Anlagenverwaltung

Modulübersicht

Zweck

Das Modul Anlagenverwaltung dient zur umfassenden Verwaltung von Firmenvermögen - von der Anschaffung über die Zuweisung an Mitarbeiter, Standortverfolgung, Inventur, Revisionen bis zur Aussonderung. Es ermöglicht die Erfassung von materiellem und immateriellem Anlagevermögen, geringwertigen Wirtschaftsgütern, Verbrauchsmaterial und Gemeinkostenmaterial mit genauer Verfolgung von Standort, verantwortlichen Personen und aktuellem Status.

Hauptfunktionen

• Anlagenerfassung mit detaillierten Informationen - Erfassungsnummer, Inventarnummer, Seriennummer, Name, Kategorie, Typ, Menge
• Zuweisung von Anlagen an Benutzer, Büros, Fahrzeuge oder CRM-Firmen
• Anlagenübertragungen mit optionalem Genehmigungsworkflow
• Aussonderung und Verbrauch mit Gründen - Verkauf, Liquidation, Verbrauch, Verschleiß, Beschädigung
• Inventur mittels Inventarlisten mit QR-Code-Unterstützung
• Anlagenprüfungen mit automatischer Fristverlängerung und Benachrichtigungen
• QR-Codes für Etikettendruck und mobiles Scannen
• Übergabeprotokolle - einfache und komplexe Ausleihen
• Import aus XLSX und automatischer HW-Informationsimport aus Desktop-Anwendung
• Benutzerdefinierte Felder zur Erweiterung der Erfassung um spezifische Daten

Zielgruppe

• Anlagenverwalter - Führung der gesamten Erfassung, Hinzufügen, Bearbeiten, Inventur
• Mitarbeiter mit zugewiesenen Anlagen - Anzeige ihrer Anlagen, Möglichkeit Material zu verbrauchen
• Buchhalter - Genehmigung von Übertragungen und Aussonderungen, Prüfung von Buchhaltungsdaten
• Vorgesetzte - Genehmigung von Übertragungen Untergebener, Kontrolle der Teamanlagen
• Unternehmensleitung - Überblick über Anlagenstatus, Werte, Standorte

Einstellungen und Konfiguration

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Anlagenverwaltung (Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Moduls)

Allgemeine Einstellungen

Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen legen Sie fest, welche Modulfunktionen Sie verwenden werden:

• Inventarnummer verwenden - wenn aktiviert, wird das Feld Inventarnummer in der Erfassung angezeigt
• Inventarnummer als Erfassungsnummer verwenden - Inventarnummer ersetzt die Standard-Erfassungsnummer
• Seriennummer verwenden - zeigt ein Feld zur Eingabe der Herstellerseriennummer an
• Anlagentyp verwenden - ermöglicht weitere Spezifizierung der Anlagenkategorie mit benutzerdefiniertem Typ
• Standort verwenden - fügt Standortfeld für geografische Platzierung hinzu
• Raum verwenden - fügt Raumfeld für genaue Lokalisierung hinzu
• Anlagenzustand verwenden - ermöglicht Eingabe von Zustand wie "Neu", "Gebraucht", "Beschädigt"
• Bild verwenden - ermöglicht das Hochladen von Anlagenfotos
• Übergabeprotokolle verwenden - aktiviert komplexe Ausleihen
• Einfache Übergabeprotokolle verwenden - ermöglicht Generierung eines einfachen Protokolls in Word
• Aktuellen Buchwert pro Einheit verwenden - zur Abschreibungsverfolgung
• Erfassungsgruppe verwenden - Kategorisierung für die Buchhaltung
• Konto verwenden - Buchhaltungskonto für Buchungen
• Anzahl verschiedener Prüfungen - wie viele Prüfungsarten Sie verwenden möchten

Standorttypen

Wählen Sie, welche Standorttypen Sie verwenden werden:

• Anvertraute Anlage - eIntranet-Benutzer - einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesene Anlage
• Anvertraute Anlage - andere Person - Person außerhalb des eIntranet-Systems
• Büro - Platzierung in einem bestimmten Büro
• Fahrzeug - Anlage in einem Fahrzeug
• Nicht zugewiesen - Anlage im Lager ohne Zuweisung
• CRM - Firma - an CRM-Kunden ausgeliehene Anlage

Anlagentypen

In diesem Abschnitt können Sie zusätzlich zu den Grundkategorien benutzerdefinierte Anlagentypen definieren. Zum Beispiel:

• Computer
• Möbel
• Fahrzeuge
• Werkzeuge
• Elektronik

Für jeden Typ können Sie E-Mail-Benachrichtigung bei Mengenänderung einstellen - nützlich zur Verfolgung kritischer Artikel.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Erweiterung der Erfassung um spezifische Daten für Ihr Unternehmen. Sie können bis zu 10 benutzerdefinierte Felder verschiedener Typen erstellen:

Typen benutzerdefinierter Felder:

• Ja/Nein (Checkbox) - Kontrollkästchen für logische Werte
• Ganzzahl - für ganze Zahlen ohne Dezimalstellen
• Dezimalzahl - für präzise numerische Werte
• Datum - Datumsauswahl per Kalender
• Liste - Auswahl (Selectbox) - voreingestellte Werte durch Semikolon getrennt
• Text - 1 Zeile - kurze Texteingabe

Einstellungen benutzerdefinierter Felder:

1. Geben Sie Feldname ein - wird als Beschriftung angezeigt
2. Wählen Sie Feld-Typ aus der Liste
3. Bei Listentyp geben Sie Werte durch Semikolon getrennt ein (z.B. "Neu;Gebraucht;Beschädigt")
4. Aktivieren Sie Erforderlich, wenn es bei der Anlagenerstellung ausgefüllt werden muss
5. Aktivieren Sie In Tabelle anzeigen, um die Spalte in der Hauptübersicht anzuzeigen

Übertragungen und Genehmigungen

Genehmigungsworkflow für Übertragungen:

• Übertragungsgenehmigungsprozess verwenden - wenn aktiviert, erfordern Übertragungen eine Genehmigung
• Mitarbeiteraustritt - Info-E-Mail an Benutzer senden - wählen Sie Manager, die Benachrichtigung erhalten, wenn Mitarbeiter mit zugewiesenen Anlagen ausscheidet

Genehmigungsworkflow für Aussonderung:

• Aussonderungsgenehmigungsprozess verwenden - Aussonderung erfordert Genehmigung
• Teilweise Aussonderung erlauben - Möglichkeit, nur einen Teil der Anlagen auszusondern (z.B. 5 Stück von 10)
• Aussonderungsgründe - wählen Sie verfügbare Gründe: Verkauf, Physische Liquidation, Schenkung, Übertragung zwischen Abteilungen, Verbrauch, Sonstiges, Verschleiß, Beschädigung

Prüfungen

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßige Anlagenprüfungen durchführt (Elektrogeräte, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen), richten Sie Prüfungsarten ein:

1. In Allgemeine Einstellungen setzen Sie Anzahl verschiedener Prüfungen (z.B. 2)
2. Im Abschnitt Prüfungen klicken Sie Prüfungsart hinzufügen
3. Geben Sie Name ein (z.B. "Elektrische Prüfung")
4. Setzen Sie Intervall in Monaten (z.B. 12 für jährliche Prüfung)
5. Aktivieren Sie Aktiv
6. Optional setzen Sie Automatisch Aufgabe X Tage vor Prüfung erstellen

HW Info

Für automatische Inventur von Computern und Laptops:

• Import aus HWInfo aktivieren - aktiviert die Funktion
• In Anlagentyp importieren - wählen Sie, in welchen Typ PC/NB importiert werden
• Erlaubte IP-Adressen - Sicherheitsbeschränkung, von welchen IPs Import erlaubt ist
• Installationsprogramm herunterladen - generiert Installationspaket zur Verteilung auf Computer

Benutzerrechte

Pfad zu den Rechteeinstellungen: Einstellungen → Benutzer → Benutzer auswählen → Rechte → Anlagenverwaltung

Grundlegende Zugriffsebenen:

• Kein Zugriff - Benutzer kann das Modul überhaupt nicht sehen
• Sieht ihm anvertraute Anlagen - nur diesem Benutzer zugewiesene Anlagen werden angezeigt, keine Bearbeitung
• Sieht ihm anvertraute Anlagen und kann eigene verbrauchen (Verbrauchs- und Gemeinkostenmaterial) - kann eigenes Verbrauchs- und Gemeinkostenmaterial aussondern
• Sieht ihm anvertraute Anlagen und kann eigene verbrauchen/übertragen (jeder Anlagentyp) - volle Verwaltung eigener Anlagen einschließlich Übertragungen
• Sieht alles und kann eigene anvertraute Anlagen verbrauchen/übertragen (jeder Typ) - sieht gesamtes Inventar, bearbeitet nur eigene Anlagen
• Sieht alles und kann verbrauchen (jeder Anlagentyp) - sieht alles, kann jede Anlage verbrauchen
• Alles bearbeiten/hinzufügen + Inventarlisten - Moduladministrator, kann Inventarlisten erstellen
• Bearbeiten/hinzufügen/löschen/wiederherstellen (inkl. Inventar- und Prüflisten) - voller Administrator mit Löschrechten

