Wnioski elektroniczne (Requests2)

Przegląd modułu

Moduł Wnioski elektroniczne to elastyczny system do tworzenia, zatwierdzania i zarządzania różnymi typami wniosków firmowych. Pozwala każdej organizacji skonfigurować własne typy wniosków z konfigurowalnymi procesami zatwierdzania zgodnie ze specyficznymi potrzebami.

Cel modułu

System wniosków elektronicznych digitalizuje i automatyzuje proces składania i zatwierdzania różnych typów wniosków firmowych. Eliminuje administrację papierową, przyspiesza proces zatwierdzania i zapewnia przejrzysty ślad audytu wszystkich zmian i decyzji.

Główne funkcje

• Tworzenie niestandardowych typów wniosków zgodnie z potrzebami organizacji (wnioski zakupowe, urlopy, korekty wynagrodzeń, polecenia wyjazdu służbowego itp.)
• Konfigurowalne rundy zatwierdzania z różnymi osobami zatwierdzającymi
• Niestandardowe pola formularzy w różnych typach danych (tekst, liczba, data, pliki, wybór użytkownika, wybór firmy)
• Dynamiczny wybór osoby zatwierdzającej podczas procesu
• Automatyczne powiadomienia e-mail do wszystkich uczestników procesu
• Kompletna historia zmian i decyzji dla każdego wniosku
• Możliwość zwrotu wniosku w celu uzyskania dodatkowych informacji
• Zbiorcze zatwierdzanie wielu wniosków jednocześnie
• Zaawansowane filtrowanie i wyszukiwanie wniosków
• Eksport danych do formatu Excel

Docelowe grupy użytkowników

• Wnioskodawcy - wszyscy pracownicy, którzy muszą złożyć wniosek
• Wypełniający formularze - osoby upoważnione do wypełniania rund formularzy
• Osoby zatwierdzające - osoby z uprawnieniami do zatwierdzania lub odrzucania wniosków
• Kierownicy - przełożeni z przeglądem wszystkich wniosków
• Administratorzy - administratorzy systemu, którzy mogą konfigurować typy wniosków

Koncepcja i terminologia

Typy wniosków

Każda organizacja tworzy własne typy wniosków zgodnie ze swoimi potrzebami. Każdy typ wniosku ma zdefiniowaną nazwę, opis i proces zatwierdzania. Przykłady typów wniosków:

• Wniosek zakupowy
• Wniosek urlopowy
• Wniosek o korektę wynagrodzenia
• Polecenie wyjazdu służbowego
• Wniosek o szkolenie
• Wniosek o zmianę godzin pracy

Rundy zatwierdzania

Każdy typ wniosku składa się z kilku rund, które są przetwarzane kolejno od lewej do prawej. Istnieją dwa typy rund:

Runda formularza - runda, w której informacje są wprowadzane do formularza. Wypełniający wprowadza wymagane dane. Po zakończeniu wniosek automatycznie przechodzi do następnej rundy.

Runda zatwierdzania - runda, w której wyznaczona osoba decyduje o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku. Osoba zatwierdzająca może zatwierdzić, odrzucić lub zwrócić wniosek w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Statusy wniosków

Wniosek może mieć następujące statusy:

• Oczekuje na wypełnienie - wniosek został utworzony i oczekuje na wypełnienie rundy formularza
• Oczekuje na decyzję - wniosek oczekuje na decyzję osoby zatwierdzającej
• Zatwierdzony - wniosek przeszedł wszystkie rundy zatwierdzania i został zatwierdzony
• Odrzucony - wniosek został odrzucony przez jedną z osób zatwierdzających
• Zwrócony do uzupełnienia - wniosek został zwrócony do poprzedniej rundy w celu uzyskania dodatkowych informacji
• Ukończony - runda formularza została zakończona i wniosek przechodzi dalej

Uprawnienia i role

Dla każdego typu wniosku można zdefiniować różne grupy użytkowników z różnymi prawami:

