Datové zprávy
Přehled
Účel modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy (datová schránka, ISDS, ID datové schránky) slouží ke stažení, řešení, uložení a odeslání datových zpráv z firemní datové schránky přímo v eIntranetu. Modul umožňuje spravovat více datových schránek najednou, archivovat zprávy po neomezenou dobu a automaticky přeposílat datové zprávy na e-mail. Nahrazuje ruční přihlašování do systému datových schránek a propojuje elektronickou úřední komunikaci s dalšími moduly, jako jsou Faktury přijaté nebo E-Neschopenka.
Klíčové funkce modulu Datové zprávy
- Stažení doručených i odeslaných datových zpráv z jedné nebo více datových schránek
- Řešení zpráv - předání uživateli nebo skupině (pozici), vyřízení, poznámky
- Vytvoření a odeslání nové datové zprávy včetně šablon CzechPOINT
- Odpověď, přeposlání a použití zprávy jako šablony
- Automatické zpracování zpráv pomocí pravidel (podmínky a akce)
- Archivace zpráv po neomezenou dobu, na rozdíl od systému datových schránek
- Přeposílání zpráv na e-mail podle vlastní šablony
- Barevné tagy pro rychlou orientaci ve zprávách
- Integrace s Fakturami přijatými, Fakturami vydanými, E-Neschopenkou a Listinnou poštou
- AI asistent pro shrnutí a návrh vyřízení doručené zprávy
Cílová skupina modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy využívají zaměstnanci pověření přebíráním a vyřizováním úřední korespondence, účetní a fakturační oddělení, HR pracovníci zpracovávající eNeschopenky od ČSSZ a administrátoři, kteří spravují připojení datových schránek, uživatelská práva a pravidla automatického zpracování. Přístup a rozsah oprávnění se u jednotlivých uživatelů liší podle přidělených práv.
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy otevřete z hlavního menu aplikace. Zobrazí se seznam zpráv rozdělený do záložek podle stavu. Odkaz Nastavení vpravo u nadpisu vede přímo do konfigurace modulu Datové zprávy, pokud k ní máte oprávnění.
Nastavení modulu Datové zprávy
Konfigurace modulu Datové zprávy je dostupná přes navigační cestu Nastavení → Datové zprávy. Nastavení modulu Datové zprávy je rozdělené do šesti záložek: Uživatelská práva (Přístupová práva), Obecná nastavení, Připojené schránky, Pravidla, Šablony a Tagy (poslední záložka se zobrazí až po zapnutí tagů). Každou záložku popisujeme samostatně níže.
Uživatelská práva k modulu Datové zprávy
Záložka Přístupová práva v nastavení modulu Datové zprávy obsahuje tabulku uživatelů s volbami oprávnění pro každého z nich. Nastavení oprávnění určuje, co uživatel v modulu Datové zprávy uvidí a co v něm může dělat.
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| Bez přístupu | Uživatel modul Datové zprávy vůbec nevidí |
| Číst přidělené na řešení | Uživatel vidí jen zprávy, které mu byly předány, které řeší jeho pozice, nebo které má na vědomí |
| Číst vše | Uživatel vidí všechny datové zprávy ve všech složkách |
| Vytvářet zprávy k odeslání + vidět tyto odeslané | Uživatel může vytvářet koncepty nových zpráv a vidí zprávy odeslané ostatními |
| Stahovat | Uživatel může spustit stažení zpráv z datové schránky |
| Odesílat | Uživatel může odeslat připravenou zprávu do systému datových schránek |
| Pouze schránky | Omezení práv na vybrané datové schránky pomocí tlačítka Vybrat schránky, s volbou „Všechny – i v budoucnu přidané" |
Poznámka: Kombinace práva Vytvářet zprávy k odeslání a práva Odesílat rozhoduje o tom, jestli uživatel v Nové zprávě vidí tlačítko Připravit k odeslání, tlačítko Odeslat, nebo obě.
Obecná nastavení modulu Datové zprávy
Záložka Obecná nastavení v modulu Datové zprávy určuje, jaké doplňkové funkce jsou v modulu zapnuté pro celou firmu.
| Volba | Význam |
|---|---|
| Umožnit přidávat barevné tagy k datovým zprávám | Zapne tagy a zobrazí záložku Tagy v nastavení |
| Informaci při uložení konceptu zaslat (Jednomu uživateli / Více uživatelům) | Určuje, komu lze poslat informaci, že je zpráva připravena k odeslání |
| Umožnit odeslat zprávy více příjemcům | V poli Komu v Nové zprávě lze vybrat víc adresátů najednou |
| Umožnit dát na vědomí uživatelům o odeslání zprávy | Po odeslání dostanou vybraní uživatelé informaci a mohou potvrdit „Beru na vědomí" nebo přidat poznámku |
| Mezi uživatele na vědomí automaticky zařadit toho, kdo zprávu vytvořil | Vhodné, když zprávu v modulu Datové zprávy vytváří jeden uživatel a odesílá jiný |
| Odeslat v termínu | Zapne odložené odeslání; zadaný čas je přibližný, odeslání se může opozdit maximálně o cca 2 hodiny |
| Příloha z textového pole | Umožní napsat text jednoduché odpovědi, který se automaticky převede na přílohu Zprava.pdf |
| Notifikace o nevyřešené zprávě po dnech | Hodnota 0 = vypnuto; jinak se po zadaném počtu dní od doručení pošle e-mail všem uživatelům s právem Číst vše |
Připojené schránky v modulu Datové zprávy
Záložka Připojené schránky v nastavení modulu Datové zprávy slouží ke správě jednotlivých datových schránek napojených na eIntranet. Nad tabulkou najdete tlačítka Přidat připojení a Import zpráv ze ZFO. Tabulka připojených schránek zobrazuje sloupce Název, Přihlašovací jméno / vypršení hesla, Příjem PDZ, Poslední stažení zpráv, Stahovat automaticky, Aktivní a Akce s ikonami pro úpravu, smazání a obnovení údajů ze systému ISDS.
