Vydané faktury
Přehled
Modul Vydané faktury je komplexní nástroj pro vystavování, evidenci a správu všech typů daňových dokladů a faktur, které vaše firma vystavuje odběratelům. Systém podporuje plný fakturační cyklus od vytvoření faktury, přes odeslání zákazníkovi, až po evidenci úhrad a propojení s bankovními účty.
Klíčové funkce
- Vystavování běžných daňových dokladů, faktur, zálohových faktur a proform
- Správa více fakturačních středisek s nezávislým nastavením a číslováním
- Automatické opakované vystavování pro pravidelné platby
- Tisk faktur v PDF s QR kódem pro platbu
- Odesílání faktur emailem nebo datovou zprávou
- Export do účetních systémů (Pohoda XML, ISDOC)
- Automatické párování plateb z bankovních výpisů
- Evidence uhrazených a neuhrazených faktur
- Propojení s CRM, zakázkami a skladem
- Podpora více měn a jazykových verzí
Pro koho je modul určen
Modul využijí zejména pracovníci ekonomického oddělení, účetní, obchodníci a všichni, kdo ve firmě vystavují faktury zákazníkům. Díky flexibilnímu nastavení přístupových práv můžete určit, kdo smí faktury pouze prohlížet, kdo je může vystavovat a kdo je oprávněn je mazat.
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Faktury vydané
Po otevření modulu se zobrazí seznam fakturačních středisek (skupin faktur), ke kterým máte přístup. Kliknutím na jednotlivá střediska zobrazíte faktury z daného střediska.
Nastavení modulu
Nastavení modulu je přístupné pro uživatele s administrátorskými právy přes:
Nastavení → Faktury vydané
Fakturační střediska (skupiny faktur)
Střediska jsou samostatné fakturační skupiny, které umožňují vystavovat faktury s různým nastavením. Každé středisko má vlastní:
- Název střediska (například "Běžné faktury", "Zálohové faktury", "Proformy")
- Typ faktury (daňový doklad, faktura, zálohová faktura, proforma, doklad k záloze, dobropis)
- Číselnou řadu s vlastním prefixem a stylem číslování
- Bankovní účty pro úhrady
- Výchozí texty nad a pod položkami
- Nastavení DPH, měn a jazyků
- Uživatelská práva (kdo může číst, zapisovat, mazat)
Pro vystavování faktur musíte mít založeno minimálně jedno aktivní středisko s příslušnými právy.
Základní nastavení střediska
Při vytváření nebo úpravě střediska můžete nastavit:
- Název střediska: Popisný název pro vaši orientaci
- Aktivní: Zda je středisko aktivní a zobrazuje se v modulu
- Typ faktury vydané: Určuje druh vystavovaných dokladů
- Daňový doklad, faktura
- Zálohová faktura
- Proforma
- Daňový doklad k zaplacené záloze
- Dobropis
- Prefix čísla: Text před číslem faktury (například "2025")
- Číslo účtu: Bankovní účty pro příjem plateb (lze zadat více účtů)
- Výchozí splatnost: Počet dnů do splatnosti faktury
- Výchozí konstantní symbol, členění DPH, předkontace: Pro napojení na účetní systémy
Uživatelská práva
Pro každé středisko nastavujete, kteří uživatelé mají jaká práva:
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| Zobrazení | Uživatel vidí faktury, nemůže je upravovat ani vytvářet nové |
| Editace | Uživatel může vytvářet nové faktury a upravovat existující |
| Mazání | Uživatel může faktury mazat (přesouvat do koše) |
| Administrace | Plný přístup včetně prohlížení smazaných faktur |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu vidíte v horní části kartu s fakturačními středisky. Každé středisko je reprezentováno jako záložka s ikonou složky a názvem. Kliknutím na středisko zobrazíte faktury z daného střediska.
Dále se zobrazuje záložka Statistiky, která poskytuje přehled o vystavených fakturách, úhradách a pohledávkách.
