Genehmigungen

Übersicht

Das Modul Genehmigungen dient zur Steuerung unternehmensinterner Genehmigungsprozesse für Dokumente. Es ermöglicht das Erstellen von Genehmigungsanträgen, das Einrichten von Genehmigungsketten und die Verfolgung des Genehmigungsfortschritts. Das System unterstützt bis zu zweistufige Genehmigungsprozesse mit der Möglichkeit, die Anzahl der erforderlichen Genehmiger für jede Stufe festzulegen.

Schlüsselfunktionen

• Erstellen von Genehmigungsanträgen mit Anhängen und benutzerdefinierten Feldern
• Unterstützung für einstufige oder zweistufige Genehmigung
• Flexible Einstellung der Anzahl der erforderlichen Unterschriften
• Automatisches Beenden von Anträgen nach Fristablauf
• E-Mail-Benachrichtigung für Genehmiger
• Erfassung von Kommentaren und Notizen zur Genehmigung
• Datenexport nach Excel und PDF
• Verwaltung verschiedener Typen von Genehmigungsprozessen

Zielgruppe

Das Modul ist für alle Mitarbeiter bestimmt, die:

• die Genehmigung eines Dokuments, Vertrags, einer Rechnung oder anderer Unterlagen beantragen müssen
• Anträge im Rahmen ihrer Kompetenzen genehmigen oder ablehnen müssen
• den Genehmigungsfortschritt ihrer Anträge verfolgen möchten
• die Einstellungen der Genehmigungsprozesse verwalten (Administratoren)

Zugriff und Einstellungen

Wie man zum Modul gelangt

Navigationspfad: Hauptmenü → Genehmigungen

Nach dem Öffnen des Moduls sehen Sie eine Liste der Dokumenttypen, auf die Sie Zugriff haben. Durch Klicken auf einen bestimmten Typ wird die Liste der Anträge dieses Typs angezeigt.

Moduleinstellungen

Die Einstellungen sind verfügbar über: Einstellungen → Genehmigungen

In den Einstellungen können Sie:

• Neue Dokumenttypen zur Genehmigung erstellen
• Genehmigungsketten für jeden Typ definieren
• Benutzerberechtigungen für einzelne Typen festlegen
• Benutzerdefinierte Felder für spezifische Dokumenttypen konfigurieren
• Genehmiger für die erste und zweite Stufe bestimmen
• Die Anzahl der erforderlichen Unterschriften für Genehmigung oder Ablehnung festlegen

Benutzerrechte

Berechtigung	Beschreibung
Ansicht	Ansehen von Genehmigungsanträgen ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Schreiben	Erstellen neuer Anträge und Genehmigen von Dokumenten
Löschen	Entfernen von Anträgen einschließlich der Ansicht gelöschter Datensätze
Modul-Administration	Verwaltung von Dokumenttypen und Einstellungen der Genehmigungsketten

Dokumenttypen zur Genehmigung

Was sind Dokumenttypen

Dokumenttypen ermöglichen es, Genehmigungsprozesse nach Inhalt, Abteilung oder Zweck zu unterteilen. Sie können beispielsweise separate Typen erstellen für:

• Verträge
• Rechnungen über einem bestimmten Betrag
• Angebote an Kunden
• Interne Richtlinien
• Investitionsanträge

Parameter der Dokumenttypen

Jeder Dokumenttyp hat folgende Einstellungen:

• Name und Beschreibung: Bezeichnung des Typs zur einfachen Orientierung
• Anzahl der Stufen: Einstufige oder zweistufige Genehmigung
• Anzahl der Unterschriften in der 1. Stufe: Wie viele Genehmiger das Dokument genehmigen oder ablehnen müssen
• Genehmiger der 1. Stufe: Liste der Benutzer, die in der ersten Stufe genehmigungsberechtigt sind
• Anzahl der Unterschriften in der 2. Stufe: Erforderliche Anzahl der Unterschriften für die zweite Stufe (0 = nur einstufig)
• Genehmiger der 2. Stufe: Liste der Benutzer, die in der zweiten Stufe genehmigungsberechtigt sind
• Benutzerdefinierte Felder: Bis zu 5 optionale Felder spezifisch für den jeweiligen Typ (Text, Datum, Auswahl)
• Standardwerte: Voreingestellte Werte beim Erstellen eines Antrags

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls sehen Sie:

• Bereich der Dokumenttypen: Horizontale Liste aller Typen, auf die Sie Zugriff haben
• Statusfilter: Schaltflächen zum Filtern von Anträgen nach Status
• Antragstabelle: Liste aller Anträge des ausgewählten Typs
• Aktionsschaltflächen: Dokument hinzufügen, Gelöschte Datensätze

