Ankiety - Dokumentacja użytkownika

Przegląd modułu

Moduł Ankiety służy do tworzenia i zarządzania firmowymi ankietami i kwestionariuszami. Umożliwia efektywne zbieranie opinii od pracowników lub klientów oraz automatyczną ocenę zebranych odpowiedzi.

Kluczowe funkcje modułu:

• Tworzenie wewnętrznych ankiet dla pracowników
• Udostępnianie ankiet zewnętrznym respondentom za pomocą unikalnego linku
• Automatyczne przypomnienia o wypełnieniu ankiety
• Anonimowe i zidentyfikowane zbieranie danych
• Warunkowe wyświetlanie pytań na podstawie poprzednich odpowiedzi
• Przejrzyste statystyki i eksport wyników
• Wizualne dostosowywanie ankiet (logo, kolory, obrazy)

Dla kogo przeznaczony jest moduł:

• Zwykli użytkownicy - wypełniają przydzielone im ankiety
• Administratorzy ankiet - tworzenie, zarządzanie i ocena ankiet
• Kierownictwo firmy - dostęp do wyników wszystkich ankiet
• Zewnętrzni respondenci - klienci i partnerzy wypełniający ankiety przez link

Interfejs użytkownika

Moduł Ankiety jest podzielony na trzy główne sekcje dostępne poprzez zakładki u góry ekranu:

Moje ankiety

Wyświetla listę ankiet przydzielonych do wypełnienia. Ta sekcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników z dostępem do modułu. Tabela pokazuje podstawowe informacje o ankiecie, w tym okres, w którym ankietę można wypełnić, oraz przycisk do rozpoczęcia wypełniania.

Wyniki ankiet

Zapewnia dostęp do wyników wszystkich ankiet w firmie. Wyświetla zagregowane statystyki odpowiedzi i umożliwia przeglądanie poszczególnych wypełnionych ankiet. Ta sekcja jest dostępna dla użytkowników z rozszerzonymi uprawnieniami modułu.

Zarządzanie ankietami

Służy do tworzenia nowych ankiet, edycji istniejących i ich kompletnego zarządzania. Zawiera wszystkie narzędzia do konfiguracji ankiet, tworzenia pytań i ustawień zaawansowanych funkcji. Dostęp jest ograniczony do użytkowników z pełnymi uprawnieniami zarządzania ankietami.

Podstawowe operacje dla zwykłych użytkowników

Przeglądanie przydzielonych ankiet

Ankiety przydzielone do wypełnienia znajdują się w sekcji Moje ankiety. Tabela zawiera następujące informacje:

• Nazwa - nazwa ankiety
• Dozwolone od - data i godzina, od której można wypełnić ankietę
• Dozwolone do - data i godzina, do której należy wypełnić ankietę
• Dozwolone dla - pokazuje, czy ankieta jest przeznaczona dla wszystkich pracowników, wybranych użytkowników czy zewnętrznych respondentów
• Logo - podgląd logo ankiety (jeśli ustawione)
• Pytania - całkowita liczba pytań w ankiecie
• Akcja - przycisk Wypełnij ankietę do rozpoczęcia wypełniania

Wypełnianie ankiety

Wypełnianie ankiety przebiega według następujących kroków:

1. W tabeli Moje ankiety kliknij przycisk Wypełnij ankietę obok ankiety, którą chcesz wypełnić
2. Jeśli zdefiniowany jest tekst wprowadzający, przeczytaj go przed rozpoczęciem wypełniania
3. W przypadku ankiet zewnętrznych z wymaganymi polami może być konieczne wypełnienie pola Twój email
4. Pytania wyświetlane są pojedynczo. Przeczytaj pytanie i wprowadź odpowiedź w odpowiednim polu
5. Aby przejść do następnego pytania, kliknij przycisk Dalej
6. Jeśli nawigacja wsteczna jest dozwolona, możesz wrócić do poprzedniego pytania za pomocą przycisku Poprzedni
7. Niektóre pytania mogą się pojawić lub zostać pominięte w zależności od poprzednich odpowiedzi
8. Po odpowiedzi na ostatnie pytanie pojawia się tekst zamykający, a odpowiedzi są automatycznie zapisywane
9. Ankieta jest teraz zakończona i nie można jej ponownie wypełnić

Ważna uwaga: Po zakończeniu ankiety nie można jej edytować. Przed zakończeniem upewnij się, że wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.

