Zadania

Przegląd

Moduł Zadania to kompleksowy system do zarządzania zadaniami i ich przydzielania członkom zespołu. Umożliwia tworzenie zadań z terminami realizacji, priorytetami, przypisywanie ich poszczególnym wykonawcom i zatwierdzającym, śledzenie postępu realizacji oraz komunikację poprzez notatki. Moduł obsługuje również zaawansowane funkcje, takie jak zadania cykliczne, automatyczne przypomnienia, pola niestandardowe oraz integrację z innymi modułami systemu.

Kluczowe funkcje

• Tworzenie i przydzielanie zadań z terminami realizacji
• Śledzenie statusów zadań z kolorowym oznaczeniem
• Zadania cykliczne z elastycznym ustawieniem częstotliwości
• Automatyczne przypomnienia e-mailem lub SMS
• Przydzielanie głównych wykonawców, dodatkowych wykonawców i zatwierdzających
• Priorytety zadań z własnymi nazwami
• Notatki i dyskusje do zadań
• Załączniki do zadań
• Powiązanie ze zleceniami, projektami i innymi modułami
• Opcjonalne pola użytkownika dla specyficznych potrzeb
• Eksport do Excel, drukowanie
• Trzy tryby wyświetlania: Lista, Kanban, Kalendarz

Dostęp i ustawienia

Jak dostać się do modułu

Ścieżka nawigacji: Pracownicy → Zadania

Ustawienia modułu

Ścieżka do ustawień: Ustawienia → Zadania

W ustawieniach modułu można skonfigurować:

• Uprawnienia dostępu dla użytkowników i grup
• Używane statusy zadań
• Ogólne ustawienia modułu (czas, zlecenia, powiadomienia)
• Priorytety zadań i ich nazwy
• Pola opcjonalne z własnymi nazwami i typami

Uprawnienia użytkownika

Poziom	Opis
0 - Brak dostępu	Użytkownik nie ma dostępu do modułu Zadania
1 - Czytać swoje i być przydzielanym	Wyświetlanie tylko zadań, które użytkownik utworzył lub które zostały mu przydzielone
3 - Czytać przydzielone zadania, tworzyć i widzieć utworzone przeze mnie zadania	Możliwość tworzenia nowych zadań i widzenia zadań przydzielonych użytkownikowi lub przez niego utworzonych
5 - Czytać wszystko i być przydzielanym	Wyświetlanie wszystkich zadań firmy, ale bez możliwości tworzenia nowych
10 - Czytać wszystko i tworzyć nowe zadania	Wyświetlanie wszystkich zadań i możliwość tworzenia nowych zadań
15 - Czytać, edytować i usuwać wszystko	Pełny dostęp, w tym edycja, usuwanie i zmiana statusów wszystkich zadań

Uwaga: Uprawnienia można ustawiać zarówno dla poszczególnych użytkowników, jak i dla grup użytkowników. Wynikowe uprawnienia są brane jako wyższe z ustawionych.

Interfejs użytkownika

Tryby wyświetlania

Moduł Zadania oferuje trzy tryby wyświetlania, między którymi można przełączać się przyciskami w górnej części ekranu:

1. Lista - Klasyczne wyświetlanie tabelaryczne z możliwością sortowania i wyszukiwania
2. Kanban - Wizualne wyświetlanie zadań w kolumnach według statusów z możliwością przeciągania
3. Kalendarz - Wyświetlanie zadań w kalendarzu według terminów realizacji

Szybki wybór

Do szybkiej orientacji w zadaniach służy sekcja szybkiego wyboru z predefiniowanymi filtrami:

Filtry według daty

• Wszystko - Wyświetlanie wszystkich zadań
• Dzisiaj - Zadania z terminem realizacji dzisiaj
• Moje dzisiaj - Zadania przydzielone zalogowanemu użytkownikowi z terminem dzisiaj
• Moje niezamknięte - Wszystkie niezamknięte zadania zalogowanego użytkownika
• Niezamknięte po terminie - Zadania, które są po terminie i nadal nie są rozwiązane

Filtry według statusu

Przyciski dla poszczególnych statusów zadań (według aktywnych statusów firmy), na przykład:

• Oczekuje na przydzielenie
• W trakcie realizacji
• Do przetestowania
• Rozwiązane
• Anulowane
• Nierozwiązane (wszystkie statusy oprócz rozwiązanych i anulowanych)

Filtry według priorytetu

Jeśli priorytety są włączone, wyświetlają się przyciski dla poszczególnych poziomów priorytetów.

