Docházka - čip/otisk

Přehled

Modul Docházka - čip/otisk (čipová docházka, RFID docházka, evidence příchodů čipem) slouží k automatickému záznamu příchodů a odchodů zaměstnanců pomocí čipové karty (RFID/NFC) nebo otisku prstu. Zaměstnanec přiloží čip nebo prst ke čtečce a systém okamžitě zapíše příchod či odchod do modulu Docházka. Modul slouží administrátorům k nastavení a přiřazení čipů zaměstnancům a zaměstnancům k samotnému používání terminálu.

Klíčové funkce modulu Docházka - čip/otisk

• Automatický záznam příchodu a odchodu přiložením čipové karty nebo otisku prstu
• Konfigurace čipových kódů pro každého zaměstnance
• Speciální tlačítka na čtečce pro odchod k lékaři, na pracovní cestu a další typy docházky
• Omezení ručního zápisu docházky - zaměstnanec může zapisovat pouze přes čip
• Automatický výpočet a hlídání minimální délky pauzy
• Zobrazení přítomnosti kolegů přímo na terminálu
• Tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu aplikace po přihlášení
• Filtrování přístupu čtečky pouze z povolených IP adres
• Přehled registrovaných fyzických čtecích zařízení
• Automatické uzavření zapomenutého odchodu z předchozího dne

Přístup a nastavení

Jak se dostat do nastavení modulu Docházka - čip/otisk

Nastavení modulu Docházka - čip/otisk je dostupné přes navigační cestu: Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu.

Terminál pro zaměstnance (čtečka) je přístupný jako samostatná webová stránka. Administrátor sdílí odkaz zaměstnancům nebo zobrazí terminál na vyhrazeném zařízení u vstupu do budovy.

Uživatelská oprávnění a přístupová práva modulu Docházka - čip/otisk

Role	Popis přístupu
Administrátor systému	Plný přístup ke všem záložkám nastavení modulu Docházka - čip/otisk
Administrátor modulu Docházka - čip/otisk	Přístup ke konfiguraci čipů, tlačítek, IP adres a ostatního nastavení; přiděluje administrátor systému
Zaměstnanec s čipem nebo otiskem prstu	Přístup pouze k terminálu pro zápis příchodů a odchodů
Zaměstnanec bez čipu	Přístup k terminálu není umožněn; docházku zadává ručně v modulu Docházka

Nastavení modulu Docházka - čip/otisk

Nastavení modulu Docházka - čip/otisk je rozděleno do pěti záložek: Uživatelská práva, Povolené IP adresy, ze kterých se může čtečka hlásit, Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů, Ostatní nastavení a Registrované čtečky. Systém si pamatuje poslední otevřenou záložku.

Záložka Uživatelská práva - přehled zaměstnanců a nastavení čipů

Na záložce Uživatelská práva v nastavení modulu Docházka - čip/otisk se zobrazuje tabulka všech aktivních zaměstnanců firmy. Pro každého zaměstnance lze přiřadit čipový kód, zkontrolovat stav otisku prstu, omezit ruční úpravy docházky a nastavit minimální délku pauzy.

Upozornění: Kód čipu je bezpečnostní kód pro ověření čipu, zvolte ho prosím dostatečně složitý. Kód je uložen v čipu a není nutné ho vždy znovu zadávat. V případě nastavení čipu u uživatele se doba u něj nevyplňuje z předvyplněné pracovní doby.

Sloupec tabulky	Popis
ID	Identifikátor zaměstnance
Příjmení, jméno	Jméno zaměstnance s odkazem na jeho detail
Kód čipu	Textové pole pro bezpečnostní kód RFID/NFC čipu; ukládá se automaticky po změně. Ikona schránky vedle pole zkopíruje URL přímého přístupu čipu do schránky.
Otisk prstu	Zelená ikona = otisk prstu je uložen; červená ikona = otisk prstu není uložen
Zamezit úpravy pracovní doby v docházce (mohou používat pouze čip)	Po zaškrtnutí nemůže zaměstnanec ručně upravovat záznamy docházky; může je zapisovat jen přes čip nebo čtečku otisků. Po zaškrtnutí se zobrazí tlačítko Ručně může zapisovat pouze typ docházky... pro nastavení výjimek.
Minimální délka pauzy (minut)	Systém automaticky prodlouží pauzu na zadanou minimální dobu, pokud je pauza kratší
Resetovat (pro příchod)	Tlačítko se zobrazí pouze pokud má zaměstnanec evidovaný příchod bez navazujícího odchodu; kliknutím resetujete stav na odchod

