Zgłoszenia v2 – wnioski elektroniczne, proces zatwierdzania

Przegląd

Moduł Zgłoszenia służy do składania i obsługi elektronicznych wniosków dowolnego rodzaju – od wniosku o zakup, przez wniosek o pracę zdalną, aż po dowolny inny formularz, który w firmie przechodzi przez proces zatwierdzania. Administrator sam definiuje poszczególne typy wniosków i dla każdego typu określa, z jakich kroków (rund) wniosek się składa: runda typu Formularz, w której wnioskodawca wypełnia dane, oraz runda typu Zatwierdzenie, w której przełożony lub inna upoważniona osoba wniosek zatwierdzi, odrzuci lub zwróci do uzupełnienia. Rund może być dowolna liczba i mogą się w dowolnej kolejności zmieniać. Moduł śledzi stan każdego wniosku, powiadamia zatwierdzających e-mailem i przypomnieniami oraz prowadzi historię całego procesu obsługi.

Kluczowe funkcje

• Własne typy wniosków z dowolną liczbą rund typu Formularz i Zatwierdzenie
• Własne pola formularza dla każdego typu wniosku i każdej rundy (tekst, liczba, data, plik, wybór użytkownika i inne)
• Zatwierdzanie, odrzucanie i zwracanie wniosku do uzupełnienia wraz z uwagą do decyzji
• Zbiorcze zatwierdzanie wielu wniosków naraz
• Kopiowanie istniejącego wniosku oraz całego typu wniosku przy zakładaniu nowych
• Automatyczne e-maile i regularne przypomnienia dla zatwierdzających
• Podsumowanie liczby wniosków dotyczących zalogowanego użytkownika w menu głównym oraz na Tablicy

Dostęp i ustawienia

Moduł Zgłoszenia otwiera użytkownik końcowy z głównego menu aplikacji, natomiast definiowanie typów wniosków, ich rund i praw dostępu wykonuje administrator w osobnej części ustawień. Poniższe rozdziały opisują, gdzie znajdziesz moduł i jakie możliwości oferują jego ustawienia.

Jak przejść do modułu Zgłoszenia

Moduł Zgłoszenia otwiera się z głównego menu aplikacji pozycją Zgłoszenia. Po otwarciu wyświetlą się tylko te typy wniosków, do których zalogowany użytkownik ma przypisane przynajmniej jakieś prawo (wypełnianie, zatwierdzanie lub jedno z globalnych praw) – typy, do których użytkownik nie ma żadnego związku, w module w ogóle się nie wyświetlają.

Ustawienia modułu Zgłoszenia

Ustawienia modułu Zgłoszenia wykonuje administrator systemu lub użytkownik, któremu przydzielono zarządzanie tym konkretnym modułem. W aplikacji strona ustawień wyświetla się pod nagłówkiem „Ustawienia - Zgłoszenia 2", natomiast w samym module oraz w innych miejscach aplikacji używana jest tylko nazwa „Zgłoszenia" – chodzi o tę samą funkcję pod dwoma nieco odmiennymi nagłówkami. W ustawieniach zakłada się i edytuje typy wniosków, ich rundy, pola formularzy oraz prawa dostępu.

Typ wniosku – ustawienia podstawowe

Każdy typ wniosku w module Zgłoszenia ma w ustawieniach własne okno dialogowe z podstawowymi danymi. Ustawia się tu tytuł, opis oraz globalne prawa, które obowiązują w całym typie niezależnie od ustawień poszczególnych rund.

Pole według UI	Wymagane	Co się w nim wpisuje
Tytuł	Tak	Nazwa typu wniosku, wyświetla się jako panel na głównym ekranie modułu (1–100 znaków)
Opis	Nie	Opis typu, wyświetla się w dymku po najechaniu myszą na panel
Zatwierdzający widzą	Nie, domyślnie „Wszystkie"	Ile wniosków tego typu widzą użytkownicy ustawieni przy którejś rundzie jako zatwierdzający: „Wszystkie", „Przydzielone im do zatwierdzenia", lub „Przydzielone im do zatwierdzenia i przez nich zatwierdzone"
Widzi wszystkie wnioski	Nie	Wybór użytkowników z prawem widzieć zupełnie wszystkie wnioski tego typu
Może zatwierdzać cokolwiek	Nie	Wybór użytkowników z prawem zatwierdzić lub odrzucić dowolny wniosek tego typu niezależnie od ustawień rund
Edytować cokolwiek	Nie	Wybór użytkowników z prawem poprawić wypełnioną wartość w dowolnym wniosku tego typu
Usunąć cokolwiek	Nie	Wybór użytkowników z prawem usuwać wnioski tego typu
Aktywny	Nie, domyślnie włączone	Czy typ wniosku jest dostępny dla zwykłych użytkowników; nieaktywny typ służy do archiwizacji i widzi go tylko administrator
Umożliwić zbiorcze zatwierdzanie	Nie, domyślnie wyłączone	Włącza przy typie wniosku możliwość zaznaczenia kilku wniosków i zatwierdzenia ich naraz

