Datové schránky (ISDS)

Přehled

Modul Datové schránky slouží k elektronické komunikaci prostřednictvím Informačního systému datových schránek České republiky (ISDS). Umožňuje spravovat vaše firemní datové schránky, přijímat a odesílat datové zprávy se zaručeným elektronickým podpisem a doručenkami, které mají ze zákona stejnou právní sílu jako doporučené dopisy.

Klíčové funkce

• Stahování doručených a odeslaných zpráv z datových schránek
• Vytváření a odesílání nových datových zpráv s přílohami
• Správa více datových schránek najednou v rámci firmy
• Automatické stahování nových zpráv na pozadí
• Workflow pro řešení zpráv (doručené → řešené → vyřízené)
• Ukládání ZFO souborů pro archivaci a konverzi na tištěnou podobu
• Předávání zpráv na řešení konkrétním zaměstnancům nebo skupinám
• Vyhledávání adres v adresáři datových schránek
• Odpovídání, přeposílání a vytváření šablon zpráv
• Automatické přeposílání zpráv na email

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Datové zprávy

Nastavení modulu

Přístup k nastavení: Datové zprávy → Nastavení (ikona ozubeného kola vpravo nahoře)

Nastavení obsahuje několik záložek:

Uživatelská práva

Správa oprávnění jednotlivých uživatelů k modulu datových zpráv:

• Bez přístupu: Uživatel nemá žádný přístup k modulu
• Číst přidělené na řešení: Uživatel vidí pouze zprávy, které mu byly přiděleny k řešení
• Číst vše: Uživatel vidí všechny datové zprávy ve firmě
• Vytvářet zprávy k odeslání: Uživatel může vytvářet koncepty zpráv k odeslání
• Stahovat/nahlížet jako pověřená osoba: Uživatel může stahovat zprávy pomocí pověřené osoby (bez potvrzení doručení)
• Odesílat: Uživatel může skutečně odeslat zprávy do ISDS
• Pouze schránky: Omezení práv pouze na vybrané datové schránky

Obecná nastavení

• Barevné tagy: Umožnění přidávat barevné štítky k datovým zprávám pro lepší organizaci
• Informace při uložení konceptu: Nastavení, zda se má zaslat notifikace jednomu nebo více uživatelům při uložení zprávy k odeslání
• Více příjemců: Povolení odesílat jednu datovou zprávu na více adresátů najednou
• Dát na vědomí: Možnost informovat vybrané uživatele o odeslání zprávy
• Odeslání v budoucnosti: Možnost naplánovat odeslání zprávy na konkrétní datum a čas

Připojené schránky

Seznam všech datových schránek připojených k eIntranetu:

• ID datové schránky (sedmimístný alfanumerický kód)
• Název firmy/osoby vlastníka schránky
• Přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo)
• Datum vypršení hesla (upozornění 14 dní před vypršením)
• Nastavení automatického stahování zpráv
• Nastavení pověřené osoby pro nahlížení bez doručení
• Automatické přeposílání na email vybraným uživatelům

Pravidla

Automatická pravidla pro zpracování příchozích zpráv:

• Automatické předání zprávy konkrétnímu uživateli nebo skupině na základě kritérií
• Kritéria: odesílatel, příjemce, věc zprávy, obsah příloh
• Označení zprávy jako vyřízené automaticky

Šablony

Předpřipravené šablony pro časté typy zpráv:

• Žádost o výpis z obchodního rejstříku (pro právnické osoby)
• Žádost o výpis z rejstříku trestů právnických osob
• Žádost o výpis z rejstříku trestů fyzických osob (bezúhonnost)
• Možnost vytvořit vlastní šablony s předvyplněnými údaji

Tagy

Správa barevných štítků pro kategorizaci zpráv (pokud je funkce aktivována):

• Vytváření vlastních tagů s názvem a barvou
• Přiřazování tagů k datovým zprávám pro snadnější orientaci
• Filtrování zpráv podle přiřazených tagů

Připojení datové schránky

Pro připojení nové datové schránky k eIntranetu postupujte následovně:

