Rezervácie

Prehľad modulu

Modul Rezervácie predstavuje jednoduchý a prehľadný systém pre správu rezervácií firemného majetku. Umožňuje evidovať a spravovať rezervácie miestností, techniky, vozidiel a ďalších firemných zdrojov. Systém poskytuje používateľsky prívetivé kalendárne zobrazenie s možnosťou detailného nastavenia prístupových práv a automatických notifikácií.

Kľúčové funkcie

• Vytváranie a správa rezervačných objektov (miestnosti, vozidlá, technika)
• Kalendárne a zoznamové zobrazenie rezervácií
• Tri úrovne používateľských oprávnení (zobrazenie, rezervácia, správa)
• Detekcia konfliktov rezervácií v reálnom čase
• Opakujúce sa rezervácie s možnosťou nastavenia dní v týždni
• Prienikový kalendár pre zobrazenie viacerých objektov súčasne
• Hierarchické triedenie objektov do kategórií
• E-mailové notifikácie o nových a zmenených rezerváciách
• Export dát do Excel a PDF
• Farebné rozlíšenie objektov v kalendári

Cieľová skupina

Modul je určený pre:

• Bežných používateľov, ktorí potrebujú rezervovať firemné zdroje
• Správcov objektov s oprávnením riadiť rezervácie a rušiť cudzie rezervácie
• Administrátorov systému pre konfiguráciu rezervačných objektov a oprávnení

Nastavenia a konfigurácia

Nastavenie rezervačných objektov

Administrátori môžu vytvárať a konfigurovať rezervačné objekty prostredníctvom ponuky Nastavenia v hornej časti obrazovky rezervácií. Každý objekt je možné podrobne nastaviť podľa špecifických požiadaviek organizácie.

Základné parametre objektu

Názov objektu - Popisný názov, ktorý sa zobrazuje v kalendári a zoznamoch (napríklad "Zasadacia miestnosť A", "Firemné auto Škoda Octavia", "Projektor").

Nadradený názov - Voliteľná kategória pre hierarchické triedenie objektov. Objekty s rovnakým nadradeným názvom sa zoskupia pod jednu kategóriu v hornom paneli (napríklad "Zasadacie miestnosti", "Firemné vozidlá", "Technické vybavenie"). Objekty bez nadradeného názvu sa zobrazia v kategórii "Nezaradené".

Kapacita - Určuje, koľko súbežných rezervácií je možných pre daný objekt. Predvolená hodnota je 1 (objekt môže byť rezervovaný iba jednou osobou naraz). Vyššia hodnota umožňuje viac súčasných rezervácií, čo je vhodné napríklad pre parkovisko alebo zdieľané vybavenie.

Minimálna doba rezervácie - Určuje najkratšiu možnú dobu rezervácie v hodinách. Slúži na zabezpečenie, že rezervácie budú vytvárané v rozumných časových blokoch.

Rezervácia od (hod) a Rezervácia do (hod) - Časový rozsah, v ktorom je možné objekt rezervovať. Napríklad pre zasadaciu miestnosť môžete nastaviť rozsah 7:00 - 20:00, aby bola dostupná iba počas pracovnej doby.

Popis/Poznámka - Informačný text, ktorý sa zobrazí používateľom pri vytváraní rezervácie. Môžete tu uviesť pokyny na použitie objektu, technické parametre alebo iné dôležité informácie.

Farebné rozlíšenie

Farba textu v kalendári a Farba pozadia v kalendári - Nastavenie farieb pre zobrazenie rezervácií v kalendári. Každý objekt môže mať vlastnú farebnú kombináciu pre jednoduchú vizuálnu identifikáciu. Farby sa zadávajú v hexadecimálnom formáte (napríklad #FF5733 pre oranžovú).

Zobraziť poznámku pred/po mene používateľa - Určuje poradie zobrazenia informácií v kalendári. Môžete zvoliť, či sa má poznámka k rezervácii zobraziť pred menom používateľa alebo až za ním.

Prienikový kalendár

Zahrnúť do prienikového kalendára - Aktivácia tejto voľby znamená, že rezervácie tohto objektu sa budú zobrazovať v prienikovom kalendári "Všetko", ktorý umožňuje sledovať všetky zahrnuté objekty súčasne v jednom prehľadnom zobrazení.