Rundy wniosku: Formularz i Zatwierdzenie

Wniosek w module Zgłoszenia przechodzi przez jeden lub więcej kroków, które w ustawieniach nazywają się „rundami" (na karcie „Części wniosku"). Runda jest albo typu Formularz (wypełnia wnioskodawca lub upoważniona osoba), albo typu Zatwierdzenie (decyduje zatwierdzający). Typu części po założeniu rundy nie da się już zmienić, można edytować tylko nazwę i opis rundy. Rundy można w ustawieniach dowolnie dodawać, usuwać i zmieniać ich nazwę, a ich kolejność określa, w jakiej sekwencji wniosek postępuje. Aby można było dodać rundę typu Zatwierdzenie, typ wniosku musi mieć założoną przynajmniej jedną rundę typu Formularz – w przeciwnym razie system wyświetli komunikat opisany w rozdziale o walidacji.

Pola formularza w rundzie typu Formularz

Dla każdej rundy typu Formularz administrator w ustawieniach modułu Zgłoszenia sam definiuje poszczególne pola przyciskiem „Dodaj pole". Dla każdego pola ustawia się nazwę, typ pola, czy jest wymagane oraz – tylko przy pierwszej rundzie typu wniosku – czy ma się wyświetlać jako kolumna w tabeli wykazu wniosków. Dostępne są następujące typy pól:

• Tekst (jednowierszowy)
• Tekst (wielowierszowy) – z formatowaniem
• Liczba
• Data
• Data od-do
• Czas (od-do)
• Checkbox (tak/nie)
• Lista – wybór, z możliwymi wartościami oddzielonymi średnikiem
• Plik (załącznik)
• Użytkownik eIntranetu – wybór osoby z listy użytkowników
• Firma – wybór firmy z ewidencji firm

Uwaga: jeśli administrator przy typie wniosku, który ma już złożone wnioski, zmieni typ pola lub usunie całą rundę, system po potwierdzeniu automatycznie usunie wszystkie dotychczas złożone wnioski tego typu, aby nie pozostały dane niezgodne z nowym ustawieniem formularza.

Kto może wypełnić lub zatwierdzić rundę

Przy każdej rundzie formularza i zatwierdzenia w ustawieniach modułu Zgłoszenia przyciskiem „Wybierz użytkownika" określa się krąg osób, które mogą obsłużyć rundę. Okno dialogowe oferuje dwie sekcje: listę poszczególnych użytkowników firmy z polami wyboru (z możliwością „Zaznacz wszystko", „Usuń wszystko" oraz opcją „Wszyscy (nawet jeśli zostaną dodani w przyszłości)") oraz listę grup użytkowników według stanowiska pracy, również z polami wyboru. Rundę można więc ograniczyć imiennie, do grupy według stanowiska, lub zostawić otwartą dla wszystkich.

Ustawienia ogólne rundy i przypomnienia

Oprócz praw i pól każda runda w ustawieniach modułu Zgłoszenia ma zestaw opcji ogólnych bezpośrednio w szczegółach typu wniosku, bez osobnego okna dialogowego. Poniższe zestawienie podsumowuje, co która opcja włącza i jakie jest zachowanie, jeśli administrator jej nie włączy.

