Przyjęcie i odejście pracownika
Przegląd
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika zarządza procesem przyjęcia i odejścia zgodnie z wcześniej przygotowanym szablonem. Nie jest to zwykła lista zadań do odhaczenia - poszczególne kroki listy kontrolnej rzeczywiście tworzą wpisy w powiązanych modułach (szkolenia, badania, umowy, majątek, zadania, formularze), a ich realizacja jest odczytywana bezpośrednio ze stanu tych modułów. Moduł działa więc jako centrum sterowania, które pilnuje, czy przyjęcie lub odejście pracownika przebiegło zgodnie ze standardem firmowym, i ostrzega przed zbliżającymi się oraz minionymi terminami.
W lewym menu aplikacji moduł jest ze względu na szerokość menu podany pod skróconą nazwą Przyjęcie i odejście. Jest to ten sam moduł, który w dokumentacji i na stronie internetowej opisywany jest jako Przyjęcie i odejście pracownika.
Kluczowe funkcje modułu Przyjęcie i odejście pracownika
- Uruchomienie procesu przyjęcia lub odejścia zgodnie z szablonem przypisanym do stanowiska
- Automatyczne utworzenie powiązanych wpisów (szkolenie, badanie, umowa do podpisania, zadanie) przy uruchomieniu procesu
- Automatyczne odczytywanie realizacji pozycji z powiązanych modułów, bez ręcznego odhaczania
- Przegląd Moje pozycje z listą zadań, które ma załatwić zalogowany użytkownik
- Wydruk karty zatrudnienia lub karty odejścia wraz z listą niezwróconego mienia i polami na podpis
- Automatyczne uruchamianie procesów na podstawie daty przyjęcia lub daty odejścia pracownika
- Automatyczne przypomnienia e-mailowe o zbliżających się oraz minionych terminach pozycji
Dziewięć typów pozycji listy kontrolnej w module Przyjęcie i odejście pracownika
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika rozróżnia dziewięć typów pozycji listy kontrolnej. W przypadku pozycji typowanych stan jest odczytywany automatycznie z powiązanego modułu, dlatego nie można ich ręcznie oznaczyć jako zrealizowane - można je jedynie oznaczyć jako Nie ma znaczenia. Jedynym wyjątkiem jest pozycja wprowadzana ręcznie, przy której realizację potwierdza się bezpośrednio w oknie dialogowym.
| Typ pozycji | Co dzieje się przy uruchomieniu procesu | Skąd odczytywana jest realizacja |
|---|---|---|
| Szkolenia | Pracownikowi zostaje przypisane szkolenie zgodnie z ustawieniami szablonu | Stan przypisania szkolenia w module Szkolenia |
| Badanie lekarskie w miejscu pracy | Zaplanowane zostaje badanie wraz ze wstępnym wypełnieniem kategorii pracy i ryzyk zgodnie ze stanowiskiem | Data przeprowadzenia i wniosek orzeczenia w module BHP |
| Środki ochrony indywidualnej | Nic nie jest tworzone - wydanie wymaga rozmiaru i wariantu magazynowego, których nie można automatycznie ustalić | Brakujące środki ochrony zgodnie z normatywem stanowiska; przy odejściu niezwrócone sztuki |
| Umowa do podpisania | Tworzona jest umowa z szablonu i kopiowane są do niej załączniki | Stan podpisu umowy w module Pracownicy |
| Przekazanie mienia | Nic nie jest tworzone | Przy odejściu: co pracownik według ewidencji majątku nadal ma na siebie zapisane |
| Zadanie | Tworzone jest zadanie z terminem zgodnym z ustawieniami szablonu | Data zakończenia zadania w module Zadania |
| Dokument do przeczytania | Przypisywany jest tak samo jak szkolenie - wykorzystuje tekst do przeczytania i potwierdzenie z adresem IP | Stan przypisania w module Szkolenia |
| Formularz do wypełnienia | Nic nie jest tworzone - pusty wiersz formularza zafałszowałby statystykę wypełnienia | Istnienie wypełnionego formularza po dacie uruchomienia procesu |
| Pozycja wprowadzana ręcznie | Nic nie jest tworzone | Odhacza bezpośrednio odpowiedzialny użytkownik lub osoba z prawem zapisu |
Uwaga: Jeżeli ktoś usunie powiązany wpis w innym module, pozycja w module Przyjęcie i odejście pracownika sama wróci do niezrealizowanych. Jeżeli potrzebny moduł (szkolenia, BHP, ewidencja majątku, zadania, formularze) nie jest w firmie włączony, odpowiedni typ pozycji w ogóle nie pojawi się w ofercie.
