Fahrtenbücher - Benutzerdokumentation

Moduleinführung

Das Fahrtenbücher-Modul dient zur Erfassung von Fahrten von Firmenfahrzeugen einschließlich Kilometerstand-Verfolgung, Betankung, Durchschnittsverbrauch und Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen für Projekte. Das System unterstützt drei Fahrzeugtypen: Personenkraftwagen, LKW (TIR) und Maschinen. Das Modul ist eng mit der Fahrzeugeverwaltung und Reiseaufträgen integriert.

Hauptfunktionen des Moduls

• Erfassung einzelner Fahrten für jedes Fahrzeug mit detaillierter Routen- und Zweckerfassung
• Automatische Kilometerstandberechnung und Konsistenzprüfung der Aufzeichnungen
• Verfolgung von Betankung und Durchschnittsverbrauch
• Aufteilung der Kilometer in geschäftliche und private Fahrten (bei Personenkraftwagen)
• Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen für Fahrten nach Projekten
• Export von Fahrten zu Reiseaufträgen
• Überprüfung der Wartungsintervalle bei Fahrtenerfassung

Fahrzeugtypen und ihre Besonderheiten

Fahrzeugtyp	Symbol	Was wird erfasst	Spezifische Eigenschaften
Personenkraftwagen	Auto	Kilometer, Betankung	Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten km
TIR (LKW)	Lastwagen	Kilometer, Betankung	Nur geschäftliche Fahrten
Maschine	Zahnrad	Arbeitsstunden	Keine Kilometer, nur Zeiterfassung

Modulzugriff und Berechtigungen

Zugriffsrechteebenen

Das System arbeitet mit zwei Berechtigungsebenen:

• rights_kj = 0 (Basisbenutzer): Benutzer hat nur Zugriff auf Fahrzeuge, denen er explizit als Fahrer zugewiesen wurde. Kann nur eigene Fahrten erfassen und bearbeiten. Sieht nur Fahrtenbücher seiner Fahrzeuge.
• rights_kj = 1 (Administrator): Benutzer hat Zugriff auf alle Fahrzeuge im Unternehmen. Kann alle Aufzeichnungen bearbeiten und hat Zugriff auf zusätzliche Übersichten "Alle Fahrtenbücher" und "Projektübersicht".

Einschränkungen bei der Bearbeitung von Aufzeichnungen

Zur Gewährleistung der Datenkonsistenz gelten folgende Regeln:

• Standardmäßig kann nur die zuletzt erfasste Fahrt bearbeitet werden (aufgrund der Kilometerstand-Abhängigkeiten)
• Für jedes Fahrzeug kann eingestellt werden, wie viele Tage rückwirkend Aufzeichnungen bearbeitet werden können (Parameter "Anzahl Tage zurück für Bearbeitungen")
• Nach Ablauf dieser Frist sind Aufzeichnungen schreibgeschützt (außer für Moduladministratoren)
• Nur die letzte Fahrt kann gelöscht werden (und nur die eigene oder als Administrator)

Grundbedienung

Fahrzeugauswahl

Nach Öffnen des Moduls wird ein oberes Panel mit Symbolen aller Fahrzeuge angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Jedes Symbol enthält:

• Fahrzeugtyp-Symbol (Auto, LKW, Maschine)
• Fahrzeugname
• Kennzeichen

Durch Klicken auf ein Fahrzeugsymbol wird dessen Fahrtenbuch angezeigt. Wenn Sie Zugriff auf mehr als 10 Fahrzeuge haben, wird stattdessen eine Dropdown-Liste angezeigt.

Administratoransicht

Benutzer mit Administratorrechten (rights_kj = 1) sehen neben einzelnen Fahrzeugen zwei zusätzliche Übersichten:

• Projektübersicht (Kreisdiagramm-Symbol): Zusammenfassende Übersicht der Fahrten nach Projekten gruppiert mit Berechnungen der Abrechnungspreise - dient als Grundlage für die Rechnungserstellung an Kunden
• Alle Fahrtenbücher (Datenbank-Symbol): Gemeinsame Übersicht aller Fahrten aller Unternehmensfahrzeuge in einer Tabelle

Filterung nach Zeitraum

In jeder Ansicht können Sie Fahrten nach Monat und Jahr über die Dropdown-Liste "Zeitraum anzeigen" filtern. Das System bietet den aktuellen Monat und 12 Monate zurück. Durch Auswahl von "Alle" werden alle Aufzeichnungen ohne zeitliche Einschränkung angezeigt.

Erfassung einer neuen Fahrt

Formular öffnen

Um eine neue Fahrt zu erfassen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Fahrt hinzufügen" in der oberen rechten Ecke des Fahrtenbuchs. Ein Dialogfenster mit einem Formular zur Fahrtenerfassung öffnet sich.