Používateľské oprávnenia

Systém ponúka tri úrovne oprávnení, ktoré je možné nastaviť pre každý rezervačný objekt samostatne. Pre každú úroveň môžete zvoliť buď "Všetci používatelia" alebo vybrať konkrétnych používateľov zo zoznamu.

Právo zobrazenia

Používatelia s právom zobrazenia môžu prezerať rezervácie daného objektu v kalendári a zoznamoch, ale nemôžu vytvárať vlastné rezervácie ani upravovať existujúce. Toto oprávnenie je vhodné pre informačné účely, napríklad keď zamestnanci potrebujú vidieť, kedy je miestnosť obsadená, ale nemôžu ju sami rezervovať.

Právo rezervácie

Používatelia s právom rezervácie môžu:

• Vytvárať nové rezervácie objektu
• Upravovať vlastné rezervácie
• Rušiť vlastné rezervácie
• Prezerať rezervácie ostatných používateľov

Toto je štandardné oprávnenie pre bežných používateľov, ktorí potrebujú objekt rezervovať pre vlastnú potrebu.

Právo rušenia cudzích rezervácií

Používatelia s právom rušenia cudzích rezervácií majú plnú správu nad objektom a môžu:

• Upravovať akékoľvek rezervácie bez ohľadu na to, kto ich vytvoril
• Rušiť akékoľvek rezervácie
• Mazať celé rady opakujúcich sa rezervácií
• Spravovať objekt ako správcovia

Toto oprávnenie je určené pre administrátorov objektu alebo vedúcich pracovníkov, ktorí potrebujú koordinovať využitie daného zdroja.

E-mailová notifikácia

Pre každý rezervačný objekt môžete nastaviť zoznam používateľov, ktorí budú automaticky informovaní e-mailom o každej novej alebo upravenej rezervácii. Táto funkcia je užitočná pre správcov objektov, asistentov alebo vedúcich, ktorí potrebujú mať prehľad o využití daného zdroja.

Notifikačný e-mail obsahuje:

• Informáciu o type udalosti (založená nová rezervácia alebo upravená existujúca)
• Názov objektu
• Meno používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril
• Dátum a čas od-do
• Poznámku k rezervácii

Prienikový kalendár (Všetko)

Prienikový kalendár je špeciálne zobrazenie, ktoré umožňuje sledovať rezervácie viacerých objektov súčasne v jednom kalendári. Táto funkcia je užitočná pre celkový prehľad o využití všetkých rezervačných zdrojov.

Nastavenie prienikového kalendára v konfigurácii systému:

Aktivácia prienikového kalendára - Zapnutím tejto voľby sa v hornom paneli objaví tlačidlo pre zobrazenie prienikového kalendára.

Názov prienikového kalendára - Môžete zvoliť vlastný názov pre toto zobrazenie (predvolený je "Všetko" alebo "All-in-One").

Výber objektov - Pri každom rezervačnom objekte môžete zaškrtnúť voľbu "Zahrnúť do prienikového kalendára". Iba objekty s touto voľbou sa budú zobrazovať v prienikovom kalendári.

Farebné rozlíšenie - Každý objekt si zachová vlastnú farbu nastavenia, takže v prienikovom kalendári môžete ľahko rozlíšiť, ktorá rezervácia patrí ktorému objektu.

Prienikový kalendár je len na čítanie - nemôžete v ňom priamo vytvárať rezervácie. Ak potrebujete vytvoriť rezerváciu, musíte prepnúť na konkrétny objekt.

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka

Hlavná obrazovka modulu Rezervácie sa skladá z horného navigačného panela a oblasti pre zobrazenie kalendára alebo zoznamu rezervácií.

Horný navigačný panel

Horný panel slúži na výber objektu alebo kategórie, ktorú chcete zobraziť. Panel sa prispôsobuje podľa toho, či sú objekty organizované do kategórií pomocou nadradeného názvu.

Bez kategórií - Ak objekty nemajú nadradený názov, panel zobrazuje priamo všetky dostupné objekty ako tlačidlá. Kliknutím na objekt sa zobrazí jeho kalendár s rezerváciami.

S kategóriami - Ak sú objekty organizované do kategórií, panel má dve úrovne:

• Prvá úroveň zobrazuje kategórie (nadradené názvy) ako tlačidlá
• Kliknutím na kategóriu sa zobrazí druhá úroveň s objektmi danej kategórie
• Ak existujú objekty bez kategórie, zobrazí sa tlačidlo "Nezaradené"
• Vizuálna šípka označuje, že ste na druhej úrovni navigácie

Prienikový kalendár - Ak je aktivovaný, zobrazí sa tlačidlo s ikonou skupiny a názvom prienikového kalendára (napríklad "Všetko"). Kliknutím zobrazíte všetky zahrnuté objekty v jednom kalendári.