• Użytkownicy z pełnym przeglądem - widzą wszystkie wnioski tego typu bez ograniczeń
• Osoby zatwierdzające - mogą zatwierdzać wnioski, zakres ich przeglądu jest ustawiony zgodnie z konfiguracją
• Kierownicy typu wniosku - mogą edytować konfigurację typu wniosku
• Administratorzy - mogą usuwać wnioski

Dla osób zatwierdzających można ustawić zakres widoczności:

• Wszystkie - osoby zatwierdzające widzą wszystkie wnioski tego typu
• Przypisane do zatwierdzenia - widzą tylko wnioski, które aktualnie muszą zatwierdzić
• Przypisane do zatwierdzenia i zatwierdzone przez nich - widzą swoje bieżące wnioski i historię zatwierdzonych wniosków

Interfejs użytkownika

Główny ekran modułu

Po otwarciu modułu Wnioski elektroniczne wyświetla się główny ekran z podstawowymi elementami:

Górny panel z typami wniosków

W górnej części strony wyświetlane są karty poszczególnych typów wniosków, do których masz dostęp. Każda karta zawiera:

• Ikonę folderu
• Nazwę typu wniosku
• Znacznik z liczbą aktywnych wniosków

Kliknięcie na kartę typu wyświetla listę wniosków tego typu. Aktywny typ jest podświetlony i ma ikonę otwartego folderu.

Schemat postępu wniosku

Poniżej górnego panelu znajduje się rozwijana sekcja Części wniosku - schemat postępu. Ta sekcja wizualnie wyświetla wszystkie rundy procesu zatwierdzania:

• Niebieskie rundy z ikoną ołówka oznaczają rundy formularza
• Zielone rundy z ikoną znacznika wyboru oznaczają rundy zatwierdzania
• Strzałki między rundami pokazują kierunek postępu wniosku
• Najechanie kursorem na rundę wyświetla jej szczegóły

Możesz otworzyć lub zamknąć sekcję, klikając ikonę plus lub minus w prawym górnym rogu.

Filtr wniosków

Poniżej schematu postępu znajduje się rozwijana sekcja Filtr. Ta sekcja umożliwia filtrowanie wniosków według następujących kryteriów:

• Wnioskodawca - wybór osoby, która złożyła wniosek
• Osoba zatwierdzająca - wybór osoby, która zatwierdziła wniosek
• Złożono - data złożenia wniosku (od - do)
• Zatwierdzono/Odrzucono - data decyzji dotyczącej wniosku (od - do)

Po ustawieniu filtra kliknij przycisk Szukaj. Aby wyczyścić filtr, użyj przycisku Wyczyść. Jeśli filtr jest aktywny, tytuł sekcji jest wyświetlany na czerwono.

Przyciski statusów

Nad tabelą wniosków znajduje się grupa przycisków do szybkiego filtrowania według statusu:

• Wszystkie - pokazuje wszystkie wnioski niezależnie od statusu
• Oczekujące na wypełnienie/uzupełnienie - wnioski oczekujące na wypełnienie formularza
• Oczekujące na zatwierdzenie - wnioski oczekujące na decyzję osoby zatwierdzającej
• Zatwierdzone - pomyślnie zatwierdzone wnioski
• Odrzucone - odrzucone wnioski

Każdy przycisk wyświetla liczbę wniosków w danym statusie w znaczniku. Aktywny filtr jest podświetlony na zielono.

Tabela wniosków

Główną część ekranu stanowi tabela z listą wniosków. Tabela zawiera następujące kolumny:

• ID - unikalny numer wniosku, kliknięcie otwiera szczegóły
• Wniosek złożony przez - nazwa osoby, która utworzyła wniosek
• Data złożenia - data i godzina utworzenia wniosku
• Status - bieżący status wniosku
• Bieżąca osoba zatwierdzająca - osoba, która aktualnie musi zatwierdzić lub wypełnić wniosek
• Pola niestandardowe - dodatkowe kolumny odpowiadają polom z pierwszej rundy formularza oznaczonym do wyświetlania w tabeli
• Akcje - przyciski do pracy z wnioskiem

Wyszukiwanie w tabeli

W prawym górnym rogu tabeli znajduje się pole Szukaj. Tutaj możesz wprowadzić dowolny tekst do szybkiego wyszukiwania w tabeli. Wyszukiwanie działa we wszystkich kolumnach tabeli.