Filtry a vyhledávání
Nad tabulkou faktur se nachází rozbalovací filtr, který umožňuje rychle najít požadované faktury podle různých kritérií:
- Částka vyšší než / nižší než: Filtrování podle hodnoty faktury
- Odběratel: Výběr konkrétní firmy
- Datum vystavení: Období od - do
- DUZP (Datum uskutečnění zdanitelného plnění): Období od - do
- Uhrazené / Neuhrazené: Stav úhrady faktury
- Opakující se: Faktury s nastaveným automatickým opakováním
- V textu položky: Vyhledávání podle textu v položkách
- DPH položky: Filtrování podle sazby DPH
Rychlý přepínač období
Pod filtrem se nacházejí tlačítka pro rychlý přístup:
- Vše / Uhrazené / Neuhrazené: Rychlý filtr podle stavu úhrady
- Rok: Rozbalovací menu pro výběr roku podle DUZP
Tabulka faktur
Hlavní tabulka zobrazuje seznam faktur s následujícími sloupci:
- Číslo dokladu: Unikátní číslo faktury
- Variabilní symbol: Pro identifikaci plateb
- Číslo objednávky: Číslo objednávky od zákazníka
- Datum vystavení: Kdy byla faktura vystavena
- DUZP: Datum uskutečnění zdanitelného plnění
- Datum splatnosti: Do kdy má být faktura uhrazena
- Odběratel: Název zákazníka
- Celkem bez DPH: Základ daně
- DPH: Výše daně z přidané hodnoty
- Celkem s DPH: Konečná částka k úhradě
- Zaplaceno: Dosud uhrazená částka
- Měna: Měna faktury
- Stav: Uhrazeno / Neuhrazeno
Kliknutím na řádek faktury otevřete detail faktury s kompletními informациemi.
Základní operace
Vytvoření nové faktury
- Vyberte fakturační středisko kliknutím na záložku s jeho názvem
- Klikněte na tlačítko Přidat v pravé horní části obrazovky
- Otevře se dialogové okno pro vytvoření faktury
- Vyplňte hlavičku faktury:
- Datum vystavení: Automaticky předvyplněno dnešním datem
- DUZP: Datum uskutečnění zdanitelného plnění
- Datum splatnosti: Automaticky vypočteno podle nastavení střediska
- Číslo dokladu: Automaticky vygenerováno podle číselné řady
- Variabilní symbol: Odvozeno od čísla dokladu
- Konstantní symbol, Členění DPH, Předkontace: Pro účetní systémy
- Způsob úhrady: Bankovním převodem, hotově, kartou
- Číslo účtu: Výběr z účtů definovaných ve středisku
- Měna: CZK, EUR, USD a další
- Zadejte odběratele:
- Vyberu z CRM: Načtení údajů z modulu CRM
- Vyberu z dříve vytvořených faktur: Rychlý výběr z předchozích faktur
- Zadám nového: Ruční vyplnění údajů o odběrateli
- Při výběru z CRM nebo načtení podle IČ se automaticky vyplní:
- Název firmy
- IČ a DIČ
- Adresa (ulice, město, PSČ, stát)
- Email a telefon
- Pokud odběratel nemá DIČ, zaškrtněte Neplátce DPH
- Zadejte položky faktury:
- Klikněte na Přidat položku
- Kód položky: Interní označení
- Název položky: Popis služby nebo produktu
- Množství: Počet jednotek
- Měrná jednotka: ks, hod, m, m2, kg atd.
- Cena za jednotku bez DPH: Jednotková cena
- Sazba DPH: 0%, 12%, 21%
- Sleva: Procento nebo částka slevy
- Poznámka: Doplňující informace k položce
- Položky můžete také načíst ze skladu výběrem skladové položky
- Pro připojení k zakázce vyberte Číslo zakázky (pokud používáte modul Zakázky)
- Vyplňte volitelné pole Text nad položkami a Text pod položkami
- Zkontrolujte vypočtené celkové částky v pravé části dialogu
- Klikněte na Uložit
Úprava faktury
- V tabulce faktur klikněte na fakturu, kterou chcete upravit
- Otevře se detail faktury
- Klikněte na tlačítko Upravit v pravé horní části
- Proveďte požadované změny v dialogovém okně
- Uložte kliknutím na Uložit
Poznámka: Faktury lze upravovat pouze do doby, než jsou odeslány odběrateli nebo naúčtovány. Po odeslání je doporučeno provádět změny pomocí opravných daňových dokladů nebo dobropisů.