1. Otevřete Nastavení → Připojené schránky
2. Klikněte na tlačítko Přidat nové připojení
3. Vyplňte povinné údaje:
   • ID datové schránky: Sedmimístný kód vaší datové schránky (např. ab12cde)
   • Uživatelské jméno: Vaše přihlašovací jméno do datové schránky
   • Heslo: Přihlašovací heslo (uloženo v šifrované podobě)
4. Volitelně nastavte:
   • Vlastní název: Pokud chcete používat jiný název než oficiální
   • Automatické stahování: Interval automatického stahování nových zpráv
   • Automatické přeposílání na email: Vyberte uživatele, kterým se mají zprávy automaticky posílat emailem
5. Klikněte na Otestovat připojení pro ověření správnosti údajů
6. Uložte kliknutím na Uložit

Důležité upozornění k heslům

Hesla k datovým schránkám mají omezenou platnost (obvykle 90 dní). Systém vás upozorní 14 dní před vypršením hesla. Po vypršení je nutné:

1. Změnit heslo na oficiálním portálu www.mojedatovaschranka.cz
2. Aktualizovat heslo v nastavení eIntranetu

Upozornění na vypršení hesla se zobrazuje na hlavní stránce modulu. Aktualizace informace o vypršení hesla probíhá jednou za 48 hodin.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Hlavní obrazovka modulu obsahuje následující prvky:

Horní panel s kategoriemi zpráv

Barevné karty zobrazující počty zpráv v jednotlivých stavech:

• Doručené: Nově stažené zprávy čekající na zpracování
• Řešené: Zprávy přidělené konkrétním uživatelům k vyřízení
• Vyřízené: Zprávy, které byly kompletně vyřízeny
• K odeslání: Připravené koncepty zpráv čekající na odeslání
• Odeslané: Zprávy, které byly odeslány z vašich datových schránek
• Nová zpráva: Vytvoření nové datové zprávy

Nástroje pro stahování zpráv

Pokud máte oprávnění ke stahování:

• Stáhnout zprávy z: Výběr datové schránky, ze které chcete stáhnout nové zprávy
• Vaše heslo: Pole pro zadání hesla (pokud není uloženo v nastavení)
• Tlačítko Stáhnout: Zahájení stahování doručených a odeslaných zpráv
• Zobrazit nové pomocí pověřené osoby: Náhled na nové zprávy za posledních 10 dní bez způsobení doručení

Tabulka datových zpráv

Přehledná tabulka zobrazující seznam zpráv s následujícími sloupci:

• ISDS číslo: Unikátní identifikátor datové zprávy v systému
• Od: Jméno a ID odesílatele
• Komu: Jméno a ID příjemce
• Věc: Předmět zprávy
• Dodáno: Datum a čas dodání zprávy do datové schránky
• Doručeno: Datum a čas doručení (přihlášení nebo fikce po 10 dnech)
• Staženo: Datum a čas stažení zprávy do eIntranetu
• Termín do: Nastavený termín pro vyřízení zprávy
• Řeší/Vyřešil/Odeslal: Jméno uživatele zodpovědného za zprávu (podle stavu)
• Označit: Zaškrtávací políčko pro hromadné operace

Filtry a vyhledávání

Pro rychlé nalezení požadované zprávy můžete použít:

Rozšířený filtr (sbalitelná karta)

• Příjemce: Filtrování podle ID datové schránky příjemce
• Odesílatel: Filtrování podle ID datové schránky odesílatele
• Datum dodání: Výběr časového období (od-do)
• V souboru obsahuje: Fulltextové vyhledávání v obsahu příloh
• Věc: Vyhledávání v předmětu zprávy

Po vyplnění filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat nebo je zrušte tlačítkem Zrušit.

Rychlé vyhledávání

Pole Hledat vpravo nad tabulkou umožňuje okamžité vyhledávání ve všech sloupcích tabulky bez nutnosti použití filtru.

Filtrování podle tagů

Pokud máte aktivovány barevné tagy, zobrazí se tlačítka pro filtrování zpráv podle přiřazených tagů. Kliknutím na konkrétní tag zobrazíte pouze zprávy s tímto tagem.

