Knihy jázd vozidiel - Používateľská dokumentácia

Úvod do modulu

Modul Knihy jázd vozidiel slúži na evidenciu jázd firemných vozidiel vrátane sledovania najazdených kilometrov, tankovania, priemernej spotreby paliva a prípravy podkladov pre fakturáciu projektov. Systém podporuje tri typy vozidiel: osobné autá, nákladné vozidlá (TIR) a stroje. Modul je úzko prepojený s evidenciou vozidiel a cestovnými príkazmi.

Hlavné funkcie modulu

• Evidencia jednotlivých jázd pre každé vozidlo s podrobným zaznamenaním trasy a účelu
• Automatický výpočet najazdených kilometrov a kontrola konzistencie záznamov
• Sledovanie tankovania a priemernej spotreby paliva
• Rozdelenie kilometrov na služobné a súkromné jazdy (u osobných vozidiel)
• Príprava podkladov pre fakturáciu jázd podľa projektov
• Export jázd do cestovných príkazov
• Kontrola servisných intervalov pri evidencii jázd

Typy vozidiel a ich špecifiká

Typ vozidla	Ikona	Čo sa eviduje	Špecifické vlastnosti
Osobné auto	Auto	Kilometre, tankovanie	Rozlíšenie služobných a súkromných km
TIR (Nákladné vozidlo)	Nákladiak	Kilometre, tankovanie	Len služobné jazdy
Stroje	Ozubené koleso	Prevádzkové hodiny	Bez kilometrov, len časová evidencia

Prístup k modulu a oprávnenia

Úrovne prístupových práv

Systém pracuje s dvomi úrovňami oprávnení:

• rights_kj = 0 (bežný používateľ): Používateľ má prístup len k vozidlám, ku ktorým bol explicitne priradený ako vodič. Môže evidovať a upravovať len svoje vlastné jazdy. Vidí len knihy jázd svojich vozidiel.
• rights_kj = 1 (administrátor): Používateľ má prístup ku všetkým vozidlám firmy. Môže upravovať všetky záznamy a má prístup k doplnkovým prehľadom "Všetky knihy jázd" a "Prehľad projektov".

Obmedzenia úprav záznamov

Pre zabezpečenie konzistencie dát platia nasledujúce pravidlá:

• Predvolene je možné upravovať len posledný evidovaný záznam jazdy (z dôvodu závislosti stavov kilometrov)
• Pre každé vozidlo možno nastaviť, koľko dní späť je možné upravovať záznamy (parameter "Počet dní späť pre úpravy")
• Po uplynutí tejto doby sú záznamy iba na čítanie (okrem administrátorov modulu)
• Odstrániť je možné len poslednú jazdu (a len vlastnú alebo ako administrátor)

Základná obsluha

Výber vozidla

Po otvorení modulu sa zobrazí horný panel s ikonami všetkých vozidiel, ku ktorým máte prístup. Každá ikona obsahuje:

• Symbol typu vozidla (auto, nákladiak, stroj)
• Názov vozidla
• Evidenčné číslo (ŠPZ)

Kliknutím na ikonu vozidla sa zobrazí jeho kniha jázd. Ak máte prístup k viac ako 10 vozidlám, namiesto ikon sa zobrazí rozbaľovací zoznam.

Zobrazenie pre administrátora

Používatelia s oprávnením administrátora (rights_kj = 1) vidia okrem jednotlivých vozidiel ďalšie dva prehľady:

• Prehľad projektov (ikona koláčového grafu): Súhrnné zobrazenie jázd zoskupených podľa projektov s výpočtom fakturačných cien - slúži ako podklad pre vystavenie faktúr zákazníkom
• Všetky knihy jázd (ikona databázy): Spoločný prehľad všetkých jázd všetkých firemných vozidiel v jednej tabuľke

Filtrovanie podľa obdobia

V každom zobrazení je možné filtrovať jazdy podľa mesiaca a roku pomocou rozbaľovacieho zoznamu "Zobraziť obdobie". Systém ponúka aktuálny mesiac a 12 mesiacov dozadu. Výberom "Všetko" sa zobrazia všetky záznamy bez časového obmedzenia.

Evidencia novej jazdy

Otvorenie formulára

Pre evidenciu novej jazdy kliknite na zelené tlačidlo "Pridať jazdu" v pravom hornom rohu knihy jázd. Otvorí sa dialogové okno s formulárom pre záznam jazdy.

