Volná místa

Přehled

Modul Volná místa slouží ke správě pracovních inzerátů a řízení přijímacího procesu uchazečů o zaměstnání. Umožňuje vytvářet a publikovat pracovní nabídky, přijímat a spravovat životopisy uchazečů a sledovat průběh přijímacího řízení prostřednictvím plně konfigurovatelného workflow stavů.

Hlavní funkce modulu

• Vytváření a správa pracovních inzerátů s kompletními popisy pozic
• Automatické publikování inzerátů na veřejném portálu eijobs.net
• Příjem a správa životopisů a přihlášek uchazečů
• Sledování procesu přijímacího řízení s barevně odlišenými stavy
• Interní poznámky k jednotlivým uchazečům
• Kompletní historie změn všech inzerátů
• Kategorizace pozic podle profesních oborů
• Správa benefitů a zaměstnaneckých výhod
• Nastavitelná uživatelská práva s různými úrovněmi přístupu

Předpoklady pro používání

Přístupová práva

Pro práci s modulem Volná místa musíte mít přidělena odpovídající přístupová práva. Existují čtyři úrovně oprávnění:

• 0 - Žádný přístup k modulu
• 5 - Pouze zobrazení inzerátů a uchazečů (nelze vytvářet ani upravovat)
• 10 - Vytváření, úprava a zobrazení inzerátů a uchazečů, změna stavů (nelze mazat)
• 15 - Plný přístup včetně mazání inzerátů a uchazečů

Potřebné znalosti

• Základní práce s webovým prohlížečem
• Znalost náborového procesu vaší organizace
• Schopnost psát atraktivní pracovní inzeráty

Začínáme

První kroky po spuštění modulu

1. Otevřete modul Volná místa z hlavního menu systému eIntranet
2. Zobrazí se přehled všech pracovních inzerátů vaší společnosti
3. V horní části obrazovky najdete filtr pro zobrazení všech nebo pouze aktivních inzerátů
4. Zelené tlačítko + Inzerát slouží k vytvoření nové pracovní nabídky
5. Tlačítko Zobrazit Vaše inzeráty otevře veřejnou stránku s vašimi inzeráty na portálu eijobs.net

Přehled uživatelského rozhraní

Hlavní obrazovka modulu obsahuje tabulku se seznamem všech pracovních inzerátů. Tabulka zobrazuje následující sloupce:

• Název - Název pracovní pozice
• Tagy - Profesní kategorie (např. IT, Management, Obchod)
• Úvazek - Typ pracovního poměru (Plný úvazek, Částečný úvazek, IČ)
• Plat od/do - Platové rozpětí v Kč
• Vytvořeno - Datum vytvoření inzerátu
• Vytvořil - Uživatel, který inzerát vytvořil
• Upraveno - Datum poslední úpravy
• Upravil - Uživatel, který inzerát naposledy upravil
• Zobrazovat do - Datum konce platnosti inzerátu
• Akce - Ikony pro zobrazení detailu, úpravu a mazání

Tabulku můžete filtrovat pomocí vyhledávacího pole v pravém horním rohu. Vyhledávání funguje napříč všemi sloupci tabulky. Dále můžete exportovat data do Excelu, vytisknout nebo měnit viditelnost jednotlivých sloupců pomocí tlačítek nad tabulkou.

Nastavení modulu

Přístup do nastavení

1. Z hlavního menu vyberte Nastavení
2. V seznamu modulů klikněte na Volná místa
3. Otevře se obrazovka nastavení se dvěma hlavními záložkami

Záložka Uživatelská práva

V této záložce nastavujete, kteří uživatelé mají přístup k modulu a v jakém rozsahu.

Nastavení práv podle pozic

V horní části tabulky vidíte seznam všech pozic (oddělení, týmů) ve vaší společnosti. U každé pozice můžete nastavit výchozí úroveň práv, která se automaticky použije pro všechny uživatele v dané pozici.

1. Najděte řádek s názvem pozice (např. "HR oddělení", "Manažeři")
2. Vyberte odpovídající úroveň práv pomocí přepínačů:
   • Bez přístupu (0) - Uživatelé v této pozici neuvidí modul vůbec
   • Zobrazení (5) - Mohou pouze prohlížet inzeráty a uchazeče
   • Založení/zápis, úprava a zobrazení (10) - Mohou vytvářet inzeráty, přidávat uchazeče, měnit stavy
   • Navíc může mazat (15) - Plný přístup včetně mazání záznamů
3. Změna se uloží automaticky po kliknutí na přepínač

Nastavení práv pro jednotlivé uživatele

Pod řádky s pozicemi najdete seznam všech uživatelů. U každého uživatele můžete nastavit individuální úroveň práv, která má přednost před právy pozice.

1. Najděte řádek s jménem uživatele
2. Vyberte požadovanou úroveň práv stejným způsobem jako u pozic
3. Pokud má uživatel práva nastavena z pozice i individuálně, použije se vyšší hodnota

Hromadné označení práv

Tlačítka Označit vše v záhlaví sloupců vám umožňují rychle nastavit stejnou úroveň práv všem uživatelům najednou.

Záložka Obecná nastavení

Tato záložka obsahuje nastavení workflow stavů uchazečů a výchozích textových šablon pro inzeráty.

Stavy pohovorů s uchazeči

V této sekci definujete průběh přijímacího řízení - jaké stavy může uchazeč projít od podání přihlášky až po přijetí nebo odmítnutí.

