Galerie – Fotogalerie, Bildergalerie

Überblick

Das Modul Galerie (Fotogalerie, Fotos teilen) dient zum Speichern, Anzeigen und Teilen von Fotos im Unternehmen. Die Fotos werden in Galerietypen (zum Beispiel Firmenveranstaltungen, Hochzeiten oder einzelne Abteilungen) und deren Unterordner eingeteilt. Für jeden Galerietyp kann einzeln festgelegt werden, wer die Fotos nur ansehen und wer sie auch hochladen, bearbeiten oder löschen darf. Das Modul ermöglicht außerdem die Erstellung eines befristeten Links, um ein Foto oder eine ganze Galerie außerhalb der Anwendung zu teilen, zum Beispiel per E-Mail an einen Geschäftspartner.

Wichtigste Funktionen des Moduls Galerie

• Anzeigen von Fotos, aufgeteilt nach Galerietypen und deren Unterordnern
• Hochladen mehrerer Fotos gleichzeitig mit einer gemeinsamen Beschreibung
• Bearbeiten der Beschreibung eines einzelnen Fotos
• Löschen von Fotos, Unterordnern und Galerietypen in den Papierkorb mit Wiederherstellungsmöglichkeit
• Erstellen eines zeitlich oder nach Anzahl der Ansichten befristeten Links zum Teilen außerhalb der Anwendung
• Detaillierte Einstellung der Zugriffsrechte für einzelne Galerietypen und deren Unterordner

Zugriff und Einstellungen

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie zum Modul Galerie gelangen, wo Sie die Einstellungen der einzelnen Galerietypen finden und welche Stufe der Zugriffsrechte für die einzelnen Tätigkeiten in der Galerie erforderlich ist. Bevor Sie Fotos hochladen, ansehen oder löschen, prüfen Sie, welche Berechtigung Ihnen für den jeweiligen Galerietyp zugewiesen wurde – sie unterscheidet sich nämlich von Galerie zu Galerie.

So gelangen Sie zum Modul Galerie

Das Modul Galerie öffnen Sie über den Punkt Galerie im Hauptmenü. Es werden Kacheln der einzelnen Galerietypen angezeigt (z. B. Firmenveranstaltungen, Hochzeiten), für die Sie mindestens das Recht Lesen besitzen. Das Modul öffnet sich auf dieselbe Weise auch nach Abschluss von Aktionen, die zur Galerie zurückführen, zum Beispiel nach dem Hochladen von Fotos oder dem Bearbeiten einer Beschreibung.

Einstellungen des Moduls Galerie

Die Einstellungen des Moduls Galerie stehen nur Administratoren des Moduls zur Verfügung (siehe Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul Galerie weiter unten) und sind über den Link Einstellungen neben der Überschrift Galerie auf dem Hauptbildschirm des Moduls erreichbar. In den Einstellungen der Galerie werden die einzelnen Galerietypen angelegt und ihnen Zugriffsrechte zugewiesen.

Option in den Einstellungen der Galerie	Was sie bewirkt
Typ hinzufügen	Legt durch Eingabe von Name und Beschreibung einen neuen Galerietyp an. Ohne Anlegen eines Typs kann nichts in die Galerie hochgeladen werden.
Bearbeitungsikone (Stift) beim Galerietyp	Öffnet die Bearbeitung von Name und Beschreibung eines bestehenden Galerietyps.
Löschikone beim Galerietyp	Verschiebt den Galerietyp in den Papierkorb.
Benutzer auswählen (bei der Spalte Lesen / Lesen-Schreiben / Lesen-Schreiben-Löschen-Wiederherstellen-Unterordner erstellen)	Öffnet die Vergabe der jeweiligen Rechtestufe für diesen Galerietyp oder seinen Unterordner.
Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer	Gewährt die jeweilige Rechtestufe jedem im Unternehmen, unabhängig von der einzelnen Auswahl von Benutzern und Gruppen.

Hinweis: Ein neu angelegter Galerietyp hat nach dem Anlegen noch keinem Benutzer ein Recht zugewiesen. Das Recht muss separat vergeben werden, sonst sieht oder lädt niemand – nicht einmal derjenige, der den Typ angelegt hat – in dieser Galerie Fotos hoch.

