Poskytnuté služby (PoSl)

1. Úvod a přehled modulu

Modul Poskytnuté služby (PoSl) je komplexní nástroj pro evidenci a sledování pracovních aktivit a poskytnutých služeb. Umožňuje zaměstnancům zaznamenávat čas strávený na jednotlivých činnostech, propojovat tyto aktivity se zákazníky z CRM a zakázkami a automaticky vypočítávat ceny na základě konfigurovatelného ceníku.

Hlavní funkce modulu:

• Evidence pracovních aktivit: Zaznamenávání času a služeb poskytnutých zákazníkům z CRM pod konkrétními zakázkami
• Dynamický ceník: Konfigurovatelný seznam služeb s 5 typy měrných jednotek (ks, hod, zam, pau, měs)
• Automatické výpočty: Reálný čas výpočtu množství a ceny pomocí JavaScriptu
• Systém počátečních a koncových stavů: Položky mohou mít počáteční a koncový stav (čítače, časové rozsahy) s automatickým výpočtem množství
• Podpora slev: Možnost nastavení procenta slevy pro každou položku
• Sledování fakturace: Označení položek jako vyfakturované/nevyfakturované, hromadné operace
• Rozsáhlé filtrování: Datum od-do, rok/měsíc, uživatel, firma CRM, zakázka, typ činnosti
• Export do Excelu: Možnost exportu dat z tabulky DataTable
• Přílohy souborů: Podpora Dropzone (maximálně 60 souborů, každý do 100 MB)
• Integrace s CRM a Zakázkami: Hluboká integrace s moduly CRM a Zakázky

Pro koho je modul určen:

Modul je určen především pro:

• Servisní společnosti sledující odpracované hodiny na zákaznících/projektech
• Firmy zaznamenávající stavy měřidel (počáteční a koncový stav čítače)
• Společnosti potřebující sledovat čas zaměstnanců na různých činnostech
• Organizace rozlišující fakturovatelné a nefakturovatelné práce
• Firmy vytvářející podklady pro fakturaci
• Společnosti monitorující plnění služeb dle smluv

2. Přístupová práva

Modul pracuje s šesti úrovněmi přístupových práv, které umožňují jemné řízení toho, co jednotliví uživatelé mohou v modulu dělat. Práva se nastavují v sekci Nastavení > Poskytnuté služby > Uživatelská práva.

Úrovně přístupových práv:

Úroveň	Název	Popis
0	Bez přístupu	Uživatel nemá žádný přístup do modulu. Modul se mu nezobrazuje v menu a nemůže s ním nijak pracovat.
3	Zobrazení svých	Uživatel může zobrazovat pouze záznamy, které sám vytvořil (kde je uveden jako Odpracoval). Nemůže vytvářet nové záznamy ani upravovat existující.
5	Zápis/Úprava svých + zobrazení svých	Uživatel může vytvářet nové záznamy a upravovat pouze své vlastní záznamy. Vidí pouze záznamy, které sám vytvořil. Nemůže vidět záznamy jiných uživatelů.
7	Zápis/Úprava svých + zobrazení všech	Uživatel může vytvářet nové záznamy a upravovat pouze své vlastní záznamy. Vidí však všechny záznamy v systému, včetně záznamů vytvořených jinými uživateli. Tato úroveň je vhodná pro vedoucí týmů, kteří potřebují přehled o práci celého týmu, ale nemají měnit cizí záznamy.
10	Zápis/Úprava/Zobrazení všech	Uživatel má plný přístup ke všem záznamům. Může vytvářet nové záznamy, upravovat i prohlížet všechny záznamy v systému, včetně těch vytvořených jinými uživateli. Nemůže však mazat záznamy.
15	Navíc může mazat	Nejvyšší úroveň oprávnění. Uživatel má stejná práva jako úroveň 10, ale navíc může mazat záznamy. Tato úroveň by měla být přidělena pouze administrátorům nebo manažerům s plnou odpovědností.

Nastavení přístupových práv:

Přístupová práva můžete nastavovat dvěma způsoby:

1. Dle pozice/oddělení: Nastavíte práva pro celou skupinu uživatelů (například všichni obchodníci budou mít úroveň 7). Toto nastavení se zobrazuje v horní části tabulky se zvýrazněním ikonou skupiny.
2. Individuálně pro konkrétního uživatele: Nastavíte práva konkrétnímu uživateli, což přepíše nastavení dle pozice. Tímto způsobem můžete udělat výjimky z obecného nastavení.

Důležité: Individuální nastavení práv uživatele má přednost před nastavením dle pozice/oddělení.

3. Hlavní rozhraní a filtry

Hlavní rozhraní modulu se nachází v menu Poskytnuté služby. Skládá se z několika klíčových částí:

Filtrační panel

Panel filtrů se nachází v horní části stránky a umožňuje vám vyhledávat záznamy podle různých kritérií. Panel můžete rozbalit nebo sbalit kliknutím na ikonu plus/mínus v pravém horním rohu karty s filtrem.

Dostupné filtry:

Filtr	Popis
Datum od - do	Zadejte rozsah datumů, ve kterém chcete vyhledávat záznamy. Můžete zadat pouze datum od, pouze datum do, nebo obojí. Při zadání data se automaticky vynulují filtry Rok a Měsíc.
Uživatel	Vyberte uživatele, jehož záznamy chcete zobrazit. Tento filtr zobrazuje pouze záznamy, kde vybraný uživatel je uveden jako osoba, která práci odpracovala.
Firma [CRM]	Vyberte společnost z CRM, pro kterou chcete zobrazit záznamy poskytnutých služeb. Zobrazí se záznamy propojené s vybranou firmou.
Zakázka	Vyberte konkrétní zakázku, pro kterou chcete zobrazit záznamy. Tento filtr zobrazuje všechny záznamy přiřazené k vybrané zakázce.
Činnost	Vyberte typ činnosti podle konfigurovatelného seznamu činností. Zobrazí se pouze záznamy s vybranou činností.
Rok / Měsíc	Rychlý výběr záznamu podle roku a měsíce. Při výběru roku nebo měsíce se automaticky vynulují filtry Datum od a Datum do. Rok můžete vybrat ze seznamu od data založení firmy do současnosti.

Použití filtrů:

1. Rozbalte panel filtrů kliknutím na ikonu plus
2. Zadejte požadované filtrační kritéria
3. Klikněte na tlačítko Vyhledat
4. Pro zrušení všech filtrů klikněte na tlačítko Zrušit

Tip: Filtry můžete kombinovat. Například můžete vybrat konkrétního uživatele a zároveň omezit zobrazení na konkrétní měsíc.

Přepínač zobrazení vyfakturovaných položek

Pod filtračním panelem se nachází přepínač se dvěma možnostmi:

• Vše: Zobrazí všechny záznamy bez ohledu na to, zda byly vyfakturovány či nikoliv
• Pouze nevyfakturované: Zobrazí pouze záznamy, které ještě nebyly označeny jako vyfakturované. Tento filtr je užitečný při přípravě podkladů pro fakturaci.

Výběr roku a měsíce

Vedle přepínače vyfakturovaných položek se nachází rychlý výběr roku a měsíce. Jedná se o dva rozbalovací seznamy (Rok / Měsíc), které umožňují rychle filtrovat záznamy podle časového období.

