Modul Pokladna

Přehled modulu

Modul Pokladna je komplexní systém pro správu hotovostních operací ve firmě. Umožňuje evidovat příjmové a výdajové pokladní doklady s plnou podporou schvalovacího procesu, účetních vazeb a práce s více měnami. Systém automaticky počítá zůstatek pokladny a zajišťuje správné pořadové číslování dokladů.

Hlavní výhody modulu:

• Možnost vytvořit více pokladen s vlastními právy a nastavením
• Automatické sekvenční číslování příjmových a výdajových dokladů
• Průběžný výpočet zůstatku pokladny pro každou měnu
• Elektronické schvalování dokladů s digitálním podpisem
• Propojení s CRM, fakturami, cestovními příkazy a bankou
• Export do Excel, PDF, tisk dokladů
• Členění dokladů na účetní položky
• Historie změn a poznámky k dokladům

Funkce a možnosti

Typy pokladních dokladů

Systém podporuje dva základní typy dokladů:

• Příjmový doklad - evidence přijetí hotovosti do pokladny (typ: +1)
• Výdajový doklad - evidence vydání hotovosti z pokladny (typ: -1)

Každý typ dokladu má vlastní sekvenční číslování, které lze nastavit v konfiguraci pokladny.

Správa více pokladen

Můžete vytvořit libovolný počet pokladen, například:

• Hlavní pokladna firmy
• Pokladna pobočky
• Cestovní pokladna
• Reprezentační pokladna

Každá pokladna má vlastní:

• Uživatelská práva pro jednotlivé uživatele
• Schvalovací oprávnění
• Nastavení sekvenčního číslování
• Výchozí měnu
• Informace o dodavateli (název, adresa, IČ, DIČ)
• Logo pro tisk dokladů

Evidované údaje u dokladů

Každý pokladní doklad obsahuje následující informace:

• Číslo dokladu - automaticky generované sekvenční číslo
• Datum vytvoření - datum vystavení dokladu
• Typ dokladu - příjmový nebo výdajový
• Částka - výše hotovosti v číselné podobě
• Částka slovy - výše hotovosti vypsaná slovy
• Účel platby - popis důvodu příjmu nebo výdaje
• Příjemce/plátce - jméno osoby nebo firmy
• Firma z CRM - propojení se záznamem z modulu CRM
• Středisko - nákladové středisko (volitelné)
• Stav - vlastní stavy dokladů (volitelné)
• Měna - měna platby
• Zůstatek - automaticky počítaný stav pokladny

Schvalovací workflow

Modul podporuje elektronické schvalování dokladů:

• Schvalovatel - výběr uživatele, který má doklad schválit
• Datum schválení - automaticky se zapíše čas schválení
• Podpis příjemce - možnost elektronického podpisu příjemce hotovosti
• Tlačítka pro digitální podpis přímo v detailu dokladu

Integrace s ostatními moduly

Pokladní doklady lze propojit s:

• Faktury vydané - propojení s vydanými fakturami
• Přijaté faktury - propojení s přijatými fakturami
• Cestovní příkazy - propojení s cestovními příkazy
• Bankovní transakce - propojení s bankovními výpisy
• CRM firmy - propojení se záznamy firem v CRM

Účetní členění dokladů

Každý doklad lze rozčlenit na jednotlivé účetní položky:

• Název položky
• Popis účtování
• Částka položky

Toto členění usnadňuje účetní zpracování a kontrolu dokladů.

Podpora více měn

Systém plně podporuje práci s více měnami:

• Každý doklad může být v jiné měně
• Výchozí měnu lze nastavit pro každou pokladnu
• Zůstatek pokladny se počítá samostatně pro každou měnu
• Při zobrazení stavu pokladny vidíte všechny měny zvlášť

Práce s modulem

Přístup k modulu

Modul Pokladna najdete v hlavním menu systému eIntranet. Po kliknutí na modul se zobrazí seznam pokladních dokladů. Pokud máte vytvořeno více pokladen, zobrazí se v horní části karty pro přepínání mezi nimi.

