Schichtplanung

Modulübersicht

Zweck

Das Modul Schichtplanung dient der effizienten Planung von Personal- und technischen Ressourcen für die Besetzung von Aufträgen und Schichten. Es ermöglicht Benutzern, ihre zeitliche Verfügbarkeit zu definieren, Administratoren, Schichten mit erforderlichen Positionen zu erstellen, und anschließend spezifische Mitarbeiter und technische Ressourcen basierend auf deren Verfügbarkeit einzelnen Schichten zuzuweisen.

Hauptfunktionen

• Eingabe der zeitlichen Verfügbarkeit von Mitarbeitern (wann sie arbeiten können/nicht können)
• Definition eigener technischer Ressourcen (Autos, Schulungsräume, Projektor, Laptop usw.)
• Festlegung der zeitlichen Disposition eigener Ressourcen
• Erstellung von Schichten mit Definition der erforderlichen Positionen und Personenanzahl
• Automatische Suche nach verfügbaren Ressourcen basierend auf zeitlicher Verfügbarkeit
• Zuweisung spezifischer Personen und eigener Ressourcen zu Schichten
• Automatischer Versand von Zuweisungsinformationen per E-Mail oder SMS
• Vorbereitung von Schichten vor deren Veröffentlichung (optionaler Bereich)
• Anzeige eigener zugewiesener Schichten
• Export von Schichten nach Excel
• Änderungs- und Notizhistorie

Zielgruppe

Das Modul ist für Organisationen konzipiert, die Mitarbeiterschichten und technische Ressourcen planen müssen. Es wird besonders nützlich sein für:

• Reguläre Mitarbeiter: Geben ihre zeitliche Verfügbarkeit ein und sehen ihre Schichten
• Fuhrpark-/Gerätemanager: Legen die Verfügbarkeit von Autos, Schulungsräumen und anderen Ressourcen fest
• Schichtplaner: Erstellen Schichten und weisen Mitarbeiter und Ressourcen zu
• Abteilungsleiter: Überwachen die Schichtbesetzung und Ressourcenverfügbarkeit
• Moduladministratoren: Verwalten Moduleinstellungen, definieren eigene Ressourcen und haben Zugriff auf alle Funktionen

Einstellungen und Konfiguration

Moduleinstellungen

Pfad: Einstellungen → Schichtplanung

In den Moduleinstellungen können Sie folgende Funktionen konfigurieren:

Definition eigener Ressourcen

Eigene Ressourcen sind technische oder materielle Ressourcen, die Sie Schichten zuweisen müssen. In den Einstellungen können Sie definieren:

• Art: Ressourcenkategorie (z.B. "Auto", "Schulungsraum", "Ausrüstung")
• Name: Spezifischer Ressourcenname (z.B. "Skoda Octavia 4T5 1234", "Schulungsraum 201", "Epson Projektor")
• Standardverfügbarkeit: Standardmäßige Ressourcenverfügbarkeit
  • Nie: Ressource ist standardmäßig nicht verfügbar
  • Immer: Ressource ist standardmäßig den ganzen Tag verfügbar
  • Nur an Arbeitstagen: Ressource ist nur an Arbeitstagen verfügbar
  • Nur an arbeitsfreien Tagen: Ressource ist nur an Wochenenden und Feiertagen verfügbar

Hinweis: Die Standardverfügbarkeit dient als Anfangseinstellung, die automatisch beim Festlegen der zeitlichen Disposition der Ressource vorausgefüllt wird. Sie können diese Einstellung für jeden Tag individuell ändern.

Ressourcenzuweisung zu mehreren Schichten innerhalb eines Tages erlauben

Diese Einstellung ermöglicht die Zuweisung einer Ressource (Mitarbeiter oder eigene Ressource) zu mehreren Schichten während eines Tages, solange sie sich zeitlich nicht überschneiden. Standardmäßig ist jede Ressource nur für eine Schicht pro Tag verfügbar.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter zeitliche Verfügbarkeit von 8:00 bis 20:00 hat und zwei Schichten existieren (8:00-12:00 und 14:00-18:00), kann er bei Aktivierung dieser Funktion beiden Schichten zugewiesen werden.

Bereich "Schichten - In Vorbereitung" aktivieren

Die Aktivierung dieses Bereichs bietet einen separaten Raum zur Vorbereitung von Schichten vor der Veröffentlichung. Schichten in Vorbereitung sind nur für Benutzer mit entsprechenden Rechten sichtbar, und reguläre Mitarbeiter sehen sie nicht in der Übersicht. Nach Abschluss der Vorbereitung markieren Sie die Schicht als "Geplant", um sie in reguläre Schichten zu verschieben.

Benutzerrechte

Das Modul bietet fünf Stufen von Benutzerrechten, die bestimmen, welche Funktionen ein Benutzer nutzen kann:

Kein Zugriff

Benutzer hat keinen Zugriff auf das Schichtplanungsmodul und sieht es nicht im Menü.

