Tagesberichte
Modulübersicht
Das Tagesberichte-Modul ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Formulare zum Sammeln täglicher Daten von Mitarbeitern zu erstellen. Das System ist flexibel und anpassungsfähig an verschiedene Bedürfnisse - von Verkaufsberichten über Schichtzusammenfassungen bis hin zu Serviceinterventionsprotokollen.
Hauptvorteile des Moduls:
- Erstellung unbegrenzter Formulartypen mit benutzerdefinierten Feldern
- Bis zu 50 benutzerdefinierte Felder pro Berichtstyp (Kontrollkästchen, Zahlen, Daten, Text)
- Automatische Summen numerischer Spalten für schnellen Überblick
- Flexibles Berechtigungssystem zum Lesen und Schreiben von Berichten
- Export nach Excel und Druckoption
- E-Mail-Benachrichtigungen beim Ausfüllen eines Berichts
Das Modul ist für reguläre Benutzer gedacht, die Berichte ausfüllen, Manager, die Daten von Untergebenen überprüfen, und Administratoren, die Berichtstypen konfigurieren.
Konfiguration
Erstellung eines Übersichtstyps
Administratoren mit entsprechenden Rechten können Berichtstypen im Bereich Einstellungen → Tagesberichte erstellen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Typ hinzufügen
- Geben Sie den Namen des Übersichtstyps ein (z.B. "Verkaufsbericht", "Schichtzusammenfassung")
- Setzen Sie Aktiv auf Ja, um den Typ für Benutzer verfügbar zu machen
- Speichern Sie die Grundkonfiguration
Definition benutzerdefinierter Felder
Nach dem Erstellen eines Übersichtstyps können Sie bis zu 50 benutzerdefinierte Felder definieren. Jedes Feld hat:
- Feldname - Bezeichnung, die Benutzer sehen werden
- Feldtyp - wählen Sie einen von 7 Typen:
- Ja/Nein (Kontrollkästchen) - Kontrollkästchenfeld für Ja/Nein-Werte
- Ganzzahl - ganze Zahlen (z.B. Stückzahl)
- Dezimalzahl - Dezimalzahlen (z.B. Beträge, Gewichte)
- Datum - Datumsauswahl mit Kalender
- Text - 1 Zeile - kurzes Textfeld
- Text - mehrere Zeilen - längerer Text mit Formatierungsoptionen
- Funktion - für numerische Typen können Sie die Summe-Funktion aktivieren, die automatisch Werte in der Spalte addiert
Beispiel einer Verkaufsberichtskonfiguration:
| Feldname | Typ | Funktion |
|---|---|---|
| Anzahl Kunden | Ganzzahl | Summe |
| Umsatz in CZK | Dezimalzahl | Summe |
| Notiz | Text - mehrere Zeilen | - |
Zuweisung an Benutzer
In den Einstellungen des Übersichtstyps geben Sie an, welche Benutzer diesen Berichtstyp verwenden können. Sie können bestimmte Mitarbeiter auswählen oder den Typ für alle freigeben.
Benutzerrechte
Im Bereich Einstellungen → Tagesberichte → Zugriffsrechte legen Sie die Zugriffsstufe für jeden Benutzer fest:
| Stufe | Berechtigungen |
|---|---|
| 0 | Kein Zugriff auf Modul |
| 1 | Schreiben und Lesen nur eigener Berichte |
| 3 | Eigene schreiben und Berichte ausgewählter Benutzer lesen (definiert mit der Schaltfläche "Benutzer zum Lesen/Schreiben auswählen") |
| 5 | Eigene schreiben und alle Berichte lesen, alle Übersichtstypen sehen |
| 10 | Alles schreiben und lesen einschließlich Schreiben für andere Benutzer |
| 15 | Vollständige Kontrolle einschließlich Löschen und Wiederherstellen von Berichten |
Zusätzliche Einstellungen
- Max. Tage zurück - Begrenzung, wie weit in der Vergangenheit Benutzer Berichte ausfüllen können (z.B. 7 Tage)
- E-Mail-Benachrichtigung - Benutzer festlegen, die bei jeder Berichtsübermittlung eine E-Mail erhalten
- Erinnerungen für nicht ausgefüllte Berichte - automatische Erinnerungen für Benutzer mit nicht ausgefüllten Berichten
Grundlegende Operationen
Erfassung eines Berichts
- Öffnen Sie im Hauptmenü das Modul Tagesberichte
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht erfassen
- Wählen Sie den Übersichtstyp aus der Dropdown-Liste
- Das Feld Bearbeitet von ist mit Ihrem Namen vorausgefüllt. Manager mit höheren Rechten können einen anderen Mitarbeiter auswählen
- Wählen Sie das Datum des Berichts mit dem Kalender (Standardwert ist das heutige Datum)
- Füllen Sie alle Formularfelder entsprechend dem Übersichtstyp aus:
- Für Kontrollkästchen nach Bedarf markieren
- Für numerische Felder Werte eingeben
- Für Datumsfelder den Kalender verwenden
- Für Textfelder die notwendigen Informationen schreiben
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Nach dem Speichern erscheint der Bericht in der Tabelle und wenn E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet sind, erhalten die relevanten Benutzer eine Benachrichtigung.
