Poskytnuté služby

Přehled

Modul Poskytnuté služby (evidence odpracovaných služeb, podklad pro fakturaci klientům) slouží k zaznamenávání služeb a prací, které zaměstnanci odvedli pro konkrétní zákaznickou firmu. Ke každému záznamu se váže firma z CRM, volitelně zakázka a položky z ceníku služeb, ze kterých se automaticky počítá cena. Modul slouží především jako podklad pro fakturaci - záznamy lze označit jako vyfakturované nebo nevyfakturované a výsledky vyexportovat do Excelu pro účetní nebo obchodní oddělení.

Klíčové funkce

• Evidence poskytnutých služeb s vazbou na firmu z CRM a na zakázku
• Ceník položek služeb s automatickým výpočtem ceny podle počátečního a koncového stavu
• Hromadné označení záznamů jako vyfakturováno nebo nevyfakturováno
• Export podkladů pro fakturaci do Excelu se souhrnnou tabulkou podle položek ceníku
• Filtrování podle data, uživatele, firmy, zakázky a činnosti
• Koš se smazanými záznamy a jejich obnova
• Přikládání souborů k jednotlivým záznamům

Přístup a nastavení

Tato část popisuje, kde modul Poskytnuté služby najdete, jak si ho nastavíte a jaká oprávnění uživatelé k práci s ním potřebují. Bez alespoň jedné položky ceníku a bez přidělených oprávnění je modul pro běžné uživatele prakticky nepoužitelný, proto je nastavení potřeba provést jako první krok po zapnutí modulu.

Jak se dostat do modulu Poskytnuté služby

Modul Poskytnuté služby otevřete z hlavního menu aplikace položkou Poskytnuté služby. Uvnitř modulu se v horní části obrazovky zobrazuje odkaz Nastavení, ten se ale objeví jen uživatelům, kteří mají právo nastavení modulu spravovat.

Nastavení modulu Poskytnuté služby

Nastavení modulu Poskytnuté služby otevřete odkazem Nastavení na hlavní obrazovce modulu. Smí ho otevřít jen administrátor firmy nebo uživatel, kterému byl modul Poskytnuté služby výslovně přidělen jako spravovaný modul. Nastavení obsahuje tři části:

• Ceník - položky pro poskytnutí služeb: seznam nabízených služeb. Ke každé položce se zadává Kód (nejvýše 16 znaků), Název (nejvýše 96 znaků), volitelný Popis (nejvýše 128 znaků), Cena/jedn. (číslo 0 až 999 999 999 na dvě desetinná místa) a Jednotka (například ks, hod, zam, pau nebo měs). Bez alespoň jedné položky zůstává nabídka služeb při zakládání záznamu prázdná.
• Činnosti: číselník typů činností nabízených ve filtru i ve formuláři záznamu. Zadává se jen text Činnost (nejvýše 32 znaků). Bez definovaných činností zůstává pole Činnost ve formuláři prázdné.
• Uživatelská práva: nastavení úrovně přístupu k modulu, popsané v sekci Oprávnění a přístupová práva níže.

Tip: položky ceníku i číselník činností přidáte tlačítkem Přidat v příslušné kartě nastavení, úpravu existující položky spustíte ikonou tužky vedle ní.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Poskytnuté služby

Přístup k modulu Poskytnuté služby se řídí jednou ze šesti úrovní oprávnění. Úroveň se nastaví buď hromadně podle pracovní pozice, nebo individuálně pro konkrétního uživatele, v nastavení modulu na záložce Uživatelská práva. Modul nerozlišuje nadřízeného a podřízeného - oprávnění se řídí výhradně přiřazenou úrovní.

Poznámka: podle úrovně Zobrazení svých by se v tabulce měly zobrazovat jen vlastní záznamy uživatele, ve skutečnosti se ale zobrazují záznamy všech uživatelů firmy bez ohledu na úroveň - omezení na konkrétního uživatele je možné jen ručně přes filtr Uživatel.