Základní operace

Stažení nových zpráv

Pro stažení nových doručených a odeslaných zpráv z datové schránky:

1. Přejděte na záložku Doručené nebo Odeslané
2. V poli Stáhnout zprávy z vyberte datovou schránku
3. Pokud se zobrazí pole Vaše heslo, zadejte heslo k datové schránce (zobrazí se, pokud nemáte heslo uloženo v nastavení)
4. Klikněte na tlačítko Stáhnout doručené a odeslané zprávy
5. Vyčkejte na dokončení stahování (podle počtu zpráv může trvat až několik minut)
6. Po dokončení se nové zprávy zobrazí v tabulce

Poznámka: Každé stažení doručené zprávy způsobí její doručení v právním smyslu. Pro kontrolu nových zpráv bez doručení použijte funkci pověřené osoby.

Náhled na nové zprávy bez doručení (pověřená osoba)

Pro nahlédnutí na nové zprávy za posledních 10 dní bez způsobení jejich doručení:

1. V nastavení musí být nakonfigurována pověřená osoba pro danou datovou schránku
2. V poli Zobrazit nové pomocí pověřené osoby vyberte datovou schránku
3. Klikněte na tlačítko Zobrazit seznam
4. Zobrazí se seznam nových zpráv, ale nedojde k jejich doručení podle zákona

Použití: Tato funkce je užitečná pro kontrolu, zda přišly očekávané zprávy před jejich skutečným doručením, nebo pro přípravu na příchozí důležité zprávy.

Čtení datové zprávy

Pro zobrazení detailu datové zprávy:

1. V tabulce zpráv klikněte na požadovanou zprávu (na jakýkoliv sloupec)
2. Otevře se detail zprávy s následujícími informacemi:
   • Kompletní hlavička zprávy (odesílatel, příjemce, věc, dodání, doručení)
   • Číslo jednací a spisová značka odesílatele i příjemce
   • K rukám (pokud je vyplněno)
   • Seznam příloh s možností stažení jednotlivých souborů
   • ZFO soubory (zpráva i dodejka/doručenka)
   • Poznámky k řešení zprávy
   • Aktuální stav a osoba řešící zprávu

Stažení příloh

Přílohy datové zprávy můžete stáhnout dvěma způsoby:

Jednotlivě

1. Otevřete detail zprávy
2. V sekci Přílohy klikněte na název souboru
3. Soubor se stáhne do vašeho počítače

ZFO soubory

Pro archivaci nebo konverzi do listinné podoby:

• Přílohy - ZFO: Datová zpráva včetně všech příloh ve formátu 602XML Filler (bez doručenky)
• Dodejka/Doručenka v ZFO: Potvrzení o dodání nebo doručení zprávy ve formátu ZFO

Pro otevření ZFO souborů je nutné mít nainstalovaný program 602XML Filler. Tyto soubory můžete nechat převést na listinnou podobu na pobočkách Czech Point.

Označení zprávy jako vyřízené

Po vyřízení datové zprávy ji označte jako vyřízenou:

Jednotlivě

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Označit jako vyřízené
3. Zpráva se přesune do záložky Vyřízené

Hromadně

1. V záložce Doručené nebo Řešené zaškrtněte zprávy, které chcete označit jako vyřízené
2. Klikněte na tlačítko Označit vše pro výběr všech zpráv v tabulce
3. Klikněte na tlačítko Přesunout označené do vyřízených

Vytvoření nové datové zprávy

Pro vytvoření a odeslání nové datové zprávy:

1. Klikněte na záložku Nová zpráva v horním panelu
2. Vyplňte povinné údaje:
   • Od: Vyberte datovou schránku odesílatele (vaši firemní schránku)
   • Komu: Vyberte příjemce z adresáře nebo vyhledejte datovou schránku
   • Věc: Předmět zprávy (max. 255 znaků)
3. Volitelně vyplňte:
   • Šablona: Použití předpřipravené šablony (např. žádost o výpis z OR)
   • Číslo jednací odesílatele: Vaše interní číslo jednací
   • Spisová značka odesílatele: Spisová značka pro vaši evidenci
   • Číslo jednací příjemce: Pokud odpovídáte na zprávu
   • Spisová značka příjemce: Pro referenci na zprávu příjemce
   • K rukám: Konkrétní osoba u příjemce
   • Povolit doručení do vlastních rukou: Zprávu může přečíst pouze majitel schránky
4. Přidejte přílohy přetažením do vyznačené oblasti nebo kliknutím na Vybrat soubory
5. Rozhodněte se, zda zprávu:
   • Odeslat okamžitě: Klikněte na tlačítko Odeslat
   • Uložit k odeslání: Klikněte na tlačítko Uložit k odeslání (zpráva se uloží do záložky K odeslání)