Zusätzliche Rechte (Kontrollkästchen):

• Sieht Übertragungsanfragen von Untergebenen - zeigt Übertragungen von untergebenen Mitarbeitern an
• Sieht alle Übertragungsanfragen - Überblick über alle Übertragungen im Unternehmen
• Mitarbeiteraustrittsbestätigung per E-Mail - erhält Benachrichtigung bei Mitarbeiteraustritt
• Sieht alle Aussonderungsanfragen - Überblick über alle Aussonderungen
• Sieht Übertragungsanfragen (Buchhalter) - Buchhalter genehmigt Übertragungen
• Übertragungsanfragen (Geschäftsführer) - Geschäftsführer als endgültiger Genehmiger
• Info-E-Mail über abgeschlossene Bewegungen erhalten (Übertragungen/Aussonderungen) - Benachrichtigung über abgeschlossene Vorgänge

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Anlagenverwaltungsmoduls sehen Sie den Hauptbildschirm mit diesen Registerkarten:

• Anlagen - Haupttabelle mit allen Anlagen
• Anlagenübertragungen - Übersicht der Übertragungen zwischen Benutzern/Standorten (wenn Workflow aktiviert)
• Aussonderungen/Verbrauch - Liste der ausgesonderten Anlagen
• Aussonderungen/Verbrauch - Genehmigung - Anfragen, die auf Genehmigung warten (wenn Workflow aktiviert)
• Inventarlisten - Liste der Inventarlisten
• Prüfblätter - Übersicht der durchgeführten Prüfungen
• Übergabeprotokolle (Ausleihen) - komplexe Ausleihen (wenn aktiviert)
• HWInfo-Importe - Importe aus Desktop-Anwendung (wenn aktiviert)

Navigation

Klicken Sie auf eine Registerkarte, um die Ansicht zu wechseln. Die aktive Registerkarte ist grün hervorgehoben. Bei den Registerkarten Anlagenübertragungen und Aussonderungen/Verbrauch - Genehmigung sehen Sie ein rotes Abzeichen mit der Anzahl der ausstehenden Elemente.

Schaltflächen und Aktionen

Oberes Panel der Registerkarte Anlagen:

• Anlage hinzufügen - öffnet Dialog zur Eingabe eines neuen Anlagendatensatzes
• Mit Ausgewählten arbeiten - Dropdown-Menü mit Aktionen für markierte Elemente:
  • Anlage übertragen - Massenübertragung mehrerer Elemente gleichzeitig
  • Ausgewählte löschen - mehrere Elemente löschen (nur Administrator)
  • Alle auswählen - markiert alle sichtbaren Elemente
  • Auswahl aufheben - hebt Markierung aller Elemente auf
• Inventarisieren - fügt markierte Anlagen zur aktiven Inventarliste hinzu (Schaltfläche erscheint nur, wenn eine Liste aktiv ist)
• Aus XLSX importieren - Massenimport von Anlagen aus Excel-Datei
• QR-Codes drucken - Generierung von QR-Etiketten für ausgewählte Anlagen
• Gelöscht - zeigt Papierkorb mit gelöschten Elementen an (14 Tage zur Wiederherstellung)

Schaltflächen in der Anlagentabelle:

• Excel - Export sichtbarer Daten in XLSX-Datei (nur Chrome)
• Drucken - Druckausgabe der aktuellen Ansicht
• Spaltensichtbarkeit - Auswahl der angezeigten Spalten
• Suchgenerator - erweitertes Werkzeug zum Erstellen komplexer Filter

Aktionssymbole in Tabellenzeilen:

• Auge - Anlagendetail anzeigen
• Kreuz - Datensatz löschen (nur Administrator)
• Kontrollkästchen - Markierung für Massenaktionen

Filterpanel

Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um das Panel mit erweiterten Filtern zu erweitern/reduzieren. Ein aktiver Filter wird durch rote Überschriftenfarbe angezeigt.