Základné údaje jazdy

Pre všetky typy vozidiel sú povinné tieto základné informácie:

• Vozidlo: Predvyplnené, nedá sa zmeniť (určené výberom z horného panelu)
• Vodič: Vyberte zo zoznamu priradených vodičov k vozidlu. Ak nie je nastavený žiadny vodič, formulár nedovolí uložiť - najprv priraďte vodiča v nastaveniach vozidla.
• Dátum: Dátum jazdy. Automaticky predvyplnené posledným použitým dátumom pre toto vozidlo (alebo dnešným dátumom).
• Čas od - do: Časový rozsah jazdy vo formáte hodiny:minúty. Systém automaticky predvyplní čas podľa predchádzajúcej jazdy alebo predvoleného času nastaveného pre vozidlo.

Údaje o trase (len pre autá a nákladiaky)

Pre osobné a nákladné vozidlá zadávate trasu jazdy:

• Odkiaľ (mesto, ulica): Východiskové miesto. Môžete vybrať z histórie predtým použitých adries alebo zadať novú. Pre prepísanie existujúcej adresy na ňu kliknite a stlačte Backspace. Automaticky predvyplnené cieľom z predchádzajúcej jazdy.
• Cez: Voliteľné - medzilehlé miesta na trase
• Kam (mesto, ulica): Cieľové miesto. Rovnako ako pole "Odkiaľ", môžete vybrať z histórie alebo zadať novú lokalitu.

Tip: Ak vyberiete rovnakú kombináciu "odkiaľ" a "kam", ktorú ste už v minulosti použili, systém automaticky doplní počet kilometrov podľa predchádzajúceho záznamu. Ak ste však išli inou trasou, môžete kilometre manuálne upraviť.

Účel jazdy

• Dôvod: Stručný popis účelu jazdy (napr. "Stretnutie s klientom", "Preprava materiálu"). Môžete vybrať z histórie alebo zadať nový dôvod. Automaticky predvyplnené posledným použitým dôvodom.
• Projekt: Číslo alebo názov projektu, ku ktorému jazda patrí. Toto pole je kľúčové pre neskoršiu fakturáciu - jazdy s rovnakým projektom budú zoskupené v prehľade projektov.

Stav kilometrov (len pre autá a nákladiaky)

Systém pracuje s presnými záznamami stavu tachometra:

• Km stav začiatok: Automaticky vyplnený koncovým stavom z predchádzajúcej jazdy. Toto pole je iba na čítanie - zabezpečuje neprerušenú reťaz záznamov.
• Km stav koniec: Zadajte aktuálny stav tachometra na konci jazdy. Musí byť vyšší ako stav začiatku.
• Služobné km: Počet kilometrov najazdených služobne. Automaticky vypočítané ako rozdiel km stav koniec - km stav začiatok. Môžete upraviť, ak časť cesty bola súkromná.
• Súkromné km (len osobné vozidlá): Počet kilometrov najazdených súkromne. Ak vyplníte služobné km, súkromné km sa automaticky dopočíta ako zvyšok. A naopak - ak vyplníte súkromné km, vypočítajú sa služobné km.

Kontrola: Súčet služobných km + súkromných km sa musí rovnať celkovému počtu najazdených kilometrov (km stav koniec - km stav začiatok).

Prevádzkové hodiny (len pre stroje)

Pre stroje sa evidujú len prevádzkové hodiny bez kilometrov:

• Čas od - do: Systém automaticky vypočíta počet prevádzkových hodín z časového rozsahu
• Polia trasy a kilometrov sa pre stroje nezobrazujú

Tankovanie a spotreba (len pre autá a nákladiaky)

Pre sledovanie spotreby paliva môžete pri každom tankovaní zaznamenať:

• Tankovanie (litre): Počet načerpaných litrov. Zadávajte s presnosťou na dve desatinné miesta (napr. 45,50).
• Tankovanie pri km: Stav tachometra v momente tankovania. Ak ste tankovali na konci jazdy, je automaticky vyplnené hodnotou "km stav koniec". Ak ste tankovali počas jazdy, zadajte presný stav.

Výpočet priemernej spotreby: Systém automaticky vypočíta priemernú spotrebo podľa vzorca: tankovanie (litre) delené ((km pri tankovaní - km predchádzajúceho tankovania) delené 100). Pre správny výpočet je dôležité vždy tankovať na plnú nádrž.

Vypočítaná priemerná spotreba sa zobrazuje v tabuľke jázd vo formáte "priemer X,XX l" pod údajmi o tankovaní.