Výchozí stavy systému:

• Zadán (černá barva)
• Pozván na 1. pohovor (černá barva)
• Absolvoval 1. pohovor (černá barva)
• 1. pohovor uspěl (černá barva)
• Pozván na 2. pohovor (černá barva)
• Absolvoval 2. pohovor (černá barva)
• 2. pohovor uspěl (černá barva)
• Přijat (zelená barva)
• Čeká se na rozhodnutí naše (černá barva)
• Čeká se na rozhodnutí kandidáta (černá barva)
• Nevhodný kandidát (červená barva)
• Odmítl nabídku (červená barva)

Význam barev stavů:

• Zelená - Uchazeči, kteří byli přijati
• Červená - Uchazeči, kteří byli odmítnuti nebo odmítli nabídku
• Černá - Uchazeči v procesu přijímacího řízení

Přidání nového stavu

1. Klikněte na tlačítko + Přidat typ
2. Otevře se dialogové okno pro vytvoření nového stavu
3. Vyplňte název stavu (např. "Čeká se na reference")
4. Vyberte barvu pomocí barevného výběru (zelená pro pozitivní, červená pro negativní, černá pro neutrální)
5. Klikněte na Uložit
6. Nový stav se ihned objeví v seznamu a bude dostupný u všech uchazečů

Úprava existujícího stavu

1. V tabulce stavů najděte stav, který chcete upravit
2. Klikněte na ikonu tužky v posledním sloupci
3. Změňte název nebo barvu podle potřeby
4. Uložte změny
5. Všichni uchazeči s tímto stavem budou mít aktualizovaný název a barvu

Výchozí text inzerátu

V této sekci můžete upravit šablonu textu, která se automaticky vyplní při vytváření nového inzerátu. Tím ušetříte čas při opakovaném psaní stejných požadavků a benefitů.

Výchozí text obsahuje sekce:

• Požadujeme - Vzdělání, dovednosti, zkušenosti
• Nabízíme - Co společnost nabízí uchazečům
• Zaměstnanecké výhody - Konkrétní benefity

1. Do textového pole napište nebo upravte výchozí text inzerátu
2. Text můžete formátovat pomocí HTML značek (tučné písmo, odrážky, odstavce)
3. Klikněte na tlačítko Uložit pod textovým polem
4. Při vytváření nového inzerátu se tento text automaticky předvyplní

Výchozí text o firmě

Podobně jako u textu inzerátu můžete nastavit standardní popis společnosti, který se použije u všech nových inzerátů.

1. Napište nebo upravte popis vaší společnosti
2. Zahrňte informace o historii, velikosti, kultuře firmy
3. Klikněte na Uložit
4. Text se automaticky použije při vytváření nových inzerátů

Vytvoření pracovního inzerátu

Postup vytvoření nového inzerátu

1. V hlavní obrazovce modulu Volná místa klikněte na zelené tlačítko + Inzerát
2. Otevře se dialogové okno "Přidání/Úprava inzerátu"
3. Vyplňte všechna povinná pole označená hvězdičkou
4. Zkontrolujte správnost údajů
5. Klikněte na tlačítko Uložit
6. Inzerát se automaticky vytvoří a publikuje na portálu eijobs.net

Popis polí formuláře

Základní údaje

Název (povinné)
Název pracovní pozice, jak se zobrazí v inzerátu. Používejte jasný a konkrétní název pozice (např. "Senior PHP programátor", "Asistentka vedení", "Obchodní zástupce pro region Morava").

Zobrazovat do (povinné)
Datum, do kterého má být inzerát viditelný na veřejném portálu. Po tomto datu se inzerát automaticky skryje. Výchozí hodnota je nastavena na 30 dní od aktuálního data. Doporučujeme standardně 30-60 dní podle typu pozice.

Místo výkonu práce

Adresa práce - PSČ/místa (povinné)
Vyberte město a PSČ, kde se pozice nachází. Do pole začněte psát název města nebo PSČ a systém vám nabídne možnosti z databáze. Pokud hledáte konkrétní místo, stačí zadat alespoň 2 znaky.

Adresa práce - Stát (povinné)
Vyberte stát, ve kterém se pozice nachází. Výchozí hodnota je Česká republika.

Kategorizace a typ úvazku

Pracovní kategorie
Vyberte jednu nebo více profesních kategorií, které odpovídají dané pozici. Kategorie pomáhají uchazečům najít relevantní nabídky. Můžete vybrat více kategorií současně (např. pozice může být současně v kategorii IT a Management).

Dostupné kategorie zahrnují například:

• IT a programování
• Management a vedení
• Obchod a marketing
• Finance a účetnictví
• Administrativa a podpora
• Výroba a dělnické profese
• A další...

Úvazek (povinné, alespoň jedna možnost)
Zaškrtněte typ nebo typy pracovního poměru, které jsou pro tuto pozici možné:

• Plný úvazek - Standardní pracovní poměr na plný úvazek
• Částečný úvazek - Zkrácený pracovní úvazek
• IČ - Spolupráce na základě živnostenského oprávnění (OSVČ)

Můžete zaškrtnout více možností, pokud je pozice flexibilní (např. nabízíte jak plný, tak částečný úvazek).

Odměna a benefity

Plat (od - do) (povinné)
Zadejte platové rozpětí v českých korunách. Vyplňte obě pole:

• Od - Minimální nabízený plat
• Do - Maximální nabízený plat

Uvedení reálného platového rozpětí zvyšuje atraktivitu inzerátu a přitahuje vhodné kandidáty.

Benefity
Vyberte zaměstnanecké výhody, které nabízíte. Můžete vybrat více benefitů najednou. Seznam benefitů zahrnuje například:

• Stravenky nebo příspěvek na stravování
• Příspěvek na penzijní připojištění
• 13. nebo 14. plat
• Home office
• Sick days
• Vzdělávání a školení
• Služební auto
• Notebook a mobil
• A mnoho dalších...

Seznam benefitů je centrálně spravován přes překladový systém a lze jej rozšířit podle potřeb vaší společnosti.

Texty inzerátu

Popis - krátký (povinné, max. 256 znaků)
Stručný popis pozice, který se zobrazí v přehledu inzerátů. Měl by zaujmout uchazeče a motivovat je ke kliknutí na detail. Uveďte nejdůležitější informace o pozici v jedné až dvou větách.

Příklad: "Hledáme zkušeného PHP programátora pro vývoj našeho interního systému. Nabízíme možnost home office a práci na zajímavých projektech."

