Handbuch für Administratoren von eIntranet-Anwendungen
Die Hauptfunktion des Administrators der eIntranet-Anwendung besteht darin, das Unternehmen in der Anwendung zu registrieren und dann die einzelnen Module entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens zur Verfügung zu stellen, Benutzer und Zugangsdaten in die Anwendung einzugeben und Benutzerrechte für die Arbeit mit bestimmten Anwendungsmodulen festzulegen.
Wenn Sie sich für eine App registrieren, schlägt Ihr Administrator auch einen URL-Namen für den Zugriff auf die App vor – in der Regel in der Form
Registrieren Sie sich für die App
Die Registrierung für die Anwendung erfolgt auf der Website
In diesem Abschnitt gibt der zukünftige Benutzer die folgenden Informationen ein:
Nur ein Benutzer mit einer ID-Nummer kann sich registrieren. Für eine erfolgreiche Registrierung ist es notwendig, dass Sie Ihre Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bestätigen.
App-Abo
Die ersten 14 Tage der Nutzung der App sind kostenlos. Anschließend ist es notwendig, die Tarifvariante für die Nutzung der Anwendung – Basic – Normal – Extra auszuwählen und eine Zahlungsanforderung im Abschnitt Einstellungen auf der Registerkarte Abonnement zu generieren. Die aktuelle Preisliste und die Beschreibung der einzelnen Tarife für den Betrieb der Anwendung finden Sie unter https://www.eintranet.net/cs/pricelist/.
Sie können zwischen einem Abonnement mit einer Laufzeit von 3 Monaten, 6 Monaten oder einem Jahr wählen.
14 Tage vor Ablauf des Abonnements wird innerhalb der App eine Benachrichtigung über den Ablauf des Abonnementzeitraums angezeigt und eine automatische Zahlungsaufforderung an den Anwendungsadministrator und an die Rechnungs-E-Mail (falls eingegeben) gesendet.
Der Anruf wird automatisch entsprechend der aktuellen Anzahl der Nutzer, dem jeweiligen Tarif und für einen Zeitraum von 6 Monaten generiert. Wenn Sie die Anzahl der Benutzer, die Abonnementdauer oder den Tarif in einer automatisch gesendeten Zahlungsanforderung anpassen müssen, müssen Sie bei Bedarf in Ihren Kontoeinstellungen eine neue Anfrage generieren und die ursprünglich gesendete Anfrage löschen.
Wenn die Anzahl der im Voraus bezahlten Lizenzen während des Abonnementzeitraums erschöpft ist und Sie der Anwendung weitere Benutzer hinzufügen müssen, müssen Sie eine Zahlungsaufforderung generieren, um für zusätzliche Benutzer zu bezahlen. Nachdem Sie dafür bezahlt haben, ist es möglich, weitere Benutzer hinzuzufügen.
Beim Generieren einer Challenge müssen Sie die Art der Erweiterung und die Anzahl der Benutzer eingeben, um wie viel das Abonnement erhöht werden soll – z.B. wenn ich 10 Benutzer habe und auf 13 upgraden möchte, werde ich eine Zahlungsaufforderung für 3 Benutzer generieren.
Im Bereich Abonnements können Sie auch Firmen-/Rechnungsdaten einrichten – diese Daten werden dann generiert, z. B. für Steuerdokumente für Abonnements. Die Rechnung für das Abonnement wird automatisch an die E-Mail-Adresse der Person gesendet, die die Zahlungsanforderung erstellt hat / der Anwendungsadministrator ist, und sie kann an andere E-Mails gesendet werden, die im Feld Rechnungs-E-Mails aufgeführt sind.
Wenn Sie Mehrwertsteuerzahler sind, müssen Sie den Haken bei "Mehrwertsteuerzahler"
setzen.Wenn eine Zahlungsanforderung für ein Unternehmen erstellt wird, das seinen Sitz im Ausland hat oder Mehrwertsteuerzahler im Ausland ist und eine Zahlungsaufforderung ohne Mehrwertsteuer benötigt, ist es notwendig, dass in den Einstellungen "Mehrwertsteuerzahler" aktiviert ist und ein anderes Land als die Tschechische Republik im Feld "Land" aufgeführt ist. Es wird dann eine Abonnementanfrage ohne Mehrwertsteuer generiert und es wird davon ausgegangen, dass die Steuer vom Kunden in dem Land gezahlt wird, in dem er die Mehrwertsteuer zahlt.
