Knihy jízd

Přehled

Modul Knihy jízd slouží k vedení evidence služebních jízd vozidly společnosti. Umožňuje zaznamenávat všechny důležité údaje o jízdách, včetně ujetých kilometrů, tankování, spotřeby paliva a vyúčtování jízd pro zákazníky nebo zakázky. Modul podporuje vedení knihy jízd pro osobní automobily, nákladní vozidla (TIR) i pracovní stroje.

Klíčové funkce

• Evidence jízd podle vozidel s přehlednými tabulkami
• Automatický výpočet ujetých kilometrů a průměrné spotřeby paliva
• Záznam tankování s automatickým výpočtem spotřeby
• Vyúčtování jízd pro fakturaci zákazníkům
• Filtrování a vyhledávání jízd podle období, zakázky nebo řidiče
• Export do Excelu a tisk knihy jízd
• Propojení s modulem Cestovní příkazy
• Sledování servisních intervalů vozidel

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Knihy jízd

Nastavení vozidel

Před prvním použitím modulu je nutné nastavit vozidla, pro která budete vést knihu jízd. Klikněte na odkaz Nastavení v záhlaví modulu.

Pro každé vozidlo nastavíte:

• Název vozidla: Identifikační název (např. Škoda Octavia)
• SPZ: Registrační značka vozidla
• Typ vozidla: Osobní (1), TIR (2) nebo Stroj (3)
• Výchozí stav km: Počáteční stav tachometru
• Řidiči: Seznam uživatelů oprávněných řídit vozidlo
• Výchozí časy: Standardní čas začátku a konce pracovní doby
• Fakturační sazba: Cena za km nebo hodinu pro vyúčtování

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Řidič vozidla	Může zapisovat a upravovat vlastní jízdy na vozidlech, kde je nastaven jako řidič
Správce knihy jízd (rights_kj=1)	Může prohlížet všechny knihy jízd, editovat záznamy, mazat poslední jízdy, přistupovat k přehledu dle zakázek
Administrátor modulu	Plný přístup včetně editace starších záznamů bez omezení, správa vozidel a nastavení

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu uvidíte seznam vozidel v podobě panelů s ikonami nebo rozbalovacího seznamu (při více než 10 vozidlech). Každý panel zobrazuje:

• Ikonu podle typu vozidla (osobní auto, TIR, stroj)
• Název vozidla
• Registrační značku (SPZ)

Tři pohledy na knihu jízd

1. Po vozidlech

Výběr konkrétního vozidla zobrazí přehled všech jeho jízd. Tento pohled je určen pro řidiče a správce jednotlivých vozidel.

2. Všechna vozidla

Panel Knihy jízd všech zobrazuje jízdy ze všech vozidel společnosti v jedné tabulce. Tento pohled je dostupný pouze pro správce knihy jízd.

3. Přehled dle zakázek

Panel Přehled dle zakázek zobrazuje jízdy seskupené podle zakázek s celkovými náklady a kilometry. Slouží jako podklad pro vyúčtování zákazníkům. Dostupný pouze pro správce.

Filtry a vyhledávání

Filtr období

V horní části stránky můžete vybrat zobrazené období pomocí rozbalovacího seznamu Zobrazit období:

• Vše: Zobrazí všechny záznamy
• Měsíc/Rok: Zobrazí jízdy za vybraný měsíc (např. 01/2025)

Seznam obsahuje aktuální měsíc a 12 předchozích měsíců.

