Knihy jízd - Uživatelská dokumentace

Úvod do modulu

Modul Knihy jízd slouží k evidenci jízd firemních vozidel včetně sledování kilometrů, tankování, průměrné spotřeby a přípravy podkladů pro fakturaci zakázek. Systém podporuje tři typy vozidel: osobní automobily, TIR (nákladní vozy) a stroje. Modul je úzce propojen s evidencí vozidel a cestovními příkazy.

Hlavní funkce modulu

• Evidence jednotlivých jízd pro každé vozidlo s podrobným zápisem trasy a účelu
• Automatický výpočet stavů kilometrů a kontrola konzistence záznamů
• Sledování tankování a průměrné spotřeby paliva
• Rozdělení kilometrů na služební a soukromé jízdy (u osobních vozidel)
• Příprava podkladů pro fakturaci jízd podle zakázek
• Export jízd do cestovních příkazů
• Kontrola servisních intervalů při zápisu jízd

Typy vozidel a jejich specifika

Typ vozidla	Ikona	Co se eviduje	Specifické vlastnosti
Osobní auto	Auto	Kilometry, tankování	Rozlišení služebních a soukromých km
TIR (nákladní)	Nákladní vůz	Kilometry, tankování	Pouze služební jízdy
Stroj	Ozubené kolo	Pracovní hodiny	Bez kilometrů, pouze časový záznam

Přístup k modulu a oprávnění

Úrovně přístupových práv

Systém pracuje se dvěma úrovněmi oprávnění:

• rights_kj = 0 (základní uživatel): Uživatel má přístup pouze k vozidlům, ke kterým byl explicitně přiřazen jako řidič. Může zapisovat a editovat pouze své vlastní jízdy. Vidí pouze knihu jízd svých vozidel.
• rights_kj = 1 (administrátor): Uživatel má přístup ke všem vozidlům ve firmě. Může upravovat všechny záznamy a má přístup k dodatečným přehledům "Knihy jízd všech" a "Přehled dle zakázek".

Omezení editace záznamů

Z důvodu zajištění konzistence dat platí následující pravidla:

• Standardně lze editovat pouze poslední zapsanou jízdu (kvůli vazbě stavů kilometrů)
• Pro každé vozidlo lze nastavit, kolik dní zpět lze záznamy upravovat (parametr "Počet dní zpět pro úpravy")
• Po uplynutí této lhůty jsou záznamy pouze ke čtení (kromě administrátorů modulu)
• Smazat lze vždy pouze poslední jízdu (a to jen vlastní nebo jako administrátor)

Základní ovládání

Výběr vozidla

Po otevření modulu se zobrazí horní panel s ikonami všech vozidel, ke kterým máte přístup. Každá ikona obsahuje:

• Symbol typu vozidla (auto, nákladní vůz, stroj)
• Název vozidla
• SPZ (státní poznávací značka)

Kliknutím na ikonu vozidla se zobrazí jeho kniha jízd. Pokud máte přístup k více než 10 vozidlům, místo ikon se zobrazí rozbalovací seznam pro výběr.

Zobrazení pro administrátory

Uživatelé s administrátorským oprávněním (rights_kj = 1) vidí kromě jednotlivých vozidel další dva přehledy:

• Přehled dle zakázek (ikona koláčový graf): Souhrnný přehled jízd seskupený podle zakázek s výpočtem fakturačních cen - slouží jako podklad pro vystavení faktur zákazníkům
• Knihy jízd všех (ikona databáze): Společný přehled všech jízd všech vozidel ve firmě v jedné tabulce

Filtrování podle období

V každém zobrazení můžete filtrovat jízdy podle měsíce a roku pomocí rozbalovacího seznamu "Zobrazit období". Systém nabízí aktuální měsíc a 12 měsíců zpět. Výběrem "Vše" zobrazíte všechny záznamy bez časového omezení.

Zápis nové jízdy

Otevření formuláře

Pro zapsání nové jízdy klikněte na zelené tlačítko "Přidat jízdu" v pravém horním rohu knihy jízd. Otevře se dialogové okno s formulářem pro zápis jízdy.