Verfügbare Filter:

• Anlagenkategorie - Auswahl einer oder mehrerer Kategorien (Materielles Anlagevermögen, Immaterielles Anlagevermögen, Geringwertig, Verbrauchsmaterial, Gemeinkostenmaterial)
• Standorttyp - Filter nach Anlagenstandort
• Erfassungsnummer - Suche nach exakter oder teilweiser Nummer
• Lieferant - Lieferant aus vorhandenen auswählen
• Abteilung - Filter nach Abteilung (mehrere auswählbar)
• Name - Textsuche im Anlagennamen
• Standort - geografischer Standort (falls verwendet)
• Anlagenzustand - Filter nach Zustand (falls verwendet)

Filterschaltflächen:

• Suchen - wendet eingestellte Filter an und aktualisiert Tabelle
• Löschen - löscht alle Filter und stellt Standardansicht wieder her

Schnelle Statusumschaltung

Oben in der Tabelle finden Sie Schaltflächen zum schnellen Wechseln der Ansicht:

• Alle - zeigt alle Anlagen einschließlich ausgesonderter
• Verfügbar - nur nicht ausgesonderte Anlagen (Standardansicht)
• Alle ausgesondert - nur ausgesonderte Anlagen

Grundlegende Operationen

Anlagendatensatz erstellen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlage hinzufügen oben im Modul
2. Ein Dialog mit Formular öffnet sich
3. Füllen Sie Pflichtfelder mit Sternchen aus:

Grundinformationen:

• Erfassungsnummer - automatisch im Format Nummer/Jahr vorausgefüllt, kann geändert werden
• Inventarnummer - wenn in den Einstellungen aktiviert, geben Sie eindeutige Nummer ein
• Seriennummer - Herstellerseriennummer (wenn aktiviert)
• Name - aus vorhandenen auswählen oder neu eingeben (Feld mit Autovervollständigung)
• Bild - ziehen oder klicken zum Hochladen von Anlagenfotos (wenn aktiviert)

Klassifizierung:

• Anlagenkategorie - aus Dropdown-Menü auswählen:
  • Materielles Anlagevermögen
  • Immaterielles Anlagevermögen
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Verbrauchsmaterial
  • Gemeinkostenmaterial
• Anlagentyp - Spezifizierung der Kategorie mit benutzerdefiniertem Typ (wenn aktiviert und wenn Sie Typen in den Einstellungen erstellt haben)

Menge:

• Menge (Einheiten) - Anzahl der Maßeinheiten (Standardwert 1)
• Einheitstyp - Maßeinheit aus Dropdown-Menü: Stk, kg, t, cm, m, cm2, m2, m3, ml, L, hl, Satz, Sammlung, Serie, Kit, Palette, Paket, Stunde

Prüfungen (wenn aktiviert):

• Prüfungsart [0] - Prüfungsart auswählen (z.B. "Elektrische Prüfung")
• Nächstes Prüfungsdatum [0] - wird automatisch basierend auf eingestelltem Intervall berechnet, kann geändert werden
• Bei mehreren Prüfungsarten füllen Sie Prüfungsart [1], [2] usw. aus

Finanzdaten:

• Anschaffungspreis pro Einheit - Preis pro Maßeinheit in CZK
• Anschaffungsart - auswählen: Kauf, Kostenlose Übertragung, Schenkung, Übertragung zwischen Abteilungen, Eigenproduktion
• Lieferant - aus vorhandenen auswählen oder neu eingeben
• Rechnungsnummer - zur Verknüpfung mit erhaltenen Rechnungen
• Aktueller Buchwert pro Einheit - zur Abschreibungsverfolgung (wenn aktiviert)

Daten:

• Anschaffungsdatum - wann Anlage gekauft wurde (Standard heutiges Datum)
• Erfassungsdatum - wann in der Erfassung registriert (Standard heutiges Datum)
• Garantie bis - automatisch +2 Jahre ab Anschaffungsdatum, kann geändert werden
• Ablauf - automatisch +6 Monate ab Anschaffungsdatum, kann geändert werden (für Verbrauchsmaterial)

Organisatorische Daten:

• Abteilung - Abteilung auswählen oder neu eingeben
• Erfassungsgruppe - Kategorisierung für Buchhaltung (wenn aktiviert)
• Konto - Buchhaltungskonto (wenn aktiviert)
• Standort - geografischer Standort (wenn aktiviert)
• Raum - genaue Lokalisierung (wenn aktiviert)