Uživatelské rozhraní

Tato část popisuje rozložení hlavní obrazovky modulu Poskytnuté služby a možnosti filtrování a vyhledávání v evidovaných záznamech. Modul nemá žádné záložky - tabulka záznamů je jediným obsahem hlavní karty obrazovky.

Hlavní obrazovka modulu Poskytnuté služby

Hlavní obrazovka modulu Poskytnuté služby zobrazuje nad tabulkou přepínač Vše / Pouze nevyfakturované, výběr roku a měsíce, tlačítko Přidat pro založení nového záznamu, tlačítko Export do Excelu, rozbalovací tlačítko Práce s vybranými s volbami Vyfakturováno a Nevyfakturováno a tlačítko Smazané pro otevření koše. Popis jednotlivých sloupců tabulky záznamů je v následující sekci. V posledním sloupci každého řádku jsou ikony pro náhled, úpravu (jen s příslušným oprávněním), kopírování položky ceníku a smazání (jen s právem mazat).

Poznámka: pole Kancelář [Středisko] se doplňuje automaticky podle pracoviště uživatele vybraného v poli Odpracoval - do formuláře se nezadává ručně.

Sloupce hlavní tabulky modulu Poskytnuté služby

Tabulka záznamů na hlavní obrazovce modulu Poskytnuté služby má tyto sloupce:

Filtry a vyhledávání v modulu Poskytnuté služby

Postup: Nad tabulkou modulu Poskytnuté služby rozbalte kartu Filtr kliknutím na ikonu +/- v jejím záhlaví - pokud je ve filtru nastavena jakákoli hodnota, nadpis Filtr se zvýrazní červeně tučně. K dispozici jsou pole Datum (rozsah od-do), Uživatel, Firma [CRM], Zakázka a Činnost. Vyhledávání spustíte tlačítkem Vyhledat, tlačítkem Zrušit filtr vymažete. Přímo nad tabulkou lze místo filtru rychle zvolit rok a měsíc nebo přepnout mezi Vše a Pouze nevyfakturované - zadání konkrétního data ve filtru výběr roku a měsíce vynuluje a naopak, obě volby se vzájemně vylučují. Kromě filtru lze použít i textové pole Hledat nad samotnou tabulkou.

Základní operace

Tato část popisuje běžné pracovní postupy v modulu Poskytnuté služby - založení nového záznamu, jeho úpravu, kopírování a smazání. Všechny postupy vyžadují alespoň oprávnění Zápis/Úprava svých + zobrazení svých, mazání pak nejvyšší úroveň Navíc může mazat.

Postup: Vytvoření nového záznamu v modulu Poskytnuté služby

1. Klikněte na tlačítko Přidat nad tabulkou (tlačítko je neaktivní bez oprávnění k zápisu).
2. V okně Vytvoření vyberte v poli Odpracoval uživatele, který službu odvedl - povinné pole, u nového záznamu je přednastaven přihlášený uživatel.
3. Zadejte Datum - povinné, přednastaveno na dnešní den.
4. Vyberte Firma [CRM] - bez výběru firmy nelze záznam uložit.
5. Po výběru firmy vyberte odpovídající Zakázku - nabídka zakázek se načte podle zvolené firmy.
6. Vyberte Činnost z číselníku definovaného v nastavení modulu.
7. Zadejte Čas od - do - obě pole povinná, formát HH:MM.
8. Volitelně vyplňte Popis.
9. V tabulce Položky vyberte u každého řádku v poli Kód - Popis služby konkrétní položku ceníku - automaticky se doplní cena za jednotku a typ polí Poč. stav a Konc. stav. Počet a Cena celkem se dopočítávají automaticky, lze zadat i Sleva %. Tlačítkem Přidat řádek přidáte další položku.
10. Volitelně přetáhněte soubory do pole Přílohy - najednou lze nahrát nejvýše 60 souborů.
11. Klikněte na Uložit. Záznam se objeví v tabulce na hlavní obrazovce.