In diesem Abschnitt müssen Sie auch festlegen, für welche Länder Kalender in der gesamten Anwendung angezeigt werden (z. B. im Modul Feiertage, Reservierungen) – wenn die Tschechische Republik eingestellt ist, werden tschechische Feiertage im Kalender angezeigt. Achtung – wenn es notwendig ist, für jeden Benutzer individuelle Einstellungen vorzunehmen (z.B. im Anwesenheitsmodul, Reiseaufträge), ist es notwendig, für jeden Benutzer das "Arbeitsland" einzustellen (standardmäßig ist es die Tschechische Republik, aber wenn der Benutzer die Anwesenheit in der Slowakei meldet, ist es notwendig, die Slowakei einzustellen)
Grundlegende Anwendungseinstellungen
Im Abschnitt Einstellungen auf der Registerkarte Grundeinstellungen legt ein Benutzer mit Administratorrechten Folgendes fest:
- Standardsprache der App:
Anschließend wählt jeder Benutzer die Sprache aus, in der die Anwendung angezeigt werden soll:
Im Moment wurden das Grundmenü der Anwendung und einige ausgewählte Module der Anwendung übersetzt.
Andere Teile des Abschnitts Grundeinstellungen:
- Grafische Darstellung: Hochladen eines Logos, Auswahl eines farbigen Hintergrunds unter dem Firmennamen, custom
image auf der Anmeldeseite
- Anzeige des Einstiegsbildschirms (nach dem Einloggen in die Anwendung): options
Nachrichten in der Anwendung und Informationen aus ausgewählten Modulen auf der Startseite der Anwendung anzeigen
- Informationen werden aus ausgewählten, am häufigsten verwendeten Modulen für das jeweilige Konto angezeigt; für Informationen
aus dem Modul Urlaub kann eingestellt werden, ob der nächste Arbeitstag
Tag bei der Anzeige der Feiertage der Benutzer in das Wochenende einbezogen werden soll
- Einstellungen – Menü: Bestimmen Sie den Hauptadministrator der Anwendung, falls angegeben
mehrere Administratoren (der Benutzer, der anderen angezeigt wird
Benutzer als Administrator der Anwendung – standardmäßig administrator
an erster Stelle im Alphabet) und die Form des linken Menüs für Benutzer (ob
Benutzern werden auch Module angezeigt, die jemandem innerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden
aber der Benutzer hat keinen Zugriff darauf)
- Art des Editors (der Standard ist der WebDav-Editor, nur Benutzer mit einem zusätzlichen Abonnement können den Online-Editor verwenden)
Unter Einstellungen-> Abonnements kann auch ausgewählt werden, nach welchen Kalendern (Ländern) Kalendern in einzelnen Modulen angezeigt werden sollen - siehe Feld: Kalender (Feiertage) nach Ländern. Standardmäßig ist es für die Tschechische Republik eingestellt, aber wenn die Anwendung beispielsweise für eine Niederlassung eines Unternehmens in der Slowakei verwendet wird, ist es notwendig, die Slowakei in dieses Feld einzugeben - der Anwesenheitskalender wird dann mit slowakischen Feiertagen angezeigt.
Einzelne Module zur Verfügung stellen
Nach der Registrierung in der Anwendung ist es notwendig, die Module, die Ihr Unternehmen verwenden wird, im linken Menü im Abschnitt Einstellungen zur Verfügung zu stellen. Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird die Registerkarte Aktivierte Module angezeigt. Auf dieser Registerkarte überprüft der Administrator die einzelnen Module, die das Unternehmen zur Verfügung gestellt hat:
Jedes Modul kann für die spätere Verwendung während der Verwendung der Anwendung aktiviert werden. Ungenutzte Module hingegen können dann unzugänglich gemacht werden, während die darin enthaltenen Daten für die zukünftige Verwendung gespeichert bleiben.
Angeben von Benutzern und Zuweisen des Zugriffs auf die App
Einzelne Benutzer werden vom Anwendungsadministrator im Abschnitt Einstellungen auf der Registerkarte Benutzer eingegeben. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen" geklickt haben, erscheint eine Tabelle, in der der Administrator die erforderlichen Informationen wie Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon usw. eingeben muss.
Wenn der Administrator in der Tabelle den Haken bei "E-Mail mit Zugriff an einen neuen Benutzer senden" setzt, wird eine E-Mail an den neuen Benutzer gesendet, die automatisch generiert wird und die Zugangspasswörter des Benutzers für die Anwendung enthält.