Przyciski nad tabelą

• Excel - eksport widocznych rekordów do pliku Excel
• Drukuj - wydrukuj bieżący widok tabeli
• Dodaj wniosek - utwórz nowy wniosek, przycisk jest aktywny tylko jeśli masz uprawnienia do wypełnienia pierwszej rundy
• Zatwierdź wybrane - zbiorcze zatwierdzanie zaznaczonych wniosków (wyświetlane tylko jeśli funkcja jest włączona)

Szczegóły wniosku

Po kliknięciu na ID wniosku w tabeli otwierają się szczegóły wniosku. Szczegóły zawierają następujące sekcje:

Podstawowe informacje

W górnej części szczegółów wyświetlane są podstawowe informacje o wniosku:

• Złożony przez - nazwa osoby, która utworzyła wniosek
• Data - data i godzina złożenia wniosku
• ID wniosku - unikalny identyfikator
• Liczba rund - całkowita liczba rund procesu zatwierdzania
• Status - bieżący status wniosku

Poniżej podstawowych informacji wyświetlane są wybrane pola z pierwszej rundy formularza oznaczone do wyświetlania w tabeli.

Historia wniosku

Sekcja Historia zawiera kompletny ślad audytu wszystkich akcji wykonanych na wniosku. Dla każdej akcji:

• Zapisane przez - nazwa osoby, która wykonała akcję
• Data - data i godzina akcji
• Zmiana, uwaga - opis wykonanej akcji (utworzenie, wypełnienie, zatwierdzenie, odrzucenie, zwrot)

Rundy wniosku

Poniżej historii następują poszczególne rundy wniosku w kolejności zgodnej z definicją. Każda runda jest wyświetlana w osobnej karcie z następującymi informacjami:

Nagłówek karty:

• Numer rundy
• Typ rundy (formularz lub zatwierdzanie)
• Nazwa rundy
• Opcjonalna uwaga do rundy
• Bieżący status rundy

Zawartość karty:

• Informacja o tym, kto wypełnił lub zadecydował o rundzie
• Data wypełnienia lub decyzji
• Wypełnione wartości wszystkich pól formularza
• Opcjonalne uwagi dotyczące zwrotu lub odrzucenia
• Dla rund zatwierdzania: lista osób upoważnionych do zatwierdzenia
• Przyciski akcji zgodnie z typem i statusem rundy

Bieżąca runda jest automatycznie rozwinięta, pozostałe rundy są zwinięte. Kliknij ikonę plus lub minus w nagłówku karty, aby rozwinąć lub zwinąć rundę.

Nawigacja w szczegółach

W prawym górnym rogu szczegółów:

• Wstecz - powrót do głównego ekranu z listą wniosków
• Drukuj - wydrukuj szczegóły wniosku

Podstawowe operacje

Tworzenie nowego wniosku

Aby utworzyć nowy wniosek, wykonaj następujące kroki:

1. Na głównym ekranie modułu wybierz typ wniosku, klikając odpowiednią kartę w górnym panelu.
2. Kliknij zielony przycisk Dodaj wniosek w prawym górnym rogu nad tabelą.
3. Otworzy się okno modalne z formularzem pierwszej rundy.
4. Wypełnij wszystkie wymagane pola formularza. Wymagane pola są oznaczone gwiazdką.
5. Jeśli runda pozwala na wybór dodatkowych osób zatwierdzających lub wypełniających, wybierz odpowiednią osobę z listy.
6. Kliknij zielony przycisk Zapisz.
7. Wniosek zostaje utworzony i automatycznie przechodzi do następnej rundy.
8. Jeśli skonfigurowano, system wysyła powiadomienie e-mail do osoby, która powinna przetworzyć następną rundę.

