Insolvenz (ISIR) – Überwachung von Insolvenzen und unzuverlässigen Umsatzsteuerzahlern

Überblick

Das Modul Insolvenz (ISIR, Insolvenzüberwachung, Prüfung unzuverlässiger Umsatzsteuerzahler) überwacht die von Ihnen ausgewählten Firmen und Personen – typischerweise Lieferanten, Abnehmer oder Kunden – und benachrichtigt Sie, wenn diese im Insolvenzregister des Justizministeriums oder in der Liste der unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler erscheinen. Das Modul Insolvenz prüft die überwachten Subjekte automatisch jeden Tag und zeigt das Ergebnis direkt auf dem Hauptbildschirm an sowie per E-Mail an ausgewählte Benutzer. Es wird vor allem von Vertriebs- und Buchhaltungsabteilungen genutzt, die das Risiko bei Geschäftspartnern noch vor Vertragsabschluss oder vor Fälligkeit einer Rechnung im Blick behalten müssen.

Wichtigste Funktionen

• Erfassung überwachter Subjekte anhand der Identifikationsnummer (IČ) oder der persönlichen Kennnummer (RČ)
• Automatische tägliche Prüfung im Insolvenzregister und in der Liste der unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler
• Sofortige Prüfung unmittelbar nach dem Hinzufügen, Bearbeiten oder Importieren eines Subjekts
• E-Mail-Benachrichtigungen bei einem neuen Eintrag in der Insolvenz oder bei Unzuverlässigkeit als Umsatzsteuerzahler
• Massenimport von Firmen und Personen aus Excel
• Automatisches Ergänzen von Firmenname und USt-IdNr. anhand der eingegebenen IČ aus dem ARES-Register

Zugriff und Einstellungen

Das Modul Insolvenz öffnen Sie über das Hauptmenü, und seine Einstellungen (Zugriffsrechte der Benutzer und allgemeine Optionen) sind von der eigentlichen Überwachung der Subjekte getrennt. Die Einstellungen des Moduls Insolvenz stehen nur dem Firmenadministrator oder einem Benutzer mit ausdrücklich zugewiesenem Recht zur Verwaltung dieses Moduls zur Verfügung, alle anderen Benutzer arbeiten nur mit der eigentlichen Liste der überwachten Subjekte.

Wie Sie zum Modul Insolvenz gelangen

Navigationspfad zum Modul Insolvenz: Hauptmenü → Insolvenz. Nach dem Öffnen sehen Sie die Überschrift „Insolvenz" mit dem Hinweis „Überwachung von Insolvenzen und unzuverlässigen Umsatzsteuerzahlern" sowie eine Übersicht der überwachten Subjekte. Wenn Sie das Recht zur Verwaltung der Moduleinstellungen besitzen, befindet sich neben der Überschrift der Link Einstellungen, der Sie direkt zur Konfiguration des Moduls Insolvenz führt.

Einstellungen des Moduls Insolvenz

Pfad zu den Einstellungen des Moduls Insolvenz: Einstellungen → Insolvenz. Die Einstellungen darf nur der Firmenadministrator öffnen oder ein Benutzer, dem der Administrator das Recht zur Verwaltung des Moduls Insolvenz ausdrücklich zugewiesen hat. Die Einstellungen sind in drei Registerkarten unterteilt: Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen und Rechteverlauf.

Registerkarte Benutzerrechte

Auf der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls Insolvenz befindet sich eine Tabelle mit der Liste aller Benutzer der Firma. Für jeden Benutzer stellen Sie per Klick auf den Schalter eine von fünf Berechtigungsstufen ein (von „Kein Zugang" bis „Subjekte zur Überwachung löschen") sowie unabhängig davon das Kontrollkästchen „Benachrichtigungen über Verfahrensänderungen senden". Die Änderung wird sofort nach dem Klick gespeichert, eine weitere Bestätigung ist nicht nötig. Auf der Registerkarte finden Sie außerdem eine Information zum aktuellen Limit der Anzahl überwachter Subjekte entsprechend der Anzahl bezahlter Benutzer.

Registerkarte Allgemeine Einstellungen

Auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen des Moduls Insolvenz wählen Sie bei der Option „Insolvenzen finden:" eine von zwei Möglichkeiten: „Nur laufende" (überwacht nur aktuell eröffnete Insolvenzverfahren, das Standardverhalten) oder „Alle" (überwacht auch abgeschlossene, historische Verfahren). Die Auswahl wird sofort nach der Wahl gespeichert. Die Registerkarte Rechteverlauf zeigt anschließend eine Übersicht der Änderungen der Zugriffsrechte zum Modul Insolvenz im Zeitverlauf.