Popis (povinné)
Kompletní popis pracovní pozice. Toto je hlavní obsah inzerátu, který vidí uchazeči. Pole podporuje formátování pomocí textového editoru (tučné písmo, odrážky, číslované seznamy, odkazy).

Doporučená struktura popisu:

• Náplň práce - Co bude zaměstnanec dělat
• Požadavky - Jaké vzdělání, zkušenosti a dovednosti požadujete
• Co nabízíme - Pracovní podmínky, firemní kultura, kariérní růst
• Jak se přihlásit - Instrukce pro uchazeče

Při vytváření nového inzerátu je pole předvyplněno výchozím textem z nastavení modulu, který můžete upravit podle konkrétní pozice.

O firmě (povinné)
Popis vaší společnosti, který pomůže uchazečům lépe poznat potenciálního zaměstnavatele. Uveďte:

• Čím se společnost zabývá
• Jak dlouho působíte na trhu
• Kolik máte zaměstnanců
• Jaké jsou vaše hodnoty a firemní kultura
• Významné projekty nebo úspěchy

I toto pole je předvyplněno výchozím textem z nastavení.

Uložení a publikace inzerátu

1. Po vyplnění všech povinných polí klikněte na tlačítko Uložit v dolní části dialogového okna
2. Systém zkontroluje všechna povinná pole
3. Pokud některé pole chybí, zobrazí se chybová zpráva a pole bude zvýrazněno červeně
4. Po úspěšném uložení se dialogové okno zavře
5. Inzerát se objeví v seznamu inzerátů
6. Zároveň je automaticky publikován na veřejném portálu eijobs.net
7. Do historie inzerátu se zapíše záznam o vytvoření

Detail pracovního inzerátu

Otevření detailu inzerátu

1. V seznamu inzerátů klikněte na název inzerátu
2. Nebo klikněte na ikonu oka v posledním sloupci
3. Otevře se detailní pohled na inzerát se třemi záložkami

Záložka Základní údaje

První záložka zobrazuje všechny informace o pracovní pozici v přehledném formátu.

Zobrazované informace

• Název - Název pracovní pozice
• Adresa výkonu práce - Město, PSČ a stát
• Pracovní kategorie - Profesní obory jako modré odznaky
• Úvázek - Typ pracovního poměru
• Plat od - do - Platové rozpětí formátované s tisícovými oddělovači
• Benefity - Zaměstnanecké výhody jako modré odznaky
• Vytvořeno - Datum vytvoření a jméno uživatele
• Zobrazovat do - Datum konce platnosti inzerátu

Pod základními informacemi následují tři samostatné sekce:

• Popis - krátký - Stručný popis zobrazený v přehledu
• Popis - kompletní - Plný text inzerátu s formátováním
• O firmě - Popis společnosti

Akční tlačítka

V horní části detailu najdete následující tlačítka:

Zobrazit inzerát (modré tlačítko)
Otevře veřejnou stránku inzerátu na portálu eijobs.net v nové záložce prohlížeče. Tímto způsobem můžete vidět, jak inzerát vypadá pro uchazeče.

Upravit (modré tlačítko s ikonou tužky)
Otevře stejný formulář jako při vytváření inzerátu, ale s předvyplněnými stávajícími hodnotami. Po úpravě a uložení se změny promítnou okamžitě a vytvoří se záznam v historii.

Smazat (červené tlačítko)
Toto tlačítko je dostupné pouze uživatelům s právy úrovně 15 nebo vyšší. Po kliknutí se zobrazí potvrzovací dialog. Po potvrzení se inzerát označí jako smazaný (soft delete) - fyzicky se z databáze neodstraní, ale zmizí ze seznamu. Smazané inzeráty lze zobrazit tlačítkem "Smazané" na hlavní obrazovce.

Záložka Uchazeči

Druhá záložka zobrazuje seznam všech uchazečů, kteří se přihlásili na danou pozici.

Barevné odznaky se statistikami

V nadpisu záložky "Uchazeči" vidíte barevné odznaky s čísly. Každý odznak představuje počet uchazečů ve stavech dané barvy:

• Zelený odznak - Počet přijatých uchazečů
• Červený odznak - Počet odmítnutých uchazečů nebo těch, kteří odmítli nabídku
• Černý odznak - Počet uchazečů v procesu přijímacího řízení

Když najedete myší na odznak, zobrazí se tooltip se jmény všech stavů dané barvy (např. "Přijat, 2. pohovor uspěl").

Tabulka uchazečů

Tabulka obsahuje následující sloupce:

• Příjmení, jméno - Jméno uchazeče (kliknutelný odkaz na detail)
• Datum vložení - Kdy uchazeč podal přihlášku
• Stav - Aktuální stav v přijímacím řízení jako barevný odznak
• Email - Emailová adresa (kliknutím otevřete emailového klienta)
• Telefon - Telefonní číslo (kliknutím zahájíte hovor)
• Akce - Ikony pro zobrazení detailu, úpravu a smazání

Přidání uchazeče ručně

1. Klikněte na zelené tlačítko + Uchazeče v pravém horním rohu karty
2. Otevře se formulář pro ruční přidání uchazeče
3. Vyplňte údaje uchazeče (příjmení, jméno, email, telefon)
4. Nahrajte životopis (volitelně)
5. Napište průvodní dopis nebo poznámku
6. Klikněte na Uložit
7. Uchazeč se přidá do seznamu s výchozím stavem

Kontaktování uchazeče

Poslání emailu:

1. Klikněte na emailovou adresu uchazeče v tabulce
2. Otevře se váš výchozí emailový klient
3. Email je předvyplněn adresou uchazeče a předmětem "Vaše odpověď na inzerát - [Název pozice]"
4. Napište zprávu a odešlete

Telefonování uchazečovi:

1. Klikněte na telefonní číslo uchazeče v tabulce
2. Pokud máte nastavenu integraci s telefonem nebo softphonem, automaticky se zahájí hovor
3. Na mobilním zařízení se otevře aplikace pro volání

Záložka Historie

Třetí záložka zobrazuje kompletní historii všech změn provedených na inzerátu.

