Eingangsrechnungen

Überblick

Das Modul Eingangsrechnungen (Lieferantenbelege, empfangene Buchhaltungsbelege) dient der Erfassung und Bearbeitung aller Rechnungen, die Ihr Unternehmen von Lieferanten erhält. Rechnungen können automatisch per E-Mail empfangen, manuell hochgeladen oder im ISDOC-Format importiert werden. Das Modul unterstützt mehrstufige Genehmigung, Fälligkeitsüberwachung und den Export von Zahlungsaufträgen an die Bank.

Hauptfunktionen

• Automatischer Rechnungsempfang aus einem E-Mail-Postfach (PDF, ISDOC)
• KI-Datenextraktion aus PDF – automatische Erkennung von Beträgen, variablen Symbolen und weiteren Angaben
• Mehrstufige Genehmigung mit sequenziellem oder parallelem Genehmiger-Workflow
• Vordefinierte Genehmigungsregeln nach Lieferant oder Rechnungsbetrag
• Export von Zahlungsaufträgen an die Bank (ABO-Format .kpc, BEST .ikm)
• Export von Rechnungen im ISDOC-Format für Buchhaltungssoftware
• Export nach Excel mit Anhängen
• Integrierter PDF-Viewer direkt im Rechnungsdetail
• Verknüpfung mit Aufträgen (Modul Aufträge) und CRM
• Kostenstatistiken nach Lieferant und Genehmiger mit Jahresvergleich
• Rechnungsempfang für mehrere Unternehmen (weitergeleitete E-Mail-Postfächer)

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul Eingangsrechnungen

Navigationspfad zum Modul Eingangsrechnungen: Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag Eingangsrechnungen. Das Modul befindet sich in der Regel im Bereich Buchhaltung oder Finanzen, je nach Konfiguration Ihres Systems.

Einstellungen des Moduls Eingangsrechnungen

Die Konfiguration des Moduls Eingangsrechnungen ist über Einstellungen → Eingangsrechnungen verfügbar. Die Einstellungen sind in Registerkarten unterteilt: Benutzerrechte, Allgemeine Einstellungen, Kostenstellen (falls aktiv) und Optionale Felder.

Einrichtung von E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang

Im Modul Eingangsrechnungen können Sie E-Mail-Adressen einrichten, von denen das System automatisch Rechnungen empfängt. Vorgehensweise: Gehen Sie zu Einstellungen → Eingangsrechnungen und verwalten Sie die Liste der zugelassenen Absender. Für jeden Lieferanten (Absender) können Sie Folgendes festlegen:

• Firmenname: der angezeigte Lieferantenname
• E-Mail-Adresse: die Adresse, von der der Lieferant Rechnungen sendet
• Firmennummer und Steuernummer: Identifikationsdaten des Lieferanten zur Registerprüfung
• Bankkontonummern: für den Export von Zahlungsaufträgen
• Vordefinierte Genehmigung: bestimmte Genehmiger für Rechnungen dieses Lieferanten

Tipp: Zugelassene E-Mail-Adressen können aus einer XLSX-Datei oder direkt aus einem Datensatz im CRM-Modul importiert werden.

Einrichtung der Genehmigung nach Rechnungsbetrag bei Eingangsrechnungen

Im Modul Eingangsrechnungen können Sie Genehmigungsregeln auf Basis des Rechnungsbetrags ohne MwSt. definieren. Die Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Eingangsrechnungen → Allgemeine Einstellungen. Für jeden Betragsbereich können bis zu 7 Genehmiger und ein finaler Genehmiger zugewiesen werden.

Benutzerrechte und Zugriffsberechtigungen für das Modul Eingangsrechnungen

Berechtigungen für das Modul Eingangsrechnungen werden unter Einstellungen → Eingangsrechnungen → Benutzerrechte zugewiesen. Jedem Benutzer kann eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden.