Rozszerzone filtry

Zaawansowane wyszukiwanie umożliwia filtrowanie zadań według następujących kryteriów:

Pole filtru	Opis
W nazwie zadania	Wyszukiwanie pełnotekstowe w nazwie zadania
Zlecenie	Wybór zadań odnoszących się do konkretnego zlecenia
Data utworzenia od-do	Zakres daty utworzenia zadania
Status	Wybór wielu statusów jednocześnie
Powtarzanie	Tylko zadania cykliczne lub niecykliczne
Utworzone w ciągu ostatnich	Zadania utworzone w ciągu ostatnich 1, 3, 6 lub 12 miesięcy
Termin (rozwiązać) od-do	Zakres terminu realizacji zadania
Wykonawca/główny wykonawca	Wybór według przydzielonego wykonawcy
Zatwierdzający	Wybór według zatwierdzającego
Utworzył	Wybór według użytkownika, który utworzył zadanie
Kolumny niestandardowe	Filtrowanie według wartości w polach niestandardowych (jeśli są skonfigurowane)

Kolumny w tabeli

W trybie wyświetlania Lista wyświetlane są następujące kolumny:

Kolumna	Opis
ID	Numer identyfikacyjny zadania (kliknięcie przenosi do szczegółów)
Nazwa	Nazwa zadania (kliknięcie przenosi do szczegółów)
Nazwa zlecenia	Nazwa zlecenia, do którego odnosi się zadanie (jeśli ta funkcja jest włączona)
ID Projektu / Projekt	ID i nazwa projektu (jeśli włączone jest wyświetlanie projektów)
Status	Aktualny status zadania z kolorowym oznaczeniem
Utworzono	Data i godzina utworzenia zadania
Utworzył	Imię i nazwisko użytkownika, który utworzył zadanie
Rozwiązać do	Termin realizacji zadania (data lub data + godzina)
Priorytet	Priorytet zadania (jeśli priorytety są włączone)
Wykonawcy	Lista wykonawców (główny wykonawca pogrubiony, pozostali zwykłą czcionką)
Kolumny niestandardowe	Wartości pól niestandardowych (jeśli są skonfigurowane i ustawione do wyświetlania)
Treść/opis	Opis zadania
Notatki	Liczba notatek i informacje o ostatniej notatce
Akcje	Ikony szybkich akcji (pokaż szczegóły, edytuj, wykaż pracę, usuń)

Uwaga: Widoczność kolumn można dostosować za pomocą przycisku ColVis w prawym górnym rogu tabeli.

Podstawowe operacje

Tworzenie nowego zadania

1. Kliknij przycisk Dodaj zadanie w prawym górnym rogu
2. Otworzy się okno dialogowe dodawania zadania
3. Wypełnij pola obowiązkowe:
   • Nazwa - Krótka nazwa zadania (pole obowiązkowe, obsługuje autouzupełnianie z istniejących zadań)
   • Rozwiązać do - Data, do kiedy zadanie ma być wykonane (pole obowiązkowe)
   • Główny wykonawca - Użytkownik odpowiedzialny za wykonanie zadania (pole obowiązkowe)
4. Opcjonalnie wypełnij dodatkowe pola:
   • Zlecenie - Wybierz lub wprowadź nazwę zlecenia
   • Grupa zadań w zleceniach - Podział zadań na grupy w ramach zlecenia
   • Priorytet - Ustaw priorytet zadania (1-5)
   • Rozwiązać do (godzina) - Dodaj również konkretną godzinę (jeśli funkcja jest włączona)
   • Dodatkowi wykonawcy - Dodaj innych użytkowników, którzy będą uczestniczyć w rozwiązaniu
   • Zatwierdzający - Użytkownik, który będzie zatwierdzał rozwiązanie zadania
   • Status - Początkowy status zadania
   • Numer produkcyjny - Do powiązania z produkcją
   • Pola niestandardowe - Wypełnij skonfigurowane pola niestandardowe
   • Opis - Szczegółowy opis zadania
   • Załączniki - Dodaj do 60 plików (maks. 100 MB każdy)
5. Opcjonalnie ustaw powtarzanie lub przypomnienie (patrz zaawansowane funkcje poniżej)
6. Kliknij przycisk Zapisz

Automatyczne powiadomienia: Po utworzeniu zadania wszyscy przypisani użytkownicy (główny wykonawca, dodatkowi wykonawcy i zatwierdzający) są automatycznie powiadamiani e-mailem. Jeśli funkcja jest włączona, może zostać wysłany również SMS.

