Wiki - Znalostní báze

Přehled

Modul Wiki slouží jako centrální firemní znalostní báze pro uchovávání, sdílení a správu důležitých dokumentů, návodů, postupů a interní dokumentace. Umožňuje efektivní organizaci znalostí ve stromové struktuře složek s pokročilými možnostmi vyhledávání a verzování dokumentů.

Klíčové funkce

Hierarchická stromová struktura složek a dokumentů
Pokročilý WYSIWYG editor (Quill) pro formátování obsahu
Automatické verzování dokumentů s historií změn
Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů
Správa příloh pomocí drag&drop nahrávání
Systém štítků (tagů) pro kategorizaci
Granulární oprávnění na úrovni složek
Vlastní číselná identifikace dokumentů
Přímé odkazy na dokumenty a složky
Export a tisk jednotlivých dokumentů

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Wiki

Uživatelská práva

Oprávnění jsou nastavována na úrovni jednotlivých složek a mohou být přidělována konkrétním uživatelům nebo skupinám (pozicím).

Úroveň oprávnění	Popis
Čtení (1-4)	Prohlížení dokumentů ve složce bez možnosti úprav
Zápis (5-9)	Prohlížení dokumentů
Editace (10-14)	Vytváření a editace dokumentů, vytváření podsložek
Mazání (15-19)	Odstranění dokumentů a složek, přístup do koše
Administrace (20+)	Plný přístup včetně změny oprávnění složky

Nastavení modulu

Administrátoři modulu mohou upravit globální nastavení přes odkaz Nastavení v záhlaví stránky.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Obrazovka Wiki je rozdělena na několik hlavních oblastí:

Vyhledávací panel (nahoře) - rozšířené možnosti vyhledávání dokumentů
Levý panel - Stromová struktura složek - hierarchické zobrazení všech složek s možností rozbalování a sbalování větví
Pravý panel - Seznam dokumentů - zobrazuje dokumenty ve vybrané složce nebo výsledky vyhledávání

Vyhledávací panel

Panel vyhledávání nabízí následující možnosti filtrování:

Obsahuje - textové vyhledávání v obsahu dokumentů, názvu a štítcích
ID dokumentu - přímé vyhledání dokumentu podle jeho čísla (dostupné pouze pokud je ID dokumentu zapnuto v některé složce)
Vypracoval - filtr podle autora dokumentu (pokud je funkce povolena)
Rozsah hledání - možnost vyhledávat všude nebo pouze v aktuálně otevřené složce včetně podsložek

Akční ikony

V záhlaví seznamu dokumentů se nacházejí užitečné ikony:

Ikona externího odkazu - zobrazí přímý odkaz na složku pro sdílení
Ikona řazení - přepíná mezi režimy řazení (dle názvu, data vytvoření, vlastního pořadí)
Ikona sbalení/rozbalení - zabalí nebo rozbalí obsah všech dokumentů najednou

Základní operace

Procházení složek

V levém panelu klikněte na název složky
Složka se rozbalí a zobrazí své podsložky (pokud existují)
V pravém panelu se zobrazí dokumenty vybrané složky
Pro sbalení složky klikněte na ikonu šipky vedle názvu složky

Vyhledávání dokumentů

Do pole Obsahuje zadejte hledaný text
Volitelně vyberte Rozsah hledání:
- Všude - prohledá všechny složky v celé Wiki
- Aktuální složka včetně podsložek - vyhledává pouze v rámci vybrané složky
Klikněte na tlačítko Vyhledat
Systém zobrazí všechny odpovídající dokumenty s vyznačením složky, ve které se nachází
Pro zrušení vyhledávání klikněte na červené tlačítko X

Zobrazení dokumentu

V pravém panelu klikněte na název dokumentu
Obsah dokumentu se rozbalí a zobrazí:
- Jméno autora (pokud je nastaveno)
- Štítky dokumentu
- Formátovaný obsah
- Připojené přílohy
- Údaje o vytvoření (autor, datum, číslo verze)
Pro sbalení dokumentu klikněte znovu na jeho název nebo na ikonu šipky

Vytvoření nové složky

V levém panelu klikněte na tlačítko Vytvořit složku (ikona složky)
Nebo vyberte složku a v pravém panelu klikněte na Vytvořit složku pro vytvoření podsložky
V dialogovém okně vyplňte:
- Název - název složky
- Vlastní pořadí dokumentů - povolí manuální řazení dokumentů čísly
- Přímý odkaz - umožní přístup k dokumentům ve složce i bez přihlášení přes speciální odkaz
- Zobrazit ID dokumentu - každý dokument bude mít viditelné číselné ID
- Prefix ID - předpona před číslem dokumentu (např. "DOC-")
- Styl ID - nastavení vzhledu čísla (tučné písmo, velikost, barva)
Klikněte na tlačítko Uložit

