Zeiterfassung

Übersicht

Das Modul Zeiterfassung dient der Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter und der Verwaltung ihrer Arbeitsaktivitäten. Es ermöglicht die Aufzeichnung von Ankünften und Abfahrten, die Verwaltung von Überstunden, die Erfassung verschiedener Arten von Arbeitsaktivitäten und die Generierung von Ausgaben für die Lohnbuchhaltung und Personalsysteme. Das System unterstützt die Bestätigung der Anwesenheit durch Mitarbeiter und Vorgesetzte, bietet einen KI-Assistenten für Abfragen über die Daten und umfassende statistische Übersichten.

Hauptfunktionen

• Erfassung von Ankunft und Verlassen des Arbeitsplatzes der Mitarbeiter
• Automatische Berechnung der geleisteten Arbeitszeit und Überstunden
• Unterscheidung zwischen Arbeit an Werktagen, Wochenenden und Feiertagen
• Verwaltung verschiedener Anwesenheitstypen (Arbeit, Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Homeoffice und weitere)
• Planung des Schichtbetriebs
• Genehmigung der Zeiterfassung durch Vorgesetzte
• Berechnung von Nachtüberstunden
• Verwaltung von Mitarbeiterprämien
• Überstundenausgleich
• Export in verschiedene Formate für Lohnabrechnungssysteme
• KI-Assistent für Fragen zur Zeiterfassung
• Umfangreiche statistische Übersichten
• Integration mit Urlaubsplanung und eNeschopenka (elektronische Krankmeldung)

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Mitarbeiter → Zeiterfassung

Modul-Einstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Zeiterfassung

Das Modul enthält sechs Registerkarten für Einstellungen:

1. Benutzerrechte

In dieser Registerkarte werden die Rechte der einzelnen Benutzer für das Zeiterfassungsmodul festgelegt. Für jeden Benutzer können Sie die Zugriffsebene definieren und gegebenenfalls bestimmte Mitarbeiter auswählen, deren Zeiterfassung er verwalten darf.

2. Allgemeine Einstellungen

Die Basiskonfiguration des Moduls umfasst folgende Optionen:

• Anzahl der rückwirkend bearbeitbaren Tage: Legt fest, wie viele Tage rückwirkend Mitarbeiter ihre Zeiterfassung bearbeiten können
• Anzahl der Zeilen pro Tag: Maximale Anzahl von Zeiterfassungseinträgen pro Tag (z. B. für mehrere Ankünfte/Abfahrten)
• Überstunden separat berechnen: Getrennte Verfolgung von Überstunden an Werktagen, Wochenenden und Feiertagen
• Ankunft/Abfahrt auf 15 Min. runden: Automatische Rundung der Zeiten auf Viertelstunden
• Automatischer Abzug der Mittagspause: Das System zieht automatisch die festgelegte Pause ab
• Änderungen in der Zeiterfassung protokollieren: Aufzeichnung aller Änderungen an der Zeiterfassung für Audit-Zwecke
• Anwesenheitsplan: Aktivierung des Moduls für die Schichtplanung
• Urlaub nur aus dem Urlaubsmodul eintragen: Verhindert die direkte Eingabe von Urlaub in der Zeiterfassung
• Zeiterfassung aus eNeschopenka ergänzen: Automatische Ergänzung der Zeiterfassung aus dem tschechischen System eNeschopenka
• Anspruch auf Essensgutscheine berechnen: Berechnung des Anspruchs auf Verpflegungsgeld basierend auf der geleisteten Arbeitszeit
• Notiz aus Auswahl: Vordefinierte Optionen für das schnelle Ausfüllen von Notizen
• Bestätigung der Zeiterfassung durch Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen monatlich die Richtigkeit ihrer Zeiterfassung bestätigen

3. Verwendete Typen

Auswahl der aktiven Anwesenheitstypen, die im System verfügbar sein werden. Sie können einzelne Typen je nach Bedarf Ihres Unternehmens aktivieren/deaktivieren.

4. RestAPI

Einstellungen für den API-Zugriff für externe Systeme, Zeiterfassungsterminals und mobile Apps.

5. Import

Konfiguration des Datenimports aus externen Dateien und Zeiterfassungssystemen.

6. Rechte-Historie

Audit der Änderungen an den Benutzerrechten für das Zeiterfassungsmodul.