Eigene zeitliche Verfügbarkeit eingeben und eigene Schichten sehen

Grundstufe für reguläre Mitarbeiter. Benutzer kann:

• Seine zeitliche Verfügbarkeit für einzelne Tage ausfüllen (Bereich Meine zeitliche Verfügbarkeit)
• Schichten einsehen, denen er zugewiesen wurde (Bereich Meine Schichten)
• Notizen zu seiner zeitlichen Verfügbarkeit hinzufügen
• Änderungshistorie seiner zeitlichen Verfügbarkeit anzeigen

Empfohlene Verwendung: Reguläre Mitarbeiter, die in Schichten arbeiten

Eigene zeitliche Verfügbarkeit eingeben, eigene Schichten sehen und Disposition eigener Ressourcen festlegen

Erweiterte Stufe für Manager technischer Ressourcen. Benutzer hat alles aus der vorherigen Stufe plus:

• Zeitliche Disposition eigener Ressourcen festlegen (Bereich Ressourcen - Eigen)
• Verfügbarkeit von Autos, Schulungsräumen, Ausrüstung und anderen Ressourcen verwalten

Empfohlene Verwendung: Fuhrparkmanager, Schulungsraumadministratoren, IT-Techniker, die technische Ausrüstung verwalten

Alles sehen und Ressourcen zu Schichten zuweisen

Planungsstufe. Benutzer hat alles aus vorherigen Stufen plus:

• Zeitliche Verfügbarkeit aller Benutzer einsehen (Bereich Ressourcen - Personen)
• Alle Schichten einsehen (Bereich Schichten)
• Spezifische Personen und eigene Ressourcen zu bestehenden Schichten zuweisen
• Schichten als "Geplant" markieren
• Zuweisungsinformationen per E-Mail oder SMS senden
• Schichten nach Excel exportieren
• Notizen bei Schichten bearbeiten

Empfohlene Verwendung: Abteilungsleiter, Schichtplaner

Alles sehen, Ressourcen zu Schichten zuweisen und Schichten erstellen und löschen

Volle Moduladministratorstufe. Benutzer hat alles aus vorherigen Stufen plus:

• Neue Schichten erstellen
• Bestehende Schichten bearbeiten (Datum, Uhrzeit, Name, Kostenstelle, Notiz)
• Schichten löschen
• Erforderliche Positionen (Personalressourcen) bei Schichten hinzufügen und entfernen
• Erforderliche eigene Ressourcen bei Schichten hinzufügen und entfernen
• Zugriff auf den Bereich Schichten - In Vorbereitung (falls aktiviert)
• Zeitliche Verfügbarkeit anderer Benutzer bearbeiten (Bereich Ressourcen - Personen)

Empfohlene Verwendung: Moduladministratoren, Personalabteilung, Unternehmensleitung

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Schichtplanungsmoduls wird das Hauptpanel mit Registerkarten für die einzelnen Modulbereiche angezeigt. Die angezeigten Bereiche hängen von Ihren Benutzerrechten ab.

Übersicht der Modulbereiche

Ressourcen - Eigen

Sichtbar für Benutzer mit Rechten: Eigene zeitliche Verfügbarkeit eingeben, eigene Schichten sehen und Disposition eigener Ressourcen festlegen und höher

In diesem Bereich legen Sie die zeitliche Disposition eigener technischer Ressourcen fest (Autos, Schulungsräume, Ausrüstung). Sie bestimmen, wann eine bestimmte Ressource für die Zuweisung zu Schichten verfügbar ist.

Ressourcen - Personen

Sichtbar für Benutzer mit Rechten: Alles sehen und Ressourcen zu Schichten zuweisen und höher

Zeigt die zeitliche Verfügbarkeit aller Benutzer im System an. Ermöglicht Administratoren die Anzeige und Bearbeitung der Mitarbeiterverfügbarkeit für die Schichtplanung.

Meine zeitliche Verfügbarkeit

Sichtbar für alle Benutzer mit Zugriff auf das Modul

Hier geben Sie Ihre zeitliche Verfügbarkeit ein - wann Sie arbeiten können/nicht können. Basierend auf diesen Informationen wird Sie das System für die Zuweisung zu Schichten anbieten.

Schichten - In Vorbereitung

Sichtbar für Benutzer mit Rechten: Alles sehen, Ressourcen zu Schichten zuweisen und Schichten erstellen und löschen (falls der Bereich in den Einstellungen aktiviert ist)

Raum zur Vorbereitung von Schichten vor der Veröffentlichung. Sie können Schichten hier vollständig vorbereiten und erst nach Abschluss durch Markierung als "Geplant" in reguläre Schichten verschieben.

Schichten

Sichtbar für Benutzer mit Rechten: Alles sehen und Ressourcen zu Schichten zuweisen und höher

Übersicht aller geplanten und veröffentlichten Schichten. Hier können Sie Schichten anzeigen, filtern und verwalten.

Meine Schichten

Sichtbar für alle Benutzer mit Zugriff auf das Modul

Zeigt nur Schichten an, denen Sie persönlich zugewiesen sind. Ermöglicht schnelle Übersicht, wann und für welche Schichten Sie eingeplant sind.

Navigation

Wechseln Sie zwischen Bereichen durch Klicken auf die entsprechende Registerkarte im oberen Panel. Der aktive Bereich ist grün hervorgehoben.

Schaltflächen und Aktionen

Schaltfläche Hinzufügen

Befindet sich in den Bereichen Schichten und Schichten - In Vorbereitung. Öffnet das Formular zum Erstellen einer neuen Schicht. Nur für Benutzer mit vollen Moduladministratorrechten verfügbar.

Schaltfläche Geplant

Wird im Detail einer Schicht angezeigt, die sich im Status "in Vorbereitung" befindet. Durch Klicken wird die Schicht vom Bereich Schichten - In Vorbereitung in den Bereich Schichten verschoben und damit für alle berechtigten Benutzer zugänglich gemacht.

Schaltfläche Ressourcen auswählen

Befindet sich in den Schichtdetails bei einzelnen erforderlichen Positionen und eigenen Ressourcen. Öffnet einen Dialog mit Auswahl verfügbarer Personen oder Ressourcen für die jeweilige Position.

Schaltfläche Info an Benutzer senden

Ermöglicht das Senden von E-Mails oder SMS an alle Benutzer, die einer bestimmten Schicht zugewiesen sind. Befindet sich in den Schichtdetails.

Schaltfläche Nach Excel exportieren

Exportiert die Schichtübersicht in eine Excel-Datei. Befindet sich in den Bereichen Schichten und Schichten - In Vorbereitung.