Dostęp i ustawienia
Jak dostać się do modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika otwiera się z menu głównego ścieżką Pracownicy → Przyjęcie i odejście. Moduł ma trzy zakładki: Moje pozycje, Rozpoczęcia i odejścia oraz Szablony (ostatnią zakładkę widzą tylko użytkownicy z prawem tworzenia i edycji wpisów). Użytkownik z prawem usuwania widzi dodatkowo przycisk Usunięte, który otwiera wspólny kosz modułu.
Ustawienia modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Ustawienia modułu Przyjęcie i odejście pracownika znajdują się na ścieżce Ustawienia → Przyjęcie i odejście. Ustawienia są podzielone na dwie zakładki: Uprawnienia użytkowników i Ustawienia ogólne. Dostęp do ustawień mają wyłącznie administratorzy modułu.
Uprawnienia użytkowników w ustawieniach modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Zakładka Uprawnienia użytkowników wyświetla dwie tabele: macierz stanowisk i macierz poszczególnych użytkowników. Dla każdego stanowiska lub użytkownika wybiera się jeden z sześciu poziomów dostępu poprzez kliknięcie odpowiedniej kolumny; przycisk Zaznacz wszystko ustawia dany poziom zbiorczo dla całej kolumny. Wynikowy poziom dostępu konkretnego użytkownika to zawsze ten wyższy z jego własnego uprawnienia i uprawnienia jego stanowiska.
Ustawienia ogólne modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Zakładka Ustawienia ogólne zawiera pole Powiadom przed końcem ważności,
do którego wpisuje się kaskadę powiadomień w dniach oddzielonych średnikiem (na przykład
30;14;7;0) - pusta wartość wyłącza powiadomienia. Dalej przełącznik
Należy wysyłać przypomnienia również do osoby odpowiedzialnej za proces oraz pole
tekstowe Karta odejścia, którego tekst zostanie wydrukowany na końcu karty
odejścia.
Automatyczne uruchamianie procesów
Sekcja Automatyczne uruchamianie procesów w ustawieniach modułu Przyjęcie i odejście pracownika zawiera dwa przełączniki: Uruchamianie procesu zatrudnienia na podstawie daty zatrudnienia oraz Uruchamianie procesu odejścia na podstawie daty odejścia. Automatyczne uruchamianie dotyczy wyłącznie pracowników z datą przyjęcia lub odejścia późniejszą niż dzień włączenia tej opcji - starsze zapisy nie są uzupełniane. Po pierwszym włączeniu wyświetla się także informacja o dacie, od której automatyczne uruchamianie obowiązuje.
Uprawnienia użytkowników w module Przyjęcie i odejście pracownika
Dostęp do modułu Przyjęcie i odejście pracownika regulowany jest sześcioma poziomami uprawnień. Poziom ustawia się w ustawieniach modułu i obowiązuje dla odczytu, edycji oraz usuwania procesów, szablonów i ich pozycji.