Upozornění: Pokud doba od posledního stažení aktivní schránky přesáhne 60 dní, přijde správci e-mail. V systému datových schránek se zprávy uchovávají jen 90 dní, pokud firma nemá placený datový trezor. Sedm dní před expirací hesla přijde upozornění. Počet aktivních schránek je vždy omezen počtem předplacených uživatelů.
Smazání připojené schránky potvrzujete hláškou: „Opravdu chcete smazat toto připojení? Smažou se i všechny zprávy s ním spojené! Toto je nevratná akce!"
Editace názvu datové schránky
V záložce Připojené schránky v nastavení modulu Datové zprávy je u sloupců Název a Přihlašovací jméno / vypršení hesla ikona obnovení. Kliknutím otevřete dialog Editace názvu datové schránky, který znovu načte údaje přímo ze systému datových schránek - aktuální název schránky i datum vypršení hesla.
Návod: Ikonu obnovení použijte, pokud se v eIntranetu zobrazuje zastaralý název schránky nebo pokud jste si na www.datovka.gov.cz změnili heslo a chcete okamžitě promítnout nové datum expirace. Bez tohoto ručního načtení se údaje aktualizují automaticky jednou za 48 hodin.
Po úspěšném načtení dialog vypíše zprávu „Načten název datové schránky" spolu s názvem. Pokud schránka není označena jako aktivní, zobrazí se hláška „Nepovedlo se načíst schránku, schránka není aktivní!" - schránku nejdřív aktivujte v dialogu Editace/vytvoření připojení k datové schránce.
Dialog Editace/vytvoření připojení k datové schránce
Dialog Editace/vytvoření připojení k datové schránce v modulu Datové zprávy obsahuje všechna pole potřebná pro napojení jedné datové schránky.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Název schránky (ke stažení) | Vlastní pojmenování schránky pro přehlednost v modulu Datové zprávy |
| Vaše uživatelské jméno k DS | Jméno pro přihlášení na www.datovka.gov.cz - není to ID datové schránky |
| Uložit heslo k DS | Heslo se ukládá vždy šifrovaně; bez uložení se zadává při každém stažení |
| Vaše heslo k DS | Pozor: heslo si předem ověřte na www.datovka.gov.cz - při špatném zadání se přístup ke schránce zablokuje na 24 hodin. Při editaci nevyplňujte, pokud heslo neměníte. |
| Aktivní | Zapíná nebo vypíná schránku v modulu Datové zprávy |
| Stahovat automaticky | Zprávy se stahují každé 3 hodiny; vyžaduje uložené heslo |
| Nestahovat v nepracovní dny (svátky a víkendy) | Vynechá automatické stahování o víkendech a svátcích |
| Nestahovat ve dny | Výběr konkrétních dnů v týdnu, kdy se automaticky nestahuje |
| Nestahovat den před nepracovním dnem | Vynechá stahování v den předcházející volnu |
| Stažené označit jako přečtené | Stažené zprávy se přímo v systému datových schránek označí jako přečtené |
| Zpracovávat eNeschopenky | Zapíná automatický zápis zpráv ČSSZ do modulu E-Neschopenka a docházky |
| Posílat jméno uživatele | Do položky Organizační jednotka odesílatele se vloží jméno uživatele, který zprávu v modulu Datové zprávy vytvořil |
| Po stažení zaslat kopii na email uživatelům | Výběr uživatelů s přístupem do modulu Datové zprávy, kterým přijde kopie stažené zprávy |
| Po stažení nastavit automaticky řešitele na | Volba „Nenastavovat" nebo konkrétní uživatel, který se automaticky přiřadí jako řešitel |
Import zpráv ze ZFO v modulu Datové zprávy
Dialog Import zpráv ze ZFO v modulu Datové zprávy umožňuje nahrát dříve stažené soubory ZFO mimo běžné automatické stahování. Zvolíte typ zpráv Doručené nebo Odeslané. Doručené zprávy se importují do vyřízených, odeslané do odeslaných. Doručenky importujte až po datových zprávách, ke kterým patří. V jednom kroku lze importovat maximálně 50 zpráv o celkové velikosti 60 MB.
Pravidla v modulu Datové zprávy
Záložka Pravidla (Pravidla pro automatické zpracování datových zpráv) v modulu Datové zprávy umožňuje nastavit automatické reakce na doručené nebo odeslané zprávy. Pravidla se spouštějí i testují jen na zprávách ve složce Doručené nebo Odeslané. Vyhodnocují se podle pořadí a po splnění prvního pravidla se další už neprovedou. Pravidla proto před nasazením pečlivě otestujte pomocí funkce Otestovat pravidla.
U každého pravidla nastavujete Název pravidla, možnost Odstranit toto pravidlo, přepínač Aktivní, Pořadí pomocí šipek nahoru a dolů a volbu Pro odeslání/příjem (Příjem nebo Odeslání).
Podmínky a akce pravidel v modulu Datové zprávy
Ke každému pravidlu v modulu Datové zprávy lze přidat až 5 podmínek ve tvaru položka - je/není/obsahuje/neobsahuje - hodnota - a/nebo. Dostupné položky podmínek jsou: K rukám, Název přílohy, Odesílatel - název, Odesílatel - ID schránky, Odesílatel - typ schránky, Předmět datové zprávy, Příjemce - ID schránky, Příjemce - název, Příjemce - spis. značka, Příjemce - typ schránky.
Ke každému pravidlu lze přidat až 4 akce: Automatická odpověď (odeslat soubory) - k odeslání, Automatická odpověď (odeslat soubory) - odeslat, Poslat kopii na email, Poslat kopii do jiné schránky (zadejte její ID), Předat na skupinu (pozici), Předat na uživatele a Nastavit stav. U akcí automatické odpovědi se soubor k odeslání nahrává tlačítkem Nahrát soubor.