Hlavní tabulka záznamů

Pod filtry se nachází hlavní tabulka se všemi záznamy poskytnutých služeb. Tabulka obsahuje následující sloupce:

Sloupec	Popis
ID	Jedinečné identifikační číslo záznamu
Uživatel	Jméno uživatele, který práci odpracoval
Firma [CRM]	Název firmy z CRM, pro kterou byla služba poskytnuta
Zakázka	Název zakázky, pod kterou je služba evidována
Datum	Datum poskytnutí služby
Čas	Časové rozpětí (od - do), kdy byla služba poskytována
Činnost	Typ činnosti podle konfigurovatelného seznamu
Popis	Podrobný popis vykonané práce
Kancelář [Středisko]	Informace o středisku/kanceláři
Kód - Popis služby	Kód a název služby z ceníku
PS	Počáteční stav (hodnota Start)
KS	Koncový stav (hodnota End)
Cena celkem	Celková cena za službu (včetně slevy, pokud byla aplikována)
Vyfakt.	Indikátor, zda byla položka vyfakturována (ano/ne)
Checkbox	Zaškrtávací políčko pro výběr záznamu k hromadným operacím

Tlačítka pro práci se záznamy

V pravé horní části nad tabulkou se nachází následující tlačítka:

• + Přidat: Vytvoří nový záznam poskytnuté služby (dostupné od úrovně práv 5)
• Export do Excelu: Exportuje aktuálně zobrazené záznamy do souboru Excel (dostupné od úrovně práv 5)
• Práce s vybranými: Rozbalovací menu pro hromadné operace s vybranými záznamy:
  • Vyfakturováno - označí vybrané položky jako vyfakturované
  • Nevyfakturováno - označí vybrané položky jako nevyfakturované
• Smazané: Zobrazí seznam smazaných záznamů (dostupné pouze pro úroveň práv 15)

Výběr záznamů pro hromadné operace

V posledním sloupci tabulky se nachází zaškrtávací políčka a dvě tlačítka:

• Ozn. vše: Označí všechny záznamy na aktuální stránce tabulky
• Zruš vše: Zruší označení všech záznamů na všech stránkách

4. Vytvoření nového záznamu

Vytvoření nového záznamu poskytnuté služby je klíčová funkce modulu. Následující postup vás provede celým procesem krok za krokem.

Krok 1: Otevření formuláře

1. V hlavním rozhraní modulu klikněte na tlačítko + Přidat v pravém horním rohu nad tabulkou
2. Otevře se dialogové okno s názvem Vytvoření

Poznámka: Tlačítko + Přidat je dostupné pouze uživatelům s úrovní práv 5 a vyšší.

Krok 2: Vyplnění základních údajů

V sekci Základní údaje vyplňte následující povinná a volitelná pole:

Povinná pole (označená hvězdičkou):

Pole	Popis
Odpracoval *	Vyberte uživatele, který práci odpracoval. Ve výchozím nastavení je předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel. Můžete však vybrat i jiného uživatele ze seznamu všech aktivních uživatelů v systému.
Datum *	Zadejte datum, kdy byla služba poskytnuta. Ve výchozím nastavení je předvyplněno dnešní datum. Použijte výběr data nebo zadejte datum ručně ve formátu den.měsíc.rok.
Čas od - do *	Zadejte časové rozpětí, během kterého byla služba poskytována. Formát je hodiny:minuty (například 08:00 - 16:30). Toto pole slouží pro informaci o časovém rozsahu práce.

Volitelná pole:

Pole	Popis
Firma [CRM]	Vyberte firmu z CRM, pro kterou byla služba poskytnuta. Toto pole není povinné, ale je důležité pro propojení záznamu se zákazníkem. Výběr firmy umožní následně filtrovat záznamy podle zákazníka.
Zakázka	Vyberte zakázku, pod kterou služba spadá. Důležité: Před výběrem zakázky je nutné nejprve vybrat firmu z CRM, protože se zobrazují pouze zakázky pro vybranou firmu. Zakázka se dynamicky načte po výběru firmy.
Činnost	Vyberte typ činnosti ze seznamu konfigurovatelných činností (například Servis, Konzultace, Instalace apod.). Seznam činností si můžete upravit v nastavení modulu.
Popis	Zadejte podrobný popis vykonané práce. Zde můžete uvést detaily o tom, co bylo konkrétně provedeno, jaké problémy byly řešeny apod. Pole podporuje delší texty (až 65535 znaků).

Krok 3: Přidání položek ceníku

V sekci Položky přidáte konkrétní služby z ceníku a zadáte množství a případné slevy. Tabulka položek obsahuje následující sloupce:

Sloupec	Popis
Kód - Popis služby	Rozbalovací seznam služeb z ceníku. Vyberte službu, kterou chcete přidat k záznamu.
Cena / jednotku	Zobrazí se automaticky po výběru služby. Ukazuje jednotkovou cenu a měrnou jednotku (např. 150 / hod).
Poč. stav	Počáteční stav. Typ pole závisí na měrné jednotce vybrané služby (číslo nebo čas).
Konc. stav	Koncový stav. Typ pole závisí na měrné jednotce vybrané služby (číslo nebo čas).
Počet	Vypočítá se automaticky jako rozdíl mezi koncovým a počátečním stavem.
Cena celkem	Vypočítá se automaticky jako Počet × Cena/jednotku × (1 - Sleva%/100).
Sleva %	Zadejte procento slevy (0-100). Sleva se automaticky aplikuje do celkové ceny.

Postup přidání položky:

1. V prvním volném řádku vyberte službu ze seznamu Kód - Popis služby
2. Systém automaticky doplní pole Cena / jednotku a nastaví správný typ vstupních polí pro počáteční a koncový stav
3. Zadejte Počáteční stav (například 08:00 pro čas nebo 1000 pro číslo)
4. Zadejte Koncový stav (například 16:30 pro čas nebo 1500 pro číslo)
5. Systém automaticky vypočítá Počet a Cenu celkem
6. Pokud chcete poskytnout slevu, zadejte procento do pole Sleva %

Tip: Ve formuláři je předvyplněno 5 prázdných řádků pro položky. Pokud potřebujete přidat více položek, klikněte na tlačítko Přidat řádek pod tabulkou.

Krok 4: Přiložení souborů (volitelné)

Pokud chcete k záznamu přiložit dokumenty, fotografie nebo jiné soubory:

1. V sekci Přílohy klikněte do oblasti Dropzone nebo přetáhněte soubory do této oblasti
2. Můžete nahrát maximálně 60 souborů, každý soubor může mít velikost až 100 MB
3. Po nahrání se soubor zobrazí v seznamu příloh
4. Pro odstranění přílohy klikněte na křížek u konkrétního souboru

Krok 5: Uložení záznamu

1. Zkontrolujte, zda jsou vyplněna všechna povinná pole (označená hvězdičkou)
2. Zkontrolujte správnost zadaných údajů a vypočítaných cen
3. Klikněte na tlačítko Uložit v dolní části dialogového okna
4. Systém záznam uloží a zavře dialogové okno
5. Nový záznam se zobrazí v hlavní tabulce

Poznámka: Pokud formulář obsahuje chyby (například chybějící povinné pole), systém vás upozorní a neumožní uložení, dokud chyby neopravíte.

5. Práce s položkami ceníku

Položky ceníku jsou základním stavebním kamenem modulu Poskytnuté služby. Určují, jaké služby můžete evidovat a jak se počítají jejich ceny.

Typy měrných jednotek

Systém podporuje 5 různých typů měrných jednotek, z nichž každá má jiné chování:

Kód	Název	Popis	Typ vstupu
ks	Kusy	Používá se pro počítání kusů zboží nebo položek. Počet se vypočítá jako rozdíl mezi koncovým a počátečním stavem.	Číselný
hod	Hodiny	Používá se pro evidenci času. Počet hodin se vypočítá jako časový rozdíl mezi koncovým a počátečním časem. Například od 08:00 do 16:30 = 8.5 hodiny.	Časový
zam	Zaměstnanci	Používá se pro počítání zaměstnanců. Počáteční stav se obvykle nastaví na 0 a koncový stav udává počet zaměstnanců.	Číselný
pau	Paušál	Používá se pro paušální platby. Systém automaticky nastaví počáteční stav na 0 a koncový na 1, takže se vždy použije jednotková cena beze změny.	Číselný (automaticky 0-1)
měs	Měsíce	Používá se pro měsíční platby. Systém automaticky nastaví počáteční stav na 0 a koncový na 1, lze však upravit pro více měsíců.	Číselný (automaticky 0-1)

Výběr správné položky ceníku

Při vytváření nebo úpravě záznamu poskytnuté služby vybíráte položky ceníku z rozbalovacího seznamu. Seznam obsahuje všechny aktivní položky ceníku ve formátu Kód Název (například "SRV001 Servisní práce").

