Eingangsrechnungen

Übersicht

Das Modul Eingangsrechnungen dient der umfassenden Verwaltung eingehender Lieferantenrechnungen. Es ermöglicht die Digitalisierung des gesamten Prozesses vom Rechnungseingang über die Genehmigung bis hin zur Zahlungserfassung. Das System automatisiert den Genehmigungs-Workflow, die Datenextraktion aus den eingegangenen Dokumenten und gewährleistet die Kontrolle über finanzielle Verpflichtungen gegenüber Lieferanten.

Klíčové funkce

• Automatische Datenextraktion aus gescannten Rechnungen mittels KI (OCR)
• Mehrstufige Rechnungsgenehmigung mit E-Mail-Benachrichtigungen
• Duplikatsprüfung anhand von variablem Symbol und Rechnungsnummer
• Export von Zahlungen in Bankformate (ABO, BEST)
• Export in Buchhaltungssysteme im ISDOC- und Excel-Format
• Abgleich von Zahlungen mit Kontoauszügen
• Überprüfung von Lieferanten auf Insolvenz und Unzuverlässigkeit als Mehrwertsteuerzahler
• Empfang von Rechnungen per E-Mail oder über Datenpostfächer (ISDS)
• Unterstützung für mehrere Unternehmen und Kostenstellen
• Verknüpfung mit Aufträgen und Bestellungen

Zielgruppe

Das Modul ist für Assistenten, Ökonomen, Führungskräfte, Buchhalter und andere Benutzer konzipiert, die für die Verwaltung eingehender Rechnungen verantwortlich sind.

Zugriff und Einstellungen

Zugang zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Wirtschaft → Eingangsrechnungen

Moduleinstellungen

Zugriff auf die Einstellungen: Hauptmenü → Einstellungen → Eingangsrechnungen

In den Einstellungen können Sie Folgendes konfigurieren:

• E-Mail für den Rechnungsempfang - E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden
• Genehmigungs-Workflow - sequentielle oder unabhängige Genehmigung
• Anzahl der Genehmiger - wie viele Unterschriften für eine Genehmigung erforderlich sind
• Automatische Antworten - Vorlagen für Empfangsbestätigungen oder Rechnungsablehnungen
• Kostenstellen und Aufträge - Erfassung für Kostenstellen
• Optionale Felder - eigene Datenfelder für spezifische Unternehmensbedürfnisse
• Zahlungsexport - Einstellungen für Bankexporte
• ISDOC-Einstellungen - Konfiguration für elektronische Rechnungen

Benutzerrechte

Rolle	Berechtigung	Beschreibung
Beobachter	Anzeigen	Ansehen von Rechnungen ohne Bearbeitungsmöglichkeit, kann Notizen hinzufügen
Assistent/in	Rechnungsvorbereitung	Hinzufügen von Rechnungen, Ergänzen von Daten, Weiterleitung zur Genehmigung, Löschen und Wiederherstellen von Rechnungen
Genehmiger	Genehmigung	Genehmigen oder Ablehnen vorgelegter Rechnungen, Löschen und Wiederherstellen von Rechnungen
Finaler Genehmiger	Endgültige Genehmigung	Abschließende Genehmigung der Rechnung zur Auszahlung
Buchhalter	Buchhalterische Bearbeitung	Export in das Buchhaltungssystem, Kontrolle der Verbuchung

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Der Hauptbildschirm des Moduls ist in mehrere Bereiche unterteilt:

• Filter - erweiterte Suche nach verschiedenen Kriterien
• Statusübersicht - Anzahl der Rechnungen in den einzelnen Zuständen (Schaltflächen für Schnellfilter)
• Rechnungstabelle - Liste der Rechnungen mit den wichtigsten Daten
• Summen - Gesamtbeträge nach Währungen für die angezeigten Rechnungen

Rechnungsstati

Rechnungen durchlaufen folgende Status:

Status	Beschreibung	Aktion
Eingegangen	Neu eingegangene Rechnungen, die auf Bearbeitung warten	Daten ergänzen, zur Genehmigung weiterleiten
Zur Genehmigung	An Genehmiger weitergeleitete Rechnungen	Genehmigen oder Ablehnen
Zur Zahlung freigegeben	Genehmigte Rechnungen, die auf die Zahlung warten	Zahlungsexport, Abgleich mit Kontoauszügen
Erledigt	Bezahlte Rechnungen	Export in die Buchhaltung, Archivierung
Abgelehnt	Abgelehnte Rechnungen	Rücksendung an den Lieferanten, Korrektur und erneute Einreichung