Rolle	Beschreibung
Beobachter	Nur Lesezugriff auf Eingangsrechnungen, ohne Möglichkeit zu Änderungen oder Aktionen
Assistent/in	Empfang und Vorbereitung von Rechnungen, Weiterleitung zur Genehmigung, Löschen von Rechnungen sowie Hinzufügen von Anhängen und Notizen
Genehmiger	Genehmigung oder Ablehnung von zur Genehmigung weitergeleiteten Rechnungen, Löschen von Rechnungen
Buchhalter/in	Kennzeichnung von Rechnungen als bezahlt und Eingabe in die Bank
Finaler Genehmiger	Abschließende Genehmigung der Rechnung nach Durchlauf durch die anderen Genehmiger, Löschen von Rechnungen
Administrator	Zugriff auf alle Funktionen einschließlich direkter Statusänderungen und Verwaltung gelöschter Datensätze

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm des Moduls Eingangsrechnungen

Der Hauptbildschirm des Moduls Eingangsrechnungen zeigt eine Liste von Rechnungen an, gefiltert nach dem aktuell ausgewählten Status. Im oberen Bereich des Bildschirms befinden sich Registerkarten (Panels) zum Umschalten zwischen den Status. Unter den Registerkarten befindet sich die Rechnungstabelle mit Filtern und Suchfunktion.

Rechnungsstatus im Modul Eingangsrechnungen

Jede Eingangsrechnung (Lieferantenbeleg) durchläuft diese Status. Die Registerkarten im oberen Bereich des Bildschirms zeigen die Anzahl der Rechnungen im jeweiligen Status an.

Status	Beschreibung
Empfangen	Neu empfangene Rechnung, bereit zur Weiterleitung zur Genehmigung (Standardstatus)
Zur Genehmigung	Die Rechnung wurde an die Genehmiger weitergeleitet und wartet auf deren Entscheidung
Zur Zahlung genehmigt	Die Rechnung hat die Genehmigung durchlaufen und ist zur Zahlung bereit
Teilweise bezahlt	Die Rechnung wurde nur teilweise bezahlt (verfügbar bei aktivierter Teilzahlungsfunktion)
Erledigt	Die Rechnung wurde vollständig bezahlt oder anderweitig erledigt
Abgelehnt	Die Rechnung wurde von einem Genehmiger abgelehnt
Statistiken	Zusammenfassende Kostenstatistiken nach Lieferanten und Genehmigern
Alle	Anzeige von Rechnungen aller Status gleichzeitig
Firmenliste	Übersicht der Lieferanten und ihrer Rechnungen

Filter und Suche im Modul Eingangsrechnungen

Im Modul Eingangsrechnungen stehen folgende Filter für die Rechnungssuche (Lieferantenbelege) zur Verfügung:

• Eingangsdatum von / bis: Filterung nach dem Datum, an dem die Rechnung ins System eingegangen ist
• Fälligkeitsdatum von / bis: Filterung von Rechnungen nach ihrem Fälligkeitstermin
• Dateiinhalt: Volltextsuche im Inhalt angehängter PDF-Dateien
• Dateiname: Suche nach Anhangsname
• Lieferant (E-Mail von): Filterung nach Absender
• Für Unternehmen: Filterung von Rechnungen für ein bestimmtes Unternehmen (beim Empfang für mehrere Unternehmen)
• Kostenstelle: Filterung nach Kostenstelle (falls aktiv)
• Auftrag: Verknüpfung mit dem Modul Aufträge
• Kann genehmigen: Filterung von Rechnungen, die ein bestimmter Benutzer genehmigen kann

Summen der Eingangsrechnungen auf dem Hauptbildschirm

Unter der Eingangsrechnungstabelle werden die Summen der Beträge für die aktuell gefilterten Rechnungen in den einzelnen Währungen angezeigt. Die Registerkarte Statistiken bietet erweiterte Übersichten mit Diagrammen und Jahresvergleich.