Grundlegende Fahrtdaten

Alle Fahrzeugtypen erfordern folgende grundlegende Informationen:

• Fahrzeug: Vorausgefüllt, kann nicht geändert werden (wird durch Auswahl aus dem oberen Panel bestimmt)
• Fahrer: Wählen Sie aus der Liste der zugewiesenen Fahrer des Fahrzeugs. Wenn kein Fahrer eingestellt ist, erlaubt das Formular kein Speichern - zuerst muss in den Fahrzeugeinstellungen ein Fahrer zugewiesen werden.
• Datum: Fahrtdatum. Wird automatisch mit dem letzten für dieses Fahrzeug verwendeten Datum (oder dem heutigen Datum) vorausgefüllt.
• Zeit von - bis: Fahrt-Zeitbereich im Format Stunden:Minuten. Das System füllt die Zeit automatisch basierend auf der vorherigen Fahrt oder der für das Fahrzeug eingestellten Standardzeit vor.

Routendaten (nur für Autos und LKW)

Bei Personen- und Nutzfahrzeugen geben Sie die Fahrtroute ein:

• Von (Stadt, Straße): Startort. Sie können aus dem Verlauf bereits verwendeter Adressen auswählen oder eine neue eingeben. Um eine vorhandene Adresse zu überschreiben, klicken Sie darauf und drücken Sie Backspace. Wird automatisch mit dem Zielort der vorherigen Fahrt vorausgefüllt.
• Über: Optional - Zwischenstationen auf der Route
• Nach (Stadt, Straße): Zielort. Wie beim Feld "Von" können Sie aus dem Verlauf auswählen oder einen neuen Ort eingeben.

Tipp: Wenn Sie dieselbe "Von"- und "Nach"-Kombination auswählen, die Sie bereits zuvor verwendet haben, füllt das System automatisch die Kilometeranzahl basierend auf der vorherigen Aufzeichnung aus. Wenn Sie jedoch eine andere Route gefahren sind, können Sie die Kilometer manuell anpassen.

Fahrtzweck

• Grund: Kurze Beschreibung des Fahrtzwecks (z. B. "Kundenbesprechung", "Materialtransport"). Sie können aus dem Verlauf auswählen oder einen neuen Grund eingeben. Wird automatisch mit dem zuletzt verwendeten Grund vorausgefüllt.
• Projekt: Projektnummer oder -name, zu dem die Fahrt gehört. Dieses Feld ist entscheidend für die spätere Abrechnung - Fahrten mit demselben Projekt werden in der Projektübersicht gruppiert.

Kilometerstand (nur für Autos und LKW)

Das System arbeitet mit präzisen Tachometerstand-Aufzeichnungen:

• Km-Stand Anfang: Wird automatisch mit dem Endstand der vorherigen Fahrt gefüllt. Dieses Feld ist schreibgeschützt - es gewährleistet eine durchgängige Aufzeichnungskette.
• Km-Stand Ende: Geben Sie den aktuellen Tachostand am Ende der Fahrt ein. Muss höher als der Anfangsstand sein.
• Geschäftlich km: Anzahl der geschäftlich gefahrenen Kilometer. Wird automatisch als Differenz Km-Stand Ende - Km-Stand Anfang berechnet. Sie können anpassen, wenn ein Teil der Fahrt privat war.
• Privat km (nur Personenkraftwagen): Anzahl der privat gefahrenen Kilometer. Wenn Sie geschäftlich km ausfüllen, werden privat km automatisch als Rest berechnet. Und umgekehrt - wenn Sie privat km ausfüllen, werden geschäftlich km berechnet.

Überprüfung: Die Summe von geschäftlich km + privat km muss der gesamten gefahrenen Kilometerzahl entsprechen (Km-Stand Ende - Km-Stand Anfang).

Arbeitsstunden (nur für Maschinen)

Bei Maschinen werden nur Arbeitsstunden ohne Kilometer erfasst:

• Zeit von - bis: Das System berechnet automatisch die Anzahl der Arbeitsstunden aus dem Zeitbereich
• Routen- und Kilometerfelder werden bei Maschinen nicht angezeigt

Betankung und Verbrauch (nur für Autos und LKW)

Zur Verfolgung des Kraftstoffverbrauchs können Sie bei jeder Betankung erfassen:

• Betankung (Liter): Anzahl der getankten Liter Kraftstoff. Mit zwei Dezimalstellen Genauigkeit eingeben (z. B. 45,50).
• Betankung bei km: Tachostand zum Zeitpunkt der Betankung. Wenn Sie am Ende der Fahrt getankt haben, wird automatisch mit dem Wert "Km-Stand Ende" gefüllt. Wenn Sie während der Fahrt getankt haben, geben Sie den genauen Stand ein.

Berechnung des Durchschnittsverbrauchs: Das System berechnet automatisch den Durchschnittsverbrauch nach der Formel: Betankung (Liter) geteilt durch ((km bei Betankung - km der vorherigen Betankung) geteilt durch 100). Für die korrekte Berechnung ist es wichtig, immer voll zu tanken.

Der berechnete Durchschnittsverbrauch wird in der Fahrtentabelle im Format "Durchschnitt X,XX l" unter den Betankungsdaten angezeigt.

Abrechnung

Wenn für das Fahrzeug die Abrechnung aktiviert ist (in der Fahrzeugkonfiguration eingestellt), können Sie eingeben:

• Abrechnungspreis/km (oder Preis/Std bei Maschinen oder Gesamtpreis): Preis pro Einheit (Kilometer, Stunde) oder Gesamtfahrtpreis. Wird automatisch mit dem für das Fahrzeug eingestellten Standardsatz vorausgefüllt. Sie können ihn für eine bestimmte Fahrt anpassen.
• Rechnungsnummer: Nach Ausstellung einer Rechnung an den Kunden können Sie die Rechnungsnummer erfassen, mit der Sie die Fahrt abgerechnet haben.

