Genehmigungen

Überblick

Das Modul Genehmigungen (Genehmigungsprozess, Dokumentenumlauf, Bestätigung) stellt einen digitalen Genehmigungsworkflow für Unternehmensdokumente bereit. Es ermöglicht die Übergabe von Dokumenten zur Genehmigung an bestimmte Mitarbeiter, die Verfolgung des Genehmigungsfortschritts und die automatische Benachrichtigung der beteiligten Parteien. Das System unterstützt ein- und zweistufige Genehmigungen mit konfigurierbarer Anzahl erforderlicher Unterschriften.

Wichtigste Funktionen

Erstellung von Genehmigungsanträgen mit Anhängen und benutzerdefinierten Feldern
Einstufiger oder zweistufiger Genehmigungsprozess
Konfigurierbare Anzahl erforderlicher Unterschriften für jede Stufe
Automatische Ablehnung nach Fristablauf
E-Mail-Benachrichtigungen an Genehmiger mit Schaltflächen zur direkten Genehmigung per E-Mail
Erfassung von Kommentaren und Anmerkungen zu jedem Antrag
Getrennte Dokumenttypen mit unterschiedlichen Genehmigungsketten und Zugriffsrechten
Datenexport nach Excel und Drucken

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul Genehmigungen

Navigationspfad: Hauptmenü → Genehmigungen

Nach dem Öffnen des Moduls Genehmigungen wird ein Bereich mit den Dokumenttypen angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Durch Klicken auf einen bestimmten Typ wird die Liste der Anträge des jeweiligen Genehmigungsprozesses angezeigt.

Einstellungen des Moduls Genehmigungen

Die Konfiguration des Moduls Genehmigungen ist über Einstellungen → Genehmigungen verfügbar. Der Zugang zu den Einstellungen erfordert Moduladministrator-Berechtigungen. In den Einstellungen verwalten Sie Dokumenttypen, Genehmigungsketten, Genehmiger und Benutzerzugriffsrechte.

Berechtigungen und Zugriffsrechte des Moduls Genehmigungen

Zugriffsrechte werden auf der Ebene jedes Dokumenttyps separat festgelegt. Der Administrator weist einzelnen Benutzern oder dem gesamten Unternehmen Rechte für jeden Dokumenttyp zu.

Berechtigungsstufe	Was der Benutzer tun kann
Lesen	Anzeigen von Anträgen des jeweiligen Typs ohne Möglichkeit zur Erstellung oder Genehmigung
Schreiben	Erstellen neuer Anträge; Genehmigen und Ablehnen von Dokumenten (nur für bestimmte Genehmiger)
Löschen	Löschen von Anträgen und Zugriff auf die Übersicht gelöschter Einträge
Moduladministration	Verwaltung von Dokumenttypen, Genehmigungsketten und Zuweisung von Rechten an Benutzer

Dokumenttypen zur Genehmigung

Was sind Dokumenttypen zur Genehmigung

Dokumenttypen im Modul Genehmigungen ermöglichen die Trennung von Genehmigungsprozessen nach Inhalt oder Zweck. Jeder Typ hat eine eigene Gruppe von Genehmigern, Anzahl der erforderlichen Unterschriften, Zugriffsrechte und optionale benutzerdefinierte Felder. Beispiele für Typen: Verträge, Rechnungen über dem Limit, Kundenangebote, Investitionsanforderungen.

Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Dokumenttyps zur Genehmigung

Das Erstellen eines neuen Dokumenttyps im Modul Genehmigungen erfordert Moduladministrator-Berechtigungen.

Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Typ hinzufügen
Füllen Sie das Formular aus:
- Name: Typbezeichnung (Pflichtfeld)
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung des Zwecks des Typs
- Anzahl der Unterschriften zur Genehmigung/Ablehnung - 1. Runde: Wie viele Genehmiger unterschreiben müssen (Pflichtfeld)
- Anzahl der Unterschriften zur Genehmigung/Ablehnung - 2. Runde: Für zweistufige Genehmigung; geben Sie 0 für einstufige ein
- Standardwerte: Voreingestellte Kontrollkästchenwerte bei der Erstellung von Anträgen dieses Typs
Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Die Anzahl der Unterschriften bestimmt, wie viele Genehmigungen oder Ablehnungen ausreichen, um die Runde abzuschließen. Welche Anzahl zuerst erreicht wird, ist maßgebend.