Prepínanie zobrazenia

Systém ponúka dva typy zobrazenia rezervácií, medzi ktorými môžete prepínať pomocou tlačidiel v hornej časti:

Kalendárne zobrazenie - Vizuálne zobrazenie rezervácií v kalendári s možnosťou prepínania medzi mesačným a týždenným pohľadom.

Zoznamové zobrazenie - Tabuľkový prehľad všetkých rezervácií s pokročilými funkciami vyhľadávania, radenia a exportu.

Kalendárne zobrazenie

Kalendárne zobrazenie využíva knižnicu FullCalendar a poskytuje intuitívny vizuálny prehľad rezervácií.

Pohľady kalendára

Mesiac - Zobrazuje celý mesiac v jednom prehľade. Rezervácie sú zobrazené ako farebné bloky s časom a menom používateľa. Tento pohľad je vhodný pre dlhodobé plánovanie a získanie celkového prehľadu.

Týždeň - Zobrazuje detail jedného týždňa s hodinovým členením. Rezervácie sú zobrazené ako časové bloky na časovej osi, čo umožňuje presne vidieť, kedy je objekt obsadený. Tento pohľad je vhodný pre detailné plánovanie a koordináciu.

Navigácia v kalendári

Predchádzajúci - Tlačidlo so šípkou doľava presunie zobrazenie na predchádzajúci mesiac alebo týždeň podľa aktuálneho pohľadu.

Dnes - Tlačidlo presunie kalendár na aktuálny dátum.

Ďalší - Tlačidlo so šípkou doprava presunie zobrazenie na nasledujúci mesiac alebo týždeň.

Informácie o rezervácii

Každá rezervácia v kalendári zobrazuje:

• Čas od-do vo formáte HH:MM-HH:MM
• Meno používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril
• Poznámku k rezervácii (ak bola vyplnená)
• Akčné ikony (ak máte oprávnenie na úpravy)

Tooltip (nápoveda) - Pri prejdení myšou na rezerváciu sa zobrazí tooltip s detailnými informáciami o rezervácii. Nie je nutné na rezerváciu klikať.

Akčné ikony

Ak máte oprávnenie na úpravy rezervácie, zobrazia sa vpravo od textu rezervácie nasledujúce ikony:

Ikona ceruzky - Kliknutím otvoríte formulár na úpravu rezervácie.

Ikona koša - Kliknutím zmažete túto konkrétnu rezerváciu. Systém požiada o potvrdenie.

Ikona kruhu s krížikom - Zobrazí sa iba pri opakujúcich sa rezerváciách. Kliknutím zmažete celú radu opakujících sa rezervácií, ktoré boli vytvorené spoločne.

Vytvorenie rezervácie z kalendára

Novú rezerváciu môžete vytvoriť dvoma spôsobmi podľa typu zariadenia:

Na počítači - Kliknite a ťahajte cez časový rozsah, ktorý chcete rezervovať. Po uvoľnení myši sa otvorí formulár na vytvorenie rezervácie s predvyplneným časom.

Na mobilnom zariadení - Kliknite na dátum alebo čas, kedy chcete rezerváciu vytvoriť. Otvorí sa formulár s predvyplneným začiatkom rezervácie.

Zoznamové zobrazenie

Zoznamové zobrazenie ponúka tabuľkový prehľad všetkých rezervácií s pokročilými funkciami pre prácu s dátami.

Stĺpce tabuľky

Od (dátum) - Dátum a čas začiatku rezervácie vo formáte DD.MM.YYYY HH:MM.

Do (dátum) - Dátum a čas konca rezervácie vo formáte DD.MM.YYYY HH:MM.

Objekt - Názov rezervovaného objektu.

Vytvoril - Celé meno používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril.

Poznámka - Poznámka k rezervácii (ak bola vyplnená).

Akcia - Tlačidlá pre úpravu a zmazanie rezervácie (ak máte oprávnenie).