Postup výběru:

1. Klikněte do pole Kód - Popis služby v řádku položky
2. Vyberte požadovanou službu ze seznamu
3. Systém automaticky:
   • Načte jednotkovou cenu služby
   • Zobrazí měrnou jednotku
   • Nastaví správný typ vstupních polí pro počáteční a koncový stav
   • U paušálů a měsíců předvyplní hodnoty 0 a 1

Přidávání více položek k jednomu záznamu

K jednomu záznamu poskytnuté služby můžete přidat více položek ceníku. To je užitečné, když během jedné návštěvy u zákazníka poskytnete různé druhy služeb.

Příklad:

Technik byl u zákazníka od 8:00 do 12:00 a provedl následující práce:

• Servisní práce - 4 hodiny (08:00 - 12:00) po 500 Kč/hod = 2000 Kč
• Výměna součástky - 2 kusy po 300 Kč/ks = 600 Kč
• Cestovné paušál - 1× 200 Kč = 200 Kč

Celkem: 2800 Kč

Každá z těchto položek se zadá na samostatný řádek v tabulce položek.

Úprava konfigurace ceníku

Pokud potřebujete přidat novou službu do ceníku nebo upravit existující:

1. Přejděte do Nastavení > Poskytnuté služby
2. V záložce Obecná nastavení najdete sekci Ceník - položky pro poskytnutí služeb
3. Pro přidání nové položky klikněte na tlačítko + Přidat
4. Pro úpravu existující položky klikněte na ikonu tužky u dané položky

Při úpravě ceníku zadáváte:

• Kód: Jedinečný kód služby (například SRV001)
• Název: Název služby (například Servisní práce)
• Popis: Podrobný popis služby (volitelné)
• Jednotková cena: Cena za jednu měrnou jednotku
• Jednotka: Výběr měrné jednotky (ks, hod, zam, pau, měs)

Důležité: Změna jednotkové ceny v ceníku neovlivní již vytvořené záznamy. Nová cena se použije pouze pro nově vytvářené záznamy.

6. Výpočty cen a množství

Modul automaticky vypočítává množství a ceny v reálném čase pomocí JavaScriptu. To znamená, že jakmile zadáte hodnoty do polí Počáteční stav, Koncový stav nebo Sleva %, systém okamžitě aktualizuje vypočítané hodnoty.

Výpočet množství

Množství se vypočítá odlišně podle typu měrné jednotky:

Pro číselné jednotky (ks, zam, pau, měs):

Vzorec: Počet = Koncový stav - Počáteční stav

Příklad 1 - Kusy:

• Počáteční stav: 1000
• Koncový stav: 1500
• Počet: 1500 - 1000 = 500 ks

Příklad 2 - Zaměstnanci:

• Počáteční stav: 0
• Koncový stav: 3
• Počet: 3 - 0 = 3 zaměstnanci

Pro časové jednotky (hod):

Vzorec: Počet hodin = (Koncový čas - Počáteční čas) / 60 minut

Příklad 1 - Celé hodiny:

• Počáteční stav: 08:00
• Koncový stav: 16:00
• Počet: 8:00 (což je 8 hodin)

Příklad 2 - Hodiny s minutami:

• Počáteční stav: 08:00
• Koncový stav: 16:30
• Počet: 8:30 (což je 8.5 hodiny pro výpočet ceny)

Důležité: Při výpočtu ceny se hodiny s minutami převádějí na desetinné číslo. Například 8:30 = 8.5 hodiny.

Výpočet celkové ceny

Základní vzorec:

Cena celkem = Počet × Jednotková cena × (1 - Sleva % / 100)

Příklady výpočtu:

Příklad 1 - Bez slevy:

• Služba: Servisní práce
• Jednotková cena: 500 Kč/hod
• Počáteční stav: 08:00
• Koncový stav: 12:00
• Počet: 4 hodiny
• Sleva: 0%
• Cena celkem: 4 × 500 × (1 - 0/100) = 2000 Kč

Příklad 2 - Se slevou 10%:

• Služba: Servisní práce
• Jednotková cena: 500 Kč/hod
• Počáteční stav: 08:00
• Koncový stav: 12:00
• Počet: 4 hodiny
• Sleva: 10%
• Cena celkem: 4 × 500 × (1 - 10/100) = 4 × 500 × 0.9 = 1800 Kč

Příklad 3 - Paušál:

• Služba: Cestovné paušál
• Jednotková cena: 200 Kč/pau
• Počáteční stav: 0 (automaticky)
• Koncový stav: 1 (automaticky)
• Počet: 1
• Sleva: 0%
• Cena celkem: 1 × 200 × (1 - 0/100) = 200 Kč

Příklad 4 - Kombinace více položek:

Služba	Počet	Jedn. cena	Sleva %	Cena celkem
Servisní práce	4 hod	500 Kč	0%	2000 Kč
Výměna dílu	2 ks	300 Kč	10%	540 Kč
Cestovné	1 pau	200 Kč	0%	200 Kč
Celkem:				2740 Kč

Automatická aktualizace výpočtů

Výpočty se aktualizují automaticky při každé změně následujících polí:

• Výběr služby z ceníku
• Změna počátečního stavu
• Změna koncového stavu
• Změna procenta slevy

Není třeba klikat na žádné tlačítko - výpočty probíhají okamžitě po změně hodnoty.

Zobrazení výsledků

Vypočítané hodnoty se zobrazují ve sloupcích:

• Počet: Zobrazuje vypočítané množství. U časových jednotek ve formátu HH:MM (například 08:30), u číselných jednotek jako číslo (například 500).
• Cena celkem: Zobrazuje celkovou cenu zaokrouhlenou na 2 desetinná místa (například 1800.00)

7. Hromadné operace

Modul umožňuje provádět hromadné operace s více záznamy najednou. To je zvlášť užitečné při označování položek jako vyfakturované nebo nevyfakturované.

Označení záznamů pro hromadnou operaci

Označení jednotlivých záznamů:

1. V hlavní tabulce zaškrtněte políčko v posledním sloupci u každého záznamu, který chcete zpracovat
2. Můžete označit libovolný počet záznamů na aktuální stránce

Označení všech záznamů na stránce:

1. V hlavičce posledního sloupce klikněte na tlačítko Ozn. vše
2. Označí se všechny záznamy zobrazené na aktuální stránce tabulky

Zrušení všech označení:

1. V hlavičce posledního sloupce klikněte na tlačítko Zruš vše
2. Zruší se označení všech záznamů na všech stránkách tabulky

Dostupné hromadné operace

Po označení požadovaných záznamů můžete provést následující operace:

Označení jako vyfakturované:

1. Klikněte na tlačítko Práce s vybranými v pravém horním rohu
2. Z rozbalovací nabídky vyberte Vyfakturováno
3. Systém označí všechny vybrané položky jako vyfakturované
4. Tabulka se automaticky obnoví a zobrazí aktualizované údaje

Označení jako nevyfakturované:

1. Klikněte na tlačítko Práce s vybranými v pravém horním rohu
2. Z rozbalovací nabídky vyberte Nevyfakturováno
3. Systém označí všechny vybrané položky jako nevyfakturované
4. Tabulka se automaticky obnoví a zobrazí aktualizované údaje

Praktické použití hromadných operací

Scénář 1: Příprava podkladů pro fakturaci

1. Nastavte filtr Pouze nevyfakturované
2. Vyberte časové období pomocí filtru datumu nebo roku/měsíce
3. Vyberte zákazníka pomocí filtru Firma [CRM]
4. Zkontrolujte zobrazené záznamy
5. Označte všechny záznamy, které chcete vyfakturovat
6. Klikněte na Práce s vybranými > Vyfakturováno

Scénář 2: Oprava chybně označených záznamů

1. Nastavte filtr tak, aby zobrazoval záznamy, které chcete opravit
2. Označte záznamy, které byly chybně označeny jako vyfakturované
3. Klikněte na Práce s vybranými > Nevyfakturováno
4. Záznamy budou opět označeny jako nevyfakturované a připravené k opětovnému vyfakturování

Scénář 3: Hromadné zpracování za celý měsíc

1. Vyberte rok a měsíc pomocí rychlých filtrů
2. Nastavte filtr Pouze nevyfakturované
3. Klikněte na Ozn. vše pro označení všech záznamů na stránce
4. Pokud máte více stránek, projděte je a označte všechny potřebné záznamy
5. Označte všechny jako vyfakturované pomocí Práce s vybranými > Vyfakturováno

Tipy pro efektivní práci s hromadnými operacemi

• Vždy nejprve filtrujte: Než začnete označovat záznamy, použijte filtry k zobrazení pouze těch záznamů, se kterými chcete pracovat
• Kontrolujte před potvrzením: Než kliknete na hromadnou operaci, zkontrolujte, že máte označeny správné záznamy
• Používejte filtr "Pouze nevyfakturované": Při přípravě fakturace vám tento filtr usnadní práci a zabrání duplicitnímu fakturování
• Kombinujte filtry: Pro přesné cílení použijte kombinaci více filtrů (například zákazník + měsíc + nevyfakturované)

8. Export do Excelu

Modul umožňuje exportovat data do formátu Microsoft Excel. To je užitečné pro další analýzu dat, tvorbu reportů nebo archivaci.