Genehmiger für einen Dokumenttyp festlegen

Nach dem Erstellen eines Dokumenttyps im Modul Genehmigungen müssen Genehmiger für jede Runde zugewiesen werden. Genehmiger sind Benutzer, die Dokumente des jeweiligen Typs genehmigen oder ablehnen können.

Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungen
Klicken Sie in der Typentabelle auf das Symbol in der Spalte 1. Stufe - Kann genehmigen
Markieren Sie die Benutzer, die in der 1. Runde genehmigen dürfen
Klicken Sie auf Speichern
Wiederholen Sie für die zweistufige Genehmigung den Vorgang für 2. Stufe - Kann genehmigen

Benutzerzugriffsrechte für einen Dokumenttyp festlegen

In den Einstellungen des Moduls Genehmigungen können Zugriffsrechte für jeden Dokumenttyp separat zugewiesen werden. Rechte können entweder für alle Benutzer gleichzeitig (Option „Alle") oder für bestimmte Personen festgelegt werden.

Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungen
Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol in der Spalte Rechte - Lesen, Schreiben oder Löschen/Wiederherstellen
Markieren Sie die Option Alle für unternehmensweiten Zugriff oder wählen Sie bestimmte Benutzer aus
Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Die Option „Alle" schließt automatisch auch zukünftig zum System hinzugefügte Benutzer ein.

Benutzerdefinierte Felder für einen Dokumenttyp einrichten

Jeder Dokumenttyp im Modul Genehmigungen kann bis zu 5 benutzerdefinierte Felder (optionale Felder) zur Erfassung spezifischer Daten haben, wie z. B. Vertragsnummer, Betrag oder Abteilung. Benutzerdefinierte Felder werden im Formular bei der Antragserstellung und in der Übersichtstabelle angezeigt.

Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungen
Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol in der Spalte Optionale Felder beim jeweiligen Typ
Geben Sie für jedes Feld ein:
- Name: Feldbezeichnung
- Typ: Wählen Sie Text/Zahl (bis 250 Zeichen), Text (unbegrenzt) oder Datum
Klicken Sie auf Speichern

Feste Felder (immer bei jedem Antrag vorhanden): Name, Beschreibung, Erstellt von, Erstellungsdatum und -uhrzeit, Genehmigen bis, Genehmigt von, Abgelehnt von.

Benutzeroberfläche des Moduls Genehmigungen

Hauptbildschirm des Moduls Genehmigungen

Der Hauptbildschirm des Moduls Genehmigungen ist in drei Teile gegliedert. Im oberen Bereich befindet sich das Dokumenttypen-Panel – horizontale Registerkarten mit allen Typen, auf die Sie Zugriff haben. Durch Klicken auf einen Typ wird eine Informationskarte mit einer Genehmigungsübersicht (Anzahl der Runden, Genehmiger, Anzahl der Unterschriften) angezeigt. Darunter befindet sich die Antragstabelle mit Statusfiltern und Aktionsschaltflächen.

Statusfilter für Anträge im Modul Genehmigungen

Über der Antragstabelle befinden sich Schaltflächen zum Filtern nach Status. Die Anzahl der Einträge in jedem Status wird neben dem Filternamen angezeigt.

Filter	Angezeigte Einträge	Verfügbarkeit
Alle	Alle Anträge des jeweiligen Typs unabhängig vom Status	Immer
Wartend auf Genehmigung in der 1. Runde	Anträge, die auf eine Entscheidung in der ersten Runde warten	Immer
Wartend auf Genehmigung in der 2. Runde	In der 1. Runde genehmigte Anträge, die auf die 2. Runde warten	Nur zweistufige Typen
Genehmigt	Endgültig genehmigte Anträge	Nur zweistufige Typen
Abgelehnt	Abgelehnte Anträge (in der 1. oder 2. Runde)	Nur zweistufige Typen

Antragsstatus und ihre Bedeutung

Im Modul Genehmigungen befindet sich jeder Antrag in einem von mehreren Status, je nachdem, wie weit er im Genehmigungsprozess fortgeschritten ist.