Záložka Povolené IP adresy - omezení přístupu čtečky

Na záložce Povolené IP adresy, ze kterých se může čtečka hlásit v nastavení modulu Docházka - čip/otisk lze omezit, ze kterých síťových adres smí terminál komunikovat se systémem.

• Povolit přístup čtečky pouze z níže uvedených IP adres: Zaškrtnutím aktivujete filtraci. Terminál pak přijímá záznamy pouze z adres uvedených v polích níže.
• Textová pole pro IP adresy: Každou povolenou adresu zadejte do samostatného pole. Po zapsání adresy se automaticky zobrazí pole pro další adresu. Hodnoty se ukládají automaticky po opuštění pole.

Tip: Pokud je filtrování aktivní a čtečka se pokusí komunikovat z nepovolené adresy, zobrazí se zpráva Přístup z nepovolené adresy! a zápis se neprovede.

Záložka Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů

Na záložce Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů v nastavení modulu Docházka - čip/otisk lze přidat speciální tlačítka, která se zobrazí na terminálu vedle standardních tlačítek Příchod a Odchod. Typicky jde o tlačítka jako Odchod k lékaři nebo Pracovní cesta.

Sloupec tabulky tlačítek	Popis
Tlačítko	Název typu docházky přiřazeného k tlačítku
Automatické ukončení k počtu pracovních hodin za den	Pokud zaměstnanec neodpípne konec do půlnoci, systém automaticky dopočítá konec jako dobu zbývající do naplnění denního pracovního úvazku (nastaveného v Nastavení → Docházka)
Automatické ukončení k zadanému času	Systém uzavře záznam automaticky k nastavenému konkrétnímu času
Pevně daná délka v min	Délka absence v minutách je pevně stanovena; po uplynutí systém automaticky uzavře záznam
Odstranit tlačítko	Odebere tlačítko z terminálu

Záložka Ostatní nastavení - přehled konfiguračních voleb

Na záložce Ostatní nastavení v nastavení modulu Docházka - čip/otisk jsou k dispozici tyto konfigurační volby. Všechny se ukládají automaticky ihned po zaškrtnutí nebo odškrtnutí.

Nastavení	Popis
Zobrazit stavy (přítomnost) ostatních ve čtečce	Na terminálu se zobrazí seznam všech zaměstnanců s čipem nebo otiskem prstu a jejich aktuální stav přítomnosti (zelená = přítomen, červená = nepřítomen)
Umožnit zapisovat Obědy zvlášť od Pauz	Zaměstnanci mohou na terminálu zapsat oběd jako samostatný typ docházky odlišný od běžné pauzy
Zobrazit tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu po přihlášení	Po přihlášení do systému se na hlavním panelu zobrazí zkratky pro rychlý zápis příchodu a odchodu bez nutnosti jít k fyzické čtečce
Zapisovat pauzu po návratu ve stejný den	Při příchodu ze standardní pauzy systém automaticky zapíše pauzu jako samostatný záznam docházky
Fotografie při zápisu docházky z terminálu	Při každém přiložení čipu nebo otisku prstu k terminálu se pořídí fotografie; slouží jako ochrana proti zneužití cizích karet
Upozornění a uzavření docházky z minulého dne	Pokud zaměstnanec zapomněl předchozí den zaznamenat odchod, při příštím příchodu ho terminál upozorní; systém automaticky uzavře předchozí záznam a zaměstnanec musí doplnit správný čas s nadřízeným

Záložka Registrované čtečky - přehled čtecích zařízení

Na záložce Registrované čtečky v nastavení modulu Docházka - čip/otisk se zobrazují všechna fyzická čtecí zařízení registrovaná pro vaši firmu.