Nové pravidlo založíte přes dialog Vytvořit nové pravidlo, kde zadáte pouze název - podmínky a akce doplníte až po založení pravidla. Otestování provedete v dialogu Otestovat pravidla, kam zadáte ID datové zprávy (sloupec ISDS číslo) a kliknete na tlačítko Otestovat. U každého pravidla se pak vypíše Splněno nebo NEsplněno.
Šablony pro předávání datových zpráv na e-mail
Záložka Šablony (Šablony pro předávání datových zpráv na email) v modulu Datové zprávy definuje formát e-mailu, který se odešle při akci pravidla „Poslat kopii na email". Vyplňujete pole Předmět emailu a Obsah emailu, dále zaškrtávátka Připojit přílohy, Připojit ZFO jako přílohu a Připojit dodejku/doručenku. Změny potvrdíte tlačítkem Uložit.
V šabloně lze použít klíčová slova, která se při odeslání nahradí konkrétními údaji ze zprávy.
| Klíčové slovo | Význam |
|---|---|
%Date% | Aktuální datum |
%Subject% | Předmět datové zprávy |
%SubjectLink% | Předmět datové zprávy jako odkaz na zprávu |
%FromID% | ID datové schránky odesílatele |
%FromName% | Název/jméno odesílatele |
%ToID% | ID datové schránky příjemce |
%ToName% | Název/jméno příjemce |
%Now% | Aktuální datum a čas |
%DmID% | ID datové zprávy |
%DeliveredDateTime% | Datum a čas dodání zprávy |
%AcceptedDateTime% | Datum a čas doručení (přečtení) zprávy |
%SenderCj% | Číslo jednací odesílatele |
%SenderSpZn% | Spisová značka odesílatele |
%RecipCj% | Číslo jednací příjemce |
%RecipSpZn% | Spisová značka příjemce |
%NotesHistoryTable% | Tabulka poznámek k datové zprávě |
%Link% | Odkaz na zprávu v eIntranetu |
%Status% | Aktuální stav zprávy |
%Resi% | Kdo zprávu řeší nebo řešil |
Tagy v modulu Datové zprávy
Záložka Tagy v nastavení modulu Datové zprávy se zobrazí až po zapnutí volby „Umožnit přidávat barevné tagy k datovým zprávám" v Obecných nastaveních. Nový tag přidáte tlačítkem Přidat tag v dialogu Vytvoření nového tagu, kde vyplníte Název, Barvu textu a Barvu pozadí. Tabulka tagů zobrazuje sloupce Název, Barva textu, Barva pozadí, Náhled a Akce s možností upravit nebo smazat tag.
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka modulu Datové zprávy
Hlavní obrazovka modulu Datové zprávy zobrazuje seznam datových zpráv rozdělený do záložek podle jejich stavu, u každé záložky je zobrazen počet zpráv v odznaku. Nad tabulkou zpráv jsou k dispozici filtry, vyhledávání a tlačítka pro stažení nových zpráv. Tabulka zpráv obsahuje sloupce ISDS číslo, Od, Komu, Věc, Dodáno, Doručeno, Staženo, Termín do, sloupec Řeší (případně Vyřešil, Odeslal nebo Připravil podle aktuální složky) a sloupec Označit pro hromadné operace.
Nad hlavní obrazovkou modulu Datové zprávy se mohou zobrazit upozornění na vypršené nebo blížící se vypršení hesla ke schránce a upozornění na plánovanou odstávku systému datových schránek. U dosud neodeslaných zpráv se ve sloupci ISDS číslo zobrazuje text „NEODESLÁNO", u odloženě naplánovaných zpráv text „Naplánováno: datum čas".
Navigace mezi složkami v modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy rozděluje zprávy do šesti záložek podle jejich stavu (řešení, workflow, evidence pošty). Mezi záložkami přepínáte kliknutím na jejich název.
| Záložka | Popis |
|---|---|
| Doručené | Nově stažené přijaté zprávy, které ještě nebyly nikomu předány |
| Řešené | Zprávy předané uživateli nebo skupině k vyřízení |
| Vyřízené | Uzavřené zprávy, u kterých je vyřízení dokončené |
| K odeslání | Připravené koncepty, viditelné jen uživatelům s právem vytvářet nebo odesílat zprávy |
| Odeslané | Úspěšně odeslané zprávy do systému datových schránek |
| Nová zpráva | Formulář pro vytvoření nové zprávy, dostupný jen s právem vytvářet zprávy |
Filtry v modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy nabízí rozbalovací filtrační panel s poli Příjemce, Odesílatel, Datum dodání (od-do), V souboru obsahuje (fulltextové hledání v obsahu příloh) a Věc. Filtr aplikujete tlačítkem Vyhledat a zrušíte tlačítkem Zrušit. Nad tabulkou zpráv je navíc pole Hledat pro rychlé vyhledávání v zobrazeném seznamu.
Pokud je v Obecných nastaveních modulu Datové zprávy zapnutá funkce tagů, zobrazí se nad seznamem tlačítka tagů - tlačítko Vše a tlačítka s názvy jednotlivých tagů - pro rychlý filtr podle barevného označení zprávy.
Tip: Filtr „V souboru obsahuje" prohledává i obsah příloh datových zpráv, nejen jejich název - hodí se, když si nepamatujete přesný předmět zprávy, ale víte, co bylo v přiloženém dokumentu.
Tlačítka a akce na hlavní obrazovce modulu Datové zprávy
Vedle filtrů a záložek nabízí hlavní obrazovka modulu Datové zprávy tlačítka pro stažení a hromadné zpracování zpráv.
- Stáhnout zprávy z: výběr datové schránky, ze které se mají zprávy stáhnout
- Vaše heslo: pole se zobrazí jen tehdy, když heslo k dané schránce není uložené v nastavení
- Stáhnout doručené a odeslané zprávy: spustí stahování; zobrazí se hláška „Prosím vyčkejte, proces stažení byl zahájen. Podle počtu zpráv může trvat až několik minut."