Upozornění: pokud v poli Firma [CRM] nevyberete žádnou firmu, zobrazí se hláška „Nebyla zvolena firma z CRM! Záznam není možné uložit.“ a záznam se neuloží.

Práce s položkami ceníku v modulu Poskytnuté služby

K jednomu záznamu v modulu Poskytnuté služby lze přiřadit i více položek ceníku najednou - každá tvoří samostatný řádek v tabulce Položky uvnitř formuláře záznamu. Konkrétní položku vyberete v poli Kód - Popis služby z ceníku definovaného v nastavení modulu; výběrem se automaticky doplní cena za jednotku a typ zadávání polí Poč. stav a Konc. stav podle jednotky dané položky. Další řádek přidáte tlačítkem Přidat řádek, takže lze do jednoho záznamu zapsat třeba odpracované hodiny i spotřebovaný materiál zároveň.

Upozornění: při úpravě již uloženého záznamu se všechny jeho položky ceníku smažou a znovu založí podle aktuálního obsahu formuláře - nejde o doplnění, ale o kompletní nahrazení. Pokud byla některá položka již dříve označena jako vyfakturovaná, po uložení úpravy se u nově založené položky příznak Vyfakt. vrátí na Nevyfakturováno.

Měrné jednotky v modulu Poskytnuté služby

Každá položka ceníku má v nastavení modulu přiřazenou měrnou jednotku - na výběr jsou jednotky ks, hod, zam, pau nebo měs. Jednotka určuje, jak se u dané položky zadávají pole Poč. stav a Konc. stav v řádku Položky: u časové jednotky (hod) se obě pole zadávají jako čas, u ostatních jednotek jako číslo. Typ polí se při výběru položky přepne automaticky podle jednotky, kterou má vybraná položka nastavenou v ceníku.

Výpočet množství a ceny v modulu Poskytnuté služby

Množství odvedené práce se u položky zadává vyplněním polí Poč. stav a Konc. stav - podle jednotky položky buď jako čas, nebo jako číslo. Pole Počet se z těchto dvou hodnot dopočítá automaticky za běhu, takže uživatel počet jednotek sám nezadává. Pole Cena celkem aplikace spočítá automaticky z počtu, ceny za jednotku uložené u položky v ceníku a případné slevy zadané v poli Sleva %. Výsledné hodnoty Počet a Cena celkem se zobrazují přímo v řádku dané položky ve formuláři záznamu a Cena celkem se znovu definitivně přepočítá při uložení záznamu.

Přiložení souborů k záznamu v modulu Poskytnuté služby

K záznamu v modulu Poskytnuté služby lze přiložit soubory přetažením do pole Přílohy ve formuláři Vytvoření nebo Úprava, případně jejich výběrem z počítače. Najednou lze nahrát nejvýše 60 souborů - při překročení limitu se zobrazí hláška „Můžete nahrát maximálně 60 souborů.“ Přiložené soubory se ukládají do úložiště souborů firmy a zůstávají u záznamu dostupné i při jeho další úpravě.

Postup: Úprava záznamu v modulu Poskytnuté služby

1. Klikněte na ikonu tužky u řádku v tabulce - ikona je viditelná jen s oprávněním záznam upravovat.
2. Upravte pole stejným způsobem jako při zakládání nového záznamu.
3. Klikněte na Uložit.

Upozornění: při úpravě záznamu se všechny jeho položky ceníku - včetně příznaku Vyfakt. u nich - po uložení zcela nahradí aktuálním obsahem formuláře, tedy smažou a znovu založí. Pokud byla položka dříve označena jako vyfakturovaná a záznam se pak upraví a uloží, příznak se u nově založené položky vrátí na Nevyfakturováno. Před úpravou již vyfakturovaného záznamu si proto ověřte, zda je potřeba příznak Vyfakt. po uložení znovu nastavit.