Přehled dokladů

Hlavní obrazovka modulu zobrazuje tabulku všech pokladních dokladů s následujícími sloupci:

• Číslo dokladu
• Datum vytvoření
• Typ (příjmový/výdajový)
• Částka
• Měna
• Účel platby
• Příjemce/plátce
• Středisko (pokud je zapnuto)
• Stav (pokud je nastaven)
• Zůstatek
• Vytvořil

Filtrování dokladů

Pro rychlé nalezení dokladů můžete použít následující filtry:

• Rychlá tlačítka - zobrazit všechny doklady, pouze příjmové nebo pouze výdajové
• Datum od-do - filtrování podle data vytvoření
• Vytvořil - filtrování podle tvůrce dokladu
• Firma - filtrování podle propojené firmy z CRM
• Stav - filtrování podle vlastního stavu
• Vyhledávání v tabulce - fulltextové vyhledávání ve všech sloupcích

Ovládací prvky

V horní části obrazovky najdete následující tlačítka:

• Výdajový - vytvoření nového výdajového dokladu
• Příjmový - vytvoření nového příjmového dokladu
• Stav pokladny k datu - zobrazení zůstatku pokladny k vybranému datu
• Export - export tabulky do Excel, PDF nebo CSV
• Tisk - tisk vybraných dokladů
• Sloupce - výběr zobrazených sloupců v tabulce

Vytvoření pokladního dokladu

Postup vytvoření výdajového dokladu

1. V modulu Pokladna klikněte na tlačítko Výdajový
2. Vyplňte datum vytvoření dokladu (standardně je předvyplněn aktuální datum)
3. Zadejte částku v číselné podobě
4. Systém automaticky vygeneruje částku slovy
5. Vyberte měnu (předvyplněna je výchozí měna pokladny)
6. Vyplňte účel platby - důvod vydání hotovosti
7. Zadejte jméno příjemce hotovosti
8. Volitelně vyberte firmu z CRM, pokud se jedná o platbu pro známou firmu
9. Pokud je zapnuto středisko, vyberte příslušné nákladové středisko
10. Pokud jsou nastaveny stavy, vyberte aktuální stav dokladu
11. Pokud doklad vyžaduje schválení, vyberte schvalovatele z pole Schválil
12. Volitelně můžete doklad propojit s fakturou nebo cestovním příkazem
13. Klikněte na tlačítko Uložit

Po uložení se dokladu automaticky přidělí sekvenční číslo podle nastavené šablony (například VY20250001). Doklad se zobrazí v seznamu a systém automaticky přepočítá zůstatek pokladny.

Postup vytvoření příjmového dokladu

1. V modulu Pokladna klikněte na tlačítko Příjmový
2. Vyplňte datum vytvoření dokladu
3. Zadejte částku přijaté hotovosti
4. Systém automaticky vygeneruje částku slovy
5. Vyberte měnu
6. Vyplňte účel platby - důvod přijetí hotovosti
7. Zadejte jméno plátce (osoby, která hotovost předala)
8. Volitelně propojte s firmou z CRM
9. Vyplňte středisko a stav (pokud je to relevantní)
10. Vyberte schvalovatele při potřebě schválení
11. Propojte s fakturou nebo cestovním příkazem dle potřeby
12. Klikněte na Uložit

Příjmovému dokladu se přidělí sekvenční číslo podle šablony pro příjmy (například PR20250001) a zůstatek pokladny se zvýší o zadanou částku.

Přidání příloh k dokladu

K pokladnímu dokladu můžete přiložit soubory:

1. Otevřete detail dokladu kliknutím na číslo dokladu
2. Najděte sekci Přílohy
3. Klikněte na tlačítko pro nahrání souboru
4. Vyberte soubor ze svého počítače
5. Soubor se automaticky nahraje a propojí s dokladem

Podporované formáty souborů zahrnují PDF, obrázky (JPG, PNG), dokumenty Word a Excel.

Přidání poznámek k dokladu

K dokladu můžete přidávat textové poznámky:

1. Otevřete detail dokladu
2. Najděte sekci Poznámky
3. Napište text poznámky do textového pole
4. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku

Každá poznámka se automaticky označí časovým razítkem a jménem autora. Historie poznámek je uložena a zobrazuje se chronologicky.

Členění dokladu na účetní položky

Pro podrobnější účetní evidenci můžete doklad rozčlenit na jednotlivé položky:

1. V detailu dokladu najděte sekci Účetní položky
2. Klikněte na tlačítko Přidat položku
3. Vyplňte název položky
4. Zadejte popis účtování
5. Zadejte částku položky
6. Klikněte na Uložit položku

Můžete přidat více položek. Součet částek položek by měl odpovídat celkové částce dokladu.