Základní export

Postup exportu:

1. V hlavním rozhraní modulu nastavte požadované filtry (volitelné)
2. Klikněte na tlačítko Export do Excelu v pravém horním rohu
3. Otevře se dialogové okno s možnostmi exportu
4. Vyberte požadované nastavení exportu
5. Klikněte na tlačítko pro stažení
6. Soubor Excel se stáhne do vašeho počítače

Poznámka: Export respektuje aktuálně nastavené filtry. To znamená, že pokud máte nastavený filtr na konkrétního zákazníka nebo měsíc, exportují se pouze záznamy odpovídající těmto filtrům.

Co obsahuje exportovaný soubor

Exportovaný soubor Excel obsahuje všechny viditelné sloupce z hlavní tabulky:

• ID záznamu
• Jméno uživatele, který práci odpracoval
• Název firmy z CRM
• Název zakázky
• Datum poskytnutí služby
• Časové rozpětí (od - do)
• Typ činnosti
• Popis vykonané práce
• Kancelář/středisko
• Kód a popis služby z ceníku
• Počáteční stav
• Koncový stav
• Celková cena
• Indikátor vyfakturování

Využití DataTable exportu

Kromě hlavního tlačítka exportu můžete použít i vestavěné funkce DataTable, které se nachází nad tabulkou:

• Excel: Exportuje data do formátu .xlsx
• Print: Připraví data pro tisk
• ColVis: Umožňuje vybrat, které sloupce chcete exportovat nebo zobrazit

Tipy pro efektivní export

Export za konkrétní období:

1. Nastavte filtr data od-do nebo vyberte rok/měsíc
2. Exportujte data
3. Výsledný soubor bude obsahovat pouze záznamy z vybraného období

Export pro konkrétního zákazníka:

1. Vyberte zákazníka ve filtru Firma [CRM]
2. Volitelně omezte časové období
3. Exportujte data
4. Získáte přehled všech služeb poskytnutých danému zákazníkovi

Export nevyfakturovaných položek:

1. Klikněte na tlačítko Pouze nevyfakturované
2. Nastavte další filtry podle potřeby (zákazník, období)
3. Exportujte data
4. Získáte podklad pro fakturaci

Export pro konkrétního zaměstnance:

1. Vyberte uživatele ve filtru Uživatel
2. Volitelně nastavte časové období
3. Exportujte data
4. Získáte přehled práce konkrétního zaměstnance

Práce s exportovanými daty v Excelu

Po otevření exportovaného souboru v Microsoft Excel můžete:

• Použít kontingenční tabulky pro analýzu dat
• Vytvořit grafy a vizualizace
• Provést výpočty a sumarizace
• Upravit formátování podle potřeby
• Kombinovat data s jinými zdroji
• Vytisknout reporty

9. Nastavení modulu

Konfigurace modulu Poskytnuté služby se provádí v sekci Nastavení > Poskytnuté služby. Tato stránka obsahuje dvě záložky: Uživatelská práva a Obecná nastavení.

9.1 Uživatelská práva

V této záložce nastavujete, kdo má přístup k modulu a jakou úroveň oprávnění.

Nastavení práv podle pozice/oddělení:

1. V horní části tabulky najdete řádky s ikonou skupiny - to jsou pozice/oddělení
2. Pro každou pozici vyberte úroveň práv kliknutím na příslušné pole (0, 3, 5, 7, 10 nebo 15)
3. Nastavení se automaticky uloží
4. Všichni uživatelé s touto pozicí zdědí tato práva

Nastavení individuálních práv uživatele:

1. V dolní části tabulky najdete seznam všech uživatelů
2. Pro konkrétního uživatele vyberte úroveň práv kliknutím na příslušné pole
3. Nastavení se automaticky uloží
4. Toto individuální nastavení přepíše nastavení dle pozice

Hromadné označení:

Pro rychlé nastavení můžete použít tlačítka Označit vše v hlavičce sloupců:

• Kliknutím na tlačítko v konkrétním sloupci označíte všechny uživatele na danou úroveň práv
• Následně můžete individuálně upravit práva těm uživatelům, kteří by měli mít odlišnou úroveň

9.2 Obecná nastavení

Tato záložka obsahuje dvě důležité sekce: Ceník a Činnosti.

A) Ceník - položky pro poskytnutí služeb

V této sekci spravujete seznam služeb, které můžete evidovat v modulu.

Přidání nové položky ceníku:

1. Klikněte na tlačítko + Přidat v pravém horním rohu sekce Ceník
2. Otevře se dialogové okno pro vytvoření položky
3. Vyplňte následující údaje:
   • Kód: Jedinečný identifikátor služby (například SRV001, CONS01)
   • Název: Popisný název služby (například Servisní práce, Konzultace)
   • Popis: Podrobný popis služby (volitelné)
   • Jednotková cena: Cena za jednu měrnou jednotku (číslo bez měny)
   • Jednotka: Vyberte měrnou jednotku ze seznamu:
     • ks - kusy
     • hod - hodiny
     • zam - zaměstnanci
     • pau - paušál
     • měs - měsíce
4. Klikněte na Uložit

Úprava existující položky ceníku:

1. V tabulce ceníku klikněte na ikonu tužky u položky, kterou chcete upravit
2. Otevře se dialogové okno s předvyplněnými údaji
3. Upravte požadované údaje
4. Klikněte na Uložit

Důležité: Změna jednotkové ceny v ceníku ovlivní pouze nově vytvářené záznamy. Již existující záznamy si zachovají původní cenu platnou v době jejich vytvoření.

Smazání položky ceníku:

1. V tabulce ceníku klikněte na ikonu křížku u položky, kterou chcete smazat
2. Systém zobrazí potvrzovací dialog
3. Potvrďte smazání kliknutím na Ano

Upozornění: Před smazáním položky ceníku se ujistěte, že není používána v existujících záznamech. Smazání položky může způsobit problémy se zobrazením historických záznamů.

Příklady nastavení ceníku:

Kód	Název	Popis	Cena	Jednotka
SRV001	Servisní práce	Běžné servisní práce technika	500	hod
SRV002	Servis - víkend	Servisní práce o víkendu	750	hod
CONS01	Konzultace	Poradenská činnost	800	hod
INST01	Instalace	Instalace zařízení	1500	pau
TRVL01	Cestovné	Paušální náhrada cestovného	200	pau
PART01	Náhradní díl A	Standardní náhradní díl	300	ks

B) Činnosti

V této sekci spravujete seznam typů činností, které můžete přiřazovat k záznamům poskytnutých služeb.