Základní údaje jízdy

Všechny typy vozidel vyžadují následující základní informace:

• Vozidlo: Předvyplněno, nelze měnit (je určeno výběrem z horního panelu)
• Řidič: Vyberte ze seznamu přiřazených řidičů vozidla. Pokud není nastaven žádný řidič, formulář neumožní uložení - nejprve je třeba v nastavení vozidla přiřadit řidiče.
• Datum: Datum jízdy. Automaticky se předvyplní poslední datum použité pro toto vozidlo (nebo dnešní datum).
• Čas od - do: Časový rozsah jízdy ve formátu hodiny:minuty. Systém automaticky předvyplní čas podle předchozí jízdy nebo výchozí čas nastavený pro vozidlo.

Údaje o trase (pouze pro auta a TIR)

U osobních a nákladních vozidel zadáváte trasu jízdy:

• Odkud (město, ulice): Počáteční místo. Můžete vybrat z historie již použitých adres nebo zadat novou. Pro přepsání existující adresy na ni klikněte a stiskněte Backspace. Automaticky se předvyplní cílové místo z předchozí jízdy.
• Přes: Volitelné - mezilehlá místa na trase
• Kam (město, ulice): Cílové místo. Stejně jako u pole "Odkud" můžete vybrat z historie nebo zadat nové místo.

Tip: Pokud vyberete stejnou kombinaci "odkud" a "kam", kterou jste již někdy v minulosti použili, systém automaticky doplní počet kilometrů podle předchozího záznamu. Pokud jste však jeli jinou trasou, můžete kilometry ručně upravit.

Účel jízdy

• Důvod: Stručný popis účelu jízdy (např. "Jednání s klientem", "Doprava materiálu"). Můžete vybrat z historie nebo zadat nový důvod. Automaticky se předvyplní poslední použitý důvod.
• Zakázka: Číslo nebo název zakázky, ke které jízda náleží. Toto pole je klíčové pro pozdější fakturaci - jízdy se stejnou zakázkou se seskupí v přehledu dle zakázek.

Stav kilometrů (pouze pro auta a TIR)

Systém pracuje s přesným záznamem stavu tachometru:

• Stav km začátek: Automaticky se vyplní stavem konec z předchozí jízdy. Toto pole je pouze ke čtení - zajišťuje navazující řetězec záznamů.
• Stav km konec: Zadejte aktuální stav tachometru na konci jízdy. Musí být vyšší než stav začátek.
• Služebně km: Počet kilometrů ujetých služebně. Automaticky se vypočítá jako rozdíl stavu km konec - stav km začátek. Můžete upravit, pokud část jízdy byla soukromá.
• Soukromě km (pouze osobní vozidla): Počet kilometrů ujetých soukromě. Pokud vyplníte služebně km, soukromě km se automaticky dopočítá jako zbytek. A naopak - pokud vyplníte soukromě km, dopočítají se služebně km.

Kontrola: Součet služebně km + soukromě km musí být roven celkovým ujetým kilometrům (stav km konec - stav km začátek).

Pracovní hodiny (pouze pro stroje)

U strojů se evidují pouze pracovní hodiny bez kilometrů:

• Čas od - do: Systém automaticky vypočítá počet pracovních hodin z časového rozsahu
• Pole s trasou a kilometry se u strojů nezobrazují

Tankování a spotřeba (pouze pro auta a TIR)

Pro sledování spotřeby paliva můžete při každém tankování zaznamenat:

• Tankování (litrů): Počet natankovaných litrů paliva. Zadávejte s přesností na dvě desetinná místa (např. 45.50).
• Tankování při km: Stav tachometru v okamžiku tankování. Pokud jste tankovali na konci jízdy, automaticky se doplní hodnotou "stav km konec". Pokud jste tankovali během jízdy, zadejte přesný stav.

Výpočet průměrné spotřeby: Systém automaticky vypočítává průměrnou spotřebu podle vzorce: tankování (litry) děleno ((km při tankování - km předchozího tankování) děleno 100). Pro správný výpočet je důležité tankovat vždy plnou nádrž.

Vypočtená průměrná spotřeba se zobrazuje v tabulce jízd ve formátu "průměr X.XX l" pod údajem o tankování.