Schvalování dokladů

Proces schvalování

Schvalování pokladních dokladů probíhá v následujících krocích:

1. Vytvoření dokladu - uživatel vytvoří doklad a v poli Schválil vybere osobu, která má doklad schválit
2. Notifikace schvalovatele - vybraný schvalovatel je informován o čekajícím dokladu
3. Kontrola dokladu - schvalovatel otevře detail dokladu a zkontroluje všechny údaje
4. Schválení - schvalovatel klikne na tlačítko Souhlasím + podepsat
5. Zaznamenání schválení - systém automaticky zapíše datum a čas schválení do pole Datum schválení
6. Podpis příjemce - příjemce hotovosti může doklad elektronicky podepsat tlačítkem Podepsat
7. Zaznamenání podpisu - systém zapíše datum a čas podpisu příjemce

Oprávnění ke schvalování

Možnost schvalovat doklady závisí na nastavení v konfiguraci pokladny. Administrátor může pro každého uživatele nastavit schvalovací oprávnění pomocí zaškrtávacího políčka v sekci uživatelských práv.

Uživatelé se schvalovacím oprávněním mohou:

• Být vybráni jako schvalovatelé v poli Schválil
• Používat tlačítko Souhlasím + podepsat v detailu dokladu
• Vidět seznam dokladů čekajících na jejich schválení

Zobrazení stavu schválení

Stav schválení dokladu poznáte podle následujících údajů:

• Schválil - jméno schvalovatele
• Datum schválení - pokud je vyplněno, doklad byl schválen
• Datum podpisu příjemce - pokud je vyplněno, příjemce doklad podepsal

V seznamu dokladů můžete tyto údaje využít pro filtrování neschválených dokladů.

Kontrola stavu pokladny

Zobrazení aktuálního stavu

Aktuální stav pokladny vidíte průběžně ve sloupci Zůstatek v seznamu dokladů. Zůstatek je počítán chronologicky - každý další doklad ovlivňuje zůstatek:

• Příjmový doklad - zvyšuje zůstatek pokladny
• Výdajový doklad - snižuje zůstatek pokladny

Výpočet probíhá samostatně pro každou měnu. Pokud máte v pokladně hotovost v různých měnách, vidíte v tabulce samostatné řádky zůstatků pro každou měnu.

Kontrola stavu k určitému datu

Pro zjištění stavu pokladny k minulému nebo budoucímu datu použijte funkci Stav pokladny k datu:

1. Klikněte na tlačítko Stav pokladny k datu v horní části obrazovky
2. Otevře se dialogové okno s výběrem data
3. Vyberte požadované datum
4. Klikněte na tlačítko Zobrazit stav
5. Systém zobrazí přehled zůstatků ke zvolenému datu

Výsledek zobrazuje:

• Datum, ke kterému je stav počítán
• Seznam všech měn, které se v pokladně vyskytují
• Zůstatek pro každou měnu zvlášť
• Počet dokladů zohledněných ve výpočtu

Kontrola správnosti zůstatku

Pokud potřebujete zkontrolovat správnost počítaného zůstatku:

1. Nastavte filtr data na požadované období
2. Seřaďte tabulku podle data vzestupně
3. Sledujte průběžný zůstatek ve sloupci Zůstatek
4. Zkontrolujte, zda každý příjmový doklad zůstatek zvyšuje a výdajový snižuje
5. Porovnejte poslední zobrazený zůstatek s fyzickou hotovostí v pokladně

V případě nesrovnalostí zkontrolujte:

• Zda jsou všechny doklady zadány se správným datem
• Zda jsou správně vyplněny částky
• Zda je u každého dokladu správně nastaven typ (příjmový/výdajový)
• Zda jsou doklady ve správné měně

Nastavení pokladny

Přístup k nastavení

Nastavení modulu Pokladna najdete v menu systému pod položkou Nastavení - Pokladna. Přístup k nastavení mají pouze uživatelé s administrátorskými právy.