Masowe tworzenie zadań

Jeśli chcesz utworzyć to samo zadanie dla wielu użytkowników jednocześnie:

1. Kliknij przycisk Dodaj zadanie masowo
2. Wypełnij dane zadania tak samo jak przy zwykłym zadaniu
3. Zamiast jednego głównego wykonawcy wybierz wielu wykonawców w polu Wykonawcy masowo
4. Kliknij Zapisz
5. System utworzy osobne zadanie dla każdego wybranego wykonawcy

Edycja zadania

Szybka edycja bezpośrednio w tabeli

Wiele pól można edytować bezpośrednio w szczegółach zadania, klikając ikonę ołówka obok wartości:

• Nazwa zadania
• Zlecenie
• Numer produkcyjny
• Priorytet
• Status
• Rozwiązać do (data i godzina)
• Główny wykonawca
• Dodatkowi wykonawcy
• Zatwierdzający
• Przypomnienie
• Pola niestandardowe
• Opis

Edycja w oknie dialogowym

1. Otwórz szczegóły zadania, klikając ID lub nazwę zadania w tabeli
2. Kliknij ikonę ołówka przy polu, które chcesz edytować
3. Wprowadź zmiany
4. Zmiana zostanie zapisana automatycznie po opuszczeniu pola lub kliknięciu poza polem

Zmiana statusu zadania

Szybkie oznaczenie jako rozwiązane

1. Otwórz szczegóły zadania
2. Kliknij zielony przycisk Rozwiązane
3. Zadanie zostanie automatycznie ustawione na status rozwiązane

Uwaga: Jeśli wymagane są pola obowiązkowe do zakończenia, należy je wypełnić przed oznaczeniem zadania jako rozwiązane.

Zmiana na inny status

1. Otwórz szczegóły zadania
2. Kliknij przycisk Zmień status
3. W oknie dialogowym wybierz nowy status
4. Potwierdź zmianę

Kopiowanie zadania

1. Otwórz szczegóły zadania, które chcesz skopiować
2. Kliknij przycisk Kopiuj
3. Otworzy się okno dialogowe z wypełnionymi danymi z oryginalnego zadania
4. Dostosuj potrzebne dane
5. Kliknij Zapisz

Usuwanie zadania

Usuwanie pojedynczego zadania

1. Otwórz szczegóły zadania
2. Kliknij czerwony przycisk Usuń
3. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym
4. Zadanie zostanie przeniesione do usuniętych

Masowe usuwanie wyświetlonych zadań

1. Ustaw filtry tak, aby wyświetlały się tylko zadania, które chcesz usunąć
2. Kliknij przycisk Usuń wyświetlone
3. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym
4. Wszystkie wyświetlone zadania zostaną przeniesione do usuniętych

Ostrzeżenie: Masowe usuwanie dotyczy wszystkich zadań odpowiadających ustawionym filtrom, nie tylko tych wyświetlonych na aktualnej stronie tabeli.

Wyświetlanie usuniętych zadań

1. Kliknij przycisk Usunięte
2. Wyświetli się przegląd wszystkich usuniętych zadań
3. Usunięte zadania można przywrócić lub trwale usunąć (w zależności od ustawień uprawnień)

Szczegóły zadania

Karty w szczegółach

Szczegóły zadania są podzielone na kilka kart:

1. Dane podstawowe - Główne informacje o zadaniu
2. Notatki/Zmiany - Historia notatek i zmian zadania
3. Wykazy pracy dla tego zadania - Przegląd wykazanej pracy (jeśli moduł Wykazy pracy jest połączony)

Wyświetlane informacje

Na karcie Dane podstawowe wyświetlane są następujące informacje:

Pole	Opis
ID	Unikalny numer zadania
Nazwa	Nazwa zadania
Utworzył	Imię i nazwisko użytkownika, który utworzył zadanie
Data utworzenia	Data i godzina utworzenia zadania
Zlecenie	Nazwa zlecenia z linkiem do szczegółów zlecenia
Numer produkcyjny	Numer produkcyjny produktu
Priorytet	Priorytet zadania (jeśli są włączone)
Status	Aktualny status zadania z kolorowym oznaczeniem
Rozwiązać do	Termin realizacji zadania
Główny wykonawca	Główna osoba odpowiedzialna
Dodatkowi wykonawcy	Lista dodatkowych wykonawców
Zatwierdzający	Osoba zatwierdzająca rozwiązanie zadania
Projekt	Link do projektu, do którego należy zadanie
HelpDesk Projekt - Zgłoszenie	Link do powiązanego zgłoszenia HelpDesk
Powtarzanie	Ustawienia powtarzania zadania (jeśli jest aktywne)
Przypomnienie	Ustawienia automatycznego przypomnienia
Pola niestandardowe	Wartości skonfigurowanych pól niestandardowych
Treść/opis	Szczegółowy opis zadania
Załączniki	Lista załączonych plików do pobrania