Nazwa według UI	Co włącza lub zmienia	Domyślne zachowanie bez niej
Umożliwić wybór kolejnego użytkownika (przy rundzie)	Umożliwia wnioskodawcy lub zatwierdzającemu wybrać konkretną osobę lub osoby z kolejnej rundy, którym wniosek zostanie przekazany	Wniosek zostaje automatycznie przekazany wszystkim, którzy mogą obsłużyć daną kolejną rundę
Po wypełnieniu/decyzji wysłać e-mailem informację do kolejnej rundy	Rozsyła e-mail użytkownikom kolejnej rundy, gdy tylko wniosek na nich przejdzie	E-maile dla tego powiązania nie są wysyłane
Umożliwić zwrot formularza do uzupełnienia	Udostępnia zatwierdzającemu przycisk „Cofnij do uzupełnienia"	Zatwierdzający może tylko zatwierdzić lub odrzucić, nie zwrócić
Wysłać e-mail poprzednim zatwierdzającym / wnioskodawcy po zatwierdzeniu, odrzuceniu, zwrocie	Sześć osobnych opcji – po odpowiedniej decyzji rozsyła e-mail zainteresowanym osobom	E-maile dla danego zdarzenia nie są wysyłane
Przypominać zatwierdzającemu co X dni e-mailem / SMS-em	Włącza regularne, codzienne przypominanie zatwierdzającym, którzy jeszcze nie zdecydowali; SMS trafia tylko na czeski numer komórkowy	Wyłączone (0 dni = bez przypomnień)
Składający wniosek musi zawsze wybrać dokładnie 1 użytkownika	Przy wyborze kolejnego użytkownika wymusza wybór dokładnie jednego zamiast dowolnej liczby	Można wybrać dowolną liczbę użytkowników, ewentualnie żadnego – wtedy wniosek trafia do wszystkich możliwych
Użytkownik, do którego wniosek jest wysyłany zawsze dodatkowo	Dodaje do kolejnej rundy na stałe jednego użytkownika dodatkowego, niezależnie od wyboru wnioskodawcy; można ustawić, czy ten użytkownik również może zatwierdzać i czy najpierw zapytać, czy wysłać mu wniosek	Żaden stały dodatkowy użytkownik nie zostaje dodany
Po zatwierdzeniu umożliwić wnioskodawcy zmianę wniosku i ponowne złożenie	Przy ostatnim zatwierdzonym wniosku udostępnia wnioskodawcy przycisk „Zmień wniosek (złóż ponownie)"	Zatwierdzonego wniosku wnioskodawca nie może już sam zmienić

Prawa użytkowników i uprawnienia w module Zgłoszenia

Dostęp do modułu Zgłoszenia jest regulowany wyłącznie imiennym przypisaniem do konkretnego typu wniosku lub jego rundy – moduł nie wykorzystuje relacji przełożony/podwładny. Użytkownik bez jakiegokolwiek przypisania w ogóle nie widzi danego typu wniosku. Poniższa tabela podsumowuje, jakie uprawnienia można w module Zgłoszenia przydzielić i co dany zakres praw w praktyce oznacza.

Uprawnienie	Opis
Wypełnienie rundy formularza	Użytkownik ustawiony imiennie, przez grupę według stanowiska, lub opcją „Wszyscy" może wypełnić daną rundę; widzi tylko swoje własne wnioski tego typu
Zatwierdzanie rundy	Użytkownik ustawiony przy rundzie w „Może/mogą zatwierdzić/odrzucić" może wniosek w danej rundzie zatwierdzić, odrzucić, ewentualnie zwrócić; zakres widocznych wniosków określa opcja „Zatwierdzający widzą" przy typie wniosku
Widzi wszystkie wnioski	Globalne prawo widzieć zupełnie wszystkie wnioski danego typu niezależnie od ustawień rund – przeznaczone dla administratorów i kierowników
Może zatwierdzać cokolwiek	Globalne prawo zatwierdzić, odrzucić lub zwrócić dowolny wniosek danego typu niezależnie od tego, kto jest przy rundzie ustawiony jako zatwierdzający
Edytować cokolwiek	Globalne prawo poprawić wartość dowolnego pola w już wypełnionym wniosku danego typu
Usunąć cokolwiek	Prawo usuwać wnioski danego typu; bez niego przy wniosku brakuje ikony kosza
Zarządzanie ustawieniami modułu	Zakładać i edytować typy wniosków, rundy, pola i prawa może tylko administrator systemu lub użytkownik z przydzielonym zarządzaniem tym modułem

Szczególny przypadek zachodzi przy wyborze kolejnego użytkownika: jeśli poprzednia runda umożliwiła zatwierdzającemu lub wnioskodawcy „wybór kolejnego użytkownika" i ten wybrał kogoś konkretnego, prawo wypełnić lub zatwierdzić kolejną rundę mają tylko tak wybrani użytkownicy, nawet gdyby ogólne ustawienie rundy inaczej pozwalało na wypełnienie wszystkim.

Administracja typami wniosków

Zakładanie nowych typów wniosków i ich rund zatwierdzania to jednorazowa czynność administracyjna, którą w module Zgłoszenia wykonuje tylko administrator systemu lub upoważniony opiekun modułu. Poniższe procedury opisują, jak założyć nowy typ wniosku i jego rundy oraz jak utworzyć kopię istniejącego typu.