Poznámka: Zde se vám zobrazí registrovaná čtecí zařízení, která od nás máte.

Sloupec	Popis
ID	Identifikátor čtecího zařízení
Datum pořízení	Datum, kdy bylo zařízení pořízeno
Instalovaná verze FW	Verze firmwaru nainstalovaná na zařízení
Poslední kontrola	Datum a čas poslední komunikace zařízení se systémem

Základní operace v nastavení modulu Docházka - čip/otisk

Postup: Nastavení čipového kódu zaměstnanci

V modulu Docházka - čip/otisk přiřadíte každému zaměstnanci bezpečnostní kód RFID/NFC čipu. Kód se uloží do čipové karty a zaměstnanec ho nepotřebuje znát ani zadávat.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu
2. Zůstaňte na záložce Uživatelská práva
3. Vyhledejte zaměstnance v tabulce
4. Do sloupce Kód čipu zadejte bezpečnostní kód čipové karty
5. Klikněte mimo pole nebo stiskněte Tab - kód se uloží automaticky
6. Klikněte na ikonu schránky (clipboard) vedle pole pro zkopírování URL odkazu čipu

Tip: Zvolte dostatečně složitý kód. Kód je uložen v čipu a zaměstnanec ho nikdy nemusí zadávat ručně.

Postup: Registrace otisku prstu zaměstnance

V modulu Docházka - čip/otisk lze zaznamenat otisk prstu zaměstnance přímo na fyzickém terminálu s čtečkou otisků prstu. Stav registrace otisku vidíte v záložce Uživatelská práva ve sloupci Otisk prstu: zelená ikona znamená, že otisk je uložen, červená ikona znamená, že otisk chybí. Samotnou registraci provádíte na fyzickém čtecím zařízení dle pokynů výrobce.

Postup: Omezení ručního zápisu docházky zaměstnanci

V modulu Docházka - čip/otisk lze zabránit zaměstnanci ručně upravovat záznamy docházky. Zaměstnanec pak může docházku zapisovat pouze přes čip nebo čtečku otisků prstu.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu
2. Klikněte na záložku Uživatelská práva
3. Vyhledejte zaměstnance v tabulce
4. Zaškrtněte checkbox ve sloupci Zamezit úpravy pracovní doby v docházce (mohou používat pouze čip)
5. Nastavení se uloží automaticky a stránka se obnoví
6. Po zaškrtnutí se u zaměstnance zobrazí tlačítko Ručně může zapisovat pouze typ docházky...

Tip: Kliknutím na tlačítko Ručně může zapisovat pouze typ docházky... otevřete dialog, kde zaškrtnete typy docházky (například dovolená nebo nemoc), které smí zaměstnanec zapsat ručně i přes čip.

Postup: Povolení ručního zápisu vybraných typů docházky zaměstnanci s čipem

V modulu Docházka - čip/otisk lze u zaměstnance, který má omezeno ruční upravování docházky, přesto povolit ruční zápis pro vybrané typy (například dovolená nebo nemoc).

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Uživatelská práva
2. Ujistěte se, že je u daného zaměstnance zaškrtnuto Zamezit úpravy pracovní doby v docházce
3. Klikněte na tlačítko Ručně může zapisovat pouze typ docházky... u daného zaměstnance
4. Otevře se dialog Povolení zapisovat určitý typ docházky ručně i když má uživatel čip
5. Zaškrtněte typy docházky, které smí zaměstnanec zapisovat ručně
6. Klikněte na Uložit

Postup: Nastavení minimální délky pauzy zaměstnance

V modulu Docházka - čip/otisk lze pro každého zaměstnance nastavit minimální délku pauzy v minutách. Pokud se zaměstnanec vrátí dříve, systém automaticky prodlouží pauzu na stanovenou minimální dobu.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Uživatelská práva
2. Vyhledejte zaměstnance v tabulce
3. Do sloupce Minimální délka pauzy (minut) zadejte počet minut
4. Klikněte mimo pole nebo stiskněte Tab - hodnota se uloží automaticky

Tip: Pokud ponecháte pole prázdné nebo nastavíte hodnotu 0, minimální délka pauzy se nehlídá.