Abrechnungsarten:

• Pro km/Std: Preis wird mit der Anzahl der Kilometer (geschäftlich km) oder Stunden multipliziert
• Gesamtpreis: Der eingegebene Preis gilt für die gesamte Fahrt unabhängig von Kilometern/Stunden

Tatsächliche Kosten

Wenn für das Fahrzeug ein Satz für tatsächliche Kosten pro Kilometer eingestellt ist, berechnet das System automatisch die tatsächlichen Fahrtkosten als: (geschäftlich km + privat km) × Satz CZK/km. Dieses Feld dient nur zur Information und wird für die interne Kostenverfolgung verwendet.

Anmerkung

Im Freitextfeld Anmerkung können Sie beliebige zusätzliche Informationen zur Fahrt erfassen (z. B. "Umleitung wegen Sperrung", "Beifahrer Jan Novák").

Aufzeichnung speichern

Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Daten klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Speichern". Das System führt folgende Prüfungen durch:

• Überprüfung, ob sich Fahrtzeiten mit einer anderen Fahrt desselben Fahrzeugs überschneiden (ein Fahrzeug kann nicht gleichzeitig an zwei Orten sein)
• Validierung der Kilometerstände (Ende muss höher als Anfang sein)
• Überprüfung der Summe von geschäftlichen und privaten Kilometern
• Wartungsintervall-Prüfung - wenn das Fahrzeug das Wartungslimit erreicht oder überschritten hat, wird eine Warnung angezeigt

Wenn alle Prüfungen erfolgreich sind, wird die Fahrt gespeichert und in der Fahrtenbuch-Tabelle angezeigt.

Bearbeitung einer vorhandenen Fahrt

Fahrt zur Bearbeitung öffnen

Klicken Sie in der Fahrtenbuch-Tabelle auf das Augensymbol (Detail anzeigen) bei der Fahrt, die Sie bearbeiten möchten. Dasselbe Formular wie bei der Erfassung einer neuen Fahrt öffnet sich, diesmal ausgefüllt mit Daten aus der vorhandenen Aufzeichnung.

Bearbeitungseinschränkungen

Zur Wahrung der Kilometerstand-Konsistenz gilt:

• Wenn seit dem Fahrtdatum mehr Tage vergangen sind als im Parameter "Anzahl Tage zurück für Bearbeitungen" des Fahrzeugs eingestellt, sind alle Felder außer Anmerkung, Projekt, Grund und Abrechnungsdaten schreibgeschützt
• Moduladministratoren (rights_kj=1) und Systemadministratoren können jede Aufzeichnung ohne zeitliche Einschränkung bearbeiten
• Das Feld "Erfasst von" zeigt, wer und wann die Aufzeichnung ursprünglich erstellt hat

Was immer bearbeitet werden kann

Auch bei älteren Aufzeichnungen können normal bearbeitet werden:

• Projekt
• Grund
• Abrechnungspreis und Rechnungsnummer
• Anmerkung

Neuberechnung nachfolgender Aufzeichnungen

Wenn Sie als Administrator eine ältere Aufzeichnung bearbeiten und den Kilometerstand oder Datum und Zeit ändern, berechnet das System automatisch die Kilometerstände aller nachfolgenden Fahrten desselben Fahrzeugs neu, um die Konsistenz der Aufzeichnungskette zu wahren.

Anzeige des Fahrtenbuchs eines Fahrzeugs

Tabellenstruktur für Personen- und Nutzfahrzeuge

Die Tabelle zeigt alle Fahrten des ausgewählten Fahrzeugs mit Spalten:

Spalte	Beschreibung
Datum	Fahrtdatum im Format Tag.Monat.Jahr
Zeit von - bis	Fahrt-Zeitbereich
Fahrer	Vor- und Nachname des Fahrers
Von	Fahrt-Startort
Über	Zwischenstationen auf der Route
Nach	Fahrtziel
Grund	Fahrtzweck
Projekt	Projektnummer
Abrechnungspreis/km	Preis pro Kilometer (wird nur angezeigt, wenn Abrechnung für das Fahrzeug aktiviert ist)
Rechnungsnummer	Ausgestellte Rechnungsnummer (wird nur angezeigt, wenn Abrechnung für das Fahrzeug aktiviert ist)
Km-Stand Anf.	Tachostand zu Fahrtbeginn
Km-Stand Ende	Tachostand am Fahrtende
Geschäftlich km	Anzahl der geschäftlich gefahrenen Kilometer
Privat km	Anzahl der privat gefahrenen Kilometer
Betankung / Durchschn. Verbrauch	Anzahl der getankten Liter und darunter der von der letzten Betankung berechnete Durchschnittsverbrauch
Aktionen	Symbole zum Anzeigen von Details, Löschen (nur letzte Aufzeichnung) und Hinzufügen zum Reiseauftrag

