Pokladna

Přehled

Modul Pokladna slouží k evidenci pokladních dokladů, správě příjmů a výdajů hotovosti. Systém umožňuje vytvářet příjmové a výdajové pokladní doklady, sledovat zůstatky v různých měnách, evidovat DPH, spravovat schvalování dokladů a propojovat je s dalšími moduly jako jsou faktury, cestovní příkazy či zakázky. Modul poskytuje přehledný tisk dokladů a komplexní evidenci pohybů hotovosti.

Klíčové funkce

• Evidence příjmových a výdajových pokladních dokladů
• Sledování zůstatků pokladny ve více měnách
• Automatické číslování dokladů s vlastním formátem
• Rozúčtování DPH do více sazeb
• Workflow schvalování dokladů nadřízenými
• Propojení s vydanými a přijatými fakturami
• Integrace s cestovními příkazy a zakázkami
• Tisk a export pokladních dokladů
• Evidence položek dokladů s účetními předpisy
• Správa příloh dokumentů

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Účetnictví → Pokladna

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Pokladna

Konfigurace pokladen

Systém podporuje práci s více pokladnami. Každá pokladna má vlastní konfiguraci a oprávnění uživatelů.

Vytvoření nové pokladny

1. Otevřete Nastavení → Pokladna
2. Klikněte na Vytvořit pokladnu
3. Zadejte název pokladny
4. Klikněte na Uložit
5. Nastavte práva uživatelů a parametry pokladny

Nastavení parametrů pokladny

• Dodavatel/odběratel: Údaje organizace pro tisk dokladů (název, adresa, IČ, DIČ)
• Logo: Logo pro tisk pokladních dokladů
• Výchozí měna: Měna používaná při vytváření nových dokladů
• Střediská: Zapnutí evidence středisek u dokladů
• Stavy: Definice vlastních stavů dokladů (až 10 stavů)

Číslování dokladů

Pro příjmové a výdajové doklady lze nastavit samostatné číselné řady:

• Prefix: Text na začátku čísla (např. "P" pro příjmový)
• Rok: Vložení roku do čísla (4 nebo 2 číslice)
• Suffix: Text za rokem (např. "SCH")
• Počet čísel: Délka pořadového čísla s úvodními nulami
• Začít od: První pořadové číslo v roce

Příklad: Nastavení P-Y--4-1 vytvoří čísla ve tvaru P2024-0001, P2024-0002

Uživatelská práva

Oprávnění	Úroveň	Popis
Bez přístupu	0	Uživatel nemá přístup k pokladně
Vidí doklady své	1	Prohlížení pouze vlastních vytvořených dokladů
Vidí své + vytváří a upravuje své	3	Zobrazení vlastních dokladů a možnost jejich úpravy
Vidí vše + vytváří a upravuje své	5	Prohlížení všech dokladů, úprava vlastních
Vidí, upravuje, vytváří vše	10	Plná správa všech dokladů bez mazání
Vidí, upravuje, vytváří a maže vše	15	Administrátorská práva včetně mazání dokladů

Schvalování: Uživatelům lze také udělit právo schvalovat pokladní doklady. Tito uživatelé se objeví v seznamu pro výběr schvalovatele při vytváření dokladu.

Podporované měny

Modul pracuje se všemi měnami definovanými v systému. Každý doklad má přiřazenu jednu měnu. Systém automaticky sleduje zůstatky odděleně pro každou měnu.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí:

• Panel pokladen: Přepínání mezi jednotlivými pokladnami
• Filtry: Rozbalovací panel pro filtrování dokladů
• Tlačítka typů: Rychlé přepnutí mezi příjmovými, výdajovými nebo všemi doklady
• Akční tlačítka: Vytvoření nového příjmového nebo výdajového dokladu
• Tabulka dokladů: Seznam všech pokladních dokladů

Filtry a vyhledávání

• Textové vyhledávání: Rychlé vyhledávání v čísle dokladu, účelu platby, částce, příjemci
• Typ dokladu: Příjmový / Výdajový / Vše
• Datum vytvoření: Filtr období od-do
• Založil: Filtr podle uživatele, který doklad vytvořil
• Firma z CRM: Filtr podle odběratele/dodavatele z modulu CRM
• Stav: Filtr podle vlastních stavů (pokud jsou aktivovány)