Vyhledání datové schránky

Pro vyhledání ID datové schránky příjemce:

1. Při vytváření nové zprávy klikněte na tlačítko Adresář vedle pole Komu
2. Otevře se dialog pro vyhledávání v adresáři ISDS
3. Do pole Obsahuje v názvu zadejte minimálně 6 znaků z názvu osoby nebo firmy
4. Klikněte na Najít
5. Zobrazí se seznam nalezených datových schránek s:
   • Název (jméno nebo název firmy)
   • ID datové schránky
   • Typ schránky (FO, PO, OVM apod.)
   • Přijímaný typ zpráv
   • Adresa sídla
6. Klikněte na tlačítko Vybrat u požadované schránky
7. Schránka se automaticky vyplní do pole Komu

Odpověď na datovou zprávu

Pro rychlou odpověď na přijatou zprávu:

1. Otevřete detail přijaté zprávy
2. Klikněte na tlačítko Odpovědět
3. Otevře se formulář nové zprávy s předvyplněnými údaji:
   • Odesílatel: Vaše schránka, která zprávu přijala
   • Příjemce: Původní odesílatel
   • Věc: RE: původní věc
   • Čísla jednací a spisové značky vzájemně prohozené
   • Přílohy původní zprávy jsou automaticky přiloženy
4. Upravte text nebo přílohy podle potřeby
5. Odešlete nebo uložte k odeslání

Přeposlání datové zprávy

Pro přeposlání přijaté zprávy do jiné datové schránky:

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Přeposlat
3. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji:
   • Odesílatel: Vaše schránka
   • Věc: FWD: původní věc
   • Přílohy jsou automaticky přiloženy
4. Vyberte nového příjemce
5. Odešlete zprávu

Pokročilé funkce

Předání zprávy na řešení

Pro přidělení zprávy konkrétnímu zaměstnanci nebo skupině:

Předání jednotlivci

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Předat na řešení uživateli
3. Vyberte uživatele z rozbalovacího seznamu
4. Volitelně zadejte poznámku pro řešitele
5. Klikněte na Předat
6. Zpráva se přesune do stavu Řešené a uživatel obdrží notifikaci

Předání skupině

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Předat na řešení skupině
3. Vyberte skupinu uživatelů (např. mzdová účtárna, právní oddělení)
4. Zpráva se zobrazí všem členům skupiny
5. První uživatel, který zprávu převezme, se stane jejím řešitelem

Automatická pravidla

Pro automatizaci zpracování příchozích zpráv můžete nastavit pravidla:

1. Přejděte do Nastavení → Pravidla
2. Klikněte na Přidat nové pravidlo
3. Nastavte podmínky:
   • ID odesílatele obsahuje: Filtr podle datové schránky odesílatele
   • Věc obsahuje: Klíčová slova v předmětu zprávy
   • Příloha obsahuje: Text v názvech nebo obsahu příloh
4. Nastavte akci:
   • Předat uživateli: Automaticky přidělit konkrétnímu zaměstnanci
   • Předat skupině: Přidělit skupině uživatelů
   • Označit jako vyřízené: Automaticky archivovat (např. informativní zprávy)
   • Přidat tag: Automaticky označit zprávu barevným štítkem
5. Uložte pravidlo

Příklad pravidla: Všechny zprávy obsahující v předmětu "faktura" automaticky předat mzdové účetní a označit tagem "Faktury".