Funkcie tabuľky

Fulltextové vyhľadávanie - Vyhľadávacie pole v pravom hornom rohu umožňuje zadávať ľubovoľný text a tabuľka sa okamžite filtruje podľa všetkých stĺpcov. Môžete vyhľadávať podľa mena používateľa, názvu objektu, dátumu alebo poznámky.

Radenie - Kliknutím na názov stĺpca môžete radiť záznamy vzostupne alebo zostupne. Šípka vedľa názvu stĺpca indikuje smer radenia.

Stránkovanie - V ľavej hornej časti môžete vybrať počet zobrazených záznamov na stránku (10, 25, 50, 100 alebo všetky). V dolnej časti sú tlačidlá pre navigáciu medzi stránkami.

Export do Excel - Tlačidlo Excel v hornej časti tabuľky vyexportuje aktuálne zobrazené záznamy (po aplikácii filtrov a vyhľadávania) do Excel súboru, ktorý si môžete stiahnuť.

Tlač - Tlačidlo Tlač pripraví tabuľku na tlač s optimalizovaným formátovaním.

Persistentné nastavenie - Systém si pamätá vaše nastavenie tabuľky (radenie, počet záznamov na stránku, filter) aj po odhlásení. Pri budúcom prihlásení sa tabuľka zobrazí s rovnakým nastavením.

Základné operácie

Vytvorenie rezervácie

Vytvorenie novej rezervácie je jednoduchý proces, ktorý môžete vykonať z kalendárneho zobrazenia.

Krok 1: Výber objektu

V hornom navigačnom paneli kliknite na objekt, ktorý chcete rezervovať. Uistite sa, že vidíte kalendár daného objektu.

Krok 2: Výber času

Na počítači - V kalendári kliknite na začiatok požadovaného času a ťahajte myšou po koniec. Môžete tiež jednoducho kliknúť na konkrétny dátum alebo čas.

Na mobilnom zariadení - Kliknite na dátum alebo čas, kedy chcete rezerváciu začať.

Krok 3: Vyplnenie formulára

Otvorí sa dialógové okno s formulárom na vytvorenie rezervácie. Formulár obsahuje:

Informačný panel objektu - V hornej časti vidíte informácie o objekte:

• Názov objektu
• Kapacita (koľko súbežných rezervácií je možných)
• Povolený časový rozsah rezervácií
• Poznámka/popis objektu s pokynmi na použitie

Polia formulára:

Objekt - Zobrazenie názvu objektu a kapacity (iba pre informáciu, nie je možné meniť).

Vytvoril - Automaticky vyplnené vaše meno (nie je možné meniť).

Od (dátum) - Dátum začiatku rezervace. Kliknutím otvoríte kalendár na výber dátumu. Ak ste vybrali čas v kalendári, pole je predvyplnené.

Do (dátum) - Dátum konca rezervácie. Funguje rovnako ako pole "Od (dátum)".

Čas od - Čas začiatku rezervácie v hodinách a minútach. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu s 5-minútovým krokom (00:00, 00:05, 00:10 atď.).

Čas do - Čas konca rezervácie. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu. Čas konca musí byť neskorší ako čas začiatku.

Poznámka - Voliteľné pole pre poznámku k rezervácii. Môžete uviesť účel rezervácie, dôležité informácie alebo pokyny pre ďalších používateľov. Poznámka sa zobrazí v kalendári a v e-mailových notifikáciách.

Opakovať každé - Zaškrtávacie pole pre dni v týždni (pondelok až nedeľa). Ak chcete vytvoriť opakujúcu sa rezerváciu, zaškrtnite dni, v ktoré sa má rezervácia opakovať. Napríklad zaškrtnutím pondelka, stredy a piatka vytvoríte rezerváciu, ktorá sa bude opakovať vždy v tieto dni.

Opakovať do - Dátum, do ktorého sa má rezervácia opakovať. Kliknutím otvoríte kalendár a vyberiete koncový dátum. Systém vytvorí samostatné rezervácie pre každý vybraný deň až do tohto dátumu.

Krok 4: Kontrola konfliktu

Systém automaticky kontroluje, či v zadanom čase už neexistuje iná rezervácia. Kontrola prebieha:

• Ihneď pri otvorení formulára s predvyplneným časom
• Pri každej zmene dátumu alebo času

Ak deteguje konflikt, zobrazí sa červené upozornenie: "Rezerváciu na tento čas nie je možné vytvoriť (je v kolízii s inou rezerváciou)."