Fakturácia

Ak má vozidlo zapnutú fakturáciu (nastavuje sa v konfigurácii vozidla), môžete zadať:

• Fakturačná cena/km (alebo cena/hod pre stroje alebo celková cena): Cena za jednotku (kilometer, hodina) alebo celková cena jazdy. Automaticky predvyplnená predvolenou sadzbou nastavenou pre vozidlo. Môžete ju upraviť pre konkrétnu jazdu.
• Číslo faktúry: Po vystavení faktúry zákazníkovi môžete zaznamenať číslo faktúry, ktorou ste jazdu účtovali.

Typy fakturácie:

• Za km/hod: Cena sa násobí počtom kilometrov (služobné km) alebo hodín
• Celková cena: Zadaná cena platí pre celú jazdu bez ohľadu na kilometre/hodiny

Skutočné náklady

Ak má vozidlo nastavenú sadzbu skutočných nákladov na kilometer, systém automaticky vypočíta skutočné náklady jazdy ako: (služobné km + súkromné km) × sadzba Kč/km. Toto pole je len informatívne a slúži na vnútorné sledovanie nákladov.

Poznámka

Do voľného textového poľa Poznámka môžete zaznamenať akékoľvek doplňujúce informácie o jazde (napr. "Obchádzka z dôvodu uzávierky", "Spolucestujúci Ján Novák").

Uloženie záznamu

Po vyplnení všetkých povinných údajov kliknite na zelené tlačidlo "Uložiť". Systém vykoná tieto kontroly:

• Kontrola, či sa časy jazdy neprekrývajú s inou jazdou toho istého vozidla (vozidlo nemôže byť v jednom čase na dvoch miestach)
• Validácia stavov kilometrov (koniec musí byť vyšší ako začiatok)
• Kontrola súčtu služobných a súkromných kilometrov
• Kontrola servisného intervalu - ak vozidlo dosiahlo alebo prekročilo servisný limit, zobrazí sa upozornenie

Ak sú všetky kontroly úspešné, jazda sa uloží a zobrazí v tabuľke knihy jázd.

Úprava existujúcej jazdy

Otvorenie jazdy na úpravu

V tabuľke knihy jázd kliknite na ikonu oka (zobraziť detail) pri jazde, ktorú chcete upraviť. Otvorí sa rovnaký formulár ako pri evidencii novej jazdy, tentokrát však vyplnený údajmi z existujúceho záznamu.

Obmedzenia úprav

Pre zachovanie konzistencie stavov kilometrov platí:

• Ak od dátumu jazdy ubehlo viac dní, než je nastavené v parametri "Počet dní späť pre úpravy" vozidla, všetky polia okrem poznámky, projektu, dôvodu a fakturačných údajov sú iba na čítanie
• Administrátori modulu (rights_kj=1) a systémoví administrátori môžu upravovať ktorýkoľvek záznam bez časového obmedzenia
• Pole "Zaznamenal" ukazuje, kto a kedy pôvodne záznam vytvoril

Čo možno upravovať vždy

Aj u starších záznamov môžete bežne upravovať:

• Projekt
• Dôvod
• Fakturačnú cenu a číslo faktúry
• Poznámku

Prepočítanie následných záznamov

Ak ako administrátor upravíte starší záznam a zmeníte stav kilometrov alebo dátum a čas, systém automaticky prepočíta stavy kilometrov pre všetky následné jazdy toho istého vozidla, aby sa zachovala konzistencia reťaze záznamov.

Zobrazenie knihy jázd vozidla

Štruktúra tabuľky pre osobné a nákladné vozidlá

Tabuľka zobrazuje všetky jazdy vybraného vozidla so stĺpcami:

Stĺpec	Popis
Dátum	Dátum jazdy vo formáte deň.mesiac.rok
Čas od - do	Časový rozsah jazdy
Vodič	Meno a priezvisko vodiča
Odkiaľ	Východiskové miesto jazdy
Cez	Medzilehlé miesta na trase
Kam	Cieľové miesto jazdy
Dôvod	Účel jazdy
Projekt	Číslo projektu
Fakturačná cena/km	Cena za kilometer (zobrazuje sa len ak je pre vozidlo aktivovaná fakturácia)
Číslo faktúry	Číslo vystavenej faktúry (zobrazuje sa len ak je pre vozidlo aktivovaná fakturácia)
Km stav začiatok	Stav tachometra na začiatku jazdy
Km stav koniec	Stav tachometra na konci jazdy
Služobné km	Počet najazdených služobných kilometrov
Súkromné km	Počet najazdených súkromných kilometrov
Tankovanie / priem. spotreba	Počet načerpaných litrov a pod ním priemerná spotreba vypočítaná od posledného tankovania
Akcie	Ikony pre zobrazenie detailu, odstránenie (len posledný záznam) a pridanie do cestovného príkazu