Tabellenstruktur für Maschinen

Bei Maschinen werden Spalten bezüglich Route und Kilometer nicht angezeigt, stattdessen gibt es eine Spalte:

Spalte	Beschreibung
Stunden	Anzahl der Arbeitsstunden berechnet aus Zeit von - bis

Aktionen in der Tabelle

In der Spalte Aktionen finden Sie Symbole für die Arbeit mit der Aufzeichnung:

• Augensymbol: Detail anzeigen und Fahrt bearbeiten - verfügbar für alle Aufzeichnungen
• Kreuzsymbol: Fahrt löschen - wird nur bei der letzten Fahrt angezeigt und nur wenn Sie sie erfasst haben oder Sie Administrator sind
• Pfeil-rechts-Symbol: Fahrt zum Reiseauftrag hinzufügen - verfügbar für eigene Fahrten oder als Administrator (erfordert aktives Reiseaufträge-Modul)

Tabellenfunktionen

Die Tabelle unterstützt Standard-DataTables-Funktionen:

• Sortierung: Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift sortieren Sie Daten aufsteigend/absteigend
• Suche: Oben rechts können Sie Text für die Volltextsuche in allen Spalten eingeben
• Paginierung: Oben links wählen Sie die Anzahl der Zeilen pro Seite (10, 25, 50, 100 oder alle)
• Export: Schaltflächen zum Export nach Excel, Drucken und Auswahl sichtbarer Spalten

Alle Fahrtenbücher

Zugriff auf Übersicht

Diese Übersicht ist nur für Moduladministratoren (rights_kj=1) verfügbar. Sie wird nach Klicken auf das Panel "Alle Fahrtenbücher" mit dem Datenbank-Symbol im oberen Panel angezeigt.

Übersichtsinhalt

Die Tabelle enthält alle Fahrten aller Unternehmensfahrzeuge in einer Übersicht. Zusätzlich zu den Spalten aus dem regulären Fahrtenbuch gibt es:

• Kennzeichen: Fahrzeugkennzeichen
• Name: Fahrzeugname

Aufzeichnungen sind chronologisch nach Fahrtdatum und -zeit sortiert. Auch hier können Sie nach Zeitraum über die Dropdown-Liste filtern.

Übersichtsnutzung

Diese Übersicht wird hauptsächlich verwendet für:

• Überprüfung der Auslastung des gesamten Fuhrparks
• Vergleich von Fahrten über Fahrzeuge hinweg
• Export vollständiger Daten zur externen Verarbeitung
• Auffinden bestimmter Fahrten, wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Fahrzeug sie durchgeführt wurden

Projektübersicht

Übersichtszweck

Die Projektübersicht ist ein wichtiges Werkzeug zur Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen. Sie gruppiert Fahrten nach Projekten und berechnet Abrechnungspreise. Zugriff haben nur Moduladministratoren (rights_kj=1).

Datenfilterung

Vor Anzeige der Übersicht ist es ratsam, Filter im erweiterbaren Panel zu setzen (öffnen durch Klicken auf das Plus-Symbol):

• Datum von - bis: Zeitraum, aus dem Sie Fahrten einbeziehen möchten
• Fahrzeug: Sie können die Übersicht auf nur ein ausgewähltes Fahrzeug beschränken oder "alle" wählen
• Projekt: Sie können ein bestimmtes Projekt aus der Liste bereits verwendeter Projekte auswählen
• Durchgeführt von: Sie können nach einem bestimmten Fahrer filtern

Nach dem Setzen der Filter klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen", um die Filter anzuwenden. Die Schaltfläche "Filter aufheben" setzt die Anzeige in den Standardzustand zurück.

Übersichtsstruktur

Die Tabelle zeigt nur Fahrten von Fahrzeugen, für die die Abrechnung aktiviert ist, und enthält Spalten:

Spalte	Bedeutung
Datum	Fahrtdatum
Projekt	Projektnummer oder -name
Fahrzeug	Fahrzeugname und Kennzeichen
Durchgeführt von	Fahrername
Km PKW	Anzahl der geschäftlichen Kilometer mit Personenkraftwagen
Km LKW	Anzahl der geschäftlichen Kilometer mit Lastwagen
Zeit (für Maschinen) in Std.	Anzahl der Maschinenstunden
Preis/Einheit	Abrechnungspreis pro km/Std oder Gesamtpreis
Gesamtpreis	Berechneter Gesamtfahrtpreis (km/Std × Preis oder Gesamtpreis)
Von, Über, Nach	Fahrtroute
Grund	Fahrtzweck
Anmerkung	Freie Anmerkung zur Fahrt

Summen in der Tabellenfußzeile

Im unteren Teil der Tabelle werden automatisch Gesamtsummen angezeigt:

• Gesamt km PKW - Summe der Kilometer aller Personenkraftwagen
• Gesamt km LKW - Summe der Kilometer aller Nutzfahrzeuge
• Gesamt Std - Summe der Stunden aller Maschinen
• Gesamtpreis - Gesamtbetrag zur Abrechnung für alle angezeigten Fahrten