Procedura: Założenie i ustawienie nowego typu wniosku

1. W Ustawieniach modułu Zgłoszenia kliknij Dodaj typ, wypełnij wymagane pole Tytuł i opcjonalnie Opis, ustaw globalne prawa i zapisz.
2. W szczegółach nowo założonego typu kliknij Dodaj formularz (do wypełnienia) – pierwsza runda musi być zawsze typu Formularz, dopiero potem można dodać zatwierdzenie.
3. Przy rundzie formularza kliknij Dodaj pole i dla każdego pola ustaw nazwę, typ, czy jest wymagane oraz czy ma się wyświetlać w tabeli wykazu (tylko przy pierwszej rundzie).
4. Przyciskiem Wybierz użytkownika ustaw, kto może wypełnić rundę – konkretni użytkownicy, grupy według stanowiska, lub „Wszyscy".
5. Kliknij Dodaj zatwierdzenie i załóż kolejną rundę typu Zatwierdzenie; podobnie ustaw pola do uzupełnienia przez zatwierdzającego, kto może zatwierdzać, oraz ustawienia ogólne, takie jak e-maile, możliwość zwrotu lub przypomnienia.
6. Rundy można wielokrotnie dodawać (formularz i zatwierdzenie mogą się dowolnie przeplatać), usuwać ikoną przy rundzie lub edytować ich nazwę i opis przyciskiem Edytuj nazwę i opis.

Przykład: typ wniosku „Wniosek o zakup" może mieć dwie rundy – najpierw formularz, w którym pracownik wypełnia żądany towar i szacunkową cenę, a następnie rundę zatwierdzania, w której przełożony wniosek zatwierdzi lub odrzuci i ewentualnie uzupełni zatwierdzony limit ceny.

Procedura: Kopiowanie typu wniosku

1. Na liście typów wniosków w Ustawieniach modułu Zgłoszenia kliknij Kopiować przy typie, który chcesz użyć jako wzór.
2. Wpisz nazwę nowej kopii – domyślnie ustawiona jest jako „<pierwotna nazwa> (kopia)".
3. Zapisz – utworzy się nowy typ wniosku z takimi samymi ustawieniami i wszystkimi rundami jak oryginał, ale bez już złożonych wniosków.

Interfejs użytkownika

Główny ekran modułu Zgłoszenia jest podzielony na wybór typu wniosku u góry oraz na szczegóły wybranego typu pod nim – schemat przebiegu, filtr, przełącznik stanu i tabelę wniosków. Poniższe rozdziały opisują poszczególne części ekranu i co użytkownik w nich znajdzie.

Główny ekran modułu Zgłoszenia

Po otwarciu modułu Zgłoszenia wyświetla się pozioma seria paneli, po jednym dla każdego typu wniosku, który zalogowany użytkownik ma prawo widzieć lub do którego może składać wnioski. Typy, do których użytkownik nie ma żadnego prawa, w ogóle się nie wyświetlają. Każdy panel niesie nazwę typu wniosku, odznakę z liczbą wniosków aktualnie dotyczących użytkownika (własne wnioski czekające na jego uzupełnienie lub wnioski czekające na jego zatwierdzenie), a po najechaniu myszą dymek z opisem typu i liczbą rund procesu zatwierdzania. Kliknięciem na panel wybierasz typ – wybór pozostaje aktywny, dopóki go nie zmienisz.

Karta Części wniosku - schemat blokowy

Po wybraniu typu wniosku w module Zgłoszenia pod panelami wyświetla się karta „Części wniosku - schemat blokowy", którą można zwinąć i rozwinąć. Graficznie, w formie szeregu pól połączonych strzałkami, pokazuje, z jakich rund składa się wniosek wybranego typu – runda typu Formularz lub Zatwierdzenie – wraz z ich kolejnością i nazwą. Karta pomaga wnioskodawcy i zatwierdzającemu od razu na pierwszy rzut oka zrozumieć, ile kroków czeka wniosek i w jakiej kolejności.

Filtr i wyszukiwanie wniosków

Karta „Filtr" w module Zgłoszenia daje się zwinąć i rozwinąć, a podświetli się na czerwono, jeśli filtr jest ustawiony. Zawiera następujące pola do wyszukiwania w wnioskach wybranego typu:

• Wnioskodawca: wybór spośród użytkowników, którzy już złożyli jakiś wniosek tego typu
• Zatwierdzający: wybór osoby, która decyduje o wniosku
• Zlecone/złożone: zakres dat od-do, kiedy wniosek został założony
• Zatwierdzone/odrzucone: zakres dat od-do, kiedy o wniosku zdecydowano

Przycisk Szukaj zastosuje filtr, przycisk Anuluj usunie ustawiony filtr.

Przełącznik stanu i tabela wniosków

Nad tabelą wniosków w module Zgłoszenia znajduje się przełącznik stanu – grupa przycisków z odznakami liczby: Wszystkie, Oczekiwanie na wypełnienie/uzupełnienie, W oczekiwaniu na zatwierdzenie, Zatwierdzony i Odrzucone. Przełącznik określa, które wnioski wyświetlą się w tabeli. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk Dodaj wniosek, którym otwiera się okno dialogowe do założenia nowego wniosku; jest nieaktywny, jeśli użytkownik nie ma prawa wypełnić pierwszej rundy wybranego typu.