Postup: Reset stavu příchodu zaměstnance

V modulu Docházka - čip/otisk se může stát, že zaměstnanec má evidovaný příchod bez navazujícího odchodu (například zapomněl odejít). Administrátor může stav ručně resetovat.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Uživatelská práva
2. Vyhledejte zaměstnance - pokud má neuzavřený příchod, zobrazí se v posledním sloupci tlačítko Resetovat (pro příchod)
3. Klikněte na tlačítko Resetovat (pro příchod)
4. Systém nastaví stav zaměstnance na odchod a stránku obnoví

Poznámka: Tlačítko Resetovat (pro příchod) se zobrazí pouze u zaměstnanců, kteří mají evidovaný příchod bez odchodu.

Postup: Konfigurace povolených IP adres pro čtečku

V modulu Docházka - čip/otisk lze omezit přístup terminálu pouze z určitých síťových adres. Tím zabráníte neoprávněnému použití čtečky z jiné sítě.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu
2. Klikněte na záložku Povolené IP adresy, ze kterých se může čtečka hlásit
3. Zaškrtněte Povolit přístup čtečky pouze z níže uvedených IP adres
4. Do textových polí zadejte povolené IP adresy (každou do samostatného pole)
5. Hodnoty se uloží automaticky po opuštění pole
6. Po zadání první adresy se zobrazí nové prázdné pole pro další adresu

Upozornění: Pokud aktivujete filtraci IP adres, ujistěte se, že jste zadali adresy všech terminálů a zařízení, ze kterých zaměstnanci přistupují. Přístup z neuvedené adresy bude odmítnut zprávou Přístup z nepovolené adresy!

Postup: Přidání tlačítka na čtečku čipů

V modulu Docházka - čip/otisk lze přidat speciální tlačítka na terminál pro specifické typy odchodů (například k lékaři nebo na pracovní cestu).

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu
2. Klikněte na záložku Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů
3. Klikněte na tlačítko Přidat tlačítko
4. Otevře se dialog Přidání tlačítka do čipového zařízení
5. V rozbalovacím seznamu Typ vyberte typ docházky
6. Klikněte na Uložit
7. Nové tlačítko se zobrazí v tabulce a okamžitě bude dostupné na terminálu

Poznámka: V seznamu se zobrazují pouze typy docházky, které jsou určeny pro čipová zařízení a dosud nejsou přidány.

Postup: Konfigurace automatického ukončení tlačítka na čtečce

V modulu Docházka - čip/otisk lze pro každé speciální tlačítko nastavit způsob automatického ukončení záznamu. Toto se uplatní tehdy, když zaměstnanec zapomene zapsat návrat z lékaře nebo z pracovní cesty.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů
2. V tabulce tlačítek zvolte pro dané tlačítko způsob automatického ukončení:
   • Automatické ukončení k počtu pracovních hodin za den: Systém dopočítá konec jako dobu zbývající do naplnění denního pracovního úvazku nastaveného v Nastavení → Docházka
   • Automatické ukončení k zadanému času: Vyberte tuto možnost a zadejte konkrétní čas, ke kterému systém záznam uzavře
   • Pevně daná délka v min: Vyberte tuto možnost a zadejte délku v minutách; po uplynutí doby systém automaticky uzavře záznam
3. Výběr se uloží automaticky ihned po kliknutí

Postup: Odebrání tlačítka z čtečky čipů

V modulu Docházka - čip/otisk lze kdykoli odebrat speciální tlačítko z terminálu.