Pokročilé filtry (Přehled dle zakázek)

V pohledu Přehled dle zakázek je k dispozici rozšířený filtr:

• Datum od-do: Časové období jízd
• Vozidlo: Filtrování podle konkrétního vozidla
• Zakázka: Výběr zakázky ze seznamu již použitých
• Odpracoval: Filtrování podle řidiče

Tabulka jízd

Hlavní tabulka zobrazuje jednotlivé jízdy s těmito sloupci:

Pro osobní vozidla a TIR:

• Datum: Datum jízdy
• Čas od - do: Časový interval jízdy
• Řidič: Jméno řidiče
• Odkud: Výchozí místo
• Přes: Mezilehlá místa
• Kam: Cílové místo
• Důvod: Účel jízdy
• Zakázka: Přiřazená zakázka
• Stav km zač.: Stav tachometru na začátku
• Stav km kon.: Stav tachometru na konci
• Služebně km: Ujeté kilometry služebně
• Soukromě km: Ujeté kilometry soukromě (pouze osobní vozidla)
• Tankování / pr. spotřeba: Natankované litry a průměrná spotřeba

Pro stroje:

• Datum: Datum práce
• Čas od - do: Časový interval práce
• Hodin: Odpracované hodiny (vypočítáno automaticky)
• Řidič: Obsluha stroje
• Důvod: Účel použití stroje
• Zakázka: Přiřazená zakázka

Sloupce pro fakturaci (volitelné):

Pokud je pro vozidlo aktivována fakturace, zobrazují se další sloupce:

• Fakturační cena/km nebo /hod: Jednotková cena pro vyúčtování
• Faktura číslo: Číslo faktury, na které byla jízda vyúčtována

Základní operace

Zápis nové jízdy

1. Vyberte vozidlo kliknutím na jeho panel
2. Klikněte na zelené tlačítko Přidat jízdu
3. Otevře se dialogové okno s formulářem jízdy
4. Vyplňte povinná pole:
   • Řidič: Vyberte řidiče ze seznamu (předvyplněn aktuální uživatel)
   • Datum: Datum jízdy (předvyplněn aktuální datum nebo datum poslední jízdy)
   • Čas (od-do): Časový interval jízdy
   • Odkud: Výchozí místo (můžete vybrat z historie nebo napsat nové)
   • Kam: Cílové místo (můžete vybrat z historie nebo napsat nové)
   • Důvod: Účel jízdy (můžete vybrat z historie nebo napsat nový)
   • Stav km kon.: Stav tachometru na konci jízdy
5. Volitelně vyplňte:
   • Přes: Mezilehlá místa
   • Zakázka: Přiřazení k zakázce
   • Tankování (litrů): Počet natankovaných litrů
   • Poznámka: Libovolný text k jízdě
6. Klikněte na Uložit

Tip: Pole Stav km zač. se vyplní automaticky podle posledního zapsaného stavu km. Pole Služebně km a Soukromě km se automaticky vypočítají podle rozdílu stavů.

Automatické doplňování údajů

Systém si pamatuje zadané údaje a usnadňuje opakované zápisy:

• Při výběru kombinace Odkud a Kam, která již byla zadána, se automaticky doplní kilometry z předchozí jízdy na této trase
• Datum se předvyplní podle poslední jízdy nebo aktuálním datem
• Čas začátku se nastaví podle času konce poslední jízdy stejného dne, jinak podle výchozího času vozidla
• Pole Odkud se předvyplní podle Kam z poslední jízdy
• Důvod jízdy se nabízí podle historie

Úprava záznamu jízdy

Kvůli konzistenci dat v knize jízd je úprava záznamů omezena:

1. V tabulce jízd klikněte na ikonu Oka u jízdy, kterou chcete upravit
2. Otevře se dialogové okno s údaji jízdy
3. Můžete upravit pouze některá pole:
   • Zakázku, důvod jízdy, poznámku - lze upravit vždy
   • Datum, čas, trasu a km - lze upravit pouze u posledního záznamu a pouze do určitého počtu dní zpět (nastavuje správce)
4. Uložte změny kliknutím na Uložit

Informace pro administrátory: Správci modulu mohou upravit jakýkoliv záznam bez omezení. Při úpravě starších záznamů je však nutné zkontrolovat návaznost s následujícími jízdami, zejména stavy km.