Arbeiten mit der Übersicht

1. Setzen Sie den Filter auf den gewünschten Zeitraum und gegebenenfalls auf ein bestimmtes Projekt
2. Überprüfen Sie, ob alle Fahrten Projekt und Abrechnungspreis ausgefüllt haben
3. Wenn Daten fehlen, kehren Sie zum Fahrtenbuch des jeweiligen Fahrzeugs zurück und ergänzen Sie sie
4. Exportieren Sie Daten nach Excel über die Schaltfläche "Excel" zur weiteren Verarbeitung
5. Nach Ausstellung der Rechnung kehren Sie zu einzelnen Fahrten zurück und fügen Sie die Rechnungsnummer hinzu

Integration mit Reiseaufträgen

Fahrt zum Reiseauftrag hinzufügen

Wenn Sie das Reiseaufträge-Modul aktiv haben, können Sie Fahrten aus dem Fahrtenbuch einfach in Reisekostenabrechnungen übertragen:

1. Klicken Sie in der Fahrtenbuch-Tabelle auf das Pfeil-rechts-Symbol bei der Fahrt, die Sie zum Reiseauftrag hinzufügen möchten
2. Ein Dialogfenster mit Reiseauftrag-Auswahl öffnet sich
3. Es werden nur Reiseaufträge im Status "Erstellt" und "Wartet auf Genehmigung" angezeigt
4. Wählen Sie den gewünschten Reiseauftrag aus der Liste - es werden Datum, Name, Mitarbeitername und Reiseauftragstyp angezeigt
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern"

Was wird kopiert

Fahrtdaten werden in den Reiseauftrag im Abschnitt "Reisekostenabrechnung" als neue Zeile mit Route, Kilometern und Kosten kopiert.

Übertragung abschließen

Nach dem Kopieren aller erforderlichen Fahrten:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Reiseauftrag im Reiseaufträge-Modul
2. Überprüfen Sie die übertragenen Daten
3. Ergänzen Sie eventuell weitere Daten (z. B. Parkgebühren, Mautgebühren)
4. Speichern Sie den Reiseauftrag

Überprüfung der Wartungsintervalle

Automatische Benachrichtigung bei Erfassung

Wenn das Fahrzeug auch im Fahrzeugregister-Modul erfasst ist und einen Wartungsplan oder Wartungstermin eingestellt hat, prüft das System bei Erfassung jeder Fahrt:

• Ob die Kilometeranzahl das im Wartungsplan festgelegte Wartungslimit überschritten hat
• Ob das aktuelle Datum den Wartungstermin überschritten hat

Wenn das Wartungsintervall überschritten wurde, wird nach dem Speichern der Fahrt eine Warnung mit Informationen angezeigt:

• Bei wie vielen Kilometern die Wartung durchgeführt werden soll
• Beschreibung der Wartungsaufgabe
• Aufforderung zur Wartungsvereinbarung

Übergang zum Fahrzeugregister

Wenn das Fahrzeug auch im Fahrzeugregister-Modul erfasst ist, wird in der oberen rechten Ecke des Fahrtenbuchs eine Schaltfläche "Fahrzeugregister" mit einem externen Link-Symbol angezeigt. Durch Klicken gelangen Sie direkt zum Fahrzeugdetail, wo Sie den Wartungsplan überprüfen oder die Wartungsdurchführung erfassen können.

Fahrzeugeinstellungen

Grundparameter

Jedes Fahrzeug im Fahrtenbuch hat folgende konfigurierbare Parameter (zugänglich im Einstellungsmodul oder für Administratoren direkt aus dem Fahrtenbuch):

• Kennzeichen: Fahrzeugkennzeichen
• Name: Beschreibender Fahrzeugname (z. B. "Firmen-Škoda Octavia")
• Fahrzeugtyp: PKW / LKW / Maschine - bestimmt, welche Felder erfasst werden
• Standard-Km-Stand: Anfänglicher Tachostand bei Aufnahme des Fahrzeugs in das Register (wird für die erste Aufzeichnung verwendet, wenn noch keine Fahrten vorhanden sind)

Fahrerzuweisung

Sie müssen jedem Fahrzeug mindestens einen Fahrer zuweisen. Nur zugewiesene Fahrer können bei der Fahrtenerfassung ausgewählt werden. Die Zuweisung bestimmt auch, welche Benutzer (mit Recht rights_kj=0) Zugriff auf das Fahrzeug haben.

Abrechnungseinstellungen

• Abrechnungspreis verwenden: Ein/Aus - bestimmt, ob Abrechnungsdaten für Fahrten dieses Fahrzeugs erfasst werden
• Abrechnungstyp:
  • Pro km/Std - Preis wird mit der Anzahl der Kilometer/Stunden multipliziert
  • Gesamtpreis - Festpreis pro Fahrt unabhängig von der Länge
• Abrechnungspreis: Standardsatz in CZK, der bei Erfassung einer neuen Fahrt automatisch ausgefüllt wird (kann für jede Fahrt individuell angepasst werden)

Tatsächliche Kosten

• Tatsächliche Kosten - Satz CZK/km: Wenn eingestellt, berechnet das System automatisch die tatsächlichen Kosten jeder Fahrt als (geschäftlich km + privat km) × Satz. Wird zur internen Kostenverfolgung des Fuhrparks verwendet.