Tabela wniosków zawiera kolumny ID, Wniosek został złożony przez, Data złożenia wniosku, Status, Aktualny zatwierdzający (imię lub imiona osoby, która teraz ma zdecydować o wniosku, ewentualnie puste pole), a dalej kolumny według pól formularza pierwszej rundy, które w ustawieniach zostały oznaczone „Wyświetlić w tabeli". Ostatnia kolumna Akcja zawiera przy każdym wierszu ikonę oka do wyświetlenia szczegółów wniosku, ikonę kosza do usunięcia (tylko z prawem „Usunąć cokolwiek" przy danym typie, z pytaniem potwierdzającym) oraz ikonę kopiowania do założenia nowego wniosku wstępnie wypełnionego danymi z tego (tylko z prawem wypełnić pierwszą rundę). Jeśli typ wniosku ma włączone zbiorcze zatwierdzanie, a wniosek czeka na zatwierdzenie w ostatniej rundzie, przy wierszu pojawi się dodatkowo pole wyboru do zbiorczego zatwierdzenia, a nad tabelą pojawi się przycisk Zatwierdzić zaznaczone.

Stany wniosku w module Zgłoszenia

Kolumna Status w tabeli wniosków modułu Zgłoszenia pokazuje, w jakiej fazie znajduje się właśnie wniosek lub jego aktualna runda. Wniosek jako całość przejmuje stan swojej aktualnej rundy – jeśli aktualna runda jest ostatnia i jest zatwierdzona, wniosek jako całość ma stan Zatwierdzono, podobnie przy odrzuceniu. Dopóki wniosek nie przejdzie ostatniej rundy, wyświetla się przy nim także numer aktualnej rundy.

Status	Co oznacza	Jak wniosek do niego przechodzi
Czeka na wypełnienie	Wniosek lub runda czeka, aż wnioskodawca go wypełni	Założenie nowego wniosku lub przejście do kolejnej rundy typu Formularz
Czeka na decyzję	Wniosek lub runda czeka na zatwierdzenie lub odrzucenie przez zatwierdzającego	Wypełnienie formularza i przejście do rundy typu Zatwierdzenie
Zatwierdzono	Runda, ewentualnie cały wniosek, została zatwierdzona	Zatwierdzający kliknie Zatwierdzić
Odrzucono	Runda, ewentualnie cały wniosek, została odrzucona	Zatwierdzający kliknie Odrzuć i wypełni uwagę
Zwrócono do uzupełnienia	Wniosek został zwrócony do jednej z poprzednich rund do uzupełnienia	Zatwierdzający kliknie Cofnij do uzupełnienia i wybierze rundę docelową (tylko jeśli ta runda na to pozwala)
Wypełniono	Runda typu Formularz została wypełniona, a wniosek przeszedł dalej	Wypełnienie formularza, niezależnie od tego, czy chodzi o stan pośredni w trakcie postępu, czy o ostatnią rundę typu wniosku

Szczególne przejście: jeśli przy ostatniej rundzie zatwierdzania typu wniosku jest włączona opcja „umożliwić zmianę zatwierdzonego wniosku", wnioskodawca może przy już zatwierdzonym wniosku kliknąć przycisk „Zmień wniosek (złóż ponownie)" – wniosek wraca na początek i ponownie przechodzi przez cały proces zatwierdzania.

Podstawowe operacje

Poniższe procedury opisują codzienną pracę z wnioskami w module Zgłoszenia z perspektywy wnioskodawcy i zatwierdzającego – od założenia nowego wniosku, przez jego uzupełnienie, kopiowanie i zbiorcze zatwierdzanie, aż po usunięcie lub ponowne złożenie już zatwierdzonego wniosku. Procedury obowiązują dla dowolnego typu wniosku, z tą różnicą, że konkretne pola formularza i liczba rund różnią się w poszczególnych typach zależnie od ustawień, które dla nich określił administrator modułu.

Procedura: Utworzenie nowego wniosku

1. W module Zgłoszenia wybierz typ wniosku w górnym panelu.
2. Kliknij przycisk Dodaj wniosek.
3. Wypełnij pola formularza pierwszej rundy; pola wymagane są obowiązkowe.
4. Jeśli pierwsza runda umożliwia „wybór kolejnego użytkownika", wybierz, komu ma zostać przekazany wniosek do zatwierdzenia – w przeciwnym razie zostanie automatycznie przekazany wszystkim, którzy mogą obsłużyć daną kolejną rundę.
5. Kliknij Zapisz. Wniosek zostanie założony w stanie „Czeka na decyzję" (ewentualnie „Czeka na wypełnienie", jeśli kolejna runda jest znów typu Formularz), a system automatycznie założy pusty rekord dla tej kolejnej rundy.