Berechtigungen und Zugriffsrechte im Modul Galerie

Der Zugriff auf das Modul Galerie wird nicht durch ein einziges Recht für das ganze Modul gesteuert, sondern getrennt für jeden Galerietyp und jeden seiner Unterordner. Die Stufen bauen aufeinander auf, es gilt immer die höchste Stufe, die ein Benutzer erhält.

Berechtigung für den Galerietyp	Beschreibung
Lesen	Öffnen des Galerietyps oder Unterordners und Ansehen der Fotos.
Lesen/Schreiben	Zusätzlich Hochladen neuer Fotos und Bearbeiten ihrer Beschreibungen.
Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen	Zusätzlich Löschen von Fotos und Unterordnern, Wiederherstellen gelöschter Fotos aus dem Papierkorb, Anlegen neuer Unterordner und Erstellen externer Links zum Teilen.

Das Recht kann durch Aktivieren der Option Alle zusammen vergeben werden (Zugriff hat jeder im Unternehmen, einschließlich künftiger Benutzer), durch Auswahl bestimmter Benutzer oder durch Auswahl ganzer Gruppen – ein Benutzer, der Mitglied der gewählten Gruppe ist, erhält das Recht automatisch. Wenn für einen Unterordner keine eigenen Rechte ausdrücklich eingestellt sind, übernimmt er sie automatisch von seinem übergeordneten Galerietyp. Die Verwaltung der Einstellungen des Moduls Galerie (Anlegen von Galerietypen und Vergabe von Rechten) darf nur ein Benutzer mit einer Administratorrolle im System oder ein Benutzer, dem die Verwaltung des Moduls Galerie direkt zugewiesen wurde, vornehmen. Auch ein solcher Administrator muss aber für die Galerie mindestens das Recht Lesen zugewiesen haben, sonst sieht er darin keine Fotos.

Drei Möglichkeiten der Rechtevergabe im Modul Galerie

Für jeden Galerietyp und seinen Unterordner kann das Zugriffsrecht gleichzeitig auf drei Arten vergeben werden. Die Arten addieren sich – es gilt immer die höchste Rechtestufe, die ein Benutzer über eine davon erhält.

Art der Vergabe	Wem das Recht zugewiesen wird	Hinweis
Aktivieren von „Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer“	Jedem Benutzer im Unternehmen, auch denen, die erst noch eintreten	Umfassendste Art, das Recht muss nicht bei einzelnen Personen oder Gruppen nachgeschlagen werden
Auswahl bestimmter Benutzer	Namentlich ausgewählte Benutzer	Geeignet, wenn nur ein enger Personenkreis Zugriff auf die betreffende Galerie haben soll
Auswahl von Gruppen	Alle Mitglieder der gewählten Gruppe	Ein Benutzer, der Mitglied der gewählten Gruppe ist, erhält das Recht automatisch, auch wenn er nicht namentlich ausgewählt wurde

Durch Deaktivieren der Option Alle zusammen werden bei der jeweiligen Rechtestufe gleichzeitig alle einzeln aktivierten Benutzer und Gruppen entfernt – sie müssen daher bei Bedarf erneut aktiviert werden.

Vererbung der Rechte auf Galerie-Unterordner

Wenn für einen Unterordner keine eigenen Rechte ausdrücklich eingestellt sind, übernimmt er sie automatisch von seinem übergeordneten Galerietyp – sowohl die Rechtestufe als auch die konkret zugewiesenen Benutzer und Gruppen. Ein neu angelegter Unterordner macht die Fotos somit sofort nach dem Erstellen demselben Personenkreis zugänglich wie sein übergeordneter Galerietyp, ohne dass das Recht erneut eingestellt werden müsste.

Beispiel: Rechtevergabe für einen neuen Galerietyp

Ein Administrator legt einen neuen Galerietyp „Weihnachtsfeier“ an. Da dem neu angelegten Galerietyp anfangs kein Recht automatisch zusteht, öffnet er bei der Spalte Lesen die Rechtevergabe und aktiviert die Option Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer, damit sich die Fotos jeder im Unternehmen ansehen kann. Bei der Spalte Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen wählt er dann nur namentlich die Organisatoren der Veranstaltung aus, sodass nur sie Fotos hochladen und löschen können, während die übrigen Mitarbeiter sie nur ansehen können.