Postup: Kopírování záznamu v modulu Poskytnuté služby

Kopírování v modulu Poskytnuté služby vytvoří nový, samostatný záznam podle vzoru existujícího - vhodné například pro stejnou službu opakovanou pro téhož klienta jindy.

1. U řádku s vyplněnou položkou ceníku klikněte na ikonu kopírování - dostupná jen s oprávněním k úpravě.
2. Otevře se okno Kopírování předvyplněné údaji z původního záznamu.
3. Upravte pole podle potřeby a klikněte na Uložit - vznikne nový záznam, původní zůstává beze změny.

Postup: Smazání záznamu nebo položky v modulu Poskytnuté služby

1. Klikněte na ikonu křížku u řádku - viditelná jen s nejvyšší úrovní oprávnění Navíc může mazat.
2. Potvrďte dotaz „Smazat? Opravdu chcete smazat tento záznam?“ tlačítkem Ano.
3. Pokud řádek obsahoval konkrétní položku ceníku, smaže se jen tato položka; řádek bez položky ceníku smaže celý záznam.

Pokročilé funkce

Tato část popisuje hromadné operace se záznamy, export podkladů pro fakturaci a práci se smazanými záznamy v modulu Poskytnuté služby. Tyto funkce využijí především uživatelé, kteří připravují podklady pro fakturaci nebo spravují evidenci za celou firmu.

Hromadné označení jako vyfakturováno nebo nevyfakturováno

Modul Poskytnuté služby nesleduje stav celého záznamu, ale stav jednotlivé položky ceníku - každá položka je buď Nevyfakturováno (výchozí stav po založení), nebo Vyfakturováno. Postup: zaškrtněte pole u řádků s položkou ceníku v posledním sloupci tabulky - tlačítko Ozn. vše označí všechny řádky na aktuální stránce tabulky, tlačítko Zruš vše zruší označení napříč všemi stránkami. Poté klikněte na Práce s vybranými a zvolte Vyfakturováno nebo Nevyfakturováno. Tabulka se obnoví a sloupec Vyfakt. se u označených řádků aktualizuje. Tuto akci smí provést jen uživatel, který smí danou položku upravovat.

Export dat z modulu Poskytnuté služby

Modul Poskytnuté služby nabízí jeden export - podklad pro fakturaci do sešitu Excelu. Export je dostupný jen s oprávněním alespoň Zápis/Úprava svých + zobrazení svých; uživatel s nižší úrovní oprávnění tlačítko Export do Excelu na hlavní obrazovce vůbec nevidí jako aktivní. Export lze omezit filtrem podle období, firmy z CRM i konkrétního zaměstnance, takže poslouží jak pro souhrnnou fakturaci celé firmě, tak pro podklad jednomu obchodnímu případu.

Export: Export do Excelu (XLSX)

Export do Excelu vytvoří sešit s podrobným seznamem poskytnutých služeb za zvolené období a souhrnnou tabulkou pro fakturaci na konci sešitu - podklad, který lze předat účetnímu nebo použít přímo k vystavení faktury.

1. Nad tabulkou modulu Poskytnuté služby klikněte na tlačítko Export do Excelu.
2. V okně zvolte Období (přednastaven aktuální měsíc), volitelně Firma [CRM] a Zaměstnanec pro zúžení výběru.
3. Klikněte na tlačítko Export v patičce okna - v novém okně prohlížeče se stáhne sešit s podrobným seznamem řádků.

Souhrnná tabulka nazvaná Sumarizace pro fakturaci se do exportu doplňuje vždy automaticky a řadí se podle kódu položky ceníku - vypnout ji nelze.

Výstupní formát: XLSX

Prohlížení a obnova smazaných záznamů

Koš modulu Poskytnuté služby otevřete tlačítkem Smazané nad hlavní tabulkou - vyžaduje nejvyšší úroveň oprávnění Navíc může mazat. Zobrazí se seznam smazaných záznamů se sloupci Uživatel, Firma [CRM], Zakázka, Datum a informací, kdo a kdy záznam smazal. Kliknutím na ikonu obnovy a potvrzením se záznam vrátí zpět do běžného seznamu.

