Datové schránky (ISDS)

Přehled

Modul Datové schránky (datové zprávy, ISDS, elektronická komunikace s úřady) slouží ke správě datových schránek přímo z eIntranetu. Umožňuje přijímat, řešit, archivovat a odesílat datové zprávy, které mají ze zákona stejnou právní sílu jako doporučené dopisy. Modul podporuje připojení více datových schránek najednou, automatické stahování nových zpráv každé tři hodiny a přeposílání zpráv na e-mail vybraných uživatelů.

Klíčové funkce

Příjem a odesílání datových zpráv (přijaté, odeslané, k odeslání)
Správa více datových schránek v jednom rozhraní
Automatické stahování zpráv každé tři hodiny
Přeposílání přijatých zpráv na e-mail uživatelů včetně příloh
Nahlížení na nové zprávy přes Pověřenou osobu bez způsobení doručení dle zákona
Předání zprávy k řešení uživateli nebo skupině uživatelů
Přidávání poznámek a příloh k datovým zprávám
Pravidla pro automatické zpracování a třídění příchozích zpráv
Barevné štítky (tagy) pro kategorizaci zpráv
Propojení s přijatými fakturami, vydanými fakturami a eNeschopenkami
Adresář datových schránek s vyhledáváním v systému ISDS
Odložené odesílání zpráv na zadaný termín
Export zpráv ve formátu ZFO včetně doručenky

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Datové schránky

Navigační cesta do modulu Datové schránky: Hlavní menu → Datové schránky

Nastavení modulu je dostupné přes: Nastavení → Datové schránky

Oprávnění a přístupová práva k modulu Datové schránky

Přístupová práva k modulu Datové schránky se nastavují v části Nastavení → Datové schránky → Uživatelská práva. Pro každého uživatele lze nastavit kombinaci různých úrovní přístupu.

Oprávnění	Popis
Bez přístupu	Uživatel nemá přístup do modulu Datové schránky
Číst přidělené na řešení	Uživatel vidí pouze zprávy, které mu byly přiděleny k řešení
Číst vše	Uživatel může prohlížet všechny zprávy ve všech schránkách
Vytvářet zprávy k odeslání	Uživatel může připravovat nové datové zprávy k odeslání a vidí odeslané zprávy
Stahovat / nahlížet jako Pověřená osoba	Uživatel může ručně stahovat zprávy a nahlížet bez způsobení doručení dle zákona
Odesílat	Uživatel může skutečně odeslat připravenou datovou zprávu
Pouze vybrané schránky	Omezení přístupu pouze na konkrétní datové schránky z celkového seznamu

Poznámka: Oprávnění lze kombinovat. Například uživatel může mít právo vytvářet zprávy, ale nikoli je odesílat. Odesílání pak provede nadřízený s oprávněním Odesílat.

Nastavení připojení datových schránek

Připojení datových schránek ke správě v nastavení modulu Datové schránky probíhá v záložce Připojené schránky. Přidání nové schránky vyžaduje přístup správce modulu.

Postup: Klikněte na tlačítko Přidat schránku a vyplňte formulář s těmito údaji:

Vaše uživatelské jméno k DS: Přihlašovací jméno do portálu mojedatovaschranka.cz (nikoliv ID schránky)
Vaše heslo k DS: Heslo k datové schránce. Upozornění: Špatné heslo zablokuje schránku na 24 hodin. Heslo si předem ověřte na mojedatovaschranka.cz.
Uložit heslo k DS: Zaškrtněte pro uložení hesla v zašifrované podobě. Pokud heslo neuložíte, budete vyzváni k jeho zadání při každém ručním stažení.
Aktivní: Schránka je aktivní a dostupná k použití
Stahovat automaticky: Zapnutí automatického stahování zpráv každé tři hodiny
Stažené označit jako přečtené: Po stažení do eIntranetu budou zprávy na portálu mojedatovaschranka.cz označeny jako přečtené
Po stažení zaslat kopii na email uživatelům: Výběr uživatelů, kteří obdrží e-mail s kopií nových zpráv včetně příloh
Po stažení nastavit automaticky řešitele: Automatické přidělení nových zpráv konkrétnímu uživateli k řešení
Zpracovávat eNeschopenky: Automatické zpracování zpráv ČSSZ o eNeschovenkách při stahování

Tip: Systém při uložení připojení ověří existenci schránky a načte její název ze systému ISDS. Tato operace nezpůsobí doručení zpráv.

