Ankety - Uživatelská dokumentace

Přehled modulu

Modul Ankety slouží k vytváření a správě firemních anket a dotazníků. Umožňuje efektivně sbírat zpětnou vazbu od zaměstnanců nebo zákazníků a automaticky vyhodnocovat získané odpovědi.

Klíčové funkce modulu:

• Vytváření interních anket pro zaměstnance
• Sdílení anket externím respondentům prostřednictvím unikátního odkazu
• Automatické připomínky pro vyplnění ankety
• Anonymní i identifikované sběry dat
• Podmíněné zobrazování otázek na základě předchozích odpovědí
• Přehledné statistiky a export výsledků
• Vizuální přizpůsobení anket (loga, barvy, obrázky)

Pro koho je modul určen:

• Běžní uživatelé - vyplňují jim přidělené ankety
• Správci anket - vytváření, správa a vyhodnocování anket
• Vedení společnosti - přístup k výsledkům všech anket
• Externí respondenti - zákazníci a partneři vyplňující ankety přes odkaz

Uživatelské rozhraní

Modul Ankety je rozdělen do tří hlavních sekcí přístupných prostřednictvím záložek v horní části obrazovky:

Moje ankety

Zobrazuje seznam anket, které máte přidělené k vyplnění. Tato sekce je přístupná všem uživatelům s přístupem k modulu. V tabulce vidíte základní informace o anketě včetně časového období, kdy je možné anketu vyplnit, a tlačítka pro zahájení vyplňování.

Výsledky anket

Poskytuje přístup k výsledkům všech anket vaší společnosti. Zobrazuje agregované statistiky odpovědí a umožňuje prohlížet jednotlivé vyplněné ankety. Tato sekce je dostupná uživatelům s rozšířenými právy k modulu.

Správa anket

Slouží k vytváření nových anket, úpravě existujících a jejich kompletní správě. Obsahuje všechny nástroje pro konfiguraci anket, tvorbu otázek a nastavení pokročilých funkcí. Přístup mají pouze uživatelé s plnými právy ke správě anket.

Základní operace pro běžné uživatele

Zobrazení přidělených anket

Ankety, které máte přidělené k vyplnění, naleznete v sekci Moje ankety. Tabulka obsahuje následující informace:

• Název - název ankety
• Povoleno od - datum a čas, od kterého je možné anketu vyplnit
• Povoleno do - datum a čas, do kterého je nutné anketu dokončit
• Povoleno komu - zobrazuje, zda je anketa určena všem zaměstnancům, vybraným uživatelům nebo externím respondentům
• Logo - náhled loga ankety (pokud je nastaveno)
• Otázek - celkový počet otázek v anketě
• Akce - tlačítko Vyplnit anketu pro zahájení vyplňování

Vyplňování ankety

Vyplnění ankety probíhá v následujících krocích:

1. V tabulce Moje ankety klikněte na tlačítko Vyplnit anketu u ankety, kterou chcete vyplnit
2. Pokud je definován úvodní text, přečtěte si jej před zahájením vyplňování
3. U externích anket s povinnými údaji může být požadováno vyplnění pole Váš email
4. Otázky se zobrazují jednotlivě. Přečtěte si otázku a zadejte odpověď do příslušného pole
5. Pro přechod na další otázku klikněte na tlačítko Další
6. Pokud je povolena zpětná navigace, můžete se vrátit k předchozí otázce tlačítkem Předchozí
7. Některé otázky se mohou zobrazit nebo přeskočit v závislosti na vašich předchozích odpovědích
8. Po zodpovězení poslední otázky se zobrazí závěrečný text a vaše odpovědi se automaticky uloží
9. Anketa je tímto dokončena a není možné ji znovu vyplnit

Důležité upozornění: Jakmile anketu dokončíte, nelze ji již upravovat. Ujistěte se před dokončením, že jsou všechny vaše odpovědi správné.

Správa anket (pro správce)

Vytvoření nové ankety

Pro vytvoření nové ankety postupujte následovně:

1. Přejděte do sekce Správa anket
2. Klikněte na zelené tlačítko Vytvořit novou anketu
3. Vyplňte formulář s nastavením ankety podle následujících pokynů
4. Po vyplnění všech požadovaných údajů klikněte na tlačítko Uložit

Základní nastavení ankety

Název a vizuální styl

Název: Zadejte výstižný název ankety. Toto pole je povinné a název se zobrazí respondentům při vyplňování.