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Navíc povolená tlačítka na čtečce čipů
2. V tabulce najděte tlačítko, které chcete odebrat
3. Klikněte na Odstranit tlačítko v příslušném řádku
4. Tlačítko se okamžitě odebere z terminálu

Používání terminálu (čtečky) v modulu Docházka - čip/otisk

Terminál modulu Docházka - čip/otisk je webová stránka přístupná na vyhrazeném zařízení (tabletu, dotykové obrazovce nebo počítači) u vstupu do budovy. Zaměstnanci přikládají čipovou kartu nebo prst a volí požadovanou akci.

Úvodní obrazovka terminálu Docházka - čip/otisk

Na úvodní obrazovce terminálu modulu Docházka - čip/otisk se zobrazují digitální hodiny s aktuálním datem a výzva Přiložte prosím Váš čip. Pokud je terminál vybaven čtečkou otisků prstu, zobrazí se i výzva Přiložte prst pro načtení otisku. Terminál čeká na přiložení čipu nebo otisku. Po identifikaci zaměstnance se zobrazí jeho jméno a velká barevná tlačítka pro výběr akce.

Postup: Zápis příchodu do práce na terminálu

Zaměstnanec zapíše příchod do práce v modulu Docházka - čip/otisk pomocí terminálu (čtečky). Záznam je plně automatický.

1. Přiložte čipovou kartu ke čtečce nebo přiložte prst na snímač otisku
2. Terminál zobrazí vaše jméno a výzvu Zvolte prosím akci
3. Klikněte na zelené tlačítko Příchod
4. Terminál potvrdí: Vítejte [jméno]! Aktuální čas je: HH:MM
5. Po 7 sekundách se terminál automaticky vrátí na úvodní obrazovku

Poznámka: Pokud se v ten samý den vracíte z pauzy, terminál zobrazí Vítejte z pauzy [jméno]! Aktuální čas je: HH:MM

Postup: Zápis odchodu z práce na terminálu

Zaměstnanec zapíše odchod z práce v modulu Docházka - čip/otisk pomocí terminálu (čtečky).

1. Přiložte čipovou kartu ke čtečce nebo přiložte prst na snímač otisku
2. Terminál zobrazí vaše jméno a výzvu Zvolte prosím akci
3. Klikněte na červené tlačítko Odchod
4. Terminál potvrdí: Zapisuji odchod - pokud se dnes ještě vrátíte, bude tento čas zapsán jako pauza.
5. Po 7 sekundách se terminál automaticky vrátí na úvodní obrazovku

Upozornění: Pokud jste pracovali méně než 1 minutu od příchodu, systém zobrazí Odpracoval/a jste méně než 1 minutu od příchodu, dobu nezapisuji. a záznam se neuloží. Pokud uplynulo více než 18 hodin od posledního příchodu, systém záznam rovněž neuloží a zobrazí Doba od posledního příchodu je moc dlouhá, zřejmě jste se zapomněli odhlásit při odchodu, dobu nezapisuji.

Postup: Odchod k lékaři nebo na pracovní cestu na terminálu

V modulu Docházka - čip/otisk lze přes terminál zapsat speciální typ odchodu, například k lékaři nebo na pracovní cestu, pokud administrátor tato tlačítka nakonfiguroval.

1. Přiložte čipovou kartu ke čtečce nebo přiložte prst na snímač otisku
2. Terminál zobrazí vaše jméno a výzvu Zvolte prosím akci
3. Klikněte na příslušné červené tlačítko (například Lékař nebo Pracovní cesta)
4. Terminál potvrdí: Zapisuji odchod - [název typu docházky]
5. Po 7 sekundách se terminál automaticky vrátí na úvodní obrazovku
6. Po návratu znovu přiložte čip a stiskněte Příchod - terminál potvrdí: Vítejte zpět [jméno]! Aktuální čas je: HH:MM

Postup: Návrat z pauzy na terminálu Docházka - čip/otisk

Pokud zaměstnanec odejde na pauzu (stiskl tlačítko Odchod) a tentýž den se vrátí, stačí znovu přiložit čip nebo prst a stisknout Příchod. Systém automaticky rozpozná návrat ze standardní pauzy.