Schaltfläche Erforderliche Ressourcen hinzufügen

In den Schichtdetails ermöglicht sie das Hinzufügen einer neuen erforderlichen Position (Personalressource) oder eigenen Ressource.

Grundoperationen

Für reguläre Benutzer

Eingabe der zeitlichen Verfügbarkeit

Die zeitliche Verfügbarkeit bestimmt, wann Sie arbeiten können. Basierend darauf wird Sie das System für die Zuweisung zu Schichten anbieten.

1. Öffnen Sie das Modul Schichtplanung
2. Klicken Sie auf den Bereich Meine zeitliche Verfügbarkeit
3. Wählen Sie den Monat und das Jahr, für die Sie die Verfügbarkeit eingeben möchten
4. Optional: Für schnelleres Ausfüllen können Sie die Von-Bis-Zeit vorausfüllen:
   • Im Feld "Verfügbar von-bis" vorausfüllen als wählen Sie Start- und Endzeit (z.B. 8 - 16)
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche Setzen
   • Dadurch werden alle "Von-Bis"-Felder mit der gewählten Zeit vorausgefüllt
5. Für jeden Tag des Monats wählen Sie eine der Optionen:
   • Kann nicht: Sie können an diesem Tag nicht arbeiten
   • Verfügbar ganztägig: Sie können jederzeit während des ganzen Tages arbeiten (0-24 Uhr)
   • Verfügbar von-bis: Sie können nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums arbeiten
     • Aktivieren Sie die Option Verfügbar von-bis
     • Im ersten Dropdown wählen Sie den Beginn der Verfügbarkeit (Stunde von)
     • Im zweiten Dropdown wählen Sie das Ende der Verfügbarkeit (Stunde bis)
6. Optional: Im Feld Notiz können Sie den Grund für Nichtverfügbarkeit oder andere wichtige Informationen eintragen
7. Änderungen werden nach dem Ausfüllen automatisch gespeichert

Hinweise:

• Grüne Spalte zeigt die Option "Verfügbar ganztägig" an
• Rote Spalte zeigt die Option "Kann nicht" an
• Blaue Spalte zeigt die Option "Verfügbar von-bis" an
• Freie Tage und Wochenenden sind in der Tabelle mit hellerer Farbe hervorgehoben
• Wenn Sie bereits einer Schicht an einem bestimmten Tag zugewiesen sind, werden Schichtinformationen anstelle der Auswahloption angezeigt

Anzeigen vorgenommener Änderungen

Am unteren Rand des Bereichs Meine zeitliche Verfügbarkeit befindet sich eine Tabelle Vorgenommene Änderungen, die die Historie aller Änderungen Ihrer zeitlichen Verfügbarkeit für den ausgewählten Monat anzeigt. Für jede Änderung sehen Sie:

• Datum und Uhrzeit der Änderung
• Wer die Änderung vorgenommen hat
• Beschreibung der Änderung (z.B. "Verfügbarkeit von 8 bis 16 für 15. Januar 2025 festgelegt")

Meine Schichten anzeigen

Um Schichten anzuzeigen, denen Sie zugewiesen sind:

1. Öffnen Sie das Modul Schichtplanung
2. Klicken Sie auf den Bereich Meine Schichten
3. Eine Tabelle mit Ihren Schichten wird angezeigt
4. Sie können Schichten nach Status filtern:
   • Alle: Zeigt alle Schichten (vergangene und zukünftige)
   • Vergangene: Zeigt nur Schichten, die bereits stattgefunden haben
   • Geplante: Zeigt nur zukünftige Schichten
5. Für jede Schicht sehen Sie:
   • Schichtdatum
   • Schichtname
   • Zeit von - bis
   • Zugewiesene Ressourcen - Personen (andere Mitarbeiter in der Schicht)
   • Zugewiesene Ressourcen - Eigen (Autos, Ausrüstung usw.)

Für Manager eigener Ressourcen

Disposition eigener Ressourcen festlegen

Wenn Sie das Recht haben, eigene Ressourcen zu verwalten (Autos, Schulungsräume, Ausrüstung), können Sie deren Verfügbarkeit festlegen:

1. Öffnen Sie das Modul Schichtplanung
2. Klicken Sie auf den Bereich Ressourcen - Eigen
3. Im Feld Ressource wählen Sie die Ressource, deren Verfügbarkeit Sie festlegen möchten (z.B. "Auto - Skoda Octavia")
4. Wählen Sie Jahr und Monat
5. Das System zeigt eine Tabelle mit allen Tagen des Monats an
6. Für jeden Tag legen Sie die Ressourcenverfügbarkeit fest:
   • Nicht verfügbar: Ressource kann an diesem Tag nicht verwendet werden
   • Verfügbar ganztägig: Ressource ist jederzeit während des Tages verfügbar
   • Verfügbar von-bis: Ressource ist nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums verfügbar
     • Aktivieren Sie die Option Verfügbar von-bis
     • Im ersten Dropdown wählen Sie den Beginn der Verfügbarkeit (Stunde)
     • Im zweiten Dropdown wählen Sie das Ende der Verfügbarkeit (Stunde)
7. Änderungen werden automatisch gespeichert

Hinweis: Das System füllt die Verfügbarkeit automatisch basierend auf der Standardeinstellung der Ressource vor, die in Einstellungen → Schichtplanung definiert ist. Sie können sie für einzelne Tage nach Bedarf anpassen.