Automatické stahování zpráv

Pro pravidelné automatické stahování nových zpráv:

1. Přejděte do Nastavení → Připojené schránky
2. Upravte připojení datové schránky kliknutím na ikonu tužky
3. Zaškrtněte Automatické stahování
4. Nastavte parametry:
   • Interval stahování: Každých 15 minut, 30 minut, 1 hodinu, 2 hodiny, denně
   • Automaticky předat na řešení: Vyberte uživatele, kterému se nové zprávy automaticky přidělí
   • Automatické přeposílání na email: Vyberte uživatele, kterým se zašle emailové upozornění na novou zprávu
   • Nestahovat o víkendech: Vypnutí stahování v sobotu a neděli
   • Nestahovat ve dnech před svátky: Vypnutí stahování den před státním svátkem
   • Označit přijaté zprávy jako přečtené: Automatické označení zpráv jako přečtených v ISDS
5. Uložte nastavení

Poznámka: Automatické stahování zpráv způsobuje jejich doručení v právním smyslu. Ujistěte se, že je někdo pravidelně kontroluje a zpracovává.

Odložené odeslání zprávy

Pro naplánování odeslání zprávy v budoucnosti:

1. Vytvořte novou zprávu nebo otevřete koncept
2. Klikněte na tlačítko Odeslat opožděně
3. Vyberte Odeslat v zadaném termínu
4. Zadejte:
   • Datum: Den odeslání
   • Čas: Přesný čas odeslání
5. Uložte zprávu do stavu K odeslání
6. Zpráva bude automaticky odeslána v naplánovaný čas

Použití: Užitečné pro odeslání zpráv mimo pracovní dobu nebo pro načasování důležité komunikace.

Informování uživatelů o odeslané zprávě

Pro nastavení, aby vybraní uživatelé byli informováni o odeslání zprávy:

1. Při odesílání zprávy klikněte na tlačítko Na vědomí
2. Zaškrtněte uživatele, kteří mají být informováni
3. Odešlete zprávu
4. Vybraní uživatelé obdrží notifikaci o odeslání
5. Mohou označit, že zprávu berou na vědomí nebo k ní přidat poznámku

Konverze do tištěné verze

Pro převod datové zprávy do tištěné podoby s ověřením pravosti:

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Konvertovat do tištěné verze
3. Systém vygeneruje PDF dokument s ověřovacím razítkem a QR kódem
4. Tento dokument můžete vytisknout a použít jako listinný ekvivalent datové zprávy
5. Pravost lze ověřit na pobočkách Czech Point naskenováním QR kódu

Použití šablon

Pro opakované použití struktury zprávy:

1. Otevřete detail odeslané zprávy, kterou chcete použít jako šablonu
2. Klikněte na tlačítko Použít jako šablonu
3. Otevře se formulář nové zprávy s předvyplněnou hlavičkou (bez příloh)
4. Změňte příjemce a upravte obsah podle potřeby
5. Odešlete nebo uložte novou zprávu

Integrace s přijatými fakturami

Pro rychlé zpracování faktury přijaté datovou zprávou:

1. Otevřete detail zprávy obsahující fakturu
2. Klikněte na tlačítko Do faktur přijatých & vyřízené
3. Systém automaticky:
   • Vytvoří novou přijatou fakturu v modulu Přijaté faktury
   • Přiloží všechny přílohy z datové zprávy
   • Předvyplní dodavatele podle odesílatele zprávy
   • Označí zprávu jako vyřízenou
4. Pokračujte v evidenci faktury v modulu Přijaté faktury

Přidání poznámky k řešení

Pro zaznamenání průběhu řešení zprávy:

1. Otevřete detail zprávy
2. Přejděte do sekce Poznámky
3. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
4. Zadejte text poznámky (můžete použít formátování)
5. Volitelně přiložte soubor k poznámce
6. Uložte poznámku

Poznámky jsou viditelné pro všechny uživatele s přístupem ke zprávě a slouží pro dokumentaci průběhu řešení.

