Zatwierdzanie

Przegląd

Moduł Zatwierdzanie służy do zarządzania firmowymi procesami zatwierdzania dokumentów. Umożliwia tworzenie wniosków o zatwierdzenie, konfigurowanie ścieżek zatwierdzania oraz śledzenie postępu procesu. System obsługuje maksymalnie dwuetapowy proces zatwierdzania z możliwością ustawienia liczby wymaganych osób zatwierdzających dla każdego etapu.

Kluczowe funkcje

• Tworzenie wniosków o zatwierdzenie z załącznikami i polami własnymi
• Obsługa jednoetapowego lub dwuetapowego zatwierdzania
• Elastyczne ustawienie liczby wymaganych podpisów
• Automatyczne zamykanie wniosków po upływie terminu
• Powiadomienia e-mail dla osób zatwierdzających
• Ewidencja komentarzy i uwag do procesu zatwierdzania
• Eksport danych do formatów Excel i PDF
• Zarządzanie różnymi typami procesów zatwierdzania

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony dla wszystkich pracowników, którzy potrzebują:

• Złożyć wniosek o zatwierdzenie dokumentu, umowy, faktury lub innego podkładu
• Zatwierdzać lub odrzucać wnioski w ramach swoich kompetencji
• Śledzić postęp zatwierdzania swoich wniosków
• Zarządzać ustawieniami procesów zatwierdzania (administratorzy)

Dostęp i ustawienia

Jak wejść do modułu

Ścieżka nawigacji: Menu główne → Zatwierdzanie

Po otwarciu modułu zobaczysz listę typów dokumentów, do których masz dostęp. Kliknięcie konkretnego typu spowoduje wyświetlenie listy wniosków danego typu.

Ustawienia modułu

Ustawienia są dostępne przez: Ustawienia → Zatwierdzanie

W ustawieniach możesz:

• Tworzyć nowe typy dokumentów do zatwierdzenia
• Definiować ścieżki zatwierdzania dla każdego typu
• Ustawiać uprawnienia użytkowników do poszczególnych typów
• Konfigurować pola własne dla specyficznych typów dokumentów
• Wyznaczać osoby zatwierdzające dla pierwszego i drugiego etapu
• Ustawiać liczbę wymaganych podpisów do zatwierdzenia lub odrzucenia

Uprawnienia użytkownika

Uprawnienie	Opis
Wyświetlanie	Przeglądanie wniosków do zatwierdzenia bez możliwości edycji
Zapisywanie	Tworzenie nowych wniosków i zatwierdzanie dokumentów
Usuwanie	Usuwanie wniosków, w tym przeglądanie usuniętych rekordów
Administracja modułem	Zarządzanie typami dokumentów i ustawieniami ścieżek zatwierdzania

Typy dokumentów do zatwierdzenia

Czym są typy dokumentów

Typy dokumentów pozwalają na podział procesów zatwierdzania według treści, działu lub celu. Na przykład możesz utworzyć osobne typy dla:

• Umów
• Faktur powyżej określonej kwoty
• Ofert dla klientów
• Wewnętrznych dyrektyw
• Wniosków inwestycyjnych

Parametry typów dokumentów

Każdy typ dokumentu posiada następujące ustawienia:

• Nazwa i opis: Oznaczenie typu dla łatwej orientacji
• Liczba etapów: Jednoetapowe lub dwuetapowe zatwierdzanie
• Liczba podpisów w 1. etapie: Ilu zatwierdzających musi zatwierdzić lub odrzucić dokument
• Zatwierdzający 1. etapu: Lista użytkowników uprawnionych do zatwierdzania w pierwszym etapie
• Liczba podpisów w 2. etapie: Wymagana liczba podpisów dla drugiego etapu (0 = tylko jednoetapowe)
• Zatwierdzający 2. etapu: Lista użytkowników uprawnionych do zatwierdzania w drugim etapie
• Pola własne: Do 5 opcjonalnych pól specyficznych dla danego typu (tekst, data, wybór)
• Wartości domyślne: Predefiniowane wartości przy tworzeniu wniosku

Interfejs użytkownika

Ekran główny

Po otwarciu modułu widzisz:

• Panel typów dokumentów: Pozioma lista wszystkich typów, do których masz dostęp
• Filtry statusów: Przyciski do filtrowania wniosków według statusu
• Tabela wniosków: Lista wszystkich wniosków wybranego typu
• Przyciski akcji: Dodaj dokument, Usunięte rekordy