Grundoperationen

Vorgehensweise: Manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung

Im Modul Eingangsrechnungen können Sie eine Rechnung manuell erfassen, wenn sie nicht per E-Mail zugestellt wurde oder der automatische Empfang nicht eingerichtet ist.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung hinzufügen (Plus-Symbol)
2. Füllen Sie die Pflichtfelder des Formulars aus:
   • Rechnung von: Wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste oder wählen Sie Manuell eingeben und tragen Sie Firmenname, Firmennummer und Steuernummer ein
   • Für Unternehmen: Wenn Sie Rechnungen für mehrere Unternehmen empfangen, wählen Sie den Empfänger (wird nur bei aktiver Funktion angezeigt)
   • Kostenstelle: Wählen Sie die Kostenstelle (falls aktiv)
   • Var. Symbol (Lieferanten-Rechnungsnr.): die Rechnungsnummer des Lieferanten
   • Variables Symbol: das variable Symbol für die Zahlung (max. 10 Zeichen)
   • Betrag ohne MwSt.: die Bemessungsgrundlage
   • Gesamtzahlungsbetrag: der Gesamtbetrag zur Zahlung
   • Betreff/Titel: eine kurze Beschreibung der Rechnung
   • Inhalt/Beschreibung: eine ausführlichere Beschreibung
   • Auftrag: Zuordnung zu einem Auftrag (wenn die Funktion aktiv ist)
3. Laden Sie einen Anhang (gescannte oder elektronische Rechnung) hoch, indem Sie ihn in das Feld Anhänge / gescannte Dokumente ziehen
4. Optional können Sie Rechnung ist bereits erledigt ankreuzen, wenn Sie die Rechnung sofort in den Status Erledigt setzen möchten
5. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Das System prüft automatisch auf doppelte variable Symbole und warnt Sie, wenn dasselbe variable Symbol bereits im System vorhanden ist.

Empfang von Rechnungen per E-Mail im Modul Eingangsrechnungen

Das Modul Eingangsrechnungen kann automatisch Rechnungen verarbeiten, die an ein konfiguriertes E-Mail-Postfach zugestellt werden. Das System erkennt Rechnungsanhänge (PDF, ISDOC) und erstellt automatisch einen Datensatz. Anhänge im ISDOC-Format werden automatisch geparst und Schlüsseldaten (Betrag, variables Symbol, Fälligkeitsdatum) werden ausgefüllt. Die E-Mail-Empfangseinstellungen werden vom Administrator unter Einstellungen → Eingangsrechnungen → Allgemeine Einstellungen konfiguriert, wo die E-Mail-Adresse des Postfachs eingegeben wird.

Vorgehensweise: KI-Datenextraktion aus einer PDF-Rechnung

Im Modul Eingangsrechnungen können Sie eine automatische Datenextraktion aus einem PDF-Anhang mithilfe künstlicher Intelligenz starten. Die Funktion erkennt wichtige Rechnungsdaten – Betrag, variables Symbol, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum – direkt aus einem gescannten oder elektronischen PDF.

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail, indem Sie auf den Datensatz in der Eingangsrechnungstabelle klicken
2. Klicken Sie im Rechnungsdetail auf die Schaltfläche zum Starten der KI-Datenextraktion
3. Das System verarbeitet den PDF-Anhang und füllt automatisch die erkannten Felder aus
4. Überprüfen und korrigieren Sie die ausgefüllten Daten bei Bedarf
5. Speichern Sie die Änderungen

Tipp: Die KI-Datenextraktion funktioniert am besten bei Standard-Rechnungsformularen in maschinenlesbarem PDF. Bei gescannten oder nicht standardmäßigen Rechnungen empfehlen wir eine manuelle Überprüfung der Ergebnisse.