Procedura: Uzupełnienie wniosku zwróconego do uzupełnienia

1. W module Zgłoszenia otwórz szczegóły wniosku, który ma stan Zwrócono do uzupełnienia.
2. W rundzie, która została zwrócona, kliknij Wypełnij/uzupełnij formularz.
3. Popraw pola i zapisz – wniosek ponownie przechodzi przez proces zatwierdzania od tej rundy dalej.

Procedura: Kopiowanie wniosku

1. W tabeli wniosków w module Zgłoszenia kliknij ikonę kopiowania przy istniejącym wniosku, albo w szczegółach już zatwierdzonego wniosku kliknij Zmień wniosek (złóż ponownie), jeśli typ wniosku na to pozwala.
2. Otworzy się formularz pierwszej rundy wstępnie wypełniony wartościami z pierwotnego wniosku.
3. Po edycji i zapisaniu powstanie nowy, ewentualnie zaktualizowany wniosek.

Procedura: Zatwierdzenie, odrzucenie lub zwrot wniosku

1. W module Zgłoszenia otwórz szczegóły wniosku, który jest w rundzie typu Zatwierdzenie i czeka na twoją decyzję.
2. Kliknij Zatwierdzić, Odrzuć, lub jeśli jest dozwolone, Cofnij do uzupełnienia.
3. Jeśli runda zawiera własne pola do uzupełnienia przez zatwierdzającego, na przykład zatwierdzony limit ceny, wypełnij je.
4. Przy odrzuceniu wypełnij uwagę dotyczącą odrzucenia; przy zwrocie wybierz, do której poprzedniej rundy ma wrócić wniosek, i wypełnij uwagę dotyczącą zwrotu.
5. Jeśli runda umożliwia wybór kolejnego użytkownika dla następnej rundy, dokonaj wyboru bezpośrednio tutaj.
6. Jeśli decyzja nie wymaga żadnego dodatkowego uzupełnienia (brak pól, brak wyboru kolejnego użytkownika), zapisuje się od razu bez wyświetlenia okna dialogowego.

Procedura: Zbiorcze zatwierdzanie wniosków

Zbiorcze zatwierdzanie w module Zgłoszenia jest dostępne tylko przy typie wniosku, który ma w ustawieniach włączoną opcję „Umożliwić zbiorcze zatwierdzanie".

1. W tabeli wniosków zaznacz wnioski, które czekają na zatwierdzenie w ostatniej rundzie i które możesz zatwierdzić.
2. Kliknij przycisk Zatwierdzić zaznaczone – wszystkie zaznaczone wnioski zostaną zbiorczo zatwierdzone.

Procedura: Usunięcie wniosku

1. W tabeli wniosków modułu Zgłoszenia kliknij ikonę kosza przy wniosku, który chcesz usunąć – ikona jest dostępna tylko z prawem „Usunąć cokolwiek" przy danym typie.
2. Potwierdź pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?".

Procedura: Zmiana już zatwierdzonego wniosku (złożenie ponowne)

Jeśli typ wniosku w module Zgłoszenia pozwala po zatwierdzeniu zmienić wniosek, otwórz szczegóły już zatwierdzonego wniosku i kliknij przycisk Zmień wniosek (złóż ponownie). Wniosek wraca na początek, a system automatycznie usuwa dane wszystkich rund od drugiej dalej, dzięki czemu wniosek ponownie przechodzi przez cały proces zatwierdzania od początku.

Pola i okna dialogowe wniosku

Oprócz okna dialogowego do wypełnienia formularza i decyzji zatwierdzającego moduł Zgłoszenia oferuje jeszcze okno dialogowe do poprawy jednej wartości oraz dymek informacyjny ze schematem rund. Poniższe rozdziały opisują je szczegółowo.

Okno dialogowe zatwierdzenia, odrzucenia i zwrotu wniosku

Okno dialogowe, które w module Zgłoszenia otwiera się zatwierdzającemu, zawiera te same pola dynamiczne co formularz, jeśli dana runda ma je ustawione do uzupełnienia przez zatwierdzającego – te pola nie wyświetlają się przy wyborze Odrzuć lub Zwróć. Przy wyborze „Cofnij do uzupełnienia" okno dialogowe dodatkowo oferuje pole „Powrót do (runda - wypełnił)" do wyboru spośród poprzednich rund oraz pole tekstowe „Uwaga dotycząca zwrotu". Przy wyborze „Odrzuć" wyświetla się pole tekstowe „Uwaga dotycząca odrzucenia". Przy wyborze „Zatwierdzić", jeśli dozwolony jest wybór kolejnego użytkownika dla następnej rundy, wyświetla się ten sam wybór użytkownika lub użytkowników co w formularzu.