Statusy wniosków

Wnioski mogą znajdować się w następujących statusach:

Zatwierdzanie jednoetapowe

• Oczekuje na zatwierdzenie: Wniosek nie został jeszcze całkowicie zatwierdzony ani odrzucony
• Zatwierdzono: Wymagana liczba osób zatwierdzających zatwierdziła wniosek
• Odrzucono: Wymagana liczba osób zatwierdzających odrzuciła wniosek lub upłynął termin

Zatwierdzanie dwuetapowe

• Oczekuje na zatwierdzenie w 1. etapie: Wniosek czeka na zatwierdzenie w pierwszym etapie
• Zatwierdzono w 1. etapie: Pierwszy etap zakończony, oczekiwanie na drugi etap
• Odrzucono w 1. etapie: Wniosek został odrzucony już w pierwszym etapie
• Oczekuje na zatwierdzenie w 2. etapie: Wniosek przeszedł pierwszy etap i czeka na drugi
• Zatwierdzono w 2. etapie: Wniosek został pomyślnie zatwierdzony w obu etapach
• Odrzucono w 2. etapie: Wniosek został odrzucony w drugim etapie

Filtry i wyszukiwanie

W tabeli wniosków możesz skorzystać z:

• Filtr statusu: Przyciski Wszystkie, Oczekujące (1. etap), Oczekujące (2. etap), Zatwierdzone, Odrzucone
• Wyszukiwanie tekstowe: Szukanie w nazwie, opisie i innych polach
• Sortowanie kolumn: Klikając w nagłówek kolumny
• Filtry zaawansowane: Przycisk SearchBuilder dla złożonych zapytań

Kolumny w tabeli

• ID: Unikalny numer wniosku
• Nazwa: Nazwa wniosku
• Opis: Bardziej szczegółowy opis celu wniosku
• Status: Aktualny stan zatwierdzania
• Dodał: Imię i nazwisko osoby składającej wniosek
• Dodano: Data i godzina utworzenia wniosku
• Zatwierdzić do: Termin, do którego wniosek musi zostać zatwierdzony
• Podpisał/Odrzucił: Lista użytkowników, którzy już podjęli decyzję
• Załączniki: Pliki dołączone do wniosku
• Pola własne: Pola specyficzne dla danego typu dokumentu
• Akcje: Przyciski do wyświetlania szczegółów i usuwania

Podstawowe operacje

Tworzenie nowego wniosku o zatwierdzenie

1. Wybierz typ dokumentu, klikając odpowiednią zakładkę w górnej części ekranu
2. Kliknij przycisk Dodaj dokument
3. Wypełnij formularz:
   • Nazwa: Krótka, ale treściwa nazwa wniosku (wymagane)
   • Opis: Bardziej szczegółowe informacje o wniosku
   • Zatwierdzić do: Termin, do którego dokument ma zostać zatwierdzony (domyślnie +14 dni)
   • Zakończ automatycznie: Zaznacz, jeśli wniosek ma zostać automatycznie odrzucony po upływie terminu
   • Zgadzam się/nie zgadzam się nawet po zatwierdzeniu/odrzuceniu: Pozwala na dodawanie opinii po zakończeniu procesu
   • Załączniki: Przeciągnij pliki do obszaru lub kliknij, aby wybrać (maks. 60 plików)
   • Pola własne: Wypełnij pola specyficzne dla danego typu dokumentu
   • Informacja e-mail dla zatwierdzających: Zaznacz, aby automatycznie wysłać e-mail do wszystkich zatwierdzających po podjęciu decyzji
4. Kliknij Zapisz
5. System automatycznie wyśle powiadomienia e-mail do wszystkich zatwierdzających 1. etapu

Zatwierdzanie wniosku

1. Otwórz szczegóły wniosku, klikając nazwę lub ikonę oka
2. Sprawdź informacje o wniosku, w tym załączniki
3. W sekcji etapu zatwierdzania (1. lub 2.) kliknij przycisk Zatwierdź
4. Opcjonalnie dodaj notatkę do swojej decyzji
5. Potwierdź klikając Zatwierdź
6. System rejestruje datę, godzinę i autora zatwierdzenia