Štruktúra tabuľky pre stroje

Pre stroje sa nezobrazujú stĺpce súvisiace s trasou a kilometrami, namiesto toho je stĺpec:

Stĺpec	Popis
Hodiny	Počet prevádzkových hodín vypočítaný z času od - do

Akcie v tabuľke

V stĺpci Akcie nájdete ikony pre prácu so záznamom:

• Ikona oka: Zobraziť detail a upraviť jazdu - dostupné pre všetky záznamy
• Ikona krížika: Odstrániť jazdu - zobrazuje sa len pri poslednej jazde a len ak ste ju zaznamenali vy alebo ste administrátor
• Ikona šípky vpravo: Pridať jazdu do cestovného príkazu - dostupné pre vaše vlastné jazdy alebo ako administrátor (vyžaduje aktívny modul Cestovné príkazy)

Funkcie tabuľky

Tabuľka podporuje štandardné funkcie DataTables:

• Triedenie: Kliknutím na záhlavie stĺpca zotriedite dáta vzostupne/zostupne
• Vyhľadávanie: Vpravo hore môžete zadať text pre fulltextové vyhľadávanie vo všetkých stĺpcoch
• Stránkovanie: Vľavo hore vyberiete počet riadkov na stránku (10, 25, 50, 100 alebo všetky)
• Export: Tlačidlá pre export do Excelu, tlač a výber viditeľných stĺpcov

Kniha jázd všetkých vozidiel

Prístup k prehľadu

Tento prehľad je dostupný len administrátorom modulu (rights_kj=1). Zobrazuje sa po kliknutí na panel "Všetky knihy jázd" s ikonou databázy v hornom paneli.

Obsah prehľadu

Tabuľka obsahuje všetky jazdy všetkých firemných vozidiel v jednom prehľade. Okrem stĺpcov z bežnej knihy jázd sú tu:

• ŠPZ: Evidenčné číslo vozidla
• Názov: Názov vozidla

Záznamy sú zoradené chronologicky podľa dátumu a času jazdy. Aj tu môžete filtrovať podľa obdobia pomocou rozbaľovacieho zoznamu.

Využitie prehľadu

Tento prehľad sa využíva najmä na:

• Kontrolu vyťaženosti celého vozového parku
• Porovnávanie jázd naprieč vozidlami
• Export kompletných dát pre externé spracovanie
• Vyhľadávanie konkrétnych jázd, keď si nie ste istí, ktorým vozidlom boli uskutočnené

Prehľad projektov

Účel prehľadu

Prehľad projektov je kľúčový nástroj na prípravu podkladov pre fakturáciu. Zoskupuje jazdy podľa projektov a vypočítava fakturačné ceny. Prístup majú len administrátori modulu (rights_kj=1).

Filtrovanie dát

Pred zobrazením prehľadu je vhodné nastaviť filtre v rozbaľovacom paneli (otvoríte kliknutím na ikonu plus):

• Dátum od - do: Časové obdobie, z ktorého chcete zahrnúť jazdy
• Vozidlo: Môžete obmedziť prehľad len na vybrané vozidlo alebo vybrať "všetky"
• Projekt: Môžete vybrať konkrétny projekt zo zoznamu už použitých projektov
• Odpracoval: Môžete filtrovať podľa konkrétneho vodiča

Po nastavení filtrov kliknite na tlačidlo "Hľadať" pre aplikovanie filtrov. Tlačidlo "Zrušiť filter" vráti zobrazenie do pôvodného stavu.

Štruktúra prehľadu

Tabuľka zobrazuje len jazdy vozidiel, ktoré majú zapnutú fakturáciu a obsahuje stĺpce:

Stĺpec	Význam
Dátum	Dátum jazdy
Projekt	Číslo alebo názov projektu
Vozidlo	Názov vozidla a ŠPZ
Odpracoval	Meno vodiča
Km osobné	Počet služobných kilometrov najazdených osobným autom
Km TIR	Počet služobných kilometrov najazdených nákladným vozidlom
Čas (pre stroje) v hod.	Počet prevádzkových hodín strojov
Cena/jednotka	Fakturačná cena za km/hod alebo celková cena
Celková cena	Vypočítaná celková cena jazdy (km/hod × cena alebo celková cena)
Odkiaľ, Cez, Kam	Trasa jazdy
Dôvod	Účel jazdy
Poznámka	Voľná poznámka o jazde

Súčty v päte tabuľky

V dolnej časti tabuľky sa automaticky zobrazujú súčty:

• Celkom km osobné - súčet kilometrov všetkých osobných vozidiel
• Celkom km TIR - súčet kilometrov všetkých nákladných vozidiel
• Celkom hod - súčet hodín všetkých strojov
• Celková cena - celková suma na fakturáciu za všetky zobrazené jazdy

Práca s prehľadom

1. Nastavte filter na požadované obdobie a prípadne na konkrétny projekt
2. Skontrolujte, či majú všetky jazdy vyplnený projekt a fakturačnú cenu
3. Ak nejaké údaje chýbajú, vráťte sa do knihy jázd príslušného vozidla a doplňte ich
4. Exportujte dáta do Excelu pomocou tlačidla "Excel" pre ďalšie spracovanie
5. Po vystavení faktúry sa vráťte k jednotlivým jazdám a doplňte číslo faktúry

Integrácia s cestovnými príkazmi

Pridanie jazdy do cestovného príkazu

Ak máte aktívny modul Cestovné príkazy, môžete jednoducho preniesť jazdy z knihy jázd do vyúčtovania cestovných výdavkov:

1. V tabuľke knihy jázd kliknite na ikonu šípky vpravo pri jazde, ktorú chcete pridať do cestovného príkazu
2. Otvorí sa dialogové okno s výberom cestovného príkazu
3. Zobrazujú sa len cestovné príkazy v stave "Vytvorený" a "Čaká na schválenie"
4. Vyberte požadovaný cestovný príkaz zo zoznamu - zobrazuje sa dátum, názov, meno zamestnanca a typ cestovného príkazu
5. Kliknite na tlačidlo "Uložiť"

Čo sa prekopíruje

Údaje jazdy sa prekopírujú do cestovného príkazu v sekcii "Vyúčtovanie cestovných výdavkov" ako nový riadok s trasou, kilometrami a nákladmi.

Dokončenie prenosu

Po prekopírovaní všetkých potrebných jázd:

1. Otvorte príslušný cestovný príkaz v module Cestovné príkazy
2. Skontrolujte prenesené dáta
3. Doplňte prípadné ďalšie údaje (napr. parkovné, dálničné poplatky)
4. Uložte cestovný príkaz

Kontrola servisných intervalov

Automatické upozornenie pri evidencii

Ak je vozidlo evidované aj v module Evidencia vozidiel a má nastavený servisný plán alebo dátum servisu, systém kontroluje pri každej evidencii jazdy:

• Či počet kilometrov neprekročil servisný limit nastavený v servisnom pláne
• Či aktuálny dátum neprekročil dátum servisu

Ak bol servisný interval prekročený, po uložení jazdy sa zobrazí upozornenie s informáciou:

• Pri koľkých kilometroch má byť vykonaný servis
• Popis servisného úkonu
• Výzva na dohodnutie servisu

Prechod do evidencie vozidiel

Ak je vozidlo evidované aj v module Evidencia vozidiel, v pravom hornom rohu knihy jázd sa zobrazí tlačidlo "Evidencia vozidiel" s ikonou externého odkazu. Kliknutím sa presuniete priamo do detailu vozidla, kde môžete skontrolovať servisný plán alebo zaznamenať vykonanie servisu.

Nastavenia vozidla

Základné parametre

Každé vozidlo v knihe jázd má nasledujúce konfigurovateľné parametre (prístupné v module Nastavenia alebo administrátorom priamo z knihy jázd):

• ŠPZ: Evidenčné číslo vozidla
• Názov: Popisný názov vozidla (napr. "Firemná Škoda Octavia")
• Typ vozidla: Osobné / TIR / Stroj - určuje, ktoré polia sa budú evidovať
• Predvolený km stav: Počiatočný stav tachometra pri pridaní vozidla do evidencie (použije sa pre prvý záznam, ak ešte nie sú žiadne jazdy)

Priradenie vodičov

Ku každému vozidlu musíte priradiť aspoň jedného vodiča. Pri evidencii jazdy môžu byť vybraní len priradení vodiči. Priradenie zároveň určuje, ktorí používatelia (s právom rights_kj=0) majú prístup k vozidlu.

Nastavenie fakturácie

• Použiť fakturačnú cenu: Zapnúť/Vypnúť - určuje, či sa pre jazdy tohto vozidla evidujú fakturačné údaje
• Typ fakturácie:
  • Za km/hod - cena sa násobí počtom kilometrov/hodín
  • Celková cena - pevná cena za jazdu bez ohľadu na dĺžku
• Fakturačná cena: Predvolená sadzba v Kč, ktorá sa automaticky vyplní pri evidencii novej jazdy (možno upraviť individuálne pre každú jazdu)

Skutočné náklady

• Skutočné náklady - sadzba Kč/km: Ak je nastavená, systém automaticky vypočíta skutočné náklady pri každej jazde ako (služobné km + súkromné km) × sadzba. Slúži na vnútorné sledovanie nákladov na vozový park.