Fakturace

Pokud má vozidlo zapnutou fakturaci (nastaveno v konfiguraci vozidla), můžete zadat:

• Fakturační cena/km (nebo cena/hod u strojů nebo cena celkem): Cena za jednotku (kilometr, hodinu) nebo celková cena jízdy. Automaticky se předvyplní výchozí sazba nastavená pro vozidlo. Můžete ji upravit pro konkrétní jízdu.
• Faktura číslo: Po vystavení faktury zákazníkovi můžete zaznamenat číslo faktury, kterou jste jízdu vyfakturovali.

Typy fakturace:

• Za km/hod: Cena se násobí počtem kilometrů (služebně km) nebo hodin
• Cena celkem: Zadaná cena platí pro celou jízdu bez ohledu na kilometry/hodiny

Skutečné náklady

Pokud má vozidlo nastavenou sazbu skutečných nákladů na kilometr, systém automaticky vypočítá skutečné náklady jízdy jako: (služebně km + soukromě km) × sazba Kč/km. Toto pole je pouze informativní a slouží pro interní sledování nákladů.

Poznámka

Do volného textového pole Poznámka můžete zapsat jakékoliv doplňující informace k jízdě (např. "Objížďka kvůli uzavírce", "Spolujezdec Jan Novák").

Uložení záznamu

Po vyplnění všech povinných údajů klikněte na zelené tlačítko "Uložit". Systém provede následující kontroly:

• Kontrola, zda se časy jízdy nepřekrývají s jinou jízdou téhož vozidla (vozidlo nemůže být ve stejnou dobu na dvou místech)
• Validace stavů kilometrů (konec musí být vyšší než začátek)
• Kontrola součtu služebních a soukromých kilometrů
• Kontrola servisních intervalů - pokud vozidlo dosáhlo nebo překročilo servisní limit, zobrazí se upozornění

Pokud jsou všechny kontroly úspěšné, jízda se uloží a zobrazí se v tabulce knihy jízd.

Editace existující jízdy

Otevření jízdy k editaci

V tabulce knihy jízd klikněte na ikonu oka (zobrazit detail) u jízdy, kterou chcete upravit. Otevře se stejný formulář jako při zápisu nové jízdy, tentokrát vyplněný údaji z existujícího záznamu.

Omezení editace

Z důvodu zachování konzistence stavů kilometrů platí:

• Pokud uplynulo více dní od data jízdy, než je nastaveno v parametru "Počet dní zpět pro úpravy" vozidla, jsou všechna pole kromě poznámky, zakázky, důvodu a fakturačních údajů pouze ke čtení
• Administrátoři modulu (rights_kj=1) a administrátoři systému mohou upravovat jakýkoliv záznam bez časového omezení
• Údaj "Zapsal" zobrazuje, kdo a kdy záznam původně vytvořil

Co lze vždy editovat

I u starších záznamů lze běžně upravovat:

• Zakázku
• Důvod
• Fakturační cenu a číslo faktury
• Poznámku

Přepočet navazujících záznamů

Pokud jako administrátor upravíte starší záznam a změníte stav kilometrů nebo datum a čas, systém automaticky přepočítá stavy kilometrů u všech následujících jízd téhož vozidla, aby byla zachována konzistence řetězce záznamů.

Zobrazení knihy jízd vozidla

Struktura tabulky pro osobní a nákladní vozidla

Tabulka zobrazuje všechny jízdy vybraného vozidla se sloupci:

Sloupec	Popis
Datum	Datum jízdy ve formátu den.měsíc.rok
Čas od - do	Časový rozsah jízdy
Řidič	Jméno a příjmení řidiče
Odkud	Počáteční místo jízdy
Přes	Mezilehlá místa na trase
Kam	Cílové místo jízdy
Důvod	Účel jízdy
Zakázka	Číslo zakázky
Fakturační cena/km	Cena za kilometr (zobrazuje se pouze pokud je pro vozidlo aktivována fakturace)
Faktura číslo	Číslo vystavené faktury (zobrazuje se pouze pokud je pro vozidlo aktivována fakturace)
Stav km zač.	Stav tachometru na začátku jízdy
Stav km kon.	Stav tachometru na konci jízdy
Služebně km	Počet služebně ujetých kilometrů
Soukromě km	Počet soukromě ujetých kilometrů
Tankování / pr. spotřeba	Počet natankovaných litrů a pod ním průměrná spotřeba vypočtená od posledního tankování
Akce	Ikony pro zobrazení detailu, smazání (pouze poslední záznam) a přidání do cestovního příkazu