Platzierung:

• Platzierung - Typ - Platzierungstyp auswählen:
  • Anvertraute Anlage - eIntranet-Benutzer - dann Benutzer auswählen
  • Anvertraute Anlage - andere Person - Namen der Person eingeben
  • Büro - Büronamen eingeben
  • Fahrzeug - Fahrzeugnamen eingeben
  • Nicht zugewiesen - Anlage im Lager
  • CRM - Firma - Firma aus CRM auswählen
• Basierend auf ausgewähltem Typ erscheint das Feld Benutzer, Name oder CRM - Firma
• Anlagenzustand - Zustand wie "Neu", "Gebraucht" (wenn aktiviert)

Benutzerdefinierte Felder (wenn in Einstellungen definiert):

• Füllen Sie benutzerdefinierte Felder entsprechend ihrem Typ und Ihren Unternehmensanforderungen aus
• Pflichtfelder sind mit Sternchen gekennzeichnet

Notizen und Anhänge:

• Notiz - beliebiger Text zur Anlage
• Anhänge (z.B. Lieferscheine) - ziehen oder klicken zum Hochladen von Dateien (Lieferschein, Rechnung, Anleitung)

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
5. System erstellt Datensatz und fügt automatisch Notiz "Neuer Datensatz erstellt" hinzu
6. Wenn Sie Einheitstyp Satz gewählt haben, erscheint Option zum Hinzufügen von Paketinhalt (z.B. "5× Schraubenzieher, 3× Zange, 1× Hammer")

Datensatz bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Anlagen zu bearbeiten:

Methode 1 - Inline-Bearbeitung im Detail:

1. In der Anlagentabelle klicken Sie auf Erfassungsnummer, Name oder das Auge-Symbol
2. Anlagendetail öffnet sich mit Übersicht aller Daten
3. Neben jedem Element finden Sie ein Stift-Symbol (wenn Sie Bearbeitungsrechte haben)
4. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Element, das Sie ändern möchten
5. Ein kleiner Dialog mit Bearbeitungsfeld öffnet sich
6. Ändern Sie den Wert und klicken Sie Speichern
7. Änderung wird sofort wirksam und automatisch in Notizen mit Text "Änderung: [Feldname] von [alter Wert] zu [neuer Wert]" aufgezeichnet

Methode 2 - Massenbearbeitung über Import:

1. Exportieren Sie Anlagen nach Excel mit der Excel-Schaltfläche
2. Ändern Sie Daten in der Datei
3. Importieren Sie zurück mit Aus XLSX importieren

Bearbeitungsbeschränkungen:

• Menge kann nur bis zur ersten Aussonderung oder zum ersten Verbrauch geändert werden - nach der ersten Aussonderung kann die Menge nicht erhöht, nur durch weitere Aussonderung reduziert werden
• Erfassungsnummer kann nach Erstellung nicht geändert werden (nur Inventar- oder Seriennummer kann)
• Wenn Sie keine Bearbeitungsrechte haben, erscheint das Stiftsymbol nicht

Datensatz löschen

1. In der Anlagentabelle finden Sie das Element, das Sie löschen möchten
2. Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol am Ende der Zeile (rote Farbe)
3. Bestätigungsdialog erscheint "Löschen? Sind Sie sicher, dass Sie diesen Datensatz löschen möchten?"
4. Klicken Sie Ja
5. Anlage wird in den Papierkorb verschoben
6. Bleibt 14 Tage im Papierkorb
7. Nach 14 Tagen wird sie automatisch endgültig gelöscht

Aus Papierkorb wiederherstellen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöscht oben im Modul
2. Liste der gelöschten Elemente mit Löschdatum erscheint
3. Finden Sie das gewünschte Element
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen
5. Anlage kehrt zur regulären Erfassung zurück

Berechtigungen:

• Nur Benutzer mit Rechten "Bearbeiten/hinzufügen/löschen/wiederherstellen" können löschen
• Ohne dieses Recht erscheint das Kreuzsymbol nicht

Suchen

Schnellsuche:

1. In das Suchen-Feld in der oberen rechten Ecke der Tabelle geben Sie Suchtext ein
2. System sucht automatisch in allen angezeigten Spalten
3. Tabelle filtert in Echtzeit beim Tippen
4. Suche ist Groß-/Kleinschreibung unabhängig