1. Přiložte čipovou kartu ke čtečce nebo přiložte prst na snímač otisku
2. Klikněte na zelené tlačítko Příchod
3. Terminál potvrdí: Vítejte z pauzy [jméno]! Aktuální čas je: HH:MM

Tip: Pokud je aktivováno nastavení Zapisovat pauzu po návratu ve stejný den, systém automaticky zapíše čas pauzy jako samostatný záznam. Je-li nastavena minimální délka pauzy, systém pauzu automaticky prodlouží na stanovenou minimální dobu.

Zobrazení přítomnosti kolegů na terminálu

Pokud administrátor aktivoval nastavení Zobrazit stavy (přítomnost) ostatních ve čtečce, terminál modulu Docházka - čip/otisk zobrazuje přehled přítomnosti všech zaměstnanců s čipem nebo otiskem prstu.

• Zelené jméno = zaměstnanec je přítomen (zaznamenal příchod v posledních 16 hodinách)
• Červené jméno = zaměstnanec není přítomen
• U každého zaměstnance je uveden čas poslední akce a typ docházky (pokud použil speciální tlačítko)

Upozornění na zapomenutý odchod z předchozího dne na terminálu

Pokud administrátor aktivoval nastavení Upozornění a uzavření docházky z minulého dne a zaměstnanec zapomněl předchozí den zaznamenat odchod, terminál modulu Docházka - čip/otisk zobrazí při příštím příchodu červené upozornění: Včerejší odchod nebyl zaznamenán, docházku řešte s nadřízeným. Systém automaticky uzavře předchozí záznam. Zaměstnanec musí správný čas odchodu doplnit se svým nadřízeným v modulu Docházka.

Zápis příchodu a odchodu z hlavního panelu aplikace

Pokud administrátor aktivoval nastavení Zobrazit tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu po přihlášení, zobrazí se v modulu Docházka - čip/otisk na hlavním panelu (dashboardu) po přihlášení do systému tlačítka pro zápis docházky. Zaměstnanec může zapisovat docházku přímo z prohlížeče bez nutnosti fyzické čtečky.

• Zelené tlačítko Příchod
• Červené tlačítko Odchod
• Další nakonfigurovaná speciální tlačítka (odchod k lékaři, pracovní cesta apod.)
• Informace o poslední zaznamenané akci
• Přehled přítomnosti (pokud je aktivováno zobrazení stavů)

Ostatní nastavení modulu Docházka - čip/otisk

Nastavení: Zobrazit stavy (přítomnost) ostatních ve čtečce

Toto nastavení modulu Docházka - čip/otisk zajistí, že se na terminálu (čtečce) zobrazí přehled přítomnosti všech zaměstnanců s čipem nebo otiskem prstu. Zaměstnanci vidí v reálném čase, kdo je aktuálně v práci. Zelené jméno označuje přítomného zaměstnance, červené jméno nepřítomného.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Zobrazit stavy (přítomnost) ostatních ve čtečce. Změna se uloží okamžitě.

Nastavení: Umožnit zapisovat Obědy zvlášť od Pauz

Po aktivaci tohoto nastavení modulu Docházka - čip/otisk se zaměstnancům na terminálu zpřístupní možnost zapsat oběd jako samostatný typ docházky, odlišný od standardní pauzy. Tím lze přesněji sledovat, kolik času zaměstnanci tráví obědem oproti ostatním přestávkám.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Umožnit zapisovat Obědy zvlášť od Pauz. Změna se uloží okamžitě.

Nastavení: Zobrazit tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu po přihlášení

Po aktivaci tohoto nastavení modulu Docházka - čip/otisk se po přihlášení do aplikace na hlavním panelu (dashboardu) zobrazí tlačítka pro rychlý zápis příchodu a odchodu. Zaměstnanec může zapisovat docházku přímo z webového prohlížeče bez nutnosti fyzické čtečky. Vhodné pro práci z domova nebo vzdálené pracoviště.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Zobrazit tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu po přihlášení. Změna se uloží okamžitě.