Benutzeroberfläche

Der Bildschirm des Moduls Galerie besteht aus drei Ebenen: den Kacheln der Galerietypen, den Kacheln der Unterordner und der eigentlichen Fotoanzeige. Die folgenden Abschnitte beschreiben, was Sie auf jeder von ihnen finden und in welchem Status sich Fotos, Unterordner und Galerietypen befinden können.

Hauptbildschirm des Moduls Galerie

Nach dem Öffnen des Moduls Galerie sehen Sie oben die Überschrift Galerie und – wenn Sie das Recht zur Verwaltung der Einstellungen besitzen – daneben den Link Einstellungen. Unter der Überschrift befindet sich eine Reihe quadratischer Kacheln, eine für jeden Galerietyp (zum Beispiel Firmenveranstaltungen oder Hochzeiten), für den Sie mindestens das Recht Lesen besitzen. Durch Klick auf eine Kachel öffnen Sie die Galerie, und die Kachel wird hervorgehoben.

Nach dem Öffnen eines Galerietyps wird unter den Kacheln eine Zeile mit Kacheln der Unterordner angezeigt, sofern für diesen Typ welche vorhanden sind (der aktive Unterordner ist ebenso hervorgehoben wie der Galerietyp oben), sowie auf der rechten Seite die Schaltfläche Einen Galerie-Unterordner erstellen oder Aktuellen Unterordner löschen, falls Sie gerade einen Unterordner ansehen. Beide Schaltflächen werden nur bei ausreichendem Recht für die betreffende Galerie angezeigt.

Fotoanzeige im Modul Galerie

Unter den Kacheln der Typen und Unterordner befindet sich eine Karte mit den eigentlichen Fotos der ausgewählten Galerie oder des Unterordners. Über den Fotos befindet sich eine Schaltflächenzeile, die sich je nach Ihrem Recht für die betreffende Galerie ändert: Gelöschte (öffnet den Papierkorb der Galerie), Löschen (löscht das gerade angezeigte Foto), Link für externen Zugriff erstellen, Beschreibung bearbeiten und Fotos hinzufügen. Die Anzeige selbst zeigt Miniaturansichten der Fotos über dem großen Bild, Pfeile zum Blättern zwischen den Fotos, Tastatursteuerung und die Möglichkeit der Vollbildanzeige.

Status von Fotos, Unterordnern und Galerietypen

Status	Was er bedeutet
Aktiv	Der Galerietyp, Unterordner oder das Foto ist sichtbar und in der Galerie verfügbar. Ausgangsstatus nach dem Anlegen eines Typs oder Unterordners beziehungsweise nach dem Hochladen eines Fotos.
Im Papierkorb (gelöscht)	In der normalen Ansicht ausgeblendet. Gelöschte Fotos verbleiben 365 Tage ab der Löschung im Papierkorb der Galerie, danach entfernt das System sie automatisch endgültig; aus Sicherheitsgründen lässt sich das nicht beschleunigen.
Wiederhergestellt	Nach Verwendung des Wiederherstellungssymbols im Papierkorb der Galerie sollte das Foto wieder zu den aktiven Fotos zurückkehren – prüfen Sie das Ergebnis nach dem Klick stets direkt in der Galerie.

Grundlegende Vorgänge

Zu den grundlegenden Vorgängen im Modul Galerie gehören das Hochladen von Fotos, das Bearbeiten ihrer Beschreibung, das Löschen und Wiederherstellen von Fotos aus dem Papierkorb sowie die Arbeit mit Galerie-Unterordnern. Der Umfang der verfügbaren Schaltflächen hängt davon ab, welche Berechtigung Ihnen für den jeweiligen Galerietyp zugewiesen ist.

Anleitung: Fotos in die Galerie hochladen

Im Modul Galerie laden Sie neue Fotos in den ausgewählten Galerietyp oder dessen Unterordner hoch. Für diese Aktion ist das Recht Lesen/Schreiben oder höher für die betreffende Galerie erforderlich.

1. Öffnen Sie den Galerietyp oder Unterordner, dem Sie Fotos hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fotos hinzufügen.
3. Ziehen Sie die Fotos in den markierten Bereich, oder wählen Sie sie von Ihrem Gerät aus:
   • Fotos: Pflichtfeld, sonst wird nichts hochgeladen; es können auf einmal höchstens 60 Dateien hochgeladen werden
   • Beschreibung: optional, der eingegebene Text wird bei allen gerade hochgeladenen Fotos gemeinsam gespeichert
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Fotos erscheinen in der Fotoanzeige der Galerie.