- Smazané: ve složce K odeslání zobrazí smazané koncepty
- Označit vše: zaškrtne všechny řádky ve složkách Doručené a Řešené
- Přesunout označené do vyřízených: hromadně změní stav označených zpráv na Vyřízené
- Nastavení: odkaz vpravo u nadpisu pro přechod do nastavení modulu Datové zprávy
Nad tabulkou zpráv jsou dále k dispozici tlačítka Excel, Tisk, výběr viditelnosti sloupců a pokročilé hledání - podrobně jsou popsané v kapitole Pokročilé funkce.
Základní operace
Postup: Stažení zpráv v modulu Datové zprávy
Stažení zpráv v modulu Datové zprávy načte nové doručené i odeslané zprávy ze zvolené datové schránky do eIntranetu.
- V modulu Datové zprávy vyberte v poli Stáhnout zprávy z: požadovanou datovou schránku
- Pokud se zobrazí pole Vaše heslo, zadejte heslo k datové schránce (zobrazuje se jen tehdy, když heslo není uložené v nastavení)
- Klikněte na tlačítko Stáhnout doručené a odeslané zprávy
- Vyčkejte na hlášku o zahájení stahování - proces může podle počtu zpráv trvat až několik minut
Tip: Zapněte v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky volbu Stahovat automaticky - modul Datové zprávy pak stahuje nové zprávy sám každé 3 hodiny, bez nutnosti ručního zásahu.
Zobrazení detailu datové zprávy
Kliknutím na řádek v tabulce zpráv otevřete detail datové zprávy v modulu Datové zprávy. Detail zobrazuje pole ISDS číslo, Od, Komu, Věc, Dodáno, Doručeno, Staženo, Termín do, Č.j. příjemce, Sp.zn. příjemce, K rukám, Č.j. odesílatele, Sp.zn. odesílatele, Org. jedn. odes., Číslo org. jedn., Typ schránky odesílatele, Stav a sloupec Řeší/Vyřešil/Odeslal/Připravil podle aktuálního stavu zprávy. Dále obsahuje pole Odeslat odloženě, Přílohy, Přílohy - ZFO a Dodejka / doručenka v ZFO a tabulku Poznámky se sloupci Zapsal, Datum, Poznámka a Příloha. Tlačítkem Zpět se vrátíte na seznam zpráv.
Přidání přílohy k datové zprávě
V detailu zprávy v modulu Datové zprávy můžete k již uložené zprávě doplnit další soubory. Pod seznamem příloh je tlačítko Přidat přílohu, které otevře dialog Přidání přílohy. Tlačítko se zobrazí jen uživatelům, kteří danou zprávu smějí upravovat.
- Otevřete detail datové zprávy a v části Přílohy klikněte na Přidat přílohu
- Přetáhněte soubory do plochy pro nahrávání, nebo tlačítkem pro vytvoření nového dokumentu připravte soubor online
- Nahrát můžete maximálně 60 souborů
- Klikněte na Uložit
Poznámka: O přidání přílohy se automaticky založí záznam v tabulce Poznámky včetně názvů nahraných souborů, takže je vždy dohledatelné, kdo a kdy přílohu doplnil.
Postup: Vytvoření a odeslání nové datové zprávy
Novou datovou zprávu v modulu Datové zprávy vytvoříte v záložce Nová zpráva, dostupné jen uživatelům s právem vytvářet zprávy.
- Otevřete v modulu Datové zprávy záložku Nová zpráva
- Vyberte pole Od * - odesílající schránku (nabízí jen schránky, ke kterým máte oprávnění)
- Volitelně zvolte hotovou Šablonu žádosti přes CzechPOINT
- Vyberte příjemce v poli Komu (adresa z adresáře) *, případně tlačítkem Vyhledat jinou adresu najděte schránku přímo v systému ISDS
- Vyplňte pole Věc * - k dispozici je našeptávání dříve použitých předmětů
- U schránek přijímajících poštovní datové zprávy zvolte Typ zprávy: Komerční (smluvní), Předplacená (EPZ), Iniciační nebo Odpovědní
- Volitelně rozbalte Další položky hlavičky a vyplňte Č.j. příjemce, Sp.zn. příjemce, K rukám (max. 30 znaků), Č.j. odesílatele a Sp.zn. odesílatele
- Vložte Přílohy * přetažením do dropzone, případně vytvořte nový dokument online; maximálně 60 souborů, celková velikost do 20 MB
- Volitelně vyberte uživatele Na vědomí, kteří budou po odeslání informováni
- Nastavte Odeslat v termínu - okamžitě, nebo v zadaném datu a čase
- Klikněte na Připravit k odeslání (uloží zprávu do složky K odeslání) nebo rovnou na Odeslat (vyžaduje právo vytvářet i odesílat)
Povolené přípony příloh v modulu Datové zprávy jsou: cer, crt, der, doc, docx, dbf, dgn, dwg, edi, fo, gfs, gif, gml, html, htm, isdoc, isdocx, jfif, jpeg, jpg, mpeg, mpeg1, mpeg2, mpg, mp2, mp3, odp, ods, odt, pdf, pk7, png, ppt, pptx, prj, p7b, p7c, p7f, p7m, p7s, qix, rtf, sbn, sbx, shp, shx, tiff, tif, tst, tsr, txt, wav, xls, xlsx, xml, xsd, zfo.
Odpověď, přeposlání a použití zprávy jako šablony
V detailu datové zprávy v modulu Datové zprávy máte k dispozici tři tlačítka pro rychlé vytvoření navazující zprávy. Tlačítko Odpovědět založí novou zprávu s předvyplněnou hlavičkou „RE: …" a s přílohami původní zprávy. Tlačítko Použít jako šablonu založí novou zprávu s hlavičkou převzatou z původní zprávy, ale bez příloh. Tlačítko Přeposlat založí novou zprávu „FWD: …" s přílohami původní zprávy, kterou lze odeslat do jiné datové schránky.
Postup: Předání datové zprávy k řešení
Předání k řešení přesune datovou zprávu v modulu Datové zprávy do záložky Řešené a informuje odpovědného pracovníka.