Ausfüllregeln

• Muss bis zum Tag im Monat ausgefüllt sein: Wenn eingestellt (z. B. 5), verlangt das System, dass alle Fahrten des Vormonats spätestens am 5. Tag des Folgemonats erfasst werden
• Muss ausgefüllt sein - Prüfung X Tage zurück: Das System prüft, ob die zuletzt erfasste Fahrt nicht älter als die angegebene Anzahl von Tagen ist (z. B. Prüfung 7 Tage zurück = letzte Fahrt darf nicht älter als vor 7 Tagen sein)

Diese Prüfungen werden von einem automatischen Cron-Skript durchgeführt, das Erinnerungen an verantwortliche Personen sendet.

Standardzeiten

• Standardzeit von: Wird automatisch im Feld "Zeit von" bei Erfassung einer neuen Fahrt ausgefüllt (z. B. 07:00)
• Standardzeit bis: Wird automatisch im Feld "Zeit bis" bei Erfassung einer neuen Fahrt ausgefüllt (z. B. 16:00)

Bearbeitungseinschränkungen

• Anzahl Tage zurück für Bearbeitungen: Bestimmt, wie viele Tage zurück normale Benutzer (nicht Administratoren) Fahrtenaufzeichnungen bearbeiten können. Nach Ablauf dieses Zeitraums sind Aufzeichnungen schreibgeschützt.

Häufige Arbeitsabläufe

Tägliche Fahrtenerfassung

1. Öffnen Sie das Fahrtenbücher-Modul
2. Wählen Sie das Fahrzeug, mit dem Sie gefahren sind
3. Klicken Sie auf "Fahrt hinzufügen"
4. Das System füllt vor: Datum (heute), Fahrer (Sie), Zeit (nachfolgend der vorherigen Fahrt oder Standard), Von (Ziel der vorherigen Fahrt)
5. Ergänzen Sie: wohin Sie gefahren sind, Grund, Projekt
6. Erfassen Sie den Tachostand am Ende der Fahrt
7. Wenn Sie getankt haben, ergänzen Sie Liter und km bei Betankung
8. Speichern

Wiederholte Fahrt zum selben Ort

1. Bei Fahrtenerfassung wählen Sie im Feld "Von" den Startort
2. Im Feld "Nach" wählen Sie das Ziel - wenn Sie diese Kombination bereits verwendet haben, füllt das System automatisch die Kilometeranzahl aus
3. Überprüfen und passen Sie ggf. km an (wenn Sie eine andere Route gefahren sind)
4. Ergänzen Sie andere Daten und speichern Sie

Geschäftsfahrt mit privater Rückfahrt

1. Bei Fahrtenerfassung geben Sie den Gesamt-Km-Stand Ende ein (geschäftlich + privater Teil)
2. Im Feld "Geschäftlich km" geben Sie nur die geschäftlich gefahrenen Kilometer ein
3. Das System berechnet automatisch "Privat km" als Differenz
4. Alternativ können Sie zuerst privat km eingeben und das System berechnet geschäftlich

Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen für ein Projekt

1. Füllen Sie während des Monats bei jeder Fahrt das Feld "Projekt" aus - verwenden Sie einheitliche Bezeichnung (z. B. "P2025-001")
2. Am Ende des Zeitraums gehen Sie zur "Projektübersicht"
3. Setzen Sie den Filter auf den gewünschten Zeitraum und gegebenenfalls ein bestimmtes Projekt
4. Überprüfen Sie, ob alle Fahrten den Abrechnungspreis ausgefüllt haben
5. Notieren Sie sich den Gesamtbetrag aus der Tabellenfußzeile
6. Exportieren Sie Daten nach Excel für Rechnungsanlage
7. Nach Ausstellung der Rechnung kehren Sie zu einzelnen Fahrten zurück und schreiben Sie die ausgestellte Rechnungsnummer in das Feld "Rechnungsnummer"

Monatliche Fuhrparkkontrolle

1. Gehen Sie zur Übersicht "Alle Fahrtenbücher"
2. Setzen Sie den Zeitraumfilter auf den zu kontrollierenden Monat
3. Überprüfen Sie, ob alle Fahrzeuge erfasste Fahrten haben (wenn sie verwendet wurden)
4. Überprüfen Sie Durchschnittsverbräuche - signifikante Abweichungen können ein technisches Problem signalisieren
5. Überprüfen Sie, ob keine Fahrten mit derselben Zeit bei verschiedenen Fahrzeugen desselben Fahrers vorhanden sind
6. Exportieren Sie Daten zur Archivierung oder Berichterstattung

Reisekostenabrechnung

1. Erstellen Sie zunächst einen neuen Reiseauftrag im Reiseaufträge-Modul
2. Gehen Sie zu den Fahrtenbüchern und wählen Sie das Fahrzeug, mit dem Sie gereist sind
3. Klicken Sie bei jeder Fahrt, die zur Geschäftsreise gehört, auf das Pfeil-rechts-Symbol
4. Wählen Sie Ihren Reiseauftrag aus der Liste
5. Nach dem Kopieren aller Fahrten kehren Sie zum Reiseaufträge-Modul zurück
6. Öffnen Sie den Reiseauftrag, überprüfen Sie die Daten und ergänzen Sie andere Ausgaben
7. Speichern und zur Genehmigung einreichen

Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen

Fahrt kann nicht gespeichert werden - Zeitüberschneidungsfehler

Problem: Beim Speichern wird der Fehler "Fahrzeug kann nicht gleichzeitig an 2 Orten sein" angezeigt.