Odstranění záznamu jízdy

Z důvodu zachování integrity dat je možné smazat pouze poslední zapsanou jízdu vozidla:

1. V tabulce najděte poslední záznam jízdy
2. Klikněte na ikonu Křížku v sloupci Akce
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Kdo může mazat jízdy:

• Řidič, který jízdu zapsal
• Řidič, který jízdu jel
• Správce knihy jízd
• Administrátor modulu

Kontrola duplicit

Systém automaticky kontroluje, zda ve stejný čas není již pro vozidlo zapsána jiná jízda. Pokud se pokoušíte zapsat jízdu, která se časově překrývá s existující jízdou, zobrazí se chybová hláška a jízda nebude zapsána.

Pokročilé funkce

Evidence tankování

Záznam tankování

1. Při zápisu jízdy, během které jste tankovali, vyplňte pole Tankování (litrů)
2. Pole Tankování při km se automaticky vyplní stavem km na konci jízdy
3. Po uložení se automaticky vypočítá průměrná spotřeba od posledního tankování

Výpočet průměrné spotřeby

Průměrná spotřeba se vypočítává zpětně po každém tankování podle vzorce:

Spotřeba = Natankované litry / ((Km při tankování - Km posledního tankování) / 100)

Vypočtená spotřeba se zobrazuje v tabulce ve sloupci Tankování / pr. spotřeba u všech jízd od posledního tankování.

Důležité: Pro správný výpočet spotřeby je nutné tankovat vždy plnou nádrž. Při doplnění pouze části paliva nebude výpočet přesný.

Vyúčtování jízd pro zákazníky

Nastavení fakturace

Pro vozidlo musí být v nastavení aktivována fakturace a nastavena fakturační sazba:

• Cena za km: Pro osobní vozidla a TIR (např. 5 Kč/km)
• Cena za hodinu: Pro stroje (např. 500 Kč/hod)
• Cena celkem: Pevná částka za celou jízdu

Záznam fakturace k jízdě

1. Při zápisu nebo úpravě jízdy vyplňte pole Fakturační cena (předvyplní se výchozí sazba)
2. Po vystavení faktury vyplňte pole Faktura číslo
3. V přehledu dle zakázek uvidíte celkové náklady za jízdy

Přehled dle zakázek pro fakturaci

1. Klikněte na panel Přehled dle zakázek
2. Nastavte filtry podle potřeby (období, zakázka, vozidlo, řidič)
3. Klikněte na Vyhledat
4. Tabulka zobrazí:
   • Datum a zakázku
   • Vozidlo a řidiče
   • Km osobní / Km TIR / Čas (pro stroje) v hod.
   • Cena za jednotku a cenu celkem
   • Trasu a důvod jízdy
5. V patičce tabulky jsou zobrazeny součty:
   • Celkem km osobní vozidla
   • Celkem km TIR
   • Celkem hodin strojů
   • Celková cena

Export dat

Export do Excelu

1. V horní části tabulky jízd klikněte na tlačítko Excel
2. Soubor se automaticky stáhne ve formátu XLSX
3. Export obsahuje všechny zobrazené záznamy podle aktuálně nastavených filtrů

Tisk knihy jízd

1. V horní části tabulky klikněte na tlačítko Print
2. Otevře se náhled pro tisk
3. Použijte funkci tisku prohlížeče (Ctrl+P)

Automatické měsíční vyplnění

Pro vozidla s pravidelnými jízdami na stejných trasách je možné aktivovat funkci automatického generování záznamů jízd:

1. V nastavení vozidla aktivujte funkci Povolit měsíční automatické vyplnění
2. V knize jízd vozidla se zobrazí zelené tlačítko Připravit automatické měsíční vyplnění
3. Klikněte na toto tlačítko
4. Vyplňte průvodce:
   • Nastavte oblíbené adresy a jejich četnost
   • Zadejte počáteční a koncový stav km
   • Zadejte stav paliva na začátku a konci měsíce
   • Vyberte pracovní dny v týdnu
   • Zadejte pracovní dobu
5. Systém automaticky vygeneruje záznamy jízd pro celý měsíc
6. Zkontrolujte vygenerované záznamy a případně je upravte