V takom prípade upravte čas rezervácie tak, aby nekolidoval s existujúcou rezerváciou. Ak má objekt kapacitu väčšiu ako 1, systém kontroluje, či nie je prekročený maximálny počet súbežných rezervácií.

Krok 5: Uloženie

Kliknite na tlačidlo Uložiť v dolnej časti formulára. Ak je všetko v poriadku:

• Rezervácia sa vytvorí v databáze
• Zobrazí sa potvrdzujúca správa
• Kalendár sa obnoví a zobrazí novú rezerváciu
• E-mailová notifikácia sa odošle nakonfigurovaným používateľom

Ak ste nastavili opakovanie, systém vytvorí samostatné záznamy pre každý vybraný deň až do koncového dátumu. Každá rezervácia v rade je samostatná, ale sú previazané spoločným identifikátorom pre možnosť hromadného zmazania.

Úprava rezervácie

Existujúce rezervácie môžete upraviť, ak máte príslušné oprávnenie.

Otvorenie rezervácie k úprave

Z kalendára - Kliknite priamo na rezerváciu v kalendári. Otvorí sa formulár s predvyplnenými údajmi.

Z ikony ceruzky - Ak máte oprávnenie na úpravy, prejdite na rezerváciu a kliknite na ikonu ceruzky, ktorá sa zobrazí vpravo.

Zo zoznamu - V zoznamovom zobrazení kliknite na tlačidlo úpravy v stĺpci Akcia.

Oprávnenie k úprave

Oprávnenie na úpravu rezervácie závisí od vašej roly a vlastníctva rezervácie:

Vlastná rezervácia s právom rezervácie - Ak ste rezerváciu vytvorili vy a máte právo rezervácie, môžete ju ľubovoľne upravovať a mazať.

Cudzia rezervácia s právom rezervácie - Ak rezerváciu vytvoril niekto iný a vy máte iba právo rezervácie (nie právo rušenia cudzích rezervácií), môžete rezerváciu iba prezerať. Všetky polia formulára sú zablokované a nie je možné ich upraviť.

Cudzia rezervácia s právom rušenia cudzích rezervácií - Ak máte právo rušenia cudzích rezervácií, môžete upravovať akúkoľvek rezerváciu bez ohľadu na to, kto ju vytvoril.

Iba právo zobrazenia - Ak máte iba právo zobrazenia, môžete rezerváciu otvoriť, ale všetky polia sú zablokované a tlačidlo Uložiť je neaktívne.

Vykonanie úprav

V otvorenom formulári môžete zmeniť:

• Dátum a čas začiatku rezervácie
• Dátum a čas konca rezervácie
• Poznámku k rezervácii

Nemôžete zmeniť:

• Objekt (musíte vytvoriť novú rezerváciu pre iný objekt)
• Používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril
• Nastavenie opakovania (je dostupné iba pri vytváraní novej rezervácie)

Systém automaticky kontroluje konflikty rovnako ako pri vytváraní novej rezervácie. Ak upravíte čas tak, že koliduje s inou rezerváciou, zobrazí sa upozornenie a neuložíte zmeny.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť sa zmeny uložia a odošle sa e-mailová notifikácia s predmetom "Upravená rezervácia [Názov objektu]".

Zrušenie rezervácie

Rezerváciu môžete zrušiť (zmazať) niekoľkými spôsobmi podľa vašich oprávnení.

Zmazanie z kalendára

Prejdite myšou na rezerváciu v kalendári. Ak máte oprávnenie na zmazanie, zobrazí sa ikona koša vpravo. Kliknite na ikonu koša. Systém zobrazí potvrdzujúci dialóg s otázkou "Naozaj chcete zmazať tento záznam?" Kliknite na Áno pre potvrdenie alebo Nie pre zrušenie.

Zmazanie zo zoznamu

V zoznamovom zobrazení kliknite na tlačidlo Zmazať v stĺpci Akcia pri príslušnej rezervácii. Potvrdenie prebehne rovnako ako z kalendára.

Oprávnenie k zmazaniu

Vlastná rezervácia - Ak ste rezerváciu vytvorili vy, môžete ju zmazať bez ohľadu na to, aké máte oprávnenie (stačí právo rezervácie).

Cudzia rezervácia - Ak rezerváciu vytvoril niekto iný, môžete ju zmazať iba ak máte právo rušenia cudzích rezervácií.