Kopírování faktury
Pro vytvoření nové faktury na základě existující:
- Otevřete detail faktury
- Klikněte na tlačítko Kopírovat
- Otevře se formulář s předvyplněnými údaji
- Automaticky se vygeneruje nové číslo faktury a aktuální datum
- Upravte potřebné údaje a uložte
Tisk faktury do PDF
- Otevřete detail faktury
- Klikněte na tlačítko Tisk
- Vyberte tiskovou sestavu:
- Základní: Standardní formát faktury
- + EAN: Zobrazí EAN kódy položek ze skladu
- + Poznámky: Zahrne poznámky k položkám
- + Obrázky: Přidá obrázky produktů
- Zvolte jazykovou verzi (pokud je povoleno ve středisku)
- Klikněte na Tisk
- PDF se otevře v novém okně, odkud jej můžete stáhnout nebo vytisknout
Faktura obsahuje QR kód pro platbu, který zákazníkům usnadňuje úhradu naskenováním v mobilní aplikaci banky.
Odeslání faktury emailem
- Otevřete detail faktury
- Klikněte na tlačítko Email
- Zkontrolujte nebo upravte emailovou adresu příjemce
- Pokud je odběratel z CRM, můžete vybrat další emailové adresy ze seznamu kontaktů
- Vyberte variantu tisku (základní, s poznámkami, s obrázky)
- Můžete zaškrtnout + Přílohy do emailu a vybrat soubory připojené k faktuře
- Zvolte jazykovou verzi faktury
- Zkontrolujte nebo upravte předmět a text emailu
- Případně přidejte další přílohy pomocí drag & drop
- Klikněte na Odeslat
Email je odeslán z adresy robot@eintranet.net s vaší odpovědní adresou. Skrytá kopie se automaticky odešle i vám pro evidenci.
Evidence úhrady faktury
- Otevřete detail faktury
- Klikněte na tlačítko Uhrazeno
- V dialogovém okně zadejte:
- Částka: Uhrazená částka (může být i částečná úhrada)
- Datum úhrady: Kdy byla platba přijata
- Poznámka: Například číslo bankovní transakce
- Klikněte na Uložit
Systém automaticky vypočítá, zda je faktura plně uhrazena, a aktualizuje stav faktury. Při plné úhradě se faktura přesune do kategorie uhrazených.
Odstranění faktury
- Otevřete detail faktury
- Klikněte na tlačítko Smazat
- Potvrďte odstranění v dialogovém okně kliknutím na Ano
Smazaná faktura se přesune do koše, odkud ji může administrátor obnovit nebo trvale odstranit. Pro zobrazení smazaných faktur klikněte na tlačítko Smazané v hlavním menu modulu.