Für Schichtplaner

Erstellung einer Schicht

Vollständiges Verfahren zum Erstellen und Planen einer Schicht:

Schritt 1: Schicht erstellen

1. Öffnen Sie das Modul Schichtplanung
2. Gehen Sie zum Bereich:
   • Schichten - In Vorbereitung (falls der Bereich aktiviert ist und Sie die Schicht zuerst vorbereiten möchten)
   • oder Schichten (zur direkten Erstellung einer veröffentlichten Schicht)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
4. Füllen Sie die grundlegenden Schichtdetails aus:
   • Name: Schichtname (z.B. "Schulung", "Nachmittagsschicht", "Lager") - Pflichtfeld
   • Datum: Tag der Schicht - Pflichtfeld
   • Kostenstelle: Sie können eine bestehende Kostenstelle auswählen oder eine neue eingeben
   • Von: Schichtbeginn (Stunde:Minute) - Pflichtfeld
   • Bis: Schichtende (Stunde:Minute) - Pflichtfeld
   • Notiz: Beliebige zusätzliche Informationen zur Schicht
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
6. Die Schicht wird erstellt und ihre Details werden geöffnet

Schritt 2: Erforderliche Positionen hinzufügen (Personalressourcen)

1. In den Schichtdetails im Bereich Ressourcen - Personen klicken Sie auf die Schaltfläche Erforderliche Ressourcen hinzufügen
2. Im Dialog füllen Sie aus:
   • Position: Wählen Sie die erforderliche Position aus der Liste (z.B. "Manager", "IT-Techniker", "Trainer")
   • Anzahl: Geben Sie ein, wie viele Personen mit dieser Position Sie benötigen (z.B. 2)
3. Klicken Sie auf Speichern
4. Die Position wird zur Liste der erforderlichen Ressourcen hinzugefügt
5. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Positionen

Beispiel: Für eine Schulung können Sie "Trainer" (Anzahl: 2) und "IT-Techniker" (Anzahl: 1) hinzufügen

Schritt 3: Erforderliche eigene Ressourcen hinzufügen

1. In den Schichtdetails im Bereich Ressourcen - Eigen klicken Sie auf die Schaltfläche Erforderliche Ressourcen hinzufügen
2. Im Dialog füllen Sie aus:
   • Art: Wählen Sie die Ressourcenart (z.B. "Auto", "Schulungsraum", "Projektor")
   • Anzahl: Geben Sie ein, wie viele Einheiten dieser Art Sie benötigen
3. Klicken Sie auf Speichern
4. Die eigene Ressource wird zur Liste der erforderlichen Ressourcen hinzugefügt
5. Wiederholen Sie dies für alle benötigten eigenen Ressourcen

Beispiel: Für eine Schulung können Sie "Schulungsraum" (Anzahl: 1) und "Projektor" (Anzahl: 1) hinzufügen

Schritt 4: Auswahl spezifischer Personen für Positionen

1. In den Schichtdetails im Bereich Ressourcen - Personen klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen auswählen für eine bestimmte Position
2. Ein Dialog mit einer Übersicht verfügbarer Benutzer wird angezeigt:
   • Das System bietet automatisch nur Benutzer mit der entsprechenden Position an
   • Zeigt nur Benutzer an, die zeitliche Verfügbarkeit für den gegebenen Tag und die Uhrzeit haben
   • Bereits zugewiesene Benutzer werden nicht angezeigt (es sei denn, mehrere Schichten pro Tag sind erlaubt)
3. Markieren Sie die Benutzer, die Sie der Schicht zuweisen möchten
4. Klicken Sie auf Zuweisen
5. Ausgewählte Benutzer erscheinen im Abschnitt "Besetzt"
6. Wiederholen Sie dies für alle Positionen, bis alle besetzt sind

Hinweis: Wenn das System keine verfügbaren Benutzer anbietet, bedeutet dies, dass niemand mit der gegebenen Position zeitliche Verfügbarkeit für diese Zeit hat oder alle bereits einer anderen Schicht zugewiesen sind.

Schritt 5: Auswahl spezifischer eigener Ressourcen

1. In den Schichtdetails im Bereich Ressourcen - Eigen klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen auswählen für eine bestimmte Art
2. Ein Dialog mit einer Übersicht verfügbarer Ressourcen dieser Art wird angezeigt
3. Das System bietet nur Ressourcen an, die:
   • Als verfügbar für den gegebenen Tag und die Uhrzeit festgelegt sind
   • Nicht bereits einer anderen Schicht zugewiesen sind (es sei denn, mehrere Schichten pro Tag sind erlaubt)
4. Markieren Sie die Ressourcen, die Sie zuweisen möchten
5. Klicken Sie auf Zuweisen
6. Ausgewählte Ressourcen erscheinen im Abschnitt "Besetzt"

Schritt 6: Abschluss und Veröffentlichung der Schicht

1. Überprüfen Sie, dass alle erforderlichen Positionen und Ressourcen besetzt sind:
   • Für jede Position sehen Sie das Verhältnis "benötigt/besetzt" (z.B. 2/2)
   • Grünes Häkchen zeigt ausreichende Besetzung an
   • Rotes X zeigt unzureichende Besetzung an
2. Wenn sich die Schicht in Vorbereitung befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche Geplant:
   • Das System fragt nach Bestätigung
   • Nach Bestätigung wird die Schicht in den Bereich Schichten verschoben
3. Optional: Senden Sie Informationen an zugewiesene Benutzer (siehe unten)

Schicht bearbeiten

Um eine bestehende Schicht zu bearbeiten:

1. Im Bereich Schichten oder Schichten - In Vorbereitung klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol für die entsprechende Schicht
2. Oder öffnen Sie die Schichtdetails und klicken Sie auf das Stiftsymbol für einzelne Felder
3. Sie können bearbeiten:
   • Datum, Name, Kostenstelle
   • Zeit von - bis
   • Notiz
   • Erforderliche Positionen und deren Anzahl
   • Erforderliche eigene Ressourcen und deren Anzahl
   • Zugewiesene Personen und Ressourcen
4. Änderungen werden automatisch oder nach Klick auf Speichern gespeichert

Warnung: Wenn Sie die Schichtzeit ändern, überprüfen Sie, ob zugewiesene Personen und Ressourcen zur neuen Zeit noch verfügbar sind.