- Otevřete detail datové zprávy, kterou chcete předat
- Klikněte na Předat na řešení uživateli a v dialogu Předání uživateli k řešení vyberte jednoho nebo více uživatelů, nebo klikněte na Předat na řešení skupině a v dialogu Předání skupině (pozici) k řešení vyberte pozici
- Potvrďte předání
Po předání se zpráva zařadí do záložky Řešené a vybraný uživatel je e-mailem informován o přiřazení. Obdobná informace se posílá i při předání na skupinu (pozici).
Vyřízení datové zprávy
Zprávu v modulu Datové zprávy označíte jako vyřízenou tlačítkem Označit jako vyřízené v detailu zprávy - přesune ji do záložky Vyřízené. Ve složkách Doručené a Řešené lze zprávy zaškrtnout pomocí sloupce Označit, kliknout na Označit vše pro výběr všech řádků a následně použít tlačítko Přesunout označené do vyřízených pro hromadné vyřízení více zpráv najednou.
Přidání poznámky k datové zprávě
V detailu datové zprávy v modulu Datové zprávy klikněte na tlačítko Přidat poznámku. V dialogu Přidání poznámky vyplňte text poznámky a volitelně přiložte soubor. Poznámka se zobrazí v tabulce Poznámky se sloupci Zapsal, Datum, Poznámka a Příloha. Poznámky se v modulu Datové zprávy zapisují i automaticky - například při změně termínu vyřízení nebo při ruční změně stavu zprávy.
Mazání konceptu v modulu Datové zprávy
Smazat lze pouze zprávu ve stavu K odeslání, tedy dosud neodeslaný koncept. V detailu takové zprávy klikněte na tlačítko Smazat. Smazané koncepty zůstávají dostupné přes tlačítko Smazané v záložce K odeslání. Přijaté a odeslané zprávy se v modulu Datové zprávy nemažou, protože tvoří doklad o doručení úřední komunikace.
Vyhledávání a filtrování v modulu Datové zprávy
Kromě rozbalovacího filtru s poli Příjemce, Odesílatel, Datum dodání, V souboru obsahuje a Věc nabízí modul Datové zprávy i rychlé vyhledávání v poli Hledat nad tabulkou a pokročilé skládané vyhledávání pomocí tlačítka Pokročilé hledání. Příklad: Pokud hledáte fakturu doručenou od konkrétního dodavatele za poslední měsíc, zadejte jeho název do pole Odesílatel a nastavte rozsah v poli Datum dodání.
Pokročilé funkce
Export dat z modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy nemá samostatné exportní skripty do mzdových či účetních systémů, nabízí ale několik forem exportu a předání dat popsaných v následujících podsekcích.
Export do Excelu
Tlačítko Excel nad tabulkou zpráv v modulu Datové zprávy exportuje aktuálně viditelné sloupce seznamu zpráv do souboru ve formátu XLSX. Hodí se pro další zpracování přehledu zpráv mimo aplikaci, například pro reporting.
Tisk seznamu zpráv
Tlačítko Tisk nad tabulkou zpráv v modulu Datové zprávy vytiskne aktuální seznam zpráv jako tiskovou sestavu. Využijete jej například pro předání přehledu zpráv k podpisu nebo k archivaci v tištěné podobě.
Viditelnost sloupců (colvis)
Tlačítko pro viditelnost sloupců nad tabulkou v modulu Datové zprávy umožňuje zapnout nebo vypnout jednotlivé sloupce seznamu zpráv podle toho, co aktuálně potřebujete zobrazit nebo exportovat.
Pokročilé hledání (searchBuilder)
Tlačítko Pokročilé hledání nad tabulkou v modulu Datové zprávy otevře nástroj pro skládání vlastních vyhledávacích podmínek nad více sloupci najednou. Vhodné pro složitější dotazy, které rozbalovací filtr nepokrývá.
Export zprávy ve formátu ZFO
V detailu datové zprávy v modulu Datové zprávy najdete pole Přílohy - ZFO, které obsahuje zprávu ve formátu ZFO. Formát .ZFO je nativní formát programu 602XML Filler a obsahuje všechny přílohy zprávy. Neobsahuje ale doručenku ani datum doručení. ZFO je vhodné zejména pro autorizovanou konverzi na Czech POINT. K otevření souboru ZFO je nutný program 602XML Filler.
Export dodejky a doručenky ve formátu ZFO
V detailu datové zprávy v modulu Datové zprávy najdete pole Dodejka / doručenka v ZFO. Nejprve je zde k dispozici dodejka, po doručení protistraně a stažení doručenky se v tomto poli objeví přímo doručenka.
Přeposlání na e-mail podle šablony
Modul Datové zprávy dokáže přeposlat obsah datové zprávy na e-mail podle šablony nastavené v Nastavení → Datové zprávy → Šablony, spuštěné akcí pravidla „Poslat kopii na email". E-mail lze volitelně doplnit o přílohy, o soubor ZFO a o dodejku/doručenku podle zaškrtávátek v šabloně.
Odeslání kopie do jiné datové schránky
Akce pravidla „Poslat kopii do jiné schránky" v modulu Datové zprávy automaticky odešle kopii zprávy jako novou datovou zprávu do zadané cílové schránky - zadává se její ID.
Předání do Faktur přijatých
Tlačítko Do faktur přijatých & vyřízené v detailu datové zprávy založí záznam v modulu Faktury přijaté z příloh dané zprávy, přenese přílohy, zapíše do poznámek odkaz na původní datovou zprávu a zprávu zároveň označí jako vyřízenou.
Načtení do eNeschopenek
Tlačítko Načíst do eNeschopenek v detailu datové zprávy zpracuje záznam do modulu E-Neschopenka a docházky. Je dostupné jen u zpráv ČSSZ s předmětem eNeschopenka-VznikDpnInfo, UkonceniDpnInfo nebo ZmenaDpnInfo.