Tipp: Beim Versuch, mehr als 60 Fotos auf einmal hochzuladen, zeigt das Modul Galerie die Meldung „Sie können maximal 60 Dateien hochladen.“ – laden Sie die Fotos in kleineren Gruppen hoch.

Anleitung: Fotobeschreibung bearbeiten

Im Modul Galerie können Sie jederzeit die Beschreibung eines bereits hochgeladenen Fotos ändern, sofern Sie für die betreffende Galerie mindestens das Recht Lesen/Schreiben besitzen.

1. Zeigen Sie in der Fotoanzeige das Foto an, dessen Beschreibung Sie ändern möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beschreibung bearbeiten.
3. Bearbeiten Sie den Text im Feld Beschreibung.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Anleitung: Foto in der Galerie löschen

Das Löschen eines Fotos im Modul Galerie erfordert die höchste Rechtestufe für die betreffende Galerie (Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen).

1. Zeigen Sie in der Fotoanzeige das Foto an, das Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
3. Bestätigen Sie die Frage „Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?“ mit der Schaltfläche Ja.

Das Foto verschwindet aus der Galerie und wird in den Papierkorb verschoben, wo es 365 Tage verbleibt, bevor das System es endgültig entfernt.

Foto aus dem Papierkorb des Moduls Galerie wiederherstellen

Aus der Galerie gelöschte Fotos verbleiben 365 Tage im Papierkorb, wo dafür in der Benutzeroberfläche ein Symbol zur Wiederherstellung unter die aktiven Fotos angeboten wird.

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm der Galerie auf die Schaltfläche Gelöschte.
2. Suchen Sie in der Liste der gelöschten Fotos (Spalten: Bild, wer gelöscht hat, wann gelöscht wurde) die betreffende Zeile.
3. Klicken Sie bei der betreffenden Zeile auf das Wiederherstellungssymbol, und bestätigen Sie.

Hinweis: Die Zuverlässigkeit dieser Wiederherstellung wurde nicht im Detail überprüft, prüfen Sie daher nach dem Klick stets direkt in der Galerie, ob das Foto tatsächlich wieder zu den aktiven Fotos zurückgekehrt ist. Wenden Sie sich andernfalls an den Administrator des Moduls Galerie.

Anleitung: Galerie-Unterordner erstellen

Unterordner im Modul Galerie dienen der weiteren Unterteilung von Fotos innerhalb eines Galerietyps, zum Beispiel nach einer bestimmten Veranstaltung oder einem Datum. Das Erstellen eines Unterordners erfordert die höchste Rechtestufe für den jeweiligen Galerietyp (Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen).

1. Öffnen Sie den übergeordneten Galerietyp, in dem Sie den Unterordner anlegen möchten. Ein Unterordner kann nicht innerhalb eines anderen Unterordners erstellt werden – bei einem entsprechenden Versuch erscheint die Meldung „Sie können in der Galerie keinen Unterordner unter einem Unterordner erstellen, wählen Sie den übergeordneten Ordner, in dem Sie den Unterordner erstellen möchten.“
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einen Galerie-Unterordner erstellen.
3. Füllen Sie das Pflichtfeld Name aus (1 bis 128 Zeichen, gängige Zeichen und diakritische Zeichen).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Der neue Unterordner übernimmt automatisch die aktuelle Einstellung der Zugriffsrechte sowie die Liste der Benutzer mit Zugriff auf seinen übergeordneten Galerietyp – die Rechte müssen für ihn nicht erneut eingestellt werden.

Anleitung: Galerie-Unterordner löschen

Das Löschen eines Unterordners im Modul Galerie erfordert dieselbe Berechtigung wie sein Erstellen – die höchste Rechtestufe für den jeweiligen Galerietyp (Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen).

1. Öffnen Sie den Unterordner, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktuellen Unterordner löschen.
3. Bestätigen Sie die Frage „Möchten Sie diese Datensätze wirklich löschen?“.

Der Unterordner wird zusammen mit allen darin hochgeladenen Fotos in den Papierkorb verschoben.