Struktura tabulky pro stroje

U strojů se nezobrazují sloupce související s trasou a kilometry, místo toho je sloupec:

Sloupec	Popis
Hodin	Počet pracovních hodin vypočtený z času od - do

Akce v tabulce

Ve sloupci Akce najdete ikony pro práci se záznamem:

• Ikona oka: Zobrazení detailu a editace jízdy - dostupné pro všechny záznamy
• Ikona křížku: Smazání jízdy - zobrazuje se pouze u poslední jízdy a pouze pokud jste ji zapsali vy nebo jste administrátor
• Ikona šipky doprava: Přidání jízdy do cestovního příkazu - dostupné pro vlastní jízdy nebo jako administrátor (vyžaduje aktivní modul Cestovní příkazy)

Funkce tabulky

Tabulka podporuje standardní funkce DataTables:

• Řazení: Kliknutím na záhlaví sloupce řadíte data vzestupně/sestupně
• Vyhledávání: Vpravo nahoře můžete zadat text pro fulltextové vyhledávání ve všech sloupcích
• Stránkování: Vlevo nahoře zvolíte počet řádků na stránku (10, 25, 50, 100 nebo vše)
• Export: Tlačítka pro export do Excelu, tisk a výběr viditelných sloupců

Knihy jízd všech vozidel

Přístup k přehledu

Tento přehled je dostupný pouze administrátorům modulu (rights_kj=1). Zobrazí se po kliknutí na panel "Knihy jízd všech" s ikonou databáze v horním panelu.

Obsah přehledu

Tabulka obsahuje všechny jízdy všech vozidel ve firmě v jednom přehledu. Kromě sloupců z běžné knihy jízd přibývají:

• SPZ: Státní poznávací značka vozidla
• Název: Název vozidla

Záznamy jsou řazeny chronologicky podle data a času jízdy. I zde můžete filtrovat podle období pomocí rozbalovacího seznamu.

Využití přehledu

Tento přehled slouží zejména pro:

• Kontrolu využití celého vozového parku
• Porovnání jízd napříč vozidly
• Export kompletních dat pro externí zpracování
• Dohledávání konkrétních jízd, když si nejste jisti, kterým vozidlem byly provedeny

Přehled dle zakázek

Účel přehledu

Přehled dle zakázek je klíčový nástroj pro přípravu podkladů k fakturaci. Seskupuje jízdy podle zakázek a vypočítává fakturační ceny. Přístup mají pouze administrátoři modulu (rights_kj=1).

Filtrování dat

Před zobrazením přehledu je vhodné nastavit filtry v rozbalovacím panelu (otevřete kliknutím na ikonu plus):

• Datum od - do: Časové období, ze kterého chcete jízdy zahrnout
• Vozidlo: Můžete omezit přehled pouze na vybrané vozidlo nebo vybrat "vše"
• Zakázka: Můžete vybrat konkrétní zakázku ze seznamu již použitých zakázek
• Odpracoval: Můžete filtrovat podle konkrétního řidiče

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko "Vyhledat" pro aplikování filtrů. Tlačítkem "Zrušit filtr" vrátíte zobrazení do výchozího stavu.

Struktura přehledu

Tabulka zobrazuje pouze jízdy vozidel, která mají zapnutou fakturaci, a obsahuje sloupce:

Sloupec	Význam
Datum	Datum jízdy
Zakázka	Číslo nebo název zakázky
Vozidlo	Název a SPZ vozidla
Odpracoval	Jméno řidiče
Km osobní	Počet služebních kilometrů ujetých osobním vozem
Km TIR	Počet služebních kilometrů ujetých nákladním vozem
Čas (pro stroje) v hod.	Počet pracovních hodin stroje
Cena/jednotku	Fakturační cena za km/hod nebo celková cena
Cena celkem	Vypočtená celková cena jízdy (km/hod × cena nebo celková cena)
Od, Přes, Kam	Trasa jízdy
Důvod	Účel jízdy
Poznámka	Volná poznámka k jízdě

Součty v patičce tabulky

V dolní části tabulky se automaticky zobrazují celkové součty:

• Celkem km osobní - součet kilometrů všech osobních vozidel
• Celkem km TIR - součet kilometrů všech nákladních vozidel
• Celkem hod - součet hodin všech strojů
• Celkem cena - celková částka k fakturaci za všechny zobrazené jízdy

Práce s přehledem

1. Nastavte filtr na požadované období a případně na konkrétní zakázku
2. Zkontrolujte, zda všechny jízdy mají vyplněnu zakázku a fakturační cenu
3. Pokud nějaké údaje chybí, vraťte se do knihy jízd příslušného vozidla a doplňte je
4. Exportujte data do Excelu pomocí tlačítka "Excel" pro další zpracování
5. Po vystavení faktury se vraťte k jednotlivým jízdám a doplňte číslo faktury

Integrace s cestovními příkazy

Přidání jízdy do cestovního příkazu

Pokud máte aktivní modul Cestovní příkazy, můžete jízdy z knihy jízd snadno přenést do vyúčtování pracovní cesty:

1. V tabulce knihy jízd klikněte na ikonu šipky doprava u jízdy, kterou chcete přidat do cestovního příkazu
2. Otevře se dialogové okno s výběrem cestovního příkazu
3. Zobrazují se pouze cestovní příkazy ve stavu "Založené" a "Čeká na schválení"
4. Vyberte požadovaný cestovní příkaz ze seznamu - zobrazuje se datum, název, jméno zaměstnance a typ cestovního příkazu
5. Klikněte na tlačítko "Uložit"

Co se překopíruje

Do cestovního příkazu se nakopírují údaje o jízdě do sekce "Vyúčtování pracovní cesty" jako nový řádek s trasou, kilometry a náklady.

Dokončení přenosu

Po nakopírování všech potřebných jízd:

1. Otevřete příslušný cestovní příkaz v modulu Cestovní příkazy
2. Zkontrolujte přenesená data
3. Doplňte případné další údaje (např. parkovné, dálniční známky)
4. Uložte cestovní příkaz

Kontrola servisních intervalů

Automatické upozornění při zápisu

Pokud je vozidlo evidováno také v modulu Evidence vozidel a má nastavený servisní plán nebo termín servisu, systém při zápisu každé jízdy kontroluje:

• Zda počet kilometrů nepřekročil servisní limit stanovený v servisním plánu
• Zda aktuální datum nepřekročilo termín servisu

Pokud byl překročen servisní interval, po uložení jízdy se zobrazí upozornění s informací:

• Při kolika kilometrech má být proveden servis
• Popis servisního úkonu
• Výzva k zajištění servisu

Přechod do evidence vozidel

Pokud je vozidlo evidováno také v modulu Evidence vozidel, v pravém horním rohu knihy jízd se zobrazí tlačítko "Evidence vozidel" s ikonou externího odkazu. Kliknutím se přesunete přímo do detailu vozidla, kde můžete zkontrolovat servisní plán nebo zaznamenat provedení servisu.

Nastavení vozidla

Základní parametry

Každé vozidlo v knize jízd má následující nastavitelné parametry (přístupné v modulu Nastavení nebo administrátorům přímo z knihy jízd):

• SPZ: Státní poznávací značka vozidla
• Název: Popisný název vozidla (např. "Firemní Škoda Octavia")
• Typ vozidla: Osobní / TIR / Stroj - určuje, jaká pole se budou evidovat
• Výchozí stav km: Počáteční stav tachometru při zařazení vozidla do evidence (použije se pro první záznam, pokud ještě není žádná jízda)

Přiřazení řidičů

Pro každé vozidlo musíte přiřadit minimálne jednoho řidiče. Pouze přiřazení řidiči mohou být vybráni při zápisu jízdy. Přiřazení také určuje, kteří uživatelé (s právem rights_kj=0) mají k vozidlu přístup.

Fakturační nastavení

• Používat fakturační cenu: Zapnuto/vypnuto - určuje, zda se u jízd tohoto vozidla evidují fakturační údaje
• Typ fakturace:
  • Za km/hod - cena se násobí počtem kilometrů/hodin
  • Celková cena - pevná cena za jízdu bez ohledu na délku
• Fakturační cena: Výchozí sazba v Kč, která se automaticky doplní při zápisu nové jízdy (lze u každé jízdy individuálně upravit)

Skutečné náklady

• Skutečné náklady - sazba Kč/km: Pokud je nastavena, systém automaticky vypočítá skutečné náklady každé jízdy jako (služebně km + soukromě km) × sazba. Slouží pro interní sledování nákladovosti vozového parku.