Sloupce v tabulce

Sloupec	Popis
Číslo	Číslo pokladního dokladu dle nastavené číselné řady
Typ	Příjmový nebo Výdajový
Částka	Celková částka dokladu
Měna	Zkratka měny (CZK, EUR, USD)
Datum	Datum vytvoření dokladu
Zůstatek	Stav pokladny po provedení operace
Účel	Účel platby
Vyplaceno/Přijato	Jméno příjemce nebo plátce
Schválil	Jméno schvalovatele (pokud byl doklad schválen)
Příjemce/Pokladník	Název příjemce hotovosti
Střediško	Středisko (zobrazeno jen pokud je funkce aktivována)
Stav	Vlastní stav dokladu (zobrazeno jen pokud jsou stavy aktivovány)
Akce	Ikony pro zobrazení, tisk, úpravu, kopírování, mazání

Základní operace

Vytvoření příjmového dokladu

1. Otevřete modul Pokladna
2. Vyberte požadovanou pokladnu v horním panelu
3. Klikněte na tlačítko Příjmový
4. Vyplňte povinná pole:
   • Číslo pokladního dokladu: Automaticky navrženo podle číselné řady
   • Datum pokladního dokladu: Datum vytvoření (předvyplněno aktuální datum)
   • Částka celkem: Celková částka v Kč nebo jiné měně
   • Měna: Výběr měny (předvyplněna výchozí měna)
   • Částka - slovy: Částka napsaná slovy (vyplní se automaticky)
   • Účel platby: Popis důvodu příjmu
   • Má schválit: Výběr uživatele pro schválení dokladu
5. Volitelně vyplňte další údaje (rozúčtování DPH, středisko, přílohy)
6. Klikněte na Uložit

Vytvoření výdajového dokladu

1. Otevřete modul Pokladna
2. Vyberte požadovanou pokladnu
3. Klikněte na tlačítko Výdajový
4. Vyplňte formulář stejně jako u příjmového dokladu
5. Volitelně vyplňte pole Vyplaceno komu - odběratel z CRM
6. Klikněte na Uložit

Poznámka: Příjmové doklady zvyšují zůstatek pokladny, výdajové ho snižují.

Rozúčtování DPH

Každý doklad může obsahovat až 3 částky s různými sazbami DPH:

1. V sekci Základní údaje vyplňte:
   • Částka s DPH 1: První částka včetně DPH
   • Vyberte sazbu DPH (0%, 10%, 12%, 21%)
   • Částka s DPH 2: Druhá částka s jinou sazbou (volitelné)
   • Částka s DPH 3: Třetí částka s další sazbou (volitelné)
2. Systém automaticky přepočítá celkovou částku
3. Po vyplnění částky s DPH se automaticky vygeneruje částka slovy

Úprava existującího dokladu

1. Vyhledejte doklad v seznamu
2. Klikněte na ikonu Upravit (tužka) nebo dvojklikem otevřete detail
3. V detailu dokladu klikněte na tlačítko Upravit
4. Proveďte požadované změny
5. Klikněte na Uložit

Poznámka: Oprávnění k úpravě mají:

• Uživatelé s právy 10 a výše (mohou upravovat všechny doklady)
• Tvůrce dokladu s právy 3 a výše (může upravovat pouze své doklady)

Kopírování dokladu

1. V seznamu dokladů klikněte na ikonu Kopírovat (dvě stránky)
2. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji z původního dokladu
3. Upravte potřebné údaje (zejména datum a číslo dokladu)
4. Klikněte na Uložit

Odstranění dokladu

1. Vyberte doklad k odstranění
2. Klikněte na ikonu Smazat (červený křížek)
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Důležité: Mazat mohou pouze uživatelé s právy 15 (administrátoři). Smazané doklady je možné zobrazit tlačítkem Smazané a případně obnovit.

Pokročilé funkce

Evidence položek dokladu

Každý doklad může obsahovat až 6 položek s účetním předpisem:

1. Při vytváření nebo úpravě dokladu přejděte do sekce Položky
2. Pro každou položku vyplňte:
   • Text: Název položky
   • Účtovací předpis - má dáti účet: Účetní předpis
   • Částka: Částka položky
   • Sazba DPH: Sazba DPH v procentech
3. Klikněte na Uložit

Příloh dokumentů

1. V dialogu pro vytvoření nebo úpravu dokladu najděte sekci Přílohy
2. Přetáhněte soubory do oblasti pro nahrání nebo klikněte pro výběr
3. Můžete nahrát až 60 souborů, maximálně 100 MB na soubor
4. Po nahrání klikněte na Uložit

V detailu dokladu jsou přílohy zobrazeny jako tlačítka pro stažení nebo náhled.