Zarządzanie ankietami (dla administratorów)

Tworzenie nowej ankiety

Aby utworzyć nową ankietę, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do sekcji Zarządzanie ankietami
2. Kliknij zielony przycisk Utwórz nową ankietę
3. Wypełnij formularz z ustawieniami ankiety zgodnie z poniższymi instrukcjami
4. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych informacji kliknij przycisk Zapisz

Podstawowe ustawienia ankiety

Nazwa i styl wizualny

Nazwa: Wprowadź opisową nazwę ankiety. To pole jest wymagane, a nazwa będzie wyświetlana respondentom podczas wypełniania.

Rozmiar tekstu tytułu: Wybierz rozmiar czcionki tytułu od 12 do 48 pikseli. Wartość domyślna jest odpowiednia dla większości zastosowań.

Kolor tekstu tytułu: Wybierz kolor, w którym będzie wyświetlany tytuł ankiety. Domyślny kolor to jasnoniebieski (#08c).

Obraz tła tytułu: Możesz przesłać obraz, który będzie wyświetlany jako tło tytułu. Zalecany rozmiar to 660 × 105 pikseli. To pole jest opcjonalne.

Okres czasowy i dostęp

Ankieta aktywna od - do: Ustaw okres, w którym ankieta będzie dostępna do wypełnienia. Domyślne ustawienie to 14 dni od bieżącej daty. Po dacie końcowej ankiety nie można wypełnić.

Dostępna dla użytkowników: Wybierz, kto będzie mógł wypełnić ankietę:

• Wszyscy użytkownicy eIntranet z Twojej firmy - ankieta będzie widoczna dla wszystkich pracowników w firmie
• Wybrani użytkownicy eIntranet z Twojej firmy - po wybraniu tej opcji pojawia się lista pracowników, gdzie możesz zaznaczyć, kto dokładnie będzie mógł wypełnić ankietę
• Unikalny link - system wygeneruje specjalny link, który możesz udostępnić zewnętrznym respondentom (np. klientom lub partnerom biznesowym). Ta opcja jest odpowiednia dla ankiet poza organizacją

Wymaganie wypełnienia

To ustawienie jest dostępne tylko dla ankiet wewnętrznych (przeznaczonych dla pracowników).

Wymagaj wypełnienia: Zaznaczenie tego pola aktywuje automatyczne powiadamianie respondentów o niewypełnionej ankiecie.

Po aktywacji pojawiają się następujące pola:

• Kiedy wysłać informacje o ankiecie: Ustaw datę i godzinę, kiedy pierwszy email z linkiem do ankiety i prośbą o wypełnienie ma zostać wysłany do respondentów
• Już wysłano: Wskaźnik, czy informacyjny email został już wysłany. System automatycznie aktualizuje to pole
• Termin wypełnienia: Ustaw datę i godzinę, do której ankieta musi zostać wypełniona. Jeśli respondent nie wypełni ankiety do tego czasu, otrzyma automatyczne przypomnienie emailowe

System automatycznie śledzi, kto wypełnił ankietę i wysyła przypomnienia tylko tym, którzy jeszcze tego nie zrobili.

Ustawienia wizualne i treściowe

Anonimowa: Zaznaczenie tego pola tworzy anonimową ankietę. System nie będzie zapisywał informacji o tym, kto dokładnie wypełnił ankietę. To ustawienie jest odpowiednie dla wrażliwych kwestionariuszy, gdzie chcesz zapewnić anonimowość respondentów.

Logo: Prześlij obraz logo, który będzie wyświetlany w prawym górnym rogu ankiety. Zalecany rozmiar to 300 × 150 pikseli. Logo pomaga wizualnie zidentyfikować cel ankiety.