Benutzerrechte

Das System unterscheidet sechs Zugriffsebenen für die Zeiterfassung:

Berechtigung	Beschreibung
Kein Zugriff	Der Benutzer kann keine Zeiterfassung einsehen
Eigene lesen	Der Benutzer kann nur seine eigene Zeiterfassung ansehen, aber nicht bearbeiten
Eigene schreiben/lesen	Der Benutzer kann seine eigene Zeiterfassung ansehen und bearbeiten
Zeiterfassung der Benutzer lesen	Der Benutzer kann die Zeiterfassung ausgewählter Mitarbeiter ohne Bearbeitungsmöglichkeit ansehen
Schreiben/Lesen/Genehmigen bei Ausgewählten	Vollständige Verwaltung der Zeiterfassung ausgewählter Mitarbeiter inklusive Genehmigung
Schreiben/Lesen/Genehmigen/Vorausfüllen bei allen	Vollständige Verwaltung der Zeiterfassung aller Mitarbeiter inklusive massenhaftem Vorausfüllen

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Nach dem Öffnen des Moduls sehen Sie die Grundoberfläche mit folgenden Elementen:

• Registerkarten im oberen Bereich: Ist-Zustand, Anwesenheitsplan, Bestätigung, KI, Statistiken
• Mitarbeiterauswahl: Dropdown-Liste zur Auswahl eines Mitarbeiters (je nach Berechtigung)
• Monats- und Jahresauswahl: Schnelle Navigation zwischen Monaten mittels Pfeilen oder Auswahl aus der Dropdown-Liste
• Kalenderübersicht: Tabelle mit allen Tagen des aktuellen Monats
• Informationspanel: Zusammenfassung der geleisteten Stunden, Überstunden und anderer Daten
• Export-Panel: Schaltflächen zum Herunterladen verschiedener Berichte

Kalenderübersicht

Die Haupttabelle zeigt die einzelnen Tage des Monats mit folgenden Informationen:

• Tag und Datum: Tagesnummer, Wochentag
• Tagestyp: Farbliche Kennzeichnung des Arbeitstyps (Arbeit, Urlaub, Krankheit etc.)
• Zeitangaben: Von-Bis, gesamte geleistete Arbeitszeit
• Notiz: Textnotiz zum Eintrag
• Aktionssymbole: Bearbeiten, Kopieren, Löschen

Farbliche Kennzeichnung

Jeder Anwesenheitstyp hat eine eigene Farbe zur schnellen Orientierung:

• Arbeit - Blau
• Urlaub - Grün
• Krankheit - Rot
• Dienstreise - Violett
• Homeoffice - Türkis
• und weitere je nach Einstellung

Informationspanel

Das rechte Panel zeigt die Monatsübersicht in Stunden:

• Summen der Stunden nach den einzelnen Anwesenheitstypen
• Insgesamt für den Monat gemeldet
• Aufschlüsselung der Arbeitszeit in Nachtschichten, Wochenenden und Feiertage
• Berechnung der Überstunden
• Anzahl der Arbeitstage im Monat
• Durchschnittliche tägliche Arbeitszeit

Anwesenheitstypen

Das System unterstützt diese grundlegenden Anwesenheitstypen:

Sonderurlaub

Anwesenheitstyp	Verwendung
Arbeit	Standardarbeitszeit
Urlaub	Inanspruchnahme von Urlaub (wird in der Regel aus dem Urlaubsmodul eingetragen)
Arzt	Arztbesuch während der Arbeitszeit
Krankheit	Arbeitsunfähigkeit
Pause	Pause, die nicht auf die Arbeitszeit angerechnet wird
Dienstreise	Arbeitsreise außerhalb der Betriebsstätte
Schulung	Teilnahme an Bildungsveranstaltungen
Homeoffice	Arbeit von zu Hause aus
Rufbereitschaft	Bereitschaftsdienst (kann je nach Einstellung umgerechnet werden)
Pflegezeit (OČR)	Persönliche Hindernisse an der Arbeit aufseiten des Mitarbeiters
Andere Gründe für unbezahlte Freistellung gemäß Arbeitsgesetzbuch
Freizeitausgleich	Inanspruchnahme von Freizeitausgleich für Überstunden
Unbezahlter Urlaub	Unbezahlte Freistellung

Die spezifischen Bezeichnungen und die Anzahl der Typen können je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens variieren.