Detail der Eingangsrechnung und PDF-Viewer

Im Modul Eingangsrechnungen öffnen Sie das Rechnungsdetail, indem Sie auf die entsprechende Zeile in der Tabelle klicken. Das Rechnungsdetail enthält folgende Bereiche:

• Grunddaten: Betrag, variables Symbol, Lieferant, Status, Daten, Auftrag
• PDF-Viewer: der Rechnungsanhang wird direkt im Detail angezeigt, ohne herunterladen zu müssen
• Zahlungs-QR-Code: ein QR-Code für schnelle Zahlung per Mobile Banking
• Notizen: eine Registerkarte mit dem Verlauf der Notizen und Kommentare
• Rechnungspositionen: Positionsaufschlüsselung (falls die Funktion in den Einstellungen aktiv ist)
• Optionale Felder: zusätzliche vom Administrator definierte Felder
• Aktionsschaltflächen: zur Genehmigung weiterleiten, genehmigen, ablehnen, als bezahlt markieren, zurück auf empfangen setzen

Vorgehensweise: Hinzufügen einer Notiz zu einer Eingangsrechnung

Im Detail der Eingangsrechnung können Sie Notizen und Kommentare zum Genehmigungsprozess oder allgemeine Informationen zur Rechnung hinzufügen.

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail, indem Sie auf den Datensatz in der Eingangsrechnungstabelle klicken
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Notizen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen
4. Geben Sie den Notiztext ein
5. Optional können Sie eine Datei anhängen
6. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Anhangs zu einer Eingangsrechnung

Zu einem Eingangsrechnungsdatensatz können auch nach seiner Erstellung weitere Anhänge hinzugefügt werden. Die Anhänge sind für alle Benutzer mit Berechtigung zur Anzeige der Rechnung zugänglich.

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Modul Eingangsrechnungen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen
3. Laden Sie die Datei per Drag-and-Drop oder durch Auswahl aus den Dateien auf Ihrem Computer hoch
4. Bestätigen Sie den Upload

Erweiterte Funktionen

Vorgehensweise: Mehrstufige Genehmigung von Eingangsrechnungen

Das Modul Eingangsrechnungen unterstützt eine mehrstufige Genehmigung, bei der die Rechnung nacheinander die Genehmiger durchläuft. Das System bietet drei Genehmigungsmodi:

• Freie Genehmigung: der/die Assistent/in wählt die Genehmiger bei jeder Weiterleitung manuell aus
• Genehmigung nach Betragshöhe: das System weist automatisch Genehmiger basierend auf vordefinierten Regeln für Betragsbereiche zu
• Genehmigung nach Lieferant: jedem Lieferanten sind bestimmte Genehmiger zugewiesen, die in den Einstellungen der zugelassenen E-Mail-Adressen definiert sind

Vorgehensweise zur Weiterleitung einer Eingangsrechnung zur Genehmigung:

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Status Empfangen
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Genehmigung weiterleiten
3. Wählen Sie im Dialog die Genehmiger aus (oder überprüfen Sie die vordefinierten Genehmiger)
4. Optional wählen Sie den finalen Genehmiger
5. Klicken Sie auf Weiterleiten

Die Genehmiger erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Genehmigung. Im Rechnungsdetail im Status Zur Genehmigung können sie auf Genehmigen oder Ablehnen klicken. Bei der sequenziellen (mehrstufigen) Genehmigung benachrichtigt das System automatisch den nächsten Genehmiger in der Reihenfolge, nachdem der vorherige genehmigt hat.

Vorgehensweise: Zurücksetzen einer Eingangsrechnung auf Empfangen

Im Modul Eingangsrechnungen kann eine Rechnung, die sich im Genehmigungsprozess befindet, in den Status Empfangen zurückgesetzt werden. Diese Aktion steht Benutzern mit Assistenten- oder Genehmiger-Berechtigungen zur Verfügung, die die Rechnung noch nicht genehmigt haben.

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Status Zur Genehmigung
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück auf Empfangen
3. Bestätigen Sie die Aktion im Dialogfenster
4. Die Rechnung kehrt in den Status Empfangen zurück und der Genehmigungsprozess wird zurückgesetzt

Vorgehensweise: Kennzeichnung einer Eingangsrechnung als bezahlt

Nachdem eine Eingangsrechnung genehmigt und bezahlt wurde, kennzeichnet der/die Buchhalter/in sie im Modul Eingangsrechnungen als bezahlt. Diese Funktion erfordert Buchhalter-Berechtigungen.