Velikost textu názvu: Vyberte velikost písma názvu z rozmezí 12 až 48 pixelů. Výchozí hodnota je vhodná pro většinu použití.

Barva textu názvu: Zvolte barvu, kterou bude název ankety zobrazen. Výchozí barva je světle modrá (#08c).

Obrázek na pozadí názvu: Můžete nahrát obrázek, který se zobrazí jako pozadí názvu ankety. Doporučený rozměr je 660 × 105 pixelů. Toto pole je volitelné.

Časové období a přístup

Anketa aktivní od - do: Nastavte časové období, ve kterém bude anketa dostupná pro vyplnění. Výchozí nastavení je 14 dní od aktuálního data. Po uplynutí koncového data nebude možné anketu vyplnit.

Přístupná uživatelům: Vyberte, kdo bude moci anketu vyplnit:

• Všem uživatelům eIntranetu z Vaší firmy - anketa bude viditelná všem zaměstnancům ve vaší společnosti
• Vybraným uživatelům eIntranetu z Vaší firmy - po výběru této možnosti se zobrazí seznam zaměstnanců, u kterých můžete zaškrtnout, kteří konkrétně budou moci anketu vyplnit
• Unikátní odkaz - systém vygeneruje speciální odkaz, který můžete sdílet s externími respondenty (například zákazníky nebo obchodními partnery). Tato možnost je vhodná pro ankety mimo vaši organizaci

Požadování vyplnění

Toto nastavení je dostupné pouze pro interní ankety (určené zaměstnancům).

Požadovat vyplnění: Zaškrtnutím tohoto políčka aktivujete automatické upozorňování respondentů na nevyplněnou anketu.

Po aktivaci se zobrazí následující pole:

• Kdy odeslat info o anketě: Nastavte datum a čas, kdy má být respondentům zaslán první email s odkazem na anketu a výzvou k vyplnění
• Již odesláno: Indikátor, zda byl informační email již odeslán. Systém toto pole aktualizuje automaticky
• Do kdy nutno vyplnit: Nastavte datum a čas, do kterého musí být anketa vyplněna. Pokud respondent anketu do této doby nevyplní, obdrží automatické emailové upozornění

Systém automaticky sleduje, kdo anketu vyplnil, a zasílá upozornění pouze těm, kteří tak dosud neučinili.

Vizuální a obsahové nastavení

Anonymní: Zaškrtnutím tohoto políčka vytvoříte anonymní anketu. Systém nebude ukládat informaci o tom, kdo konkrétně anketu vyplnil. Toto nastavení je vhodné pro citlivé dotazníky, kde chcete zajistit anonymitu respondentů.

Logo: Nahrajte obrázek loga, které se zobrazí v pravém horním rohu ankety. Doporučený rozměr je 300 × 150 pixelů. Logo pomáhá vizuálně identifikovat účel ankety.

Úvodní text: Zadejte text, který se zobrazí respondentům před první otázkou. Využijte ho k vysvětlení účelu ankety, očekávané doby vyplnění nebo jiných důležitých informací. Toto pole je volitelné.

Text na konci: Zadejte text, který se zobrazí po dokončení ankety. Výchozí text je "Děkujeme za vyplnění". Můžete ho změnit například na poděkování s dalšími instrukcemi.

Barva tlačítka další: Zvolte barvu tlačítka Další, které respondenti používají k přechodu mezi otázkami. Výchozí barva je modrá (#337ab7).

Možnost jít zpět v anketě: Zaškrtnutím tohoto políčka povolíte respondentům vracet se k předchozím otázkám pomocí tlačítka Předchozí. Pokud není zaškrtnuto, respondenti mohou postupovat pouze vpřed.

Úprava otázek

Po vytvoření ankety je třeba přidat otázky. Klikněte na tlačítko Otázky u příslušné ankety v tabulce správy anket.