Grundlegende Operationen

Anzeigen der Zeiterfassung

1. Öffnen Sie das Modul Zeiterfassung
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Mitarbeiter aus (falls Sie die Berechtigung haben, mehrere Mitarbeiter zu sehen)
3. Wählen Sie mit den Pfeilen oder dem Dropdown-Menü den gewünschten Monat und das Jahr aus
4. Im Kalender sehen Sie die Übersicht der Zeiterfassung für den gesamten Monat

Einen Zeiterfassungseintrag erstellen

1. Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf das Symbol Bearbeiten (Stift) bei einem bestimmten Tag
2. Ein Dialogfenster zur Bearbeitung des Tages öffnet sich
3. Füllen Sie die Daten in der ersten Zeile aus:
   • Typ: Wählen Sie den Anwesenheitstyp (Arbeit, Urlaub, Krankheit etc.)
   • Von: Geben Sie die Ankunftszeit ein (Format HH:MM)
   • Bis: Geben Sie die Abfahrtszeit ein (Format HH:MM)
   • Notiz: Fügen Sie optional eine Textnotiz hinzu
4. Wenn Sie mehrere Ankünfte/Abfahrten an einem Tag erfassen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile hinzufügen
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Einen Zeiterfassungseintrag bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift) bei dem Tag, den Sie bearbeiten möchten
2. Nehmen Sie im Dialogfenster die gewünschten Änderungen vor
3. Speichern Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern

Einschränkung der rückwirkenden Bearbeitung: Die Anzahl der Tage, wie weit zurück Sie die Zeiterfassung bearbeiten können, ist in den Modul-Einstellungen definiert.

Eintrag auf andere Tage kopieren

1. Klicken Sie bei dem Tag, dessen Zeiterfassung Sie kopieren möchten, auf das Symbol Kopieren (zwei Seiten)
2. Ein Dialogfenster mit einem Kalender öffnet sich
3. Wählen Sie im Kalender die Tage aus, auf die Sie die Zeiterfassung kopieren möchten (Sie können mehrere Tage gleichzeitig auswählen)
4. Klicken Sie auf Speichern

Kopieren mit Notizen: Wenn Sie auf das Kopiersymbol mit dem Punkt klicken (Seiten mit Punkt), werden auch die Notizen kopiert.

Wichtig: Das Kopieren überschreibt nur leere Tage. Tage, die bereits eine ausgefüllte Zeiterfassung haben, bleiben unverändert.

Einen Eintrag löschen

1. Klicken Sie bei dem Tag, den Sie löschen möchten, auf das Symbol Löschen (Kreuz)
2. Falls in den Einstellungen die Bestätigung des Löschens aktiviert ist, bestätigen Sie die Aktion im Dialogfenster
3. Die Zeiterfassung für diesen Tag wird gelöscht

Erweiterte Funktionen

Arbeitszeit für einen Zeitraum vorausfüllen

Diese Funktion ermöglicht es, die Zeiterfassung für ausgewählte Mitarbeiter basierend auf ihren eingestellten Vorlagen massenhaft vorab auszufüllen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitszeit für Zeitraum vorausfüllen
2. Wählen Sie das Datum Von-Bis für das Vorausfüllen aus
3. Markieren Sie die Mitarbeiter, deren Zeiterfassung Sie vorausfüllen möchten
4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Das System verwendet die bei den einzelnen Mitarbeitern hinterlegten Standardarbeitszeiten. Das Vorausfüllen überschreibt keine bereits existierenden Einträge.

Prämien

Wenn Ihr Unternehmen das Prämienmodul aktiviert hat, können Sie die monatliche Prämie eines Mitarbeiters erfassen.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter in der Dropdown-Liste aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prämie
3. Geben Sie die Höhe der Prämie für den aktuellen Monat ein
4. Klicken Sie auf Speichern

Überstundenausgleich

Funktion zur Erfassung der Auszahlung oder Inanspruchnahme von Freizeitausgleich für Überstunden.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auszahlen / Ausgleichen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Zum Datum: Datum des Ausgleichs
   • Anzahl der Stunden: Anzahl der auszugleichenden Stunden (werden von den Überstunden abgezogen)
   • Grund: Erklärung (z. B. "Auszahlung mit dem Februargehalt")
4. Klicken Sie auf Speichern

Genehmigung und Sperrung der Zeiterfassung

Wenn in den Einstellungen die Bestätigung der Zeiterfassung durch den Mitarbeiter aktiviert ist:

1. Der Mitarbeiter prüft nach Monatsende seine Zeiterfassung
2. Im grünen Rahmen "Anwesenheitsbestätigung durch Benutzer" klickt er auf die Schaltfläche Bestätigen
3. Das System zeichnet Datum und Uhrzeit der Bestätigung auf
4. Der Vorgesetzte kann die Zeiterfassung anschließend genehmigen

Übersicht der bestätigten/unbestätigten Zeiterfassungen

Für Führungskräfte steht eine Übersicht über den Status der Zeiterfassungsbestätigung zur Verfügung:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigte/Unbestätigte aller
2. Es erscheint eine Tabelle mit allen Mitarbeitern und ihrem Bestätigungsstatus für den aktuellen Monat
3. Sie können die Übersicht durch Klicken auf die Schaltfläche Drucken ausdrucken

Anwesenheitsplan (Schichtbetrieb)

Wenn Ihr Unternehmen das Modul Anwesenheitsplanung aktiviert hat, können Sie die Schichten der Mitarbeiter im Voraus planen.

Anzeigen des Plans

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Anwesenheitsplan
2. Wählen Sie einen Mitarbeiter oder eine Gruppe aus
3. Lassen Sie sich die geplanten Schichten im Kalender anzeigen

Erstellen eines Plans

1. Klicken Sie im Anwesenheitsplan auf das Symbol Bearbeiten bei einem bestimmten Tag
2. Füllen Sie die geplante Schicht genauso wie bei der normalen Zeiterfassung aus
3. Klicken Sie auf Speichern

Übertragen des Plans in die tatsächliche Zeiterfassung

Wenn die Schicht wie geplant stattgefunden hat, können Sie den Plan in die tatsächliche Zeiterfassung übertragen:

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Plan in Zeiterfassung übertragen
3. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Plan übertragen möchten
4. Klicken Sie auf Speichern

Das System kopiert alle geplanten Schichten in die tatsächliche Zeiterfassung.

Registerkarte Bestätigung

Diese Registerkarte dient Führungskräften zur Übersicht und Genehmigung der Zeiterfassung ihrer unterstellten Mitarbeiter.

Verwendung

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Bestätigung
2. Es erscheint eine Tabelle aller Ihnen unterstellten Mitarbeiter
3. Bei jedem Mitarbeiter sehen Sie:
   • Status der Anwesenheitsbestätigung durch den Mitarbeiter
   • Bestätigungsdatum
   • Option zum Genehmigen oder Ablehnen der Zeiterfassung
4. Klicken Sie nach der Prüfung auf die entsprechende Schaltfläche zur Genehmigung

KI-Assistent

Der KI-Zeiterfassungsassistent ermöglicht es, Fragen in natürlicher Sprache über die Zeiterfassungsdaten zu stellen und schnelle Antworten zu erhalten.

Verwendung des KI-Assistenten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte AI
2. Schreiben Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache in das Feld Ihre Frage
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen
4. Die KI verarbeitet die Anfrage und zeigt die Ergebnisse in einer Tabelle an

Beispiele für Abfragen

• Suche Mitarbeiter, die zwischen dem 01.04.2025 und dem 31.08.2025 Urlaub hatten
• Wer hat dieses Jahr an einem gesetzlichen Feiertag gearbeitet?
• Wie viele Überstunden hat Jan Novák?
• Welcher Mitarbeiter hatte dieses Jahr die meisten Krankheitstage?

Hinweis: Jede Abfrage kostet 0,1 Credits. Den aktuellen Credit-Stand sehen Sie in der oberen rechten Ecke des KI-Assistenten.

Statistiken

Die Registerkarte Statistiken bietet grafische Übersichten und Analysen der Zeiterfassung.

Verfügbare Statistiken

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Statistiken
2. Wählen Sie den Zeitraumtyp:
   • Monat: Statistiken für den ausgewählten Monat
   • Ganzes Jahr: Jahresübersichten
3. Wählen Sie den spezifischen Monat und das Jahr aus
4. Klicken Sie auf Statistiken anzeigen

Angezeigte Daten

• Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden nach Mitarbeitern
• Aufteilung der Stunden nach Anwesenheitstypen
• Überstunden aufgeschlüsselt nach Werktagen, Wochenenden und Feiertagen
• Krankenstand in Stunden
• Diagramme und Tabellen zur Datenvisualisierung

Datenexport

Das Zeiterfassungsmodul bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Export von Daten in verschiedene Formate und Systeme.