Sledování servisních intervalů

Pokud je vozidlo propojeno s modulem Evidence vozidel, systém automaticky sleduje servisní intervaly:

• Při uložení jízdy se kontroluje, zda nebylo překročeno km pro servis
• Pokud ano, zobrazí se upozornění s popisem potřebného servisu
• Vozidlo je automaticky označeno jako vyžadující servis
• Kliknutím na tlačítko Evidence vozidel přejdete na detail vozidla pro naplánování servisu

Přidání jízdy do cestovního příkazu

Jízdy zapsané v knize jízd můžete jednoduše přidat do cestovního příkazu:

1. V tabulce jízd klikněte na ikonu Šipky doprava u jízdy
2. Otevře se dialog pro výběr cestovního příkazu
3. Vyberte cestovní příkaz nebo vytvořte nový
4. Údaje o jízdě (trasa, km, datum, čas) se automaticky přenesou jako řádek do cestovního příkazu

Integrace s dalšími moduly

Evidence vozidel (Evoz)

• Propojení vozidel: Vozidla v knize jízd lze propojit s evidencí vozidel podle SPZ
• Servisní intervaly: Automatická kontrola překročení km pro servis
• Spotřeba paliva: Přenos dat o průměrné spotřebě
• Kapacita nádrže: Využití pro výpočty při měsíčním vyplnění
• Přechod do detailu: Tlačítko pro rychlý přechod na detail vozidla v evidenci

Cestovní příkazy

• Převod jízdy do cestáku: Možnost přidat jízdu jako řádek cestovního příkazu
• Automatické vyplnění: Trasa, km a časy se přenesou automaticky
• Propojení záznamu: Zachování vazby mezi jízdou a cestovním příkazem

Zakázky

• Přiřazení jízdy k zakázce: Možnost vybrat zakázku při zápisu jízdy
• Přehled nákladů na zakázku: Pohled "Přehled dle zakázek" zobrazuje všechny jízdy a náklady na zakázku
• Podklad pro fakturaci: Celkové km a náklady za zakázku

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu zapsat jízdu, pole "Stav km zač." je prázdné nebo nulové.

Řešení: Při prvním zápisu jízdy pro vozidlo musí být v nastavení vozidla vyplněn Výchozí stav km. Jděte do Nastavení → Vozidla, najděte příslušné vozidlo a vyplňte aktuální stav tachometru do pole Výchozí stav km. Poté budou následující jízdy automaticky navazovat na předchozí záznamy.

Otázka: Systém mi nedovoluje upravit jízdu, všechna pole jsou šedá (read-only).

Řešení: Úprava jízd je časově omezena. Můžete upravovat pouze jízdy do určitého počtu dní zpět (nastavuje správce vozidla). Pokud potřebujete upravit starší jízdu, kontaktujte správce nebo administrátora modulu. Alternativně můžete smazat poslední jízdu (pokud je to vaše poslední zapsaná jízda) a zapsat ji znovu.

Otázka: Při ukládání jízdy se zobrazuje chyba "Vozidlo nemůže ve stejnou dobu jet na 2 místa."

Řešení: Pokoušíte se zapsat jízdu, která se časově překrývá s jinou již zapsanou jízdou stejného vozidla. Zkontrolujte datum a čas jízdy v tabulce a upravte čas nové jízdy tak, aby nepřesahoval do doby jiné jízdy. Systém toto kontroluje, aby se zabránilo chybám v evidenci.

Otázka: Průměrná spotřeba se nevypočítává správně nebo se vůbec nezobrazuje.

Řešení: Průměrná spotřeba se vypočítává až po druhém tankování. Při prvním tankování systém ještě nemá od čeho počítat. Dále je nutné, aby pole Tankování (litrů) bylo vyplněno a aby bylo natankováno více než 0 litrů. Také zkontrolujte, zda je správně vyplněn stav km při tankování. Pro přesný výpočet tankujte vždy plnou nádrž.