Čo sa stane po zmazaní

Rezervácia nie je fyzicky zmazaná z databázy, ale označená ako zmazaná. V kalendári a zoznamoch sa už nezobrazuje. E-mailová notifikácia o zmazaní sa štandardne neodosiela.

Pokročilé funkcie

Opakujúce sa rezervácie

Opakujúce sa rezervácie umožňujú vytvoriť sériu rezervácií s jedným zadaním, čo je užitočné pre pravidelné akcie ako týždenné stretnutia, pravidelné školenia alebo pravidelné využitie zdroja.

Vytvorenie opakujúcej sa rezervácie

Pri vytváraní novej rezervácie vyplňte štandardné polia (dátum, čas, poznámka) a potom:

Krok 1 - V sekcii Opakovať každé zaškrtnite dni v týždni, v ktoré sa má rezervácia opakovať. Môžete vybrať ľubovoľnú kombináciu dní:

• Napríklad zaškrtnutie iba pondelka vytvorí rezerváciu opakujúcu sa každý pondelok
• Zaškrtnutie pondelka, stredy a piatka vytvorí rezerváciu trikrát týždenne
• Zaškrtnutie všetkých dní vytvorí dennú rezerváciu

Krok 2 - V poli Opakovať do vyberte dátum, do ktorého sa má rezervácia opakovať. Systém vytvorí rezervácie od prvého vybraného dátumu až do tohto koncového dátumu.

Krok 3 - Kliknite na Uložiť. Systém vytvorí samostatné záznamy pre každý vybraný deň až do koncového dátumu.

Ako funguje opakovanie

Každá rezervácia v rade je samostatný záznam v databáze s vlastným unikátnym identifikátorom. To znamená, že:

• Môžete upravovať alebo mazať jednotlivé rezervácie zo série nezávisle
• Zmena jednej rezervácie neovplyvní ostatné v sérii
• Rezervácie sú previazané spoločným identifikátorom v poli "repeat" pre možnosť hromadného zmazania

Ak už rezerváciu vytvoríte a potom ju upravujete, nie je možné nastaviť opakovanie - opakovanie je dostupné iba pri vytváraní novej rezervácie.

Príklad použitia

Chcete zarezervovať zasadaciu miestnosť pre pravidelné tímové stretnutie každý utorok od 10:00 do 11:00 po dobu 3 mesiacov:

• Vytvorte novú rezerváciu na prvý utorok
• Nastavte čas od 10:00 do 11:00
• V sekcii "Opakovať každé" zaškrtnite iba utorok
• V poli "Opakovať do" vyberte dátum o 3 mesiace
• Uložte - systém vytvorí približne 12-13 rezervácií (počet utorkov v 3 mesiacoch)

Zmazanie rady opakujúcich sa rezervácií

Ak potrebujete zrušiť celú sériu opakujúcich sa rezervácií naraz, môžete použiť funkciu hromadného zmazania.

Identifikácia rady

Rezervácie patriace do rovnakej rady (vytvorené spoločne s funkciou opakovania) spoznáte podľa ikony kruhu s krížikom, ktorá sa zobrazí vedľa ikony koša.

Zmazanie celej rady

Prejdite myšou na akúkoľvek rezerváciu z rady v kalendári. Kliknite na ikonu kruhu s krížikom (nie na ikonu koša). Systém zobrazí potvrdzujúci dialóg "Naozaj chcete zmazať tento záznam?" - pozor, tento dialóg nerozlišuje, či mažete jednu rezerváciu alebo celú radu, takže si overte, že klikáte na správnu ikonu.

Po potvrdení kliknutím na Áno sa zmažú všetky rezervácie, ktoré boli vytvorené spoločne v jednej rade. Rezervácie s iným dátumom alebo časom, ktoré nie sú súčasťou rady, zostanú zachované.

Dôležité upozornenie

Funkcia hromadného zmazania maže rezervácie bez ďalšieho upozornenia na počet dotknutých záznamov. Pred použitím sa uistite, že chcete zmazať celú radu. Ak potrebujete zmazať iba niektoré rezervácie z rady, použite štandardnú ikonu koša pri jednotlivých rezerváciách.

Export dát

Systém ponúka možnosť exportu dát pre ďalšie spracovanie alebo archiváciu.

Export do Excel

V zoznamovom zobrazení kliknite na tlačidlo Excel v hornej časti tabuľky. Systém vyexportuje aktuálne zobrazené záznamy do Excel súboru (.xlsx), ktorý sa automaticky stiahne do vášho počítača.