Pokročilé funkce
Zálohové faktury a daňové doklady k záloze
Systém podporuje vystavování zálohových faktur a následných daňových dokladů k zaplacené záloze v souladu s legislativou:
Vystavení zálohové faktury
- Vytvořte fakturační středisko typu Zálohová faktura
- Vystavte fakturu standardním způsobem
- Zálohová faktura obsahuje DPH podle zvoleného režimu
- Po zaplacení zálohy evidujte úhradu tlačítkem Uhrazeno
Vystavení daňového dokladu k zaplacené záloze
- Otevřete detail zálohové faktury, která byla zaplacena
- Klikněte na tlačítko Vystavit daňový doklad
- Vyberte středisko typu Daňový doklad k zaplacené záloze
- Systém automaticky vyplní údaje ze zálohové faktury
- Upravte výši zaplacené zálohy, pokud byla uhrazena částečně
- Uložte doklad
Odpočet zálohy od finální faktury
- Vystavte běžnou fakturu za dodané zboží nebo služby
- V detailu faktury přejděte do sekce položek
- Klikněte na ikonu Přidat odpočet zálohy
- Vyberte zálohovou fakturu, kterou chcete odečíst
- Systém automaticky přidá zápornou položku s částkou zálohy
- Výsledná částka k úhradě se sníží o zaplacenou zálohu
Dobropisy a storna
Pro opravu nesprávně vystavených faktur nebo vrácení zboží použijte dobropisy:
- Vytvořte fakturační středisko typu Dobropis
- Vystavte dobropis s odkazy na původní fakturu
- Zadejte položky se zápornými hodnotami nebo kladnými hodnotami (podle nastavení střediska)
- V poli Text nad položkami uveďte odkaz na původní fakturu
QR kód pro platbu
Všechny vytištěné faktury automaticky obsahují QR kód pro platbu podle standardu SPAYD. QR kód obsahuje:
- Číslo účtu příjemce
- Částku k úhradě
- Variabilní symbol
- Měnu platby
- Zprávu pro příjemce
Zákazník může QR kód naskenovat mobilní bankovní aplikací a platba se automaticky předvyplní se všemi potřebnými údaji.
Export do účetních systémů
Modul umožňuje export faktur do účetních programů ve formátech XML:
Export do Pohoda XML
- V modulu Vydané faktury klikněte na tlačítko Export/Import
- Vyberte Export do XML/ISDOC
- Zvolte formát PohodaXML
- Zadejte ID střediska v Pohodě (pokud používáte střediska)
- Vyberte období podle DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění)
- Klikněte na Exportovat
- Stáhne se XML soubor, který importujte do programu Pohoda
Export do ISDOC
- Otevřete export stejným způsobem jako u Pohody
- Vyberte formát ISDOC
- Nastavte období pro export
- Exportujte soubor
ISDOC je standardní formát elektronických faktur v České republice, který podporuje většina účetních systémů (Money S3, ABRA, Helios a další).
Automatické opakované vystavování faktur
Pro pravidelné měsíční nebo týdenní platby můžete nastavit automatické opakování:
- Vytvořte vzorovou fakturu s požadovanými položkami a texty
- V detailu faktury klikněte na ikonu Opakování (nebo v menu na tři tečky)
- Nastavte parametry opakování:
- Opakovat: Ano
- Opakovat každý:
- Týden - vyberte den v týdnu
- Měsíc - první den v měsíci (pondělí, úterý...)
- Měsíc - zadaný den (například 10. den v měsíci)
- Ve vybrané měsíce roku
- Vystavit doklad v den: Který den v týdnu nebo měsíci
- Po vytvoření automaticky odeslat na email: Zadejte email pro automatické odeslání
- Uložte nastavení
Makra pro automatické faktury
V textech faktur s opakováním můžete použít makra, která se automaticky nahradí aktuálními hodnotami:
- Datum vystavení:
- {IssueDate} - celé datum vystavení
- {IssueMonth} - měsíc vystavení (číslo)
- {IssueDay} - den vystavení
- {IssueYear} - rok vystavení
- Datum splatnosti:
- {DueDate} - celé datum splatnosti
- {DueMonth}, {DueDay}, {DueYear}
- Datum zdanitelného plnění:
- {TaxDate} - celé DUZP
- {TaxMonth}, {TaxDay}, {TaxYear}
- Identifikace:
- {DocNumber} - číslo dokladu
- {VarSym} - variabilní symbol
Příklad použití: Do pole Text nad položkami napíšete "Servis za {IssueMonth}/{IssueYear}" a při tisku se text změní na "Servis za 2/2025".