Akcje w szczegółach zadania

W górnej części szczegółów dostępne są następujące przyciski:

Przycisk	Funkcja
Rozwiązane	Szybko oznacza zadanie jako rozwiązane (zmiana statusu na rozwiązane)
Zmień status	Otwiera okno dialogowe do zmiany statusu zadania
Usuń	Usuwa zadanie z potwierdzeniem
Kopiuj	Tworzy kopię zadania z możliwością edycji
Dodaj notatkę	Otwiera okno dialogowe do dodania notatki do zadania
Dodaj plik	Otwiera okno dialogowe do dodania kolejnego załącznika
Dodaj wykaz pracy	Otwiera okno dialogowe do wykazania pracy na to zadanie (jeśli moduł jest aktywny)

Notatki do zadania

Notatki służą do komunikacji i rejestrowania postępu rozwiązywania zadania.

Dodawanie notatki

1. W szczegółach zadania kliknij przycisk Dodaj notatkę
2. W polu notatki wpisz tekst (obsługuje formatowanie)
3. Opcjonalnie dodaj załączniki
4. Kliknij Zapisz

Automatyczne powiadomienia: Po dodaniu notatki wszyscy wykonawcy i zatwierdzający zadania są powiadamiani e-mailem.

Dyskusje do notatek

Jeśli funkcja dyskusji jest włączona w ustawieniach, można odpowiadać na każdą notatkę:

1. Na karcie Notatki/Zmiany znajdź notatkę, na którą chcesz odpowiedzieć
2. Kliknij ikonę odpowiedzi przy notatce
3. Napisz swoją odpowiedź
4. Opcjonalnie dodaj załączniki
5. Kliknij Zapisz

Usuwanie notatek

Jeśli funkcja usuwania notatek jest włączona w ustawieniach:

• Główny wykonawca może usunąć każdą notatkę w dowolnym momencie
• Użytkownik, który utworzył notatkę, może ją usunąć w ciągu 15 minut od utworzenia

Zaawansowane funkcje

Eksport danych

Eksport do Excel

1. Ustaw filtry tak, aby wyświetlały się zadania, które chcesz wyeksportować
2. Kliknij przycisk Excel nad tabelą
3. Plik zostanie pobrany na Twój komputer

Drukowanie

1. Ustaw filtry tak, aby wyświetlały się zadania, które chcesz wydrukować
2. Kliknij przycisk Print nad tabelą
3. Otworzy się okno drukowania przeglądarki
4. Potwierdź drukowanie

Zadania cykliczne

Zadania cykliczne są automatycznie tworzone ponownie według ustawionego schematu. Po upływie terminu tworzone jest nowe zadanie z tymi samymi parametrami.

Typy powtarzania

1. Tygodniowo

• Wybierz dni tygodnia (poniedziałek do niedzieli), w które zadanie ma się powtarzać
• Zadanie zostanie utworzone w każdy wybrany dzień z terminem realizacji w tym dniu
• Przykład: Powtarzanie w każdy poniedziałek i czwartek

2. Miesięcznie - pierwszy dzień w miesiącu wybrany poniżej

• Wybierz dni tygodnia
• Zadanie zostanie utworzone zawsze w pierwszy wybrany dzień miesiąca
• Przykład: Pierwszy poniedziałek miesiąca

3. Miesięcznie - określony dzień

• Wprowadź numer dnia miesiąca (1-31)
• Opcjonalnie wprowadź również dzień, do którego zadanie ma być ukończone
• Zadanie zostanie utworzone co miesiąc w określony dzień
• Przykład: Co miesiąc 15. dnia, ukończyć do 20. dnia

4. W wybrane miesiące roku

• Wybierz miesiące roku (styczeń do grudnia)
• Wprowadź dzień miesiąca
• Opcjonalnie wprowadź dzień, do którego zadanie ma być ukończone
• Zadanie zostanie utworzone tylko w wybranych miesiącach w określony dzień
• Przykład: Co roku w styczniu i lipcu 10. dnia, ukończyć do 15. dnia

Ustawienia powtarzania

1. W oknie dialogowym dodawania lub edycji zadania znajdź sekcję powtarzania
2. W polu Powtarzać wybierz Tak
3. Wyświetlą się dodatkowe pola do ustawienia powtarzania
4. W polu Powtarzać co wybierz typ powtarzania
5. Wypełnij odpowiednie pola według wybranego typu
6. Zapisz zadanie

Anulowanie powtarzania

Aby anulować powtarzanie, usuń ostatnio utworzone zadanie z danej serii powtarzania. To zatrzyma dalsze automatyczne tworzenie zadań.