Bearbeitung eines Berichts
- Finden Sie in der Berichtsliste den Bericht, den Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der rechten Spalte der Tabelle
- Bearbeiten Sie die erforderlichen Werte
- Klicken Sie auf Speichern
Sie können nur Berichte bearbeiten, für die Sie Rechte haben - entweder Ihre eigenen Berichte (Rechte 1+) oder Berichte von Untergebenen (Rechte 3+).
Anzeige von Berichten
Zur übersichtlichen Anzeige von Berichten verwenden Sie den Filter:
- Mitarbeiter - wählen Sie einen bestimmten Mitarbeiter oder "Alle" (nur mit Rechten 2+)
- Übersichtstyp - nach Berichtstyp filtern
- Datum - Jahr, Monat und optional Tag festlegen
- Markieren Sie Einschließlich ausgefüllter Felder in der Übersicht, wenn Sie alle Spalten des Formulars direkt in der Tabelle sehen möchten
- Klicken Sie auf Berichte anzeigen
Die Tabelle zeigt an:
- Berichtsdatum
- Mitarbeiter
- Übersichtstyp
- Ausgefülltes Datum
- Dynamische Spalten (wenn "Einschließlich Felder..." markiert ist)
- Aktionen (bearbeiten, anzeigen, löschen)
Erweiterte Funktionen
Feldanzeige in Tabelle
Durch Markieren der Option Einschließlich ausgefüllter Felder in der Übersicht zeigen Sie alle benutzerdefinierten Spalten direkt in der Übersichtstabelle an. Dies ist nützlich für den schnellen Vergleich von Werten zwischen Tagen oder Mitarbeitern, ohne einzelne Berichte öffnen zu müssen.
Automatische Summen
Wenn ein Feld in der Konfiguration die Summe-Funktion aktiviert hat, zeigt die Tabellenfußzeile automatisch die Gesamtsumme aller gefilterten Datensätze an. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell beispielsweise den monatlichen Gesamtumsatz oder die wöchentliche Gesamtkundenzahl zu ermitteln.
Export nach Excel
- Stellen Sie den gewünschten Filter ein
- Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Excel
- Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen
Der Export enthält alle angezeigten Spalten einschließlich der Summen in der Fußzeile.
Erfassung für andere Benutzer
Benutzer mit Rechten 10 und höher können Berichte im Namen anderer Mitarbeiter erfassen:
- Klicken Sie auf Bericht erfassen
- Wählen Sie im Feld Bearbeitet von den gewünschten Mitarbeiter aus
- Füllen Sie den Bericht aus und speichern Sie ihn
Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter keinen Systemzugang hat oder wenn ein Manager Daten in großen Mengen eingibt.
Tage-Zurück-Begrenzung
Der Administrator kann in den Moduleinstellungen die maximale Anzahl von Tagen zurück festlegen, für die ein Bericht ausgefüllt werden kann. Bei einer Einstellung von beispielsweise 7 Tagen ist es nicht möglich, einen Bericht auszufüllen, der älter als eine Woche ist. Beim Versuch, ein älteres Datum auszuwählen, lässt der Kalender die Auswahl eines solchen Datums nicht zu.
Arbeitsabläufe
Szenario 1: Verkaufsbericht in einem Geschäft
Situation: Ein Einzelhandelsgeschäft muss tägliche Einnahmen, Kundenzahl und bedeutende Ereignisse erfassen.