Přidání nové činnosti:

1. Klikněte na tlačítko + Přidat v pravém horním rohu sekce Činnosti
2. Otevře se dialogové okno
3. Zadejte název činnosti (například Servis, Konzultace, Instalace, Školení)
4. Klikněte na Uložit

Úprava existující činnosti:

1. V tabulce činností klikněte na ikonu tužky u činnosti, kterou chcete upravit
2. Otevře se dialogové okno s předvyplněným názvem
3. Upravte název činnosti
4. Klikněte na Uložit

Smazání činnosti:

1. V tabulce činností klikněte na ikonu křížku u činnosti, kterou chcete smazat
2. Systém zobrazí potvrzovací dialog
3. Potvrďte smazání kliknutím na Ano

Příklady činností:

• Servis
• Preventivní údržba
• Oprava
• Instalace
• Konzultace
• Školení
• Programování
• Analýza
• Testování
• Dokumentace

Doporučené postupy pro konfiguraci

1. Nejprve nastavte činnosti: Začněte vytvořením seznamu typů činností, které vaše firma poskytuje
2. Pak vytvořte ceník: Pro každou činnost vytvořte jednu nebo více položek ceníku s různými cenami (například běžná sazba vs. víkendová sazba)
3. Nastavte práva uživatelů: Určete, kdo může vytvářet, upravovat a mazat záznamy
4. Otestujte na zkušebních datech: Před ostrým nasazením vytvořte několik testovacích záznamů a ověřte správnost výpočtů
5. Školte uživatele: Ujistěte se, že všichni uživatelé rozumí významu různých měrných jednotek a způsobu zadávání dat

10. Integrace s CRM a zakázkami

Modul Poskytnuté služby je úzce provázán s moduly CRM (řízení vztahů se zákazníky) a Zakázky. Tato integrace umožňuje přesné sledování, které služby byly poskytnuty kterým zákazníkům a na kterých projektech.

Integrace s modulem CRM

Každý záznam poskytnuté služby může být propojен s firmou z modulu CRM.

Výhody propojení s CRM:

• Přehled o zákaznících: Vidíte, kolik času a prostředků jste věnovali jednotlivým zákazníkům
• Podklady pro fakturaci: Můžete snadno vygenerovat přehled služeb pro konkrétního zákazníka
• Analýza ziskovosti: Vyhodnotíte, kteří zákazníci jsou nejziskovější
• Historie spolupráce: Máte kompletní historii všech poskytnutých služeb pro každého zákazníka

Jak propojit záznam s firmou z CRM:

1. Při vytváření nebo úpravě záznamu poskytnuté služby klikněte do pole Firma [CRM]
2. Vyberte požadovanou firmu ze seznamu
3. Seznam obsahuje všechny aktivní firmy z modulu CRM
4. Po výběru firmy se tato informace uloží spolu se záznamem

Zobrazení všech služeb pro konkrétního zákazníka:

1. V hlavním rozhraní modulu otevřete panel filtrů
2. Ve filtru Firma [CRM] vyberte požadovaného zákazníka
3. Klikněte na Vyhledat
4. Zobrazí se všechny záznamy poskytnutých služeb pro vybraného zákazníka
5. Můžete exportovat výsledky do Excelu pro další zpracování

Integrace s modulem Zakázky

Každý záznam poskytnuté služby může být také propojен se zakázkou (projektem).

Výhody propojení se zakázkami:

• Sledování nákladů projektu: Vidíte, kolik času a prostředků spotřeboval konkrétní projekt
• Kontrola rozpočtu: Můžete porovnat skutečně vynaložené náklady s plánovaným rozpočtem
• Fakturace po projektech: Snadno vygenerujete podklady pro fakturaci konkrétní zakázky
• Analýza efektivity: Vyhodnotíte, které projekty byly ziskové a které ne
• Reporty pro management: Vytvoříte přehledy o stavu projektů

Jak propojit záznam se zakázkou:

1. Nejprve vyberte firmu z CRM - to je důležité, protože zakázky jsou filtrovány podle vybrané firmy
2. Klikněte do pole Zakázka
3. Zobrazí se seznam zakázek pouze pro vybranou firmu z CRM
4. Vyberte požadovanou zakázku
5. Po výběru zakázky se tato informace uloží spolu se záznamem

Důležité: Pokud nejprve nevyberete firmu z CRM, pole Zakázka bude prázdné nebo může zobrazovat všechny zakázky, což může být nepřehledné. Systém používá dynamické načítání zakázek podle vybrané firmy.

Zobrazení všech služeb pro konkrétní zakázku:

1. V hlavním rozhraní modulu otevřete panel filtrů
2. Ve filtru Zakázka vyberte požadovanou zakázku
3. Klikněte na Vyhledat
4. Zobrazí se všechny záznamy poskytnutých služeb pro vybranou zakázku
5. Můžete exportovat výsledky do Excelu pro reporting

Kombinace CRM a zakázek

Nejefektivnější využití modulu je při kombinaci obou propojení - s firmou z CRM i se zakázkou.

Příklad workflow:

1. Vytvoříte nový záznam služby
2. Vyberete zákazníka z CRM (například firma ABC s.r.o.)
3. Vyberete zakázku (například Implementace systému XYZ pro ABC)
4. Vyberete činnost (například Programování)
5. Zadáte čas (například 08:00 - 16:00)
6. Přidáte položky ceníku (například Programování 8 hodin po 800 Kč/hod = 6400 Kč)
7. Uložíte záznam

Nyní máte kompletní informaci:

• Kdo práci udělal (Odpracoval)
• Pro koho byla práce provedena (Firma [CRM])
• Na jakém projektu (Zakázka)
• Jaký typ práce to byl (Činnost)
• Kdy to bylo provedeno (Datum, Čas od-do)
• Kolik to stálo (Cena celkem)

Praktické využití integrace

Scénář 1: Reporting pro vedení firmy

1. Filtrujte záznamy podle zakázky
2. Exportujte do Excelu
3. Vytvořte v Excelu kontingenční tabulku s celkovými náklady na projekt
4. Porovnejte s rozpočtem projektu

Scénář 2: Příprava faktury pro zákazníka

1. Nastavte filtr na konkrétního zákazníka (Firma [CRM])
2. Nastavte filtr na časové období (například aktuální měsíc)
3. Nastavte filtr Pouze nevyfakturované
4. Zkontrolujte zobrazené záznamy
5. Exportujte do Excelu jako podklad pro fakturaci
6. Po vystavení faktury označte záznamy jako vyfakturované

Scénář 3: Kontrola nákladů projektu

1. Filtrujte podle konkrétní zakázky
2. Exportujte data do Excelu
3. V Excelu sečtěte celkové náklady
4. Sečtěte odpracované hodiny podle jednotlivých členů týmu
5. Vyhodnoťte, zda projekt držíte v rozpočtu

Scénář 4: Analýza ziskovosti zákazníka

1. Filtrujte podle zákazníka a časového období (například celý rok)
2. Exportujte data
3. Sečtěte celkové náklady poskytnutých služeb
4. Porovnejte s tržbami od tohoto zákazníka
5. Vyhodnoťte ziskovost spolupráce

Tipy pro efektivní využití integrace

• Vždy vyplňujte obě vazby: I když není povinné vyplnit firmu z CRM a zakázku, významně to zvyšuje hodnotu evidovaných dat
• Používejte konzistentní pojmenování: Ujistěte se, že názvy firem v CRM a zakázek jsou konzistentní a snadno rozpoznatelné
• Pravidelně kontrolujte vazby: Občas zkontrolujte, že záznamy jsou správně propojené s CRM a zakázkami
• Využívejte reporty: Pravidelně generujte reporty pro jednotlivé zákazníky a projekty
• Archivujte dokončené projekty: Po dokončení projektu exportujte všechny související záznamy a archivujte je

11. Časté dotazy (FAQ)

Obecné otázky

1. Co je modul Poskytnuté služby a k čemu slouží?

Modul Poskytnuté služby (PoSl) je nástroj pro evidenci pracovních aktivit a poskytnutých služeb. Umožňuje zaměstnancům zaznamenávat čas a práci provedenou pro zákazníky, propojovat tyto aktivity se zakázkami a automaticky vypočítávat ceny podle konfigurovatelného ceníku. Slouží především pro přípravu podkladů k fakturaci a sledování nákladů projektů.

2. Kdo může používat tento modul?

Modul mohou používat všichni uživatelé, kterým byla přidělena příslušná přístupová práva (úroveň 3 a vyšší). Administrátor nebo vedoucí pracovník nastavuje práva v sekci Nastavení > Poskytnuté služby > Uživatelská práva. Každý uživatel může mít jinou úroveň oprávnění podle své role ve firmě.

3. Jaký je rozdíl mezi jednotlivými úrovněmi přístupových práv?

Systém nabízí 6 úrovní práv: 0 = bez přístupu, 3 = pouze zobrazení vlastních záznamů, 5 = vytváření a úprava vlastních záznamů, 7 = úprava vlastních + zobrazení všech záznamů, 10 = plný přístup ke všem záznamům kromě mazání, 15 = plný přístup včetně mazání. Vyšší úroveň zahrnuje všechna oprávnění nižších úrovní.