Tekst wprowadzający: Wprowadź tekst, który będzie wyświetlany respondentom przed pierwszym pytaniem. Użyj go do wyjaśnienia celu ankiety, przewidywanego czasu wypełnienia lub innych ważnych informacji. To pole jest opcjonalne.

Tekst zamykający: Wprowadź tekst, który będzie wyświetlany po zakończeniu ankiety. Domyślny tekst to "Dziękujemy za wypełnienie". Możesz go zmienić, na przykład na podziękowanie z dalszymi instrukcjami.

Kolor przycisku Dalej: Wybierz kolor przycisku Dalej, którego respondenci używają do przechodzenia między pytaniami. Domyślny kolor to niebieski (#337ab7).

Zezwól na cofanie w ankiecie: Zaznaczenie tego pola pozwala respondentom wracać do poprzednich pytań za pomocą przycisku Poprzedni. Jeśli nie zaznaczono, respondenci mogą tylko iść do przodu.

Edycja pytań

Po utworzeniu ankiety należy dodać pytania. Kliknij przycisk Pytania obok odpowiedniej ankiety w tabeli zarządzania ankietami.

Dodawanie pytania

1. W edytorze pytań kliknij przycisk Dodaj nowe pytanie
2. Wprowadź tekst pytania
3. Wybierz typ pytania (pole tekstowe, wybór, ocena itp.)
4. Ustaw dodatkowe parametry specyficzne dla typu pytania
5. Opcjonalnie ustaw kolor numeru pytania dla wizualnego rozróżnienia
6. Zapisz pytanie przyciskiem Zapisz

Typy pytań

System obsługuje różne typy pytań umożliwiające zbieranie różnych rodzajów danych:

• Pole tekstowe dla krótkich odpowiedzi
• Wieloliniowe pole tekstowe dla dłuższych odpowiedzi
• Wybór pojedynczy
• Wybór wielokrotny
• Skale ocen
• Data i godzina

Warunkowe wyświetlanie pytań

Możesz ustawić, aby pewne pytania pojawiały się tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki. Na przykład, jeśli respondent odpowie "Tak" na pytanie nr 3, wyświetli się pytanie nr 4, w przeciwnym razie zostanie pominięte.

Warunki ustawia się podczas edycji każdego pytania. Ta funkcja umożliwia tworzenie dynamicznych ankiet dostosowanych do odpowiedzi respondenta.

Zmiana kolejności pytań

Pytania można przestawiać za pomocą przeciągania i upuszczania lub przycisków zmiany kolejności. Kolejność pytań odpowiada sekwencji, w jakiej będą wyświetlane respondentom.

Zarządzanie istniejącymi ankietami

W sekcji Zarządzanie ankietami widzisz tabelę ze wszystkimi ankietami firmy. Dla każdej ankiety dostępne są następujące akcje:

Edycja ankiety

Kliknięcie przycisku Edytuj otwiera formularz do edycji podstawowych ustawień ankiety. Możesz zmienić nazwę, okres czasowy, styl wizualny i inne parametry opisane powyżej.

Ostrzeżenie: Edycja już rozpowszechnionej ankiety może wpłynąć na spójność danych. Zalecamy edytowanie tylko ankiet, które nie zostały jeszcze wypełnione.

Kopiowanie ankiety

Funkcja kopiowania umożliwia utworzenie duplikatu istniejącej ankiety, w tym wszystkich pytań i ustawień. Procedura:

1. Kliknij przycisk Kopiuj obok ankiety, którą chcesz zduplikować
2. System utworzy nową ankietę o nazwie "Kopia - [oryginalna nazwa]"
3. Zmodyfikuj nazwę i inne ustawienia według potrzeb
4. Przejrzyj i opcjonalnie zmodyfikuj pytania

Ta funkcja jest przydatna, jeśli regularnie przeprowadzasz podobne ankiety i nie chcesz tworzyć ich od zera.

Usuwanie ankiety

Aby usunąć ankietę, kliknij przycisk Usuń. Ankieta nie zostanie trwale usunięta, ale przeniesiona do kosza. Usunięte ankiety możesz zobaczyć klikając czerwony przycisk Usunięte u góry tabeli.