| Poziom uprawnień | Na co pozwala |
|---|---|
| Brak dostępu | Moduł w ogóle nie jest wyświetlany użytkownikowi |
| Tylko swoje | Widzi tylko procesy, w których sam jest przyjmowanym lub odchodzącym pracownikiem |
| Swoje i podwładnych | Widzi dodatkowo procesy swoich podwładnych |
| Zobacz wszystkie | Widzi wszystkie procesy w firmie, ale bez możliwości ich tworzenia lub edycji |
| Tworzenie i edycja | Może uruchamiać i edytować procesy, tworzyć i edytować szablony oraz ich pozycje |
| Usuwanie i kosz | Może dodatkowo usuwać procesy, szablony i ich pozycje oraz przeglądać kosz modułu |
Uwaga: Również użytkownik bez wystarczającego poziomu może otworzyć szczegóły konkretnego procesu, jeżeli przy którejś z jego pozycji figuruje jako osoba odpowiedzialna - w innym przypadku przez odnośnik z zakładki Moje pozycje trafiłby na komunikat o niewystarczającym dostępie.
Interfejs użytkownika
Ekran główny modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Ekran główny modułu Przyjęcie i odejście pracownika składa się z trzech przełączanych zakładek nad tabelą: Moje pozycje, Rozpoczęcia i odejścia oraz Szablony. Aktywna zakładka jest zawsze wyróżniona. Zakładka Moje pozycje jest domyślna, ponieważ moduł najczęściej otwiera osoba, która ma coś do załatwienia, a nie ta, która procesami zarządza.
Zakładka Moje pozycje
Zakładka Moje pozycje w module Przyjęcie i odejście pracownika wyświetla tabelę zadań, które czekają na zalogowanego użytkownika we wszystkich trwających procesach. Widok domyślny pokazuje tylko pozycje niezrealizowane - przełącznikiem Pokaż również pozycje zrealizowane można dobrać także te, które zostały już załatwione. Tabela zawiera kolumny Termin, Pracownik, Typ, Pozycja oraz Stan.
Zakładka Rozpoczęcia i odejścia
Zakładka Rozpoczęcia i odejścia w module Przyjęcie i odejście pracownika zawiera przegląd wszystkich uruchomionych procesów, do których zalogowany użytkownik ma prawo. Przycisk Uruchom proces otwiera okno dialogowe tworzenia nowego przyjęcia lub odejścia. Tabela wyświetla kolumny ID, Pracownik, Typ, Data rozpoczęcia / zakończenia zatrudnienia, Procedura (liczba zrealizowanych pozycji z ogólnej liczby), Po terminie (liczba pozycji po terminie) oraz Gwarant procesu.
Zakładka Szablony
Zakładka Szablony w module Przyjęcie i odejście pracownika jest dostępna tylko dla użytkowników z prawem tworzenia i edycji wpisów - chodzi o zarządzanie modułem, a nie o zwykłą pracę codzienną. Przycisk Dodaj wpis tworzy nowy szablon. Tabela wyświetla kolumny ID, Nazwa, Typ, Stanowisko, Liczba pozycji oraz Stan (aktywny / nieaktywny).
Szczegóły procesu w module Przyjęcie i odejście pracownika
Szczegóły procesu otwiera się kliknięciem wiersza w zakładce Rozpoczęcia i odejścia. Nagłówek wyświetla imię i nazwisko pracownika, typ procesu oraz etykietę stanu. Karta Podstawowe dane podsumowuje pracownika, datę rozpoczęcia / zakończenia zatrudnienia, gwaranta, użyty szablon oraz postęp realizacji. Pod nią znajduje się tabela poszczególnych pozycji listy kontrolnej z kolumnami Pozycja, Odpowiedzialny użytkownik, Termin, Stan i Akcje - w kolumnie Akcje przy pozycjach typowanych wyświetla się bezpośredni odnośnik do powiązanego modułu (na przykład do modułu Szkolenia lub BHP).
Szczegóły szablonu w module Przyjęcie i odejście pracownika
Szczegóły szablonu otwiera się kliknięciem wiersza w zakładce Szablony. Karta
Podstawowe dane wyświetla przypisane stanowiska oraz uwagę do szablonu.
Karta Pozycje szablonów zawiera tabelę poszczególnych pozycji z kolumnami
Pozycja, Osoba odpowiedzialna, Termin (wyświetlony jako przesunięcie w dniach, na przykład
+7 dni lub -14 dni), Utwórz automatycznie oraz Akcje z ikonami do
edycji i usunięcia.