Schvalování dokladů

Vytvoření dokladu ke schválení

1. Při vytváření dokladu vyberte v poli Má schválit uživatele
2. Vybrat lze pouze uživatele s oprávněním schvalování
3. Klikněte na Uložit
4. Doklad čeká na schválení

Schválení dokladu

1. Otevřete detail dokladu, který máte schválit
2. Zkontrolujte údaje dokladu a přílohy
3. V řádku Schváleno - podpis klikněte na tlačítko Souhlasím - podepsat
4. Doklad je schválen, zobrazí se zelený text s datem a časem schválení

Podpis příjemce

Obdobně jako schválení funguje i podpis příjemce hotovosti:

1. Otevřete detail dokladu
2. V řádku Příjemce - podpis klikněte na Podepsat
3. Systém zaznamená datum a čas podpisu

Stav pokladny k datu

1. Klikněte na tlačítko Stav pokladny k datu
2. Otevře se dialog s aktuálním stavem
3. Volitelně změňte datum pomocí pole K datu
4. Klikněte na Přepočíst
5. Zobrazí se zůstatky pro všechny měny k zadanému datu

Funkce je užitečná pro kontrolu stavu pokladny v libovolném historickém okamžiku nebo pro pokladní uzávěrky.

Tisk pokladního dokladu

1. V seznamu dokladů klikněte na ikonu Tisk (tiskárna)
2. Nebo otevřete detail dokladu a klikněte na tlačítko Tisk
3. Otevře se náhled tisku s pokladním dokladem
4. Klikněte na Tisk dokladu nebo použijte Ctrl+P

Obsah tištěného dokladu:

• Logo organizace (pokud je nastaveno)
• Údaje dodavatele (název, adresa, IČ, DIČ)
• Typ dokladu (příjmový/výdajový) a číslo dokladu
• Datum vystavení
• Částka celkem a slovy
• Účel platby
• Příjemce/plátce
• Střediško (pokud je evidence aktivována)
• Místo pro podpisy pokladníka a příjemce/plátce

Export dat

Tabulka dokladů podporuje export pomocí tlačítek v záhlaví:

• Excel: Export do formátu XLSX
• Tisk: Tisk tabulky dokladů
• Sloupce: Výběr zobrazených sloupců

Poznámky k dokladu

1. Otevřete detail dokladu
2. Přejděte do sekce Poznámky
3. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
4. Napište text poznámky (podporuje formátování)
5. Klikněte na Uložit

Poznámky jsou zobrazeny v tabulce s datem, jménem autora a textem. Používají se pro komunikaci mezi uživateli nebo doplňující informace k dokladům.

Integrace s dalšími moduly

Propojení s fakturami

Pokladní doklady lze propojit s vydanými nebo přijatými fakturami:

1. Při vytváření nebo úpravě dokladu přejděte do sekce Vazby
2. V poli Faktura vydaná nebo Faktura přijatá začněte psát číslo faktury
3. Vyberte fakturu z nabídky (minimálně 2 znaky pro vyhledání)
4. Klikněte na Uložit

V detailu faktury se zobrazí odkaz na propojený pokladní doklad. Toto propojení usnadňuje sledování plateb a párování dokladů.

Propojení s cestovními příkazy

Výdajové doklady pro zálohy a vyúčtování cest:

1. V sekci Vazby vyberte pole Cestovní příkaz
2. Zadejte minimálně 2 znaky pro vyhledání
3. Vyberte cestovní příkaz z nabídky
4. Klikněte na Uložit

Propojení se zakázkami (smlouvami)

Pokud máte aktivován modul Zakázky:

1. V sekci Vazby vyberte pole Zakázka
2. Zadejte minimálně 2 znaky pro vyhledání
3. Vyberte zakázku z nabídky
4. Klikněte na Uložit

Propojení s bankovními výpisy

Pokladní doklady lze propojit s bankovními transakcemi pro evidenci vkladu nebo výběru hotovosti z banky. Toto propojení se provádí z modulu Bankovní výpisy.