Zobrazované informace

Tabulka historie obsahuje:

• Datum - Přesný datum a čas změny
• Provedl/Zapsal - Celé jméno uživatele, který změnu provedl
• Poznámka - Popis změny (např. "Inzerát vytvořen", "Upraven název", "Změněno datum zobrazování")

Historie je seřazena od nejnovějších změn. Tento kompletní audit trail umožňuje zpětně sledovat všechny úpravy inzerátu a určit, kdo a kdy změnu provedl.

Správa uchazečů

Zobrazení detailu uchazeče

1. V detailu inzerátu přejděte na záložku Uchazeči
2. Klikněte na jméno uchazeče v tabulce
3. Otevře se detail uchazeče s jeho kompletními informacemi

Informace o uchazeči

Detail uchazeče zobrazuje:

• Příjmení, jméno - Celé jméno uchazeče
• Datum vložení - Kdy byla přihláška podána
• Stav - Aktuální stav s možností okamžité změny
• Email - Kontaktní emailová adresa
• Telefon - Kontaktní telefonní číslo
• Životopis - Tlačítko pro stažení nahraného CV
• Průvodní dopis - Text průvodního dopisu nebo motivace uchazeče

Změna stavu uchazeče

1. V detailu uchazeče najděte řádek Stav
2. Vlevo vidíte aktuální stav jako barevný odznak
3. Vpravo je rozbalovací nabídka se všemi dostupnými stavy
4. Klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte nový stav
5. Stav se okamžitě uloží bez nutnosti klikat na tlačítko Uložit
6. Barevný odznak se ihned aktualizuje podle nově vybraného stavu
7. Změna se projeví i v seznamu uchazečů na předchozí obrazovce

Typický průběh změny stavů

Příklad postupu uchazeče přijímacím řízením:

1. Zadán - Uchazeč podal přihlášku (výchozí stav)
2. Pozván na 1. pohovor - HR ho kontaktovalo a domluvilo pohovor
3. Absolvoval 1. pohovor - První pohovor proběhl
4. 1. pohovor uspěl - Uchazeč uspěl v prvním kole
5. Pozván na 2. pohovor - Pozvánka na druhé kolo s vedením
6. Absolvoval 2. pohovor - Druhý pohovor proběhl
7. 2. pohovor uspěl - Uchazeč uspěl i v druhém kole
8. Přijat - Finální stav - uchazeč přijat do zaměstnání (zelená barva)

Alternativní koncové stavy:

• Nevhodný kandidát - Uchazeč nesplňuje požadavky (červená barva)
• Odmítl nabídku - Uchazeč sám odmítl nabídku pozice (červená barva)

Interní poznámky

Pod základními informacemi o uchazeči najdete sekci Naše poznámky.

Přidání nebo úprava poznámky

1. Do velkého textového pole napište nebo upravte poznámku
2. Poznámky mohou obsahovat:
   • Dojmy z pohovoru
   • Silné a slabé stránky uchazeče
   • Hodnocení od jednotlivých tazatelů
   • Důvody pro přijetí nebo odmítnutí
   • Reference od předchozích zaměstnavatelů
   • Další důležité informace
3. Klikněte na zelené tlačítko Uložit pod textovým polem
4. Poznámka se uloží a bude viditelná všem uživatelům s přístupem k modulu

Poznámky jsou pouze interní a uchazeč je neuvidí. Slouží pro koordinaci náborového týmu a zaznamenání průběhu přijímacího řízení.

Stažení životopisu

1. V detailu uchazeče najděte řádek Životopis
2. Pokud uchazeč nahrál CV, zobrazí se tlačítko se jménem souboru
3. Klikněte na tlačítko
4. Soubor se stáhne do vašeho počítače
5. Otevřete si CV a prostudujte kvalifikaci uchazeče

Ruční přidání uchazeče

Pokud obdržíte životopis uchazeče emailem nebo jiným způsobem mimo portál eijobs.net, můžete ho přidat ručně.

1. Otevřete detail příslušného inzerátu
2. Přejděte na záložku Uchazeči
3. Klikněte na zelené tlačítko + Uchazeče
4. Vyplňte formulář:
   • Příjmení (povinné)
   • Jméno (povinné)
   • Email (povinné)
   • Telefon (volitelné)
   • Průvodní dopis (volitelné) - můžete zde zapsat důvod přihlášení nebo motivaci
   • Životopis (volitelné) - přetáhněte soubor do pole nebo klikněte pro výběr
5. Klikněte na Uložit
6. Uchazeč se přidá do seznamu s výchozím stavem "Zadán"
7. Nyní můžete s uchazečem pracovat stejně jako s těmi, kteří se přihlásili přes portál

Nahrání životopisu

Při přidávání nebo úpravě uchazeče můžete nahrát jeho CV:

1. V sekci Životopis vidíte pole pro nahrání souboru
2. Přetáhněte soubor CV myší do tohoto pole
3. Nebo klikněte do pole a vyberte soubor ze svého počítače
4. Povolené formáty: PDF, DOC, DOCX, RTF
5. Maximální velikost souboru: 5 MB
6. Po nahrání se zobrazí náhled se jménem souboru
7. Pokud chcete soubor odstranit, klikněte na křížek vedle náhledu
8. Při uložení formuláře se soubor uloží do systému

Úprava pracovního inzerátu

Postup úpravy existujícího inzerátu

1. Otevřete detail inzerátu, který chcete upravit
2. Klikněte na modré tlačítko Upravit s ikonou tužky
3. Otevře se stejný formulář jako při vytváření, ale s předvyplněnými stávajícími údaji
4. Upravte potřebná pole
5. Klikněte na Uložit
6. Změny se okamžitě projeví v detailu i na veřejném portálu
7. Do historie se zapíše záznam o úpravě