Benutzer können auch in großen Mengen registriert werden – die Benutzerdaten müssen in einer Excel-Datei aufbereitet und dann importiert werden:
Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Link zur Registrierung in der Anwendung generieren zu lassen, der vom Benutzer selbst generiert und an den zukünftigen Benutzer gesendet wird. In den Einstellungen, Registerkarte Benutzer, ist es jetzt möglich, auf die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen – der Benutzer bootet sich selbst" zu klicken:
Anschließend erscheint eine Tabelle, in der der Anwendungsadministrator die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers einträgt:
Der Benutzer erhält dann in der E-Mail einen Link, über den er die erforderlichen Informationen in der Anwendung eingeben kann:
Nachdem der Benutzer die erforderlichen Informationen eingegeben hat, erhält der Anwendungsadministrator die Information, dass der neue Benutzer registriert ist.
Der neue Benutzer gibt alle benötigten Daten selbst in die Anwendung ein, der Administrator legt dann nur noch die Zugriffe auf die einzelnen Module nach Bedarf fest.
Ein Benutzer, der ein Unternehmen in der Anwendung registriert hat, erwirbt automatisch das Recht des Administrators. Dieses Recht kann auch anderen Benutzern zugewiesen werden, wenn andere Benutzer eingetragen/bearbeitet werden (im Allgemeinen empfehlen wir eine kleinere Anzahl von Benutzern mit diesem Recht, um Verwirrung in den Einstellungen oder der Bedienung der Anwendung zu vermeiden), entweder ein globales Administratorrecht – der Benutzer hat Zugriff auf die Einstellungen aller Module, die aktiviert sind, oder kann die Verwendung anderer Module zulassen usw., oder das Administratorrecht nur für ausgewählte Module (Mit diesem Recht kann er anderen Benutzern in dem gegebenen Modul Rechte zuweisen oder Parameter festlegen, damit das Modul funktioniert):
Zur Erleichterung der Bewegung in der Anwendung (zwischen dem Modul und seinen Einstellungen) befindet sich neben dem Modulnamen eine Schaltfläche - "Einstellungen" - über diese kann der Administrator leicht zu den Moduleinstellungen gelangen.
Wenn sich der Benutzer in den Moduleinstellungen befindet und zum Modul selbst zurückkehren muss, ist es notwendig, die Schaltfläche "Modul" zu verwenden.
Festlegen von Berechtigungen in einzelnen Anwendungsmodulen
Nach der Eingabe von Benutzern in die Anwendung ist es dann notwendig, den Benutzern Zugriffsrechte auf einzelne Module zuzuweisen. Diese Rechte werden vom Anwendungsadministrator im Abschnitt Einstellungen auf der Registerkarte mit dem Namen eines bestimmten Moduls – z. B. eines Verzeichnisses – festgelegt. Innerhalb dieses Moduls ist es möglich, die folgenden Rechte zu überprüfen: Kein Zugriff – Lesen – Lesen, Schreiben – Lesen, Schreiben, Löschen und Wiederherstellen aus dem Papierkorb. Innerhalb jedes Moduls kann der Benutzer unterschiedliche Rechte erhalten, um mit einzelnen Modulen zu arbeiten.
Bei der Vergabe von Rechten schließt die höhere Art des zugewiesenen Rechts in der Regel automatisch die niedrigeren Rechte mit ein. Wenn dem Benutzer kein Zugriff gewährt wird, kann er daher nicht auf das Modul zugreifen. Im Falle des Leserechts kann der Nutzer die im Modul enthaltenen Daten nur einsehen, aber in keiner Weise verändern. Wenn sie lesen und schreiben dürfen, können sie die Daten einsehen und auch ändern, aber nicht löschen. Eine Löschung ist nur im Rahmen des Rechts auf Lesen, Schreiben, Löschen und Wiederherstellen aus dem Papierkorb zulässig.
Ein App-Administrator kann eine bestimmte Art von Berechtigungen in großen Mengen für alle Benutzer oder nur für ausgewählte Mitarbeiter festlegen.
Für einige Module – z.B. Schwarzes Brett, Kalender, Dokumente – legt der Anwendungsadministrator den Zugriff nicht auf das gesamte Modul fest, sondern nur auf seine einzelnen Untergruppen, Ordner (relevant für den Benutzer).
In einigen Modulen können Rechte über Benutzerpositionen vergeben werden – z.B. wenn ich im News-Modul festlege, dass Benutzer mit der Position "Dozent" Nachrichten lesen und schreiben dürfen, dann haben alle Benutzer mit dieser Position (auch die, die in Zukunft kommen werden) automatisch dieses Recht und es ist nicht notwendig, es namentlich zu vergeben.