Antragsstatus

Anträge können sich in folgenden Status befinden:

Einstufige Genehmigung

• Wartet auf Genehmigung: Der Antrag wurde noch nicht vollständig genehmigt oder abgelehnt
• Genehmigt: Die erforderliche Anzahl an Genehmigern hat den Antrag genehmigt
• Abgelehnt: Die erforderliche Anzahl an Genehmigern hat den Antrag abgelehnt oder die Frist ist abgelaufen

Zweistufige Genehmigung

• Wartet auf Genehmigung in der 1. Stufe: Der Antrag wartet auf Genehmigung in der ersten Stufe
• Genehmigt in der 1. Stufe: Die erste Stufe ist abgeschlossen, es wird auf die zweite Stufe gewartet
• Abgelehnt in der 1. Stufe: Der Antrag wurde bereits in der ersten Stufe abgelehnt
• Wartet auf Genehmigung in der 2. Stufe: Der Antrag hat die erste Stufe bestanden und wartet auf die zweite
• Genehmigt in der 2. Stufe: Der Antrag wurde in beiden Stufen erfolgreich genehmigt
• Abgelehnt in der 2. Stufe: Der Antrag wurde in der zweiten Stufe abgelehnt

Filter und Suche

In der Antragstabelle können Sie nutzen:

• Statusfilter: Schaltflächen Alle, Wartend (1. Stufe), Wartend (2. Stufe), Genehmigt, Abgelehnt
• Textsuche: Suche in Name, Beschreibung und weiteren Feldern
• Spaltensortierung: Durch Klicken auf den Spaltenkopf
• Erweiterte Filter: Schaltfläche SearchBuilder für komplexe Abfragen

Spalten in der Tabelle

• ID: Eindeutige Nummer des Antrags
• Name: Name des Antrags
• Beschreibung: Detailliertere Beschreibung des Antragszwecks
• Status: Aktueller Genehmigungsstatus
• Erstellt von: Name des Antragstellers
• Eingestellt am: Datum und Uhrzeit der Erstellung des Antrags
• Genehmigen bis: Frist, bis zu der der Antrag genehmigt sein muss
• Unterschrieben/Abgelehnt von: Liste der Benutzer, die bereits eine Entscheidung getroffen haben
• Anhänge: An den Antrag angehängte Dateien
• Benutzerdefinierte Felder: Spezifische Felder für den jeweiligen Dokumenttyp
• Aktionen: Schaltflächen zur Anzeige von Details und zum Löschen

Grundlegende Operationen

Erstellen eines neuen Genehmigungsantrags

1. Wählen Sie den Dokumenttyp durch Klicken auf den entsprechenden Tab im oberen Teil des Bildschirms aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Name: Kurzer, aber aussagekräftiger Name des Antrags (Pflichtfeld)
   • Beschreibung: Detailliertere Informationen zum Antrag
   • Genehmigen bis: Frist, bis zu der das Dokument genehmigt werden soll (Standard +14 Tage)
   • Automatisch beenden: Markieren Sie dies, wenn der Antrag nach Fristablauf automatisch abgelehnt werden soll
   • Zustimmung/Ablehnung auch nach Genehmigung/Ablehnung möglich: Ermöglicht das Hinzufügen von Meinungen auch nach Abschluss
   • Anhänge: Ziehen Sie Dateien in den Bereich oder klicken Sie zur Auswahl (max. 60 Dateien)
   • Benutzerdefinierte Felder: Füllen Sie die spezifischen Felder für den jeweiligen Dokumenttyp aus
   • Information an Genehmiger per E-Mail: Aktivieren Sie dies für den automatischen E-Mail-Versand an alle Genehmiger nach einer Entscheidung
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Das System sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an alle Genehmiger der 1. Stufe

Genehmigung eines Antrags

1. Öffnen Sie die Antragsdetails durch Klicken auf den Namen oder das Augensymbol
2. Prüfen Sie die Informationen zum Antrag einschließlich der Anhänge
3. Klicken Sie im Abschnitt der Genehmigungsstufe (1. oder 2.) auf die Schaltfläche Genehmigen
4. Fügen Sie optional eine Anmerkung zu Ihrer Entscheidung hinzu
5. Bestätigen Sie durch Klicken auf Genehmigen
6. Das System protokolliert Datum, Uhrzeit und den Autor der Genehmigung