Import dat do modulu Datové zprávy
Modul Datové zprávy umožňuje importovat dříve stažené zprávy ve formátu ZFO pomocí dialogu Import zpráv ze ZFO v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky. Zvolíte typ zpráv Doručené nebo Odeslané - doručené se importují do vyřízených, odeslané do odeslaných. Doručenky importujte až po datových zprávách, ke kterým patří. V jednom kroku lze naimportovat maximálně 50 zpráv o celkové velikosti do 60 MB.
Hromadné operace v modulu Datové zprávy
V záložkách Doručené a Řešené modulu Datové zprávy zaškrtnete jednotlivé zprávy ve sloupci Označit, nebo použijete tlačítko Označit vše pro výběr všech zobrazených zpráv. Tlačítkem Přesunout označené do vyřízených pak hromadně přesunete všechny označené zprávy do stavu Vyřízené najednou, bez nutnosti otevírat detail každé zprávy zvlášť.
Tisk a autorizovaná konverze datové zprávy
Modul Datové zprávy nabízí v detailu zprávy tlačítko Konvertovat do tištěné verze, které otevře dialog Potřebujete datovou zprávu konvertovat do tištěné verze? s návodem na autorizovanou konverzi přes úschovnu Czech POINT. Postup: stáhněte soubor ZFO, nahrajte jej na czechpoint.cz/uschovna, vytiskněte vygenerovaný 2D kód a do 30 dnů jej předložte na pobočce Czech POINT, kde konverze stojí přibližně 40 Kč za stranu. Úřady by přitom po vás tištěnou verzi elektronicky doručené zprávy zpravidla neměly vyžadovat.
Speciální funkce modulu Datové zprávy
AI asistent pro shrnutí a návrh vyřízení
Tlačítko Shrnout a navrhnout vyřízení s Ai je dostupné v detailu doručených datových zpráv, pokud je v systému zapnutý AI modul. Dialog obsahuje sekce Shrnutí, Důležitá data a lhůty (s tlačítkem Nastavit jako termín vyřízení), Návrh vyřízení (s tlačítkem Předat k vyřízení: jméno), Co je třeba udělat a Návrh interní poznámky (s tlačítkem Uložit jako poznámku). K dispozici je i tlačítko Regenerovat a tlačítko Zavřít. Výstup je vždy doplněn upozorněním „Výstup vygenerovala umělá inteligence. Před použitím jej zkontrolujte." Při vyčerpaných kreditech se zobrazí hláška „Pro tuto funkci nemáte dostatek AI kreditů."
Pravidla pro automatické zpracování datových zpráv
Modul Datové zprávy umožňuje automatizovat opakující se úkony pomocí pravidel v Nastavení → Datové zprávy → Pravidla. Každé pravidlo má podmínky (co má zpráva splňovat) a akce (co se má stát). Pravidla se vyhodnocují jen na zprávách ve složkách Doručené a Odeslané, podle zadaného pořadí, a po prvním splněném pravidle se další už neprovedou. Příklad: Pravidlo s podmínkou „Odesílatel - název obsahuje ČSSZ" a akcí „Předat na skupinu (pozici)" automaticky předá všechny zprávy od ČSSZ mzdovému oddělení.
Barevné tagy
Po zapnutí volby „Umožnit přidávat barevné tagy k datovým zprávám" v Obecných nastaveních modulu Datové zprávy se v detailu zprávy objeví tlačítko Tagy pro přiřazení barevného označení a nad seznamem zpráv tlačítka pro filtrování podle tagů. Tagy usnadňují vizuální orientaci ve velkém množství zpráv, například odlišení faktur, úředních výzev a běžné korespondence barvou.
Odložené odeslání datové zprávy
V detailu zprávy K odeslání v modulu Datové zprávy lze pomocí voleb Odeslat opožděně nebo Odeslat v termínu nastavit konkrétní datum a čas odeslání. Ve stejnou dobu proběhne automatický pokus o odeslání zprávy do datové schránky. Zadaný čas je přibližný, odeslání se může opozdit maximálně o cca 2 hodiny oproti plánu.
Šablony CzechPOINT pro novou zprávu
V záložce Nová zpráva modulu Datové zprávy lze v poli Šablona vybrat jednu ze čtyř bezplatných služeb CzechPOINT, s odpovědí obvykle do 2 hodin v pracovní dny.
- Žádost o výpis z Obchodního rejstříku - pouze pro právnické osoby s IČ
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů právnických osob - pouze pro právnické osoby s IČ
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů - ČR - Bezúhonnost (fyzické osoby)
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů - ČR - Bezúhonnost za účelem výkonu profesní nebo organizované dobrovolné činnosti, která zahrnuje přímý a pravidelný kontakt s dětmi
Po výběru šablony se nic dalšího nevyplňuje - stačí kliknout na Odeslat a žádost se vytvoří automaticky.
Adresář schránek a vyhledání adresy
V záložce Nová zpráva modulu Datové zprávy vyberete příjemce buď přímo z adresáře v poli Komu, nebo tlačítkem Vyhledat jinou adresu otevřete dialog Vyhledání adresy schránky v systému datových schránek. Zadáte text do pole „Obsahuje v názvu" (minimálně 6 znaků, jinak se zobrazí hláška „Musíte zadat minimálně 6 znaků") a kliknete na tlačítko Najít. Výsledky se zobrazí v tabulce se sloupci Název, ID, Typ, Přijímaný typ zpráv a Adresa. Nalezenou adresu přidáte tlačítkem Přidat do adresáře. U schránek, kam nelze psát, se zobrazí hláška „Do této schránky nemůžete zaslat DZ".
Poštovní datové zprávy
U schránek, které přijímají poštovní datové zprávy, nabízí modul Datové zprávy v Nové zprávě pole Typ zprávy s volbami Komerční (smluvní), Předplacená (EPZ), Iniciační a Odpovědní. Toto pole se zobrazuje jen tehdy, pokud vybraná cílová schránka poštovní datové zprávy skutečně přijímá.
Odeslat upozornění na zprávu k odeslání
V modulu Datové zprávy lze u konceptu ve stavu K odeslání otevřít dialog Odeslat upozornění na zprávu k odeslání, ve kterém vyberete uživatele s právem odeslat zprávu, a kliknete na tlačítko Odeslat upozornění. Vybraní uživatelé jsou tak upozorněni, že čeká zpráva, kterou je potřeba odeslat.