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie bereits eine andere Fahrt mit überschneidender Zeit für dasselbe Fahrzeug und denselben Tag erfasst haben. Korrigieren Sie die Start- oder Endzeit, damit Fahrten zeitlich aufeinander folgen. Wenn ein Fehler in einer älteren Aufzeichnung vorliegt, korrigieren Sie zunächst diese.

Km-Stand Anfang ist falsch

Problem: Das Feld "Km-Stand Anfang" enthält einen falschen Wert.

Lösung: Das Feld "Km-Stand Anfang" wird automatisch aus dem Feld "Km-Stand Ende" der vorherigen Fahrt gefüllt. Es kann nicht direkt bearbeitet werden. Wenn der Wert falsch ist, müssen Sie den "Km-Stand Ende" in der vorherigen Fahrt korrigieren. Nach der Korrektur wird sich der richtige Wert automatisch in allen nachfolgenden Fahrten widerspiegeln. Wenn Sie keine Berechtigung haben, die vorherige Fahrt zu korrigieren (sie ist älter als die zulässige Anzahl von Tagen), kontaktieren Sie den Moduladministrator.

Ältere Fahrt kann nicht bearbeitet werden

Problem: Formularfelder sind schreibgeschützt (disabled), Daten können nicht bearbeitet werden.

Lösung: Wenn die Fahrt älter ist als die Anzahl der Tage, die im Parameter "Anzahl Tage zurück für Bearbeitungen" des Fahrzeugs eingestellt ist, sind die meisten Felder automatisch gesperrt. Sie können weiterhin bearbeiten: Projekt, Grund, Abrechnungsdaten und Anmerkung. Wenn Sie andere Daten bearbeiten müssen, kontaktieren Sie den Moduladministrator oder Systemadministrator.

Durchschnittsverbrauch wird nicht angezeigt oder ist unrealistisch

Problem: Die Durchschnittsverbrauch-Spalte ist leer oder enthält einen unrealistischen Wert.

Lösung: Der Durchschnittsverbrauch wird erst nach der zweiten Betankung berechnet (es müssen zwei Km-Stände bei Betankung verglichen werden). Wenn Sie bisher nur einmal getankt haben, wird der Durchschnittsverbrauch nicht angezeigt. Ein unrealistischer Wert kann entstehen, wenn der Tank bei der Betankung nicht voll war oder wenn der Km-Stand bei Betankung falsch eingegeben ist. Überprüfen Sie die Betankungsaufzeichnungen und stellen Sie sicher, dass das Feld "Betankung bei km" den korrekten Tachostand enthält.

Fahrzeug kann nicht ausgewählt werden - nicht in der Liste

Problem: Das benötigte Fahrzeug wird im oberen Panel nicht angezeigt.

Lösung: Es werden nur Fahrzeuge angezeigt, denen Sie als Fahrer zugewiesen sind (wenn Sie Recht rights_kj=0 haben) oder alle Unternehmensfahrzeuge (wenn Sie rights_kj=1 haben). Wenn das Fahrzeug fehlt, kontaktieren Sie den Administrator mit der Bitte um Zuweisung zum Fahrzeug. Alternativ kann das Fahrzeug gelöscht sein (deleted=1) - dann muss es zunächst wiederhergestellt werden.

Kilometer werden bei Routenauswahl nicht ausgefüllt

Problem: Ich habe "Von" und "Nach" ausgewählt, aber die Kilometerfelder blieben leer.

Lösung: Die automatische Kilometerauffüllung funktioniert nur, wenn Sie die Von-Nach-Kombination bereits zuvor für dasselbe Fahrzeug verwendet haben. Wenn es die erste Fahrt zu dieser Route ist, müssen Sie die Kilometer manuell eingeben. Nach der ersten Eingabe werden beim nächsten Mal bei Verwendung derselben Route die Kilometer automatisch ausgefüllt.

Geschäftlich und privat km werden nicht korrekt berechnet

Problem: Die Summe von geschäftlichen und privaten Kilometern stimmt nicht mit den gesamten gefahrenen Kilometern überein.

Lösung: Das System berechnet automatisch einen Wert aus dem anderen. Wenn Sie geschäftlich km eingeben, werden privat km automatisch berechnet = (Km-Stand Ende - Km-Stand Anfang) - geschäftlich km. Und umgekehrt. Wenn Sie beide Werte manuell ändern, kann eine Diskrepanz auftreten. Geben Sie zuerst Km-Stand Ende ein, dann geschäftlich km (oder privat km) und lassen Sie das System den anderen Wert berechnen.

Fahrt kann nicht hinzugefügt werden - Fahrer fehlt

Problem: Das Formular zeigt den Fehler "kein Fahrer ist für dieses Fahrzeug eingestellt" und die Schaltfläche Speichern ist nicht verfügbar.