4. Mohu vidět záznamy jiných uživatelů?

Záleží na vaší úrovni přístupových práv. S úrovní 3 nebo 5 vidíte pouze své vlastní záznamy. S úrovní 7 a vyšší vidíte záznamy všech uživatelů. S úrovní 5 však můžete upravovat pouze své záznamy, zatímco s úrovní 10 a 15 můžete upravovat i záznamy ostatních.

5. Jak vytvořím nový záznam poskytnuté služby?

Klikněte na tlačítko + Přidat v pravém horním rohu hlavní obrazovky. Vyplňte povinná pole (Odpracoval, Datum, Čas od-do), volitelně vyberte firmu z CRM a zakázku, přidejte položky z ceníku a klikněte na Uložit. Minimální oprávnění pro vytváření záznamů je úroveň 5.

Výpočty a měrné jednotky

6. Jak fungují výpočty při použití měrné jednotky "hodiny" (hod)?

U měrné jednotky hodiny zadáváte počáteční a koncový čas (například 08:00 a 16:30). Systém automaticky vypočítá rozdíl v hodinách (8.5 hodiny) a vynásobí ho jednotkovou cenou. Pokud je například sazba 500 Kč/hod a odpracovali jste 8.5 hodiny, celková cena bude 4250 Kč. Výpočet probíhá okamžitě při zadávání hodnot.

7. Jak fungují výpočty při použití měrné jednotky "kusy" (ks)?

U měrné jednotky kusy zadáváte počáteční a koncový stav jako čísla (například 1000 a 1500). Systém vypočítá rozdíl (500 kusů) a vynásobí ho jednotkovou cenou. Pokud je například cena 10 Kč/ks a rozdíl je 500 kusů, celková cena bude 5000 Kč.

8. Co je měrná jednotka "paušál" (pau) a jak se používá?

Paušál se používá pro služby s fixní cenou bez ohledu na množství (například cestovné paušál, instalační poplatek). Při výběru služby s jednotkou paušál se automatически nastaví počáteční stav na 0 a koncový na 1, takže výsledná cena je vždy rovna jednotkové ceně. Můžete to využít pro poplatky, které se účtují jednorázově.

9. Mohu zadat více hodin, než je rozdíl mezi časem od a časem do?

Pole Čas od - do v základních údajích slouží pouze pro informaci o pracovní době. Skutečné množství odpracovaných hodin zadáváte v položkách ceníku, kde můžete zadat libovolný počáteční a koncový čas. Například můžete mít čas od-do 08:00-16:00 v základních údajích, ale v položce ceníku zadat konkrétní čas strávený na dané činnosti, třeba 08:00-10:00 pro konzultaci.

10. Jak aplikuji slevu na položku?

V tabulce položek je sloupec Sleva %. Zadejte číslo od 0 do 100 reprezentující procento slevy. Pokud zadáte například 10, systém automaticky sníží celkovou cenu o 10 %. Výpočet probíhá okamžitě: Cena celkem = Počet × Cena/jednotku × (1 - Sleva%/100). Například při ceně 1000 Kč a slevě 10 % bude výsledná cena 900 Kč.

Práce s daty

11. Jak vyhledám záznamy za konkrétní měsíc?

Máte dvě možnosti: Buď použijte rychlé filtry Rok/Měsíc v horní části obrazovky (vyberte rok a měsíc z rozbalovacích seznamů), nebo otevřete panel filtrů a zadejte datum od-do ručně. První způsob je rychlejší pro běžné měsíční výpisy, druhý je flexibilnější pro libovolná období.

12. Jak vyexportuji data do Excelu?

Nejprve nastavte požadované filtry (volitelné), poté klikněte na tlačítko Export do Excelu v pravém horním rohu. Otevře se dialogové okno s možnostmi exportu. Vyberte požadované nastavení a stáhněte soubor. Export respektuje všechny aktivní filtry, takže exportují se pouze zobrazené záznamy.

13. Mohu exportovat pouze nevyfakturované položky?

Ano. Před exportem klikněte na tlačítko Pouze nevyfakturované, čímž se zobrazí pouze záznamy, které ještě nebyly vyfakturovány. Poté použijte funkci Export do Excelu. Výsledný soubor bude obsahovat pouze nevyfakturované položky, což je ideální podklad pro přípravu faktur.

14. Jak označím položky jako vyfakturované?

Zaškrtněte políčka u záznamů, které chcete označit jako vyfakturované (můžete použít tlačítko Ozn. vše pro označení všech na stránce). Poté klikněte na tlačítko Práce s vybranými a vyberte možnost Vyfakturováno. Vybrané záznamy se označí jako vyfakturované a zmizí z pohledu Pouze nevyfakturované.

15. Mohu zpětně změnit vyfakturovanou položku na nevyfaktурованou?

Ano, pokud máte dostatečná oprávnění (úroveň 10 nebo 15). Najděte příslušné záznamy (nezapomeňte vypnout filtr Pouze nevyfakturované, aby se vyfakturované položky zobrazily), označte je a použijte funkci Práce s vybranými > Nevyfakturováno. To je užitečné, pokud jste omylem označili špatné záznamy.

Integrace s CRM a zakázkami

16. Je povinné vyplnit firmu z CRM a zakázku?

Ne, obě pole jsou volitelná. Nicméně vyplnění těchto údajů výrazně zvyšuje hodnotu evidovaných dat. Umožňuje vám filtrovat záznamy podle zákazníků a projektů, vytvářet reporty, sledovat náklady projektů a připravovat podklady pro fakturaci. Doporučujeme vyplňovat obě pole vždy, když je to možné.

17. Proč se mi v poli Zakázka nezobrazují žádné zakázky?

Seznam zakázek je filtrován podle vybrané firmy z CRM. Pokud jste ještě nevybrali firmu v poli Firma [CRM], pole Zakázka bude prázdné nebo může zobrazovat všechny zakázky. Řešení: Nejprve vyberte firmu z CRM a poté se v poli Zakázka zobrazí pouze zakázky patřící k vybrané firmě.

18. Jak zobrazím všechny služby poskytnuté konkrétnímu zákazníkovi?

Otevřete panel filtrů, ve filtru Firma [CRM] vyberte požadovaného zákazníka a klikněte na Vyhledat. Zobrazí se všechny záznamy poskytnutých služeb pro vybraného zákazníka. Pro získání součtů a další analýzu můžete výsledky exportovat do Excelu.

19. Mohu přiřadit jeden záznam k více zakázkám?

Ne, každý záznam poskytnuté služby může být přiřazen pouze k jedné zakázce. Pokud jste v daném čase pracovali na více zakázkách, vytvořte samostatný záznam pro každou zakázku a v každém uveďte odpovídající časové rozpětí a položky ceníku.

Ceník a nastavení

20. Jak přidám novou službu do ceníku?

Přejděte do Nastavení > Poskytnuté služby, v záložce Obecná nastavení najdete sekci Ceník. Klikněte na + Přidat, vyplňte kód, název, popis (volitelně), jednotkovou cenu a vyberte měrnou jednotku. Po uložení bude nová služba dostupná pro všechny uživatele při vytváření záznamů.

21. Co se stane, když změním cenu v ceníku?

Změna ceny v ceníku ovlivní pouze nově vytvářené záznamy. Již existující záznamy si zachovají původní cenu, která byla platná v době jejich vytvoření. To zajišťuje, že historická data zůstávají konzistentní a odpovídají skutečnosti v době poskytnutí služby.

22. Mohu přidat více položek ceníku k jednomu záznamu?

Ano, při vytváření nebo úpravě záznamu můžete přidat libovolný počet položek z ceníku. Ve formuláři je předvyplněno 5 prázdných řádků, ale můžete přidat další kliknutím na tlačítko Přidat řádek pod tabulkou položek. To je užitečné, když během jedné návštěvy u zákazníka poskytnete různé druhy služeb (například servis + instalace + cestovné).

23. Jak vytvořím nový typ činnosti?

Přejděte do Nastavení > Poskytnuté služby, v záložce Obecná nastavení najdete sekci Činnosti. Klikněte na + Přidat, zadejte název činnosti (například Servis, Konzultace, Instalace) a klikněte na Uložit. Nová činnost bude okamžitě dostupná pro výběr při vytváření záznamů.