Ruční změna stavu zprávy
Pouze správce modulu Datové zprávy má v detailu zprávy k dispozici volbu Změnit stav na pro ruční přepsání stavu. Tato změna se vždy zapíše do poznámek a slouží zejména pro testování pravidel a předávání zpráv, ne pro běžnou každodenní práci.
Úprava předmětu a termínu vyřízení
V detailu datové zprávy v modulu Datové zprávy klikněte na ikonu tužky u pole Věc pro úpravu předmětu zprávy, nebo na ikonu tužky u pole Termín do pro úpravu termínu vyřízení. Otevře se dialog Změna termínu vyřešení zprávy s variantami Termín vyřízení do, Věc a Tagy. O každé provedené změně je vždy zapsán záznam do poznámek.
Integrace s dalšími moduly
- Faktury přijaté: Tlačítko „Do faktur přijatých & vyřízené" v detailu datové zprávy založí přijatou fakturu z příloh zprávy, doplní dodavatele podle IČ nalezeného v adresáři schránek, přenese přílohy, zapíše poznámku s odkazem na původní zprávu a zprávu označí jako vyřízenou
- Faktury vydané: Z detailu vydané faktury lze spustit „Odeslání faktury do datových schránek" pomocí dialogu „Vygenerovat a do datových zpráv" - příjemce se dohledá podle IČ odběratele a předmět nové datové zprávy se předvyplní jako „Faktura vydaná číslo"
- E-Neschopenka: Zprávy ČSSZ s předmětem VznikDpnInfo, UkonceniDpnInfo nebo ZmenaDpnInfo lze načíst do modulu E-Neschopenka a docházky tlačítkem „Načíst do eNeschopenek", nebo automaticky přímo při stahování zpráv, pokud je zapnutá volba Zpracovávat eNeschopenky u dané schránky
- Listinná pošta: Evidence papírové korespondence doplňuje elektronickou datovou komunikaci vedenou v modulu Datové zprávy, takže máte přehled o veškeré firemní korespondenci na jednom místě
- Uživatelé a pozice: Modul Datové zprávy využívá seznam uživatelů a pozic pro předávání zpráv k řešení a pro zasílání e-mailových notifikací o přiřazení, odeslání nebo blížícím se vypršení hesla
Řešení problémů
Časté chybové hlášky v modulu Datové zprávy
Otázka: Při odesílání nové zprávy se objeví hláška „Nemáte právo vytvářet datové zprávy!" nebo „Nemáte právo odesílat datové zprávy!"
Řešení: Nemáte v modulu Datové zprávy dostatečné oprávnění. Požádejte správce, aby vám v Nastavení → Datové zprávy → Přístupová práva přidělil právo Vytvářet zprávy k odeslání, případně právo Odesílat.
Otázka: Zobrazí se hláška „Špatně zvolený odesílatel!" nebo „Špatně zvolený příjemce!"
Řešení: Zkontrolujte, že jste v poli Od vybrali platnou datovou schránku, ke které máte přístup, a že jste v poli Komu vybrali existující adresu z adresáře.
Otázka: Zobrazí se hláška „Špatně zadaný předmět (věc)!"
Řešení: Vyplňte pole Věc v Nové zprávě - jde o povinný údaj.
Otázka: Zobrazí se hláška „Špatně zadaná příloha!" nebo „Tyto přílohy mají formát, který datové schránky nepodporují: …"
Řešení: Odeberte nepodporovanou přílohu a nahrajte ji ve formátu z výčtu povolených přípon uvedeného v kapitole Vytvoření a odeslání nové datové zprávy.
Otázka: Nabízí se šablona CzechPOINT, ale zobrazí se hláška „Tuto šablonu mohou využít pouze právnické osoby jako odesílatelé s IČ uvedeni v OR!", „Tuto šablonu mohou využít pouze fyzické osoby jako odesílatelé!" nebo „Tuto šablonu mohou využít pouze fyzické osoby jako odesílatelé s uvedeným datem narození v systému datových schránek!"
Řešení: Zvolená šablona odpovídá jinému typu odesílající schránky, než jakou jste v poli Od vybrali. Vyberte schránku odpovídající typu žádosti, případně zvolte jinou šablonu.
Otázka: Po odeslání se objeví hláška „Zpráva byla úspěšně odeslána. ID odeslané zprávy je …"
Řešení: Toto není chyba, ale potvrzení úspěšného odeslání datové zprávy do systému datových schránek. Uvedené ID si poznamenejte pro případnou komunikaci s protistranou.
Otázka: Zobrazí se hláška „Uložené heslo pro Vaši datovou schránku expirovalo, musíte nastavit nové." nebo „Nevyplnili jste heslo a nemáte ho uložené v systému."
Řešení: Zadejte aktuální heslo do pole Vaše heslo při stahování, nebo si nechte heslo obnovit na www.datovka.gov.cz a poté je nastavte znovu v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky.
Otázka: Zobrazí se hláška „Zadané jméno/heslo není platné pro danou datovou schránku! Nastavte si správné v nastavení (musí provést Váš správce eIntranetu)."
Řešení: Přihlašovací údaje uložené v modulu Datové zprávy neodpovídají skutečným údajům k datové schránce. Kontaktujte správce eIntranetu, aby opravil přihlašovací jméno nebo heslo v nastavení připojení.
Otázka: Při pokusu o stažení se objeví hláška „Zprávy se již stahují na pozadí, vyčkejte prosím - proces se ukončí do 20 minut."
Řešení: Stahování z dané schránky již běží, například z automatického stahování. Počkejte, než proces doběhne, a zprávy se poté zobrazí v příslušné složce.
Otázka: Zobrazí se hláška „Nezvolili jste datovou schránku, ze které chcete zprávy stáhnout, zvolte ji vedle tlačítka na stažení."