Přidání otázky

1. V editoru otázek klikněte na tlačítko Přidat novou otázku
2. Zadejte text otázky
3. Vyberte typ otázky (textové pole, výběr z možností, hodnocení atd.)
4. Nastavte další parametry specifické pro daný typ otázky
5. Volitelně nastavte barvu čísla otázky pro vizuální odlišení
6. Uložte otázku tlačítkem Uložit

Typy otázek

Systém podporuje různé typy otázek umožňující sbírat různé druhy dat:

• Textové pole pro krátké odpovědi
• Víceřádkové textové pole pro delší odpovědi
• Výběr jedné možnosti z nabídky
• Výběr více možností současně
• Hodnotící škály
• Datum a čas

Podmíněné zobrazování otázek

Můžete nastavit, že se určité otázky zobrazí pouze za splnění konkrétních podmínek. Například pokud respondent v otázce č. 3 odpoví "Ano", zobrazí se mu otázka č. 4, jinak bude přeskočena.

Podmínky nastavíte v editaci každé otázky. Tato funkce umožňuje vytvářet dynamické ankety přizpůsobené odpovědím respondenta.

Změna pořadí otázek

Otázky můžete přeuspořádat pomocí funkce přetažení nebo pomocí tlačítek pro změnu pořadí. Pořadí otázek odpovídá posloupnosti, ve které budou zobrazeny respondentům.

Správa existujících anket

V sekci Správa anket vidíte tabulku se všemi anketami vaší společnosti. Pro každou anketu jsou dostupné následující akce:

Editace ankety

Kliknutím na tlačítko Upravit otevřete formulář pro úpravu základních nastavení ankety. Můžete změnit název, časové období, vizuální styl a další parametry popsané výše.

Upozornění: Úprava již rozeslané ankety může ovlivnit konzistenci získaných dat. Doporučujeme editovat pouze ankety, které ještě nebyly vyplněny.

Kopírování ankety

Funkce kopírování umožňuje vytvořit duplicitní verzi existující ankety včetně všech otázek a nastavení. Postup:

1. Klikněte na tlačítko Kopírovat u ankety, kterou chcete duplikovat
2. Systém vytvoří novou anketu s názvem "Kopie - [původní název]"
3. Upravte název a další nastavení podle potřeby
4. Zkontrolujte a případně upravte otázky

Tato funkce je užitečná, pokud pravidelně provádíte podobné ankety a nechcete je vytvářet od začátku.

Mazání ankety

Pro smazání ankety klikněte na tlačítko Smazat. Anketa nebude trvale odstraněna, ale přesunuta do koše. Smazané ankety můžete zobrazit kliknutím na červené tlačítko Smazané v horní části tabulky.

Obnovení smazané ankety

V zobrazení smazaných anket můžete každou anketu obnovit kliknutím na tlačítko Obnovit. Anketa se vrátí do běžného seznamu anket a bude opět dostupná pro použití.

Výsledky anket

Prohlížení výsledků

K výsledkům anket přistupujete v sekci Výsledky anket. Zobrazí se seznam všech anket s možností zobrazit detailní výsledky.

Po kliknutí na konkrétní anketu se zobrazí:

• Statistiky odpovědí - agregované výsledky pro každou otázku, grafy a přehledy nejčastějších odpovědí
• Seznam vyplněných anket - tabulka všech respondentů, kteří anketu vyplnili, včetně data a času vyplnění
• Detail jednotlivých odpovědí - možnost zobrazit kompletní odpovědi konkrétního respondenta kliknutím na jeho záznam v tabulce

U anonymních anket není zobrazena identifikace respondentů.

Export dat

Výsledky anket můžete exportovat do tabulkového procesoru pro další analýzu.

Export do Excelu

1. V detailu výsledků ankety klikněte na tlačítko Export do Excelu
2. Systém vygeneruje soubor obsahující všechny odpovědi
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Formát exportovaných dat

Exportovaný soubor obsahuje:

• Sloupce pro jednotlivé otázky
• Řádky pro jednotlivé respondenty
• Informace o datu a času vyplnění
• U identifikovaných anket jméno respondenta
• U anonymních anket pouze číslo pořadí vyplnění

Pokročilé funkce

Externí ankety (pro zákazníky)

Externí ankety umožňují sbírat zpětnou vazbu od lidí mimo vaši organizaci, například od zákazníků, dodavatelů nebo partnerů.