Export - Zeiterfassungsübersicht des ausgewählten Benutzers für diesen Monat inkl. Notizen

Format: Excel

Verwendung: Export der Zeiterfassung des aktuell ausgewählten Mitarbeiters für den angezeigten Monat inklusive aller Notizen.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Wählen Sie den Monat aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Excel-Symbol Zeiterfassungsübersicht des ausgewählten Benutzers für diesen Monat inkl. Notizen
4. Die Datei wird automatisch heruntergeladen

Export - Arbeitsblatt des Mitarbeiters in PDF

Format: PDF

Verwendung: Export des Arbeitsblatts des aktuell ausgewählten Mitarbeiters im PDF-Format, geeignet für das Arbeitsinspektorat.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Wählen Sie den Monat aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem PDF-Symbol Arbeitsblatt des Mitarbeiters in PDF
4. Die PDF-Datei öffnet sich in einem neuen Browserfenster

Export - Arbeitsblatt des Mitarbeiters - für Arbeitsinspektorat

Format: Excel

Verwendung: Export des Arbeitsblatts des ausgewählten Mitarbeiters im Excel-Format, das für das Arbeitsinspektorat bestimmt ist.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Wählen Sie den Monat aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsblatt des Mitarbeiters - für Arbeitsinspektorat
4. Die Datei wird auf den Computer heruntergeladen

Export - Arbeitsblätter aller inkl. Notizen - für Arbeitsinspektorat

Format: Excel

Verwendung: Massenexport der Arbeitsblätter aller Mitarbeiter inklusive Notizen für das Arbeitsinspektorat.

Berechtigung: Nur für Benutzer mit vollständiger Verwaltung der Zeiterfassung verfügbar.

1. Wählen Sie den Monat aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsblätter aller inkl. Notizen - für Arbeitsinspektorat
3. Die Datei mit allen Mitarbeitern wird heruntergeladen

Export - Excel-Übersicht für Buchhaltung - akt. Mitarbeiter

Format: Excel

Verwendung: Export der Zeiterfassung des aktuell ausgewählten Mitarbeiters in einem für die Buchhaltungsabteilung bestimmten Format.

Verfügbarkeit: Nur für die tschechische Systemsprache.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
2. Wählen Sie den Monat aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Übersicht für Buchhaltung - akt. Mitarbeiter
4. Die Datei wird heruntergeladen

Export - PAMICA-Export aller

Format: XML

Zielsystem: Stormware PAMICA (Lohnabrechnungssystem)

Verwendung: Export der Lohndaten aller Mitarbeiter in das System PAMICA.

Verfügbarkeit: Nur für die tschechische Systemsprache.

Berechtigung: Nur für Benutzer mit vollständiger Verwaltung der Zeiterfassung verfügbar.

1. Wählen Sie den Monat mit den Navigationspfeilen aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche PAMICA-Export aller
3. Die XML-Datei im PAMICA-Format wird heruntergeladen
4. Importieren Sie die Datei in das System PAMICA

Export - Zeiterfassungsübersicht aller für diesen Monat zur PAMICA-Kontrolle

Format: Excel

Verwendung: Kontrollexport in Excel vor dem Export in das System PAMICA. Ermöglicht die Überprüfung der Daten vor dem eigentlichen Import.

Verfügbarkeit: Nur für die tschechische Systemsprache.

Berechtigung: Nur für Benutzer mit vollständiger Verwaltung der Zeiterfassung verfügbar.

1. Wählen Sie den Monat aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeiterfassungsübersicht aller für diesen Monat zur PAMICA-Kontrolle
3. Überprüfen Sie die Daten in Excel
4. Verwenden Sie nach der Prüfung den PAMICA-Export

Export - Export Money S3 aller

Format: XML

Zielsystem: Money S3 (Buchhaltungssystem)

Verwendung: Export der Lohndaten aller Mitarbeiter in das Buchhaltungssystem Money S3.

Verfügbarkeit: Nur für die tschechische Systemsprache.

Berechtigung: Nur für Benutzer mit vollständiger Verwaltung der Zeiterfassung verfügbar.

1. Wählen Sie den Monat aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Export Money S3 aller
3. Die XML-Datei wird heruntergeladen
4. Importieren Sie die Datei in Money S3

Export - Export VEMA PAM F90 aller

Format: Spezieller Export

Zielsystem: VEMA PAM (Personalsystem)

Verwendung: Export der Daten aller Mitarbeiter in das Personalsystem VEMA PAM.