Podstawowe operacje
Procedura: Uruchomienie procesu przyjęcia lub odejścia
Proces w module Przyjęcie i odejście pracownika uruchamia się przyciskiem Uruchom proces w zakładce Rozpoczęcia i odejścia.
- Wybierz pole Pracownik - po uruchomieniu procesu nie można go już zmienić
- Wybierz Typ: Rozpoczęcie pracy lub Odejście - po uruchomieniu procesu nie można go już zmienić
- Wybierz Szablon, zgodnie z którym zostaną utworzone pozycje listy kontrolnej; przy wyborze Bez szablonu powstanie pusty proces, a pozycje uzupełnisz ręcznie
- Wypełnij Data rozpoczęcia / zakończenia zatrudnienia
- Sprawdź pole Gwarant procesu - jest wstępnie wypełnione Twoim nazwiskiem; jeżeli pozostawisz je na opcji Wybierz, proces przejmie domyślnego gwaranta ustawionego w szablonie
- Opcjonalnie wypełnij Uwagę
- Kliknij Zapisz
Uwaga: Jeden pracownik może mieć w module Przyjęcie i odejście pracownika jednocześnie tylko jeden trwający proces przyjęcia i jeden trwający proces odejścia. Próbę uruchomienia drugiego procesu tego samego typu system odrzuci.
Procedura: Edycja uruchomionego procesu
W module Przyjęcie i odejście pracownika uruchomiony proces edytuje się przyciskiem Edytuj wpis w jego szczegółach.
- Otwórz szczegóły procesu z zakładki Rozpoczęcia i odejścia
- Kliknij Edytuj wpis
- Pracownik i Typ są zablokowane i nie można ich zmienić - pozycje procesu mogły już utworzyć wpisy w innych modułach na konkretną osobę
- Zmień Data rozpoczęcia / zakończenia zatrudnienia, Gwaranta procesu lub Uwagę
- Kliknij Zapisz
Procedura: Realizacja pozycji listy kontrolnej
Pozycję listy kontrolnej w module Przyjęcie i odejście pracownika realizuje się kliknięciem ikony zaznaczenia przy wierszu pozycji w szczegółach procesu. Okno dialogowe otwiera osoba odpowiedzialna za pozycję lub ktokolwiek z prawem tworzenia i edycji wpisów.
- Kliknij ikonę zaznaczenia przy pozycji listy kontrolnej
- Przy pozycji wprowadzanej ręcznie wypełnij Datę realizacji i opcjonalnie Uwagę, następnie kliknij Zrealizowano
- Przy pozostałych (typowanych) pozycjach stan jest odczytywany z powiązanego modułu i nie można go ustawić ręcznie - do dyspozycji jest tylko przycisk Nie ma znaczenia
- Jeżeli pozycja jest już załatwiona, a chcesz ją cofnąć, użyj Przywróć do pozycji niezaliczonych
Wskazówka: Oznaczenie Nie ma znaczenia jest jedyną ręczną zmianą, której automatyczne przeliczenie stanu z powiązanego modułu nie nadpisze - przydaje się w przypadku pozycji, które konkretnego pracownika nie dotyczą.
Procedura: Zamknięcie procesu
Proces w module Przyjęcie i odejście pracownika zamyka się przyciskiem Zamknij proces w jego szczegółach.
- Otwórz szczegóły procesu
- Kliknij Zamknij proces
- Potwierdź pytanie Czy na pewno chcesz zamknąć proces? Niezrealizowane pozycje pozostaną widoczne. kliknięciem Tak
Proces można zamknąć również z niezrealizowanymi pozycjami obowiązkowymi - po zamknięciu pozostaną w szczegółach widoczne jako niezrealizowane, ale pozycji procesu nie można już dalej zmieniać.
Procedura: Utworzenie szablonu
Nowy szablon w module Przyjęcie i odejście pracownika tworzy się przyciskiem Dodaj wpis w zakładce Szablony.