Vytvoření ankety s unikátním odkazem

1. Při vytváření ankety vyberte možnost Unikátní odkaz v sekci Přístupná uživatelům
2. Po uložení ankety systém vygeneruje speciální URL adresu
3. Tuto adresu zkopírujte a sdílejte s cílovými respondenty
4. Respondenti nemusí být přihlášeni do systému a vyplní anketu přímo přes tento odkaz

Požadavek na email respondenta

U externích anket můžete nastavit povinné vyplnění emailové adresy respondenta. To vám umožní:

• Identifikovat respondenty (i u jinak anonymních anket)
• Kontaktovat respondenty v případě potřeby
• Zabránit vícenásobnému vyplnění od stejné osoby

Sdílení odkazu

Vygenerovaný odkaz můžete sdílet těmito způsoby:

• Zaslání v emailové kampani
• Umístění na webové stránky
• Sdílení v newsletteru
• Publikování na sociálních sítích
• Zaslání SMS zprávou

Bezpečnostní tip: Odkaz je veřejný a kdokoli s ním může anketu vyplnit. Nesdílejte ho veřejně, pokud chcete omezit okruh respondentů.

Požadování vyplnění

Funkce požadování vyplnění zajišťuje, že vaši zaměstnanci budou na anketu upozorněni a vyzvání k jejímu vyplnění.

Nastavení automatických upozornění

1. Při vytváření nebo úpravě ankety zaškrtněte pole Požadovat vyplnění
2. Nastavte datum a čas prvního upozornění v poli Kdy odeslat info o anketě
3. Nastavte konečný termín v poli Do kdy nutno vyplnit
4. Uložte anketu

Harmonogram emailů

Systém automaticky provede následující akce:

1. V nastavený čas odešle všem vybraným respondentům email s odkazem na anketu a výzvou k vyplnění
2. Průběžně sleduje, kdo anketu vyplnil
3. Po uplynutí termínu pro vyplnění odešle připomínku těm, kteří anketu dosud nevyplnili

Sledování dokončení

V detailu výsledků ankety vidíte přehled, kteří respondenti anketu již vyplnili a kteří ne. To vám umožňuje sledovat míru návratnosti a případně kontaktovat jednotlivce s osobní připomínkou.

Anonymní ankety

Kdy použít anonymitu

Anonymní ankety doporučujeme používat v těchto situacích:

• Průzkumy spokojenosti zaměstnanců, kde mohou být odpovědi citlivé
• Hodnocení nadřízených nebo kolegů
• Dotazníky týkající se firemní kultury a pracovního prostředí
• Témata, kde může být obava z negativních důsledků za upřímné odpovědi
• Situace, kdy chcete povzbudit k otevřené a upřímné zpětné vazbě

Dopad na výsledky

U anonymních anket mějte na paměti:

• Nebudete moci identifikovat konkrétní respondenty
• Nemůžete kontaktovat respondenta s doplňujícími dotazy
• Nelze ověřit, kdo anketu vyplnil a kdo ne (u interních anket se to sleduje, ale nezobrazuje se to ve výsledcích)
• Výsledky jsou čistě statistické bez možnosti personalizace
• Respondenti jsou obvykle otevřenější a upřímnější

Nastavení a konfigurace (pro správce)

Přístup k modulu Ankety

Modul Ankety je součástí hlavního menu systému eIntranet. Po přihlášení ho naleznete v seznamu dostupných modulů. Zobrazení modulu závisí na vašich přístupových právech nastavených administrátorem systému.

Systém práv k modulu

Administrátor systému může jednotlivým uživatelům přidělit různé úrovně přístupu k modulu Ankety. Práva se nastavují v modulu správy uživatelů v sekci přístupových oprávnění.

Uživatelská práva

Modul Ankety využívá čtyři úrovně přístupových práv, které určují, co můžete v modulu dělat:

Úrovně přístupu

Bez přístupu

Uživatel nemá přístup k modulu Ankety a modul se mu nezobrazuje v menu systému. Tuto úroveň mají uživatelé, kteří s anketami vůbec nepracují.

Vyplňování anket

Základní úroveň přístupu umožňující:

• Zobrazení sekce Moje ankety
• Vyplňování anket přidělených uživateli
• Prohlížení seznamu dostupných anket

Tuto úroveň mají běžní zaměstnanci, kteří mají vyplňovat firemní ankety.

Zobrazení výsledků

Rozšířená úroveň zahrnující vše z předchozí úrovně a navíc:

• Přístup k sekci Výsledky anket
• Prohlížení statistik všech anket
• Zobrazení detailů jednotlivých vyplněných anket
• Export výsledků do Excelu

Tato úroveň je vhodná pro vedoucí pracovníky a analytiky, kteří potřebují vyhodnocovat zpětnou vazbu.