Status	Beschreibung	Wann tritt er ein
Warten auf Genehmigung	Der Antrag wurde noch nicht abgeschlossen	Unmittelbar nach der Erstellung des Antrags
Genehmigt in der 1. Runde	Die erforderliche Anzahl von Genehmigungen in der 1. Runde wurde erreicht	Nach Genehmigung durch eine ausreichende Anzahl von Genehmigern der 1. Runde
Abgelehnt in der 1. Runde	Die erforderliche Anzahl von Ablehnungen in der 1. Runde wurde erreicht	Nach Ablehnung oder automatischem Abschluss
Warten auf Genehmigung in der 2. Runde	1. Runde bestanden, warten auf Entscheidung der Genehmiger der 2. Runde	Automatisch nach Genehmigung der 1. Runde (zweistufiger Typ)
Genehmigt in der 2. Runde	Endgültig von beiden Runden genehmigt	Nach Genehmigung in der 2. Runde
Abgelehnt in der 2. Runde	In der zweiten Runde abgelehnt	Nach Ablehnung in der 2. Runde oder automatischem Abschluss

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Erstellen eines neuen Genehmigungsantrags

Die Erstellung eines Genehmigungsantrags im Modul Genehmigungen erfordert Schreibberechtigung für den jeweiligen Dokumenttyp.

Klicken Sie im Modul Genehmigungen auf den gewünschten Dokumenttyp im oberen Bereich
Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen
Füllen Sie das Formular aus:
- Name: Eine kurze, aussagekräftige Antragsbezeichnung (Pflichtfeld)
- Beschreibung: Detaillierte Informationen zum Antrag und Kontext
- Genehmigen bis: Frist für die Genehmigung (Standardwert ist +14 Tage ab heute)
- Automatisch beenden: Ankreuzen für automatische Ablehnung nach Fristablauf
- Zustimmung/Ablehnung auch nach Genehmigung/Ablehnung: Ermöglicht Genehmigern, ihre Meinung auch nach Abschluss des Antrags auszudrücken (bis zum Datum „Genehmigen bis")
- Anhänge: Dateien per Drag & Drop in den Dropzone-Bereich ziehen oder zum Auswählen klicken (max. 60 Dateien)
- Benutzerdefinierte Felder: Füllen Sie typspezifische Felder aus, falls definiert
- E-Mail-Information an Genehmiger: Ankreuzen für automatischen E-Mail-Versand an alle Genehmiger nach der endgültigen Entscheidung
Klicken Sie auf Speichern

Nach dem Speichern sendet das System automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an alle Genehmiger der 1. Runde mit Schaltflächen zur direkten Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.

Hinweis: Das System verhindert doppelte Einreichungen – wenn Sie am selben Tag bereits einen Antrag mit demselben Namen und derselben Beschreibung eingereicht haben, wird eine Warnung angezeigt.

Vorgehensweise: Anzeigen der Antragsdetails

Das Antragsdetail im Modul Genehmigungen zeigt vollständige Informationen über den Antrag, die Entscheidungshistorie und ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung.

Wählen Sie im Modul Genehmigungen den Dokumenttyp im oberen Bereich aus
Klicken Sie in der Antragstabelle auf den Antragsnamen oder das Augensymbol in der Spalte Aktionen

Das Antragsdetail enthält folgende Abschnitte:

Grundinformationen: Name, Status, Erstellt von, Erstellungsdatum, Genehmigungsfrist, Dokumenttyp, automatische Beendigung
Beschreibung: Detaillierte Beschreibung des Antrags
Benutzerdefinierte Felder: Werte der spezifischen Felder des jeweiligen Typs
Anhänge: Angehängte Dateien zum Herunterladen
Anmerkungen: Kommentarhistorie mit Autor und Datum
Genehmigung 1. Runde: Tabellen „Genehmigt von" und „Abgelehnt von" mit Entscheidungsschaltflächen
Genehmigung 2. Runde: Wird nur nach Genehmigung der 1. Runde bei zweistufigen Typen angezeigt

Vorgehensweise: Genehmigung eines Antrags im Modul Genehmigungen

Die Genehmigung eines Antrags im Modul Genehmigungen kann nur von Benutzern durchgeführt werden, die in der Liste der Genehmiger für die jeweilige Runde des jeweiligen Dokumenttyps enthalten sind.