Nejčastější úpravy

Prodloužení platnosti inzerátu

1. Otevřete úpravu inzerátu
2. Najděte pole Zobrazovat do
3. Klikněte do pole - otevře se kalendář
4. Vyberte nové datum v budoucnosti
5. Uložte změny
6. Inzerát bude opět viditelný na veřejném portálu

Změna platového rozpětí

1. Otevřete úpravu inzerátu
2. Najděte pole Plat (od - do)
3. Změňte hodnoty podle aktuální situace na trhu
4. Uložte změny
5. Nové platové rozpětí se zobrazí na portálu

Aktualizace popisu pozice

1. Otevřete úpravu inzerátu
2. Najděte textové pole Popis
3. Upravte text pomocí textového editoru
4. Můžete přidat nové požadavky, upřesnit náplň práce nebo aktualizovat benefity
5. Uložte změny
6. Aktualizovaný popis se zobrazí na portálu

Přidání nebo odebrání benefitů

1. Otevřete úpravu inzerátu
2. Najděte pole Benefity
3. Klikněte do pole - zobrazí se seznam dostupných benefitů
4. Zaškrtněte nové benefity nebo odškrtněte ty, které již nenabízíte
5. Uložte změny

Mazání záznamů

Smazání pracovního inzerátu

Mazání inzerátů je dostupné pouze uživatelům s právy úrovně 15 nebo vyšší.

1. Otevřete detail inzerátu, který chcete smazat
2. Klikněte na červené tlačítko Smazat
3. Zobrazí se potvrzovací dialog: "Opravdu chcete smazat tento záznam?"
4. Klikněte na Ano pro potvrzení nebo Ne pro zrušení
5. Po potvrzení se inzerát označí jako smazaný
6. Inzerát zmizí ze seznamu a nebude již viditelný na veřejném portálu

Důležité informace o mazání

• Inzerát není fyzicky odstraněn z databáze, pouze označen jako smazaný (soft delete)
• Smazané inzeráty lze zobrazit tlačítkem Smazané na hlavní obrazovce
• Správce systému může smazaný inzerát obnovit
• Všichni uchazeči a historie inzerátu zůstávají zachováni

Smazání uchazeče

Mazání uchazečů je dostupné pouze uživatelům s právy úrovně 10 nebo vyšší.

1. V záložce Uchazeči v detailu inzerátu najděte uchazeče, kterého chcete smazat
2. Klikněte na červenou ikonu koše v posledním sloupci tabulky
3. Zobrazí se potvrzovací dialog
4. Po potvrzení se uchazeč odstraní ze seznamu
5. Životopis a všechny údaje uchazeče jsou trvale odstraněny

Zobrazení smazaných záznamů

1. Na hlavní obrazovce modulu Volná místa klikněte na červené tlačítko Smazané
2. Tlačítko je viditelné pouze pro uživatele s právy úrovně 15 nebo vyšší
3. Zobrazí se seznam všech smazaných inzerátů
4. U každého inzerátu vidíte, kdy a kdo ho smazal
5. Správce může inzerát obnovit pomocí speciální funkce

Běžné pracovní postupy

Kompletní proces od inzerátu po přijetí

1. Vytvoření inzerátu
   • Klikněte na + Inzerát
   • Vyplňte název pozice, místo výkonu, kategorie
   • Nastavte typ úvazku a platové rozpětí
   • Vyberte benefity
   • Napište atraktivní popis pozice
   • Nastavte datum zobrazování (doporučujeme 30-60 dní)
   • Uložte inzerát
2. Publikace na portálu
   • Inzerát se automaticky publikuje na eijobs.net
   • Zkontrolujte zobrazení pomocí tlačítka Zobrazit inzerát
   • Případně upravte text nebo formátování
3. Příjem přihlášek
   • Uchazeči se hlásí přes portál eijobs.net
   • Jejich přihlášky se automaticky objeví v záložce Uchazeči
   • Každý uchazeč má výchozí stav "Zadán"
   • Pravidelně kontrolujte nové přihlášky
4. Hodnocení životopisů
   • Otevřete záložku Uchazeči
   • U každého uchazeče si stáhněte a prostudujte CV
   • Přečtěte si průvodní dopis
   • Zapište poznámky do interní sekce
   • Vhodné uchazeče změňte na stav "Pozván na 1. pohovor"
   • Nevhodné uchazeče změňte na stav "Nevhodný kandidát"
5. Pozvání na pohovor
   • U vybraných uchazečů klikněte na email
   • Napište pozvánku na pohovor s termínem a místem
   • Změňte stav uchazeče na "Pozván na 1. pohovor"
6. První pohovor
   • Po proběhnutí pohovoru změňte stav na "Absolvoval 1. pohovor"
   • Zapište poznámky z pohovoru do interní sekce
   • Úspěšné uchazeče změňte na "1. pohovor uspěl"
   • Neúspěšné změňte na "Nevhodný kandidát"
7. Druhé kolo
   • Úspěšné uchazeče z prvního kola pozměte na druhý pohovor
   • Změňte stav na "Pozván na 2. pohovor"
   • Po proběhnutí změňte na "Absolvoval 2. pohovor"
   • Zapište hodnocení z druhého kola
8. Rozhodnutí
   • Vybraného kandidáta změňte na stav "Přijat" (zelená barva)
   • Ostatní změňte na "Nevhodný kandidát" nebo "Odmítl nabídku"
   • Kontaktujte přijatého uchazeče a domluvte nástup
9. Ukončení inzerátu
   • Po obsazení pozice upravte datum "Zobrazovat do" na aktuální datum
   • Inzerát zmizí z veřejného portálu
   • Všichni uchazeči a historie zůstanou zachováni pro budoucí potřeby