Řešení: V poli Stáhnout zprávy z: vyberte konkrétní datovou schránku před kliknutím na tlačítko stahování.
Otázka: Při vyhledávání adresy schránky se objeví hláška „Musíte zadat minimálně 6 znaků"
Řešení: Do pole „Obsahuje v názvu" v dialogu Vyhledání adresy schránky zadejte alespoň 6 znaků z hledaného názvu.
Otázka: U vyhledané schránky se zobrazí „Do této schránky nemůžete zaslat DZ"
Řešení: Vybraná schránka nepřijímá datové zprávy od vaší organizace. Vyberte jiného příjemce nebo prověřte typ komunikace s danou schránkou.
Otázka: Zobrazí se hláška „Nepovedlo se načíst schránku, schránka není aktivní!"
Řešení: Zvolená datová schránka je v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky vypnutá. Zapněte volbu Aktivní u dané schránky.
Otázka: Při testování pravidel se objeví hláška „Špatně zadané číslo zprávy - musí být ve složce Doručené/Odeslané."
Řešení: Do dialogu Otestovat pravidla zadejte ID datové zprávy (sloupec ISDS číslo) zprávy, která se skutečně nachází ve složce Doručené nebo Odeslané.
Otázka: Zobrazí se hláška „Snažíte se načíst zprávu na kterou aktuálně nemáte oprávnění nebo není v systému."
Řešení: Zkontrolujte, že máte v modulu Datové zprávy dostatečné oprávnění ke čtení dané zprávy, případně že zpráva skutečně existuje.
Otázka: AI asistent v datové zprávě vrátí hlášku „Pro tuto funkci nemáte dostatek AI kreditů." nebo „AI se nepodařilo zprávu zpracovat. Zkuste to prosím znovu."
Řešení: Při nedostatku kreditů kontaktujte správce ohledně navýšení AI kreditů. Při chybě zpracování zkuste tlačítko Regenerovat, případně akci zopakujte později.
Otázka: V přehledu připojených schránek se objeví text „<název schránky> vypršelo dne <datum> - musíte si obnovit na www.datovka.gov.cz a zadat zde v nastavení nové"
Řešení: Heslo k datové schránce vypršelo. Obnovte je na www.datovka.gov.cz a zadejte nové heslo v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky. Seznam se v modulu Datové zprávy aktualizuje jednou za 48 hodin.
Tipy pro efektivní práci s modulem Datové zprávy
- Tip: Nastavte u aktivních datových schránek automatické stahování, ať se v modulu Datové zprávy nemusíte přihlašovat ručně
- Tip: Před zadáním hesla k datové schránce jej vždy ověřte na www.datovka.gov.cz - vyhnete se 24hodinovému zablokování
- Tip: Využijte pravidla pro automatické zpracování datových zpráv u opakující se korespondence, například od ČSSZ nebo finančního úřadu
- Tip: Zapněte barevné tagy, pokud modul Datové zprávy zpracovává vysoký počet zpráv různého charakteru
- Tip: Před nastavením ostrého pravidla jej vždy nejprve ověřte pomocí funkce Otestovat pravidla na konkrétní existující zprávě
- Tip: U zpráv čekajících na odeslání použijte dialog Odeslat upozornění na zprávu k odeslání, pokud potřebujete urgovat kolegu s právem odesílat
Pravidla a omezení
V modulu Datové zprávy platí několik důležitých pravidel a omezení, která je dobré znát před nastavením i běžným provozem.
- Počet aktivních datových schránek v modulu Datové zprávy je omezen počtem předplacených uživatelů - opakované překročení tohoto počtu vede k deaktivaci schránky, proto při přidávání nové schránky zkontrolujte volnou kapacitu.
- V systému datových schránek se zprávy uchovávají jen 90 dní, pokud firma nemá placený datový trezor. Modul Datové zprávy proto zprávy stahuje a archivuje v eIntranetu po neomezenou dobu - je ale nutné stahovat včas, nejlépe pomocí automatického stahování, aby zprávy nezmizely dřív, než je stihnete stáhnout.
- Špatně zadané heslo k datové schránce zablokuje přístup ke schránce na 24 hodin. Před zadáním hesla do modulu Datové zprávy jej vždy ověřte přihlášením na www.datovka.gov.cz.
- Automatické stahování zpráv v modulu Datové zprávy vyžaduje, aby heslo k dané schránce bylo uložené v nastavení - bez uloženého hesla proběhne jen ruční stahování.
- Celková velikost všech příloh jedné datové zprávy nesmí překročit 20 MB a povoleny jsou jen vyjmenované přípony souborů - před odesláním velké zprávy proto zkontrolujte součet velikostí příloh.
- Pravidla pro automatické zpracování se vyhodnocují jen na zprávách ve složkách Doručené a Odeslané, a to podle nastaveného pořadí. Jakmile je splněno první pravidlo, další pravidla se už neprovedou - proto na pořadí pravidel v modulu Datové zprávy záleží.
- Odložené odeslání datové zprávy má jen přibližný čas - skutečné odeslání se může oproti plánu opozdit až o cca 2 hodiny.
- Smazání připojené datové schránky v Nastavení → Datové zprávy → Připojené schránky je nevratná akce, která zároveň smaže všechny zprávy s ní spojené. Před smazáním schránky se ujistěte, že máte důležité zprávy zálohované nebo předané jinam.
- Zprávu lze v modulu Datové zprávy smazat pouze ve stavu K odeslání, tedy jako dosud neodeslaný koncept. Přijaté a odeslané zprávy se nemažou, protože slouží jako doklad o doručení úřední korespondence.
- Stav datové zprávy může ručně přepsat pouze správce modulu, a každá taková změna se vždy zapíše do poznámek ke zprávě - slouží především pro testování pravidel a předávání, ne pro běžnou práci.
- Soubor ZFO ke zprávě neobsahuje doručenku - tu je nutné stáhnout zvlášť z pole Dodejka / doručenka v ZFO. K otevření souboru ZFO je navíc potřeba mít nainstalovaný program 602XML Filler.