Öffnen Sie das Antragsdetail (Klick auf den Namen oder das Augensymbol in der Tabelle)
Überprüfen Sie die Informationen, Beschreibung und Anhänge des Antrags
Klicken Sie im Abschnitt Genehmigung 1. Runde (oder Genehmigung 2. Runde) auf die Schaltfläche Genehmigen
Füllen Sie im Dialogfenster optional eine Anmerkung zu Ihrer Entscheidung aus
Bestätigen Sie durch Klicken auf die grüne Schaltfläche Genehmigen

Nach der Genehmigung erfasst das System Ihren Namen, Datum und Uhrzeit der Entscheidung. Wenn die erforderliche Anzahl von Genehmigungen erreicht wurde, rückt der Antrag in die nächste Runde vor oder wird endgültig abgeschlossen, und dem Antragsteller wird eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet.

Vorgehensweise: Ablehnung eines Antrags im Modul Genehmigungen

Die Ablehnung eines Antrags im Modul Genehmigungen kann nur von Benutzern durchgeführt werden, die in der Liste der Genehmiger für die jeweilige Runde enthalten sind.

Öffnen Sie das Antragsdetail
Klicken Sie im Abschnitt der jeweiligen Genehmigungsrunde auf die rote Schaltfläche Ablehnen
Füllen Sie im Dialogfenster eine Anmerkung mit dem Ablehnungsgrund aus (empfohlen)
Bestätigen Sie durch Klicken auf Ablehnen

Nach Erreichen der erforderlichen Anzahl von Ablehnungen wird der Antrag automatisch als abgelehnt geschlossen. Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Vorgehensweise: Hinzufügen einer Anmerkung zu einem Genehmigungsantrag

Anmerkungen im Modul Genehmigungen dienen als Kommunikationskanal zwischen dem Antragsteller und den Genehmigern. Anmerkungen können von jedem Benutzer mit Schreibberechtigung für den jeweiligen Dokumenttyp hinzugefügt werden.

Öffnen Sie das Antragsdetail im Modul Genehmigungen
Gehen Sie zum Abschnitt Anmerkungen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmerkung hinzufügen
Schreiben Sie den Anmerkungstext in das Feld Beschreibung
Klicken Sie auf Speichern

Die Anmerkung wird sofort in der Anmerkungstabelle mit Ihrem Namen und dem aktuellen Datum und Uhrzeit angezeigt.

Vorgehensweise: Löschen eines Genehmigungsantrags

Das Löschen eines Antrags im Modul Genehmigungen erfordert Löschberechtigung für den jeweiligen Dokumenttyp.

Klicken Sie in der Antragstabelle auf das Symbol Löschen (rotes Kreuz) in der Spalte Aktionen
Bestätigen Sie das Löschen im Bestätigungsdialog

Der gelöschte Antrag wird in das Archiv der gelöschten Einträge verschoben. Durch Klicken auf die Schaltfläche Gelöschte in der oberen rechten Ecke der Tabelle werden gelöschte Einträge angezeigt und können wiederhergestellt werden.

Erweiterte Funktionen

Zweistufige Genehmigung im Modul Genehmigungen

Die zweistufige Genehmigung im Modul Genehmigungen ermöglicht einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, bei dem die zweite Runde erst nach erfolgreicher Genehmigung der ersten Runde aktiviert wird. Diese Einstellung wird auf Dokumenttypebene durch Eingabe der Anzahl der Unterschriften für die 2. Runde (ein Wert größer als 0) konfiguriert.

Ablauf der zweistufigen Genehmigung:

Der Antrag wird erstellt – Genehmiger der 1. Runde erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit Entscheidungsschaltflächen
Genehmiger der 1. Runde treffen ihre Entscheidungen (genehmigen oder ablehnen)
Nach Erreichen der erforderlichen Anzahl von Genehmigungen in der 1. Runde sendet das System automatisch eine Benachrichtigung an die Genehmiger der 2. Runde
Genehmiger der 2. Runde treffen ihre Entscheidungen
Nach Abschluss der 2. Runde erhält der Antragsteller eine E-Mail mit dem Ergebnis

Hinweis: Eine Ablehnung in der 1. Runde beendet den gesamten Prozess – die 2. Runde wird nicht eröffnet. Die Genehmigung der 2. Runde im Antragsdetail ist nur zugänglich, wenn der Antrag den Status „Genehmigt in der 1. Runde" hat.

Automatische Beendigung eines Antrags nach Fristablauf

Die Funktion zur automatischen Beendigung im Modul Genehmigungen ermöglicht es, unentschiedene Anträge nach Ablauf der Frist „Genehmigen bis" automatisch abzulehnen. Sie aktivieren diese Option, indem Sie beim Erstellen eines Antrags das Feld Automatisch beenden ankreuzen.