Odrzucanie wniosku

1. Otwórz szczegóły wniosku
2. W odpowiednim etapie kliknij przycisk Odrzuć
3. Zalecamy wypełnienie notatki z powodem odrzucenia
4. Potwierdź klikając Odrzuć
5. Jeśli zostanie osiągnięta wymagana liczba odrzuceń, wniosek zostanie automatycznie zamknięty

Dodawanie notatki do wniosku

1. Otwórz szczegóły wniosku
2. W sekcji Notatki kliknij Dodaj notatkę
3. Wpisz tekst notatki
4. Kliknij Zapisz
5. Notatka pojawi się w tabeli z datą i autorem

Wyświetlanie szczegółów wniosku

Szczegóły wniosku zawierają:

• Dane podstawowe: Nazwa, status, dodał, data, termin zatwierdzenia, typ
• Opis: Szczegółowy opis wniosku
• Pola własne: Wartości specyficznych pól dla danego typu
• Załączniki: Lista załączonych plików z możliwością pobrania
• Notatki: Historia komentarzy do wniosku
• 1. etap zatwierdzania: Lista osób zatwierdzających, kto już zatwierdził/odrzucił, przyciski decyzyjne
• 2. etap zatwierdzania: Wyświetla się po zatwierdzeniu 1. etapu (jeśli jest aktywny)

Funkcje zaawansowane

Zatwierdzanie dwuetapowe

Przy zatwierdzaniu dwuetapowym proces przebiega następująco:

1. Wniosek zostaje utworzony i wysłany do osób zatwierdzających 1. etapu
2. Po osiągnięciu wymaganej liczby zatwierdzeń w 1. etapie, automatycznie wysyłane jest powiadomienie do osób zatwierdzających 2. etapu
3. Osoby zatwierdzające 2. etapu mogą zatwierdzić lub odrzucić wniosek
4. Po osiągnięciu wymaganej liczby decyzji w 2. etapie, wniosek zostaje zamknięty
5. Zgłaszający zostaje poinformowany e-mailem o końcowym wyniku

Automatyczne zamykanie wniosków

Jeśli podczas tworzenia wniosku zaznaczono Zakończ automatycznie:

• System codziennie sprawdza za pomocą automatycznego zadania wnioski, których termin upłynął
• Jeśli wniosek nie zostanie zatwierdzony do terminu, zostaje automatycznie odrzucony
• Do zgłaszającego i osób zatwierdzających wysyłany jest e-mail z informacją o automatycznym odrzuceniu
• W notatkach zostaje zapisane: "Odrzucono automatycznie - upłynął termin"

Możliwość wypowiedzenia się po zamknięciu

Poprzez zaznaczenie opcji Zgadzam się/nie zgadzam się nawet po zatwierdzeniu/odrzuceniu:

• Osoby zatwierdzające mogą dodawać swoje opinie nawet po tym, jak wniosek został już zatwierdzony lub odrzucony
• Funkcja ta służy do mapowania opinii wszystkich zaangażowanych osób
• Wypowiedź jest możliwa tylko do daty wskazanej w polu "Zatwierdzić do"
• Dodatkowe opinie nie wpływają już na końcowy status wniosku

Powiadomienia e-mail

System automatycznie wysyła e-maile w następujących przypadkach:

• Nowy wniosek: Do osób zatwierdzających 1. etapu przy utworzeniu wniosku
• Zatwierdzenie 1. etapu: Do osób zatwierdzających 2. etapu (jeśli istnieje)
• Finalne zatwierdzenie: Do zgłaszającego i opcjonalnie do wszystkich osób zatwierdzających
• Odrzucenie: Do zgłaszającego i opcjonalnie do wszystkich osób zatwierdzających
• Automatyczne odrzucenie: Do zgłaszającego i osób zatwierdzających po upływie terminu

E-mail zawiera:

• Typ dokumentu
• Nazwę i opis wniosku
• Imię i nazwisko zgłaszającego
• Listę załączników
• Link do szczegółów wniosku w systemie
• Przyciski do szybkiego zatwierdzenia/odrzucenia bezpośrednio z e-maila

Szybkie zatwierdzanie z e-maila

Osoby zatwierdzające mogą podjąć decyzję bezpośrednio z e-maila powitalnego:

1. W e-mailu znajdź przyciski Zatwierdź lub Odrzuć
2. Kliknij odpowiedni przycisk
3. Otworzy się strona z potwierdzeniem i możliwością dodania notatki
4. Decyzja zostaje natychmiast zapisana w systemie