Filter und Suche

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

• Im Dateinamen - Suche nach dem Namen des Anhangs
• In Datei enthalten - Volltextsuche im Inhalt von PDF-Anhängen
• Rechnungen von - Filter nach der E-Mail des Lieferanten
• Eingangsdatum - Datumsbereich des Rechnungseingangs
• Fälligkeitsdatum - Filter nach Fälligkeit
• Für Unternehmen - falls Sie Rechnungen für mehrere Firmen empfangen
• Kostenstelle - Filter nach Kostenstelle
• Auftrag - Filter nach zugewiesenem Auftrag
• Genehmigt von - Filter nach einem bestimmten Genehmiger
• Jahr - Filter nach dem Eingangsjahr

Über der Tabelle befindet sich auch ein Suchen-Feld für die Schnellsuche in den angezeigten Rechnungen.

Grundlegende Operationen

Neue Rechnung hinzufügen (Scannen)

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung hinzufügen
2. Füllen Sie im Dialogfenster die Daten aus:
   • Rechnung von - wählen Sie den Lieferanten aus der Liste aus (Pflichtfeld)
   • Für Unternehmen - falls Sie Rechnungen für mehrere Firmen empfangen
   • Kostenstelle - einer Kostenstelle zuweisen
   • Auftrag - Verknüpfung mit einem Auftrag
   • Rechnungsnummer des Lieferanten - die auf der Rechnung angegebene Nummer
   • Variables Symbol - VS für die Zahlung
   • Betrag ohne MwSt. - Steuerbemessungsgrundlage
   • Gesamtbetrag - Gesamtbetrag inklusive MwSt.
   • Betreff/Name - kurze Beschreibung der Rechnung
   • Inhalt/Beschreibung - detailliertere Informationen
3. Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop oder wählen Sie Dateien zum Hochladen aus (PDF, ISDOC, Bilder)
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Das System erstellt einen Datensatz und weist eine interne Rechnungs-ID zu

Tipp: Wenn Sie eine PDF-Rechnung hochladen, kann das System Daten automatisch mittels KI extrahieren (Rechnungsnummer, VS, Beträge, Fälligkeitsdatum). Überprüfen Sie die automatisch ergänzten Daten.

Daten bei einer eingegangenen Rechnung ergänzen

1. Klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf eine Rechnung, um das Detail zu öffnen
2. Durch Klicken auf die einzelnen Felder können Sie die Daten bearbeiten:
   • Rechnungsnummer des Lieferanten
   • Variables Symbol
   • Beträge (ohne MwSt., Gesamtbetrag)
   • Fälligkeitsdatum
   • Zahlungsweg
   • Bankverbindung des Lieferanten
   • Betreff und Beschreibung
3. Änderungen werden nach der Bestätigung jedes Feldes automatisch gespeichert
4. Rechts wird eine Vorschau des PDF-Anhangs zur einfachen Überprüfung der Daten angezeigt

Rechnung zur Genehmigung weiterleiten

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail
2. Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Genehmigung weiterleiten
4. Wählen Sie im Dialog die Genehmiger aus:
   • Bei sequentieller Genehmigung - wählen Sie die Reihenfolge der Genehmiger und den finalen Genehmiger
   • Bei unabhängiger Genehmigung - markieren Sie die Genehmiger (Anzahl gemäß Einstellung)
5. Wählen Sie optional Buchhalter aus, die Zugriff auf die Rechnung haben sollen
6. Klicken Sie auf Weiterleiten
7. Die Rechnung wechselt in den Status Zur Genehmigung
8. Die ausgewählten Genehmiger erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Genehmigung

Rechnung genehmigen

1. Öffnen Sie als Genehmiger das Modul Eingangsrechnungen
2. Klicken Sie auf den Reiter Zur Genehmigung (die Anzahl der wartenden Rechnungen wird angezeigt)
3. Öffnen Sie das Rechnungsdetail
4. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Daten und Anhänge
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen oder Ablehnen
6. Wenn Sie ablehnen, geben Sie den Grund für die Ablehnung in einer Notiz an
7. Nach der Genehmigung durch den letzten Genehmiger wechselt die Rechnung in den Status Zur Zahlung freigegeben

Rechnung als bezahlt markieren

1. Öffnen Sie im Reiter Zur Zahlung freigegeben die Rechnung
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlt
3. Geben Sie das Zahlungsdatum ein
4. Geben Sie bei Teilzahlungen auch den bezahlten Betrag ein
5. Klicken Sie auf Speichern
6. Die Rechnung wechselt in den Status Erledigt

Automatischer Abgleich: Wenn Sie das Modul Bankauszüge aktiviert haben, können Zahlungen automatisch anhand des variablen Symbols zugeordnet werden.