Vytvoření nové pokladny

Pro vytvoření nové pokladny postupujte následovně:

1. Otevřete Nastavení - Pokladna
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit pokladnu
3. Vyplňte název nové pokladny (například "Pokladna pobočka Praha")
4. Klikněte na Uložit
5. Nová pokladna se vytvoří a automaticky se otevře její konfigurační stránka

Základní informace pokladny

V sekci základních informací nastavte:

• Název pokladny - interní označení pokladny
• Výchozí měna - měna, která se automaticky předvyplňuje při vytváření nových dokladů
• Aktivní - zaškrtnutím aktivujete pokladnu, zrušením ji deaktivujete (neaktivní pokladny se nezobrazují v modulu)

Informace o dodavateli

Tyto informace se používají při tisku pokladních dokladů:

• Název firmy - obchodní název vaší společnosti
• Ulice - ulice a číslo popisné
• Město - obec
• PSČ - poštovní směrovací číslo
• Stát - stát (například Česká republika)
• IČ - identifikační číslo
• DIČ - daňové identifikační číslo

Logo pokladny

Pro profesionální vzhled tištěných dokladů můžete nahrát logo:

1. V sekci Logo klikněte na tlačítko Nahrát logo
2. Vyberte obrázek loga ze svého počítače (doporučený formát PNG nebo JPG)
3. Logo se automaticky nahraje a zobrazí v náhledu
4. Logo se bude zobrazovat v levém horním rohu tištěných dokladů

Doporučené parametry loga:

• Formát: PNG s průhledným pozadím nebo JPG
• Rozměry: maximálně 300x100 pixelů
• Velikost souboru: do 500 KB

Nastavení středisek

Střediska umožňují členit náklady podle organizačních jednotek:

• Zapnout střediska - zaškrtnutím aktivujete použití středisek pro tuto pokladnu
• Po aktivaci se ve formuláři pro vytvoření dokladu zobrazí pole Středisko
• V seznamu dokladů se zobrazí sloupec Středisko
• Můžete filtrovat doklady podle střediska

Samotná střediska se spravují v samostatném modulu systému. V pokladně pouze aktivujete jejich použití.

Nastavení stavů

Vlastní stavy dokladů umožňují sledovat fáze zpracování:

1. Zaškrtněte Zapnout stavy
2. Zobrazí se formulář pro definici až 10 vlastních stavů
3. Pro každý stav vyplňte název (například "Nový", "Ke schválení", "Schválený", "Zaúčtovaný")
4. Stavy se objeví v selectboxu při vytváření a editaci dokladů
5. Můžete filtrovat doklady podle stavu

Tipy pro nastavení stavů:

• Vytvořte logickou sekvenci stavů odpovídající vašemu pracovnímu postupu
• Používejte jednoznačné názvy stavů
• Nevytvářejte více stavů, než skutečně potřebujete

Uživatelská práva

Systém úrovní práv

Modul Pokladna používá šestistupňový systém uživatelských práv. Pro každého uživatele a každou pokladnu můžete nastavit jednu z následujících úrovní:

Úroveň 0 - Žádný přístup

Uživatel nemá k pokladně žádný přístup. Pokladna se mu v menu ani nezobrazuje.

Úroveň 1 - Zobrazení vlastních dokladů

Uživatel vidí pouze doklady, které sám vytvořil. Nemůže vytvářet nové doklady ani upravovat existující.

Použití: Pro kontrolu vlastních dokladů bez možnosti dalších změn.

Úroveň 3 - Vlastní doklady + vytváření nových

Uživatel může:

• Zobrazit všechny své doklady
• Vytvářet nové příjmové a výdajové doklady
• Upravovat své vlastní doklady
• Přidávat přílohy a poznámky ke svým dokladům

Použití: Standardní uživatelé, kteří pracují s pokladnou, ale nemusí vidět doklady ostatních.

Úroveň 5 - Zobrazení všech + vytváření nových

Uživatel může:

• Zobrazit všechny doklady v pokladně (všech uživatelů)
• Vytvářet nové doklady
• Upravovat pouze své vlastní doklady
• Kontrolovat stav pokladny
• Exportovat data

Použití: Vedoucí týmu, který potřebuje přehled o všech dokladech, ale neupravuje cizí záznamy.

Úroveň 10 - Plný přístup bez mazání

Uživatel může:

• Zobrazit všechny doklady
• Vytvářet nové doklady
• Upravovat všechny doklady (i doklady jiných uživatelů)
• Kontrolovat a exportovat data
• Tisknout doklady

Nemůže: Mazat doklady.

Použití: Účetní, kteří potřebují opravovat chyby v dokladech, ale nemají oprávnění mazat záznamy.

Úroveň 15 - Úplná kontrola

Uživatel má všechna práva včetně:

• Všechna práva úrovně 10
• Možnost mazat doklady
• Přístup k nastavení pokladny

Použití: Administrátoři systému a vedoucí účetní.

