvoleným dátumom.
• Tip: V týždennom pohľade kalendára je možné označiť presný časový rozsah ťahaním myši – formulár sa predvyplní presným časom od aj do.
• Tip: Farby objektov v prienikovom kalendári nastavíte v Nastavenia → Rezervácie pomocou výberu farby v nastavení objektu.
• Tip: Na pravidelné týždenné stretnutia využite funkciu opakovania – jedným uložením vytvoríte rezervácie na celý polrok alebo rok.
• Tip: Prejdením myšou nad rezerváciou v kalendári zobrazíte rýchly prehľad bez nutnosti otvárať formulár.
• Tip: Nadradené názvy (skupiny objektov) využite v prípade, že firma spravuje mnoho objektov – prehľadnejšie ich rozdelíte napríklad na „Vozový park" a „Zasadacie miestnosti".