Otázka: Pole "Služebně km" a "Soukromě km" se nevyplňují automaticky.

Řešení: Tato pole se automaticky vypočítají jako rozdíl mezi stavem km na konci a na začátku jízdy. Pokud se nevyplňují, zkontrolujte, zda máte správně vyplněna pole Stav km zač. a Stav km kon.. Pokud vyplňujete trasu "Odkud" a "Kam", která již byla dříve zadána, systém automaticky doplní km podle předchozí jízdy na této trase.

Otázka: Nemohu smazat jízdu, ikona křížku chybí nebo je neaktivní.

Řešení: Mazat lze pouze poslední zapsanou jízdu vozidla. Pokud po jízdě, kterou chcete smazat, byla zapsána další jízda, musíte nejprve smazat ty novější. Také zkontrolujte, zda jste oprávněni jízdu mazat - musíte být buď řidičem této jízdy, uživatelem, který jízdu zapsal, správcem knihy jízd nebo administrátorem.

Otázka: V tabulce "Přehled dle zakázek" se nezobrazují žádné záznamy.

Řešení: Tento pohled zobrazuje pouze jízdy, které mají vyplněnou zakázku a u jejichž vozidla je aktivována fakturace (v nastavení vozidla pole "Používat fakturační cenu" je nastaveno na hodnotu větší než 0). Zkontrolujte také nastavené filtry - příliš úzké filtry mohou vyloučit všechny záznamy.

Otázka: Při zápisu jízdy se nezobrazuje tlačítko "Uložit".

Řešení: Tlačítko Uložit se nezobrazuje, pokud pro vozidlo nejsou nastaveni žádní řidiči. Jděte do Nastavení → Vozidla, najděte příslušné vozidlo a přidejte alespoň jednoho řidiče v části "Řidiči vozidla".

Tipy pro efektivní práci

Pravidelný zápis jízd

• Zapisujte jízdy průběžně, ne až na konci měsíce - snadněji si vzpomenete na detaily
• Využívejte automatické doplňování - systém si pamatuje vaše často používané trasy a důvody
• Při opakujících se jízdách na stejné trase stačí vybrat "Odkud" a "Kam" a km se doplní automaticky

Správa tankování

• Tankujte vždy plnou nádrž pro přesný výpočet spotřeby
• Zapisujte tankování ihned při zápisu jízdy, ne zpětně
• Sledujte průměrnou spotřebu v čase - výrazné změny mohou indikovat technický problém

Vyúčtování zákazníkům

• Vždy vyplňujte pole "Zakázka" u jízd, které budete účtovat zákazníkům
• Používejte konzistentní názvy zakázek - pomůže to při filtrování
• Po vystavení faktury ihned vyplňte číslo faktury k příslušným jízdám
• Využívejte pohled "Přehled dle zakázek" pro kontrolu před vystavením faktury

Práce s filtry

• Pro rychlé zobrazení aktuálního měsíce použijte filtr období
• Pro export dat pro účetnictví nastavte filtr na konkrétní měsíc a exportujte do Excelu
• V pohledu "Přehled dle zakázek" využívejte kombinaci filtrů pro přesné výstupy

Kontrola dat

• Pravidelně kontrolujte návaznost stavů km mezi jízdami
• Pokud jste jeli soukromě, nezapomeňte vyplnit pole "Soukromě km"
• Využívejte pole "Poznámka" pro zaznamenání nestandardních situací
• Sledujte upozornění na servisní intervaly a naplánujte servis včas

Klávesové zkratky

• V tabulce použijte vyhledávací pole pro rychlé nalezení konkrétní jízdy
• Kliknutím na záhlaví sloupce řadit podle tohoto sloupce vzestupně/sestupně
• Pro tisk použijte tlačítko "Print" místo Ctrl+P - získáte optimalizované rozložení