Výjimky z automatického stahování

V nastavení každé připojené schránky lze nastavit výjimky pro automatické stahování:

Nestahovat v nepracovní dny: Stahování se přeskočí o svátcích a víkendech
Nestahovat ve dny: Výběr konkrétních dnů v týdnu bez stahování
Nestahovat den před nepracovním dnem: Stahování se přeskočí v pátek nebo v den před svátkem

Nastavení Pověřené osoby pro nahlížení

V nastavení schránky lze volitelně zadat přihlašovací údaje Pověřené osoby. Tato funkce umožňuje nahlížet na nové zprávy za posledních 10 dní bez toho, aby přihlášení způsobilo právní doručení zprávy dle zákona. Využití je vhodné pro kontrolu příchozích zpráv bez spuštění lhůty pro odpověď.

Obecná nastavení modulu Datové schránky

V záložce Obecná nastavení může správce modulu aktivovat tyto volitelné funkce:

Nastavení	Popis
Barevné tagy k datovým zprávám	Aktivuje možnost přidávat uživatelsky definované barevné štítky ke zprávám (záložka Tagy se zpřístupní)
Informaci při uložení konceptu zaslat	Při uložení zprávy ke schválení se notifikace odešle jednomu nebo více uživatelům s oprávněním odeslat
Odeslat zprávy více příjemcům	Jedna datová zpráva může být odeslána na více adresátů najednou
Dát na vědomí uživatelům o odeslání zprávy	Po odeslání zprávy vybraní uživatelé obdrží notifikaci a mohou potvrdit, že berou zprávu na vědomí
Odložené odesílání zpráv	Umožňuje nastavit datum a čas, kdy má být zpráva automaticky odeslána
Textové pole pro jednoduchou odpověď	Při vytváření zprávy lze napsat text, který se automaticky převede na přílohu Zprava.pdf

Nastavení pravidel pro automatické zpracování

V záložce Pravidla lze definovat pravidla pro automatické třídění příchozích datových zpráv. Pravidlo nejprve pojmenujte a po uložení přidejte konkrétní podmínky a akce. Pravidla umožňují například automatické přidělení zpráv k řešení určitému uživateli nebo zařazení do konkrétní kategorie na základě odesílatele nebo obsahu předmětu zprávy.

Nastavení štítků (tagů)

V záložce Tagy (viditelná po aktivaci v Obecných nastaveních) definujete barevné štítky pro kategorizaci zpráv. Například Mzdy - exekuce, Soud nebo Finanční úřad. Štítky jsou sdíleny mezi všemi uživateli v rámci jedné firmy.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Datové schránky

Hlavní obrazovka modulu Datové schránky zobrazuje přehled zpráv rozdělených do záložek podle stavu. V horní části jsou záložky pro přepínání mezi sekcemi, pod nimi je tabulka se zprávami.

Záložky na hlavní obrazovce:

Doručené: Nově stažené přijaté zprávy čekající na zpracování. Zobrazuje počet zpráv ve stavu.
Řešené: Zprávy přidělené k řešení uživatelům, dosud nevyřízené
Vyřízené: Archiv zpracovaných přijatých zpráv
K odeslání: Koncepty odchozích zpráv čekající na odeslání (viditelné pouze uživatelům s oprávněním vytvářet nebo odesílat)
Odeslané: Archiv odeslaných zpráv
Nová zpráva: Formulář pro vytvoření nové odchozí zprávy (viditelný pouze uživatelům s oprávněním vytvářet zprávy)

Tabulka zpráv - sloupce

Tabulka datových zpráv v modulu Datové schránky zobrazuje tyto sloupce:

Sloupec	Popis
ISDS číslo	Jedinečný identifikátor datové zprávy v systému ISDS
Od	Odesílatel zprávy a jeho ID datové schránky
Komu	Příjemce zprávy a jeho ID datové schránky
Věc	Předmět datové zprávy
Dodáno	Datum a čas dodání zprávy do schránky
Doručeno	Datum a čas právního doručení zprávy (přihlášením nebo fikcí po 10 dnech)
Staženo	Datum a čas stažení zprávy do eIntranetu
Termín do	Interní termín pro vyřízení zprávy
Řeší / Vyřešil / Odeslal / Připravil	Uživatel přidělený k řešení nebo který zprávu zpracoval

Filtry a vyhledávání v modulu Datové schránky

V modulu Datové schránky je dostupný panel filtrů (kliknutím na záhlaví karty Filtr). Po nastavení filtrů klikněte na Vyhledat pro zobrazení výsledků. Tlačítkem Zrušit filtry smažete.

Příjemce: Filtrování podle příjemce zprávy (ID datové schránky)
Odesílatel: Filtrování podle odesílatele zprávy
Datum dodání: Výběr časového rozsahu pro datum dodání zprávy
V souboru obsahuje: Fulltextové vyhledávání v obsahu příloh zpráv
Věc: Vyhledávání v předmětu zprávy

Nad tabulkou lze také filtrovat zprávy podle barevných štítků (tagů), pokud je tato funkce v nastavení aktivována.

Tip: Záhlaví tabulky zčervená, pokud jsou aktivní filtry. Filtry jsou zachovány i po přepnutí mezi záložkami.

Základní operace

Postup: Ruční stažení datových zpráv ze schránky

V modulu Datové schránky na záložce Doručené nebo Odeslané klikněte na tlačítko pro stažení. Pro ruční stažení potřebujete oprávnění Stahovat.

Otevřete záložku Doručené nebo Odeslané
V poli Stáhnout zprávy z vyberte konkrétní datovou schránku
Pokud nemáte uloženo heslo, zobrazí se pole Vaše heslo - zadejte heslo k datové schránce
Klikněte na tlačítko Stáhnout doručené a odeslané zprávy
Systém zobrazí informaci o zahájení procesu stahování. Vyčkejte na dokončení.

Upozornění: Stažením zpráv dochází k jejich právnímu doručení dle zákona (zprávy jsou označeny jako přečtené). Pro nahlížení bez způsobení doručení použijte funkci Pověřené osoby.

Postup: Nahlížení na nové zprávy přes Pověřenou osobu

Funkce nahlížení v modulu Datové schránky umožňuje zobrazit seznam nových zpráv za posledních 10 dní bez právního doručení. Funkce je dostupná pouze pokud má schránka nakonfigurovanou Pověřenou osobu v nastavení.

Otevřete záložku Doručené
V části pro Pověřenou osobu vyberte schránku v poli Zobrazit nové za posledních 10 dní pomocí Pověřené osoby
Klikněte na tlačítko Zobrazit seznam
Systém zobrazí přehled nových zpráv bez způsobení jejich doručení

Postup: Zobrazení detailu datové zprávy

Detail datové zprávy v modulu Datové schránky otevřete kliknutím na řádek v tabulce zpráv.

Detail obsahuje:

ISDS číslo, odesílatele, příjemce, věc
Datum dodání, doručení a stažení zprávy
Číslo jednací odesílatele a příjemce, spisová značka
Pole K rukám pro adresování konkrétní osobě
Termín do: Interní termín pro vyřízení (upravitelný)
Přílohy: Soubory přiložené k datové zprávě ke stažení
Přílohy ZFO: Datová zpráva v nativním formátu ZFO pro 602XML Filler
Doručenka v ZFO: Dodejka nebo doručenka ve formátu ZFO
Aktuální stav zprávy a přiřazený řešitel
Historie poznámek k dané zprávě

Postup: Označení datové zprávy jako vyřízené

V modulu Datové schránky označte přijatou zprávu jako vyřízenou z jejího detailu nebo hromadně ze seznamu.