Typy pól formularza:

• Tekst jednowierszowy - krótkie pole tekstowe do prostego tekstu
• Tekst wielowierszowy - dłuższy tekst z opcjami formatowania (pogrubienie, punktory, linki)
• Liczba - wartość numeryczna
• Data - wybór daty z kalendarza
• Data od-do - wybór okresu czasowego z dwóch kalendarzy
• Godzina od-do - wybór zakresu czasowego w ciągu dnia (interwały 5-minutowe)
• Pole wyboru - pole wyboru tak lub nie
• Lista - wybór pojedynczej opcji z predefiniowanych wartości
• Plik - przesyłanie załączników, do 20 plików, maksymalny rozmiar pliku 60 MB
• Użytkownik eIntranet - wybór użytkownika z listy pracowników
• Firma z modułu CRM - wybór firmy z bazy danych CRM

Wypełnianie formularza w następnej rundzie

Jeśli wniosek jest w rundzie formularza i masz uprawnienia do jej wypełnienia, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz szczegóły wniosku, klikając jego ID w tabeli lub używając linku w e-mailu.
2. Znajdź swoją bieżącą rundę. Będzie automatycznie rozwinięta i podświetlona.
3. Kliknij zielony przycisk Wypełnij/uzupełnij formularz.
4. Otworzy się okno modalne z formularzem rundy.
5. Wypełnij wszystkie wymagane pola.
6. Jeśli możesz wybrać następne osoby zatwierdzające, wybierz odpowiednią osobę.
7. Kliknij przycisk Zapisz.
8. Wniosek zostaje zapisany i przechodzi do następnej rundy.

Zatwierdzanie wniosku

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą i masz wniosek do zatwierdzenia, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz szczegóły wniosku. Możesz użyć linku w powiadomieniu e-mail lub znaleźć wniosek na liście.
2. Przejrzyj wypełnione dane we wszystkich rundach.
3. W bieżącej rundzie zatwierdzania kliknij zielony przycisk Zatwierdź.
4. Otworzy się okno modalne do potwierdzenia zatwierdzenia.
5. Możesz dodać opcjonalną uwagę do zatwierdzenia.
6. Jeśli możesz wybrać następne osoby zatwierdzające dla kolejnej rundy, wybierz odpowiednią osobę.
7. Potwierdź zatwierdzenie.
8. Wniosek przechodzi do następnej rundy lub zostaje oznaczony jako zatwierdzony, jeśli jest to ostatnia runda.
9. System wysyła powiadomienia e-mail zgodnie z ustawieniami.

Odrzucanie wniosku

Jeśli musisz odrzucić wniosek, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz szczegóły wniosku.
2. W bieżącej rundzie zatwierdzania kliknij czerwony przycisk Odrzuć.
3. Otworzy się okno modalne do wprowadzenia powodu odrzucenia.
4. Wprowadź wymaganą uwagę wyjaśniającą powód odrzucenia.
5. Potwierdź odrzucenie.
6. Wniosek zostanie oznaczony jako odrzucony i proces zatwierdzania zostanie zakończony.
7. Wnioskodawca otrzyma powiadomienie e-mail z Twoją uwagą.

Zwracanie wniosku do uzupełnienia

Jeśli wniosek zawiera niekompletne lub nieprawidłowe informacje, możesz go zwrócić do uzupełnienia:

1. Otwórz szczegóły wniosku.
2. W bieżącej rundzie zatwierdzania kliknij pomarańczowy przycisk Zwróć do uzupełnienia.
3. Otworzy się okno modalne do wyboru rundy, do której ma nastąpić zwrot.
4. Wybierz rundę, która wymaga uzupełnienia.
5. Wprowadź wymaganą uwagę wyjaśniającą, co należy dodać lub poprawić.
6. Potwierdź zwrot.
7. Wniosek wraca do wybranej rundy ze statusem zwrócony do uzupełnienia.
8. Osoba odpowiedzialna za tę rundę otrzyma powiadomienie e-mail z Twoją uwagą.
9. Po uzupełnieniu informacji wniosek ponownie przechodzi przez wszystkie rundy od punktu zwrotu.