Přidání tagů k datové zprávě

Pro vizuální kategorizaci zpráv (pokud je funkce aktivována):

1. Otevřete detail zprávy
2. Klikněte na tlačítko Tagy vpravo nahoře
3. Vyberte jeden nebo více tagů ze seznamu
4. Tagy se zobrazí jako barevné štítky v detailu i v tabulce zpráv
5. V hlavní tabulce můžete filtrovat zprávy podle přiřazených tagů

Integrace s dalšími moduly

Přijaté faktury

Datové zprávy obsahující faktury můžete jedním kliknutím převést do modulu Přijaté faktury včetně všech příloh a předvyplněných údajů o dodavateli.

eNeschopenky

Pokud máte aktivován modul eNeschopenky, datové zprávy od ČSSZ obsahující informace o pracovní neschopnosti zaměstnanců můžete automaticky načíst do modulu eNeschopenky kliknutím na tlačítko Načíst do eNeschopenek.

Vydané faktury

Z modulu Vydané faktury můžete přímo odeslat fakturu jako datovou zprávu. Systém automaticky vytvoří novou zprávu s fakturou jako přílohou a předvyplní příjemce podle IČ odběratele.

Úkoly

Z datové zprávy můžete vytvořit úkol v modulu Úkoly pro sledování vyřízení zprávy. Zpráva se automaticky připojí jako příloha úkolu.

Soubory

Všechny přílohy datových zpráv jsou automaticky ukládány do modulu Soubory a lze je vyhledávat a sdílet stejně jako ostatní dokumenty ve firmě.

Řešení problémů

Časté dotazy

Nemohu se připojit k datové schránce

Příčiny a řešení:

• Chybné přihlašovací údaje: Zkontrolujte, zda máte správné uživatelské jméno a heslo. Přihlaste se na www.mojedatovaschranka.cz a ověřte údaje.
• Vypršelé heslo: Hesla k datovým schránkám mají omezenou platnost (obvykle 90 dní). Změňte heslo na portálu ISDS a aktualizujte ho v nastavení eIntranetu.
• Zablokovaná datová schránka: Schránka může být zpětně znepřístupněna. Kontaktujte podporu ISDS.
• Výpadek systému ISDS: Občas dochází k plánovaným odstávkám systému. Zkontrolujte aktuální stav na www.datoveschranky.info.

Zpráva se nezobrazuje v seznamu po stažení

Řešení:

1. Zkontrolujte, zda máte oprávnění číst zprávy z dané datové schránky (nastavení práv)
2. Ověřte filtr - možná je zpráva vyfiltrována podle data nebo odesílatele
3. Zkontrolujte, zda se zpráva nenachází v jiné záložce (Řešené, Vyřízené)
4. Použijte rychlé vyhledávání nad tabulkou

Nemohu odeslat datovou zprávu

Příčiny a řešení:

• Chybí oprávnění k odesílání: Zkontrolujte v nastavení, zda máte zaškrtnuté právo "Odesílat"
• Neexistující datová schránka příjemce: Ověřte ID datové schránky příjemce v adresáři ISDS
• Příliš velké přílohy: Celková velikost zprávy včetně příloh nesmí přesáhnout 50 MB (doporučeno max. 20 MB)
• Nepodporovaný formát příloh: Některé typy souborů mohou být ISDS odmítnuty (např. .exe, .bat)
• Datová schránka příjemce nepřijímá komerční zprávy: Některé schránky OVM přijímají pouze úřední komunikaci

Jak poznám, že příjemce zprávu přečetl

Odpověď:

U odeslaných zpráv otevřete detail a zkontrolujte sloupec Doručeno. Pokud je vyplněn datum a čas, zpráva byla doručena. Doručení nastává buď přihlášením příjemce do datové schránky nebo automaticky po 10 dnech od dodání (fikce doručení).

Právní účinky nastávají okamžikem doručení. Stažení doručenky v ZFO formátu vám poskytne elektronicky podepsaný dokument prokazující doručení.