Nastavení: Zapisovat pauzu po návratu ve stejný den

Po aktivaci tohoto nastavení modulu Docházka - čip/otisk systém automaticky zapíše pauzu jako samostatný záznam docházky při každém návratu ze standardního odchodu ve stejný pracovní den. Pauzy se tak evidují automaticky bez potřeby ručního zadávání.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Zapisovat pauzu po návratu ve stejný den. Změna se uloží okamžitě.

Nastavení: Fotografie při zápisu docházky z terminálu

Po aktivaci tohoto nastavení modulu Docházka - čip/otisk se při každém přiložení čipu nebo otisku prstu k fyzickému terminálu pořídí fotografie. Slouží jako ochrana proti zneužití cizích karet - umožňuje odhalit situace, kdy někdo jiný používá čip místo skutečného zaměstnance. Fotografie jsou dostupné administrátorům v záznamu docházky.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Fotografie při zápisu docházky z terminálu. Tato funkce vyžaduje, aby byl terminál vybaven kamerou.

Nastavení: Upozornění a uzavření docházky z minulého dne

Po aktivaci tohoto nastavení modulu Docházka - čip/otisk terminál při příchodu zaměstnance zkontroluje, zda byl předchozí den zaznamenán odchod. Pokud zaměstnanec zapomněl odchod zaznamenat, zobrazí se upozornění a systém automaticky uzavře předchozí záznam. Zaměstnanec musí správný čas doplnit se svým nadřízeným v modulu Docházka.

Postup: Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Ostatní nastavení, a zaškrtněte pole Upozornění a uzavření docházky z minulého dne. Změna se uloží okamžitě.

Správa fyzických čtecích zařízení v modulu Docházka - čip/otisk

Přehled registrovaných čtecích zařízení

Na záložce Registrované čtečky v nastavení modulu Docházka - čip/otisk si můžete prohlédnout přehled všech fyzických čtecích zařízení registrovaných pro vaši firmu. Tabulka obsahuje identifikátor zařízení, datum pořízení, nainstalovanou verzi firmwaru a datum poslední úspěšné komunikace se systémem. Tato záložka slouží pouze k přehledu. Přidávání nebo odebírání fyzických čtecích zařízení zajišťuje poskytovatel systému eIntranet.net.

Integrace s dalšími moduly

Integrace modulu Docházka - čip/otisk s modulem Docházka

Všechny záznamy pořízené prostřednictvím terminálu nebo hlavního panelu v modulu Docházka - čip/otisk se automaticky ukládají do modulu Docházka (evidence pracovní doby). V modulu Docházka si zaměstnanci i nadřízení mohou prohlížet, exportovat a (podle nastavení oprávnění) upravovat záznamy. Záznamy z čipu jsou označeny jako pořízené čipem a zaznamenává se k nim čas příchodu, čas odchodu, typ pracovní doby a IP adresa zařízení. Podle nastavení oprávnění je zaměstnanec nemůže ručně upravit.

Integrace modulu Docházka - čip/otisk s modulem Dovolené

Modul Docházka - čip/otisk koordinuje záznamy s modulem Dovolené (evidence dovolených). Schválené dovolené se automaticky promítají do přehledu docházky. Zaměstnanci s omezeným ručním zápisem mohou v závislosti na nastavení zadávat dovolené ručně, i když jinak musí docházku zapisovat výhradně čipem.

Integrace modulu Docházka - čip/otisk s modulem eNeschopenka

Modul Docházka - čip/otisk je propojen s modulem eNeschopenka (elektronické pracovní neschopnosti). Elektronické neschopenky jsou automaticky zohledňovány v docházkové evidenci, takže záznamy o pracovní neschopnosti jsou k dispozici v modulu Docházka bez nutnosti ručního zadávání.