Z detailu zprávy:

Otevřete detail datové zprávy kliknutím na řádek v tabulce
Klikněte na tlačítko Označit jako vyřízené
Zpráva se přesune do záložky Vyřízené

Hromadně ze seznamu:

V záložce Doručené nebo Řešené zaškrtněte zprávy v posledním sloupci tabulky
Klikněte na tlačítko Přesunout označené do vyřízených
Pro označení všech zpráv použijte tlačítko Označit vše

Postup: Odeslání datové zprávy do Přijatých faktur

Přijaté datové zprávy v modulu Datové schránky lze jedním klikem zařadit do modulu Přijaté faktury. Tato funkce je dostupná pouze pro přijaté zprávy (nikoliv odeslané) a pokud je modul Přijaté faktury aktivní.

Otevřete detail přijaté datové zprávy
Klikněte na tlačítko Do faktur přijatých
Zpráva a její přílohy se přesunou do modulu Přijaté faktury

Odesílání datových zpráv

Postup: Vytvoření nové datové zprávy

Novou datovou zprávu v modulu Datové schránky vytvoříte v záložce Nová zpráva. Pro vytvoření potřebujete oprávnění Vytvářet zprávy.

Klikněte na záložku Nová zpráva
Vyplňte povinná pole:
- Od: Vyberte odesílající datovou schránku z nabídky připojených schránek
- Komu (adresa z adresáře): Vyhledejte příjemce zadáním ID schránky nebo části názvu, nebo klikněte na Vyhledat jinou adresu pro vyhledání v systému ISDS
- Věc: Zadejte předmět zprávy (povinný údaj)
- Přílohy: Přiložte soubory přetažením do oblasti nebo kliknutím na oblast. Celková velikost příloh nesmí překročit 20 MB.
Volitelně klikněte na Další položky hlavičky pro doplnění čísla jednacího, spisové značky a pole K rukám
Klikněte na:
- Připravit k odeslání: Zpráva se uloží jako koncept do záložky K odeslání a čeká na schválení
- Odeslat: Zpráva se ihned odešle (vyžaduje oprávnění Odesílat)

Tip: Pole Věc nabízí automatické doplňování na základě dříve odeslaných předmětů zpráv.

Postup: Odeslání zprávy z CzechPoint šablon

Modul Datové schránky obsahuje předdefinované šablony pro nejčastější požadavky zasílané přes CzechPoint. Tyto žádosti se automaticky zpracují bez nutnosti vyplňovat přílohy.

V záložce Nová zpráva vyberte z pole Šablona požadovaný typ žádosti:
- Žádost o výpis z Obchodního rejstříku (pouze pro právnické osoby s IČ)
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů právnických osob
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů fyzických osob - bezúhonnost
- Žádost o výpis z Rejstříku trestů fyzických osob - pro práci s dětmi
Systém zobrazí informaci o dalším postupu (typicky stačí kliknout na Odeslat)
Výpis obvykle obdržíte elektronicky podepsaný zpět v pracovní den do 2 hodin

Tip: Služba využívá CzechPoint a je zdarma. Šablony se zobrazují podle typu odeslající schránky (fyzická nebo právnická osoba).

Postup: Odpověď na přijatou datovou zprávu

V detailu přijaté zprávy v modulu Datové schránky klikněte na tlačítko Odpovědět. Systém automaticky vyplní odesílající schránku, příjemce a předmět zprávy ve formátu RE: původní předmět. Přílohy z původní zprávy se automaticky přiloží k odpovědi.

Postup: Přeposlání datové zprávy

V detailu zprávy v modulu Datové schránky klikněte na tlačítko Přeposlat. Systém automaticky vyplní předmět ve formátu FWD: původní předmět a přiloží přílohy původní zprávy. Zadejte nového příjemce a odešlete zprávu.

Postup: Odeslání zprávy z Vydaných faktur

Vydané faktury v eIntranetu lze přímo odeslat jako datovou zprávu. Přílohy faktury se automaticky připraví jako přílohy nové datové zprávy a datová schránka příjemce se dohledá podle IČ odběratele z adresáře ISDS.