Integrace s dalšími moduly

Modul Poskytnuté služby čerpá data z několika dalších modulů a jeho záznamy jsou na tato data pevně navázané - bez firmy z CRM se záznam vůbec neuloží. Tato část popisuje, jaká data mezi moduly tečou a kterým směrem.

• CRM - Správa kontaktů: každý záznam v Poskytnutých službách se váže na konkrétní firmu z CRM (pole Firma [CRM]); filtr i export umožňují výběr podle firmy z CRM a název firmy s IČ se do exportu přebírají přímo z CRM.
• Zakázky: po výběru firmy z CRM lze záznam navázat na konkrétní zakázku - nabídka zakázek se generuje výhradně pro zvolenou firmu, bez výběru firmy zakázku vybrat nelze.
• Zaměstnanci: pole Kancelář [Středisko] se přebírá z pracoviště zvoleného uživatele; volba Odpracoval i filtr Uživatel čerpají ze seznamu uživatelů firmy.
• Soubory: k záznamu lze přetažením přiložit soubory, které se ukládají do úložiště souborů firmy a zůstávají u záznamu dostupné i při další úpravě.

Řešení problémů

Tato část shrnuje časté dotazy a doporučení k práci s modulem Poskytnuté služby, včetně vysvětlení chybových hlášek, se kterými se uživatel může setkat při zakládání a ukládání záznamů. Většinu popsaných situací uživatel vyřeší sám bez nutnosti obracet se na administrátora - stačí doplnit chybějící povinné pole nebo počkat, až administrátor naplní číselníky v nastavení modulu.

Časté dotazy

Otázka: Proč modul Poskytnuté služby při ukládání záznamu hlásí „Nebyla zvolena firma z CRM! Záznam není možné uložit.“?

Řešení: Pole Firma [CRM] je fakticky povinné - bez vybrané firmy se záznam neuloží. Vyberte firmu z pole Firma [CRM] a formulář uložte znovu.

Otázka: Proč po úpravě dříve vyfakturovaného záznamu zmizel příznak Vyfakt. u jeho položek?

Řešení: Úprava záznamu v modulu Poskytnuté služby nahrazuje všechny jeho položky ceníku znovu - příznak Vyfakturováno se u nich při tom vrátí na výchozí hodnotu Nevyfakturováno. Po úpravě již vyúčtovaného záznamu proto položky znovu označte jako vyfakturované přes tlačítko Práce s vybranými.

Otázka: Proč nejde v poli Přílohy nahrát další soubor?

Řešení: Modul Poskytnuté služby dovolí nahrát nejvýše 60 souborů najednou - při překročení limitu se zobrazí hláška „Můžete nahrát maximálně 60 souborů.“ Snižte počet nahrávaných souborů a nahrajte je případně na víckrát.

Otázka: Proč nejde v poli Zakázka nic vybrat?

Řešení: Nabídka zakázek v modulu Poskytnuté služby se řídí vybranou firmou z pole Firma [CRM]. Dokud firmu nevyberete, zůstává pole Zakázka prázdné - nejde o chybu.

Tipy pro efektivní práci

• Nejprve v nastavení modulu Poskytnuté služby naplňte Ceník a Činnosti - bez nich nelze při zakládání záznamu vybrat položku služby ani činnost.
• Pro rychlé zúžení seznamu na aktuální měsíc použijte výběr roku a měsíce nad tabulkou místo ručního zadávání rozsahu data ve filtru.
• Před exportem podkladu pro fakturaci si přepínačem Pouze nevyfakturované rychle zkontrolujte, co ještě čeká na vyúčtování.
• Kopírování využijte u opakovaných služeb pro stejného klienta - ušetří opětovné vyplňování firmy, zakázky i položek ceníku.