Verfügbarkeit: Nur für die tschechische Systemsprache und nur wenn der VEMA PAM Export in den Einstellungen aktiviert ist.

Berechtigung: Nur für Benutzer mit vollständiger Verwaltung der Zeiterfassung verfügbar.

1. Wählen Sie den Monat aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Export VEMA PAM F90 aller
3. Die Exportdatei wird heruntergeladen
4. Verwenden Sie die Datei im System VEMA PAM

Export - Zeiterfassungsübersicht (nur Notizen) nach Kostenstellen und Org.-Einheiten

Format: Excel

Verwendung: Export nur der Notizen aus der Zeiterfassung, gefiltert nach Kostenstellen und Organisationseinheiten. Geeignet für interne Analysen und Reporting.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeiterfassungsübersicht (nur Notizen) nach Kostenstellen und Org.-Einheiten
2. Wählen Sie im Dialog die gewünschten Kostenstellen oder Organisationseinheiten aus
3. Klicken Sie auf Exportieren
4. Die Excel-Datei wird mit den gefilterten Notizen heruntergeladen

Export - Export des Arbeitsplans

Format: Excel

Verwendung: Export der geplanten Schichten aller Mitarbeiter für einen zukünftigen Zeitraum.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Anwesenheitsplan
2. Wählen Sie den Monat aus
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Export des Arbeitsplans
4. Die Datei mit den geplanten Schichten wird heruntergeladen

Zeiterfassungsübersicht aller ohne Notizen

Zusätzlich zum Export mit Notizen können Sie eine Übersicht aller Mitarbeiter ohne Notizen exportieren:

1. Wählen Sie den Monat aus
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Excel-Symbol Zeiterfassungsübersicht aller (ohne Erwähnung der Notizen)
3. Eine Übersicht nur mit Zeitangaben ohne Notizen wird heruntergeladen

Integration mit anderen Modulen

Urlaub

Das Modul Zeiterfassung ist vollständig mit dem Urlaubsmodul integriert:

• Genehmigter Urlaub wird automatisch in die Zeiterfassung übernommen
• Wenn in den Einstellungen die Option "Urlaub nur aus dem Urlaubsmodul eintragen" aktiviert ist, kann Urlaub nicht direkt in der Zeiterfassung eingegeben werden
• Änderungen am Urlaub im Urlaubsmodul werden sofort in der Zeiterfassung reflektiert

eNeschopenka (für CZ)

Für tschechische Unternehmen steht eine Integration mit dem elektronischen Krankmeldungssystem zur Verfügung:

• Bei Aktivierung in den Einstellungen wird die Zeiterfassung automatisch aus den eNeschopenkas ergänzt
• Krankheitstage werden in der Zeiterfassung mit dem Typ "Krankheit" eingetragen
• Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund

Zeiterfassungsterminals (Chips)

Das System unterstützt den Datenimport aus Zeiterfassungsterminals:

• Daten von RFID-Chips oder biometrischen Terminals werden automatisch importiert
• Ankünfte und Abfahrten werden in der Zeiterfassung aufgezeichnet
• Einstellungen für den Import finden Sie in der Registerkarte RestAPI in den Modul-Einstellungen

Problemlösung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Ich kann die Zeiterfassung, die älter als ein paar Tage ist, nicht bearbeiten. Warum?

Lösung: In den Modul-Einstellungen ist die Anzahl der Tage definiert, die man rückwirkend bearbeiten kann. Wenn Sie einen älteren Eintrag bearbeiten müssen, kontaktieren Sie den Administrator oder einen Vorgesetzten mit den entsprechenden Rechten.

Frage: Wie füge ich mehrere Ankünfte und Abfahrten an einem Tag hinzu?

Lösung: Klicken Sie im Dialog zur Tagesbearbeitung auf die Schaltfläche Zeile hinzufügen. Sie können so viele Zeilen hinzufügen, wie in der Konfiguration festgelegt ist (standardmäßig bis zu 20).

Frage: Das Kopieren der Zeiterfassung hat nicht alle Tage überschrieben. Ist das ein Fehler?

Lösung: Das Kopieren der Zeiterfassung überschreibt nur leere Tage. Tage, an denen bereits Daten eingetragen sind, bleiben unverändert. Dies ist ein beabsichtigtes Verhalten des Systems, um bereits eingegebene Daten nicht zu überschreiben.