Eksport danych

Dane z tabeli możesz eksportować za pomocą przycisków:

• Excel: Eksport do formatu XLSX z aktualnie wyświetlanymi rekordami
• Print: Drukowanie tabeli lub zapis do PDF przez przeglądarkę
• ColVis: Wybór kolumn do wyświetlenia i eksportu

Pola własne dla typów dokumentów

Dla każdego typu dokumentu możesz zdefiniować do 5 pól własnych:

1. Otwórz Ustawienia → Zatwierdzanie
2. Kliknij nazwę typu, który chcesz edytować
3. Wybierz zakładkę Pola opcjonalne
4. Dla każdego pola ustaw:
   • Nazwa: Etykieta pola
   • Typ: Tekst, Data lub Długi tekst
5. Zapisz zmiany
6. Pola automatycznie pojawią się w formularzu oraz w tabeli wniosków

Zarządzanie osobami zatwierdzającymi

Osoby zatwierdzające ustawia się w konfiguracji typu dokumentu:

1. Otwórz Ustawienia → Zatwierdzanie
2. Kliknij nazwę typu dokumentu
3. W zakładce Zatwierdzający dodaj użytkowników:
   • Dla 1. etapu: Wybierz użytkowników z listy rozwijanej
   • Dla 2. etapu: Podobnie wybierz zatwierdzających drugiego etapu
4. Ustaw liczbę wymaganych podpisów dla każdego etapu
5. Zapisz zmiany

Integracja z innymi modułami

Korespondencja przychodząca

Jeśli wpłynie fizyczny dokument wymagający zatwierdzenia:

1. Zarejestruj dokument w module Korespondencja przychodząca
2. W szczegółach korespondencji kliknij Przekaż do modułu zatwierdzania
3. Wybierz typ procesu zatwierdzania
4. Wypełnij wymagane dane
5. System utworzy wniosek i powiąże go z pierwotnym rekordem w korespondencji
6. W notatkach obu modułów pojawią się wzajemne linki

Pliki

Wszystkie załączniki do wniosków są zarządzane przez moduł Pliki:

• Pliki są przechowywane w formie zaszyfrowanej
• Dostęp do plików mają tylko uprawnieni użytkownicy
• Historia wersji zostaje zachowana przy edycji wniosku
• Pliki można pobierać bezpośrednio ze szczegółów wniosku

Użytkownicy i uprawnienia

Prawa do zatwierdzania są zarządzane na poziomie:

• Globalne uprawnienia modułu: Podstawowy dostęp do odczytu/zapisu/usuwania
• Uprawnienia do typu dokumentu: Specyficzne uprawnienia dla poszczególnych typów
• Rola zatwierdzającego: Określenie, kto może zatwierdzać w którym etapie

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Nie mogę zatwierdzić wniosku, przycisk Zatwierdź jest nieaktywny.

Rozwiązanie: Przycisk jest nieaktywny z następujących powodów:

• Nie znajdujesz się na liście osób zatwierdzających dla danego etapu
• Już zatwierdziłeś lub odrzuciłeś wniosek
• Wniosek jest już zatwierdzony/odrzucony i nie jest dozwolone dodawanie opinii po zamknięciu
• Upłynął termin zatwierdzenia i nie masz prawa do wypowiedzenia się po terminie

Pytanie: Jak sprawdzić, ile podpisów jeszcze brakuje do zatwierdzenia?

Rozwiązanie: W szczegółach wniosku w sekcji etapu zatwierdzania widnieje informacja: "Do zatwierdzenia/odrzucenia potrzeba X podpisów". Poniżej widać tabele z użytkownikami, którzy już zatwierdzili lub odrzucili. Różnica między wymaganą a aktualną liczbą zatwierdzeń/odrzuceń to liczba brakujących głosów.

Pytanie: Utworzyłem wniosek, ale osoby zatwierdzające nie otrzymały e-maila.

Rozwiązanie: Sprawdź:

• Czy u osób zatwierdzających są wpisane poprawne adresy e-mail w module Użytkownicy
• Czy e-mail nie trafił do folderu SPAM
• Czy w ustawieniach typu dokumentu są przypisane osoby zatwierdzające dla 1. etapu
• Skontaktuj się z administratorem w celu sprawdzenia serwera pocztowego

Pytanie: Czy mogę zmienić wniosek po jego utworzeniu?