1. Öffnen Sie das Rechnungsdetail im Status Zur Zahlung genehmigt
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlt / in die Bank eingegeben
3. Tragen Sie das Zahlungsdatum und gegebenenfalls den gezahlten Betrag ein (bei aktiver Teilzahlungsfunktion)
4. Klicken Sie auf Speichern
5. Die Rechnung wird in den Status Erledigt verschoben

Vorgehensweise: Verknüpfung einer Eingangsrechnung mit einem Auftrag

Im Modul Eingangsrechnungen kann eine Rechnung mit einem oder mehreren Aufträgen aus dem Modul Aufträge verknüpft werden. Die Verknüpfung ermöglicht die Kostenverfolgung für einzelne Aufträge direkt aus den Eingangsrechnungen.

1. Öffnen Sie das Detail der Eingangsrechnung
2. Klicken Sie im Bereich Auftrag auf die Schaltfläche zur Auftragszuordnung
3. Wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus der Liste
4. Speichern Sie die Änderung

Vorgehensweise: Verknüpfung einer Eingangsrechnung mit einer ausgestellten Bestellung

Im Modul Eingangsrechnungen kann eine Rechnung mit einer ausgestellten Bestellung aus dem Modul Ausgestellte Bestellungen verknüpft werden. Die Verknüpfung erleichtert die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen und die Erfüllungskontrolle.

1. Öffnen Sie das Detail der Eingangsrechnung
2. Klicken Sie auf die Registerkarte oder den Bereich Bestellungen
3. Wählen Sie die entsprechende ausgestellte Bestellung aus der Liste
4. Speichern Sie die Verknüpfung

Hinweis: Eine Rechnung kann auch direkt aus einer ausgestellten Bestellung über die Funktion Rechnung aus Bestellung erstellen im Modul Ausgestellte Bestellungen erstellt werden.

Exporte aus dem Modul Eingangsrechnungen

Vorgehensweise: Export eines ABO-Bankzahlungsauftrags aus Eingangsrechnungen

Die Funktion Zahlungsexport im Modul Eingangsrechnungen ermöglicht den Massenexport genehmigter Rechnungen (Lieferantenbelege) in eine Zahlungsauftragsdatei zum Import in die Bank. Der Export ist aus dem Status Zur Zahlung genehmigt verfügbar.

1. Klicken Sie im Modul Eingangsrechnungen auf die Schaltfläche Zahlungsexport im oberen Bereich des Bildschirms
2. Wählen Sie den Exporttyp:
   • ABO (.kpc) – nur Inlandszahlungen: Standard-Bankformat für Tschechien
   • BEST (.ikm) – nur Inlandszahlungen: alternatives Format für tschechische Banken
   • BEST (.ikm) – nur Auslandszahlungen: für internationale Zahlungen
3. Wählen Sie Zahlung vom Konto: das Bankkonto, von dem die Zahlungen gesendet werden
4. Wählen Sie die Kontowährung: CZK, EUR, USD oder andere
5. Geben Sie das Zahlungsdatum ein
6. Markieren Sie in der Tabelle die Rechnungen, die Sie in den Auftrag aufnehmen möchten
7. Klicken Sie auf Export generieren zum Herunterladen der Datei, oder auf Export generieren und Ausgewählte als bezahlt markieren zum Herunterladen der Datei mit gleichzeitiger Kennzeichnung der Rechnungen als bezahlt

Tipp: Das System zeigt die Gesamtsumme der ausgewählten Rechnungen zur einfachen Kontrolle vor dem Senden des Auftrags an die Bank an.