Was bei der automatischen Beendigung geschieht:

Das System überprüft täglich Anträge mit abgelaufenen Fristen und aktiver Option zur automatischen Beendigung
Der Antrag wird automatisch in den Status „Abgelehnt" versetzt
Eine Anmerkung wird erfasst: „Automatisch abgelehnt – Frist abgelaufen"
Der Antragsteller und (bei aktiviertem Informationsversand) die Genehmiger erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail

Tipp: Wenn Sie die Option „Automatisch beenden" nicht ankreuzen, bleibt der Antrag auch nach Fristablauf offen und die Genehmiger können weiterhin ihre Entscheidungen treffen.

Möglichkeit zur Meinungsäußerung nach Abschluss des Antrags

Die Option Zustimmung/Ablehnung auch nach Genehmigung/Ablehnung im Modul Genehmigungen ermöglicht es Genehmigern, ihre Meinungen auch nach endgültigem Abschluss des Antrags hinzuzufügen. Diese Funktion dient dazu, die Meinungen aller Beteiligten zu erfassen, ohne das Ergebnis des Genehmigungsprozesses zu beeinflussen.

Meinungsäußerungen können nur bis zum im Feld Genehmigen bis angegebenen Datum hinzugefügt werden
Zusätzliche Meinungsäußerungen ändern den endgültigen Status des Antrags nicht
Sie aktivieren die Option beim Erstellen des Antrags, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen ankreuzen

E-Mail-Benachrichtigungen und Genehmigung direkt per E-Mail

Das Modul Genehmigungen sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen in allen wichtigen Momenten des Genehmigungsprozesses.

Ereignis	E-Mail-Empfänger	E-Mail-Inhalt
Antragserstellung	Genehmiger der 1. Runde	Typ, Name, Beschreibung, Frist, Anhänge + Schaltflächen Genehmigen / Ablehnen
Genehmigung der 1. Runde (zweistufiger Typ)	Genehmiger der 2. Runde	Typ, Name, Beschreibung, Anhänge + Schaltflächen Genehmigen / Ablehnen
Endgültige Genehmigung	Antragsteller + optional alle Genehmiger	Typ, Name, Beschreibung, Anhänge + Link zum Detail
Ablehnung	Antragsteller + optional alle Genehmiger	Typ, Name, Beschreibung, Anhänge + Link zum Detail
Automatische Ablehnung	Antragsteller + optional alle Genehmiger	Typ, Name, Beschreibung + Informationen zum Fristablauf

Genehmiger können direkt auf die Schaltflächen in der E-Mail klicken (Genehmigen / Ablehnen), ohne sich im System anmelden zu müssen. Der Link ist mit einem eindeutigen Antragshash gesichert.

Datenexport aus dem Modul Genehmigungen

Daten aus der Antragstabelle im Modul Genehmigungen können mit den Schaltflächen über der Tabelle exportiert werden:

Excel: Export der aktuell angezeigten Einträge im XLSX-Format
Drucken: Drucken der Tabelle oder Speichern als PDF über die Browserfunktion
ColVis: Auswahl der Spalten, die in der Tabelle und im Export angezeigt werden
SearchBuilder: Erweiterte Datenfilterung zur Erstellung von Berichten

Integration mit anderen Modulen

Integration der Genehmigungen mit Verträgen

Das Modul Genehmigungen ist mit dem Modul Verträge (Aufträge) verknüpft. Ein Vertrag oder Auftrag kann direkt in den Genehmigungsprozess übergeben werden, ohne dass Daten manuell erneut eingegeben werden müssen. Die Integration gewährleistet die Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses von der Dokumentenerstellung bis zur Genehmigung.

Integration der Genehmigungen mit der Eingangspost

Physische Dokumente, die über das Modul Eingangspost empfangen werden, können direkt in den Genehmigungsprozess im Modul Genehmigungen übergeben werden.

Registrieren Sie das Dokument im Modul Eingangspost
Klicken Sie im Datensatzdetail auf An das Genehmigungsmodul übergeben
Wählen Sie den Genehmigungsprozesstyp aus und füllen Sie die erforderlichen Informationen aus
Speichern – das System erstellt einen Antrag und verknüpft ihn mit dem ursprünglichen Posteintrag

In den Anmerkungen beider Einträge (in der Post und in den Genehmigungen) werden automatisch Querverweisanmerkungen erstellt.