Erweiterte Funktionen

KI-Datenerkennung aus der Rechnung (OCR)

Das System extrahiert automatisch Daten aus hochgeladenen PDF-Rechnungen:

• Rechnungsnummer des Lieferanten
• Variables Symbol
• Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum
• Beträge (Steuerbasis, MwSt., Gesamt)
• Bankverbindung
• Lieferantendaten (IdNr./IČ, USt-IdNr./DIČ)

Wie es funktioniert:

1. Nach dem Hochladen des PDF-Anhangs startet das System automatisch die KI-Analyse
2. Die extrahierten Daten werden im Formular vorab ausgefüllt
3. Überprüfen und korrigieren Sie bei Bedarf die automatisch ergänzten Daten

Zahlungsabgleich mit Kontoauszügen

Wenn Sie das Modul Bankauszüge verwenden:

1. Im Rechnungsdetail wird der Bereich Zugeordnete Zahlung angezeigt
2. Das System sucht automatisch nach Zahlungen anhand des variablen Symbols
3. Sie können eine Zahlung manuell abgleichen, indem Sie auf das Verknüpfungssymbol bei der Banktransaktion klicken
4. Nach dem Abgleich wird das Zahlungsdatum automatisch ausgefüllt
5. Die Rechnung wechselt in den Status Erledigt

Zahlungsexport an die Bank

Für die gesammelte Bezahlung von Rechnungen:

1. Klicken Sie im Reiter Zur Zahlung freigegeben auf Zahlungsexport
2. Wählen Sie die Exportparameter:
   • Exporttyp - ABO (Format .kpc) oder BEST (Format .ikm)
   • Zahlen von Konto - Ihr Bankkonto
   • Kontowährung - CZK, EUR, USD oder andere
3. Markieren Sie in der Tabelle die zu zahlenden Rechnungen mithilfe der Checkboxen
4. Klicken Sie auf Datei für den Import in die Bank generieren
5. Importieren Sie die heruntergeladene Datei in Ihr Online-Banking

Wichtig: Überprüfen Sie die Daten in der Bank, bevor Sie die Zahlungen bestätigen.

Export in das Buchhaltungssystem (ISDOC)

Für den Export in eine Buchhaltungssoftware:

1. Klicken Sie im Reiter Zur Zahlung freigegeben oder Erledigt auf ISDOC Export
2. Geben Sie den Zeitraum ein:
   • Eingangsdatum Von - Beginn des Zeitraums
   • Eingangsdatum Bis - Ende des Zeitraums
3. Markieren Sie optional ISDOC für alle erstellen - erstellt ISDOC auch für Rechnungen ohne elektronische Form
4. Klicken Sie auf Export generieren
5. Ein ZIP-Archiv wird heruntergeladen, das Folgendes enthält:
   • ISDOC-Dateien (.isdoc) - elektronische Rechnungen
   • PDF-Anhänge der ursprünglichen Rechnungen
6. Importieren Sie das Archiv in Ihr Buchhaltungssystem

Excel-Export mit Anhängen für die Buchhaltung

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel Export mit Anhängen für die Buchhaltung
2. Geben Sie den Zeitraum für den Export ein
3. Wählen Sie aus, ob Sie nur ausgewählte Rechnungen oder alle im Zeitraum exportieren möchten
4. Klicken Sie auf Generieren
5. Ein ZIP wird heruntergeladen, das Folgendes enthält:
   • Excel-Datei mit Rechnungsübersicht
   • Ordner mit PDF-Anhängen, benannt nach der internen ID