Pravidla vyplňování

• Musí být vyplněno do dne v měsíci: Pokud je nastaveno (např. 5), systém vyžaduje, aby byly všechny jízdy z minulého měsíce zapsány nejpozději 5. den následujícího měsíce
• Musí být vyplněno - kontrola X dní zpět: Systém kontroluje, zda poslední zapsaná jízda není starší než uvedený počet dní (např. kontrola 7 dní zpět = poslední jízda nesmí být starší než před 7 dny)

Tyto kontroly provádí automatický cron skript, který odesílá upomínky odpovědným osobám.

Výchozí časy

• Výchozí čas od: Automaticky se doplní do pole "Čas od" při zápisu nové jízdy (např. 07:00)
• Výchozí čas do: Automaticky se doplní do pole "Čas do" při zápisu nové jízdy (např. 16:00)

Omezení editace

• Počet dní zpět pro úpravy: Určuje, kolik dní zpět mohou běžní uživatelé (ne administrátoři) upravovat záznamy jízd. Po uplynutí této doby jsou záznamy pouze ke čtení.

Časté pracovní postupy

Denní zápis jízd

1. Otevřete modul Knihy jízd
2. Vyberte vozidlo, kterým jste jeli
3. Klikněte na "Přidat jízdu"
4. Systém předvyplní: datum (dnešní), řidiče (vy), čas (navazující na předchozí jízdu nebo výchozí), odkud (cíl předchozí jízdy)
5. Doplňte: kam jste jeli, důvod, zakázku
6. Zapište stav tachometru na konci jízdy
7. Pokud jste tankovali, doplňte litry a km při tankování
8. Uložte

Opakovaná jízda na stejné místo

1. Při zápisu jízdy vyberte v poli "Odkud" výchozí místo
2. V poli "Kam" vyberte cílové místo - pokud jste tuto kombinaci již použili, systém automaticky doplní počet kilometrů
3. Zkontrolujte a případně upravte km (pokud jste jeli jinou trasou)
4. Doplňte ostatní údaje a uložte

Služební jízda se soukromým návratem

1. Při zápisu jízdy zadejte celkový stav km konec (služební + soukromá část)
2. Do pole "Služebně km" zadejte pouze kilometry ujeté služebně
3. Systém automaticky dopočítá "Soukromě km" jako rozdíl
4. Případně můžete zadat nejprve soukromé km a systém dopočítá služební

Příprava podkladů pro fakturaci zakázky

1. Během měsíce u každé jízdy vyplňujte pole "Zakázka" - používejte jednotné označení (např. "Z2025-001")
2. Na konci období přejděte do přehledu "Přehled dle zakázek"
3. Nastavte filtr na požadované období a případně konkrétní zakázku
4. Zkontrolujte, zda všechny jízdy mají vyplněnu fakturační cenu
5. Poznamenejte si celkovou částku z patičky tabulky
6. Exportujte data do Excelu pro přílohu faktury
7. Po vystavení faktury se vraťte k jednotlivým jízdám a do pole "Faktura číslo" zapište číslo vystavené faktury

Měsíční kontrola vozového parku

1. Přejděte do přehledu "Knihy jízd všech"
2. Nastavte filtr období na kontrolovaný měsíc
3. Zkontrolujte, zda všechna vozidla mají zapsané jízdy (pokud byla používána)
4. Ověřte průměrné spotřeby - výrazné odchylky mohou signalizovat technický problém
5. Zkontrolujte, zda nejsou jízdy se stejným časem u různých vozidel téhož řidiče
6. Exportujte data pro archivaci nebo reporting

Vyúčtování pracovní cesty

1. Nejprve v modulu Cestovní příkazy založte nový cestovní příkaz
2. Přejděte do Knih jízd a vyberte vozidlo, kterým jste cestovali
3. U každé jízdy, která patří k pracovní cestě, klikněte na ikonu šipky doprava
4. Vyberte svůj cestovní příkaz ze seznamu
5. Po nakopírování všech jízd přejděte zpět do modulu Cestovní příkazy
6. Otevřete cestovní příkaz, zkontrolujte data a doplňte ostatní náklady
7. Uložte a odešlete ke schválení

Řešení problémů a časté dotazy

Nemohu uložit jízdu - chyba překrývání časů

Problém: Při ukládání se zobrazí chyba "Vozidlo nemůže ve stejnou dobu jet na 2 místa".