Berechtigungen und Zugriffsrechte zum Modul Insolvenz

Die Berechtigung zum Modul Insolvenz wird für jeden Benutzer einzeln eingestellt, und die einzelnen Stufen bauen aufeinander auf – eine höhere Stufe schließt immer alle niedrigeren mit ein.

Unabhängig von diesen Stufen lässt sich für jeden Benutzer in den Einstellungen des Moduls Insolvenz das eigenständige Kontrollkästchen „Benachrichtigungen über Verfahrensänderungen senden" ein- oder ausschalten.

Benutzeroberfläche

Der Hauptbildschirm des Moduls Insolvenz zeigt Informationshinweise, eine filterbare Tabelle der überwachten Subjekte und – bei ausreichender Berechtigung – auch eine Karte für den Massenimport. Das Layout des Bildschirms und die verfügbaren Filter beschreiben die folgenden zwei Unterabschnitte.

Hauptbildschirm des Moduls Insolvenz

Unter der Überschrift „Insolvenz" befinden sich zwei Informationshinweise: Der erste erklärt, dass die Prüfung automatisch jeden Tag erfolgt und dass beim Auffinden eines Eintrags im Insolvenzregister oder unter den unzuverlässigen Umsatzsteuerzahlern eine Warnung auf dem Bildschirm angezeigt wird und die namentlich genannten Benutzer per E-Mail informiert werden (die Liste wird in den Moduleinstellungen geändert). Der zweite Hinweis nennt das aktuelle Limit der Anzahl überwachter Subjekte entsprechend der Anzahl bezahlter Benutzer. Unter den Hinweisen befindet sich eine Karte mit der Liste der überwachten Subjekte mit den Spalten Name/Bezeichnung, IČ, USt-IdNr., RČ, Letzte Prüfung, Beziehung, In Insolvenz und Unzuverlässiger Umsatzsteuerzahler, sowie einer Spalte mit den Zeilenaktionen. Bei jeder Zeile befinden sich je nach Berechtigung die Stiftsymbole zum Bearbeiten und das Abzeichen zum Löschen des Eintrags. Die Tabelle unterstützt Sortieren, Suchen, Seitenblättern sowie den Export der Liste nach Excel oder den Druck über die Standardbedienelemente über und unter der Tabelle.

Filter und Suche im Modul Insolvenz

• Statusfilter: Umschaltflächen „Alle", „In Insolvenz" (mit der Anzahl der Subjekte, die sich aktuell in Insolvenz befinden) und „Unzuverlässiger Umsatzsteuerzahler" (mit der Anzahl der Subjekte auf der Liste der unzuverlässigen Zahler) über der Tabelle der überwachten Subjekte. Der gewählte Filter bleibt auch beim nächsten Öffnen des Moduls Insolvenz eingestellt.
• Textsuche: Das Feld über der Tabelle durchsucht die Spalten der Liste der überwachten Subjekte, zum Beispiel nach Name, IČ oder USt-IdNr.

Grundlegende Vorgänge

Im Modul Insolvenz fügen Sie einzelne überwachte Subjekte über denselben Formulardialog hinzu, bearbeiten und löschen sie. Die Verfügbarkeit der einzelnen Aktionen richtet sich nach der Berechtigung des jeweiligen Benutzers – ohne das entsprechende Recht wird die Schaltfläche oder das Symbol in der Tabelle überhaupt nicht angezeigt.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines überwachten Subjekts im Modul Insolvenz

1. Klicken Sie im Modul Insolvenz auf die Schaltfläche Subjekt hinzufügen über der Tabelle.
2. Füllen Sie im Fenster „Erfassung eines neuen Subjekts" Folgendes aus:
   • Name/Bezeichnung: Pflichtfeld, Firmenname oder Name der natürlichen Person.
   • Beziehung (Lieferant, Kunde …): optional, wählen Sie aus zuvor verwendeten Werten oder geben Sie einen eigenen Wert ein.
   • Persönliche Kennnummer und/oder IČ: mindestens eines der beiden Felder muss ausgefüllt sein. Beim Feld IČ können Sie die Schaltfläche zum Abrufen der Daten aus dem Register ARES verwenden, die anhand der eingegebenen IČ automatisch Name und USt-IdNr. ergänzt.
   • USt-IdNr.: optional, füllen Sie sie aus, wenn Sie das Subjekt auch als möglichen unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler überwachen möchten.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Nach erfolgreichem Speichern erfolgt im Modul Insolvenz sofort die erste Prüfung des neuen Subjekts im Insolvenzregister, Sie müssen nicht bis zum nächsten Tag warten. Wenn Sie weder IČ noch RČ ausfüllen, einen ungültigen Wert eingeben oder ein Subjekt mit derselben IČ oder RČ bereits in der Liste vorhanden ist, wird der Eintrag nicht gespeichert und es erscheint eine Fehlermeldung.