Export von Rechnungen in XML (genehmigte Rechnungen) aus Eingangsrechnungen

Die Funktion Rechnungs-XML-Export im Modul Eingangsrechnungen ermöglicht den Export genehmigter Rechnungen für einen gewählten Zeitraum in eine XML-Datei zum Import in Buchhaltungssoftware.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungs-XML-Export
2. Geben Sie Eingangsdatum von (einschließlich) ein
3. Geben Sie Eingangsdatum bis (einschließlich) ein
4. Klicken Sie auf Export generieren

Hinweis: Der Export kann durch Aufruf der REST-API-Adresse mit den Parametern DateFrom, DateTo und RESTAPIHash automatisiert werden. Die Anmeldebeschreibung finden Sie in den Einstellungen des Moduls Eingangsrechnungen im Bereich RESTAPI.

Export von Eingangsrechnungen im ISDOC-Format

Die Funktion ISDOC-Export im Modul Eingangsrechnungen ermöglicht den Export von Rechnungen im standardisierten tschechischen elektronischen Format ISDOC zum Import in Buchhaltungssoftware.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ISDOC-Export
2. Geben Sie Eingangsdatum von (einschließlich) ein
3. Geben Sie Eingangsdatum bis (einschließlich) ein
4. Optional können Sie ISDOC für alle erstellen ankreuzen: das System erstellt eine ISDOC-Datei auch für Rechnungen, die ursprünglich keine enthielten; die Daten werden aus den eingegebenen Rechnungsdaten generiert – überprüfen Sie sorgfältig nach dem Import in die Buchhaltungssoftware
5. Klicken Sie auf Export generieren

Hinweis: Ohne die aktivierte Option ISDOC für alle erstellen werden nur Rechnungen exportiert, die mit ISDOC-Anhängen eingegangen sind.

Export von Eingangsrechnungen nach Excel mit Anhängen

Die Funktion Export nach Excel mit Anhängen im Modul Eingangsrechnungen erstellt ein ZIP-Archiv mit einer Excel-Datei mit der Rechnungsliste und allen zugehörigen Anhängen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Export nach Excel mit Anhängen
2. Geben Sie Eingangsdatum von (einschließlich) ein
3. Geben Sie Eingangsdatum bis (einschließlich) ein
4. Wählen Sie den Datumstyp für den Export:
   • Eingangsdatum: Filterung nach dem Eingangsdatum der Rechnung im System
   • Leistungsdatum: Filterung nach dem Datum der steuerpflichtigen Leistung
5. Wählen Sie den Rechnungsstatus: markieren Sie die Status, die Sie exportieren möchten (Zur Zahlung genehmigt, Teilweise bezahlt, Erledigt)
6. Optional wählen Sie die Kostenstelle (falls aktiv)
7. Klicken Sie auf Export generieren

Druck von Eingangsrechnungsanhängen

Die Funktion Rechnungen drucken (Anhänge) im Modul Eingangsrechnungen ermöglicht den Massendruck von Rechnungsanhängen aus dem Status Zur Zahlung genehmigt.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungen drucken (Anhänge)
2. Wählen Sie den Drucktyp:
   • Anhänge (nur Rechnungen): Druck der reinen PDF-Rechnungsanhänge
   • Anhänge (nur Rechnungen) + Kopfblatt separat: Druck der Anhänge ergänzt um ein Kopfblatt mit Rechnungsdaten
3. In der Tabelle werden Rechnungen aus dem Status Zur Zahlung genehmigt angezeigt
4. Klicken Sie auf Druck generieren

Druck des Genehmigungsprotokolls einer Eingangsrechnung

Im Modul Eingangsrechnungen können Sie das Genehmigungsprotokoll für eine bestimmte Rechnung drucken. Das Protokoll enthält alle wichtigen Rechnungsdaten, den Genehmigungsverlauf und Notizen.

1. Öffnen Sie das Detail der Eingangsrechnung
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigungsprotokoll drucken
3. Es öffnet sich eine Druckversion des Dokuments mit automatischem Druckstart

Das Genehmigungsprotokoll der Eingangsrechnung enthält: interne ID, variables Symbol, Lieferant, Betrag ohne MwSt., Gesamtzahlungsbetrag, Währung, Bankkonto, Eingangsdatum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum, Auftrag, Bestellung, Genehmiger, Genehmigungsverlauf und alle Notizen.