Pravidlá doplnenia

• Musí byť doplnené do dňa v mesiaci: Ak je nastavené (napr. 5), systém vyžaduje, aby všetky jazdy z predchádzajúceho mesiaca boli zaznamenané najneskôr do 5. dňa nasledujúceho mesiaca
• Musí byť doplnené - kontrola X dní späť: Systém kontroluje, či posledná evidovaná jazda nie je staršia ako zadaný počet dní (napr. kontrola 7 dní späť = posledná jazda nesmie byť staršia ako pred 7 dňami)

Tieto kontroly vykonáva automatický cron skript, ktorý posiela upozornenia zodpovedným osobám.

Predvolené časy

• Predvolený čas od: Automaticky vyplnené v poli "Čas od" pri evidencii novej jazdy (napr. 07:00)
• Predvolený čas do: Automaticky vyplnené v poli "Čas do" pri evidencii novej jazdy (napr. 16:00)

Obmedzenia úprav

• Počet dní späť pre úpravy: Určuje, koľko dní späť môžu bežní používatelia (nie administrátori) upravovať záznamy jázd. Po uplynutí tejto doby sú záznamy iba na čítanie.

Bežné pracovné postupy

Denná evidencia jázd

1. Otvorte modul Knihy jázd vozidiel
2. Vyberte vozidlo, ktorým ste jazdili
3. Kliknite na "Pridať jazdu"
4. Systém predvyplní: dátum (dnes), vodič (vy), čas (nadväzujúci na predchádzajúcu jazdu alebo predvolený), odkiaľ (cieľ predchádzajúcej jazdy)
5. Doplňte: kam ste išli, dôvod, projekt
6. Zaznamenajte stav tachometra na konci jazdy
7. Ak ste tankovali, doplňte litre a km pri tankovaní
8. Uložte

Opakovaná jazda na rovnaké miesto

1. Pri evidencii jazdy vyberte v poli "Odkiaľ" východiskovú lokalitu
2. V poli "Kam" vyberte cieľovú lokalitu - ak ste túto kombináciu už používali, systém automaticky vyplní počet kilometrov
3. Skontrolujte a prípadne upravte km (ak ste išli inou trasou)
4. Doplňte ostatné údaje a uložte

Služobná jazda so súkromnou spiatočnou cestou

1. Pri evidencii jazdy zadajte celkový km stav koniec (služobná + súkromná časť)
2. V poli "Služobné km" zadajte len kilometre najazdené služobne
3. Systém automaticky vypočíta "Súkromné km" ako rozdiel
4. Alternatívne môžete najprv zadať súkromné km a systém vypočíta služobné

Príprava podkladov fakturácie pre projekt

1. Počas mesiaca vypĺňajte pri každej jazde pole "Projekt" - používajte jednotné označenie (napr. "P2025-001")
2. Na konci obdobia prejdite do "Prehľadu projektov"
3. Nastavte filter na požadované obdobie a prípadne konkrétny projekt
4. Skontrolujte, či majú všetky jazdy vyplnenú fakturačnú cenu
5. Poznamenajte si celkovú sumu z päty tabuľky
6. Exportujte dáta do Excelu pre prílohu faktúry
7. Po vystavení faktúry sa vráťte k jednotlivým jazdám a do poľa "Číslo faktúry" napíšte číslo vystavenej faktúry

Mesačná kontrola vozového parku

1. Prejdite do prehľadu "Všetky knihy jázd"
2. Nastavte filter obdobia na kontrolovaný mesiac
3. Skontrolujte, či majú všetky vozidlá evidované jazdy (ak boli používané)
4. Overte priemernú spotrebo - výrazné odchýlky môžu signalizovať technický problém
5. Skontrolujte, či nie sú jazdy s rovnakým časom u rôznych vozidiel toho istého vodiča
6. Exportujte dáta pre archiváciu alebo reporting

Vyúčtovanie cestovných výdavkov

1. Najprv vytvorte nový cestovný príkaz v module Cestovné príkazy
2. Prejdite do Kníh jázd a vyberte vozidlo, ktorým ste cestovali
3. Pri každej jazde, ktorá patrí k služobnej ceste, kliknite na ikonu šípky vpravo
4. Vyberte váš cestovný príkaz zo zoznamu
5. Po prekopírovaní všetkých jázd sa vráťte do modulu Cestovné príkazy
6. Otvorte cestovný príkaz, skontrolujte dáta a doplňte ostatné výdavky
7. Uložte a podajte na schválenie

Riešenie problémov a FAQ

Nemôžem uložiť jazdu - chyba prekrytia času

Problém: Pri ukladaní sa zobrazí chyba "Vozidlo nemôže byť v jednom čase na dvoch miestach".