Hromadné pozvání uchazečů na pohovor

1. Otevřete záložku Uchazeči
2. Prostudujte životopisy všech uchazečů ve stavu "Zadán"
3. U každého vhodného uchazeče:
   • Klikněte na email
   • Napište pozvánku (můžete použít šablonu)
   • Změňte stav na "Pozván na 1. pohovor"
4. V záložce budete vidět, kolik uchazečů je v jakém stavu (barevné odznaky)
5. Sledujte odpovědi uchazečů a aktualizujte jejich stavy

Export seznamu uchazečů

1. V záložce Uchazeči klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
2. Stáhne se soubor se seznamem všech uchazečů
3. Soubor obsahuje všechny údaje včetně stavů a kontaktů
4. Můžete ho použít pro reporting nebo analýzu náborového procesu

Sledování metrik náborového procesu

1. V záložce Uchazeči sledujte barevné odznaky v nadpisu
2. Zelený odznak ukazuje počet přijatých uchazečů
3. Červený odznak ukazuje počet odmítnutých
4. Černý odznak ukazuje počet uchazečů stále v procesu
5. Tímto způsobem vidíte "trychtýř" náborového procesu
6. Můžete vyhodnotit efektivitu jednotlivých kroků

Časté dotazy

Obecné otázky

Q: Jak upravím stavy uchazečů (workflow)?
A: V Nastavení → Volná místa → záložka "Obecná nastavení" → sekce "Stavy pohovorů s uchazeči" můžete přidat/upravit/smazat stavy a změnit jejich barvy. Klikněte na "+ Přidat typ" pro nový stav nebo na ikonu tužky pro úpravu existujícího.

Q: Proč se můj inzerát nezobrazuje na eijobs.net?
A: Zkontrolujte, zda není datum v poli "Zobrazovat do" již v minulosti. Zkontrolujte také, zda je inzerát aktivní a nebyl smazán. Na hlavní obrazovce použijte filtr "Vše" místo "Pouze platné (dle datumu)".

Q: Mohu změnit barvu stavu uchazeče?
A: Ano, v Nastavení → Obecná nastavení → Stavy pohovorů - klikněte na upravit u daného stavu a změňte barvu. Doporučujeme používat zelenou pro pozitivní stavy (přijat), červenou pro negativní (odmítnut) a černou pro neutrální (v procesu).

Q: Jak mohu rychle vidět, kolik uchazečů je ve finálním kole?
A: V detailu inzerátu na záložce "Uchazeči" vidíte barevné odznaky s čísly v nadpisu záložky. Ty ukazují počty uchazečů v jednotlivých barevných skupinách. Najetím myši na odznak se zobrazí, které stavy do skupiny patří.

Q: Mohu ručně přidat uchazeče, který mi poslal CV emailem?
A: Ano, v detailu inzerátu na záložce "Uchazeči" klikněte na "+ Uchazeče" a ručně vyplňte údaje a nahrajte CV. Tento způsob je vhodný pro uchazeče, kteří se nepřihlásili přes portál.

Q: Kde najdu šablonu výchozího textu inzerátu?
A: V Nastavení → Obecná nastavení → "Výchozí text inzerátu" - zde můžete upravit šablonu, která se použije při vytváření nových inzerátů. Text můžete formátovat a přizpůsobit stylu vaší společnosti.

Otázky týkající se práv a přístupu

Q: Jak nastavím práva jen pro HR oddělení?
A: V Nastavení → Uživatelská práva - najděte pozici/skupinu "HR" a zaškrtněte odpovídající úroveň práv. Všichni uživatelé v této pozici pak budou mít tato práva. Doporučujeme úroveň 15 pro HR manažery a 10 pro HR asistenty.

Q: Mohu smazat inzerát?
A: Ano, ale pouze uživatelé s právy 15. Smazané inzeráty lze zobrazit tlačítkem "Smazané" a případně obnovit. Mazání je měkké (soft delete), taktakže data nejsou fyzicky odstraněna.

Q: Proč nemohu změnit stav uchazeče?
A: Pro změnu stavu uchazeče potřebujete práva úrovně 10 nebo vyšší. Pokud máte pouze práva 5, můžete uchazeče pouze zobrazit, ale ne upravovat. Kontaktujte svého administrátora pro zvýšení práv.

Otázky týkající se uchazečů

Q: Jak uchazeči posílají CV?
A: Uchazeči podávají přihlášky přes veřejný portál eijobs.net - po kliknutí na "Odpovědět na nabídku" vyplní formulář a nahrají CV. Jejich přihláška se automaticky objeví ve Vašem eIntranetu v záložce "Uchazeči" u příslušného inzerátu.

Q: Co znamenají jednotlivé typy úvazku?
A: Plný úvazek = standardní pracovní poměr na plný úvazek (40 hodin týdně), Částečný úvazek = zkrácený úvazek (méně než 40 hodin), IČ = spolupráce na živnostenský list (OSVČ, externí spolupráce).

Q: Vidí uchazeči moje interní poznámky?
A: Ne, interní poznámky jsou viditelné pouze pro uživatele eIntranetu s přístupem k modulu. Uchazeči na veřejném portálu je neuvidí. Můžete tam bezpečně zapisovat hodnocení a důvěrné informace.

Q: Mohu uchazeči poslat automatickou odpověď?
A: Systém sám automatické odpovědi neposílá. Můžete si ale vytvořit emailovou šablonu ve svém emailovém klientu a používat ji pro rychlou odpověď všem uchazečům. Kliknutím na email uchazeče se otevře předvyplněná zpráva.

Technické otázky

Q: V jakém formátu mohu nahrát životopis?
A: Podporované formáty jsou PDF, DOC, DOCX a RTF. Maximální velikost souboru je 5 MB. Doporučujeme formát PDF, který zachovává formátování na všech zařízeních.

Q: Kde se ukládají životopisy uchazečů?
A: Životopisy jsou uloženy na serveru v zabezpečeném datovém úložišti mimo webový adresář. Přístup k nim mají pouze autorizovaní uživatelé s odpovídajícími právy.