Erweiterte Funktionen

Neben der gewöhnlichen Arbeit mit Fotos bietet das Modul Galerie auch das Teilen von Fotos und ganzen Galerien außerhalb der Anwendung, und zwar über einen zeitlich oder nach Anzahl der Ansichten befristeten externen Link. Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn Sie Fotos Personen außerhalb des Unternehmens zeigen müssen, die sich nicht in der Anwendung anmelden können oder kein Konto haben.

Foto oder Galerie über einen externen Link teilen

Das Modul Galerie ermöglicht das Erstellen eines Links, mit dem Sie ein Foto oder eine ganze Galerie auch Personen außerhalb der Anwendung zugänglich machen, zum Beispiel in Form eines Links in einer E-Mail. Das Erstellen eines Links erfordert die höchste Rechtestufe für die betreffende Galerie (Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen).

1. Zeigen Sie in der Fotoanzeige der Galerie das Foto an, das Sie außerhalb der Anwendung teilen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Link für externen Zugriff erstellen.
3. Füllen Sie aus:
   • Link gültig bis: Datum, bis zu dem der Link funktioniert; vorausgefüllt mit 14 Tagen ab Erstellung
   • Erlaubte Anzahl von Ansichten/Downloads: wie oft der Link verwendet werden kann; vorausgefüllt mit 2, der Wert 0 bedeutet eine unbegrenzte Anzahl
   • Bild/Ordner freigeben: ob der Link nur dieses Foto (Bild) oder die gesamte aktuelle Galerie (Ordner) zugänglich macht
4. Klicken Sie auf Einen Link erstellen.

Es wird der erzeugte Link mit der Schaltfläche Kopieren zum Kopieren in die Zwischenablage angezeigt. Nach Ablauf der Gültigkeit – durch Erreichen des Datums oder der erlaubten Anzahl von Ansichten – funktioniert der Link von selbst nicht mehr.

Administration des Moduls Galerie

Der Administrator des Moduls Galerie legt einzelne Galerietypen an und bearbeitet sie und entscheidet, welche Benutzer oder Gruppen welche Zugriffsstufe für sie erhalten. Diese Tätigkeiten stehen nur einem Benutzer mit einer Administratorrolle im System oder mit zugewiesener Verwaltung des Moduls Galerie zur Verfügung.

Anleitung: Neuen Galerietyp anlegen

Das Anlegen eines neuen Galerietyps (zum Beispiel für eine neue Firmenveranstaltung oder Abteilung) nimmt im Modul Galerie der Administrator des Moduls in den Einstellungen vor.

1. Öffnen Sie im Modul Galerie die Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Typ hinzufügen.
3. Füllen Sie das Pflichtfeld Name und das optionale Feld Beschreibung aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Dem neuen Galerietyp ist anfangs keinem Benutzer ein Recht zugewiesen – das Recht muss im nächsten Schritt separat vergeben werden, sonst lädt niemand etwas in die Galerie hoch oder sieht sie.

Zugriffsrechte für einen Galerietyp vergeben

In den Einstellungen des Moduls Galerie legt der Administrator fest, welche Benutzer den jeweiligen Galerietyp oder dessen Unterordner ansehen, Fotos in ihn hochladen oder ihn auch verwalten dürfen.

1. Klicken Sie beim ausgewählten Galerietyp oder dessen Unterordner auf die Schaltfläche Benutzer auswählen in der Spalte Lesen, Lesen/Schreiben oder Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen, je nachdem, welche Rechtestufe Sie vergeben möchten.
2. Aktivieren Sie Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer, wenn jeder im Unternehmen Zugriff haben soll, oder aktivieren Sie in der rechten Spalte bestimmte Gruppen und in der linken Spalte bestimmte Benutzer. Zur Verfügung stehen die Schaltflächen Alle Benutzer markieren/Alle Benutzer abwählen sowie entsprechende Schaltflächen für Gruppen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Das Deaktivieren der Option Alle zusammen entfernt gleichzeitig alle einzeln aktivierten Benutzer und Gruppen bei der jeweiligen Rechtestufe.

Anleitung: Galerietyp umbenennen und Beschreibung bearbeiten

Name und Beschreibung eines bestehenden Galerietyps bearbeitet im Modul Galerie der Administrator des Moduls über die Einstellungen.