Přílohy a další funkce

24. Kolik souborů mohu přiložit k jednomu záznamu?

K jednomu záznamu můžete přiložit maximálně 60 souborů. Každý soubor může mít velikost až 100 MB. Podporovány jsou všechny běžné formáty souborů (dokumenty, obrázky, PDF atd.). Přílohy jsou užitečné pro dokumentaci vykonané práce, například fotografie před/po, podepsané protokoly nebo technické výkresy.

25. Mohu zkopírovat existující záznam?

Ano, v detailu záznamu najdete funkci kopírování. To je užitečné, když potřebujete vytvořit podobný záznam s drobnými změnami. Systém zkopíruje všechny údaje včetně položek ceníku, které pak můžete podle potřeby upravit. Přílohy se nekopírují automaticky.

26. Mohu smazat záznam, který jsem omylem vytvořil?

Ano, pokud máte úroveň oprávnění 15. Uživatelé s nižšími oprávněními mohou upravovat své záznamy, ale nemohou je mazat. Smazané záznamy se nepřesouvají do koše, ale označí se jako smazané v databázi a jsou dostupné v sekci Smazané (tlačítko v pravém horním rohu).

27. Kde najdu smazané záznamy a mohu je obnovit?

Klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu hlavní obrazovky (dostupné pouze pro úroveň práv 15). Zobrazí se seznam všech smazaných záznamů. Zde můžete záznamy obnovit nebo trvale odstranit podle potřeb vaší firmy.

28. Mohu nastavit různá práva pro různé oddělení?

Ano, v nastavení uživatelských práv můžete nastavit práva jak pro celé pozice/oddělení, tak i individuálně pro konkrétní uživatele. Nejprve nastavte obecná práva pro pozice (například všichni technici mají úroveň 5) a poté můžete individuálně upravit práva konkrétním uživatelům (například vedoucí technik může mít úroveň 10).

29. Jak často se automaticky ukládají data při vyplňování formuláře?

Data se neukládají automaticky průběžně. Výpočty cen a množství probíhají v reálném čase v prohlížeči pomocí JavaScriptu, ale samotné uložení záznamu do databáze proběhne až po kliknutí na tlačítko Uložit. Ujistěte se tedy, že po vyplnění formuláře vždy kliknete na Uložit.

30. Mohu používat modul na mobilním zařízení?

Ano, rozhraní modulu je responzivní a přizpůsobuje se různým velikostem obrazovek včetně mobilních telefonů a tabletů. Některé funkce však mohou být na menších obrazovkách méně pohodlné (například velké tabulky). Pro nejlepší uživatelský zážitek doporučujeme používat desktop nebo tablet.

12. Řešení problémů

Problémy s přístupem

Problém: Nemohu najít modul Poskytnuté služby v menu

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Nemáte přidělená přístupová práva k modulu
• Řešení: Kontaktujte svého administrátora nebo vedoucího a požádejte o přidělení příslušných práv. Administrátor musí nastavit vaši úroveň práv na hodnotu 3 nebo vyšší v sekci Nastavení > Poskytnuté služby > Uživatelská práva

Problém: Vidím modul, ale tlačítko + Přidat je neaktivní

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Máte pouze právo na zobrazení (úroveň 3)
• Řešení: Pro vytváření nových záznamů potřebujete minimálně úroveň práv 5. Kontaktujte administrátora s žádostí o zvýšení vašich oprávnění

Problémy s výpočty

Problém: Při zadání času se nezobrazuje vypočítaný počet hodin

Možné příčiny a řešení:

• Příčina 1: Ještě jste nevybrali službu z ceníku
• Řešení: Nejprve vyberte službu v prvním sloupci. Až poté zadávejte počáteční a koncový čas
• Příčina 2: Vybraná služba nemá jednotku "hod"
• Řešení: Zkontrolujte, že jste vybrali správnou službu s měrnou jednotkou "hodiny". Pokud služba používá jinou jednotku (ks, pau atd.), vstupní pole budou jiného typu
• Příčina 3: Zadali jste čas ve špatném formátu
• Řešení: Používejte formát HH:MM (například 08:00, 16:30). Systém nepřijímá jiné formáty

Problém: Celková cena se nezobrazuje nebo je nulová

Možné příčiny a řešení:

• Příčina 1: Nevyplnili jste počáteční nebo koncový stav
• Řešení: Ujistěte se, že jsou vyplněna obě pole - Poč. stav i Konc. stav
• Příčina 2: Koncový stav je menší než počáteční stav
• Řešení: Koncový stav musí být větší než počáteční stav. Například počáteční stav 16:00 a koncový stav 08:00 vytvoří záporný výsledek
• Příčina 3: Jednotková cena služby je nastavena na 0
• Řešení: Zkontrolujte ceník v nastavení modulu a ujistěte se, že vybraná služba má nastavenou nenulovou jednotkovou cenu

Problém: Sleva se neaplikuje správně

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Zadali jste slevu jako desetinné číslo místo procent
• Řešení: Zadávejte slevu jako celé číslo představující procenta. Pro slevu 10 % zadejte číslo 10, ne 0.1. Systém automaticky použije vzorec (1 - Sleva%/100)

Problémy s filtry a vyhledáváním

Problém: Filtr podle data nefunguje

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Máte vyplněn současně filtr data i filtr roku/měsíce
• Řešení: Pokud vyplníte filtr data od-do, filtry rok a měsíc se automaticky vynulují a naopak. Používejte buď filtr data nebo filtr roku/měsíce, ne obojí současně
• Příčina: Zadali jste datum ve špatném formátu
• Řešení: Používejte výběr data kliknutím na pole, ne ruční zadávání. Pokud zadáváte ručně, použijte formát D.M.RRRR (například 15.3.2024)

Problém: Filtr podle zakázky je prázdný

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Nevybrali jste firmu z CRM
• Řešení: Seznam zakázek je dynamicky načítán podle vybrané firmy z CRM. Nejprve vyberte firmu a poté se načtou její zakázky
• Příčina: Vybraná firma nemá žádné zakázky
• Řešení: Zkontrolujte v modulu Zakázky, zda má vybraná firma nějaké aktivní zakázky. Pokud ne, nejprve vytvořte zakázku

Problémy s ukládáním

Problém: Nemohu uložit záznam, formulář hlásí chybu

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Nevyplnili jste všechna povinná pole
• Řešení: Zkontrolujte, že jsou vyplněna všechna pole označená červenou hvězdičkou: Odpracoval, Datum, Čas od-do. Prohlížeč by měl zvýraznit nevyplněné povinné pole
• Příčina: Čas od je pozdější než čas do
• Řešení: Ujistěte se, že čas v poli Čas od je dříve než čas v poli Čas do. Například 08:00 - 16:00 je správně, 16:00 - 08:00 je chyba

Problém: Uložil jsem záznam, ale nezobrazuje se v tabulce

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Máte nastavené filtry, které nový záznam vylučují
• Řešení: Zkontrolujte nastavené filtry. Pokud například máte filtr na konkrétní měsíc a vytvořili jste záznam pro jiný měsíc, nezobrazí se. Zrušte filtry kliknutím na tlačítko Zrušit
• Příčina: Tabulka se neobnovila automaticky
• Řešení: Obnovte stránku (F5) nebo klikněte na tlačítko Vyhledat ve filtru

Problémy s přílohami

Problém: Nemohu nahrát soubor přes Dropzone

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Soubor je příliš velký
• Řešení: Maximální velikost jednoho souboru je 100 MB. Pokud je váš soubor větší, zkuste ho zkomprimovat nebo rozdělit na menší části
• Příčina: Již jste nahráli maximální počet souborů
• Řešení: Můžete nahrát maximálně 60 souborů k jednomu záznamu. Pokud potřebujete přiložit více souborů, zkuste některé zkombinovat do ZIP archivu
• Příčina: Problém s připojením k serveru
• Řešení: Zkontrolujte své internetové připojení. Pokud problém přetrvává, kontaktujte technickou podporu