Lösung: Dem Fahrzeug ist kein Fahrer zugewiesen. Gehen Sie zu den Fahrzeugeinstellungen (oder kontaktieren Sie den Administrator) und weisen Sie dem Fahrzeug mindestens einen Fahrer zu. Dann wird es möglich sein, Fahrten zu erfassen.

Fahrzeug in Übersicht Alle nicht zu finden

Problem: In der Übersicht "Alle Fahrtenbücher" fehlt ein Fahrzeug.

Lösung: Die Übersicht zeigt nur Fahrten, nicht Fahrzeuge. Wenn für das Fahrzeug im angezeigten Zeitraum keine Fahrt erfasst wurde, erscheint es nicht in der Tabelle. Versuchen Sie, den Zeitraumfilter auf "Alle" oder auf einen anderen Monat zu ändern. Wenn das Fahrzeug überhaupt keine Fahrten hat, ist die Tabelle leer - es muss zunächst mindestens eine Fahrt erfasst werden.

Einige Fahrten fehlen in der Projektübersicht

Problem: Ich weiß, dass ich mehr Fahrten für das Projekt gefahren bin, aber nur einige werden in der Übersicht angezeigt.

Lösung: Die Projektübersicht zeigt nur Fahrten von Fahrzeugen, für die die Abrechnung aktiviert ist (Parameter "Abrechnungspreis verwenden"). Überprüfen Sie die Fahrzeugeinstellungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Filter korrekt eingestellt sind (insbesondere Datum von-bis) und dass Sie das Feld "Projekt" in allen Fahrten mit genau demselben Text ausgefüllt haben (das System unterscheidet Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen).

Abrechnungspreis wird nicht angezeigt

Problem: Die Abrechnungspreis-Spalten sind in der Tabelle nicht sichtbar.

Lösung: Abrechnungspreis-Spalten werden nur für Fahrzeuge angezeigt, für die der Parameter "Abrechnungspreis verwenden" in den Einstellungen aktiviert ist. Wenn er deaktiviert ist, werden die Spalten nicht angezeigt. Er kann in den Fahrzeugeinstellungen aktiviert werden.

Tipps für effizientes Arbeiten

Verwenden Sie den Adressverlauf

Statt ständig Adressen manuell einzugeben, verwenden Sie die Dropdown-Liste mit Verlauf. Das System merkt sich alle Adressen, die Sie jemals verwendet haben, und bietet auch Adressen von Unternehmen aus dem CRM-Modul. Wenn Sie regelmäßig zu denselben Orten fahren, sparen Sie Zeit und zusätzlich werden Kilometer automatisch ausgefüllt.

Verwenden Sie einheitliche Projektbezeichnung

Für einfachere Rechnungsvorbereitung halten Sie ein einheitliches Projektnummernformat ein (z. B. P2025-001, P2025-002 usw.). Vermeiden Sie Tippfehler - jeder Unterschied in der Bezeichnung erstellt in der Projektübersicht eine separate Zeile.

Erfassen Sie Fahrten kontinuierlich

Erfassen Sie nicht alle Fahrten erst am Monatsende - Sie werden sich an weniger Details erinnern und die Fehlerwahrscheinlichkeit wird höher sein. Idealerweise erfassen Sie Fahrten täglich oder mindestens wöchentlich, solange die Ereignisse frisch im Gedächtnis sind.

Überprüfen Sie den Durchschnittsverbrauch

Überwachen Sie den Durchschnittsverbrauch des Fahrzeugs. Ein signifikanter Anstieg kann ein technisches Problem, zu niedrigen Reifendruck oder unökonomischen Fahrstil signalisieren. Verwenden Sie den Export nach Excel, um ein Verbrauchsdiagramm im Zeitverlauf zu erstellen.

Verwenden Sie Anmerkungen

Erfassen Sie im Anmerkungsfeld nicht standardmäßige Ereignisse - Umleitungen, Beifahrer, Grund für längere Fahrtdauer, Fahrzeugschäden usw. Diese Informationen können bei späterer Reklamationsbearbeitung oder bei Prüfungen nützlich sein.

Fügen Sie regelmäßig Rechnungsnummern hinzu

Wenn Sie Fahrten an Kunden abrechnen, fügen Sie kontinuierlich ausgestellte Rechnungsnummern hinzu. Dies erleichtert es später zu finden, zu welcher Rechnung welche Fahrt gehört, und vermeidet doppelte Abrechnung.

Exportieren Sie Daten zur Archivierung

Exportieren Sie einmal monatlich oder vierteljährlich Daten nach Excel und archivieren Sie sie. Bei technischen Problemen haben Sie eine Datensicherung und zusätzlich können Sie eigene Berichte und Statistiken erstellen.

Fazit

Das Fahrtenbücher-Modul ist ein umfassendes Werkzeug für die Fuhrparkverwaltung. Bei korrekter Verwendung bietet es eine genaue Übersicht über Fahrzeugauslastung, Transportkosten und Abrechnungsunterlagen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die regelmäßige und sorgfältige Erfassung von Fahrten mit Schwerpunkt auf korrektem Ausfüllen der Kilometerstände und Projekte.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie den Systemadministrator oder besuchen Sie den Hilfebereich im Hauptmenü der Anwendung.