Schicht löschen

1. Im Bereich Schichten oder Schichten - In Vorbereitung klicken Sie auf das Papierkorbsymbol für die entsprechende Schicht
2. Das System fragt nach Löschbestätigung
3. Klicken Sie auf Ja zur Bestätigung
4. Die Schicht wird gelöscht und zugewiesene Benutzer sehen sie nicht mehr

Warnung: Das Löschen einer Schicht ist eine unwiderrufliche Operation. Vor dem Löschen überlegen Sie, ob es nicht angemessener wäre, die Schicht nur zu bearbeiten.

Zuweisungsinformationen senden

Nach der Zuweisung von Benutzern zu einer Schicht können Sie automatisch Informationen per E-Mail oder SMS senden:

1. Öffnen Sie die Schichtdetails
2. Im Bereich Ressourcen - Eigen klicken Sie auf die Schaltfläche Info an Benutzer senden
3. Im Dialog wählen Sie die Versandmethode:
   • E-Mail: Sendet E-Mail an alle zugewiesenen Benutzer
   • SMS: Sendet SMS an Mobilnummer (falls angegeben und im korrekten Format)
   • E-Mail und SMS: Sendet beides
   • SMS oder E-Mail: Versucht SMS zu senden, falls erfolglos, sendet E-Mail
4. Klicken Sie auf Senden
5. Das System sendet Nachrichten an alle zugewiesenen Benutzer mit Schichtinformationen (Datum, Name, Zeit, Position)

Schicht kopieren

Um schnell eine ähnliche Schicht zu erstellen, können Sie eine bestehende kopieren:

1. Im Bereich Schichten klicken Sie auf das Kopiersymbol für die Schicht, die Sie kopieren möchten
2. Ein Formular zum Erstellen einer neuen Schicht öffnet sich mit vorausgefüllten Daten aus der alten Schicht
3. Ändern Sie Datum, Zeit und andere Details nach Bedarf
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Eine neue Schicht wird mit erforderlichen Positionen und eigenen Ressourcen aus der alten Schicht erstellt

Hinweis: Nur erforderliche Positionen und eigene Ressourcen werden kopiert, nicht spezifische zugewiesene Personen. Diese müssen erneut zugewiesen werden.

Für Administratoren

Ressourcenübersicht anzeigen - Personen

Als Administrator können Sie die zeitliche Verfügbarkeit aller Benutzer anzeigen:

1. Öffnen Sie das Modul Schichtplanung
2. Klicken Sie auf den Bereich Ressourcen - Personen
3. Im Feld Benutzer wählen Sie den Benutzer, dessen zeitliche Verfügbarkeit Sie anzeigen möchten
4. Wählen Sie Monat und Jahr
5. Eine Tabelle mit der zeitlichen Verfügbarkeit des ausgewählten Benutzers wird angezeigt
6. Sie sehen dieselben Informationen wie der Benutzer in seinem Bereich Meine zeitliche Verfügbarkeit
7. Am unteren Rand sehen Sie die Historie der Änderungen der zeitlichen Verfügbarkeit des Benutzers

Zeitliche Verfügbarkeit anderer Benutzer bearbeiten

Bei Bedarf (Krankheit, Urlaub) können Sie die zeitliche Verfügbarkeit anderer Benutzer bearbeiten:

1. Im Bereich Ressourcen - Personen wählen Sie einen Benutzer
2. Wählen Sie Monat und Jahr
3. Optional: Füllen Sie Von-Bis-Zeit für schnelleres Ausfüllen vor
4. Für jeden Tag legen Sie die Verfügbarkeit fest wie in Ihrem Bereich Meine zeitliche Verfügbarkeit:
   • Kann nicht
   • Verfügbar ganztägig
   • Verfügbar von-bis (mit Zeitauswahl)
5. Im Feld Notiz können Sie den Grund für die Änderung eintragen (z.B. "Krankheit", "Urlaub")
6. Änderungen werden automatisch gespeichert
7. Alle vorgenommenen Änderungen werden in der Historie mit Ihrem Namen als Autor erfasst

Hinweis: Verwenden Sie die Bearbeitung der zeitlichen Verfügbarkeit anderer Benutzer nur in begründeten Fällen. Normalerweise sollte jeder Benutzer seine eigene zeitliche Verfügbarkeit selbst verwalten.

Erweiterte Funktionen

Export nach Excel

Zur Analyse oder zum Drucken der Schichtübersicht können Sie Daten in eine Excel-Datei exportieren:

1. Öffnen Sie den Bereich Schichten oder Schichten - In Vorbereitung
2. Setzen Sie den Filter nach Bedarf (alle/vergangene/geplante, Datumsbereich)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Excel exportieren
4. Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen
5. Excel enthält alle sichtbaren Schichten mit ihren Details

Schichten filtern

In den Bereichen Schichten, Schichten - In Vorbereitung und Meine Schichten können Sie angezeigte Schichten filtern:

Filter nach Status

• Alle: Zeigt alle Schichten ohne Einschränkung
• Vergangene: Zeigt nur Schichten, die bereits stattgefunden haben (Schichtdatum liegt in der Vergangenheit)
• Geplante: Zeigt nur zukünftige Schichten (Schichtdatum liegt in der Zukunft oder ist heute)

Filter nach Datum

Im Bereich Schichten können Sie nach Datumsbereich filtern:

1. Im Feld Nur zwischen geben Sie das Von-Datum ein (z.B. 01.01.2025)
2. Geben Sie das Bis-Datum ein (z.B. 31.01.2025)
3. Die Tabelle wird automatisch aktualisiert und zeigt nur Schichten im angegebenen Bereich