Zmiana zatwierdzonego wniosku

Jeśli typ wniosku pozwala na zmianę już zatwierdzonych wniosków, możesz go ponownie edytować:

1. Otwórz szczegóły zatwierdzonego wniosku.
2. Kliknij czerwony przycisk Zmień wniosek (złóż ponownie).
3. Otworzy się formularz pierwszej rundy z wstępnie wypełnionymi wartościami.
4. Edytuj niezbędne dane.
5. Zapisz zmiany.
6. Wniosek przechodzi ponownie przez cały proces zatwierdzania od początku.

Wyszukiwanie wniosków

Do szybkiego wyszukiwania wniosków masz kilka opcji:

Szybkie wyszukiwanie:

1. W prawym górnym rogu tabeli znajdź pole Szukaj.
2. Wprowadź tekst wyszukiwania (może to być nazwa, numer, data lub inne dane z tabeli).
3. Tabela automatycznie filtruje się i pokazuje tylko pasujące rekordy.

Filtrowanie według kryteriów:

1. Otwórz sekcję Filtr, klikając ikonę plus.
2. Ustaw żądane kryteria (wnioskodawca, osoba zatwierdzająca, okres).
3. Kliknij przycisk Szukaj.
4. Tabela pokazuje tylko wnioski pasujące do ustawionego filtra.
5. Aby wyczyścić filtr, kliknij przycisk Wyczyść.

Filtrowanie według statusu:

1. Nad tabelą kliknij jeden z przycisków statusu.
2. Tabela pokazuje tylko wnioski w tym statusie.
3. Aby pokazać wszystkie wnioski, kliknij przycisk Wszystkie.

Zaawansowane funkcje

Eksport do formatu Excel

Możesz wyeksportować listę wniosków do pliku Excel do dalszego przetwarzania:

1. Opcjonalnie ustaw filtr lub wyszukiwanie zgodnie z Twoimi potrzebami.
2. Nad tabelą kliknij przycisk Excel.
3. System generuje plik XLSX zawierający wszystkie widoczne rekordy.
4. Plik automatycznie pobiera się na Twój komputer.
5. Eksport zawiera wszystkie kolumny wyświetlane w tabeli.

Zbiorcze zatwierdzanie

Jeśli zbiorcze zatwierdzanie jest włączone dla typu wniosku, możesz zatwierdzić wiele wniosków jednocześnie:

1. W tabeli zaznacz pola wyboru przy wnioskach, które chcesz zatwierdzić.
2. Pod tabelą pojawi się przycisk Zatwierdź wybrane.
3. Kliknij ten przycisk.
4. System zbiorczo zatwierdza wszystkie wybrane wnioski.
5. Każdy wniosek przechodzi do następnej rundy lub zostaje oznaczony jako zatwierdzony.
6. Wysyłane są odpowiednie powiadomienia e-mail.

Uwaga: Zbiorcze zatwierdzanie jest dostępne tylko wtedy, gdy masz uprawnienia do zatwierdzania danych wniosków i jeśli ta funkcja jest włączona dla tego typu wniosku.

Wybór następnej osoby zatwierdzającej

Dla niektórych rund, podczas wypełniania lub zatwierdzania możesz określić, kto będzie przetwarzał następną rundę:

Wybór pojedynczej osoby zatwierdzającej:

• W sekcji wyboru następnego użytkownika wyświetlana jest lista możliwych osób zatwierdzających.
• Wybierz jedną osobę za pomocą przycisku radiowego.
• Pierwsza osoba na liście jest wstępnie wybrana.
• Wybór jest wymagany, nie można kontynuować bez wyboru.

Wybór wielu osób zatwierdzających:

• W sekcji wyboru następnego użytkownika wyświetlana jest lista możliwych osób zatwierdzających.
• Zaznacz jednego lub więcej użytkowników za pomocą pól wyboru.
• Jeśli nie wybierzesz nikogo, wniosek jest automatycznie przekazywany do wszystkich upoważnionych osób zatwierdzających.