Nastavení práv pro uživatele

Práva nastavujete v konfiguraci pokladny:

1. Otevřete Nastavení - Pokladna
2. Vyberte pokladnu, pro kterou chcete nastavit práva
3. Najděte sekci Uživatelská práva
4. Pro každého uživatele vyberte příslušnou úroveň práv pomocí přepínacích tlačítek (radio buttons)
5. Nastavení se automaticky ukládá při změně

Schvalovací oprávnění

Kromě základních práv můžete uživatelům přidělit oprávnění ke schvalování dokladů:

1. V sekci uživatelských práv najděte zaškrtávací políčko Může schvalovat u každého uživatele
2. Zaškrtnutím udělíte uživateli právo schvalovat doklady
3. Tito uživatelé se pak objeví v selectboxu Schválil při vytváření dokladů
4. Mohou používat tlačítko Souhlasím + podepsat v detailu dokladu

Schvalovací oprávnění je nezávislé na úrovni práv - můžete jej udělit i uživateli s nižší úrovní práv.

Číslování dokladů

Princip sekvenčního číslování

Modul Pokladna automaticky přiděluje každému dokladu unikátní sekvenční číslo. Číslování je:

• Oddělené - příjmové a výdajové doklady mají samostatné číselné řady
• Chronologické - čísla se přidělují vzestupně podle pořadí vytvoření
• Roční - číselná řada se automaticky resetuje na začátku nového roku
• Unikátní - každé číslo je použito pouze jednou

Formát čísla dokladu

Číslo dokladu se skládá z následujících částí:

• Prefix - textový prefix (například "PR" pro příjmy, "VY" pro výdaje)
• Rok - aktuální rok ve 4místném (2025) nebo 2místném (25) formátu
• Suffix - volitelný textový suffix
• Sekvenční číslo - pořadové číslo s nastavitelným počtem nul vlevo

Příklady formátů:

• PR20250001, PR20250002, PR20250003... (prefix PR, rok 2025, 4 číslice s nulami)
• VY250001, VY250002, VY250003... (prefix VY, rok 25, 4 číslice s nulami)
• PRIJM/2025/1, PRIJM/2025/2... (prefix PRIJM/, rok 2025, suffix /, bez nul)

Nastavení číslování pro příjmové doklady

1. V nastavení pokladny najděte sekci Číslování příjmových dokladů
2. Vyplňte Prefix (například "PR", "PRIJM", "P-")
3. Vyberte Formát roku:
   • 4 číslice (2025)
   • 2 číslice (25)
4. Vyplňte volitelný Suffix (například "/", "-")
5. Nastavte Délku sekvenčního čísla (kolik číslic má mít číslo včetně nul vlevo):
   • 1 = čísla 1, 2, 3...
   • 4 = čísla 0001, 0002, 0003...
   • 6 = čísla 000001, 000002, 000003...
6. V náhledu vidíte, jak bude vypadat číslo příštího dokladu
7. Klikněte na Uložit

Nastavení číslování pro výdajové doklady

Nastavení pro výdajové doklady je identické jako pro příjmové, ale provádí se v samostatné sekci Číslování výdajových dokladů. Postupujte stejně jako u příjmových dokladů.

Důležité poznámky k číslování

• Změna nastavení neovlivní existující doklady - nové nastavení se použije pouze pro nově vytvořené doklady
• Automatický reset v novém roce - sekvenční číslo se automaticky vrátí na 1 s příchodem nového kalendářního roku
• Každá pokladna má vlastní číslování - pokud máte více pokladen, každá má samostatné číselné řady
• Nelze ručně měnit čísla dokladů - čísla jsou generována automaticky a nelze je dodatečně upravovat
• Mezery v číslování - pokud smažete doklad, jeho číslo se nepoužije znovu (zachování auditní stopy)

Doporučené nastavení číslování

Pro českou legislativu doporučujeme:

• Prefix jasně rozlišující typ dokladu (PR pro příjmy, VY pro výdaje)
• 4místný rok pro jednoznačnost
• Minimálně 4místné sekvenční číslo s nulami (0001)
• Příklad: PR20250001 pro příjmový doklad, VY20250001 pro výdajový doklad

Střediska a stavy

Používání středisek

Střediska (nákladová střediska, cost centers) umožňují sledovat, ze kterého organizačního útvaru pochází příjmy a výdaje.