1. Suchen Sie in der Liste der Galerietypen in den Einstellungen die betreffende Zeile.
2. Klicken Sie beim jeweiligen Galerietyp auf das Bearbeitungssymbol (Stift).
3. Bearbeiten Sie das Feld Name oder Beschreibung.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Das Bearbeitungssymbol hat in den Einstellungen keine sichtbare Textbeschriftung, nur ein grafisches Stiftsymbol.

Anleitung: Galerietyp löschen

Das Löschen eines gesamten Galerietyps – einschließlich aller seiner Fotos und Unterordner – nimmt im Modul Galerie der Administrator des Moduls über die Einstellungen vor.

1. Klicken Sie in der Liste der Galerietypen in den Einstellungen bei der betreffenden Zeile auf das Löschsymbol.
2. Bestätigen Sie die Frage „Möchten Sie diesen Typ wirklich löschen?“.

Der gelöschte Galerietyp wird zusammen mit all seinen Fotos und Unterordnern in den Papierkorb verschoben.

Automatisches Verhalten des Moduls Galerie

Mehrere Tätigkeiten im Modul Galerie laufen ohne Eingreifen des Benutzers oder Administrators ab:

• Bei jedem Öffnen einer Galerie, auf die Sie Zugriff haben, merkt sich das System im Hintergrund, dass Sie darauf zugreifen – dies dient dem Administrator des Moduls Galerie zur Übersicht, welche Benutzer die jeweilige Galerie derzeit sehen; Sie selbst müssen dafür nichts unternehmen.
• Ein neu erstellter Unterordner übernimmt automatisch die Einstellung der Zugriffsrechte sowie die Liste der zugriffsberechtigten Benutzer von seinem übergeordneten Galerietyp.
• Gelöschte Datensätze – Fotos, Unterordner und ganze Galerietypen – verbleiben 365 Tage im Papierkorb, danach entfernt das System sie selbst endgültig; aus Sicherheitsgründen lässt sich das nicht beschleunigen.
• Ein externer Link zum Teilen eines Fotos oder einer Galerie funktioniert von selbst nicht mehr, sobald das eingestellte Gültigkeitsdatum oder die erlaubte Anzahl von Ansichten erreicht ist.

Formularfelder im Modul Galerie

Dieses Kapitel fasst die Felder aller Dialoge des Moduls Galerie an einer Stelle zusammen – welche Werte in sie eingegeben werden, welche Pflichtfelder sind und welche Einschränkungen für sie gelten. Bei welchem Vorgang welcher Dialog verwendet wird, beschreiben die vorherigen Kapitel Grundlegende Vorgänge, Erweiterte Funktionen und Administration des Moduls Galerie.

Felder des Dialogs Fotos hinzufügen

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Fotos	Ja	Fotos durch Ziehen oder Auswahl vom Gerät	Höchstens 60 Dateien auf einmal
Beschreibung	Nein	Beschreibungstext, der allen gerade hochgeladenen Fotos gemeinsam zugewiesen wird	–

Felder des Dialogs Beschreibung bearbeiten

Den Dialog Beschreibung bearbeiten im Modul Galerie öffnen Sie über die Schaltfläche Beschreibung bearbeiten über dem gerade angezeigten Foto in der Fotoanzeige. Er enthält ein einziges Feld:

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Beschreibung	Nein	Neuer Beschreibungstext des Fotos	–

Felder des Dialogs Galerie-Unterordner erstellen

Den Dialog Galerie-Unterordner erstellen öffnen Sie über die Schaltfläche Galerie-Unterordner erstellen im übergeordneten Galerietyp. Er enthält ein einziges Pflichtfeld:

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Name	Ja	Name des neuen Unterordners	Text mit gängigen Zeichen und diakritischen Zeichen, 1 bis 128 Zeichen

Felder des Dialogs Link für externen Zugriff erstellen

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Link gültig bis	Ja	Datum, bis zu dem der Link funktioniert	Vorausgefüllt mit 14 Tagen ab Erstellung
Erlaubte Anzahl von Ansichten/Downloads	Ja	Anzahl, wie oft der Link verwendet werden kann	Vorausgefüllt mit 2; der Wert 0 bedeutet eine unbegrenzte Anzahl
Bild/Ordner freigeben	Ja	Ob der Link nur ein Foto oder die gesamte Galerie zugänglich macht	Auswahl Bild / Ordner