Riešenie: Skontrolujte, či nemáte pre rovnaké vozidlo a rovnaký deň už evidovanú inú jazdu s prekrývajúcim sa časom. Upravte čas začiatku alebo konca tak, aby jazdy na seba chronologicky nadväzovali. Ak je chyba v staršom zázname, opravte najprv ten.

Km stav začiatok je nesprávny

Problém: Pole "Km stav začiatok" obsahuje nesprávnu hodnotu.

Riešenie: Pole "Km stav začiatok" sa automaticky vypĺňa z poľa "Km stav koniec" predchádzajúcej jazdy. Nedá sa priamo upraviť. Ak je hodnota nesprávna, musíte opraviť "Km stav koniec" v predchádzajúcej jazde. Po oprave sa správna hodnota automaticky prejaví vo všetkých následných jazdách. Ak nemáte oprávnenie opraviť predchádzajúcu jazdu (je staršia ako povolený počet dní), obráťte sa na administrátora modulu.

Nemôžem upraviť staršiu jazdu

Problém: Polia formulára sú iba na čítanie (disabled), nemôžem upraviť údaje.

Riešenie: Ak je jazda staršia ako počet dní nastavený v parametri "Počet dní späť pre úpravy" vozidla, väčšina polí je automaticky uzamknutá. Stále môžete upravovať: projekt, dôvod, fakturačné údaje a poznámku. Ak potrebujete upraviť iné údaje, obráťte sa na administrátora modulu alebo systémového administrátora.

Priemerná spotreba sa nezobrazuje alebo je nereálna

Problém: V stĺpci priemernej spotreby je prázdno alebo nereálna hodnota.

Riešenie: Priemerná spotreba sa vypočítava až po druhom tankovaní (potrebuje porovnať dva km stavy pri tankovaní). Ak ste zatiaľ tankovali len raz, priemerná spotreba sa nezobrazí. Nereálna hodnota môže nastať, ak pri tankovaní nebola nádrž plná alebo je nesprávne zadaný km stav pri tankovaní. Skontrolujte záznamy tankovania a overte, či pole "Tankovanie pri km" obsahuje správny stav tachometra.

Nemôžem vybrať vozidlo - nie je v zozname

Problém: Vozidlo, ktoré potrebujem, sa nezobrazuje v hornom paneli.

Riešenie: Zobrazujú sa len vozidlá, ku ktorým ste priradený ako vodič (ak máte právo rights_kj=0) alebo všetky firemné vozidlá (ak máte rights_kj=1). Ak vozidlo chýba, obráťte sa na administrátora so žiadosťou o priradenie k vozidlu. Prípadne môže byť vozidlo odstránené (deleted=1) - vtedy ho treba najprv obnoviť.

Kilometre sa nevypĺňajú pri výbere trasy

Problém: Vybral som "Odkiaľ" a "Kam", ale polia s kilometrami ostali prázdne.

Riešenie: Automatické vypĺňanie kilometrov funguje len ak ste kombináciu odkiaľ-kam už v minulosti použili pre rovnaké vozidlo. Ak ide o prvú jazdu na túto trasu, musíte kilometre zadať manuálne. Po prvom zadaní sa pri ďalšom použití rovnakej trasy kilometre vypĺňajú automaticky.

Služobné a súkromné km sa nepočítajú správne

Problém: Súčet služobných a súkromných kilometrov sa nezhoduje s celkovými najazdených kilometrami.

Riešenie: Systém automaticky dopočítava jednu hodnotu z druhej. Ak zadáte služobné km, súkromné km sa automaticky vypočítajú = (km stav koniec - km stav začiatok) - služobné km. A naopak. Ak manuálne zmeníte obe hodnoty, môže nastať nesúlad. Najprv zadajte km stav koniec, potom služobné km (alebo súkromné km) a nechajte systém vypočítať druhú hodnotu.

Nemôžem pridať jazdu - chýba vodič

Problém: Formulár zobrazuje chybu "pre toto vozidlo nie je nastavený žiadny vodič" a tlačidlo Uložiť nie je dostupné.