Kopia dla dodatkowych użytkowników:

• Dla niektórych rund może pojawić się opcja wysłania kopii do określonego użytkownika.
• Ten użytkownik otrzymuje powiadomienie, ale nie musi aktywnie przetwarzać wniosku.
• Zgodnie z ustawieniami wysłanie kopii może być wymagane lub opcjonalne.

Wizualizacja procesu zatwierdzania

Schemat postępu wniosku zapewnia wizualny przegląd całego procesu zatwierdzania:

• Niebieskie pola z ikoną ołówka reprezentują rundy formularza, w których wprowadzane są dane.
• Zielone pola z ikoną znacznika wyboru reprezentują rundy zatwierdzania, w których podejmowane są decyzje.
• Strzałki między polami ilustrują postęp wniosku od lewej do prawej.
• Każde pole zawiera nazwę rundy.
• Najechanie kursorem na pole wyświetla podpowiedź ze szczegółowymi informacjami o rundzie.

Ten schemat pomaga szybko zrozumieć, przez jakie kroki przechodzi wniosek i gdzie się obecnie znajduje.

Powiadomienia e-mail

System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail w następujących sytuacjach:

Po przekazaniu do następnej rundy:

• Osoba, która powinna wypełnić lub zatwierdzić rundę, otrzymuje powiadomienie.
• E-mail zawiera ID wniosku z bezpośrednim linkiem do szczegółów.
• Wyświetlany jest typ wniosku i nazwa bieżącej rundy.

Po zatwierdzeniu:

• Zgodnie z ustawieniami powiadomienie może być wysłane do wnioskodawcy.
• Zgodnie z ustawieniami może być również wysłane do osób zatwierdzających.
• E-mail zawiera informację o zatwierdzeniu i opcjonalną uwagę osoby zatwierdzającej.

Po odrzuceniu:

• Wnioskodawca otrzymuje powiadomienie.
• E-mail zawiera wymaganą uwagę wyjaśniającą powód odrzucenia.
• Zgodnie z ustawieniami może być również wysłane do osób zatwierdzających.

Po zwrocie do uzupełnienia:

• Osoba, która powinna uzupełnić rundę, otrzymuje powiadomienie.
• E-mail zawiera uwagę wyjaśniającą, co należy dodać lub poprawić.

Zawartość powiadomienia e-mail:

• ID wniosku z klikalnym linkiem do szczegółów
• Typ wniosku
• Nazwa wnioskodawcy
• Bieżąca runda zatwierdzania
• Nazwa osoby podejmującej decyzję i jej uwagi

Kompletna historia wniosku

Każdy wniosek ma kompletny ślad audytu wszystkich wykonanych akcji:

• Utworzenie wniosku - kto i kiedy utworzył wniosek
• Wypełnienie rundy formularza - kto i kiedy wypełnił poszczególne rundy
• Zatwierdzenie - kto i kiedy zatwierdził wniosek wraz z uwagami
• Odrzucenie - kto i kiedy odrzucił wniosek wraz z powodem
• Zwrot do uzupełnienia - kto i kiedy zwrócił wniosek wraz z powodem
• Zmiany danych - wszystkie modyfikacje dokonane we wniosku

Historia jest wyświetlana w szczegółach wniosku w sekcji Historia w kolejności chronologicznej od najnowszych akcji.

Integracja z innymi modułami

Połączenie z modułami eIntranet

Moduł Wnioski elektroniczne jest zintegrowany z następującymi modułami systemu eIntranet:

Moduł Użytkownicy:

• Wybór osób zatwierdzających i wypełniających z listy pracowników
• Uprawnienia do wniosków powiązane z kontami użytkowników
• Automatyczne wypełnianie nazwisk i danych kontaktowych

Moduł Grupy użytkowników i Stanowiska:

• Zatwierdzanie zgodnie ze stanowiskami i rolami
• Automatyczne przypisywanie osób zatwierdzających zgodnie ze strukturą organizacyjną

Moduł CRM:

• Wybór firmy z bazy danych CRM do pól formularza
• Powiązanie wniosku z konkretnymi partnerami biznesowymi
• Automatyczne uzupełnianie danych firmy