Verwaltungsfelder – Galerietyp (Typ hinzufügen, Typ bearbeiten)

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Name	Ja	Name des Galerietyps, zum Beispiel nach der Veranstaltung oder Abteilung	Text mit gängigen Zeichen und diakritischen Zeichen
Beschreibung	Nein	Beschreibung, wofür der Galerietyp bestimmt ist	–

Verwaltungsfelder – Rechtevergabe für den Galerietyp

Feld	Pflichtfeld	Was eingegeben wird	Einschränkung
Alle zusammen – und auch zukünftig hinzugefügte Benutzer	Nein	Schaltet den Zugriff für das gesamte Unternehmen ohne Auswahl Einzelner ein	Kontrollkästchen
Benutzer	Nein	Bestimmte Benutzer, denen das Recht zugewiesen wird	Auswahlliste mit Kontrollkästchen, alle können auf einmal markiert oder abgewählt werden
Gruppen	Nein	Gruppen (Positionen), denen das Recht zugewiesen wird	Auswahlliste mit Kontrollkästchen, alle können auf einmal markiert oder abgewählt werden

Fehlermeldungen und Bestätigungsdialoge im Modul Galerie

Im Modul Galerie können Ihnen mehrere Fehlermeldungen begegnen, die auf eine fehlende Berechtigung oder ein falsch ausgefülltes Formular hinweisen, sowie Bestätigungsdialoge, die vor einer unwiderruflichen Aktion Ihre Bestätigung verlangen.

Fehlermeldungen im Modul Galerie

Meldung	Wann sie auftritt	Was der Benutzer tun soll
Du hast keinen Zugang	Versuch, das Hochladen von Fotos oder das Bearbeiten einer Beschreibung ohne ausreichendes Recht für die betreffende Galerie zu speichern	Den Administrator des Moduls um Vergabe des Rechts Lesen/Schreiben bitten
Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion.	Versuch, ein Foto ohne ausreichendes Recht zu löschen	Den Administrator des Moduls um Vergabe des Löschrechts bitten
Falscher Name: …	Anlegen eines Unterordners oder Galerietyps mit leerem oder unzulässigem Namen	Einen gültigen Namen eingeben – Buchstaben, Ziffern, gängige Satzzeichen und diakritische Zeichen
Sie können in der Galerie keinen Unterordner unter einem Unterordner erstellen, wählen Sie den übergeordneten Ordner, in dem Sie den Unterordner erstellen möchten.	Versuch, einen Unterordner innerhalb eines bestehenden Unterordners zu erstellen	Zum übergeordneten Galerietyp wechseln und den Unterordner von dort aus anlegen
Sie können maximal 60 Dateien hochladen.	Versuch, mehr als 60 Fotos in einem Schritt hochzuladen	Fotos in kleineren Gruppen hochladen
Sie haben keinen Zugriff auf die Galerie	Versuch, eine bestimmte Galerie ohne jegliches Recht darauf zu öffnen, zum Beispiel über einen direkten Link	Den Administrator des Moduls um Vergabe des Zugriffs auf die betreffende Galerie bitten

Bestätigungsdialoge im Modul Galerie

Frage	Wann sie erscheint	Was Sie bestätigen
Möchten Sie diesen Eintrag wirklich löschen?	Vor dem Löschen eines einzelnen Fotos	Verschieben des Fotos in den Papierkorb
Möchten Sie diese Datensätze wirklich löschen?	Vor dem Löschen des aktuellen Unterordners	Verschieben des Unterordners samt seiner Fotos in den Papierkorb
Möchten Sie diesen Typ wirklich löschen?	Vor dem Löschen eines Galerietyps in den Einstellungen	Verschieben des gesamten Galerietyps in den Papierkorb

Integration mit anderen Modulen

Das Modul Galerie hat keine direkte Verbindung zu anderen Modulen der Anwendung – es funktioniert als eigenständiges Firmenfotoalbum. Es nutzt nur Mechanismen, die in der gesamten Anwendung gemeinsam verwendet werden, konkret die Dateispeicherung, den Papierkorb für gelöschte Datensätze und das Erstellen zeitlich befristeter Links zum Teilen außerhalb der Anwendung; diese geben jedoch keine Geschäftsdaten an andere Module weiter oder aus ihnen weiter.