Riešenie: Vozidlu nie je priradený žiadny vodič. Prejdite do nastavení vozidla (alebo kontaktujte administrátora) a priraďte vozidlu aspoň jedného vodiča. Potom bude možné evidovať jazdy.

Nemôžem nájsť vozidlo v prehľade všetkých

Problém: Nejaké vozidlo chýba v prehľade "Všetky knihy jázd".

Riešenie: V prehľade sa zobrazujú len jazdy, nie vozidlá. Ak pre vozidlo nebola v zobrazenom období evidovaná žiadna jazda, v tabuľke sa neobjaví. Skúste zmeniť filter obdobia na "Všetko" alebo na iný mesiac. Ak vozidlo nemá vôbec žiadne jazdy, tabuľka bude prázdna - treba najprv zaznamenať aspoň jednu jazdu.

Niektoré jazdy chýbajú v prehľade projektov

Problém: Viem, že som pre projekt najazdil viac jázd, ale zobrazujú sa len niektoré.

Riešenie: Prehľad projektov zobrazuje len jazdy vozidiel, ktoré majú zapnutú fakturáciu (parameter "Použiť fakturačnú cenu"). Skontrolujte nastavenia vozidla. Overte tiež, či sú filtre nastavené správne (najmä dátum od-do) a či ste vo všetkých jazdách vyplnili pole "Projekt" s úplne rovnakým textom (systém rozlišuje veľkosť písmen a medzery).

Fakturačná cena sa nezobrazuje

Problém: V tabuľke nie sú viditeľné stĺpce s fakturačnou cenou.

Riešenie: Stĺpce fakturačnej ceny sa zobrazujú len pre vozidlá, ktoré majú v nastaveniach zapnutý parameter "Použiť fakturačnú cenu". Ak je vypnutý, stĺpce sa nezobrazujú. Možno ho zapnúť v nastaveniach vozidla.

Tipy na efektívnu prácu

Využívajte históriu adries

Namiesto neustáleho manuálneho zadávania adries využívajte rozbaľovací zoznam s históriou. Systém si pamätá všetky adresy, ktoré ste niekedy použili, a ponúka aj adresy firiem z modulu CRM. Ak pravidelne jazdíte na rovnaké miesta, ušetríte čas a navyše sa automaticky vypĺňajú kilometre.

Používajte jednotné označenie projektov

Pre jednoduchšiu prípravu faktúr dodržujte jednotný formát číslovania projektov (napr. P2025-001, P2025-002, atď.). Vyhýbajte sa preklepom - každý rozdiel v označení vytvorí samostatný riadok v prehľade projektov.

Zaznamenávajte jazdy priebežne

Nezaznamenávajte všetky jazdy až na konci mesiaca - zapamätáte si menej detailov a pravdepodobnosť chýb bude vyššia. Ideálne zaznamenávajte jazdy denne alebo aspoň týždenne, kým máte udalosti čerstvé v pamäti.

Sledujte priemernú spotrebu

Monitorujte priemernú spotrebu vozidla. Výrazný nárast môže signalizovať technický problém, podhuštené pneumatiky alebo neekonomický štýl jazdy. Využite export do Excelu na vytvorenie grafu spotreby v čase.

Využívajte poznámky

Do poľa poznámka zaznamenávajte neštandardné udalosti - obchádzky, spolucestujúcich, dôvod dlhšieho trvania jazdy, poškodenie vozidla atď. Tieto informácie sa môžu hodiť pri neskoršom riešení reklamácií alebo pri auditoch.

Priebežne doplňujte čísla faktúr

Ak zákazníkom účtujete jazdy, priebežne doplňujte čísla vystavených faktúr. Uľahčíte si tak neskôr vyhľadávanie, ktorá faktúra ktorá jazda patrí a vyhnete sa dvojitému účtovaniu.

Exportujte dáta na archiváciu

Raz mesačne alebo štvrťročne exportujte dáta do Excelu a archivujte si ich. V prípade technických problémov budete mať zálohu dát a navyše si môžete vytvoriť vlastné reporty a štatistiky.

Záver

Modul Knihy jázd vozidiel je komplexný nástroj pre správu vozového parku. Pri správnom používaní poskytuje presný prehľad o využití vozidiel, nákladoch na dopravu a podkladoch pre fakturáciu. Kľúčom k úspechu je pravidelné a starostlivé zaznamenávanie jázd s dôrazom na správne vypĺňanie stavov kilometrov a projektov.

Pre viac informácií kontaktujte systémového administrátora alebo navštívte sekciu Nápoveda v hlavnom menu aplikácie.