Ablehnung eines Antrags

1. Öffnen Sie die Antragsdetails
2. Klicken Sie in der entsprechenden Stufe auf die Schaltfläche Ablehnen
3. Wir empfehlen, eine Anmerkung mit dem Grund der Ablehnung auszufüllen
4. Bestätigen Sie durch Klicken auf Ablehnen
5. Wenn die erforderliche Anzahl an Ablehnungen erreicht ist, wird der Antrag automatisch geschlossen

Hinzufügen einer Anmerkung zum Antrag

1. Öffnen Sie die Antragsdetails
2. Klicken Sie im Abschnitt Anmerkungen auf Anmerkung hinzufügen
3. Geben Sie den Text der Anmerkung ein
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Die Anmerkung wird in der Tabelle mit Datum und Autor angezeigt

Anzeige der Antragsdetails

Die Antragsdetails enthalten:

• Basisdaten: Name, Status, Erstellt von, Datum, Genehmigungsfrist, Typ
• Beschreibung: Detaillierte Beschreibung des Antrags
• Benutzerdefinierte Felder: Werte der spezifischen Felder für diesen Typ
• Anhänge: Liste der angehängten Dateien mit Download-Option
• Anmerkungen: Historie der Kommentare zum Antrag
• 1. Genehmigungsstufe: Liste der Genehmiger, wer bereits genehmigt/abgelehnt hat, Schaltflächen für die Entscheidung
• 2. Genehmigungsstufe: Wird nach Genehmigung der 1. Stufe angezeigt (falls aktiv)

Erweiterte Funktionen

Zweistufige Genehmigung

Bei einer zweistufigen Genehmigung läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Der Antrag wird erstellt und an die Genehmiger der 1. Stufe gesendet
2. Nach Erreichen der erforderlichen Anzahl an Genehmigungen in der 1. Stufe wird automatisch eine Benachrichtigung an die Genehmiger der 2. Stufe gesendet
3. Die Genehmiger der 2. Stufe können den Antrag genehmigen oder ablehnen
4. Nach Erreichen der erforderlichen Anzahl an Entscheidungen in der 2. Stufe wird der Antrag geschlossen
5. Der Antragsteller wird per E-Mail über das Endergebnis informiert

Automatisches Beenden von Anträgen

Wenn beim Erstellen des Antrags Automatisch beenden markiert wurde:

• Das System prüft täglich mittels einer automatischen Aufgabe Anträge, bei denen die Frist abgelaufen ist
• Wenn der Antrag bis zum Termin nicht genehmigt wurde, wird er automatisch abgelehnt
• Dem Antragsteller und den Genehmigern wird eine E-Mail mit der Information über die automatische Ablehnung gesendet
• In den Anmerkungen wird vermerkt: "Automatisch abgelehnt - Datum abgelaufen"

Möglichkeit der Meinungsäußerung auch nach Abschluss

Durch Aktivieren der Option Zustimmung/Ablehnung auch nach Genehmigung/Ablehnung möglich:

• Genehmiger können ihre Meinung auch dann noch hinzufügen, wenn der Antrag bereits genehmigt oder abgelehnt wurde
• Diese Funktion dient dazu, die Meinungen aller Beteiligten zu erfassen
• Die Äußerung ist nur bis zu dem im Feld "Genehmigen bis" angegebenen Datum möglich
• Zusätzliche Meinungen beeinflussen den Endstatus des Antrags nicht mehr

E-Mail-Benachrichtigungen

Das System versendet automatisch E-Mails in folgenden Fällen:

• Neuer Antrag: An Genehmiger der 1. Stufe bei Erstellung des Antrags
• Genehmigung der 1. Stufe: An Genehmiger der 2. Stufe (falls vorhanden)
• Finale Genehmigung: An den Antragsteller und optional an alle Genehmiger
• Ablehnung: An den Antragsteller und optional an alle Genehmiger
• Automatische Ablehnung: An Antragsteller und Genehmiger nach Fristablauf

Die E-Mail enthält:

• Dokumenttyp
• Name und Beschreibung des Antrags
• Name des Antragstellers
• Liste der Anhänge
• Link zu den Antragsdetails im System
• Schaltflächen für die schnelle Genehmigung/Ablehnung direkt aus der E-Mail

Schnelle Genehmigung aus der E-Mail

Genehmiger können direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail entscheiden:

1. Suchen Sie in der E-Mail die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen
2. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche
3. Es öffnet sich eine Seite mit der Bestätigung und der Möglichkeit, eine Anmerkung hinzuzufügen
4. Die Entscheidung wird sofort im System registriert

Datenexport

Daten aus der Tabelle können Sie mit folgenden Schaltflächen exportieren:

• Excel: Export in das XLSX-Format mit den aktuell angezeigten Datensätzen
• Print: Drucken der Tabelle oder Speichern als PDF über den Browser
• ColVis: Auswahl der Spalten für Anzeige und Export

Benutzerdefinierte Felder für Dokumenttypen

Für jeden Dokumenttyp können Sie bis zu 5 benutzerdefinierte Felder definieren:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Genehmigungen
2. Klicken Sie auf den Namen des Typs, den Sie bearbeiten möchten
3. Wählen Sie den Tab Optionale Felder
4. Stellen Sie für jedes Feld ein:
   • Name: Feldbezeichnung
   • Typ: Text, Datum oder langer Text
5. Speichern Sie die Änderungen
6. Die Felder werden automatisch im Formular und in der Antragstabelle angezeigt

Verwaltung der Genehmiger

Genehmiger legen Sie in der Konfiguration des Dokumenttyps fest:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Genehmigungen
2. Klicken Sie auf den Namen des Dokumenttyps
3. Fügen Sie im Tab Genehmiger Benutzer hinzu:
   • Für die 1. Stufe: Wählen Sie Benutzer aus der Dropdown-Liste aus
   • Für die 2. Stufe: Wählen Sie analog die Genehmiger der zweiten Stufe aus
4. Legen Sie die Anzahl der erforderlichen Unterschriften für jede Stufe fest
5. Speichern Sie die Änderungen

Integration mit anderen Modulen

Posteingang (Physisch)

Wenn ein physisches Dokument eingeht, das eine Genehmigung erfordert:

1. Registrieren Sie das Dokument im Modul Posteingang
2. Klicken Sie in den Details der eingegangenen Post auf An das Genehmigungsmodul übergeben
3. Wählen Sie den Typ des Genehmigungsprozesses
4. Füllen Sie die erforderlichen Daten aus
5. Das System erstellt einen Antrag und verknüpft ihn mit dem ursprünglichen Datensatz im Posteingang
6. In den Anmerkungen beider Module erscheinen gegenseitige Verweise

Dateien

Alle Anhänge zu Anträgen werden über das Modul Dateien verwaltet:

• Dateien werden in verschlüsselter Form gespeichert
• Nur berechtigte Benutzer haben Zugriff auf die Dateien
• Die Versionshistorie bleibt bei Änderungen am Antrag erhalten
• Sie können Dateien direkt aus den Antragsdetails herunterladen

Benutzer und Berechtigungen

Die Genehmigungsrechte werden auf folgenden Ebenen gesteuert:

• Globale Modulrechte: Grundlegender Lese-/Schreib-/Löschzugriff
• Rechte pro Dokumenttyp: Spezifische Berechtigungen für einzelne Typen
• Genehmigerrolle: Festlegung, wer in welcher Stufe genehmigen darf

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich kann den Antrag nicht genehmigen, die Schaltfläche Genehmigen ist inaktiv.

Lösung: Die Schaltfläche ist aus folgenden Gründen inaktiv:

• Sie stehen nicht auf der Liste der Genehmiger für die entsprechende Stufe
• Sie haben den Antrag bereits genehmigt oder abgelehnt
• Der Antrag ist bereits genehmigt/abgelehnt und das Hinzufügen von Meinungen nach Abschluss ist nicht erlaubt
• Die Genehmigungsfrist ist abgelaufen und Sie haben kein Recht auf eine Äußerung nach Fristablauf

Frage: Wie erkenne ich, wie viele Unterschriften zur Genehmigung noch fehlen?

Lösung: In den Antragsdetails im Abschnitt der Genehmigungsstufe steht: "Zur Genehmigung/Ablehnung werden X Unterschrift/en benötigt". Darunter sehen Sie Tabellen mit Benutzern, die bereits genehmigt oder abgelehnt haben. Die Differenz zwischen der erforderlichen Anzahl und der aktuellen Anzahl an Genehmigungen/Ablehnungen ist die Anzahl der fehlenden Stimmen.

Frage: Ich habe einen Antrag erstellt, aber die Genehmiger haben keine E-Mail erhalten.

Lösung: Prüfen Sie:

• Ob bei den Genehmigern die korrekten E-Mail-Adressen im Modul Benutzer hinterlegt sind
• Ob die E-Mail im SPAM-Ordner gelandet ist
• Ob in den Einstellungen des Dokumenttyps Genehmiger für die 1. Stufe zugewiesen sind
• Kontaktieren Sie den Administrator zur Überprüfung des E-Mail-Servers

Frage: Kann ich einen Antrag nach der Erstellung ändern?