Přenesená daňová povinnost (PDP)
Pro faktury v režimu přenesené daňové povinnosti (například při prodeji stavebních prací nebo kovového odpadu):
- Při vytváření faktury zaškrtněte Přenesená daňová povinnost
- Vyberte kód plnění PDP podle druhu transakce
- DPH se nebude účtovat, ale na faktuře bude uvedeno upozornění, že daň odvede zákazník
- Při tisku se zobrazí příslušný text o režimu PDP
Přílohy k faktuře
K faktuře můžete připojit dva typy příloh:
- Interní přílohy: Viditelné pouze pro zaměstnance firmy, neposílají se zákazníkovi
- Přílohy: Běžné přílohy, které lze odeslat zákazníkovi společně s fakturou
Přidání přílohy
- Otevřete detail faktury
- V sekci Přílohy klikněte na ikonu plus
- Vyberte soubory k nahrání
- Soubory se nahrají a zobrazí se v seznamu
Při odesílání faktury emailem můžete vybrat, které přílohy se mají odeslat společně s PDF fakturou.
Integrace s dalšími moduly
Propojení s modulem CRM
Modul Vydané faktury je úzce propojen s modulem CRM:
- Načítání odběratelů: Při vytváření faktury můžete vybrat firmu z CRM a všechny údaje se automaticky vyplní
- Emailové adresy: Při odesílání faktury se nabízejí všechny kontaktní emailové adresy z CRM
- Upozornění na platební morálku: Pokud má odběratel v CRM nastaven špatný platební typ, zobrazí se upozornění
- Historie faktur: V CRM vidíte seznam všech faktur vystavených danému odběrateli
Propojení s modulem Zakázky
Pokud používáte modul Zakázky (Smlouvy):
- Při vytváření faktury můžete vybrat zakázku, ke které faktura náleží
- V detailu zakázky vidíte seznam všech vystavených faktur
- Můžete sledovat fakturaci jednotlivých projektů
Propojení se skladem
Při vytváření položek faktury můžete:
- Vybrat položky přímo ze skladu
- Systém automaticky doplní kód, název, jednotku a cenu
- Při uložení faktury se automaticky odečte množství ze skladu (pokud je povoleno)
- V detailu faktury vidíte ikonu skladu u položek ze skladu
Automatické párování s bankovními výpisy
Modul Vydané faktury spolupracuje s modulem Bankovní výpisy:
- Importujte výpis z banky (ručně nebo automaticky přes API)
- Systém automaticky spáruje příchozí platby s fakturami podle variabilního symbolu
- U spárovaných faktur se automaticky zaznamená úhrada
- Faktury se označí jako uhrazené a přesunou se do příslušné kategorie
Import plateb z banky
- V modulu Vydané faktury klikněte na Export/Import
- Vyberte Bank API Import a zvolte svůj bankovní účet
- Systém stáhne transakce z banky
- Automaticky spáruje platby s fakturami podle variabilního symbolu
- Zobrazí seznam spárovaných a nespárovaných plateb
Odeslání datovou zprávou (ISDS)
Pokud máte aktivní modul Datové schránky:
- V detailu faktury klikněte na tlačítko Datová zpráva
- Systém ověří, zda má odběratel datovou schránku
- Vyberte variantu tisku faktury
- Faktura se odešle jako příloha datové zprávy
Statistiky a přehledy
Zobrazení statistik
- V horní části modulu klikněte na záložku Statistiky
- Zobrazí se grafické přehledy:
- Celkový obrat v jednotlivých měsících
- Poměr uhrazených a neuhrazených faktur
- Top odběratelé podle obratu
- Vývoj tržeb v čase
Součty podle měny
Pod filtrem v hlavní tabulce se zobrazuje souhrnný přehled vyfiltrovaných faktur:
- Celková částka bez DPH
- Celková částka DPH
- Celková částka s DPH
- Součty rozdělené podle měn (CZK, EUR, USD...)
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Nemohu vystavit fakturu, tlačítko Přidat je neaktivní
Odpověď: Nemáte dostatečná práva pro vystavování faktur v daném středisku. Kontaktujte administrátora systému, aby vám přidělil právo k editaci faktur.
Otázka: Jak opravit chybně vystavenou fakturu?
Odpověď: Pokud faktura nebyla ještě odeslána odběrateli, můžete ji upravit tlačítkem Upravit. Pokud již byla odeslána, je nutné vystavit opravný daňový doklad nebo dobropis. Původní fakturu nesmažte, pouze ji stornujte dobropisem.