Řešení: Zkontrolujte, zda již nemáte zapsanou jinou jízdu s překrývajícím se časem pro stejné vozidlo a stejný den. Opravte čas začátku nebo konce tak, aby jízdy časově na sebe navazovaly. Pokud jde o chybu ve starším záznamu, nejprve opravte ten.

Stav km začátek je nesprávný

Problém: Pole "Stav km začátek" obsahuje nesprávnou hodnotu.

Řešení: Pole "Stav km začátek" se automaticky vyplňuje z pole "Stav km konec" předchozí jízdy. Nelze ho přímo editovat. Pokud je hodnota nesprávná, musíte opravit "Stav km konec" u předchozí jízdy. Po opravě se správná hodnota automaticky promítne do všech navazujících jízd. Pokud nemáte oprávnění opravit předchozí jízdu (je starší než povolený počet dní), kontaktujte administrátora modulu.

Nemohu editovat starší jízdu

Problém: Pole formuláře jsou pouze ke čtení (disabled), nemohu upravit údaje.

Řešení: Pokud je jízda starší než počet dní nastavený v parametru "Počet dní zpět pro úpravy" vozidla, většina polí je automaticky uzamčena. Upravit můžete stále: zakázku, důvod, fakturační údaje a poznámku. Pokud potřebujete upravit jiné údaje, kontaktujte administrátora modulu nebo administrátora systému.

Průměrná spotřeba se nezobrazuje nebo je nesmyslná

Problém: Sloupec průměrné spotřeby je prázdný nebo obsahuje nereálnou hodnotu.

Řešení: Průměrná spotřeba se vypočítává až po druhém tankování (potřebuje porovnat dva stavy km při tankování). Pokud jste zatím tankovali pouze jednou, průměrná spotřeba se nezobrazí. Nereálná hodnota může vzniknout, pokud při tankování nebyla nádrž plná nebo pokud je chybně zapsán stav km při tankování. Zkontrolujte záznamy tankování a ověřte, zda pole "Tankování při km" obsahuje správný stav tachometru.

Nemohu vybrat vozidlo - není v seznamu

Problém: V horním panelu se nezobrazuje vozidlo, které potřebuji.

Řešení: Zobrazují se pouze vozidla, ke kterým jste přiřazeni jako řidič (pokud máte právo rights_kj=0) nebo všechna vozidla firmy (pokud máte rights_kj=1). Pokud vozidlo chybí, kontaktujte administrátora s žádostí o přiřazení k vozidlu. Případně může být vozidlo smazáno (deleted=1) - pak je nutné jej nejprve obnovit.

Při výběru trasy se nedoplní kilometry

Problém: Vybral jsem "Odkud" a "Kam", ale pole s kilometry zůstala prázdná.

Řešení: Automatické doplnění kilometrů funguje pouze tehdy, pokud jste danou kombinaci odkud-kam již v minulosti použili u téhož vozidla. Pokud je to první jízda na danou trasu, musíte kilometry zadat ručně. Po prvním zápisu se při příštím použití stejné trasy kilometry doplní automaticky.

Nepočítají se správně služebně a soukromě km

Problém: Součet služebních a soukromých kilometrů neodpovídá celkovým ujetým kilometrům.

Řešení: Systém automaticky dopočítává jednu hodnotu z druhé. Pokud zadáte služebně km, automaticky se vypočítají soukromě km = (stav km konec - stav km začátek) - služebně km. A naopak. Pokud ručně změníte obě hodnoty, může dojít k nesouladu. Nejprve zadejte stav km konec, pak služebně km (nebo soukromě km) a nechte systém dopočítat druhou hodnotu.

Nelze přidat jízdu - chybí řidič

Problém: Formulář zobrazuje chybu "není nastaven žádný řidič pro toto vozidlo" a tlačítko Uložit není dostupné.