Lösung: Ein Antrag kann nach der Erstellung nicht direkt bearbeitet werden. Sie können jedoch:

• Eine Anmerkung mit Präzisierungen oder Korrekturen hinzufügen
• Wenn der Antrag noch den Status "Wartet auf Genehmigung" hat, können Sie ihn löschen und einen neuen erstellen
• Benutzer mit höheren Rechten können den Antrag löschen und eine angepasste Version erstellen

Frage: Was passiert, wenn die Genehmigungsfrist abgelaufen ist?

Lösung: Wenn beim Erstellen des Antrags die Checkbox "Automatisch beenden" aktiviert war:

• Wird der Antrag automatisch abgelehnt
• Antragsteller und Genehmiger erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail
• In den Anmerkungen erscheint der Eintrag "Automatisch abgelehnt - Datum abgelaufen"
• War die Checkbox nicht aktiviert, bleibt der Antrag auch nach der Frist offen

Frage: Wie stelle ich ein, dass sich ein Genehmiger auch nach der Genehmigung äußern kann?

Lösung: Aktivieren Sie beim Erstellen des Antrags die Option "Zustimmung/Ablehnung auch nach Genehmigung/Ablehnung möglich". Damit ermöglichen Sie allen Genehmigern, ihre Meinung auch dann noch hinzuzufügen, wenn der Antrag bereits genehmigt oder abgelehnt wurde - Meinungen können bis zum Datum "Genehmigen bis" hinzugefügt werden.

Frage: Ich kann keinen neuen Antrag erstellen, die Schaltfläche Hinzufügen ist inaktiv.

Lösung: Sie müssen Schreibrechte für den jeweiligen Dokumenttyp haben. Kontaktieren Sie den Administrator zur Rechtevergabe.

Frage: Kann ich gelöschte Anträge sehen?

Lösung: Ja, wenn Sie Löschrechte besitzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht im oberen Teil des Bildschirms. Es erscheint eine Liste aller gelöschten Anträge mit der Möglichkeit, diese wiederherzustellen.

Frage: Wie funktioniert die zweistufige Genehmigung?

Lösung: Die zweistufige Genehmigung erfolgt nacheinander:

1. Zuerst muss die erforderliche Anzahl an Genehmigern der 1. Stufe den Antrag genehmigen
2. Nach der Genehmigung in der 1. Stufe erhalten die Genehmiger der 2. Stufe eine Benachrichtigung
3. Erst nach Genehmigung durch die erforderliche Anzahl an Genehmigern der 2. Stufe ist der Antrag final genehmigt
4. Eine Ablehnung in einer der Stufen führt zum Abbruch des Prozesses

Tipps für effizientes Arbeiten

• Erstellen Sie aussagekräftige Namen für Anträge – das hilft Ihnen und den Genehmigern bei der schnellen Orientierung
• Fügen Sie alle relevanten Anhänge sofort beim Erstellen des Antrags bei
• Nutzen Sie das Feld Beschreibung für eine detaillierte Erläuterung des Kontextes
• Setzen Sie eine realistische Genehmigungsfrist mit Puffer für Abwesenheiten der Genehmiger
• Nutzen Sie Anmerkungen zur Kommunikation mit den Genehmigern anstelle von E-Mails
• Prüfen Sie regelmäßig die auf Ihre Genehmigung wartenden Anträge mithilfe des Filters
• Erstellen Sie separate Dokumenttypen für verschiedene Prozesse – das erleichtert Orientierung und Reporting
• Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder zur Erfassung spezifischer Daten (Vertragsnummer, Betrag, Abteilung)
• Exportieren Sie Daten nach Excel für die Erstellung von Berichten über Genehmigungsprozesse
• Geben Sie bei einer Ablehnung immer den Grund in einer Anmerkung an – das hilft dem Antragsteller beim Erstellen eines neuen Antrags

Administration der Dokumenttypen

Für Modul-Administratoren:

• Prüfen Sie regelmäßig, ob die aktuellen Genehmiger eingestellt sind (Änderungen in der Organisationsstruktur)
• Erstellen Sie Dokumenttypen mit eindeutigen Namen und Beschreibungen
• Legen Sie Standardwerte für häufig verwendete Optionen fest
• Nutzen Sie Berechtigungen auf Typebene – das schränkt die Anzahl der angezeigten Elemente für Benutzer ein
• Dokumentieren Sie im Beschreibungsfeld des Typs, für welche Zwecke dieser bestimmt ist
• Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Unterschriftenanzahl die Verfügbarkeit der Genehmiger (Urlaub, Krankheit)