Konfiguration:
- Typname: "Verkaufsbericht"
- Felder: Anzahl Kunden (Ganzzahl, Summe), Barumsatz (Dezimalzahl, Summe), Kartenumsatz (Dezimalzahl, Summe), Tagesnotiz (Text - mehrere Zeilen)
- Rechte: Verkäufer haben Stufe 1 (nur eigene schreiben), Manager hat Stufe 5 (sieht alle)
Arbeitsablauf:
- Jeder Verkäufer öffnet am Ende der Schicht das Tagesberichte-Modul
- Klickt auf "Bericht erfassen" und wählt den Typ "Verkaufsbericht"
- Gibt die Anzahl der bedienten Kunden und Beträge ein
- In der Notiz werden bedeutende Ereignisse erwähnt (Beschwerden, größere Einkäufe usw.)
- Speichert den Bericht
- Der Manager überprüft jeden Morgen die Berichte, stellt den Filter auf den Vortag ein und wählt "Einschließlich Felder", um Summen anzuzeigen
Szenario 2: Schichtbericht in der Produktion
Situation: Ein Fertigungsunternehmen muss Produktion, Ausfallzeiten und Qualität für jede Schicht erfassen.
Konfiguration:
- Typname: "Schichtbericht"
- Felder: Anzahl produzierter Stücke (Ganzzahl, Summe), Ausfallzeit in Minuten (Ganzzahl, Summe), Gab es einen Stromausfall (Ja/Nein), Qualitätsnotiz (Text - mehrere Zeilen)
- Rechte: Schichtleiter haben Stufe 10 (können für Bediener schreiben), Produktionsleiter hat Stufe 15
Arbeitsablauf:
- Der Schichtleiter sammelt am Ende der Schicht Daten von einzelnen Arbeitsplätzen
- Erfasst den Bericht und wählt im Feld "Bearbeitet von" die entsprechende Schicht oder den Bediener aus
- Gibt alle Werte ein
- Der Produktionsleiter hat E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet - erhält unmittelbar nach dem Speichern eine Übersicht
- Einmal pro Woche exportiert der Manager Berichte nach Excel zur weiteren Trendanalyse
Szenario 3: Serviceinterventionsprotokolle
Situation: Servicetechniker müssen ausgeführte Arbeiten bei Kunden vor Ort erfassen.
Konfiguration:
- Typname: "Servicebericht"
- Felder: Kunde (Text - 1 Zeile), Interventionstyp (Text - 1 Zeile), Arbeitsstunden (Dezimalzahl, Summe), Interventionsdatum (Datum), Arbeitsbeschreibung (Text - mehrere Zeilen), Erfordert Folgebesuch (Ja/Nein)
- Rechte: Techniker haben Stufe 1, Disponent hat Stufe 5
Arbeitsablauf:
- Der Techniker gibt den Bericht direkt im Feld (mobiles Gerät) nach Abschluss der Intervention ein
- Gibt alle Daten über den Kunden und die ausgeführte Arbeit ein
- Der Disponent filtert Berichte nach Datum und Techniker, um die Kapazität der nächsten Woche zu planen
- Wenn "Erfordert Folgebesuch" markiert ist, plant der Disponent eine nachfolgende Intervention
Fehlerbehebung
Problem: Kann Bericht nicht speichern, Formular kehrt zurück
Mögliche Ursachen und Lösungen:
- Sie haben keinen aktiven Übersichtstyp erstellt - wenden Sie sich an den Administrator, um mindestens einen Berichtstyp in den Einstellungen zu erstellen und zu aktivieren
- Datum liegt außerhalb des zulässigen Bereichs - überprüfen Sie, ob Sie nicht ein Datum auswählen, das älter ist als die erlaubte Tage-Zurück-Begrenzung
- Sie sind dem ausgewählten Übersichtstyp nicht zugewiesen - der Administrator muss Ihren Namen zur Benutzerliste in den Typeinstellungen hinzufügen
Problem: Kann Berichte meiner Untergebenen nicht sehen
Lösung:
- Überprüfen Sie Ihre Rechtestufe - Sie benötigen mindestens Stufe 3
- Wenn Sie Stufe 3 haben, muss der Administrator für Ihr Konto bestimmte Benutzer definieren, deren Berichte Sie lesen können (Schaltfläche "Benutzer zum Lesen auswählen")
- Bei Bedarf bitten Sie den Administrator, Ihre Rechte auf Stufe 5 zu erhöhen, um alle Berichte anzuzeigen
Problem: Benutzerdefinierte Spalten werden in der Tabelle nicht angezeigt