Postup: Schválení a odeslání konceptu z fronty K odeslání

Zprávy připravené k odeslání čekají v záložce K odeslání. Uživatel s oprávněním odesílat je může zkontrolovat a odeslat.

Přejděte do záložky K odeslání
Klikněte na řádek zprávy pro zobrazení jejího detailu
Zkontrolujte příjemce, předmět a přílohy
Klikněte na tlačítko Odeslat
Zpráva se přesune do záložky Odeslané

Alternativně lze v záložce K odeslání kliknout na ikonu Smazat pro smazání konceptu. Smazané koncepty jsou dostupné přes tlačítko Smazané.

Odložené odesílání datových zpráv

Pokud je tato funkce aktivována v nastavení modulu, lze při vytváření zprávy nebo v detailu konceptu nastavit odložené odeslání. Klikněte na tlačítko Odeslat v termínu a zadejte datum a čas automatického odeslání. Systém zprávu odešle automaticky v zadaném termínu.

Správa zpráv

Postup: Předání datové zprávy k řešení uživateli

V modulu Datové schránky lze přijatou zprávu přidělit konkrétnímu uživateli nebo více uživatelům k řešení. Zpráva se zobrazí v záložce Řešené a přiřazený uživatel je informován.

Otevřete detail přijaté datové zprávy
Klikněte na tlačítko Předat na řešení uživateli
V dialogovém okně vyberte jednoho nebo více uživatelů ze seznamu
Klikněte na Uložit
Zpráva se přesune do záložky Řešené a zobrazí se u vybraných uživatelů

Poznámka: V seznamu se zobrazují pouze uživatelé, kteří mají přístup do modulu Datové schránky.

Postup: Předání datové zprávy k řešení skupině

Podobně jako předání uživateli, v detailu zprávy klikněte na tlačítko Předat na řešení skupině. Vyberte skupinu uživatelů a potvrďte. Zpráva se přidělí všem členům skupiny.

Postup: Přidání poznámky k datové zprávě

V modulu Datové schránky lze ke každé zprávě přidávat textové poznámky s přílohami. Poznámky jsou viditelné pro všechny uživatele s přístupem k dané zprávě.

Otevřete detail datové zprávy
V sekci Poznámky klikněte na tlačítko Přidat poznámku
Vyplňte pole Poznámka
Volitelně přiložte soubory do oblasti pro přílohy
Klikněte na Uložit

Poznámky jsou seřazeny od nejnovější a zobrazují jméno autora, datum a čas vytvoření.

Postup: Přidání nebo úprava termínu zprávy

V detailu datové zprávy lze nastavit interní termín pro vyřízení. Klikněte na ikonu úpravy (tužka) u pole Termín do, zadejte datum a uložte. Termín se zobrazuje v tabulce zpráv a slouží pro interní přehled, nikoli jako zákonná lhůta.

Postup: Přidání štítku (tagu) ke zprávě

Pokud jsou štítky aktivovány v nastavení, lze v detailu zprávy přidat barevný štítek. Klikněte na tlačítko Tagy v záhlaví karty detailu zprávy. Vyberte jeden nebo více štítků a uložte. Štítky se zobrazují v tabulce a lze podle nich filtrovat zprávy.

Funkce Na vědomí

Pokud je funkce Na vědomí aktivována v obecném nastavení, lze při odesílání zprávy nebo v detailu konceptu vybrat uživatele, kteří mají být informováni o odeslání zprávy. Po odeslání tito uživatelé obdrží notifikaci a mohou v systému potvrdit, že berou zprávu na vědomí, nebo přidat vlastní poznámku.

Adresář datových schránek

Vyhledávání v adresáři datových schránek

Modul Datové schránky poskytuje přístup k adresáři systému ISDS pro vyhledání adresátů. Adresář je přístupný při vytváření nové zprávy kliknutím na tlačítko Vyhledat jinou adresu.

Klikněte na tlačítko Vyhledat jinou adresu ve formuláři nové zprávy
Zadejte minimálně 6 znaků z názvu hledaného subjektu
Klikněte na tlačítko Najít
Ze zobrazeného seznamu vyberte odpovídající schránku kliknutím na tlačítko výběru

Tabulka výsledků zobrazuje Název, ID schránky, typ schránky (OVM, PO, FO, PFO apod.), typ přijímaných zpráv a adresu subjektu.