Erweitertes Filtern:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um das Filterpanel zu erweitern
2. Stellen Sie erforderliche Kriterien ein:

• Anlagenkategorie - eine oder mehrere Kategorien auswählen (Strg für Mehrfachauswahl halten)
• Standorttyp - Filter nach Standorttyp (Anvertraute Anlage - Benutzer, Büro, usw.)
• Erfassungsnummer - exakte oder teilweise Nummer eingeben
• Lieferant - Lieferant aus Dropdown-Menü auswählen
• Abteilung - eine oder mehrere Abteilungen auswählen (Strg halten)
• Name - Teiltext im Anlagennamen
• Standort - wenn Standorte verwendet werden
• Anlagenzustand - wenn Zustände verwendet werden

3. Klicken Sie Suchen
4. Tabelle aktualisiert sich mit gefilterten Ergebnissen
5. Aktiver Filter wird durch rote "Filter"-Überschrift im Panel angezeigt
6. Zum Löschen der Filter klicken Sie Löschen

Erweiterte Funktionen

Datenexport

Export nach Excel:

1. Optional Filter einstellen, um exportierte Daten einzuschränken
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel in der oberen Werkzeugleiste (neben Drucken-Schaltfläche)
3. Datei wird automatisch in den Downloads-Ordner heruntergeladen
4. Dateiname ist im Format "DataTables.xlsx"
5. Export enthält alle sichtbaren Spalten in aktueller Ansicht

Wichtig:

• Export nach Excel wird nur im Google Chrome Browser unterstützt
• In anderen Browsern (Firefox, Edge, Safari) funktioniert die Funktion möglicherweise nicht korrekt
• Nur sichtbare Spalten werden exportiert - ausgeblendete Spalten werden nicht exportiert
• Aktive Filter werden berücksichtigt

Datenimport aus XLSX

Import ermöglicht das Massenhsinzufügen von Anlagen aus Excel-Datei.

Dateivorbereitung:

1. Erstellen Sie Excel-Datei (.xlsx) mit folgenden Spalten in der ersten Zeile:

• Erfassungsnummer - optional, wenn nicht angegeben, wird automatisch generiert
• Inventarnummer - wenn verwendet
• Seriennummer - wenn verwendet
• Name - erforderlich
• Anlagenkategorie - Text oder Nummer (0=Materielles Anlagevermögen, 1=Immaterielles, 2=Geringwertig, 3=Verbrauchsmaterial, 4=Gemeinkostenmaterial)
• Anlagentyp - wenn verwendet
• Menge (Einheiten) - erforderlich, Nummer
• Einheitstyp - Text oder Nummer (0=Stk, 1=kg, 2=t, usw.)
• Anschaffungspreis pro Einheit - Nummer
• Anschaffungsart - Text oder Nummer
• Lieferant - Text
• Rechnungsnummer - Text
• Anschaffungsdatum - Format T.M.JJJJ (z.B. 15.3.2025)
• Erfassungsdatum - Format T.M.JJJJ
• Garantie bis - Format T.M.JJJJ
• Ablauf - Format T.M.JJJJ
• Abteilung - Text
• Standort - wenn verwendet
• Anlagenzustand - wenn verwendet
• Zusätzliche Felder entsprechend Ihrer Konfiguration

2. Füllen Sie Zeilen mit Daten - jede Zeile = eine Anlage
3. Speichern Sie die Datei

Massenoperationen

Elemente markieren:

1. In der Anlagentabelle aktivieren Sie das Kontrollkästchen für gewünschte Elemente
2. Oder verwenden Sie Mit Ausgewählten arbeiten → Alle auswählen, um alle sichtbaren Elemente zu markieren
3. Zum Aufheben der Markierung verwenden Sie Mit Ausgewählten arbeiten → Auswahl aufheben

Anlagenübertragung

Einzelübertragung:

1. Öffnen Sie Anlagendetail durch Klicken auf Erfassungsnummer oder Name
2. Oben im Detail klicken Sie auf die Schaltfläche Anlage übertragen
3. Oder klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Platzierungsfeld
4. Dialog "Anlagenübertragung" öffnet sich
5. Wählen Sie Übertragungstyp:

• Person ändern (Anvertraute Anlage - eIntranet-Benutzer) - Übertragung an anderen Mitarbeiter
• Person ändern (Anvertraute Anlage - andere Person) - Übertragung an externe Person
• Ort ändern (Büro) - Verschiebung in anderes Büro
• Ort ändern (Fahrzeug) - Verschiebung in anderes Fahrzeug
• Abteilung ändern - Übertragung zwischen Abteilungen
• Raum ändern - Verschiebung in anderen Raum
• Mitarbeiteraustritt - spezieller Typ für Massenübertragung bei Austritt

6. Basierend auf Übertragungstyp erscheint Feld zur Auswahl neuer Person/Ort
7. Geben Sie Übertragungsgrund ein - Pflichtfeld (z.B. "Neuer Mitarbeiter auf Position", "Arbeitsplatzwechsel")
8. Optional laden Sie Anhänge hoch (z.B. unterzeichnetes Übergabeprotokoll)
9. Klicken Sie Absenden

Verbrauch/Aussonderung von Anlagen

Einzelne Anlage aussondern:

1. Öffnen Sie Anlagendetail
2. Unten im Detail klicken Sie auf die Schaltfläche Verbrauchen/Aussondern
3. Dialog "Anlagenaussonderung/Verbrauch" öffnet sich
4. Entscheiden Sie, ob Sie die gesamte Anlage oder nur einen Teil aussondern möchten:

Teilweise Aussonderung (wenn in Einstellungen aktiviert):

1. Im Feld Auszusondernde Menge geben Sie Nummer kleiner als Gesamtmenge ein
2. Wenn Sie z.B. 10 Schraubenzieher haben und 3 aussondern möchten, geben Sie 3 ein
3. Verbleibende 7 Stück bleiben in verfügbarer Erfassung

5. Wählen Sie Aussonderungsgrund:

• Verkauf - Anlage wurde verkauft
• Physische Liquidation - Anlage wurde liquidiert (zerschnitten, abgerissen)
• Schenkung - an andere Organisation verschenkt
• Übertragung zwischen Abteilungen - Übertragung in andere Abteilung
• Verbrauch - im regulären Betrieb verbraucht (Verbrauchsmaterial)
• Sonstiges - anderer Grund
• Verschleiß - abgenutzte Anlage
• Beschädigung - beschädigte Anlage

6. Fügen Sie Notiz hinzu - Aussonderungsdetails (empfohlen)
7. Laden Sie Anhänge hoch - z.B. Liquidationsprotokoll, Kaufvertrag bei Verkauf
8. Klicken Sie Aussondern

QR-Codes

QR-Etiketten generieren:

1. Im Anlagenverwaltungsmodul klicken Sie auf die Schaltfläche QR-Codes drucken
2. Dialog "QR-Vorlage" öffnet sich
3. Wählen Sie, welche Anlagen zu drucken sind:

• Ausgewählte Anlagen - nur in Tabelle mit Kontrollkästchen markierte Elemente
• Alle verfügbaren Anlagen - alle nicht ausgesonderten Anlagen
• Nach Filter - Anlagen entsprechend aktuellem Filter

4. Klicken Sie Generieren
5. Neues Fenster öffnet sich mit PDF-Datei
6. PDF enthält QR-Codes im A4-Format für 70×42,3 mm Etiketten
7. Jeder QR-Code enthält:

• QR-Code mit Link zum Anlagendetail in eIntranet
• Erfassungsnummer
• Anlagenname
• Inventarnummer (wenn verwendet)

Inventarlisten

Inventarliste erstellen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Inventarlisten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue erstellen
3. Dialog öffnet sich
4. Geben Sie Name der Inventarliste ein (z.B. "Büroinventur 2025", "Lagerinventur Q1/2025")
5. Klicken Sie Speichern
6. Liste wird erstellt und automatisch als Aktiv gesetzt
7. Nur eine Liste kann gleichzeitig aktiv sein

Anlagenprüfungen

Prüfungseinrichtung (vom Administrator in Einstellungen durchgeführt):

1. Öffnen Sie Einstellungen → Anlagenverwaltung
2. Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen setzen Sie Anzahl verschiedener Prüfungen (z.B. 2)
3. Gehen Sie zur Registerkarte Prüfungen
4. Klicken Sie Prüfungsart hinzufügen
5. Geben Sie Daten ein:

• Name - z.B. "Elektrische Prüfung", "Feuerlöscherprüfung"
• Intervall in Monaten - z.B. 12 für jährliche Prüfung, 24 für zweijährliche
• Automatisch Aufgabe X Tage vor Prüfung erstellen - wenn Sie automatische Aufgabenbenachrichtigung wünschen
• Aktiv - aktivieren