Przywracanie usuniętej ankiety

W widoku usuniętych ankiet możesz przywrócić każdą ankietę klikając przycisk Przywróć. Ankieta wróci do normalnej listy ankiet i będzie ponownie dostępna do użycia.

Wyniki ankiet

Przeglądanie wyników

Dostęp do wyników ankiet uzyskasz w sekcji Wyniki ankiet. Wyświetlana jest lista wszystkich ankiet z opcją przeglądania szczegółowych wyników.

Po kliknięciu na konkretną ankietę zobaczysz:

• Statystyki odpowiedzi - zagregowane wyniki dla każdego pytania, wykresy i przeglądy najczęstszych odpowiedzi
• Lista wypełnionych ankiet - tabela wszystkich respondentów, którzy wypełnili ankietę, w tym data i godzina wypełnienia
• Szczegóły poszczególnych odpowiedzi - możliwość wyświetlenia pełnych odpowiedzi konkretnego respondenta przez kliknięcie na jego wpis w tabeli

W przypadku anonimowych ankiet identyfikacja respondentów nie jest wyświetlana.

Eksport danych

Wyniki ankiet można eksportować do arkusza kalkulacyjnego w celu dalszej analizy.

Eksport do Excela

1. W szczegółach wyników ankiety kliknij przycisk Eksport do Excela
2. System wygeneruje plik zawierający wszystkie odpowiedzi
3. Plik zostanie automatycznie pobrany na komputer

Format eksportowanych danych

Eksportowany plik zawiera:

• Kolumny dla poszczególnych pytań
• Wiersze dla poszczególnych respondentów
• Informacje o dacie i godzinie wypełnienia
• W przypadku zidentyfikowanych ankiet imię respondenta
• W przypadku anonimowych ankiet tylko numer kolejności wypełnienia

Zaawansowane funkcje

Ankiety zewnętrzne (dla klientów)

Ankiety zewnętrzne umożliwiają zbieranie opinii od osób spoza organizacji, takich jak klienci, dostawcy lub partnerzy.

Tworzenie ankiety z unikalnym linkiem

1. Podczas tworzenia ankiety wybierz Unikalny link w sekcji Dostępna dla użytkowników
2. Po zapisaniu ankiety system wygeneruje specjalny adres URL
3. Skopiuj ten adres i udostępnij docelowym respondentom
4. Respondenci nie muszą być zalogowani do systemu i wypełnią ankietę bezpośrednio przez ten link

Wymaganie adresu email respondenta

W przypadku ankiet zewnętrznych możesz ustawić obowiązkowe podanie adresu email respondenta. Umożliwia to:

• Identyfikację respondentów (nawet w anonimowych ankietach)
• Kontakt z respondentami w razie potrzeby
• Zapobieganie wielokrotnym przesłaniom od tej samej osoby

Udostępnianie linku

Wygenerowany link można udostępnić na następujące sposoby:

• Wysłanie w kampanii emailowej
• Umieszczenie na stronach internetowych
• Udostępnienie w newsletterze
• Publikacja w sieciach społecznościowych
• Wysłanie SMS-em

Wskazówka dotycząca bezpieczeństwa: Link jest publiczny i każdy, kto go posiada, może wypełnić ankietę. Nie udostępniaj go publicznie, jeśli chcesz ograniczyć pulę respondentów.

Wymaganie wypełnienia

Funkcja wymagania wypełnienia zapewnia, że pracownicy zostaną powiadomieni o ankiecie i poproszeni o jej wypełnienie.

Konfiguracja automatycznych powiadomień

1. Podczas tworzenia lub edycji ankiety zaznacz pole Wymagaj wypełnienia
2. Ustaw datę i godzinę pierwszego powiadomienia w polu Kiedy wysłać informacje o ankiecie
3. Ustaw termin w polu Termin wypełnienia
4. Zapisz ankietę

Harmonogram emaili

System automatycznie wykonuje następujące działania:

1. W ustawionym czasie wysyła wszystkim wybranym respondentom email z linkiem do ankiety i prośbą o wypełnienie
2. Ciągle śledzi, kto wypełnił ankietę
3. Po upływie terminu wysyła przypomnienie tym, którzy jeszcze nie wypełnili ankiety

Śledzenie wypełnienia

W szczegółach wyników ankiety widzisz przegląd, którzy respondenci już wypełnili ankietę, a którzy nie. Pozwala to śledzić wskaźnik odpowiedzi i opcjonalnie kontaktować się z osobami z osobistym przypomnieniem.