Problembehandlung

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Fragen und Fehlermeldungen zusammen, denen Sie im Modul Galerie begegnen können, und bietet ein paar Tipps für eine schnellere und bequemere Arbeit mit Fotos, Unterordnern und geteilten Links.

Häufige Fragen zum Modul Galerie

Frage: Warum wird in der Galerie die Schaltfläche Fotos hinzufügen oder Löschen nicht angezeigt?

Lösung: Die Schaltflächen im Modul Galerie werden nur bei ausreichender Berechtigung für den jeweiligen Galerietyp oder Unterordner angezeigt. Bitten Sie den Administrator des Moduls um Vergabe des Rechts Lesen/Schreiben (zum Hochladen) oder Lesen/Schreiben/Löschen/Wiederherstellen/Unterordner erstellen (zum Löschen).

Frage: Warum erscheint beim Speichern die Meldung „Du hast keinen Zugang“ oder „Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion.“?

Lösung: Sie versuchen, Fotos hochzuladen, eine Beschreibung zu bearbeiten oder ein Foto zu löschen, ohne dass Sie das ausreichende Recht für die betreffende Galerie besitzen. Bitten Sie den Administrator des Moduls um Vergabe des erforderlichen Rechts.

Frage: Warum lässt sich die Galerie über den Link, den mir ein Kollege geschickt hat, nicht öffnen?

Lösung: Ohne jegliches Recht für die betreffende Galerie zeigt das Modul eine Meldung über den fehlenden Zugriff auf die Galerie an. Bitten Sie den Administrator des Moduls um Vergabe des Zugriffs.

Frage: Was ist zu tun, wenn beim Anlegen eines Galerietyps oder Unterordners die Meldung „Falscher Name“ erscheint?

Lösung: Geben Sie einen gültigen Namen ein – erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, gängige Satzzeichen und diakritische Zeichen, der Name eines Unterordners muss 1 bis 128 Zeichen lang sein.

Frage: Es ist mir nicht gelungen, ein Foto in die Galerie hochzuladen, was soll ich prüfen?

Lösung: Überprüfen Sie, dass Ihnen für die betreffende Galerie mindestens das Recht Lesen/Schreiben zugewiesen ist und dass Sie höchstens 60 Fotos auf einmal hochladen – bei Überschreitung dieser Anzahl lehnt das Modul Galerie das Hochladen mit der Meldung „Sie können maximal 60 Dateien hochladen.“ ab.

Frage: Warum sieht ein Kollege im Modul Galerie einen Galerietyp, den ich nicht sehe?

Lösung: Die Kachel eines Galerietyps wird auf dem Hauptbildschirm nur den Benutzern angezeigt, denen für diesen Typ mindestens das Recht Lesen zugewiesen wurde – sei es namentlich, über eine Gruppe oder durch die Option Alle zusammen. Bitten Sie den Administrator des Moduls Galerie um Vergabe des Zugriffs.

Frage: Ich habe versehentlich ein Foto gelöscht, lässt es sich noch zurückholen?

Lösung: Ein gelöschtes Foto verbleibt 365 Tage im Papierkorb des Moduls Galerie (Schaltfläche Gelöschte), wo ein Symbol zur Wiederherstellung unter die aktiven Fotos angeboten wird. Prüfen Sie nach dem Klick stets direkt in der Galerie, dass das Foto tatsächlich zurückgekehrt ist.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Modul Galerie

• Tipp: Füllen Sie vor dem Hochladen mehrerer Fotos auf einmal das Feld Beschreibung aus – der Text wird bei allen gerade hochgeladenen Fotos gemeinsam gespeichert, sodass Sie sich wiederholte Bearbeitungen sparen.
• Tipp: Soll das gesamte Unternehmen einschließlich künftiger Mitarbeiter Zugriff auf einen Galerietyp haben, verwenden Sie die Option Alle zusammen statt der Auswahl einzelner Benutzer.
• Tipp: In der Fotoanzeige können Sie auch mit der Tastatur zwischen den Aufnahmen blättern und ein Foto auf Vollbild vergrößern.
• Hinweis: Im Modul Galerie gelöschte Fotos und Unterordner verbleiben 365 Tage im Papierkorb, danach entfernt das System sie endgültig ohne Möglichkeit der Wiederherstellung.