Zpráva zmizela ze seznamu

Řešení:

1. Zkontrolujte záložku Vyřízené - možná byla omylem označena jako vyřízená
2. Někdo s oprávněním mohl zprávu smazat - zkontrolujte koš (pokud máte administrátorská práva)
3. Zkontrolujte filtr - možná je zpráva vyfiltrována
4. Použijte fulltextové vyhledávání v poli "Hledat"

Automatické stahování nefunguje

Řešení:

1. Zkontrolujte v nastavení připojení, zda je zaškrtnuto Automatické stahování
2. Ověřte, že máte uloženo heslo k datové schránce
3. Zkontrolujte datum vypršení hesla - pokud vypršelo, automatické stahování nefunguje
4. Ověřte nastavení "Nestahovat o víkendech" a "Nestahovat ve dnech před svátky"
5. Zkontrolujte poslední čas připojení v nastavení schránky

Jak dlouho jsou zprávy uchovávány v eIntranetu

Odpověď:

Datové zprávy stažené do eIntranetu jsou uchovávány neomezeně dlouho včetně všech příloh a ZFO souborů. To je výhodné oproti systému ISDS, kde jsou zprávy uchovávány pouze 90 dní. Pro dlouhodobou archivaci doporučujeme pravidelně stahovat zprávy do eIntranetu.

Mohu poslat datovou zprávu fyzické osobě bez datové schránky

Odpověď:

Ne, datovou zprávu lze odeslat pouze na existující datovou schránku. Fyzické osoby si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně zdarma na www.mojedatovaschranka.cz. Alternativně můžete komunikovat klasickou poštou nebo emailem.

Tipy pro efektivní práci

Organizace zpráv pomocí tagů

Vytvořte si barevné tagy pro různé kategorie zpráv (např. "Faktury", "Smlouvy", "Úřady", "Urgentní") a zprávy průběžně označujte. Usnadníte si tím vyhledávání a přehled o typech komunikace.

Nastavení automatických pravidel

Pro opakující se typy zpráv nastavte automatická pravidla, která zprávy předají správnému zaměstnanci. Ušetříte čas manuálním přidělováním a zajistíte rychlejší vyřízení.

Využití pověřené osoby

Pokud očekáváte důležitou zprávu a potřebujete vědět, zda již došla, ale nechcete ji ještě právně doručit, použijte funkci nahlížení pomocí pověřené osoby. To vám dá čas na přípravu odpovědi nebo podkladů před oficiálním doručením.

Pravidelné zálohování ZFO souborů

Pro důležité zprávy pravidelně stahujte ZFO soubory a ukládejte je na bezpečné místo mimo eIntranet. ZFO soubory jsou jediným právně relevantním důkazem o obsahu a doručení datové zprávy.

Kontrola termínů

U zpráv vyžadujících odpověď v určité lhůtě nastavte pole Termín do. Systém vás upozorní na blížící se termíny a pomůže dodržet zákonné lhůty.

Dokumentace průběhu řešení

Využívejte sekci Poznámky pro zaznamenání všech kroků při řešení zprávy. V případě kontroly nebo sporu budete mít kompletní dokumentaci komunikace a kroků.

Kombinace s úkoly

Pro složitější zprávy vyžadující více kroků k vyřízení vytvořte z datové zprávy úkol v modulu Úkoly. Můžete nastavit dílčí kroky, termíny a zodpovědné osoby.

Efektivní vyhledávání

Využívejte fulltextové vyhledávání v poli "Hledat" pro rychlé nalezení zprávy podle jakéhokoliv sloupce. Pokud znáte nějaký detail zprávy (jméno odesílatele, část věci, datum), najdete ji okamžitě.

Hromadné operace

Pro vyřízení většího počtu informativních zpráv najednou použijte funkci hromadného označení a přesunutí do vyřízených. Ušetříte čas oproti vyřizování po jedné.

Šablony pro opakující se komunikaci

Pokud pravidelně posíláte obdobné zprávy (např. měsíční výkazy, standardní odpovědi), vytvořte si šablony s předvyplněnými údaji. Použijte funkci "Použít jako šablonu" u již odeslané zprávy.

Emailové notifikace

V nastavení automatického stahování zapněte přeposílání na email pro důležité datové schránky. Budete okamžitě informováni o nových zprávách emailem a můžete reagovat včas i mimo pracovní dobu.

Pravidelná kontrola vypršení hesel

Jednou měsíčně zkontrolujte v nastavení připojených schránek datum vypršení hesel. Předejdete situaci, kdy se náhle přestanou stahovat zprávy kvůli expirovanému heslu.