Przypomnienia

Automatyczne przypomnienie wysyła powiadomienie wykonawcom, jeśli zadanie nadal nie jest rozwiązane.

Ustawienia przypomnienia

1. W oknie dialogowym dodawania lub edycji zadania znajdź sekcję przypomnienia
2. W polu Wyślij przypomnienie wybierz Tak
3. Wyświetlą się dodatkowe pola do ustawienia
4. Ustaw parametry przypomnienia:
   • Wyślij przez: E-mail, SMS lub E-mail + SMS
   • Wyślij do: Główny wykonawca, Dodatkowi wykonawcy, Wszyscy wykonawcy lub Wszyscy wykonawcy + zatwierdzający
   • Wyślij kiedy:
     • 1x w określoną datę i godzinę - Jednorazowe przypomnienie w konkretnym czasie
     • Codziennie o określonej godzinie, do wykonania zadania - Powtarzane codzienne przypomnienie
   • Wyślij w dniu: Data wysłania (tylko przy jednorazowym przypomnieniu)
   • Wyślij o godzinie: Godzina wysłania przypomnienia
5. Zapisz zadanie

Przykłady użycia przypomnień

Przykład 1: Przypomnienie dzień przed terminem

• Wyślij przez: E-mail
• Wyślij do: Główny wykonawca
• Wyślij kiedy: 1x w określoną datę i godzinę
• Wyślij w dniu: Dzień przed terminem realizacji
• Wyślij o godzinie: 09:00

Przykład 2: Codzienne przypomnienie po terminie

• Wyślij przez: E-mail + SMS
• Wyślij do: Wszyscy wykonawcy
• Wyślij kiedy: Codziennie o określonej godzinie, do wykonania zadania
• Wyślij o godzinie: 08:00

Priorytety zadań

Priorytety umożliwiają rozróżnienie ważności zadań. Funkcja priorytetów jest włączana w ustawieniach modułu.

Konfiguracja priorytetów

1. Przejdź do Ustawienia → Zadania
2. W sekcji Priorytety zadań zaznacz Włącz/wyłącz
3. Wyświetli się tabela z 5 priorytetami (1-5)
4. Wprowadź własne nazwy dla poszczególnych priorytetów według potrzeb Twojej firmy
5. Przykład:
   • 1 - Krytyczny
   • 2 - Wysoki
   • 3 - Średni
   • 4 - Niski
   • 5 - Może poczekać
6. Jeśli zostawisz nazwę pustą, dany priorytet nie będzie używany
7. Zmiany są zapisywane automatycznie

Pola opcjonalne

Pola opcjonalne umożliwiają dodanie do 11 własnych pól do zadań według specyficznych potrzeb Twojej firmy.

Konfiguracja pól opcjonalnych

1. Przejdź do Ustawienia → Zadania
2. W sekcji Pola opcjonalne znajdziesz tabelę z 11 wierszami (0-10)
3. Dla każdego pola ustaw:
   • Nazwa - Etykieta pola (jeśli zostawisz pustą, pole nie będzie używane)
   • Typ - Typ pola:
     • Tak/Nie (checkbox)
     • Liczba całkowita
     • Liczba dziesiętna
     • Data
     • Lista - wybór (selectbox)
     • Tekst - 1 wiersz
     • Tekst - wiele wierszy
     • Firma - nazwa z modułu CRM
   • Lista wartości - Dla typu Lista wprowadź opcje oddzielone średnikiem (na przykład: Gotowe;W trakcie;Nowe)
   • Wymagane przy utworzeniu - Pole musi być wypełnione przy tworzeniu zadania
   • Wymagane przy zakończeniu - Pole musi być wypełnione przed oznaczeniem zadania jako rozwiązane
   • Wyświetl w głównej tabeli - Dodaje kolumnę do tabeli przeglądu zadań
4. Kliknij Zapisz

Ostrzeżenie: Zmiana typu lub usunięcie już używanego pola nieodwracalnie usunie dane zapisane w tym polu we wszystkich zadaniach.