Otázka: Jak nastavit automatické odesílání upomínek?
Odpověď: V nastavení střediska můžete aktivovat automatickou kontrolu faktur po splatnosti a nastavit šablonu upomínky. Systém pak automaticky každý den kontroluje neuhrazené faktury a odesílá upomínky na zadané emailové adresy.
Otázka: Proč se faktura nepáruje automaticky s platbou z banky?
Odpověď: Automatické párování funguje podle variabilního symbolu. Zkontrolujte, zda platba v bance obsahuje správný variabilní symbol shodný s číslem na faktuře. Pokud ne, můžete platbu spárovat ručně v modulu Bankovní výpisy.
Otázka: Jak vystavit fakturu v cizí měně?
Odpověď: Při vytváření faktury vyberte v poli Měna požadovanou měnu (EUR, USD atd.). Ceny zadávejte v této měně. Na vytištěné faktuře se zobrazí částky v cizí měně i přepočet na CZK kurzem ČNB.
Otázka: Mohu mít více číselných řad faktur?
Odpověď: Ano, každé fakturační středisko má vlastní číselnou řadu. Vytvořte více středisek a v každém nastavte jiný prefix a číslování.
Otázka: Jak vystavit zálohovou fakturu a pak finální doklad?
Odpověď:
- Vytvořte středisko typu Zálohová faktura a vystavte v něm zálohu
- Po zaplacení zálohy označte ji jako uhrazenou
- V detailu zálohové faktury klikněte na Vystavit daňový doklad
- Při vystavení finální faktury přidejte odpočet zálohy jako zápornou položku
Otázka: QR kód na faktuře nefunguje při skenování
Odpověď: Zkontrolujte, zda je na faktuře správně vyplněn bankovní účet, variabilní symbol a částka. QR kód generuje standard SPAYD, který podporují všechny české banky. Pokud problém přetrvává, zkuste fakturu vytisknout ve vyšší kvalitě.
Tipy pro efektivní práci
- Používejte kopírování: Pokud vystavujete podobné faktury, použijte funkci Kopírovat místo vytváření od začátku
- Nastavte výchozí texty: V nastavení střediska zadejte standardní texty, které se automaticky doplní do nových faktur
- Využívejte CRM: Udržujte aktuální údaje o odběratelích v CRM, ušetříte čas při vystavování faktur
- Párujte průběžně: Pravidelně importujte výpisy z banky a párujte platby, budete mít přehled o pohledávkách
- Nastavte opakování: Pro pravidelné měsíční faktury použijte automatické opakování
- Používejte filtry: Pro rychlé vyhledání faktury použijte filtr podle částky, data nebo odběratele
- Exportujte pravidelně: Exportujte faktury do účetního systému vždy za uzavřené období (měsíc, čtvrtletí)
- Kontrolujte před odesláním: Vždy si zkontrolujte náhled PDF před odesláním zákazníkovi
- Evidujte poznámky: Využívejte pole pro poznámky k zaznamenání důležitých informací o faktuře
- Sledujte statistiky: Pravidelně kontrolujte statistiky pro přehled o finančním zdraví firmy
Doporučené pracovní postupy
Měsíční uzavírka faktur
- Na konci měsíce zkontrolujte všechny vystavené faktury
- Importujte výpisy z banky a spárujte platby
- Označte faktury, které zůstaly neuhrazené
- Exportujte faktury do účetního systému
- Vytiskněte nebo exportujte přehled pro účetní
- Odešlete upomínky na faktury po splatnosti
Kontrola před odesláním faktury
- Zkontrolujte správnost údajů odběratele (zejména DIČ)
- Ověřte datum vystavení, DUZP a splatnosti
- Zkontrolujte položky, množství a ceny
- Ověřte správnost výpočtu DPH
- Zkontrolujte bankovní účet a variabilní symbol
- Prohlédněte si PDF náhled před odesláním
- Ujistěte se, že je správný email příjemce