Vorgehensweise: Bearbeiten eines überwachten Subjekts im Modul Insolvenz

1. Klicken Sie im Modul Insolvenz auf das Stiftsymbol Bearbeiten in der entsprechenden Zeile (nur bei ausreichender Berechtigung sichtbar).
2. Es öffnet sich dasselbe Formular wie beim Hinzufügen, nur bereits mit den aktuellen Daten vorausgefüllt, mit dem Titel „Bearbeitung des Subjekts".
3. Ändern Sie die Daten und klicken Sie auf Speichern. Im Unterschied zum Hinzufügen wird beim Bearbeiten keine Duplikatsprüfung der IČ oder RČ gegenüber anderen Subjekten durchgeführt.

Nach dem Speichern der Bearbeitung erfolgt im Modul Insolvenz erneut eine sofortige Prüfung des Subjekts im Insolvenzregister und in der Liste der unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler.

Entfernen eines überwachten Subjekts aus dem Modul Insolvenz

1. Klicken Sie im Modul Insolvenz auf das Symbol Datensatz löschen in der entsprechenden Zeile (nur bei höherer Berechtigung sichtbar).
2. Bestätigen Sie die Frage „Löschen? / Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?" mit der Schaltfläche Ja, oder brechen Sie mit der Schaltfläche Nein ab.
3. Der Eintrag wird nach der Bestätigung dauerhaft aus der Liste der überwachten Subjekte entfernt.

Hinweis: Das Löschen eines überwachten Subjekts im Modul Insolvenz ist unwiderruflich, ein gelöschter Eintrag kann nicht wiederhergestellt werden.

Erweiterte Funktionen

Das Modul Insolvenz ermöglicht es Benutzern mit ausreichender Berechtigung, mehrere Subjekte auf einmal per Massenimport aus Excel hinzuzufügen, anstatt sie einzeln einzugeben. Der Import eignet sich besonders bei der Ersteinrichtung des Moduls, wenn auf einmal die gesamte Liste bestehender Lieferanten oder Kunden erfasst werden muss.

Vorgehensweise: Import von Firmen und Personen aus Excel im Modul Insolvenz

Die Karte „Import von Firmen/Personen aus Excel" wird unter der Tabelle der überwachten Subjekte nur Benutzern mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Subjekten angezeigt.

1. Laden Sie im Modul Insolvenz über den Link in der Karte die Beispiel-Excel-Datei herunter.
2. Füllen Sie die Zeilen gemäß Vorlage aus (Name, IČ, USt-IdNr., Beziehung, persönliche Kennnummer) und speichern Sie die Datei im Format XLSX (Excel 2007 und höher).
3. Wählen Sie im Feld „Importdatei:" die Datei aus und klicken Sie auf Importieren.

Auf einmal werden höchstens 100 Firmen oder Personen aus den ersten Zeilen der Datei importiert – Zeilen über diesem Limit werden im jeweiligen Durchlauf nicht verarbeitet, die Schaltfläche kann anschließend zur Fortsetzung erneut gestartet werden. Zeilen, bei denen ein Subjekt mit derselben IČ oder RČ bereits in der Liste vorhanden ist, werden übersprungen, ebenso wie Zeilen ohne gültige IČ und ohne gültige RČ. Bei jedem neu angelegten Subjekt erfolgt nach dem Import sofort eine Prüfung im Insolvenzregister und in der Liste der unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler. Der Import berücksichtigt dasselbe Gesamtlimit der Anzahl überwachter Subjekte wie das einzelne Hinzufügen. Wenn die Datei nicht hochgeladen oder gelesen werden kann, erscheint die Meldung „Die Datei für den Import konnte nicht gelesen werden."

Zustände der überwachten Subjekte und automatische Prüfungen

Das Modul Insolvenz bewertet bei jedem überwachten Subjekt selbstständig zwei unabhängige Zustände – das Vorliegen einer Insolvenz und die Unzuverlässigkeit als Umsatzsteuerzahler – auf Grundlage regelmäßiger automatischer Prüfungen. Der Benutzer stellt diese Zustände in keiner Weise manuell ein, sondern verfolgt nur das Ergebnis in der Tabelle der überwachten Subjekte.