Übergabeprotokolle (Ausleihen)

Einfaches Übergabeprotokoll:

1. Öffnen Sie Anlagendetail
2. Unten klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabeprotokoll vorbereiten - einfach in Word
3. System generiert Word-Dokument (.docx)
4. Dokument enthält:

• Erfassungsnummer und Anlagenname
• Beschreibende Daten - Kategorie, Typ, Seriennummer
• Anschaffungspreis
• Übergabedatum
• Platz für Unterschrift der übergebenden Person
• Platz für Unterschrift des Empfängers

HWInfo-Import

Einrichtung (vom Administrator durchgeführt):

1. Öffnen Sie Einstellungen → Anlagenverwaltung
2. Gehen Sie zur Registerkarte HW Info
3. Aktivieren Sie Import aus HWInfo aktivieren
4. Im Feld In Anlagentyp importieren wählen Sie Typ, in den PC/NB importiert werden (z.B. "Computer")
5. Im Feld Erlaubte IP-Adressen geben Sie IP-Adressen ein, von denen Import erlaubt ist (zur Sicherheit)
6. Klicken Sie Installationspaket generieren
7. eIntranetHWInfo-Anwendungsinstaller wird heruntergeladen

Integration

Verbundene Module

CRM:

• Sie können Anlagen bei CRM-Firmen platzieren
• Bei Anlagenbearbeitung wählen Sie Platzierung - Typ → CRM - Firma
• Wählen Sie Firma aus CRM
• Anlage erscheint im CRM-Firmendetail auf der Registerkarte "Ausgeliehene Anlagen"
• Nützlich zur Verfolgung von an Kunden ausgeliehenen Anlagen

Benutzer:

• Alle dem Benutzer zugewiesenen Anlagen sind im Benutzerdetail sichtbar
• Beim Mitarbeiteraustritt verwenden Sie die Funktion "Mitarbeiteraustritt" für Massenanlagenübertragung
• Vorgesetzte sehen Anlagen ihrer Untergebenen (wenn sie Rechte haben)

Aufgaben:

• Wenn Sie automatische Aufgabenerstellung für Prüfungen einrichten, werden Aufgaben X Tage vor der Prüfung erstellt
• Aufgabe wird der für Prüfungen verantwortlichen Person zugewiesen
• Aufgabe enthält Link zur Anlage und Information über Prüfungsart

Datenflüsse

Anlagenanschaffung:

1. Im Modul Eingangsrechnungen erfassen Sie Rechnung für Anlagenkauf
2. Beim Erstellen der Anlage im Modul Anlagenverwaltung geben Sie Rechnungsnummer, Lieferant und Anschaffungspreis ein
3. Verknüpfung ermöglicht Rückverfolgung zur Kaufrechnung

Zuweisung:

1. Anlagenverwaltung → Benutzer: Sie weisen Anlage dem Mitarbeiter zu
2. Im Benutzerdetail (Benutzermodul) erscheint Liste der anvertrauten Anlagen
3. Anlagenverwaltung → CRM-Firma: Sie leihen Anlage an Kunden
4. Im CRM-Firmendetail erscheinen ausgeliehene Anlagen

Abhängigkeiten

Was vor Verwendung des Moduls eingerichtet sein muss:

Abteilungen:

• Wenn Sie Anlagen nach Abteilungen verfolgen möchten, erstellen Sie zuerst Abteilungen
• Pfad: Einstellungen → Firma → Abteilungen
• Geben Sie Abteilungsnamen ein (z.B. "IT", "Verwaltung", "Produktion")

Benutzer:

• Für Zuweisung von Anlagen an Benutzer müssen Benutzer erstellt sein
• Pfad: Einstellungen → Benutzer
• Erstellen Sie Benutzer mit entsprechenden Rechten

CRM-Firmen:

• Wenn Sie Anlagen bei CRM-Firmen platzieren möchten, muss CRM-Modul aktiv und Firmen erstellt sein
• Pfad: CRM → Firmen

Anlagentypen:

• Wenn Sie benutzerdefinierte Anlagentypen verwenden möchten, erstellen Sie diese in den Moduleinstellungen
• Pfad: Einstellungen → Anlagenverwaltung → Anlagentypen

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Letzte Aktualisierung: 10. Januar 2025