Przykłady użycia pól opcjonalnych

Przykład 1: Śledzenie klienta

• Nazwa: Klient
• Typ: Firma - nazwa z modułu CRM
• Wymagane przy utworzeniu: Tak
• Wyświetl w głównej tabeli: Tak

Przykład 2: Status testowania

• Nazwa: Status testowania
• Typ: Lista - wybór
• Lista wartości: Nieprzetestowane;W testowaniu;Przetestowane;Błąd
• Wymagane przy zakończeniu: Tak

Przykład 3: Szacowany czas

• Nazwa: Szacowane godziny
• Typ: Liczba dziesiętna
• Wyświetl w głównej tabeli: Tak

Tryb wyświetlania Kanban

Wyświetlanie Kanban umożliwia wizualizację zadań w kolumnach według statusów z możliwością przeciągania.

Korzystanie z wyświetlania Kanban

1. W module Zadania kliknij przycisk Kanban
2. Zadania wyświetlą się w kolumnach według statusów
3. Przeciągając zadanie do innej kolumny, zmieniasz jego status
4. Kliknięcie na zadanie otwiera jego szczegóły

Tryb wyświetlania Kalendarz

Wyświetlanie kalendarza umożliwia przeglądanie zadań w kontekście ich terminów realizacji.

Korzystanie z wyświetlania Kalendarz

1. W module Zadania kliknij przycisk Kalendarz
2. Zadania wyświetlą się w kalendarzu według terminów realizacji
3. Nawiguj między miesiącami za pomocą strzałek
4. Kliknięcie na zadanie otwiera jego szczegóły

Integracja z innymi modułami

Kalendarz

Zadania można automatycznie zapisywać do modułu Kalendarz.

Ustawienia integracji

1. Przejdź do Ustawienia → Zadania
2. W sekcji Ustawienia modułu zadania znajdź pole Zapisywać utworzone zadania do modułu kalendarza
3. Wybierz kalendarz, do którego mają być zapisywane zadania
4. Ustaw kolor dla aktywnych zadań w polu Kolor zapisu w module kalendarza
5. Ustaw kolor dla rozwiązanych zadań w polu Kolor zapisu w module kalendarza - rozwiązane
6. Zmiany są zapisywane automatycznie

Po aktywacji każde nowe zadanie zostanie automatycznie zapisane do wybranego kalendarza z datą odpowiadającą terminowi realizacji.

Wykazy pracy

Jeśli aktywny jest moduł Wykazy pracy, można wykazywać przepracowany czas na zadaniach.

Wykazywanie pracy na zadaniu

1. Otwórz szczegóły zadania
2. Kliknij przycisk Dodaj wykaz pracy
3. Wypełnij dane o wykazanej pracy (data, czas, opis)
4. Kliknij Zapisz

Wyświetlanie wykazanej pracy

1. W szczegółach zadania przejdź na kartę Wykazy pracy dla tego zadania
2. Wyświetli się lista wszystkich wykazów pracy dla tego zadania
3. W nagłówku karty wyświetlany jest całkowity wykazany czas

Zlecenia

Zadania można powiązać ze zleceniami z modułu Zlecenia.

Powiązanie zadania ze zleceniem

1. Podczas tworzenia lub edycji zadania wybierz zlecenie w polu Zlecenie
2. Jeśli moduł Zlecenia jest aktywny, zlecenia są ładowane z tego modułu
3. Jeśli moduł Zlecenia nie jest aktywny, możesz wprowadzać nazwy zleceń ręcznie

Grupy zadań w zleceniach

W przypadku większych zleceń można organizować zadania w grupy:

1. W szczegółach zlecenia utwórz grupy zadań
2. Podczas tworzenia zadania wybierz grupę w polu Grupa zadań w zleceniach
3. Zadania można następnie filtrować i wyświetlać według grup

Wyświetlanie zadań w zleceniu

1. Otwórz szczegóły zlecenia w module Zlecenia
2. Przejdź na kartę z zadaniami
3. Wyświetlą się wszystkie zadania powiązane z tym zleceniem
4. Zadania można filtrować według grup

Projekty

Zadania można przypisywać do pozycji projektów.

Tworzenie zadania z projektu

1. Otwórz szczegóły projektu
2. Wybierz pozycję projektu
3. Kliknij przycisk do utworzenia zadania
4. Zadanie zostanie automatycznie powiązane z daną pozycją projektu

Wyświetlanie informacji projektowych w zadaniach

Jeśli w ustawieniach włączone jest wyświetlanie projektów:

• W tabeli zadań wyświetlą się kolumny ID Projektu i Projekt
• W szczegółach zadania wyświetlany jest link do projektu
• Kliknięcie linku przenosi do szczegółów projektu

HelpDesk

Zadania można powiązać ze zgłoszeniami z modułu HelpDesk.