Zustand „In Insolvenz" und „Unzuverlässiger Umsatzsteuerzahler"

Wie die automatische Prüfung im Modul Insolvenz abläuft

Das Modul Insolvenz prüft einmal täglich automatisch alle überwachten Subjekte, bei denen seit der letzten Prüfung mehr als 24 Stunden vergangen sind – es überprüft deren Vorkommen im Insolvenzregister anhand der IČ oder der persönlichen Kennnummer und, falls die USt-IdNr. ausgefüllt ist, auch in der Liste der unzuverlässigen Umsatzsteuerzahler. Über die tägliche Prüfung hinaus erfolgt eine sofortige Prüfung auch unmittelbar nach dem Hinzufügen eines neuen Subjekts, nach dessen Bearbeitung und nach jedem erfolgreichen Import aus Excel. Beim Auffinden eines neuen Eintrags im Insolvenzregister oder bei einer Zustandsänderung eines bereits erfassten Verfahrens sendet das Modul eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung, und zwar nur einmal pro Ereignis. Bei der Feststellung der Unzuverlässigkeit als Umsatzsteuerzahler wird die Benachrichtigung bei jeder weiteren Prüfung erneut gesendet, solange der Zustand der Unzuverlässigkeit andauert. Während der Prüfung ergänzt das Modul Insolvenz automatisch den fehlenden Schrägstrich in der persönlichen Kennnummer des Subjekts zur Standardform.

Integration mit anderen Modulen

Das Modul Insolvenz hat keine Verbindung zu anderen Modulen von eIntranet. Die einzige Verbindung außerhalb des Moduls besteht zum öffentlichen landesweiten Register ARES – die Schaltfläche beim Feld IČ im Dialog zum Hinzufügen oder Bearbeiten eines Subjekts ruft daraus den Firmennamen und die USt-IdNr. anhand der eingegebenen IČ ab. Es handelt sich nicht um eine Verbindung zu einem anderen eIntranet-Modul, sondern um das Nachschlagen von Daten im öffentlichen Firmenregister.

Problembehandlung

Die folgenden Meldungen und Antworten helfen bei der Lösung der häufigsten Situationen bei der Arbeit mit dem Modul Insolvenz, sei es ein Fehler beim Speichern eines Subjekts, ein fehlgeschlagener Import oder eine Frage zum Limit der überwachten Subjekte. Wenn Sie sich der Ursache nicht sicher sind, prüfen Sie zunächst den genauen Wortlaut der Meldung in der folgenden Tabelle.

Fehlermeldungen beim Speichern und Importieren im Modul Insolvenz

Häufig gestellte Fragen zum Modul Insolvenz

Frage: Warum kann ich im Modul Insolvenz kein weiteres überwachtes Subjekt hinzufügen, obwohl ich die entsprechende Berechtigung habe?

Lösung: Die Anzahl der überwachbaren Subjekte ist auf 50 Subjekte pro bezahltem Benutzer der Firma begrenzt. Nach Erreichen dieses Limits ist die Schaltfläche Subjekt hinzufügen inaktiv, bis sich die Anzahl der überwachten Subjekte verringert oder die Anzahl der bezahlten Benutzer erhöht.

Frage: Ich habe bei einem Subjekt die USt-IdNr. eingegeben, aber nach dem Speichern steht sie nicht im Eintrag. Was ist passiert?

Lösung: Die USt-IdNr. hat vermutlich die Formatprüfung nicht bestanden. Das Modul Insolvenz speichert die USt-IdNr. in diesem Fall stillschweigend nicht, ohne eine Fehlermeldung anzuzeigen – prüfen Sie das Format der USt-IdNr. und geben Sie sie bei der Bearbeitung des Subjekts erneut ein.

Frage: Wie stelle ich ein versehentlich gelöschtes Subjekt im Modul Insolvenz wieder her?

Lösung: Das Löschen eines Subjekts ist unwiderruflich, der Eintrag wird dauerhaft ohne Wiederherstellungsmöglichkeit aus der Liste entfernt. Das Subjekt muss über die Schaltfläche Subjekt hinzufügen erneut hinzugefügt werden.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Modul Insolvenz

• Tipp: Verwenden Sie bei der Eingabe einer Firma im Dialog die Schaltfläche beim Feld IČ zum Abrufen der Daten aus ARES – so ersparen Sie sich das Abtippen von Firmenname und USt-IdNr.
• Tipp: Die Filterschaltflächen „In Insolvenz" und „Unzuverlässiger Umsatzsteuerzahler" über der Tabelle zeigen direkt die Anzahl der Risikosubjekte an, sodass Sie diese auf einen Blick erkennen, ohne die gesamte Liste durchgehen zu müssen.
• Tipp: Wenn Sie mehrere Partner gleichzeitig überwachen möchten, verwenden Sie den Massenimport aus Excel anstelle der manuellen Eingabe einzelner Subjekte.
• Hinweis: Füllen Sie die USt-IdNr. bei Firmen aus, die Sie auch als mögliche unzuverlässige Umsatzsteuerzahler überwachen möchten – ohne USt-IdNr. führt das Modul Insolvenz diese Prüfung nicht durch.