Suche

In Schichttabellen können Sie das Suchfeld verwenden, um schnell eine bestimmte Schicht zu finden:

• Geben Sie Schichtname, Kostenstelle oder Personenname in das Suchfeld ein
• Die Tabelle filtert automatisch basierend auf dem eingegebenen Text

Zuweisung zu mehreren Schichten innerhalb eines Tages

Wenn die Funktion "Ressourcenzuweisung zu mehreren Schichten innerhalb eines Tages erlauben" in den Moduleinstellungen aktiviert ist, ermöglicht das System folgendes Verhalten:

Für Personalressourcen

• Ein Mitarbeiter kann an einem Tag mehreren Schichten zugewiesen werden
• Bedingung: Schichten dürfen sich zeitlich nicht überschneiden
• Bei der Ressourcenauswahl prüft das System, ob die zeitliche Verfügbarkeit des Benutzers die gesamte Dauer beider Schichten abdeckt

Beispiel: Ein Benutzer hat zeitliche Verfügbarkeit von 8:00-20:00. Er kann der Schicht 8:00-12:00 und auch der Schicht 14:00-18:00 zugewiesen werden.

Für eigene Ressourcen

• Eine eigene Ressource (Auto, Schulungsraum) kann an einem Tag mehreren Schichten zugewiesen werden
• Bedingung: Schichten dürfen sich zeitlich nicht überschneiden
• Bei der Ressourcenauswahl prüft das System die Ressourcenverfügbarkeit für die Zeit beider Schichten

Beispiel: Ein Auto ist den ganzen Tag verfügbar. Es kann der Morgenschicht 6:00-10:00 und der Nachmittagsschicht 14:00-18:00 zugewiesen werden.

Deaktivierung der Funktion

Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, kann jede Ressource nur einer Schicht pro Tag zugewiesen werden, unabhängig von zeitlichen Überschneidungen.

Änderungshistorie

Das System zeichnet automatisch alle wichtigen Schichtänderungen in der Historie auf.

Schichthistorie anzeigen

1. Öffnen Sie die Schichtdetails
2. Gehen Sie zum Abschnitt Historie (befindet sich am unteren Rand der Schichtdetails)
3. Die Tabelle zeigt eine chronologische Übersicht der Änderungen:
   • Erfasst von: Wer die Änderung vorgenommen hat
   • Datum: Wann die Änderung vorgenommen wurde
   • Aktion: Beschreibung der vorgenommenen Änderung

Was wird aufgezeichnet

Folgende Ereignisse werden automatisch in der Historie gespeichert:

• Schichterstellung
• Änderung von Basisdaten (Datum, Zeit, Name)
• Hinzufügen oder Entfernen erforderlicher Positionen
• Hinzufügen oder Entfernen erforderlicher eigener Ressourcen
• Zuweisung oder Entfernung spezifischer Personen
• Zuweisung oder Entfernung spezifischer eigener Ressourcen
• Statusänderung (Vorbereitung → Geplant)
• Notizänderung
• Versand von Informationen an Benutzer

Vorgenommene Änderungen der zeitlichen Verfügbarkeit

In den Bereichen Meine zeitliche Verfügbarkeit und Ressourcen - Personen befindet sich eine Tabelle Vorgenommene Änderungen, die die Historie der Änderungen der zeitlichen Verfügbarkeit des Benutzers aufzeichnet.

Was wird aufgezeichnet

• Jede Änderung der zeitlichen Verfügbarkeit für einen bestimmten Tag
• Datum und Uhrzeit der Änderung
• Wer die Änderung vorgenommen hat (Benutzer selbst oder Administrator)
• Beschreibung der Änderung (z.B. "Verfügbarkeit von 8 bis 16 für 15. Januar 2025 festgelegt")

Verwendung

• Überprüfung, wann Änderungen an der zeitlichen Verfügbarkeit vorgenommen wurden
• Verifizierung, wer die Änderung vorgenommen hat (wichtig bei Änderungen durch Administrator)
• Verfolgung der Verfügbarkeitshistorie für Kontroll- oder Prüfzwecke

Integration

Verbundene Module

Einstellungen

Das Schichtplanungsmodul ist eng mit dem Einstellungsmodul verbunden:

• Einstellungen → Schichtplanung: Hier definieren Sie eigene Ressourcen, deren Standardverfügbarkeit und andere Modulparameter
• Einstellungen → Benutzer: Hier legen Sie Benutzerpositionen fest, die dann für die Schichtauswahl verwendet werden
• Einstellungen → Benutzerrechte: Hier weisen Sie einzelnen Benutzern Zugriffsebenen für das Schichtplanungsmodul zu

Benutzer

Im Benutzermodul definierte Benutzerpositionen werden direkt in der Schichtplanung verwendet:

• Beim Erstellen einer Schicht wählen Sie erforderliche Positionen aus der Liste definierter Positionen
• Bei der Ressourcenauswahl bietet das System nur Benutzer mit der entsprechenden Position an
• Änderung der Benutzerposition wird sofort im Angebot verfügbarer Ressourcen für Schichten berücksichtigt

Beispiel: Wenn einem Benutzer im Benutzermodul die Position "IT-Techniker" zugewiesen ist, wird ihn das System nur für Schichten anbieten, die die Position "IT-Techniker" erfordern.