- Wypełnij Nazwę szablonu
- Wybierz Typ: Rozpoczęcie pracy lub Odejście
- Opcjonalnie wybierz jedno lub więcej Stanowisk - jeżeli nie wybierzesz żadnego, szablon obowiązuje dla wszystkich stanowisk
- Wybierz domyślnego Gwaranta procesu
- Opcjonalnie wypełnij uwagę i zaznacz Aktywny
- Kliknij Zapisz
Procedura: Dodanie pozycji do szablonu
Pozycję szablonu w module Przyjęcie i odejście pracownika dodaje się przyciskiem Dodaj wpis na karcie Pozycje szablonów w szczegółach szablonu.
- Wybierz Typ pozycji - oferowane są tylko te typy, których powiązany moduł jest w firmie włączony
- Wypełnij Nazwę pozycji
- Przy typach Szkolenia, Dokument do przeczytania, Badanie lekarskie w miejscu pracy, Umowa do podpisania oraz Formularz do wypełnienia wybierz konkretny cel (np. konkretne szkolenie lub szablon umowy)
- Ustaw Osobę odpowiedzialną i ewentualnie pole uzupełniające zgodnie z wybranym sposobem
- Wypełnij Termin jako liczbę dni od daty rozpoczęcia / zakończenia zatrudnienia; wartość ujemna oznacza dni PRZED tym zdarzeniem
- Zaznacz Pole obowiązkowe, jeżeli realizacja ma być wymagana
- Zaznacz Utwórz automatycznie, jeżeli przy uruchomieniu procesu ma od razu powstać wpis w powiązanym module
- Kliknij Zapisz
Określenie osoby odpowiedzialnej przy pozycji szablonu
Przy pozycji szablonu w module Przyjęcie i odejście pracownika osobę odpowiedzialną można określić na pięć sposobów: Konkretny użytkownik, Stanowisko (załatwi dowolna osoba je zajmująca), Przełożony przyjmowanego pracownika, sam Nowo zatrudniony pracownik lub Gwarant procesu. Przykład: przy pozycji Badanie lekarskie w miejscu pracy osobą odpowiedzialną bywa pracownik działu kadr jako Konkretny użytkownik, natomiast przy pozycji Formularz do wypełnienia odpowiedzialny jest zazwyczaj sam Nowo zatrudniony pracownik.
Uwaga: Jeżeli nie uda się ustalić osoby odpowiedzialnej (pracownik nie ma ustawionego przełożonego lub na danym stanowisku nie ma nikogo aktywnego), pozycję przejmie gwarant procesu.
Usuwanie wpisów i kosz modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Proces, szablon oraz ich poszczególne pozycje można w module Przyjęcie i odejście pracownika usunąć tylko z prawem usuwania. Usunięcie zawsze potwierdza się pytaniem Czy na pewno chcesz usunąć ten wpis?. Kosz modułu jest wspólny dla całego modułu, a nie dla poszczególnej zakładki, i jest podzielony na cztery sekcje: Przyjęcie i odejście pracownika (usunięte procesy), Pozycje procesów, Szablony oraz Pozycje szablonów. Otwiera się go przyciskiem Usunięte na ekranie głównym modułu.
Funkcje zaawansowane
Wydruk w module Przyjęcie i odejście pracownika
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika oferuje trzy wydruki w formacie PDF.
Karta zatrudnienia / karta odejścia
Kartę zatrudnienia lub kartę odejścia drukuje się przyciskiem Drukuj w szczegółach procesu. Dokument służy jako dowód na to, że poszczególne kroki przyjęcia lub odejścia zostały wykonane, i dlatego zawiera pole na podpis zarówno pracownika, jak i gwaranta. Przy procesie odejścia zawiera dodatkowo listę niezwróconego mienia z numerami ewidencyjnymi - to jest główny powód, dla którego pracownik działu kadr drukuje ją i zabiera na spotkanie przekazujące.