Frage: Warum wird mir die Schaltfläche für den Export nach PAMICA nicht angezeigt?

Lösung: Der Export nach PAMICA ist nur verfügbar, wenn:

• Die Systemsprache auf Tschechisch eingestellt ist
• Der Benutzer über Rechte zur vollständigen Verwaltung der Zeiterfassung verfügt

Frage: Wie funktioniert die Berechnung von Nachtüberstunden?

Lösung: Das System berechnet Nachtarbeit automatisch im Intervall von 22:00 bis 06:00 Uhr. Es unterscheidet zwei Typen:

• Nacht (22-06h): Jegliche Arbeit im Nachtintervall
• Nacht (22-06h mind. 3h): Nur Nachtschichten mit mindestens 3 Stunden im Nachtintervall

Frage: Was bedeutet "Rufbereitschaft mit Umrechnung"?

Lösung: Wenn in den Einstellungen eine Umrechnung der Rufbereitschaft (z. B. auf 50 Prozent) aktiviert ist, werden die Bereitschaftsstunden nur teilweise auf die Gesamtarbeitszeit angerechnet. Zum Beispiel entsprechen 8 Stunden Rufbereitschaft bei 50 Prozent = 4 Stunden in der Gesamtsumme.

Frage: Wie kann ich die Zeiterfassung meiner Unterstellten sehen?

Lösung: Der Administrator muss Ihnen die entsprechenden Rechte in der Registerkarte Benutzerrechte in den Modul-Einstellungen zuweisen. Sie können Berechtigungen entweder für ausgewählte Mitarbeiter oder für alle haben.

Frage: Mein KI-Assistent funktioniert nicht. Was soll ich tun?

Lösung:

• Überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen über genügend Credits verfügt (sichtbar oben rechts im KI-Assistenten)
• Stellen Sie sicher, dass in den Unternehmenseinstellungen das Modul AI Chats aktiviert ist
• Falls das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Administrator

Tipps für effizientes Arbeiten

Schnelles Ausfüllen sich wiederholender Zeiterfassung

Wenn Sie regelmäßige Arbeitszeiten haben, nutzen Sie die Kopierfunktion. Füllen Sie die Zeiterfassung für einen Tag aus und kopieren Sie diese für die ganze Woche oder den ganzen Monat auf einmal.

Nutzung vordefinierter Notizen

Wenn Sie oft die gleichen Notizen verwenden (z. B. "Arbeit am Projekt XY"), bitten Sie den Administrator, diese Notizen zur Auswahl hinzuzufügen. Sie sparen Zeit beim wiederholten Tippen.

Kontrolle vor Monatsende

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zeiterfassung im Laufe des Monats. Kontrollieren Sie am Monatsende die Gesamtsummen im Informationspanel und korrigieren Sie eventuelle Unstimmigkeiten noch vor der Bestätigung.

Nutzung des KI-Assistenten für Analysen

Anstatt Stunden manuell zu zählen, nutzen Sie den KI-Assistenten. Sie können zum Beispiel fragen: "Wie viele Überstunden habe ich dieses Jahr?" oder "In welchen Monaten habe ich Wochenendschichten gearbeitet?".

Export für den Eigenbedarf

Für persönliche Zwecke können Sie Ihre Zeiterfassung nach Excel exportieren und eigene Diagramme und Analysen nach Ihren Bedürfnissen erstellen.

Urlaubsplanung

Prüfen Sie vor einem Urlaubsantrag in der Zeiterfassung, wie viele Überstunden Sie haben. Sie können diese als Freizeitausgleich nutzen.

Verwendung von Filtern in Statistiken

Nutzen Sie in der Registerkarte Statistiken verschiedene Ansichten (monatlich/jährlich), um einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeit Ihres Teams zu erhalten.

Zugriff von mobilen Geräten

Das Modul Zeiterfassung ist voll responsiv und funktioniert auf mobilen Geräten:

• Melden Sie sich von Ihrem Telefon oder Tablet bei eIntranet an
• Gehen Sie zum Modul Zeiterfassung
• Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch der Bildschirmgröße an
• Sie können die Zeiterfassung genauso wie am Computer eingeben und bearbeiten

Hinweis: Auf mobilen Geräten sind einige erweiterte Funktionen (z. B. Massenexporte) aus Platzgründen auf dem Bildschirm ausgeblendet.