Anonimowe ankiety

Kiedy stosować anonimowość

Zalecamy stosowanie anonimowych ankiet w następujących sytuacjach:

• Badania satysfakcji pracowników, gdzie odpowiedzi mogą być wrażliwe
• Ocena przełożonych lub współpracowników
• Kwestionariusze dotyczące kultury firmy i środowiska pracy
• Tematy, gdzie mogą wystąpić obawy o negatywne konsekwencje szczerych odpowiedzi
• Sytuacje, gdzie chcesz zachęcić do otwartej i szczerej opinii

Wpływ na wyniki

W przypadku anonimowych ankiet pamiętaj:

• Nie będziesz mógł zidentyfikować konkretnych respondentów
• Nie możesz skontaktować się z respondentem z dodatkowymi pytaniami
• Nie możesz zweryfikować, kto wypełnił ankietę, a kto nie (w ankietach wewnętrznych jest to śledzone, ale nie wyświetlane w wynikach)
• Wyniki są czysto statystyczne bez opcji personalizacji
• Respondenci są zwykle bardziej otwarci i szczerzy

Ustawienia i konfiguracja (dla administratorów)

Dostęp do modułu Ankiety

Moduł Ankiety jest częścią głównego menu systemu eIntranet. Po zalogowaniu znajdziesz go na liście dostępnych modułów. Wyświetlanie modułu zależy od uprawnień dostępu ustawionych przez administratora systemu.

System uprawnień modułu

Administrator systemu może przypisać różne poziomy dostępu do modułu Ankiety dla poszczególnych użytkowników. Uprawnienia ustawia się w module zarządzania użytkownikami w sekcji uprawnień dostępu.

Uprawnienia użytkowników

Moduł Ankiety wykorzystuje cztery poziomy dostępu, które określają, co możesz robić w module:

Poziomy dostępu

Brak dostępu

Użytkownik nie ma dostępu do modułu Ankiety i moduł nie jest wyświetlany w menu systemu. Ten poziom jest dla użytkowników, którzy w ogóle nie pracują z ankietami.

Wypełnianie ankiet

Podstawowy poziom dostępu umożliwiający:

• Przeglądanie sekcji Moje ankiety
• Wypełnianie ankiet przydzielonych użytkownikowi
• Przeglądanie listy dostępnych ankiet

Ten poziom jest dla zwykłych pracowników, którzy muszą wypełniać firmowe ankiety.

Przeglądanie wyników

Rozszerzony poziom obejmujący wszystko z poprzedniego poziomu plus:

• Dostęp do sekcji Wyniki ankiet
• Przeglądanie statystyk wszystkich ankiet
• Przeglądanie szczegółów poszczególnych wypełnionych ankiet
• Eksport wyników do Excela

Ten poziom jest odpowiedni dla menedżerów i analityków, którzy muszą oceniać opinie.

Pełne zarządzanie

Najwyższy poziom obejmujący wszystko z poprzednich poziomów plus:

• Dostęp do sekcji Zarządzanie ankietami
• Tworzenie nowych ankiet
• Edycja istniejących ankiet
• Tworzenie i edycja pytań
• Kopiowanie ankiet
• Usuwanie i przywracanie ankiet
• Ustawianie wszystkich parametrów ankiet, w tym zaawansowanych funkcji
• Zarządzanie ankietami zewnętrznymi z unikalnymi linkami

Ten poziom jest dla administratorów ankiet, specjalistów HR i innych użytkowników odpowiedzialnych za przygotowanie i prowadzenie ankiet.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Jak skutecznie tworzyć ankiety