Okno dialogowe edycji wartości

Okno dialogowe „Edycja wartości" w module Zgłoszenia umożliwia użytkownikowi z prawem „Edytować cokolwiek" poprawić jedno konkretne pole już wypełnionej rundy, bez konieczności ponownego wypełniania całego formularza. Pole w tym oknie dialogowym ma ten sam typ i zachowanie co przy zwykłym wypełnianiu wniosku.

Funkcje automatyczne i przypomnienia

Dużą część pracy w module Zgłoszenia wykonuje sama aplikacja, bez konieczności ręcznego uruchamiania czegokolwiek przez użytkownika – przechodzenie wniosku między poszczególnymi rundami, rozsyłanie e-maili zainteresowanym osobom, regularne przypomnienia zatwierdzającym oraz usuwanie nieaktualnych danych po edycji ustawień. Poniższe rozdziały opisują, co konkretnie dzieje się w module Zgłoszenia automatycznie, na jakich warunkach i kiedy.

Automatyczne przejście do kolejnej rundy i wysyłanie e-maili

Po wypełnieniu formularza lub po decyzji zatwierdzającego moduł Zgłoszenia sam zakłada pusty rekord dla kolejnej rundy i przesuwa wniosek do tej aktualnej rundy. Jeśli przy rundzie jest włączone wysyłanie e-maila do kolejnej rundy, system automatycznie rozsyła e-mail użytkownikom, którym wniosek jest przekazywany – albo wybranym, albo wszystkim, którzy mogą obsłużyć daną rundę – ewentualnie kopię do na stałe ustawionego dodatkowego użytkownika. Jeśli jest włączone wysyłanie e-maila po decyzji, po zatwierdzeniu, odrzuceniu lub zwrocie, system automatycznie wysyła e-mail wnioskodawcy i/lub wszystkim zatwierdzającym z poprzednich rund z informacją o decyzji.

Automatyczne przypomnienia dla zatwierdzających

Jeśli runda w module Zgłoszenia ma włączone przypominanie, codzienne zadanie automatycznie sprawdza wszystkie wnioski czekające na decyzję. Gdy przy rundzie upłynie ustawiona liczba dni od ostatniego wypełnienia lub od ostatniego przypomnienia, system wysyła zatwierdzającym przypomnienie e-mailem i/lub SMS-em na czeski numer komórkowy i zapisuje w historii wniosku, komu i kiedy przypomnienie zostało wysłane, aby to samo przypomnienie nie było wysyłane wielokrotnie w ciągu dnia.

Automatyczne usuwanie danych przy edycji formularza lub zwrocie wniosku

Jeśli administrator przy typie wniosku, który ma już złożone wnioski, usunie pole formularza, zmieni jego typ lub usunie całą rundę, po potwierdzeniu automatycznie usuwają się wszystkie dotychczas złożone wnioski tego typu, aby nie pozostały dane niezgodne z nowym formularzem. Przy zwrocie wniosku do wcześniejszej rundy system automatycznie usuwa wypełnione dane wszystkich rund za punktem, do którego wniosek został zwrócony, aby można je było ponownie wypełnić. Podobnie, jeśli wnioskodawca po zatwierdzeniu zmieni wniosek i złoży go ponownie, system automatycznie usuwa dane wszystkich rund od drugiej dalej, a proces zaczyna się od nowa od zatwierdzania.

Liczba wniosków w menu i na Tablicy

W głównym menu aplikacji oraz na Tablicy przy module Zgłoszenia automatycznie wyświetla się liczba wniosków, które akurat dotyczą zalogowanego użytkownika – własne wnioski czekające na uzupełnienie plus wnioski czekające na jego zatwierdzenie. Liczba jest za każdym razem liczona na nowo przy wczytaniu strony, więc jest w każdej chwili aktualna.

Integracja z innymi modułami

Moduł Zgłoszenia jest zaprojektowany jako ogólne narzędzie do procesu zatwierdzania bez stałego powiązania z konkretną docelową agendą – nie zapisuje żadnych danych automatycznie do innego modułu, na przykład do Obecności lub Urlopu. Z pozostałymi częściami aplikacji łączy się tylko przez wyświetlanie, a nie przez przenoszenie danych.

• Tablica: wyświetla zbiorczy kafelek modułu Zgłoszenia z liczbą wniosków czekających na zalogowanego użytkownika oraz odnośnikami do ostatnich wniosków; kliknięcie otwiera bezpośrednio moduł Zgłoszenia.
• Zbiorczy przegląd do zatwierdzenia: we wspólnym przeglądzie wniosków i dokumentów czekających na zatwierdzenie w całej aplikacji pojawiają się także wnioski z modułu Zgłoszenia, które czekają na decyzję zalogowanego użytkownika, z kolumną wskazującą numer rundy zatwierdzania.