Účetní doklady

Každý pokladní doklad může mít vazbu na účetní doklad:

• Účetní doklad ze dne: Datum účetního dokladu
• Účetní doklad číslo: Číslo účetního dokladu v účetním systému

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Proč nevidím tlačítko pro vytvoření nového dokladu?

Řešení: Zkontrolujte, zda máte oprávnění minimálně úrovně 3 pro zvolenou pokladnu. Kontaktujte administrátora pro nastavení práv v Nastavení → Pokladna.

Otázka: Jak mohu upravit číslo dokladu?

Řešení: Číslo dokladu lze upravit přímo v dialogu pro vytvoření nebo úpravu dokladu. Automaticky navržené číslo můžete změnit na libovolné. Systém si zapamatuje nejvyšší použité číslo v roce.

Otázka: Proč se mi nezobrazuje sloupec Střediško?

Řešení: Sloupec Střediško se zobrazuje pouze pokud je funkce aktivována v nastavení pokladny. Přejděte do Nastavení → Pokladna, vyberte pokladnu a zaškrtněte Zadávat střediško.

Otázka: Jak zobrazím smazané doklady?

Řešení: Klikněte na tlačítko Smazané v horní části seznamu dokladů. Toto tlačítko je dostupné pouze uživatelům s právy 15.

Otázka: Co znamená zelený text u schvalovatele?

Řešení: Zelený text označuje, že doklad byl schválen. Zobrazuje se jméno schvalovatele. Pokud je pole prázdné, doklad ještě nebyl schválen.

Otázka: Jak zjistím aktuální stav pokladny?

Řešení: Klikněte na tlačítko Stav pokladny k datu. Zobrazí se aktuální zůstatky pro všechny měny. Pro historický stav změňte datum a klikněte na Přepočíst.

Otázka: Proč se mi automaticky nevyplnila částka slovy?

Řešení: Částka slovy se generuje automaticky po vyplnění pole Částka celkem nebo po sečtení částek s DPH. Pokud se automaticky nevyplní, obnovte stránku nebo zadejte částku ručně.

Otázka: Lze měnit pořadí dokladů podle data?

Řešení: Ano, doklady jsou seřazeny podle data vytvoření a ID. Pokud vytvoříte doklad se starším datem, systém přepočítá zůstatky všech následujících dokladů.

Otázka: Jak funguje automatický přepočet zůstatků?

Řešení: Při vytvoření, úpravě nebo smazání dokladu systém automaticky přepočítá zůstatky všech následujících dokladů. Zůstatek se počítá odděleně pro každou měnu.

Tipy pro efektivní práci

• Používejte rychlé vyhledávání v horní části tabulky pro nalezení dokladů podle čísla, účelu nebo částky
• Nastavte si vlastní stavy dokladů pro lepší organizaci (např. Zpracováno, Čeká na podklady, Uzavřeno)
• Využívajte kopírování dokladů pro opakující se platby - ušetříte čas vyplňováním
• Při práci s více měnami pravidelně kontrolujte stav pokladny pro přehled o všech zůstatcích
• Propojujte doklady s fakturami a cestovními příkazy pro lepší přehled o platbách
• Používejte položky dokladu pro účetní rozúčtování složitějších transakcí
• Nahrávejte přílohy (naskenované účtenky, faktury) přímo k dokladům pro kompletní dokumentaci
• Pravidelně exportujte data do Excelu pro účetní uzávěrky a kontroly
• Nastavte číselné řady s prefixem podle typu pokladny nebo střediska pro snadnou identifikaci
• Využívejte pole Účel platby s našeptávačem - systém si pamatuje často používané účely

Chybová hlášení

Chyba: "Not Authorized CashDesk"

Řešení: Nemáte oprávnění k přístupu do této pokladny. Kontaktujte administrátora pro přidělení práv.

Chyba: Formulář se neuloží

Řešení: Zkontrolujte, zda jsou vyplněna všechna povinná pole označená hvězdičkou. Povinná pole jsou: Číslo dokladu, Datum, Částka celkem, Měna, Částka slovy, Účel platby, Má schválit.

Chyba: Nepodařilo se nahrát přílohu

Řešení: Zkontrolujte velikost souboru (max 100 MB) a počet souborů (max 60). Podporovány jsou běžné formáty dokumentů a obrázků.