Vytvoření nového dokumentu

Vyberte složku, do které chcete dokument uložit
V pravém panelu klikněte na tlačítko Nový dokument (zelené tlačítko s ikonou plus)
V dialogovém okně vyplňte:
- Název - povinný název dokumentu
- Vypracoval - vyberte autora dokumentu (pokud je funkce povolena)
- Tagy - zadejte štítky pro kategorizaci (vyberte existující nebo napište nové)
- Obsah - napište nebo naformátujte obsah dokumentu pomocí editoru
- Přílohy - přetáhněte soubory do pole nebo klikněte pro výběr
Klikněte na tlačítko Uložit
Dokument se vytvoří jako verze 1

Editace dokumentu

Zobrazte dokument v pravém panelu
Klikněte na ikonu Tužky v patičce dokumentu
Systém otevře editační dialog s aktuálním obsahem
Proveďte požadované změny v polích nebo obsahu
Klikněte na Uložit
Systém vytvoří novou verzi dokumentu (původní verze zůstává v historii)

Poznámka: Editovat dokumenty můžete pouze pokud jste jejich autorem nebo máte oprávnění k editaci (úroveň 10+) ve složce.

Mazání dokumentu

Zobrazte dokument v pravém panelu
Klikněte na ikonu Křížku v patičce dokumentu
Potvrďte odstranění v dialogovém okně
Dokument bude přesunut do koše (všechny jeho verze)

Poznámka: Mazat dokumenty můžete pouze pokud jste jejich autorem nebo máte oprávnění k mazání (úroveň 15+) ve složce.

Mazání složky

Vyberte složku v levém panelu
V pravém panelu klikněte na červené tlačítko Smazat složku
Systém zobrazí varování o odstranění složky včetně všech dokumentů
Potvrďte smazání
Složka i s obsahem bude přesunuta do koše

Varování: Smazání složky odstraní i všechny dokumenty a podsložky v ní. Tato akce vyžaduje oprávnění úrovně 20+.

Pokročilé funkce

WYSIWYG editor obsahu

Editor Quill nabízí pokročilé možnosti formátování textu podobné textovému procesoru.

Formátování textu

Tučné písmo - zvýraznění důležitého textu
Kurzíva - sklonění textu
Podtržené - podtržení textu
Přeškrtnuté - přeškrtnutí textu
Velikost písma - změna velikosti textu
Barva textu - barevné zvýraznění
Barva pozadí - zvýraznění pozadí textu

Strukturování obsahu

Nadpisy - hierarchie nadpisů H1-H6
Odrážkový seznam - nečíslovaný seznam položek
Číslovaný seznam - číslovaný seznam kroků
Zarovnání - vlevo, na střed, vpravo, do bloku
Odsazení - zvětšení nebo zmenšení odsazení

Pokročilé prvky

Odkazy - vložení hypertextového odkazu
Obrázky - vložení obrázku do textu
Video - vložení video obsahu
Kód - blok formátovaný jako zdrojový kód
Citace - blok citace

Správa štítků (tagů)

Štítky pomáhají kategorizovat a organizovat dokumenty napříč různými složkami.

Přidání štítků k dokumentu

Při vytváření nebo editaci dokumentu najděte pole Tagy
Začněte psát název tagu (min. 2 znaky)
Systém nabídne existující tagy obsahující zadaný text
Vyberte existující tag nebo stiskněte Enter pro vytvoření nového
Přidejte další tagy stejným způsobem
Pro odstranění tagu klikněte na křížek vedle jeho názvu

Vyhledávání podle tagů

Tagy jsou součástí fulltextového vyhledávání - zadejte název tagu do pole Obsahuje pro nalezení všech dokumentů s tímto tagem.

Správa příloh

K dokumentům můžete připojovat soubory různých formátů jako přílohy.

Nahrání příloh

V editačním dialogu dokumentu najděte sekci Přílohy
Přetáhněte soubory myší do pole s nádpisem "Dropzone"
Nebo klikněte na pole a vyberte soubory v dialogovém okně
Systém automaticky nahraje soubory a zobrazí jejich náhledy
Můžete nahrát až 60 souborů najednou, každý do velikosti 100 MB

Odstranění přílohy

V dropzone oblasti najeďte myší na náhled přílohy
Klikněte na odkaz Remove file
Příloha bude odstraněna před uložením dokumentu

Stažení přílohy

V zobrazeném dokumentu najděte sekci s přílohami
Klikněte na tlačítko s názvem souboru
Soubor se stáhne do vašeho počítače

Verzování dokumentů

Systém automaticky ukládá všechny změny dokumentu jako nové verze. Původní obsah nikdy nepřepíše.

Zobrazení historie verzí

V patičce dokumentu klikněte na odkaz Verze X
Systém zobrazí seznam všech verzí dokumentu s informacemi:
- Číslo verze
- Datum a čas vytvoření
- Autor změny
Pro zobrazení konkrétní verze klikněte na její číslo

Návrat k předchozí verzi

Otevřete historii verzí dokumentu
Zobrazte požadovanou starší verzi
Zkopírujte obsah dokumentu
Editujte aktuální dokument a vložte zkopírovaný obsah
Uložte dokument - vytvoří se nová verze s obnovením starého obsahu

Vlastní řazení dokumentů

Pokud je v nastavení složky zapnuto Vlastní pořadí dokumentů, můžete ručně určit pořadí dokumentů.