Tip: Adresář ISDS vyhledává v celostátní databázi datových schránek. Zadejte přesný nebo částečný název firmy nebo instituce.

Konverze datové zprávy do tištěné verze

Postup: Konverze datové zprávy do listinné podoby

V detailu zprávy v modulu Datové schránky klikněte na tlačítko Konvertovat do tištěné verze. Systém zobrazí návod na provedení autorizované konverze dokumentů.

Postup autorizované konverze:

V detailu datové zprávy stáhněte celou zprávu ve formátu ZFO (viz sekce Přílohy ZFO)
Nahrajte stažený soubor do úschovny Ministerstva vnitra CzechPoint na adrese czechpoint.cz/uschovna
Systém vygeneruje potvrzení s jedinečným identifikátorem (2D čárový kód) - vytiskněte jej
Do 30 dní navštivte pobočku CzechPoint, předložte čárový kód a nechte dokument zkonvertovat

Upozornění: Úřady by po vás neměly nikdy vyžadovat tištěnou verzi zprávy obdržené elektronicky od jiného úřadu. Konverze je zpoplatněna (přibližně 40 Kč za stranu).

Automatické zpracování a pravidla

Automatické stahování datových zpráv na pozadí

Modul Datové schránky automaticky stahuje nové zprávy každé tři hodiny prostřednictvím úlohy na pozadí (cron job). Automatické stahování probíhá pro všechny schránky, kde je tato možnost aktivována v nastavení připojené schránky. Po stažení zpráv systém odešle e-mailové notifikace nastaveným uživatelům.

Upozornění na expiraci hesla: Pokud heslo k datové schránce vyprší nebo mu zbývá méně než 14 dní, zobrazí se varování na hlavní obrazovce modulu. Heslo je nutné obnovit na portálu mojedatovaschranka.cz a aktualizovat v nastavení schránky v eIntranetu.

Automatické zpracování eNeschopenek z datových zpráv

Pokud je v nastavení schránky aktivováno zpracování eNeschopenek, systém při stahování automaticky rozpozná zprávy ČSSZ obsahující informace o eNeschopenkách (vznik, ukončení nebo změna pracovní neschopnosti) a nabídne jejich načtení do modulu eNeschopenky. V detailu zprávy se u zpráv ČSSZ zobrazí tlačítko Načíst do eNeschopenek.

Pravidla pro automatické zpracování příchozích zpráv

V záložce Pravidla v nastavení modulu Datové schránky lze definovat pravidla pro automatické třídění a zpracování příchozích zpráv. Každé pravidlo se skládá z podmínek (podle odesílatele, předmětu, typu schránky apod.) a akcí (přiřazení řešitele, změna stavu, přidání štítku). Pravidla se zpracovávají v definovaném pořadí při stažení nové zprávy.

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem Přijaté faktury

Datové zprávy v modulu Datové schránky lze přímo převést do modulu Přijaté faktury. V detailu přijaté datové zprávy klikněte na tlačítko Do faktur přijatých. Zpráva a její přílohy se přesunou do fronty přijatých faktur k dalšímu zpracování. Tato funkce je dostupná pouze pokud je modul Přijaté faktury v systému aktivní.

Propojení s modulem Vydané faktury

Z modulu Vydané faktury lze fakturní doklady odeslat přímo jako datovou zprávu. Systém automaticky vyhledá datovou schránku odběratele podle IČ v adresáři ISDS a připraví novou datovou zprávu s přílohou faktury. Přílohy faktury se automaticky předvyplní.

Propojení s modulem eNeschopenka

Modul Datové schránky automaticky zpracovává zprávy od ČSSZ týkající se eNeschopenek. Přijaté zprávy o vzniku, ukončení nebo změně pracovní neschopnosti lze jedním kliknutím načíst do modulu eNeschopenky pro evidenci a zpracování v mzdové agendě.