Moduł Pliki:

• Przesyłanie załączników do wniosków
• Przechowywanie dokumentów związanych z wnioskiem
• Zarządzanie wersjami załączonych plików

System poczty e-mail:

• Automatyczne wysyłanie powiadomień do wszystkich uczestników procesu
• Bezpośrednie linki do wniosków w e-mailach
• Konfigurowalne szablony e-mail

Przepływy danych w systemie

Wniosek przepływa przez system w następujący sposób:

1. Utworzenie wniosku - wnioskodawca tworzy nowy wniosek wybranego typu
2. Wypełnienie pierwszej rundy - wypełniany jest formularz pierwszej rundy
3. Automatyczne przekazanie - system automatycznie przekazuje wniosek do drugiej rundy
4. Powiadomienie - osoba odpowiedzialna za drugą rundę otrzymuje e-mail
5. Przetwarzanie rundy - wszystkie zdefiniowane rundy są przetwarzane kolejno
6. Zatwierdzenie lub odrzucenie - w ostatniej rundzie zatwierdzania podejmowana jest ostateczna decyzja
7. Zakończenie procesu - wniosek otrzymuje ostateczny status zatwierdzony lub odrzucony

Podczas procesu wniosek może być zwrócony do dowolnej poprzedniej rundy w celu uzyskania dodatkowych informacji. Po uzupełnieniu wniosek ponownie przechodzi przez wszystkie rundy od punktu zwrotu.

Zależności systemowe

Dla prawidłowego działania modułu Wnioski elektroniczne muszą być spełnione następujące wymagania:

• Serwer poczty e-mail - musi być skonfigurowany do wysyłania powiadomień
• Adresy e-mail użytkowników - wszyscy uczestnicy procesu muszą mieć wypełniony adres e-mail
• Konfiguracja typu wniosku - administrator musi utworzyć co najmniej jeden typ wniosku ze skonfigurowanymi rundami
• Moduł CRM - jeśli formularz zawiera pole wyboru firmy, moduł CRM musi być aktywny
• Uprawnienia użytkowników - użytkownicy muszą mieć przypisane prawidłowe uprawnienia do pracy z wnioskami

Często zadawane pytania i rozwiązywanie problemów

Nie mogę utworzyć nowego wniosku

Jeśli przycisk Dodaj wniosek jest nieaktywny (szary), sprawdź następujące kwestie:

• Czy masz uprawnienia do wypełnienia pierwszej rundy tego typu wniosku?
• Czy typ wniosku jest aktywny?
• Czy typ wniosku ma prawidłowo skonfigurowane rundy?
• Skontaktuj się z administratorem systemu, aby zweryfikować Twoje uprawnienia.

Nie widzę żadnego wniosku na liście

Jeśli tabela wniosków jest pusta, sprawdź:

• Czy w górnym panelu wybrany jest prawidłowy typ wniosku?
• Czy jest aktywny jakiś filtr, który ogranicza wyświetlanie?
• Czy masz uprawnienia do przeglądania wniosków tego typu?
• Czy w ogóle istnieją jakieś wnioski tego typu?

Nie mogę zatwierdzić wniosku

Jeśli przycisk Zatwierdź jest nieaktywny, sprawdź:

• Czy masz uprawnienia do zatwierdzania w tej rundzie?
• Czy wniosek jest w prawidłowym statusie (oczekuje na decyzję)?
• Czy bieżąca runda jest typu zatwierdzanie czy formularz?
• Czy przypadkiem nie jesteś wnioskodawcą tego wniosku (zgodnie z ustawieniami możesz nie mieć możliwości zatwierdzania własnych wniosków)?

Nie otrzymuję powiadomień e-mail

Jeśli nie otrzymujesz e-maili dotyczących wniosków, sprawdź:

• Czy masz prawidłowy adres e-mail wypełniony w systemie?
• Czy e-mail nie trafił do folderu spam lub śmieci?
• Czy wysyłanie powiadomień e-mail jest włączone dla typu wniosku?
• Skontaktuj się z administratorem, aby zweryfikować ustawienia serwera poczty e-mail.