Změna pořadí

V patičce dokumentu najděte řádek Vlastní pořadí
Klikněte na ikonu Minus pro snížení čísla (dokument se posune výše)
Klikněte na ikonu Plus pro zvýšení čísla (dokument se posune níže)
Pro zobrazení v tomto pořadí přepněte řazení pomocí ikony řazení v záhlaví

Číselné identifikátory dokumentů

Pro snadnější odkazování můžete dokumentům přidělit viditelné číselné ID.

Zapnutí ID dokumentů

Otevřete nastavení složky (editace složky)
Zaškrtněte políčko Zobrazit ID dokumentu
Volitelně zadejte Prefix ID (např. "SOP-", "INS-")
Nastavte styl zobrazení (tučnost, velikost, barva)
Uložte nastavení složky

Vyhledání dokumentu podle ID

V poli ID dokumentu vyberte požadovaný dokument ze seznamu
Systém zobrazí pouze vybraný dokument
Pro zrušení filtru vyberte možnost Vše

Přímé odkazy

Můžete sdílet přímé odkazy na konkrétní složky nebo dokumenty.

Získání odkazu na složku

V pravém panelu klikněte na ikonu Externího odkazu v záhlaví
Systém zobrazí URL adresu složky
Zkopírujte odkaz a pošlete kolegům

Získání odkazu na dokument

V patičce dokumentu klikněte na ikonu Externího odkazu
Systém zobrazí URL adresu dokumentu
Zkopírujte odkaz

Veřejný odkaz bez přihlášení

Pokud je ve složce zapnuto Přímý odkaz (pro kohokoliv), lze dokumenty sdílet i externím osobám bez nutnosti přihlášení.

Tisk dokumentu

V patičce dokumentu klikněte na ikonu Tiskárny
Systém otevře dialogové okno tisku pouze s obsahem daného dokumentu
Nastavte parametry tisku a potvrďte

Integrace s dalšími moduly

Modul Soubory

Přílohy Wiki dokumentů jsou uloženy v centrálním systému správy souborů. K přílohám se můžete dostat také přes modul Soubory, kde jsou označeny sekcí "WikiDocs".

Solr fulltextové vyhledávání

Obsah dokumentů včetně příloh je automaticky indexován do systému Solr pro rychlé a přesné fulltextové vyhledávání.

RAG systém a AI

Dokumenty Wiki mohou být využity jako znalostní báze pro AI asistenta pomocí RAG (Retrieval-Augmented Generation) systému.

Správa oprávnění složek

Typy oprávnění

Oprávnění lze nastavit třemi způsoby:

Pro všechny - oprávnění platí pro všechny uživatele firmy
Pro konkrétní uživatele - oprávnění přiřazené jednotlivým uživatelům
Pro skupiny (pozice) - oprávnění přiřazené pozicím v organizační struktuře

Nastavení oprávnění složky

Klikněte na složku v levém panelu
Přejděte do nastavení modulu (odkaz "Nastavení" v záhlaví)
Vyberte složku pro editaci
V sekci oprávnění nastavte:
- Čtení pro všechny - všichni uživatelé mohou složku číst
- Zápis pro všechny - všichni uživatelé mohou vytvářet dokumenty
- Mazání pro všechny - všichni uživatelé mohou mazat dokumenty
- Podsložky pro všechny - všichni mohou vytvářet podsložky
Nebo přidělte práva konkrétním uživatelům či skupinám výběrem z rozbalovacího seznamu
Uložte změny

Dědičnost oprávnění

Poznámka: Oprávnění podsložek jsou nezávislá na nadřazených složkách. Musíte je nastavit zvlášť pro každou složku.

Řešení problémů

Časté dotazy

Dokument se nezobrazuje

Příčina: Nemáte oprávnění ke složce, ve které je dokument uložen.

Řešení: Kontaktujte administrátora modulu Wiki o přidělení přístupu ke složce.

Nemohu vytvořit novou složku

Příčina: Pro vytvoření složky potřebujete oprávnění administrátora modulu nebo oprávnění úrovně 20+ v nadřazené složce.

Řešení: Požádejte administrátora o zvýšení oprávnění nebo o vytvoření složky.

Příloha se nenahrála

Možné příčiny:

Soubor je příliš velký (limit je 100 MB na soubor)
Překročen počet souborů (max 60 najednou)
Chyba připojení k serveru

Řešení:

Zkontrolujte velikost souboru a případně jej komprimujte
Nahrajte soubory po menších dávkách
Zkuste nahrání znovu nebo kontaktujte podporu

Nemohu najít starší verzi dokumentu

Řešení: V patičce dokumentu klikněte na odkaz s číslem verze (např. "Verze 3"). Zobrazí se kompletní historie všech verzí.

Vyhledávání nenachází dokument, který určitě existuje