Propojení s modulem Evidence majetku

Datové zprávy v modulu Datové schránky mohou být propojeny s evidencí majetku pro dokumentaci úředních rozhodnutí týkajících se majetku firmy.

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Datové schránky

Otázka: Heslo k datové schránce není uloženo a při stahování je vyžadováno. Jak postupovat?

Řešení: Při ručním stažení se zobrazí pole pro zadání hesla přímo na hlavní obrazovce modulu. Heslo zadejte do pole Vaše heslo a klikněte na Stáhnout doručené a odeslané zprávy. Pro uložení hesla do systému upravte nastavení schránky v záložce Nastavení → Datové schránky → Připojené schránky a zaškrtněte možnost Uložit heslo k DS.

Otázka: Zobrazuje se varování o expiraci hesla k datové schránce.

Řešení: Heslo k datové schránce si obnovte přímo na portálu mojedatovaschranka.cz. Poté aktualizujte heslo v nastavení schránky v eIntranetu (Nastavení → Datové schránky → Připojené schránky → Editace schránky). Upozornění: Automatické stahování nefunguje s expirovaným heslem.

Otázka: Zprávy se nestahují automaticky, přestože je automatické stahování nastaveno.

Řešení: Zkontrolujte tato nastavení: (1) V nastavení schránky musí být zaškrtnuto Stahovat automaticky a musí být uloženo platné heslo. (2) Zkontrolujte, zda výjimky z automatického stahování nepokrývají aktuální den (nastavení víkendů, svátků nebo konkrétních dní). (3) Automatické stahování probíhá každé tři hodiny, nikoliv okamžitě.

Otázka: Nemohu odeslat datovou zprávu, tlačítko Odeslat je nedostupné.

Řešení: Pro odeslání datové zprávy potřebujete oprávnění Odesílat. Kontaktujte správce modulu pro přidělení tohoto oprávnění. Bez tohoto oprávnění lze zprávu pouze připravit ke schválení (Připravit k odeslání) a odeslání provede uživatel s oprávněním odesílat.

Otázka: Jak zkontrolovat stav odeslané zprávy a zda byla doručena?

Řešení: V záložce Odeslané otevřete detail zprávy. Pole Doručeno zobrazuje datum právního doručení. Do 10 dní od dodání nastane doručení buď přihlášením příjemce, nebo automaticky fikcí. V detailu zprávy naleznete také doručenku ve formátu ZFO, která po doručení nahradí dodejku.

Otázka: Příloha datové zprávy má formát, který nelze otevřít.

Řešení: Soubory ve formátu ZFO lze otevřít programem 602XML Filler (nutná instalace). Standardní přílohy (PDF, DOCX, XLSX apod.) lze otevřít běžnými aplikacemi. Formát ZFO je potřebný pro případnou autorizovanou konverzi do listinné podoby na pobočce CzechPoint.

Tipy pro efektivní práci s datovými schránkami

Tip: Pro rychlé zpracování příchozích zpráv využijte hromadné označení a přesunutí do Vyřízených - zaškrtněte více zpráv a klikněte na Přesunout označené do vyřízených.
Tip: Nastavte automatické přiřazení řešitele po stažení zpráv v nastavení schránky. Nové zprávy budou ihned přiděleny odpovědné osobě.
Tip: Používejte štítky pro kategorizaci zpráv podle témat (např. Soud, Finanční úřad, Mzdy). Filtry nad tabulkou umožňují rychlé vyhledání zpráv podle štítku.
Tip: Funkce Pověřené osoby umožňuje pravidelnou kontrolu schránky bez způsobení právního doručení. Vhodné pro monitoring bez spuštění zákonných lhůt.
Tip: Při odpovědi na zprávu systém automaticky vyplní příjemce a předmět. Stačí přidat přílohu a odeslat - šetří čas při rutinní korespondenci.
Tip: Exportujte seznam zpráv do Excelu pomocí tlačítka v záhlaví tabulky pro přehled a reporting komunikace přes datové schránky.
Tip: Pravidla pro automatické zpracování nastavte pro opakující se typy zpráv (např. zprávy od finančního úřadu automaticky přidělte účetní).

Wiki - eIntranet.net