Rozwiązywanie problemów

Ten rozdział podsumowuje najczęstsze pytania i komunikaty, z którymi użytkownicy spotykają się w module Zgłoszenia – od brakujących ustawień typu wniosku, przez ostrzeżenia przy edycji formularza, aż po nieaktywne przyciski spowodowane brakującym uprawnieniem. Jeśli nie jesteś pewien, dlaczego moduł w konkretnej sytuacji nie pozwala na żądaną czynność, przejrzyj także rozdział o prawach użytkowników w Ustawieniach modułu Zgłoszenia.

Często zadawane pytania

Pytanie: Dlaczego przy wybranym typie w module Zgłoszenia wyświetla mi się komunikat błędu zamiast tabeli wniosków?

Rozwiązanie: Komunikat „Nie są ustawione poszczególne rundy dla tego typu wniosków, administrator aplikacji musi je najpierw ustawić w ustawieniach" oznacza, że wybrany typ wniosku nie ma jeszcze założonej żadnej rundy. Poproś administratora modułu o dokończenie ustawień typu.

Pytanie: Co oznacza komunikat „Błędnie wpisana nazwa"?

Rozwiązanie: Komunikat wyświetla się przy zapisywaniu typu wniosku, rundy lub jego kopii, jeśli pole Tytuł jest puste lub dłuższe niż 100 znaków. Wpisz niepusty tytuł o długości do 100 znaków.

Pytanie: Dlaczego administrator przy dodawaniu rundy zatwierdzania widzi komunikat „Uwaga! Najpierw musi zostać założony formularz, aby było co zatwierdzać"?

Rozwiązanie: Rundy typu Zatwierdzenie nie można w module Zgłoszenia założyć, zanim nie istnieje przynajmniej jedna runda typu Formularz. Najpierw dodaj formularz.

Pytanie: Dlaczego przy edycji pola formularza wyświetla się ostrzeżenie o usunięciu wniosków?

Rozwiązanie: Komunikat „Uwaga! Wraz z edycją wszystkie już zapisane wnioski zostaną usunięte!" pojawia się, jeśli administrator zmienia typ pola formularza lub usuwa rundę przy typie wniosku, który ma już złożone wnioski. Potwierdź tylko wtedy, gdy usunięcie starych wniosków jest rzeczywiście pożądane, w przeciwnym razie anuluj czynność.

Pytanie: Dlaczego nie mogę kliknąć przycisku Dodaj wniosek ani przycisków do wypełnienia lub zatwierdzenia?

Rozwiązanie: Przyciski w module Zgłoszenia są nieaktywne, jeśli nie masz odpowiedniego prawa do danej czynności. W takim przypadku nie wyświetla się żaden komunikat błędu, przycisk jest tylko zablokowany – zwróć się do administratora modułu w sprawie przydzielenia prawa.

Pytanie: Dlaczego nie widzę przy wniosku do zatwierdzenia przycisku Cofnij do uzupełnienia?

Rozwiązanie: Przycisk wyświetla się tylko wtedy, gdy administrator przy danej rundzie w ustawieniach modułu Zgłoszenia włączył opcję „Umożliwić zwrot formularza do uzupełnienia". Bez niej możesz wniosek tylko zatwierdzić lub odrzucić.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy w module Zgłoszenia

• Wskazówka: Zanim zaczniesz wypełniać nowy wniosek, sprawdź kartę „Części wniosku - schemat blokowy" – pokaże ci, ile rund cię czeka i w jakiej kolejności.
• Wskazówka: Jeśli masz już wcześniej złożony podobny wniosek, użyj w tabeli ikony kopiowania – zaoszczędzisz sobie przepisywania tych samych danych.
• Wskazówka: Odznaki z liczbą na panelach typów wniosków pokazują, ile wniosków akurat cię dotyczy – śledź je również na Tablicy, aby nie umknął ci wniosek czekający na twoje zatwierdzenie.
• Wskazówka: Jeśli regularnie zatwierdzasz dużą liczbę podobnych wniosków, poproś administratora o włączenie zbiorczego zatwierdzania przy danym typie – zaoszczędzi ci to wielokrotnego otwierania każdego wniosku osobno.
• Wskazówka: Filtr według wnioskodawcy, zatwierdzającego lub daty wykorzystasz zwłaszcza przy typach wniosków z dużą liczbą złożonych wniosków – karta filtru podświetli się na czerwono, gdy jest aktywna, dzięki czemu wiesz, że patrzysz tylko na wycinek danych.