Statistiken der Eingangsrechnungen

Die Registerkarte Statistiken im Modul Eingangsrechnungen bietet analytische Kostenübersichten mit der Möglichkeit eines Periodenvergleichs. Die Statistiken sind für Benutzer mit Zugang zum Modul verfügbar.

Einstellungen der Eingangsrechnungsstatistiken:

• Leistungsdatum Zeitraum von / bis: der Hauptüberwachungszeitraum
• Vergleich mit Zeitraum: Vergleichszeitraum (Standard: derselbe Zeitraum des Vorjahres)
• Status: Auswahl der in der Statistik enthaltenen Rechnungsstatus

Die Eingangsrechnungsstatistiken zeigen:

• Gesamtkosten nach Währung: eine Tabelle mit Werten für beide Zeiträume und prozentualer Veränderung
• Kostendiagramm: ein Balkendiagramm zum Vergleich beider Zeiträume in CZK
• Nach Lieferanten: Kosten aufgeschlüsselt nach einzelnen Lieferanten mit Periodenvergleich
• Nach Genehmigern: Kosten aufgeschlüsselt nach Rechnungsgenehmigern

Tipp: Für genaue Statistiken empfehlen wir die Aktivierung der Leistungsdatum-Verfolgung (Datum der steuerpflichtigen Leistung) in den Einstellungen des Moduls Eingangsrechnungen.

Integration mit anderen Modulen

Integration der Eingangsrechnungen mit dem CRM-Modul

Das Modul Eingangsrechnungen ist mit dem CRM-Modul (Kontaktverwaltung) integriert. Diese Integration ermöglicht:

• Import der Lieferantenliste aus dem CRM in die Liste der zugelassenen Rechnungsabsender
• Automatische Synchronisation der CRM-Firmenliste mit den Lieferanten der Eingangsrechnungen
• Verknüpfung des Rechnungsdatensatzes mit einem Kontakt im CRM für einfachen Zugriff auf die Lieferantenhistorie

Integration der Eingangsrechnungen mit dem Modul Aufträge

Das Modul Eingangsrechnungen ermöglicht die Zuordnung einer Rechnung zu mehreren Aufträgen aus dem Modul Aufträge. Die Verknüpfung wird im Rechnungsdetail und im Genehmigungsprotokoll angezeigt. Die Auftragszuordnung ist optional und wird in den Moduleinstellungen aktiviert.

Integration der Eingangsrechnungen mit dem Modul Datenbox

Das Modul Eingangsrechnungen kann mit dem Modul Datenbox (ISDS) integriert werden, wenn Lieferanten Rechnungen über die Datenbox senden. Über die Datenbox zugestellte Rechnungen können auf die gleiche Weise wie E-Mail-Rechnungen importiert und verarbeitet werden.

Integration der Eingangsrechnungen mit dem Modul Ausgestellte Bestellungen

Eingangsrechnungen können mit ausgestellten Bestellungen aus dem Modul Ausgestellte Bestellungen verknüpft werden. Das System ermöglicht die Erstellung einer Rechnung direkt aus einer Bestellung oder deren nachträgliche Zuordnung zu einer Bestellung zur Erfüllungskontrolle und Zuordnung.

Integration der Eingangsrechnungen mit dem Modul Kontoauszüge

Wenn das Modul Kontoauszüge aktiviert ist, überwacht das System eingehende Zahlungen und kennzeichnet Eingangsrechnungen automatisch als erledigt, sobald die entsprechende Zahlung auf dem Konto gutgeschrieben wird. Der verbleibende Zahlungsbetrag wird bei Teilzahlungen fortlaufend aktualisiert.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen zum Modul Eingangsrechnungen

Frage: Eine Rechnung kam per E-Mail, wird aber im Modul Eingangsrechnungen nicht angezeigt.