Lösung:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Option Einschließlich ausgefüllter Felder in der Übersicht im Filter markiert haben
- Sie müssen einen bestimmten Übersichtstyp auswählen - bei Auswahl mehrerer Typen gleichzeitig werden benutzerdefinierte Felder nicht angezeigt
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte anzeigen, um den Filter anzuwenden
Problem: Summen in der Tabellenfußzeile werden nicht angezeigt
Lösung:
- Die Summe-Funktion muss in der Übersichtstyp-Konfiguration für das jeweilige Feld aktiviert sein - wenden Sie sich an den Administrator
- Summen werden nur angezeigt, wenn benutzerdefinierte Spalten sichtbar sind (Option "Einschließlich ausgefüllter Felder in der Übersicht" markiert)
- Versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren (F5), um die Daten zu aktualisieren
Problem: Kann alten Bericht nicht löschen
Lösung:
- Nur Benutzer mit Stufe 15 haben das Recht, Berichte zu löschen
- Wenn Sie einen fehlerhaften Bericht löschen müssen und nicht über ausreichende Rechte verfügen, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder Administrator
- Alternativ können Sie den Bericht bearbeiten und die falschen Daten korrigieren, anstatt zu löschen
FAQ
Kann ich mehrere Berichtstypen gleichzeitig erstellen?
Ja, die Anzahl der Berichtstypen ist unbegrenzt. Jeder Typ kann seinen eigenen Satz von Feldern und zugewiesenen Benutzern haben. Dies ermöglicht es Ihnen, beispielsweise gleichzeitig separate "Verkaufsbericht", "Schichtbericht" und "Wartungsbericht" zu haben.
Kann ein Benutzer mehrere Berichte pro Tag erfassen?
Ja, ein Benutzer kann mehrere Berichte desselben Typs oder verschiedener Typen pro Tag erfassen. Das System begrenzt die Anzahl der Datensätze nicht. Dies ist beispielsweise nützlich für Schichtberichte oder die Erfassung mehrerer Serviceinterventionen pro Tag.
Wie weit zurück in der Historie kann ich Berichte anzeigen?
Die Anzeige von Berichten ist zeitlich nicht begrenzt - Sie können Berichte für jeden Zeitraum seit der Systemimplementierung filtern. Der Export nach Excel umfasst alle gefilterten Datensätze unabhängig von ihrem Alter.
Erhält der Benutzer eine Bestätigung der Berichtsübermittlung?
Nach dem Speichern eines Berichts schließt sich das Bearbeitungsformular automatisch und der Bericht erscheint in der Tabelle. Wenn in den Moduleinstellungen E-Mail-Benachrichtigung definiert ist, erhalten ausgewählte Benutzer (typischerweise Manager) eine E-Mail mit Details des ausgefüllten Berichts. Der Berichtsautor selbst erhält keine standardmäßige E-Mail-Bestätigung.
Ist ein Massenimport von Berichten aus Excel möglich?
Das Modul unterstützt derzeit keinen Massenimport. Berichte müssen einzeln über die Weboberfläche eingegeben werden. Für Benutzer mit Rechten 10+ gibt es eine Option, für andere Benutzer zu erfassen, was die Eingabe einer größeren Anzahl von Berichten teilweise beschleunigt.
Abkürzungen und Begriffe
- Übersichtstyp - Formularvorlage mit definierten Feldern, erstellt vom Administrator
- Benutzerdefiniertes Feld - vom Benutzer definierbares Feld im Formular (Name, Typ, Funktion)
- Summe-Funktion - automatische Addition numerischer Werte in der Tabellenfußzeile
- Bearbeitet von - Benutzer, für den der Bericht erfasst wird
- Berichtsdatum - Datum, auf das sich der Bericht bezieht (kann vom Ausfülldatum abweichen)
- Einschließlich Felder - Filteroption zur Anzeige aller benutzerdefinierten Spalten in der Tabelle
- Max. Tage zurück - Begrenzung, wie alt ein Datum beim Ausfüllen eines Berichts ausgewählt werden kann
Dokumentation gültig ab 11.11.2025 für das Tagesberichte-Modul im eIntranet.net-System