Řešení: K vozidlu není přiřazen žádný řidič. Přejděte do nastavení vozidla (nebo kontaktujte administrátora) a přiřaďte minimálně jednoho řidiče k vozidlu. Poté bude možné zapisovat jízdy.

Nemohu najít vozidlo v přehledu všech

Problém: V přehledu "Knihy jízd všech" chybí některé vozidlo.

Řešení: Přehled zobrazuje pouze jízdy, nikoli vozidla. Pokud pro vozidlo nebyla v zobrazeném období zapsána žádná jízda, neobjeví se v tabulce. Zkuste změnit filtr období na "Vše" nebo na jiný měsíc. Pokud vozidlo nemá vůbec žádné jízdy, tabulka bude prázdná - je třeba nejprve zapsat alespoň jednu jízdu.

V přehledu dle zakázek chybí některé jízdy

Problém: Vím, že jsem jel více jízd pro zakázku, ale v přehledu se zobrazují pouze některé.

Řešení: Přehled dle zakázek zobrazuje pouze jízdy vozidel, která mají zapnutou fakturaci (parametr "Používat fakturační cenu"). Zkontrolujte nastavení vozidla. Dále ověřte, zda jsou filtry nastaveny správně (zejména datum od-do) a zda jste u všech jízd vyplnili pole "Zakázka" přesně stejným textem (systém rozlišuje velká/malá písmena a mezery).

Fakturační cena se nezobrazuje

Problém: Sloupce s fakturační cenou nejsou v tabulce viditelné.

Řešení: Sloupce fakturační ceny se zobrazují pouze u vozidel, která mají v nastavení zapnutý parametr "Používat fakturační cenu". Pokud je vypnutý, sloupy se nezobrazují. Zapnout lze v nastavení vozidla.

Tipy pro efektivní práci

Využívejte historii adres

Místo neustálého ručního zadávání adres využívejte rozbalovací seznam s historií. Systém si pamatuje všechny adresy, které jste kdy použili, a navíc nabízí adresy firem z modulu CRM. Pokud pravidelně jezdíte na stejná místa, ušetříte čas a navíc se automaticky doplní kilometry.

Používejte jednotné označení zakázek

Pro snadnější přípravu fakturace dodržujte jednotný formát čísla zakázky (např. Z2025-001, Z2025-002 atd.). Vyhněte se překlepům - každý rozdíl v označení vytvoří v přehledu dle zakázek samostatný řádek.

Zapisujte jízdy průběžně

Nezapisujte všechny jízdy až na konci měsíce - budete si pamatovat méně detailů a udělání chyb bude vyšší. Ideálně zapisujte jízdy denně nebo minimálně týdně, dokud máte události v čerstvé paměti.

Kontrolujte průměrnou spotřebu

Sledujte průměrnou spotřebu vozidla. Výrazný nárůst může signalizovat technický problém, undulující pneumatiky nebo neekonomický styl jízdy. Použijte export do Excelu pro vytvoření grafu spotřeby v čase.

Využívejte poznámky

Do pole poznámka zapisujte nestandardní události - objížďky, spolujezdce, důvod delší doby jízdy, poškození vozidla atd. Tyto informace se můžou hodit při pozdějším řešení reklamací nebo při kontrolách.

Pravidelně doplňujte čísla faktur

Pokud jízdy fakturujete zákazníkům, průběžně doplňujte čísla vystavených faktur. Usnadníte si tak pozdější dohledávání, ke které faktuře která jízda patří, a vyhnete se duplicitní fakturaci.

Exportujte data pro archivaci

Jednou měsíčně nebo čtvrtletně exportujte data do Excelu a archivujte je. V případě technických problémů budete mít zálohu dat a navíc můžete vytvářet vlastní reporty a statistiky.

Závěr

Modul Knihy jízd je komplexní nástroj pro správu vozového parku. Při správném využití poskytuje přesný přehled o využití vozidel, nákladech na dopravu a podklady pro fakturaci. Klíčem k úspěchu je pravidelné a pečlivé zapisování jízd s důrazem na správné vyplnění stavů kilometrů a zakázek.

Pro další informace kontaktujte administrátora systému nebo navštivte sekci Nápověda v hlavním menu aplikace.