Wenn es in den Rechteeinstellungen ein Recht gibt, dessen Zuweisung darin besteht, das quadratische Kontrollkästchen zu aktivieren, handelt es sich um ein zusätzliches Recht – d.h. der Benutzer hat z.B. ein Standard-Leserecht (rundes Kontrollkästchen), das jedoch um die Option des Exports ergänzt werden kann:
Eine genaue Beschreibung der einzelnen Rechtetypen finden Sie in der Beschreibung des jeweiligen Moduls (siehe unten).
Beschränkung des Zugriffs auf das Intranet nach IP-Adresse und Land
In den Einstellungen, Abschnitt Sicherheit, ist es möglich, ausgewählte IP-Adressen und Länder anzugeben, von denen aus Intranet-Benutzer auf die Anwendung zugreifen können.
Mit dieser Funktion kann der Anwendungsadministrator den Zugriff auf das Unternehmensintranet bei Bedarf nur von der Unternehmenszentrale aus oder nur in bestimmten Ländern einschränken.
Verhindern des Zugriffs auf das Intranet/Beenden des Benutzers
Im Falle des Ausscheidens eines Mitarbeiters oder der Notwendigkeit, seinen Zugang zur Anwendung zu sperren, ist es möglich, das Kontrollkästchen "Aktiv" im Abschnitt "Benutzer hinzufügen/bearbeiten" zu verwenden:
Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist (das Kontrollkästchen bleibt deaktiviert), wird der Benutzer daran gehindert, auf die Anwendung zuzugreifen, aber alle seine Daten bleiben erhalten (so dass sie weiterhin als Benutzer gezählt werden, die den Datenraum nutzen und für das Abonnement bezahlt werden müssen).
Wenn Sie das Abonnement für den Benutzer nicht mehr bezahlen möchten, müssen Sie es von den registrierten Benutzern der Anwendung löschen (bevor Sie dies tun, empfehlen wir, alle relevanten Dokumente, die für den Benutzer im eIntranet registriert sind, herunterzuladen/zu sichern).
Die Daten, die der Benutzer in die Anwendung eingegeben hat, bleiben erhalten, sind aber unter dem Namen des Benutzers nicht rückverfolgbar - z. B. wird ein Dokument mit einem bestimmten Namen, das von einem gelöschten Benutzer erstellt wurde, weiterhin in der Anwendung aufbewahrt und kann unter dem Namen durchsucht werden Dokument, ist aber unter dem Namen des Benutzers nicht auffindbar.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, den bestehenden Benutzer durch einen anderen zu ersetzen – dadurch wird der ursprüngliche Benutzer auf den neuen Benutzer überschrieben und die Daten des ursprünglichen Benutzers werden unter dem Namen des neuen Mitarbeiters angezeigt. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Dokumentation des ursprünglichen Benutzers für das Archiv auf sich selbst herunterzuladen, bevor Sie sein Konto überschreiben, und sich zu notieren, wie lange das Konto unter dem ursprünglichen Benutzer war.
Es ist möglich, dass auch nach dem Löschen eines Benutzers aus der Anwendung der Name des Benutzers angezeigt wird (z. B. in Genehmigungslisten im Modul Anwesenheit, Urlaub, Reiseaufträge). In diesem Fall müssen Sie die Liste aktualisieren – klicken Sie auf die Schaltfläche "Benutzer auswählen" und stellen Sie dann erneut auf "Speichern" – auch wenn keine Änderungen an der Liste vorgenommen werden. Dadurch wird die Liste aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen von Benutzern in jedem Modul
Die am häufigsten auftretenden Benutzerfragen zu den einzelnen Modulen (Anwendungsmenü) und deren Antworten finden Sie unter dem Fragezeichen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Hier finden Sie z.B. die am häufigsten gestellten Fragen von Benutzern im Anwesenheitsmodul:
Anpassen der App an die Bedürfnisse der Benutzer
Das Team von eIntranet.net Anwendungsprogrammierern ist auch in der Lage, bei Bedarf maßgeschneiderte Änderungen an der Anwendung vorzunehmen (im Falle des Realismus der Verarbeitung und der Logik der Anfrage). Diese Änderungen werden separat bezahlt und es wird immer berücksichtigt, ob die Anfrage für andere Benutzer der Anwendung nutzbar ist.
Im Falle einer solchen Anfrage kontaktieren Sie uns bitte unter info@eintranet.net.