Aktivace středisek

1. V nastavení pokladny najděte sekci Střediska
2. Zaškrtněte políčko Zapnout střediska
3. Po aktivaci se střediska zobrazí ve formuláři pro tvorbu dokladů

Přiřazení střediska k dokladu

1. Při vytváření nebo úpravě dokladu vyberte středisko z rozbalovacího seznamu
2. Seznam středisek obsahuje všechna střediska definovaná v systému
3. Středisko je volitelné - nemusíte jej vyplňovat

Práce se středisky

• Filtrování - můžete filtrovat doklady podle střediska
• Export - středisko je součástí exportovaných dat
• Přehledy - můžete vytvářet přehledy nákladů podle středisek

Používání stavů

Vlastní stavy dokladů umožňují sledovat průběh zpracování pokladního dokladu.

Aktivace a definice stavů

1. V nastavení pokladny najděte sekci Stavy
2. Zaškrtněte Zapnout stavy
3. Zobrazí se formulář pro definici až 10 stavů
4. Pro každý stav vyplňte název (například: "Nový", "Ke schválení", "Schválený", "Zaúčtovaný", "Uzavřený")
5. Změny se automaticky ukládají

Příklady použití stavů

Pro jednoduché workflow:

• Nový
• Schválený
• Zaúčtovaný

Pro komplexní workflow:

• Vytvořeno
• Ke kontrole
• Vráceno k úpravě
• Ke schválení vedoucím
• Ke schválení ředitelem
• Schváleno
• K zaúčtování
• Zaúčtováno
• Uzavřeno
• Stornováno

Přiřazení stavu k dokladu

1. Při vytváření nebo úpravě dokladu vyberte stav z rozbalovacího seznamu
2. Můžete kdykoli změnit stav dokladu podle aktuální fáze zpracování
3. Stav je volitelný - nemusíte jej vyplňovat

Využití stavů

• Filtrování - rychle najděte doklady v určitém stavu (například všechny doklady ke schválení)
• Workflow - sledujte postup zpracování dokladů
• Kontrola - ověřte, že všechny doklady prošly potřebnými fázemi
• Reporting - vytvářejte přehledy podle stavů

Kombinace středisek a stavů

Střediska a stavy lze používat současně. Například můžete:

• Filtrovat všechny neschválené doklady ze střediska "Marketing"
• Zkontrolovat zaúčtované doklady ze střediska "IT"
• Exportovat všechny uzavřené doklady rozdělené podle středisek

Integrace s ostatními moduly

Propojení s modulem CRM

Pokladní doklady lze propojit s firmami a kontakty z modulu CRM:

• Výběr firmy - při vytváření dokladu můžete vybrat firmu z CRM v poli Firma
• Automatické doplnění - po výběru firmy se automaticky doplní název do pole Příjemce/plátce
• Historie dokladů - v CRM modulu u každé firmy vidíte historii všech pokladních dokladů
• Přehled pohledávek - propojení umožňuje sledovat celkové finanční vztahy s firmou

Propojení s vydanými fakturami

Při přijetí hotovostní platby za vydanou fakturu:

1. Vytvořte příjmový doklad
2. V poli Faktura vydaná vyberte odpovídající fakturu
3. Systém automaticky propojí doklad s fakturou
4. Ve faktuře se zobrazí informace o přijaté platbě
5. Stav faktury se automaticky aktualizuje (pokud je celá částka zaplacena)

Výhody propojení:

• Přehled o uhrazených fakturách
• Automatické párování plateb s fakturami
• Kontrola splatnosti a pohledávek

Propojení s přijatými fakturami

Při hotovostní úhradě přijaté faktury:

1. Vytvořte výdajový doklad
2. V poli Faktura přijatá vyberte odpovídající fakturu
3. Systém propojí doklad s fakturou
4. V přijaté faktuře se zobrazí informace o platbě
5. Stav faktury se aktualizuje

Propojení s cestovními příkazy

Pro vyúčtování cestovních příkazů hotovostí:

1. Vytvořte výdajový doklad (výdej zálohy) nebo příjmový doklad (vratka zálohy)
2. V poli Cestovní příkaz vyberte příslušný cestovní příkaz
3. Doklad se propojí s cestovním příkazem
4. V cestovním příkazu se zobrazí informace o výdeji/příjmu hotovosti

Propojení s bankovními transakcemi

Pokud hotovost pocházející z pokladny vkládáte do banky nebo naopak vybíráte z banky do pokladny:

1. V modulu Bankovní výpisy najděte příslušnou transakci
2. V detailu transakce použijte propojení na pokladní doklad
3. Vyberte odpovídající pokladní doklad
4. Propojení umožňuje sledovat pohyb hotovosti mezi pokladnou a bankou