Řešení problémů v modulu Docházka - čip/otisk

Terminál nereaguje na přiložení čipu

Pokud terminál modulu Docházka - čip/otisk nereaguje na přiložení čipové karty, zkontrolujte následující:

• Ověřte, že zaměstnanec má v záložce Uživatelská práva správně vyplněný Kód čipu
• Zkontrolujte, zda kód uložený ve fyzické kartě odpovídá kódu v systému
• Pokud je aktivní filtrování IP adres, ověřte, zda IP adresa terminálu je v seznamu povolených adres
• Zkontrolujte záložku Registrované čtečky, zda terminál komunikuje se systémem (sloupec Poslední kontrola)

Zobrazuje se zpráva "Přístup z nepovolené adresy!"

Tato zpráva v modulu Docházka - čip/otisk znamená, že je aktivní filtrování IP adres a terminál se pokouší komunikovat z adresy, která není v seznamu povolených.

Postup řešení:

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Povolené IP adresy, ze kterých se může čtečka hlásit
2. Zjistěte aktuální IP adresu zařízení, na kterém běží terminál
3. Přidejte tuto IP adresu do seznamu povolených adres
4. Nebo odškrtněte Povolit přístup čtečky pouze z níže uvedených IP adres pro deaktivaci filtrování

Zobrazuje se zpráva "Špatný kód chipu."

Tato zpráva v modulu Docházka - čip/otisk se zobrazí, pokud kód přiložené čipové karty neodpovídá kódu uloženému v systému pro daného zaměstnance.

Postup řešení:

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Uživatelská práva
2. Ověřte, že je v poli Kód čipu u daného zaměstnance zadán správný kód
3. Použijte ikonu schránky pro zkopírování správné URL a naprogramujte čipovou kartu znovu

Zaměstnanec zapomněl zaznamenat odchod

Pokud zaměstnanec zapomněl zaznamenat odchod v modulu Docházka - čip/otisk, administrátor má tyto možnosti:

• Kliknutím na tlačítko Resetovat (pro příchod) v záložce Uživatelská práva resetujete stav zaměstnance na odchod, pokud má stále evidovaný neuzavřený příchod
• Pokud je aktivováno nastavení Upozornění a uzavření docházky z minulého dne, systém automaticky uzavře předchozí záznam při příštím příchodu a upozorní zaměstnance
• Správný čas odchodu lze doplnit ručně v modulu Docházka (pokud to oprávnění zaměstnance nebo nadřízeného umožňují)

Zaměstnanec nemůže ručně upravit záznamy docházky

Pokud zaměstnanec nemůže ručně upravit své záznamy v modulu Docházka, pravděpodobně má administrátor aktivováno nastavení Zamezit úpravy pracovní doby v docházce (mohou používat pouze čip) v záložce Uživatelská práva.

Postup řešení:

1. Přejděte do Nastavení → Docházka - čip/čtečka prstu, záložka Uživatelská práva
2. U daného zaměstnance odškrtněte checkbox Zamezit úpravy pracovní doby v docházce
3. Nebo klikněte na Ručně může zapisovat pouze typ docházky... a přidejte konkrétní typy, které smí zaměstnanec ručně zapisovat

Tipy pro efektivní práci s modulem Docházka - čip/otisk

• Tip: Pro zaměstnance na home office aktivujte nastavení Zobrazit tlačítka Příchod/Odchod na hlavním panelu po přihlášení - mohou zapisovat docházku přímo z prohlížeče
• Tip: Nastavte minimální délku pauzy pro zajištění dodržování zákonných přestávek; systém pauzu automaticky prodlouží na minimum
• Tip: Aktivujte Upozornění a uzavření docházky z minulého dne jako prevenci zapomenutých odchodů; systém zaměstnance automaticky upozorní a uzavře předchozí záznam
• Tip: Zkopírujte URL odkaz čipu (ikona schránky v záložce Uživatelská práva) a použijte ho pro nastavení nebo naprogramování čipové karty
• Tip: Pro ochranu před zneužitím cizích karet aktivujte nastavení Fotografie při zápisu docházky z terminálu
• Tip: Aktivujte zobrazení přítomnosti ostatních zaměstnanců na terminálu - zaměstnanci vidí okamžitě, kdo je v práci přítomen