Plná správa

Nejvyšší úroveň zahrnující vše z předchozích úrovní a navíc:

• Přístup k sekci Správa anket
• Vytváření nových anket
• Úprava existujících anket
• Tvorba a úprava otázek
• Kopírování anket
• Mazání a obnovování anket
• Nastavení všech parametrů anket včetně pokročilých funkcí
• Správa externích anket s unikátním odkazem

Tuto úroveň mají správci anket, HR specialisté a další uživatelé odpovědní za přípravu a vedení anket.

Tipy a osvědčené postupy

Jak efektivně tvořit ankety

• Definujte jasný cíl - před vytvořením ankety si ujasněte, jaké informace chcete získat a jak je využijete
• Buďte struční - dlouhé ankety mají nižší míru dokončení. Omezte počet otázek na minimum nutné pro dosažení vašeho cíle
• Používejte jasnou formulaci - otázky musí být srozumitelné a jednoznačné. Vyhněte se odborným termínům bez vysvětlení
• Logické pořadí - uspořádejte otázky od obecných k specifickým a seskupte související témata
• Testujte před odesláním - vyzkoušejte anketu sami nebo na malé skupině kolegů, abyste odhalili případné nejasnosti
• Vizuální atraktivita - využijte loga, barev a úvodního textu k vytvoření profesionálního dojmu

Jaké typy otázek používat

• Uzavřené otázky s možnostmi - pro sběr strukturovaných dat a snadné vyhodnocení (např. "Jak jste spokojeni s... Velmi spokojený / Spokojený / Neutrální / Nespokojený")
• Hodnotící škály - pro měření intenzity názoru nebo spokojenosti (např. hodnocení 1-5, 1-10)
• Textové odpovědi - pro otevřené komentáře a detailní zpětnou vazbu, ale používejte střídmě
• Vícenásobný výběr - pokud může být správných více odpovědí současně
• Podmíněné otázky - pro získání detailních informací pouze tam, kde je to relevantní

Kdy použít anonymitu

Použijte anonymní ankety když:

• Témata jsou citlivá nebo osobní
• Chcete upřímnou zpětnou vazbu bez obav z důsledků
• Hodnotíte nadřízené nebo firemní vedení
• Dotazujete se na firemní kulturu a mezilidské vztahy
• Provádíte průzkumy spokojenosti zaměstnanců

Nepoužívejte anonymitu když:

• Potřebujete kontaktovat respondenty s doplňujícími dotazy
• Plánujete personalizované následné akce
• Chcete sledovat, kdo anketu vyplnil a kdo ne
• Potřebujete propojit odpovědi s dalšími daty o zaměstnancích

Jak motivovat k vyplnění

• Vysvětlete účel - v úvodním textu jasně sdělte, proč anketu provádíte a jak budou výsledky využity
• Garantujte akci - ujistěte respondenty, že jejich zpětná vazba povede ke konkrétním změnám
• Komunikujte výsledky - po vyhodnocení sdílejte hlavní zjištění a plánované kroky
• Časový odhad - uveďte přibližnou dobu potřebnou k vyplnění (např. "Vyplnění zabere cca 5 minut")
• Vhodný timing - posílejte ankety v pracovní době a vyhněte se přetížení respondentů množstvím anket
• Deadline - jasně stanovenou lhůtu pro vyplnění s automatickými připomínkami
• Podpora managementu - požádejte vedoucí pracovníky o podporu vyplňování ankety

Best practices pro externí ankety

• Profesionální vzhled - použijte firemní logo a barvy pro posílení důvěryhodnosti
• Mobilní přívětivost - ověřte, že anketa vypadá dobře i na mobilních zařízeních
• Jasná identifikace - v úvodním textu uveďte, kdo anketu provádí a za jakým účelem
• Ochrana dat - informujte respondenty, jak budete nakládat s jejich odpověďmi a osobními údaji
• Poděkování - v závěrečném textu vyjádřete upřímné poděkování za čas věnovaný vyplnění
• Sledování míry odezvy - pravidelně kontrolujte počet vyplněných anket a v případě nízké odezvy upravte komunikaci
• Vyhněte se spamu - nesdílejte odkaz na veřejných fórech nebo místech, kde může být zneužit
• Testování - před masovým rozesláním vyzkoušejte celý proces vyplnění z pohledu externího uživatele

---

Datum poslední aktualizace: 10. listopadu 2025