Lösung: Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Absenders in der Liste der zugelassenen Absender in den Moduleinstellungen enthalten ist. Rechnungen von unbekannten Absendern werden vom System abgelehnt oder in Quarantäne gestellt. Der Administrator kann den Absender unter Einstellungen → Eingangsrechnungen im Bereich E-Mail-Adressen hinzufügen.

Frage: Ich kann die Rechnung nicht zur Genehmigung weiterleiten; die Schaltfläche „Zur Genehmigung weiterleiten" fehlt oder ist nicht verfügbar.

Lösung: Die Schaltfläche „Zur Genehmigung weiterleiten" ist nur für Benutzer mit Assistenten-Berechtigungen verfügbar. Überprüfen Sie die Berechtigungen unter Einstellungen → Eingangsrechnungen → Benutzerrechte. Wenn Genehmigungsregeln nach Betragshöhe festgelegt sind und für den gegebenen Betrag keine Regel definiert ist, zeigt das System eine Warnung an und die Weiterleitung wird blockiert – der Administrator muss die fehlende Regel ergänzen.

Frage: Die KI-Datenextraktion hat die Rechnungsdaten nicht korrekt ausgefüllt.

Lösung: Die KI-Datenextraktion funktioniert am besten bei maschinenlesbaren PDF-Dateien. Bei gescannten oder nicht standardmäßigen Rechnungen kann die Genauigkeit geringer sein. Füllen Sie in solchen Fällen die fehlenden oder fehlerhaften Angaben manuell im Rechnungsdetail aus.

Frage: Ich kann einen Rechnungsanhang nicht löschen.

Lösung: Das Löschen von Anhängen muss in den Moduleinstellungen aktiviert sein. Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, der sie unter Einstellungen → Eingangsrechnungen → Allgemeine Einstellungen aktivieren kann.

Frage: Die Rechnung wurde automatisch in den Status Erledigt verschoben, ohne dass ich sie als bezahlt markiert habe.

Lösung: Das System verschiebt Rechnungen automatisch in den Status Erledigt, wenn die Integration mit dem Modul Kontoauszüge aktiv ist und eine dem Rechnungsbetrag entsprechende Zahlung auf dem Konto gutgeschrieben wurde. Dieses Verhalten ist korrekt und erwartet.

Frage: Wie kann ich die interne ID (Nummer) der Rechnung im Voraus erfahren?

Lösung: Beim Hinzufügen einer neuen Rechnung im Modul Eingangsrechnungen wird die interne ID automatisch im Feld Interne ID im Dialog zum Hinzufügen der Rechnung angezeigt. Die ID wird gemäß den Nummernkreis-Einstellungen generiert und kann nach dem Speichern der Rechnung je nach Moduleinstellungen auch geändert werden.

Tipps für effizientes Arbeiten mit dem Modul Eingangsrechnungen

• Aktivieren Sie den automatischen E-Mail-Empfang, um die manuelle Rechnungserfassung von regelmäßigen Lieferanten zu minimieren
• Richten Sie vordefinierte Genehmigungsregeln nach Lieferant oder Betragshöhe ein, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen
• Nutzen Sie die KI-Datenextraktionsfunktion bei PDF-Rechnungen zum schnellen Ausfüllen der wichtigsten Rechnungsdaten
• Exportieren Sie regelmäßig ABO-Zahlungsaufträge für die Massenzahlung genehmigter Rechnungen, anstatt jede Zahlung einzeln einzugeben
• Überwachen Sie die Registerkarte Statistiken für einen Überblick über die Kostenentwicklung und Ausgaben nach Lieferanten mit Jahresvergleich
• Verknüpfen Sie Rechnungen mit Aufträgen für eine genaue Projektkostenverfolgung
• Aktivieren Sie die Leistungsdatum-Verfolgung für eine genauere buchhalterische Zuordnung zum richtigen Abrechnungszeitraum
• Verwenden Sie den Fälligkeitsdatum-Filter zur Überwachung von Rechnungen, die sich der Fälligkeit nähern, um Verzugszinsen zu vermeiden