• Określ jasny cel - przed utworzeniem ankiety wyjaśnij, jakie informacje chcesz uzyskać i jak je wykorzystasz
• Bądź zwięzły - długie ankiety mają niższy wskaźnik wypełnienia. Ogranicz liczbę pytań do minimum niezbędnego do osiągnięcia celu
• Używaj jasnych sformułowań - pytania muszą być zrozumiałe i jednoznaczne. Unikaj terminów technicznych bez wyjaśnienia
• Logiczna kolejność - uporządkuj pytania od ogólnych do szczegółowych i grupuj powiązane tematy
• Testuj przed wysłaniem - wypróbuj ankietę samodzielnie lub na małej grupie współpracowników, aby zidentyfikować niejasności
• Atrakcyjność wizualna - używaj logo, kolorów i tekstu wprowadzającego do stworzenia profesjonalnego wrażenia

Jakich typów pytań używać

• Pytania zamknięte z opcjami - do zbierania ustrukturyzowanych danych i łatwej oceny (np. "Jak bardzo jesteś zadowolony z... Bardzo zadowolony / Zadowolony / Neutralny / Niezadowolony")
• Skale ocen - do pomiaru intensywności opinii lub satysfakcji (np. ocena 1-5, 1-10)
• Odpowiedzi tekstowe - dla otwartych komentarzy i szczegółowych opinii, ale używaj oszczędnie
• Wybór wielokrotny - gdy jednocześnie może być poprawnych kilka odpowiedzi
• Pytania warunkowe - do uzyskania szczegółowych informacji tylko tam, gdzie jest to istotne

Kiedy stosować anonimowość

Używaj anonimowych ankiet gdy:

• Tematy są wrażliwe lub osobiste
• Chcesz szczerej opinii bez obawy o konsekwencje
• Oceniasz przełożonych lub kierownictwo firmy
• Pytasz o kulturę firmy i relacje międzyludzkie
• Przeprowadzasz badania satysfakcji pracowników

Nie używaj anonimowości gdy:

• Musisz skontaktować się z respondentami z dodatkowymi pytaniami
• Planujesz spersonalizowane działania następcze
• Chcesz śledzić, kto wypełnił ankietę, a kto nie
• Musisz połączyć odpowiedzi z innymi danymi pracowników

Jak motywować do wypełnienia

• Wyjaśnij cel - w tekście wprowadzającym jasno komunikuj, dlaczego przeprowadzasz ankietę i jak wyniki zostaną wykorzystane
• Gwarantuj działanie - zapewnij respondentów, że ich opinie doprowadzą do konkretnych zmian
• Komunikuj wyniki - po ocenie podziel się głównymi wnioskami i planowanymi krokami
• Oszacowanie czasu - podaj przybliżony czas wypełnienia (np. "Wypełnienie zajmuje około 5 minut")
• Odpowiedni timing - wysyłaj ankiety w godzinach pracy i unikaj przeciążania respondentów zbyt wieloma ankietami
• Termin - jasno określony termin wypełnienia z automatycznymi przypomnieniami
• Wsparcie kierownictwa - poproś menedżerów o wsparcie wypełniania ankiety

Najlepsze praktyki dla ankiet zewnętrznych

• Profesjonalny wygląd - używaj firmowego logo i kolorów dla wzmocnienia wiarygodności
• Przyjazność mobilna - zweryfikuj, że ankieta dobrze wygląda na urządzeniach mobilnych
• Jasna identyfikacja - w tekście wprowadzającym podaj, kto przeprowadza ankietę i w jakim celu
• Ochrona danych - poinformuj respondentów, jak będziesz obchodzić się z ich odpowiedziami i danymi osobowymi
• Podziękowanie - w tekście zamykającym wyraź szczere podziękowanie za czas poświęcony na wypełnienie
• Monitorowanie wskaźnika odpowiedzi - regularnie sprawdzaj liczbę wypełnionych ankiet i dostosuj komunikację, jeśli odpowiedzi jest mało
• Unikaj spamu - nie udostępniaj linku na publicznych forach lub w miejscach, gdzie mógłby zostać nadużyty
• Testowanie - przed masową dystrybucją przetestuj cały proces wypełniania z perspektywy zewnętrznego użytkownika

---

Data ostatniej aktualizacji: 10 listopada 2025