Druck des Genehmigungsprotokolls

Zur Dokumentation des Genehmigungsprozesses:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigungsprotokoll
3. Ein PDF-Dokument wird gedruckt, das Folgendes enthält:
   • Rechnungsdaten
   • Liste der Genehmiger und deren Unterschriften
   • Daten und Zeiten der Genehmigung
   • Anmerkungen zur Genehmigung

Verknüpfte Rechnungen

Für Rechnungen, die zusammengehören (z. B. Anzahlung und Endabrechnung):

1. Suchen Sie im Rechnungsdetail den Bereich Verknüpfte Rechnungen
2. Klicken Sie auf Verknüpfte Rechnung hinzufügen
3. Wählen Sie die zugehörige Rechnung aus der Liste aus
4. Klicken Sie auf Hinzufügen
5. Im Bereich werden die verknüpften Rechnungen mit Links zu ihren Details angezeigt

QR-Code zur Zahlung

Für Rechnungen im Status Zur Zahlung freigegeben:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail
2. Wechseln Sie zum Reiter QR-Code - zur Zahlung
3. Ein QR-Code für die Zahlung der Rechnung wird angezeigt
4. Scannen Sie den QR-Code mit der mobilen App Ihrer Bank
5. Die Zahlungsdaten werden automatisch vorab ausgefüllt

Liste verifizierter Lieferanten

Zur Kontrolle von Lieferanten und für automatische Antworten:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht auf den Reiter Firmenliste
2. Eine Liste der Lieferanten mit folgenden Daten wird angezeigt:
   • E-Mail des Lieferanten
   • Firmenname, IdNr. (IČ), USt-IdNr. (DIČ)
   • Status als MwSt-Zahler
   • Bei der Finanzverwaltung registrierte Kontonummern
   • Unzuverlässiger MwSt-Zahler (ja/nein)
   • Eintrag im Insolvenzregister
3. Durch Klicken auf Firma hinzufügen können Sie einen neuen Lieferanten hinzufügen
4. Die Daten werden alle 12 Stunden automatisch aus öffentlichen Registern aktualisiert
5. Bei Vorkommen von Insolvenz oder Unzuverlässigkeit erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail

Lieferantenimport:

• Aus CRM-Modul importieren - übernimmt Firmen aus der CRM-Datenbank
• XLSX importieren - Import aus einer Excel-Datei

Automatische Antworten an Lieferanten

In der Firmenliste können Sie Folgendes einstellen:

• Automatische Antworten senden - ja/nein für jeden Lieferanten
• Standard/eigene Antwort - Vorlage aus den Einstellungen oder eigenen Text verwenden

Das System versendet dann automatisch:

• Empfangsbestätigung der Rechnung
• Ablehnungsbenachrichtigung inklusive Grund

Integration mit anderen Modulen

Bankauszüge

• Automatischer Zahlungsabgleich anhand des variablen Symbols
• Anzeige der abgeglichenen Zahlungen direkt im Rechnungsdetail
• Automatische Kennzeichnung der Rechnung als bezahlt nach dem Abgleich
• Export von Zahlungsaufträgen in Bankformaten

Datenpostfächer (ISDS)

• Automatischer Empfang von Rechnungen aus Datenpostfächern
• Datenextraktion aus dem ISDOC-Format
• Anzeige von Informationen zur Rechnungsherkunft (Datenpostfach vs. E-Mail)

Genehmigung

• Verknüpfung mit dem zentralen Genehmigungsmodul
• Rechnungsgenehmigung in der mobilen App
• E-Mail-Benachrichtigungen über wartende Rechnungen

Aufträge (Contracts)

• Zuordnung einer Rechnung zu einem bestimmten Auftrag
• Übersicht aller Rechnungen zu einem Auftrag
• Kontrolle des Auftragsbudgets

Bestellungen (Orders)

• Verknüpfung der Rechnung mit einer Bestellung
• Kontrolle der Übereinstimmung von Rechnung und Bestellung
• Übersicht der Rechnungen zu einer Bestellung

CRM

• Import der Lieferantenliste aus dem CRM
• Synchronisierung von Firmendaten
• Zugriff auf das Lieferantendetail aus der Rechnung

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich eine bereits genehmigte Rechnung bearbeiten?

Lösung: Ja, aber nur wenn Sie das Recht zur Bearbeitung genehmigter Rechnungen haben. Wenn Sie die Rechnung bearbeiten, kehrt sie in den Status "Zur Genehmigung" zurück und muss den Prozess erneut durchlaufen.