Tworzenie zadania ze zgłoszenia

1. Otwórz szczegóły zgłoszenia w module HelpDesk
2. Kliknij przycisk do utworzenia zadania
3. Wypełnij dane zadania
4. Zadanie zostanie automatycznie powiązane ze zgłoszeniem

Wyświetlanie powiązanych zgłoszeń

1. W szczegółach zadania znajdź pole HelpDesk Projekt - Zgłoszenie
2. Kliknięcie linku przenosi do szczegółów zgłoszenia

Ustawienia modułu

Ustawienia ogólne

W sekcji Ustawienia → Zadania można skonfigurować następujące parametry:

Ustawienie	Opis
Podawać również godzinę przy wymaganym terminie realizacji zadania	Oprócz daty podaje się również dokładną godzinę, do której zadanie ma być rozwiązane
Podawać również nazwę zlecenia	Włącza pole Zlecenie przy tworzeniu zadania
Nazwy zleceń tylko z modułu zlecenia	Zlecenia można wybierać tylko z modułu Zlecenia, nie można wprowadzać ręcznie
Wysyłać powiadomienia o zadaniach e-mailem	Automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach i zmianach e-mailem
Wysyłać powiadomienia o zadaniach przez SMS	Automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach przez SMS
Zapisywać utworzone zadania do modułu kalendarza	Wybór kalendarza, do którego mają być automatycznie zapisywane zadania
Kolor zapisu w module kalendarza	Kolor dla aktywnych zadań w kalendarzu
Kolor zapisu w module kalendarza - rozwiązane	Kolor dla rozwiązanych i anulowanych zadań w kalendarzu
Status zadań może zmieniać każdy	Standardowo status mogą zmieniać tylko użytkownicy z najwyższym uprawnieniem, główny wykonawca i zatwierdzający. Włączenie tej opcji pozwala na zmianę statusu każdemu z dostępem do zadania
Edytować może tylko twórca	Ograniczenie edycji zadania tylko do użytkownika, który zadanie utworzył (oprócz zmiany statusu)
Zablokować rozwiązane zadania	Rozwiązanych zadań nie można dalej edytować
Ustawić rozwiązanie zadania może tylko zatwierdzający	Tylko zatwierdzający może oznaczyć zadanie jako rozwiązane
Na ekranie głównym wyświetlać ostatnich X zadań	Liczba ostatnich zadań wyświetlanych na dashboardzie (0 = wyłączone)
Na ekranie głównym wyświetlać ostatnich X notatek do zadań	Liczba ostatnich notatek wyświetlanych na dashboardzie (0 = wyłączone)
W notatkach do zadań umożliwić dyskusję	Możliwość odpowiadania na notatki i tworzenia wątków dyskusji
Notatki do zadań można usuwać	Główny wykonawca może usuwać notatki w dowolnym momencie, autor notatki do 15 minut od utworzenia
Wyświetlać Projekt - część w tabeli zadań	Dodaje kolumny z informacjami o projekcie do głównej tabeli zadań

Używane statusy zadań

W tabeli Używane statusy zadań wybierz statusy, które chcesz używać w swojej firmie. System oferuje następujące predefiniowane statusy:

• Oczekuje na przydzielenie
• Nowe
• Przydzielone
• W trakcie realizacji
• Do przetestowania
• Wstrzymane
• Rozwiązane
• Anulowane

Każdy status ma przypisany kolor tła i kolor tekstu dla łatwej identyfikacji wizualnej.

Ważne: Musi być aktywny co najmniej jeden status, w przeciwnym razie nie można tworzyć nowych zadań.

Rozwiązywanie problemów

Często zadawane pytania

Pytanie: Nie mogę utworzyć nowego zadania, przycisk Zapisz jest nieaktywny

Rozwiązanie: Sprawdź, czy w ustawieniach jest aktywny co najmniej jeden status zadań. Przejdź do Ustawienia → Zadania i w tabeli Używane statusy zadań zaznacz co najmniej jeden status.

Pytanie: Dlaczego nie widzę przycisku Dodaj zadanie?

Rozwiązanie: Do tworzenia zadań potrzebujesz co najmniej uprawnienia poziomu 3 lub 10. Skontaktuj się z administratorem, aby uzyskać wyższe uprawnienia.

Pytanie: Nie mogę oznaczyć zadania jako rozwiązane

Rozwiązanie: Sprawdź, czy masz wypełnione wszystkie pola wymagane przy zakończeniu. Jeśli w ustawieniach włączone jest Ustawić rozwiązanie zadania może tylko zatwierdzający, tylko zatwierdzający może oznaczyć zadanie jako rozwiązane.