Q: Jak dlouho se uchovávají údaje uchazečů?
A: Údaje uchazečů se uchovávají, dokud je aktivní příslušný inzerát. Po smazání inzerátu správcem mohou být údaje archivovány podle interních pravidel společnosti a legislativních požadavků GDPR.

Řešení problémů

Problémy se zobrazením inzerátů

Problém: Inzerát se nezobrazuje v seznamu
Zkontrolujte filtr "Pouze platné" - pokud je datum "Zobrazovat do" v minulosti, inzerát se nezobrazí. Přepněte na "Vše" pomocí tlačítek v horní části obrazovky. Také zkontrolujte, zda inzerát nebyl omylem smazán - klikněte na tlačítko "Smazané".

Problém: Inzerát není vidět na eijobs.net
Zkontrolujte datum "Zobrazovat do" v detailu inzerátu. Pokud je v minulosti, inzerát není veřejně viditelný. Upravte datum na budoucí a uložte změny. Aktualizace se projeví během několika minut.

Problém: Tabulka se dlouho načítá
Pokud máte velké množství inzerátů (stovky), načítání může trvat déle. Použijte vyhledávací pole pro filtrování nebo změňte počet zobrazených záznamů na stránku. U velmi starých inzerátů zvažte jejich archivaci smazáním.

Problémy se stavy uchazečů

Problém: Nemohu změnit stav uchazeče
Zkontrolujte svá práva - potřebujete alespoň úroveň 10. Také zkontrolujte, zda dropdown není disabled kvůli JavaScript chybě. Zkuste obnovit stránku (F5) a pokusit se znovu. Pokud problém přetrvává, kontaktujte IT podporu.

Problém: Stavy se nezobrazují správně
V Nastavení zkontrolujte konfiguraci stavů v sekci "Stavy pohovorů s uchazeči". Všechny stavy musí mít vyplněny názvy a barvy. Pokud některý stav chybí nebo je poškozen, může to způsobit problémy se zobrazením. Kontaktujte administrátora pro opravu konfigurace.

Problém: Barevné odznaky ukazují špatné číslo
Počty se počítají automaticky z databáze. Zkuste obnovit stránku (F5). Pokud problém přetrvává, může být problém s konfigurací stavů nebo s databázovým dotazem. Kontaktujte IT podporu.

Problémy se soubory

Problém: CV soubor se nezobrazuje
Zkontrolujte, zda byl soubor skutečně nahrán při vytváření nebo úpravě uchazeče. V detailu uchazeče by mělo být tlačítko se jménem souboru. Pokud není, soubor nebyl nahrán. Upravte uchazeče a nahrajte CV znovu. Také zkontrolujte velikost souboru - limit je 5 MB.

Problém: Nemohu nahrát životopis
Zkontrolujte formát souboru - podporované jsou pouze PDF, DOC, DOCX a RTF. Zkontrolujte velikost - maximální je 5 MB. Pokud používáte soubor většího formátu, zmenšete ho nebo zkomprimujte. Také zkontrolujte, zda máte stabilní internetové připojení během nahrávání.

Problém: Stažený soubor se neotevře
Zkontrolujte, zda máte nainstalován příslušný program pro otevření souboru (např. Adobe Reader pro PDF, Microsoft Word pro DOC/DOCX). Zkuste soubor otevřít v jiném programu. Pokud soubor je poškozený, požádejte uchazeče o opětovné zaslání CV.

Problémy s poznámkami a historií

Problém: Poznámky se neukládají
Zkontrolujte CSRF token - zkuste obnovit stránku (F5) před uložením poznámky. Také zkontrolujte, zda nemáte vypnutý JavaScript v prohlížeči. Zkuste použít jiný prohlížeč (Chrome, Firefox, Edge). Pokud problém přetrvává, může být problém se session nebo se serverem.

Problém: Historie nezobrazuje změny
Historie se zaznamenává pouze pro změny provedené přes uživatelské rozhraní. Změny provedené přímo v databázi administrátorem se nezaznamenají. Také starší záznamy před implementací historie nemusí mít kompletní historii.

Problémy s exportem

Problém: Export do Excelu chybí data
Export exportuje pouze viditelné sloupce a aktuálně filtrované záznamy. Před exportem změňte filtry (např. z "Pouze platné" na "Vše") a zobrazte všechny potřebné sloupce pomocí tlačítka viditelnosti sloupců. Také zkontrolujte, zda není aktivní vyhledávání, které filtruje záznamy.

Problém: Export se nezahájí
Zkontrolujte, zda nemáte v prohlížeči blokované popup okna. Excel export používá okno na pozadí pro generování souboru. Povolte popup okna pro eIntranet. Také zkuste jiný prohlížeč.

Problémy s externím odkazem

Problém: Externí odkaz na eijobs.net nefunguje
URL se generuje automaticky podle IČ společnosti. Zkontrolujte, zda je správně vyplněno IČ v nastavení společnosti (Nastavení → Společnost → IČ). Pokud IČ chybí nebo je chybné, odkaz nebude fungovat. Kontaktujte administrátora pro opravu IČ.

Problém: Inzerát na portálu vypadá jinak než v eIntranetu
Portál eijobs.net používá vlastní šablonu zobrazení, která se může lišit od zobrazení v eIntranetu. Formátování textu (tučné písmo, odrážky) by mělo být zachováno. Pokud se text zobrazuje špatně, zkontrolujte HTML formátování v poli "Popis" při úpravě inzerátu.