SMS-Gateway

Wenn Sie ein SMS-Gateway konfiguriert haben, können Sie SMS-Benachrichtigungen über Schichtzuweisungen senden:

• Die Funktion ist in den Schichtdetails über die Schaltfläche Info an Benutzer senden verfügbar
• SMS wird nur an gültige Mobilnummern gesendet
• SMS-Inhalt: "Zuweisung zur Schicht [Datum] [Name] [Zeit von]-[Zeit bis]"

E-Mail

Das System sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über Schichtzuweisungen:

• E-Mail enthält vollständige Schichtinformationen (Datum, Name, Zeit, Position, Notiz)
• E-Mail ist im HTML-Format mit einer übersichtlichen Tabelle
• Wird an die im Profil des Benutzers angegebene E-Mail-Adresse gesendet

Datenflüsse

Benutzerpositionen → Schichtauswahl

1. Administrator definiert Positionen in Einstellungen → Benutzergruppen (z.B. "Trainer", "IT-Techniker", "Manager")
2. Administrator weist einzelnen Benutzern Positionen in Einstellungen → Benutzer zu
3. Schichtplaner erstellt eine Schicht und definiert die erforderliche Position (z.B. "Trainer", Anzahl 2)
4. Bei der Ressourcenauswahl:
   • Lädt das System alle Benutzer mit Position "Trainer"
   • Prüft deren zeitliche Verfügbarkeit für den gegebenen Tag und die Uhrzeit
   • Verifiziert, dass sie nicht bereits einer anderen Schicht zugewiesen sind
   • Bietet nur diejenigen an, die alle Bedingungen erfüllen
5. Planer wählt spezifische Personen aus dem Angebot und weist sie der Schicht zu

Eigene Ressourcen → Disposition → Schichtauswahl

1. Administrator definiert eigene Ressourcen in Einstellungen → Schichtplanung (z.B. "Auto - Skoda Octavia")
2. Legt Standardverfügbarkeit der Ressource fest (z.B. "Nur an Arbeitstagen")
3. Manager eigener Ressourcen legt im Bereich Ressourcen - Eigen spezifische Verfügbarkeit für einzelne Tage fest
4. Schichtplaner erstellt eine Schicht und definiert die erforderliche eigene Ressource (z.B. "Auto", Anzahl 1)
5. Bei der Ressourcenauswahl:
   • Lädt das System alle Ressourcen der Art "Auto"
   • Prüft deren Disposition für den gegebenen Tag und die Uhrzeit
   • Verifiziert, dass sie nicht bereits einer anderen Schicht zugewiesen sind
   • Bietet nur diejenigen an, die verfügbar sind
6. Planer wählt ein spezifisches Auto und weist es der Schicht zu

Zeitliche Verfügbarkeit → Verfügbarkeit für Schichten

1. Benutzer gibt im Bereich Meine zeitliche Verfügbarkeit ein, wann er arbeiten kann (z.B. 15. Januar 2025: Verfügbar von 8 bis 16)
2. Die Änderung wird in der Datenbank gespeichert
3. Planer erstellt eine Schicht für 15. Januar 2025 von 10:00 bis 14:00
4. Bei der Ressourcenauswahl prüft das System die zeitliche Verfügbarkeit des Benutzers:
   • Benutzer hat Verfügbarkeit 8-16, Schicht ist 10-14 → PASST
   • System bietet den Benutzer zur Zuweisung an
5. Wenn die Schicht z.B. 7:00-9:00 wäre, würde der Benutzer nicht angeboten (hat keine zeitliche Verfügbarkeit ab 7:00)

Abhängigkeiten

Notwendigkeit der Positionsdefinition

Für das ordnungsgemäße Funktionieren des Schichtplanungsmoduls müssen Benutzerpositionen im Voraus definiert werden:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzergruppen
2. Erstellen Sie Positionen, die Sie benötigen (z.B. "Trainer", "IT-Techniker", "Manager", "Lagerarbeiter")
3. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
4. Weisen Sie jedem Benutzer entsprechende Positionen zu

Wichtig: Ohne definierte Positionen kann das System keine geeigneten Benutzer für Schichten anbieten. Jeder Benutzer kann mehrere Positionen zugewiesen haben.

Zeitliche Verfügbarkeit vor Schichterstellung

Empfohlener Arbeitsablauf:

1. Stellen Sie zunächst sicher, dass Benutzer ihre zeitliche Verfügbarkeit für den relevanten Zeitraum eingeben
2. Erstellen Sie erst dann Schichten und weisen Sie Benutzer zu
3. Wenn ein Benutzer keine zeitliche Verfügbarkeit eingegeben hat, wird ihn das System nicht zur Schichtzuweisung anbieten

Definition eigener Ressourcen vor der Verwendung

Bevor Sie eigene Ressourcen im Schichtplanungsmodul verwenden können:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Schichtplanung
2. Erstellen Sie alle benötigten eigenen Ressourcen (Autos, Schulungsräume, Ausrüstung)
3. Legen Sie deren Standardverfügbarkeit fest
4. Erst dann können Sie deren spezifische Dispositionen im Bereich Ressourcen - Eigen festlegen
5. Und anschließend sie Schichten zuweisen

Fehlerbehebung

System bietet keine verfügbaren Benutzer für Schicht an

Mögliche Ursachen:

• Kein Benutzer mit der erforderlichen Position hat zeitliche Verfügbarkeit für den gegebenen Tag und die Uhrzeit eingegeben
• Alle Benutzer mit der erforderlichen Position sind bereits an diesem Tag einer anderen Schicht zugewiesen
• Benutzer haben zeitliche Verfügbarkeit, aber sie deckt nicht die gesamte Schichtdauer ab (z.B. Verfügbarkeit bis 15:00, aber Schicht endet um 16:00)
• Position ist bei Benutzern nicht korrekt festgelegt

Lösung:

1. Prüfen Sie im Bereich Ressourcen - Personen, ob Benutzer mit der erforderlichen Position zeitliche Verfügbarkeit eingegeben haben
2. Falls nicht, bitten Sie sie, diese auszufüllen, oder legen Sie sie selbst fest
3. Verifizieren Sie, dass Benutzer die erforderliche Position in Einstellungen → Benutzer korrekt zugewiesen haben
4. Prüfen Sie, dass die zeitliche Verfügbarkeit der Benutzer die gesamte Schichtdauer abdeckt (von Anfang bis Ende)
5. Falls mehrere Schichten pro Tag erlaubt sind, prüfen Sie, dass sich die Schichten zeitlich nicht überschneiden

System bietet keine verfügbaren eigenen Ressourcen an

Mögliche Ursachen:

• Eigene Ressourcen der gegebenen Art sind in den Einstellungen nicht definiert
• Eigene Ressourcen haben keine Disposition für den gegebenen Tag und die Uhrzeit festgelegt
• Alle eigenen Ressourcen sind bereits an diesem Tag einer anderen Schicht zugewiesen
• Standardverfügbarkeit der Ressource ist auf "Nie" festgelegt und wurde für den spezifischen Tag nicht geändert

Lösung:

1. Verifizieren Sie in Einstellungen → Schichtplanung, dass eigene Ressourcen der erforderlichen Art definiert sind
2. Prüfen Sie die Ressourcendisposition für den gegebenen Tag im Bereich Ressourcen - Eigen
3. Stellen Sie sicher, dass die Disposition die gesamte Schichtdauer abdeckt
4. Prüfen Sie, ob Ressourcen nicht bereits an diesem Tag einer anderen Schicht zugewiesen sind

Benutzer sieht Bereich nicht, auf den er Zugriff haben sollte

Mögliche Ursachen:

• Benutzer hat nicht ausreichende Rechte für das Schichtplanungsmodul
• Der Bereich "Schichten - In Vorbereitung" ist in den Moduleinstellungen deaktiviert

Lösung:

1. Prüfen Sie die Benutzerrechte in Einstellungen → Benutzer
2. Verifizieren Sie die Rechtestufe für das Modul "Schichtplanung"
3. Wenn Sie den Bereich "Schichten - In Vorbereitung" aktivieren möchten, aktivieren Sie ihn in Einstellungen → Schichtplanung

Zeitliche Verfügbarkeit "Verfügbar von-bis" kann nicht gespeichert werden

Mögliche Ursachen:

• Sie haben in einem der Felder (von oder bis) keinen Wert ausgewählt
• Sie haben die Option "Verfügbar von-bis" (blaues Kontrollkästchen) nicht aktiviert

Lösung:

1. Aktivieren Sie zuerst die blaue Option "Verfügbar von-bis"
2. Wählen Sie dann die Startstunde im ersten Dropdown
3. Und die Endstunde im zweiten Dropdown
4. Die Änderung wird automatisch nach Ausfüllen beider Werte gespeichert

Benutzer hat keine E-Mail über Schichtzuweisung erhalten

Mögliche Ursachen:

• Benutzer hat keine E-Mail-Adresse in seinem Profil ausgefüllt
• E-Mail-Adresse ist falsch eingegeben
• E-Mail ist im Spam gelandet
• Versandmethode mit E-Mail wurde nicht verwendet

Lösung:

1. Prüfen Sie in Einstellungen → Benutzer, dass der Benutzer eine korrekt ausgefüllte E-Mail hat
2. Bitten Sie den Benutzer, seinen Spam-Ordner zu überprüfen
3. Verifizieren Sie, dass Sie im Dialog "Info an Benutzer senden" eine Versandmethode mit E-Mail ausgewählt haben (E-Mail, E-Mail und SMS oder SMS oder E-Mail)
4. Versuchen Sie, die E-Mail erneut zu senden

Schicht erscheint nicht im Bereich "Meine Schichten"

Mögliche Ursachen:

• Schicht befindet sich noch im Status "in Vorbereitung" und wurde nicht als "Geplant" markiert
• Benutzer ist der Schicht nicht zugewiesen
• Filter "Vergangene" ist aktiv und Schicht ist zukünftig (oder umgekehrt)

Lösung:

1. Prüfen Sie im Bereich Schichten oder Schichten - In Vorbereitung, ob der Benutzer tatsächlich zugewiesen ist
2. Falls sich die Schicht in Vorbereitung befindet, markieren Sie sie als "Geplant"
3. Im Bereich Meine Schichten versuchen Sie den Filter "Alle", um alle Schichten anzuzeigen

Erforderliche Position kann nicht von Schicht gelöscht werden

Mögliche Ursachen:

• Sie haben nicht ausreichende Rechte (benötigen volle Moduladministratorrechte)
• Spezifische Benutzer sind der Position bereits zugewiesen

Lösung:

1. Wenn Benutzer der Position zugewiesen sind, entfernen Sie sie zuerst
2. Erst dann können Sie die gesamte erforderliche Position löschen
3. Wenn Sie immer noch nicht löschen können, prüfen Sie Ihre Benutzerrechte

System meldet Schichtüberschneidung

Mögliche Ursachen:

• Sie versuchen, einen Benutzer oder eine Ressource zwei Schichten zuzuweisen, die sich zeitlich überschneiden
• Die Funktion "Ressourcenzuweisung zu mehreren Schichten innerhalb eines Tages erlauben" ist nicht aktiviert

Lösung:

1. Prüfen Sie die Zeiten beider Schichten und stellen Sie sicher, dass sie sich nicht überschneiden
2. Wenn Sie eine Ressource mehreren Schichten pro Tag zuweisen müssen und sie sich nicht überschneiden, bitten Sie den Administrator, die Funktion in Einstellungen → Schichtplanung zu aktivieren
3. Falls die Funktion deaktiviert ist und Sie sie benötigen, passen Sie die Schichtzeiten so an, dass sie an verschiedenen Tagen sind

--- Datum der letzten Aktualisierung: 2025-11-10