Wniosek o badanie
Wniosek o badanie drukuje się bezpośrednio z pozycji typu Badanie lekarskie w miejscu pracy w szczegółach procesu, przyciskiem przy danej pozycji. Jest to gotowy dokument dla dostawcy usług medycyny pracy.
Karta ewidencyjna ŚOI
Kartę ewidencyjną środków ochrony indywidualnej drukuje się z pozycji typu Środki ochrony indywidualnej w szczegółach procesu. Dokument służy do ewidencji wydanych i zwróconych środków ochrony pracownika.
Oprócz tych trzech zestawień moduł Przyjęcie i odejście pracownika oferuje we wszystkich swoich tabelach standardowy przycisk Excel do eksportu wyświetlonych danych - osobnego eksportu do XML moduł nie posiada.
Operacje zbiorcze w module Przyjęcie i odejście pracownika
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika nie oferuje operacji zbiorczych na procesach ani pozycjach listy kontrolnej - każdy proces uruchamia się, edytuje i zamyka pojedynczo, a każda pozycja jest realizowana lub oznaczana jako Nie ma znaczenia oddzielnie. Zbiorczo można jedynie ustawić poziom uprawnień dostępu dla całej kolumny stanowisk lub użytkowników przyciskiem Zaznacz wszystko w ustawieniach modułu.
Automatyczne uruchamianie procesów na podstawie daty przyjęcia i odejścia
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika potrafi sam utworzyć proces przyjęcia na podstawie daty przyjęcia pracownika lub proces odejścia na podstawie daty jego odejścia, jeżeli funkcja ta jest włączona w ustawieniach ogólnych modułu. Szablon dla automatycznie utworzonego procesu wybierany jest na podstawie stanowiska pracownika; jeżeli z danym stanowiskiem nie jest powiązany żaden konkretny szablon, używany jest szablon obowiązujący dla wszystkich stanowisk. Automatyczne uruchamianie dotyczy wyłącznie pracowników z datą późniejszą niż dzień włączenia opcji - starsze zapisy nie są uzupełniane, aby przy pierwszym włączeniu nie zostały utworzone procesy naraz dla wszystkich obecnych pracowników.
Automatyczne przypomnienia o terminach pozycji
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika codziennie przelicza trwające procesy i rozsyła przypomnienia e-mailowe o zbliżających się oraz minionych terminach pozycji listy kontrolnej. Kaskadę powiadomień ustawia się w ustawieniach ogólnych modułu jako liczbę dni przed terminem oddzieloną średnikiem. W danym momencie wysyłane jest zawsze tylko jedno, najpilniejsze osiągnięte przypomnienie, aby po przerwie w wysyłce nie przyszło naraz kilka wiadomości e-mail. Przypomnienie trafia do osoby odpowiedzialnej za pozycję i opcjonalnie także do gwaranta procesu. Przesunięcie terminu pozycji zeruje kaskadę powiadomień, więc powiadomienia o nowym terminie dotrą ponownie od początku.
Integracja z innymi modułami
Moduł Przyjęcie i odejście pracownika jest orkiestratorem nad kilkoma innymi modułami - nie tworzy własnego magazynu danych o realizacji, lecz odczytuje, a w razie potrzeby również tworzy wpisy bezpośrednio w nich.
| Moduł | Powiązanie z modułem Przyjęcie i odejście pracownika |
|---|---|
| Szkolenia | Pozycje typu Szkolenia i Dokument do przeczytania tworzą przypisanie szkolenia i odczytują stan jego realizacji |
| BHP | Pozycje typu Badanie lekarskie w miejscu pracy i Środki ochrony indywidualnej planują badania, drukują wnioski i karty ewidencyjne oraz pilnują normatywu środków ochrony |
| Pracownicy | Pozycja typu Umowa do podpisania tworzy umowę z szablonu i odczytuje stan jej podpisu |
| Ewidencja majątku | Pozycja typu Przekazanie mienia przy procesie odejścia ustala, co pracownik według ewidencji nadal ma zapisane |
| Zadania | Pozycja typu Zadanie tworzy zadanie z terminem i odczytuje datę jego zakończenia |
| Formularze | Pozycja typu Formularz do wypełnienia odczytuje, czy istnieje wypełniony formularz po dacie uruchomienia procesu |
Rozwiązywanie problemów
Często zadawane pytania dotyczące modułu Przyjęcie i odejście pracownika
Pytanie: Dlaczego nie można ręcznie odhaczyć pozycji listy kontrolnej jako zrealizowanej?