Osvědčené postupy

Psaní atraktivních inzerátů

• Používejte jasné a konkrétní názvy pozic - Místo "Pracovník" pište "Senior PHP programátor" nebo "Obchodní zástupce pro B2B"
• Vyplňujte detailní popisy požadavků - Čím přesnější požadavky, tím vhodnější uchazeči se přihlásí
• Uveďte reálné platové rozpětí - Inzeráty s uvedeným platem mají o 40% více přihlášek
• Zvýrazněte benefity - Uchazeči hledají nejen plat, ale i zaměstnanecké výhody
• Pište v aktivním slovesném rodu - "Budete řídit tým" místo "Řízení týmu"
• Buďte upřímní - Nepřikrášlujte podmínky, které nemůžete splnit
• Používejte formátování - Odrážky, tučné písmo a odstavce zvyšují čitelnost

Správa náborového procesu

• Používejte profesní kategorie správně - Pomáhá uchazečům najít relevantní pozice ve vyhledávání
• Udržujte stavy uchazečů aktuální - Pomáhá koordinaci v náborovém týmu
• Přidávejte poznámky k uchazečům ihned po pohovoru - Nezapomenete důležité detaily
• Nastavte realistické datum "Zobrazovat do" - Doporučujeme 30-60 dní podle typu pozice
• Využívejte šablony pro výchozí text - Ušetří čas při vytváření podobných inzerátů
• Pravidelně kontrolujte nové uchazeče - Minimálně jednou denně, ideálně ráno a odpoledne
• Měňte stavy systematicky - Používejte všechny kroky workflow, ne jen první a poslední
• Při změně stavu použijte poznámku - Zdokumentujte důvod rozhodnutí pro budoucí referenci

Nastavení práv

• Nastavte práva podle rolí - HR oddělení má úroveň 15, manažeři 10, ostatní 5
• Používejte poziční práva pro skupiny - Místo nastavování práv jednotlivě nastavte pro celé oddělení
• Pravidelně kontrolujte přístupová práva - Minimálně jednou za čtvrt roku
• Odebírejte práva odcházejícím zaměstnancům - Ihned po ukončení pracovního poměru

Organizace a reporting

• Exportujte seznam uchazečů pravidelně - Pro reporting a analýzu náborového procesu
• Využijte barevné označení pro rychlou orientaci - Zelená = úspěch, červená = neúspěch, černá = v procesu
• Sledujte metriky - Kolik uchazečů prošlo jednotlivými kroky, jak dlouho trvá proces
• Vyhodnocujte efektivitu inzerátů - Které kategorie, platové rozpětí nebo benefity přitahují nejvíce kvalitních uchazečů
• Archivujte staré inzeráty - Po obsazení pozice a skončení zkušební doby upravte datum zobrazování

Komunikace s uchazeči

• Odpovídejte rychle - Ideálně do 24 hodin od podání přihlášky
• Buďte profesionální - I při odmítání uchazeče použijte zdvořilý tón
• Informujte o dalších krocích - Dejte uchazečům vědět, co a kdy mají očekávat
• Držte slovo - Pokud slíbíte odpověď do určitého data, dodržte to
• Uchovávejte kontakty - I neúspěšní uchazeči mohou být vhodní pro jiné pozice v budoucnu

Tipy pro pokročilé uživatele

Vytvoření vlastního workflow stavů

Výchozí workflow s dvěma koly pohovorů nemusí vyhovovat všem společnostem. Můžete si vytvořit vlastní proces:

Příklad pro jednoduchý proces (bez druhého kola):

1. Zadán (černá)
2. Pozván na pohovor (černá)
3. Absolvoval pohovor (černá)
4. Čeká se na rozhodnutí (černá)
5. Přijat (zelená)
6. Nevhodný kandidát (červená)
7. Odmítl nabídku (červená)

Příklad pro rozšířený proces (s assessment centrem):

1. Zadán (černá)
2. Pozván na 1. pohovor (černá)
3. 1. pohovor úspěšný (černá)
4. Pozván na assessment centrum (černá)
5. Assessment úspěšné (černá)
6. Pozván na finální pohovor (černá)
7. Finální pohovor úspěšný (černá)
8. Čeká se na reference (černá)
9. Reference OK (černá)
10. Nabídka odeslána (černá)
11. Přijat (zelená)
12. Nevhodný kandidát (červená)
13. Odmítl nabídku (červená)

Použití filtrů a vyhledávání

• Fulltextové vyhledávání - Do vyhledávacího pole můžete psát cokoli - název pozice, město, jméno uchazeče, platové rozpětí
• Filtr podle data - Tlačítka "Vše" vs "Pouze platné" rychle přepínají mezi aktivními a všemi inzeráty
• Třídění sloupců - Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte záznamy vzestupně/sestupně
• Viditelnost sloupců - Skryjte nepotřebné sloupce pro přehlednější zobrazení

Integrace s emailovým klientem

Pro rychlejší komunikaci s uchazeči si vytvořte emailové šablony:

• Šablona pozvánky na pohovor - Předvyplněný text s místem pro termín a místo
• Šablona potvrzení přijetí - Gratulace a informace o dalších krocích
• Šablona odmítnutí - Zdvořilé odmítnutí s možností kontaktu v budoucnu
• Šablona žádosti o doplnění - Požadavek na reference, motivační dopis apod.

Analýza náborového trychtýře

Pravidelně exportujte data a vyhodnocujte:

• Konverzní poměr - Kolik % uchazečů přejde z jednoho stavu do druhého
• Časová náročnost - Jak dlouho trvá průchod jednotlivými kroky
• Úspěšnost inzerátů - Které inzeráty přitahují nejvíce kvalitních uchazečů
• Oblíbené benefity - Které benefity zmiňují uchazeči nejčastěji jako důvod přihlášení

Související dokumentace

• Modul Zaměstnanci - Po přijetí uchazeče ho zaznamenejte do modulu Zaměstnanci
• Modul Docházka - Evidence docházky nových zaměstnanců
• Modul Smlouvy - Generování pracovních smluv pro přijaté uchazeče
• Nastavení překladů - Úprava benefitů a dalších překládaných textů
• Uživatelská práva - Obecné informace o systému přístupových práv v eIntranetu

Kontakt a podpora

Pokud máte otázky nebo potřebujete pomoc s modulem Volná místa, kontaktujte:

• Interní IT podporu - Pro technické problémy a nastavení práv
• HR oddělení - Pro otázky týkající se náborového procesu
• Administrátora systému eIntranet - Pro konfiguraci modulu a pokročilá nastavení