Chcę edytować już wypełniony wniosek

Jeśli musisz edytować wypełniony wniosek:

• Jeśli nie został jeszcze zatwierdzony, możesz poprosić osobę zatwierdzającą o zwrot do uzupełnienia.
• Jeśli został już zatwierdzony i typ wniosku na to pozwala, użyj przycisku Zmień wniosek.
• Jeśli typ wniosku nie pozwala na zmiany po zatwierdzeniu, skontaktuj się z administratorem.

Nie wiem, w jakim statusie jest wniosek

Aby sprawdzić bieżący status wniosku:

• Otwórz szczegóły wniosku, klikając jego ID.
• W górnej części szczegółów wyświetlany jest bieżący status.
• Otwarta runda jest obecnie przetwarzana.
• W historii widzisz wszystkie wykonane akcje w kolejności chronologicznej.

Muszę usunąć wniosek

Usuwanie wniosków jest dozwolone tylko dla administratorów:

• Zwykli użytkownicy nie mogą usuwać wniosków.
• Zamiast usuwania użyj odrzucenia wniosku z podanym powodem.
• Jeśli wniosek naprawdę musi zostać usunięty, skontaktuj się z administratorem.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy

Szybkie przetwarzanie oczekujących wniosków

• Użyj przycisku statusu Oczekujące na zatwierdzenie, aby pokazać tylko wnioski wymagające Twojego działania.
• Znacznik z liczbą na karcie typu wniosku pokazuje liczbę Twoich aktywnych wniosków.
• Przetwarzaj wnioski na bieżąco, nie odkładaj ich na ostatnią chwilę.
• Użyj zbiorczego zatwierdzania do szybkiego przetwarzania wielu podobnych wniosków.

Prawidłowe wypełnianie formularza

• Sprawdź wszystkie wypełnione pola przed wysłaniem.
• Wypełniaj dane jak najdokładniej, zaoszczędzisz czas podczas zatwierdzania.
• Dla pól tekstowych z formatowaniem użyj pogrubienia do wyróżnienia ważnych informacji.
• Dołącz odpowiednie załączniki jako uzasadnienie Twojego wniosku.

Efektywne zatwierdzanie

• Przed podjęciem decyzji przejrzyj wszystkie wypełnione rundy.
• Używaj uwag do wyjaśnienia swojej decyzji.
• Jeśli informacje są niekompletne, zwróć wniosek do uzupełnienia zamiast odrzucać.
• Przy zwracaniu jasno opisz, co należy dodać lub poprawić.

Przegląd wniosków

• Regularnie sprawdzaj sekcję Oczekujące na zatwierdzenie.
• Używaj filtrowania według dat do sprawdzania starszych wniosków.
• Używaj eksportu do Excela do tworzenia raportów i analiz.
• Historia wniosku zapewnia kompletny przegląd całego procesu.

Bezpieczeństwo i prywatność

Ochrona danych

• Wszystkie wnioski są przechowywane w zabezpieczonej bazie danych systemu eIntranet.
• Dostęp do wniosków jest kontrolowany poprzez uprawnienia użytkowników.
• Każda akcja jest zapisywana w historii z identyfikacją autora.
• Załączone pliki są przechowywane na zabezpieczonym serwerze.

Prawa dostępu

• Każdy użytkownik widzi tylko wnioski, do których ma uprawnienia.
• Osoby zatwierdzające widzą tylko odpowiednie wnioski zgodnie z ustawieniami widoczności.
• Administratorzy mają dostęp do wszystkich wniosków w celach zarządzania systemem.
• Tylko upoważnieni administratorzy mogą usuwać wnioski.

Ślad audytu

• System zapisuje każdą akcję wykonaną na wniosku.
• Historia jest niezmienna i nie może być później modyfikowana.
• Każdy wpis zawiera datę, godzinę i nazwę osoby, która wykonała akcję.
• Historia służy do ewentualnych kontroli i audytów.

---

Data ostatniej aktualizacji: 2025-11-11