Výhody integrací

• Ucelený přehled - všechny finanční operace na jednom místě
• Automatizace - minimalizace ručního zadávání dat
• Kontrola - snadná kontrola správnosti účetních operací
• Audit trail - kompletní auditní stopa všech operací
• Reporting - komplexní finanční reporty napříč moduly

Export a tisk

Export do Excel

Pro export seznamu dokladů do formátu Excel:

1. Nastavte požadované filtry (datum, firma, stav atd.)
2. Klikněte na tlačítko Export v horní části obrazovky
3. Vyberte Excel
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Export obsahuje:

• Všechny viditelné sloupce z tabulky
• Pouze doklady odpovídající nastaveným filtrům
• Formátování pro snadné další zpracování v Excelu

Export do PDF

Pro export do formátu PDF:

1. Nastavte filtry podle potřeby
2. Klikněte na Export
3. Vyberte PDF
4. Systém vygeneruje PDF soubor s tabulkou dokladů

PDF je vhodné pro:

• Archivaci přehledů
• Předávání přehledů třetím stranám
• Tisk přehledů

Export do CSV

CSV formát pro import do jiných systémů:

1. Klikněte na Export
2. Vyberte CSV
3. Soubor lze otevřít v Excelu nebo importovat do jiných systémů

Tisk jednotlivého dokladu

Pro tisk pokladního dokladu:

1. Otevřete detail dokladu kliknutím na číslo dokladu
2. Klikněte na tlačítko Tisk
3. Otevře se tiskový náhled dokladu
4. Použijte funkci tisku v prohlížeči (Ctrl+P nebo Cmd+P)

Tištěný doklad obsahuje:

• Logo pokladny (pokud je nastaveno)
• Informace o dodavateli (název, adresa, IČ, DIČ)
• Číslo a datum dokladu
• Typ dokladu (příjmový/výdajový)
• Částku číselně i slovy
• Účel platby
• Příjemce/plátce
• Místo pro podpis vydávajícího
• Místo pro podpis přijímajícího
• Datum a čas tisku

Hromadný tisk dokladů

Pro tisk více dokladů najednou:

1. V seznamu dokladů zaškrtněte doklady, které chcete vytisknout
2. Klikněte na tlačítko Tisk vybraných
3. Systém vygeneruje tiskový náhled všech vybraných dokladů
4. Každý doklad začíná na nové stránce
5. Vytiskněte pomocí funkce tisku v prohlížeči

Nastavení viditelnosti sloupců pro export

Před exportem můžete upravit, které sloupce se mají exportovat:

1. Klikněte na tlačítko Sloupce
2. Zobrazí se seznam všech dostupných sloupců
3. Zaškrtněte sloupce, které chcete zobrazit
4. Zrušte zaškrtnutí sloupců, které nechcete exportovat
5. Provedený export bude obsahovat pouze vybrané sloupce

Automatická záloha dat

Doporučujeme provádět pravidelný export dat pro zálohu:

• Měsíční export do Excel po uzavření měsíce
• Roční export na konci roku pro archivaci
• Export při změnách nastavení číslování
• Export před prováděním hromadných změn

Časté dotazy

Jak změnit číslo již vytvořeného dokladu?

Čísla dokladů nelze měnit z důvodu zachování auditní stopy a dodržení účetních předpisů. Pokud je doklad chybný, můžete:

• Doklad opravit bez změny čísla (pokud ještě nebyl schválen/zaúčtován)
• Doklad smazat (pokud máte právo mazat) a vytvořit nový - původní číslo se nepoužije znovu
• Vytvořit storno doklad s opačným typem a částkou, pak vytvořit nový správný doklad

Proč se mi nezobrazuje pokladna v menu?

Možné příčiny:

• Nemáte přidělena práva k žádné pokladně (úroveň 0)
• Všechny pokladny, ke kterým máte práva, jsou neaktivní
• Modul není pro váš účet aktivován - kontaktujte administrátora

Jak opravit špatný zůstatek pokladny?