Export rešpektuje aktuálne nastavenie tabuľky:

• Ak ste použili vyhľadávanie, exportujú sa iba nájdené záznamy
• Ak ste použili radenie, záznamy sa exportujú v tomto poradí
• Exportujú sa všetky stĺpce tabuľky vrátane skrytých údajov

Exportovaný súbor môžete otvoriť v Microsoft Excel, LibreOffice Calc alebo inom tabuľkovom procesore pre ďalšiu analýzu, vytváranie zostáv alebo archiváciu.

Tlač zoznamu

Kliknite na tlačidlo Tlač v hornej časti tabuľky. Otvorí sa nové okno s optimalizovanou verziou tabuľky pre tlač:

• Tabuľka je formátovaná pre papier A4
• Odstránené sú nepotrebné prvky používateľského rozhrania
• Zachovaná je štruktúra a obsah dát

V novom okne kliknite na tlačidlo Tlač alebo použite klávesovú skratku Ctrl+P (Cmd+P na Mac) pre otvorenie dialógu tlače. Môžete vytlačiť na tlačiarni alebo uložiť ako PDF.

Prienikový kalendár

Prienikový kalendár je pokročilá funkcia, ktorá umožňuje zobraziť rezervácie viacerých objektov súčasne v jednom kalendári.

Aktivácia prienikového kalendára

Prienikový kalendár musí byť aktivovaný administrátorom v nastavení systému. Ak je aktívny, zobrazí sa v hornom navigačnom paneli tlačidlo s ikonou skupiny a názvom kalendára (napríklad Všetko alebo All-in-One).

Zobrazenie prienikového kalendára

Kliknite na tlačidlo prienikového kalendára v hornom paneli. Kalendár sa prepne do režimu zobrazenia viacerých objektov:

Farebné rozlíšenie - Každá rezervácia si zachová farbu svojho objektu podľa nastavenia. Vďaka tomu môžete ľahko rozlíšiť, ktorá rezervácia patrí ktorému objektu.

Legenda - Pod horným panelom sa zobrazí farebné označenie objektov, ktoré sú zahrnuté do prienikového kalendára.

Všetky funkcie kalendára - Prienikový kalendár podporuje rovnaké funkcie ako štandardné zobrazenie:

• Prepínanie medzi mesačným a týždenným pohľadom
• Navigácia medzi mesiacmi/týždňami
• Tooltip s detailmi rezervácie pri prejdení myšou
• Kliknutie na rezerváciu pre zobrazenie detailu

Obmedzenia prienikového kalendára

Iba na čítanie - V prienikovom kalendári nemôžete priamo vytvárať rezervácie. Ak potrebujete vytvoriť rezerváciu, musíte prepnúť na konkrétny objekt kliknutím na jeho tlačidlo v hornom paneli.

Filtrovanie podľa kategórie - Ak sú objekty organizované do kategórií pomocou nadradeného názvu, prienikový kalendár zobrazí iba objekty z aktuálne vybranej kategórie. Pre zobrazenie všetkých objektov sa vráťte na prvú úroveň navigácie.

Použitie prienikového kalendára

Prienikový kalendár je užitočný v nasledujúcich situáciách:

• Koordinácia viacerých zdrojov - Vidíte obsadenosť všetkých miestností alebo vozidiel naraz
• Vyhľadanie voľného času - Ľahko nájdete čas, kedy je viac zdrojov voľných súčasne
• Celkový prehľad - Získate predstavu o celkovom využití rezervačných zdrojov
• Plánovanie akcií - Môžete plánovať akcie vyžadujúce koordináciu viacerých zdrojov

Tipy a riešenie problémov

Najčastejšie problémy a riešenia

Problém: Nemôžem vytvoriť rezerváciu, zobrazuje sa červené upozornenie o kolízii

Riešenie: Systém detegoval, že v zadanom čase už existuje iná rezervácia. Skontrolujte kalendár a vyberte iný čas. Ak má objekt kapacitu väčšiu ako 1, môže byť prekročený maximálny počet súbežných rezervácií - skúste iný čas alebo použite iný objekt.

Problém: Nemôžem upraviť cudziu rezerváciu

Riešenie: Ak nemáte právo rušenia cudzích rezervácií, môžete upravovať iba vlastné rezervácie. Kontaktujte správcu objektu alebo administrátora, ak potrebujete zmeniť cudziu rezerváciu. Prípadne môžete požiadať používateľa, ktorý rezerváciu vytvoril, aby ju upravil.