Frage: Was ist, wenn ich versehentlich die falsche Rechnung genehmigt habe?

Lösung: Sie können die Rechnung zurücksetzen, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück zu Eingegangen klicken. Die Rechnung kehrt in den ursprünglichen Status zurück und der Genehmigungsprozess wird abgebrochen.

Frage: Das System hat die Daten aus dem PDF nicht korrekt extrahiert. Was soll ich tun?

Lösung: Die KI-Erkennung ist nicht hundertprozentig. Überprüfen Sie immer die automatisch ausgefüllten Daten und korrigieren Sie diese bei Bedarf manuell. Die Qualität der Erkennung hängt von der Scanqualität und dem PDF-Format ab.

Frage: Wie kann ich Rechnungen massenhaft als bezahlt markieren?

Lösung: Nutzen Sie die Funktion des Abgleichs mit Bankauszügen. Das System ordnet Zahlungen automatisch anhand des variablen Symbols zu und markiert Rechnungen als bezahlt. Alternativ können Sie Rechnungen manuell abgleichen.

Frage: Kann ich Rechnungen für mehrere Firmen auf ein Konto empfangen?

Lösung: Ja, wenn Sie die E-Mail-Weiterleitung in den Einstellungen aktiviert haben. Jede Rechnung enthält dann das Feld Für Unternehmen, in dem Sie den Empfänger festlegen.

Frage: Wie stelle ich eine sequentielle Genehmigung je nach Betragshöhe ein?

Lösung: Aktivieren Sie in den Einstellungen die definierte Genehmigung nach Betrag und legen Sie Genehmiger für die einzelnen Betragsgrenzen fest (z. B. bis 1.000 € genehmigt der Abteilungsleiter, über 1.000 € der Direktor).

Frage: Mir wird ein Duplikat des variablen Symbols angezeigt, aber es ist eine neue Rechnung. Was soll ich tun?

Lösung: Der Warnhinweis dient nur zur Information. Prüfen Sie, ob es sich tatsächlich nicht um eine doppelte Rechnung handelt. Wenn die Rechnung in Ordnung ist, können Sie den Hinweis ignorieren und die Rechnung speichern.

Frage: Wie kann ich eine Liste der zur Zahlung anstehenden Rechnungen drucken?

Lösung: Nutzen Sie die Schaltfläche Rechnungen drucken (Anhänge) im Reiter Zur Zahlung freigegeben. Sie können auch die Schaltfläche Drucken direkt in der Tabelle verwenden.

Tipps für effizientes Arbeiten

• Filter nutzen: Nutzen Sie für eine schnellere Orientierung Filter nach Kostenstellen, Aufträgen oder Zeiträumen.
• Dateibenennung: Verwenden Sie beim Scannen verständliche Dateinamen (z. B. Rechnungsnummer des Lieferanten), das erleichtert die Suche.
• Regelmäßige Kontrolle: Überprüfen Sie täglich neu eingegangene Rechnungen, um Fristen für den Vorsteuerabzug nicht zu versäumen.
• PDF-Viewer: Nutzen Sie den integrierten PDF-Viewer mit der Möglichkeit, Notizen direkt im Dokument hinzuzufügen.
• Automatische Extraktion: Auch wenn die KI nicht perfekt ist, beschleunigt sie die Rechnungsdateneingabe erheblich. Überprüfen Sie die Daten jedoch immer.
• Zahlungsabgleich: Vereinbaren Sie mit Lieferanten die Verwendung variabler Symbole, dies erleichtert den automatischen Zahlungsabgleich.
• Liste verifizierter Firmen: Aktualisieren Sie laufend die Lieferantenliste, das System prüft dann automatisch deren Vertrauenswürdigkeit.
• Export in die Buchhaltung: Exportieren Sie Rechnungen in regelmäßigen Intervallen (wöchentlich/monatlich) für eine einfachere buchhalterische Bearbeitung.
• Genehmigungsprotokolle: Archivieren Sie Genehmigungsprotokolle für eventuelle Prüfungen und Audits.
• Mobile App: Genehmiger können Rechnungen direkt aus der mobilen App von eIntranet genehmigen.

Tastenkombinationen

• Ctrl+S - Schnelles Speichern von Änderungen (wenn das Formular geöffnet ist)
• Esc - Schließen des Dialogfensters