Problémy s exportem

Problém: Export do Excelu nefunguje nebo soubor je prázdný

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: V tabulce nejsou žádná data odpovídající filtrům
• Řešení: Zkontrolujte, že v tabulce jsou zobrazeny nějaké záznamy před exportem. Pokud je tabulka prázdná, upravte nebo zrušte filtry
• Příčina: Prohlížeč blokuje stahování souborů
• Řešení: Zkontrolujte nastavení vašeho prohlížeče a povolte stahování souborů z této stránky

Problémy s oprávněními

Problém: Nemohu upravit záznam, který jsem sám vytvořil

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Máte pouze právo na zobrazení (úroveň 3)
• Řešení: Pro úpravu záznamů potřebujete minimálně úroveň práv 5. Kontaktujte administrátora
• Příčina: Záznam byl vytvořen pod jiným uživatelským účtem
• Řešení: Zkontrolujte pole Odpracoval v záznamu. Pokud tam není vaše jméno a máte pouze úroveň práv 5 nebo 7, nemůžete záznam upravovat. Potřebujete úroveň 10 nebo vyšší

Problém: Nemohu smazat záznam

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: Nemáte dostatečná oprávnění
• Řešení: Pro mazání záznamů potřebujete úroveň práv 15. Kontaktujte administrátora, pokud potřebujete tuto funkci

Obecné technické problémy

Problém: Stránka se pomalu načítá nebo zamrzá

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: V tabulce je příliš mnoho záznamů
• Řešení: Použijte filtry k omezení počtu zobrazených záznamů. Místo zobrazení všech záznamů za celý rok zkuste filtrovat podle měsíce nebo zákazníka
• Příčina: Pomalé internetové připojení
• Řešení: Zkontrolujte kvalitu vašeho připojení. Pokud používáte WiFi, zkuste se přiblížit k routeru

Problém: Po kliknutí na tlačítko se nic neděje

Možné příčiny a řešení:

• Příčina: JavaScript je zakázán nebo nefunguje
• Řešení: Ujistěte se, že máte v prohlížeči povolený JavaScript. Zkuste obnovit stránku (F5) nebo vymazat cache prohlížeče
• Příčina: Chyba v prohlížeči
• Řešení: Zkuste použít jiný prohlížeč (doporučujeme Chrome, Firefox nebo Edge) nebo aktualizujte váš současný prohlížeč na nejnovější verzi

13. Osvědčené postupy

Organizace práce s modulem

Pravidelně zaznamenávejte poskytnuté služby

Nejlepší praxí je zaznamenávat poskytnuté služby ihned po jejich dokončení nebo alespoň denně. Čím déle čekáte, tím více detailů zapomenete a tím méně přesná bude vaše evidence. Vytvořte si rutinu, například každý den před odchodem z práce věnovat 10-15 minut vyplnění záznamů za daný den.

Používejte konzistentní pojmenování

Při zadávání popisů činností používejte konzistentní terminologii. To usnadní pozdější vyhledávání a vytváření reportů. Například pokud děláte instalace, vždy používejte stejný výraz (Instalace, ne někdy Instalace a jindy Nasazení nebo Implementace). Totéž platí pro názvy činností - dohodněte se v týmu na jednotné terminologii.

Využívejte funkci kopírování

Pokud pravidelně provádíte podobné činnosti pro stejného zákazníka nebo na stejné zakázce, využívejte funkci kopírování záznamů. Zkopírujte předchozí záznam a upravte pouze datum, čas a případně množství. Ušetříte tím čas a snížíte riziko chyb.

Dokumentujte práci přílohami

Přikládejte k záznamům relevantní dokumenty - fotografie dokončené práce, podepsané předávací protokoly, technické výkresy, záznamy z měření apod. To vám pomůže v případě sporů se zákazníkem a zároveň vytvoříte kompletní dokumentaci provedených prací. Ujistěte se, že názvy souborů jsou popisné (například Instalace_firma_ABC_fotografie_2024-03-15.jpg).

Efektivní využití filtrů

Vytvářejte si oblíbené kombinace filtrů

Pokud pravidelně potřebujete stejnou kombinaci filtrů (například nevyfakturované záznamy za aktuální měsíc pro konkrétního zákazníka), zvažte si poznamenat postup nebo dokonce vytvořit bookmark v prohlížeči po nastavení filtrů. To vám ušetří čas při opakovaném vyhledávání.

Využívejte rychlý filtr roku a měsíce

Pro běžné měsíční přehledy používejte rychlý filtr Rok/Měsíc místo zadávání přesných datumů. Je to rychlejší a méně náchylné k chybám. Přesný filtr data od-do používejte pouze pro specifická období (například 15.3. - 20.3.).

Správa ceníku

Strukturujte kódy služeb logicky

Při vytváření kódů služeb v ceníku používejte logickou strukturu. Například:

• SRV001-SRV099 - Servisní práce
• CONS001-CONS099 - Konzultace
• INST001-INST099 - Instalace
• PART001-PART999 - Náhradní díly

Tato struktura usnadní orientaci v ceníku a umožní budoucí rozšíření bez nutnosti reorganizace.

Pravidelně aktualizujte ceník

Minimálně jednou ročně (nebo při významných změnách ceníku) projděte všechny položky a aktualizujte ceny. Pamatujte, že změna ceny ovlivní pouze nové záznamy, historické záznamy si zachovají původní ceny. Při zvyšování cen zvažte vytvoření nové položky s novým kódem místo úpravy existující, abyste měli jasnou historii cenových změn.

Neodstraňujte používané položky

Nikdy neodstraňujte položky ceníku, které jsou používány v existujících záznamech. Pokud nějaká služba již není aktuální, místo jejího smazání ji ponechte v ceníku, ale přidejte do názvu nebo popisu označení jako (NEPOUŽÍVAT) nebo (HISTORICKÁ). To zajistí, že historické záznamy zůstanou čitelné.

Příprava podkladů pro fakturaci

Stanovte si pravidelný cyklus fakturace

Vytvořte si rutinu pro přípravu podkladů k fakturaci - například každý poslední pracovní den v měsíci nebo první den následujícího měsíce. Použijte následující postup:

1. Nastavte filtr Pouze nevyfakturované
2. Vyberte měsíc, za který chcete fakturovat
3. Zkontrolujte všechny záznamy - jsou úplné a správné?
4. Exportujte do Excelu jako podklad
5. Po vystavení faktur označte položky jako vyfakturované

Kontrolujte před označením jako vyfakturované

Před hromadným označením záznamů jako vyfakturované vždy pečlivě zkontrolujte, že:

• Jsou zahrnuty všechny relevantní záznamy
• Nejsou zahrnuty žádné duplicitní záznamy
• Částky odpovídají realitě
• Záznamy jsou přiřazeny ke správnému zákazníkovi

Archivujte exporty pro fakturaci

Každý export dat použitý jako podklad pro fakturu uložte s jasným pojmenováním (například Podklad_faktura_ABC_2024-03.xlsx). To vám umožní kdykoli zpětně dohledat, co bylo vyfakturováno a v jaké částce.

Týmová spolupráce

Školte nové uživatele

Když přidáváte nového člena týmu, věnujte čas jeho řádnému zaškolení. Ukažte mu:

• Jak vytvářet záznamy
• Jaké údaje jsou povinné a jaké volitelné
• Jak vybírat správné položky z ceníku
• Jaké detaily uvádět do pole Popis
• Kdy a jak připojovat přílohy

Definujte pravidla pro popis činností

Dohodněte se v týmu, jaké informace by měl obsahovat popis činnosti. Například:

• Co bylo provedeno (konkrétní úkoly)
• Jaké problémy byly řešeny
• Jaké materiály nebo nástroje byly použity
• Případné poznámky pro budoucí návštěvy

Dobře napsaný popis usnadní budoucí práci (vy i kolegové budete vědět, co bylo provedeno) a zlepší komunikaci se zákazníky.

Pravidelně kontrolujte záznamy

Pokud jste vedoucí týmu (máte úroveň práv 7 nebo vyšší), pravidelně kontrolujte záznamy svých podřízených:

• Jsou záznamy vytvářeny včas?
• Jsou vyplněny všechny důležité údaje?
• Odpovídají časy skutečnosti?
• Jsou použity správné položky ceníku?