Rozwiązanie: Wniosku nie można edytować bezpośrednio po utworzeniu. Możesz jednak:

• Dodać notatkę z doprecyzowaniem lub poprawką
• Jeśli wniosek ma jeszcze status "Oczekuje na zatwierdzenie", możesz go usunąć i utworzyć nowy
• Użytkownicy z wyższymi uprawnieniami mogą usunąć wniosek i utworzyć poprawioną wersję

Pytanie: Co się stanie, gdy upłynie termin zatwierdzenia?

Rozwiązanie: Jeśli przy tworzeniu wniosku zaznaczono pole "Zakończ automatycznie":

• Wniosek zostanie automatycznie odrzucony
• Zgłaszający i osoby zatwierdzające otrzymają powiadomienie e-mail
• W notatkach pojawi się wpis "Odrzucono automatycznie - upłynął termin"
• Jeśli pole nie było zaznaczone, wniosek pozostaje otwarty nawet po terminie

Pytanie: Jak ustawić, aby zatwierdzający mógł się wypowiedzieć nawet po zatwierdzeniu?

Rozwiązanie: Przy tworzeniu wniosku zaznacz opcję "Zgadzam się/nie zgadzam się nawet po zatwierdzeniu/odrzuceniu". Pozwoli to wszystkim zatwierdzającym na dodanie swojej opinii nawet po tym, jak wniosek zostanie zatwierdzony lub odrzucony - opinie można dodawać aż do daty "Zatwierdzić do".

Pytanie: Nie mogę utworzyć nowego wniosku, przycisk Dodaj jest nieaktywny.

Rozwiązanie: Musisz posiadać uprawnienia do zapisywania dla danego typu dokumentu. Skontaktuj się z administratorem w celu przyznania uprawnień.

Pytanie: Czy mogę zobaczyć usunięte wnioski?

Rozwiązanie: Tak, jeśli posiadasz uprawnienia do usuwania. Kliknij przycisk Usunięte w górnej części ekranu. Wyświetli się lista wszystkich usuniętych wniosków z możliwością ich przywrócenia.

Pytanie: Jak działa zatwierdzanie dwuetapowe?

Rozwiązanie: Zatwierdzanie dwuetapowe odbywa się kaskadowo:

1. Najpierw wymagana liczba osób zatwierdzających 1. etapu musi zatwierdzić wniosek
2. Po zatwierdzeniu w 1. etapie powiadomienie otrzymują osoby zatwierdzające 2. etapu
3. Dopiero po zatwierdzeniu przez wymaganą liczbę osób 2. etapu wniosek jest ostatecznie zatwierdzony
4. Odrzucenie w którymkolwiek etapie prowadzi do zakończenia procesu

Wskazówki dla efektywnej pracy

• Twórz treściwe nazwy wniosków – pomogą Tobie i zatwierdzającym szybko się zorientować
• Dołączaj wszystkie istotne załączniki od razu przy tworzeniu wniosku
• Używaj pola Opis do szczegółowego wyjaśnienia kontekstu wniosku
• Ustawiaj realistyczny termin zatwierdzenia z rezerwą na wypadek nieobecności zatwierdzających
• Używaj notatek do komunikacji z zatwierdzającymi zamiast e-maili
• Regularnie sprawdzaj wnioski oczekujące na Twoje zatwierdzenie za pomocą filtra
• Twórz osobne typy dokumentów dla różnych procesów – ułatwi to orientację i raportowanie
• Wykorzystuj pola własne do zapisywania specyficznych danych (numer umowy, kwota, dział)
• Eksportuj dane do Excela w celu tworzenia raportów o procesach zatwierdzania
• Przy odrzucaniu zawsze podawaj powód w notatce – pomoże to zgłaszającemu przy tworzeniu nowego wniosku

Administracja typami dokumentów

Dla administratorów modułu:

• Regularnie sprawdzaj, czy ustawieni są aktualni zatwierdzający (zmiany w strukturze organizacyjnej)
• Twórz typy dokumentów z jednoznacznymi nazwami i opisami
• Ustawiaj wartości domyślne dla często używanych opcji
• Korzystaj z uprawnień na poziomie typów – ograniczy to liczbę wyświetlanych pozycji dla użytkowników
• Dokumentuj w polu Opis przy typie, do jakich celów jest on przeznaczony
• Przy ustawianiu liczby podpisów weź pod uwagę dostępność osób zatwierdzających (urlopy, choroby)