Problém: Nevidím niektoré objekty v hornom paneli

Riešenie: Vidíte iba objekty, ku ktorým máte prístup (právo zobrazenia, rezervácie alebo rušenia cudzích rezervácií). Ak potrebujete prístup k ďalším objektom, kontaktujte administrátora systému, ktorý vám môže prideliť príslušné oprávnenia.

Problém: Tlačidlo prienikového kalendára sa nezobrazuje

Riešenie: Prienikový kalendár musí byť aktivovaný administrátorom v nastavení systému. Kontaktujte administrátora, ak túto funkciu potrebujete. Ďalej musí existovať aspoň jeden objekt s nastavenou voľbou "Zahrnúť do prienikového kalendára".

Problém: Nedostávam e-mailové notifikácie o nových rezerváciách

Riešenie: E-mailové notifikácie sú odosielané iba používateľom, ktorí sú nakonfigurovaní v nastavení objektu v sekcii "E-mailová notifikácia". Ak chcete dostávať notifikácie, kontaktujte administrátora objektu alebo správcu systému, aby vás pridal do zoznamu príjemcov.

Problém: Opakujúca sa rezervácia sa nevytvorila pre všetky dni

Riešenie: Skontrolujte, či ste správne nastavili koncový dátum v poli "Opakovať do". Dátum musí byť v budúcnosti a neskôr ako prvá rezervácia. Systém tiež obmedzuje opakovanie na maximálne 4 roky (126144000 sekúnd) z bezpečnostných dôvodov. Ak je problém iný, skontrolujte, či v niektorých dňoch nedochádza ku konfliktu s existujúcou rezerváciou - v takom prípade sa daný deň preskočí.

Problém: Zmazal som rezerváciu omylom

Riešenie: Zmazané rezervácie nie sú fyzicky odstránené z databázy, ale označené ako zmazané. Kontaktujte administrátora systému, ktorý môže rezerváciu obnoviť v databáze. Pre budúcnosť odporúčame pozorne čítať potvrdzujúce dialógy pred zmazaním.

Tipy pre efektívne použitie

Používajte poznámky - Vyplňovanie poznámok k rezerváciám pomáha ostatným používateľom pochopiť účel rezervácie a vyhýbať sa nedorozumeniam. Uveďte napríklad "Stretnutie s klientom XY" alebo "Príprava výročnej správy".

Rezervujte s predstihom - Rezervujte zdroje s dostatočným predstihom, aby ste sa vyhli konfliktom. To platí najmä pre často využívané objekty ako zasadacie miestnosti alebo služobné vozidlá.

Kontrolujte kalendár pred rezerváciou - Pred vytvorením rezervácie sa pozrite do kalendára, či nie je objekt už obsadený. Môžete tiež použiť týždenný pohľad pre detailnejší prehľad voľných časov.

Využívajte opakovanie - Pre pravidelné akcie používajte funkciu opakovania namiesto ručného vytvárania jednotlivých rezervácií. Ušetríte čas a vyhnete sa chybám.

Rušte nepotrebné rezervácie - Ak viete, že rezerváciu nevyužijete, zrušte ju včas. Umožníte tým ostatným používateľom využiť daný zdroj.

Používajte prienikový kalendár - Pre koordináciu viacerých zdrojov alebo vyhľadanie voľného času pre viacerých účastníkov používajte prienikový kalendár. Získate rýchly prehľad o dostupnosti všetkých zahrnutých objektov.

Exportujte dáta pre reporting - Ak potrebujete vytvoriť prehľad o využití zdrojov, využite export do Excel. Dáta môžete ďalej spracovať a vytvoriť grafy alebo štatistiky.

Súvisiaca dokumentácia

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich sekciách dokumentácie eIntranet:

• Kalendár - Modul Rezervácie je prepojený s modulom Kalendár. Rezervácie môžu byť automaticky zobrazené v osobnom kalendári používateľov.
• Používateľské oprávnenia - Detailné informácie o systéme používateľských práv a rolí v eIntranet.
• Notifikácie a e-maily - Nastavenie a konfigurácia e-mailových notifikácií v systéme.
• Export a tlač - Všeobecné informácie o exporte dát a tlači v eIntranet.
• Mobilná aplikácia - Ako používať rezervácie v mobilnej aplikácii eIntranet.