Pytanie: Nie otrzymałem powiadomienia e-mail o nowym zadaniu

Rozwiązanie: Sprawdź:

• Czy w ustawieniach włączona jest opcja Wysyłać powiadomienia o zadaniach e-mailem
• Czy w profilu użytkownika masz prawidłowo wypełniony e-mail
• Czy e-mail nie trafił do spamu

Pytanie: Jak anulować powtarzanie zadania?

Rozwiązanie: Usuń ostatnio utworzone zadanie z danej serii powtarzania. To zatrzyma dalsze automatyczne tworzenie zadań.

Pytanie: Dlaczego nie widzę kolumny z priorytetem?

Rozwiązanie: Priorytety muszą być włączone w ustawieniach. Przejdź do Ustawienia → Zadania, w sekcji Priorytety zadań zaznacz Włącz/wyłącz i wprowadź nazwy priorytetów.

Pytanie: Nie mogę edytować rozwiązanego zadania

Rozwiązanie: Jeśli w ustawieniach włączona jest opcja Zablokować rozwiązane zadania, rozwiązanych zadań nie można edytować. Skontaktuj się z administratorem w celu zmiany ustawień lub zmień status zadania z powrotem na w trakcie realizacji.

Pytanie: Jak mogę masowo usunąć stare zadania?

Rozwiązanie: Ustaw filtry tak, aby wyświetlały się tylko zadania, które chcesz usunąć (na przykład według daty utworzenia lub statusu). Następnie kliknij przycisk Usuń wyświetlone. Uwaga: Ta akcja dotyczy wszystkich zadań odpowiadających filtrowi, nie tylko tych wyświetlonych na aktualnej stronie.

Pytanie: Dlaczego nie wyświetlają się zadania z projektu?

Rozwiązanie: Zadania powiązane z projektami wyświetlają się w kontekście projektu. Otwórz szczegóły projektu i znajdź kartę lub sekcję z zadaniami. Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie zadania, w tym projektowe, przejdź do głównego modułu Zadania.

Pytanie: Jak ustawić automatyczne zapisywanie zadań do kalendarza?

Rozwiązanie: Przejdź do Ustawienia → Zadania, w sekcji Ustawienia modułu zadania znajdź pole Zapisywać utworzone zadania do modułu kalendarza i wybierz kalendarz, do którego mają być zapisywane zadania.

Wskazówki do efektywnej pracy

• Korzystaj z szybkiego wyboru - Zamiast ustawiać filtry, użyj przycisków szybkiego wyboru dla często używanych filtrów, takich jak Moje dzisiaj lub Niezamknięte po terminie
• Ustaw własne pola - Jeśli regularnie śledzisz te same informacje w zadaniach (klient, numer zamówienia itp.), utwórz własne pola i zaoszczędź czas
• Używaj priorytetów - Aktywuj i nazwij priorytety według swoich potrzeb, pomoże Ci to szybko zidentyfikować najważniejsze zadania
• Ustaw automatyczne przypomnienia - W przypadku ważnych zadań z bliskim terminem ustaw przypomnienie, aby niczego nie zapomnieć
• Korzystaj z notatek - Regularnie zapisuj w notatkach postęp rozwiązywania, ułatwi to orientację przy dłuższych zadaniach
• Eksportuj dane regularnie - Regularnie eksportuj przegląd zadań do Excela w celu archiwizacji lub dalszego przetwarzania
• Łącz z innymi modułami - Korzystaj z powiązania ze zleceniami, projektami lub wykazami pracy dla lepszego przeglądu
• Korzystaj z wyświetlania Kanban - Dla wizualnego przeglądu stanu zadań użyj wyświetlania Kanban, szybko zobaczysz, gdzie są wąskie gardła
• Ustaw odpowiednie uprawnienia - Przydzielaj użytkownikom tylko te uprawnienia, których naprawdę potrzebują, zwiększysz przejrzystość i zapobiegniesz niechcianym zmianom
• Regularnie sprawdzaj zadania po terminie - Za pomocą filtra Niezamknięte po terminie śledź zadania, które są po terminie i nadal nie są rozwiązane
• Korzystaj z zadań cyklicznych - Dla regularnych czynności (miesięczne raporty, kontrole itp.) ustaw zadania cykliczne i zaoszczędź czas
• Nadawaj zadaniom trafne nazwy - Używaj jasnych i zwięzłych nazw zadań, ułatwi to wyszukiwanie i orientację na liście