Rozwiązanie: W module Przyjęcie i odejście pracownika stan pozycji typowanych (szkolenie, badanie, umowa, mienie, zadanie, dokument, formularz) odczytywany jest bezpośrednio z powiązanego modułu. Wykonaj czynność w odpowiednim module (na przykład podpisz umowę lub zakończ zadanie) - stan pozycji zostanie wtedy automatycznie zaktualizowany. Jeżeli pozycja pracownika nie dotyczy, użyj przycisku Nie ma znaczenia.
Pytanie: Dlaczego wcześniej zrealizowana pozycja ponownie pojawiła się wśród niezrealizowanych?
Rozwiązanie: W module Przyjęcie i odejście pracownika realizacja pozycji typowanej wynika ze stanu powiązanego wpisu. Jeżeli wpis ten został w powiązanym module usunięty, pozycja automatycznie wraca do niezrealizowanych.
Pytanie: Dlaczego nie można uruchomić kolejnego procesu przyjęcia lub odejścia dla tego samego pracownika?
Rozwiązanie: Moduł Przyjęcie i odejście pracownika dopuszcza tylko jeden trwający proces przyjęcia i jeden trwający proces odejścia na pracownika jednocześnie. Najpierw zakończ lub zamknij istniejący proces tego samego typu.
Pytanie: Dlaczego przy pozycji Środki ochrony indywidualnej lub Przekazanie mienia nic nie zostało utworzone w powiązanym module?
Rozwiązanie: Przy tych typach jest to zamierzone - wydanie środków ochrony wymaga rozmiaru i wariantu magazynowego, a przekazanie mienia zależy od konkretnych sztuk, dlatego moduł Przyjęcie i odejście pracownika oferuje jedynie odnośnik do odpowiedniego modułu, gdzie czynność dokończysz ręcznie.
Pytanie: Dlaczego nie widzę zakładki Szablony w module Przyjęcie i odejście pracownika?
Rozwiązanie: Zakładka Szablony przeznaczona jest do zarządzania modułem i dlatego dostępna jest tylko dla użytkowników z prawem tworzenia i edycji wpisów. Poproś administratora modułu o podwyższenie uprawnień.
Pytanie: Dlaczego przy pozycji szablonu brakuje typu, który potrzebuję ustawić?
Rozwiązanie: Moduł Przyjęcie i odejście pracownika oferuje tylko te typy pozycji, których powiązany moduł jest w firmie włączony. Jeżeli typu brakuje, sprawdź z administratorem, czy odpowiedni moduł (szkolenia, BHP, ewidencja majątku, zadania, formularze) jest aktywny.
Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z modułem Przyjęcie i odejście pracownika
- Wskazówka: Przygotuj szablony według poszczególnych stanowisk - moduł wtedy przy uruchomieniu procesu oraz przy automatycznym tworzeniu sam wybierze ten właściwy.
- Wskazówka: Przy pozycjach, które mają być gotowe jeszcze przed przyjęciem (na przykład przygotowanie laptopa), ustaw w szablonie ujemne przesunięcie terminu, na przykład -14 dni.
- Wskazówka: Zakładkę Moje pozycje śledź regularnie - wyświetla tylko to, co rzeczywiście czeka na Twoje załatwienie we wszystkich trwających procesach.
- Wskazówka: Zamykaj proces również w przypadku, gdy pozostają niezrealizowane pozycje nieobowiązkowe - pozostaną w szczegółach widoczne i nic nie stoi na przeszkodzie, aby proces formalnie zakończyć.