Pokud zůstatek neodpovídá fyzické hotovosti:

1. Zkontrolujte, zda jsou všechny doklady správně zadány jako příjmové nebo výdajové
2. Ověřte, zda jsou správně vyplněny částky
3. Zkontrolujte data dokladů - chybné datum ovlivní pořadí a zůstatek
4. Použijte filtrování a seřazení podle data pro kontrolu chronologie
5. Pokud najdete chybu, opravte příslušný doklad
6. Pokud je fyzický stav jiný než systémový, vytvořte inventurní doklad (příjmový nebo výdajový) na vyrovnání rozdílu s účelem "Inventurní rozdíl"

Mohu mít více měn v jedné pokladně?

Ano, systém plně podporuje více měn:

• Každý doklad může být v jiné měně
• Zůstatek se počítá samostatně pro každou měnu
• Při zobrazení stavu pokladny vidíte všechny měny odděleně
• Nelze však automaticky přepočítávat mezi měnami - každá měna má vlastní zůstatek

Jak nastavit schvalovací proces?

1. V nastavení pokladny přidělte schvalovací oprávnění vybraným uživatelům
2. Při vytváření dokladu vyberte schvalovatele v poli Schválil
3. Schvalovatel otevře doklad a klikne na Souhlasím + podepsat
4. Systém zaznamená datum a čas schválení

Co znamená "Stav pokladny k datu"?

Tato funkce zobrazuje, jaký byl zůstatek pokladny k určitému datu v minulosti nebo jaký bude v budoucnosti (pokud jsou zadány doklady s budoucím datem). Počítá se ze všech dokladů vytvořených do daného data včetně.

Mohu exportovat doklady pro konkrétní středisko?

Ano:

1. Nastavte filtr na požadované středisko
2. Případně přidejte další filtry (datum, stav)
3. Použijte funkci export do požadovaného formátu
4. Export bude obsahovat pouze doklady vybraného střediska

Jak přidat logo na tisknuté doklady?

1. Otevřete Nastavení - Pokladna
2. Vyberte příslušnou pokladnu
3. V sekci Logo klikněte na Nahrát logo
4. Vyberte obrázek (doporučeno PNG do 300x100 pixelů)
5. Logo se zobrazí v náhledu a bude se tisknout na všech dokladech této pokladny

Proč nemohu upravovat doklad jiného uživatele?

Vaše úroveň práv to neumožňuje. Pro úpravu dokladů jiných uživatelů potřebujete minimálně úroveň práv 10. Kontaktujte administrátora pro změnu vašich oprávnění.

Jak vytvořit více pokladen pro různé pobočky?

1. Otevřete Nastavení - Pokladna
2. Pro každou pobočku klikněte na Vytvořit pokladnu
3. Zadejte název (například "Pokladna Praha", "Pokladna Brno")
4. Pro každou pokladnu nastavte samostatná uživatelská práva
5. Nakonfigurujte číslování (různé prefixy pro každou pobočku)
6. Uživatelé budou vidět karty všech pokladen, ke kterým mají práva

Mohu změnit datum u již vytvořeného dokladu?

Ano, pokud máte právo upravovat doklad (vlastní doklad s právy úroveň 3 a vyšší nebo jakýkoli doklad s právy úroveň 10 a vyšší). Změna data ovlivní:

• Pozici dokladu v chronologickém řazení
• Výpočet zůstatku pokladny
• Zobrazení při filtrování podle data

Po změně data se automaticky přepočítají zůstatky všech následujících dokladů.

Jak zajistit, aby doklady procházely schválením?

1. Nastavte workflow pomocí stavů (například "Nový", "Ke schválení", "Schválený")
2. Nastavte schvalovací oprávnění pro příslušné uživatele
3. Instruujte tvůrce dokladů, aby vždy vyplňovali pole Schválil
4. Pravidelně kontrolujte doklady ve stavu "Ke schválení"
5. Můžete vytvořit automatické notifikace pro schvalovatele

Co dělat, když zapomenu nastavit správnou měnu?

Pokud máte právo upravovat doklad:

1. Otevřete detail dokladu
2. Změňte měnu na správnou
3. Zkontrolujte, zda je částka správná pro danou měnu
4. Uložte změny
5. Systém automaticky přepočítá zůstatky pro obě měny

Jak archivovat uzavřené doklady?

Doporučený postup:

1. Na konci měsíce/roku nastavte filtr na příslušné období
2. Změňte stav všech dokladů na "Uzavřeno" nebo "Archivováno"
3. Proveďte export do Excel pro archivaci
4. Vytvořte export do PDF jako nepřepisovatelnou zálohu
5. Uložte exporty na bezpečné místo
6. Pro běžnou práci používejte filtr vyloučující uzavřené doklady