Anhangverwaltung im Modul Genehmigungen über das Modul Dateien

Alle Anhänge, die zu Anträgen im Modul Genehmigungen hinzugefügt werden, werden über das Modul Dateien verwaltet. Dateien werden in verschlüsselter Form außerhalb des Web-Stammverzeichnisses gespeichert. Der Zugriff auf Dateien steht nur Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung. Dateien können direkt aus dem Antragsdetail durch Klicken auf den Dateinamen heruntergeladen werden.

Fehlerbehebung

Die Schaltfläche Genehmigen oder Ablehnen ist inaktiv

Im Modul Genehmigungen kann die Genehmigungs- oder Ablehnungsschaltfläche aus folgenden Gründen inaktiv sein:

Sie sind nicht in der Liste der Genehmiger für die jeweilige Runde enthalten – kontaktieren Sie den Administrator
Sie haben den Antrag bereits zuvor genehmigt oder abgelehnt (jeder Genehmiger kann nur einmal entscheiden)
Der Antrag wurde bereits endgültig abgeschlossen (genehmigt oder abgelehnt) und die Option zur Meinungsäußerung nach Abschluss ist nicht aktiv
Die Frist „Genehmigen bis" ist abgelaufen und der Genehmiger darf nach Fristablauf keine Meinung mehr äußern

Wie Sie herausfinden, wie viele Unterschriften noch zur Genehmigung fehlen

Im Antragsdetail im Modul Genehmigungen wird im Abschnitt der Genehmigungsrunde die Information angezeigt: „Zur Genehmigung/Ablehnung sind X Unterschrift(en) erforderlich. Die Genehmigung muss bis [Datum] abgeschlossen sein." Unter diesem Text befinden sich die Tabellen „Genehmigt von" und „Abgelehnt von" mit der aktuellen Stimmenzahl. Anzahl fehlender Stimmen = erforderliche Unterschriften - aktuelle Anzahl.

Genehmiger haben nach Antragserstellung keine E-Mail erhalten

Wenn Genehmiger keine E-Mail-Benachrichtigung vom Modul Genehmigungen erhalten haben, überprüfen Sie:

Ob in den Dokumenttyp-Einstellungen Genehmiger für die 1. Runde zugewiesen sind
Ob die Genehmiger eine gültige E-Mail-Adresse im Modul Mitarbeiter eingetragen haben
Ob die E-Mail im SPAM-Ordner gelandet ist
Kontaktieren Sie den Systemadministrator zur Überprüfung der E-Mail-Server-Konfiguration

Der Antrag kann nach der Erstellung nicht bearbeitet werden

Im Modul Genehmigungen kann ein Antrag nach seiner Erstellung nicht direkt bearbeitet werden. Dies ist ein beabsichtigtes Verhalten zur Wahrung der Integrität des Genehmigungsprozesses. Mögliche Alternativen:

Fügen Sie eine Anmerkung mit Klarstellung oder Korrektur hinzu – Genehmiger werden sie im Detail sehen
Wenn der Antrag noch nicht abgeschlossen wurde, löschen Sie ihn (erfordert Löschberechtigung) und erstellen Sie eine neue, überarbeitete Version

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Genehmigungen

Tipp: Verwenden Sie aussagekräftige Antragsbezeichnungen – Genehmiger erkennen sofort aus der E-Mail, worum es geht
Tipp: Hängen Sie alle relevanten Dateien direkt bei der Antragserstellung an, nicht nachträglich über Anmerkungen
Tipp: Setzen Sie die Genehmigungsfrist mit ausreichend Puffer (Urlaub, Abwesenheit der Genehmiger)
Tipp: Füllen Sie bei einer Ablehnung immer eine Anmerkung mit der Begründung aus – der Antragsteller erstellt einen besseren neuen Antrag
Tipp: Erstellen Sie separate Typen für verschiedene Prozesse – jeder Typ kann andere Genehmiger und Rechte haben
Tipp: Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für wichtige Kennungen (Vertragsnummer, Betrag, Abteilung) – das verbessert die Übersichtlichkeit der Tabelle
Tipp: Mit der Schaltfläche SearchBuilder in der Tabelle können Sie erweiterte Filter für Berichte über Genehmigungsprozesse erstellen
Tipp: Die Anzahl der auf Ihre Genehmigung wartenden Anträge wird im Hauptmenü neben dem Modulnamen angezeigt

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